Trelleborg Upphandling är omgärdat både av en mängd lagar och policys/direktiv.

Transkript

1 Socialdemokraterna Motion till Kommun fullmäktige i Trelleborgs kommun Trelleborg TRELLEBORGS KOMMU Kornmunstyrelsen h Dnr. KsM/^.f Krafttag vid offentlig upphandling ger Vita jobb Bakgrund En betydande faktor för att människor utifrån olika förutsättningar ska kunna göra egna livsval är en stark samhällelig välfärd tillgänglig för alla. En stark välfärd kräver att en stor del av befolkningen arbetar och bidrar till den gemensamma sektorn. Schyssta arbetsvillkor och vita jobb ger både en god arbetsmiljö för anställda och skapar förutsättningar för en stark välfärd. För socialdemokraterna är det viktigt att kommunen både som stor upphandlare av varor och tjänster samt som stor arbetsgivare tar sitt ansvar vad gäller sysselsättningsåtgärder och brottsförebyggande arbete. Trelleborgs kommun köper varor, tjänster och entreprenader årligen för ca 600 miljoner kronor och är därmed en betydande aktör på marknaden. Upphandling är omgärdat både av en mängd lagar och policys/direktiv. I Trelleborgs kommuns upphandlings policy, antagen , kan man läsa att "Försörjning av varor ochtjänsterför kommunens behov ska ske till så låg totalkostnad som möjligt vid givna verksamhetskrav, vilket innebär att varorna och tjänsterna ska finnas tillgängliga pä rätt tid, på rättplats, i rätt kvantitet av rätt kvalité och funktion. " Vidare står i policyn att "Kommunen ska i all upphandlings-verksamhet sträva efter hållbar utveckling. Med detta menas ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar utveckling samt att tillgodose dagens bebo v utan attförstöra för kommande generationer. Vidare ska kommunen vid upphandlingar agera mer aktivt och medvetet för att sociala företag* ska kunna lägga anbud " Enligt såväl FXLs upphandlings direktiv som Lagen om offentlig upphandling (LOU) är det möjligt att ta sociala hänsyn genom bland annat villkor, sociala klausuler, vid fullgörande av kontrakt. Sådana villkor kan syfta till att bekämpa arbetslöshet, främja anställningar av personer med särskilda svårigheter att komma in på arbetsmarknaden samt att anställa personer med funktionshinder. Ett flertal fackförbund har i samarbete tagit fram underlag för att arbeta för Vitajobb. Socialdemokraterna i Trelleborg Catherine Persson

2 Vitajobb "Vita Jobb är verktygetjör offentlig upphandling med justa sociala villkor och regier mot svartarbete. Vita Jobb följer svensk lagstiftning och EU-rätteus krav. Grunden är reglerna om särskilda villkor i npphcuidlingslagstijlningen. Vitajobb föreskriver enligt upphandlingsavtalet: En skyldighetfor leverantören att till alla anställda i upphandlingen ge sociala villkor lägst enligt branschens krav och i arbetsrätts/ig lagstiftning. Att svartarbete vid leveransen av tjänsterna är förbjudet. Att leverantören ansvarar för dessa förpliktelser i alla unde/ieverantörsled. Att överträdelse kan medföra hävmng av hela avtalet och skadestånd. Ur konkumnssynpunkt är den offeutlige upphandlare// sky/dig att kontrollera uppställda krav. I Vita Jobb kan de i projektet engagerade fackförbunden anlitas som kontrollanterfördessa villkor. Kontrollen sker som upphandlare/is konsult enligt gällandetystnadsplikts-och sekretesslagstiftning. " Citat från Mål/syfte/medel Socialdemokraternas bedömning är att Trelleborgs kommun genom revidering av sin upphandlingspolicy och i praktisk tillämpning kan och ska ta sociala hänsyn vid upphandling. Det finns ett behov att tydliggöra möjligheten att genom upphandling ge plats för sociala Idausuler för sysselsättnings främjande åtgärder och också att använda upphandlingen som ett instrument i brottsförebyggande arbete. Sysselsättningsfrämjande åtgärder Sociala hänsyn och tillämpning av sociala klausuler vid upphandling kan vara att rikta insatser för att underlätta för vissa kategorier att komma in på arbetsmarknaden. att verka för sysselsättning bland ungdomar att verka för en jämn könsfördelning att verka för mojligheter till anställning för långtidsarbetslösa och äldre arbetstagare att utifrån mångfaldskriterier verka för möjligheter till anställning för missgynnade grupper att verka för möjligheter till anställning för personer med funktionsnedsättning

