IT-strategi

Transkript

1 IT-strategi Fastställd av kommunstyrelsen den 27 maj 2013

2 IT-strategi Finspångs kommun Finspång Telefon Fax E-post: kommun@finspang.se Webbplats: Revision Datum Utförd av Kommentar Lotta Berglund Dokumentet upprättat Lotta Berglund Ändringar i skrivningar Lotta Berglund Nya avsnitt för strategiska områden Lotta Berglund Ändringar efter möte Lotta Berglund Bilden Styrdokument uppdaterad

3 Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Den strategiska planen Strategi för e-samhället IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige Syfte och framgångsfaktorer Prioriterade områden Medborgaren Uppföljning och styrning Medarbetare och processer Samverkan Vård och omsorg Skola Hållbar utveckling Informationssäkerhet Organisation Roller och ansvar Kommunstyrelsen KLG Ledning i bolag och sektorer IT-funktionen Ekonomi Upphandling och avtal 31 I

4 1. Sammanfattning IT-strategin ska ge stöd och vägledning i planering och genomförande av verksamheternas insatser på IT-området IT-strategin utgår ifrån tre dokument: Strategisk plan för Finspångs kommun Strategi för esamhället IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige Utgångspunkten för all IT-verksamhet är att IT ska hjälpa kommunen att nå sin vision. IT-strategin ska ge stöd och vägledning i planering och genomförande av verksamheternas insatser på IT-området. Strategin pekar på sju prioriterade områden, och insatser som behöver göras inom dessa områden: Medborgaren: Finspångs kommuns verksamheter ska vara lättillgängliga, effektiva och av god kvalitet. Dessutom bör e-förvaltning stärka öppenheten och medborgares, företags och organisationers utvecklingsförmåga i syfte att skapa största möjliga samlad nytta i samhället. Uppföljning och styrning Kvaliten i leveransen av IT-tjänster måste bli bättre, uppföljning av effektivitet, kvalitet och upplevt värde behöver utvecklas. IT-miljön behöver standardiseras. Medarbetare och processer Centralt vid införande av nya IT-stöd och funktioner är medborgarens och verksamhetens nytta. IT-utvecklingen drivs av verksamhetens behov och sker processorienterat, verksamheten utvecklas tillsammans med IT-stödet. I allt utvecklingsarbete beaktas hållbarhet, informationssäkerhet, spårbarhet, sekretess och tillgänglighet, men också ökade behov av mobilitet och flexibilitet.

5 Samverkan Vi vill skapa vår framtid genom det vi är bra på, att samverka för att höja kvalité och effektivitet. Olika samverkansformer regionalt kan fungera som en motor och resurs och kompetenscentrum för det lokala arbetet, såsom har skett inom ehälsa. Vi drar nytta av och bidrar på ett positivt sätt till en gemensam utveckling inom IT-området i regionen. Vård och omsorg IT är ett av de viktigaste verktygen för att förnya och utveckla vård- och omsorgsverksamheterna. Patientsäkerhet, vårdkvalitet och tillgänglighet kan förbättras betydligt genom användning av olika former av IT-stöd. Skola Elever och lärare ska ha tillgång till moderna lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning. Varje elev ska efter genomgången grundskola kunna använda modern teknik för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. Biblioteksverksamheten utgör en viktig del i digitaliseringen av den kommunala verksamheten. Hållbar utveckling Vi strävar efter att med hjälp av IT minska vår negativa miljöpåverkan. ITbaserade lösningar prioriteras, när det är möjligt, för att t ex minska onödiga transporter, utskrifter, energiförbrukning med mera. 3

6 IT-strategin är en del i kommunens lednings- och kvalitetsprocess 4

7 2. Inledning Informationsteknikens uppgift i kommunen är att öka verksamheternas förmåga att nå sina mål. Att se informationstekniken som ett verktyg i det dagliga arbetet, och att använda det på ett nytt och innovativt sätt är mycket betydelsefullt. Utgångspunkten för all IT-verksamhet är att IT ska hjälpa kommunen att nå sin vision. Tekniken är en resurs som rätt utnyttjad förenklar för medborgare och anställda, stödjer effektivitet, kvalitet och samverkan samt bidrar till att utveckla demokrati, organisationer och arbetssätt. IT-strategin ska ge stöd och vägledning i planering och genomförande av verksamheternas insatser på IT-området Förverkligandet av strategin och den fortsatta utvecklingen av e- förvaltningen förutsätter stort engagemang och ansvarstagande av samtliga aktörer i kommunen. Det är angeläget att strategin blir en del av verksamhetsutvecklingen, och inte ett isolerat dokument. IT-strategin utgår i huvudsak från tre dokument: Strategisk plan för Finspångs kommun Kommunfullmäktige Strategi för esamhället SKL IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige Regeringskansliet Dessa dokument har använts som källor genom hela dokumentet. 5

