GRÖNT HYRESAVTAL EN HANDLEDNING TILL FORMULÄR 99

Transkript

1 GRÖNT HYRESAVTAL EN HANDLEDNING TILL FORMULÄR 99

2 Tryck: Prinfo Alfredssons 2017

3 GRÖNT HYRESAVTAL EN HANDLEDNING TILL FORMULÄR 99

4 HÅLLBAR UTVECKLING FÖR KONTOR OCH HANDELSLOKALER Fastighetsbranschens engagemang inom håll barhetsområdet är större än någonsin tidigare. Allt tyder på att det kommer fortsätta öka. Gröna hyresavtal fyller en viktig funktion då de skapar en plattform för samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst i en gemensam strävan att minska lokalens miljöpåverkan. Ett grönt hyresavtal skapas när en grön bilaga bifogas till Fastighetsägarnas lokalhyresavtal Fastighetsägarnas Grönt hyresavtal lanserades första gången år 2012 och utvecklades i samarbete med hyresvärdar, hyresgäster och myndigheter. Avtalet utvecklades för att passa kontorslokaler men har nu anpassats för att förenkla användandet även för butik- och handelslokaler. Avtalet är utvecklat av representanter från Diligentia, GE Capital, NCC, Newsec Asset Management, Vasakronan, ABB, Ericsson, Ernst & Young, Nordea, Energimyndighetens myndighetsnätverk HYLOK, Umeå kommun, Svensk Handel, Sveriges Kommuner och Landsting, Stockholms stad, Malmö stad, Akademiska Hus, Castellum, Fabege, Stena Fastigheter, Fastighetsägarna Göteborg.

5 INNEHÅLL Ordlista 6 Inledning 7 HANDLEDNING 10 Samverkan, information och utbildning 10 Miljöcertifiering av byggnaden och/eller lokalen 16 Energi och inomhusmiljö 19 Mängd energi 19 Energislag 25 Inomhusmiljö 28 Hyresgästanpassning och löpande underhåll 31 Lokalutformning 31 Materialval 31 Val av inredning 33 Avfallshantering 37 Lokalunderhåll 38 Resor 40 Övriga avtalspunkter (bland annat om stimulansåtgärder) 40 GRÖNT HYRESAVTAL Endast minimikrav 43 Komplett 46

6 ORDLISTA Byggnad. Ordet byggnad används i den här handledningen när miljö- eller energiprestandan i en byggnad diskuteras, till exempel miljöcertifiering av en byggnad, livscykelkostnadsanalyser av system i en byggnad eller val av material i byggnaden. Börvärde. Den inomhustemperatur som system och installationer styr mot. Dimensionerande utomhustemperatur. Dimen sionerande temperatur anger vilka temperaturer byggnaden och dess system ska dimensioneras för. Vid kallare eller varmare än dimensionerande utomhustem peraturer kan inomhusmiljön avvika något från de rikt värden som annars ska upprätthållas. Energideklaration. En energideklaration beskriver hur effektiv en byggnad är ur energisynpunkt och hur energiprestandan förhåller sig till liknande byggnader. Dessutom ges förslag på åtgärder som kan minska energiåtgången utan att inomhusklimatet försämras. Energiprestanda. Energiprestanda är den mängd energi som används årligen vid normalt bruk av en byggnad. En byggnad med hög energiprestanda har en låg energianvändning (mängd energi). Fastighet. I den här handledningen används fastighet när miljöprestandan avser både byggnaden och tomtrelaterade frågor och när den övergripande miljöprestandan för en byggnad diskuteras Fastighetsel. El som används för fläktar, pumpar, hissar och belysning i allmänna utrymmen. Förnybar energi. Energi som återbildas genom naturliga processer, till exempel solenergi, vattenkraft, vindkraft, bioenergi och geotermisk energi. Grön IT. Strävan att minska informationsteknologins negativa miljöpåverkan samtidigt som de positiva miljö effekter den kan ge upphov till ökas. Klimatneutral. Energianvändningen betraktas som klimatneutral om en verifierad utsläppsreduktion som motsvarar utsläppen av energi från icke-förnybara energikällor finansieras. Komfortkyla. Kyla som används för att upprätthålla en önskad inomhustemperatur och skapa god komfort för de som vistas i en lokal. Källsorteringsfraktioner. Typ av avfall som särskiljs vid källsortering till exempel kontorspapper, plastförpackningar och miljöfarligt avfall. Livscykelkostnadskalkyl. Beräkning av total kostnad för alternativa produkter under deras tekniska livslängd. Inkluderar utöver investeringskostnad även driftskostnad (energianvändning) samt förväntat underhåll. Materialdatabas. Databas med byggmaterial och byggvaror som delar in respektive produkts påverkan på miljö och hälsa i olika kategorier. Miljöcertifieringssystem. Ett verktyg som ger en objektiv bedömning av hur miljömässigt hållbar en byggnad eller lokal är. Miljöprestanda. Miljöprestandan indikerar den totala miljöpåverkan i de lokaler som ingår i en byggnad. En byggnad med hög miljöprestanda har en positiv miljöpåverkan (till exempel bra kommunikationsläge) och låg negativ miljöpåverkan (till exempel uppvärmning utan fossila bränslen och utan inbyggda miljöfarliga ämnen). Operativ temperatur. Temperaturangivelse som tar hänsyn till luftens temperatur och strålningstemperatur (värmestrålning) men inte luftrörelser (drag). OVK Obligatorisk ventilationskontroll. En ventilationskontroll ska genomföras i alla lokaler vart tredje till sjätte år (beroende på typ av ventilationssystem). Kontrollen anger om ventilationens funktion är tillfredställande. Produktionsspecificerad el. El från leverantörer som anger sammansättningen av energikällorna som används vid elproduktionen samt den miljöpåverkan de har. Radonmätning. Mätning av ädelgasen radon som ger upphov till joniserande strålning och kan tränga in i byggnader från marken eller finnas i betong som användes som byggmaterial under delar av 1900-talet. Snålspolande utrustning. Snålspolande toaletter och munstycken som monteras på blandare i syfte att minska vattenanvändningen. Tappvarmvatten. Varmt vatten som kommer ur vattenkranen och används för hygien och annan rengöring. Särskiljs från värmevatten som cirkulerar i värmesystem. Särskild kyla (processkyla). Kyla som används för kylning av utrustning t ex i serverrum och datahallar. Verksamhetsel. El som försörjer hyresgästens eldrivna installationer exempelvis belysning, IT-utrustning och vitvaror. Verifiera. När en prestanda säkerställs, ofta genom granskning av en certifierad tredje part som utfärdar ett intyg. Vårdnadsplikt. Hyresgästens skyldighet att vårda lokalen samt vara aktsam i gemensamma ytor. Ärvärde. Den faktiska inomhustemperaturen i lokalen. grönt hyresav tal

7 INLEDNING Bygg- och fastighetssektorn står för en tredjedel av den svenska energianvändningen och mer än hälften av elanvändningen. Dessutom omsätts närmare en tredjedel av råvarorna i bygg- och fastighetssektorn. För många hyresgäster utgör lokalrelaterade miljöfrågor och resor de största miljöpåverkande faktorerna. Genom att samverka kan hyresvärdar och hyresgäster minska sin miljöpåverkan och samtidigt bidra i strävan att hantera framtidens hållbarhetsutmaningar och nå samhällets miljömål. Det gröna hyresavtalet skapar enighet kring en gemensam ambition för lokalrelaterade miljöfrågor och fördelar ansvaret mellan hyresvärd och hyresgäst för åtgärder som höjer eller bibehåller lokalens miljöprestanda. Att bibehålla en redan hög miljöprestanda kan vara en utmaning i nybyggda eller nyrenoverade fastigheter med hög miljöprofil. Hållbar utveckling innefattar både miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Miljöförbättring av lokalernas miljöprestanda utgör kärnan i det gröna hyresavtalet. Samverkan och dialog mellan hyresgäst och hyresvärd är en central aspekt inom social hållbarhet. Investeringar som minskar resursanvändningen kan bidra till lägre kostnader och besparingar. Både investeringarna och de resulterande kostnadsbesparingarna kan delas mellan hyresvärd och hyresgäst. När resursanvändningen minskas kan hyresvärden förbättra sitt driftnetto och fastighetens värde. Dessutom minskas riskexponeringen för höjda energipriser och skärpt miljölagstiftning. Genom att utveckla miljöarbetet hos både hyresvärd och hyresgäst skapas goodwilleffekter som stärker avtalsparternas varumärken och ökar möjligheten att attrahera och behålla kunder och medarbetare. Fastighetsägarnas gröna hyresavtal utvecklades för kontorslokaler men har anpassats för att underlätta användandet även i andra lokaltyper så som till exempel butiks- eller handelslokaler. Ett grönt hyresavtal skapas när parterna väljer att bifoga en grön bilaga till lokalhyresavtal 12B2 som finns i den digitala tjänsten Fastighetsägarna Dokument. Den gröna bilagan innehåller ett antal minimikrav. Om parterna så önskar kan minimikraven kompletteras med ytterligare frivilliga åtaganden. En del av dessa frivilliga åtaganden finns redan föreslagna i avtalsmallen och beskrivs mer ingående i denna handledning men möjlighet finns även att komplettera med egna frivilliga åtaganden. grönt hyresav tal 7

