3Växel Max. Företag. Handbok för: Växeladministratörer Telefonister Slutanvändare

Transkript

1 3Växel Max. Handbok för: Växeladministratörer Telefonister Slutanvändare Företag

2

3 1 Kom igång 2 Katalogen 3 Ringa och koppla samtal 4 Personliga inställningar 5 Outlook Synk 6 Använda svarsgrupper 7 Telefonistplats 8 Administrera växeln 9 Servicenummer 10 Ordförklaringar 11 Kundservice 12 Sakregister

4 Innehållsförteckning. 1 Kom igång Så fungerar 3Växel Max Program för 3Växel Max Installera 3Växel Max Starta programmet och logga in Avsluta programmet och logga ut Programfönstret Huvudnummer (växelnummer) Katalogen Katalogen Kolumnrubriker Söka kontakter Gruppera och filtrera kontakter Lägga till kontakter Redigera eller ta bort kontakter Skicka SMS Skicka epost Mobilstatus Skriva ut eller exportera katalogen Ringa och koppla samtal Ringa samtal Ta emot samtal Koppla samtal Gruppsamtal Samtalshistorik Personliga inställningar Inställningar Vidarekoppling Status (hänvisning) Vidarekopplingslista Spärrlistor Min information Nummerpresentation Språk Lösenord Switch-kod Köinställningar för användarkö Programinställningar Outlook Synk Vad är Outlook Synk? Installera Outlook Synk Inställningar för Outlook Synk Synkronisering Använda svarsgrupper Så fungerar svarsgrupper Visa svarsgrupper Logga in/ut i svarsgrupp Visa svarsgruppsnummer Ta emot samtal till svarsgruppen Inställningar för svarsgruppen Köinställningar

5 7 Telefonistplats Vad är en telefonistplats? Ringa samtal Ta emot samtal Koppla samtal Hantera kön Återanrop Samtalshistorik Programinställningar Logga ut Stänga och öppna huvudnummer Inställningar för huvudnumret Servicenummer 3Svar Företagets 3Svar Konferenssamtal Ordförklaringar 11 Kundservice 12 Sakregister 8 Administrera växeln Administratörens roll Företagsinställningar Huvudnummer IVR (knappval) Köer Spela in meddelanden Fastnummer Konton Svarsgrupper Spärrlistor för utgående samtal Tidsstyrningslistor Samtalsstatistik

6 Förord. Idag väljer många företag bort både fast telefoni och fasta uppkopplingar. All funktionalitet som du är van vid i en traditionell, fast företagsväxel finns nu i den mobila växeln. 3Växel Max ersätter den fasta telefonväxeln och ger dig det bästa av två världar: funktionalitet och mobilitet i ett. Denna handbok beskriver funktionerna i 3Växel Max. Med mobil tele fon en kan du välja att arbeta var som helst och själv avgöra din tillgänglighet då du kommer åt de viktigaste funktionerna i programmet via mobilen. Har ni ingen telefonist på företaget kan kollegorna hjälpas åt att svara på inkommande samtal på ett enkelt och smidigt sätt. Handboken är tänkt att vara inspirerande och överskådlig med teoriavsnitt, bilder och numeriska listor som tillsammans leder till optimal inlärning. Respektive avsnitt beskriver när, hur och varför en viss funktion ska användas. Vi hoppas att du kommer att få stor glädje av vår mobila växel. Välkommen till 3. Copyright Hi3G Access AB Det är förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller på annat sätt mångfaldiga enligt upphovsrättslagen. Produkt- och producentnamnen som används i boken är ägarens varumärken eller registrerade varumärken. Artikelnummer: Tryckeri: Fälth & Hässler, Sverige 2011 Första upplagan, första tryckningen Författare: Eva Ansell Omslag: Hi3G Access AB Bild på omslaget: Hi3G Access AB Layout, textbearbetning och korrekturläsning Docendo: Eva Ansell

7 1 Kom igång. Så fungerar 3Växel Max Olika roller i 3Växel Max Program för 3Växel Max Växel Max datorprogram Växel Max mobilprogram Växel Max webb-app Installera 3Växel Max Installera programmet på datorn Installera programmet på mobiltelefonen Lägga till programmet i iphone och Android Starta programmet och logga in Logga in via datorprogrammet Logga in via mobilprogrammet Logga in via webb-appen Automatisk utloggning Avsluta programmet och logga ut Logga ut via datorprogrammet Logga ut via mobilprogrammet Logga ut via webb-appen Logga ut via servicenummer Programfönstret Huvudnummer (växelnummer)

8 Så fungerar 3Växel Max 3Växel Max är en helt mobil telefonväxel för företag i alla branscher och storlekar. Att den är helt mobil innebär att ni kan jobba i företagets växel från era mobil telefoner var ni än befinner er. Den mobila växelns viktigaste uppgifter: Att hjälpa er att besvara alla samtal Att hjälpa kunder att hitta rätt i företaget Att hantera tillgänglighet för de anställda Den mobila växeln kräver ingen utrustning på företaget. Det är en helt nätbaserad lösning där varje företag har sin virtuella växel i 3s nät. För att hantera växeln använder ni 3Växel Max program i datorn eller mobil. Har du en iphone- eller en Androidtelefon kommer du åt 3Växel Max via en webb-app, som även fungerar på datorn. Tjänsten använder ett grafiskt gränssnitt som underlättar för användaren. Samtal till företaget kommer in på företagets växelnummer och besvaras av företagets telefonist (eller telefonister). Har ni inte en telefonist Det finns tre olika roller i 3Växel Max; användare, telefonist och administratör. inom företaget kan ni använda en knappvalsfunktion (IVR) för växelnumret, där den som ringer in trycker sig fram till rätt avdelning/person på företaget, till exempel Tryck 1 för support, tryck 2 för order och så vidare. Olika funktioner inom företaget, till exempel supportavdelningen, kan använda så kallade svarsgrupper (slingor). Medlemmarna i svarsgruppen hjälps åt att svara på inkommande samtal. Den som ringer till företaget kan välja att ringa till växelnumret, eller direkt till en svarsgrupp eller person inom företaget. Alla användare och företagsnummer i växeln kan ha både fasta och mobila nummer kopplade till samma telefon. De som ingår i växeln kan enkelt göra ändringar via användarvänliga program i mobil och dator eller genom att ringa servicenumret 377 från mobilen. Användare kan styra sin tillgänglighet genom att ange en status (hänvisning) i växeln, till exempel vid möte och lunch, samt ställa in hur samtalen ska vidare kopplas beroende på vilken status som är vald. 1-2

9 3Växel Max är en mycket flexibel lösning där det är enkelt att lägga till nya användare och funk tioner som telefonister och svarsgrupper. Kontakta 3 för att lägga till användare och nya funktioner, till exempel telefonistplats, svars grupper och fasta nummer. 1-3

10 Olika roller i 3Växel Max I 3Växel Max tilldelas de anställda olika roller som har olika behörigheter i växeln. Den telefoniansvarige på företaget bestämmer vilken/vilka roller som respektive anställd ska ha. Man väljer roll då man loggar in i programmen för 3Växel. Användare Telefonist Administratör Användare av växelns funktioner. Användare kan göra inställningar för sin egen anknytning (mobilt och fast nummer), till exempel vidarekopplingar, nummervisning, inloggning i svarsgrupper och så vidare. Användare kan inte ändra inställningar för företagets nummer och funktioner, till exempel svarsgrupper och huvudnummer. Alla i företaget kan logga in som användare. Telefonisten loggar in i 3Växel Max datorprogram som telefonist och får en speciell vy för att koppla samtal som kommer in på företagets huvudnummer. Förutom att koppla samtal kan telefonisten göra ändringar i användarnas inställningar. Administratören har behörighet att bestämma hur växeln ska fungera genom att bland annat ändra inställningar för huvudnummer, köer, IVR, svarsgrupper, alla användare med mera. Administratören tilldelar också roller i växeln för övriga anställda. Program för 3Växel Max Du hanterar dina inställningar i företagets växel genom att logga in i 3Växel Max datorprogram, mobilprogram, webbapplikation eller genom att ringa servicenummer 377 från din 3Mobil. Börja med att installera programmet på din dator och mobil enligt instruktionerna i nästa avsnitt. I denna handbok beskrivs funktionerna först Som administratör kan du endast logga utifrån datorprogrammet. Därefter beskrivs funktion en via mobilprogrammet och slutligen via in i 3Växel Max via datorprogrammet. 3Växel Max webb-app. Observera att vissa funktioner endast finns tillgängliga via datorprogrammet. 1-4

11 3Växel Max datorprogram Via datorn kan du hantera det fullständiga programmet för 3Växel Max. Programmet fungerar för användare, telefonister och administratörer. Här hittar du information om företagets alla användare, externa och privata kontakter samt alla inställningar du kan göra i den mobila växeln. 3Växel Max mobilprogram Programmet 3Växel Max går även att installera i vissa mobiltelefoner och fungerar då för användare och telefonister. Mobilprogrammet heter 3Switch och innehåller de flesta av funktionerna från datorprogrammet. För övriga inställningar använder du datorprogrammet. Mobilprogrammet fungerar inte via trådlöst nätverk (WiFi). Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. 3Växel Max webb-app Använder du en iphone eller Android kan du hantera programmet 3Växel Max med hjälp av en webbapplikation. Denna webbapplikation kan du även komma åt från vilken dator som helst som har Internet-åtkomst. I webbapplikationen kan du endast logga in som användare, och du kan bara göra de viktigaste inställningarna i programmet. För övriga inställningar använder du datorprogrammet. 1-5

12 Installera 3Växel Max Innan du kan börja arbeta måste programmet 3Växel Max finnas installerat på din dator eller på din mobil. Har du iphone eller Android använder du en webb-app. Vilka mobiltelefoner programmet fungerar med kan du se på webb platsen tre.se. Installera programmet på datorn Observera att du måste ha administratörsrättigheter på din dator för att kunna installera programmet. Brandväggen måste dessutom vara öppen för trafik mot Internet. (Kontakta dataansvarig på företaget om du inte har dessa rättigheter.) Om programmet inte är installerat på din dator gör du på följande sätt: Visa webbplatsen tre.se. Välj Företag, Kundservice, Mobil växel och 3Växel Max. Leta upp länken för 3Växel Max datorprogram, klicka på länken för att ladda ner programmet till din dator. Följ instruktionerna för att installera programmet. När installationen är klar visas inloggningsrutan för programmet. Läs mer om hur du startar programmet och loggar in på sidan 1-8. När du har installerat programmet skapas automatisk en genvägsikon på skrivbordet för att du snabbt och enkelt ska kunna starta programmet. Systemkrav För att datorprogrammet ska fungera stabilt krävs att följande systemkrav är uppfyllda: PC Windows XP eller Windows 7 Pentium III 1 GHz eller bättre 256 MB internminne 1 Mbit/s Internet-uppkoppling, reserverad för 3Växel Programmet fungerar endast för operativsystemen Windows XP och Windows

13 Installera programmet på mobiltelefonen Om programmet inte är installerat på din mobiltelefon gör du på följande sätt: Starta webbläsaren i din mobil och skriv följande länk: Du kan även skicka länken som ett SMS till din mobil. Visa sedan SMS:et och öppna länken. Följ instruktionerna för att installera programmet. När installationen är klar kan du starta programmet. Läs mer om hur du startar programmet och loggar in på sidan Lägga till programmet i iphone och Android Använder du iphone eller Android hanterar du programmet 3Växel Max från en webbapplikation. Du kan även använda webbapplikationen från vilken dator som helst som har Internetåtkomst. Tips! Använd SMS-funktionen i 3Växel Max datorprogam för att SMS:a länken. Webb-appen fungerar bara via WiFi om du använder länken: Starta webbläsaren i din mobil och lägg till följande länk som ett bokmärke: eller starta webbläsaren på din dator och lägg till följande länk som en favorit: Läs mer om hur du startar programmet och loggar in på sidan

14 Starta programmet och logga in Logga in via datorprogrammet Så här startar du datorprogrammet 3Växel Max: Dubbelklicka på genvägsikonen 3Switch på skrivbordet. (Om ikonen inte finns på skrivbordet klickar du på knappen Start, väljer Alla program följt av Hi3G och klickar på 3Switch.) Skriv ditt användarnamn (ditt telefonnummer inklusive landskod, till exempel 46735xxxxxx, detta skapas av 3) i rutan Användare (User). Skriv ditt lösenord i rutan Lösenord (Password). Välj Användare (End-User), Telefonist (Attendant) eller Administratör (Admin) i listrutan Roll (Role). Vad du kan välja här beror på vilka behörigheter du har fått av administratören. Markera rutan Kom ihåg mitt lösenord (Remember My Password) om lösenordet ska vara ifyllt nästa gång du loggar in. Markera rutan Automatisk inloggning (Automatic Login) för att logga in automatiskt nästa gång du startar datorprogrammet. Klicka på Inloggning (Login). Första gången du loggar in är lösenordet secret06. Byt detta lösenord på en gång, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Markera inte dessa två kryssrutor om du loggar in på en dator som används av flera olika personer. Du kan senare ta bort den automatiska inloggningen, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Första gången du loggar in kan dialogrutan visas med engelska alternativ. 1-8

15 Ny programversion När du loggar in sker en automatisk kontroll om det finns en uppdaterad version av programmet. Innan programmet startar visas ett meddelande om att installationskraven kontrolleras. Finns det en ny uppdaterad version visas ett meddelande om detta, och du får en fråga om du vill installera den nya programversionen. Svara Ja för att uppdatera på en gång, eller svara Nej för att vänta med uppdateringen. Väljer du att vänta med uppdateringen kommer du att få frågan igen nästa gång du loggar in. Efter några gånger kommer den nya versionen att installeras automatiskt. Versionsinformation Vill du kontrollera vilken version av programmet som är installerat på din dator gör du så här: Öppna Hjälp-menyn och välj Versionsinformation. Klicka på Ok för att stänga meddelanderutan. Växla roll Om du har blivit tilldelad ytterligare behörigheter, kan du snabbt växla roll utan att först behöva logga ut och sedan logga in igen. Öppna Arkiv-menyn och välj Växla till användare, Växla till telefonist eller Växla till administratör beroende på vilken roll du vill växla till. 1-9

16 Koppla upp igen Om anslutningen bryts visas en informationsruta om detta längst ner till höger på skärmen. Anledningen till detta kan vara att Internetuppkopplingen tappar kontakten med servern, eller att hastig het en är för låg för de applikationer som körs. (Om denna ruta visas eller ej, beror på inställningarna för notifiering, läs mer i kapitlet Personliga inställningar.) För att koppla upp igen gör du på något av följande sätt: Klicka på knappen Koppla upp högst upp till höger i programfönstret. När du är uppkopplad visas en grön symbol vid knappen Koppla upp. Öppna Arkiv-menyn och välj Koppla upp igen. Klicka på texten Klicka här för att koppla upp i informationsrutan. 1-10

17 Logga in via mobilprogrammet Så här startar du mobilprogrammet: Öppna menyn och välj Program följt av 3Switch Mobile. Skriv ditt användarnamn (ditt telefonnummer inklusive landskod, till exempel 46735xxxxxx, detta skapas av 3) under Användare. Skriv ditt lösenord under Lösenord. Kontrollera att rätt roll är valt under Roll. Behöver du byta roll trycker du på mittknappen, markerar Användare eller Telefonist och väljer OK. Vad du kan välja här beror på vilka behörigheter du har fått av administratören. Under Tillval kan du välja om du vill spara inställningarna. Välj Spara användarnamn för att bara spara användarnamnet eller välj Spara allt för att även spara lösenordet. Väljer du Automatisk inloggning loggas du in automatiskt nästa gång du startar 3Växel Max mobilprogram. För att välja något annat alternativ trycker du på mittknappen, markerar önskat val och väljer OK. Tryck på Logga in. Mobilprogrammet fungerar inte via trådlöst nätverk (WiFi). Tips! För att lättare komma åt programmet 3Växel Max kan du skapa en genväg till det i din mobiltelefon. Programmet heter 3Switch Mobile. Du kan senare ta bort den automatiska inloggningen, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. 1-11

18 Tryck på Ja för att tillåta att nätverket används av 3Växel Max. När du har startat mobilprogrammet för 3Växel Max visas huvudmenyn. När du har startat 3Växel Max mobilprogram behöver du inte avsluta programmet för att använda mobiltelefonen på vanligt sätt. Du kan växla mellan startade program och vänteläge. Läs i mobiltelefonens manual hur du växlar mellan program. Ny programversion När du loggar in sker en automatisk kontroll om det finns en uppdaterad version av programmet. Finns det en ny uppdaterad version visas ett meddelande om detta, och du får en fråga om du vill ladda ner den nya programversionen. Svara Ja för att uppdatera på en gång, eller svara Nej för att vänta med uppdateringen. Väljer du att vänta med uppdateringen kommer du att få frågan igen nästa gång du loggar in. Efter några gånger kommer den nya versionen att installeras automatiskt. 1-12

19 Versionsinformation Vill du kontrollera vilken version av programmet som är installerad på din mobil gör du så här: Visa huvudmenyn och välj Inställningar. Välj Program info. Bläddra eventeullet nedåt på sidan för att se all information. Välj Tillbaka två gånger för att återgå till huvudmenyn. Server information Väljer du Server information under Inställningar visas URL-adressen till servern. Koppla upp igen Om anslutningen bryts kan du försöka koppla upp igen genom att välja Försök igen. Om du däremot kommer utanför täckningsområdet, kommer du endast att få ett felmeddelande när programmet söker kontakt med servern. Logga då in på nytt för att komma i kontakt med servern igen. 1-13

20 Logga in via webb-appen Så här startar du 3Växel Max webb-app: Starta webbläsaren i din iphone/android och visa följande länk: eller starta webbläsaren på din dator och visa följande länk: Skriv ditt användarnamn (ditt telefonnummer inklusive landskod, till exempel 46735xxxxxx, detta skapas av 3) i första rutan. Skriv ditt lösenord i andra rutan. Markera rutan Kom ihåg mitt lösenordet om lösenordet ska vara ifyllt nästa gång du loggar in. Markera rutan Logga in automatiskt för att logga in automatiskt nästa gång du startar webbapplikationen. Bekräfta med OK. Webb-appen (via mobil.tre.se) fungerar inte via trådlöst nätverk (WiFi). Tips! För att lättare komma åt 3Växel Max webb-app kan du skapa ett bokmärke i din iphone/android, eller spara adressen som en favorit i din webbläsare. Första gången du loggar in är lösenordet secret06. Byt detta lösenord på en gång, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Markera inte dessa två kryssrutor om du loggar in på en dator som används av flera olika personer. Du kan senare ta bort den automatiska inloggningen. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. När du har startat webb-appen för 3Växel Max visas första fliken i programmet. 1-14

21 Automatisk utloggning Du kan endast vara inloggad på en plats i taget, antingen i datorprogrammet, mobil programmet eller i webb-appen. Om du redan är inloggad någonstans loggas du automatiskt ut och ett meddelande om detta visas. Avsluta programmet och logga ut När du vill avsluta programmet kan du välja att göra detta på olika sätt, antingen att avsluta programmet helt eller att bara logga ut ur programmet. Är du inloggad som telefonist kan du även välja att stänga av telefonen en stund, då kopplas inte samtal via huvudnumret till dig. Du hittar alternativet via knappen Min inloggningsstatus samt via meddelandefältet. Är du inloggad som användare och väljer alternativet påverkas inte dina samtal. Logga ut via datorprogrammet Öppna Arkiv-menyn och välj Utloggning för att logga ut ur 3Växel Max och visa inloggningsrutan igen. Öppna Arkiv-menyn och välj Avsluta för att avsluta programmet helt. Viktigt! Om huvudnumret är öppet, men ingen telefonist är inloggad hanteras sam tal et enligt inställningen för full kö. Vid Uppläst meddelande får den som ringer ett meddelande om att ingen telefonist är inloggad, där efter avslutas samtalet. Om du har lämnat datorn kan du logga ut ur programmet via ett servicenummer. Detta beskrivs i kommande avsnitt. 1-15

22 Logga ut via knappen Min inloggningsstatus Du kan snabbt logga ut via knappen Min inloggningsstatus. Här hittar du även alternativet Avstängd om du som telefonist vill stänga av telefonen en stund. Gör så här: Klicka på pilen vid listrutan Min inloggningsstatus högst upp till höger i programfönstret. I listan som visas väljer du Utloggad. Väljer du Avstängd är du fortfarande inloggad i programmet, men inte som telefonist. Du kan även klicka på knappen Stäng högst upp till höger i programfönstret för att avsluta programmet. Väljer du Avstängd visas en informationsruta längst ner till höger på skärmen om att du är avstängd. Stäng rutan genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger. Vill du inte se detta meddelande fler gånger kan du markera rutan Varna mig inte igen. För att åter igen bli tillgänglig som telefonist väljer du Inloggad på samma sätt. Logga ut via meddelandefältet Om du har flera programfönster öppna på skärmen kan du snabbt avsluta eller logga ut ur programmet via ikonen i meddelandefältet. Gör så här: Högerklicka på användarikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skärm en. Om ikonen inte visas klickar du på knappen Visa dolda ikoner. Välj Avsluta eller Utloggning. Väljer du Stäng av är du fortfarande inloggad i programmet, men inte som telefonist. För att åter igen bli tillgänglig som telefonist väljer du Återuppta på samma sätt. 1-16

23 Logga ut via mobilprogrammet Är du inloggad via mobilprogrammet kan du också välja mellan att avsluta programmet helt eller att bara logga ut ur programmet. Som telefonist kan du även välja att stänga av telefonen en stund, då kopplas inte samtalen till dig. Visa huvudmenyn och välj Logga ut för att logga ut ur 3Växel Max och visa inloggningsrutan igen. Visa huvudmenyn och välj Avsluta för att avsluta programmet helt. Visa huvudmenyn och välj Avstängd för att stänga av telefonen en stund. För att åter igen bli tillgänglig som telefonist väljer du Återuppta på samma sätt. Logga ut via webb-appen Arbetar du i webb-appen har du endast möjlighet att logga ut ur programmet. Välj Logga ut högst upp till höger i fönstret för att logga ut ur 3Växel Max och visa inloggningsfönstret igen. Logga ut via servicenummer Om du har lämnat din dator och fortfarande är inloggad i programmet 3Växel Max kan du logga ut ur programmet via mobiltelefonen och servicenumret 377. Ring 377 från din 3Mobil. Tryck 3 för att logga ut från 3Växel Max-programmet. Tryck din 3Switch-kod och avsluta med #. Har du administratörsrättigheter anger du även mobilnumret (inled med 46) för den användare som ska loggas ut ur 3Växel Max, avsluta med #. Avsluta samtalet. 1-17

24 Programfönstret När du har startat datorprogrammet 3Växel Max visas programfönstret. Det ser lite annorlunda ut beroende på vad du har markerat i översiktsfönstret och vilka inställningar som är gjorda i programmet. Läs mer om olika inställningar du kan göra i kapitlet Personliga inställningar. Namnlist Menyrad Katalogfönster Kolumnrubriker Sök- och ringfält Status Översiktsfönster Kontakter Funktionsrad Detaljfönster Telefonist Är du inloggad som telefonist ser programfönstret annorlunda ut. Den stora skillnaden är att det även visas ett köfönster samt samtalsrutor högst upp, se bilden på nästa sida. Administratör Är du inloggad som administratör ser programfönstret likadant ut som för användare. Den enda skillnaden är att översiktsfönstret innehåller fler alternativ och att Sök- och ringfältet endast fungerar som ett sökfält, se bilden på nästa sida. 1-18

25 Köfönster Samtalsrutor Programfönstret för telefonist. Programfönstret för administratör. 1-19

26 Namnlist Menyrad Status Sök- och ringfält Översiktsfönster Katalogfönster Kolumnrubriker Detaljfönster Funktionsrad I namnlisten visas företagets namn, användarnamnet på den som är inloggad samt vilken roll personen är inloggad med. Via menyraden kommer du åt de olika funktionerna i programmet. Via listrutorna Min status och Min inloggningsstatus ser du vilken status du har. Du kan snabbt även ändra din status via dessa listrutor. Detta fält används för filter och manuella funktioner. Genom att skriva något i detta fält begränsas antalet poster som visas i katalogfönstret. Är du inloggad som användare eller telefonist kan du även ringa ett samtal via detta fält. I översiktsfönstret visas de olika kategorier som finns inom 3Växel Max. Innehållet för den markerade kate gorin visas i katalogfönstret. Vilka kategorier som visas här beror på hur du är inloggad. I katalogfönstret visas de poster som finns i den kategori som är markerad i översiktsfönstret. På bilderna ovan visas de personer som finns i katalogen. Rubriker för de olika kolumnerna i katalogfönstret. Du kan själv bestämma vilka kolumnrubriker som ska visas, samt i vilken ordning de ska visas. I kolumnen Status kan du se vilken status användarna har (när de är tillgängliga har de gröna symboler) samt om övriga kontakter är externa (bruna symboler) eller privata (röda symboler). I detaljfönstret visas mer information om den markerade användaren/kontakten. Längst ner i programfönstret finns funktionsraden med de funktionstangenter som du kan använda för att snabbt komma åt vissa funktioner i programmet. 1-20

27 Telefonist Följande fält visas endast om du är inloggad som telefonist: Köfönster Samtalsrutor I köfönstret visas de samtal som finns i kön. Högst upp till höger i köfönstret ser du hur många samtal som finns i kön, samt hur många inloggade telefonister det finns för tillfället. I rutorna Samtal 1 och Samtal 2 ser du information om de olika samtal som du har för tillfället. Här kan du koppla samtal och växla mellan samtalen. Felaktig inmatning Om du har gjort någon felaktig inmatning, eller glömt att fyllt i något värde i en dialogruta, visas ett felmeddelande när du väljer att spara. De fält som du behöver åtgärda markeras med en ikon enligt bilden nedan. 1-21

28 Huvudnummer (växelnummer) Markerar du Huvudnummer högst upp i översiktsfönstret visas företagets huvudnummer, det vill säga det eller de växelnummer som finns till företaget. Här ser du också vilka namn de olika huvudnumren har. Detta nummer används bara i de fall det finns en telefonistplats inom företaget, eller då IVR används (den som ringer huvudnumret får göra knappval för att slussas vidare till rätt person eller svarsgrupp). Administratören gör inställningar för företagets huvudnummer, det vill säga företagets växelnummer, läs mer i kapitlet Administrera växeln. Vilka huvudnummer som finns i företaget ser du om du markerar Huvudnummer högst upp i översiktsfönstret. Huvudnumret har alltid ett SIM-kortslöst mobilnummer och i de allra flesta fall även ett fast nummer. Som användare har du sällan användning för detta nummer, men du kan ringa eller skicka epost till de huvudnummer som finns. 1-22

29 2 Katalogen. Katalogen Visa katalogen via datorn Visa katalogen via mobilprogrammet Visa katalogen via webb-appen Kolumnrubriker Välja kolumner Ändra kolumnordning Ändra kolumnbredd Sortera kolumner Söka kontakter Gruppera och filtrera kontakter Gruppera enligt kolumn Filtrera kolumner Lägga till kontakter Lägga till privata kontakter Lägga till externa kontakter Lägga till senaste samtalet som kontakt Lägga till kontakter via mobilprogrammet Redigera eller ta bort kontakter Skicka SMS Gruppmeddelande Spara SMS-mall Hämta SMS-mall Skicka SMS via mobilprogrammet Skicka epost Gruppmeddelande Mobilstatus

30 Skriva ut eller exportera katalogen Utskriftsformat Navigera i dokumentet Sidhuvud och sidfot Skriva ut Exportera

31 Katalogen Katalogen i 3Växel Max visar alla användare och telefonister som finns inlagda i växeln samt externa och privata kontakter. Från katalogen kan man kommunicera med kontakterna genom att ringa samtal, skicka SMS och epost. I katalogen kan man också se information om alla kontakter. De som ringer många utgående samtal, till exempel företagets telefonister har mest nytta av katalogen. Se även kapitlet Ringa och koppla samtal om hur du ringer, tar emot och kopplar samtal. Privata kontakter skapas av och visas endast hos respektive användare, medan de externa kontakterna skapas av administratören eller telefonisten och visas hos alla i företaget. Det finns olika typer av användare och kontakter, dessa visas med olika symboler: grön Användare (och telefonister) inom företaget (läggs upp av 3). brun röd Extern kontakt (läggs upp av telefonist eller administratör). Privat kontakt (läggs upp av användaren). Har företaget beställt tilläggstjänsten Outlook Synk och du har installerat tillägget på din dator, kan du även få tillgång till dina Outlook-kontakter direkt i programmet 3Växel Max. Läs mer i kapitlet Outlook Synk. 2-3

