Handbok. PACT Att arbeta med handlingar inför sammanträden PerfData System AB Version

Transkript

1 Handbok PACT Att arbeta med handlingar inför sammanträden Version Landstinget Dalarana effektiviserar Tidigare utsända pappershandlingar ersätts med elektroniska och noteringsbara handlingar Denna handbok finns även på

2 Innehåll 1 Support Skapa en smart genväg Inloggning förfarande Adress Automatisk inloggning Huvudsidan Verktygsfält Personliga inställningar Användarnamnet Mötesdatum och agenda Agenda Handlingar Beslutsförslag Mappar Livslängd och förändringar för mappar Öppna en mapp Anteckning Bilden anteckningar Spara Befintliga anteckningar Gruppanteckning Gruppsammansättning Befintlig grupp Ny grupp Handlingar Anteckningar Arbeta med dokument Anteckna på handling Övergripande på sidan Kopplat till visst stycke Rödpenna Radera en linje Sidhopp Agenda och handling

3 1 Support Egenkontroll innan du kontaktar support 1. Användare av läsplatta från LD: Jag kan inte komma åt någon hemsida eller min läsplatta fungerar inte. Support telefon Oavsett utrustning: Jag kommer åt och men kommer inte vidare. Den mobiltelefon som du angett som mottagare av sms-kod måste vara i drift och användbar. Support telefon Oavsett utrustning: Jag kan surfa och kan logga in på portal.ltdalarna.se men har problem med epubweb. All support som rör användning av epubweb-applikationen, ges av kansliavdelningen. epubweb-supporten kan även ge dig direkt handledning efter överenskommelse Support telefon eller (receptionen) Dator (i hemmet) eller privat läsplatta Landstingets ger dig ingen teknisk support på privat utrustning. 3

4 Skapa en smart genväg Första gången du vill använda systemet öppna måste du själv mata in adressen i din webläsares adressfält. du kan därefter spara adressen som en favorit i webläsaren alternativt som en skrivbordsikon på exempelvis din ipad. Säväl läsplattor som datorer har många olika startvägar. Här beskrivs ett förfarande för ipad. Klicka på och webbläsaren öppnas. I den övre delen så finns ett inmatningsfält där du skriver in För att kunna skriva så krävs att du först Ett tangentbord kommer då fram. pekar med fingret på inmatningsfältet. Tryck ok och du bör nu komma fram till den angivna sidan 4

5 Det är nu dags att skapa genvägen Klicka på pilen och ett nytt fönster öppnas. och välj därefeter Du har nu skapat en genväg på läsplattan. Den leder dig direkt till 2 Inloggning förfarande Inloggningsförfarandet är lika för läsplattor som för datorer. Välj Engångskod via SMS till mobiltelefon 5

6 Skriv in ditt: Användar ID Lösenord till landstinget OK Du kommer inom några sekunder att få ett SMS i din mobiltelefon. Beroende på vilken modell på mobiltelefon så ser SMS meddelande väldigt varierande ut Skriv in ditt mottagna OTP lösenord. Efter ytterligare några sekunder så blir du insläppt till din landstingsportal. Du ska nu ha en genväg som leder dig vidare till epubweb 6

7 3 Adress PACT epubweb finns tillgängligt på adressen: Första gången du vill använda systemet öppna måste du själv mata in adressen i din webläsares adressfält. du kan därefter spara adressen som en favorit i webläsaren alternativt som en skrivbordsikon på exempelvis din ipad. 4 Automatisk inloggning PACT kräver en inloggning för att identifiera dig och på så vis säkra att du får tillgång till rätt handlingar och rätt anteckningar kring dessa handlingar. Det användarnamn som du tilldelats för inloggning till ltdalarna.se, används av applikationen och du behöver inte någon ytterligare inloggning. Du loggas automatiskt ut från ltdalarna.se efter ca 15 minuters inaktivitet. Det är en säkerhetspolicy som gäller alla som loggar in via 7

8 5 Huvudsidan Efter inloggning kommer Du till huvudsidan. Från denna kan du genom att klicka på symbolerna navigera vidare till samtliga olika typer av sidor inom PACT epubweb. Överst i bilden syns verktygsfältet [se Verktygsfält]. Ditt namn Tillgängliga mötesdatum Tillgängliga anteckningar Verktygsfält Tillgängliga beslutsinstanser Samtliga tillgängliga handlingar Personliga arbetsmappar Personliga inställningar 8

9 6 Verktygsfält Verktygsfältet har ett utseende som återkommer i samtliga bilder, med undantag för den bild där du arbetar med dokument. Dokumentbilden har ett eget, mer innehållsrikt verktygsfält. Standardsymbolerna i verktygsfältet är följande: Hem Hjälp Inställningar Åter Klicka på symbolen hem för att från alla lägen hoppa direkt till huvudsidan Klicka på hjälpsymbolen för att få upp en sida som ger dig information om den bild du befinner dig i. Klicka på kugghjulen för att hoppa direkt till sidan för dina personliga inställningar. Återhopp leder dig åter till den bild som du närmast föregående kom ifrån. 9

