Cupmanual Ver. 0.3 Sida 2 av 13

Transkript

1 CUP MANUAL

2 Innehåll 1. Versionshantering Introduktion Våra cuper Scandic UV Hockey Cup slutet av september Scandic UV Hockey Cup slutet av mars Uplandia Trophy Vem tar över Organisation och genomförande Startmöte Projektgrupp Ansvarsfördelning Intäkter och kostnader Budget block Budget block 2, försäljning under cupen Sponsorer under cupen Inbjudan Spelschema Domare Disciplinärenden Priser och medaljer Dokumentation Arbetsområden att schemalägga Planering...13 Cupmanual Ver. 0.3 Sida 2 av 13

3 1. Versionshantering Ver. Datum Händelse Författare Dokument skapat Ola Granqvist Smärre justeringar inför granskning Ola Granqvist Uppdaterat efter säsongs granskning Ola Granqvist Cupmanual Ver. 0.3 Sida 3 av 13

4 2. Introduktion Den här Cupmanualen är framtagen för att hjälpa er som arrangerar någon av Väsby IK ishockeycuper för helplan. Våra cuper och arrangemang är mycket viktiga för oss. Cuper och arrangemang genererar intäkter både till ungdomssektion och till det arrangerande laget, samtidigt som vi får chans att visa vår fina anläggning och skapa positiv PR för Väsby IK. Dessutom är det en rolig upplevelse att stå som värd för en egen cup för våra spelare. Även föräldrarna som arrangerar brukar uppleva att det sammansvetsar föräldragruppen på ett bra sätt. Väsby IK värderar ert arbete mycket högt och är tacksamma för att ni vill ställa upp och arrangera cuper. 3. Våra cuper Väsby IK genomför tre helplanscuper varje år. För exakta datum varje år hänvisas till kansli. Varje cup har ett fastställt format, där åldersklass, antal deltagande lag, huvudsponsor, anmälningsavgift, spelregler, spelschema mm finns beskrivet för att underlätta planeringsarbetet och skapa kontinuitet. Utöver helplanscuperna tillåts det att arrangeras playdays och halvplanscuper. Dessa beskrivs inte i denna manual utan genomförs i total regi av det egna laget. För istider till dessa evenemang hänvisas till ansvarig för bokning av istider som i möjligast mån planera för rättvis fördelning mellan lagen. Meddela i god tid när ni avser att arrangera playday eller halvplanscup. Lag som önskar arrangera helplanscup utanför ordinarie istid (sena kvällar nätter) kan få göra detta efter överenskommelse med kansli och ungdomskommittén. Viktigt att tänka på är att tillkommande kostnader så som inställelse vaktmästare med mera måste bäras helt av det arrangerande laget. Cupmanual Ver. 0.3 Sida 4 av 13

5 3.1. Scandic UV Hockey Cup slutet av september Åldersgrupp U12 Arrangeras av U12 och Kansli Spelform Helplan / gruppspel / slutspel Nivå Bestäms av arrangerande lag (lätt / medel / svår) Huvudsponsor Scandic Upplands Väsby Antal deltagande lag 8 Matchtid 2x15 minuter Avgifter för 2017 samt tidigare avgifter för att kunna följa kostnadsutvecklingen Anmälningsavgift Deltagaravgift Ledaravgift Scandic UV Hockey Cup slutet av mars Åldersgrupp U13 Arrangeras av U13 och Kansli Spelform Helplan / gruppspel / slutspel Nivå Bestäms av arrangerande lag Huvudsponsor Scandic Upplands Väsby Antal deltagande lag 8 Matchtid 2x215minuter Avgifter för 2017 samt tidigare avgifter för att kunna följa kostnadsutvecklingen Anmälningsavgift Deltagaravgift Ledaravgift Uplandia Trophy Åldersgrupp Arrangeras av Bemannas av Spelform Nivå U14 VIK Kansli Alla ungdomslag enligt schema Helplan / gruppspel / slutspel Bestäms av arrangören Sweden Hockey Trophy hyr Vilundahallen varje vår för att arrangera en storcup. Alla ungdomslag bemannar sekretariat men i övrigt sköts cupen av VIK Kansli. Arrangerande klubb (VIK) får ha med ett U14-lag gratis Vem tar över Om tillfrågat lag inte vill arrangera en cup går frågan vidare till näste årskull under. Cupmanual Ver. 0.3 Sida 5 av 13

