Revisionens förstudier och projekt förteckningen uppdateras löpande

Transkript

1 Revisionens förstudier och projekt förteckningen uppdateras löpande Förstudier*/ Inriktning projekt 1.1 Ledningssystem för informationssäkerhet inom SLL F 1.2 IT-säkerhet i medicinteknisk utrustning P 1.3 Samordning och styrning av upphandling inom SLL P 1.4 Minskad miljöpåverkan från läkemedel F 1.5 Rapport 1 Upphandling av IKT-infrastruktur till NKS P 2.1 Planeringen av framtidens hälso- och sjukvård P 2.2 Omstruktureringen av Danderyds sjukhus AB P 2.3 ehälsotjänster - en förutsättning för FHS P 2.4 Fler aktörer fragmentisering av vården? P 2.5 Tillgänglighet och kontinuitet i primärvåden P 2.6 Patientsäkerhetsarbetet lär man av misstagen? F 2.7 Administration i vården stöd eller börda? P 2.8 Risken för oegentligheter inom vården P 3.1 Punktlighet inom kollektivtrafiken P 3.2 Biljettsystem inom kollektivtrafiken P 3.3 Ny- och ombyggnationer Locums roll i genomförandet av FHS F * Förstudier avrapporteras för ansvarig revisorsgrupp och ligger till grund för beslut om ett projekt ska genomföras. När beslut fattas uppdateras tabellen och underliggande text.

2 Ledningssystem för informationssäkerhet inom SLL (1.1) Landstingsstyrelsen och fullmäktige beslutade i mars 2013 att anta en ny informationssäkerhetspolicy och nya riktlinjer för informationssäkerhet inom Stockholms läns landsting. Informationssäkerhet har inom SLL två huvudområden varav det ena avser administrativ säkerhet med regler och krav för styrning och uppföljning och hur ansvar ska fördelas. Det andra huvudområdet avser den tekniska säkerheten med bl.a. fysisk säkerhet. Otydlig styrning och ansvarsfördelning kan leda till att frågor inte hanteras och följs upp så att policy och riktlinjer efterlevs. Om riskanalys och informationsklassning inte genomförs finns risk att relevanta kontroller för att undvika incidenter saknas. En granskning planeras i syfte att bedöma landstingsstyrelsens arbete med informationssäkerhet, med fokus på administrativ IT-säkerhet. Granskningen inleds med en förstudie. IT-säkerhet i medicinteknisk utrustning (1.2) Medicintekniska produkter kopplas ofta till datanätverk för att nå driftsmässiga fördelar då data kan matas in direkt i journalsystem och/eller lagras på centrala servrar. Medicintekniska produkter kommunicerar med varandra och med utrustning för medicinsk informatik i ökande omfattning vilket kan innebära risker för virusangrepp med patientskada som följd. Varje vårdgivare ansvarar för rutiner för en säker användning och hantering av medicintekniska produkter, och för en tydlig ansvarsfördelning. I samband med upphandling av medicintekniska produkter behöver tydliga krav på IT-säkerhet ställas och en riskanalys göras om systemet kan kombineras med befintliga medicintekniska produkter och/eller anslutas till ett större datanätverk. Syftet med granskningen är att bedöma om tillfredsställande rutiner finns i samband med upphandling, systemförvaltning och utveckling, utbildning samt övrig hantering av medicinteknisk utrustning inom SLL, med fokus på teknisk IT-säkerhet. Revisorerna i revisorsgrupp I beslutade att genomföra ett projekt där den övergripande revisionsfrågan är: Finns tillfredsställande styrning och kontroll av nätverksansluten medicinteknisk utrustning så att IT-säkerheten säkerställs? Samordning och styrning av upphandling inom SLL (1.3) Landstingets upphandlingar omfattar betydande värden (drygt 21 mdkr 2012). Landstingsfullmäktige har därför i budget för SLL 2014 ställt kravet att samtliga upphandlingar ska utvärderas mot de totalkostnadskonsekvenser de får för landstinget som helhet. Ansvaret för att genomföra upphandlingar är stora delar decentraliserat inom landstinget vilket i kombination med en komplex lagstiftning medför risk för brister i