10 7 Personliga inställningar Genom bilden Personliga inställningar kan du förändra: - Vilken startsida du landar på efter inloggning - Vilka formella grupper du ingår i - Vilka informella grupper du ingår i Bilden över personliga inställningar visar information om vilka formella och informella grupperingar du tillhör. Dessa kan EJ påverkas genom denna bild utan finns här endast som information. De formella grupperna kan endast påverkas av en systemadministratör. De informella grupperna skapa du själv och dina kollegor genom att lägga upp nya anteckningar som ni väljer att dela med varandra inom en informell grupp. [se Anteckning] Som startsida så är alltid Huvudsidan vald från början. Du kan själv välja vilken sida som blir bäst för dig. Start 7.1 Användarnamnet Användarnamn är hämtat från epolo databas och kan därför inte förändras genom denna bild. Kontakta kansliavdelningen om din information behöver uppdateras. 10

11 8 Mötesdatum och agenda Bilden Mötesdatum listar datum för samtliga beslutsinstanser möten vars information du är behörig till. När Du går in i bilden listas samtliga datum med information om vilken beslutsinstans som har möte detta datum. Klicka på valfritt datum för att nå agendan för det mötet. Från mötesdatum leds du vidare till agendan för valt datum och beslutsinstans. Beslutsinstans och mötesdatum Information om lokal och mötesansvarig. Ärenden med sammanfattning. För mer information om hur du arbetar med agendan se Agenda. 11

12 9 Agenda Bilden Agenda listar de agendapunkter som har publicerade handlingar kopplade till sig för ett visst sammanträde. Utöver information om agendainnehållet visas även information om lokal, tidpunkt och kontaktperson för sammanträdet. Symbolerna till höger om respektive agendapunkt leder vidare till ytterligare bilder: Handlingar Anteckning Mapp Beslutsförslag Expanerar en lista över de handlingar som finns kopplade till agendapunkten. Öppnar en dialog där Du har möjlighet att göra anteckningar kopplade till agendapunkten. En anteckning kan göras personlig, delas med en utpekad grupp eller vara tillgänglig för samtliga. [se Anteckningar] Öppnar en dialog där Du har möjlighet att lägga in agendapunkten i en personlig arbetsmapp. [Se Mappar] Visar/döljer texten för beslutsförslag och sammanfattning 12

13 9.1 Handlingar Om Du klickar på dokumentsymbolen (1) invid agendapunkten kommer de handlingar som finns kopplade till punkten att bli synliga under denna (2). Varje handling visas som en miniatyr där du kan se utseendet på handlingens förstasida. 2 1 På samma rad som handlingen visas nu även en anteckningssymbol (pennan). Klicka på pennan för att skapa en anteckning kring handlingen som helhet. Du kan välja om din anteckning ska vara personlig, delas med en utpekad grupp eller om den ska bli tillgänglig för samtliga. Läs mer om detta under Anteckningar. 9.2 Beslutsförslag Agendan visar i sin ursprungsform rubriken samt sammanfattningen för varje punkt. Dolt i listan finns beslutsförslaget. Genom att klicka på symbolen med den nedåtriktade pilen, expanderar du listan på så vis att beslutsförslag och sammanfattning visas. 13

14 10 Mappar Du har möjlighet att placera agendapunkter av intresse i egna personliga mappar. Agendapunkten med dess tillhörande handlingar, anteckningar mm kommer att ligga kvar i din personliga mapp till dess att administratören rensar bort punkten ur systemet. Genom att klicka på mappsymbolen (1) placeras agendapunkter i en mapp. Detta sker i en dialog (2) där du dels kan skapa nya mappar och dels kan välja bland befintliga mappar Livslängd och förändringar för mappar De mappar som du skapat och fyllt på ovanstående sätt blir beständiga, d v s själva mappen finns kvar så länge du själv önskar. Dess innehåll kan dock komma att raderas genom att de åldersmässigt passerar den tidshorisont som satts upp av systemets administratör. Ett ärende som uppdateras av en administratör och på så vis får ytterligare handlingar eller en utbytt sammanfattning kommer automatiskt att få uppdateringarna kopplade till sig i din personliga mapp. 14

15 10.2 Öppna en mapp Du når innehållet i dina personliga mappar genom att klicka på symbolen för mappar under arbete i huvudbilden. Bilden listar dina personliga mappar. Mapparna listas i alfabetisk ordning baserat på sina namn. För att se innehållet i en mapp klickar du på de blå mappsymbolerna. Listan som visas motsvarar den som finns i agendabilden och rymmer motsvarande möjligheter att arbeta med dokument och anteckningar. 15