32 Visa katalogen via datorn I katalogen visas alla användare i växeln och kontakter samt användarnas status. Katalogfönstret uppdateras i realtid, och du ser hela tiden aktuell information om till exempel användarens status. Markera Katalog i översiktsfönstret. Nu visas samtliga användare och kontakter i katalog fönstret. Vilken information som visas beror på vilka kolumnrubriker som visas högst upp i katalogfönstret, oftast ser du användarens status, namn och telefonnummer. Du kan själv bestämma vilka kolumner som ska visas i fönstret, samt i vilken ordning de ska visas. Läs mer i avsnittet Kolumnrubriker på sidan

33 Kategorier Vill du endast visa en speciell kategori gör du så här: Klicka på plus-tecknet framför Katalog. Nu visas fyra kategorier (Användare, Telefonister, Externa kontakter och Privata kontakter). Markera önskad kategori under Katalog. Nu visas endast de användare, telefonister eller kontakter som ingår i aktuell kategori i katalogfönstret. Efter rubriken i översiktsfönstret ser du hur många användare/kontakter det finns i respektive kategori. Siffran efter / visar eventuella kontakter från Outlook. Läs mer i kapitlet Outlook Synk. Finns det många användare och kontakter i katalogen kan du söka efter önskad person. Läs mer i avsnittet Söka kontakter på sidan Detaljfönstret Längst ner i katalogfönstret kan du klicka på pilen vid Detaljer för att visa detaljfönstret. I detaljfönstret kan du se ytterligare information om markerad användare eller kontakt. Om du inte kan läsa all information under en rubrik kan du peka på fältet, då visas hela texten i en liten textruta vid muspekaren. Du kan även ändra kolumnbredden genom att dra i kolumngränsen till höger om kolumnen (läs mer i avsnittet Ändra kolumnbredd på sidan 2-10). 2-5

34 Visa katalogen via mobilprogrammet I katalogen visas alla användare och kontakter samt användarnas status. För att se aktuell status måste du uppdatera katalogen genom att göra en ny sökning. Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. Via katalogen i mobilprogrammet kan du även hantera svarsgrupper som visas med symbolen: Läs mer om svarsgrupper i kapitlet Använda svarsgrupper. grå Svarsgrupper inom företaget (läggs upp av 3). Visa huvudmenyn och välj Katalog. Markera Endast användare eller Hela katalogen beroende på om du vill visa användarna i 3Växel Max, eller om du vill visa hela katalogen. För att markera ett val trycker du på mittknappen. Välj Sök. Välj Tillbaka två gånger för att återgå till huvudmenyn. Har du fler än 20 poster i katalogen visas inte alla poster. Välj Val följt av Nästa sida för att visa nästa sida. (Välj Föregående sida för att gå tillbaka till föregående sida.) 2-6

35 Visa information Vill du visa information om en användare eller kontakt gör du så här: Markera personen i katalogen. Välj Val följt av Se information. Välj Tillbaka för att återgå till katalogen. Visa katalogen via webb-appen Använder du webb-appen visar du katalogen på följande sätt: Visa fliken Katalog. Nu visas samtliga användare och kontakter i katalogfönstret. Bläddra nedåt i fönstret för att se resterande personer. Har du fler än 20 poster i katalogen visas inte alla poster. Använd sökfunktionen för att hitta övriga kontakter, läs mer i avsnittet Söka via webb-appen på sidan

36 Kolumnrubriker Du kan själv bestämma vilka rubriker som ska visas i katalogfönstret (i datorprogrammet), och i vilken ordning de ska visas. Från början visas kolumnerna Status, Förnamn, Efternamn, Mobilnummer, Anknytning, Extra 1 samt Extra 2 (dessa kolumner kan ha andra namn om administratören har ändrat dem). När du ändrar kolumner påverkas endast den kategori som du har markerat i översiktsfönstret. För användare, telefonister, externa kontakter och privata kontakter kan du visa följande kolumnrubriker (utöver de tio med extrainformation): Förnamn Personens förnamn. Efternamn Personens efternamn. Mobilnummer Personens mobilnummer. Fastnummer Personens fasta telefonnummer. Epostadress Personens epostadress. För användare och telefonister kan du även visa följande kolumnrubriker: Anknytning Det kortnummer du kan ringa till andra användare inom företaget. Kolumnen finns även för externa kontakter. Status Sluttid Nätverksstatus Inloggningsstatus VIP Här kan du se användarens status. Pekar du på statussymbolen kan du se eventuell frånvaroorsak i en liten textruta. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Om det finns en sluttid angiven för användarens status visas sluttiden i denna kolumn. (Tänk dock på att sluttiden kan gälla ett annat datum.) Här kan du se om användarens telefon är ledig, upptagen eller avstängd. Läs mer i avsnittet Mobilstatus på sidan Här kan du se om användaren är inloggad i 3Växel Max. Här visas en stjärna om personen har VIP-status (läggs till av administratören eller telefonisten). Denna kolumn finns även för externa kontakter. 2-8

37 Välja kolumner För att välja vilka kolumner som ska visas för aktuell kategori gör du så här: Markera den kategori under Katalog i översiktsfönstret som du vill anpassa inställningarna för. Du kan ha olika inställningar för alla kategorier. Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Välj kolumn. Du kan även högerklicka på en kolumnrubrik och välja Kolumner på snabbmenyn. I den vänstra listan, Visas i huvudfönster, ser du vilka kolumnrubriker som visas i fönstret. För att ta bort någon av dem markerar du önskad rubrik och klickar på knappen Flytta åt höger. Du kan markera flera rubriker genom att hålla Ctrleller Skift-tangenten nertryckt. I den högra listan, Visas ej, ser du vilka kolumnrubriker som du har möjlighet att lägga till i katalogfönstret. Markera önskad rubrik och klicka på knappen Flytta åt vänster. Klicka på Spara när du är nöjd med vilka kolumnrubriker som visas. Vill du välja kolumner för någon annan kategori markerar du den i översikts fönstret och gör sedan på samma sätt för den kategorin. 2-9

38 Ändra kolumnordning Vill du ändra ordningen på kolumnerna i katalogfönstret gör du så här: Markera önskad kategori under Katalog i översiktsfönstret. Peka på den kolumnrubrik som du vill flytta, håll ner musknappen och dra rubrik en till önskad position. Släpp musknappen och kolumnordningen ändras. Upprepa punkt 2 tills du är nöjd med kolumnordningen. Ändra kolumnbredd Har du många kolumner i katalogfönstret kan du behöva justera kolumnbredderna. Gör så här: Markera önskad kategori under Katalog i översiktsfönstret. Peka på kolumngränsen till höger om den kolumn som du vill ändra bredd på, muspekaren ändrar utseende. Håll ner musknappen och dra kolumngränsen till önskad bredd. Släpp musknappen när du är nöjd med kolumnbredden. Upprepa punkt 2 för övriga kolumner som du vill ändra bredd på. 2-10

39 Anpassa kolumnbredd Du kan även låta programmet anpassa bredden efter kolumn ens innehåll. Dubbelklicka på en kolumngräns då muspekaren visas som en dubbelpil. Högerklicka på kolumnrubriken och välj Bäst träff på snabbmenyn. Väljer du i stället Bäst träff (alla kolumner) justeras bredden på samtliga kolumner i katalogfönstret. Sortera kolumner Du kan sortera dina användare och kontakter efter olika kolumner, i stigande eller fallande ordning. Gör så här: Markera den kategori under Katalog i översiktsfönstret där du vill sortera någon kolumn. Klicka på den kolumnrubrik som du vill sortera efter. Klickar du en gång till ändras ordningen från stigande till fallande. Du kan även högerklicka på kolumnrubriken och välja Sortera stigande eller Sortera fallande på snabb menyn. Ta bort sortering Vill du ta bort sorteringen högerklickar du på den kolumnrubrik som kontakterna är sorterade efter, och väljer Rensa sortering på snabbmenyn. 2-11

40 Söka kontakter Finns det många användare och kontakter i katalogen kan du söka efter önskad person. För att kunna söka på bästa möjliga sätt bör du lägga in så mycket information som möjligt för respek tive person. Markera Katalog i översiktsfönstret, eller den underkategori som du vill söka i. Placera insättningspunkten i sökfältet högst upp i programfönstret, ovanför katalogfönstret. Välj eventuellt om du vill söka på enbart epostadress, namn eller nummer genom att välja önskat alternativ i listrutan Sökkriterium. Väljer du Alla genomsöks alla fält. Skriv önskat namn, del av namn/nummer eller annan information som finns sparad för personen du söker. Ju fler tecken du skriver, desto mer förfinas sökresultatet (och färre kontakter visas). När du hittar rätt person kan du markera den och ringa, skicka SMS eller epost. Klicka på Rensa för att tömma sökfältet och visa samtliga poster i katalogen igen. Hur du skickar SMS och epost beskrivs senare i detta kapitel, hur du ringer beskrivs i kapitlet Ringa/ta emot samtal. Viktigt! Glöm inte att rensa sök- och ringfältet genom att klicka på knappen Rensa. Så länge det står något i denna ruta, visas endast poster som överensstämmer med innehållet i rutan. Detta gäller även om du visar en annan kategori via översiktsfönstret. 2-12

41 Söka via mobilprogrammet Visa huvudmenyn och välj Katalog. I rutan Namn eller nummer skriver du önskat namn, del av namn/nummer eller annan information som finns sparad för personen du söker. Markera Endast användare eller Hela katalogen beroende på var du vill söka efter personer. För att markera ett val trycker du på mittknappen. Välj Sök. När du hittar rätt person kan du markera den och ringa eller skicka SMS. Söka via webb-appen Visa fliken Katalog. Nu visas alla användare och kontakter i katalog fönstret. Aktivera sökrutan och skriv önskat namn eller del av namn på personen du söker. Välj Sök. När du hittar rätt person kan du ringa den. Töm sökrutan och välj Sök igen för att visa alla poster i katalogen igen. 2-13

42 Gruppera och filtrera kontakter Gruppera enligt kolumn Har du många användare och kontakter i katalogfönstret kan du gruppera dem enligt någon av kolumnerna för att lättare hitta rätt person. Gör så här: Markera den kategori under Katalog i översiktsfönstret som du vill gruppera enligt någon av kolumnerna. Peka på den kolumnrubrik som du vill gruppera enligt, håll ner musknappen och dra rubriken till fältet ovanför katalogfönstret. Släpp musknappen och posterna grupperas. Du kan även högerklicka på kolumnrubriken och välja Gruppera enligt den här kolumnen på snabbmenyn. Vill du dölja posterna i en grupp klickar du på minus-tecknet framför gruppnamnet. För att visa posterna i en dold grupp klickar du på plus-tecknet framför gruppnamnet. Du kan gruppera kolumnerna i flera nivåer genom att upprepa punkt 2. Vill du dölja samtliga poster högerklickar du på fältet ovanför katalogfönstret och väljer Hel kollaps på snabbmenyn. För att visa samtliga poster igen väljer du i stället Expandera på snabbmenyn. Om denna ruta inte visas höger klickar du på kolumnrubriken och väljer Gruppera enligt ruta på snabbmenyn. 2-14

43 Ta bort gruppering Vill du ta bort grupperingen gör du på något av följande sätt: Dra tillbaka kolumnrubriken till katalogfönstret. Högerklicka på kolumnrubriken och välj Ogrupperad på snabbmenyn. Högerklicka på fältet ovanför katalogfönstret och välj Nollställ gruppering på snabbmenyn. Filtrera kolumner Om du bara är intresserad av att se vissa poster i en kolumn kan du snabbt filtrera kolumnerna och då bara visa utvalda poster. Gör så här: Markera den kategori under Katalog i översiktsfönstret som du vill filtrera. Peka på den kolumnrubrik som du vill filtrera så att filterpilen visas, klicka på filterpilen. Välj önskat filtervillkor i listan som visas. (Anpassa) här anger du upp till två sökvillkor i aktuell kolumn med logiskt Och/Eller. Läs mer i avsnittet Anpassa filter på sidan (Blank) (Fyllda) cellinnehåll visar bara tomma celler i kolumnen. visar endast celler som har ett innehåll i kolumnen. visar bara valt cellinnehåll. Öppna eventuellt en ny lista för att ange ytterligare filtervillkor på samma sätt. När du har filtrerat en lista visas filterpilen hela tiden. Pekar du på kolumnrubriken visas pilen med blå färg. 2-15

44 Rensa filter För att visa alla poster i en kolumn klickar du på filterpilen i den kolumnen och väljer (Alla). Upprepa för de kolumner som du har filtrerat. Du kan även högerklicka på kolumnrubriken och välja Rensa filter på snabbmenyn. Anpassa filter Genom att anpassa filter kan du enkelt visa poster som är lika med något eller inte lika med något, större än eller mindre än något. Du kan även använda de logiska funktionerna Och/Eller i det anpassade filtret. Använder du funktionen Och ska båda villkoren vara uppfyllda, använder du funktionen Eller räcker det att ett av villkoren ska vara uppfyllt för att posterna ska visas i kolumnen. Peka på den kolumnrubrik som du vill filtrera så att filterpilen visas, klicka på filterpilen och välj (Anpassa). Öppna den vänstra listrutan på första raden och välj jämförelseoperator. Skriv ett filtervillkor i den högra rutan på första raden. Markera eventuellt Och eller Eller och upprepa på motsvarande sätt på den andra raden för att lägga till ytterligare ett filtervillkor. Klicka på OK. 2-16

45 Lägga till kontakter För att du ska kunna använda 3Växel Max på bästa sätt behöver du lägga till kontakter. Du kan lägga till hur många privata kontakter du vill, dessa visas endast hos dig. Är du inloggad som telefonist eller administratör kan du även lägga till externa kontakter i katalogen. Dessa visas hos alla användare inom hela företaget. Lägga till privata kontakter Gör så här för att lägga till privata kontakter: Öppna Åtgärder-menyn och välj Lägg till privat kontakt. Du kan även högerklicka på rubriken Privata kontakter i översiktsfönstret och välja samma kommando. Fyll i så mycket information om kontakten du kan på fliken Allmänt. På fliken Extrainformation kan du fylla i ytterligare information. Vilka rubriker som visas på denna flik bestäms av administratören, vanliga rubriker är till exempel Titel och Avdelning. Klicka på Skapa. Vi rekommenderar att du börjar svenska telefonnummer med +46, till exempel För utlandsnummer används andra landskoder. 2-17

46 Lägga till externa kontakter Gör så här för att lägga till externa kontakter: Öppna Åtgärder-menyn och välj Lägg till extern kontakt. Du kan även höger klicka på rubriken Externa kontakter i översiktsfönstret och välja samma kommando. Fyll i så mycket information om kontakten du kan på fliken Allmänt. Har du endast ett fastnummer till kontakten fyller du i detta i fältet Mobilnummer. I rutan Anknytning kan du ange ett kortnummer som kan användas internt. Markera rutan VIP om kontakten ska markeras med en VIP-symbol i katalogfönstret. På fliken Extrainformation kan du fylla i ytterligare information. Klicka på Skapa. Externa kontakter kan bara läggas till av tele fon ist en och administratören. Vi rekommenderar att du börjar svenska telefonnummer med +46, till exempel För utlandsnummer används andra landskoder. 2-18

47 Lägga till senaste samtalet som kontakt Som telefonist kan du enkelt lägga till det senaste samtalet du besvarade som en kontakt. Gör så här: Öppna Åtgärder-menyn och välj Lägg till senaste samtalet som personlig kontakt eller Lägg till senaste samtalet som extern kontakt. Fyll i så mycket information som möjligt på de två flikarna i dialogrutan som visas. Telefonnumret är redan ifyllt i rutan Mobilnummer på fliken Allmänt. Klicka på Skapa. 2-19

48 Lägga till kontakter via mobilprogrammet Lägga till privata kontakter Gör så här för att lägga till privata kontakter via mobilprogrammet: Visa huvudmenyn och välj Inställningar. Välj Lägg till kontakt. Fyll i förnamn, efternamn, fast- och/eller mobilnummer samt eventuell epostadress. Vi rekommenderar att du börjar svenska telefonnummer med +46, till exempel För utlandsnummer används andra landskoder. Är du inloggad som användare väljer du Spara och kontakten har lagts till. Är du inloggad som telefonist kontrollerar du att det står Privat under Typ. Om du behöver byta typ trycker du på mittknappen, markerar Privat och väljer OK. Välj sedan Spara för att lägga till kontakten. 2-20

49 Lägga till externa kontakter Gör så här för att lägga till externa kontakter: Visa huvudmenyn och välj Inställningar. Välj Lägg till kontakt. I mobilprogrammet är det endast telefon ist en som kan lägga till externa kontakter. Fyll i så mycket information om kontakten du kan. Markera Typ, tryck på mittknappen, markera Extern och välj OK. När du lägger till en extern kontakt visas rutan Kortnummer där du kan ange ett kortnummer som kan användas internt. Markera rutan VIP (med mittknappen), om kontakten ska markeras med en VIPsymbol i katalogfönstret. Välj Spara. Lägga till senaste samtalet som kontakt Som telefonist kan du enkelt lägga till det senaste samtalet du besvarade som en kontakt. Välj då i stället Lägg till kontakt från senaste samtal på huvudmenyn. Telefonnumret från det senaste samtalet är infört i rutan Mobilnummer, fyll i resterande uppgifter om kontakten. 2-21

50 Redigera eller ta bort kontakter Du kan enkelt ändra informationen för någon av dina privata kontakt er, eller ta bort någon av dem om du inte längre behöver ha kvar dem. Som telefonist eller administratör kan du även redigera och ta bort de externa kontakt erna som visas för alla användare. Högerklicka på kontakten i katalogfönstret och välj Inställningar på snabbmenyn. Redigera informationen på de båda flikarna och klicka på Spara. För att ta bort kontakten klickar du på Ta bort. Externa kontakter kan bara hanteras av tele fon ist en och administratören. 2-22

51 Redigera eller ta bort privata kontakter via mobilprogrammet Via mobilprogrammet kan du ändra informationen för någon av dina privata kontakt er, eller ta bort någon av dem. Som telefonist kan du även redigera eller ta bort de externa kontakt erna i programmet. Markera kontakten i katalogen. Välj Val följt av Ändra kontakt. Redigera informationen under de olika fälten och välj Spara. Markerar du en användare eller extern kontakt kommer du få ett meddelande om att du inte kan ändra denne. Är du däremot inloggad som telefonist kan du hantera externa kontakter. Vill du ta bort en kontakt väljer du i stället Ta bort kontakt på menyn och bekräftar med Ja. 2-23

52 Skicka SMS Du kan enkelt skicka ett SMS till en person som finns med i katalogen. Meddelanden som du skickar från 3Växel-programmet sparas dock inte i någon mapp, så du kan inte gå tillbaka till ett tidigare skickat meddelande. Du kan naturligtvis skicka SMS från din mobiltelefon på vanligt sätt. Ett eventuellt svar på meddelandet skickas direkt till din mobiltelefon. Gör så här för att skicka ett SMS från datorprogrammet: Markera personen i katalogfönstret. Högerklicka på personen och välj SMS på snabbmenyn. Skriv önskat textmeddelande i rutan Text (eller hämta en SMS-mall, se nedan). Observera att meddelandet endast kan innehålla 160 tecken. Du kan lägga till flera mottagare i dialogrutan. Läs mer i avsnittet Gruppmeddelande på sidan Klicka på Skicka. 2-24

53 Gruppmeddelande Du kan även skicka ett SMS till en grupp personer, gör så här: Se till att de personer du vill skicka ett meddelande till visas i katalogfönstret (för att snabbt visa en grupp personer kan du använda sökfunktionen). Markera de personer som ska ingå i gruppen genom att hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på dem. Vill du markera flera personer i en följd klickar du på den första, håller ner Skift-tangenten och klickar på den sista. Högerklicka på en av de markerade personerna och välj SMS på snabbmenyn. Skriv önskat textmeddelande i rutan Text (eller hämta en SMS-mall, läs mer i avsnittet Skicka SMS på sidan 2-24). Observera att meddelandet endast kan innehålla 160 tecken. 2-25

54 Vill du lägga till ytterligare personer klickar Du kan ta bort en mottagare genom att du på listpilen i rutan under Mottagare. avmarkera rutan framför mottagarens Markera önskad person och klicka på Välj. namn i listan. Då skickas inget SMS till den personen. Klicka sedan på knappen Lägg till mottagare (plus-tecknet) bredvid listrutan för att lägga till kontakten i mottagarlistan. Du kan även skriva ett mobilnummer i rutan och klicka på knappen Lägg till mottagare för att skicka ett SMS till en person som inte finns med i katalogen. Klicka på Skicka. Spara SMS-mall Har du skrivit ett meddelande som du tror att du kommer använda flera gånger kan du spara det som en mall. Gör så här: Högerklicka på en person och välj SMS på snabbmenyn. Skriv önskat textmeddelande i rutan Text. Klicka på knappen Spara SMS-mall högst upp i dialogrutan. Välj önskad mapp och ange ett namn för mallen. Klicka på Spara. Klicka på Skicka om du vill skicka meddelandet, eller klicka på Avbryt för att stänga dialogrutan utan att skicka SMSet. 2-26

55 Hämta SMS-mall Har du tidigare sparat ett meddelande som en mall kan du hämta den. Gör så här: Högerklicka på en person och välj SMS på snabbmenyn. Klicka på knappen Hämta SMS-mall högst upp i dialogrutan. Välj önskad mapp och markera mallen. Klicka på Öppna. Redigera eventuellt texten i rutan Text. Klicka på Skicka. Skicka SMS via mobilprogrammet Gör så här för att skicka ett SMS via mobilprogrammet: Markera personen i katalogen. Välj Val följt av Skicka sms. Du kan även skicka SMS från mobiltelefonen på vanligt sätt. Skriv önskat textmeddelande. Observera att meddelandet endast kan innehålla 300 tecken. Välj Skicka. Bekräfta att du tillåter programmet att skicka meddelandet genom att välja Ja. Välj OK när du får ett meddelande om att meddelandet är skickat. 2-27

56 Skicka epost Finns det en epostadress kopplad till personen kan du välja att skicka ett epostmeddelande via ditt epostprogram, till exempel via Outlook. Gör så här: Markera personen i katalogfönstret. Högerklicka på personen och välj Epost på snabbmenyn. Nu startas Outlook och ett nytt meddelade visas, det är adresserat till vald person. Skriv meddelandet och klicka på Skicka. Du kan lägga till flera mottagare. Läs mer i avsnittet Gruppmeddelande på sidan

57 Gruppmeddelande För att skicka ett epostmeddelande till en grupp personer gör du så här: Se till att de personer du vill skicka ett meddelande till visas i katalogfönstret (för att snabbt visa en grupp personer kan du använda sökfunktionen). Markera de personer som ska ingå i gruppen genom att hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på dem. Vill du markera flera personer i en följd klickar du på den första, håller ner Skift-tangenten och klickar på den sista. Högerklicka på en av de markerade personerna och välj Epost på snabbmenyn. Nu startas Outlook och ett nytt meddelade visas. Meddelandet är adresserat till valda personer (om de har en epostadress inlagd). Vill du lägga till ytterligare personer gör du det genom att skriva in flera adresser eller via Outlooks kontaktlista. Skriv önskat meddelande och klicka på Skicka. Du kan ta bort en mottagare genom att radera e-postadressen. 2-29

58 Mobilstatus Du kan enkelt kontrollera en användares mobilstatus, det vill säga om personen är ledig eller upptagen i telefon, eller om telefonen är avstängd. Du kan endast kontrollera status för användare och telefonister i företaget. Blanda inte ihop mobilstatusen med användarens status, det vill säga om användaren är på lunch eller möte. Mobiltelefonen kan vara ledig även om användaren är upptagen i möte, och då valt att vidarekoppla samtalen. För att du ska kunna se mobilstatusen måste kolumnen Nätverksstatus visas i katalogfönstret, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Högerklicka på användaren och välj Visa mobilstatus på snabbmenyn. Nu visas mobilens status i kolumnen Nätverksstatus i katalogfönstret. Om du har markerat kategorin Användare eller Telefonister i översiktsfönstret kan du markera flera personer samtidigt genom att hålla ner Ctrl- eller Skift-tangenten och klicka på dem. Högerklicka på någon av dem och välj Visa mobilstatus på snabbmenyn. 2-30

59 Visa mobilstatus via mobilprogrammet Gör så här för att kontrollera mobilstatusen via mobilprogrammet: Visa huvudmenyn och välj Katalog. Sök efter och markera önskad användare. Välj Val följt av Nätverksstatus. Under Användarstatus visas användarens mobilstatus, det vill säga om användarens telefon är upptagen eller ledig. Välj Tillbaka. Visa mobilstatus via webb-appen Använder du webb-appen kan du också kontrollera användarnas mobilstatus: Visa fliken Katalog. Klicka på plustecknet till höger om personen, eller på namnet, för att visa menyn (plustecknet ändras till ett minustecken). Välj Visa mobilstatus. Nu visas statusen direkt till höger om Visa mobilstatus. 2-31

60 Skriva ut eller exportera katalogen Du kan skriva ut eller exportera katalogen om du vill ha alla kontakter på papper, eller vill spara till exempel din samtalshistorik. Läs mer om samtalshistorik i kapitlet Ringa/ta emot samtal. Markera önskat alternativ i översiktsfönstret för att visa den information som du vill skriva ut eller exportera i katalogfönstret. Anpassa katalogfönstret så att önskade kolumner visas och att de även visas med önskad bredd. Vill du skriva ut en telefonlista kan du till exempel ta bort kolumnen Status. Läs mer i avsnittet Kolumnrubriker på sidan 2-8. Öppna Åtgärder-menyn och välj Skriv ut eller exportera samtalskatalogen. Nu visas en förhandsgranskning av det som du kan skriva ut eller exportera. Med hjälp av menyerna och verktygsfältet kan du formatera sidan, till exempel välja utskriftsformat och lägga till sidhuvud/sidfot. Se respektive avsnitt nedan. Klicka på knappen Avsluta i verktygsfältet för att stänga fönstret, eller öppna Arkiv-menyn och välj Avsluta. 2-32

61 Utskriftsformat För att anpassa utskriftsformatet gör du så här: Öppna Arkiv-menyn och välj Sidkonfiguration eller klicka på knappen Sidkonfiguration i verktygsfältet. Öppna listrutan Storlek och välj A4. I rutan Orientering kan du bestämma papperets orientering, markera Liggande för att skriva ut på liggande format. I rutan Marginaler kan du ange önskade marginaler. Klicka på OK. Navigera i dokumentet Har du flera sidor i dokumentet kan du bläddra genom dem med hjälp av rullnings list en till höger i fönstret. Du kan även använda pilknapparna i verktygsfältet för att flytta mellan sidorna. Zooma ut Zooma in Zoom Föregående sida Första sidan Nästa sida Sista sidan För att zooma in sidan klickar du på knappen Zooma in i verktygsfältet tills sidan visas med önskad förstoringsgrad. Du kan även öppna listrutan Zoom och välja en förstoringsgrad. Zooma ut sidan igen genom att klicka på knappen Zooma ut. 2-33

62 Sidhuvud och sidfot Innan du skriver ut katalogen kan det vara lämpligt att infoga ett sidhuvud och/eller en sidfot i dokumentet. Du kan till exempel lägga till sidnumrering och datum. Både sidhuvudet och sidfoten är indelade i tre fält där du kan infoga information (ett vänsterjusterat, ett centrerat samt ett högerjusterat). Klicka på knappen Sidhuvud och sidfot i verktygsfältet. Placera insättningspunkten i det fält där du vill infoga någon information. Skriv den text du vill ha i sidhuvudet/sidfoten, eller klicka på någon av verktygsknapparna längst ner i dialogrutan för att infoga sidnummer, sida och totalt antal sidor, datum, klockslag eller användarnamn. Vill du ändra teckensnitt klickar du på knappen Font. Välj önskat teckensnitt i dialogrutan som visas och klicka på OK. Klicka på OK. 2-34

63 Skriva ut När du ska skriva ut katalogen kan du välja att skriva ut den direkt på standardskrivaren, eller öppna en dialogruta där du kan göra inställningar för utskriften. För att skriva ut direkt på standardskrivaren öppnar du Arkiv-menyn och väljer Skriv ut eller klickar på knappen Skriv ut i verktygsfältet. Vill du göra inställningar för utskriften gör du så här: Öppna Arkiv-menyn och välj Skriv ut eller klicka på knappen Skriv ut i verktygsfältet (knappen med ett frågetecken). Gör önskade inställningar i dialogrutan. Klicka på Skriv ut. 2-35

