Digital transformation av kommunikationsfunktionen. Teresa Palmquist Kommunikationsdirektör Uppsala kommun 24 november 2016

Transkript

1 Digital transformation av kommunikationsfunktionen Teresa Palmquist Kommunikationsdirektör Uppsala kommun 24 november 2016

2 Innehåll Om Uppsala kommun och hur vi organiserat kommunikationsarbetet Digitalisering och påverkan på kommunikation och kommunikatörer: Hur påverkar den digitala transformeringen kommunikationsarbetet? Metoder, kanalval och kreativitet Vilka krav ställer den digitala utvecklingen på oss som kommunikatörer och på hela kommunikationsfunktionen? Hur utvecklar du din digitala förmåga som kommunikatör för att klara av morgondagens kunskapskrav samt lyfter hela din kommunikationsavdelnings digitala kompetens? Förbered dig för framtiden så hanterar du nya möjligheter och utmaningar inom digitaliseringen i rollen som kommunikatör Leda i förändring stavas kommunikation Digitala medier och kriskommunikation 2

3 3

4 Uppsala - En av Sveriges äldsta städer Ett politiskt och religiöst centrum sedan 500-talet. Nordens äldsta universitet invigdes i Uppsala Här har världskända forskare som till exempel Carl von Linné, Anders Celsius och Olof Rudbeck d.ä, verkat. På Uppsala slott har kungar som Karl IX, Gustav II Adolf och drottning Kristina verkat. 4

5 5

6 Sveriges fjärde storstad År 2050 är prognosen invånare

7 Uppsala - en av Europas mest expansiva städer Uppsala är Sveriges fjärde storstad, en del av storstadsregionen, och en del av Capital of Scandinavia. Uppsala har en växande arbetsmarknad. Staden har ett näringsliv i stark tillväxt. Befolkningstillväxt är hög nya bostäder byggs per år. 7

8 3

9 4

10 Fokusområden inom digital utveckling Digitala tjänster som möter behov hos privatpersoner och företag. Tillgängliggöra kommunens data för externt användande i största möjliga utsträckning (öppna data). Främja ny teknik och bidra till att Uppsala etableras som region där innovationer och innovatörer frodas. Aktivt nationellt- och internationellt kunskapsutbyte inom digital utveckling. Utveckla vår dialog och tillgänglighet 10

11 Kommunikationsfunktionen i Uppsala kommun 11

12 Kommunikationsstabens gemensamma uppdrag Kommunikation leder och samordnar kommunens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationen ska bidra till att uppnå verksamhetens mål och utveckla bilden av Uppsala kommun som en rättvis och jämställd kommun där alla är delaktiga och där människor och verksamheter växer och utvecklas i en dynamisk och långsiktigt hållbar miljö. Allt vi gör ska bevara och stärka kommuninvånarnas förtroende för Uppsala kommun.

13 Kommunikationsstaben Inflytande & dialog Kommuninformation, receptioner och växel Information och press Digital kommunikation Inhouse Kommunikationsstrategi Varumärkesutveckling 13

14 Alla i staben för kommunikation har gemensamt ansvar för att leverera bra kommunikation 14

15 Syftet med kommunikation i offentlig verksamhet 15

16 Kommunikation i offentlig sektor handlar om i medborgarnas tjänst 16

17 Den digitala revolutionen 17

18 Digitaliseringskommissionen Uppdrag verka för att det it-politiska målet att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter uppnås. Digital kompetens Att vara digitalt kompetent är att vara bekväm i digitaliseringen och att kunna hantera omvälvningen som digitaliseringen innebär i alla delar av livet utan alltför stora svårigheter. De kunskaper som behövs för att inhämta, kommunicera, interagera och producera digitalt Det färdigheter som behövs för att använda digitala verktyg och tjänster Förståelse för den omvälvande kraft som digitaliseringen innebär i samhället Motivation att lära om möjligheterna, hindren och bristerna. 18

19 1. Ökad tranparens, fler kontaktvägar 2. Delad ekonomi ( t ex bilpooler) 3. Utvecklade betalsystem och nya valutor 4. Distansmöten (läkare, bank, kommun mm) 5. Nya förväntningar på offentlig sektor 6. Nya sätt att samarbeta (s.k crowd-sourcing) 7. Enkla, preliminära digital diagnoser 8. Klassrummet finns också på nätet 9. Digitala läromedel

20 Nya förväntningar på offentlig sektor att erbjuda sina tjänster Digitalt är norm. Idag erbjuder de större kommunerna över 100 e- tjänster. Mobilt. Mer än 50 % av besökarna på uppsala.se är idag från mobila enheter. 46 % av Sveriges kommuner erbjuder olika typer av appar. 24/7. Tillgängligt dygnet runt. Med support Samordnat och integrerat. En inloggning. Integrerade system. Enkelt att använda och högre servicegrad. Anpassat utifrån användarens behov. Hög säkerhet och respekt för användarnas integritet.