regelefterlevnad, förtroendeskada och upphandlingsskadeavgifter som följd. Revisionen ha tidigare granskningar uppmärksammat brister i samordning och att otillåtna direktupphandlingar genomförs vilket kan innebära att konkurrensen inte utnyttjas i tillräcklig omfattning, vilket kan innebära högre kostnader och risk för domstolsprocesser. Granskningen genomförs som projekt och syftar till att granska om samordning av inköp av varor och tjänster sker så att landstinget drar nytta av sin storlek som kund och om styrningen av landstingets upphandlingsverksamhet är effektiv. Minskad miljöpåverkan från läkemedel (1.4) Allt mer läkemedel används, vilket ökar läkemedelsresterna i vattnet. Landstingets slutredovisning av Miljösteg 5 visade att en nedåtgående trend avseende utsläpp av miljöstörande läkemedel från reningsverken bröts under 2011 och att utsläppen istället ökade. Stockholms läns landsting låg 2012 i topp bland landsting/regioner när det gäller antibiotikaförskrivning. Utsläpp av antibiotika i naturen ökar risken för resistensutveckling med allvarliga behandlingsbegränsningar och kostnader för sjukvården. Landstingsfullmäktige beslutade i september om en regional miljöstrategi för vatten. Även i Miljöutmaning 2016 finns ett mål att minska miljörisker med läkemedel. En granskning planeras i syfte att granska hur det övergripande arbetet inom landstinget bedrivs för att minska miljöpåverkan från läkemedel. Även vårdgivares följsamhet till krav och riktlinjer på området bör belysas. Granskningen inleds med en förstudie.

3 Rapport 1 Upphandling av IKT-infrastruktur till för Karolinska Solna (1.5) Den nödvändiga IKT-infrastrukturen (informations- och kommunikationsteknologi) som ska användas på Nya Karolinska Solna (NKS) ingår i allt väsentligt inte i OPS-avtalet utan upphandlas separat. Syftet med granskningen är att bedöma om denna strategiska och komplexa upphandling har genomförts så att verksamheten vid sjukhuset kan starta enligt landstingsfullmäktiges beslut samt om processen skett i enlighet med upphandlingslagstiftningen och om befintlig konkurrens har utnyttjats. Även processen och skälen för att avbryta den tidigare påbörjade upphandlingen av IKT-infrastruktur kommer att ingå i granskningen, likaså uppbyggnaden av en upphandlingsorganisation för anskaffningar till NKS. Revisorerna i revisorsgrupp I beslutade att överlämna rapporten till landstingsstyrelsen för yttrande senast Planeringen av framtidens hälso- och sjukvård (2.1) Det finns ett fortsatt behov av att fortlöpande och samlat följa och bevaka hur arbetet med framtidens hälso-och sjukvård (FHS) fortskrider. Befolkningsökningen är kraftig i regionen och det finns påtagliga risker för att byggnationer och omställningar kan leda till kostnadsökningar och patientrisker. Huvudfrågan är om planeringen och genomförandet av FHS bedrivs så att styrningen och koordineringen av projektet som helhet säkerställs. En samverkan ska ske mellan berörda projekt inom samtliga revisionsområden. Granskningen föreslås hanteras som ett metaprojekt, dvs. ett paraply för avstämning av iakttagelser och slutsatser som kommer fram i övriga projekt för att samlat avrapportera mer övergripande slutsatser på liknande sätt som skett 2012 och Omstruktureringen av Danderyds sjukhus AB (2.2) Som en konsekvens av planeringen för framtidens hälso- och sjukvård, står samtliga akutsjukhus inför stora förändringar under de närmaste åren. Verksamheter kommer att flyttas mellan akutsjukhusen men även inom akutsjukhusen samt till andra vårdgivare. Risker som är aktuella är akutsjukhusens möjligheter att dels bedriva verksamheten under omställningsperioden, dels ha en ekonomi i balans givet dagens gällande ersättningsformer. Även kompetensförsörjningssituationen vid sjukhusen har lyfts fram som ett riskområde. Revisionen bör granska