8 2.1 Den strategiska planen Finspång är den attraktiva kommunen i en spännande region, där vi skapar utveckling och livskvalitet genom samverkan, öppenhet och nytänkande Vi betonar den attraktiva kommunen. Det är inte ett absolut tillstånd utan en fråga om vad vi är kända för och hur människor värderar kommunen. Det viktigaste är att de som bor i kommunen är stolta över sin bygd och förmedlar en bild av en attraktiv kommun. Vi betonar regionen för att belysa vårt omvärldsberoende där främst en spännande och attraktiv region är viktig. Vi bor och verkar i allt större utsträckning i en region där vi har tillgång till bra boende, arbete, kommunikation, utbildning, service och kulturella upplevelser. Våra företag måste för sin utveckling ha tillgång till goda kommunikationer, kompetens, kompetensutveckling, samverkansparter inom en region. Vi betonar utveckling som viktig för att kunna möta framtidens krav och vara konkurrenskraftiga. Vi betonar livskvalité där vi ska bjuda både den mindre ortens kvaliteter och vad den större kommunen i regionen kan erbjuda. Vi vill lyfta fram de kvaliteter vi kan erbjuda med närhet och trygghet i boende, nära till arbete och service och nära till natur och en aktiv fritid. En barnvänlig kommun skapar livskvalité. Det står även för att vi lever jämställda i ett samhälle baserat på en hållbar utveckling. Vi vill skapa vår framtid genom det vi är bra på, att samverka för att höja kvalité och effektivitet. Vår kommun står för öppenhet. Vi vill öka medborgarnas medverkan i tidiga skeden av planeringsprocessen. Särskild omsorg vill vi ägna formerna för hur barn och ungdom skall komma till tals och påverka den bygd de skall växa upp i och ta över som vuxna. Öppenhet står även för att vi med öppen famn välkomnar de som flyttar hit från andra delar av landet och andra länder. I det öppna Finspång lever vi integrerade oavsett social tillhörighet, i vilket skede av livet vi befinner oss i eller vilken etnisk grupp vi tillhör. Öppenhet står även för nytänkande, en nyfikenhet på det nya, att vi vågar ompröva och pröva nytt. 6

9 Strategier och strategiska områden Strategierna beskriver en väg för att komma dit vi vill, dvs uppnå visionen. Följande strategier har antagits av kommunfullmäktige: Fokusera på att ge en effektiv och tillgänglig service av god kvalité Skapa förutsättningar för utveckling av näringsliv och öka antalet arbetstillfällen genom att verka för en ökad differentiering av arbetsmarknaden Att vara den barnvänliga kommunen med ett brett utbud av boende, utbildning, upplevelser och fritidsaktiviteter Regional samverkan för ökat samarbete och förbättrad infrastruktur Använda miljö, mångfald, jämställdhet och folkhälsa som drivkraft för hållbar utveckling 7

10 2.2 Strategi för e-samhället SKL har tagit fram en strategi för att stödja utvecklingen av e-förvaltning inom kommunal sektor. Strategin syftar till att driva på, samordna och skapa förutsättningar för kommunals sektors utveckling av e-förvaltning. Med IT som möjliggörare kan vi utveckla skolan, vården och samhällsbyggandet. Kalle Sandström, Landstingsråd (s) Blekinge, Vice ordf. SKL:s beredning för esamhället Exempel på den nytta och potential som finns i förbättrat utnyttjande av IT i offentliga verksamheter och med utvecklad e-förvaltning: Minskar byråkrati och risk för fel Nya och effektiva e-tjänster har bidragit till att minska företagens totala administrativa kostnader med 7 miljarder, från ursprungliga 96,5 miljarder, mellan åren Genom införande av elektroniskt informationsutbyte mellan kommuner och myndigheter kan felaktiga utbetalningar i trygghetssystemet förhindras. Det skulle medföra en årlig nettobesparing på i storleksordningen 150 miljoner kronor per år. Utvecklar demokratin Erfarenheter visar att man med ny teknik kan nå andra grupper än de som vanligtvis kommer på fysiska möten för samråd. Det blir också en större spridning i åldrar och kön och ger möjlighet för medborgarna att delta när de själva vill och kan. Dessutom kommer synpunkter och återkoppling på förslag snabbare. Drivkraft för tillväxt och sysselsättning Under de senaste 15 åren har IT stått för hälften av produktionstillväxten i Europa och är ett av de viktigaste områdena i den europeiska ekonomin ur tillväxtsynpunkt. Genom att möjliggöra för olika aktörer att vidareutnyttja elektroniskt lagrad offentlig information till att skapa e-tjänster och appar öppnas en marknad för information. Denna marknad har redan åstadkommit en snabb ökning av antalet arbetstillfällen, särskilt i små nystartade företag. Strategin pekar ut tre övergripande mål för kommunal sektors utveckling av e-förvaltning som bidrag till e-samhället: Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. 8

11 Utmaningar och strategiska insatsområden: 1. Att prioritera och samordna utveckling av e-förvaltning 2. Att skapa juridiska möjligheter för utveckling 3. Att definiera, strukturera och använda gemensamma begrepp och termer. 4. Att skapa tekniska förutsättningar för säker och effektiv hantering och utbyte av information. 9

12 2.3 IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige För att möta de utmaningar som finns både internationellt och nationellt vill regeringen ta till vara de möjligheter som digitaliseringen ger och har därför fattat beslut om It i människans tjänst - en digital agenda för Sverige och föreslagit ett nytt mål för it-politiken, Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Agendan har arbetats fram av Näringsdepartementet och är en sammanhållen strategi som syftar till att statens befintliga resurser ska utnyttjas bättre. Den digitala agendan är ett komplement till pågående insatser. Den samordnar åtgärder på it-området inom till exempel säkerhet, infrastruktur, kompetensförsörjning, tillit, tillgänglighet, användbarhet, standarder, entreprenörskap och innovation. 10