8 Följande faktorer bör beaktas vid val av det gröna hyresavtalets miljömässiga ambitionsnivå: u Parternas miljöengagemang u Lokalens och byggnadens förutsättningar u Parternas möjlighet och vilja att avsätta tid för miljörelaterad samverkan u Parternas möjlighet och vilja att finansiera lösningar med hög miljöprestanda I den här handledningen beskrivs samtliga avtalspunkter, både minimikraven och de frivilliga åtagandena, samt råd och tips inför tecknandet av ett grönt hyresavtal. Minimiåtagandena är markerade med en mörkgrön, heldragen symbol och de frivilliga punkterna med en ljusgrön, prickad symbol. Hela avtalsmallen med samtliga avtalspunkter, både minimikrav och frivilliga åtaganden, återfinns längst bak i detta dokument. Minimiåtagande (16 avtalspunkter) Frivilligt åtagande (27 avtalspunkter) Teckenförklaring Åtagande av hyresvärden. Åtagande av hyresgästen. Gemensamt åtagande. ÅTAGANDEN I FASTIGHETSÄGARNAS GRÖNA HYRESAVTAL Totalt Y Obligatoriska åtaganden Y Frivilligåtaganden Y Totalt MINIMIKRAV I FASTIGHETSÄGARNAS GRÖNA HYRESAVTAL Y Informationsutbyte om miljöambitioner och miljöarbete Y Samråds- och uppföljningsmöte minst vartannat år Y Utveckling och uppföljning handlingsplan Y Skriftlig miljöinformation till hyresgästens medarbetare Y Genomgång av energideklaration Y Informationsutbyte om resursanvändning Y Optimering av driftstider Y Köp av förnybar el Y Information om optimal inplacering av arbetsytor Y Möbleringsplan och information om ändrad lokalanvändning Y Miljöhänsyn vid materialval Y Vitvaror med låg energianvändning Y Redovisning av demonterat och bortfört byggmaterial samt inredning Y Miljöhänsyn vid underhåll, skötsel och drift 8 grönt hyresav tal

9 Ett område som många branschaktörer intresserar sig för är stimulansåtgärder, motiverande system och incitament för lokalrelaterad miljöförbättring. I Grönt hyresavtal ingår inte standardiserade punkter om stimulansåtgärder. Sådana kan dock biläggas till avtalet. Stimulansåtgärder diskuteras under rubriken Övriga avtalspunkter i handledningarna. I den avtalstekniska handledningen finns också några exempel på stimulansmodeller. Exempel på frågor som kan vara av värde att diskutera innan en organisation tecknar gröna hyresavtal är: u Finns en övergripande miljöambition att i samtliga förhyrningar inkludera några av de frivilliga avtalspunkterna och i så fall vilka? u Hur mycket resurser (tid och pengar) bedöms genomförande av de obligatoriska avtalspunkterna samt aktuella frivilliga åtaganden ta i anspråk? u I vilka lokaler eller med vilka hyresgäster finns ambition att teckna gröna hyresavtal och i vilken turordning ska det ske? u Ska ett pilotförsök genomföras? u Hur återförs erfarenheter så organisationens arbete med gröna hyresavtal löpande förbättras? Fyra exempel på kritiska framgångsfaktorer vid introduktion och användning av gröna hyres avtal: 1. Ledningens engagemang: Många åtaganden i det gröna hyresavtalet påminner till sin karaktär om ett styr- och ledningsverktyg. Ledningens stöd och mellanchefernas engagemang är en förutsättning för att maximera nyttan av gröna hyresavtal. 2. Avtalsparternas miljöambitioner: Avtalsparterna miljöengagemang och intresse för miljöfrågor påverkar hur stor miljöförbättring det gröna hyresavtalet kan resultera i. Ett grönt hyresavtal kan dock även bidra till att intresset och förståelsen för värdet av lokalrelaterat miljöarbete ökar hos en mindre engagerad avtalspart. 3. Avtalsparternas vilja att avsätta tid: Parternas möjlighet och vilja att avsätta tid för miljörelaterad samverkan som informations- och utbildningsinsatser, uppföljning av lokalens miljöprestanda och utvärdering av åtgärder som ökar denna är en kritisk framgångsfaktor för att det gröna hyresavtalet ska tillföra värde. 4. Avtalsparternas vilja att finansiera miljöförbättrande åtgärder: Parternas vilja att finansiera lösningar med hög miljöprestanda påverkar hur stor miljöförbättring det gröna hyresavtalet resulterar i. grönt hyresav tal 9

10 HANDLEDNING SAMVERKAN, INFORMATION OCH UTBILDNING En förutsättning för att öka miljöprestandan i de lokaler som ingår i en byggnad är att aktörerna som påverkar miljöprestandan har kunskap om lokalens miljöpåverkan, om vilka kostnader och risker som är förknippade med denna samt om hur de kan minskas. Inspirerande information och utbildning ökar viljan att ändra sitt beteende och att engagera sig. Effekten blir ännu större om parterna förstår att deras organisation stärks av den goodwill ett aktivt miljöarbete resulterar i. Det gröna hyresavtalets viktigaste funktion är att skapa en struktur för samverkan så att parterna enas om en gemensam ambitionsnivå och agenda för lokalrelaterade miljöfrågor. Parterna har i samband med tecknande av denna överenskommelse utbytt information om sina miljöambitioner och sitt miljöarbete. I fortsättningen ska sådant informationsutbyte ske minst en gång vartannat år. Informationsutbytet ska dokumenteras Hyresvärden ska kalla till och leda samråds- och uppföljningsmöten med en av hyresgästen angiven representant. Under mötena ska status för l För att optimera förutsättningarna för ett framgångsrikt samarbete är det viktigt att hyresvärden och hyresgästen delger varandra sina tankar och ambitioner inom miljöområdet, både i samband med tecknandet av det gröna hyresavtalet och kontinuerligt under avtalstiden. Ett samråds- och uppföljningsmöte skall ske minst en gång vartannat år men rekommenderat är att ha en årlig uppföljning. Om en av parterna inte har ett strukturerat miljöarbete kan det gröna hyresavtalet bidra till att ett sådant arbete inleds. För att kunna styrka att minimikravet är uppfyllt dokumenteras genomgången. Hyresvärden ska kalla till och leda samråds- och uppföljningsmöten med en av hyresgästen angiven representant. Under mötena ska status för åtagandena i denna överenskommelse gås igenom. Mötena ska dokumenteras och genomföras minst en gång vartannat år. Parterna ska gemensamt ta fram och minst en gång vartannat år se över och uppdatera en handlingsplan för minskning av lokalens och fastighetens miljöpåverkan. Hyresvärden ska förse hyresgästen med skriftlig information om hur hyresgästen kan bidra till att minska lokalens och fastighetens l En förutsättning för att grönt hyresavtal ska utgöra en effektiv drivkraft som bidrar till faktisk miljöförbättring är att avtalsparterna etablerar ett samverkansforum där parterna löpande diskuterar sina mål och ambitioner avseende lokalrelaterade miljöfrågor och följer upp åtagandena i det gröna hyresavtalet. Hyresvärden ska minst en gång vartannat år säkerställa att uppföljning sker av åtaganden i det gröna hyresavtalet genom att kalla till och leda samråds- och uppföljningsmöten där samtliga avtalsåtaganden gås igenom och diskuteras. I avtalspunkten anges vem hos respektive avtalspart som ska bemanna mötet (vilken individ eller funktion, exempelvis förvaltaren av lokalen, mil- 10 grönt hyresav tal

11 jöchefen eller lokalansvarig). Representanterna bör ha mandat att vara beslutsmässiga, alternativt ska kompletterande möten arrangeras för att fatta beslut inom de områden som diskuterats. För att kunna styrka att minimikravet är uppfyllt dokumenteras genomgången. Rekommenderat är dock att parterna har en årlig eller mer kontinuerlig uppföljning av avtalet utöver de obligatoriska samråds- och uppföljningsmötena vartannat år. Formerna för en sådan uppföljning kan parterna fritt enas om. Den part som ansvarar för respektive avtalspunkt tar fram mötesunderlag. För punkter där parterna delar ett ansvar tar både hyresgäst och hyresvärd fram underlag som beskriver det egna bidraget till åtagandet. I en bilaga till det gröna hyresavtalet finns en checklista till samrådsmötena (för samtliga åtaganden i det gröna hyresavtalet, både minimikraven och de frivilliga åtagandena). Parterna ska gemensamt ta fram och minst en gång vartannat år se över och uppdatera en handlingsplan för minskning av lokalens och fastighetens miljöpåverkan. Hyresvärden ska förse hyresgästen med skriftlig information om hur hyresgästen kan bidra till att minska lokalens och fastighetens l Många av punkterna i det gröna hyresavtalet avser informationsöverföring. För att förbättra lokalens miljöprestanda behöver informationen som anger varför lokalens miljöpåverkan ska minskas och hur det ska gå till resultera i handling och aktiviteter. Dessutom behöver resurser avsättas för uppföljning av miljöprestandan, framtagning av beslutsunderlag som prioriterar mellan olika åtgärder, till exempel investeringar i system och utrustning som bidrar till högre miljöprestanda. Genom att ta fram en gemensam handlingsplan kan parterna sätta upp gemensamma mål och enas om en gemensam viljeinriktning för att minska lokalens miljöpåverkan så länge hyresförhållandet består. Handlingsplanen ska ses över minst en gång vartannat år (förslagsvis vid samråds och uppföljningsmötet om det gröna hyresavtalet). Handlingsplanen kan med för del utgå från områdena i den skriftliga informationen till hyresgästen samt respektive parts miljöpolicy och miljömål. Handlingsplanen bör innehålla fastighets- och lokalrelaterade miljömål för hyresvärden och hyresgästen, angivelser av hur måluppfyllnaden ska följas upp och utvärderas samt planerade aktiviteter som ska genomföras för att nå målen. För var och en av aktiviteterna anges när de ska genomföras och av vem. Om handlingsplanen innehåller ekonomiska investeringar ska dessa specificeras i en särskild överenskommelse som biläggs det gröna hyresavtalet. Överenskommelsen ska ange: u Fördelningen av betalningen för investeringen inklusive eventuella räntekostnader och påslag med hänsyn till osäkerhetsfaktorer u Fördelning av de ekonomiska besparingar som investeringen förväntas bidra till grönt hyresav tal 11

