Balans Vår byrå. resan har pågått i flera år, och frågan är om det finns någon. Text: Charlotta Marténg Foto: Christian Gustavsson

Transkript

1 resan har pågått i flera år, och frågan är om det finns någon slutdestination. Ett steg närmare målet kom dock Deskjockey Revision när de fick utmärkelsen Årets framtidsbyrå 2014, i samband med FAR:s branschdagar. Deskjockey Revision är byrån som vågar utmana det traditionella tänket inom branschen. Medarbetarna är i fokus, och på byrån har man inte bara AW utan även BW before work. Text: Charlotta Marténg Foto: Christian Gustavsson 42 Balans # 9 / 2014

2 Vår byrå Balans ÅRETS FRAMTIDSBYRÅ TVEKADE INTE INFÖR TEKNIKSPRÅNGET Balans 43 # 9 / 2014

3 Grundarna, Peter och Hanna Rexhammar, har båda jobbat inom storbyråsfären, men kände att det var svårt att hitta balansen mellan arbete och fritid. fakta: Deskjockey Revision delägare: I revisionsdelen Hanna och Peter Rexhammar. I konsultdelen även av Anna-Bella Packwood och Lukas Lindén. antal anställda: 15. omsättning 2013: 12,9 mkr. ledord i verksamheten: Trygghet: Kunden ska känna sig trygg hos Deskjockey Revision. En del i detta är att personalen känner sig trygg och vågar kliva fram och ge service åt kunderna. Och även vågar göra fel. Kommunikation: Internt och med kunder är en förutsättning för effektivt arbete och snabba leveranser av tjänster. Från kontorets fönster i de moderna lokalerna på Narvavägen i Stockholm skymtar både Nordiska museet och Historiska museet. Ett stenkast bort ligger Djurgården med sin natur, samtidigt som det är nära till city. Läget är optimalt för Deskjockey Revision, men de börjar bli trångbodda i lokalerna. Vi för diskussioner med hyresvärden och med andra eftersom vi skulle behöva större lokaler i takt med att vi expanderar. Samtidigt är det här, intill Narvavägen, som vi vill vara. Det här läget har vi byggt vårt varumärke på, säger Peter Rexhammar som grundade byrån tillsammans med Hanna Rexhammar. Båda har arbetat i storbyråvärlden, men kände de att det var svårt att hitta balansen mellan arbete och fritid. Vi hade jobbat oerhört mycket, och kände att vi ville jobba mindre. Dra ner på tempot och bo på landet. Vi hoppade av och valde att starta eget utifrån de klientstockar vi hade. Tanken var att inte göra bokslut utan bara rena revisioner och samarbeta med duktiga redovisningskonsulter, berättar Hanna Rexhammar. Paret bodde i Sala och arbetade under några år som egna. Men verksamheten växte och med tre anställda kom de mer eller mindre ofrivilligt tillbaka till branschen. Vi kom till ett läge där vi blev tvungna att fatta ett beslut. Antingen jobbar vi bara med revision för att försörja oss, eller så kör vi på med en egen byrå och anställda. Egentligen var det personalen vi hade i Sala som ville utvecklas och deras entusiasm fick oss att vakna till. Vi ville kunna erbjuda dem något mer än filttofflor i en flygelbyggnad, säger Hanna Rexhammar. i dag uppgår antalet anställda till 15 personer, samt Hanna och Peter Rexhammar. Målet är dock växa med ungefär fem personer per år, eftersom de är övertygade om att framtidens byrå behöver vara lite större för att klara sig. En utmaning för många mindre byråer är att ta det så kallade tekniksprånget. För Deskjockey Revision, som i dag befinner sig i framkant, har detta inte varit något större problem då de redan för fem år sedan bytte ut alla pc mot mac. Framför allt för att möjliggöra ökad kundnytta. Vi arbetar med en terminal serverlösning vilket möjliggör distansarbete och effektiv intern kommunikation. Jag kan genomföra en revision obunden av plats, genom hemdatorn eller med ipaden på tåget. Revisionsteamet får snabb feedback och leveranstiden till kunden förkortas avsevärt. Inställningen hos medarbetarna är att tekniken ska underlätta arbetet. Att hänga med i teknikutvecklingen, inte bara inom de program som revisorer använder utan även vad gäller kommunikation, är en självklarhet. Målet är också att arbetssättet och de hjälpmedel som används ska vara de senaste på marknaden. Att vi hamnade så rätt redan från början var lite av en slump. Vi sprang på rätt person och det visade sig att han kunde hjälpa oss att gå vidare med våra funderingar. Att hitta standardlösningar och utveckla dem är en nyckelfråga, säger Hanna Rexhammar. Hon betonar också att den här typen av arbetssätt kräver att medarbetarna hela tiden vill utvecklas. De anställda måste tycka att teknikutvecklingen är spännande, inte skrämmande. Det är viktigt att alla på byrån är med på banan. Man får inte ha någon som bromsar utvecklingen. Och alla måste använda sig av de nya programmen fullt ut, till exempel är det förbjudet att använda excel eller word, årsredovisningarna ska göras i ett bokslutsprogram, alla måste arbeta exakt likadant, namnge filer lika etcetera. Detta för att vem som helst ska kunna hoppa in och fortsätta arbetet när som helst. Där tror jag att vi har haft en fördel jämfört med många av de riktigt stora byråerna. Vi har valt att anställda motiverade personer som gärna är med och driver utvecklingen, säger Hanna Rexhammar. En av dem är Anna-Bella Packwood. Hon är redovisningskonsult och har samarbetat med Hanna Rexhammar under många år. 44 Balans # 9 / 2014