13 Det finns därför ett behov av en sammanhållen strategi med tydliga mål och åtgärder som samlar alla goda krafter runt om i landet och utnyttjar befintliga resurser på ett smartare sätt. Så kan det som görs få största möjliga effekt. Agendan pekar ut behov av insatser inom fyra strategiska områden med utgångspunkt i användarens perspektiv Lätt och säkert att använda Tjänster som skapar nytta Det behövs infrastruktur IT:s roll i samhällsutvecklingen Lätt och säkert att använda När allt mer i samhället blir digitalt är det viktigt att alla kan ta del av de möjligheter som skapas. Det handlar bland annat om att kunna använda internet och andra digitala tjänster i vardagen som privatperson, företagare eller anställd. Idag använder de allra flesta svenskar it och internet mer eller mindre regelbundet. Men det finns också de som vare sig kan eller vill använda digitaliseringens möjligheter. I huvudsak handlar det om äldre personer men även yngre medborgare, företagare såväl som konsumenter och skälen är bland annat bristande tilltro till internet, bristande digital kunskap eller ekonomiska förutsättningar som hindrar delaktighet. Tjänster som skapar nytta Det finns behov av attraktiva och lättanvända digitala tjänster för olika delar av livet. För att möta dessa varierande behov behövs ett stort och varierande utbud av tjänster som utvecklas av både privata och offentliga aktörer. Utvecklingen av nya och bättre tjänster stimulerar användningen av digitala kanaler och bidrar till att effektivisera etablerade branscher och verksamheter samtidigt som nya kreativa idéer, innovationer och affärsmodeller växer fram. 11

14 Det behövs infrastruktur För att det ska vara möjligt att använda och erbjuda digitala tjänster behövs en grundläggande infrastruktur med väl fungerande elektroniska kommunikationer. Internet som bärare av tjänster ska vara tillgängligt och robust och den information som skickas över nätet ska behandlas på ett säkert sätt. Här är ett framgångsrikt arbete med internets förvaltning och standarder, både nationellt och internationellt av avgörande betydelse. En viktig förutsättning är att det finns en god tillgång till telefoni och bredband i alla delar av landet. Utgångspunkten är att den ska tillhandahållas av marknaden och fortsatta investeringar behövs i alla delar av landet. Den fysiska infrastrukturen ska därför vara byggd på ett sådant sätt att datatrafiken fungerar även vid driftstörningar eller avbrott. Geografisk information av god kvalitet är viktig för tjänster som är beroende av lägesbunden information. It:s roll för samhällsutvecklingen Den ökade digitaliseringen påverkar alla samhällsprocesser och -strukturer i Sverige och globalt. It-utvecklingen medför exempelvis att de regelverk som ska skydda t.ex. personlig integritet, sekretess och upphovsrätt ofta behöver anpassas för att möta de förändrade förutsättningarna som teknikutvecklingen gett upphov till. Flera av de viktigaste faktorerna för pågående samhällsförändringar nationellt och globalt kommer från utvecklingen och användningen av it. Det handlar bl.a. om it:s roll för ett mer hållbart samhälle, för global utveckling, hur forskning och innovation kan bedrivas, hur människor kan utöva sin frihet på nätet, samt förnyade former för demokrati, deltagande och insyn genom ökad öppenhet i biståndets genomförande m.m. 12

15 3.Syfte och framgångsfaktorer Finspångs kommuns övergripande styrdokument inom IT-området är ITstrategin och IT-säkerhetspolicyn. IT-strategin visar inriktningen på det arbete som behöver göras gemensamt inom koncernen oavsett verksamhetsområde. Den anger kommunens förhållningssätt för användning och utveckling av informationsteknik. Strategin syftar till att förbättra Finspångs kommuns förutsättningar för utveckling av e-förvaltning genom att peka ut gemensamma mål och insatsområden. IT utgör ett samlingsbegrepp för de tekniska möjligheter som skapas med datateknik, tele-, radio- och datakommunikation och används för att hantera (skapa, lagra, bearbeta och presentera) information. Hanteringen av information är en integrerad del i kommunens verksamhet. Detta dokument omfattar inte bredband till medborgarna, eftersom det i Finspångs kommun hanteras som infrastruktur i samhällsplaneringen. Några viktiga framgångsfaktorer för realisering av strategin: Att frågor rörande e-förvaltning prioriteras och att det sker att brett samarbete inom hela koncernen. Att bolag, sektorer och stödfunktioner tar ansvar för att utveckla verksamheten med stöd av IT. Mycket tyder på ett fortsatt behov av ökad produktivitet och effektivitet för att klara välfärdens finansiering i framtiden. Här kan en tydlig prioritering av IT-stödd verksamhetsutveckling bli en framgångsfaktor. Att IT-funktionen tar uppdraget att utifrån sina uppdragsgivares behov driva på, samordna och skapa förutsättningar för övriga verksamheters utveckling av e-förvaltning Under den kommande perioden behövs en aktiv och effektivare styrning samt en löpande och uppdaterad prioritering av pågående aktiviteter och projekt. Inledningsvis kommer den organisatoriska styrningen av IT-verksamhet samt övriga strukturer kopplade till styrning och ledning av IT-verksamhet att ses över. Beslut om en ny organisation krävs i KLG. Strategin riktar sig till förtroendevalda, ledande tjänstemän och medarbetare i Finspång kommuns koncern. 13

16 4.Prioriterade områden Följande åtgärder har bedömts som prioriterade att fokusera på först. Eftersom IT-strategin ska vara ett levande dokument kommer detta fokus att flyttas när arbetet med de olika insatserna fortskrider 4.1 Medborgaren Den strategiska planen: Finspångs kommuns verksamheter skall vara lättillgängliga, effektiva och av god kvalitet. Finspångs kommun skall utvecklas utifrån samhällets behov och efterfrågan i samverkan externt och internt. Regeringens mål för e-förvaltning är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Dessutom bör e-förvaltning stärka öppenheten och medborgares, företags och organisationers utvecklingsförmåga i syfte att skapa största möjliga samlad nytta i samhälle. Biblioteket erbjuder genom olika insatser tillgång till internet, både genom datorer och genom olika informations- och utbildningsinsatser. Kommunen erbjuder bl.a. service i form av upplysningar och olika typer av tillstånd via brev, telefon, e-post, frågor via internet och e-tjänster. Kommunen avser att utveckla fler e-tjänster för rationellare hantering, bättre service och ökad tillgänglighet. Tillgången till befintlig information i kommunen försvåras idag genom begränsade sökmöjligheter. Genom att införa ett nytt diariesystem och utveckla processerna för diarieföring ges kommunen större möjligheter att tillhandahålla den information som medborgare och andra intressenter efterfrågar. Digital information och digitala verktyg bör finnas att tillgå för forskningsaktörer, allmänheten och näringslivet i bl a forsknings- och innovationsverksamhet. Kommunen bidrar till detta genom öppna data, det vill säga den data som kommunen skapar och samlar in görs tillgänglig digitalt där detta är möjligt och önskvärt. 14

17 Strategiska insatsområden Fler och fler av samhällets funktioner sker idag digitalt, men vissa grupper står idag utanför denna del av samhället. Det kan röra sig om äldre, nyanlända från andra länder eller människor som saknar ekonomiska möjligheter att utnyttja de digitala tjänster som erbjuds. Här ska biblioteken även fortsatt spela en mycket viktig roll för att öka den digitala delaktigheten och tillgängligheten för alla medborgare. Utveckling av e-tjänster, t ex möjlighet för allmänheten att få tillgång till statusuppgifter för sina ärenden hos kommunen via internet Internt arbete inom service förenklas via mer tillgänglig information och ett nytt, gemensamt ärendehanteringssystem. Finspångs kommun samverkar med andra kommuner i regionen för att tillhandahålla öppna data enligt PSI-direktivet. Införande av ett e-arkiv 15

18 4.2 Uppföljning och styrning Den strategiska planen: Finspångs kommun skall ha ett effektivt resursutnyttjande präglat av god ekonomisk hushållning. Samverkan mellan IT-verksamhet och kärn-/stödverksamhet behöver stärkas och, i vissa fall, nyetableras. Organisationen för IT-funktion och drift behöver utvecklas. Leverans av IT-tjänster Ökad förändringstakt i samhället innebär ett ökat behov av effektivisering av leveransen av IT. Kommunal verksamhet bedrivs med högt ställda krav på rättssäkerhet, kvalitet och effektivitet. De ökade kraven på effektiv leverans har inneburit ökad risk att utvecklingsinsatser drivits isolerat med uteblivna synergier och onödiga kostnader som följd. Att göra rätt saker och göra dem på rätt sätt blir viktigt. En väl utvecklad styrmiljö är en framgångsfaktor. Det måste finnas en tydlig koppling mellan verksamhet och IT. IT-tjänster levereras med ambitionsnivå och tillgänglighet anpassad till verksamhetens och medborgarnas behov och till ekonomiskt försvarbara kostnader. Det ska finnas dokumenterade överenskommelser om leverans av IT-tjänster som också tydliggör ansvar och roller. Uppföljning av SLA Former behöver etableras för att mäta och rapportera effektivitet, kvalitet och upplevt värde av IT-verksamheten inom kommunen. En ny kontroll- och uppföljningsmiljö av IT-verksamhet skapar underlag för att styra och leda IT-verksamhet på ett sätt som gynnar kommunen ur ett helhetsperspektiv. Ökad samverkan mellan de olika aktörerna inom IT-verksamheten kommer att bli av verksamhetskritisk betydelse. Det, tillsammans med stärkt samverkan med kärn-/stödverksamheten, är av avgörande betydelse för att IT-verksamheten ska utvecklas, förändras och förbättras. Leveransorganisationen måste arbeta aktivt för att skapa ett bra underlag för beslut om IT-satsningar. Bra beslut rörande IT baseras på välgrundade underlag, dvs. underlag där bl.a. livscykelkostnad ställs i relation till den verksamhetsnytta investeringen tillför. Ständig tillgång till bra underlag förutsätter kontinuerlig utvärdering både av tillfört värde i verksamheten och av effektivitet, kvalitet och kostnad under produktion. Sådan utvärdering förutsätter en fungerande kontrollmiljö. 16

19 Bilden av kommunens IT-relaterade kostnader är splittrad och fragmenterad. En enhetlig bild över hur IT-budgeten förbrukats och hur förbrukningen står i relation till levererad nytta saknas. Mått på kvalitet och effektivitet inom IT-verksamheten och värde av IT finns bara i begränsad omfattning. Standardiserad IT-miljö Det bör finnas naturligt utrymme för kommunen att kostnadseffektivisera IT-verksamheten genom att förenkla och konsolidera IT-stöd samt reducera antal teknologier och därigenom också uppnå en högre kvalitet i leveransen. En standardisering av IT-miljön ska ge oss: En logisk säkerhetsmodell istället för en fysisk. Användarautentisering är en viktigare säkerhetsmekanism än nätverksåtkomst. Konsolidering. Vi behöver inte längre dubblerade infrastrukturer för administration och skola. En standardisering på så få produkter, komponenter och leverantörer som möjligt. En av huvudvinsterna med standardiseringen är att konsolidera (eller reducera) antalet produkter, kompetenser och leverantörer. Största ekonomiska vinsten med denna konsolidering ligger inte nödvändigtvis i inköp av hårdoch mjukvara, utan vanligtvis i minskad åtgång av resurser för att utvärdera, designa, implementera, drifta och inte minst integrera de utvalda produkterna och lösningarna. En standardiserad och konsoliderad lösning blir naturligtvis mindre komplex. Mindre komplexitet innebär både högre säkerhet (attackytan minskar) och högre flexibilitet (lättare att genomföra förändringar och nya lösningar). Fler tekniska alternativ kräver antingen en bredare, mindre specialiserad kompetens hos de som sköter drift, eller fler människor med olika specialistkunskaper, vilket leder till högre driftskostnad. För varje plattform vi stödjer krävs anpassning av infrastruktur och stödsystem som t ex skrivare, säkerhetslösningar och deployment (verktyg för att installera programvaror.) Att använda standardlösningar som används av många andra ger också ökade möjligheter till erfarenhetsutbyte med andra kommuner och underlättar kontakten med brukare och kunder. Integration mellan våra system kan också öka verksamhetsnyttan och ge ett effektivare utnyttjande av resurser. Detta underlättas av en standardiserad IT-miljö. Genomförande: En målbild för vår IT-infrastruktur fastställs, och inköp och utveckling sker sedan med denna målbild i sikte. 17

20 Målbild Kommunen har en grundläggande, samordnad IT-arkitektur, dvs en plan och lösningar för kommunens infrastruktur och IT-tjänster, som möjliggör kontinuerlig utveckling av processer vare sig de är förvaltningsspecifika, kommungemensamma eller involverar externa parter. IT-stöd i färdiga paket leder till leverantörsberoende men har fördelen att lösningarna är väl fungerande och samordnade. Förutsättningen är att lösningarna täcker verksamhetens behov, och att det inte krävs några stora anpassningar. Alternativet är att vara leverantörsobunden genom att skaffa skräddarsydda IT-stöd som sedan samordnas. Sådan samordning kan emellertid bli komplex och då även dyr. En stabil, kompatibel och skalbar IT-miljö som kan växa med verksamheternas behov utan att behöva byggas om från grunden när omvärlden och behoven växlar. Drift- och supportkostnaderna för datorarbetsplatser, skrivare och system ska minskas, bl a genom standardisering, automatisering och funktionslösningar. Genom rutiner där regelverk, ansvar och befogenheter är tydligt definierade och kända för de som är berörda, skapas former för uppföljning av kostnad, effektivitet, kvalitet och upplevt värde av de tjänster kommunen nyttjar. Med rutiner för intern styrning och kontroll skapas en kontrollmiljö som säkerställer att IT styrs och leds på ett sättsom gynnar kommunen som helhet. Beslut inom kommunens IT-verksamhet är fakta- och konsekvensbaserade på reella mått avseende verksamhetsnytta och kostnad, kvalitet och effektivitet för verksamheten. 18

21 Strategiska insatsområden Etablera kontrollmiljö för IT-verksamheten. Utveckla kostnadsuppföljning. Uppföljning av effektivitet, kvalitet och kostnad för IT-drift. Uppföljning av tillförd nytta av IT-investeringar. Standardisering av IT-miljön 19

22 4.3 Medarbetare och processer Den strategiska planen: Finspångs kommun skall vara en attraktiv arbetsplats med motiverade och kompetenta medarbetare och med öppna och effektiva processer med fokus på helheten. Centralt vid införande av nya IT-stöd och funktioner är medborgarens och verksamhetens nytta. IT-utvecklingen drivs av verksamhetens behov och sker processorienterat, verksamheten utvecklas tillsammans med IT-stödet. I allt utvecklingsarbete beaktas hållbarhet, informationssäkerhet, spårbarhet, sekretess och tillgänglighet, men också ökade behov av mobilitet och flexibilitet. Vid införande av ny teknik ska hänsyn tas till medarbetarnas fysiska och psykosociala arbetsmiljö. Verksamhetens behov återspeglas inte alltid i vårt IT-stöd. Den operativa kortsiktigheten gör det svårt att få genomslag för åtgärder som syftar till att ge större långsiktiga nyttoeffekter i verksamheten. Användningen av IT i kommunen ska styras av verksamhetsbehovet, och behov från andra intressenter. Värderingen av IT-stödet hänger samman med hur väl integrerat detta är i verksamhetens processer. Bedömningar av nyttan med IT ska göras regelbundet. Detta är förvaltningsorganisationens (systemägarens) ansvar. IT-funktionen är ett stöd i processen för införande av nya system. Genom att arbeta systematiskt och använda det stöd som finns kan verksamheten få ut det mesta av de investeringar som görs inom IT-området. Med ökad styrförmåga möter IT-verksamheten nya krav från omvärlden med följsamhet, hög kvalitet och säkerställda kostnadseffekter. 20

23 Strategiska insatsområden Alla medarbetare ska ha tillgång till ett IT-stöd som motsvarar högt ställda krav på användarvänlighet och användarnytta. För att tillgodogöra sig potentialen i IT-stödet krävs en kontinuerlig kompetensutveckling av personalen. Utöver den utbildning som idag ges av och till systemförvaltare i verksamhetssystemen krävs utbildning i bland annat informationssäkerhet och stödsystem, t ex Office. För att nå som många som möjligt bör denna utbildning erbjudas digitalt så den kan utföras oberoende av tid och plats. Ett IT-stöd för detta bör därför införas. Systemförvaltare har en viktig roll som stöd för användare i verksamhetssystem, detta stöd saknas idag för stödsystem och interna administrativa system. För att åtgärda detta utses representanter i organisationen som tilldelas en roll att stödja övriga medarbetare i kommunen inom dessa områden. Dessa representanter behöver också utbildning för att kunna utföra sin nya roll. För att få motiverade och kompetenta medarbetare krävs en satsning på systemförvaltning. Metoder och roller behöver utvecklas inom beställarfunktion och systeminförande. Alla system ska ha en tydlig organisation för systemförvaltning i enlighet med Finspångs kommuns IT-säkerhetspolicy. Systemplaner upprättas och följs för varje system Kontinuitetsplaner upprättas och är kända för system som är verksamhetskritiska och/eller samhällsviktiga Införande och förvaltning av IT-stöd sker enligt fastställda metoder för att säkerställa kvalitet och nytta för pengarna. Kommungemensamma eller kommunövergripande IT-tjänster prioriteras vid utveckling. Dubblerade eller överlappande lösningar och tjänster undviks och anpassning eller avveckling planeras för befintliga dubblerade respektive överlappande IT-tjänster. IT-tjänster utvecklas på kommersiellt tillgängliga standardprodukter. 21