12 u Hantering av risker, till exempel om besparingen inte blir så stor som förväntat samt om energipriset utvecklas på annat sätt än förväntat Genom att i samband med samrådsmötet följa upp måluppfyllelsen, handlings planen och åtagandena i det gröna hyresavtalet och sätta in ytterligare resurser vid behov, ökar motivationen att förbättra lokalens och fastighetens miljöprestanda. En redovisning av måluppföljningen sprids lämpligen till samtliga medarbetare hos hyresgästen. EXEMPEL PÅ ENKEL HANDLINGSPLAN Övergripande mål Årligt etappmål Aktivitet Ansvarig Färdigställd Minska lokalens totala Årlig miljöutbildning Genomför en utbild- Miljöansvarig hos 28 mars 201X miljöpåverkan med hyresgästens ning om lokalrela- hyresgästen i sam- medarbetare inkl terade miljöfrågor arbete med hyres- återkoppling av loka- med hyresgästens värdens förvaltare lens miljöprestanda medarbetare under förgående år Minskad energi - Minskad användning Installera behovs- Hyresgästens lokal- 28 februari an vändning av verksamhetsel styrd belysning och ansvarig 201X i fastigheten med ventilation i mötes- 5 procent under år rum. 201X Minskad energi- Minskad användning Tävling minskad Hyresvärdens 31 december an vändning av verksamhetsel användning verk- förvaltare 201X i fastigheten med samhetsel alla hyres- 5 procent under år gäster 201X Minskat resande Minska interna resor Installation och Hyresgästens 30 april 201X inom hyresgästens utbildning i video- IT-avdelning verksamhet med 5 konferenssystem procent 12 grönt hyresav tal

13 grönt hyresav tal 13

14 Hyresvärden ska förse hyresgästen med skriftlig information om hur hyresgästen kan bidra till att minska lokalens och fastighetens miljöpåverkan. Informationen ska minst omfatta områdena energi, materialval och avfallshantering i samband med hyresgästanpassning och löpande underhåll. Hyresvärden ska initiera informationsmöten hos hyresgästen där hyresvärden informerar om lokal- och fastighetsrelaterade miljöfrågor. l Grundtanken med det gröna hyresavtalet är att skapa engagemang och aktivitet hos båda parter i syfte att höja lokalens miljöprestanda. Det är viktigt att det finns en förståelse för miljörelaterade frågor hos alla som arbetar i lokalerna, både för att skapa engagemang hos hyresgästen och för att få vetskap om konkreta åtgärder som hyresgästen kan vidta. Då fastigheter är hyresvärdens kärnverksamhet har denne ofta ett informationsövertag i fastighetsrelaterade miljöfrågor. Det är hyresvärdens ansvar att ta fram ett skriftligt informationsmaterial som beskriver de områden som ingår i det gröna hyresavtalet och introducera dem för hyresgästens medarbetare. Hyresgästen ska få ta del av informationen i god tid innan hyresförhandling så att hyresgästen kan utgå från informationen i sin förhandling och vid utveckling av ett förslag till hyresgästanpassning av lokalen. Informationen ska även spridas till samtliga medarbetare hos hyresgästen i samband med tillträdet. För att uppnå minimikravet i Fastighetsägarnas gröna hyresavtal ska minst följande punkter ingå i den skiftliga informationen: u Val hyresgästen kan göra för att minska lokalens miljöpåverkan inför hyresgästanpassning och inredning av lokalen samt vid löpande underhåll: miljöhänsyn vid lokalutformning, till exempel bevarande av inredning och byggnadsdelar som är i gott skick samt prioritering av lösningar som ger ökad flexibilitet och minskar behov av framtida ombyggnationer livscykeltänkande vid val av belysning och annan energidriven utrustning miljöhänsyn vid materialval samt val av inredning och utrustning avfallshantering i samband med hyresgästanpassning u Hyresgästens beteende efter tillträdet: uppmuntra hyresgästen att spara energi, till exempel genom att installera energisparlägen, stänga av IT-utrustning som inte används samt släcka i utrymmen utan belysningsstyrning riktlinjer för reglering av värme, kyla och ventilation beskriva systemen för källsortering och avfallshantering i byggnaden informera om hyresgästens ansvar att följa hyresvärdens drift- och skötselråd för fast inredning och ytskikt så att dess livslängd maximeras informera om hyresgästens ansvar för att upplysa hyresvärden om förändringar i användningen av lokalen så uppvärmning, kyla och ventilation kan anpassas och ett gott inomhusklimat upprätthållas Andra exempel på åtgärder som kan beskrivas i materialet är hyresvärdens system för energibesparing och driftoptimering, erbjudande av samordnat val av gemensamma leverantörer för att minska transporter och säkerställa val av aktörer med ett systematiskt miljöarbete. Det kan röra sig om alltifrån budfirmor till lokalvårdare och leverantörer av växtskötsel, kaffe och fruktkorgar. 14 grönt hyresav tal

15 Hyresvärden ska initiera informationsmöten hos hyresgästen där hyresvärden informerar om lokal- och fastighetsrelaterade miljöfrågor. Informationen ska ske genom att hyresvärden vid mötet informerar alt.1) hyresgästens medarbetare alt.2) det ombud som hyresgästen vid varje informationstillfälle utsett för att föra informationen vidare till hyresgästens medarbetare För båda alternativen gäller att informationsmötena ska genomföras i samband med tillträdet av lokalen. I fortsättningen ska informationsmöten genomföras minst en gång per år. Vid tecknandet av denna överenskommelse finns miljöcertifieringssystem för byggnaden lokalen l En viktig motivationsfaktor för att få ledningen hos både hyresgäst och hyresvärd, driftsorganisationen och medarbetarna i lokalen att ändra sitt beteende är att rutiner och riktlinjer styrs mot låg miljöpåverkan. Detta kan uppnås genom inspirerande och slagkraftig information och utbildningar som tydliggör vilken påverkan olika aktörer har, vad påverkan får för konsekvenser och hur respektive part kan bidra. Till skillnad från föregående avtalspunkt om skriftlig information avses här fysiska möten där hyresgästens medarbetare får information om lokalrelaterade miljöfrågor. Hyresvärden kan välja mellan två alternativ. Antingen kan hyresvärden åta sig att informera hyresgästens medarbetare (alternativ 1) eller så kan ett ombud hos hyresgästen utbildas av hyresvärden för att sedan föra informationen vidare till sina kollegor (alternativ 2). Dessutom anges det i avtalspunkterna om informationsmöten endast hålls i samband med avtalstecknandet eller om möten därefter genomförs minst en gång år. Informationen som förmedlas kan med fördel utgå från samma punkter som i avtalspunkten om skriftlig information. Mötena bör ha fokus på att: u Informera om fastighetens miljöpåverkan och parternas ansvar för att minska denna u Motivera och engagera hyresgästens medarbetare genom att informera om beteenden och val de kan göra för att minska miljöpåverkan i den hyrda lokalen grönt hyresav tal 15

16 MILJÖCERTIFIERING AV BYGGNADEN OCH/ELLER LOKALEN Vid tecknandet av denna överenskommelse finns miljöcertifieringssystem för byggnaden lokalen Befintligt miljöcertifieringssystem: BREEAM GreenBuilding LEED Miljöbyggnad Annat Erhållen nivå i ovanstående system ( ej Green Building): År då certifieringen erhölls / senast återrapporterades: Hyresvärden har för avsikt att miljöcertifiera byggnaden lokalen Miljöcertifieringssystem: BREEAM GreenBuilding LEED Miljöbyggnad Annat Ambition avseende erhållen nivå i ovanstående system (ej Green Building): År då certifieringen förväntas erhållas: I samband med tecknandet av denna överenskommelse ska hyresvärden genomföra och dokumentera en genomgång med hyresgästen av l Ett miljöcertifieringssystem är ett verktyg som ger en objektiv bedömning av hur miljömässigt hållbar en byggnad eller en lokal är. Syftet med certifikatet är att sporra till förbättring, verifiera en byggnads miljöprestanda och att göra det enklare för intressenter som hyresgäster, investerare och andra kravställare att identifiera hållbara objekt. Om en byggnad eller lokal är miljöcertifierad kan det gröna hyresavtalet innehålla en informativ avtalspunkt som anger certifieringssystem, vilken klassningsnivå som uppnåtts samt när objektet miljöcertifierats. Avtalet kan också innehålla en avsiktsförklaring och ambition att miljöcertifiera en byggnad eller lokal under avtalsperioden. Om en av avtalspunkterna om certifiering inkluderas i avtalet är samtliga underpunkter obligatoriska förutom vid angivande av ambition avseende nivå i certifieringssystemet GreenBuilding samt ambition avseende nivå i en ännu ej genomförd certifiering. Det är möjligt att kryssa i att objekt certifieras enligt mer än ett miljöcertifieringssystem. Det kan också anges att både byggnaden och lokalen ska certifieras. Specificera vid behov i fritextfälten Annat vilket certifieringssystem som avser byggnaden respektive lokalen. 16 grönt hyresav tal

