Förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlag Ekonomisystem avseende Bromölla kommun

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Ekonomisystem avseende Bromölla kommun 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1.0 Administrativa föreskrifter Upphandlande myndighet Bakgrund och syfte Upphandlingsform Formalia Giltighetstid Pris Utbildning i samband med införandet Krav Avtal Delbart anbud Anbudstid Lämnande av anbud Sekretess Upplysningar Tilldelningsbesked Allmänt om Bromölla kommun Nuvarande ekonomisystem Nytt system Ny kodplan Införande Integration Lagar och förordningar Krav på anbudsgivaren Lagenliga krav Förmåga och kapacitet Kompetens Ekonomisk ställning Sanningsförsäkran Anbudsutvärdering Utvärderingskriterier och utvärderingsmetod Utvärderingsbeskrivning Beräkningsmodell 11 BILAGOR 1. Anbudsformulär 2. Kravspecifikation 3. Prisbilaga 4. Integrationer 5. Avtal/kommersiella villkor 6. a. Organisationsskiss Kommunens förvaltningsorganisation b. Organisationsskiss Politisk organisation 7. Teknisk beskrivning av IT-miljö 8. Sanningsförsäkran 9. Visning och utvärdering av funktionalitet 10. Referenser 11. E-handelsleverantörer 2

3 1.0 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Bromölla kommun har beslutat att upphandla nytt ekonomi- och e- handelssystem för sin verksamhet. Målet med denna upphandling är att finna en leverantör med god insikt i verksamheten och som kan leverera ett kostnadseffektivt, stabilt och tryggt system med support av god kvalitet. Bromölla kommun inbjuder härmed till att lämna anbud på ett komplett ekonomisystem med följande innehåll: Redovisning och kassa Kund Leverantör Interndebitering Anläggning Utdata och rapporter Budget och prognos E-handel I Bilaga 2 Kravspecifikation redovisas de krav som ställs på ekonomisystemet. 1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Bromölla kommun, org nr BAKGRUND OCH SYFTE Syftet med upphandlingen är att under konkurrens upphandla ett nytt och modernt ekonomisystem som vi ska kunna använda under flera år. Vi avser att driva detta i egen regi. 1.3 UPPHANDLINGSFORM Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). Observera att förhandling ej får ske vid öppen upphandling. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Komplettering av anbud kan endast ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av anbud och genom rättelse av uppenbar felskrivning, på begäran från Bromölla kommun. 1.4 FORMALIA För sent inkommet anbud är ogiltigt och tas följaktligen inte med vid bedömningen. Anbud skall vara skriftligt och vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbud och därtill hörande handlingar skall vara skrivna på svenska språket. All eventuell övrig kommunikation i ärendet, skriftlig och muntlig, skall ske på svenska språket. 3

4 Anbud kan även inlämnas elektroniskt. Kopia på anbud bör lämnas på CD-rom eller USB-minne. Det åligger anbudslämnaren att kontrollera att innehållet är läsbart och korrekt återgivet. Anbudet skall vara fullständigt och varje skall-krav skall besvaras. Ofullständiga anbud får kommunen inte behandla. Samtliga skall-krav skall vara färdigutvecklade och uppfyllda vid visning av systemet för att kunna godtas som uppfyllda Giltighetstid Anbud skall vara bindande i fyra (4) månader efter anbudstidens utgång. Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt tecknats. Vid eventuell överprövning ska anbudstidens giltighet förlängas så att upphandlingen kan avslutas i enlighet med i lagakraft vunna domstolsbeslut. Dock kan giltigheten förlängas med högst 90 dagar Pris Priset skall anges i SEK. Samtliga priser skall vara fasta under hela avtalstiden. Anbudsgivaren skall prissätta samtliga kostnader i Bilaga 3 Prisbilaga. Följande skall ingå i prissättningen: Installation. Implementeringskostnad, konverteringskostnad samt övriga kostnader för införandet. Integration. Kostnader i samband med integration av övriga system, se Bilaga 4 Integrationer. Utbildning. Utbildningskostnad vid införandet, konsultkostnader samt övriga kostnader i samband med utbildning (resor, traktamenten, material etc.). Utbildning sker i beställarens lokaler. Omfattning av utbildning i samband med implementering görs i samråd med projektgruppen, utbildningsvolym för utvärdering se förfrågningsunderlaget punkt Uppdateringar/releaser etc. som utvecklas för hela marknaden av leverantören. Kostnad för årligt underhåll av programvara. Licenskostnad. Konsulttid. Kostnader för konsulttid såsom arbetstid, resor, traktamenten, logi etc. Avrop kommer att ske efter behov. Support. Samtliga vardagar under normal kontorstid ( ) under året. Se Bilaga 2 Kravspecifikation krav Utbildning i samband med införandet Omfattningen av utbildning är endast för utvärdering. Det är dock en uppskattning av behovet men inga volymer garanteras. Följande skall omfattas: En grupp om 7-10 personer ska erbjudas utbildning om fem dagar. Tre grupper om ca 20 personer vardera ska erbjudas utbildning om fyra timmar. 4