6 4. Organisation och genomförande 4.1. Startmöte Kansli kallar lagledare och tränare för det lag som är ansvariga för genomförande av aktuell cup till ett startmöte. En god ide är också att involvera Cupgeneral från föregående år för att slippa uppfinna hjulet igen. Under startmötet informerar kansli om cupen, riktlinjer, förutsättningar, mm. Cupmanualen gås igenom och i bästa fall tillsätts en projektgrupp och cupgeneral redan här. Om ingen ledare är av intresse att ta detta ansvar så tar de frågan vidare i sin föräldragrupp. Projektgruppen planerar sedan genomförandet av cupen och utser de resurser i föräldragruppen som skall bemanna och ansvara för olika områden under cupen. Till stöd för Cupgeneralen och projektgruppen finns kansli som kan svara på frågor samt denna cupmanual. Kansli bistår med vissa funktioner under projektarbetet, t ex inbjudningar, spelschema, bokning av domare mm Projektgrupp Det är lämpligt att hålla projektgruppen till 3-5 personer, är det för många i projektgruppen går det åt för många timmar i planeringsarbetet och för få personer ger en orimlig arbetsbörda till de ansvariga. Förslag till projektgrupp enligt nedan. Cupgeneral Bjuda in lag, bevaka att cupen fylls upp Sätta upp bemanningsscheman Köpa in pokaler/medaljer Bevaka att alla lag får logi Sponsoransavrig Ringa runt och försöka få fram lämpliga sponsorer Ekonomiansvarig Upprätta budget Bevaka inbetalningar Lämna in slutrapport till kansli Cafeansvarig Planera inköp Planer hembakat Det kan givetvis finnas behov av andra områden och det är står projektgruppen fritt att forma organisationen efter de givna behoven, detta är dock ett väl beprövat arbetssätt som fungerar bra och fördelar arbetsuppgifterna på ett bra sätt inom föräldragruppen. Cupmanual Ver. 0.3 Sida 6 av 13

7 4.3. Ansvarsfördelning Ansvar delas i stort enligt nedan. Kansli Initierar, ger information och förutsättningar Stöttar under processen Tillsätter domare Hjälper till med matchläggning Kontaktar Scandic. förhandsbokning bokning av rum och mat Kontaktar lokalbokningen för bokning av boende hårt underlag Det arrangerande laget Svarar för detaljerad planering och genomförandet Detaljplanerar samarbeta med Scandic Bevakar att tillresta lag får boende om annat än Scandic önskas Cupmanual Ver. 0.3 Sida 7 av 13

8 5. Intäkter och kostnader Cupernas intäkter består av två block, ett där vinst fördelas mellan lag och förening och ett där all vinst går till arrangerande lag. Det står varje arrangerande lag fritt att komma på nya intäktsgenerande aktiviteter eller nya produkter att sälja under cupen. Dock ska alltid nya idéer stämmas av med kansli innan de genomförs, så att de faller inom ramen för föreningens sponsorpolicy. När cupen är genomförd lämnas budgetrapport till kansli. Pengarna som går till VIK ungdomssektion kommer alla ungdomslag till del genom träningströjor vid cuper, gemensamma puckar, mm. Pengarna som går till arrangerande lags lagkassor kommer väl till pass för att bekosta cuper, läger, aktiviteter, overaller eller vad nu lagen vill använda pengarna till Budget block 1 Vinst från block 1 fördels med 80% till arrangerande lag och 20% till föreningen. Projektgruppen bör göra en budget tidigt i projektarbetet. Se projektmapp från tidigare år för färdiga mallar. Nedan ett grovt räknat budgetexempel beräknat på 17 spelare i varje lag samt inga extra ledare. INTÄKTER UTGIFTER Lag och spelaravift Lag :- Medaljer/pokaler 4 000:- Lag och spelaravift Lag :- Domararvoden 8 000:- Lag och spelaravift Lag :- Istidshyra 4 000:- Lag och spelaravift Lag :- Måltider :- Lag och spelaravift Lag :- Hyra hårt underlag 4 000:- Lag och spelaravift Lag :- Lag och spelaravift Lag :- Filmning Live Arena 4 000:- Boende hårt underlag 4 000:- Summa: : :- Resultat: :- Inkomst förening cirka ( för två cuper), täcker puckar och träningströjor camp Inkomst lag cirka :- Cupmanual Ver. 0.3 Sida 8 av 13

