Krisledningsplan. Teknikförvaltningen

Transkript

1 Krisledningsplan Teknikförvaltningen

2 Innehållsförteckning Sid Teknikförvaltningens krisledningsplan Planen vänder sig till 1 Vad är en kris 1 Ansvars- och arbetsfördelning 2 Sammankallande av krisledningsgrupp 3 Viktiga uppgifter för dig som chef vid kris 3 Stående punkter på ledningsgruppsmöte vid kris 3 Checklista vid en kris 4 Den interna kommunikationen 4 Media 5 Allmänna råd vid en kris 5 Bilaga 1. Viktiga kontaktuppgifter Bilaga 2. Info till medarbetare Bilaga 3. Exempel på gemensamt manus Bilaga 4. Pressmeddelande Bilaga 5. Inbjudan presskonferens Bilaga 6. Kontaktuppgifter media Bilaga 7. Presskonferenser Bilaga 8. Råd och tips vid kontakt med media Bilaga 9. Verksamhetsstyrning vid epidemi Bilaga 10. Rutin när alla i ledningsgruppen är borta Bilaga 11. Checklista vid arbetsplatsolycka Bilaga 12. Checklista vid arbetsplatsolycka när TF är tredje part Bilaga 13. Informationstext vid dödsfall

3 Teknikförvaltningens krisledningsplan När en krissituation uppstår är det lätt att bli handfallen, men det är viktigt att informera och agera snabbt på ett korrekt sätt. Det är vi som ska ta initiativet och vara först att berätta. Det är också mycket viktigt att undvika längre uppehåll i informationsflödet. Vakuum skapar ofta missuppfattningar och ryktesspridningar. Det bästa är att informera lite och ofta. Detta gäller även när man inte har något nytt att berätta. Vid allvarlig händelse och extraordinär händelse som drabbar hela kommunen, det vill säga berör många kommuninvånare träder kommunens Informationsplan vid allvarlig händelse och extraordinär händelse samt höjd beredskap in. Vårt mål med all krisledning är att vi ska bevara förtroendet för Enköpings kommun både externt och internt, samt att vi ska vara förberedda så att vi på ett professionellt sätt kan ta hand om de drabbade. Det är viktigt att alla i ledningsgruppen har en gemensam handlingslinje och förmedlar samma budskap. Detta dokument ska revideras i januari varje år. Ansvarig för revideringen är förvaltningens kommunikationsansvarig. Planen vänder sig till Den här krisledningsplanen innehåller riktlinjer för hur vi ska handla vid en eventuell kris eller allvarlig händelse. Planen riktar sig i första hand till teknikförvaltningens ledningsgrupp och till förtroendevalda i tekniska nämnden. Vad är en kris? Det finns olika typer av kriser. Det kan vara planerade, de kan komma plötsligt eller så kan de vara smygande. Det som skiljer dem åt är vilka möjligheter vi har att påverka. När det gäller planerade kriser har vi stor möjlighet att påverka hur krisen uppfattas. Vi kan samordna kommunikationen och vi har möjlighet att berätta vår historia. När en plötslig kris uppstår är det desto viktigare att vi följer en genomtänkt krisplan med en tydlig ansvarsfördelning. Den smygande krisen är en kris som man inte vill se och hoppas att den ska försvinna. Här är det viktigt att försöka känna igen en sådan kris och att agera. Håll huvudet kallt, planera och förbered. Exempel på kriser som kan drabba teknikförvaltningen: Allvarlig händelse som drabbar medarbetare under arbetet, till exempel brand, arbetsolycka eller liknande som leder till personskada eller dödsfall. (plötslig kris) Allvarlig händelse som drabbar teknikförvaltningens fastigheter eller egendom, till exempel brand, sabotage, inbrott eller grov skadegörelse. (plötslig kris) 1

