Upphandlingsnämnden. Verksamhetsplan Förvaltningschef: Harrieth Forsberg Innehållsförteckning

Transkript

1 Verksamhetsplan Ordförande: Dieter Wagner Förvaltningschef: Harrieth Forsberg Innehållsförteckning Sidnr Sammanfattning 1 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 1 Mål och riktlinjer för verksamheten 3 Organisationsbeskrivning 3 Verksamhetsbeskrivning 3 Förändring, utveckling och trender 5 Personalförhållanden 6 Ekonomi driftbudget Omsättningstal och nyckeltal 7 Investeringsplan Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys (fokus på viktiga budgetförutsättningar inkl förändringar av lagar) Förändring av organisation Kommunfullmäktige beslutade om en ny nämndorganisation from 2011, vilket innebar väsentliga förändringar för upphandlingsavdelningen. En upphandlingsnämnd utsågs med 5 ledamöter med ansvar för kommunens inköpsverksamhet och kommunens upphandlingsavdelning bildade ny förvaltning under upphandlingsnämnden. Upphandlingsförvaltningen har under 3 år byggt upp en förvaltning med allt vad det innebär av ändrade rutiner och utökade arbetsuppgifter. Förändringar av lagstiftning Förändringarna och skärpningarna i upphandlingslagstiftningen har lett till att fler följer regelverket och att fler upphandlingar konkurrensutsätts. Upphandlingar som bryter mot reglerna kan leda till att avtal ogiltigförklaras. Upphandlande myndigheter och enheter kan dömas att betala en upphandlingsskadeavgift. Ett av de vanligaste regelbrotten kommuner gör mot LOU är otillåtna direktupphandlingar, vilket är ett avtal som ingåtts utan att den upphandlande myndigheten eller enheten har genomfört ett upphandlingsförfarande. Upphandlingsskadeavgiften vid otillåten direktupphandling innebär att antalet regelrätta upphandlingar på sikt kommer att öka. Direktupphandlingsgränsen har bestämts till 15 procent av EU:s tröskelvärde, fr.o.m kr i LOU och ca kr i LUF. För att skapa incitament för upphandlande myndigheter och enheter att integrera miljöhänsyn och sociala hänsyn i sina upphandlingar har det förts in en bestämmelse i upphandlingslagarna om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas vid upphandling. Möjligheten att ställa t.ex. etiska krav på hur en vara är producerad innebär att det ställs nya krav på bl.a. uppföljning av leverantörer. Elektroniska auktioner, dynamiska inköpssystem och konkurrenspräglad dialog är nya upphandlingsformer, vilket bl.a. kräver ökat IT-stöd. De föreslagna ändringar som kan börja gälla redan 1 juli 2014 innebär höjda direktupphandlingsgränser och ökad dokumentationsplikt för upphandlingar över kr. Förändringarna i LOU och annan lagstiftning påverkar i stor utsträckning upphandlingsförvaltningen och innebär att vi måste se över och anpassa vår verksamhet. 1

2 Upphandlingsutredningen Upphandlingsutredningens slutbetänkande innehåller en 50-punktslista med olika förslag som innebär en revidering av upphandlingsreglerna i Sverige. Utredningens huvudbudskap är att bredda perspektivet på offentlig upphandling från juridiken i riktning mot den goda affären" och samtidigt ta ett strategiskt helhetsgrepp om frågan, både inom enskilda myndigheter och på nationell nivå. Konkreta förslag är bl.a. höjd beloppsgräns för direktupphandling, effektivare behandling av överprövningsmål med koncentration till färre domstolar samt möjlighet till direktupphandling under pågående överprövningsprocess. Utredningen pekar också på vikten av att lyfta upphandlingsfrågorna till ledningsgruppen och föreslår skärpta regler för avsteg från ramavtal. Distributionscentral Upphandlingsförvaltningen undersöker möjligheterna att få in andra kommunägda bolag och närliggande kommuner i Distributionscentralen. Ytterligare interna transporter kommer att samordnas och läggas in i turbilsschemat. Översyn av behovet av mellanlager utav varor som det är jämn genomströmning av (t.ex. kopieringspapper o.dyl) kommer att göras i samband med nya upphandlingar. Logistikenheten kommer att under 2015 titta på möjligheterna till samlade leveranser från leverantörerna och avsikten är också att upprätta separata transportöravtal för att kunna välja vilket som är fördelaktigast, både kostnads- och miljömässigt. Fordonshantering Förutsättningarna för en utökning av bilpoolsflottan kommer att utredas ytterligare. Bilpoolen kommer att utökas med 1-2 fordon och ett fordon kommer att placeras i västra kommundelen på försök under Kommunen har idag ett högt utnyttjande av bilpoolen och efterfrågan är stor. Logistikenheten skall tillsammans med fordonsansvarig på förvaltningarna verka för en enhetligare kravspecifikation med bla gällande miljökrav på fordonsparken, gemensamma serviceavtal, samordning av fordonshantering mm. Administration och upphandling av samtliga fordon ligger på Upphandlingsförvaltningen, därför bör även budgetansvaret för samtliga fordon i kommunen flyttas dit. Som ett led i ett fortsatt vidare arbete för att samla och säkerställa nödvändig fordonsdata så kommer förvaltningen äska pengar i budgetberedningen för att installera GPS/Elektronisk körjournal i alla kommunens fordon (personbilar & lätta lastbilar < 3,5 ton). En logistik- och skolskjutssamordnare har projektanställts tom Anställningen betalas idag av BUN men är placerad på logistikenheten. Arbetsuppgifterna har bestått i att ta fram underlag för upphandling av skolskjutsar för nästa läsår och implementering av nytt skolskjutsprogram. Anställning och arbetsuppgifter måste ses över inför 2015 och framåt. Övrigt Upphandlingsförvaltningen avser att öka informations- och utbildningsinsatserna avseende kommunens upphandlingsregler och ramavtalens status och avrop från dessa. Vi kommer att medverka i utveckling och införande av beställningssystem och elektroniska handelsplatser. Upphandlingsförvaltningen bör vara med i ett tidigt skede när budgeten är fastställd. Syftet med detta är att kunna göra en tidplan för kommande upphandlingar och att det ges möjlighet att samordna behoven i kommunen. Idag hamnar vi ofta i tidsnöd, p.g.a. att vi erhåller uppdraget för sent, vilket kan innebära en mindre bra upphandling eller tom en otillåten direktupphandling. 2

