Riksmöte Uppsala 8-11 mars 2012

Transkript

1 Personalvetars t ud erand es Riks fö rb und P -R iks Riksmöte Uppsala 8-11 mars 2012 P-Riks huvudsamarbetspartner 0

2 Innehållsförteckning Styrelsen hälsar välkommen..sid 2-3 Dynamicus hälsar välkommen samt information sid 4-5 Schema för helgen sid 6 Riksmötets dagordning sid 7 Bilaga 1;Verksamhetsplan 2012 Bilaga 2; Budget 2012 Bilaga 3; Proposition Ekonomipolicy Bilaga 4; Proposition Långsiktig plan 1 av 18

3 Välkomstbrev och information från styrelsen Välkomna alla medlemsföreningar till vårt gemensamma Riksmöte, denna gång i den fina kullerstensstaden Uppsala! Styrelsen hoppas att ni haft det bra sedan vi sågs senast i höstas på utbildningsdagarna i Stockholm. Styrelsens arbete under de första två månaderna av verksamhetsåret har präglats av överlämning, skapande av styrdokument (verksamhetsplan, budget samt långsiktig plan) samt fortsatt planering av projektbidraget. Styrelsens fokus ligger just nu främst på att förbereda riksförbundets ansökan samt godkännande av organisationsbidraget från Ungdomsstyrelsen till hösten Den ekonomiska verksamheten är för tillfället stabil och planering av ett utökat antal samarbetspartners är på gång. Riksförbundet växer stadigt, styrelsen arbetar hårt med att expandera verksamheten under året utifrån medlemsföreningarnas behov. Hösten 2012 har varit mycket framgångsrik och styrelsen är väldigt glada över så god uppslutning till Riksmötet. I handlingarna nedan finner ni styrelsens förslag till verksamhetsplan 2012, budget 2012 samt långsiktig plan för Vi uppmuntrar er till att läsa alla handlingar noga innan riksmötet för att underlätta mötet i Uppsala så att fokus kan ligga på diskussioner samt att ni tar tillfället i akt att diskutera med era styrelser/föreningar innan Riksmötet i Uppsala. Riksmötet kommer att inledas med en föreläsning om mötesteknik för mötet, hur det går till, hur arbetssättet för mötet är utformat samt hur ni på bästa sätt kan påverka Riksmötets beslut och vara delaktiga i diskussionerna. Vi önskar er lycka till med läsningen och ser fram emot att träffa er i Uppsala den 8:e mars. Vänliga hälsningar Styrelsen Lotta Wiklund Hedin, Ordförande Hanna Bladh, Vice ordförande av 18

4 Hanna Thörnblad, Ekonomiansvarig Sofia Johansson, Sekreterare Fanny Cygneus, Webb- och kommunikationsansvarig Joel Kangas Persson, Informationsansvarig av 18

5 Hej alla Personalvetarstudenter ute i landet! Nu närmar sig årets Riksmöte med stormsteg. Vi blir ca 40 personer som deltar under helgen från majoriteten av medlemsföreningarna i landet. Dessutom får ni träffa alla trevliga Uppsalastudenter under PVD-dagen den 10:e mars. Plats: Uppsala Universitet, Blåsenhus och Engelska Parken Arrangör: Föreningen Dynamicus Datum: 8-11 mars 2012 Start: Deltagarna anländer till station/boendet som är på Kvarngärdesskolan i Uppsala omkring kl Om någon vill komma lite tidigare eller inte kan komma förrän senare så meddela detta, vi behöver gå ifrån skolan senast för att komma till Kalmars Nation i tid till middagen. Vi kommer mötas upp vid Uppsala station för sällskap till Kvarngärdesskolan (se tider nedan). Alternativt att ni kommer direkt till Kalmars Nation för middagen kl Kontaktpersoner Projektledare: Fanny Bäärnhielm, Projektledare: Emma Ryve, Projektledare: Matilda Stigell, Boende Samtliga deltagare kommer att bo på Kvarngärdesskolan i gemensamma lokaler. Adress Kvarngärdesskolan Thunmansgatan Uppsala Kalmar Nation Svartmangatan Uppsala Tåg För er som kommer med tåg eller buss till Uppsala station kommer uppsamling att ske vid entrén till tågstationen, leta efter en person med skylten Dynamicus. Samtliga representanter kommer vid olika tidpunkter, därför kommer projektledarna att ha tre olika uppsamlingstider vid station; 1. Kl Kl av 18