4 Allvarliga fel som drabbar vattenförsörjningen. (plötslig kris eller smygande kris) Allvarliga arbetsmiljöproblem som drabbar teknikförvaltningens medarbetare.(planerad, plötslig eller smygande kris) Svåra konflikter mellan medarbetare, avstängning eller avsked av enskilda medarbetare. (planerad kris eller smygande kris) Mycket stor andel av medarbetare blir sjuka samtidigt, till exempel vid en pandemi. (plötslig kris) Ansvars- och arbetsfördelning I det första skedet av en eventuell kris består krisledningsgruppen av tekniska chefen, avdelningschef för den berörda avdelningen, utvecklingschefen och kommunikationsansvarig. I nästa skede av krisen informeras teknikförvaltningens ledningsgrupp, kommundirektör, kommunens informationschef och tekniska nämndens ordförande. När det behövs informeras även kommunens säkertssamordnare. I samband med allvarlig kris tar tekniska chefen över ansvaret för en avdelning om chefen inte kan utöva sitt chefskap på grund av till exempel chock, brott eller dödsfall. I de fall där den drabbade avdelningen har en biträdande avdelningschef ska denne samråda med den tekniska chefen om den biträdande kan ta över ansvaret för avdelningen. Målsättningen är alltid att teknikförvaltningens verksamhet ska fungera. Krisledningsgruppens uppgift är att upprätta en krisorganisation med lämpliga personer beroende på vad krisen handlar om. Krisledningsgruppen ska också upprätta en krislogg, där viktig information och händelser dokumenteras med datum och klockslag. Krisledningsgruppen ska också fatta beslut om gemensam handlingslinje och bestämma vilka som är talespersoner*. Tänk på att det inte alltid är den med mest sakkunskap som är lämpligast att uttala sig. Vem ska uttala sig: Gällande: Talespersoner* Medarbetare Fakta Ja Ja Budskap Ja Ja Bemötande (Ex insändare) Ja Nej Eget ansvarsområde Ja Ja Egna åsikter Nej Ja (enligt grundlagen) Krisledningsgruppens uppgift: Bedöma händelseutvecklingen och eventuella risker Besluta om mål och göra prioriteringar för de verksamheter som berörs Fördela teknikförvaltningens personal och andra resurser för att nå optimalt resultat. Ansvara för information och eventuella mediekontakter 2

5 Ansvara för samverkan med andra förvaltningar Utvärdera fortlöpande och göra en slutlig utvärdering efter krisen Sammankallande av krisledningsgrupp Alla medlemmar i teknikförvaltningens ledningsgrupp har ansvar att sammankalla krisledningsgruppen. Samlingspunkt är tekniska chefens kontor och vi sammankallar via telefonkedja. Alla chefer ska ha varandras telefonnummer inprogrammerade i mobilen. Om hela ledningsgruppen är borta samtidigt ska den avdelning som är drabbad av en kris ta kontakt med teknikförvaltningens kundtjänst. Kundtjänst tar då kontakt med ledningsgruppen utifrån de instruktioner de har fått. Viktiga uppgifter för dig som chef vid kris Se till att lägga in viktiga nummer i din mobiltelefon, helst alla ledningsgruppens nummer. Se till att mobiltelefonnumret till din ställföreträdare finns tillgängligt för ledningsgruppen. Sprid inom avdelningen vad som händer om du som chef blir sjuk, till exempel vem som är ställföreträdande. När du går till ett krismöte se till att du är välförberedd och att du känner till det senaste nytt från det egna ansvarsområdet. Om du inte deltar i möten som du är kallad till förutsätts det att du godkänner och följer de beslut som fattas. Vid en epidemi se till att vara noga med handhygienen innan och efter ledningsgruppsmöten. Stående punkter under ledningsgruppsmöten vid kris: 1. Presentation av nuläget 2. Inriktning/styrande beslut 3. Redogörelse för kritiska verksamheter 4. Informationsläget. Vilken information har vi och vad ska vi gå ut med. 5. Uppföljning av tidigare beslut 6. Sammanfattning 7. Tid för nästa möte 3

6 Checklista vid en kris 1. Ta reda på vad som har hänt 2. Sammankalla krisledningsgruppen 3. Utse en krisledare 4. Ta reda på varför det hände 5. Ta reda på hur det blir nu 6. Ta reda på vilka risker som finns 7. Ta hjälp om det behövs 8. Informera 9. Utvärdera Vilka ska informeras först: Vem informerar: Akut kris: 1. Drabbade/anhöriga Avdelningschef/förvaltningschef 2. Direkt berörda medarb. Avdelningschef 3. Kundtjänst/växel Kommunikationsansvarig 4. Kommunledning Förvaltningschef 5. Övriga medarb. Kommunikationsansvarig 6. Kommuninvånare Kommunikationsansvarig 7. Media Kommunikationsansvarig/ förvaltningschef Planerad kris: 1. Kommunledning Förvaltningschef 2. Kundtjänst,växel Kommunikationsansvarig 3. Medarbetare Kommunikationsansvarig/avdelningschef 4. Media Kommunikationsansvarig 5. Kommuninvånare Kommunikationsansvarig Den interna kommunikationen Alla måste få samma bild av händelsen. Skriv ett genensamt budskap och informationsmeddelande (ett manus, se bilaga 3) som avdelningschefer kan ha som stöd när de ska informera. Vi ska berätta vad som har hänt, vad vi gör och vilka åtgärder vi vidtar. Det är viktigt att alla som informerar håller sig till det gemensamma manuset. 4