9 5.2. Budget block 2, försäljning under cupen Alla intäkter från försäljning i café tillfaller arrangerande lag. Försäljning sker innanför entrén till ishallen och bemannas av föräldrar i arrangerande lag. Mat, kaffe, bullar, kakor, förfriskningar, mm köps in av det arrangerande lagets egna medel. Notera : Tänk dock på att keep it small and simple är oftast den bästa vägen så att det inte blir för tungrott. Tänk på att vi vill försöka hålla en någorlunda nyttig profil så godis bör vara mycket sparsamt representerat vid försäljningen. Hembakat öppnar upp för möjligheter att få in både gluten och laktosfritt. Tänk på att halvplanscuper och playdays drar alltid mer föräldrar till hallen och således genererar större vinster än vid helplanscuper. Nedan ett grovt räknat budget för café. INTÄKTER UTGIFTER Försäljning kiosk :- Inköp kiosk 8 000:- Matchprogram :- Summa: : :- Resultat: :- Under själva cupen finns det tillgång till lån av kök bredvid befintligt café. Lokalen får man även nyttja så att tillresta anhöriga kan få sätta sig ned och värma sig en stund. Varmhållningsvagn för varmkorv lånas ut av café. Givetvis måste alla utrymmen skötas om och städas ordentligt efter avslutad cup. Även annat kan säljas under cupen. En del lag har arrangerat lotteri med vinster som man har samlat ihop antingen själv eller från sponsorer. Vid eventuellt lotteri tänk på att lotterna inte säljer sig själva. Man måste ut på läktaren från dag ett och aktivt söka upp köparna och berätta om de underbara priserna. Nyttja swish så kommer ingen undan.. Om man i projektgruppen och bland föräldrarna börjar fundera brukar många bra idéer komma fram som ökar intäkterna under cupen! Cupmanual Ver. 0.3 Sida 9 av 13

10 5.3. Sponsorer under cupen Det finns stora möjligheter att skapa sponsorintäkter under en cup. Varje cup har en huvudsponsor som namnger hela cupen. Det är kansli som ansvarar för att finna och kontraktera huvudsponsorer till cupen då dessa oftast förbinder sig under en lång tid. Vidare står det föreningen fritt att ta in andra sponsorer, alla intäkter för detta tillfaller föreningen. Så kallade Gruppsponsorer eller andra sponsorer är arrangerande lags uppgift att finna och alla intäkter från detta tillfaller laget. Gruppsponsorer är en viktig intäkt och något som bör tas med tidigt i planeringsarbetet. Dock inget krav från föreningen att detta måste finnas. Med en gruppsponsor menas någon som namnger en grupp under cupen. Istället för att grupperna kallas grupp A och grupp B kallas de för Lindgren bil, Holmgrens Frakt mm. Gruppernas namn och sponsorernas logotyp presenteras sedan i all kommunikation såsom t ex cupens hemsida, matchprogram, mm. För att ytterliga synliggöra sponsorerna kan man trycka och sätta upp banderoller i hallen. Ibland tar sponsorn själv fram original, ibland får arrangerande lag hjälpa till med det och inhämta original loggor från sponsorn. Tänk på att beställa banderoller i god tid. Det rekommenderade priset för en gruppsponsor är :- per sponsor. Det är också vanligt att en gruppsponsor kan erbjudas yta vid sidan av planen för att ha ett stånd, ställa ut en skyltad bil utanför entrén, eller annan reklam. Notera : Då VIK har vissa bindande avtal med större föreningssponsorer finns ibland hinder för att ha konkurrerande sponsorer på Cuper. Ett sådant exempel är Intersport som har skrivit ett övergripande avtal med hela VIK vilket förhindrar arrangerande lag att ta in konkurrerande sponsorer, t ex Stadium. Notera: Det är viktigt att man lyckas med in försäljningen av gruppsponsorer till båda grupperna som skall används under cupen. Det är inte bra om en av grupperna har sponsornamn och den andra inte har något namn. Om priset är avgörande för att få in sponsorer till båda grupperna, har arrangerande lag möjlighet att sänka de rekommenderade priserna. Det är också viktigt att gruppsponsorer blir klart i tid då namnen skall kommuniceras i inbjudningar, spelschema mm. Även för att banderollerna skall hinna tryckas. Cupmanual Ver. 0.3 Sida 10 av 13

