Beslut om avtal avseende gemensam energi- och klimatrådgivare med Sollentuna och Upplands Väsby kommun 19 KS

Transkript

1 Beslut om avtal avseende gemensam energi- och klimatrådgivare med Sollentuna och Upplands Väsby kommun 19 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut om avtal avseende energi- och klimatrådgivare tillsammans med Sollentuna kommun och Upplands Väsby kommun (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att godkänna avtal om gemensam energi- och klimatrådgivare, enligt bilaga 1, och att därmed ingå i ett samarbete tillsammans med Sollentuna kommun och Upplands Väsby kommun för att dela på en anställning av en energi- och klimatrådgivare. Ärendebeskrivning Energi- och klimatrådgivning är en service som alla kommuner kan tillhandahålla för sina medborgare, företag och lokala organisationer. Kommunerna har inom ramen för en sådan service möjlighet att ansöka om bidrag enligt Förordningen om bidrag till kommunal energioch klimatrådgivning (SFS 2016:385). Vallentuna kommun har tidigare tillhandahållit energi- och klimatrådgivning genom en timanställd person, Stig Rybrink, som närmast haft en samordnarfunktion. Med anledning av Stigs beslut att avsluta sin anställning behöver kommunen hitta en lösning för att fortsättningsvis kunna erbjuda energi- och klimatrådgivning. På grund av att de medel som ansökts om inte är tillräckligt för att täcka en heltidsanställning har kommunen gått samman med Upplands Väsby och Sollentuna kommun för att tillsammans dela på en heltidsanställning. Samarbetet innebär att varje kommun bidrar lika mycket till en gemensam pott för att finansiera lön, IT och andra personalomkostnader för en heltidsanställning för en energi- och klimatrådgivare anställningen sker hos Upplands Väsby kommun. För detta förfogar respektive kommun över 1/3 av den anställdes arbetstid. Samarbetet sträcker sig under ett år (2017) med möjlighet till förlängning, alla tre kommuner har för avsikt att fortsätta upplägget om det visar sig fungera ändamålsenligt. Samarbetet tar sin form genom bilagt avtal. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att godkänna avtal om gemensam energi- och klimatrådgivare, enligt bilaga 1, och att därmed ingå i ett samarbete tillsammans med Sollentuna kommun och Upplands Väsby kommun för att dela på en anställning av en energi- och klimatrådgivare. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslutsunderlag 1. Beslut om avtal avseende gemensam energi- och klimatrådgivare med Sollentuna och Upplands Väsby kommun 2. Avtal om samordnad energirådgivning Vallentuna, Upplands Väsby och Sollentuna kommun 3. Bilaga till avtalet Expedieras till Akten Handläggare Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN DNR KS FADI NACCACHE SID 1/2 T.F BYGGLOVCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Beslut om avtal avseende gemensam energi- och klimatrådgivare med Sollentuna och Upplands Väsby kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna avtal om gemensam energi- och klimatrådgivare, enligt bilaga 1, och att därmed ingå i ett samarbete tillsammans med Sollentuna kommun och Upplands Väsby kommun för att dela på en anställning av en energi- och klimatrådgivare. Ärendet i korthet Energi- och klimatrådgivning är en service som alla kommuner kan tillhandahålla för sina medborgare, företag och lokala organisationer. Kommunerna har inom ramen för en sådan service möjlighet att ansöka om bidrag enligt Förordningen om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning (SFS 2016:385). Vallentuna kommun har tidigare tillhandahållit energi- och klimatrådgivning genom en timanställd person, Stig Rybrink, som närmast haft en samordnarfunktion. Med anledning av Stigs beslut att avsluta sin anställning behöver kommunen hitta en lösning för att fortsättningsvis kunna erbjuda energi- och klimatrådgivning. På grund av att de medel som ansökts om inte är tillräckligt för att täcka en heltidsanställning har kommunen gått samman med Upplands Väsby och Sollentuna kommun för att tillsammans dela på en heltidsanställning. Samarbetet innebär att varje kommun bidrar lika mycket till en gemensam pott för att finansiera lön, IT och andra personalomkostnader för en heltidsanställning för en energi- och klimatrådgivare anställningen sker hos Upplands Väsby kommun. För detta förfogar respektive kommun över 1/3 av den anställdes arbetstid. Bedömningen har gjorts att det föreslagna upplägget med en anställd energi- och klimatrådgivare ger en mer kvalitativ service till allmänheten än tidigare då man förlitat sig på konsulter. Tidigare har det saknats en kontaktväg in till energi- och klimatrådgivaren då dennes uppdrag begränsats till att arrangera och samordna olika möten och träffar där man informerat och tillhandahållit viss rådgivning inom det aktuella området. Det förevarande förslaget innebär att det finns en kontaktväg in till en fysisk person och möjligheten för fler fysiska möten med olika privatpersoner, SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX SBF@VALLENTUNA.SE 7