7 Media I första hand håller vi oss till fakta och undviker åsikter. Media vill veta vem, vad, var, hur, när och varför. Det kan vara bra att lista alla argument, både för och emot. Välj ut de tre bästa. Skriv vad det gäller utan något tyckande. Därefter kommer argumenten. Börja med det näst bästa, därefter det sämsta och sluta med det bästa. Det är viktigt att vi sedan håller oss till de tre punkterna. Vilka kanaler kan vi använda (ju större händelse desto längre ner på listan): 1. Kommunens intranät, det vill säga Insidan 2. Kommunens externa webbplats 3. Tips till tidningsredaktioner 4. Pressmeddelande 5. Pressträff (är mer informellt) 6. Presskonferens Vi ska undvika presskonferens om det är möjligt eftersom det finns risk att vi förstorar upp händelsen. Men om en presskonferens är nödvändig är det kommunikationsansvarig som organiserar den. Hur du planerar en presskonferens kan du läsa om i bilaga 7 När du talar med media tänk på att: Vara mänsklig! Uttrycka ditt deltagande till den/de drabbade. Berätta fakta, varken mer eller mindre. Aldrig ljuga Be att få läsa artikeln eller åtminstone citaten innan tryck be om det innan intervjun. Fler tips hittar du i bilaga 8 Allmänna råd vid en kris Ta hand om människorna i första hand Se krisen som en möjlighet. Även i det som är negativt kan det finnas positiva saker. Lyft fram det! Spekulera aldrig i större grupp eller i media. Spekulera gör vi bara i ledningsgruppen. Försök ligga ett steg före. Bättre att vi informerar än att det står i tidningen. Var öppna. Berätta gärna vårt gemensamma budskap och ha en dialog med medarbetare och media. 5

8 Etablera trovärdighet. Detta gör vi genom att hålla oss till sanningen, vara tillgängliga och agera snabbt. Var tydlig. Informationen ska vara enkel och begriplig. Krångla inte till det! Kontrollera med jämna mellanrum informationsflödena. Kontrollera att informationen når målgrupperna. Följ upp och utvärdera Skriv ihop frågor & svar för olika målgrupper. Kalla in utomstående hjälp om det behövs (se bilaga 1) 6

9 BILAGA 1 Uppdaterad: Viktiga kontaktuppgifter Teknikförvaltningen Kent Gullberg, teknisk chef, Lars-Inge Larsson, biträdande teknisk chef, Cecilia Toresäter, kommunikationsansvarig, Agneta Svensk, administrativ chef, Danielle Littlewood, VA-chef, Lars-Arne Sellén, gatuchef, Vilhelm Backman, fastighetschef, Tomas Lindvall, parkchef, Exploateringschef, Viktoria Grönholm, kostchef, Stefan Ernhjelm, städchef, Michael Mårtensson, säkerhetssamordnare, Kundtjänst, Kommunledning Synnöve Fridén, kommundirektör, Christina Bringfors Dahlgren, informationschef, Ylva Forsberg, personalchef, Politiker Anna Wiklund, kommunalråd, Bengt-Åke Gelin, ordförande tekniska nämnden, Urban Wahlberg, kommunalråd, Helena Proos, oppositionsråd, SOS Alarm, Räddningstjänst Roland Reuterwall, Polis Svenska kyrkan Växel, Kyrkoherde Anders Grape,

