Manual för Personec Travel

Transkript

1 Manual för Personec Travel Viktigt! För reseräkningar gäller from nu att samtliga kvitton skall skickas till Aditro. I manualen som skickades ut tidigare stod att kvitton först skall skickas till attesterande chef. Detta gäller inte längre utan alla kvitton skall skickas direkt till Aditro. Följande gäller: 1. Rapportera reseräkningen i Travel 2. Skriv ut en kopia av resräkningen och fäst alla kvitton på kopian. 3. Skicka kopian med kvitton till Aditro. Märk kuvertet Candyking Sverige, Pickalot alt. Candyking Holding Aditro Att: Therése Michaneck BPO Box Norrköping 4. Ansvarig chef attesterar reseräkningen i Travel. 5. Aditro stämmer av reseräkning mot kvitton.

2 Nedan följer en kort genomgång av hur du kommer igång med att tidrapportera via Aditros webbsystem. 1. Öppna Internet Explorer. Ange adressen: Börja med att lägga till adressen till dina favoriter. Det gör du genom att klicka på ikonen som ser ut som en stjärna med ett grönt plustecken på. Där väljer du Add to Favourites. För att sedan snabbt hitta till sidan så klickar du på den gula stjärnan och väljer Aditro menu. Du påbörjar din reseräkning genom att klicka på Personec travel.

3 2. Nu är det dags att logga in er med era uppgifter. Notera att det kan bli problem med inloggning alternativt åtkomst om du inte följt installationsanvisningarna i särskild manual. Användare: Personnummer UTAN bindestreck. Första gången ni loggar in är lösenordet start. Det är möjligt att ha olika lösenord i Travel och i ESS. Nedan följer en referens över alla funktioner i Personec travel. Operationer Du börjar göra en reseräkning från Grunduppgifter-fliken. Därefter fyller du i informationen på de andra flikarna enligt följande instruktioner. När du är klar klickar du på knappen Spara. Om du vill skicka din reseräkning för attest trycker du på knappen För attest så vidarebefordras din reseräkning för attest och dess status kommer att förändras till Avslutad. Om du ska hantera reseräkningarna öppnar du dialogrutan Bearbetning av reseräkning. Om du ska attestera en reseräkning går du till dialogrutan Attesteringar. Om du vill hantera förskott öppnar du dialogrutan Förskott. Observera att den här handboken kan innehålla data som kanske inte används i det system som du arbetar i. Det beror på företagets särskilda definitioner av den version du använder. Spara: När du har slutfört reseräkningen sparar du den genom att klicka på knappen Spara. Utskrift: Om du vill skriva ut din reseräkning klickar du på knappen Skriv ut. Vid utskrift kommer Personec Travel att använda din arbetsstations standardbrowser. Resefinansiering: I ditt företag kanske rapporteringsfunktioner för resefinansiering används. Om du ska rapportera din resa klickar du på knappen Resefinansiering, fyller i dialogrutan Resefinansiering och trycker sedan på knappen Spara. Skicka till attestering: När du har sparat reseräkningen aktiveras knappen För attest. Om du klickar på den skickas reseräkningen för attestering. Reseräkningens status ändras till avslutad. Du kan ändra reseräkningen fram till att nästa person har bearbetat den. När du ändrar en reseräkning ändras dess status till returnerad. Du måste skicka reseräkninge för attest igen och staus kommer att ändras till Rättad. Öppen resplan som denna reseräkning baseras på öppnar den resplan som reseräkningen på skärmen är baserad på. Knappen är endast aktiva när det finns en resplan kopplad till reseräkningen. Bifoga bilagorna: Bilagor kan bifogas reseräkningen och reseplanen om du öppnar ett fönster genom att trycka på knappen Bifogade. Det finns inga begränsningar för bilagornas format. När fönstret har öppnats söker du reda på den fil du vill bifoga till fältet för bifogande. Ange en beskrivning på bilagan och trycka sedan på knappen Bifoga. Information om bilagorna kommer att flyttas till den nedre tabellen och funktionsknappen aktiveras. Bilagorna kan ändras, tas bort osv. beroende på behörighetstyp. Attesterad för utbetalning är den "sista" status där bilagor kan bifogas, ändras eller tas bort. Verifikationer som blivit betalda eller förts över till bokföringsbilagor kan inte längre