24 4.4 Samverkan Den strategiska planen: Vi betonar regionen för att belysa vårt omvärldsberoende där främst en spännande och attraktiv region är viktig. Vi bor och verkar i allt större utsträckning i en region där vi har tillgång till bra boende, arbete, kommunikation, utbildning, service och kulturella upplevelser. Våra företag måste för sin utveckling ha tillgång till goda kommunikationer, kompetens, kompetensutveckling, samverkansparter inom en region. Vi vill skapa vår framtid genom det vi är bra på, att samverka för att höja kvalité och effektivitet. Olika samverkansformer regionalt kan fungera som en motor och resurs och kompetenscentrum för det lokala arbetet, såsom har skett inom till exempel ehälsa. Eftersom den regionala nivån ofta är språngbrädan mot EU finns här också en naturlig plattform för att t.ex. gå samman och söka utvecklingsmedel till gemensamma e-förvaltningsprojekt. I framtiden deltar vi aktivt i nationella och regionala nätverk, och har ett väl utbyggt samarbete med olika aktörer, framförallt regionalt. Vi drar nytta av och bidrar på ett positivt sätt till en gemensam utveckling inom IT-området i regionen. Nationellt finns till exempel e-delegationens initiativ inom e- förvaltning. Ett regionalt samarbete är etablerat inom flera områden, t ex biblioteket Strategiska insatsområden Delta i ett nationellt initiativ för e-arkiv Delta i ett utbyggt regionalt samarbete gällande öppna data Delta i ett utbyggt regionalt samarbete gällande hemsjukvård 22

25 4.5 Vård och omsorg Den strategiska planen: Fokusera på att ge en effektiv och tillgänglig service av god kvalité För att klara av framtidens välfärd spelar tekniken en allt viktigare roll i vårt samhälle då färre personer utbildar sig inom vårdyrken samtidigt som antalet äldre och personer med behov av stöd från socialtjänsten ökar. Tekniska hjälpmedel blir ett naturligt inslag för att kunna utveckla servicen mot kommunmedborgarna och förändra arbetssätt hos personalen. Det innebär bättre möjligheter för äldre att kunna bo kvar i sitt hem då den vård och omsorg som ges i hemmet blir tryggare. Omkring patienter skadas och dör årligen till följd av felbehandlingar i vården. En viktig orsak till detta är brister i informationshanteringen. Med satsningar på ehälsa kan viktig medicinsk information följa patienten och minska risken för felbehandlingar och felmedicinering. (esamhället) Finspångs kommun deltar i det regionala samarbetet handlingsplan för e- hälsa i Östergötlands län. Handlingsplanen innehåller bl a åtgärder för utveckling av termer och begrepp, förenklat informationsutbyte med andra huvudmän och statliga myndigheter genom Nationell patientöversikt, kvalitetsregister och hälsodata. 1 januari 2014 ska kommunerna i Östergötland ta över hemsjukvården från landstinget. För detta behövs anpassningar på IT-området, och för att införa detta ska vi arbeta i ett regionalt nätverk tillsammans med landsting och övriga kommuner i länet. Vård- och omsorgspersonal ska ha tillgång till välfungerande och samverkande elektroniska beslutsstöd som säkerställer en hög kvalitet och säkerhet, samtidigt som det underlättar deras dagliga arbete. För detta behövs att all personal har tillgång till en dator eller mobil lösning. Ett bra utformat beslutsstöd ger också möjlighet till bättre uppföljning av verksamheten. Individen i sin roll som invånare, patient, brukare och anhörig ska ha tillgång till lättillgänglig och kvalitetssäkrad information om hälsa, vård och omsorg samt åtkomst till dokumentation från sina tidigare insatser och behandlingar. Hon eller han ska erbjudas individuellt anpassad service och interaktiva e-tjänster för att kunna utöva delaktighet och självbestämmande utifrån sina egna förutsättningar. Detta gäller såväl socialtjänst som vård och omsorg. 23

26 4.6 Skola I Finspångs skolor ska vi använda modern teknik för att väcka elevernas intresse, möta deras skiftande behov och öka måluppfyllelse och resultat. Användande av IT öppnar skolan för världen utanför skolväggarna och ger tillgång till dagsaktuell information och möjlighet till kommunikation både med hemmen och omvärlden i övrigt. Elever och lärare ska ha tillgång till moderna lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning. Varje elev ska efter genomgången grundskola kunna använda modern teknik för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. De har lärt sig att hantera det stora informationsflödet och har förmåga att kritiskt granska informationen och omvärlden. Genom innovativ IT-användning stimuleras lusten att lära hos både de anställda och eleverna. De pedagogiska processerna utvecklas och skapar nya arbetsformer, lärmiljöer och metoder. Vi skapar mötesplatser mellan skola, elever och föräldrar med hjälp av tekniska lösningar som underlättar inlärning och delaktighet. Elever med särskilda behov får genom modern teknik de förutsättningar till utveckling och lärande de har rätt till. Vi skapar likvärdiga förutsättningar för alla elever genom tillgång till IT i skolan, framförallt för dem som inte har möjligheterna på annat sätt. Vi kan individanpassa all undervisning på ett sätt som gynnar resultat och måluppfyllelse. Biblioteksverksamheten utgör en aktiv del i digitaliseringen av den kommunala verksamheten och blir ett nav i tillgången till den samlade informationsbanken som finns i bibliotek och web över hela världen. 24