styrningen av omvandlingsarbetet och att det är i linje med fastlagda mål, samt granska omställningens konsekvenser på kort och lång sikt för sjukhusets möjligheter att bedriva en verksamhet i linje med gällande ägardirektiv och med en ekonomi i balans. Projektet kopplas även till projekt 3.3. ehälsotjänster en förutsättning för FHS (2.3) När flera vårdgivare samarbetar i nätverk runt patienten, vilket är en av grundbultarna i planerna för framtidens hälso- och sjukvård, behöver vårdgivare, patienter och andra aktörer enkelt få tillgång till all för dem relevant information i hela vårdkedjan. En förutsättning för detta är att ehälsotjänster tas fram med hög användbarhet baserat på ett standardiserat och säkert informationsutbyte mellan olika systemlösningar och aktörer. Arbetet med att utveckla ehälsotjänster är också kopplat till arbetet med att ge patienten relevant information bl.a. genom 1177 Vårdguiden. Delar av arbetet är kopplat till arbete som pågår på nationell nivå. Risker i genomförandet är att ansvaret har flyttats fram och tillbaka och att ansvarsfördelningen i uppdraget inte är tydligt. Det finns också risk för att det inte finns tillräcklig kompetens och tillgängliga resurser för att få systemen färdiga i tid samt att utvecklingsarbetet på nationell nivå inte går i takt. Syftet med granskningen är att bedöma om planering och genomförande av uppdraget ehälsotjänser ger förutsättningar för fungerande system som en väsentlig del i vårdkedjan i genomförandet av FHS. Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att ett projekt ska genomföras där den övergripande revisionsfrågan är Bedrivs arbetet med ehälsotjänster så att dessa kan utgöra en viktig grund för vården i en sammanhållen nätverkssjukvård?

4 Fler vårdaktörer fragmentisering av vården? (2.4) Sjukvården har idag, inte minst mot bakgrund av vårdvalsreformen, fler aktörer vilket riskerar att leda till en fragmentisering med ökad komplexitet för både aktörerna själva och patienterna. Den grundläggande visionen i FHS är att vården ska utformas utifrån begreppet Nätverkssjukvård. Individen ska med stöd av ehälsotjänster erhålla vård av olika vårdgivare som arbetar i en nätverksstruktur. För att det ska fungera måste ersättningssystemen och samarbetsformer anpassas så att de ger incitament som stöder systemeffektivitet och inte leder till undanträngning av vissa patientgrupper. Samverkansformer mellan landstingets vårdgivare och med kommunerna är en annan viktig faktor. Även anställningsformer som underlättar samtidig anställning hos flera vårdgivare kan behöva utvecklas. Syftet med granskningen är att bedöma om arbetet med att ta fram ersättningssystem, avtal och anställningsformer ligger i fas för att motverka risker för fragmentisering så att en effektiv och patientsäker vård kan ges. Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att ett projekt ska genomföras där den övergripande revisionsfrågan är: Bedrivs arbetet med att utveckla nätverkssjukvård med fler vårdaktörer så att förutsättningar skapas för en sammanhållen och patientsäker vård med kontinuitet? Tillgänglighet och kontinuitet i primärvården (2.5) Primärvårdens husläkarverksamhet inklusive närakuten ska vara förstahandsvalet för barn och vuxna vad gäller hälso- och sjukvård. Under många år har landstinget haft som mål att öka tillgängligheten i primärvården. Detta för att styra patienten till lägsta effektiva omhändertagande nivå och därmed bland annat avlasta akutmottagningarna. Arbetet med att öka kontinuitet och tillgängligheten i primärvården är en förutsättning för att tillgodose inte minst äldre och multisjukas behov av vård. Primärvårdens när- /lättakutsuppdrag varierar både över åren och mellan olika delar av länet med risk för att utbudet är otydligt för patienten. Revisionen bör granska hur primärvården arbetar med att tillgodose kraven på tillgänglighet och kontinuitet i syfte att fungera som förstahandsval för invånarna. Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att ett projekt ska genomföras där den övergripande revisionsfrågan är: Styr och samordnar HSN primärvårdens uppdrag så att vård kan ges med kontinuitet för patienter och på den mest effektiva omhändertagandenivån? Patientsäkerhetsarbetet lär man av misstagen? (2.6) Revisionen har vid flera tillfällen granskat sjukvårdens införande av avvikelsehanteringssystem och hanteringen av incidenter och anmälningar. Att dokumentera och åtgärda avvikelser är ett primärt syfte i avvikelsehantering. Men, utifrån ett systematiskt perspektiv är sammanställning och analys en förutsättning för att organisationen på lång sikt ska kunna generera kunskap från avvikelserna/anmälningarna. Om inte en systematisk analys samt välgrundade åtgärder som långsiktigt leder till förbättringar genomförs och kunskapen inte görs tillgänglig i organisationen, finns risk för en minskad benägenhet att faktiskt registrera avvikelser. Det finns också risk för att den information om missförhållanden som sammanställs av patientnämnden, men även andra myndigheter som Inspektionen för vårdanalys, inte tas tillvara. Revisionen avser granska sjukvårdens arbete med att analysera, dra konkreta slutsatser samt återföra kunskapen till organisationen i syfte att generera långsiktigt lärande från avvikelser och anmälningar. Granskningen inleds med en förstudie. Administration i vården stöd eller börda (2.7) Sjukvården har under de senaste åren haft ökade krav på både uppföljning och dokumentation, bland annat för att bedriva verksamheten mer effektivt och patientsäkert. Ökad dokumentation och registrering riskerar samtidigt medföra en ökad administrativ börda för verksamheten. En ökad administrativ arbetsbörda kan vara en följd av dåligt samordnade krav på sjukvårdens uppgiftsinlämning från olika aktörer vilket leder till dubbelarbete, frustration och ineffektivitet. Risk finns också att yrkeskategorier/kompetenser som behövs i vårdverksamheten låses i administrativt arbete och att mer svårmätbara dimensioner av vården blir nedprioriterade. Revisionen avser granska hur samordning för

5 att säkerställa rimlig nivå i kraven på uppföljning och utveckling av stödsystem för dokumentation och registrering genomförs i syfte att begränsa den administrativa bördan. Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att ett projekt ska genomföras där den övergripande revisionsfrågan är: Sker styrning och samordning av rapporteringskrav, avtal och stödsystem i hälsooch sjukvården så att den administrativa belastningen kan minska? Risken för oegentligheter inom vården (2.8) Risken för oegentligheter inom den offentliga förvaltningen i Sverige har under de senaste åren uppmärksammats, inte minst i media. Det är av vikt att det även inom vården finns god intern kontroll där ledningens inställning och agerande i frågor om oegentligheter är klart uttalad, att tydliga etiska policyer finns och att systematiska kontroller och uppföljning av att policyerna följs genomförs. Syftet med granskningen är att bedöma riskerna för oegentligheter inom någon del av vården genom att granska och testa befintliga interna kontrollrutiner. Revisionen väljer varje år ut en styrelse eller nämnd där den interna kontrollen av fakturering, faktureringsrutiner och bisysslor granskas fördjupat. Granskningen genomförs som ett projekt och syftar till att med hjälp av expertis bedöma riskerna för oegentligheter inom vården samt att granska och testa befintliga interna kontrollrutiner. Punktlighet inom kollektivtrafiken (3.1) Ett av landstingsfullmäktiges övergripande mål är förbättrad tillförlitlighet inom kollektivtrafiken. Punktligheten försämrades något fram till