3 Upphandlingsförvaltningen ska också vara en del av den projektgrupp som tilldelas medel och resurser inför entreprenadupphandlingar och strategiska kommunövergripande upphandlingar Mål och riktlinjer för verksamheten (följer kommunens målstyrningsmodell) Förvaltningsmålen: Öka effektiviteten i de offentliga utgifterna Varje upphandling skall ske utifrån affärsmässiga grunder och principer Organisationsbeskrivning (helst schematisk bild) Upphandlingsnämnden Upphandlingsförvaltning Upphandlingsenhet Fakturaenhet (Elektronisk handel) Logistikenhet Verksamhetsbeskrivning (strukturerad, kortfattad och indelad i lämpliga block) Upphandlingsnämnden Upphandlingsnämnden ansvarar för kommunens upphandlingsverksamhet samt att upphandlingarna genomförs enligt gällande upphandlingslagstiftning samt i enlighet med kommunens särskilda föreskrifter/beslut/delegationer. Upphandlingsnämnden har det strategiska och övergripande ansvaret för konkurrensfrågorna inom kommunen. I detta ansvar ingår bl a Att svara för riktlinjer, tillämpningsanvisningar och tolkningsfrågor Att ansvara för övergripande frågor som rör utvecklingen av konkurrensutsättningsfrågor Att vara den enda instans som externa utförare ska vända sig till Upphandling Lagen om offentlig upphandling LOU ställer krav på kommunen vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Lagen reglerar kommunernas upphandlingar såväl över som under de tröskelvärden EU:s direktiv anger. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. Den totala inköpsvolymen för kommunen gällande varor, tjänster och entreprenader är ca 500 miljoner SEK per år. Varor och tjänster som köps frekvent upphandlas genom ramavtalsupphandlingar. Avtal tecknas med leverantören avseende ett visst varusortiment ur vilket beställarna avropar efterhand. Kommunen har idag ca 300 löpande ramavtal, ca 60 av dessa avtal gäller leverantörer som finns i kommunen. Avtalstiden är mellan 1-4 år. Förutom ramavtalsupphandling utförs ett antal objektsupphandlingar, prisförhandlingar inför förlängningar mm löpande. Upphandlingsförvaltningen har under 2013 genomfört ett 80-tal upphandlingar. Upphandlingsförvaltningens arbete med att skapa ett informationsmaterial till kommunens samrådsgrupper i olika upphandlingar har fortsatt. Syftet är att öka samrådsgruppens förståelse för arbetet i en samrådsgrupp samt tydliggöra den rollfördelning som finns i upphandlingsarbetet. 3

