Manual Scalepoint ECB

Transkript

1 Sida En förenklad manual riktad till entreprenörer Manual Scalepoint ECB

2 Inloggningssida 3 5 Innehåll Överblick startsidan 6 7 Flikar att genomgå före kontakt med kund 8 Skadeöversikten 9 Anvisa sig som ägare för ärendet Hänvisning vid Semester/Sjukdom 12 Avtala tid för besiktning Skicka/lägga in besiktningsrapport Skicka Meps reparationsförslag Slutföra reparationsförslag Skicka in uppdaterad Mepskalkyl 27 Meddelande/loggen 28 Filer (flik) 29 Lägga in bilder efter eller under rivning 30 Skicka in Integrerat reparationsförslag löpande arbeten med uppskattad kostnad Meddela Reparation klar 36 Skicka uppdrag till avfuktningsfirma Övrig information & support telefonnr 42

3 Sida 3 Inloggningssida 1. Vid första inloggningen i systemet väljer ni Registrera som ny användare 1

4 Sida 4 Inloggningssida 2. Ange ditt valda användarnamn 3. Ange det lösenord du valt 4. Ange lösenordet igen 5. Klicka på Registrera som ny användare När du utfört dessa moment ser du en länk som tar dig till inloggningssidan. (Se nästa sida)

5 Sida 5 Inloggningssidan Här anger du det användarnamn och lösenord du själv har valt. Länken till systemet är: x/host/account/login Spara gärna denna sida som en favorit i er webbläsare så att ni enkelt kommer åt den vid behov.

6 Sida 6 När en skada är röd, så innebär det att en uppgift inte är genomförd inom angiven tidsram. Om det visas en klocka, så är det ni som måste genomföra uppgiften och om ej klocka syns, så kan uppgiften ligga på antingen Trygg-Hansa eller byggaren Vy från Startsida När ni markerar Alla skador kan ni hantera samtliga företagets skador. Om ni väljer att se under Mina aktiva skador får ni fram de skadorna som man anvisat sig till och i dessa så sker direktkommunikation mellan avfuktningstekniker och Trygg Hansa. Skador utan ägare är de som ingen har markerat ägandeskap för, dvs inte anvisat sig som ansvarig och återfinns även under fliken alla skador Om ni markerar stjärnan vid Aktuella skador kommer ni att se de skadeuppdrag ni har uppgifter i. Till skillnad från öppna skador så visas inte skador som har status reparation klar när ni har ibockat på aktuella skador Här väljer ni vilka delar som ni vill se i översikten för att ha så bra överblick som möjligt i era skadeärenden Klicka på ikonen och ni ser vad som ni behöver göra i skadeärendet

7 Sida 7 Columns Under rubriken Columns kan ni bestämma vilka kolumner ni vill visa i huvudvyn. Detta gör ni genom att bocka i enskilda rutor OBS!! Ha alltid ibockat status och förfallodatum, för er egen skull, för att hålla koll på var ni är i uppdragen)

8 Sida 8 När ni mottagit ett nytt uppdrag När ni först öppnar upp det nya ärendet är det viktigt att se över de uppgifter och den information som finns under de markerade flikarna innan ni tar kontakt med kunden

9 Sida 9 Skadeöversikt Om ni vill få en sammanfattning på uppdraget så kan ni förhandsgranska en Skadeöversikt Gör så här för att skriva ut den: 1. Klicka på knappen Rapporter längst nere till vänster. 2. Välj Skadeöversikt och Visa (du kan även skicka Skadeöversikten som e-post) 3. För att skriva och eventuellt ta med er sammanställningen på besiktningen brukar kommandot Ctrl+P, vilket tar er till utskriftsdialogen, vara till bra hjälp

10 Sida 10 Anvisa sig som ägare för ärendet När ni läst igenom den information som finns under de olika flikarna, anvisar ni er som användare (Detta gäller framförallt de företag som har flera arbetsledare som arbetar i systemet) Gör så här: 1. Markera den som ska vara ägare av ärendet. 2. Klicka på OK 1 2

11 Sida 11 Anvisa sig som ägare för ärendet forts. Om ni mot förmodan skulle glömma att anvisa er som användare och vill göra detta i ett senare skede kan ni gå in under fliken Kontaktuppgifter och ändra det genom att klicka på Ändra sakansvarig

12 Sida 12 Hänvisning vid semester/sjukdom När det finns en anvisad användare är det enbart dit mailen går, och aldrig till huvudmailen/ordermailen, därav måste man göra en aktiv ändring vid semester och sjukdom. När en användare är vald som saksansvarig/anvisad användare skickas därefter enbart meddelanden till användarens personliga mail. Om det inte finns en saksansvarig skickas mail fortsatt till företagets angivna huvudmail/ordermail. För att säkra att inga meddelande försvinner vid t.ex. semester och sjukdom har vi gjort det möjligt för alla användare att skriva in en Cc-mailadress. Det vill säga, alla användare kan välja en mailadress till t ex en kollega när man är borta, dit en kopia av alla mails går. OBS! Glöm inte att ta bort Cc-inställning när ni är tillbaka. Detta gör man genom att gå in på Min profil och därefter Parter.