10 BILAGA 1 Uppdaterad:

11 BILAGA 2 Exempel på informationstext till medarbetare Datum XXXXXX Till dig som är medarbetare på teknikförvaltningen Vi har fått information om att För att undersöka frågan Konkret handlar det till exempel om Vi måste ta hänsyn till Vi är många som känner oro över den situation som har uppstått Vi kommer att se över vad som kan göras för att inte att liknande händelser inträffar igen. Visar det sig att det finns brister i våra rutiner måste vi självklart förändra dem. Vår förhoppning är att vi ska kunna lämna mer information Har du frågor är du alltid välkommen att höra av dig till din avdelningschef eller arbetsledare. /Teknikförvaltningens ledningsgrupp (eller förvaltningschef eller avdelningschef)

12 BILAGA 3 Exempel på ett gemensamt manus Datum XXXXXX Vi har ryktesvägen fått information om att en anställd vid förvaltningen har missbrukat sin ställning. För att undersöka frågan har ett revisionsföretag fått i uppdrag att granska om det finns faktiska förhållanden bakom ryktena. Revisorerna ska lämna sin rapport till Gröneborgs kommun måndagen den 12 mars. Exempel på tre huvudbudskap 1. Vi anser att vi med en genomlysning av professionella revisorer har agerat så snabbt och kraftfullt som man kan kräva av en kommunledning ställd inför rykten. Att vi inte tog steget fullt ut och polisanmälde enbart på rykten berodde på hänsyn mot den enskilde. 2. Gröneborgs kommun ger sina skattebetalare mycket för pengarna. Kommunen har bland annat fått den internationella utmärkelsen Världens bästa småstad samt flera priser för sina parker och sin höga trafiksäkerhet. 3. Förvaltningen och gatukontoret i Gröneborgs kommun har i undersökningar bland medborgarna fått minst lika goda betyg av kommuninvånarna som gatukontor i andra jämförbara städer.

13 DATUM XXXXXX BILAGA 4 Pressmeddelande: Rubrik om händelsen Vi kan nu meddela att. - Det känns oerhört skönt att Det här har varit en prövotid för alla Enköpingsbor. Under 12 veckor har vi fått koka vårt dricksvatten. Det har varit en besvärlig period för all inblandade, säger titel förnamn efternamn. Teknikförvaltningen har arbetat systematiskt för att vattnet ska bli rent igen. Bland annat dricksvattenledningar spolats rena. Provresultat visar Kommunstyrelsen fattade i igår beslut om en omfattande handlings-plan för Enköpings framtida vattenförsörjning. - Vi kommer att börja arbeta utifrån den omgående. Vi kommer också fortsätta informera om det arbete som har pågått och det som har påbörjats, förklarar förnamn efternamn. För mer information kontakta: förnamn efternamn Titel Telefon: förnamn efternamn Kommunikationsansvarig Telefon Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan ENKÖPING

14 BILAGA 5 DATUM XXXXXX Inbjudan presskonferens: Rubrik om händelsen Vid teknikförvaltningen inträffade idag. Två stycken.. osv. Just nu pågår arbete med att omhänderta personalen samt stödja övriga inblandade. osv. Det är mycket tragiskt det som hänt, och lite mera, säger förvaltningschef förnamn efternamn Hur det hela gått till kan kommer först efter polisens tekniska utredning att klargöras. Så till dess kan vi inte ge mer detaljer. Media inbjuds till presskonferens klockan XX.XX den XX månad i fullmäktigesalen i kommunhuset. Medverkar vid presskonferenser gör Anmäl deltagande till kommunikationsansvarig förnamn efternamn, tele 070- XXXXXXXXXX Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan ENKÖPING

15 BILAGA 6 Uppdaterad Media - kontaktlista UPPLAND Upsala Nya Tidning, box 36, Uppsala Tele , fax , e-post nyhetsredaktionen@unt.se Enköpings-Posten, Box 918, Enköping Tele , fax , e-post redaktionen@eposten.se Ena-Håbo Tidningen Tele , fax e-post redaktionen@enahabo.se P4 Uppland, Box 1552, Uppsala Tele , fax , e-post radio.uppland@sr.se TV 4 Uppland, Box 946, Uppsala Tele , fax , e-post redaktionen.uppland@tv4.se ABC-Nytt, SVT Tele Fax abc@svt.se Fax VÄSTMANLAND Vestmanlands läns tidning, Box 3, Västerås, Tele , fax , e-post nyheter@vlt.se Västmanlands Folkblad, Box 56, Västerås Tele , fax , e-post chefredaktor@vastmanlands-folkblad.se P4 Västmanland, Box 850, Västerås Tele , fax , e-post nyheterna.vstm@sr.se Tvärsnytt, SVT, Karlsgatan 4, Västerås Tele , Fax e-post tvarsnytt@svt.se TV 4 Mälardalen, Box 1160, Västerås Tele , fax , e-post redaktion.malardalen@tv4.se Sala Allehanda Tele , fax , e-post redaktionen.sa@ingress.se Fagersta-Posten Tele , fax , e-post redaktionen.fp@ingress.se W:\msoffice\winword\Kommunikation\Krishanteringsplan\Bilaga6.Media-kontaktlista.docx