64 Exportera I stället för att skriva ut kan du exportera informationen. När du gör detta får du välja i vilket format du vill ha dokumentet. Öppna Arkiv-menyn och välj Exportera dokument eller klicka på listpilen vid knappen Exportera dokument i verktygsfältet. Välj önskat format på undermenyn. Ge filen ett namn och välj i vilken mapp den ska sparas. Klicka på Spara. 2-36

65 3 Ringa och koppla samtal. Ringa samtal Ringa via datorprogrammet Ringa via mobilprogrammet Ringa via webb-appen Ta emot samtal Koppla samtal Gruppsamtal Samtalshistorik

66 Ringa samtal När du ska ringa kan du självklart ringa som vanligt från mobiltelefonen, men du kan också utgå från programmet 3Växel Max. För att ringa ett samtal via 3Växel Max börjar du med att visa katalogen. Du kan visa katalogen via datorprogrammet, mobilprogrammet eller via webb-appen. De samtal som du ringer från datorprogrammet sparas under rubriken Samtalshistorik. Har du ringt eller tagit emot ett samtal kan du koppla det vidare eller välja att inleda ett trepartssamtal. Via dator- och mobilprogrammet kan du även skapa gruppsamtal med flera personer, både användare inom företaget och externa kontakter. Telefonist När du är inloggad som telefonist bör du inte ringa direkt från mobiltelefonen, då det kan uppstå problem vid inkommande samtal. Du tar även emot och kopplar samtal på ett annat sätt än vad som beskrivs i detta kapitel. Läs mer om hur du hanterar samtal i kapitlet Telefonistplats. Administratör Är du inloggad som administratör kan du inte använda programmet 3Växel Max för att ringa samtal. Ring direkt från mobiltelefonen eller växla roll till användare. 3-2

67 Ringa via datorprogrammet Fördelen med att utgå från programmet 3Växel Max när du ringer ett samtal, är att de 40 senaste samtalen sparas under rubriken Samtalshistorik. Gör så här för att ringa en användare eller kontakt som finns med i katalogen: Markera personen i katalogfönstret. Klicka på Ring ovanför katalogfönstret. Om du högerklickar på namnet visas en snabbmeny där du kan välja Ring för att ringa till mobilnumret, Ring fastnummer Du kan även dubbelklicka på person en för att välja första alternativet på snabbmenyn, det vill säga Ring. om du vill ringa till personens fasta nummer eller Ring 3Svar för att ringa direkt till personens 3Svar och lämna ett meddelande i röstbrevlådan. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går då vidare till vald person. När du har valt att ringa ett nummer ändras namnet på knappen till Avbryt. Du kan klicka på knappen för att avbryta samtalet. 3-3

68 Vill du ringa ett nummer som inte finns med i katalogen gör du så här: Placera insättningspunkten i textfältet högst upp i programfönstret, ovanför katalogfönstret. Skriv önskat telefonnummer. Klicka på Ring (eller bekräfta genom att trycka på tangenten Retur). Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valt telefonnummer. Klicka på Rensa för att tömma textfältet och visa alla katalogposter igen. Om du försöker ringa ett telefonnummer som finns med på spärrlistan för utgående samtal visas ett meddelande om att samtalet är spärrat. Administratören kan dock ha valt att vidarekoppla spärrade samtal till ett annat nummer eller till 3Svar. 3-4

69 Ringa via mobilprogrammet Gör så här för att ringa en användare eller kontakt som finns med i katalogen: Markera personen i katalogen. Välj Ring. Bekräfta att du vill ringa genom att välja Ja. Markera Röstsamtal och välj Ring. Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. Vill du ringa ett nummer som inte finns med i katalogen ringer du från mobiltelefon en på vanligt sätt. Om du försöker ringa ett telefonnummer som finns med på spärrlistan för utgående samtal får du höra ett meddelande om att samtalet är otillåtet, därefter kopplas samtalet ner. Administratören kan dock ha valt att vidarekoppla spärrade samtal till ett annat nummer eller till 3Svar. 3-5

70 Ringa via webb-appen Gör så här för att ringa en användare eller kontakt som finns med i katalogen: Klicka på plustecknet till höger om personen i katalogen för att visa menyn. (plustecknet ändras till ett minustecken.) Välj Ring. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går då vidare till vald person. Vill du ringa ett nummer som inte finns med i katalogen ringer du från mobiltelefon en på vanligt sätt. Ta emot samtal För att ta emot ett samtal svarar du som vanligt i mobiltelefonen. Om du är upptagen i telefon eller inte svarar på ett samtal kan du göra inställningar för hur Viktigt! Om du är inloggad som telefonist tar du emot sam talen på ett speciellt sätt, läs mer i kapitlet Telefonistplats. samtalet ska vidarekopplas. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Som standard kopplas samtalen vidare till röstbrevlådan, läs mer om hur du använder 3Svar i kapitlet Servicenummer. 3-6

71 Koppla samtal När du har tagit emot ett samtal kan du koppla det vidare till en kollega via mobil tele fonen, eller välja att göra ett trepartssamtal. Du gör på lite olika sätt beroende på vad du har för märke på din telefon. Viktigt! Om du är inloggad som telefonist kopplar du sam talen på ett speciellt sätt, läs mer i kapitlet Telefonistplats. Nedan beskriver vi hur du gör om du har en Sony Ericsson-, Nokia- eller en iphone/ Android-telefon. Har du någon annan telefon fungerar knapptelefoner ungefär som beskrivningen för Nokia/Sony Ericsson, och pekskärmsmobiler fungerar ungefär som beskrivningen för iphone/android. Nokia knapptelefoner Generell beskrivning Har du en Nokia-telefon gör du så här: Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. Parkera samtalet genom att använda alternativ i telefonmenyn, eller tryck på 2 och Grön lur. Slå det telefonnummer/kortnummer som du vill koppla till och tryck på Grön lur igen. Du kan även ringa via kontaktboken i mobiltelefonen eller via 3Växel Max. Prata med din kollega och tala om att du kopplar ett samtal, eller vill inleda ett trepartssamtal. Du kan även koppla samtalet enligt punkt 5 innan mottagaren har svarat (när signalerna börjar gå fram). 3-7

72 Koppla samtalet genom att använda alternativ i telefonmenyn, eller tryck på 4 och på Grön lur. Inled ett trepartssamtal genom att trycka på 3 och Grön lur. Sony Ericsson knapptelefoner Generell beskrivning Har du en Sony Ericsson-telefon gör du så här: Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. Parkera samtalet genom att trycka på knappen Mer och sedan på Parkera. Slå det telefonnummer/kortnummer som du vill koppla till och tryck på Ring. Du kan även ringa via kontaktboken i mobiltelefonen eller via 3Växel Max. Prata med din kollega och tala om att du kopplar ett samtal, eller vill inleda ett trepartssamtal. Du kan även koppla samtalet enligt punkt 5 innan mottagaren har svarat (när signalerna börjar gå fram). Koppla samtalet genom att trycka på 4 och på Skicka. Inled ett trepartssamtal genom att trycka på 3 och Skicka. 3-8

73 iphone Innan du kan koppla samtal med iphone måste du spara en kontakt i telefonboken som används för att koppla vidare samtal. Döp kontakten till exempelvis Aaa Koppla och lägg in siffran 4 som mobilnummer och hemnummer. Du kopplar sedan ett samtal på följande sätt: Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. Välj Lägg till samtal. Ring personen du vill koppla till. Prata med din kollega och tala om att du kopplar ett samtal, eller vill inleda ett trepartssamtal. Koppla samtalet genom att välja kontakten AAA Koppla och klicka på telefonnumret som innehåller en 4:a. Samtalet kopplas vidare. Inled ett trepartssamtal genom att välja Slå ihop samtal. 3-9

74 Android Sony Ericsson Innan du kan koppla samtal med Android i Sony Ericsson måste du spara en kontakt i telefonboken som används för att koppla vidare samtal. Döp kontakten till exempelvis AA Koppla och lägg in siffran 4 som telefonnummer. Du kopplar sedan ett samtal på följande sätt: Svara på samtalet och tala om att du ska koppla det vidare. Parkera samtalet genom att trycka på menyknappen (fyra kvadrater) och välj Parkera. Ring upp ett nytt samtal genom att trycka på menyknappen och välj Lägg till. Slå det telefonnummer du vill koppla till eller välj personen i telefonboken och tryck på Grön lur. Prata med din kollega och tala om att du kopplar ett samtal. Ta fram startskärmen genom att trycka på fyrkanten (så att du kommer åt dina kontakter). Tryck bort eventuell pop up-ruta. Koppla samtalet genom att öppna telefonboken. Välj kontakten AA Koppla, klicka på telefonnumret som innehåller en 4:a och tryck på Grön lur. Samtalet kopplas vidare. 3-10

75 Gruppsamtal Vill du ringa flera personer samtidigt kan du skapa ett gruppsamtal. Gruppsamtalet kan gå till både interna och externa telefonnummer. Du kan samtidigt ringa maximalt 10 nummer. Gör så här för att starta gruppsamtalet via datorprogrammet: Se till att de personer du vill ringa visas i katalogfönstret (har du många person er i katalogen kan du söka efter avdelning eller liknande). Markera de personer som ska ingå i gruppsamtalet genom att hålla ner Ctrltangenten och klicka på dem. Vill du markera flera personer i en följd klickar du på den första, håller ner Skift-tangenten och klickar på den sista. Klicka på Ring ovanför katalogfönstret, eller högerklicka på en av de markerade personerna och välj Ring på snabbmenyn. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas ett av numren som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valda personer. 3-11

76 Gruppsamtal via mobilprogrammet Vill du ringa flera personer samtidigt kan du skapa ett gruppsamtal. Gruppsamtalet kan gå till både interna och externa telefonnummer. Du kan samtidigt ringa maximalt 10 nummer. Visa huvudmenyn och välj Gruppsamtal. Välj Val följt av Lägg till. Välj en person som ska ingå i gruppsamtalet genom att trycka på mittknappen. Om du inte ser alla personer i listan väljer du Sök, och söker efter önskade personer enligt kapitlet Katalogen. Markera personen och välj Ring. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare personer. Välj Val följt av Ring med 3Switch. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas ett av numren som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valda personer. För att lägga på väljer du Lägg på. 3-12

77 Samtalshistorik De samtal som du ringer från programmet 3Växel Max sparas under rubriken Samtalshistorik. I samtalshistoriken visas de 40 senaste samtalen. Du kan naturligtvis ringa ett samtal direkt från mobiltelefonen på vanligt sätt, men då sparas inte informationen i historiken. Markera Samtalshistorik i översiktsfönstret. Nu visas de senaste samtalen du gjort i katalogfönstret. Du kan komprimera en grupp genom att klicka på minus-tecknet framför den, expandera gruppen igen genom att klicka på plus-tecknet. Vill du bara visa historiken för ett speciellt telefonnummer kan du skriva önskat nummer i sökfältet. Du kan ringa upp ett telefonnummer igen genom att dubbelklicka på det i katalogfönstret. Vill du ändra vilka kolumner som visas, eller gruppera dem annorlunda kan du göra det på samma sätt som för katalogen. Du kan även spara samtalshistoriken genom att exportera samtalskatalogen. Läs mer i kapitlet Katalogen. 3-13

78

79 4 Personliga inställningar. Inställningar Vidarekoppling Ställa in vidarekoppling Status (hänvisning) Konfigurera status Ändra status Vidarekopplingslista Spärrlistor Spärrlista för inkommande samtal Spärrlista för utgående samtal Spärrlistor via mobilprogrammet Min information Nummerpresentation Språk Lösenord Switch-kod Köinställningar Programinställningar Inloggning Funktionstangenter Notifiering

80 Inställningar För att till fullo kunna utnyttja den mobila växeln måste du göra vissa inställningar i programmet så att det fungerar på bästa sätt för just dig. Viktigt! Det kan ta upp till 20 sekunder innan en ändring slår igenom. Du kan göra samtliga inställningar via datorprogrammet, men kommer även åt de flesta av dem via mobilprogrammet. Använder du webb-appen kan du endast göra de viktigaste inställningarna. Du bestämmer om och hur samtal ska kopplas vidare vid olika situationer, till exempel för alla samtal, när du inte svarar eller är upptagen i telefon. Det är viktigt att du ändrar din status om du är upptagen på något sätt, du kan dessutom ange när du kommer att vara tillbaka och hur eventuella samtal till dig ska kopplas vidare under tiden som du inte är tillgänglig. Vill du inte ta emot samtal från vissa telefonnummer kan du skapa en svart spärrlista som innehåller dessa nummer. På samma sätt kan du skapa en vit spärrlista för de telefonnummer som du alltid vill ska gå igenom till din telefon, oavsett status eller vidarekoppling. Dessa inställningar gäller när någon ringer direkt till dig, alltså inte samtal som kopplas till dig via huvudnumret eller ett svarsgruppsnummer. En annan viktig inställning är att välja vilket telefonnummer som ska visas när du ringer. Du kan välja att dölja telefonnumret, eller att visa huvudnumret, mobilnumret, eventuellt fast nummer eller svarsgruppsnummer. Vidarekoppling När du inte har möjlighet att svara på ett samtal kan du välja att vidarekoppla samtalet på olika sätt. Du kan ställa in olika vidarekopplingar för olika situationer. Är du inloggad som telefonist och svarar på samtal som kommer via huvudnumret gäller inte dessa inställningar, de gäller bara när när någon ringer direkt till dig. När du får ditt abonnemang är det vidarekopplat till ditt 3Svar när du är upptagen, inte svarar och/eller inte är nåbar. Du kan ha automatisk stängning och öppning av ett nummer genom att använda en tidsstyrningslista som skapats och tilldelats av före tagets administratör. 4-2

81 Du kan även skapa en vidare kopplingslista där samtalet kopplas vidare till ett eller flera andra nummer, läs mer i avsnittet Vidare kopp lings lista på sidan 4-22 Figuren nedan visar hur användarens tillgänglighet styrs av både användarens vidarekopplingar och användarens status med eventuell hänvisning. Inkommande samtal Mobilt nummer Eventuell vidarekoppling Eventuell status med hänvisning Samtalet kopplas till användarens mobiltelefon Fast nummer Eventuell vidarekoppling Vidarekoppling till 3Svar, annat nummer, huvudnummer, svarsgrupp eller uppläst meddelande Ställa in vidarekoppling Du kan lägga in olika typer av vidarekopplingar för olika situationer, till exempel för alla samtal, när du inte svarar, när du är upptagen i telefon, när du inte är nåbar eller då samtalet är spärrat. Olika vidarekopplingar för fast och mobilt nummer Du kan ha dubbla profiler (mobilnummer och fastnummer) och göra olika vidarekopplingar för de olika profilerna. Detta innebär att ett samtal kan vidarekopplas på olika sätt beroende på om den som ringer till dig, ringer till det fasta numret eller till mobilnumret. Administratören kan upprätta en tidsstyrnings lista, så att till exempel de fasta numren endast fungerar måndag fredag mellan medan mobilnumret fungerar dygnet runt. 4-3

82 Vidarekoppling via datorprogrammet Gör så här för att ändra inställningarna för vidarekopplingar: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar, Vidarekoppling följt av Ange. (Du kan även högerklicka på ditt användarnamn och göra samma val.) Har du dubbla profiler klickar du först på fliken Mobil eller Fastnät för att välja vilken profil du ska ändra inställningar för. Öppna listrutan För alla samtal och välj om alla samtal ska kopplas vidare och hur de ska kopplas vidare. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Du kan välja mellan följande vidarekopplingsalternativ: 3Svar Samtalet kopplas direkt till 3Svar. Huvudnummer Samtalet kopplas direkt till växeln. Öppna listrutan till höger och välj det huvudnummer som samtalet ska kopplas till. Detta alternativ används bara om det finns en telefonist på företaget eller då IVR används. Nummer Samtalet kopplas vidare till valt telefonnummer. Klicka i rutan till höger och ange det telefonnummer som samtalet ska kopplas vidare till. 4-4

83 Svarsgrupp Samtalet kopplas vidare till en svarsgrupp. Öppna listrutan till höger och välj den svarsgrupp som samtalet ska kopplas till. Uppläst meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att du är upptagen. Öppna listrutan Vid upptaget och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du är upptagen i telefon. Om du inte väljer någon vidarekoppling hörs en upptagetton. Har du aktiverat Samtal väntar i mobiltelefonen och valt vidarekopplingen Ingen eller 3Svar, hörs upptagettonen respektive vidarekopplas samtalet till 3Svar först när du avvisar samtalet. Öppna listrutan Vid ej svar och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du inte svarar. Som standard ringer det fyra signaler (20 sekunder) innan samtalet kopplas vidare. Öppna listrutan Vid ej nåbar och välj hur samtalen ska kopplas vidare när telefonen är avstängd eller då den befinner sig i ett område utan täckning. Om du inte väljer någon vidarekoppling får den som ringer ett meddelande om att numret inte kan nås för tillfället. 4-5

84 På fliken Mobil finns även listrutan Om samtalet spärras där du kan välja hur samtalen ska kopplas vidare om de ingår i spärrlistan. (Om någon ringer det fasta numret till dig, gäller ändå denna vidarekoppling.) Läs mer i avsnittet Spärrlistor på sidan I rutan Tidsstyrningslista kan du se om administratören har tilldelat dig en tidsstyrningslista. Denna lista styr i så fall när ditt telefonnummer är tillgängligt. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan, till exempel vidarekopplingar för eventuell andra profil. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. Avaktivera vidarekoppling För att avaktivera vidarekopplingen av alla samtal öppnar du Inställningar-menyn och väljer Mina inställningar, Vidarekoppling följt av Avaktivera vidarekopplingar. För att ta bort eller ändra en enstaka vidarekoppling öppnar du samma dialogruta igen, och väljer Ingen för önskad typ av samtal. Klicka sedan på Spara. 4-6

85 Vidarekoppling via mobilprogrammet Gör så här för att ställa in vidarekopplingen via mobilprogrammet: Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler. Välj Vidarekoppling eller Fastnummer vidarekoppling beroende på vilken profil du vill ändra inställningar för. Under Ovillkorligt (Alla samtal) väljer du om alla samtal ska kopplas vidare och hur de ska kopplas vidare. Som standard är alternativet (ingen vidarekoppling) valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Viktigt! Använd endast 3Växel-programmet eller kortnummer 377 för att ställa in dina vidare kopplingar. Det fungerar inte att göra dessa inställningar i mobiltelefonens standardmenyer för de som är medlemmar i en 3Växel. 4-7

86 Du kan välja mellan följande vidarekopplingsalternativ: Meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att du är upptagen. 3Svar Huvudnummer Samtalet kopplas direkt till 3Svar. Samtalet kopplas direkt till växeln. Ange det huvudnummer som samtalet ska kopplas till, eller välj Sök, markera önskat huvudnummer och välj Välj. Detta alternativ används bara om det finns en telefonist på företaget eller då IVR används. Destination Svarsgrupp Samtalet kopplas vidare till valt telefonnummer. Ange det telefonnummer som samtalet ska kopplas vidare till i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till en svarsgrupp. Välj den svarsgrupp som samtalet ska kopplas till. 4-8

87 Under Vid upptagen väljer du hur samtalen ska kopplas vidare när du är upptagen i telefon. Om du inte väljer någon vidarekoppling hörs en upptagetton. Har du aktiverat Samtal väntar i mobiltelefonen och valt vidarekopplingen Ingen eller 3Svar, hörs upptagettonen respektive vidarekopplas samtalet till 3Svar först när du avvisar samtalet. Under Vid icke svar väljer du hur samtalen ska kopplas vidare när du inte svarar. Som standard ringer det fyra signaler (20 sekunder) innan samtalet kopplas vidare. Under Vid inte tillgänglig väljer du hur samtalen ska kopplas vidare när telefonen är avstängd eller då den befinner sig i ett område utan täckning. Om du inte väljer någon vidarekoppling får den som ringer ett meddelande om att numret inte kan nås för tillfället. För mobilnumret finns även alternativet Om numret är spärrat där du kan välja hur samtalen ska kopplas vidare om de ingår i spärrlistan. (Om någon ringer det fasta numret till dig, gäller ändå denna vidarekoppling.) Läs mer i avsnittet Spärrlistor på sidan Under Tidsstyrning kan du se om administratören har tilldelat dig en tidsstyrningslista. Denna lista styr i så fall när ditt telefonnummer är tillgängligt. Välj Spara. För att ta bort en enstaka vidarekoppling väljer du samma menyval som ovan, och väljer Ingen för önskad typ av samtal. Välj sedan Spara. 4-9

88 Vidarekoppling via webb-appen I webb-appen kan du endast ställa in vidarekoppling av fastnumret för alla samtal. Denna ruta visas endast då ett fastnummer är kopplat till dig. Har du ändrat status kan du bestämma hur samtalen ska kopplas vidare när du inte är tillgänglig. Visa fliken Ange Status. Öppna listrutan Vidarekoppla fastnätsnummer för att koppla vidare alla samtal som går till ditt fasta nummer. Ska du ändra inställningarna för hur samtalen vidarekopplas när du har ändrat status, öppnar du i stället listrutan Vidarekoppling under statusinställningarna. Välj hur samtalen ska kopplas vidare. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Du kan välja mellan följande vidarekopplingsalternativ: Uppläst meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att du är upptagen. 3Svar Huvudnummer Samtalet kopplas direkt till 3Svar. Samtalet kopplas direkt till växeln. Öppna listrutan nedanför och välj det huvudnummer som samtalet ska kopplas till. Detta alternativ används bara om det finns en telefonist på företaget eller då IVR används. 4-10

89 Nummer Svarsgrupp Samtalet kopplas vidare till valt telefonnummer. Ange det nummer som samtalet ska kopplas vidare till i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till en svarsgrupp. Välj den svarsgrupp som samtalet ska kopplas till i listrutan nedanför. Klicka på OK för att spara. När vidarekopplingen är uppdaterad visas meddelandet Vidarekoppla fastnätsnummer uppdaterad! högst upp i fönstret. Vidarekoppling via servicenummer Har du inte tillgång till programmet 3Växel Max kan du ändå hantera dina vidarekopplingar via servicenumret 377. Gör så här: Ring 377 från din 3Mobil. Tryck 2 för att hantera dina vidarekopplingar. Tryck 1 för att hantera vidarekoppling för alla samtal, tryck 2 för upptaget, tryck 3 för inget svar, tryck 4 för otillgänglig (avstängd mobil eller ingen täckning), eller tryck 0 för att ta bort alla alla dina inställningar för vidarekoppling. Tryck det fullständiga numret dit du vill vidarekoppla samtalen eller tryck 0 för att avbryta. Avsluta samtalet. 4-11

90 Status (hänvisning) För att telefonister och övriga användare ska veta när du är tillgänglig eller upptagen på något sätt, måste du ange din status. Första gången du använder programmet måste du definiera hur samtalen ska hänvisas (vidarekopplas) när du väljer en viss status. Det enklaste sättet att konfigurera statusen är via datorprogrammet, läs mer i avsnittet Konfigurera status på nästa sida. Som standard är sam tal en inte vidare kopplade (alternativet Ingen) när du väljer en status. När du väljer att vidarekoppla samtal i samband med att du ändrar din status gäller vidarekopplingen för alla samtal som kommer till dig. När du gör ändringar sparas inställningarna för vidarekopplingen, däremot sparas inte sluttiden. Sluttiden för Lunch och Åter sätts automatiskt en timme framåt i tiden, för alternativet Gått för dagen ändras sluttiden till 08:00 nästa dag. När du en gång har konfigurerat statusinställningarna kan du snabbt ändra statusen via menyn, snabbmenyn, status knappen, meddelandefältet eller via mobiltelefonen eller webb-appen. Figuren nedan visar hur användarens tillgänglighet styrs av både användarens vidarekopplingar och användarens status med eventuell hänvisning. Inkommande samtal Viktigt! Om du är inloggad som användare och ändrar status utan att ange någon vidare koppling, går sam talet ändå fram. till din telefon Om någon som finns med på den vita listan ringer till dig går samtalet alltid igenom, oavsett status. Läs mer i avsnittet Vit lista på sidan Mobilt nummer Eventuell vidarekoppling Eventuell status med hänvisning Samtalet kopplas till användarens mobiltelefon Fast nummer Eventuell vidarekoppling Vidarekoppling till 3Svar, annat nummer, huvudnummer, svarsgrupp eller uppläst meddelande Telefonist När du är inloggad som telefonist och ändrar din status till upptagen på något sätt, kopplas inte samtal via huvudnumret till dig. Är du ensam telefonist placeras samtalet då i kön. När någon ringer direkt till dig, hanteras samtalet enligt inställningarna i dialogrutan. 4-12

91 Konfigurera status Vill du ange ytterligare information om din status, till exempel hur samtalen ska vidarekopplas samt vilken tid du är tillbaka, gör du på följande sätt: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Status. Du kan även högerklicka på ditt användarnamn i katalogfönstret och välja Status. På undermenyn väljer du Ange. I dialogrutan som öppnas är fliken Status vald. Öppna listrutan Status och välj önskad status. I textrutan Frånvaroorsak kan du skriva en valfri text för att meddela varför du är borta (du kan även hämta en mall, se nedan). Du kan skriva maximalt 80 tecken. Informationen visas så länge texten står i rutan, så tänk på att ta bort texten när du är tillgänglig igen. Denna information visas när någon pekar på din statussymbol i katalogfönstret. 4-13

92 Vill du ange en sluttid markerar du rutan Ange sluttid. Har du valt statusen Lunch eller Åter sätts sluttiden automatiskt till en timme framåt i tiden. För status en Gått för dagen ändras sluttiden till 08:00 nästa dag. Ändra datumet i rutan Slutdatum, eller klicka på listpilen till höger i rutan och välj datum i kalendern som visas. Ändra tid i rutan Sluttid, eller klicka på pilarna till höger i rutan för att öka/minska tiden. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur eventuella samtal ska kopplas vidare. Viktigt! När slutdatum eller sluttiden inträffar ändras statusen automatiskt tillbaka till Tillgänglig. Läs mer om i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2. Väljer du Uppläst meddelande får den som ringer höra din status och eventuell sluttid. Väljer du Uppläst meddelande, sedan 3Svar hörs samma meddelande och sedan kopplas samtalet vidare till din röstbrevlåda. Alternativet Uppläst meddelande, sedan huvudnummer innebär att samtalet kopplas till huvudnumret när meddelandet har lästs upp (välj önskat huvudnummer i listrutan till höger). Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 4-14

93 Statussymbolen När du har ändrat status ändras symbolen vid ditt namn och visar att du är upptagen på något sätt. Bredvid statussymbolen ser du hur samtalen är vidarekopplade. Har du angett en sluttid visas den i kolumnen Sluttid (i katalogfönstret eller i detaljfönstret beroende på vilka kolumner du valt att visa). Statussymbolen får olika färger beroende på vad du valt för status: tillgänglig upptagen möte lunch gått för dagen åter den Samtidigt visas även en informationsruta längst ner till höger på skärmen om att du för när varan de inte är tillgänglig. (Om denna ruta visas eller ej, beror på inställningarna för notifiering, läs mer i avsnittet Notifiering på sidan 4-49.) Stäng rutan genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger. Vill du inte se detta meddelande fler gånger kan du markera rutan Varna mig inte igen. 4-15

94 Spara och hämta mall Har du skrivit en frånvaroorsak som du tror att du kommer använda flera gånger kan du spara den som en mall via dialogrutan och fliken Status. Spara texten genom att klicka på knappen Spara frånvaroorsak till höger om rutan Frånvaroorsak. Välj önskad mapp och ange ett namn för mallen. Klicka på Spara. Hämta texten genom att klicka på knappen Hämta mall för frånvaroorsak. Välj önskad mapp och markera mallen. Klicka på Öppna. Konfigurera status via mobilprogrammet Du kan även konfigurera statusinställningarna via mobilprogrammet. Gör så här: Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. Visa huvudmenyn och välj Tillgänglig eller alternativet med aktuell status. Välj Ange. Välj önskad status. 4-16