4 Vår byrå Balans När Anna-Bella Packwood fick frågan om att bli delägare i konsultdelen svarade hon ja utan att tveka. En utmaning för många mindre byråer är att ta det så kallade tekniksprånget. Prispress och bibehållna marginaler När hon för ett par år sedan fick frågan om hon ville bli delägare i konsultdelen och utveckla en modern redovisningsbyrå på Deskjockey svarade hon ja utan att tveka. För mig var det så roligt att jobba med både befintliga och nya kunder och få vara med och lotsa in alla härliga kunder i eekonomi som vi jobbar med. Vi sköter inte bokföringen åt kunden, men hjälper dem att göra det själva i Visma eekonomi. Man kan säga att vi lämnar ut receptet för bokföring. Att få se hur kunden växer när han eller hon klarar av bokföringen själv är kul. Sedan hjälper vi till med den månatliga avstämningen, skickar in till Skatteverket och finns där som stöd, säger Anna-Bella Packwood. Det är tack vare Anna-Bella och de andras inställning som vi är där vi är i dag. De har inställningen Yes, vi kör!. Att tycka att det är kul med utmaningar är ett måste, konstaterar Hanna Rexhammar. För Anna-Bella Packwood verkar det vara givet. Om man inte vågar vet man inte vad man har gått miste om. Samtidigt är det viktigt att erkänna om man gått fel väg, och våga ta en ny väg, säger hon. för deskjockey revision var det viktigt att inte starta en bokföringsbyrå, utan något annat. I och med webbprogrammen som byrån använder sig av hittade man sin nisch; att vara en online controller och lärare till sina kunder. Efterfrågan från kunderna är stor och har bidragit till att Deskjockey Revision utvecklats till en modern redovisningsbyrå, vilket gör att både revisions- och konsultsidan växer. Framtidsfrågorna har alltid intresserat Peter och Hanna Rexhammar, som ofta diskuterar vad som kommer att bli nästa steg i ut vecklingen. När de hösten 2013 kom i På Deskjockey Revision har man trots tendenser till prispress i branschen inte sänkt några priser. I stället har man gjort stora effektiviseringar för att bibehålla marginalerna så att priset för revision möter kundernas betalningsvilja. Hänga med i teknikutvecklingen. Arbetssätt och hjälpmedel ska vara det modernaste på marknaden. Använda sig av moderna sätt att kommunicera internt. Endast använda digitala dokument, scanna in allt som går att scanna och arkivera på kunden. Gör smårevisioner på plats hos kunden. Det är lättare att förklara vad kunden betalar för när han/hon ser vad som görs. Balans 45 # 9 / 2014

