Skövde IK Cuphandbok. Cuphandboken 2014 / Skövde IK, Ungdomskommittén 1 Cuphandboken Version 1.0

Transkript

1 Cuphandboken 2014 / 2015 Skövde IK, Ungdomskommittén 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Syfte med cupen 3 2 Cup-Organisation Cupansvarig Cupcenteransvarig Domaransvarig Matansvarig Sponsor- och Marknadsföringsansvarig Aktivitetsansvarig Kioskansvarig Bås ansvarig Sjukvårdsansvarig Andra funktioner Exempel på organisation 6 3 Cupinbjudan 7 4 Avgifter för en cup Cup över en dag Cup över flera dagar 7 5 Spelschema & Regler 8 6 Ekonomi 10 7 Sponsorer Särskild hänsyn till befintliga sponsorer i SIK 11 8 Inköp Faktureringsadress och kontaktuppgifter 11 9 Media Redaktionellt Annonsering Efter avslutad cup Städning Ekonomisk redovisning Återkoppling sponsorer 12 Bilaga 1 Mall Cupinbjudan (Separat Word dokument) Bilaga 2 Mall olika spelschema (Separat Excel dokument) Bilaga 3 Mall ekonomisk redovisning (Separat Excel dokument) Bilaga 4 Mall återkoppling sponsorer (Separat Word dokument) Skövde IK, Ungdomskommittén 2

3 1 SYFTE MED CUPEN Skövde IK Cuphandbok Att åka på hockeycup är något alldeles speciellt för såväl spelare, ledare som föräldrar. Vi vill påstå att minnena från cuper är något man bär med sig som en av hockeylivets höjdpunkter. En cup på hemmais är ytterligare en dimension, en hel del arbete men en rolig och spännande upplevelse för alla runt laget oavsett om cupen är en eller flera dagar lång. Som extra krydda är ett cuparrangemang även ett bra sätt att få in pengar såväl till det egna laget som till Skövde IK som förening. Även om hockeyn givetvis står i centrum så kan en cup kan vara så mycket mer. Till en cup kommer många medföljande supporters i form av föräldrar och syskon. Erfarenheten säger att en cup blir extra uppskattad av gästande lag om det finns lite happenings vid sidan om isen såväl för supporters som för spelare och ledare i de lag som till och från under cupen befinner sig utanför isen. Med ett bra och väl genomtänkt spelschema som grund blir det roligare att såväl arrangera en cup som att besöka Skövde IK om det finns lite aktiviteter vid sidan om. Att arrangera en cup är kanske även det tillfälle då laget och var och en runt arrangemanget på ett av de mer påtagliga sätten är Skövde IKs ansikte utåt. Skövde IK har efter flera år av lyckade cupparrangemang skaffat sig ett mycket bra cuprenommé. Vi hoppas att denna cuphandbok skall ge en viss ledning och riktlinjer kring hur såväl det sportsliga som andra kringaktiviteter runt en cup bäst planeras, organiseras och genomförs samt vilka ekonomiska regler som har beslutats av klubben. 2 CUP-ORGANISATION Flera faktorer avgör hur en cup bedöms av gästande lag, viktiga områden är Information Organisation - Spelschema/Tidhållning Mat Domarinsatser. Det kan arrangerande lag i hög grad påverka genom en god planering och genomförande. För att vara väl förberedd finns det ett antal funktioner som behöver förberedas inför, och sedan genomföras under en cup. Erfarenheten säger att det är bra att ha en Cupansvarig som håller ihop helheten men att arbetet inför och under cupen genomförs i mindre arbetsgrupper förslagsvis fördelat på nedanstående ansvarsområden. För er som inte arrangerat cup tidigare, bolla gärna frågeställningar med något lag som tidigare anordnat en cup så behöver ni inte uppfinna hjulet igen. Kalla tidigt till ett föräldramöte och fördela uppgifterna på samtliga föräldrar i laget, var noga med att förmedla att alla förväntas engagera sig. Tänk på att ledarna kommer ha fullt upp med egna laget varför de inte skal ingå i cuporganisationen. Skövde IK, Ungdomskommittén 3