17 BRA ATT VETA Nyproducerade fastigheter kan projekteras för en viss miljöprestanda. Inom det befintliga fastighetsbeståndet är utmaningarna större. Att miljöcertifiera äldre byggnader kräver mer tid, kunskap och kapital än i nybyggda byggnader. Sweden GreenBuilding Council ( hanterar fyra miljöcertifieringssystem för svenska kontorsbyggnader: Y Det svenskutvecklade systemet Miljöbyggnad Y Det EU-utvecklade systemet GreenBuilding Y Det brittiska systemet BREEAM Y Det amerikanska systemet LEED Av dessa har endast LEED i dagsläget en version för miljöcertifiering av lokaler, kallad Commercial Interiors. GreenBuilding har inga nivåer. Byggnaden är antingen certifierad eller inte certifierad. De största skillnaderna mellan systemen är: Y Fokusområden: GreenBuilding ställer endast krav på energianvändning (mängd använd energi). Miljöbyggnad har avgränsats till energi (mängd och typ av använd energi), inomhusmiljö och materialval. LEED och BREEAM innehåller även krav på miljöledning, lokalisering, föroreningar, vattenanvändning och transporter. Y Nationell anpassning: Endast Miljöbyggnad är uppbyggd med utgångspunkt i de svenska byggreglerna. Både GreenBuilding och BREEAM har anpassats till den svenska marknaden. Även LEED har gjort svenska anpassningar inom ett antal områden. grönt hyresav tal 17

18 18 grönt hyresav tal

19 ENERGI OCH INOMHUSMILJÖ Mängd energi I samband med tecknandet av denna överenskommelse ska hyresvärden genomföra och dokumentera en genomgång med hyresgästen av senast genomförd energideklaration inklusive identifierade förbättringsförslag avseende energiprestanda samt redovisad obligatorisk ventilationskontroll (OVK) och radonmätning om sådan utförts. I samband med de årliga samråds- och uppföljningsmötena av denna överenskommelse ska parterna diskutera de identifierade förbättringsförslagen samt utfallet av undersökningar av energiprestanda, ventilation och radonhalt som utförts efter upprättande av energideklarationen. Parterna ska gemensamt ansvara för att det i lokalen genomförs en metodisk genomgång av lokalens energianvändning för att kartlägga l Hyresvärden ska med hyresgästen gå igenom energideklarationen, både för att öka hyresgästens förståelse för fastighetens energiprestanda och för att uppmuntra hyresvärden att förhålla sig till de åtgärdsförslag för energieffektivisering som ingår i energideklarationen. Genomgången genomförs i samband med tecknandet av det gröna hyresavtalet. Hyresgästen ska informeras om fastighetens energiprestanda och om kompletterande undersökningar av energiprestanda, ventilationssystem och radonhalt utförts efter upprät tande av energideklarationen. Vidare beskrivs hur fastighetens energiprestanda står sig i förhållande till prestandan i andra jämförbara fastigheter samt hyresvärdens syn på genom förande av de i energideklarationerna föreslagna åtgärderna för att förbättra energiprestan dan i byggnaden. I samband med samråds och uppföljningsmötena av det gröna hyresavtalet diskuteras återigen förbättringsförslagen i energideklarationen samt utfallet av under året genomförda undersökningar av energiprestanda, ventilation och radonhalt. Hyresvärden ska även redogöra för utfallet av den obligatoriska funktionskontrollen av ventilationen samt radonmätning i lokalen om sådan utförts. Av intyget för utförd energideklaration framgår om sådana undersökningar utförts eller ej även om utfallet inte alltid redovisas. Generellt är radon ett mindre problem på arbetsplatser än i bostäder då arbetslokaler normalt är mer välventilerade. Vid tecknande av grönt hyresavtal för ännu ej uppförda byggnader som saknar energideklaration sker genomgången så snart energideklarationen tagits fram och senast två år efter inflyttning. BRA ATT VETA Enligt lagen om energideklaration (2006:985) ska en energideklaration tas fram för att kartlägga byggnadernas energianvändning och ange hur denna kan effektiviseras. Energideklarationen beskriver hur effektiv byggnaden är ur energisynpunkt och hur energiprestandan förhåller sig till liknande byggnader. I samband med att energideklarationen tas fram utreds också om byggnaden kan förbättras så energianvändningen minskas och driftskostnaderna sänks. grönt hyresav tal 19

20 Parterna ska gemensamt ansvara för att det i lokalen genomförs en metodisk genomgång av lokalens energianvändning för att kartlägga hyresgästens alt.1) användning av el (elkartläggning) alt.2) användning av värme, kyla och el (energikartläggning) Syftet med el- respektive energikartläggningen ska även vara att identifiera förbättringsåtgärder med avseende på energieffektivisering, ekonomi samt miljöpåverkan. Samordningsansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: % av kostnaden för kartläggningen ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas av hyresgästen. År då kartläggningen ska genomföras: l En energikartläggning är en metodisk genomgång av den faktiska energitillförseln och användningen av energi i en lokal. Syftet med energikartläggningen är att uppskatta hyresgästens energianvändning så att energiprestandan kan följas upp över tid och att identifiera åtgärder som minskar energianvändningen, de relaterade kostnadsbesparingarna och den minskade miljöpåverkan. Energikartläggningen kan avgränsas till att endast avse verksamhetsel, det vill säga hyresgästens elanvändning (den första avtalspunkten), eller inkludera all energi som används i lokalen och då inkludera värme, kyla och fastighetsel (den andra avtalspunkten). I avtalspunkten anges vilken part som är samordningsansvarig för planering, genomförande och redovisning av energikartläggningens resultat. Det anges också om kartläggningen ska finansieras av en av avtalsparterna eller gemensamt. Fördelningen av kostnader avser endast energikartläggningen, inte genomförande av eventuella föreslagna ekonomiska investeringar. I samband med energikartläggningen identifieras: System och utrustning som står för huvuddelen av energianvändningen i lokalen Ineffektiv utrustning och suboptimal användning av utrustningen Ekonomiskt och/eller miljömässigt motiverade åtgärdsförslag för att effektivisera denna, till exempel i form av beteendeförändringar, ändrade inställningar, förändrade temperaturintervall och drifttider eller investeringar i mer energieffektiv utrustning eller byggnadsförbättrande åtgärder Åtgärder som erfordrar investeringar kompletteras med en specifikation av uppskattad minskad energianvändning per år och totalt under den tekniska livslängden samt en uppskattad investeringskostnad så att parterna får ett beslutsunderlag och kan ta ställning till om åtgärden ska genomföras och hur den i så fall ska finansieras (antaganden till exempel avseende energipriser ska tydligt anges) Beslutunderlaget kan gärna prioritera mellan olika åtgärder baserat på livscykelkostnads-kalkyler som innefattar både den förväntade besparingen, investeringskostnaden, avvecklingskostnader för befintlig utrustning och kostnaden för drift och förväntat underhåll under den tekniska livslängden. 20 grönt hyresav tal

21 BRA ATT VETA Enligt lagen om energikartläggningar i stora företag(2014:266) ska alla företag som sysselsätter minst 250 personer och har en årlig omsättning över 50 miljoner euro eller en balansomslutning över 43 miljoner euro genomföra en energikartläggning av sin verksamhet. Kartläggningen syftar till att främja energieffektivitet i stora företag och omfattar företagets fastigheter, processer samt transporter. Energikartläggningen skall därefter förnyas minst vart fjärde år. Läs mer hos Energimyndigheten ( En viktig utgångspunkt vid energieffektivisering är att inomhusmiljön i lokalen ska bibehållas eller förbättras. Med inomhusmiljö avses tillämpliga områden i Arbetsmiljöverkets föreskrifter för arbetsplatsens utformning AFS 2009:2 ( till exempel termiskt klimat, luftkvalitet och belysning samt Socialstyrelsens allmänna råd om temperatur inomhus SOSFS 2005:15 ( Konsulter och övriga rådgivare som anlitas för att genomföra energikartläggningen ska ha rätt kompetens eller vara certifierade för genomförande av energikartläggningar i byggnader. Parterna ska årligen utbyta information om resursanvändningen i lokalen avseende Verksamhetsel Information baseras på mätning fördelning av total energianvändning Information tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Värme inklusive tappvarmvatten Information baseras på mätning fördelning av total energianvändning Information tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Komfortkyla Komfortkyla finns ej i lokalen Information baseras på mätning fördelning av total energianvändning Information tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Särskild kyla (processkyla) Särskild kyla (processkyla) finns ej i lokalen Information baseras på mätning fördelning av total energianvändning Information tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Fastighetsel Information baseras på mätning fördelning av total energianvändning Information tillhandahålls av hyresvärden hyresgästen Vattenanvändning Information baseras på l För att skapa engagemang i strävan att minska resurser är det av stor vikt att alla som påverkar resursanvändningen i en lokal kontinuerligt informeras om hur mycket resurser som används. Syftet är att öka förståelsen för verksamhetens resursanvändning och för hur det egna beteendet kan bidra till att minska denna. Informationen är också ett viktigt underlag vid definition av gemensamma mål avseende lokalens resursanvändning. Verksamhets- och fastighetsel samt värme används i alla byggnader. Verksamhetsel är el som används av hyresgästen till exempel för belysning och elektronisk utrustning i lokalen. grönt hyresav tal 21