5 kontakt med FAR:s framtidsstudie, gjord av Kairos Future, blev det ytterligare en bekräftelse på att de är på rätt väg. I samband med revisorsveckan i Rom pratade vi med Bengt Skough på FAR och kände att vi kanske var något på spåren i vårt sätt att jobba. Samtidigt, när man hörde de andra byråerna, kändes det som om vi tänkte annorlunda. Så när Framtidsstudien kom fick vi ett kvitto på att vi var på rätt väg, säger Peter Rexhammar. Hanna Rexhammar instämmer. När vi läste Framtidsstudien kände vi: wow, vi är halvvägs. Vi behöver bara gå lite till så är vi där. Nu fungerar Framtidsstudien som vårt rättesnöre och vi tar ofta fram den och tittar i den. Däremot behövde vi aldrig fundera på om det som presenterades i studien var rimligt eller inte, eftersom vi hade känt av de trenderna sedan länge, säger hon. När sedan tävlingen om utmärkelsen Årets framtidsbyrå dök upp var det givet för Deskjockey Revision att anmäla sig. Däremot vågade de inte tro att de skulle ta hem segern. Hela byrån, utom Anna-Bella Packwood, som var på en träningsresa, fanns på plats vid banketten när segraren skulle koras. Jag fick ett sms sent på kvällen där Peter och Hanna berättade att vi vann. Min kompis trodde vi hade kackerlackor på rummet när hon såg mig stå och skrika och hoppa med armarna i luften, säger Anna-Bella Packwood. Framgångsfaktorerna är flera. Utöver hur de arbetar konkret med flera av frågorna som tas upp i Framtidsstudien (se separata faktarutor) ligger hemligheten enligt Hanna Rexhammar i att revisionsbyrån drivs som ett riktigt företag med anställda, och inte genom olika sammanslutningar av egna Lönsamhet Att standardisera, effektivisera och automatisera ger Deskjockey Revision möjlighet att arbeta med flera kunder. Policyn är att svara kunderna snabbt med kvalificerad kunskap vilket i sin tur ökar kundernas betalningsvilja. Det är också i de korta leveranstiderna som den stora konkurrensfördelen ligger. Delägarna konstaterar dock att det är för tidigt att dra slutsatser om huruvida det nya arbetssättet kommer att ge samma lönsamhet som branschen traditionellt haft. Det är möjligt att vi måste jämka detta för att kunna uppnå en modern arbetsplats, säger Peter Rexhammar. företagare, vilket annars är vanligt inom mindre revisionsbyråer. Jag tror det är svårt att skapa engagemang, stark drivkraft framåt och enhetlig kvalité om man jobbar på annat sätt. Genom vårt sätt att bygga företaget har vi koll på hela verksamheten, på hur vårt varumärke används och vad som görs. Det är en bra grund att stå på, säger hon. Samtidigt har Deskjockey Revision varit tydliga med att de sätter de anställda i fokus, därefter kommer kunden. Om vi lyckas hitta och behålla motiverade och nöjda anställda kommer även våra kunder att bli nöjda med bemötandet. Vi ställer också krav på att kunden ska passa in i vårt arbetssätt och vilja jobba modernt, säger Hanna Rexhammar. Årets viktigaste dag Välj mellan 25 tillfällen på 19 olika orter runt om i landet Nu är det hög tid att boka en skattedag. Våra kunniga föreläsare uppdaterar dig om aktuella och viktiga skattenyheter på ett lättbegripligt och intressant sätt. Under dagen får du tips och råd som du har nytta av i din roll som rådgivare samt möjlighet till egna frågeställningar till våra skatteexperter. Läs mer och boka dig på Tel Balans # 9 / 2014

6 Vår byrå Balans Andra tjänster Deskjockey Revision arbetar i dagsläget för fullt med att utveckla eekonomisamarbetet, få igång en utbildningsavdelning samt en självständig enhet för IT-revision (se artikel i Balans nr 4/2014). Deskjockey Revisions 6 tips till byråer som vill ta steget och börja arbeta utifrån FAR:s Framtidsstudie: Deskjockey Revision sätter de anställda i fokus. Därefter kommer kunden. 1. Fundera på hur ni kan effektivisera både ert eget och kundens arbetssätt, i dag krävs realtid, inget kan vänta utan allt ska göras här och nu. 2. Utbildning är viktigt, det som görs måste hålla hög kvalité, inget annat duger (den okvalificerade delen av vårt arbete minskar för varje timme i och med alla digitala hjälpmedel som öses in på marknaden). 3. Det är oerhört viktigt att lära sig kommunicera, både internt och externt, för att få saker gjorda. 4. Standardisera de digitala lösningarna, hitta inte på egna sätt eller program, satsa på ett standardprogram och arbeta med programvaruleverantören och utveckla produkten tillsammans. Automatisera så många flöden som möjligt (till exempel bokföring, bokslut, årsredovisning, deklaration, revision, kalkyler inom samma programgrupp, information kan flyttas blixtsnabbt mellan programmen). 5. Ta hänsyn till dagens unga människors krav och vanor fråga personalen vilka faktorer som försvårar det dagliga arbetet, eller vad som skulle kunna snabba upp det. De unga vet ofta bättre än vi själva. 6. Anställ bara människor som är mer kreativa och innovativa än du själv! Yrket kan de lära sig under förändringsprocessen. Balans 47 # 9 / 2014