4 2.1 Cupansvarig Ansvarar för helheten och samordning av de olika arbetsgrupperna. Cupansvarig kan givetvis även inneha uppdraget som ansvarig för något övrigt ansvarsområde. Cupansvarig är även ansvarig för den ekonomiska administrationen av cupen, för mer information se punkten 6 Ekonomi. 2.2 Cupcenteransvarig Arbetsgruppen ansvarar för att upprätta och skicka ut inbjudan och hålla kontakt med lagen som visar intresse och sedermera anmäler sig till cupen. Arbetsgruppen ansvarar för att tidigt registrera cupen i CupOnline och att inbjudan blir utskickad via till samtliga klubbar inom Västergötlands ishockey distrikt samt lämpligen även till kringliggande distrikt. Vidare ansvara arbetsgruppen för att anmälda lag blir registrerade i CupOnline samt samordnar med Båsansvariga att korrekt spelschema etc. blir upplagt i CupOnline inför cupen. En tät dialog och information till intresserade lag är viktigt för att ge ett gott bemötande och undvika eventuella oklarheter kring arrangemanget. Glöm inte att i god tid inför cupen ha kontakt med Skövde Kommun (Fritidsförvaltningen) i och delge dem spelschema och info om arrangemanget i övrigt. Därefter tar ni även kontakt med ishallens vaktmästare och lämnar samma information om arrangemanget och eventuella speciella behov. Ett nära samarbete med kommunens vaktmästare underlättar oerhört för alla parter. T.ex. kan föreslaget spelschema ligga utanför deras ordinarie arbetstid, ni kan behöva hjälp med särskild strömförsörjning uppe i ishallen, ni behöver tillgång till bord och stolar etc. Under cupen är det lämpligt att ha ett cupcenter uppe i ishallen dit ledare, spelare, gäster och inte minst de olika cup-funktionärerna kan vända sig med frågor. 2.3 Domaransvarig Ansvarar för att boka domare till cupen via klubbens domaransvarige. Håller även kontakt med, och stöttar, domarna under dagen. Domarna skall även erbjudas mat samt få tillgång till motsvarande ledarfika under dagen. Lämna spelschema till klubbens domaransvarige i god tid inför cupen så att schemaläggning kan ske av domarna. Skövde IK, Ungdomskommittén 4

5 2.4 Matansvarig Under en cup behöver spelare och ledare mat. Minimum lunch och mellanmål ingår i cupavgiften. Inför cupen ansvarar arbetsgruppen för inköp och beredning av såväl mellanmål som övrig mat under cupdagen. Satsa på bra och ungdomsvänlig mat. Arbetsgruppen tillser även att det finns plats för servering, mat till berörda och att serveringen är bemannad på de mattider som respektive lag är anvisad. Mellanmål består lämpligen av frukt, bröd med pålägg samt något att dricka som paketeras för förtäring i respektive lags omklädningsrum när helst under dagen som laget själva bestämmer. Överväg om det även skall erbjudas korv eller hamburgare som ett extra mellanmål under cupdagen. Bjud gärna vaktmästarna på lunch på cupdagen. Överväg även om det även skall erbjudas mat till medföljande supporters för en egen penning. Kommunicera i så fall detta tidigt till anmälda lag. Försäljning av lunch är ett enkelt sätt att tjäna en extra krona, svårigheten kan dock vara bedöma hur många som kommer äta. 2.5 Sponsor- och Marknadsföringsansvarig Samtliga kring laget behöver engagera sig i att söka sponsorer till cupen inom sitt kontaktnät. Sponsring kan ske genom rent stöd med pengar eller genom varor till lotterier, chokladhjul eller att sponsorn möjliggör andra aktiviteter under cupen. Sponsor- och Marknadsföringsansvarig samordnar arbetet kring detta genom att samla in och sammanställa faktureringsadresser, logotypes etc. Vidare faller ansvaret på annonsering av cupen på denna arbetsgrupp. För ytterligare information se punkten 7. Fakturering av sponsorer sker genom kansliet varför arbetsgruppen överlämnar ett tydligt underlag över vilka sponsorer som skall faktureras till kansliet. 2.6 Aktivitetsansvarig (Lotterier och andra aktiviteter) Arbetsgruppen samordnar aktiviteterna vid sidan om isen. Använd er kreativitet om vad som kan ske under en cup. Lotterier är självklarhet, Chokladhjul, Puckasläng, Skottramp/Speedshooting, Segways, Ponnyridning, Loppmarknad etc är ytterligare möjligheter att dra in en krona extra till laget samtidigt som det ger cupen lite extra glans. 2.7 Kioskansvarig Arbetsgruppen ansvara för bemanning av SIK-kiosken under cupen. Vidare ligger ansvaret även på gruppen att inför cupen säkerställa med klubbens kioskansvarige att kiosken har tillräckligt med varor under cupdagen. Arbetsgruppen tillser även att det under dagen finns fika för ledare i respektive lag, båspersonal samt domare. Skövde IK, Ungdomskommittén 5

6 2.8 Båsansvarig Arbetsgruppen ansvara för bemanning av bås/sekretariat under cupen. Alla i gruppen skall vara väl insatta i cupens regler etc. Tänk på att vara väl förberedda vad gäller musik, eventuellt pris till matchens lirare etc. Genom speakerfunktionen är arbetsgruppen ett viktigt ansikte utåt under hela cupdagen. Båset är också ansvariga för rapportering i Cup-online. Resultatet från Cup online kan visas på Tv-skärmar i Hallen. 2.9 Sjukvårdsansvarig Det är bra om det finns en sjukvårdskunnig person i organisationen runt cupen. Förhoppningsvis behöver inte den sjukvårdsansvarige jobba alls Andra funktioner Givetvis kan behovet finnas av andra funktioner än vad som berörts ovan, det är fritt för var arrangerande lag att organisera sig utifrån sina förutsättningar. Vad avser en flerdagars cup skall boende organiseras och det ställs helt andra krav kring organisationen vad avser förtäring spelschema etc. Organisation för flerdagarscuper berörs inte i någon större utsträckning i denna cuphandbok då arrangerande lag vanligtvis skaffat sig en erfarenhet av cuparrangemang sedan tidigare Exempel på organisation: Cupcenteransvarig Domaransvarig Matansvarig Cupansvarig Sponsor/lotteri/ marknadsförngsansvarig Sjukvårdsansvarig Skridskoslipnings ansvarig Kioskansvarig Båsansvarig Skövde IK, Ungdomskommittén 6

7 3 CUPINBJUDAN Så snart ni har ett datum fastställt så registrerar ni cupen på CupOnline där cupen därigenom blir lätthittad för de lag som söker cup att delta i. Vid registrering anges korta fakta om cupen och kontaktvägar. Så snart den kompletta inbjudan till cupen är klar lägger ni förslagsvis en klickbar länk på CupOnline. Vidare skickas inbjudan ut via mail till klubbar inom Västergötlands Hockeyförbund och lämpligen även till klubbar i närliggande distrikt. Det finns en mall till Cupinbjudan (Bilaga 1) som kan användas så att inte respektive lag behöver uppfinna hjulet igen samtidigt som en gemensam mall tjänar som en igenkänning för Skövde IKs cuper. 4 AVGIFTER FÖR EN CUP 4.1 Cup över en dag Anmälningsavgift: Spelaravgift: kr per lag 350 kr per spelare Ovanstående avgifter inkluderar förtäring (Mellanmål och Lunch) till samtliga spelare och tre ledare. För fler ledare betalar gästande lag 100 kr per tillkommande ledare vilket skall täcka omkostnader. Cupavgifterna skall betalas till SIKs bankgiro Anmälningsavgiften skall betalas vid anmälan och spelaravgiften innan cupdagen. Endast i undantagsfall godkänner vi kontantbetalning vid ankomst på cupdagen i strävan att hantera så lite kontanter som möjligt. 4.2 Cup över flera dagar Avgifterna bestäms vid var tillfälle i samråd med ansvarig i klubben. Skövde IK, Ungdomskommittén 7

8 5 SPELSCHEMA & REGLER Speltid Beroende på antal lag, om det endast är seriespel eller om det även är slutspel. Regler Svenska Ishockeyförbundets regler gäller. I lägre ålder kan vissa undantag göras, t.ex. kan det lägre straffet (2 minuter) istället utgöras av Tjeckisk straff etc. Poängberäkning Segrande lag får 2 poäng, vid oavgjort får vardera lag 1 poäng, förlorande lag får 0 poäng. Ordningsföljden i serien avgörs enligt nedan: - Antal poäng - Inbördes möte - Målskillnaden (hela serien) - Flest gjorda mål (hela serien) - Lottning Vid oavgjort i eventuella slutspelsmatcher spelas 5 minuter sudden-death med fyra utespelare. Avgörs det inte under sudden skiljs lagen åt genom sudden-death straffar, en omgång i taget. Exempel spelschema fem lag, rak serie över en dag (Excelformat i Bilaga 2 Mall olika spelschema ) Gruppspel 2 x 15 minuter. Match nr. Tid Hemmalag Bortalag 1 08:00 08:55 Skövde IK - Lag2 2 08:55 09:50 Lag3 - Lag4 09:50 10: :05 11:00 Lag5 - Lag2 4 11:00 11:55 Lag3 - Skövde IK 11:55 12: :10 13:05 Lag4 - Lag5 6 13:05 14:00 Lag2 - Lag3 14:00 14:15 14:15 14: :25 15:20 Lag4 - Skövde IK 8 15:20 16:15 Lag5 - Lag3 16:15 16: :30 17:25 Lag2 - Lag :25 18:20 Skövde IK - Lag5 18:20 18:35 "PUCKASLÄNG" - TÄVLING! PRISUTDELNING Skövde IK, Ungdomskommittén 8

9 Exempel spelschema fem lag, rak serie med slutspel över en dag (Excelformat i Bilaga 2 Mall olika spelschema ) Gruppspel 2 x 15 minuter. Slutspel 1 x 20 minuter. Match nr. Tid Hemmalag Bortalag 1 07:30 08:25 Skövde IK - Lag2 2 08:25 09:20 Lag3 - Lag4 09:20 09: :35 10:30 Lag5 - Lag2 4 10:30 11:25 Lag3 - Skövde IK 11:25 11: :40 12:35 Lag4 - Lag5 6 12:35 13:30 Lag2 - Lag3 13:30 13:40 13:40 13: :50 14:45 Lag4 - Skövde IK 8 14:45 15:40 Lag5 - Lag3 15:40 15: :55 16:50 Lag2 - Lag :50 17:45 Skövde IK - Lag5 17:45 18: :00 18: :40 19:20 19:20 19: :35 20:15 20:15 20:30 PRISUTDELNING Exempel spelschema Tvärhockey tio lag, rak serie över en dag (Excelformat i Bilaga 2 Mall olika spelschema ) Gruppspel 1 x 18 minuter. "PUCKASLÄNG" - TÄVLING! Semifinal (2:a mot 3:a) Placeringsmatch (4:a mot 5:a) Final (1:a mot vinnare match 11) Match nr. Tid Hemmalag Bortalag 1 09:00 09:40 Skövde IK - Lag2 2 09:00 09:40 Lag6 - Lag7 3 09:40 10:20 Lag3 - Lag4 4 09:40 10:20 Lag8 - Lag9 5 10:20 11:00 Lag5 - Lag2 6 10:20 11:00 Lag10 - Lag7 11:00 11: :20 12:00 Lag3 - Skövde IK 8 11:20 12:00 Lag8 - Lag6 9 12:00 12:40 Lag4 - Lag :00 12:40 Lag9 - Lag :40 13:20 Lag2 - Lag :40 13:20 Lag7 - Lag8 13:20 13:40 13:40 13: :50 14:30 Lag4 - Skövde IK 14 13:50 14:30 Lag9 - Lag :30 15:10 Lag5 - Lag :30 15:10 Lag10 - Lag8 15:10 15:30 "PUCKASLÄNG" - TÄVLING! 17 15:30 16:10 Lag2 - Lag :30 16:10 Lag7 - Lag :10 16:50 Skövde IK - Lag :10 16:50 Lag6 - Lag10 16:50 17:10 PRISUTDELNING Skövde IK, Ungdomskommittén 9