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN DNR KS SID 2/2 företag och andra lokala organisationer förstärks avsevärt. En invånare som har stora problem med sin energiförbrukning kommer helt enkelt kunna ringa in och boka en tid med rådgivaren för att få råd och stöd i hur problemen kan åtgärdas. Samarbetet sträcker sig under ett år (2017) med möjlighet till förlängning, alla tre kommuner har för avsikt att fortsätta upplägget om det visar sig fungera ändamålsenligt. Samarbetet tar sin form genom bilagt avtal. Bakgrund Energi- och klimatrådgivning är en service som alla kommuner kan tillhandahålla för sina medborgare, företag och lokala organisationer. Kommunerna har inom ramen för en sådan service möjlighet att ansöka om bidrag enligt Förordningen om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning (SFS 2016:385). Vallentuna kommun har tidigare tillhandahållit energi- och klimatrådgivning genom en timanställd person, Stig Rybrink, som närmast haft en samordnarfunktion. Med anledning av Stigs beslut att avsluta sin anställning behöver kommunen hitta en lösning för att fortsättningsvis kunna erbjuda energi- och klimatrådgivning. Vallentuna kommuns bidragsansökan för 2017 avseende energi- och klimatrådgivning hos Energimyndigheten uppgår till kr. Av dessa avsätts ca kr för ett regionalt samarbete tillsammans med 27 andra kommuner i Stockholmsregionen, samarbetet har pågått i flera år tillbaka och innefattar bland annat en särskild hemsida med rådgivning samt en rådgivningstelefon dit invånare, företag och lokala organisationer från de samverkande kommunerna har rätt att vända sig. Handlingar 1. Beslut om avtal avseende gemensam energi- och klimatrådgivare med Sollentuna och Upplands Väsby kommun Anna Holm Samhällsbyggnadschef Ska expedieras till Akten Handläggare 8

6 Avtal om samordnad energi-och klimatrådgivning Mellan Upplands Väsby, Sollentuna och Vallentuna kommuner nedan kallade parterna, har följande avtal träffats om samverkan beträffande energirådgivning. 1 Avtalets omfattning Avtalet avser kommunal energi-och klimatrådgivning till hushåll, företag och lokala organisationer i de samverkande kommunerna. För verksamheten ska gälla de förutsättningar som anges i förordningen (2016:385)om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning. 2 Inriktning Den kommunala energi-och klimatrådgivningen ska förmedla lokalt och regionalt anpassad kunskap om energianvändning samt om förutsättningar för att minska och effektivisera densamma i lokaler och bostäder och därmed minska dess klimatpåverkan. Energi- och klimatrådgivaren ska ingå i det regionala energi och klimatrådgivarsamarbetet. Rådgivningen ska avse hushåll, lokala företag och lokala organisationer. Även skolor får utnyttja energirådgivarnas tjänster. Rådgivningen ska inte omfatta besiktningsverksamhet. 3 Organisation och huvudmannaskap Den gemensamma energirådgivningen har Upplands Väsby kommun som huvudman. Inom kommunen ansvarar kommunstyrelsen för energi-och klimatrådgivningen. För verksamheten ska finnas en befattning som energi- och klimatrådgivare. Organisatoriskt och administrativt tillhör energi- och klimatrådgivaren stöd och process i Upplands Väsby kommun Vallentuna kommun och Sollentuna kommun förbinder sig att använda sig av energirådgivaren och att delta i kostnaderna för detta i enlighet med vad som föreskrivs i 4 i detta avtal. 4 Finansiering och kostnader Personalkostnaden ska till fullo finansieras av de kommuner som är part till detta avtal genom de statsbidrag som erhålls enligt förordningen (2016:385) om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning. Personalkostnaden fördelas mellan kommunerna genom att var och en av kommunerna betalar 33% av kostnaden. De personalkostnader som ska täckas med statsbidraget är lön samt eventuella sjuk- och vikariatslöner, semesterförmåner, kompletteringspension och avtalsförsäkringar, socialförsäkringsavgifter, IT arbetsplats, bil- och andra resekostnadsförsäkringar samt traktamentsersättningar. Kostnaderna framgår av bilagd kostnadskalkyl. 9