7 De anställda i fokus därefter kunden Nöjda medarbetare ger nöjda kunder, säger Peter Rexhammar. På Deskjockey Revision kräver man inte fysisk närvaro på kontoret, däremot en hög grad av tillgänglighet för kunderna via mejl och telefon. Arbeta kontinuerligt för att ta fram motivationsfaktorer för de anställda. Se olikheterna hos medarbetarna och hitta arbetssätt och lämpliga arbetsuppgifter utifrån deras förutsättningar. Arbeta inte övertid. Optimera arbetsplaneringen så att allt arbete kan planeras in i minsta detalj. Alla anställda har självständigt kundansvar. Att styra sin egen tid tillsammans med kunden är absolut nödvändigt för att minska stressen och öka trivseln på arbetsplatsen. På Deskjockey Revision finns heller inte några fasta arbetstider. Och delägarna drömmer om att införa sex timmars arbetsdag, och tror att det är fullt möjligt, redan under höstperioden. Klarar man att trimma in ett effektivt arbetssätt kan man ha sex timmars arbetsdag även under våren, säger Hanna Rexhammar. Målsättningen är att personalen inte ska arbeta övertid och i stället anställs så många att det medvetet uppstår en överkapacitet. Allt för att medarbetarna ska må bra och ha möjlighet att utvecklas och växa. Vi jobbade nästan ihjäl oss när vi jobbade inom stora byråer, och vi kan inte driva människor så. Unga människor i dag Delägarna drömmer om att införa sex timmars arbetsdag, och tror att det är fullt möjligt redan under höstperioden. värdesätter inte pengar och prylar som vi 60-talister gjorde. Vi tror inte att någon mår bra av att jobba för mycket. Dessutom blir kvaliteten på jobbet som utförs sämre, säger Hanna Rexhammar. Ytterligare ett exempel på att Deskjockey Revision ligger steget före är att på byrån ordnar man inte enbart traditionell after work för sina medarbetare. Finns det AW så finns det BW before work. Vi kör båda varianterna. Att ha BW kan vara lika bra som AW, för vissa passar det kanske inte alltid att stanna kvar efter jobbet, men det är lättare att frigöra tid för en BW innan jobbet börjar. Det här är egentligen inget som kommit från Peter eller mig utan idéer som vuxit fram av sig självt i vår dynamiska organisation. Vi blir lyckliga av att ha så bra sammanhållning, och vi uppmuntrar till nya sätt att umgås, exempelvis har vi även en kulturklubb, men inget som medför obligatorisk närvaro utan de som vill och kan deltar, säger Hanna Rexhammar. Anpassning till framtiden Revisorn blir bolagets controller. När kunden inte behöver revisor rekommenderas denna i stället stanna kvar hos Deskjockey Revision, men på ett modernt sätt. Kundens redovisning tas över, men inte traditionellt utan kunden får hjälp att sköta redovisningen genom modern teknik. Därmed frigörs tid för att erbjuda kunden andra mer kundanpassade tjänster, vi blir en samtalspartner, en PT i ekonomi för kunden. Kunderna erbjuds paketpris på olika lösningar och fakturering sker med samma kostnad månadsvis så att kunden vet vad det hela kostar. Kunderna erbjuds utbildning i de olika programmen som används. Utbildningen kommer antingen att ingå i priset eller betalas separat. Kunder som inte vill anamma Deskjockey Revisions arbetssätt hänvisas till andra byråer eller får betala högre pris för en traditionell hantering av redovisningen, men bara i ett övergångsskede. Tanken är att hitta en modernare lösning för alla. 48 Balans # 9 / 2014