16 11 Anteckning Du har möjlighet att placera anteckningar på fyra olika nivåer: Kopplat till en viss punkt i agendan Kopplat till en viss handling under en viss agendapunkt Kopplat till en viss sida inom en viss handling Kopplat till ett visst textavsnitt på en viss handling Följande text beskriver de första två alternativen. För information om hur du arbetar inne i en handling se Att arbeta med en handling Bilden anteckningar Du kan nå bilden Anteckningar antingen från en agendapunkt eller från en handling kopplad till en agendapunkt. I båda fallen ser bilden likadan ut när du kommer in: 1 Rubriken (i detta fall Handlingen) visar benämningen på ärende/uppdrag eller på den handling som anteckningen kommer vara kopplad till. Den stora vita rutan är anteckningsfältet. När Du kommer in visar denna en uppmaning att välja vilken synlighet din anteckning ska ha: Personlig endast du själv kan läsa anteckningen. Grupp anteckningen blir tillgänglig för en grupp som du själv (eller någon kollega) sätter samman Samtliga anteckningen blir tillgänglig för samtliga som har tillgång till materialet för det aktuella mötesdatumet inom den beslutsinstans som du för tillfället gått in på. Välj mellan dessa typer genom att klicka i någon av de tre runda knapparna i bilden (1) 11.2 Spara Oavsett vilken typ av anteckning du valt behöver du klicka på Spara för att anteckningen (och i förekommande fall dess tillhörande grupp) ska lagras Befintliga anteckningar För att indikera vilka typer av anteckningar som finns kopplade läggs en symbol ut till vänster om radioknappen för den typ av anteckning som existerar. Symbolen utgörs av ett anteckningsblad med en penna. Bilden nedan visar att gruppanteckning finns. 16

17 11.4 Gruppanteckning Om du markerar anteckningstypen Grupp i bilden får du möjlighet att bläddra mellan de olika gruppanteckningar som finns anteckningar på samma objekt kan delas med flera olika grupper Indikerar att en gruppanteckning finns 2 - Anteckningstypen Grupp är vald. 3 - Aktivera dialog för att välja annan grupp att koppla anteckning till (se nedan) 4 - Bläddra till nästa tillgängliga gruppanteckning 5 - Benämning på den grupp vars anteckning visas i anteckningsfältet Gruppsammansättning Viktigt att notera är att gruppens sammansättning ägs av samtliga medlemmar i gruppen. De kollegor som du själv valt att lägga till i en grupp som du skapat kan i sin tur välja att inkludera andra medlemmar i gruppen. Delande av anteckningar på detta sätt bygger med andra ord på ett ömsesidigt förtroende. En förutsättning för att en viss grupp ska vara tillgänglig för anteckningar är att samtliga medlemmar i gruppen har behörighet till det aktuella sammanträdet i det skede det befinner sig i beredningsprocessen. Grupper kan av denna anledning tyckas komma och gå beroende på vilka medlemmar som finns i gruppen. 17

18 11.6 Befintlig grupp Markera rutan Befintlig grupp för att välja bland de befintliga grupper som är tillåtna med utgångspunkt från vilka medlemmar de har och var i beredningsprocessen ärendet/uppdraget befinner sig. Markera först vilken grupp du vill arbeta med. Du kan därefter lägga till eller ta bort medlemmar ur gruppen genom att klicka på pilknapparna. Knappen >> lägger till markerad medlem i gruppen. Knappen << tar bort markerad medlem ur gruppen Ny grupp Markera kryssrutan som anger att Du vill skapa en ny grupp. Skriv först in det nya gruppnamn du tänkt använda. Du kan därefter lägga till eller ta bort medlemmar ur gruppen genom att klicka på pilknapparna. Knappen >> lägger till markerad medlem i gruppen. Knappen << tar bort markerad medlem ur gruppen. 18

19 12 Handlingar Dokumentsymbolen i huvudbilden leder dig vidare till en lista över samtliga handlingar som du för tillfället har tillgång till. Listan över samtliga handlingar är sorterad efter beslutsinstans och mötesdatum. Varje handling visas genom en miniatyr av förstasidan. (I bilden nedan används en standardiserad exempelhandling för att illustrera samtliga handlingar de ser därför lika dana ut). Klicka på miniatyren av handlingen för att öppna denna i läs-läget. Pennan till höger om handlingen ger möjlighet att öppna anteckningsbilden för att skapa en anteckning kopplad till handlingen som helhet.[se Anteckningar] 19