4 bifogas. Det går att bifoga bilagor till attesterade resplaner. Grunduppgifter Resetyp Välj resetyp Resetyper är företagsspecifika. Både "Inrikes resa" och "Utrikes resa" brukar användas. Dessutom kan du definiera en särskild restyp för en vanlig utgiftsräkning. Resetypens funktioner baseras på dess inställningar. Traktamentesberäkningar baseras på resetyper. Startdatum/slutdatum Starttid/sluttid Region Överskrift Sök i kalender, välj (klicka på datum) Ange tidpunkt (ttmm) Sök och välj (dubbelklicka) Sök och välj (dubbelklicka) eller ange text Om du har valt en resetyp där du kan registrera flera resor på samma reseräkning behöver du bara fylla i resans startdatum. Övrig information fylls i på fliken Traktamente. Om du skapar en reseräkning för bara en resa anger du både startdatum, slutdatum, starttid och sluttid. Om du skapar en utläggsräkning behöver du bara ange resans startdatum. Här anges resans destination. Traktamentesberäkningar baseras på regionsinformation. De flesta regioner motsvarar enskilda länder, men det gäller inte alltid. För vissa större städer gäller andra traktamenten än för det övriga landet. Som överskrift kan du ange t.ex. en mötesbeteckning, en plats eller ett företag som du har besökt. Du kan spara överskrifter för framtida behov. Välj Spara överskrift. (Sparade överskrifter som inte behövs kan tas bort med funktionen Lösenord och inställningar) Ditt företag kan använda resvägskontroll. I så fall går det bara att ange definierade resvägar. Beskrivning Ange text Ange en beskrivning av resan. Beroende på de aktuella företagsinställningarna kanske den här informationen är obligatorisk. Betalningssätt Attestant Välj betalningstyp (Sök, dubbeklicka) Välj vid behov bankkonto (Sök, dubbelklicka) /Välj (sök och dubbelklicka) Betalningsmetoder är företagsspecifika. Betalningar kan göras av en kassör, med lönen eller via en bank. Vanligen anges din bankkontoinformation av en huvudanvändare eller någon annan ansvarig. I så fall kanske du inte kan ändra/ange bankkonton. Din bankkontoinformation anges i dina personinställningar, som sparas i systemet och enligt vilka utbetalningar görs. Om betalningssättet "Bank" används och om du har flera bankkonton måste ett av kontona väljas. Om du inte gör något val görs betalningar till det konto som är överst på listan. Om det bara finns en attestant definierad för din verifikation kommer attestanten att visas automatiskt. Om det finns flera attestanter definierade kan du välja attestant genom att trycka på sökknappen bredvid attestantfältet. Fönstret för personsökning öppnas. Genom att trycka på knappen Läs söks alla attestanter och du kan välja attestant genom att dubbelklicka på personens namn i tabellen. Du kan söka attestant sorterat efter efternamn, förnamn eller person-id. Om du t.ex. skriver in första bokstaven i efternamnet före %-tecknet och

5 Datum då reseräkningen skapas trycker på knappen Läs visas i tabellen alla personer vars efternamn börjar på den bokstaven. Aktuellt datum Traktamenten Resor, tabell Region Startdatum/slutdatum Starttid/sluttid Överskrift Andra ersättningar Måltider Förmåner Du ser angiven resa i den här tabellen. Personec Travel skapar automatiskt resedagar och räknar traktamenten när du har lagt in alla uppgifter som behövs. Om du har valt en resetyp där du kan registrera flera resor för samma räkning kan du lägga till flera resor i tabellen. Ange den information som behövs och tryck på knappen Resdagar. Resdagarna för de skilda resorna visas i tabellen Resdagar. Tryck på knappen Beräkna för att räkna traktamenten. /ange Om du har angett en region på fliken Grunduppgifter visas den i tabellen. Du kan också ange regioner själv om reseräkningen gäller för flera resor. /ange Informationen beror på resetyp. Ange Välj, vid behov (Sök, dubbelklicka) Om du har angett en överskrift på fliken Grunduppgifter visas den i tabellen. Om reseräkningen gäller för flera resor kan du ange överskrifter för varje resa här. Om fältet är tomt betalas vanliga traktamenten ut till dig. Om du vill ersättas för något annat traktamente väljer du det, söker du och väljer. /ange Antal måltider som din arbetsgivare betalar. Välj, vid behov (Sök, dubbelklicka) Om du erhåller skattepliktiga förmåner kan du söka och välja dem här. Rese-ID Rese-ID identifierar varje enskild resa som du har angett på reseräkningen. Rese-ID används inte i alla företag, så detta fält kanske inte är synligt. Resdagar, tabell Region I den här tabellen kan du ändra val för enskilda dagar. Du kan ändra överskrift, region, belopp för måltider och annan information som kan inverka på traktamentesberäkningen. Om du har ändrat dagspecifika uppgifter trycker du på knappen Beräkna för att beräkna traktamenten. I programmet räknas traktamenten när du lämnar fliken Traktamente, när du sparar din reseräkning eller trycker på knappen Beräkna. /ange Om du har angett en region på fliken Grunduppgifter visas den i tabellen. Du kan också ange regioner om reseräkningen gäller för flera resor.

6 Starttid/sluttid Beroende på företagsspecifika definitioner kan starttider och sluttider också visas i lokal tid. Överskrift Ange Andra ersättningar Välj, vid behov (Sök, dubbelklicka) Måltider Förmåner Om du har angett en överskrift på fliken Grunduppgifter visas den i tabellen. Om reseräkningen gäller för flera resor kan du ange överskrifter för varje resa här. Om fältet är tomt betalas vanliga traktamenten ut till dig. Om du vill ersättas för något annat traktamente väljer du det, söker och väljer. /ange Ange det antal måltider per dag som din arbetsgivare har betalat. Ibland beror beloppet på i förväg definierade resetyper och antalet uppdateras automatiskt. Välj, vid behov (Sök, dubbelklicka) Sammanställning av traktamenten Om du erhåller skattepliktiga förmåner kan du söka och välja dem här. Traktamentesbelopp Antal traktamenten Skattepliktigt traktamente Summa Skattepliktig del I den nedre tabellen på fliken Traktamente kan du se sammanställningen över alla traktamenten för din reseräkning. Här ser du antalet traktamenten (t.ex hur många inrikes eller utrikes traktamenten), belopp för traktamentet, skattepliktig del av traktamente, summa traktamenten och skattepliktig del av summan av traktamentena. Utlägg Utläggstyperna är kopplade till bokföring, resetyper och skattesatser. Momshanteringen är också företagsspecifik. Vissa av de momskolumner som beskrivs nedan kanske inte visas i tabellen, men de beräknas ändå i systemet. Vilka kolumner som visas beror på företagsinställningarna. Utlägg Sök och välj Olika företags utläggstyper kan skilja sig mycket från varandra beroende på vilka definitioner som görs för varje företag. Det utläggstypen kallas ger information om vad det är för slags utlägg. Beskrivning/kommentar Ange text Datum Valuta Ange en beskrivning, vid behov. Om du vill ange mer utförlig information trycker du på knappen Kommentar. Ange beskrivningen och tryck på knappen Spara för att återgå till fliken Utlägg. Ett meddelande visas om beskrivningen är inställd till obligatorisk och saknas. /ange Här visas automatiskt det datum då resan började. Du kan även ändra datum själv, vid behov. Ange eller sök och välj Valutakod för valutautlägg. Valutabelopp Ange Valutabelopp för utlägget. Valutakurs Belopp /ange Valutakurs för valutan i fråga. /ange Totalbelopp för utlägget (inklusive moms). När det gäller

7 valutautlägg uppdateras detta automatiskt baserat på den information du angett om utlägget. Resenummer Sök och välj Om du har utlägg för flera resor kan du här välja den resa som utläggen gäller. Info-utlägg Sök och välj Info-utlägg är företagsspecifika. Ersättning betalas inte ut om ett utlägg är ett info-utlägg. Verifikationsnummer Ange Ange om du vill ange ett nummer för den utläggsverifikation (bilagan) som utlägget gäller. Summa avdragsgill moms Avdragsgill moms i utlägget. Moms Ange Momsandel av utlägget, om utlägget har olika moms kan du vid behov välja mellan olika momssatser. Moms på utläggsbelopp Utläggets momsbelopp. Nettosumma Utlägg exklusive moms. Moms på verifikation Ange Ange om det behövs. Rese-ID Hotellinformation Kilometer Färdväg Antal körda kilometer /Sök och välj Ange/Sök och välj Rese-ID identifierar varje resa för sig. Om reseräkningen bara innehåller en resa genereras rese-id för utlägget automatiskt. Om reseräkningen innehåller flera resor kan du här välja det rese-id som utläggen gäller. Rese-ID används inte i alla företag, så detta fält kanske inte är synligt. Om företaget använder hotellrapporteringsfunktioner anger du hotellinformation här. Hotell och rumstyper är fördefinierade. Tryck på knappen Ge hotellinformation, ange uppgifter och tryck på Spara. Milersättning räknas på körda kilometer, fordonet och antalet passagerare. Kilometer beräknas automatiskt när du lämnar fliken Kilometer. Du kan också använda knappen Beräkna för att beräkna kilometer. Vid behov kan du ange extra beskrivning genom att trycka på knappen Kommentar Ange text/sök och välj (klicka) Ange Den väg du kört. Om du vill spara färdvägar för framtida behov trycker du på knappen Spara resväg. Körda färdvägar visas i färdvägskolumnen. Du kan söka bland sparade färdvägar och välja en vid behov. (Sparade färdvägar som inte behövs kan tas bort med funktionen Lösenord och inställningar). Summa kilometer för den tillryggalagda sträckan. Fordon Sök och välj Lägg till det fordon som använts för de kilometer du begär ersättning för. Fordonstyperna är fördefinierade. Milersättning baseras på fordon. Datum Ange Datum för bilresa. Extra personer Ange Antal medpassagerare. Kilometerersättning Summa kilometer för den tillryggalagda sträckan. Rese-ID Sök och välj Välj det rese-id som kilometerna gäller.

8 Förskott Ej inhämtade förskott Beroendet på företagets riktlinjer kan du få förskott för din resa. Förskottstyper är företagsspecifika. Det kan vara kontantförskott, biljett- och kreditkortsköp. Du ser förskotten i den övre tabellen. De förskott som inhämtats till din reseräkning visas i den lägre tabellen. Inhämtning av förskott sker genom att aktivera det förskott du vill inhämta från den övre tabellen och därefter trycka på knappen Hämta in. Förskottet kan tas bort från reseräkningen om du väljer det från den nedre tabellen och sedan trycker på knappen Rensa. Om du vill hämta en delsumma av förskottet kan du dela upp det. Definiera först beloppet i fältet under knappen Fördela summan och välj antingen belopp i basvaluta eller valutabelopp beroende på vad du angett. Tryck på knappen Fördela belopp så visas en ny förskottsrad i den övre tabellen. Utlägg Sök och välj Om ett förskott saknar en fördefinierad utläggstyp kan du ange den i fältet Utläggstyp. Vissa förskottstyper (vanligen kontantförskott) har inte stöd för utläggsinhämtning. Valuta Förskottsvaluta. Valutabelopp Summa valutabelopp. Beskrivning Syfte med förskottet. Belopp Summa valutabelopp i basvaluta. Förskottsdatum Det datum när förskottet sparas. Börjar Resans startdatum Verifikationsnummer Inhämtade förskott Förskottet får verifikationsnummer när det sparas. Utlägg Förskottstyperna är fördefinierade. Valuta Förskottsvaluta. Valutabelopp Summa valutabelopp. Beskrivning Syfte med förskottet. Belopp Summa valutabelopp i basvaluta. Förskottsdatum Det datum när förskottet sparas. Börjar Resans startdatum Verifikationsnummer Förskottet får verifikationsnummer när det sparas.

9 Konteringar Summa utlägg Beroende på företagsinställningarna kanske du kan visa utläggs- och traktamentesposter och ändra dem. Om du har behörighet för det kan du ändra konteringsinformation för hela reseräkningen eller för ett enskilt utlägg. Markera önskad rad och ändra informationen. Uppdelning av ett utlägg i delar görs med procentuella andelar. Förklaring 1 Beskrivning av det utlägg som du har lagt till på fliken Utlägg Datum Datum för ett utlägg. Belopp Summa utlägg och traktamenten Skattepliktig inkomst Beskrivning Datum för ett traktamente. Om utlägg/traktamente innefattar skattepliktig inkomst visas beloppet här. Info-utlägg Om info-utlägg innefattas i reseräkningen är de markerade i den här kolumnen. Konteringsdetaljer för utlägg Fakturera Välj Utlägg som ska faktureras är definierade som företagsspecifika. Välj vid behov. Genom att avmarkera kan du förhindra fakturering av utlägget. Procent Ange Uppdelning av utlägg måste ske med procentuella andelar. Belopp Summa utlägg Konto Avdelning Kostnadsställe Projekt Attesteringsinfo Namn Tidstämpel Status Kommentar /ange Beroende på företagsinställningarna kanske du kan ändra avdelning, kostnadsställe och projekt. Specifikationer av utläggstyp och förskottstyp Utläggstyp Utläggsbelopp Belopp för info-utlägg Momsbelopp Förskottstyp Utläggsbelopp Info-utlägg Verifikationens attesteringsflöde visas här. Här kan du se vem som har attesterat verifikationen, när, vilken status verifikationen har och eventuella kommentarer. Utläggstypernas specifikationer är informativa. Summorna beräknas automatiskt. De baseras på den information som du har angett.

10 N Y R E S P L A N Operationer En resplan skapas på samma sätt som reseräkningen. Du börjar med att fylla i information på fliken Grunduppgifter och fortsätter sedan med de andra flikarna. Förskottsansökan görs i resplanen. Anvisningarna i avsnittet "Ny reseräkning" ovan gäller även när du skapar en resplan. Det är i huvudsak samma åtgärder som när du skapar en reseräkning. Du kan följa anvisningarna i "Ny reseräkning". Det är bara några skillnader mellan att skapa en resplan och en reseräkning. En resplan kan ändras som reseräkning vid reseräkningsåtgärder. Ansöka om förskott: Du kan ansöka om förskott i resplanen. Använd knappen Ansök om förskott och fyll i information om det förskott du ansöker om. Resebokningar: Med resplaner kan du planera resorna. När du klickar på knappen Resebokningar skickas en resplan automatiskt med e-post till den person eller resebyrå som hanterar företagets resebokningar. I enlighet med din resplan kan de sedan göra de bokningar som krävs för din resa. Du kan också använda dialogrutan för flygresor. Där visas tidtabeller och bokningar. Bokningar måste dock göras via en resebyrå. Om ditt företag använder elektroniskt godkännande och du trycker på knappen För attest kommer din chef att få e-post med resplanen. F Ö R A T T E S T Användarval Val av verifikationstyp I dialogrutan För attest kan du hantera reseräkningar, resplaner och förskott som behöver attesteras ytterligare. När du har valt den verifikationstyp du vill hantera (reseräkning, resplan, förskott, reseräkning/resplaner eller samtliga) trycker du på knappen Hämta. Du ser de valda verifikationerna i tabellen. Alla fält som förklaras i den här handledningen kanske inte syns eftersom fält kan definieras av företaget. Kontrollera aktiva ersättare - meddelande visas överst på skärmen om du har aktiva ersättare /välj genom att klicka Välj Om det finns en definierad ersättare för dig kan du börja attestera som ersättare genom att välja användarnamn på beställare i browser. Genom att välja verifikationstyp kan du avgränsa mängden attester (t.ex. endast förskott) Hämta verifikationerna till tabellen Välj Välj Du kan markera de verifikationer du vill hantera. Namn Namn på den person vars verifikation det gäller. Person Person-ID för den person vars verifikation det gäller. Verifikation Verifikationsnummer, om verifikationen har fått det i denna status.

11 Namn på attestant Attestant /Tryck och välj Person, som attesterar verifikationen härnäst Verifikationstyp Verifikationstyp det gäller Överskrift Verifikationens överskrift. Startdatum Verifikationens startdatum Totalsumma Verifikationens totalbelopp Om det bara finns en attestant definierad för din verifikation kommer den att visas som standard. Om det finns flera attestanter definierade kan du välj attestant genom att dubbelklicka på fältet. Fönstret för personsökning öppnas. Genom att trycka på knappen Läs söks alla attestanter och du kan välja attestant genom att dubbelklicka på personens namn i tabellen. Du kan söka attestant sorterat efter efternamn, förnamn eller person-id. Om du t.ex. skriver in första bokstaven i efternamnet före %-tecknet och trycker på knappen Läs visas i tabellen alla personer vars efternamn börjar på den bokstaven. Om alla operationer som behöver göras redan är gjorda kan inte en ny attestant väljas utan verifikationen kommer bara att attesteras för betalning igen. Ersättning Ersättningsbelopp för verifikationen Anmärkning Ange Här kan du ange kommentar för nästa attestant. Kommentarer kommer också att finnas på verifikationens attestinfo. Andra operationer Välj alla: Om du vill attestera alla verifikationer samtidigt trycker du på knappen Välj alla. Välj ingen: Om du trycker på knappen Välj ingen tas de valda verifikationerna bort. Välj attestant: Om du vill välja nästa attestant för verifikationen trycker du på knappen Välj attestant. Attestera: Om du vill attestera de valda verifikationerna trycker du på knappen Attestera. Returnera: Om du vill returnera verifikationen trycker du på knappen Returnera. Avvisa: Om du vill avslå verifikationen helt trycker du på knappen Avslå. Förhandsgranska: Om du vill förhandsgranska verifikationen trycker du på knappen Förhandsgranska. Öppen: Om du vill öppna verifikationen för ytterligare granskning trycker du på knappen Öppna.

12 R E S E R Ä K N I N G S O P E R A T I O N E R Val av verifikationstyp Du kan hantera alla egna reseräkningar. Andra personers reseräkningar kan du hantera om du har behörighet för det. När du godkänner verifikationerna används dialogrutan För attest. Du söker efter en reseräkning genom att ange sökvillkor och sedan klicka på knappen Hämta. Sökresultaten visas i tabellen. Sök/Välj Här kan du välja de verifikationstyper du vill hantera. Status Sök/Välj Du kan söka verifikationer baserat på status. Startdatum/slutdatum Ange Reseräkningssökningen görs i det intervall som definieras av de datum du anger här. Textsökning Ange text T.ex. överskriften för den reseräkning som du söker efter. Företag Sök/Ange Obligatoriskt vid sökning efter person/reseräkning. Person Sök/Ange Du kan välja den person vars verifikationer du vill arbeta med. När du klickar i browsern öppnas personvalsfönstret. Om du sedan trycker på knappen Läs sker en sökning efter möjliga attestanter och du kan välja attestant genom att dubbelklicka på den personens namn i tabellen. Du kan söka attestant sorterat efter efternamn, förnamn eller person-id. Om du t.ex. skriver in första bokstaven i efternamnet före %-tecknet och trycker på knappen Läs visas i tabellen alla personer vars efternamn börjar på den bokstaven. Hämta Tryck När du har angett sökvillkoren trycker du på knappen Hämta för att söka efter reseräkningen. Återställ sökning Tryck Om du vill göra en ny sökning trycker du på knappen Återställ sökning och anger nya sökvillkor. Ny reseräkning/ny resplan Tryck Om du har den behörighet som krävs kan du skapa nya reseräkningar även för andra. Välj först person och adress och tryck på knappen Ny reseräkning/ny resplan. Rese-ID Ange Om du vill söka efter reseräkningar baserat på rese-id anger du ID här. Fortsätt Tryck Ditt företag kan ha en reseregel att tidpunkt för tidigare reseräkningar påverkar reseräkningar som lämnas in längre fram. Om du vill göra en sådan löpande reseräkning måste du först välja den reseräkning du vill ska vara löpande och sedan trycka på knappen "Fortsätt". I programmet öppnas då en ny reseräkning som du kan fylla i.

13 Andra operationer Tryck på knappen Gör till reseräkning när du vill ändra en resplan till en reseräkning. Tryck på knappen För attest när du vill skicka verifikationen för ytterligare attestering. Om du trycker på För attest skickas reseräkningen för attestering. Reseräkningens status ändras till avslutad. Du kan ändra reseräkningen fram till att nästa person har bearbetat den. När du ändrar en reseräkning som har status avslutad ändras status till returnerad. Du måste skicka reseräkningen för attest igen och därefter ändras status till rättad och kommer att gå igenom attestflödet igen. Om du vill göra ändringar i en reseräkning söker du efter den och klickar sedan på knappen Ändra (se kommentarer ovan). Tryck på knappen Skriv ut för att skriva ut reseräkningen. Välj reseräkningen och tryck på knappen. Om du har behörighet att attestera kan du välja en verifikation i tabellen sedan trycka på knappen Attestera. Om du har erhållit reseräkningar som du vill returnera till avsändaren för rättelser trycker du på knappen Returnera. Om du vill kopiera en reseräkning/resplan som bas för en ny reseräkning/resplan, väljer du först den reseräkning/resplan du vill kopiera i den nedre tabellen, sedan väljer du den person eller de personer du vill kopiera reseräkningen/resplanen till och trycker på knappen Kopiera. Om du behöver kopiera reseräkningar/resplaner för flera personer, väljer du först den reseräkning/resplan du behöver kopiera och trycker sedan på knappen Kopiera. Då öppnas ett fönster för de valda personerna. Välj de personer till vilka reseräkningarna/resplanerna ska kopieras och tryck på knappen Kopiera. Om du har behörighet att kreditera reseräkningar är knappen Kreditera aktiverad. Du tar bort en reseräkning genom att trycka på knappen Ta bort. Du kan ge ange att en reseräkning ska finnas i väntelistan genom att trycka på knappen Väntan. Du kan frisläppa en reseräkning genom att trycka på knappen Frisläpp. Om du vill skriva ut en verifikationsrapport trycker du på knappen Rapport. Gör dina val, tryck på knappen Hämta så hämtas valen till skärmen. Tryck sedan på knappen Rapport så samlas information om de valda verifikationerna in och visas på skärmen.

14 K Ö R J O U R N A L Startdatum/tid/Sluttid Ange Utgående/Ingående Ange Tillryggalagda kilometer som faktureras från arbetsgivaren måste registreras i körjournalen. Om du lägger in ny information eller gör rättningar, glöm inte att spara uppgifterna. Det går inte att ta bort en fakturerad körning från körjournalen om inte motsvarande reseräkning har tagits bort. Om du vill öppna en reseräkning som motsvarar en körning, anger du sökvillkor (datum från/till och en person) och trycker på knappen Hämta. Du kan kontrollera körda kilometer genom att trycka på knappen Kilometer. Obligatoriskt Obligatoriskt Antal km När du har angett utgående/ingående kilometer kommer de kilometer som ska faktureras att beräknas automatiskt. Km privat Ange Den sträcka som körts privat. Om din färd innefattar en privat sträcka anger du antal kilometer här. De kilometer som ska faktureras beräknas automatiskt. Färdväg Ange eller sök och välj Den resväg du har kört. Du kan spara den genom att trycka på knappen Spara resväg Reseräkning Markera Markera alla körningar som din arbetsgivare ska faktureras för (reseräkningskolumnen). Tryck på knappen Ersätt valda. Om du vill ha ersättning för alla körningar i tabellen trycker du på knappen Ersätt alla. En ny reseräkning skapas och sparas automatiskt. Om du trycker på knappen Ta bort kan du ta bort kilometer. Det går inte att ta bort en fakturerad körning från körjournalen om inte motsvarande reseräkning har tagits bort. Knappen Öppna reseräkning öppnar den reseräkning som är vald i tabellen. Hämta innebär att du kan hitta kilometer med de sökvillkor du har angett. Ange uppgifter om nya körningar i tabellen. Du kan ange så många körningar du vill och sedan trycka på knappen Spara för att lägga in dem i databasen. Ange sökvillkor och tryck sedan på knappen Hämta. Tryck därefter på knappen Skriv ut för att skapa en körjournalsrapport av urvalet i tabellen.

15 F Ö R S K O T T S O P E R A T I O N E R I dialogrutan Förskott kan du visa dina förskott. Om du har behörighet för det kan du också visa andras förskott. I dialogrutan kan du också skapa nya förskott. Genom att ange sökvillkor kan du söka efter ett visst förskott. Sök: Om du vill söka efter förskott anger du först sökvillkor och trycker sedan på knappen Sök. När du hanterar förskotten genom att söka efter dem, blir förskotten inte låsta även om någon annan hanterar dem samtidigt. Du kan skriva ut kvittot och förskottsrapporten när du söker. Hämta: Om du vill attestera förskott anger du först sökvillkor och trycker sedan på knappen Hämta. Återställ sökning: Om du vill söka efter/hämta förskott med nya sökvillkor trycker du på knappen Återställ sökning och anger nytt kriterium Endast ej inhämtade: Om du vill hämta förskott som inte är inhämtade för någon reseräkning eller resplan markerar du fältet Endast ej inhämtade Status Status för förskott kan vara Öppen, Avslutad, Attesterad, Attesterad för utbetalning, Överfört till bokföring eller Returnerad, Avvisad eller Borttagen. Startdatum/slutdatum /ange Datum för förskott. Kan anges som sökvillkor. Resans start- /slutdatum /ange Datum för resan. Kan anges som sökvillkor. Företag Sök/Välj Företagen är fördefinierade i systemet. Person Sök/Ange Personer är fördefinierade i systemet. Förskottstyp Det kan finnas kontantförskott, biljettförskott eller kreditkortsförskott. Förskottsnummer När ett förskott sparas ges det ett förskottsnummer. Kan anges som sökvillkor. Importerad förskottstyp T.ex. en kod för kreditkortsförskott. Förskott ver.nr När förskottet har slutförts och sparats tilldelas det ett nummer i systemet. Textsökning Ange Ange text och tryck på knappen Hämta. Förskott (inklusive textbeskrivning) visas i tabellen Rese-ID Ange Ange rese-id och tryck på knappen Hämta. Du hämtar förskott som är fördelade till reseräkningen med detta rese-id

16 Andra operationer Om du vill skapa nya förskott anger du dem i tabellen. När du har angett alla förskott du vill skapa trycker du på knappen Spara. Förskotten sparas i systemet. Om du vill att förskottet ska attesteras för betalning trycker du på knappen Attestera. Om ett förskott har fördelats på en reseräkning trycker du på knappen Hämta reseräkning för att öppna motsvarande reseräkning Tryck på knappen Skriv ut för att skriva ut förskottsverifikation. Om du vill skriva ut en förskottsrapport trycker du på knappen Rapport. Om förskottet ska anges som betalt utan att en utbetalningsöverföring startas klickar du på knappen Utbetald. Om ett förskott eller en del av ett förskott ska returneras klickar du på knappen Returnera. Om inget belopp är definierat i fältet Returnera belopp kommer hela förskottet att returneras. Om bara en del av förskottet returneras måste förskottsbeloppet vara angivet i basvaluta. Om du vill ta bort ett förskott trycker du på knappen Ta bort. Om förskottet har betalats ut och överförts till bokföringen innan det tagits bort, kan de föras över till arkiveringssystemet. Om du helt vill avslå ett förskott trycker du på knappen Avvisa. Ett avvisat förskott kan föras över till arkiveringssystemet. E R S Ä T T A R E Ersättare Funktionen Ersättare visas endast på menyn om användaren är angiven som ersättare under den tid användaren är inloggad på Personec Travel. En ersättningssession aktiveras genom att välja en ersättare från funktionen "Ersättare och även från funktionen För attest (välj attestant från browser). Påbörja ersättning Avsluta ersättning Efter att ha aktiverat en ersättarsession, görs ALLA operationer i programmet som ersättare. När en session är klar kan en person fortsätta arbeta som den användare han/hon är inloggad som i Personec Travel. Välj den ersättare du vill aktivera. Tryck sedan på knappen Aktivera och i övre fältet i tabellen ser du den ersättare som nu är aktiverad. Nu kan du börja göra operationerna som ersättare. I tabellens över fält visas den ersättarsession som är aktiverad för närvarande. Tryck på knappen Avsluta så avslutas ersättningen. Nu kan du fortsätta göra operationer som den person du är inloggad som i Personec Travel.