16 BILAGA 6 Uppdaterad Bärgslagsbladet/Arboga Tidning Tele , fax , e-post redaktionen.bbl@ingress.se Västerås Tidning Tele , fax , e-post redaktion@vasterastidning.se SÖDERMANLAND Eskilstuna-Kuriren Tele , fax , e-post redaktionen@ekuriren.se Strängnäs Tidning Tele , fax , e-post strangnas@ekuriren.se Södermanlands nyheter Tele vxl , redaktion , fax , e-post redaktionen@sn.se Östnytt, SVT Tele , , fax , e-post ostnytt@svt.se TV 4 Mälardalen, Box 1160, Västerås Tele , fax , e-post redaktion.malardalen@tv4.se P 4 Södermanland Tele , e-post redaktion.sormland@sr.se RIKS TT Tele , e-post redaktionen@tt.se Dagens Nyheter Tele , e-post nyhetstips@dn.se centralred@dn.se Svenska Dagbladet Tele, , e-post nyheter@svd.se Aftonbladet Tele , e-post nyheter@aftonbladet.se Expressen Tele , e-post redaktionen@expressen.se TRAFIKMEDDELANDE Uppland trafik@uppl.sr.se Riks sal.trafik@ojje.sr.se W:\msoffice\winword\Kommunikation\Krishanteringsplan\Bilaga6.Media-kontaktlista.docx

17 BILAGA 7 Presskonferenser 1. Är nyheten verkligen tillräckligt stor och viktig för att sammankalla till en presskonferens? 2. Boka lämplig lokal 3. Vem ska finnas på plats, t ex ansvariga chefer, politiker 4. Skicka ut en inbjudan, tänk på att lägga presskonferensen tidigt på dagen om det är möjligt. o Ange kontaktperson (och se till att den personen är nåbar) o Beskriv i korthet vad presskonferensen handlar o Ange datum, tid och plats. o Ange vilka som ska medverka. o Följ upp inbjudan. Exempel se nedan 5. Kontrollera teknisk utrustning i god tid 6. Bestäm i god tid vem som för talan och var överens om svaren. Det är därför viktigt att de som medverkar har pratat ihop sig innan presskonferensen. (Välj deltagande personer med omsorg) 7. Dela ut eventuellt material till media när de anländer. 8. Följ upp presskonferensen genom pressklipp och bandning av TV eller radioinslag. 9. Redovisa resultatet av presskonferensen internt. Följ gärna upp inbjudan till presskonferens/möte. Exempel: Följande medier kommer att närvara: TV4 Uppland Tfn: Erik Larsson SVT ABC-Nytt Tfn: Enköpings-Posten Tfn: (vx) Elin Pettersso Uppsala Nya Tidning Tfn: Lotta L P4 Uppland Tfn: Vet ej! Har nyhetsmöte till klockan Följande medier kommer inte att närvara vid pressmötet, men önskar ta del av pressmeddelandet:

18 BILAGA 7 TT Tfn: Marianne Allénius E-post: redaktionen@tt.se Ena-Håbo tidningen Tfn: E-post: redaktionen@enatidningen.se Följande medier kommer inte att näravara vid pressmötet och har heller inte intresse av att ta del av pressmeddelande: VLT Enköpings kommun omfattas ej i deras bevakningsområde. SVT Tvärsnytt Tfn: Enköpings kommun omfattas ej i deras bevakningsområde.