22 BRA ATT VETA Läs mer om energieffektiviseringsåtgärder för livsmedelsbutiker hos Energimyndighetens beställargrupp för livsmedelslokaler Fastighetsel är el som används för fläktar, pumpar, hissar och belysning i allmänna utrymmen med mera. Ofta installeras också kylsystem i lokalen. Komfortkyla används för att upprätthålla en önskad inomhustemperatur och skapa god komfort för de som vistas i lokalen. I en del kontor krävs också särskild kyla eller processkyla för kylning av utrustning, till exempel i serverrum och datorhallar. För samtliga redovisade energislag anges vilken part som ansvarar för framtagning av informationen samt om informationen baseras på mätning eller fördelning av byggnadens totala energianvändning. Om en lokal med individuell mätning har fler än en hyresgäst ska kryssen med fördelning av total energianvändning väljas. Uppgifterna redovisas i samband med den årliga uppföljningen av det gröna hyresavtalet. Redovisningen baseras förslagsvis på energianvändning per kvadratmeter uppvärmd golvarea. Förslagsvis används samma enhet som i energideklarationen, kwh/kvm Atemp, vilken baseras på den golvarea (area inom ytterväggarna) som med avsikt är uppvärmd över 10 C. Om det inte finns information om den energi som tillförs lokalen redovisas lokalens andel av byggnadens totala energianvändning fördelad på kvm Atemp eller annat känt ytmått. Förekomst och finansiering av eventuell mätutrustning bör hanteras i en gränsdragningslista som bifogas till hyresavtalet. Parterna ska samverka för att optimera drifttiderna för uppvärmning, kylning och ventilation i lokalen. l Det är varken ekonomiskt eller miljömässigt effektivt att fullt ut värma upp, kyla eller ventilera en lokal som inte används eller som nyttjas i begränsad omfattning, till exempel efter normal arbetstid, under helger eller semestrar. Vanligtvis är drifttiderna i kontorslokaler mellan kl 7 och 18. Parterna ska diskutera om de befintliga driftstiderna motsvarar det faktiska behovet samt om det finns möjlighet att minska de med bibehållen god inomhusmiljö avseende temperatur och luftkvalitet. Hyresgästen och hyresvärden ska samverka för att enas om drifttider då lokalen ska vara fullt uppvärmd, kyld eller ventilerad. Det åligger hyresgästen att diskutera med hyresvärden om förändringar i verksamheten som utökning av antalet arbetsplatser i lokalerna eller om användningen av lokalen ändras, till exempel om ett mötesrum ska göras om till permanenta arbetsplatser. Parterna ska samverka för att utföra en nattvandring i lokalen för att identifiera energibesparingsåtgärder att arbeta vidare med. Denna nattvandring ska vara genomförd senast l Att genomföra en nattvandring i lokalen är en bra åtgärd för att identifiera onödig energianvändning. Vid en nattvandring hittas ofta belysning som står på, ventilationsaggregat som 22 grönt hyresav tal

23 grönt hyresav tal 23

24 går i onödan, rulltrappor som inte är avstängda med mera. En nattvandring möjliggör även att kontrollera att tidsstyrning och andra inställningar är korrekta och att reglertekniken fungerar ordentligt. Vid tecknandet av grönt hyresavtal kan parterna enas om att en nattvandring ska genomföras samt ett datum för när denna ska vara genomförd. Hyresvärdens val av energidrivna system och utrustning ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. Hyresvärdens val av byggnadsdelar som påverkar byggnadens energiprestanda ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. Hyresgästens val av energidrivna system och utrustning ska utgå från en livscykelkostnadskalkyl där möjligt och ekonomiskt rimligt. System i lokalen som presenterar den aktuella alt.1) l Avtalspunkterna är frivilliga åtaganden. En grundregel i strävan att minska lokalers miljöpåverkan är att analyser av nytta och kostnad inte avgränsas till inköpstillfället. Istället ska hänsyn tas till den sammanvägda prestandan under lösningens förväntade livslängd. Livscykelkostnad (eller LCC, en förkortning av Life Cycle Cost) innebär att valet av energidrivna system och utrustning samt byggnadsdelar som påverkar byggnadens energiprestanda inriktas på de alternativ som bedöms vara mest lönsamma under produktens tekniska livslängd. Hänsyn tas både till investeringskostnad, driftkostnad (energianvändning) och förväntat underhåll. Därmed styrs inte valet av lösning endast av lägsta inköpspris. Exempel på energidriven utrustning är belysning, fläktar, pumpar och hissar likväl som vitvaror, servrar och datorer. Fönster, tak och ytterväggar är exempel på byggnadsdelar som påverkar byggnadens energiprestanda. Vid upphandling identifieras lämpligen alternativ med olika energiprestanda, exempelvis belysningspaket med olika armaturer och styrsystem eller vid fönsterrenovering, byte av glas i befintliga fönster och byte till nya fönster med varierad energiprestanda. Beräkningsmodeller för livscykelkostnader har bland annat tagits fram av BELOK, Energimyndighetens Beställargrupp för Lokaler (se samt ED-kalkyl som finansierats av Boverket (se Tidpunkten för större investeringar i fastigheten styrs ofta av hyresvärdens underhållsplan. Miljönyttan är stor om livscykelkostnadstänkande tillämpas när investeringar genomförs enligt underhållsplanen. Livscykelkostnadstänkandet kan också skapa ekonomiska argument för tidigarelagda investeringar om återbetalningstiden är kort och om besparingen i form av minskade driftkostnader överstiger investeringskostnaden. Proaktiva hyresvärdar har även en beredskapsplan för ersättning av utrustning vid oväntade störningar så att dessa inte resulterar i suboptimering på grund av förhastade val av utrustning som inte har en önskvärd prestanda. 24 grönt hyresav tal

25 System i lokalen som presenterar den aktuella alt.1) elanvändningen alt.2) energianvändningen avseende elanvändning i lokalen samt den totala användningen av värme, kyla och el i byggnaden eller lokalen har installerats ska installeras Samordningsansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: % av kostnaden för systemet och installationen därav ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas av hyresgästen. År då systemet har installerats/ ska installeras: l Engagemanget för att bidra till att minska energianvändningen ökar ju tydligare den kan visualiseras och kopplas till den enskilda individens agerande så att medarbetarna ser hur energianvändningen minskar eller ökar beroende på hur de beter sig. System som visar den aktuella energianvändningen i realtid eller närtid (till exempel det senaste dygnets energianvändning) kan presentera energiprestandan i en lokal eller på ett våningsplan i mobiltelefonen, på internet eller på skärmar i entréer, lunchrum och dylikt. Genom att dessutom visa byggnadens användning av värme, kyla och fastighetsel kan hyresgästernas medvetenhet om den lokalrelaterade energianvändningen öka. Energislag Hyresvärden ska köpa förnybar eller klimatneutral energi för uppvärmning. Hyresvärden ska köpa förnybar eller klimatneutral energi för kylning. Hyresvärden ska köpa produktionsspecificerad förnybar el. l För att på ett långsiktigt hållbart sätt försörja världen med energi krävs en omställning av energisystemet, både genom att minska mängden använd energi och genom att använda förnybar energi som återbildas kontinuerligt. Exempel på förnybar energi som återbildas genom naturliga processer är solenergi, vattenkraft, vindkraft, bioenergi och geotermisk energi. Fossila bränslen (kol, olja och naturgas), liksom kärnkraft, tar miljontals år att återbilda och är inte förnybara energikällor. Förbränning av fossila bränslen resulterar i koldioxidutsläpp och är huvudorsaken till den globala klimatförändringen. Förnybara energikällor ger inget nettoutsläpp av koldioxid. Exempel på förnybara energikällor som kan användas för uppvärmning av byggnader är solenergi, geoenergi (bergvärmepumpar som drivs av förnybar el) och regional eller lokal fjärrvärme som baseras på en förnybar energimix (eldning av biobränsle, icke-fossilt avfall eller spillvärme som annars skulle ha gått förlorad). Energimixen hos fjärrvärmeleverantören avgör om en fjärrvärmeleverans är förnybar eller ej. Statistik om energimixen sammanställs av Svensk Fjärrvärme och redovisas per kalenderår på Exempel på förnybar energi som används för kylning är fjärrkyla från vattendrag eller geotermisk kylning i bergvärmeanläggningar som drivs av förnybar el. grönt hyresav tal 25