5 En grupp systemförvaltare om tre personer ska erbjudas utbildning om tre dagar. Viss utbildning kan tillkomma, t.ex. teknisk systemförvaltning. Denna ingår ej i utvärderingen Krav Leverantören skall lämna anbud på ett komplett ekonomisystem enligt krav och beskrivningar. De olika delarna i systemet är beskrivna enligt skall- och bör-krav. Skall-kraven ingår i kvalificeringen. Bör-kraven kommer att betygsättas och ingår som en del i utvärderingen. Kraven i Bilaga 2 Kravspecifikation, Allmänna krav samt Redovisning omfattar samtliga moduler Avtal Avtal och kommersiella villkor, se Bilaga 5 Avtal/kommersiella villkor. 1.5 DELBART ANBUD Upphandlingen är inte delbar, avtal kommer att tecknas med en leverantör. 1.6 ANBUDSTID Sista anbudsdag är Observera att anbudet skall ha inkommit senast ovanstående datum. 1.7 LÄMNANDE AV ANBUD Det skall klart framgå av anbudet vilket företag som lämnar in anbudet och vilket namn och organisationsnummer (i förekommande fall) det anbudslämnande företaget har. För anbud i pappersformat bör anbud lämnas på CD-rom eller USB-minne. Anbud ska, i försluten försändelse märkt Ekonomisystem sändas till: Bromölla kommun Box 18 Besöksadress: Storgatan Bromölla Öppettider i Bromölla kommuns reception: Anbud kan även inlämnas elektroniskt SEKRETESS För hos beställaren förvarade handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen offentlighetsprincipen och enligt sekretesslagen bl.a. ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om beställarens förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet. 5

6 Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är beställaren skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna. Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd. 1.9 UPPLYSNINGAR För att ha möjlighet att besvara frågor och delge svaren till samtliga som hämtat förfrågningsunderlaget skall frågorna inkommit till kommunens upphandlingsstöd, senast 14 dagar före sista anbudsdag. Frågor kommer att besvaras via detsamma senast 7 dagar före sista anbudsdag. Anbudsgivare som prenumererar på upphandlingen via Kommers kommer att få ev. frågor och svar skickade automatiskt via den mail-adress som uppgavs när förfrågningsunderlaget hämtades. Övriga får själva ansvara för att bevaka dessa TILLDELNINGSBESKED Tilldelningsbeslutet och skälen för detta redovisas i ett så kallat tilldelningsbesked. Tilldelningsbeskedet kommer att distribueras via mail. Anbudsgivaren skall i Bilaga 1 Anbudsformulär redovisa den mail-adress till vilket tilldelningsbeskedet ska skickas. Observera att absolut sekretess enligt LOU föreligger fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat och skickat. 2.0 ALLMÄNT OM BROMÖLLA KOMMUN Bromölla kommun ligger i nordöstra Skåne och har ca invånare. Huvudorten där också den kommunala förvaltningen finns är Bromölla. För ett par år sedan genomförde kommunen en större omorganisation där de klassiska förvaltningarna och facknämnderna togs bort. Nu finns bara kommunstyrelse och kommunstyrelsens förvaltning som är indelad i verksamhetsområden. Därutöver finns det myndighetsnämnd, valnämnd, överförmyndarnämnd samt revisionsnämnd. Under kommunfullmäktige finns ett antal beredningar som arbetar med långsiktiga och strategiska frågor. Se Bilaga 6a Organisationsskiss Kommunens förvaltningsorganisation, och 6b Organisationsskiss Politisk organisation. För mer information se NUVARANDE EKONOMISYSTEM Vårt nuvarande system Raindance infördes i kommunen 1993 och löper med 12 månaders uppsägning. En styrka med Raindance är upplägget för e- 6