19 BILAGA 8 Råd och tips vid kontakt med media Skriv upp vem som ringer och ta kontaktuppgifter. Ring upp om du känner dig osäker på vem som faktiskt ringer. Vinn tid om du inte kan svara så be att få återkomma så snart du kan. Läs på före intervjun, var förberedd. Be innan intervju att få läsa artikeln före publicering. Säg till om du tycker att du blir felciterad. Men tänk på att journalisten har tolkningsföreträde. Fråga journalisten om vilken vinkel journalisten har, det kan hjälpa dig att formulera vad du vill säga. Formulera nyckelformuleringar före intervjun. Säg det viktigaste först! Om du blir intervjuad i tv tänk på att inte använda alltför mycket kroppsspråk Använd inte för högt tonläge i radio. Du är aldrig off the record. Tänk på att du alltid framstår som mindre nervös än du är. Ljug inte! Du kan däremot välja att inte säga saker. Gör en pudel om det behövs, bättre att förekomma än förekommas. Tappa inte humöret. Säg bara det du själv vill. Du tjänar inget på att vara journalisten till lags. Det är viktigt att du har eget material och inte saxar från andra källor. Hellre en kort egen text. Sträva alltid efter att tala med en röst utåt. Om fler förvaltningar är påverkade måste vi arbeta tillsammans över förvaltningsgränserna. Klarspråk! Tala till bonden på bondens vis. Kanske speciellt viktigt när du tar expertrollen. Skicka pressmeddelanden/pressinbjudan i god tid och ring gärna strax före för att påminna.

20 BILAGA 9 Så här styr vi teknikförvaltningen vid en epidemi Vid en utbredd epidemi, till exempel vid en influensaepidemi, så kan det finns ett behov av ramar för hur arbetet i ledningsgruppen ska ske. Nedan presenteras några olika scenarion och nivåer av sjukfråvaro.: Scenario 1: procent av arbetsstyrkan är frånvarande Då procent är frånvarande löper ledningsverksamheten på som vanligt. Respektive avdelningschef anvarar för omfördelning av personalresurs. I början av varje vecka bör avdelningschefen informera den tekniske chefen om läget inom respektive avdelning. Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt. Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera all personal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten. Scenario 2: procent av arbetsstyrkan är frånvarande Då procent är frånvarande kan detta få inverkan på ledningsverksamheten. Omfördelning av personalresurser sker av respektive avdelningschef i samråd med resterande ledningsgrupp. I början av varje vecka förväntas avdelningschefen informera den tekniske chefen eller i dennes frånfälle den biträdande förvaltningschefen om läget inom respektive avdelning. Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt. Varje torsdag morgon kl hålls ett kort statusmöte med ledningsgruppen i förvaltningschefens rum. Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera all personal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten. Scenario 3: procent av arbetsstyrkan är frånvarande Då procent är frånvarande kan detta få stor inverkan på ledningsverksamheten Ledningsgruppen omfördelar personalresurser gemensamt. Varje dag förväntas avdelningschefen informera den tekniske chefen om läget inom respektive avdelning. Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt. Varje morgon kl hålls ett kort statusmöte med ledningsgruppen i förvaltningschefens rum. Möjlighet finns att delta per telefon för medlemmar som jobbar från annan plats eller för de som inte vill riskera bli smittade. Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera all personal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten. Scenario 4: 60 procent eller mer av arbetsstyrkan är frånvarande Då 60 procent eller mer är frånvarande får detta stor inverkan på ledningsverksamheten

21 BILAGA 9 Ledningsgruppen omfördelar personalresurser gemensamt, med hjälp av den centrala ledningsgruppen. Närvarande i ledningsgruppen jobbar tillsammans med att leda den mest prioriterade verksamheten. Varje morgon kl och varje eftermiddag kl hålls ett kort statusmöte med ledningsgruppen i förvaltningschefens rum. Möjlighet finns att delta per telefon för medlemmar som jobbar från annan plats eller för de som inte vill riskera att bli smittad. Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera all personal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten. Praktiska detaljer för arbetet inom ledningsgruppen Konferenstelefon finns för att kunna hålla ledningsgruppsmöten utan att alla befinner sig i samma rum. I vissa fall kan personer vara hemma för att inte smitta/-s men har vara delaktig i gruppens arbete. I andra fall kan det vara dumt att samla alla i gruppen i samma rum på grund av smittorisken. Därför kan avstämningsmöten ske per telefon. På en övergripande kommunal nivå samt på förvaltningsnivå finns en plan för hur man ska handskas med en utbruten epidemi när det gäller vilka verksamheter som ska prioriteras för att säkerställa viktiga samhällsfunktioner. Dessa går att finna hos förvaltningschefen eller hos kommunstyrelsekontoret.