13 Sida 13 Avtala tid för besiktning 1 När ni kommit i kontakt med kund, lägg då in rätt datum och den tid ni avtalat. 1. Klicka på Avtala tid för besiktning under rubriken Mina uppgifter 2. Ange tiden ni kommit kommit överens om med kunden. 3. Klicka på OK OBS! Använd inte denna funktion om ni ej kommit i kontakt med kund, då den enbart flyttar fram tidsfristen ett dygn, vilket innebär att ni varje dag måste gå in och flytta fram tiden. Gör istället som visat på nästkommande sida 2 3

14 Sida 14 Avtala tid för besiktning forts. 1 När ni ringer upp kund och inte fått svar trots flera försök bör ni flytta fram tidsfristen och skriva en förklaring till varför ni gör detta. Ex talat in på telesvar alt skickat mail till kund att kontakta er för att boka tid för besiktning. Så här gör ni: 1. Klicka på klockan 2. Ange ny tidsfrist 3. Ange varför du ändrat tidsfristen 4. Klick på OK 4 2 3

15 Sida 15 Skicka/lägga in besiktningsrapport Efter att besiktningen är utförd skall både besiktningsrapport, bilder och kalkyl skickas in. Detta görs alltid i 3 olika steg. Ni börjar med att skicka besiktningsrapporten Klicka på Skicka besiktningsrapport 2. Bedöm om skadan är ersättningsbar. (Vid val av Oklart se nästa sida) 3. Beskriv vad som orsakat skadan och varför ni gjort bedömningen. 4. Beskriv skadan omfattning. 5. Lägg in relevanta bilder 6. Klicka på Nästa 6

16 Sida 16 Skicka/lägga in besiktningsrapport forts Det finns en möjlighet att faktiskt lägga in bilder och rapport in i systemet direkt från skadeplatsen genom att nyttja den App som Scalepoint tillhandahåller. Se separat manual Guide till ECB mobil app. Om ni vid besiktning upptäcker något som gör er tveksamma till att den anmälda skadan verkligen är ersättningsbar så markerar ni den som Oklar. Ni måste då vara extra noga att ange varför ni är osäkra på detta. Vid val av Oklar går ett meddelande iväg till handläggaren som ska ta ställning till ersättningsbarheten och sedan meddela er beslutet. Även om ersättningsbarheten är oklar måste mepskalkyl skickas in. Tänk på att ett alternativ till val av Oklart kan vara att ringa HotLine för att ännu snabbare komma vidare. Telefonnumret till Hotlineslingan är:

17 Sida 17 Skicka/lägga in besiktningsrapport forts 7. På denna sida väljer ni de alternativ som passar ert uppdrag bäst. Flera alternativ är möjliga och ni kommer inte vidare utan att göra något eller några val. 7 De val ni gör på denna sida är tillsammans med övriga uppgifter i besiktningsrapporten är viktiga för att handläggaren ska kunna ta rätt ersättningsbeslut i ärendet.

18 Sida 18 Slutföra besiktningsrapport Här svarar ni på om delreparation är möjligt eller inte. Om delrepartion är möjlig beskriv tillvägagångssätt. 9. Lägg till eventuella rapporter/bilagor. 10. Ange om det finns särskilda kundbehov. T ex att kund inte kan nyttja sitt kök för att laga mat eller att de inte kan använda sitt enda badrum. 11. Klicka på Slutför När ni har fyllt i det ni vill rapportera klickar ni på Slutför

19 Sida 19 Skicka Meps reparationsförslag 1 Obs!! Status i axeln är i detta läge fortfarande på Värdering vilket bland annat innebär att något mail till handläggaren ännu inte gått iväg. Det som saknas är en kalkyl. Först då ärendet har status Rapport skickat får vi en uppgift att agera på. 1. Börja med att klicka på Skicka Meps reparationsförslag OBS! Om uppdraget rör en stöld- eller inbrottsskada under uppskattad reparationskostnad kr (exkl moms) behöver ingen mepskalkyl skickas in, istället använd integrerat repartionsförslag (se eget avsnitt)