20 13 Anteckningar Pennan i huvudbilden leder dig vidare till en lista över samtliga anteckningar som du för tillfället har tillgång till. Listan över samtliga anteckningar är sorterad efter beslutsinstans och mötesdatum. Symbolen till vänster om benämningen anger om det är en anteckning kopplad till ett ärende/uppdrag eller till en handling. Ärende/uppdrag symboliseras genom ett paragraftecken medan en handling symboliseras genom en miniatyr av dess förstasida. Klicka på pennan till höger för att komma in och läsa anteckningen. Klicka på miniatyren av handingen för att öppna och visa upp handlingen. 14 Arbeta med dokument När du öppnar ett dokument för visning landar du på dess förstasida. Dokumentbilden har en egen menyrad med följande innehåll: << Föregående Bläddra till föregående sida Anteckning Anteckningsruta Visar inledningen på den anteckning som finns kopplad till den sida i handlingen som visas för tillfället. Denna anteckning är personlig. Sidhopp Klicka på denna symbol för att visa en lista över vilka sidor dokumentet innehåller. Genom att klicka i listan kan du hoppa direkt till en sida. Kommentar Rödpenna Aktiverar kommentarsläget där du kan placera in en textkommentar på dokumentet. Aktiverar rödpennan som du kan använda för under eller överstrykning av text. 1(99) Paginering Visar vilket sidnummer du befinner dig på just nu och hur många sidor det finns totalt inom dokumentet. 20

21 Hjälp Agenda Öppnar en hjälpsida som beskriver hur du kan arbeta med handlingen i visningsläget. Klicka på symbolen för att visa agendan för aktuellt sammanträde i fönstrets nederkant. PDF Återhopp Öppna handlingen som PDF (gör att du snabbt kan rulla igenom hela handlingen och även lagra den för nyttjande i andra program) Återvänd till den sida du kom ifrån. >> Nästa Bläddra till nästa sida inom dokumentet 21

22 14.1 Anteckna på handling Övergripande på sidan Du kan göra en anteckning kopplad till varje enskild sida inom en handling. Klicka i anteckningsrutan i verktygsfältet. Detta gör att ett större anteckningsfält öppnar sig. Om en anteckning redan finns kommer denna att visas upp i sin helhet. Under det svagt gula anteckningsfältet finns en knapp, Stäng, som du kan klicka på för att stänga rutan. Fältet stängs även automatiskt om du bläddrar till nästa sida Kopplat till visst stycke Du kan skapa anteckningar kopplade till enskilda stycken i dokumentet. Detta sker genom att du först aktiverar kommentarsläget genom att klicka på symbolen i verktygsfältet, därefter klickar du på valfri plats inom dokumentet för att koppla en kommentar till den platsen. I detta läge öppnas en kommentarsruta för textinmatning. 1: Inled kommentarsläget 2: klicka för att placera kommentaren 3: Stäng inmatningsrutan med hjälp av krysset. För att läsa en kommentar som befinner sig i stängt läge klickar du på dess platshållare. Visa kommentar 22

23 14.2 Rödpenna Du har möjlighet att markera eller stryka över text med hjälp av en rödpenna. För att arbeta med rödpennan behöver du aktivera detta läge. Det sker genom att klicka på symbolen i verktygsfältet. När du klickar på rödpennan byter bilden utseende för att visa att rödpennan är aktiv. Den kommer att förbli i detta läge till dess att du själv avaktiverar den. Du arbetar med vågräta röda linjer på dokumentet. Dessa kan appliceras på två olika sätt när rödpennan är aktiv: Dubbelklicka för att direkt stryka under en hel rad i dokumentet. Praktiskt när du snabbt vill markera ett antal rader. Klicka där du vill inleda understrykningen och klicka därefter på den plats du vill att linjen slutar. Linjen syns när du avslutar markeringen. Dubbelklicka rad för rad neråt för att stryka under hela rader. Klicka för att markera start respektive slut för linjen, 14.3 Radera en linje Genom att klicka på en befintlig linje framkallar du ett stängningskryss i linjens vänstra ände. Genom att klicka på krysset raderar du linjen, Radera linjen genom att klicka på krysset. 23

24 14.4 Sidhopp Klicka på knappen för sidhopp i verktygsfältet för att öppna en översikt över handlingens sidor i vänsterkanten. Varje sida inom handlingen visas som en miniatyr. Du kan hoppa till valfri sida genom att klicka på den. Den lilla pennan som visas invid en sida anger att det finns en anteckning gjord på den sidan i handlingen. 24

25 14.5 Agenda och handling Klicka på symbolen ( )för agenda i verktygsfältet för att öppna agendan i bildens nedre del. Du kan parallellt rulla upp och ner i handlingen och upp och ner i agendan. 25

26 Landstinget Dalarna, Vasagatan 27, Box 712, Falun Telefon Fax Epost: