Tjänsteköpsöverenskommelse

Transkript

1 t Kemikalieinspektionen TMandtr Överenskommelse nr. A Diarienr. UF Beslut nr. _ W ** Saknr Löp nr & ~~ tt\1 O/O i Tjänsteköpsöverenskommelse Parter A Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida) Org nr: Attention: Ola Möller Avd/enhet: Sveriges Ambassad, Sektionen för utvecklingssamarbete Adress: One Pacific Place, 140 Sukhumvit, Bangkok, 10110, Thailand Momsregnr: SE Telefon: Telefax: ola.moller@gov.se B Kemikalieinspektionen (Kemi) Org.nr: Attention: Ule Johansson Adress: Box 2, SE Sundbyberg Momsregnr: Telefon: Telefax: Bankkonto: IBAN SE , Swift-adress DABASESX, Danske Bank, Box 7523, S Stockholm ule j ohans son@kemi. se 1 - Överenskommelsen Följande handlingar utgör Partemas fullständiga överenskommelse avseende det som denna överenskommelse reglerar. Handlingarna som ersätter samtliga tidigare skriftliga och muntliga åtaganden kompletterar varandra och skall, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, ha företräde i den ordning som följer nedan. 1. Skriftliga tillägg och ändringar till denna överenskommelse 2. Denna överenskommelse 3. Ramöverenskommelsen mellan Sida och Kemikalieinspektionen. Sidas diarienummer , daterad 30 december 2010 och därefter ömsesidigt godkända ändringar av den överenskommelsen. I ramöverenskommelsen anges arvoden samt villkor för ersättningsgilla kostnader. Om en ny ramöverenskommelse ersätter den tidigare under tiden för denna överenskommelsens giltighet kommer villkoren i den nya ramöverenskommelsen att tillämpas, Bilaga Sidas Allmänna Villkor för Myndighetssamarbete, Bilaga 2 1 of 7

2 5. Uppdragsbeskrivningen (Prögfämdokument), Bilaga 3 6. Budget, Bilaga 4 Denna tjänsteköpsöverenskommelse, inklusive ovan angivna handlingar, kallas nedan Överenskommelsen. Då det i detta fall finns en ramöverenskommelse mellan Kemi och Sida (se ovan) utgör denna avtalsinnehåll i Överenskommelsen och äger vid eventuella motstridigheter med Överenskommelsen företräde. 2 - Sidas Allmänna Villkor för Myndighetssamarbete Såsom följer av 1 är Sidas Allmänna Villkor för Myndighetssamarbete ("Sidas Allmänna Villkor") tillämpliga på Överenskommelsen, Bilaga Uppdraget A. Omfattning Kemi skall utföra de tjänster i enlighet med vad som anges i Uppdragsbeskrivningen, (nedan kallade Uppdraget) inklusive att ansvara för verksamhet genomförd av andra parter inom programmet, Bilaga 3. Kemi ska ingå avtal med andra organisationer inom samarbetet som ska motta vidareformedlade medel innan utbetalning av medel kan rekvireras och utbetalas från Kemi. Kemi ansvarar för att relevanta avtalsvillkor i överenskommelsen inkluderas i avtalen. Kemi ska före 30 september 2013 och före avtalen ingås ha inhämtat Sidas skriftliga acceptans ("No Objection") av de tre avtal under vilka samarbetet mellan Kemi och Kemis tre partners regleras. Dessa partners är: 1. Food and Agriculture Organisation of the United Nations (FAO) 2. Pesticide Action Network Asia and the Pacific (PANAP) 3. The Field Alliance (TFA) B. Tidplan Uppdraget skall påbörjas 1 september 2013 och avslutas 30 juni 2018 i enlighet med tidplan angiven i Bilaga 3. C. Rapportering Årsarbetsplan och budget Årlig arbetsplan med budget för programmet (inkl. alla partners) skall årligen inlämnas för godkännande till Sida. Årsarbetsplanen ska beskriva planerad verksamhet och budget för det kommande året samt innehålla en utbetalningsplan för utbetalningar avsedda att utbetalas till organisationer inom samarbetet. Årliga arbetsplaner med budget ska vara Sida tillhanda senast 30 november. Verksamhetsrapport 2 of 7