20 Sida 20 Skicka Meps reparationsförslag forts. Ni får nu upp ett ifyllt mepshuvud. Se till att alla uppgifter stämmer eller ändra vid behov. Ni lägger själva in rätt avtal, villkor och ni för in de operat/koder som är aktuella för skadeärendet. Se nästa sida för uppladdning av kalkyl in i Scalepoint OBS! Kom ihåg att ni eventuellt behöver justera en del förifyllda värden. Se vidare bilaga. Mepsstruktur Trygg- Hansa

21 Sida 21 Skicka Meps reparationsförslag forts. När ni sparar ner kalkylen hos er har den skadenumret förvalt som filnamn och detta vill ni kanske ändra till adress, interna ordernr m.m. Då skall ni vara uppmärksamma på att ni inte får använda er av bokstäverna Å, Ä,Ö pga att vi och ni inte kan öppna upp kalkyl genom scalepoint. För oss innebär det att vi inte kan se kalkylen och för er så innebär det att när ni skall skicka in kalkyl nr2 så går inte detta att göra i systemet.

22 Sida 22 Skicka Meps reparationsförslag forts. 1 Glöm inte att vid samtliga vattenskador skall vattenskadeundersökni ngen göras Ni sparar mepsen som vanligt. 2. Klicka på fliken Försäkring 3. Klicka på Kalkyl till Scalepoint 4. Ett meddelande visar att kalkylen skickats in. 5. Klicka på OK 6. Klicka på Direkt in i skadan 3 4 5

23 Sida 23 Slutför MEPS reparationsförslag 1 Vi är tillbaka in i Scalepoint men vi måste slutföra reparationsförslaget för att kunna få status Rapport skickat. Först då får handläggare meddelande om att granska ert reparationsförslag. 1. För att se till att ärendet får status Rapport skickat klickar ni på Slutför reparationsförslag

24 Sida 24 Slutför MEPS reparationsförslag forts. På denna sida ser ni information som köpts över från kalkyl, vilket innebär att ni inte längre själv behöver fylla i siffror. Vi arbetar inte aktivt med denna sida. 2. Klicka på Nästa 2

25 Sida 25 Slutför MEPS reparationsförslag forts Här fyller ni i åtgärder gällande reparationen, delreparationen m.m, 4. Ange förväntat start och slutdatum. OBS!! när det gäller datumen, så skall de vara vägledande i ert arbete och är inte reparationen avslutad vid förväntat slutdatum kommer den att bli försenad i systemet. 5. Ange om regress är möjlig. 6. För att skicka iväg rapport/kalkyl; klicka på Slutför 6

26 Sida 26 Slutför MEPS reparationsförslag forts. Nu har meddelande gått iväg till Trygg-Hansa om att de har en kalkyl att godkänna. Ni kan också se att ärendet bytt status till Rapport skickat

27 Sida 27 Skicka in en uppdaterad Mepskalkyl När ni skall skicka in nästa kalkyl gör ni så här: 1. Gå in under fliken rapporter 2. Markera tidigare inskickat reparationsförslag 3. Klicka på Ladda ner. 1 Nu kommer tidigare Meps kalkyl att komma upp. Där kan ni göra era tillägg och kompletteringar. Därefter följer ni samma process som tidigare beskrivits. Tänk på att eventuellt flytta fram tiden för reparationsavslut om ni efter rivning ser att arbetsprocessen blir fördröjd. 2 3

28 Sida 28 Meddelande/loggen Gör så här för att använda loggen. 1. Ange relevant information. 2. Välj eventuell mottagare. Markera endast den person som ni vill skicka det till. Fundera på behovet av att skicka till någon mottagare. 3. Avsluta alltid med att klicka på Skicka meddelande Vill ni endast upplysa oss med någon information som ni inte behöver svar på, så väljer ni helt enkelt att inte kryssa i någon mottagare alls. Ni söker fram kalkylgranskaren under denna ruta genom att skriva in mottagarens namn Tänk på att de meddelanden ni skickar iväg hamnar på mottagarens arbetskö.

29 Sida 29 Filer (flik) Under fliken Filer laddar ni endast upp sådant som ni inte behöver ha något godkännande på från oss. Det är t ex följesedlar, handlingsplaner, slutbesiktningsprotokoll m.m. ALDRIG EN KALKYL eller BILDER.

30 Sida 30 Lägga in bilder efter eller under rivning När ni ska lägga till fler bilder t ex efter rivning, så gör ni så här: 1. Klicka på fliken Skadeuppgifter 2. Klicka på Lägg till. Det finns en möjlighet att lägga in bilder och rapport in i systemet direkt från skadeplatsen genom att nyttja den App som Scalepoint tillhandahåller. Se separat manual Guide till ECB mobil app. 1 2

31 Sida 31 Skicka integrerat reparationsförslag Integrerat reparationsförslag används vid undantag. T ex vid stöldskador under uppskattad reparationskostnad under kr (exkl moms) eller vid löpande arbeten. Gör så här: 1. Börja med att klicka på Skicka integrerat reparationsförslag 1

32 Sida 32 Skicka integrerat reparationsförslag forts Här lägger du in ditt kostnadsförslag/offert 3. Lägg in den totala beräknade reparationskostnaden (ex moms) 4. Ange kundens beräknade avskrivning. 5. Justera eventuellt självrisken genom att klicka på pennan. 6. Notera de åtgärder som överenskommits. 7. Klicka på Nästa 6 7

33 Sida 33 Skicka integrerat reparationsförslag forts Fyll i din bedömning om ärendet eventuellt kan regressas. 9. Fyll i Förväntat startdatum och Förväntat avslutningsdatum genom att klicka på den lilla almanackan. 10. Om du har någon annan fil som du behöver skicka till försäkringsbolaget så kan du lägga till den här. 11. När du är klar. Klicka på Slutför

34 Sida 34 Skicka integrerat reparationsförslag forts. Nu har meddelande gått iväg till handläggare om att det finns ett reparationsförslag att ta ställning till. Du kan se att ärendet bytt status till Rapport skickat

35 Sida 35 Uppdatera Integrerat reparationsförslag Om du senare behöver uppdatera ert Reparationsförslag så gör du så här: 1. Markera tidigare reparationsförslag 2. Klicka på Klona, så kommer tidigare ifyllda uppgifter att komma upp. Därefter kan du uppdatera Reparationsförslaget. 2 1

36 Sida 36 Meddela Reparation klar Det är viktigt att du meddelar oss när entreprenaden är överlämnad. Dvs. att du och kunden är överens om att reparationen är utförd enligt överenskommelse/avtal. 1. Klicka på Registrera att reparation är avslutad. 2. Klicka på Ja 1 Om inte slutavsyning kan ske tillsammans med kund så räknas det som en tyst accept efter 10 arbetsdagar. 2

37 Sida 37 Beställa avfuktningsfirma Så här gör du: 1. Gå in under fliken Services 2. Klicka på Skicka till avfuktningsentreprenör 1 2

38 Sida 38 Beställa avfuktningsfirma forts. Den avfuktningsentreprenör som har närmast till skadeplatsen dyker automatiskt upp. Glöm inte att skriva meddelande om vad ni vill beställa, klicka därefter på skicka beställning Det finns även möjlighet att skicka uppdrag till annat företag, dock enbart pga av att de tidigare varit ute på skadeplats, men ej blivit tillknutna till systemet, ex vid jour. Vi väljer alltså inte annan pga tidigare relationer, om det inte fungerar med valt företag, skall detta meddelas ansvarig inköpare för avfuktningsentreprenörerna, dvs där det skall framgå konstruktiv kritik.

39 Sida 39 Beställa avfuktningsfirma forts. Ni kan vidare se under services inlagda tider för besiktning, start och slutdatum för torkningen. Avfuktningsföretaget skall meddela er genom loggen, när de beräknas ta hem tork och vidare kommunikation och överenskommelser skall även dokumenteras i loggen.

40 Sida 40 Beställa avfuktningsfirma forts. När Avfuktningstekniker lagt in rapport i systemet, så får ni ett mail som liknar detta.

41 Sida 41 Beställa avfuktningsfirma forts. Rapporten lägger som vanlig under filer

42 Sida 42 Övrigt Anmäl när någon har börjat eller slutat på ert företag, så att denne person kan läggas till respektive avaktiveras. Detta gör ni till er kontaktperson på Trygg Hansa. Glöm inte att när personal är sjuk eller har semester att de ska hänvisa sin mail enligt sida 12, till en kollega som kan sköta dessa ärenden under tiden. När ni lagt in kalkyl och har status rapport skickat och vill förmedla något gällande kalkyl, skriv in det i loggen, men markera ingen mottagare, vi fångar upp det i samband med granskning. Det genererar annars mängder med onödiga mail. När ni skickar meddelande till handläggare innehållande fråga som ni behöver svar på under ärendets gång, markerar enbart den person som står som handläggare och inte samtliga valbara. Om ni har frågor angående villkor eller kundrelaterade frågor, meddela handläggaren i ärendet. Vid akuta frågor som kräver snabba svar, ex frågor som har med försäkringens omfattning eller ersättningsbeslut att göra, ring Hotlineslingan Om ni har frågor angående tekniska lösningar/delreparationer/kalkyler ta kontakt med besiktningsorganisationen. Om ni har frågor kring app eller driftsstörningar kontakta Scalepoint support. Tel ecp.support.se@scalepoint.com