26 På en del orter finns fjärrvärme och fjärrkyla som är märkt med Naturskyddsföreningens märkning Bra Miljöval. Märkningen garanterar att maximalt tio procent av den utlevererade värmeenergin eller fjärrkylan är icke förnybar ( Beräkningen innefattar inte endast energianvändningen utan även den energi som använts till utvinning, transport och förädling av bränslet, processenergi vid anläggning samt energi som använts för transport av restprodukter. Om en del av uppvärmningen eller kylningen i en byggnad inte är förnybar kan avtalspunktens krav uppnås om den del av energianvändningen som inte är förnybar klimatkompenseras. Klimatkompensation innebär att en ersättning utbetalas och används för en utsläppsreduktion som motsvarar utsläppen från den del av energianvändningen som kommer från icke-förnybara energikällor. Klimatkompensationen medför att den icke-förnybara delen av energianvändningen betraktas som klimatneutral. BRA ATT VETA Läs mer om klimatkompensation på Energimyndighetens hemsida ( Hyresvärden ska köpa produktionsspecificerad förnybar el. Från tillträdet Snarast med hänsyn till ingångna avtal, dock senast (datum) Hyresgästen ska köpa produktionsspecificerad förnybar el. Från tillträdet Snarast med hänsyn till ingångna avtal, dock senast (datum) Hyresvärden ska årligen beräkna byggnadens koldioxidutsläpp. l Förnybar el återbildas genom naturliga processer och tillverkas exempelvis i solceller, vatten- och vindkraftverk. El från fossila bränslen (kol, olja och naturgas), likväl som kärnkraft där råvaran tar miljontals år att återbilda, är inte förnybar. För aktörer med redan ingångna fasta avtal för inköp av icke-förnybar el efterlevs avtalspunkten om ett byte till förnybar el sker snarast, vid en tidpunkt som anges i avtalet. Den köpta elen ska vara produktionsspecificerad eller ursprungsmärkt, det vill säga leverantören ska ange sammansättningen av de energikällor som används vid produktion av den sålda elen samt den miljöpåverkan de har enligt EU:s elmarknadsdirektiv (2003/54&EG). 26 grönt hyresav tal

27 BRA ATT VETA Läs mer om ursprungsmärkning av el i den vägledning Svensk Energi årligen publicerar ( BRA MILJÖVAL Naturskyddsföreningens märkning Bra Miljöval garanterar att elen är ursprungsmärkt och förnybar. Dessutom ställs miljökrav på produktionen, till exempel får vattenkraftverken inte torrlägga vattendrag så de naturliga ekosystemen slås ut och vindkraftverk får inte uppföras i naturskyddsområden eller känsliga fågelområden. Energibolagen har ibland egna miljömärkningar, vilka ofta har lägre krav än Bra Miljöval. MILJÖVARUDEKLARERAD EL Miljövarudeklarerad el (EPD-el med en så kallad Environmental Product Declaration ) redovisar elens miljöpåverkan och kan tas fram för alla produkter, även för icke-förnybar el från kärnkraft eller fossila energikällor. Miljövarudeklarationen granskas av en extern tredje part som kontrollerar den miljöpåverkan som redovisas. En granskning av om den sålda mängden el med en viss miljöprestanda överensstämmer med den mängd som producerats ingår inte (den funktion ursprungsmärkningen fyller). EL MED ELCERTIFIKAT En del av elpriset utgörs av en lagstadgad avgift för elcertifikat. Avgiften används för att finansiera utbyggnad av förnybar elproduktion. Köp av el med ett elcertifikat innebär inte köp av förnybar el. Hyresvärden ska årligen beräkna byggnadens koldioxidutsläpp. Hyresgästen ska årligen beräkna lokalens koldioxidutsläpp. l Vid förbränning av fossila bränslen tillförs atmosfären kol som varit utanför kretsloppet, ofta under flera miljoner år. Förbränning av fossila bränslen anses vara en viktig orsak till växthuseffekten och den globala uppvärmningen. Beräkningen av koldioxidutsläppen baseras på mängden använd energi i respektive fraktion, vilken erhålls av energileverantören. Energimängden räknas sedan om till koldioxid, till exempel med beräkningsstöd och omräkningsfaktorer på Naturvårdsverkets hemsida ( Byggnadens koldioxidutsläpp beräknas genom att sammanställa hur mycket samt vilken typ av värme, kyla och el som används i en byggnad. Användningen av verksamhetsel kan inkluderas eller exkluderas, beroende på vilka uppgifter om hyresgästernas elanvändning och typ av använd el som hyresvärden har tillgång till. grönt hyresav tal 27

28 Hyresgästen kan beräkna koldioxidutsläppen i den hyrda lokalen, baserat på hyresvärdens uppgifter om byggnadens koldioxidutsläpp och den interna användningen av verksamhetsel. Inomhusmiljö Parterna är överens om att styrningen av den operativa temperaturen i lokalen under kontorstid ska utgå från den möbleringsplan hyresgästen tar fram vid avtalstecknandet och därefter överenskomna förändringar. Börvärden som ska eftersträvas är 21 C under vintern och 24 C under sommaren, dock tillåts den operativa temperaturen variera med utomhustemperaturen mellan 20 C och 26 C. Vid underskridande av ortens dimensionerande utomhustemperatur vinter eller överskridande av dimensionerande värden för sommar, tillåts inomhustemperaturen variera i motsvarande grad. Hyresvärden ska årligen genomföra en inomhusmiljöenkät som följs upp tillsammans med hyresgästen. Hyresvärden ska informera hyresgästen om funktionen för befintlig solavskärmning samt nyttan med att använda denna. l I många byggnader uppgår merparten av energianvändningen till uppvärmning. Det är energikrävande att upprätthålla ett konstant inomhusklimat med samma temperatur dygnet runt, året om. Parterna kan hålla nere energianvändningen genom att enas om ett intervall inom vilket temperaturen tillåts variera. En temperatursänkning med en grad kan i vissa fall reducera energianvändningen med fem procent. På samma sätt kan energianvändningen minska avsevärt om kylningen minskas under sommaren. Inställningen av systemen för uppvärmning och kylning utgår från antalet arbetsplatser enligt hyresgästens möbleringsplan. Den upplevda komforten vid stillasittande arbete beror på en rad faktorer utöver luftens temperatur, bland annat strålning från värmekällor och kalla ytor och luftens rörelser (drag). Operativ temperatur tar hänsyn till luftens temperatur och strålningstemperatur men inte till luftrörelser. Strålningstemperaturen är värmestrålning till exempel från fönster och väggar, och den påverkar inomhusklimatet lika mycket som lufttemperaturen. Börvärdet som ska eftersträvas enligt avtalspunkten gäller arbetsplatser, mötesrum och pausytor och är 21 C under vintern och 24 C under sommaren. Med börvärde avses de värden system och installationer styr mot. Den faktiska temperaturen i lokalen kallas ärvärden. Det maximala temperaturintervallet (mellan 20 C och 26 C) överensstämmer med avsnittet om inomhusklimat i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Arbetsplatsens utformning 2009:2 (www. arbetsmiljoverket.se), samt rekommendationerna i Folkhälsomyndighetens Allmänna råd om temperatur inomhus 2014:17 ( Vid extrema väderförhållanden (både sträng kyla och värmeböljor) är det särskilt energikrävande och kostsamt att upprätthålla ett jämnt inomhusklimat. Byggnader och installationer som värme-, kyl- och ventilationssystem ska leverera ovan nämnt inomhusklimat när utomhustemperaturen ligger inom ett normalspann som innefattas av dimensionerande temperaturer för vinter respektive sommar. De dimensionerade värdena under sommaren baseras även på luftens relativa fuktighet (RF), ju fuktigare luften är desto större kapacitet krävs för kylning av luften. De dimensionerande värdena erhålls från SMHI och varierar från ort till ort beroende på lokala väderförhållan- 28 grönt hyresav tal

29 grönt hyresav tal 29

30 den. Vid avtalstecknandet bör parterna enas om vilka dimensionerande värden som gäller. I Mellansverige kan de exempelvis vara 18 C under vintern samt +27 C och RF 45% under sommaren. Om det är kallare, varmare eller fuktigare än de dimensionerande värdena anger får inomhustemperaturen avvika från ovan angivet spann. Det ligger i båda parternas intresse att även under dessa dagar hitta en bra avvägning mellan en god arbetsmiljö i lokalen och rimlig energianvändning i byggnaden. Hyresvärden ska årligen genomföra en inomhusmiljöenkät som följs upp tillsammans med hyresgästen. l Inomhusmiljön och dess påverkan på människors förmåga att prestera väl diskuteras inom byggsektorn som en bland andra miljöfrågor, både ur hälso- och byggnadstekniskt perspektiv. Ett kostnadseffektivt sätt för hyresvärden att inhämta synpunkter är att genomföra inomhusmiljöenkäter, som lämpligen utgör en del av bredare kundnöjdhetsundersökning. Relationen mellan avtalsparterna kan stärkas genom att hyresvärden i ett öppet samarbete med hyresgästen genomför enkäter och sedan utreder, utvärderar och åtgärdar resultatet. Hyresgästens medarbetare anger sin nöjdhet med fysiska faktorer i inomhusmiljön som temperaturkomforten under sommar och vinter, dagsljusförhållanden, ljudmiljön och exempelvis luftkvaliteten. BRA ATT VETA Förslag på inomhusmiljöenkäter och förfaringssätt vid utförande av enkäten finns i det svenska miljöcertifieringssystemet Miljöbyggnad på Sweden GreenBuilding Councils hemsida ( Hyresvärden ska informera hyresgästen om funktionen för befintlig solavskärmning samt nyttan med att använda denna. l God solavskärmning har fler positiva effekter; den kan både bidra till att förbättra arbetsmiljön och sänka energianvändningen. Solavskärmning minskar risken för bländning och ljusreflexer som kan störa medarbetarna i hyresgästens lokal. Samtidigt utnyttjar väl utformade solavskärmningssystem dagsljuset så belysningsbehovet minskar. Solavskärmning minskar också solens uppvärmning av lokalen och därmed även behovet av energikrävande kylning. Det är hyresvärdens ansvar att inför avtalstecknandet beskriva nyttan med väl fungerande solavskärmning likväl som förekomsten av eventuell solavskärmning som erbjuds av hyresvärden, så behovet av kompletterande lösningar kan diskuteras. 30 grönt hyresav tal