3 Efter förankring hos sina samarbetsparter skall Kemi årligen inge rapport till Sida som beskriver programmets resultat, i enlighet med Sidas Allmänna Villkor. Årliga rapporter ska vara Sida till hända senast 30 april. Finansiell rapportering Kemi ska till Sida inge en årlig finansiell rapport, enligt instruktioner i Sidas Allmänna Villkor. Årlig finansiell rapport skall vara Sida tillhanda senast 30 april. Slutrapport Slutrapport (verksamhet och finansiell) ska omfatta hela programmet ska vara Sida tillhanda senast 31 januari Årsmöte Sida och Kemikalieinspektionen ska träffas för avstämningsmöten 2 gånger per år, varav ett i anslutning till avstämningsmöten för det övriga Sida- Kemi samarbetet. Det ena mötet bör äga rum i maj - juni, ca en månad efter att föregående års årsrapport inkommit till Sida i anslutning till årsmötet för det övriga Sida- Kemi samarbetet. Det andra mötet bör hållas under senare delen av andra kalenderhalvåret i samband med inlämnandet av årsarbetsplaner. Båda möten ska protokollföras. Genusbedömning Kemikalieinspektionen åtar sig att senast sex månader efter undertecknande av denna Överenskommelse ha genomfört en genus bedömning. Denna bedömning ska föreslå mätbara indikatorer, inklusive baselines, vilka ska införlivas i programmets resultatramverk. Utvärdering Programmet ska genomföra en "Mid Term Review" under perioden En slut utvärdering av programmet ska genomföras under perioden Finansiering för dessa aktiviteter ska inrymmas i programmets budget. 4 - Bemanning Personer angivna nedan skall koordinera Uppdraget: 1. Ule Johansson 2. Jenny Rönngren eller den som myndigheten sätter i deras ställe, varvid Sidas godkännande ska inhämtas dessförinnan. Kemi kommer att, utöver ovanstående personer, använda sig av ytterligare intern Kemi personal e* när så är lämpligt utifrån programmets behov och de här angivna villkoren. Kemi ska, när tillämpligt, anlita utomstående expertis för delar av uppdraget, bl.a. för att säkerställa programmets komponenter av sådan kompetens som myndigheten inte själv besitter. De delar av uppdraget som inte avser den myndighetsunika tjänsten/funktionen enligt myndighetens instruktion ska upphandlas i konkurrens. 3 of 7

4 5 - Budget och Ersättning A. Budget Sida ersätter Kemi för faktiskt havda kostnader för planering och genomförande av programmet enligt budget för uppdraget, Bilaga 3, och Sidas Allmänna Villkor. Takbeloppet för det totala arvodet är SEK , för samtliga ersättningsgilla kostnader SEK och för samtliga uppdragskostnader är SEK B. Arvode Arvode för utfört arbete inom ramen för denna överenskommelse beräknas enligt principen om full kostnadstäckning och framgår av ramöverenskommelsen. C. Ersättningsgilla kostnader Ersättningsgilla kostnader är kostnader som är direkt kopplade till personal som Kemi ställer till förfogande. Sida ersätter sådana kostnader i den mån de ej ersätts av samarbetspart. D. Arvodesjustering Arvodesjusteringar genomförs i linje med överenskommelser mellan Kemi och Sida under gällande ramöverenskommelse. 6 - Fakturering och betalning En förutsättning för utbetalning är att villkoren i avtalet är uppfyllda. Uppdragskostnader som är avsedda att utbetalas till andra organisationer inom samarbetet För uppdragskostnader, som är avsedda att utbetalas till andra organisationer inom samarbetet, sker utbetalning av medel från Sida till Kemi halvårsvis i förskott med belopp i svenska kronor som motsvarar den utbetalningsplan som Kemi inkommer med till Sida enligt ovan 3c om medelsbehov finns vid genomgång av sammanställning över det preliminära utnyttjandet av tidigare utbetalda medel. En förutsättning för utbetalning är vidare att Kemi tillställt Sida en ansökan om utbetalning, (nedan kallat Rekvisition), i original. Till rekvisitionen ska, om tidigare utbetalning gjorts, bifogas en sammanställning över det preliminära utnyttjandet av tidigare utbetalda medel. Sida ska, efter det att Rekvisitionen mottagits och efter det att de handlingar som ska bifogas enligt föregående stycke har godkänts, verkställa delutbetalningen. Kemi ska omedelbart skriftligen bekräfta mottagandet av medlen till ansvarig handläggare vid Sida för Programavtalet ifråga. Bekräftelsen ska innehålla det mottagna beloppet i svenska kronor. Betalning skall ske till IBAN SE , Swift-adress DABASESX, Danske Bank, Box 7523, S Stockholm, förutsatt att Kemi meddelat Danske Bank om överföring. Rekvisitionen ska innehålla följande information: Ordet "rekvisition" i rubriken Insatsnummer ( ) Kemis namn och adressuppgifter Rekvirerat belopp i svenska kronor Mottagarens bankförbindelse, dvs. Postgiro, Bankgiro el bankkonto (inkl. clearingnummer) 4 of 7