21 Vilka krav ställer detta på kommunikationen och på oss kommunikatörer? 21

22 Många tycker om ämnet just nu Björn Larsson, marknadsdirektör COOP "Dela inte upp teamet utefter de som kan digitalt och analogt Bygg team som består av doers, thinkers och dreamers Projektledare med ansvar för alla kanaler 22

23 Medieval - vem väljer? Från köpt och ägd till förtjänad media 23

24 Från köpt och ägd till förtjänad media Alltmer komplex mediebild. Köpt media din organisation väljer själv media och budskap Ägd media de områden er organisation själv har kontroll på innehållet Förtjänad media omnämnande och närvaro i sammanhang vi inte betalt för eller har kontroll över Möjlighet att kommunicera direkt i dialog Mer resurser måste avsättas för att producera redaktionellt innehåll och svara på frågor Nya möjligheter för öppenhet och medborgardialog 24

25 Hur påverkar digitaliseringen kommunikationen? Fler kommunikationsytor för kommunikation Ökat fokus på att producera redaktionellt innehåll Kompetenser för det nya medielandskapet krävs Resurser flyttas från mer traditionellt sätt att arbeta Konkurrens från andra aktörer Kommunikationen blir mer kortfattad och sensationsinriktad för att snabbt väcka intresse! 25

26 Medvetna medborgare och ökad transparens kräver ny kompetens 26

27 Nu har du möjlighet att analysera och förstå dina målgrupper på ett helt annat plan! Vad gör vi av denna information? 27

28 Påverkar verksamheten och organisationen i grunden inte bara i dialog med medborgarna Strukturer, processer och arbetsflöden Dialogen med medborgarna Hur ska vi hantera kommunikationsflöden som ligger utanför vår kontroll? Kan vi prata om ett paradigmskifte för kommunikatörer? 28

29 Hur behöver vi förändra kommunikationsfunktionen för att matcha de behov som den digitala revolutionen innebär? 29

30 Den digitala kommunikationsfunktionen. En ny värld kräver en annan organisation och andra kompetenser! 30

31 Den digitala kommunikationsfunktionen En ny värld kräver en annan organisation och andra människor! Nya metoder och processer. Vi behöver arbeta agilt flexibelt och snabbrörligt. Krav på snabbhet med begränsade resurser förutsätter mer iterativa arbetssätt. Nya arbetssätt kräver välförankrad strategi, hållbar struktur och väldefinierade roller. En mycket tydlig gemensam målbild 31

32 Den digitala kommunikationsfunktionen. En ny värld kräver en annan organisation och andra människor! Innehållet ökar i betydelse och det finns ett större behov av kompetenser som kan producera innehåll. Webbmasterfunktionen tydliggörs. Där finns spjutspetskompetensen som krävs. Stor förändring på gång. Från traditionella kommunikatörer till funktionsorienterade roller som skribenter, analytiker och produktionsledare. Nya egenskaper blir viktigare. Attribut som noggrann, helhetssyn blir mindre viktigare med förmån för lösningsbenägen, kreativ och initiativrik. 32

33 Kommunikationschefens förändrade roll Nytt fokus. Jobbar och tänker tvärfunktionellt Förstår den digitala logiken. En ny typ av ledarskap Ena team kring en gemensam målbild blir helt avgörande 33

34 Uppsala kommuns metod för att arbeta agilt och effektivt Kanban är en metod för att hantera kunskapsarbete med betoning på just-in-time-leveranser utan överbelastning av gruppmedlemmarna. I denna strategi, process, från definitionen av ett uppdrag åt sin leverans till en kund, visualiseras uppgiften för deltagarna att se vad som behöver göras. 34

35 Kanban 1. Begränsa antalet pågående arbetsuppgifter Färre parallella ärenden -> mer fokus och ökad effektivitet. 2. Kommunicera visuellt Tydligt beskrivna arbetsuppgifter förhindrar missförstånd. 3. Jaga flaskhalsar Åtgärda problem som skapar flaskhalsar kontinuerligt -> ökad genomströmning 4. Mät och utveckla Ständig återkoppling -> ökad effektivitet och minskade ledtider, i ett tempo som tar hänsyn till gruppens välbefinnande. 35

36 Mål och medel Säker leveransförmåga Korta ledtider God arbetsmiljö genom en effektiv, lättrörlig och flexibel organisation att hantera förändringar dagliga återkopplingar teambuilding Kompetensöverföring och lärande 36

37 37

38 Leda i förändring stavas kommunikation 38

39

40 Ytterligare en viktig roll för kommunikationsfunktionen 40

41 Kommunicera i förändring Processer att hantera Genombrott/Insikt Gått i mål. Ser sammanhang. Inser fördelar. Behov av att belöna målgång Lärdomar, Framtidsfokus Status quo Det fungerar bra. Medarbetare är tillfreds. Inga behov av att ändra. Behov av att motivera förnyelse Kaos/Förvirring Lite rörigt. Oroligt. Osäkerhet hur det ska fungera. Behov av att reducera kaos samt bringa ordning. Undvikande Vill inte inse, tar inte del. Behov av att få medarbetarna med i processen.

42 Planera kommunikationen utifrån var i processen din organisation befinner sig. Exempel på aktiviteter i de olika stegen Genombrott/Insikt Arrangera en aktivitet för att fira. Nyhetsbrev, be om feedback. Diskutera vad gick bra, vad återstår. Status quo/motivera förnyelse Stormöte eller nyhetsbrev. Förklara varför. Vad tydlig med visionen. Kaos/Förvirring Stormöte eller nyhetsbrev. Synligt ledarskap. Fokus i kommunikationen på hur och praktikaliteter. Sociala aktiviteter behövs. Undvikande Nyhetsbrev. Frågor och svar. Kommunicera tidsplan och processbeskrivning Motivera varför.

43 Vilka verktyg kan ledare använda? Källa: Nordisk Kommunikation

44 Digitala medier och kriskommunikation 44

45 Internet - svenskarnas viktigaste informationskälla. 45

46 Digitala medier och kriskommunikation Nyhetsmediernas rapportering på webben är fortfarande allmänhetens viktigaste informationskälla vid kriser. Andra digitala kanaler komplettera och förstärker Betydande variationer mellan generationer Digitala och sociala medier självklara och viktiga medier vid kriser. Möjligheten att snabbt få ut information är central, även om det är resurskrävande. 46

47 Tack för att du lyssnade! Teresa Palmquist Kommunikationsdirektör Uppsala kommun