3 Brottsförebyggande åtgärder Smartare upphandling kan vara ett medel i brottsförebyggande arbete. Det är svårt att bedöma den ekonomiska brottsligheten och i vad mån den är utbredd till varor och tjänster som levereras till Trelleborgs kommun. Vad gäller ekonomisk brottslighet är, enligt uppgift, den vanligaste formen svart arbete och förekommer i olika utsträckning i olika branscher. Allt fler kommuner arbetar brottsförebyggande som en del i upphandlingsarbetet. Maknö kommun har intensifierat sitt arbete på området. Då kommuner i närmiljön tar upp kampen mot ekonomisk brottslighet fmns det naturligtvis risk att brottsligheten flyttar lill andra kommuner varför Trelleborgs kommun bör öka insatserna på detta område. Socialdemokraterna anser det angeläget att Trelleborgs kommun tar krafttag vid offentlig upphandling. Kommunen ska använda sin dominerande ställning på marknaden vid upphandling och arbeta både sysselsättnings främjande och brottsförebyggande. Målet äf att underlätta för underrepresentefade grupper att komma ut på arbetsmarknaden samt att förebygga och minska ekonomisk brottslighet. Det gynnat skattebetalarna, det gynnar anställda och det gynnar seriösa företagare. Socialdemokraterna menar därför att Trelleborgs kommun ska inleda ett arbete i syfte att öka kunskapen för att kunna arbeta mera sysselsättnings främjande och brottsförebyggande med upphandlings kriterierna som ett verktyg. Vidare behöver översyn göras av upphandlingspolicyn för att bättre kunna arbeta sysselsättningsfrämjande och brottsförebyggande. En genomförandeplan behöver tas fram innehållande bakgrund, mål, syfte, medel, budget, rutiner, tidplan, konsekvensbcslaivningar samt utbildnings- och informationsinsatser för tillämpning av sysselsättnings- och brottsförebyggande åtgärder i upphandlingsarbetct. Socialdemokraterna föreslår kommunfullmäktige i Trelleborg besluta att ge servicenämnden med dess förvaltning i uppdrag att inhämta kunskap om de erfarenheter som finns gällande föreberedclscr för tillämpning och beslut i andra kommuner, bl a Maknö stad, avseende upphandlings området i syfte att ge plats för

4 4(8) sociala klausuler för sysselsättnings främjande åtgärder och också att använda upphandlingen som ett instrument i brottsförebyggande arbete, bl a s k vitajobb, att gc servicenämnden i uppdrag att starta ett inventerings- och utvecklings arbete och att återkomma tiil kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med förslag till beslut till genomförandeplan för hela eller delar av kommunens upphandlingsverksamhet innehållande bakgrund, mål, syfte, medel, budget, rutiner, konsekvensbeskrivningar samt utbildnings- och informationsinsatser för tillämpning av sysselsättnings- och brottsförebyggande åtgärder i upp handlings arbetet och att ge servicenämnden i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med förslag till beslut om reviderad upphandlings policy för att uppnå i skrivelsen beskrivna intentioner. Trelleborg som ovan 0 Catherine Persson (S) Ledamot av kommunfullmäktige Sven Lindkvist (S) Ledamot av kommunfullmäktige ^o\w\u^ \^\ Uo Johnny Nilsson (S) Ledamot av kommunfullmäktige Marianne Pettersson (S) Ledamot av kommunfullmäktige * Med sociala företag avses i korthet- följande: har som ändamål att integrera människor i samhälle och arbetsliv, återinvesterar sina vinster i den egna verksambeten eller i liknande verksamheter, skapar delaktighet för medarbetarna genom ägande, avtal eller på annat väl dokumenterat sätt och är organisatoriskt fristående från offentlig verksamhet.

5 Bilaga Upphandlingspolicy för Trelleborgs kommun antagen i kommunstyrelsen Trelleborgs kommun Upphandlingspolicy Tagen i KS Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) LOU reglerar de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet (kommunen, kommunala bolag och stiftelser) i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Upphandlingspolicyn ska skapa förutsättningar for att de kommunala medlen som används för inköp/upphandling förvaltas och optimeras på bästa sätt, så att kommunen uppnår hög kostnadseffektivitet. Målsättning och syfte Försörjning av varor och tjänster for kommunens behov ska ske till så låg totalkostnad som möjligt vid givna verksamhetskrav, vilket innebär att varorna och tjänsterna ska finnas tillgängliga på rätt tid, på rätt plats, i rätt kvantitet av rätt kvalité och funktion. Anskaffning av varor och tjänster ska ske i samverkan mellan ansvariga för olika förvaltningar, användare och upphandlingsavdelningen. För de varor och tjänster som utnyttjas frekvent ska det finnas ramavtal. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och använda gällande ramavtal. Upphandlingsavdelningen ansvarar för att avtalen finns tillgängliga för kommunens personal samt att information lämnas till förvaltningarnas representanter i samrådsgruppen. Kommunen ska i all upphandlingsverksamhet sträva efter hållbar utveckling. Med detta menas ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar utveckling samt att tillgodose dagens behov utan att förstöra för kommande generationer. Vidare ska kommunen vid upphandlingar agera mer aktivt och medvetet för att sociala företag* ska kunna lägga anbud. Upphandlingar bör utformas så att även mindre och mellanstora företag har