95 Markera Vidarekoppla samtal till och tryck på mittknappen. Välj hur du vill vidarekoppla samtalen. Väljer du Meddelande får den som ringer höra din status och eventuell sluttid. Väljer du Uppläst medd + 3Svar hörs samma meddelande och sedan kopplas samtalet vidare till din röstbrevlåda. Alternativet Uppläst medd + huvudnr innebär att samtalet kopplas till huvudnumret när meddelandet har lästs upp (välj önskat huvudnummer i listrutan till höger). Vill du ange en sluttid markerar du rutan Fyll i datum genom att trycka på mittknappen. Ändra tid och datum genom att skriva önskat klockslag och datum. Under Frånvaroorsak kan du skriva en valfri text för att meddela varför du är borta. Du kan skriva maximalt 80 tecken. Välj Spara. Läs mer i avsnittet Vidarekoppling via mobilprogrammet på sidan 4-7. Informationen visas så länge texten står i rutan, så tänk på att ta bort texten när du är tillgänglig igen. 4-17

96 Konfigurera status via webb-appen Du kan även konfigurera statusinställningarna via webb-appen. Gör så här: Visa fliken Ange Status. Klicka på önskad status. Vill du ange en sluttid aktiverar du rutan Ange tid och anger önskad tid i formatet 12:00. Använder du datorn kan du klicka på klock-symbolen och välja en tid. Vill du ange ett slutdatum aktiverar du rutan Ange datum och anger önskat datum med formatet Använder du datorn kan du klicka på kalendersymbolen och välja ett datum. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur du vill vidarekoppla samtalen. Väljer du Uppläst meddelande får den som ringer höra din status och eventuell sluttid. Väljer du Uppläst medd + 3Svar hörs samma meddelande och sedan kopplas samtalet vidare till din röstbrevlåda. Alternativet Uppläst medd + huvudnr innebär att samtalet kopplas till huvudnumret när meddelandet har lästs upp (välj önskat huvudnummer i listrutan till höger). Klicka på OK för att spara. Läs mer i avsnittet Vidarekoppling via webb-appen på sidan När statusen är uppdaterad visas meddelandet Status uppdaterad! högst upp i fönstret. 4-18

97 Ändra status När du en gång har konfigurerat statusinställningarna kan du snabbt ändra din status. De inställningar du har gjort för vidarekopplingen för respektive status finns kvar. Ändra status via menyraden För att ändra status via menyraden gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Status. På undermenyn väljer du önskad status. Ändra status via snabbmenyn För att ändra status via snabbmenyn gör du så här: Högerklicka på ditt användarnamn i katalogfönstret. Välj Status följt av önskad status. 4-19

98 Ändra status via knappen Min status För att ändra status via knappen Min status gör du så här: Klicka på pilen vid listrutan Min status högst upp till höger i programfönstret. I listan som visas väljer du önskad status. Ändra status via meddelandefältet Om du har flera programfönster öppna på skärmen kan du snabbt ändra status via ikonen i meddelandefältet. Gör så här: Högerklicka på användarikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skärm en. Om ikonen inte visas klickar du på knappen Visa dolda ikoner. Välj Status på snabbmenyn följt av önskad status. 4-20

99 Ändra status i mobilprogrammet För att ändra status via mobilprogrammet gör du så här: Visa huvudmenyn och välj Tillgänglig eller alternativet med aktuell status. Välj önskad status. Ändra status i webb-appen För att ändra status via webb-appen gör du så här: Visa fliken Ange Status. Klicka på önskad status. Klicka på OK för att spara. Meddelandet Status uppdaterad! ska visas. 4-21

100 Vidarekopplingslista Vill du att ditt samtal går vidare till något annat telefonnummer om du inte svarar (eller är upptagen i telefon) kan du skapa en vidarekopplingslista. I listan kan du lägga in ett eller flera telefonnummer, och den fungerar som en personlig svarsgrupp (utan kö). För att vidarekopplingslistan ska fungera får du inte ha valt någon vidare koppling för alla samtal (läs mer i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2). När vidarekopplingslistan är aktiverad kopplas samtalet automatiskt vidare till nästa nummer på listan om du inte svarar eller är upptagen i telefon. Som standard går det fyra signaler (20 sekunder) innan samtalet går vidare om du inte svarar, för följ ande personer på listan ringer det två signaler (10 sekunder). Du kan lägga till maximalt 20 telefonnummer i listan. Tänk dock på att inte lägga in för många nummer så att den som ringer dig får vänta för länge på ett svar eller en slutlig vidarekoppling. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Vidarekopplingslista. Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret som ska vara med i listan. Klicka på knappen Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. 4-22

101 Öppna listrutan Slutgiltig destination och välj vad som ska hända med samtalet om ingen på vidarekopplingslistan har svarat. Läs mer i avsnittet Vidarekoppling på sidan 4-2. För att aktivera vidarekopplingslistan markerar du rutan Aktiverad högst upp i dialogrutan. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. Avaktivera vidarekopplingslistan För att avaktivera vidarekopplingslistan öppnar du samma dialogruta igen, och avmarkerar rutan Aktiverad högst upp på fliken. Klicka sedan på Spara. Redigera vidarekopplingslista Vill du ändra ordning på telefonnumren i listan, eller ta bort ett telefonnummer öppnar du samma dialogruta igen. Markera numret du vill flytta eller ta bort och klicka på någon av knapparna Flytta upp nummer, Flytta ner nummer (pilarna) eller Ta bort nummer (minus-tecknet) till höger om listan. Klicka på Spara för att spara ändringarna. 4-23

102 Vidarekopplingslista via mobilprogrammet För att skapa en vidarekopplingslista via mobilprogrammet gör du så här: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Lista för vidarekoppling. För att aktivera vidarekopplingslistan väljer du Aktiv under Status. Under Slutgiltig destination väljer du vad som ska hända med sam talet om ingen på vidarekopplingslistan har svarat. Läs mer i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2. Under Lista på svarsgrupp ser du vilka telefonnummer som är med på vidarekopplingslistan. För att lägga till ett nummer markerar du Lista på svarsgrupp och väljer Lägg till. Skriv telefonnumret och välj Lägg till. Välj Val följt av Lägg till och upprepa punkt 5 för att lägga till ytterligare nummer. Välj Val följt av Spara. För att avaktivera vidarekopplingslistan gör du så här: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Lista för vidarekoppling. Välj Icke aktiv under Status. Välj Spara. 4-24

103 Vill du ändra ordning på telefonnumren i listan, eller ta bort ett telefonnummer går du in på samma menyval igen. Markera numret du vill ta bort eller flytta och välj Val följt av Ta bort eller Flytta upp/flytta ner. Välj Val följt av Spara för att spara ändringarna. Spärrlistor Det finns olika typer av spärrlistor för inkommande och utgående samtal. När det gäller inkommande samtal kan du välja att alltid släppa igenom vissa samtal och att aldrig ta emot vissa samtal. Dessa listor fungerar på samma sätt oavsett om någon ringer ditt mobilnummer eller ditt fasta nummer. Ringer personen däremot till huvudnumret eller till en svarsgrupp gäller inte dessa spärrlistor. Spärrar för utgående samtal hanteras endast av administratören. Jokertecken Använder du jokertecknet * (asterisk) kan du spärra respektive tillåta hela nummerserier eller vissa riktnummer. Skriver du bara * innebär det alla telefonnummer. Nummer Spärrar/Tillåter * alla telefonnummer. 040* alla telefonnummer som har riktnummer * alla telefonnummer som börjar med , till exempel , och så vidare samtal från telefonnumret Du kan till exempel välja att spärra alla samtal och endast tillåta exempelvis samtal från anställda inom företaget. På den svarta listan lägger du då till numret *, och på den vita listan företagets nummerserier för fasta och mobilnummer, till exempel * och *. 4-25

104 Spärrlista för inkommande samtal Det finns två spärrlistor för inkommande samtal, en svart och en vit. Du kan lägga till maximalt 20 telefonnummer på respektive lista. Svart lista I den svarta listan kan du lägga till telefonnummer som aldrig ska gå igenom till din telefon. Detta fungerar även om telefonnumret är hemligt och tillfälligt dolt. Om du vill lägga till telefonnummer på listan gör du på följande sätt: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för inkommande samtal. Visa fliken Svart lista för att lägga till telefonnummer som aldrig tas emot. Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret som ska vara med i den svarta listan. Du kan samtidigt spärra flera telefonnummer, läs mer i avsnittet Jokertecken på sidan Klicka på knappen Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. Upprepa punkt 3 4 för att lägga till ytterligare nummer. 4-26

105 Klicka på Utför. När du har fyllt i den svarta listan kan du välja vad som ska hända med dessa samtal, det vill säga hur de ska vidare kopplas. Visa fliken Vidarekoppling i dialogrutan. Öppna listrutan Om samtalet spärras och välj hur samtalen ska kopplas vidare. Läs mer i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2. Väljer du Uppläst meddelande får den som ringer ett meddelande om att du inte svarar. Undvik att välja Ingen, för då kopplas samtalet ner utan att den som ringer får något meddelande om detta. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan, till exempel på fliken Vit lista eller Tidsperioder. Läs mer i följande avsnitt. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 4-27

106 Vit lista Den vita listan innehåller telefonnummer som alltid går igenom, oavsett vilken status du har. Telefonnummer på den vita listan går igenom även om till exempel aktuellt riktnummer är spärrat via den svarta listan. Denna lista kan ses som en VIP-lista och kan vara användbar för till exempel familjen eller den närmsta medarbetaren. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för inkommande samtal. Visa fliken Vit lista för att lägga till telefonnummer som alltid tas emot. Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret som ska vara med i den vita listan. Du kan samtidigt tillåta flera telefonnummer, läs mer i avsnittet Jokertecken på sidan Klicka på knappen Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. Upprepa punkt 3 4 för att lägga till ytterligare nummer. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 4-28

107 Ta bort nummer från spärrlista Vill du ta bort ett telefonnummer från någon av spärrlistorna öppnar du samma dialog ruta igen och visar önskad flik. Markera numret du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort nummer (minus-tecknet) till höger om listan. Klicka på Spara för att spara ändringarna. Tidsperioder Om den svarta listan endast ska gälla vissa tider kan du ange vilka tider dessa samtal ska spärras. Du kan till exempel spärra alla samtal (utom de som finns på den vita listan) efter kontorstid. Om du inte anger någon tidsperiod spärras samtalen oavsett tidpunkt. Gör så här för att bestämma vid vilka tider den svarta listan ska gälla: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för inkommande samtal. Visa fliken Tidsperioder för att ange olika tidsperioder för den svarta listan. Markera första kryssrutan och ange en tidsperiod då inkommande samtal ska spärras. Klickar du på 24 timmar infogas denna tidsperiod i första rutan. Ange eventuellt flera tidsperioder genom att markera nästa kryssruta och ange en annan tidsperiod. Klicka på Utför för att utföra dina ändringar. Du kan nu göra ytterligare ändringar i dialogrutan. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 4-29

108 Spärrlista för utgående samtal Spärrlistan för utgående samtal hanteras av administratören. Med hjälp av denna lista kan administratören spärra vissa (eller alla) samtal för dig, till exempel utlandssamtal. Administratören kan även lägga upp en lista för tillåtna utgående samtal, då kan du endast ringa de telefonnummer som finns med på denna lista. Vill du se vilka spärrlistor som gäller för dig gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Spärrlista för utgående samtal. Klicka på Avbryt för att stänga dialogrutan. Vill du veta vilka telefonnummer som ingår i respektive lista kontaktar du växel admi nistratören. Om du försöker ringa ett telefonnummer som finns med på spärrlistan för utgående samtal visas ett meddelande om att förfrågan misslyckades och att samtalet är spärrat. Administratören kan dock ha valt att vidarekoppla spärrade samtal till ett annat nummer eller till 3Svar. 4-30

109 Spärrlistor via mobilprogrammet Svart lista I den svarta listan kan du lägga till telefonnummer som aldrig ska gå igenom till din telefon. Detta fungerar även för hemliga och tillfälligt dolda telefonnummer. Om du vill lägga till telefonnummer på listan gör du på följande sätt: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Svart Lista. Välj Val följt av Lägg till. Skriv det första telefonnumret som ska vara med i den svarta listan och välj Lägg till. Du kan samtidigt spärra flera telefonnummer, läs mer i avsnittet Jokertecken på sidan Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. Välj Val följt av Spara. När du har aktiverat den svarta listan kan du välja vad som ska hända med dessa samtal, det vill säga hur de ska vidare kopplas. Välj Vidarekoppling på menyn. Under Om numret är spärrat väljer du hur samtalen ska kopplas vidare. Läs mer i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2. Väljer du Meddelande får den som ringer ett meddelande om att du inte svarar. Undvik att välja (ingen vidarekoppling), för då kopplas samtalet ner utan att den som ringer får något meddelande om detta. Välj Spara. 4-31

110 Vit lista Den vita listan innehåller telefonnummer som alltid går igenom, oavsett vilken status du har. Telefonnummer på den vita listan går igenom även om till exempel aktuellt riktnummer är spärrat via den svarta listan. Denna lista kan ses som en VIP-lista och kan vara användbar för till exempel familjen eller den närmsta medarbetaren. Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Vit Lista. Välj Val följt av Lägg till. Skriv det första telefonnumret som ska vara med i den vita listan och välj Lägg till. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare nummer. Välj Val följt av Spara. Ta bort nummer från spärrlista Vill du ta bort ett telefonnummer från någon av spärrlistorna väljer du samma menyval igen. Markera numret du vill ta bort och välj Val följt av Ta bort. Välj sedan Val följt av Spara för att spara ändringarna. 4-32

111 Tidsperioder Om den svarta listan endast ska gälla vissa tider kan du ange vilka tider dessa samtal ska spärras. Du kan till exempel spärra alla samtal (utom de som finns på den vita listan) efter kontorstid. Om du inte anger någon tidsperiod spärras samtalen oavsett tidpunkt. Gör så här för att bestämma vid vilka tider den svarta listan ska gälla: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Tidsinställning. Välj Val följt av Lägg till. Ange en tidsperiod då inkommande samtal ska spärras och välj Lägg till. Ange eventuellt flera tidsperioder genom att upprepa punkt 2 3. Välj Val följt av Spara. Spärrlista för utgående samtal Spärrlistan för utgående samtal hanteras av administratören. Med hjälp av denna lista kan administratören spärra vissa (eller alla) samtal för dig, till exempel utlandssamtal. Administratören kan även lägga upp en lista för tillåtna utgående samtal, då kan du endast ringa de telefonnummer som finns med på denna lista. Om du försöker ringa ett telefonnummer som finns med på spärrlistan för utgående samtal får du höra ett meddelande om att samtalet är otillåtet, därefter kopplas samtalet ner. Administratören kan dock ha valt att vidarekoppla spärrade samtal till ett annat nummer eller till 3Svar. 4-33

112 Min information För att andra användare ska kunna se vad du heter, ringa till dig, skicka epost och eventuellt få ytterligare information om dig fyller du i informationen på flikarna Min information och Extrainformation. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. (Vill du bara ändra informationen på fliken Extrainformation väljer du i stället det alternativet på menyn.) Du kan ändra informationen i de ljusgrå fälten. Kontrollera att förnamn och efternamn är rätt, lägg till en epostadress om den inte redan är ifylld. Mörkgråa fält kan bara ändras av administratören på företaget, till exempel Fastnummer, Anknytning, VIP och Administratörsrättigheter. Klicka på Utför för att spara dina ändringar. Visa fliken Extrainformation genom att klicka på den högst upp i dialogrutan. Fyll i information om dig i de olika fälten. Vanliga alternativ på denna flik kan till exempel vara titel, avdelning, företag, ytterligare epostadress. Du kan fylla i information i en textruta, även om den inte är namngiven. Namnen på dessa fält ändras av administratören, och är samma för alla inom företaget. Klicka på Spara. 4-34

113 Telefonist För dig som är telefonist ser du även vilken kö du betjänar, samt vilken svårighetsgrad och sekvensnummer du har (dessa styr hur samtalen fördelas mellan telefon ist erna). Administratör Är du inloggad som administratör ser dialogrutan helt annorlunda ut när du öppnar Inställningar-menyn och väljer Mina inställningar följt av Min information. I denna dialogruta kan du endast ändra språk, epostadress, lösenord och 3Switchkod, samt göra inställningar för eventuell Outlook-synkronisering. Vill du ändra ytterligare information om dig själv högerklickar du på din användarsymbol i katalogfönstret och väljer Min information på snabbmenyn. Då visas samma dialogruta som beskrivs ovan. 4-35

114 Min information via mobilprogrammet För att andra användare ska kunna se vad du heter, ringa till dig, skicka epost och eventuellt få ytterligare information om dig finns ett alternativ med din egen information. Via mobilprogrammet kan du inte ändra dessa alternativ, utan endast visa dem. Visa huvudmenyn och välj Inställningar följt av Min information. Kontrollera informationen som visas här. Behöver du till exempel ändra epostadress kan du göra det via datorprogrammet. Vissa fält kan bara ändras av admini stratören på företaget. Välj Tillbaka. Välj Extra information på menyn. Fyll i information om dig under de olika fälten. Vanliga alternativ kan till exempel vara titel, avdelning, företag, ytterligare epostadress. Vilka fält som visas här bestäms av administratören, och är samma för alla inom företaget. Välj Spara. 4-36

115 Nummerpresentation Du kan välja vilket nummer du vill visa när du ringer utgående samtal; ditt mobilnummer, ditt fasta nummer, svarsgruppsnummer, företagets huvudnummer eller om du vill dölja numret när du ringer. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. Under Dolt nummer, i listrutan Nummerpresentation, kan du välja vilket telefonnummer som ska visas när du ringer till någon. Du kan välja att numret ska vara dolt, att företagsnumret ska visas (vilket huvudnummer som ska visas väljer du sedan i listrutan till höger), att mobilnumret eller det fasta numret ska visas, eller om svarsgruppsnumret ska visas (även här väljer du numret i listrutan till höger). Markera rutan Visa svarsgruppsnummer för inkommande samtal om du vill att svarsgruppens nummer ska visas för samtal som kommer till dig via en svarsgrupp. Markerar du rutan Tillåt återuppringning om jag inte svarar kan du bestämma om den som ringer dig ska kunna använda funktionen återuppringning. Funktionen för återuppringning försöker ringa upp med 20 sekunders intervall 30 gånger. Om någon har valt återuppringning och ytterligare någon ringer till dig och väljer återuppringning, försvinner återuppringningen för den första personen. Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 4-37

116 Nummerpresentation via mobilprogrammet Med alternativet Nummerpresentation under Samtalsregler kan du bestämma om du vill tillåta återuppringning eller ej, samt välja vilket telefonnummer som ska visas när du ringer till någon. Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Nummerpresentation. Markera När jag inte kan svara och välj Ändra. Markera önskat val beroende på om du vill tillåta att den som ringer till dig ska kunna använda funktionen återuppringning. Funktionen för återuppringning försöker ringa upp med 20 sekunders intervall 30 gånger. Om någon har valt återuppringning och ytterligare någon ringer till dig och väljer återuppringning, försvinner återuppringningen för den första personen. Markera Inkommande svarsgruppsamtal och välj Ändra. Välj om du vill visa numret på det inkommande samtalet, eller om du vill visa svarsgruppens nummer när det kommer ett samtal via en svarsgrupp. Markera Nummerpresentation och välj Ändra. Välj om numret ska vara dolt, att företagsnumret ska visas (vilket huvudnummer som ska visas väljer du i nästa steg), att fastnumret eller mobilnumret ska visas, eller om svarsgruppsnumret ska visas (även här väljer du nummer i nästa steg). Har du valt företags- eller svarsgruppsnumret markerar du Nummer och väljer Ändra. Välj sedan önskat telefonnummer. Välj Spara. 4-38

117 Nummerpresentation via webb-appen Gör så här för att ställa in nummerpresentation via webb-appen: Visa fliken Ange Status. Öppna listrutan Nummerpresentation. Välj om numret ska vara dolt, att företagsnumret ska visas (vilket huvudnummer som ska visas väljer du i nästa steg), att fastnumret eller mobilnumret ska visas, eller om svarsgruppsnumret ska visas (även här väljer du nummer i nästa steg). Har du valt företags- eller svarsgruppsnumret öppnar du listrutan nedanför och väljer önskat telefonnummer. Klicka på OK för att spara. När du har valt nummer visas meddelandet Nummerpresentation uppdaterad! högst upp i fönstret. 4-39

118 Språk Programmet 3Växel Max finns även på engelska och danska. Du kan själv välja vilket språk du vill att programmet visas i. Gör så här för att ändra språk: Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. Öppna listrutan Språk och välj önskat språk. Klicka på Spara. När du har ändrat språk måste du logga ut och logga in på nytt, för att programspråket ska uppdateras. Språk via mobilprogrammet Gör så här för att ändra språk via mobilprogrammet: Visa huvudmenyn och välj Inställningar följt av Språk. Välj önskat språk. Välj Spara. Logga ut och logga in på nytt för att programspråket ska uppdateras. Språk via webb-appen Gör så här för att ändra språk via webb-appen: Visa fliken Ange Status. Öppna listrutan Språk och välj önskat språk. Klicka på OK för att spara. När du har valt språk visas meddelandet Språk uppdaterad! högst upp i fönstret. Logga ut och logga in på nytt för att programspråket ska uppdateras. 4-40

119 Lösenord Du kan ändra lösenord för inloggningen till 3Växel Max. Tänk på att använda ett säkert lösenord som består av både gemener, versaler, siffror och andra specialtecken. Standardlösenordet är secret06. Använd aldrig ditt namn eller liknande som lösenord. Kontakta administratören eller telefonisten om du har glömt ditt lösenord. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Lösenord. Är dialogrutan Kontoadministration öppen kan du visa fliken Min information och klicka på knappen... till höger om rutan Lösenord för att visa samma dialogruta. Skriv ditt gamla lösenord i rutan Gammalt lösenord. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Ange nytt lösenord igen. Klicka på Spara. Nästa gång du loggar in i programmet anger du det nya lösenordet. 4-41

120 Lösenord via mobilprogrammet Visa huvudmenyn och välj Inställningar följt av Lösenord. Skriv ditt gamla lösenord under Gammalt lösenord. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Skriv lösenord igen. Välj Spara. Nästa gång du loggar in i programmet anger du det nya lösenordet. 3Switch-kod På samma meny kan du även ändra din 3Switchkod. Denna kod används bland annat för att spela in meddelanden och logga ut ur 3Växel Max via servicenumret. Standardkoden är Kontakta administratören eller telefonisten om du har glömt din kod. För att ändra koden öppnar du Inställningar-menyn och väljer Mina inställningar följt av 3Switch-kod. Skriv din gamla kod samt den nya koden två gånger. 3Switch-kod via mobilprogrammet För att ändra koden väljer du Inställningar på huvudmenyn följt av 3Switchkod. Skriv din gamla kod samt den nya koden två gånger. 4-42

121 Köinställningar för användarkö Om din anknytning är upptagen kan dina samtal placeras i en kö. Det kan finnas maximalt två samtal i användarkön. Du aktiverar själv kön, men administra tören bestämmer hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö, samt om den som ringer ska höra musik under tiden hon/han är placerad i kön. Öppna Inställningar-menyn, välj Mina inställningar följt av Köinställningar. I dialogrutan som öppnas är fliken Kö vald. Markera rutan Använd kö. Öppna listrutan Vidarekoppling vid full kö och välj hur du vill koppla vidare samtalen när kön är full eller då maxtiden är uppnådd. Om du inte gör någon inställning kopplas samtalet ner. Klicka på Spara. Denna funktion finns bara tillgänglig när du är inloggad som användare. Läs mer i avsnittet Vidare koppling på sidan 4-2. För att höra att du har ett samtal i kö, kan du aktivera funktionen Samtal väntar i mobiltelefonen. 4-43

122 Köinställningar via mobilprogrammet Gör så här för att aktivera användarkön via mobilprogrammet: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Köinställningar. Markera Kö används och välj Ändra. Markera Aktiverad och välj OK. Under Hanteringstyp vid full kö väljer du vad som ska hända med sam talet när kön är full eller då maxtiden är uppnådd. Om du inte gör någon inställning kopplas samtalet ner. Välj Spara. 4-44

123 Programinställningar I 3Växel Max kan du göra vissa inställningar för att programmet ska fungera på bästa sätt för just dig. Du kan bestämma hur inloggningen ska gå till, vilka funktionstangenter som ska användas och hur notifieringar ska ske. Är du inloggad som telefonist ser dialogrutan lite annorlunda ut, läs mer i kapitlet Telefonistplats. Inloggning För att anpassa inställningarna för inloggning och start av programmet gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Övriga inställningar. Markera Spara lösenord om du vill att lösenordet ska vara ifyllt när du loggar in i 3Växel Max. Markera inte dessa kryssrutor om du är inloggad på en dator som används av flera olika personer. Markera Automatisk inloggning om du vill att det räcker att dubbelklicka på ikonen 3Switch för att både starta programmet 3Växel Max och direkt logga in. (Lösenordet måste sparas för att detta ska fungera.) Markera Automatisk start om du vill att programmet 3Växel Max ska startas automatiskt när du startar datorn. Klicka på Spara. 4-45

124 Inloggning via mobilprogrammet Har du tidigare aktiverat automatisk inloggning, se kapitlet Kom igång, kan du återställa den. Gör så här: Alternativet Automatisk start används inte i dagsläget. Visa huvudmenyn och välj Inställningar följt av Återställ automatisk inloggning. Välj Ja för att återställa inställningarna, eller välj Nej för att avbryta. För att återställa server-adressen gör du på följande sätt: Visa huvudmenyn och välj Inställningar följt av Återställ inställningar. Välj Ja för att återställa inställningarna, eller välj Nej för att avbryta. 4-46

125 Inloggning via webb-appen I samband med att du loggar in i programmet kan du välja att inloggningen ska ske automatiskt när du startar webb-appen. Visa länken för webb-appen i din webbläsare. Skriv ditt användarnamn och lösenord i de två övre rutorna. Markera rutan Kom ihåg mitt lösenordet om lösenordet ska vara ifyllt nästa gång du startar webb-appen. Markera rutan Logga in automatiskt för att logga in automatiskt nästa gång du startar webb-appen. Bekräfta med OK. Har du tidigare aktiverat automatisk inloggning kan du återställa den. Gör så här: Klicka på Logga ut för att logga ut ur programmet och visa startbilden igen. Avmarkera rutan Kom ihåg mitt lösenordet om du vill ta bort lösenordet från startbilden. Avmarkera rutan Logga in automatiskt för att ta bort den automatiska inloggningen. Bekräfta med OK. 4-47

126 Funktionstangenter Om du är van att arbeta via tangentbordet och funktionstangenterna kan du anpassa dem så att de passar just dig. Längst ner i programfönstret ser du vad de olika tangenterna har för funktion. För att bestämma hur funktionstangenterna ska fungera gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Funktionstangenter. Markera Visa funktionstangentsfält om du vill visa funktionsraden längst ner i programfönstret. Öppna listrutan för första funktionstangenten som du vill ändra funktion för, och välj önskad funktion i listan som visas. Fortsätt på samma sätt för att ändra övriga funktionstangenter. Klicka på Spara. 4-48

127 Notifiering För att ange om eventuella varningsmeddelanden ska visas eller ej gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Notifiering. De tre kryssrutorna för notifiering bör vara markerade, så att du får ett varningsmeddelande om serverns anslutning bryts, vid förändring av status samt inloggning. Klicka på Spara. Rutan Ringsignal används endast om du är inloggad som telefonist. 4-49

128

129 5 Outlook Synk. Vad är Outlook Synk? Installera Outlook Synk Inställningar för Outlook Synk Synkronisering Kontakter från Outlook Mötesbokningar från Outlook Exportera kontakter till Outlook

130 Vad är Outlook Synk? Tilläggstjänsten Outlook Synk gör så att kontakter i Outlook synkroniseras till 3Växel Max datorprogram. Detta innebär att Outlook-kontakterna visas i katalogen i datorprogrammet, och du kan ringa, SMS:a och skicka epost till dem. Tilläggstjänsten Outlook Synk fungerar för Outlook 2003 och Stöd för Outlook 2010 planeras. Även kalenderbokningar i Outlook kan synkroniseras med 3Växel. De styr din tillgänglighet i växeln och din status ändras automatiskt till Möte när det finns en bokning i Outlook-kalendern. Du behöver då inte göra manuella ändringar av status. Tilläggstjänsten Outlook Synk måste finnas installe rat på den eller de datorer som respektive användare/telefonist vill använda. För att synkroniseringen ska ske måste Outlook vara startat och datorn måste vara ansluten till företagets nätverk och Internet. Om du stänger av datorn eller avslutar Outloook finns information om dina närmaste kalenderbokningar kvar i 3Växel Max. Installera Outlook Synk Innan du kan använda Outlook Synk måste du beställa tilläggstjänsten samt installera ett tilläggsprogram som du hämtar på webbplatsen tre.se. Datorn måste vara anslut en till företagets nätverk, och du behöver göra inställningar både i Outlook och i 3Växel Max. Visa webbplatsen tre.se. Välj Företag, Kundservice, Mobil växel och 3Växel Max. Leta upp länken för Outlook Synk, klicka på länken för att ladda ner tilläggsprogrammet till din dator. Följ instruktionerna för att installera tilläggstjänsten. Systemkrav För att tilläggstjänsten Outlook Synk ska fungera krävs att följande systemkrav är uppfyllda: PC Windows XP eller Windows 7 Outlook 2003 eller Outlook 2007, Outlook 2010 planerad. 5-2

131 Inställningar för Outlook Synk När tilläggstjänsten är installerad visas verktygsfältet WPBX i övre delen av Outlooks programfönster. Om verktygsfältet inte visas öppnar du Visa-menyn och väljer Verktygsfält följt av WPBX. För att den automatiska synkroniseringen ska fungera måste du göra vissa inställningar både i Outlook och i 3Växel Max-programmet: Starta Outlook. Klicka på knappen more i verktygsfältet WPBX och välj Settings. Nu visas fliken Login i dialogrutan. Fyll i ditt användarnamn (telefonnummer i formatet 46735xxxxxx) i rutan User och ditt lösenord i rutan Password. Ange hur ofta synkroniseringen ska ske i rutan Resync interval. I rutan anger du antal sekunder. Som standard synkroniseras informationen automatiskt var 300:e sekund (var 5:e minut). Klicka på Save. Det högsta värde du kan ange är sekunder, vilket motsvarar 1 dygn. 5-3

132 Starta och logga in i 3Växel Max. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. I dialogrutan som öppnas är fliken Min information vald. I rutan Outlook markerar du de objekt som du vill synkronisera från Outlook till 3Växel Max. Du kan välja att synkronisera alla tre, eller valfritt antal objekt. Privat adress de privata kontakter du har i Outlook. Global adress Kalender Klicka på Spara. de globala kontakter som finns inom företaget. de bokningar som finns i din Outlook-kalender. 5-4

133 Synkronisering När du har installerat tilläggstjänsten Outlook Synk samt gjort inställningar (se föregående avsnitt) i Outlook och i 3Växel Max har dina kontakter och kalenderbokningar automatiskt synkroniserats. För att den automatiska synkroniseringen ska fungera måste Outlook vara startat på datorn. Datorn måste dessutom vara ansluten till företagets Exchange-server och mot Internet. Om du avslutar Outlook, och/eller stänger av datorn efter det att en synkronisering har utförts, finns dina kalenderbokningar (max 35 stycken och 7 dagar framåt i tiden) kvar i 3Växel Max och styr automatiskt din tillgänglighet. Även kontakterna finns kvar i 3Växel-programmet om Outlook har cache aktiverad. När du startar Outlook igen synkroniseras informationen automatiskt och kontakter samt bokningar uppdateras i 3Växel igen. Vill du kontrollera när informationen senast synkroniserades klickar du på knappen more i verktygsfältet WPBX (i Outlook). Vill du göra en manuell synkronisering klickar du på knappen Resync now i samma verktygsfält. Kontakter från Outlook Kontakterna i Outlook måste innehålla ett tele - fonnummer eller en epostadress för att de ska synas i 3Växel Max. Administratören bestämmer vad de olika extra-fälten har för namn. Information som hämtas från Outlook är förnamn, efternamn, företag, befattning, avdelning, epostadress, mobilnummer, telefonnummer och anteckningar. Företag, befattning, avdelning och anteckningar placeras i fälten Extra 7 Extra 10. Om kontakten redan finns i 3Växel Max ersätts den om förnamn, efternamn samt mobilnummer har exakt samma format. Den information som finns i fälten Extra 1 Extra 6 i 3Växel Max bibehålls, medan informationen i fälten Extra 7 Extra 10 ersätts av information från Outlook. 5-5

134 För att se de kontakter som kommer från Outlook visar du katalogen. Kontakter som kommer från en global lista i Outlook placeras under Externa kontakter, övriga kontakter som endast finns i din personliga adressbok i Outlook placeras under Privata kontakter. Du kan inte se dina Outlook-kontakter i 3Växel Max mobilprogram eller i webbappen. Kontakterna visas med olika symboler i katalogen: grön Användare (och telefonister) inom företaget (läggs upp av 3). brun röd Extern kontakt (läggs upp av telefonist eller administratör). Om ett kuvert visas intill symbolen kommer kontakten från Outlook. Privat kontakt (läggs upp av användaren). Om ett kuvert visas intill symbolen kommer kontakten från Outlook. Om både ett kuvert och ett hjärta visas har den privata kontakten även exporterats till Outlook. Du kan inte redigera eller ta bort en Outlook-kontakt via 3Växel Max. När du redi gerar kontakten i Outlook uppdateras informationen automatiskt i 3Växel Max vid nästa synkronisering. Tar du bort en kontakt i Outlook försvinner den även i 3Växel Max. Detaljfönstret På samma sätt som tidigare kan du markera en användare och se ytterligare information i detaljfönstret. 5-6

135 Mötesbokningar från Outlook Även kalendern i Outlook synkroniseras. Dina statushänvisningar i 3Växel Max uppdateras automatiskt med de möten som du har lagt in i Outlook-kalendern. Synkroniseringen omfattar den närmaste veckan (sju dagar) och dina bokningar i Outlookkalendern sparas i 3Växel Max. Maximalt 35 bokningar kan sparas vid synkroniseringen. Du kan inte se dina kalenderbokningar i 3Växel Max. Mötesstatus och Vidarekoppling Då tiden för en Outlook-bokning blir aktuell sätts din status automatiskt till Möte. Om 3Växel Max datorprogram är igång visas även en informationsruta längst ner till höger på skärmen när tiden för en kalenderbokning infaller Den senaste vidarekopplingen du har gjort i 3Växel Max för Möten används även för denna hänvisning. Vill du använda en annan typ av vidare koppling ändrar du den på vanligt sätt. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Pekar du (eller någon annan) på statussymbolen i katalogfönstret visas bokningens rubrik som frånvaroorsak. I kolumnen Sluttid (i katalogfönstret eller detaljfönstret) ser du även när mötet slutar. Om en bokning har satts till Privat i Outlook, visas inte rubrik eller ämne för mötet. När sluttiden för bokningen inträffar ändras status en automatiskt tillbaka till Tillgänglig. 5-7

136 Exportera kontakter till Outlook Om du har egna kontakter i 3Växel Max som du vill få över till Outlook gör du så här: Du kan bara exportera privata kontakter från 3Växel Max till Outlook. Högerklicka på kontakten i katalogfönstret och välj Uppdatera privata Outlook-kontakter på snabbmenyn. När du växlar till Outlook finns din 3Växel Max-kontakt där med samma uppgifter som i 3Växel Max. I katalogfönstret ser du att kontakten har exporterats till Outlook på symbolen framför namnet. 5-8

137 6 Använda svarsgrupper. Så fungerar svarsgrupper Visa svarsgrupper Logga in/ut i svarsgrupp Visa svarsgruppsnummer Ta emot samtal till svarsgruppen Inställningar för svarsgruppen Svarsgruppkriterium Köinställningar

138 Så fungerar svarsgrupper I en svarsgrupp kan man samla flera personer som gemensamt svarar på samtal till ett visst nummer, till exempel Support. I 3Växel Max ingår det tre stycken svarsgrupper, finns det behov av flera svarsgrupper på företaget går det att köpa till fler. Administratören (eller telefonisten) lägger till medlemmar i de olika svarsgrupperna. Svarsgruppen har alltid ett SIM-kortslöst mobilnummer. Samtalen kan antingen komma direkt till svarsgruppen eller kopplas via en telefonist eller IVR. När någon ringer eller kopplas till svarsgruppen hörs först ett välkomstmeddelande. Därefter går samtalet till någon av medlemmarna i svarsgruppen enligt angivna inställningar. Om en medlem inte svarar eller är upp tagen kopplas samtalet automatiskt vidare till nästa medlem i svarsgruppen. 6-2

139 För att du ska kunna ta emot samtal som kommer via svarsgruppen måste din status vara Tillgänglig, dessutom måste du vara inloggad i svarsgruppen. En person med rollen telefonist bör inte vara medlem i en svarsgrupp, då detta kan medföra problem. Visa svarsgrupper Markerar du Svarsgrupper i översiktsfönstret visas de olika svarsgrupper som finns inom företaget. Det kan finnas maximalt 20 medlemmar i en svarsgrupp. Vill du se mer information om en speciell svarsgrupp gör du så här: Klicka på plus-tecknet framför Svarsgrupper. Nu visas de svarsgrupper som finns inom företaget. I kolumnen Mina medlemskap kan du se vilka svarsgrupper som du ingår i och om du är aktiv eller avstängd. Markera önskad grupp under Svarsgrupper. Nu visas de användare som ingår i aktuell grupp i katalogfönstret. I kolumnen Deltagarstatus kan du se om övriga medlemmar i svars gruppen är aktiva eller avstängda. I kolumnen Status kan du se övriga medlemmars status, om de är tillgängliga eller upptagna i till exempel möte. Detta är en svarsgrupp som inte används och som inte har döpts om av administratören. Om du har en annan status än tillgänglig (visas i kolumnen Status) får du inte några samtal via svarsgruppen, trots att det står Aktiv i kolumnen Deltagarstatus. Du kan ringa och skicka epost till de svarsgrupper som finns, på samma sätt som du gör med vanliga användare och kontakter. 6-3

140 Visa svarsgrupper via mobilprogrammet I mobilprogrammet kan du se de svarsgrupper där du ingår som medlem. Har du en iphone eller Android använder du i stället webb-appen, se nedan. Visa huvudmenyn och välj Svarsgrupp. Nu visas de svarsgrupper som du är medlem i, och du ser även om du är aktiv eller avstängd i respektive svarsgrupp. Visa svarsgrupper via webb-appen I webb-appen kan du se de svarsgrupper som finns inom företaget samt om du är inloggad eller utloggad i gruppen. Visa fliken Svarsgrupper. Nu visas de svarsgrupper som finns inom företaget. I kolumnen In-/utloggad kan du se vilka svars grupper som du ingår i och om du är inloggad eller utloggad. Visas en grå symbol med ett frågetecken är du inte medlem i svarsgruppen. 6-4

141 Logga in/ut i svarsgrupp Administratören/telefonisten lägger till medlemmar (användare) i de olika svarsgrupperna. I kolumnen Mina medlemskap kan du se vilka svarsgrupper som du ingår i, det står det Aktiv om du är inloggad, och Avstängd om du inte är inloggad. Du kan själv avaktivera/aktivera dig i de svarsgrupper där du är medlem. Gör så här: Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret. Viktigt! En telefonist bör inte vara medlem i en svarsgrupp, då detta kan medföra problem. Högerklicka på den svarsgrupp som du vill avaktivera ditt medlemskap i och välj Avaktivera. Nu ändras texten i kolumnen Mina medlemskap till Avstängd. För att aktivera medlemskapet igen gör du på samma sätt, men väljer i stället Aktivera. 6-5

142 Logga in/ut i svarsgrupp via mobilprogrammet När du visar svarsgrupperna i mobilprogrammet ser du direkt vilka grupper som du ingår i och om du är aktiv eller avstängd i aktuell svarsgrupp. Till vänster om svarsgruppens namn visas en grön statussymbol om du är inloggad, och en röd statussymbol om du inte är inloggad. Visa huvudmenyn och välj Svarsgrupp. Välj den svarsgrupp du vill avaktivera dig från. Nu ändrar symbolen framför svarsgruppens namn färg. För att logga in igen väljer du samma svarsgrupp igen. 6-6

143 Logga in/ut i svarsgrupp via webb-appen I kolumnen In-/utloggad kan du se vilka svarsgrupper som du ingår i, och om du är inloggad eller utloggad. Är du inloggad visas en grön statussymbol, och om du inte är inloggad visas en röd status symbol. Visa fliken Svarsgrupper. Klicka på ikonen under Ändra till höger om den svarsgrupp som du vill logga ut ur. Nu ändrar symbolen i kolumnen In-/utloggad färg. För att logga in igen klickar du på ikonen under Ändra igen. Logga in/ut i svarsgrupp via servicenummer Du kan även logga in/ut ur en svarsgrupp via servicenumret 377. Gör så här: Ring 377 från din 3Mobil. Tryck 1 för att hantera din aktivering i svarsgrupper. Tryck 1 för att logga ut ur alla svarsgrupper, eller tryck 2 för att logga in i alla svarsgrupper. Vill du uppge en specifik svarsgrupp trycker du 3, ange sedan svarsgruppens kortnummer eller hela telefonnummer (inled med 46). Du får först höra din status i svarsgruppen, tryck 1 för att logga ut respektive logga in i svarsgruppen. Avsluta samtalet. 6-7

144 Visa svarsgruppsnummer Du kan ställa in så att du ser svarsgruppsnumret i mobiltelefonens display vid inkommande samtal till svarsgruppen. Om du inte gör denna inställning visas endast A-numret (det vill säga telefonnumret på den som ringer) i displayen, då ser du inte att det är ett samtal som kopplats via svarsgruppen. Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Min information. Nu visas fliken Min information. Under Dolt nummer markerar du rutan Visa svarsgruppsnummer för inkommande samtal. Klicka på Spara. När ett samtal kopplas till dig via svarsgruppen visas svarsgruppens telefonnummer i mobiltelefonens display. Denna information följer även med då samtalet vidarekopplas. Om du sparar svarsgruppens telefonnummer i mobilens kontaktbok kan du ge svarsgruppen ett namn, till exempel Support. Då visas detta namn i displayen vid inkommande samtal. 6-8

145 Visa svarsgruppsnummer via mobilprogrammet Gör så här för att bestämma vilket nummer som ska visas vid samtal som kommer via en svarsgrupp: Visa huvudmenyn och välj Samtalsregler följt av Nummerpresentation. Markera Inkommande svarsgruppsamtal och välj Ändra. Välj om du vill visa numret på det inkommande samtalet, eller om du vill visa svarsgruppens nummer när det kommer ett samtal via en svarsgrupp. Välj Spara. Ta emot samtal till svarsgruppen För att ta emot ett samtal som kommer via svarsgruppen svarar du som vanligt i mobil telefonen. Läs mer i avsnittet Inställningar för svarsgruppen nedan om du vill veta hur samtalen kan fördelas inom svarsgruppen. Om du inte har möjlighet att ta emot ett samtal är det viktigt att du loggar ut ur svarsgruppen eller ändrar din status. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Det ringer fyra signaler (20 sekunder) hos första medlemmen i svarsgruppen, därefter ringer det två signaler (10 sekunder) hos resterande medlemmar. Om alla aktiva medlemmar i svarsgruppen är upptagna i telefon eller ingen medlem svarar, kan samtalet kopplas vidare till 3Svar eller någon annan destination, eller också kan det placeras i kö. Inställningar för detta görs av administratören eller telefonisten, läs mer i avsnitt et Köinställningar på sidan Om den som ringer lämnar ett meddelande hamnar detta i svarsgruppens 3Svar och en notifiering om detta kommer via epost. Läs mer i kapitlet Servicenummer. 6-9

146 Inställningar för svarsgruppen Administratören gör inställningar för hur samtalen ska fördelas inom svarsgruppen, vem det ska ringa hos först och vem samtalet går till om denne inte svarar eller är upptagen i telefon. Om alla aktiva medlemmar i svarsgruppen är upptagna i telefon kan samtalet placeras i en kö. När någon ringer direkt till svarsgruppen eller blir vidarekopplad till svarsgruppen hörs först ett välkomstmeddelande ( Välkommen ). Därefter går samtalet till någon medlem i svarsgruppen enligt nedan. Administratören kan spela in ett annat meddelande. Läs mer om hur meddelanden spelas in i kapitlet Administrera växeln. Svarsgruppkriterium Vill du veta vilka inställningar som är gjorda för svarsgruppen kontaktar du växel admi nistratören. Administratören kan välja mellan följande svarsgruppkriterium när det gäller hur samtalen ska fördelas inom svarsgruppen, det vill säga till vilken medlem samtalen ska gå till. Ledig längst Parallell påringning Sekventiell i ordning Slumpvis sekventiell Störst kunnande Samtalet går till den medlem som har varit ledig längst. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Samtalet ringer samtidigt hos alla medlemmar i svarsgruppen (innehåller svarsgruppen fler än tio medlemmar ringer det hos de tio som har varit lediga längst). Samtalet går till den medlem som står först på listan Svarsgruppsmedlemmar. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Samtalet slumpas ut till någon medlem. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Samtalet går till den medlem som har störst kunnande enligt listan Svårighetsgrad under Min information. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. 6-10

147 Köinställningar När det kommer in flera samtal till en svarsgrupp kan dessa placeras i en kö. Administratören/telefonisten aktiverar eventuell kö och gör alla inställningar för hur den ska hanteras. I dagsläget finns det ingen visuell information om att det uppstår en kö för en svarsgrupp. För att få veta om, och hur många samtal det finns i kön, måste du ringa till svarsgruppen. Systemet känner av om det finns samtal i kön var 20:e sekund, därför kan det ta en liten stund innan ett samtal kopplas fram till dig i svarsgruppen trots att du är ledig. Om administratören/telefonisten väljer att inte aktivera kön anger hon/han vad som händer med samtalet om alla inom svarsgruppen är upptagna eller om ingen svarar. Samtalet kan då till exempel vidarekopplas till 3Svar, till växeln eller också kan den som ringer få höra ett meddelande om att alla linjer är upptagna. Dessa inställningar gäller även då kön är full. Administratören kan läsa in ett företagsanpassat meddelande som spelas upp då någon väntar i svarsgruppens kö, samt ytterligare ett meddelande då kön är full. 6-11

148

149 7 Telefonistplats. Vad är en telefonistplats? Ringa samtal Ringa via datorprogrammet Ringa via mobilprogrammet Gruppsamtal Ta emot samtal Parkera samtal Ta emot samtal via mobilprogrammet Koppla samtal Växla mellan samtal Trepartssamtal Koppla förbi användarinställningar Koppla samtal direkt Koppla samtal via mobilprogrammet Hantera kön Köfönstret Besvara samtal i kön Kolumnrubriker Sortera kön Sökkriterium Användarkö Hantera kön via mobilprogrammet Återanrop Samtalshistorik Programinställningar Samtalshantering och inloggning Funktionstangenter Notifiering Logga ut

150 Stänga och öppna huvudnummer Inställningar för huvudnumret Kriterier Köinställningar Tidsstyrningslista

151 Vad är en telefonistplats? Telefonistplats är en tilläggstjänst i 3Växel Max som gör det möjligt för telefonister/ receptionister på företaget att ta emot samtal till huvudnumret och koppla vidare inom företaget genom att använda datorprogrammet i 3Växel Max. Huvudnumret används bara i de fall det finns en telefonistplats inom före taget, eller då IVR används. Som telefonist kan du även använda mobilprogrammet för att svara på och koppla vidare samtal som kommer till växeln. Du kan dock inte logga in som telefonist via webb-appen. Viktigt! Endast vissa mobiltelefoner fungerar ihop med telefonistplats. När du är inloggad som telefonist kan du ta emot samtal som kommer direkt till dig (till ditt personliga telefonnummer), och samtal som kommer till den kö som du är kopplad till. En telefonist kan bara vara kopplad till en kö, men flera huvudnummer kan vara kopplade till en och samma kö. Du kan välja att vidarekoppla alla samtal som kommer direkt till dig, och endast ta emot samtal till huvudnumret. Har du i stället stängt din telefon som telefonist, kommer ändå samtal direkt till dig fram. Telefonisten kan göra alla inställningar för andra användare, till exempel ändra status och vidarekopplingar. Läs mer i kapitlet Administrera växeln. Ringa samtal När du ska ringa ett samtal utgår du från programmet 3Växel Max. När du är inloggad som telefonist bör du inte ringa direkt från mobiltelefonen, då det kan uppstå problem vid inkommande samtal. För att ringa ett samtal via 3Växel Max börjar du med att visa katalogen. Du kan visa katalogen via datorprogrammet eller via. De samtal som du ringer från datorprogrammet sparas under rubriken Samtalshistorik. 7-3

152 Ringa via datorprogrammet Fördelen med att utgå från programmet 3Växel Max när du ringer ett samtal, är att de 40 senaste samtalen sparas under rubriken Samtalshistorik. Gör så här för att ringa en användare eller kontakt som finns med i katalogen: Markera personen i katalogfönstret. Klicka på Ring ovanför katalogfönstret. Om du högerklickar på namnet visas en snabbmeny där du kan välja Ring för att ringa till mobilnumret, Ring fastnummer Du kan även dubbelklicka på person en för att välja första alternativet på snabbmenyn, det vill säga Ring. om du vill ringa till personens fasta nummer eller Ring 3Svar för att ringa direkt till personens 3Svar och lämna ett meddelande i röstbrevlådan. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går då vidare till vald person. När du har valt att ringa ett nummer visas det i samtalsrutan. Genom att klicka på knappen till Avbryt kan du avbryta samtalet. 7-4

153 Vill du ringa ett nummer som inte finns med i katalogen gör du så här: Placera insättningspunkten i textfältet högst upp i programfönstret, ovanför katalogfönstret. Skriv önskat telefonnummer. Klicka på Ring (eller bekräfta genom att trycka på tangenten Retur). Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valt telefonnummer. Klicka på Rensa för att tömma textfältet och visa alla katalogposter igen. Om du försöker ringa ett telefonnummer som finns med på spärrlistan för utgående samtal visas ett meddelande om att samtalet är spärrat. Administratören kan dock ha valt att vidarekoppla spärrade samtal till ett annat nummer eller till 3Svar. 7-5

154 Ringa via mobilprogrammet Gör så här för att ringa en användare eller kontakt som finns med i katalogen: Markera personen i katalogen. Välj Ring. När du är inloggad som telefonist bör du inte ringa direkt från mobiltelefonen, då det kan uppstå problem vid inkommande samtal. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går då vidare till vald person. När personen har svarat kan du välja om du vill koppla samtalet till någon annan, läs mer i kapitlet Telefonistplats. VIll du avsluta samtalet kan du göra det som vanligt via mobiltelefonen, eller välja Lägg på. Vill du ringa ett nummer som inte finns med i katalogen gör du ett utgående samtal enligt nedan. 7-6

155 Utgående samtal Är du inloggad som telefonist kan du göra ett utgående samtal från programmet 3Växel Max. Du kan då välja att ringa någon i katalogen eller ange ett telefonnummer manuellt. Gör så här för att ringa någon i katalogen: Visa huvudmenyn och välj Utgående samtal. Välj Sök för att söka i katalogen efter en person. De senaste personerna du ringt visas direkt på menyn. För att ringa någon av dem väljer du Välj och samtalet kopplas via din mobiltelefon enligt punkt 5. Markera Endast användare eller Hela katalogen beroende på var du vill söka. För att markera ett val trycker du på mittknappen. Välj Sök. Markera personen du vill ringa och välj Ring. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går då vidare till vald person. När personen har svarat kan du välja om du vill koppla samtalet till någon annan, läs mer i kapitlet Telefonistplats. VIll du avsluta samtalet kan du göra det som vanligt via mobiltelefonen, eller välja Lägg på. 7-7

156 Om personen inte finns med i katalogen gör du så här för att ange ett telefonnummer manuellt: Visa huvudmenyn och välj Utgående samtal. Välj Manuellt om du vill ange ett telefonnummer att ringa. Skriv numret du vill ringa. Du kan även välja Val följt av Hämta från Kontakter om du vill hämta ett telefonnummer från telefonens kontaktbok. Välj Ring med 3Switch. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas numret som du ringer. Svara på din mobiltelefon och samtalet går då vidare till vald person. Du kan även välja Val följt av Ring. Bekräfta att du vill ringa genom att välja Ja och samtalet går då vidare till vald person på samma sätt som ovan. 7-8

157 Gruppsamtal Vill du ringa flera personer samtidigt kan du skapa ett gruppsamtal. Gruppsamtalet kan gå till både interna och externa telefonnummer. Du kan samtidigt ringa maximalt 10 nummer. Gör så här för att starta gruppsamtalet via datorprogrammet: Se till att de personer du vill ringa visas i katalogfönstret (har du många person er i katalogen kan du söka efter avdelning eller liknande). Markera de personer som ska ingå i gruppsamtalet genom att hålla ner Ctrltangenten och klicka på dem. Vill du markera flera personer i en följd klickar du på den första, håller ner Skift-tangenten och klickar på den sista. Klicka på Ring ovanför katalogfönstret, eller högerklicka på en av de markerade personerna och välj Ring på snabbmenyn. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas ett av numren som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valda personer. I rutan Samtal 1 ser du de nummer du har valt att ringa. Vart efter personerna svarar ändras färgen på telefonnumren från rött till grönt. 7-9

158 Gruppsamtal via mobilprogrammet Vill du ringa flera personer samtidigt kan du skapa ett gruppsamtal. Gruppsamtalet kan gå till både interna och externa telefonnummer. Du kan samtidigt ringa maximalt 10 nummer. Visa huvudmenyn och välj Gruppsamtal. Välj Val följt av Lägg till. Välj en person som ska ingå i gruppsamtalet genom att trycka på mittknappen. Om du inte ser alla personer i listan väljer du Sök, och söker efter önskade personer enligt kapitlet Katalogen. Markera personen och välj Ring. Upprepa punkt 2 3 för att lägga till ytterligare personer. Välj Val följt av Ring med 3Switch. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon. På mobiltelefonens display visas ett av numren som du ringer. Svara på din mobiltelefon och sam talet går vidare till valda personer. För att lägga på väljer du Lägg på. 7-10

159 Ta emot samtal När du är inloggad som telefonist kan du ta emot samtal som kommer direkt till dig (till ditt personliga telefonnummer), och samtal som kommer till den kö som du är kopplad till. En telefonist kan bara vara kopplad till en kö, men flera huvudnummer kan vara kopplade till en och samma kö. Viktigt! Om huvudnumret är öppet, men ingen telefonist är inloggad hanteras sam tal et enligt inställningen för full kö. Vid Uppläst meddelande får den som ringer ett meddelande om att ingen telefonist är inloggad, där efter avslutas samtalet. För att ta emot ett samtal som kommer till Om du inte har möjlighet att ta emot huvudnumret gör du på lite olika sätt beroende ett samtal är det viktigt att du loggar på dina inställningar för samtalshantering och ut eller ändrar din status. Läs mer i avsnitt et Logga ut på sidan inställningarna för hur samtalen fördelas mellan telefonisterna. Läs mer i avsnitten Samtalshantering och inloggning på sidan 7-37 och Inställningar för huvudnumret på sidan Om samtalen går direkt till dig som telefonist bekräftar du att du vill svara eller svarar som vanligt i mobil tele fonen, annars tar du samtalet från kön. Om samtalet går till en telefonist, och denne inte svarar, hamnar samtalet i kön och samtliga telefonister kan då svara på samtalet. Läs mer i avsnittet Hantera kön på sidan Om en person ringer huvudnumret och kopplas till röstbrevlådan, kan hon/han lämna ett meddelande vilket då hamnar i huvudnumrets 3Svar och en notifiering om detta kommer med epost. Om en person däremot ringer ditt personliga nummer och lämnar ett röstmeddelande hamnar detta i ditt 3Svar, och en notifiering om detta kommer via SMS. Läs mer om 3Svar i kapitlet Servicenummer. I rutan Samtal 1 visas information om samtalet, numret från den som ringer samt eventuellt namn om personen finns med i katalogen. Du ser även till vilket huvudnummer personen har ringt. 7-11

160 Gör så här för att besvara ett sam tal som inte presenteras automatiskt (det visas först i programfönstret samt i en informationsruta längst ner till höger på skärmen): Klicka på Svara i rutan Samtal 1 eller klicka på texten i informationsrutan, för att flytta samtalet till mobiltelefonen. Klickar du på Avvisa flyttas samtalet i stället till kön. Svara på samtalet via mobiltelefonen. Rutan Samtal 1 ändrar nu färg till vit och du ser tydligt att samtalet är besvarat och aktivt. Du kan nu välja vad du vill göra med samtalet. Läs mer i avsnitten Parkera samtal samt Koppla samtal nedan. VIll du avsluta samtalet kan du göra det som vanligt via mobiltelefonen, eller genom att klicka på Avbryt i rutan Samtal