augusti för flertalet trafikslag, men under hösten har punktligheten legat på ungefär samma nivå som föregående år. Revisionens tidigare granskningar har visat att punktlighetsmätningarna inte alltid är rättvisande eller används fullt ut. Efter flera incidenter under de senaste åren har också ett effektivt underhåll visat sig vara en väsentlig faktor för punktligheten. I arbetet med att förbättra punktligheten krävs därför samverkan med de entreprenörer som utför trafiken och underhåller spår samt fordon, men också med t.ex. Trafikverket när det gäller pendeltågspår samt kommuner när det gäller t.ex. snöröjning, infartsparkeringar och bussfiler. Granskningen genomförs som ett projekt och syftar till att bedöma om trafiknämndens åtgärder ger förutsättningar för förbättrad tillförlitlighet i kollektivtrafiken. Biljettsystem inom kollektivtrafiken (3.2) I landstingets budget för 2014 poängteras att det ska vara enkelt att göra rätt för sig när vi reser kollektivt och att arbetet med att se över hur biljettsystemet kan utvecklas för framtiden ska fortgå. Kollektivtrafiken säljer årligen biljetter för drygt 6,5 mdkr. För att administrera biljetter behövs både ett användarvänligt och tillförlitligt biljettsystem. Biljetter kan idag köpas genom flera olika system och ett arbete pågår för att harmonisera biljettköp för trafik på vatten och på land. Det är av vikt att utvecklandet av biljett- och betalsystemen sker så att intäktssäkring och en god intern styrning och kontroll kan garanteras. Det finns risk att arbetet inte i tillräckligt hög grad drivs i samarbete med berörda aktörer som andra regionala kollektivtrafikmyndigheter och operatörer. Vidare finns det risk att målet att attrahera resenärer och därmed öka resandet med kollektivtrafiken inte uppfylls om hänsyn inte tas i tillräcklig utsträckning till resenärers krav på snabbhet och enkelhet. Syftet med granskningen är att bedöma om biljettsystemen lever upptill kraven på såväl användarvänlighet för resenärer som kraven på en god intern kontroll. Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade att ett projekt ska genomföras med den övergripande revisionsfrågan: Ger trafiknämndens arbete med biljettsystemen förutsättningar för att uppnå kraven på användarvänlighet för resenärer samtidigt som den interna kontrollen säkerställs?

6 Ny- och ombyggnationer- Locums roll i genomförandet av FHS (3.3) Framtidsplanen för hälso- och sjukvård (FHS) innebär att stora investeringar ska ske i landstingets sjukvårdsfastigheter som Locum AB förvaltar. Under ett antal år kommer det därför att pågå ett stort antal ny- och ombyggnadsprojekt samtidigt, allt ifrån små projekt för ett antal miljoner kronor till projekt i miljardklassen. Genomförandet ställer stora krav bland annat på Locums förmåga att planera, koordinera, utföra och samverka med andra aktörer till exempel SFI (funktionsområdet strategiska fastighetsfrågor och investeringar vid landstingstingsstyrelsens förvaltning), hälso- och sjukvårdsnämnden, programkontoret för FHS, vårdgivare och kommuner. Revisionens granskning under 2013 visar att roller och ansvar fortfarande behöver tydliggöras. Under tiden för ombyggnationer är det dessutom av vikt att Locum genomför sin del av uppdraget så att vården ges förutsättningar att upprätthålla produktionen på ett sätt som håller omställningskostnader, personalbrister och patientrisker nere. Syftet med granskningen är att bedöma om Locum hanterar sin roll i FHS så att projekten blir klara i tid inom landstingets ekonomiska ramar och på ett sätt som ger vårdgivarna förutsättningar att producera vård enligt avtal. Granskningen inleds med en förstudie. Granskningen kommer att samordnas med granskningar inom RGI gällande fastighetsstrategisk styrning och inom RGII gällande omdaning av Danderyds sjukhus AB (projekt 2.2).