27 4.7 Hållbar utveckling Den strategiska planen: Använda miljö, mångfald, jämställdhet och folkhälsa som drivkraft för hållbar utveckling Genom att minska energiförbrukning och miljöpåverkan från organisationens IT-drift i till exempel datahallar och för kontorsarbetsplatser, och genom att använda IT som miljöteknik och arbeta med IT som ett verktyg för att minska hela organisationens miljöpåverkan kan Finspångs kommun bidra till att förbättra miljön och minska påverkan på klimatet. Vi strävar efter att med hjälp av IT minska vår negativa miljöpåverkan. IT kan t ex användas för att simulera och beräkna miljöpåverkan för olika lösningar i stadsplanering. Hållbarhetsperspektivet tas med i upphandlingar och verksamhetsutveckling inom IT-området, och IT används för att effektivisera processerna i verksamheten. Kommunen väljer och anpassar IT-tjänster för att reducera negativ miljöpåverkan från kommunens verksamheter. IT-baserade lösningar prioriteras, när det är möjligt, för att t ex minska onödiga transporter, utskrifter, energiförbrukning m m. Strategiska insatsområden Genom t ex webbmöten, videokonferenser och telefonkonferenser minska resor i enlighet med Finspångs riktlinjer för resor i tjänsten. Undersöka om pappersförbrukningen kan minskas med hjälp av digitala lösningar, t ex läsplattor. 25

28 5.Informationssäkerhet Arbetet med informationssäkerhet i kommunen fastställs i kommunens ITsäkerhetspolicy. Säkerhetsarbetet omfattar alla åtgärder vars samlade effekt är att förebygga och begränsa konsekvenserna av störningar för informationshantering inom kommunens verksamheter. Personer som omfattas är förtroendevalda, anställda och i viss omfattning skolelever samt konsulter/entreprenörer om uppdragens karaktär är relevanta för informationssäkerheten. Förankringen och medvetandet hos medarbetarna utgör själva grunden för informationssäkerhetsarbetet. Informationssäkerhet handlar om: Sekretess, skydd mot obehörig åtkomst av information Riktighet, åtgärder för att åstadkomma rätt kvalitet på information Tillgänglighet, åtgärder för att säkra drift och funktionalitet Spårbarhet, möjligheten att fastställa vem som gjort vad eller att kunna verifiera orsaken till en händelse Kommunens säkerhetsorganisation ska vara känd och berörd personal ska ha nödvändiga kunskaper om aktuella IT-stöd och gällande säkerhetsregler. Säkerhetsaspekter ska beaktas vid utveckling och anskaffning. Skriftligt godkända servicenivåer ska finnas före driftsättning och kontinuitetsplan ska finnas för verksamheter med starkt beroende av verksamhetssystem och IT-stöd. 26

29 Tillämpning av kommunens IT-säkerhetspolicy innebär att: Grundnivån för säkerheten ska fastställas genom informationsklassificering Skydd ska anpassas efter genomförd riskanalys Åtkomst/behörighet ska tilldelas formellt och endast efter behov samt följas upp regelbundet Alla incidenter ska rapporteras och kontinuerlig uppföljning skall ske mot fastställda regler Ett LIS, ledningssystem för informationssäkerhet med utgångspunkt i ISO och MSB:s metodstöd utvecklas för att möta framtidens krav från bland andra Socialstyrelsen och MSB. Utvecklingen inom IT-området går snabbt, möjligheterna blir större för varje dag, men det ökar också vår sårbarhet. Vi blir mer beroende av IT för att kunna utföra våra arbetsuppgifter, och med det ökar också riskerna mot vår information och mot vår tillgänglighet. För att vi ska slippa sätta upp hinder för att uppfylla säkerheten måste varje medarbetare hantera sina arbetsredskap på ett ansvarsfullt sätt. För detta krävs kunskap. En kontinuerlig utbildning i informationssäkerhet ska erbjudas alla medarbetare. 27

30 6.Organisation En kommuns huvuduppgifter förändras relativt långsamt över tiden. Det finns därför en risk att invanda arbetssätt och rutiner inte förändras, trots att ny teknik och nytt IT-stöd finns och möjliggör en utveckling av verksamheten. Av denna anledning är det ytterst viktigt att verksamhetens behov tillsammans med invånarnas behov ska styra utvecklingen av IT-stödet. Verksamhetsutveckling och utveckling av IT-stödet ska gå hand i hand. Analyser av handläggningsprocesser måste genomföras för att fånga upp möjliga förändringar i arbetssätt och skapa ökad samverkan. När processerna förändras flyttas inte sällan befintliga ansvarsstrukturer, roller förändras och detta påverkar organisationen. Samverkan mellan IT-verksamheten och kärn-/stödverksamhet och bolag inom koncernen behöver stärkas och i vissa fall nyetableras. Under den kommande perioden behövs en aktiv och effektiv styrning samt en löpande och uppdaterad prioritering av pågående aktiviteter och projekt. IT-funktionen ska upprätta Finspångs kommuns IT-strategi. Med utgångspunkt från resultatet formuleras en IT-plan gemensamt av representanter för verksamheterna, stödfunktioner och driftsorganisationen, samt en representant för ekonomiavdelningen som kan ha en övergripande insyn i kommunens IT-kostnader. Det gångna årets händelser och resultat ligger sedan till grund för den långsiktiga planeringen. 28