10 6 EKONOMI Följande inkomster och utgifter är en vanlig komponent under en cup: Inkomster: Anmälningsavgift beräknas per lag och ska betalas redan vid anmälan Deltagaravgift beräknas per spelare och skall betalas innan cupdagen. Vid undantagsfall kan betalning ske vid ankomst Sponsorbidrag faktureras av SIKs kansli Aktiviteter inkomster under dagen sammanställs och redovisas Kiosk och övrig förtäring inkomster under dagen sammanställs och redovisas Övriga inkomster under dagen sammanställs och redovisas Utgifter Hyra ishall, kostnaden för hyra betalas av klubben Domare, domararvoden betalas ut mot kvitto direkt på cupdagen Kostnad annonsering, betalas av klubben Inköp SIK-kiosken, betalas av klubben Inköp mat, betalas om möjligt av cuporganisationen Inköp priser, betalas om möjligt av cuporganisationen Inköp övrigt, betalas om möjligt av cuporganisationen Avräkning mellan inkomster och utgifter, och fördelning mellan arrangerande lag och klubben, sker enligt särskild fördelningsnyckel enligt Bilaga 3 Mall ekonomisk redovisning. 7 SPONSORER Tro det eller ej men en ishockey cup för ungdomar har ett attraktionsvärde för företag och möjligheten att locka sponsorer har över åren visat sig vara mycket god. Givetvis är det helt avgörande att arrangerande lag har engagerade föräldrar som vänder sig till företag inom sitt nätverk men även vågar ta nya kontakter. Alla sponsorinsatser skall vara lika välkomna. Det kan handla om ett företag som; - betalar flera tusen (5.000 kr kr) för att få sätta sitt namn på cupen t.ex. SIK Cupen i samarbete Bauer - betalar minst kr eller mer för att synas i cupannonseringen i dagspress - skänker varor till ett värde av minst kr för att synas i cupannonseringen i dagspress - skänker varor till ett mindre värde till lotterier, priser etc Erbjud sponsorerna så mycket exponering som det bara går; på cupinbjudan om möjligt, vid bekräftelser till deltagande lag, i arenan under cupens genomförande och i cupannons m.m. Glöm inte att tillskriva sponsorerna efter avslutad cup och ge en kort feed-back om cupens genomförande och tacka för deras stöd. Skövde IK, Ungdomskommittén 10

11 7.1 Särskild hänsyn befintliga sponsorer till SIK Ta kontakt med Kansliet för att få reda på vilka som idag är sponsorer samt diskutera om det är lämpligt att tillfråga dem som sponsorer av ungdomscupen. Detta för att inte samma sponsorer ska bli uppvaktade flera gånger av olika delar i klubben och riskera att skapa kollison. 8 INKÖP I SIK-Kiosken i ishallen säljs ordinarie kioskutbud, inköp av varor inför en cup samordnas med, och utförs av, klubbens kioskansvarige. Ta kontakt med klubbens kioskansvarige i god tid innan cupen. Vad gäller inköp i övrigt för mat (lunch/middag), chokladhjul, priser etc. så skall vi i första hand gynna föreningens sponsorer. Föreningen har en del viktiga sponsorer vi bör handla av samt en del specialavtal på priser såsom mat, priser etc. För att få reda på vad klubben har för rabatter eller andra överenskommelser var vänlig kontakta: Hans Ljunggren, Klubbchef hans.ljunggren@skovdeik.se Leif Pagnert, Sponsring leif.pagnert@skovdeik.se Faktureringsadress och kontaktuppgifter Adress: Skövde Ishockeyklubb Billingehovsvägen Skövde Telefon: Fax: E-post: kansli@skovdeik.se Skövde IK, Ungdomskommittén 11