161 Om funk tion en Automatisk presentation är aktiverad går samtalet direkt till mobiltele fonen (om det inte placeras i kön, läs mer i Hantera kön på sidan 7-24). Du svarar då på samtalet via mobiltelefonen på samma sätt som beskrivs ovan. Samtalsinformation Längst ner i rutorna Samtal 1 och Samtal 2 kan du klicka på pilen vid Samtalsinformation för att visa mer information om samtalet. Du ser till exempel när samtalet togs emot och om det har parkerats. Om du inte ser all information kan du använda rullningslisten till höger om rutan. Samtal direkt till dig För att ta emot ett samtal som kommer direkt till ditt personliga telefonnummer, svarar du som vanligt i mobiltelefonen. Om du har stängt din telefon som telefonist, kommer ändå samtal direkt till dig fram. I rutan Samtal 1 ser du att samtalet är till dig, och i rutan Samtalsinformation står texten Direct, som också visar att det är ett samtal direkt till dig. Om du är upptagen i telefon eller inte svarar på ett samtal kan du göra inställningar för hur samtalet ska vidarekopplas, läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Som standard kopplas samtalen vidare till röstbrevlådan, läs mer om 3Svar i kapitlet Servicenummer. Om du är utloggad som telefonist kan du ändå koppla ett samtal via mobiltelefonen, läs mer i kapitlet Ringa/ta emot samtal. Är du inloggad som telefonist i 3Växel Max kan du koppla samtalet på samma sätt som ett samtal som kommit via huvudnumret, läs mer i avsnittet Koppla samtal på sidan

162 Parkera samtal När du har svarat på ett samtal kan du parkera det om du behöver prata med någon, eller kontrollera något vid sidan av telefonen. Du kan dock inte ringa till någon när samtalet är parkerat. Gör så här: Svara på samtalet via mobiltelefonen. Klicka på Parkera ovanför rutan Samtal 1. Rutan ändrar nu färg och du ser tydligt att samtalet är parkerat. För att ta tillbaka samtalet klickar du på samma knapp som nu heter Återuppta. Flytta samtal till kön Vill du att samtalet ska gå tillbaka till kön, så att du har möjlighet att svara på ytterligare samtal eller ringa ett samtal, klickar du på Parkera högst upp till vänster i rutan Samtal 1. När samtalet ligger i kön kan vilken telefonist som helst ta samtalet. 7-14

163 Ta emot samtal via mobilprogrammet För att ta emot ett samtal som kommer till huvudnumret gör du på lite olika sätt beroende på inställningarna för hur samtalen fördelas mellan telefonisterna. Läs mer i avsnittet Inställningar för huvudnumret på sidan Om du inte har möjlighet att ta emot ett samtal är det viktigt att du loggar ut eller ändrar din status. Läs mer i avsnitten Logga ut på sidan Om samtalen går direkt till dig som telefonist visas det i mobil tele fonens display och du kan svara, annars tar du samtalet från kön. Om samtalet går till en telefonist, och denne inte svarar, hamnar samtalet i kön och samtliga telefonister kan då svara på samtalet. Läs mer i avsnittet Hantera kön på sidan Gör så här för att besvara ett sam tal som går direkt till mobiltelefonen: I mobiltelefonens display visas numret från den som ringer. Markera Acceptera med navigeringsknapparna och välj Välj för att ta samtalet. Markerar du Avvisa flyttas samtalet i stället till kön. Nu kopplas samtalet till din mobiltelefon. Svara på samtalet via mobiltelefonen. Du kan nu välja vad du vill göra med samtalet. Läs mer i avsnitten Flytta samtal till kön och Koppla samtal nedan. VIll du avsluta samtalet kan du göra det som vanligt via mobiltelefonen, eller välja Lägg på. 7-15

164 Samtal direkt till dig För att ta emot ett samtal som kommer direkt till ditt personliga telefonnummer, svarar du på samma sätt som om samtalet kommer till huvudnumret. Är du inloggad som telefonist i 3Växel Max kan du koppla sam tal et på samma sätt som ett samtal som kommit via huvudnumret, läs mer i avsnitt et Koppla samtal nedan. Om du har stängt din telefon som telefonist, kommer ändå samtal direkt till dig fram. Är du inte inloggad i 3Växel Max svarar du som vanligt i mobiltelefonen. Du kan även då koppla ett samtal via mobiltelefonen, läs mer i kapitlet Ringa/ta emot samtal. Flytta samtal till kön Vill du att samtalet ska gå tillbaka till kön, så att du har möjlighet att svara på ytter ligare samtal kan du parkera det. När samtalet ligger i kön kan vilken telefonist som helst ta samtalet. Svara på samtalet via mobiltelefonen. Markera Parkera med navigeringsknapparna. Välj Välj. 7-16

165 Koppla samtal Innan du ska koppla ett samtal kan du ibland behöva prata med personen du vill koppla till. För att ringa upp och prata med en person innan du kopplar, gör du så här: Svara på samtalet via mobiltelefonen. Markera personen i katalogfönstret och klicka på Ring ovanför katalogfönstret, eller dubbelklicka på namnet i katalogfönstret. Du kan även höger klicka på namnet och välja Ring på snabbmenyn som visas. Läs mer i kapitlet Katalogen om hur du visar användare och kontakter. Prata med personen. Du kan koppla samtal till alla personer som finns i katalogen, även externa kontakter, eller skriva ett nytt nummer i fältet ovanför katalogfönstret och klicka på Ring. Koppla samtalet genom att klicka på Koppla högst upp till höger i rutan Samtal

166 Växla mellan samtal Du kan enkelt växla mellan de olika samtalen, och prata med den person som har ringt växeln eller prata med den som du har ringt till. Vill du åter igen prata med den första personen klickar du på Tala vänster ovanför rutan Samtal 1. Du kan sedan gå tillbaka till det andra samtalet genom att klicka på Tala höger ovanför rutan Samtal 2. När du har pratat klart med båda parter kan du koppla samtalet genom att klicka på Koppla. Vill du i stället avsluta samtalen klickar du på Avbryt i respektive ruta. Den vita rutan innehåller det aktiva samtalet. 7-18

167 Trepartssamtal Vill du samtidigt prata med båda personerna kan du skapa ett trepartssamtal. Klicka då på 3:e part ovanför rutorna Samtal 1 och Samtal 2. När du har pratat klart med båda parter kan du koppla eller avsluta samtalen genom att klicka på Koppla eller Avbryt. Koppla förbi användarinställningar Som telefonist kan du välja att gå förbi användarens inställningar, och koppla ett samtal trots att telefonen är vidarekopplad. Gör så här: Markera Koppla förbi anv.inst. ovanför katalogfönstret. Ring och/eller koppla samtalet som vanligt. 7-19

168 Koppla samtal direkt Om du vill koppla ett samtal direkt till en person utan att först prata med henne/ honom, gör du så här: Svara på samtalet via mobiltelefonen. Markera personen i katalogfönstret. Du kan koppla samtal direkt till alla personer som finns i katalogen. Höger klicka på namnet och välj Koppla direkt på snabbmenyn som visas. Vill du koppla samtalet direkt till personens röstbrevlåda kan du välja Direkt till 3Svar på snabbmenyn. Viktigt! Om personen du kopplar samtalet till inte svarar och har valt att vidarekoppla obesvarade samtal till huvudnumret, kan du se att samtalet tidigare har besvarats av en telefonist om du visar detaljer om samtalet/ samtalsinformation. Läs mer i avsnittet Återanrop på sidan

169 Koppla samtal via mobilprogrammet Har du svarat på samtalet via mobilprogrammet gör du så här för att ringa upp och prata med en person innan du kopplar samtalet: Svara på samtalet via mobiltelefonen. Välj Ring. Välj Sök för att söka i katalogen efter en person. Markera önskat val beroende på var du vill söka och välj Sök. Markera personen du vill ringa och välj Ring. Läs mer i kapitlet Katalogen om hur du visar olika användare och kontakter. Välj Manuellt om du själv vill ange ett telefonnummer att ringa. Ange numret du vill ringa och välj Ring med 3Switch. Om personen du vill ringa till visas direkt på menyn kan du markera personen och välja Välj. Prata med personen. Koppla samtalet genom att välja Överför. Du kan koppla samtal till alla personer som finns i katalogen. 7-21

170 Växla mellan samtal Du kan enkelt växla mellan de olika samtalen, och prata med den person som har ringt växeln eller prata med den som du har ringt till. Denna funktion fungerar endast på vissa mobiltelefoner. Vill du åter igen prata med den första personen markerar du det numret och trycker på mittknappen. Du kan sedan gå tillbaka till det andra samtalet genom att markera det numret och trycka på mittknappen. När du har pratat klart med båda parter kan du koppla samtalet genom att välja Överför. Vill du i stället avsluta aktuellt samtal väljer du Lägg på. Trepartssamtal Vill du samtidigt prata med båda personerna kan du skapa ett trepartssamtal. Välj då i stället Tredje part. När du har pratat klart med båda parter kan du koppla eller avsluta samtalen genom att välja Överför eller Lägg på. 7-22

171 Koppla samtal direkt Om du vill koppla ett samtal direkt till en person utan att först prata med henne/ honom, gör du så här: Svara på samtalet via mobiltelefonen. Välj Överför. Välj Sök för att söka i katalogen efter en person. Markera önskat val beroende på var du vill söka och välj Sök. Markera personen du vill ringa och välj Ring. Välj Manuellt om du själv vill ange ett telefonnummer att ringa. Ange numret du vill ringa och välj Ring med 3Switch. Om personen du vill ringa till visas direkt på menyn kan du markera personen och välja Välj. Viktigt! Om personen du kopplar samtalet till inte svarar och har valt att vidarekoppla obesvarade samtal till huvudnumret, visas samtalet som ett nytt samtal. Du ser alltså inte att samtalet tidigare har besvarats av en telefonist. 7-23

172 Hantera kön Ett samtal placeras i kö om telefonisten inte svarar, eller om alla telefonister är upptagna i telefon. Man kan även välja att låta alla samtal gå direkt till kön. Administratören gör samtliga inställningar för hur kön ska hanteras. Läs mer i avsnittet Köinställningar på sidan Köfönstret I köfönstret ser du de samtal som finns i kön. I rutan Samtal ovanför fönstret ser du hur många samtal som finns i kön just nu. I rutan Telefonister ser du hur många telefonister som är inloggade. Du kan själv bestämma vilka rubriker som ska visas i köfönstret, och i vilken ordning de ska visas, läs mer i avsnittet Kolumnrubriker på sidan Detaljfönstret Direkt under kön kan du klicka på pilen vid Detaljer för samtal i kö för att visa detaljfönstret. I detaljfönstret kan du se ytterligare information om markerat samtal. Du ser till exempel när samtalet besvarades och om det har parkerats. Om du inte ser all information kan du använda rullningslisten till höger om rutan. 7-24

173 Besvara samtal i kön Om samtalen går direkt till kön, kan du själv välja när du ska ta ett samtal. Finns det flera samtal i kön, kan du även välja vilket samtal du vill besvara. Gör så här för att besvara ett samtal i kön: Markera samtalet som du vill besvara. Du kan markera vilket samtal du vill. Om användaren eller kontakten har VIP-status visas en stjärna i kolumnen VIP. Klicka på Ta samtal till höger ovanför kön. Svara på samtalet via mobiltelefonen. Du kan även dubbelklicka på samtalet för att besvara det. Du kan nu välja vad du vill göra med samtalet. Läs mer i avsnittet Parkera samtal på sidan 7-14, samt Koppla samtal på sidan

174 Kolumnrubriker Du kan själv välja vilka kolumnrubriker som ska visas i fönstret. Har ni flera huvudnummer kopplade till samma kö kan det vara bra att visa information om vilket huvudnummer personen ringde till. Om det ofta uppstår kö kan det vara bra att visa hur länge samtalet har legat i kö eller tidpunkten för när samtalet kom in. Du kan visa följ ande kolumnrubriker: Förnamn på den som ringer Efternamn på den som ringer Förnamnet på den person som ringer, om hon/han finns med i katalogen. Efternamnet på den person som ringer, om hon/han finns med i katalogen. Nummer som rings upp Telefonnumret som personen ringer från. Namn på huvudnummer Huvudnummer Företagsnamn Typ Namnet på det huvudnummer som samtalet kommer till. Numret på det huvudnummer som samtalet kommer till. Namnet på det företag som samtalet kommer till. Här ser du vad det är för typ av samtal: N står för nytt samtal och P för parkerat samtal. VIP Tid Samtalslängd Antal Här visas en stjärna om personen har VIP-status (läggs till av administratören eller telefonisten). Här kan du se vilken tid samtalet kom in. Samtalets längd i sekunder. Tiden räknas från att samtalet kom till huvudnumret. Om en telefonist flyttar tillbaka samtalet till kön fortsätter tiden att gå, men om ett samtal inte besvaras utan vidarekopplas till huvudnumret visas det som ett nytt samtal. Här ser du hur många gånger samtalet har placerats i kön. 7-26

175 Välja kolumner För att välja vilka kolumner som ska visas i köfönstret gör du så här: Högerklicka på en kolumnrubrik och välj Kolumnväljare på snabbmenyn. Dra önskade kolumnrubriker från rutan Anpassning till rubrikraden för att visa dem i köfönstret. För att ta bort någon kolumnrubrik drar du den från rubrikraden till rutan Anpassning. När du är klar stänger du rutan Anpassning genom att klicka på knappen Stäng uppe till höger. Du kan ändra kolumnernas ordning, deras bredd samt sortera, gruppera och filtrera kolumnerna på samma sätt som för katalogfönstret. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. 7-27

176 Sortera kön För att lättare svara på samtalen i turordning, kan du visa dem i den ordning de kommit in till kön genom att sortera kön. Inställningen ligger kvar även nästa gång du loggar in i programmet. Gör så här för att sortera kön efter samtalslängd: Högerklicka på kolumnrubriken Samtalslängd. Välj Sortera fallande om du vill visa det äldsta samtalet överst i listan, välj Sortera stigande om du vill visa det senaste samtalet överst i listan. 7-28

177 Sökkriterium Om flera huvudnummer är kopplade till samma kö, kan kön innehålla många samtal. Du kan då välja att endast visa de som är till ett specifikt huvudnummer. Gör så här: Öppna listrutan Sökkriterium och välj Huvudnummer eller Namn på huvudnummer. Ange en söksträng i rutan till höger. Nu visas endast samtal till det huvudnummer du har valt att söka efter. Rensa sedan sökfältet och välj [Ingen] i listrutan Sökkriterium för att visa alla samtal igen. 7-29

178 Användarkö Som telefonist kan du kontrollera en användares köstatus, det vill säga om personen har samtal som väntar. För att du ska kunna se användarkön måste kolumnen Kö visas i katalogfönstret. Läs om hur du väljer kolumner i kapitlet Katalogen. Högerklicka på användaren och välj Visa mobilstatus på snabbmenyn. I kolumnen Kö i katalogfönstret visas antalet samtal i kö, och i kolumnen Nätverksstatus visas även användarens mobilstatus, det vill säga om användarens telefon är upptagen eller ledig. Om du har markerat kategorin Användare eller Telefonister i översiktsfönstret kan du markera flera personer samtidigt genom att hålla ner Ctrl- eller Skift-tangenten och klicka på dem. 7-30

179 Hantera kön via mobilprogrammet Ett samtal placeras i kö om telefonisten inte svarar, eller om alla telefonister är upptagna i telefon. Man kan även välja att låta alla samtal gå direkt till kön. Administratören gör samtliga inställningar för hur kön ska hanteras. Läs mer i avsnittet Köinställningar på sidan Efter alternativet Kö på huvudmenyn ser du hur många samtal som finns i kön. Visa kön och information För att visa kön och information om respektive samtal gör du så här: Visa huvudmenyn och välj Kö. Nu ser du till vilket huvudnummer samtalen har kommit. Markera det samtal som du vill se mer information om. Välj Se information. Du ser då telefonnumret som personen ringer från samt när samtalet kom. Välj Tillbaka för att gå tillbaka till kön. 7-31

180 Besvara samtal i kön Om samtalen går direkt till kön, kan du själv välja när du ska ta ett samtal. Finns det flera samtal i kön, kan du även välja vilket samtal du vill besvara. Gör så här för att besvara ett samtal i kön: Visa huvudmenyn och välj Kö. Markera samtalet som du vill besvara. Du kan markera vilket samtal du vill. Välj Val följt av Välj för att ta samtalet. Svara på samtalet via mobiltelefonen. Du kan nu välja vad du vill göra med samtalet. Läs mer i avsnitten Flytta samtal till kön på sidan 7-16 och Koppla samtal via mobilprogrammet på sidan

181 Kösignal Om samtalen går direkt till kön kan du välja att få en ljudsignal för att uppmärksammas på att det finns samtal i kön. Gör så här: Visa huvudmenyn och välj Inställningar. Välj Kösignal. Markera audio alert om du vill höra en ljudsignal. Du markerar/avmarkerar alternativet med mittknappen. Välj Spara. 7-33

182 Användarkö Som telefonist kan du kontrollera en användares köstatus, det vill säga om personen har samtal som väntar. Visa huvudmenyn och välj Katalog. Sök efter önskad användare. Välj Val följt av Nätverksstatus. Under Antal samtal i kö visas antalet samtal i kö, och under Användarstatus visas även användarens mobilstatus, det vill säga om användarens telefon är upptagen eller ledig. Välj Tillbaka. 7-34

183 Återanrop När du får ett återanrop, det vill säga ett samtal som kommer tillbaka till växeln, visas information om samtalet. Du ser vem som har ringt in (Anumret), till vilket nummer personen ursprungligen har ringt, vem det kommer tillbaka från samt varför det kommer tillbaka. Du tar emot och kopplar ett samtal på samma sätt som tidigare. Om användaren inte svarar och har valt att vidarekoppla obesvarade samtal till huvudnumret, kommer samtalet tillbaka till växeln. Längst ner i rutan Kö kan du klicka på pilen vid Detaljer för samtal i kö för att visa information om samtalet. Ta samtalet från kön genom att klicka på Ta samtal. Är du inloggad i mobilprogrammet kan du inte se att det är ett återanrop. Informationen visas även i rutan Samtalsinformation. Har samtalet gått direkt till någon som inte svarar, visas information om ursprungligt uppringt nummer och senaste vidarekopplingsorsak. Använd rullningslisten för att se mer information om samtalet. 7-35

184 Samtalshistorik De samtal som du ringer från programmet 3Växel Max sparas under rubriken Samtalshistorik. I samtalshistoriken visas de 40 senaste samtalen. Du kan naturligtvis ringa ett samtal direkt från mobiltelefonen på vanligt sätt, men då sparas inte informationen i historiken. Markera Samtalshistorik i översiktsfönstret. I katalogfönstret visas nu de senaste samtalen du gjort, svarat på eller tagit upp från kön. Du kan komprimera en grupp genom att klicka på minus-tecknet framför den, expandera gruppen igen genom att klicka på plus-tecknet. Vill du bara visa historiken för ett speciellt telefonnummer kan du skriva önskat nummer i sökfältet. Du kan ringa upp ett telefonnummer igen genom att dubbelklicka på det i katalogfönstret. Vill du ändra vilka kolumner som visas, eller gruppera dem annorlunda kan du göra det på samma sätt som för katalogen. Du kan även spara samtalshistoriken genom att exportera samtalskatalogen. Läs mer i kapitlet Katalogen. 7-36

185 Programinställningar I 3Växel Max kan du göra vissa inställningar för att programmet ska fungera på bästa sätt för just dig. Du kan bestämma hur samtalen ska hanteras, hur inloggningen ska gå till, vilka funktionstangenter som ska användas och hur notifieringar ska ske. Samtalshantering och inloggning Som telefonist kan du bestämma hur samtal till huvudnumret ska hanteras, om de ska presenteras automatiskt och om samtalen ska skickas till dig så fort du är ledig. Du kan även anpassa inställningarna för inloggning och start av programmet. Gör så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Övriga inställningar. Markera Automatisk presentation om du vill att samtalen ska gå direkt till telefonen (om de inte placeras direkt i kön). Om denna Använd endast denna funktion om du svarar på alla samtal. ruta inte är markerad måste du först välja att du vill svara på samtalet via datorn, först då ringer det på din mobiltelefon och du kan svara på samtalet. Är du inloggad i mobilprogrammet placeras samtalet i kön. Markera Ta samtal automatiskt från kön om du vill att samtalen automatiskt ska skickas ut till dig som telefonist så fort du är ledig. Detta gäller dock inte samtal som har parkerats. Markera inte rutan Svara automatiskt. 7-37

186 5 6 7 Markera Spara lösenord om du vill att lösenordet ska vara ifyllt när du loggar in i 3Växel Max. Markera Automatisk inloggning om du vill att det räcker att dubbelklicka på ikonen 3Switch för att både starta programmet 3Växel Max och direkt logga in. (Lösenordet måste sparas för att detta ska fungera.) Markera Automatisk start om du vill att programmet 3Växel Max ska startas automatiskt när du startar datorn. 8 Klicka på Spara. Markera inte dessa kryssrutor om du är inloggad på en dator som används av flera olika personer

187 Funktionstangenter Om du är van att arbeta via tangentbordet och funktionstangenterna kan du anpassa dem så att de passar just dig. Längst ner i programfönstret ser du vad de olika tangenterna har för funktion. För att bestämma hur funktionstangenterna ska fungera gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Funktionstangenter. Markera Visa funktionstangentsfält om du vill visa funktionsraden längst ner i programfönstret. Öppna listrutan för första funktionstangenten som du vill ändra funktion för, och välj önskad funktion i listan som visas. Fortsätt på samma sätt för att ändra övriga funktionstangenter. Klicka på Spara. 7-39

188 Notifiering I dialogrutan Programinställningar kan du ange om eventuella varningsmeddelanden ska visas eller ej. Du kan även välja om du automatiskt vill se information om den som ringer in. Gör så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Inställningar följt av Inställningar. Visa fliken Notifiering. De tre första kryssrutorna för notifiering bör vara markerade, så att du får ett varningsmeddelande om serverns anslutning bryts, vid förändring av status samt inloggning. Denna information visas även då någon ringer direkt till dig. Markera Automatisk markering av användare vid svar om du vill att den person som ringer in ska markeras i katalogen (om personen finns med i kata log en som användare eller extern/privat kontakt). Du ser då direkt mer information om denna person, som till exempel vilken avdelning hon/han arbetar på. 7-40

189 Markera Automatisk hämtning av användarinformation vid svar om du vill visa fliken Min information (eller dialogrutan Hantera externa/privata kontakter) för den person som ringer in. Markera Ljudlig könotifiering om du vill höra en signal då det finns samtal i kön. I listrutan Ringsignal kan du välja vilken signal du vill höra vid inkommande samtal. Ringsignalen hörs inte om du har valt att presentera samtalen automatiskt eller då samtalen går direkt till kön. Klicka på Standard om du vill återgå till standardsignalen. Markera Visuell könotifiering om du vill att det ska visas en informationsruta längst ner till höger på skärmen när det finns samtal i kön. Du kan då klicka på rutan för att flytta sam talet till din mobiltelefon. Klicka på Spara. 7-41

190 Logga ut Om du som telefonist, inte kan svara på samtal är det viktigt att du loggar ut eller stänger av din telefon. Gör på något av följande sätt (läs mer i kapitlet Kom igång): Öppna Arkiv-menyn och välj Utloggning eller Avsluta. Viktigt! Om huvudnumret är öppet, men ingen telefonist är inloggad hanteras sam tal et enligt inställningen för full kö. Vid Uppläst meddelande får den som ringer ett meddelande om att ingen telefonist är inloggad, där efter avslutas samtalet. Klicka på pilen vid listrutan Min inloggningsstatus högst upp till höger i programfönstret och välj Utloggad eller Avstängd. Högerklicka på användarikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skärm en och välj Avsluta, Logga ut eller Stäng av på snabbmenyn. Är du bara borta någon minut kan du även ändra din status, så kopplas inte samtalen till dig. Är du ensam telefonist placeras samtalet då i kön. Gör på något av följande sätt (läs mer i kapitlet Personliga inställningar): Öppna Inställningar-menyn och välj Mina inställningar följt av Status och önskad status. Högerklicka på ditt användarnamn i katalogfönstret och välj Status följt av önskad status. Klicka på pilen vid listrutan Min status högst upp till höger i programfönstret och välj önskad status Högerklicka på användarikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skärm en och välj önskad status 7-42

191 Logga ut via mobilprogrammet Använder du mobilprogrammet gör du på följande sätt för att logga ut ur 3Växel Max: Visa huvudmenyn och välj Logga ut för att logga ut ur 3Växel Max och visa inloggningsrutan igen. Visa huvudmenyn och välj Avsluta för att avsluta programmet helt. Visa huvudmenyn och välj Avstängd för att stänga av telefonen en stund. För att åter igen bli tillgänglig som telefonist väljer du Återuppta på samma sätt. Är du bara borta någon minut kan du även ändra din status: Visa huvudmenyn och välj Tillgänglig eller alternativet med aktuell status. Välj sedan önskad status på undermenyn. Visa huvudmenyn och välj Tillgänglig eller alternativet med aktuell status. Välj Ange följt av önskad status på undermenyn. Gör önskade inställningar. 7-43

192 Stänga och öppna huvudnummer Du kan stänga och öppna de olika huvud numren som finns till företaget. Växeln stängs och samtalen går då direkt till 3Svar. Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på huvudnumret som du vill stänga och välj Stäng på snabbmenyn. För att öppna huvudnumret igen väljer du Öppna på samma snabbmeny. Stänga och öppna huvudnummer via mobilprogrammet Du kan även stänga och öppna de olika huvud numren via mobilprogrammet: Visa huvudmenyn och välj Katalog. Har du många användare och kontakter i katalogen kan du söka efter huvudnumret. I rutan Namn eller nummer skriver du huvudnumrets namn eller del av namn. Markera Hela katalogen. Välj Sök. Markera huvudnumret som du vill stänga. Välj Val följt av Stäng. Välj Tillbaka två gånger för att återgå till huvudmenyn. För att öppna huvudnumret igen gör du på samma sätt, men väljer i stället Öppna på menyn. 7-44

193 Inställningar för huvudnumret Administratören gör inställningar för samtalen till huvudnumret. Dessa kan gå direkt till kön eller fördelas bland telefon isterna. Om alla telefonister är upptagna i telefon placeras samtalet i kön. När någon ringer till huvudnumret hörs först ett välkomstmeddelande ( Välkommen ). Därefter går samtalet till kön eller till någon av telefonisterna enligt nedan. Admini stratören kan spela in ett annat meddelande, läs mer om hur meddelanden spelas in i kapitlet Administrera växeln. Om kön är full hanteras samtalet enligt inställningarna för detta (se nästa sida). Kriterier Vill du veta vilka inställningar som är gjorda för huvudnumret kontaktar du växel admi nistratören. Administratören kan välja mellan följande kriterier när det gäller hur samtalen ska fördelas, det vill säga till vilken telefonist samtalen ska gå till. Om telefonisten inte svarar går samtalet till kön efter cirka 20 sekunder. Har telefonisten valt att samtalen presenteras automatiskt tar det längre tid innan samtalet går till kön. Kan telefonisten inte svara på samtalet bör hon/han avvisa samtalet så att det går till kön på en gång. Direkt till kön Ledig längst Sekventiell i ordning Slumpvis sekventiell Störst kunnande Samtalet går direkt till kön, och samtliga telefonister kan ta samtalet. Samtalet går till den telefonist som har varit ledig längst. Samtalet går till den telefonist som står först på listan Sekvens nummer under Min information. Samtalet slumpas ut till någon telefonist. Samtalet går till den telefonist som har störst kunnande enligt listan Svårighetsgrad under Min information. 7-45