22 BILAGA 10 Det här gäller när hela ledningsgruppen är borta samtidigt Vid akuta frågor Kundtjänst ringer från kundtjänstnumret (50 25) till: 1. Lars-Inge Larsson Agneta Svensk Cecilia Toresäter Vid icke akuta frågor Kundtjänst sms:ar att de vill att vi ringer upp, till: 1. Lars-Inge Larsson Agneta Svensk Cecilia Toresäter

23 Bilaga Checklista vid arbetsplatsolycka Arbetsplatsens adress: Styrmannen, Ågatan 2a, Enköping. Tele: (vxl) Om inte arbetsledare finns på plats tar de närvarande hand om punkt 1. 1 Tidpunkt Signatur Ring 112 Larma: ambulans brandkår polis och ange mötesplats Hur många skadade. Vilka typer av skador. Ge första hjälpen. Se till att ambulans brandkår polis möts av vägvisare vid angiven plats Säkra olyckplatsen för vidare olyckor och för undersökning Se till att någon följer med skadade till sjukhus Kontakta arbetsledare/avdelningschef/förvaltningschef 2 Ansvarig i första hand Ansvarig i andra hand Arbetsledare Avd. chef Ring Arbetsmiljösamordnare och kontakta informations- Avdelning Kontakta anhöriga Ring arbetsmiljöinspektionen Samla alla berörda / kontakta även UE Erbjud nödvändigt stöd Låt alla få möjlighet att kontakta anhöriga Kontaktnät inför kvällen / telefonlista Tid för återsamling nästa dag Kontakta krisgrupp för medverkan nästa dag Information om stressreaktioner Håll kontakt med sjukhuset om den skadades tillstånd Se till att anhöriga får besök av företagsrepresentant Kontakta massmedia Anmäl arbetsskada Utredning av olyckan Kontakta även ej närvarande Förvalt. chef

24 Bilaga Checklista vid olycka när teknikförvaltningen är inblandad som tredje part. Om du är först på plats ta hand om punkt 1. 1 Tidpunkt Signatur Rädda först. Om de finns personer i omedelbar fara Ring 112 Tala om vad som har hänt - ange position Antal skadade typ av skador Ge första hjälpen. Möt upp räddningsfordon Säkra olyckplatsen för vidare olyckor - och varna andra Kontakta arbetsledare/avdelningschef/förvaltningschef 2 Ansvarig i första hand Ansvarig i andra hand Kontakta förvaltningschef, informationsansvarig och teknikförvaltningens kundtjänst. Sammankalla en intern krisgrupp. Vid arbete på olycksplats. Tänk igenom vem som är mest lämplig hos teknikförvaltningen att utföra arbetet utifrån erfarenhet, kompetens och relationer. Efter olyckan samla alla berörda och erbjud nödvändigt stöd. Låt alla få möjlighet att kontakta anhöriga. Ev kontaktnät inför kvällen / telefonlista. Tid för återsamling nästa dag. Kontakta krisgrupp för medverkan nästa dag. Arbetsledare Avd. chef Förvalt. chef Säk sam Uppföljningssamtal med berörda. Uppföljning i ledningsgruppen. INVIT rapportera i incident rapporteringssystemet Försäkringsanmälan - vid skada på kommunal egendom Information om stressreaktioner. (Förebyggande utbildningar)

25 BILAGA 13 Förslag på informationstext till medarbetare vid dödsfall Vår arbetskamrat Förnamn Efternamn har hastigt lämnat oss. Förnamn arbetade inom AVDELNING som XXXXXX. Vi känner alla i denna stund en stor sorg och saknad och sänder även en tanke till dem som stod HONOM/HENNE nära, såsom anhöriga, arbetskamrater och vänner. Ev: Begravning kommer att äga rum den XXXX-XX-XX kl XX:XX i kretsen av de närmaste. Avdelningschef eller förvaltningschef Vår arbetskamrat Förnamn Efternamn har efter en längre/kortare tids sjukdom lämnat oss. Förnamn arbetade inom AVDELNING som XXXXXX. Vi känner alla i denna stund en stor sorg och saknad och sänder även en tanke till de som stod HONOM/HENNE nära, såsom anhöriga, arbetskamrater och vänner. Ev: Begravning kommer att äga rum den XXXX-XX-XX kl XX:XX i kretsen av de närmaste. Avdelningschef eller förvaltningschef

26