11 6. Inbjudan Inbjudan till Cupen är viktigt och bör gå ut i god tid innan cupen startar. Det har visat sig att om man gör en snygg pdf fil och mailar ut personligt brev till lagledare/tränare ökar svarsfrekvensen betydligt och ger ett professionellt intryck av cupen. Kansli bistår med själva massmailandet om så önskas. Rikta in era inbjudningar till lag utanför stor Stockholm i första läget, vi vill ju hellre möta lag vi annars inte möter. Märker man av att det går segt att få in lag så kan man gå ut med inbjudan till lag i närområdet. Se projektmapp för tidigare cuper för förslag till inbjudan. En väl beprövad web-sida för inbjudan till cup är där kan man lägga upp information och regler och sedan hänvisa i sin inbjuda till. Se till att lägga ut nyheter om lag som ansluter på direkten. Om andra lag ser att andra anmält sig så har man lättare att få in flera sedan, det svåra är att få in det första laget. Se projektmapp för förlag till innehåll på web-sida 7. Spelschema Se projektmapp för tidigare cuper för förslag till spelschema. 8. Domare Domare till matcherna bokas av kansli. Rekommendation är att två domare dömer. Max arbetspass är 4 matcher i rad. Arvoden till domare genom åren per domare och match enligt tabell nedan. Se även för rekommenderade arvoden. Arvode domare per match kr Cupmanual Ver. 0.3 Sida 11 av 13

12 9. Disciplinärenden I händelse av alvarligare disciplinära incidenter kopplade till matchsituationer ska detta rapporteras till kansli efter cupen. Exempel på alvarligare händelser är tex. slag och spott men det kan även vara rasistiska uttalanden. Rapporter av dessa slag ska ske i samråd mellan ledare, domare och cupansvarig. Det är viktigt att genomförandeorganisationen har informerats om att det är cupansvarig som är mottagare av rapporter av dessa slag eller andra ordningsfrågor utöver det vanliga. 10. Priser och medaljer Medaljer bör delas ut till samtliga deltagare. Pokaler delas ut till 1:a, 2:a och 3:e plats i A respektive B slutspel. Det här kan lätt bli en stor utgiftspost, var återhållsamma med modeller. Medaljerna bör förses med cupens namn och årtal. 11. Dokumentation Alla dokumentation om cupen skickas efter genomförandet till VIK:s kansli för arkivering. Detta är sedan till stor hjälp för nästkommande lag som skall arrangera en cup. 12. Arbetsområden att schemalägga Projektgruppen skall skapa ett arbetsschema för föräldrar i det arrangerande laget och schemat bör kommuniceras ut i god tid innan cupen. Det är viktigt att man förklarar att detta är en viktig insats för laget och att närvaro är obligatorisk. Lägg ut schema så att alla först kan få välja när de själva vill och kan. Några kanske hellre kör dubbla pass i cafe hellre än att sitta i sekretariatet. Efter någon vecka så placeras de som inte anmält sig ut på övriga poster och det är upp till varje enskild förälder att byta/ordna ersättare om de inte kan Exempel på områden som bör bemannas är: Cafeteria, grill och hamburger försäljning Sekretariat, resultat rapportering Match och lagvärd, städa omklädningsrum, toaletter, läktare Se projektmapp från tidigare cuper för exempel på bemanningsschema. Cupmanual Ver. 0.3 Sida 12 av 13

13 13. Planering För att underlätta Projektgruppens arbete föreslås följande planering av arbetet med cupen: 6 mån innan cup Kansli bokar upp Scandic, både mat och boende skall vara prissatt och klart Kansli bokar lokaler för boende på hårt underlag 4 mån innan cup Kansli Kallar lagledare och tränare till uppstartsmöte. Minst 2 ledare från arrangerande lag och 1 från kansli bör delta liksom föregående års Cupgeneral. På mötet gås cupmanualen igenom och dokumenterat material från genomförda cuper lämnas över. Projektgruppen Börja leta gruppsponsorer och eventuella övriga sponsorer Maila ut inbjudan och lägg upp på Cuponline 3 mån innan cup Projektgruppen Bevaka att lag har börjat anmäl sig Gå ut med inbjudan igen om det behövs, skriv så personligt som möjligt Gå igenom check lista 2 mån innan cup Projektgruppen Cupen bör vara fulltecknad, kanske till och med lag på väntelista Redovisning respektive ansvarig om läget inom respektive område Bemanningsschema accepterat av föräldrar Kontrollera att punkter i check lista utförts 1 mån innan cup Projektgruppen Allt bör vara under kontroll inför cupen Ta fram information till deltagande lag, se projektmapp för mallar Kontrollera att punkter i check lista utförts Cupmanual Ver. 0.3 Sida 13 av 13