17 Ersättningsfunktion Operationer Användare som har behörighet för det kan göra ersättarinställningar. Ersättningsfunktion visas bara på menyn för de användare som har behörighet. En användare kan tilldela en annan användare i samma företag ersättarstatus. Ersättare anges i de övre fälten i ersättartabellen. I tabellens nedersta fält anges sökvillkor för att söka efter ersättare som har definierats vid något tidigare tillfälle. Knappen Kopiera behörighet kommer att kopiera beställarens behörighet till ersättaren. Behörigheten måste kopieras till ersättaren så att personen i fråga kan fungera som ersättare. När du har angett önskad information om ersättaren trycker du på knappen Ange och ersättaren kan börja användas. Om du vill ange flera ersättare trycker du på knappen Ny och fyller i uppgifter om ytterligare ersättare i fälten. Om du vill ändra inställningar för en befintlig ersättare, väljer du först den ersättaren, genomför ändringarna och trycker sedan på knappen Ändra så sparas ändringarna. Knappen Ta bort tar bort vald ersättare. Avsluta ersättning avslutar vid behov ersättning under pågående ersättning. Genom att använda knappen Hämta kan du söka efter och se ersättare baserat på de sökvillkor du angett. Om du ska kunna utföra ovanstående åtgärder måste du ha tilldelats tillräcklig behörighet. Beställare Sök/Välj Välj den beställare för vilken en ersättare ska anges. Om du bara har behörighet för att ange ersättare för dig själv visas ditt namn automatiskt i det här fältet, och det går inte att ange en annan beställare. Ersättare Start-/Slutdatum Sök och välj Sök och välj eller ange Välj ersättare för beställaren. I browser-listan visas bara de användare som kan vara ersättare för beställaren i fråga. Ange hur länge ersättaren är giltig genom att ange giltighetstidens startdatum och slutdatum. Du kan inte ange ersättare för förfluten tid. Meddelande Ange text Ange information om den aktuella ersättaren.

18 U T L Ä G G S R A P P O R T E R Utläggsrapporter kan bara skapas inom varje behörighetsområde. Ange de uppgifter som behövs och tryck på knappen Rapport. Om du vill skapa en ny rapport raderar du sökvillkoren genom att klicka på knappen Ny för att rensa sökvillkoren. Grundinformation Sök och välj Du kan skapa rapporter för företag, avdelningar, kostnadsställen, projekt eller personer och också för intervall avseende dem. Det går inte att söka efter rapporter på lägre söknivåer än tidsintervall. Om du söker efter rapporter på företagsnivå kan du också välja att rapporterna ska avse en viss person. Om du vill använda intervall, anger du den högre koden (börjar från) och sedan den lägre koden (slutar vid). Du kan också skapa rapporter för datum och/eller regioner. Dessa kan också läggas till ovan nämnda sökvillkor. Utlägg kan visas efter utläggstyp, summor eller projekt. Välj den du vill ha. Info-utlägg kan undantas eller medtas. Projekt Sök och välj Välj första företag och sedan ett projekt eller projektintervall.

19 LÖSENORD OCH INSTÄLLNINGAR /ändra lösenord Lägsta och högsta längd för lösenord beror på ditt företags definitioner. Hu kommer att ge dig den informationen som krävs. Du kan ändra lösenord själv, vid behov. Användare eller Sök/Välj Person Person-ID och namn Lösenord Ange Ange det nya lösenordet. Om du har behörighet att administrera andra användare kan du välja en person vars lösenord du vill ändra Skriv in lösenordet igen Operationer Allmän text/överskrifter Allmän text/färdvägar Ange Bekräfta det nya lösenordet genom att skriva det här. Uppdatera lösenordet genom att trycka på knappen Använd lösenord. Överskrifter sparas när en reseräkning/resplan skapas genom att markera "Spara överskrift". Du kan återanvända överskrifterna på reseräkningar och resplaner, men om du har många överskrifter bör du ta bort dem du inte behöver. Välj den överskrift som ska tas bort genom att klicka på den och trycka på knappen Ta bort. Färdvägar sparas när en reseräkning/resplan skapas genom eller i funktionen Körjournal med knappen "Spara resväg". Du kan återanvända resvägarna på reseräkningar och resplaner, men om du har många resvägar bör du ta bort dem du inte behöver. Välj den resväg som ska tas bort genom att klicka på den och trycka på knappen Ta bort.