6 3. Kl (Går direkt med packningen till Kalmar nation för middag) Kommer ni efter sista uppsamlingstid; se till att meddelat detta till någon av projektledarna. Lokal buss Stadsbuss nummer 3 går till Kvarntorget (ca 10 min promenad från Kvarngärdesskolan) Stadsbuss nummer 10 går till Österängsgatan norra (ca 10 min promenad från Kvarngärdesskolan) Promenad från stationen tar ca 20 minuter. Bil De finns bra parkeringsmöjligheter vid skolområdet. Att ha med För att spara pengar och kunna göra en mer händelserik konferens har vi valt att ordna boendet under enklare former. Därför behöver deltagare på konferensen ta med sovsäck och liggunderlag/luftmadrass och handduk. Som framgått i tidigare mail är det under fredagens GASQUE klädkod kavaj, så kom ihåg att packa ner din allra finaste skrud. Vi sover i en gymnastiksal så tillgång till dusch och toalett finns. Varmt välkomna önskar vi i Dynamicus! 5 av 18

7 Schema P-Riks Riksmöte 8-11 mars 2012 Torsdag Deltagarna anländer till Uppsala (senast 17.30) Middag Kalmar Nation Hemgång Fredag Frukost Daniel Jarblad SSR Fika Mingel på PVD-arbetsmarknadsdag Lunch Arvid Vikman SSR Mötet öppnas Slut för idag Fixa inför GASQUE GASQUE V-dala Lördag Öppnande av möte Fika Möte del Lunch Möte del Fika Möte del Middag på Nation Pubrunda på Uppsala Studentnationer Söndag Frukost och utvärdering Hemfärd 6 av 18

8 Dagordning den 10 mars ) Mötets öppnande 2) Fastställande av röstlängd 3) Yttrande och närvarorätt 4) Val av mötesordförande 5) Val av mötessekreterare 6) Val av två (2) justerare tillika rösträknare 7) Fastställande av dagordning 8) Rapporter från styrelsen (Medlemsregistrering; Tillsättning av webb- och kommunikationsansvarig; Grafisk profil; Verksamhetsberättelse 2011) 9) Verksamhetsplan för innevarande år* 10) Budget för innevarande år* 11) Propositioner (Ekonomipolicy*; Långsiktig plan*; Stadgeändring(utskick v.9-10)) 12) Motioner (Inga motioner har inkommit) 13) Revisionsberättelse och Bokslut 2011(Utskick v.9-10) 14) Övriga frågor 15) Mötets avslutande *= Se bilagor nedan. 7 av 18

9 Bilaga 1; Proposition Verksamhetsplan 2012 Verksamhetsåret 2012 kommer att präglas av tre fokusområden; att stärka riksförbundet; att bygga upp en kompetensbas samt att söka och genomföra statsbidragsansökan. Stärka riksorganisationen Värva fler medlemsföreningar kopplade till personalvetarutbildningar i Sverige. Ha en fungerande hemsida och använda sig av forum för kommunikation. Arbeta för nya samarbetspartners. Skapa ett givande medlemskap för förening och aktiv föreningsmedlem. Genomföra minst ett event utöver Års- och Riksmöte under Sammanställa arbetsbeskrivningar där det tydligt framgår vad varje post i styrelsen ska göra under ett år och hur man gör det. Sammanställa projektdokument som beskriver vad som ska göras vid arrangerandet av ett årsmöte, riksmöte eller en utbildningsdag. Öka medlemsnyttan för medlemsföreningarna genom att utforma Årsoch Riksmöten samt utbildningsdagarna utifrån medlemsföreningarnas behov. Öka användandet av projektgrupper för planering och genomförande av nationella sammankomster såsom årsmöten, riksmöten och utbildningsdagar. Att stärka P-Riks varumärke internt och externt. Bygga upp en kompetensbas Etablera en stadig kontakt mellan förbundsstyrelse och medlemsförening. P-Riks representanter ska ta en mer aktiv roll i förbundets verksamhet. 8 av 18

10 Jobba för bättre överlämning på lokal- och nationell nivå, för att inte börja om varje år. Söka statsbidraget Undersöka vilka möjligheter som finns för att öka incitamenten hos medlemsföreningarna att skaffa bättre medlemsregister samt värva fler lokal medlemmar. Arbeta för att underlaget för att ansöka om organisationsbidraget blir genomfört korrekt. 9 av 18

11 Bilaga 2; Proposition Budget 2012 Förväntade intäkter Samarbetspartnerts Terminsavgift Summa intäkter Förväntande kostnader Årsmöte 0 Riksmöte 0 Resor valberedning & revisorer Styrelsearbete Styrelseresor Möteskostnader (mat och lokaler) 4000 Administration Domän/webhotell 2000 Bokföring 1100 Förbrukningsmaterial 900 Summa kostnader Förväntat resultat av 18