31 HYRESGÄSTANPASSNING OCH LÖPANDE UNDERHÅLL Lokalutformning Hyresvärden ska i samband med tecknandet av denna överenskommelse informera hyresgästen om en optimal inplacering av arbetsytor med hänsyn till lokalens tekniska förutsättningar. Hyresgästen ska i samband med tecknandet av denna överenskommelse delge hyresvärden en möbleringsplan som beaktar lokalens tekniska förutsättningar. Hyresgästen ska löpande meddela hyresvärden om användningen av lokalen ändras på ett sätt som påverkar inomhusmiljön. Parterna ska ta miljöhänsyn vid materialval i lokalen. l När lokalens system för ventilation, uppvärmning och kylning planeras utgår det från en idé om hur lokalen borde användas. När en ny hyresgäst visar intresse för lokalen (senast i samband med avtalstecknandet) ska hyresvärden informera hyresgästen om en optimal inplacering av arbetsytor tex arbetsplatser med hänsyn till lokalernas tekniska förutsättningar så att hyresgästen är medveten om detta när lokalen tas i bruk. Hyresgästen informeras också om ventilations och klimatsystemets kapacitet och den övre gränsen för antal personer och utplacering av dessa i respektive utrymme med bibehållen god inomhusmiljö. För att skapa ett bra inomhusklimat i lokalen behöver hyresvärden anpassa ventilationen, och i viss mån även uppvärmning och kylning, till hyresgästens verksamhet. En förutsättning för detta är att hyresvärden får en möbleringsplan från hyresgästen och information om verksamhetens arbetstider som grund för inställning av lokalens driftstider. Efter inflyttning ska hyresvärden delges hyresgästens planerade omdisponeringar av lokalen och variationer i antalet medarbetare, särskilt vid stora förändringar i nyttjandet av lokalen, till exempel om mötesrum görs om till arbetsplatser. Materialval Parterna ska ta miljöhänsyn vid materialval i lokalen. l Minimikravet i Fastighetsägarnas gröna hyresavtal om miljöhänsyn vid materialval kan uppnås genom att välja de frivilliga avtalspunkterna om användning av en materialdatabas eller systematiskt val av miljömärkt byggmaterial (se nedan). Även andra system eller verktyg kan användas, till exempel BASTA-registret, Folksams byggmiljöguide, Byggarnas byggvarudeklarationsplats eller Kemikalieinspektionens prioriteringsguide. Parterna ska redogöra för hur de tar miljöhänsyn vid materialval i lokalen i samband med det årliga samråds- och avstämningsmötet om det gröna hyresavtalet. grönt hyresav tal 31

32 BRA ATT VETA Materialval inom bygg- och fastighetssektorn har stor miljöpåverkan. Sektorn står för cirka 40 procent av samhällets materialanvändning. Enligt Kemikalieinspektionen används ungefär olika byggmaterial och kemiska produkter i Sverige. Genom systematiskt val av material och kemikalier kan riskerna för människors hälsa och för miljön minskas. Parternas val av material i lokalen ska utgå från en materialdatabas. Ange använd materialdatabas l Materialdatabaser utgör ett stöd vid systematisk bedömning av påverkan på miljö och hälsa vid val av byggmaterial och byggprodukter. I dagsläget finns det två system (databaser) för bedömning av byggprodukter; Byggvarubedömningen och Sunda Hus Miljödata. Bedömningarna utgår från frivilliga byggvarudeklarationer samt Kemikalieinspektionens regler och prioriteringsguiden PRIO. Avtalspunkten bör kompletteras med en angivelse av vilken kravnivå i den valda databasen som eftersträvas (Grön, Gul eller Röd i Byggvarubedömningen eller A till D i Sunda Hus). En väl definierad process bör tillämpas om avvikelser görs från kravnivån (om det inte finns några tillfredställande alternativ som svarar mot den angivna kravnivån eller om den produkt som svarar mot kravnivån inte uppfyller de krav som i övrigt ställs på produktens funktion, pris och utformning). BRA ATT VETA Ibland nämns BASTA i diskussioner av materialdatabaser. BASTA är inte ett värderingssystem för byggvarors miljöprestanda ur ett livscykelperspektiv utan ett register med byggvaror som inte innehåller otillåtna miljöfarliga ämnen. Produkter som accepteras i Sunda Hus och Byggvarubedömningen är också godkända i BASTA. Parterna ska systematiskt välja miljömärkt byggmaterial i lokalen. l Användningen av material med hög miljöprestanda kan också säkerställas genom systematiskt val av miljömärkta byggprodukter. Den nordiska miljömärkningen Svanen ( se) är en internationellt erkänd miljömärkning som finns på en rad byggprodukter (byggskivor inklusive akustikplattor, virke, målarfärg, lim, fogmassa, spackel, fönster och dörrar, golv samt köks- och badinredning). Naturskyddsföreningens miljömärkning Bra Miljöval finns också på ett antal byggprodukter, bl a målartvätt och betongimpregnering ( 32 grönt hyresav tal

33 se/bra-miljoval). Andra miljömärkningar av byggprodukter är EU-Ecolabel ( environment/ ecolabel/) samt FSC-märkning av trä ( Leverantörens egna miljömärkningar (så kallad typ II märkning) är oftast inte kontrollerade och verifierade av en extern part, varför de ovan angivna märkningarna är att föredra. Parterna ska dokumentera valt material i ett digitalt system som ägs och administreras av hyresvärden. Parterna ska välja vitvaror med låg energianvändning i lokalen. l Dokumentation av var i en byggnad olika material och byggprodukter byggs in i samband med ny- och ombyggnation är en viktig miljöåtgärd då det blir spårbart vilka ämnen som byggts in i byggnaden. Dokumentationen är en viktig tillämpning av miljöbalkens försiktighetsprincip vars innebörd är att ett ämne ska betraktas som farligt när det finns osäkerhet om ämnets risk för människor, djur eller naturmiljön. De stora saneringsinsatser som gjorts av asbest och PCB samt insatserna för att minska radonhalten i byggnader visar hur kostsamt det är att välja byggmaterial med låg miljöprestanda och negativa hälsoeffekter. Samtidigt är materialutvecklingen så snabb att det inte kan uteslutas att likartade situationer uppstår i framtiden med ämnen som idag anses ha god miljöprestanda. Då är det av stort värde att veta vilka byggprodukter och kemikalier som byggts in i olika delar av en byggnad. Dokumentationen av materialvalet i ett digitalt system, till exempel i en digital loggbok, anger hur stora mängder av respektive ämne som byggs in i olika delar av byggnaden i vart och ett av skedena i byggnadens livscykel (under byggnation, ombyggnation, förvaltning och ev framtida rivning). Systemet ägs och administreras av hyresvärden. Val av inredning Hyresgästen ska välja miljömärkt eller återanvänd kontorsinredning i lokalen. Hyresgästen ska ha en strategi för Grön IT. l Ur ett miljöperspektiv är den bästa inredningslösningen användning av befintlig inredning, förutsatt att den är i gott skick och har den funktion som krävs. Uttaget av ny materialråvara och spridning av nya kemikalier minskar. Vid val av ny inredning är val av miljömärkta alternativ ett bra sätt att säkerställa god miljöprestanda, till exempel finns Svanenmärkta kontorsmöbler, köks- och badrumsinredning, textilier och belysning ( grönt hyresav tal 33