4 Uppföljning Uppföljning av ingångna avtal är en del av upphandlingsprocessen och uppföljning sker idag bl.a. genom kontroll av fakturor och återkommande avstämningar med beställare och leverantörer. En särskilt viktig del i detta är samrådsgruppens roll vid avtalsuppföljning, då gruppens medlemmar skall vara lyhörda för alla slags avvikelser i t.ex. priser, transporter emballage och delge upphandlare för sammanställning och ev. åtgärd Leverantörsfakturor Värnamo kommun får ca fakturor/år. Fakturorna skickas från leverantörerna per post till upphandlingsförvaltningen där de scannas och teckentolkas eller som elektronisk fakturafil där det sker en automatisk ankomstregistrering. Under år 2013 fick Värnamo kommun 64 % av fakturorna elektroniskt från de 300 leverantörerna som godkänts för elektroniska fakturor. Upphandlingsförvaltningen arbetar aktivt med att få in fler leverantörer som skickar elektroniska fakturor och ser kontinuerligt över hur man kan effektivisera beställningsfarandet, ex genom att införa elektronisk handel, minska den manuella hanteringen av fakturorna genom att få dem elektroniskt från leverantörerna. Elektronisk handel Värnamo kommun har idag ca 1000 beställare och/eller attestanter i beställningssystemet Inköp & Faktura som utbildas kontinuerligt i riktade workshops för förvaltningarna. Under året har 11 st workshops genomförts. Avsikten är att utöka andelen beställare som är utbildade och även utöka andelen elektroniska beställningar inom nya varu- och tjänsteområden. En enkät har genomförts under hösten 2013 för att undersöka beställnings- och attestfunktionen i Inköp & Faktura. Efter sammanställning kan konstateras att det i stort sett fungerar bra. Synpunkter har bla lämnats på sökfunktionen i beställningssystemet, från främst sällananvändare. Distributionscentral Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter, Logistiksamordning och utveckling inkl kundtjänst, drift av distributionslösning och transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. Det upprättade nätet av fasta turer skall bygga på maximal samlastning enligt principen CrossDocking och entreprenören ansvarar för att turbilsnätet optimeras utifrån leveransmottagarnas behov och önskemål. Varudistributionscentralen startade 1 mars 2010 enligt tidplan och samtliga varuområden är inlagda i centralen. Avtalet med vår distributör är förlängt till februari En översyn av kostnadsbilden ska göras inför Fordonshantering Upphandlingsförvaltningen är from 2012 systemansvarig och ansvarig för administrationen av alla fordon i kommunen (ca 300 st) och för bilpoolen. Upphandlingsförvaltningen handhar även den praktiska hanteringen/skötseln av ett 90-tal av kommunens fordon, av dessa ingår 14 fordon i bilpoolen vid stadshuset. En utökning av bilpoolsflottan har skett med ett fordon i Rydaholm. Upphandling av däck och samordning av däckförvaring har genomförts liksom utarbetande av rutiner för hantering av tankkort och fordonsnycklar. Erbjudande om personalbil har utretts och har erbjudits till tillsvidareanställda i kommunen. Ett antal beställningar har gjorts. Logistikenheten svarar för den praktiska hanteringen. 4

5 Förändring, utveckling och trender (fokus på framtiden - längre än tre år) Genom att inrätta en särskild förvaltning och nämnd för offentlig upphandling med det strategiska och övergripande ansvaret för utvecklingen av offentlig upphandling och konkurrensfrågorna tydliggörs såväl ansvar som den politiska tyngd som offentlig upphandling rätteligen borde ha. De upphandlingsstödjande insatserna behöver stärkas. Ett centralt placerat expert- och kunskapscentrum för offentlig upphandling med ansvar för alla viktiga stöd- och utvecklingsfunktioner blir då en viktig del. En annan viktig del är att fortsätta utveckla metoder och instrument för att mäta effektiviteten inom offentlig upphandling på mera övergripande nivåer, såsom inom upphandlande enheter och dess verksamheter. Det är också nödvändigt att bättre ta tillvara den kunskap och de erfarenheter som görs tillgängliga genom extern och intern revision. Det finns ett par områden inom offentlig upphandling som står i fokus. Närproducerat är ett sådant. Många upphandlare brottas med lösningar för att låta små, lokala leverantörer få delta i upphandlingen, inte minst inom livsmedelsområdet. Vi måste höja målsättningen för upphandling inom områden som miljö, etiska och sociala hänsyn. Förslag på fokusområden är livsmedel, transporter och fordon. Plan för hållbar upphandling med ett antal åtgärder och satsningar har föreslagits för vilka har antagits i kommunfullmäktige. Det är troligt att ökade krav vid upphandling kommer att synas i ökade inköpskostnader. Hur förenas dem med uppdraget att upphandla kostnadseffektivt. En viktig nyckel för att lyckas ligger i uppföljningen. Utveckling fortsätter av tekniska stödverktyg såsom kommunens upphandlingsstöd med funktioner som underlättar uppföljning. Upphandlingsförvaltningen har även tittat på en molnbaserad tjänst (SAS) som analyserar genomförda inköp ned till artikelnivå. Tanken är att sänka kostnaderna med miljonbelopp genom att analysera och effektivisera inköpsprocesserna. För att kunna optimera inköpen behöver kommunen få en bättre bild över produkter och tjänster som har köpts in och till vilket pris. Som ett krafttag i uppföljningsarbetet anser förvaltningen att kommunen ska investera i ett sådant uppföljningssystem för att på ett ännu bättre sätt följa inköpsbeteendet i kommunen och därigenom hitta områden/metoder som kan öka vår avtalstrohet mot leverantörerna och slutligen få till bättre upphandlingar och avtal. Förutsättningarna till ökad samverkan mellan kommunen och de kommunala bolagen samt gränsdragningen och ansvaret för tekniska kontorets entreprenadupphandlingar, liksom utökat samarbete med andra kommuner bör man utreda vidare. Tydliga direktiv från kommunledningen är en förutsättning, inrättande av inköpscentral eller bildande av kommunalförbund kan vara alternativa lösningar för att underlätta samarbetet. Upphandling ska användas som ett verktyg för att förbättra samhället på väldigt många plan. Upphandlande myndigheter står inför allt ökande kunskapskrav. Upphandlare skall inte bara ha kompetens inom sitt kunskapsområde utan även ha kunskap om verksamhetens behov, idag och inte minst imorgon. För att inte tala om kunskap om anbudsgivarens situation där mötet mellan kunden och leverantören är det intressanta. Ett annat fokusområde kommer att vara valfrihetsfrågor. På konkurrenslagssidan är det frågor om etableringshinder eller bristfällig konkurrens som kommer att belysas, med fortsatt satsning på konkurrensfrämjande åtgärder och internationellt samarbete. 5