12 Bilaga 3; Proposition Ekonomipolicy Sveriges Personalvetarstuderandes Riksförbund, P-Riks, ekonomipolicy styr planeringen, förvaltningen, uppföljningen, utvärderingen och kontrollen av P-Riks ekonomiska processer samt Styrelsens vardagliga utlägg för kostnader för riksförbundet. Denna ekonomipolicy är en viktig del i det dagliga arbetet kring ekonomi och uppföljning av ekonomi inom P-Riks. A. OM DENNA POLICY 1. Det åligger varje förtroendevald i P-Riks att informera sig om detta policyns innehåll. 2. Avgående Ekonomiansvarige skall före verksamhetsårets utgång presentera denna policy för tillträdande Styrelseledamöter. 3. Styrelsen skall presentera denna policy för Riksmötet i början av verksamhetsåret och när så annars kan anses vara motiverat. 4. Följande poster och grupper fyller en funktion inom P-Riks ekonomistyrning: Årsmöte, Riksmöte, Styrelsen, Ekonomiansvarige, Ordförande och revisorerna. B. PLANERING OCH BUDGETERING 1. Riksmötet beslutar om en budget för det innevarande räkenskapsåret. Styrelsen bereder beslutet om budget på årets första styrelsemöte och med stöd av avgående styrelse. 2. Till Årsmötet ska Styrelsen uppdatera medlemmarna om budget och utfall för året så långt och eventuellt lägga fram förslag om ändringar i budgeten. C. LÖPANDE EKONOMISK FÖRVALTNING 1. Styrelsen kan på eget ansvar i förväg godkänna kostnader som överskrider en budgetpost med upp till en tredjedels (1/3) basbelopp netto. Styrelsen får på detta sätt godkänna budgetöverskridande kostnader om sammanlagt ett basbelopp per resultatenhet, dock högst tre (3) basbelopp för P-Riks totalt. 11 av 18

13 I fall där Styrelsen gör detta ska detta dokumenteras tydligt i protokoll enligt mallen: Budgetpost, ändring från summa till summa, varför ändringen sker och hur detta påverkar årets resultat. 2. Ekonomiansvarig ska upprätta och dokumentera rutiner för den löpande ekonomiska verksamheten. 3. Ekonomiansvarig ska inom tio arbetsdagar bokföra inlämnade verifikationer. Verifikationerna ska vara upprättade enligt Bokföringslagen. D. EKONOMISK UPPFÖLJNING 1. Ekonomiansvariga ska månatligen sammanställa utfall och jämförelser med budget och tidigare utfall, och distribuera till övriga ledamöter i Styrelsen. 2. Ekonomiansvariga ska presentera en övergripande resultatrapport för hela P-Riks för Styrelsen varannan månad, utom efter juni. Rapporten ska åtföljas av en skriftlig analys och kommentarer. 3. Ekonomiansvarig ska meddela Styrelsen om det finns skäl att på helhetsnivå befara väsentliga avvikelser i förhållande till helårsbudget. 4. Ekonomiansvarig ska sammanställa ett årsbokslut och presentera det för Styrelsen. 5. Styrelsen ska på Riksmötet presentera årsbokslutet för medlemmarna. Årsbokslutet ska åtföljas av noter till lämpliga poster, en verksamhetsberättelse och en analys av det ekonomiska utfallet. E. UTVÄRDERING 1. Revisorn ska analysera årsbokslutet och avge ett yttrande till Riksmötet dels om utfallet och dels om ekonomistyrningsprocessen under året. 2. Riksmötet ska utvärdera utfallet efter avslutat räkenskapsår. Utvärderingen ska baseras på årsbokslutet och yttrandet från revisorerna och sakrevisorerna. 3. Riksmötet ska besluta om 12 av 18 ansvarsfrihet för Styrelsen.