7 handel där vi kommit långt i vårt arbete och vill fortsätta att utveckla detta i vårt nya system. Vi har ca leverantörsfakturor/år och av dessa utgör ca 40 % elektroniska fakturor. Fakturorna kommer från ca leverantörer. Antal bokföringsordrar och interndebiteringar är ungefär 1 800/år. Vi har ca kundfakturor/år och ca kunder. Våra dagboksverifikationer är ca 2 000/år. Vi har 180 användare som hanterar fakturor. Skanning av kommunens fakturor sköts av extern leverantör (CGI) enligt separat avtal och ingår således inte i denna upphandling. Samtliga inkomna fakturor ska integreras i ekonomisystemet, se Bilaga 2 Kravspecifikation krav Teknisk beskrivning ses i Bilaga 7 Teknisk beskrivning av IT-miljö. 2.2 NYTT SYSTEM Vårt framtida ekonomisystem, innehållande tidigare nämnda delar, är ett mycket viktigt system för vår kommunala administration. Det ska stödja våra ekonomiprocesser och vara ett effektivt system för att planera, leda och följa upp vår ekonomi. Vi är sex stycken ekonomer, ett antal centrala tjänstemän och ett 50-tal verksamhetsföreträdare som mer eller mindre dagligen kommer att arbeta med systemet. Därför är det viktigt för oss att systemet kan ses som en helhet och att alla delar hänger ihop på ett tydligt sätt. Vi kommer också att värdera användarvänligheten och systemets flexibilitet högt i vår utvärdering. Vi ser framför oss ett webbaserat, grafiskt och tydligt gränssnitt som samtidigt är lättarbetat och smidigt. Något som också betyder mycket för oss vid valet av system är den framtida leverantörens möjligheter att ge oss det stöd vi behöver både när det gäller införandet av systemet och den fortsatta utvecklingen och driften av det. Vi kommer att ha vårt nya system i många år och därför kommer vi också att lägga vikt vid leverantörens framtidsplaner och utveckling av systemet samt hur densamma arbetar med användarträffar, nätverk och dialogen kring systemutvecklingen. 2.3 NY KODPLAN I samband med bytet av ekonomisystem har vi också för avsikt att byta kodplan. Dels ska vi gå över till Kommunbas-13, inklusive förslaget med motpartsindelning, och dels ska vi uppdatera vår verksamhetskod till att bättre stämma överens med SCB:s verksamhetsindelning. Därutöver ska vi gå igenom samtliga övriga koddelar och uppdatera dessa utefter kommunens behov. Preliminärt kommer vår kodplan att se ut enligt följande: Konto Ansvar Verksamhet Motpart Aktivitet Projekt Objekt Fri

8 2.4 INFÖRANDE Vi har för avsikt att tillsammans med vår nya leverantör av ekonomisystem lägga upp ett införandeprojekt med en idé om att kunna införa systemet om möjligt någon gång under perioden maj 2014 september Med denna ambition behöver vi alltså stöd för att överföra data från nuvarande system till det offererade systemet åtminstone vad avser data inkl. reskontror från och med Anbudsgivaren skall lämna förslag på införandeplan. Omfattning, resursbehov, tidplan samt omfattning av Bromölla kommuns medverkan skall bifogas till anbudet. 2.5 INTEGRATION Vi har ett flertal system som ska kunna lämna data till ekonomisystemet. Dessa finns angivna i Bilaga 4 Integrationer och det är självklart ett minimikrav från vår sida att alla integrationer till och från vårt nya system skall fungera problemfritt. Transaktioner från bank- och plusgirot görs dagligen genom att vi hämtar inbetalningar, bevakningslista, information om autogiro samt avvisade betalningar. Utbetalningsfil skickas två gånger i veckan. Inläsning sker i dag med hjälp av programmet Pagero. Avsikten är att TEIS skall vara den sammanlänkande delen mellan ekonomisystem och verksamhetssystem i framtiden. 2.6 LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Ekonomi- och e-handelssystemets uppbyggnad och funktioner skall följa lagstiftning och förordningar som berör den verksamhet som ekonomisystemet används i samt de generella lagar som berör kommunal och offentlig verksamhet. 3.0 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1 LAGENLIGA KRAV Anbudsgivare kan komma att uteslutas av skäl som framgår av 10 kap 1-2 LOU, d.v.s. omständigheter såsom obestånd eller brister i yrkesutövning. Anbudsgivare skall upplysa om registrering i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister samt om företaget är registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter samt är fritt från skulder för svenska skatter och socialavgifter. Anbudsgivaren skall kräva samma utfästelse av den som anbudsgivaren kan komma att anlita som underentreprenör. BEVIS: Anbudsgivaren skall bifoga intyg om registrering i aktiebolags-, yrkes-, handels- och föreningsregister i det land där entreprenören är etablerad. 8