6 möjlighet att lämna anbud och därmed delta i konkurrensen. Personal som företräder kommunen vid inköp/upphandlingar ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Ledord som konkurrens, objektivitet, affärsmässighet och noggrannhet ska prägla all upphandlingsverksamhet. Kommunens personal ska agera på ett likartat sätt gentemot omvärlden, så att kommunen uppfattas som en trovärdig och seriös part i samtliga affärsrelationer. All personal som kommer i kontakt med leverantörer ska agera så att onödig misstanke om jäv** eller andra otillbörliga förhållanden inte uppstår. Det förekommer att leverantörer bjuder in till olika typer av evenemang. Vissa av dessa inbjudningar är av sådant slag att bestämmelser om tagande av muta kan vata aktuell. Därför är det endast förvaltningschefen som får och kan ta ställning till dessa erbjudanden. Möjlighet att köpa in extern konsulthjälp för genomförande av upphandlingar fmns i specifika fall, men det är alltid den upphandlande myndigheten (kommunen) som har ansvaret för att upphandlingen hanteras och genomförs i enlighet med gällande lagar och förordningar. Inköp från anställd inom Trelleborgs kommun eller från företag som styrs eller företräds av person som är anställd inom kommunen får endast göras efter medgivande av förvaltningschefen. * Med sociala företag avses i korthet följande: har som ändamål att integrera människor i samhälle och arbetsliv, återinvesterar sina vinster i den egna verksamheten eller i liknande verksamheter, skapar delaktighet för medarbetarna genom ägande, avtal eller på annat väl dokumenterat sätt och är organisatoriskt fristående från offentlig verksamhet. ** Jäv innebär att det kan finnas tvivel om opartiskheten. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige fastställer och beslutar om upphandlingspolicyn. Revidering av policyn sker efter förslag från servicenämnden. Kommunfullmäktige delegerar till servicenämnden att fastställa tillämpningsanvisningar till denna policy samt att göra mindre justeringar i policyn, t ex till direkt följd av ändrad lagstiftning. Servicenämnden ansvarar för att vid behov ta initiativ till förändringar av upphandlingspolicyn. Servicenämnden ansvarar för samtliga avtal där beloppet överstiger 15 procent av tröskelvärdet. Nämnder/förvaltningar beslutar att anskaffning ska ske, inom ramen för tilldelade medel, samt ansvarar för att upphandlingspolicyn följs vid all form av anskaffning.

7 Inköpsorgan Upphandlings avdelningen En upphandlingsavdelning ska finnas. Denna består av upphandlingschef och upphandlare. Inköp s s amof dnar e Varje förvaltning ska utse en inköpssamordnare och en ersättare. Dessa inköpssamordnare ingår i kommunens inköpsorganisation, men är placerade på sina respektive förvaltningar. Samråds grupp En samrådsgrupp för inköps- och upphandlingsfrågor ska finnas. I samrådsgruppen, som leds av upphandlingschefen, ingår upphandlare och förvaltningarnas inköpssamordnare. Gruppen ska träffas regelbundet för erfarenhetsutbyte och information kring anskaffningsfrågor och avtal. Gränsen för direktupphandling Direktupphandling kan tillämpas då värdet på upphandlingen är lågt eller när det föreligger synnerliga skäl. Såsom synnerliga skäl avses främst sådana oförutsedda händelser som inte kommunen själv kunnat råda över. Med lågt värde avses följande. Direktupphandling får användas om upphandlingens värde uppgår till högst femton (15) procent av det tröskelvärde som gäller för upphandling av varor, tjänster och bygg-entreprenader. Värdet ska uppskattas till det totala beloppet som kan komma att betalas enligt avtalet, exempelvis ska options- och förlängningsklausuler betraktas som om de utnyttjas.

8 Upphandlingar får inte delas upp i syfte att komma under gränsvärdena. Eftersom kommunen är en juridisk person och betraktas då som en upphandlande myndighet, är det hela kommunens behov per räkenskapsår respektive avtalsperiod som skall beaktas, varför kommunikation med upphandlingsenheten eller samrådsgruppen alltid ska ske då värdet av upphandlingen bedöms överstiga ett basbelopp, för att kontrollera efterfrågan vid andra nämnder/förvaltningar. Även vid direktupphandlingar ska prisjämförelser göras mellan olika leverantörer, där detta är möjligt. Prisjämförelserna ska dokumenteras särskilt, om inte skriftliga anbud begärs. Även valet av anbud ska dokumenteras särskilt. Information Samtliga upphandlingar, utöver den annonsering som ska ske enligt lag, ska annonseras på kommunens hemsida, för att öka konkurrensen. Ärendehantering och diarieföring Samtliga handlingar i ett enskilt upphandlingsärende ska hållas samman under ett diarienummer. När inköpsärendet är avslutat ska hela ärendet sändas till kommunens arkiv, enligt de regler som gäller för detta. Kommunala bolag Respektive styrelse för bolag, förbund och stiftelse har ett självständigt ansvar för den egna upphandlingsverksamheten. Om det finns fördelar för bolagen att tillvarata samordningsfördelar vid gemensamma upphandlingar, tillsammans med kommunen eller andra organisationer ska detta i möjligaste mån utnyttjas.