194 Köinställningar När det kommer in flera samtal till ett huvudnummer placeras dessa i en kö. Om företaget har flera huvudnummer kan det finnas flera köer (en Läs mer om de olika inställningarna i kapitlet Administrera växeln. kö per huvudnummer). En telefonist kan endast vara kopplad till en kö och ser då bara samtal i den kön, men flera huvudnummer kan vara kopplad till en och samma kö. Administratören gör alla inställningar för kön. Administratören bestämmer också hur många samtal som ska kunna placeras i kön samt hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Då kön är full kan samtalen hanteras på följande sätt: 3Svar Huvudnummer Nummer Svarsgrupp Uppläst meddelande Samtalet kopplas direkt till 3Svar. Samtalet kopplas vidare till valt huvudnummer. Samtalet kopplas vidare till valt telefonnummer. Samtalet kopplas vidare till vald svarsgrupp. Den som ringer får höra ett uppläst meddelande. Administratören kan läsa in ett företagsanpassat meddelande som spelas upp då någon väntar i kön, samt ytterligare ett meddelande då kön är full. Administratören bestämmer även hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i användarens kö, och om den som ringer ska höra musik under tiden hon/han är placerad i kön. Det kan finnas maximalt två samtal i respektive användarkö. Tidsstyrningslista Det är vanligt att en växel endast är öppen under vissa tider. Administratören anger när huvudnumret ska vara tillgängligt och gör inställningar för olika dagtyper, till exempel för var dag ar, helgdagar, måndagar, tisdagar och så vidare. När växeln är stängd kan sam tal en vidarekopplas till något annat nummer, eller också kan den som ringer få höra ett uppläst meddelande. 7-46

195 8 Administrera växeln. Administratörens roll Företagsinställningar Allmänt Faxnummer Extra namn Vidarekoppling spärrade samtal Användarkö Huvudnummer Information Fördelning av samtal Köinställningar Vidarekoppling Stänga och öppna huvudnummer IVR (knappval) Lägga till IVR Spela in IVR-meddelanden Aktivera IVR Köer Spela in meddelanden Välkomstmeddelande Kömeddelande Meddelande vid full kö Fastnummer

196 Konton Användarinställningar Min information Lösenord Switch-kod Byt roll Blockera Administrera konton via mobilprogrammet Svarsgrupper Inställningar Medlemmar Köinställningar Visa svarsgruppsnummer Stänga och öppna svarsgrupper Administrera svarsgrupper via mobilprogrammet Spärrlistor för utgående samtal Lägga till utgående spärrlista Ändra spärrlista Välja spärrlista för användare Tidsstyrningslistor Lägga till tidsstyrningslista Ändra tidsstyrningslista Välja tidsstyrningslista för användare Välja tidsstyrningslista för huvudnummer Välja tidsstyrningslista för svarsgrupp Samtalsstatistik Skapa en rapport Öppna och läsa rapporten

197 Administratörens roll Administratören är den som i första hand sköter administrationen av företagets växel och den som gör alla inställningar för bland annat köer, telefonister, användare och svarsgrupper. En telefonist kan även göra vissa inställningar, bland annat att hjälpa användarna att ändra status för sig själva, samt enklare administration av konton och svarsgrupper. Administratören kan göra alla inställningar för både användare och telefonister. Administratören hanterar företagets huvudnummer, det vill säga företagets växelnummer. Huvudnumret har alltid ett SIM-kortslöst mobilnummer och i de allra flesta fall även ett fastnummer. I 3Växel Max ingår ett huvudnummer, finns det behov av flera huvudnummer på före taget går det att köpa till fler. Huvudnumret används bara i de fall det finns en telefonistplats inom företaget, eller då IVR används. Om någon som ringer lämnar ett meddelande hamnar detta i huvudnumrets 3Svar och en notifiering om detta kommer med epost. Läs mer i kapitlet Servicenummer. Som administratör kan du skapa olika listor för att spärra utgående samtal samt för att styra vilka tider olika nummer ska vara tillgängliga. Du kan även få fram statistik över de samtal som användarna och telefonisterna hanterar. 8-3

198 Företagsinställningar Administratören kan ändra inställningar som gäller för hela företaget, vad gäller namn, faxnummer, extra information och vidarekoppling då växeln är stängd. Är du inloggad som telefonist kan du endast se vilka inställningar som gäller för företaget, du kan inte ändra inställningarna. Allmänt För att anpassa de allmänna företagsinställningarna gör du så här: Öppna Inställningar-menyn och välj Företagsinställningar. Visa fliken Allmänt. I rutan Namn kan du ändra företagets namn, det vill säga det som visas högst upp i namnlisten i programfönstret. Rutan Epostadress används inte. Markera rutan Återuppringning från övriga nät om du vill tillåta att externa personer ska kunna använda funktionen återuppringning. Vill du att det ska spelas musik under tiden telefonisten kopplar ett samtal öppnar du listrutan Musik när man väntar och väljer ett musikstycke. Väljer du Standard spelas ingen musik. Klicka på Spara. 8-4

199 Faxnummer 3Växel Max har stöd för inkommande fax. För att göra inställningar för faxnummer öppnar du Inställningar-menyn och väljer Företagsinställningar. På fliken Faxnummer kan du ändra namn på faxen under Faxnamn. Fältet Fax epost används inte, denna adress anges i ett annat system. Klicka på Spara för att bekräfta inställningarna. Extra namn Som administratör bestämmer du vad de olika fälten under Extrainformation ska ha för namn. Vanliga alternativ kan till exempel vara Titel, Avdelning och Företag. Öppna Inställningar-menyn, välj Företagsinställningar och visa fliken Extra namn. Placera insättningspunkten i rutorna efter Extra namn X och skriv önskat namn på de olika extra-fälten. Spara dina ändringar genom att klicka på Spara. 8-5

200 Vidarekoppling spärrade samtal Gör så här för att ange hur ett spärrat samtal ska vidarekopplas: Öppna Inställningar-menyn och välj Företagsinställningar. Visa fliken Vidarekoppling. Öppna listrutan Om samtalet spärras och välj önskat alternativ, till exempel Uppläst meddelande. Väljer du Ingen kopplas utgående samtal ner direkt utan något meddelande om varför. Läs mer om de olika vidarekopplingsalternativen i kapitlet Personliga inställningar. Om du vill att användaren ska höra musik när han/hon försöker ringa ett spärrat telefonnummer öppnar du listrutan Musik vid spärrat utgående samtal och väljer önskat musikstycke. Väljer du Standard spelas ingen musik och samtalet hanteras enligt ovanstående alternativ. Om du vill att en person som ringer in ska höra musik om han/hon ringer från ett spärrat telefonnummer öppnar du listrutan Musik vid spärrat inkommande samtal och väljer önskat musikstycke. Väljer du Standard hanteras samtalen enligt användarens egen inställning, se kapitlet Personliga inställningar. Klicka på Spara. Tänk på att den som ringer inte får något meddelande om att samtalet är spärrat om du väljer att spela musik. 8-6

201 Användarkö Som administratör bestämmer du hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i användarens kö, och om den som ringer ska höra musik under tid en hon/han är placerad i kön. Inställningarna gäller för alla användare i växeln. Det kan finnas maximalt två samtal i respektive användarkö. Användaren måste aktivera kön under Köinställningar och ange hur samtalen ska vidarekopplas då kön är full eller maxtiden är uppnådd. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Öppna Inställningar-menyn och välj Företagsinställningar. Använd pilarna till höger i rutan Maxtid i användarkö för att ange hur många minut er ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Om du vill att den som ringer ska höra musik när hon/han är placerad i kö öppnar du listrutan Musik i användarkön och väljer önskat musikstycke. Väljer du Standard spelas ingen musik utan vanliga signaler hörs. Klicka på Spara. Du anger tiden i enminutersintervall. Maxtid i kön är 10 minuter. Gör du ingen inställning används kötiden 5 minuter. 8-7

202 Huvudnummer Företaget måste välja om huvudnumret ska besvaras av en telefonist, kopplas till en IVR (knappval) eller vidarekopplas till ett nummer. I detta avsnitt beskrivs hur administratören gör inställningar för detta. Du kan göra flera inställningar för huvudnumret, till exempel att bestämma vilka tider huvudnumret är tillgängligt eller om en IVR ska användas, ange hur samtalen ska fördelas mellan telefonister samt hur kön fungerar. Information Så här ändrar du informationen om huvudnumret: Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Viktigt! Om huvudnumret är öppet, men ingen telefonist är inloggad hanteras sam tal et enligt inställningen för full kö. Vid Uppläst meddelande får den som ringer ett meddelande om att ingen telefonist är inloggad, där efter avslutas samtalet. Högerklicka på det huvudnummer du vill ändra inställningar för och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer på snabbmenyn (beroende på vilken flik du visa i dialogrutan). I rutan Namn kan du ändra det namn som visas i katalogfönstret. Finns det flera huvudnummer inom företaget är det viktigt att döpa dem. I rutan Anknytning anger du ett kortnummer som ska kunna användas internt. Numret måste bestå av mellan tre och fem siffror, som standard används fyra siffror. Kontakta 3 om du vill ändra nummerlängden. 8-8

203 Om användarna ska kunna skicka epost till huvudnumret fyller du i önskad adress i rutan Epostadress. Kontakta 3 om du behöver ändra den epostadress som 3Svars-meddelanden skickas till. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj en tidsstyrningslista om huvud numret endast ska vara tillgängligt under vissa tider. Läs mer i avsnittet Tidsstyrningslistor på sidan Markera IVRen aktiv om du vill aktivera IVR (Interactive Voice Response). Läs mer i avsnittet IVR (knappval) på sidan Visa fliken Extrainformation om du vill fylla i de extra informationsfälten för huvudnumret. Denna information visas för övriga användare i företaget. Klicka på Spara. Du kan inte samtidigt använda både IVR och en tidsstyrningslista på samma huvudnummer. IVR och kö till telefonist kan inte vara aktiverat samtidigt på samma huvudnummer. Högerklickar du på huvudnumret kan du välja Extrainformation på snabb menyn för att direkt visa denna flik. 8-9

204 Fördelning av samtal Administratören bestämmer hur samtalen ska fördelas mellan telefonisterna. Om en telefonist inte svarar går samtalet till kön efter cirka 20 sekunder. Har telefonisten valt att samtalen presenteras automatiskt tar det längre tid innan samtalet går till kön. Högerklicka på det huvudnummer du vill ändra inställningar för och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer på snabbmenyn. Öppna listrutan Kriterier och välj hur samtalen ska fördelas, det vill säga till vilken telefonist samtalen ska gå till. Direkt till kön Samtalet går direkt till kön, och samtliga telefonister kan ta samtalet. Ledig längst Samtalet går till den telefonist som har varit ledig längst. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Sekventiell i ordning Samtalet går till den telefonist som står först på listan Sekvens nummer under Min information. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Slumpvis sekventiell Samtalet slumpas ut till någon telefonist. Om denne inte svarar går samtalet till kön. Störst kunnande Klicka på Spara. Samtalet går till den telefonist som har störst kunnande enligt listan Svårighetsgrad under Min information. Om denne inte svarar går samtalet till kön. 8-10

205 Köinställningar När det kommer in flera samtal till ett huvudnummer placeras dessa i en kö. Om företaget har flera huvudnummer kan det finnas flera köer (en kö per huvudnummer). En telefonist kan endast vara kopplad till en kö och ser då bara samtal i den kön, men flera huvudnummer kan vara kopplad till en och samma kö. Administratören gör alla inställningar för kön och bestämmer också hur många samtal som ska kunna placeras i kön, hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö och vad som händer med samtalet då kön är full. När någon ringer till huvudnumret hörs först ett välkomstmeddelande ( Välkommen ). Därefter går samtalet till en ledig telefonist. Finns det ingen telefonist som kan besvara samtalet hamnar det i kö och hanteras på olika sätt beroende på inställningarna för huvudnumret. Om kön är full hörs ett meddelande om det, eller också kan samtalet vidarekopplas till 3Svar eller annan destination. Nedan visas de olika alternativ som finns för ett samtal som kommer till växeln: Om det finns en ledig telefonist Samtalet kopplas till och besvaras av en ledig telefonist Välkomstmeddelande Om det är kö Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Standardmeddelande (2) vid kö Om kön är full Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Positionsmeddelande Vidarekoppling Standardmeddelande (1) vid kö Musik Standardmeddelande vid full kö Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Eget meddelande vid kö Ringsignal Eget meddelande vid full kö Administratören kan läsa in ett företagsanpassat välkomstmeddelande, meddelande som spelas upp då någon väntar i kön, samt ytterligare ett anpassat meddelande då kön är full, läs mer i avsnittet Spela in meddelanden på sidan

206 Inställningar för samtal i kö När ett samtal placeras i kö får den som ringer höra ringsignaler samt ett meddelande om att samtalet är placerat i kö. Du kan inte välja att samtidigt höra både musik och få meddelande om köplats. Det finns fyra olika alternativ (A D) för vad som händer med samtalet därefter, se bilden nedan. Så fort det finns en ledig telefonist som kan svara på samtalet kopplas det dit. Samtalet kopplas till och besvaras av en ledig telefonist Om det är kö A Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Standardmeddelande (2) vid kö Ringsignal B Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Positionsmeddelande Ringsignal C Standardmeddelande (1) vid kö Musik D Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Eget meddelande vid kö Ringsignal A. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Efter en stund hörs ytterligare ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Båda meddelandena upprepas tills samtalet kopplas till en telefonist. B. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Efter en stund hörs ett positionsmeddelande som talar om vilken plats i kön samtalet har följt av ringsignaler. Standardmeddelandet och positionsmeddelandet upprepas tills samtalet kopplas till en telefonist. C. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande, därefter spelas valt musikstycke upp tills samtalet kopplas till en telefonist. D. Den som ringer får först höra ett standardmedelande följt av ringsignaler. Efter en stund hörs ett företagsanpassat meddelande följt av ringsignaler. Det företagsanpassade meddelandet upprepas tills samtalet kopplas till en telefonist. Om samtalet inte besvaras innan maxtiden för kön uppnås, hanteras det enligt inställningarna för full kö. 8-12

207 Gör inställningar för samtalshantering vid kö på följande sätt: Högerklicka på det huvudnummer du vill ändra inställningar för och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer på snabbmenyn. Öppna listrutan Tillhörande kö och välj vilken kö huvudnumret ska vara kopplat till. En telefonist ser bara en kö. Välj något av följande alternativ för att bestämma vad som ska hända med samtal som placeras i kö. A. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj Standard. B. Markera Position meddelande aktivering om du vill att den som ringer ska få ett meddelande om vilken plats i kön denne har. Tänk på att du inte kan kombinera positionsmeddelande med musik. C. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj önskat musikstycke. Kontrollera att rutan Position meddelande aktivering inte är markerad. D. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj Standard. Spela in ett eget meddelande enligt avsnittet Kömeddelande på sidan Klicka på Spara. 8-13

208 Inställningar vid full kö I samma dialogruta gör du även inställningar för vad som ska hända med samtalet när kökriterierna är uppfyllda (kön är full) eller då ingen telefonist är inloggad. Det finns tre olika alternativ (A C) för vad som händer med samtalet när kön är full, se bilden nedan. A. Den som ringer blir vidarekopplad till 3Svar eller till något annat angivet telefonnummer. B. Den som ringer får höra ett standardmeddelande vid full kö, därefter avslutas samtalet. Om huvudnumret är öppet men ingen telefonist är inloggad, får den som ringer höra ett meddelande om detta, därefter avslutas samtalet. C. Den som ringer får höra ett företagsanpassat meddelande vid full kö, därefter avslutas samtalet. Om kön är full A B C Vidarekoppling Standardmeddelande vid full kö Eget meddelande vid full kö Gör inställningar för samtalshantering vid full kö på följande sätt: Högerklicka på det huvudnummer du vill ändra inställningar för och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer på snabbmenyn. Öppna listrutan Typ av samtalshantering vid full kö och ange hur ett samtal ska hanteras. Du kan välja mellan följande alternativ: A. För att vidarekoppla samtalet väljer du något av följande alternativ: 3Svar Huvudnummer Nummer Svarsgrupp Samtalet kopplas direkt till huvudnumrets 3Svar. Samtalet kopplas vidare till det huvudnummer som du väljer i listrutan Vidarekoppling vid full kö. Samtalet kopplas vidare till valt telefonnummer. Klicka i rutan Vidarekoppling vid full kö och ange det telefonnummer som samtalet ska kopplas vidare till. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan Vidarekoppling vid full kö. 8-14

209 B. För att låta den som ringer få höra ett uppläst standardmeddelande väljer du Uppläst meddelande. C. För att låta den som ringer få höra ett företagsanpassat meddelande väljer du Uppläst meddelande. Spela in ett eget meddelande enligt avsnittet Meddelande vid full kö på sidan 8-29 Klicka på Spara. 8-15

210 Vidarekoppling Om huvudnumret har både ett mobilnummer och ett fast nummer kan du välja olika vidarekopplingar för det mobila och det fasta numret. Om du inte vidare kopplar mobilnumret kan fastnumret ha en egen vidarekoppling. Om du vidarekopplar mobilnumret stängs växeln och alla samtal (även samtal till fastnumret) kopplas till vald destination. Högerklicka på det huvudnummer du vill ändra inställningar för och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer på snabbmenyn. Visa fliken Mobilnummer längst ner i dialogrutan. I rutan Mobilnummer ser du vilket mobilnummer som inställningen gäller för. Här kan du välja om samtal som går direkt till mobilnumret ska vidarekopplas. Öppna listrutan För alla samtal och välj önskad vidarekoppling. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalet inte vidarekopplas. Läs mer om vidarekopplingar i kapitlet Personliga inställningar. Visa fliken Fastnummerinformation längst ner i dialogrutan. I rutan Fastnummer kan du välja vilket fast telefonnummer som ska vara kopplat till huvudnumret. Väljer du Ingen tas det fasta numret bort från huvudnumret. Öppna listrutan För alla samtal och välj önskad vidarekoppling för det fasta numret. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalet inte vidarekopplas. Läs mer i kapitlet Personliga inställningar. Klicka på Spara. 8-16

211 Stänga och öppna huvudnummer Som administratör (och som telefonist) kan du stänga och öppna de olika huvud numren som finns till företaget. Växeln stängs och samtalen går direkt till 3Svar. Endast administratören kan vidarekoppla samtalen till en annan destination. Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på huvudnumret som du vill stänga och välj Stäng på snabbmenyn. För att öppna huvudnumret igen väljer du Öppna på samma snabbmeny. Stänga och öppna huvudnummer via mobilprogrammet Som telefonist kan du stänga och öppna de olika huvud numren via mobilprogrammet. Visa huvudmenyn och välj Katalog. Har du många användare och kontakter i katalogen kan du söka efter huvudnumret. I rutan Namn eller nummer skriver du huvudnumrets namn eller del av namn. Markera Hela katalogen. Välj Sök. Markera huvudnumret som du vill stänga. Välj Val följt av Stäng. Endast telefonisten kan hantera huvudnummer via mobilprogrammet. För att öppna huvudnumret igen väljer du i stället Öppna på menyn. 8-17

212 IVR (knappval) I 3Växel Max ingår IVR (Interactive Voice Response), vilket innebär att du har möjlighet att lägga till meddelanden med olika knappval för Endast administratören kan ändra dessa inställningar. inkommande samtal till huvudnumret (till exempel Tryck 1 för att prata med en försäljare ). Om användaren inte trycker på någon siffra läses meddelandet upp en gång till. Meddelandet upprepas ett antal gånger, därefter kopplas samtalet ner om användaren fortfarande inte trycker någon siffra. Varje huvudnummer har en egen IVR där du lägger till olika grenar i IVR-trädet. Varje nivå i trädet motsvarar ett alternativ för den som ringer. Hur många knapptryckningar användaren får göra innan ett samtal kopplas fram ser du på hur många undernivåer det finns under respektive gren. Så här kan ett IVR-träd se ut: Välkommen till Företaget. Tryck 1 för att prata med en försäljare. Tryck 2 om du behöver support. Tryck 3 för att kopplas till ekonomiavdelningen Samtalet kopplas till svarsgruppen Försäljare. Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Tryck 1 om du har problem i datorprogrammet. Tryck 2 om du har problem i mobilprogrammet. Tryck 3 för övriga supportfrågor Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Samtalet kopplas direkt till ett nummer. Samtalet kopplas till svarsgruppen Support. Har du aktiverat IVR för ett huvudnummer, kan du inte samtidigt använda en tidsstyrningslista på samma huvudnummer. För att kunna använda IVR och samtidigt begränsa växelns öppettider (det vill säga använda en tidsstyrningslista) kan ni skaffa ett extra huvudnummer där ni lägger tidsstyrningslistan och ett annat huvudnummer där ni lägger IVRen. Kontakta 3 om du har frågor om denna lösning. 8-18

213 Lägga till IVR Innan du skapar en IVR bör du noga tänka igenom vilka alternativ som ska vara med och hur många underalternativ det ska finnas. För att lägga till IVR gör du så här: IVRen kan innehålla maximalt 3 nivåer med 5 alternativ i varje nivå. Men tänk på att de flesta som ringer inte vill göra så många knapptryckningar, utan hellre vill prata med en person. Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på det huvudnummer som du vill lägga till en IVR för och välj IVR på snabbmenyn. Första gången du väljer detta alternativ är IVR-trädet tomt. Högerklicka på Nytt meddelande och välj Lägg till förgrening på snabbmenyn för att lägga till en gren. Första förgreningen får nummer 1 och motsvarar då knapptryckningen 1. Högerklicka igen på Nytt meddelande och välj Lägg till förgrening för att lägga till ytterligare en gren. Andra förgreningen får nummer 2 och motsvarar då knapptryckningen 2. Fortsätt och lägg till så många förgreningar du vill att användaren ska kunna välja mellan i första nivån. Du kan ha maximalt 5 alternativ i första nivån. Klicka på plus-tecknet framför rubriken om förgreningarna inte visas. Klickar du på minus-tecknet komprimerar du listan igen. 8-19

214 Markera 1 Nytt meddelande i trädet. Öppna listrutan Nummertyp och välj önskad koppling. Som standard är alternativet Nytt meddelande valt, vilket betyder att användaren får höra ytterligare ett meddelande med alternativ att välja mellan. Du kan välja mellan följande andra alternativ: Huvudnummer Om du vill att samtalet ska kopplas till ett huvudnummer när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Öppna listrutan Nummer, markera önskat huvudnummer och klicka på Välj. Nummer Svarsgrupp Om du vill att samtalet ska kopplas direkt till ett num mer när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Skriv önskat telefonnummer i rutan Nummer. Om du vill att samtalet ska kopplas till en svarsgrupp när användaren trycker en siffra väljer du detta alternativ. Öppna listrutan Nummer, markera önskad svarsgrupp och klicka på Välj. Upprepa punkt 6 7 för resterande förgreningar på första nivån. 8-20

215 Vill du lägga till ytterligare en nivå med alternativ högerklickar du till exempel på 2 Nytt meddelande och väljer Lägg till förgrening på snabbmenyn. Första alternativet får nummer 1. Högerklicka igen på 2 Nytt meddelande och välj Lägg till förgrening för att lägga till ytterligare en förgrening. Andra alternativet får nummer 2. Lägg eventuellt till ytterligare förgreningar på samma sätt. Du kan ha maximalt 5 alternativ även på andra nivån. Markera 1 Nytt meddelande på andra nivån i trädet, öppna listrutan Nummertyp och välj önskad koppling på samma sätt som beskrivs ovan. Upprepa punkt 12 för resterande förgreningar på andra nivån. Lägg till ytterligare förgreningar på samma sätt. Du kan ha maximalt 3 nivåer. 8-21

216 Klicka på Skapa när du är klar med IVR-trädet. Nu bearbetas dina inställningar, vilket kan ta en liten stund. Högerklicka på samma huvudnummer igen och välj IVR på snabbmenyn. I dialogrutan har rubrikerna Nytt meddelande ändrats till Uppläst meddelande och du kan se vilka nummer de har fått. Dessa nummer genereras automatiskt och används när du läser in de olika meddelandena som ska höras när någon ringer till huvudnumret, samt för de olika knapptryckningarna. Klicka på Avbryt för att stänga dialogrutan. När du har skapat ett IVR-träd måste du spela in de unika meddelandena (IVRflödena) som ska höras för respektive IVR-gren. 8-22

217 Redigera IVR-trädet Om du behöver lägga till eller ta bort en förgrening i IVR-trädet öppnar du samma dialogruta igen. Högerklicka på den gren som du vill ta bort eller där du vill lägga till ytterligare en förgrening, och välj Lägg till förgrening eller Ta bort förgrening på snabbmenyn. Gör sedan inställningar för nummertyp och nummer enligt ovan. Klicka på Spara när du är nöjd med IVR-trädet. Spela in IVR-meddelanden När du har skapat ett IVR-träd måste du spela in de unika meddelandena (IVRflödena) som ska höras för respektive IVR-gren. Gör så här: Ring 377 från din 3Mobil. Abonnemanget du ringer från måste vara anslutet till 3Växel Max och ha administratörsrättigheter. Tryck 4 för att hantera meddelanden. Tryck administratörens mobilnummer (inled numret med 46) och avsluta med #. Tryck administratörens 3Switch-kod och avsluta med #. Tryck 3 för IVR-flödesmeddelanden. Tryck mobilnumret till det huvudnummer IVRen är skapad för (inled med 46) och avsluta med #. Tryck 1 för att spela in ett nytt IVR-meddelande. Tryck meddelandenumret som ska spelas in, till exempel 301. Koden genereras automatisk. Läs in meddelandet och avsluta med #. Tryck 2 för att spara meddelandet. Upprepa punkt 7 10 för att spela in resterande IVR-meddelanden. Tryck 2 för att lyssna på dina IVR-meddelanden, eller tryck 3 för att aktivera din IVR. Avsluta samtalet. 8-23

218 Aktivera IVR När du har skapat ett IVR-träd och läst in de olika meddelandena måste du aktivera IVRen. Gör så här: Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på huvudnumret vars IVR du vill aktivera och välj Mobilt växelnummer eller Fasta växelnummer. Markera IVRen aktiv. Klicka på Spara. Du avaktiverar IVRen genom att avmarkera rutan igen. 8-24

219 Köer När det kommer in flera samtal till ett huvudnummer placeras dessa i en kö. Om företaget har flera huvudnummer kan det finnas flera köer (en kö per huvudnummer). Vilka köer som finns i företaget ser du om du markerar Köer i översiktsfönstret. Här visas ett ID-nummer för kön, detta ID-nummer läggs upp av 3. En telefonist kan endast vara kopplad till en kö, men flera huvudnummer kan vara kopplade till en och samma kö. Läs i avsnittet Min information på sidan 8-34 hur du knyter en telefonist till en kö. Som administratör bestämmer du hur många samtal som ska kunna placeras i kön samt hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Du gör dessa inställningar på följande sätt: Markera Köer i översiktsfönstret. Högerklicka på den kö du vill ändra inställningar för och välj Inställningar på snabbmenyn. I rutan Könamn ser du köns ID-nummer (detta läggs upp av 3). Använd pilarna till höger i rutan Maxtid i kö om du vill ändra antal minuter ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Använd pilarna till höger i rutan Max köstorlek om du vill ändra antal samtal som ska kunna vara placerade i kö samtidigt. Klicka på Spara. Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Du kan göra ytterligare inställningar för respektive huvudnummer, läs mer i avsnittet Huvudnummer på sidan 8-8. För att undvika problem rekommenderar vi att du inte har längre tid än 19 minuter och inte mer än 19 samtal i kö. 8-25

220 Spela in meddelanden Som administratör kan du spela in olika meddelanden som hörs när någon ringer till företagets växel. Läs mer i avsnittet Köinställningar på sidan 8-11 om hur samtalen hanteras då det kommer till huvudnumret och det uppstår en kö. Endast administratören kan spela in meddelanden. Kontakta 3 om du vill ta bort ett inspel at meddelande och återgå till standardmeddelandet. Du kan spela in tre olika typer av meddelanden, se bilden nedan: Välkomstmeddelande Om det är kö Eget meddelande vid kö Om kön är full Eget meddelande vid full kö Välkomstmeddelande Kömeddelande Meddelande vid full kö När någon ringer till huvudnumret eller svarsgruppsnumret hörs detta meddelande. Om det inte finns någon som kan svara på samtalet placeras det i kö och ett kömeddelande hörs. Om kön är full hörs ett meddelande om detta. Administratören kan även ha valt att vidarekoppla samtalet till 3Svar eller till en annan destination. 8-26

221 Välkomstmeddelande Välkomstmeddelanden finns tillgängliga för både huvudnummer och svarsgrupper. Standardmeddelandet är Välkommen och spelas upp direkt när någon ringer till huvudnumret/svarsgruppsnumret. Du kan spela in olika välkomstmeddelanden för olika huvudnummer samt för olika svarsgruppsnummer som finns inom växeln. Vill du spela in ett nytt företagsanpassat välkomstmed del ande gör du så här: Ring 377 från din 3Mobil. Abonnemanget du ringer från måste vara anslutet till 3Växel Max och ha administratörsrättigheter. Tryck 4 för att hantera meddelanden. Tryck administratörens mobilnummer (inled numret med 46) och avsluta med #. Tryck administratörens 3Switch-kod och avsluta med #. Tryck 1 för välkomstmeddelanden. Tryck mobilnumret till det huvudnummer/svarsgruppsnummer som du vill administrera välkomstmeddelanden för (inled med 46) och avsluta med #. Läs in ett nytt välkomstmeddelande efter tonen och avsluta med #. Tryck 2 för att spara meddelandet. Du kan även trycka 1 för att spela in meddelandet på nytt eller 3 för att avsluta utan ändringar. Avsluta samtalet. Du kan även återgå till huvudmenyn genom att trycka **. 8-27