7 Varje kommun ansvarar för sin egen projektbudget. Det vill säga att kostnaderna för kommunspecifika projekt etcetera finansieras och administreras av de enskilda kommunerna. Om verksamheten upphör i förtid ska eventuella merkostnader delas lika mellan parterna i förhållande till respektive kommuns andel av det totalt erhållna bidragsbeloppet. Detsamma gäller om andra merkostnader uppstår som Upplands Väsby kommun inte kan råda över. 5 Arbetsgivaransvar Upplands Väsby kommun har arbetsgivaransvaret för energi- och klimatrådgivaren. Ansvaret för den verksamhet som bedrivs enligt detta avtal ligger på Upplands Väsby kommun. 6 Lokaler och inventarier Upplands Väsby kommun tillhandahåller kontorslokaler och därtill hörande inventarier för energi- och klimatrådgivarens verksamhet. Alla parter ska därutöver, utan särskild ersättning, i sina respektive kommuner upplåta en lämplig lokal/arbetsplats och andra faciliteter för samverkan, rådgivning, information till mindre grupper etc. inom ramen för den kommunala energirådgivningen. 7 Utnyttjande av tjänsterna Utnyttjandet av energi-och klimatrådgivarens tjänster ska fördelas lika mellan parterna. Energi- och klimatrådgivaren tidsredovisar sin arbetstid per kommun.. Energi-och klimatrådgivningen bedrivs lokalt i varje enskild avtalskommun med utgångspunkt från Upplands Väsby kommun.. 8 Samverkan, planering och uppföljning För att planera och följa upp verksamheten ska det finnas en styrgrupp som sammanträder minst två gånger per år. Avtalskommunerna utser en tjänsteman vardera som sin representant i gruppen. I gruppen ingår även energi- och klimatrådgivaren som även sammankallar gruppen och dokumenterar sammanträdena. Det löpande administrativa arbetet, som t ex statsbidragsansökningar/redovisningar och upprättande av erforderliga handlingar sköts av energi- och klimatrådgivaren. Verksamhetsplan och förslag till budget ska upprättas i samråd i styrgruppen. Förslag till verksamhetsberättelse och årsredovisning ska behandlas i styrgruppen. 9 Verksamhetsberättelse och årsredovisning Energi- och klimatrådgivaren ska varje år upprätta och lämna en verksamhetsberättelse till avtalets parter. Redovisning över planerad och genomförd verksamhet ska genom Upplands Väsby kommuns försorg inges till Statens Energimyndighet och enligt myndighetens anvisning. 10

8 10 Ändrade förhållanden Om betydande förändringar i parternas organisation och/eller verksamhet sker eller om något oförutsett inträffar, som påverkar förutsättningarna för, eller tillämpningen av detta avtal, ska parterna uppta överläggningar om eventuella förändringar av avtalets innehåll. Detsamma ska gälla om förändringar i lagar eller andra regelverk sker som påverkar tillämpningen av detta avtal. 11 Avtalstid Avtalet gäller från och med till och med med möjlighet till förlängning. Vid underlåten uppsägning förlängs avtalet med ett (1) år i sänder. Uppsägning ska ske senast sex månader före avtalstidens utgång. Om statsbidraget upphör eller minskar i sådan omfattning att den inte längre täcker personalkostnaden enligt 4 äger avtalskommun säga upp detta avtal till den tidpunkt då åberopad förändring träder i kraft utan iakttagande av ovan angiven uppsägningstid. 12 Insyn och kontroll Avtalskommunerna äger utöva erforderlig insyn och kontroll av den energi-och klimatrådgivningsverksamhet som bedrivs av Upplands Väsby kommun inom ramen för detta avtal. 13 Tvist Om inte parterna kommer överens om annat skall tvist på grund av detta avtal avgöras i allmän domstol. 14 Avtalets giltighet Detta avtal är för sin giltighet beroende av att det godkänns av kommunstyrelserna i Upplands Väsby, Sollentuna och Vallentuna kommuner genom beslut som vinner laga kraft Detta avtal har upprättats i tre exemplar varav parterna tagit varsitt. Sollentuna den Väsby den För Sollentuna kommun För Upplands Väsby kommun Kommundirektör Kommundirektör 11

9 Vallentuna den För Vallentuna kommun Kommunstyrelsens ordförande Bilagor: 1. Kostnadskalkyl 12

10 Lön /månad exempel Kostnad /tjänst kr särkostnad % Semesterdagstillägg 1,02% 1,02% PO-pålägg 38,33% 38,33% Kr/år/anst Hyra Städning Inventarier, möbler, rep av inventarier Pers soc, friskvård, intern rep Kompetensutveckling Rumsabonnemang (post) Fast telefon Mobil Licenser Stratsy QV Dator - leasing, skrivare Löneadministration och HR Resor Externa konsulter, extern rep Hälso- och sjukvård Rekrytering Övertid, ersättningar ex. bil Kontorsmaterial, porto Arbetsplatskostnader samkostnad kr kr kr 0 kr kr kr kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Kr/år/anst OH-kostnader adm OH-kostnader, kontorsledning Oh-kostnad avseende chef kr Debiteringsgrad Debiteringsgrad 85,0% 13

11 Årslön PO-kostnad Bruttokostnad Arbetsplatskostnad OH-kostnad ,20 kr ,62 kr ,82 kr kr kr Totalkostnad ,82 kr Nettoarbetstid 1760 Debiterbar tid 1500 Utfördelning av effektutredningar 5,0% Kostnad/år Kostnad/månad Kostnad/timme ,82 kr ,57 kr 463,97 kr 14