9 3.2 FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivaren skall ha förmåga och kapacitet för att klara efterfrågat uppdrag med resultat som kan styrkas genom referenser samt ha tidigare erfarenheter av liknande uppdrag i organisationer med om möjligt liknande struktur, storlek och allmänna förutsättningar i övrigt. Beställaren förbehåller sig rätten att utöver lämnade referenser även använda beställarens tidigare egna eventuella erfarenheter av anbudsgivaren. För nystartade företag gäller kraven företagets företrädare. BEVIS: Anbudsgivaren skall beskriva sin förmåga och kapacitet. Anbudsgivaren skall lämna referenser från minst tre tidigare uppdrag med hänvisning till referenspersoner (namn och telefonnummer). Beställaren förbehåller sig rätten att utöver lämnade referenser även använda beställarens egna eventuella erfarenheter av anbudsgivaren. 3.3 KOMPETENS Anbudsgivaren skall ha personal med relevant utbildning för uppdraget samt erfarenhet av installationer av systemstöd. BEVIS: Samtliga uppgifter om erbjuden bemanning i enlighet med angivna krav skall styrkas med personliga meritförteckningar (CV), med angivande av uppdrag samt uppgift om kontaktperson och telefonnummer. 3.4 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren skall ha ekonomiska och finansiella förutsättningar att genomföra efterfrågat uppdrag under hela avtalstiden. Kommunen kan komma att kontrollera anbudsgivarens ekonomiska och finansiella förutsättningar via UC. Anbudsgivaren skall i riskintyg från UC, eller motsvarande, ha lägst riskklass 3. Om anbudsgivaren har en lägre riskklass än 3 kan kravet ändå anses uppfyllt om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. BEVIS: Anbudsgivaren skall bifoga intyg om ekonomisk stabilitet från UC eller motsvarande. I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklass skall i dessa fall uppfyllas av moderbolag/garant. 3.5 SANNINGSFÖRSÄKRAN BEVIS: Anbudsgivaren skall bifoga sanningsförsäkran enligt Bilaga 8 Sanningsförsäkran. 9

10 4.0 ANBUDSUTVÄRDERING De leverantörer som lämnar anbud och som uppfyller samtliga krav i kap. 3 i förfrågningsunderlaget är kvalificerade för fortsatt utvärdering. Anbudsgivarna som även uppfyller samtliga skall-krav i anbudet kommer att bjudas in till visning av offererat system. 4.1 UTVÄRDERINGSKRITERIER OCH UTVÄRDERINGSMETOD Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till uppräknade omständigheter kommer att antas. Utvärderingen kommer att utgå från en maxpoäng på 100 utvärderingspoäng (up). Utvärderingspoängen fördelar sig enligt följande: A. Pris 40 % av utvärderingen = max 40 up. Den totala anbudssumman skall motsvara all den programvara och det arbete från anbudsgivarens sida som erfordras för att beställaren ska kunna ta systemet i drift och under avtalsperioden driva det färdiga system som uppfyller kravspecifikation. I avtalet kommer enbart kostnader som framgår av anbudet att tas med, se punkt i förfrågningsunderlaget. Lämnas i SEK enligt Bilaga 3 Prisbilaga. B. Bör-krav 20 % av utvärderingen = max 20 up. C. Funktionalitet 30 % av utvärderingen = max 30 up. Bilaga 9 Visning och utvärdering av funktionalitet anger agenda för visningen samt vad som kommer att utvärderas och poängsättas under respektive punkt. Visningen kommer att ske i Bromöllas kommunhus och omfattar 6 timmar för varje anbudsgivare. D. Referenser 10 % av utvärderingen = max 10 up. Frågor enligt Bilaga 10 Referenser kommer att ställas till tre referenser. 4.2 UTVÄRDERINGSBESKRIVNING (Utvärderingen beräknas med två decimaler.) A. Pris Lägst pris får 40 utvärderingspoäng (up) Övriga enligt beräkning: lägst pris/högre pris x 40 Exempel: A1: kr 40 up A2: kr / *40 = 36,44 up 10

11 B. Bör-krav Antal bör-poäng totalt: bör-poäng: 20 up Delningstal: 22,40 (448/20) Exempel: A1: 420 bör-poäng 420/22,40 = 18,75 up A2: 390 bör-poäng 390/22,40 = 17,41 up C. Funktionalitet Antal funktionalitetspoäng: funktionalitetspoäng: 30 up Delningstal: 89,00 (2670/30) Exempel: A1: 2500 funktionalitetspoäng 2500/89,00 = 28,09 up A2: 2550 funktionalitetspoäng 2550/89,00 = 28,65 up D. Referenser Antal referenspoäng: referenspoäng: 10 up Delningstal: 1,20 (12/10) Exempel: A1: 9 referenspoäng 9/1,20 = 7,50 up A2: 8,75 referenspoäng 8,75/1,20 = 7,29 up Beräkningsmodell Utifrån ovanstående exempel. A1 A2 Pris (kr) Bör-krav (bör-poäng) Funktionalitet (funktionalitetspoäng) Referenstagning (referenspoäng) 9 8,75 A1 A2 Pris (up) 36,44 40,00 Bör-krav (up) 18,75 17,41 Funktionalitet (up) 28,09 28,65 Referenstagning (up) 7,50 7,29 Totalt antal utvärderingspoäng 90,78 93,35 Vinnare är A2 11