12 9 MEDIA 9.1 Redaktionellt Informera gärna media om cupen i förväg så de kan komma ut och bevaka cupen. Även om de kommer eller inte, skicka gärna resultat med bilder efter genomförd cup, bifoga gärna en text. Det är alltid trevligt om vi kan synas utåt, nedan finner till våra lokala media; sporten.skaraborg@sr.se sport@sla.se red.sn@vgt.se Glöm inte att även skicka materialet till SIKs egen webmaster på webmaster@skovdeik.se 9.2 Annonsering Annonsering skall ske dagarna innan cupen. Dels för att det har ett värde för cupens sponsorer, dels för att det kan locka några nyfikna, men inte minst har det ett värde att vi visar omvärlden vad som händer på Hovet. Annonsering sker genom avtal med Skövde Nyheter, kontakta kansliet för framtagande av annons senast sju dagar före cupens genomförande. 10 EFTER AVSUTAD CUP 10.1 Städning Med risk för att slå in öppna dörrar vill vi ändå understryka betydelsen av att alla hjälps åt att plocka undan och städa kiosk, bås, omklädningsrum, i ishallen och eventuellt övriga utrymmen som använts. Container för att slänga sopor finns vid vändplatsen mot sportfältet bakom ishallen Ekonomisk redovisning För er egen skull är det viktigt att ni är minst två, så att ingen kan beskyllas för fel, som direkt efter cupen är avlutad räknar och sammanställer de pengar som ni fått in under cupdagen. Därefter skall det ekonomiska utfallet redovisas till klubben, i enlighet med redovisningsmallen enligt Bilaga 3 Mall ekonomisk redovisning, och kontanta medel överlämnas. Boka tid med klubbens ekonomiansvarige,(kontakt via kansliet), för redovisning. Den del av intäkterna som tillfaller det egna laget bokas på särskilt redovisningskonto i SIKs räkenskaper och kan disponeras av laget för cuper eller andra aktiviteter Återkoppling till sponsorer Tillskriv sponsorer och andra intressenter efter avslutad cup och ge en kort feed-back om cupens genomförande och tacka för deras stöd. Mall för det finner ni enligt Bilaga 4 Mall återkoppling sponsorer. Skövde IK, Ungdomskommittén 12

13 Bilaga 1 Mall cupinbjudan (Separat Word dokument) SIK Cupen Där morgondagens stjärnor möts! [Pojkar födda -XX] [Skövde DATUM] Skövde IK, Ungdomskommittén 13

14 Bilaga 2 Mall olika spelschema (Separat Excel dokument) Skövde IK, Ungdomskommittén 14

15 Bilaga 3 Mall ekonomisk redovisning (Separat Excel dokument) Skövde IK - Mall ekonomisk redovisning av arrangerad cup Arrangerande lag: = Att fyllas i Datum: Cupens namn: SIK:s Bankgiro Antal lag: Antal spelare: INKOMSTER 1 Budget Utfall Utfall "Laget" "Split %" Utfall "Klubben" "Split %" Lagavgifter 0 50% 0 50% Spelaravgifter 0 50% 0 50% Försäljning kiosk 0 30% 0 70% Försäljning mat 0 70% 0 30% Försäljning lotterier 0 100% 0 0% Inkomst sponsring 0 50% 0 50% Inkomst övrigt (50/50) 0 50% 0 50% Inkomst övrigt (100/0) 0 100% 0 0% SUMMA INKOMSTER Varav inbetalt till klubben Varav betalt kontant Varav återstår att fakturera UTGIFTER 1 Mat lag/spelare 0 50% 0 50% Domare 0 50% 0 50% Hallhyra inkl.vaktmästare 0 50% 0 50% Priser 0 50% 0 50% Övriga inköp (50/50) 0 50% 0 50% Övriga inköp (100/0) 0 100% 0 0% SUMMA UTGIFTER Varav betalats av Klubben Varav betalats av Laget Varav återstår att betala SUMMA NETTO #DIV/0! 0 #DIV/0! 1 Anpassning kan ske av kategoriseringen av Inkomster och Utgifter. Cup-ansvarigs underskrift SIK-ansvarigs underskrift Noteringar : Skövde IK, Ungdomskommittén 15

16 Bilaga 4 Mall återkoppling sponsorer (Separat Word dokument) Not: Texten få anpassas vid var tillfälle Till Sponsor AB Stort tack för ert stöd! SIK Cupen blev en succé såväl organisatoriskt som sportsligt. Billingehov gästades av A IK, B IK, C IK och D IK, totalt var det 104 spelare och ledare som deltog under dagen plus många medföljande supportrar. Vi slutade på 3:e plats efter att ha slagit D IK i matchen om tredje pris. A IK stod som slutsegrare efter en spännande final mot B IK. Än en gång, stort tack för er sponsring av vårt lag i samband med SIK Cupen och att ni därigenom stöder Skövde IKs ungdomsverksamhet. Glada hälsningar Skövde IK, UXX Så här glada var vi efter cupen Skövde IK, Ungdomskommittén 16