31 7.Roller och ansvar 7.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är ägare av de gemensamma systemen. Kommunstyrelsen ansvarar för att: Besluta om kommunens gemensamma IT-strategi Genom revisorerna kontrollera att kommunens gemensamma IT-strategi efterföljs IT-verksamheten effektivt tillgodoser kommunens gemensamma behov och att den bedrivs med rätt krav på säkerhet och skydd av personlig integritet 7.2 KLG KLG:s uppdrag är att vara rådgivande till kommundirektören i IT-frågor som kräver kommunövergripande samordning. KLG ska dessutom verka för att IT-användningen bidrar till att kommunfullmäktiges mål uppfylls. KLG svarar för att: Hålla sig informerade om utvecklingstrender nationellt och internationellt, främst inom offentlig förvaltning Följa upp pågående projekt 7.3 Ledning i bolag och sektorer Sektorsledning och bolagsledning ansvarar för att IT-strategin efterföljs och anpassas till den egna verksamheten i lokala riktlinjer och handlingsplaner. Detta ska vara en del i verksamhetsplanering och uppföljning inom kommunens integrerade ledningssystem. Sektorsledningar och bolagsledningar ansvarar vidare för att: IT-verksamheten inom sektorn/bolaget bedrivs med rätt krav på säkerhet, skydd av personlig integritet och förtroende hos allmänheten Hantering av sekretess- och personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning Information som rör egen verksamhet i gemensamma system är korrekt IT-verksamheten inom sektorns/bolagets verksamhetsområde effektivt tillgodoser såväl kommunens gemensamma som de enskilda verksamheternas behov De regler och riktlinjer som utfärdas av kommuncentrala organ sprids, förstås och efterlevs inom sektorer och bolag 29

32 Sektorer och bolag deltar i det samarbete som bedrivs i gemensamma IT-frågor All berörd personal har tillräcklig utbildning och tydliga instruktioner för att genomföra sina arbetsuppgifter inom IT-området på ett effektivt och säkert sätt Ta hänsyn till den psykosociala arbetsmiljön när verksamheterna förändras med IT-stöd och att den ergonomiska arbetsmiljön är lämpligt utformad 7.4 IT-funktionen IT-funktionen ansvarar för de strategiska frågorna kring IT-användning och IT-utveckling och ska skapa förutsättningar för verksamhetsutveckling med hjälp av IT i kommunen. IT-funktionen ansvarar för att: På en övergripande nivå analysera utvecklingen inom IT-området Stödja kommunstyrelsen i samordningen av strategiska projekt inom ITområdet På en övergripande nivå analysera kommunens IT-verksamhet och föreslå åtgärder för ekonomisk effektivisering Genomföra en ökad samordning inom IT-området med fokus på nytta för verksamheten Ta initiativ som leder till en ökad grad av konsolidering och standardisering Långsiktigt planera och samordna interna och externa leveranser av ITtjänster till kommunens verksamheter för en stabil och kostnadseffektiv leverans Upprätta en väl fungerande samverkan med förvaltningar och bolag inom IT-området så att insatser kan värderas, prioriteras och ges en nyttokalkyl i relation till mål från kommunfullmäktige Samordna kommunens informationssäkerhetsarbete 30

33 8.Ekonomi Finspångs kommun ska ha ett effektivt resursutnyttjande präglat av god ekonomisk hushållning. Syftet med god ekonomisk hushållning är att skapa så stor nytta som möjligt för kommuninvånarna med de resurser som står till förfogande. Varje sektor och bolag står för sina insatser, kommunövergripande insatser kan finansieras genom central investering efter beslut av kommunledningen. 8.1 Upphandling och avtal Vid upphandling inom IT-området ska Finspångs kommuns policys för upphandling och konkurrensutsättning tillämpas. Kommunen ska ha en sammanhållen leveransstrategi för IT-området som säkerställer att kontrakt, avtal och överenskommelser största möjliga utsträckning skapar förutsättningar för flexibilitet och följsamhet mot verksamhetens krav. Möjliga effektiviseringar och stordriftsfördelar ska tillvaratas genom samordning och planering. Kommunen ska löpande utvärdera leveransen av ITtjänster och vid behov uppdatera leveransstrategin. De affärsmässiga möjligheterna att upprätthålla kostnadseffektiv drift och support på upphandlade system och tjänster under hela tjänstens livstid samt möjligheter till framtida konkurrens ska beaktas vid all upphandling. Vid anskaffning ska krav ställas på att produkter eller tjänster ska fungera med befintlig och framtida IT-infrastruktur och dess driftsförhållanden. Kommunen ska även beakta möjligheten till samverkan mellan olika aktörer på marknaden i form av offentliga-privata partnerskap och samverkan genom nätverk. Syftet ska vara att finna nya former för kommunen att samverka med andra aktörer i regionen och landet. Det är av stor vikt att referensgrupper bestående av verksamhetsrepresentanter engageras i samband med genomförandet av upphandlingar. Upphandling/anskaffning är i grunden ett beslut om att investera eller att förbinda organisationen till externa kostnader över en längre tid. IT-funktionen är ett stöd i processen för införande av nya system. Genom att arbeta systematiskt och använda det stöd som finns kan verksamheten få ut det mesta av de investeringar som görs inom IT-området. 31