6 Vår framtida uppgift blir kanske att skapa fungerande interaktiva infrastrukturer för e-avrop och logistik av både varor och tjänster samt att hantera samhällets värderingar i upphandlingssammanhang. Sammantaget så blir inköpsfunktionen något helt annat än vad den har varit. Personalförhållanden (beskriv större behov/övertaligheter och förändring samt kompetensutvecklingssatsningar/-behov) Upphandlingsförvaltningen består idag av 14 personer: Förvaltningschef, logistikansvarig, 4 upphandlare (varav 1 även ansvarar för Elektronisk Handel) Övriga hanterar kommunens leverantörsfakturor och förvaltningens administration och fordonshantering. Vi kan se ytterligare behov av tjänster : Upphandlare/controller/ekonom då vi ser att behovet av stöd vid upphandlingar ökar, liksom kraven på uppföljning av våra avtal under avtalsperioden. Vi har också en ökad efterfrågan på våra tjänster från de kommunala bolagen i kommunen, i första hand från VKIAB. På logistik- & fordonsenheten finns efterfrågan på tjänster vad gäller samordning av olika interna transporttjänster och ytterligare tjänster vad gäller fordonshanteringen. På fakturaenheten finns behov av ökat stöd från it-avdelningen vad gäller systemuppgraderingar och systemförvaltning vad gäller kommunens beställnings- och fakturasystem. Efterfrågan av juridisk rådgivning kommer att öka de närmsta åren pga. förändringar i den nationella upphandlingslagstiftningen, vilket ställer krav på nya tolkningar av rättspraxis. En höjning av gränsen för direktupphandling och ökade krav på dokumentation kan leda till att övriga förvaltningar gör fler direktupphandlingar och därigenom riskera att kommunen tar emot fler överprövningsärenden och skadeståndsmål. Kompetensutvecklingsinsatser: Certifiering/diplomering av upphandlare Kompetens inom miljöområdet och vad gäller sociala och etikska krav då det blir ökade krav i upphandlingar. Kompetens inom entreprenadjuridik. Projektledning Systemförvaltning 6

7 Nämndens äskanden utöver budgetram Upphandlingsförvaltningen VHT tjänst (Upphandlare/Avtalscontroller) Juridiska tjänster Uppföljningssystem (SAS) Administration fordon Vht ,5 tjänst (Samordning av transporttjänster) Elektroniska körjournaler Summa totalt Ursprunglig Ram Ny Ram Ekonomi driftbudget (belopp inkl ev. äskanden) DRIFTVERKSAMHET Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nettobelopp i kkr Upphanlingsförvaltningen Upphandlingsnämnden Fordonshanteringen NETTOKOSTNAD Omsättningstal och nyckeltal (minst två år bakåt, innevarande år och kommande tre år) Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Fakturahantering Antal fakturor scanning Antal fakturor elektroniska Antal fakturor manuella Totalt Andel elektroniska fakturor 56% 64% 67% 69% 69% 70% Upphandling Antal upphandlingar Antal förlängningar av avtal Antal upphandlingar TK i e-avrop Totalt Investeringsplan (lämnas även separat i särskild mall) Budget Budget Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Projektblad Inventarier Kopiator, Scanner Minibussar Uppföljningssystem SAS (NY) 600 Elektroniska körjournaler (NY) SUMMA INVESTERINGAR