5 Kontaktperson, enhet och avdelning på Sida. Behörig att teckna Kemi vid rekvisition är Ingela Andersson. Sida ska informeras om det sker någon förändring angående firmateckningsrätten. Till den första rekvisitionen ska bifogas ett bankintyg där bankkontoinnehavare, bankkontonummer, IBAN eller BIC-kod, SWIFT samt bankkontots valuta. Vid efterföljande rekvisitioner behöver detta endast bifogas om uppgifterna ändrats. Kemi ska hålla de medel som Sida utbetalat avskilda på ett icke räntebärande bankkonto. Detta konto ska tecknas av minst två personer i förening. Kontotecknare för Kemi är Per-Ola Bengtsson och Maud Lövgren, två i förening. Sida ska informeras om det sker någon ändring vad gäller kontotecknarrätten. Organisation i efterföljande led ska hålla bidraget på ett bankkonto, som tecknas av minst två personer i förening. Organisation i efterföljande led inom samarbetet får behålla eventuell intjänad ränta. Räntan ska då användas i den verksamhet som finansierats av Sida och ska regleras i avtalet med den mottagande organisationen. Medel som inte använts före den 30 juni 2018 för aktiviteter enligt detta avtal, ska redovisas och återbetalas till Sida, om inte annat skriftligen överenskommits. Återbetalning av outnyttjade medel ska ske i samband med slutredovisning av insatsen eller senast den 31 december Återbetalning av belopp understigande 500 SEK behöver inte ske. Återbetalning av medel till Sida i enlighet med detta avtal ska göras till Sidas bankgiro Detta ska meddelas Sida och meddelandet ska innehålla information om Sidas insatsnummer. Övriga komponenter och kostnadsslag För övriga komponenter och kostnadsslag ska Kemi fakturera Sida halvårsvis i efterskott Ganuari resp. juli). Betalning skall ske till. IBAN SE , Swiftadress DABASESX, Danske Bank, Box 7523, S Stockholm, förutsatt att Kemi meddelat Danske Bank om överföring. I samband med fakturering av medel ska Kemi därutöver inkomma med preliminär ekonomisk rapportering. Av den ekonomiska rapporteringen ska, med angivande av kostnadsslag, framgå den totala kostnaden för hela programmet och hur utbetalningarna från Kemikalieinspektionen skett till samarbetspartners. Om budgeten för arvoden och ersättningsgilla kostnader vid utgången av varje år inte är fullständigt förbrukad kan medel föras över till kommande år efter ett skriftligt medgivande av Sida. Vad som i övrigt gäller vid fakturering och betalning framgår av Ramöverenskommelsen. 7 - Återkrav och innehållande av bidrag Sida har rätt att innehålla hela eller delar av bidrag enligt denna överenskommelse om verksamheten avseende innehåll och/eller genomförande skiljer sig från vad som angivits i 5 of 7