14 F. GRANSKNING 1. En godkänd/auktoriserad revisor ska utföra en fullständig revision enligt gällande bestämmelser och praxis. 2. En godkänd/auktoriserad revisor i samband med årsbokslutet till Riksmötet avlämna revisorernas revisionsberättelse. 3. Sakrevisorerna ska i samband med årsbokslutet till Riksmötet avlämna en rapport om ekonomin kopplad till verksamheten utifrån medlemmarnas perspektiv. De ska även granska de protokoll som Styrelsen under året har upprättat samt Årsmötes och Riksmötets protokoll för att få en god förståelse för helheten. G. EKONOMISKA UTLÄGG 1. Styrelsen är under verksamhetsåret ansvariga för riksförbundets löpande ekonomi. Det är viktigt att Styrelsen i detta har stöd av schabloner för typiska utlägg för att varje situation för att slippa besluta om detta löpande. Schablonerna listas nedan: 1. Styrelsen har rätt till lunch på styrelsemöten som är heldag (över 7 timmar). Lunch får uppgå till 85 kronor per person, 100 kr på helg. Detsamma gäller valberedningen. 2. Styrelsen och valberedningen har rätt till ersättning för resor till och från möten. (Möten kan vara: Styrelsemöten, valberedningsmöten, säljmöte med en samarbetspartner, möte med revisorn eller andra externa konsulter) I detta ingår även resa till och från tågstation/flygplats. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 3. Styrelsen, sakrevisorer och valberedning har rätt till resor till och från Årsoch Riksmöte. I detta ingår även resa till och från tågstation/flygplats. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 4. Kandidater till Styrelsen har rätt till resor till och från det möte de kandiderar på. I detta ingår även resa 13 av 18 till och från

15 tågstation/flygplats. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 14 av 18

16 Bilaga 4; Proposition Långsiktig plan Sveriges Personalvetarstuderandes Riksförbund (P-Riks) bildades 1992 och är en intresseorganisation för de studerandeföreningar som har anknytning till personalvetarutbildningarna vid Sveriges universitet och högskolor. P-Riks är verksamma bland personalvetarutbildningar från Lund i söder till Umeå i norr. P-Riks är den gemensamma rösten för Sveriges personalvetarstudenter och arbetar för att stärka kännedomen om arbetsmarknaden för personalvetare samt personalvetarstudentens vardag. P-Riks verkar för att öka gemenskapen, samarbetet och nätverksbyggandet mellan medlemsföreningarna. Arbetet inom förbundet sker ideellt och i demokratisk anda med representanter från respektive medlemsförening. Syfte Personalvetarstuderandes Riksförbund syftar till att öka gemenskapen, samarbetet och nätverksbyggandet mellan medlemsföreningarna samt att skapa starka och hållbara medlemsföreningar. P-Riks ska företräda medlemsföreningarnas intressen internt och externt samt verka för hög utbildningskvalité inom personalvetarutbildningarna nationellt. Mål Riksförbundet samlar de mest engagerade personalvetarstuderande inom området som ska utgöra en stark röst med målsättningen att skapa en gemensam organisation för personalvetarstuderande. Genom att öka gemenskapen, samarbetet och nätverksbyggandet mellan P-Riks medlemsföreningar samt genom att öka kännedomen om HR-yrket och personalvetarstudenternas vardag kan riksförbundet uppnå sitt mål och ska mervärde för sina medlemmar. P-Riks uppdrag är därför att; Öka medvetenheten om personalvetaren som yrke gentemot arbetsgivare, potentiella studenter och allmänheten. Verka för högre utbildningskvalitet inom personalvetarutbildningar gentemot myndigheter och lärosäten. Verka för gemenskap, samverkan och nätverksbyggande mellan medlemsföreningarna. För att kunna uppnå dessa mål och kunna bedriva sitt uppdrag på ett framgångsrikt sätt krävs det att P-Riks som riksförbund har fungerande, 15 av 18 flexibla och stabila strukturer som uppmuntrar till engagemang och

17 delaktighet. P-Riks långsiktiga fokus bör därför ligga på att; Skapa ett stabil och välfungerande riksförbund. Bygga upp ett ordentligt medlemssystem och ökar incitamenten för medlemsföreningarna att ha ett ordentligt medlemssystem samt till att rekrytera fler medlemmar. Fokusera på att öka antalet medlemsföreningar och att skapa intresse för att aktivt engagera sig i P-Riks, genom att till exempel uppmuntra och bjuda in dessa till årsmöten, utbildningsdagar och andra evenemang. Värdet i medlemskapet P-Riks är ett riksförbund med fokus på sina medlemsföreningar. P-Riks ska vara ett riksförbund med fokus på kunskapsutbyte mellan medlemsföreningarna samt vara en plattform för erfarenhetsutbyte och idéutveckling. P-Riks har som ambition för att vara ett visionärt förbund som uppmuntrar till delaktighet från medlemsföreningarna. Medlemskapet i P-Riks ska genomsyras av medlemsstöd, utbildningspolitik och kompetensutvecklande. P-Riks arbete ska genomsyras av ett mångfalds perspektiv som ser till sina medlemmars bästa. 16 av 18

18 P-Riks samarbetspartners utöver Akademikerförbundet SSR: 17 av 18