34 34 grönt hyresav tal

35 Parterna ska välja vitvaror med låg energianvändning i lokalen. Hyresgästen ska välja miljömärkt eller återanvänd kontorsinredning i lokalen. l Vid val av nya vitvaror bör energianvändning stå i fokus. För vitvaror står energianvändningen för närmare 90 procent av miljöbelastningen under produkternas livstid, medan tillverkning, återvinning och transporter utgör en tiondel. En modern energieffektiv utrustning drar ofta hälften så mycket energi som äldre varianter. Energiklassningen av vitvaror har en skala från A+++ till D men de flesta vitvaror som säljs har minst energiklass A. Ur miljöperspektiv är de mest energieffektiva alternativen med A+++ eller A++ att föredra. För diskmaskiner finns också Svanenmärkning som utöver krav på energiprestanda ställer krav på vatten- och kemikalieanvändning samt bullernivå. Hyresgästen ska ha en strategi för Grön IT. l Grön IT är ett samlingsbegrepp för strävan att minska den negativa miljöpåverkan från informationsteknologin och samtidigt öka de positiva miljöeffekterna denna kan ge upphov till. Exempel på positiva effekter är när användning av datorer, telefoner och videkonferenssystem resulterar i ändrat beteende eller ändrade konsumtionsmönster, till exempel ökad digital kommunikation som minskar mängden resor och brevförsändelser. Genom att anta en strategi för Grön IT fokuseras hyresgästens arbete till två områden: 1. Strävan att minska resursanvändningen under IT-utrustningens livscykel. Energianvändningen är störst vid användning av IT-utrustning. Dessutom finns en betydande miljöpåverkan vid tillverkning och distribution av IT-utrustning. Uttjänt utrustning innehåller stora mängder kemikalier och ska återvinnas på lämpligt sätt. 2. IT-lösningars bidrag till att minska samhällets totala miljöpåverkan, till exempel minskat resande genom video- och telefonkonferenssystem istället för fysiska möten, supporttjänster på distans, elektronisk fakturering med mera. Även visualisering av energianvändning, till exempel i en lokal, kan innefattas i den här delen i en grön IT-strategi. Vid val av ny IT-utrustning som skrivare, datorer och bildskärmar bör miljömärkta alternativ premieras. Exempel på miljömärkningar är Svanen ( och TCO Certified (www. tcodevelopment.se), vilka utöver ergonomikrav också ställer krav på låg energianvändning, låg ljudnivå samt på att farliga ämnen som flamskyddsmedel och klorerade plaster inte används. Vidare är de miljömärkta produkterna enkla att uppgradera, demontera och återvinna. En annan märkning av IT-utrustning är EU Energy Star som endast ställer krav avseende energianvändning. Vid behov av förnyelse av IT-utrustning bör också uppgradering av befintlig utrustning vägas mot ökad energieffektivitet i en ny produkt. Ur ett livscykelperspektiv kan det vara miljömässigt fördelaktigt att återanvända och uppgradera produkten då hänsyn tas till använd- grönt hyresav tal 35

36 ning av kemikalier och råvaror vid nyproduktion samt den energi som används för att tillverka och transportera en ny produkt. En hyresgäst kan också bidra till IT-relaterad resursbesparing genom att se över resursanvändningen som är kopplad till den befintliga utrustningen till exempel genom att u Säkerställa att energisparlägen är påslagna u Ha system för att på ett enkelt sätt slå av strömförsörjningen till arbetsplatsens utrustning som dator, bildskärm och mobiltelefonladdare finns på plats u Skrivarna är inställda på dubbelsidig utskrift u Serverrum och datahallar utformas på ett sätt som minimerar värmelasterna och behovet av kylning Genom att installera system för telefon- och videokonferenser kan också behovet av resor till och från lokalen minskas. Parterna ska där så är möjligt välja snålspolande utrustning i lokalen. l Mängden vatten som används på ett kontor och den energi som åtgår för att värma upp varmvattnet kan minska genom att installera snålspolande munstycken på blandare i lunchrum, WC och i duschar, samt genom att använda disk- och tvättmaskiner med låg vattenanvändning. Förutsatt att avloppssystemen klarar ett lågt vattenflöde kan också toaletter med hel- och halvspolning installeras. Om rören inte klarar halvspolning (till exempel spolvolym 3 och 6 liter) kan ett alternativ vara toaletter med helspolning men med låg spolvolym (till exempel 5 liter). Om toaletterna i övrigt är väl fungerande är det inte självklart att miljönyttan av att minska vattenanvändningen är större än den resursanvändning det medför att byta ut den befintliga toaletten. Det kan då vara motiverat att av miljöskäl avstå från att byta ut toaletterna. I utvärderingen kan det också vägas in att den omgivande luften värmer upp kallvattnet i toalettstolarna. Ju mer vatten som används desto mer energi åtgår. Hyresgästen ska i lokalen tillhandahålla teknik för distansmöten. l För de flesta organisationer som levererar tjänster är lokaler och resor de två viktigaste miljö aspekterna. Mest miljövänligt är det om mötesdeltagare istället för att resa har teknik för distansmöten, till exempel videokonferenser eller telefonmöten. 36 grönt hyresav tal

37 Parterna ska välja en för ändamålet energieffektiv belysning i lokalen och anpassa drifttiderna till lokalens användning. l Parterna skall välja en för ändamålet energieffektiv belysning i lokalen och anpassa drifttiderna till lokalens användning. För många lokaler, tex butikslokaler står belysning för en stor del av elanvändningen och valet av belysningsarmatur, antal och placering har stor betydelse då belysningen även kan utgöra ett betydande värmetillskott som kan behöva kylas alternativt ventileras bort. Avfallshantering Parterna ska dokumentera hanteringen av demonterat och bortfört byggmaterial samt inredning (återanvändning, materialåtervinning, energiåtervinning och deponering) i samband med hyresgästanpassning i befintlig lokal. Hyresvärden ska initiera en diskussion med hyresgästen om lämpliga källsorteringsfraktioner. Frågan diskuteras inför inflyttning och därefter l Vid ombyggnationer erbjuder många avfallsentreprenörer redovisning av hur utsorterade inventarier samt bygg- och rivavfallet tas omhand. För vissa avfallsslag kan det vara möjligt att återanvända material och inredning. Det som inte går att återanvända monteras lämpligen isär, sorteras och återvinns för att skapa nya råvaror. Det återstående materialet bör sedan i största möjliga utsträckning energiåtervinnas, det vill säga förbrännas under kontrollerade former så att värme och el tas tillvara. Ett sista alternativ är deponering av avfallet som kvarstår. Hyresvärden ska initiera en diskussion med hyresgästen om lämpliga källsorteringsfraktioner. Frågan diskuteras inför inflyttning och därefter minst en gång per år. Ett avfallshanteringssystem ska finnas som redovisar statistik om mängden avfall per fraktion l Välfungerande system för källsortering är en central del i en bra avfallshantering. I Fastighetsägarnas lokalhyresavtal 12B.2 och bilagan om avfallshantering (formulär 88) anges vilka källsorteringsfraktioner som erbjuds, vilken part som ansvarar för lagring och bortforsling av avfall och hur kostnaden för avfallshanteringen fördelas. I det gröna hyresavtalet finns en avtalspunkt om att parterna ska diskutera vilka källsorteringsfraktioner som ska finnas. Källsorteringslösningen diskuteras inför inflyttning och därefter minst en gång per år, förslagsvis i samband med det årliga samråds- och uppföljningsmötet. Syftet är att resonera kring de möjligheter som finns att med givna förutsättningar skapa en så miljömässigt bra avfallslösning som möjligt. grönt hyresav tal 37

38 Ett avfallshanteringssystem ska finnas som redovisar statistik om mängden avfall per fraktion Ansvarig part: hyresvärden hyresgästen Kostnadsfördelning: av hyresgästen. År då systemet har installerats/ ska installeras: % av kostnaden för systemet och installationen därav ska betalas av hyresvärden, resterande andel ska betalas l I enlighet med EU:s avfallshierarki bör fokus vara att minska avfallets miljöpåverkan för att minska mängden avfall som uppstår i samhället. Bland det avfall som inte kan elimineras bör återanvändning av det omhändertagna avfallet premieras. För avfall som inte kan återanvändas eftersträvas återvinning, i första hand av material och i andra hand av inneboende energi. Den återstående delen av avfallet deponeras, detta bör emmelertid minimeras och om möjligt elimineras helt. Ett sätt att öka hyresgästernas intresse för källsortering och minskning av mängden genererat avfall är att redovisa mängden insamlat avfall per fraktion. Engagemanget kan bli ännu större om hyresgästens kostnad för avfallshanteringen minskar när mängden avfall reduceras och sorteringsgraden ökar. I Fastighetsägarnas lokalhyreskontrakt 12B.2 regleras källsortering, bortforsling och lagring av avfall i avsnittet om avfallshantering. Insamlingen av uppgifterna om avfallsmängderna kan ske genom vägning i byggnadens miljö- eller avfallsrum, antingen av personalen som hämtar avfallet hos hyresgästen eller av hyresgästen själv. Lokalunderhåll Hyresgästen ska vid utövande av sin vårdnadsplikt och underhållsskyldighet i lokalen ta miljöhänsyn vid val av metoder. Hyresvärden ska vid underhåll, skötsel och drift i fastigheten ta miljöhänsyn vid val av metoder. l För att öka livslängden på alla delar i lokalens inredning och ytskikt åligger det hyresgästen att vårda dessa på rätt sätt i enlighet med regleringar i hyresavtalet och hyresvärdens skötselanvisningar. Både hyresvärd och hyresgäst ska ta miljöhänsyn vid val av kemikalier och metoder som används vid underhåll, lokalvård, skötsel och drift, till exempel genom val av miljömärkta produkter, användning av torra städmetoder och så vidare. Inredning och utrustning ska underhållas för att säkerställa en god funktionalitet och maximera livslängden. För hyresvärden gäller det både avseende invändig och utvändig drift, underhåll och skötsel av fastigheten. 38 grönt hyresav tal

39 grönt hyresav tal 39