6 programdokument, resultatramverk och budget, brister i sin redovisning av medlen eller i övrigt skiljer sig från villkoren i dessa två avtal. Om Kemi eller organisationer i samarbetet har använt bidrag i strid med denna överenskommelse eller om verksamheten avseende innehåll och/eller genomförande skiljer sig från vad som angivits i programdokument, resultatramverk och budget, brister i sin redovisning av medlen eller i övrigt skiljer sig från villkoren i dessa två avtal, har Sida rätt att kräva att Kemi ska återbetala de felaktigt använda medlen. Innan Sida tar beslut att innehålla eller återkräva bidrag ska Sida inleda en diskussion med Kemi. Bidrag ska återbetalas till Sida senast 30 dagar efter det att Sida enligt föregående stycke framställt återkrav. 8 - Revision Kemi är ansvarig för att programmet revideras årligen i enlighet med Sidas Allmänna villkor. Revisionsrapport, inklusive management letter och management respons, ska vara Sida tillhanda senast 45 dagar efter det att Kemi mottagit revisionsrapporten från revisorn. Kemi är också ansvarig för att medel som vidareförmedias underställs årlig revision i enlighet med Sidas Allmänna Villkor. För vidareformedlade medel till andra organisationer inom samarbetet, ansvarar Kemi för att medlen följs upp enligt denna överenskommelse. Revisionsrapport inklusive management letter och management respons av vidareformedlade medel ska inkomma till Sida samtidigt som ovan nämnda revisionsrapport av Kemis medel. Kemi ska på begäran ge Riksrevisionen tillfälle att granska hur medel använts och därvid lämna de uppgifter som behövs för granskning. 9 - Kontaktperson och ändringar av Överenskommelsen A. Kontaktperson Kontaktperson avseende frågor och ändringar av Överenskommelsen är för Kemi Ule Johansson eller den person som myndigheten sätter i dennes ställe och för Sida Ola Möller eller den person Sida sätter i dennes ställe. B. Ändringar Ändringar av Överenskommelsen får endast ske skriftligen och skall undertecknas av båda Parter Dialog frågor Parterna ska regelbundet följa upp identifierade dialogfrågor, främst i rapportering samt vid de två årliga mötena mellan Kemi och Sida. Följande dialogfrågor för samarbetet finns: 1. Fortsatt och fördjupad integrering av gender inom verksamheten. 2. Stärkt integrering av fattigdomsperspektiv på verksamheten. 3. Utökat samarbete samt institutionalisering av verksamhet och erfarenheter hos relevanta aktörer i regionen för att uppnå hållbarhet i verksamheten. 4. Resultat och Risk management 6 of 7

7 11 - Förlängning Parterna kan förlänga Överenskommelsen på oförändrade villkor med högst två på varandra följande tidsperioder om 12 månader vardera. Detta skall ske genom en skriftlig överenskommelse mellan Partema innan överenskommelsetiden löpt ut. Kemi har inte rätt till någon ersättning om en sådan förlängning inte kommer till stånd Tvistelösning Alla tvister, meningsskiljaktigheter eller krav med uppkomst ur denna Överenskommelse ska lösas genom enskild förhandling mellan partema. 13-Giltighetstid Överenskommelsen skall träda i kraft vid undertecknandet. Överenskommelsen skall vara giltig tom31 mars Vardera parten äger rätt att skriftligen säga upp avtalet med tre månaders varsel. Kemi får under uppsägningstiden använda utbetalade medel för planerad och pågående verksamhet som inte går att avbryta. Kemi ska dock i möjligaste mån anpassa den pågående verksamheten till att avtalet kominer att upphöra. I händelse av väsentligt avtalsbrott, äger Sida rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Överenskommelsen har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Parterna tagit var sitt. En översättning av överenskommelsen till engelska delges samarbetspartnern. Ban-gkek Ort och datum För Sida Ort och datum För Kemikalieinspektionen Underskrift AnnaMaria Oltorp Chef, Sektionen för utvecklingssamarbete Sveriges ambassad, Bangkok Thailand Namnförtydligande och titel f Underskrift Nina Cromnier Generaldirektör Sundbyberg Sverige Namnförtydligande och titel Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Ramöverenskommelse inklusive arvode Sidas Allmänna Villkor för Myndighetssamarbete Uppdragsbeskrivning (Programdokument) Budget 7 of 7

8