222 Kömeddelande Kömeddelandet finns tillgängligt för både huvudnummer och svarsgrupper. Standardmeddelandet är Just nu är det upptaget och ditt samtal är placerat i turordning. Var vänlig vänta. och spelas upp när någon placeras i kö. Samma kömeddelande hörs för alla huvudnummer och svarsgruppsnummer som finns inom växeln. Vill du spela in ett nytt företagsanpassat kömed del ande gör du så här: Ring 377 från din 3Mobil. Abonnemanget du ringer från måste vara anslutet till 3Växel Max och ha administratörsrättigheter. Tryck 4 för att hantera meddelanden. Tryck administratörens mobilnummer (inled numret med 46) och avsluta med #. Tryck administratörens 3Switch-kod och avsluta med #. Tryck 4 för kömeddelanden. Läs in ett nytt kömeddelande efter tonen och avsluta med #. Tryck 2 för att spara meddelandet. Du kan även trycka 1 för att spela in meddelandet på nytt eller 3 för att avsluta utan ändringar. Avsluta samtalet. Du kan även återgå till huvudmenyn genom att trycka **. 8-28

223 Meddelande vid full kö Du kan ha ett specifikt meddelande då alla linjer är upptagna, det vill säga när kön är full. Detta meddelande finns tillgängligt för både huvudnummer och svarsgrupper. Standardmeddelandet är Tack för att du väntar. Du kan spela in olika meddelanden för olika huvudnummer samt för olika svarsgruppsnummer som finns inom växeln. Vill du spela in ett nytt företagsanpassat meddelande gör du så här: Ring 377 från din 3Mobil. Abonnemanget du ringer från måste vara anslutet till 3Växel Max. Tryck 4 för att hantera meddelanden. Tryck administratörens mobilnummer (inled numret med 46) och avsluta med #. Tryck administratörens 3Switch-kod och avsluta med #. Tryck 2 för att ändra meddelande då alla linjer är upptagna, det vill säga när kön är full. Tryck mobilnumret till det huvudnummer/svarsgruppsnummer som du vill administrera meddelanden för (inled med 46) och avsluta med #. Läs in ett nytt meddelande efter tonen och avsluta med #. Tryck 2 för att spara meddelandet. Du kan även trycka 1 för att spela in meddelandet på nytt eller 3 för att avsluta utan ändringar. Avsluta samtalet. Du kan även återgå till huvudmenyn genom att trycka **. 8-29

224 Fastnummer Till den mobila växeln kan ni koppla fastnummer till de olika mobilnumren. I 3Växel Max ingår som standard inga fasta nummer, men ni har möjlighet att portera eller köpa till fastnummer. Kontakta 3 för mer information. Som administratör kan du flytta fasta telefonnummer mellan de olika nummertyper na huvudnummer, faxnummer, användarkonton, telefonistkonton och svarsgrupper. Däremot kan du inte koppla loss fastnummer från ett mobilnummer utan att flytta det till ett annat mobilnummer. Vilka fasta nummer som finns i företaget ser du om du markerar Fastnummer i översiktsfönstret. I kolumnen Tilldelad ser du om det fasta numret är kopplat till något mobilnummer och under Mobilnummer ser du då till vilket nummer det är kopplat. Gör så här för att administrera fasta telefonnummer: Markera Fastnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på det fastnummer du vill ändra inställningar för och välj Inställningar på snabbmenyn. Öppna listrutan Mobilnummer. Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Markera det mobilnummer som fastnumret ska kopplas till och klicka på Välj. 8-30

225 Öppna listrutan För alla samtal och välj om alla samtal till det fasta numret ska kopplas vidare. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att sam talen inte vidarekopplas. 3Svar Huvudnummer Nummer Svarsgrupp Läs mer om vidarekopplingsalternativen i kapitlet Personliga inställningar. Samtalet kopplas direkt till användarens 3Svar. Samtalet kopplas vidare till växeln och det huvudnummer som du väljer i listrutan till höger. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan till höger. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i list rutan till höger. Uppläst meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att personen är upptagen. Ange hur övriga samtalstyper ska vidarekopplas och välj eventuellt en tidsstyrningslista för det fasta numret. Läs mer i avsnittet Tidsstyrningslistor på sidan Klicka på Spara för att spara inställningarna och stänga dialogrutan. 8-31

226 Konton Som administratör kan du göra olika inställningar för användarnas och telefonist er nas konton. Du kan till exempel ändra deras status, vidarekoppling och information. Är du inloggad som telefonist kan du göra vissa av dessa inställningar, du kan dock inte ändra inställningar för en annan telefonist. I vanliga fall gör användaren dessa ändringar själv, men som administratör kan du göra ytterligare inställningar för användarna. Användarinställningar I vanliga fall gör användaren/telefonisten inställningar för sig själv, exempelvis för status och vidarekopplingar. Som administratör eller telefonist kan du hjälpa användaren att göra dessa inställningar. Läs mer om de olika inställningar som kan göras för ett konto i kapitlet Personliga inställningar. Högerklicka på användaren och välj önskat alternativ på snabbmenyn, beroende på vad du ska ändra inställningarna för. Vill du ändra inställningarna för flera användare kan du först markera dem genom att hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på dem (markera kategorin Användare eller Telefonister i översiktsfönstret). Vill du markera flera personer i en följd klickar du på den första, håller ner Skift-tangenten och klickar på den sista. 8-32

227 Nu visas dialogrutan Kontoadministration där du kan göra inställningar på samma sätt som användaren själv kan göra. Beroende på vilket alternativ du valde på snabbmenyn visas olika flikar i dialogrutan: Status Vidarekoppling Behöver du ändra status för någon användare eller telefonist, väljer du Ange för att konfigurera statusen. Du kan även välja en status direkt på undermenyn. På denna flik kan du göra inställningar för användarens vidarekopplingar, både för mobilnummer och fastnummer. Som administratör kan du dessutom upprätta en tids styr nings lista, så att till exempel de fasta numren endast fungerar måndag fredag mellan medan mobilnumret fungerar dygnet runt. Läs mer i avsnittet Tidsstyrningslistor på sidan Vidarekopplingslista Vill du att ett samtal går vidare till något annat telefonnummer om användaren inte svarar (eller är upptagen i telefon) kan du skapa en vidarekopplingslista. Spärrlista för inkom- På denna flik kan du hjälpa användaren att välja spärrmande samtal listor för inkommande samtal. Spärrar för utgående samtal hanteras endast av administratören och beskrivs i avsnitt et Spärrlistor för utgående samtal på sidan Köinställningar Om användarens anknytning är upptagen kan samtalen placeras i en kö. Det kan finnas maximalt två samtal i användarkön. Du kan aktivera kön åt användaren. Som administratör bestämmer du hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö, samt om den som ringer ska höra musik under tiden hon/han är placerad i kön. Läs mer i avsnittet Användarkö på sidan 8-7. Gör inställningar i dialogrutan enligt instruktionerna i kapitlet Personliga inställningar. Klicka på Spara. 8-33

228 Min information Som administratör kan du lägga in information om en användare. Du kan lägga till och ändra samma information som användaren själv kan göra, men du kan även göra ytterligare inställningar. Gör så här: Är du inloggad som telefonist ser dialogrutan lite annorlunda ut, och du kan inte göra samma inställningar som administratören (du kan inte göra punkt 3, 4, 5, 7, 9, 11 eller 12 nedan). Högerklicka på användaren och välj Min information på snabbmenyn. Kontrollera att förnamn och efternamn är rätt, lägg till en epostadress om den inte redan är ifylld. Du kan lägga till en bild på användaren genom att högerklicka på bildrutan och välja Välj bild. Välj mapp, markera önskad bild i dialogrutan och klicka på Öppna. (För att ta bort bilden högerklickar du på den och väljer Ta bort.) I fältet Mobilnummer ser du det mobilnummer inställningarna gäller för. Telefonisten kan se denna bild via dialogrutan Min information. Funktionen fungerar endast internt då bilderna inte sparas lokalt på användarens dator. För att koppla ett fast telefonnummer, eller ta bort en koppling, öppnar du listrutan Fastnummer och väljer ett av de tillgängliga fasta numren, eller väljer Ingen för att ta bort kopplingen. I rutan Anknytning anger du ett kortnummer som ska kunna användas internt. Numret måste bestå av mellan tre och fem siffror, som standard används fyra siffror. Kontakta 3 om du vill ändra nummerlängden. 8-34

229 Vill du ändra lösenord klickar du på knappen... till höger om rutan Lösenord. Läs mer i avsnittet Lösenord på sidan För telefonister anger du vilken kö de ska vara kopplade till i listrutan Betjänad kö. Markera rutan VIP om du vill att användaren ska markeras med en VIP-symbol i katalogfönstret. Markera rutan Administratörsrättigheter om användaren ska ha denna behörighet. Vill du ändra språk för programmet öppnar du listrutan Språk och väljer önskat språk (programmet finns även på engelska och danska). I rutan Svårighetsgrad klickar du på pilarna för att gradera telefonistens eller svarsgruppsmedlemmens erfarenhet. I rutan Sekvens nummer klickar du på pilarna för att ändra telefonistens sekvensnummer. Vill du ändra användarens 3Switch-kod klickar du på knappen... till höger om rutan 3Switch-kod. Läs mer i avsnittet 3Switch-kod på sidan I rutan Outlook kan du välja hur Outlook ska synkroniseras hos användaren. Läs mer om Outlook i kapitlet Katalogen. Viktigt! Ta inte bort behörigheten för dig själv och logga ut, för då kan du inte logga in som administratör igen. Detta förutsätter att ni har beställt och installerat tillägget Outlook Synk. 8-35

230 Under Dolt nummer, i listrutan Nummerpresentation, kan du välja vilket telefonnummer som ska visas när användaren ringer till någon. Du kan välja att numret ska vara dolt, att företagsnumret ska visas (vilket huvudnummer som ska visas väljer du sedan i listrutan till höger), att mobilnumret eller det fasta numret ska visas, eller om svarsgruppsnumret ska visas. Markerar du rutan Visa svarsgruppsnummer för inkommande samtal kommer svarsgruppens telefonnummer att visas hos användaren vid inkommande samtal. Markerar du rutan Tillåt återuppringning om jag inte svarar kan du bestämma om den som ringer ska kunna använda funktionen återuppringning. Funktionen för återuppringning försöker ringa upp med 20 sekunders intervall 30 gånger. Om någon har valt återuppringning och ytterligare någon ringer till användaren och väljer återuppringning, försvinner återuppringningen för den första personen. Klicka på Utför för att spara dina ändringar. Visa fliken Extrainformation genom att klicka på den högst upp i dialogrutan. Fyll i information i de olika fälten. Du kan fylla i information i en textruta även om den inte är namngiven. Klicka på Spara. Markerar du flera användare kan du välja Dolt nummer på snabbmenyn för att ändra inställningen för markerade användare. Namnen på dessa fält ändras av administratören, och är samma för alla inom företaget. Läs mer i avsnittet Extra namn på sidan

231 Lösenord Om användaren har glömt sitt lösenord för inloggningen till 3Växel Max kan du ändra detta. Tänk på att använda ett säkert lösenord som består av både gemener, versaler, siffror och andra specialtecken. Standardlösenordet är secret06. Högerklicka på användaren och välj Ändra lösenord på snabbmenyn. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Ange nytt lösenord igen. Klicka på Spara. Använd aldrig användarens namn eller liknande som lösenord. Nästa gång användaren loggar in i 3Växel Max anger hon/han det nya lösenordet. 3Switch-kod På samma meny kan du även ändra användarens 3Switch-kod. Koden består av fyra siffror (som standard 0404) och används bland annat för att spela in meddelanden. Läs mer om meddelanden i avsnittet Spela in meddelanden på sidan Högerklicka på användaren och välj Ändra 3Switch-kod på snabbmenyn. Skriv den nya koden i rutan Ny 3Switch-kod. Skriv den nya koden en gång till i rutan Ange nytt 3Switch-kod igen. Klicka på Spara. 8-37

232 Byt roll Som administratör bestämmer du vilken roll som ska vara kopplad till ett specifikt konto (mobilnummer), du kan växla mellan användare och Endast administratören kan ändra dessa inställningar. telefonist. Om du väljer att byta roll till telefonist måste du även koppla telefonisten till en kö, läs mer i avsnittet Min information på sidan Högerklicka på användaren och välj Byt roll på snabb menyn. Vill du ändra inställningarna för flera användare kan du först markera dem genom att hålla ner Ctrl- eller Skifttangenten och klicka på dem. I dialogrutan visas nu användarens eller användarnas namn och den nya rollen. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen. Ska du byta roll för en användare kan du även markera denne, öppna Åtgärdermenyn och välja Byt roll. För att koppla på administratörsrättigheter på ett konto gör du så här (se även avsnittet Min information på sidan 8-34): Högerklicka på användaren och välj Min information på snabbmenyn. Markera rutan Administratörsrättigheter om användaren ska ha denna behörighet. Klicka på Spara. 8-38

233 Blockera Om du inte vill tillåta en användare att använda programmet 3Växel Max kan du blockera denne. Blockeringen gäller dock endast programmet 3Växel Max, mobiltelefonen fungerar som vanligt. Gör så här: Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Högerklicka på användaren och välj Blockera på snabbmenyn. Vill du blockera flera användare kan du först markera dem genom att hålla ner Ctrl- eller Skift-tangenten och klicka på dem. Viktigt! Blockera inte dig själv och logga ut, för då kan du inte logga in igen. För att åter tillåta användaren att använda programmet 3Växel Max väljer du Avblockera på samma meny. 8-39

234 Administrera konton via mobilprogrammet Som telefonist kan du göra vissa inställningar för användarnas konton via mobilprogrammet. Du kan till exempel ändra deras status, och vidarekoppling. Endast telefonisten kan administrera konton via mobilprogrammet. Du kan dock inte ändra inställningar för en annan telefonist. För att välja vilken användare du ska göra inställningar för visar du först katalogen och söker till exempel efter Endast användare. Användarinställningar I vanliga fall gör användaren inställningar för sig själv, exempelvis för status och vidarekopplingar. Som telefonist kan du hjälpa användaren att göra dessa inställningar. Läs mer om de olika inställningar som kan göras för ett konto i kapitlet Personliga inställningar. Markera personen i katalogen. Välj Val följt av Inställningar. 8-40

235 Nu visas en undermeny där du kan göra inställningar på samma sätt som användaren själv kan göra. Status Behöver du ändra status för någon användare, väljer du alternativet med aktuell status, till exempel Tillgänglig. Välj sedan Ange för att konfigurera statusen eller välj en status direkt på undermenyn. Vidarekoppling Vidarekopplingslista Nummerpresentation Köinställningar Information Språk Väljer du Samtalsregler följt av Vidarekoppling kan du göra inställningar för användarens vidarekopplingar, både för mobilnummer och fastnummer. Under Samtalsregler kan du välja Lista för vidarekoppling om du vill att ett samtal går vidare till något annat telefonnummer om användaren inte svarar (eller är upptagen i telefon). Väljer du Nummerpresentation på undermenyn för Samtalsregler kan du ange vilket telefonnummer som ska visas när användaren ringer till någon. Väljer du Köinställningar under Samtalsregler kan du ange om samtal till användaren ska placeras i en kö. Väljer du Kontoinformation eller Extra information visas information om användaren. Du kan endast ändra den extra informationen. Välj Språk om du ska ändra programspråk för användaren. Gör inställningar under respektive alternativ enligt instruktionerna i kapitlet Personliga inställningar. Välj Spara. 8-41

236 Lösenord Om användaren har glömt sitt lösenord för inloggningen till 3Växel Max kan du ändra detta. Tänk på att använda ett säkert lösenord som består av både gemener, versaler, siffror och andra specialtecken. Markera personen i katalogen. Välj Val följt av Inställningar. Välj Lösenord. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Skriv lösenord igen. Välj Spara. Använd aldrig användarens namn eller liknande som lösenord. 3Switch-kod På samma sätt kan du även ändra användarens 3Switch-kod. Koden består av fyra siffror och används bland annat för att spela in meddelanden. För att ändra koden väljer du Inställningar följt av 3Switch-kod. Skriv den nya koden två gånger. 8-42

237 Svarsgrupper Markerar du Svarsgrupper i översiktsfönstret visas de olika svarsgrupper som finns inom företaget. Vill du se mer information om en speciell svarsgrupp gör du så här: Klicka på plus-tecknet framför Svarsgrupper. Nu visas de svarsgrupper som finns inom företaget. Markera önskad grupp under Svarsgrupper. Nu visas de användare som ingår i aktuell grupp i katalogfönstret. I kolumnen Deltagarstatus kan du se om medlemmarna i svars gruppen är aktiva eller avstängda. I kolumnen Status kan du se medlemmarnas status, om de är tillgängliga eller upptagna i till exempel ett möte. Detta är en svarsgrupp som inte används och som inte har döpts om. Om en medlem har en annan status än tillgänglig (visas i kolumnen Status) kommer den medlemmen inte att få några samtal via svarsgruppen, trots att det står Aktiv i kolumnen Deltagarstatus. 8-43

238 Inställningar För att göra inställningar för en svarsgrupp gör du så här: Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret. Är du inloggad som telefonist kan du inte göra samma inställningar som administratören (du kan inte göra punkt 3, 4, 5, 6, 10 eller 12 nedan). Högerklicka på den svarsgrupp du vill ändra inställningar för och välj Svarsgruppsinformation eller Fasta svarsgruppsnummer på snabbmenyn (beroende på vilken flik du visa i dialogrutan). I rutan Namn kan du ändra det namn som visas i katalogfönstret. Detta namn syns endast internt för användarna. I rutan Anknytning anger du ett kortnummer som ska kunna användas internt. Numret måste bestå av mellan tre och fem siffror, som standard används fyra siffror. Kontakta 3 om du vill ändra nummerlängden. Om användarna ska kunna skicka epost till svarsgruppen fyller du i önskad adress i rutan Epostadress. Kontakta 3 om du behöver ändra den epostadress som 3Svars-meddelanden skickas till. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj en tidsstyrningslista om svarsgrupp en endast ska vara tillgänglig under vissa tider. Läs mer i avsnittet Tidsstyrningslistor på sidan

239 Visa fliken Mobilnummerinformation längst ner i dialogrutan. Här kan du välja om samtal som går direkt till mobilnumret ska vidarekopplas, och i så fall hur de ska vidare kopplas. I rutan Mobilnummer ser du vilket mobilnummer som inställningen gäller för. Öppna listrutan För alla samtal och välj önskad vidarekoppling. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Du kan välja mellan följande alternativ: 3Svar Huvudnummer Nummer Svarsgrupp Om du vidarekopplar mobilnumret stängs svarsgruppen och alla samtal (även samtal till fastnumret) kopplas till vald destination, du kan välja olika destinationer för numren. Om du inte vidare kopplar mobilnumret kan fastnumret ha en egen vidarekoppling. Samtalet kopplas direkt till svarsgruppens 3Svar. Samtalet kopplas vidare till det huvudnummer som du väljer i listrutan till höger. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan till höger. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i list rutan till höger. Uppläst meddelande Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att det för närvarande inte finns någon tillgänglig. 8-45

240 Visa fliken Fastnummerinformation längst ner i dialogrutan. Här kan du koppla ett fastnummer till svarsgruppen (gäller endast administratören) samt välja om samtal till det fasta numret ska vidarekopplas. I rutan Fastnummer kan du välja vilket fast telefonnummer som ska vara kopplat till svarsgruppen. Väljer du Ingen tas det fasta numret bort från svars grupp en. Öppna listrutan För alla samtal och välj önskad vidarekoppling. Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalet inte vidarekopplas. Du kan välja mellan samma alternativ som för mobilnumret, se ovan. Visa fliken Extrainformation om du vill fylla i de extra informationsfälten för svarsgrupp en. Denna information visas för övriga användare i företaget. Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Högerklickar du på svarsgruppen kan du välja Extrainformation på snabb menyn för att direkt visa denna flik. 8-46

241 Medlemmar Som administratör (eller telefonist) kan du lägga till och ta bort medlemmar i de olika svarsgrupperna. Du kan dessutom ändra medlemmarnas deltagarstatus vid behov. Som administratör gör du också inställningar för hur samtalen ska fördelas inom svarsgruppen, vem det ska ringa hos först och vem samtalet går till om denne inte svarar eller är upptagen i telefon. Om alla aktiva medlemmar i svarsgruppen är upptagna i telefon kan samtalet placeras i en kö. Gör så här för att hantera medlemmarna i svarsgruppen: Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret. Högerklicka på den svarsgrupp som du vill lägga till eller ta bort medlemmar ur och välj Medlemmar på snabbmenyn. En person med rollen telefonist bör inte vara medlem i en svarsgrupp, då detta kan medföra problem. 8-47

242 Öppna listrutan Svarsgruppkriterium och välj hur samtalen ska fördelas, det vill säga till vilken medlem samtalen ska gå till. Ledig längst Parallell påringning Samtalet går till den medlem som har varit ledig längst. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Samtalet ringer samtidigt hos alla medlemmar i svarsgruppen (innehåller svarsgruppen fler än tio medlemmar ringer det hos de tio som har varit lediga längst). Sekventiell i ordning Samtalet går till den medlem som står först på listan Svarsgruppsmedlemmar, se nedan. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Slumpvis sekventiell Samtalet slumpas ut till någon medlem. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Störst kunnande Endast administratören kan ändra dessa inställningar. Samtalet går till den medlem som har störst kunnande enligt listan Svårighetsgrad under Min information. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. 8-48

243 Vill du lägga till medlemmar i svarsgruppen klickar du i rutan under Lägg till medlem. Markera den eller de medlemmar du vill lägga till (håll ner Ctrl- eller Skift-tangenten för att markera flera användare) och klicka på Välj. Klicka på knappen Lägg till medlem (plus-tecknet) till höger om listan. Under Svarsgruppsmedlemmar ser du vilka medlemmar som ingår i svarsgruppen. Här bestämmer du också vilken prioritet de olika medlemmarna har. För att ändra detta markerar du en medlem och klickar sedan på Flytta upp medlem eller Flytta ner medlem till höger om listan. För att ta bort en medlem ur gruppen markerar du den under Svarsgruppsmedlemmar och klickar på knappen Ta bort medlem till höger om listan. Vill du tillfälligt stänga av en medlem kan du högerklicka på denne och välja Stäng av på snabbmenyn. Välj Återuppta på samma snabbmeny för att aktivera medlemmen igen. Du kan även klicka på listpilen i rutan under Status för att välja Avstängd eller Aktiv för att ändra medlemmens status. Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. 8-49

244 Köinställningar När det kommer in flera samtal till en svarsgrupp kan dessa placeras i en kö. Som administratör (eller telefonist) bestämmer du hur många samtal som ska kunna placeras i kön samt hur lång tid ett samtal ska kunna vara placerat i kö. I dagsläget finns det ingen visuell information om att det uppstår en kö för en svarsgrupp. För att få veta om, och hur många samtal det finns i kön, måste du ringa till svarsgruppen. Beroende på inställningarna får du även veta hur många samtal det finns i kön. Systemet känner av om det finns samtal i kön var 20:e sekund, därför kan det ta en liten stund innan ett samtal kopplas fram till en medlem i svarsgruppen trots att denne är ledig. Om du väljer att inte aktivera kön måste du ange vad som ska hända med samtalet om alla inom svarsgruppen är upptagna eller om ingen svarar. Samtalet kan då till exempel vidarekopplas till 3Svar, till växeln eller också kan den som ringer få höra ett meddelande om att alla linjer är upptagna. Samma inställningar gäller även då kön är full. När någon ringer till svarsgruppen hörs först ett välkomstmeddelande ( Välkommen ). Därefter går samtalet till en ledig medlem. Finns det ingen medlem som kan besvara samtalet hamnar det i kö och hanteras på olika sätt beroende på inställningarna för svarsgruppen. Om kön är full hörs ett meddelande om det, eller också kan samtalet vidarekopplas till 3Svar eller annan destination. Om det finns en ledig medlem Samtalet kopplas till och besvaras av en ledig svarsgruppsmedlem Välkomstmeddelande Om det är kö Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Standardmeddelande (2) vid kö Om kön är full Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Positionsmeddelande Vidarekoppling Standardmeddelande (1) vid kö Musik Standardmeddelande vid full kö Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Eget meddelande vid kö Ringsignal Eget meddelande vid full kö 8-50

245 Administratören kan läsa in ett företagsanpassat välkomstmeddelande, meddelande som spelas upp då någon väntar i kön, samt ytterligare ett anpassat meddelande då kön är full, läs mer i avsnittet Spela in meddelanden på sidan Inställningar för samtal i kö När ett samtal placeras i kö får den som ringer höra ett meddelande om detta. Du kan inte välja att samtidigt höra både musik och få meddelande om köplats. Det finns fyra olika alternativ (A D) för vad som händer med samtalet därefter, se bilden nedan. Så fort det finns en ledig medlem som kan svara på samtalet kopplas det dit. Samtalet kopplas till och besvaras av en ledig svarsgruppsmedlem Om det är kö A Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Standardmeddelande (2) vid kö Ringsignal B Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Ringsignal Positionsmeddelande C Standardmeddelande (1) vid kö Musik D Ringsignal Standardmeddelande (1) vid kö Eget meddelande vid kö Ringsignal A. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Efter en stund hörs ytterligare ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Båda meddelandena upprepas tills samtalet kopplas till en svarsgruppsmedlem. B. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande följt av ringsignaler. Efter en stund hörs ett positionsmeddelande som talar om vilken plats i kön samtalet har följt av ringsignaler. Standardmeddelandet och positionsmeddelandet upprepas tills samtalet kopplas till en svarsgruppsmedlem. C. Den som ringer får först höra ett standardmeddelande, därefter spelas valt musikstycke upp tills samtalet kopplas till en svarsgruppsmedlem. D. Den som ringer får höra ett företagsanpassat meddelande följt av ringsignaler. Meddelandet upprepas tills samtalet kopplas till en svarsgruppsmedlem. 8-51

246 Om samtalet inte besvaras innan maxtiden för kön uppnås, hanteras det enligt inställningarna för full kö. För att göra aktivera kön och göra inställningar för den gör du så här: Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret. Högerklicka på den svarsgrupp som du vill göra inställningar för och välj Köinställningar på snabbmenyn. Du kan även visa fliken Kö i dialog rutan Svarsgruppsadministration. På fliken Kö markerar du Använd Kö för att aktivera kön för svarsgruppen. Om kön inte är aktiverad och det inte finns någon medlem som kan svara vidare kopplas samtalet enligt inställningen i rutan Kö Full. Använd pilarna till höger i rutan Maxtid i kö om du vill ändra hur många minuter ett samtal ska kunna vara placerat i kö. För att undvika problem rekommenderar vi att du inte har längre tid än 19 minuter och inte mer än 19 samtal i kö. Använd pilarna till höger i rutan Max köstorlek om du vill ändra hur många samtal som ska kunna vara placerade i kö samtidigt. 8-52

247 Välj något av följande alternativ för att bestämma vad som ska hända med samtal som placeras i kö. A. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj Standard. B. Markera Position meddelande aktivering om du vill att den som ringer ska få ett meddelande om vilken plats i kön denne har, C. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj önskat musikstycke. D. Öppna listrutan Musik när man väntar i kö och välj Standard. Spela in ett eget meddelande enligt avsnittet Kömeddelande på sidan Klicka på Spara. Inställningar vid full kö I samma dialogrutan gör du även inställningar för vad som ska hända med samtalet när kökriterierna är uppfyllda (kön är full) eller då ingen medlem är inloggad. Det finns tre olika alternativ (A C) för vad som händer med samtalet när kön är full, se bilden till höger. A. Den som ringer blir vidarekopplad till 3Svar eller till något annat angivet telefonnummer. B. Den som ringer får höra ett standardmeddelande vid full kö, därefter avslutas samtalet. C. Den som ringer får höra ett företagsanpassat meddelande vid full kö, därefter avslutas samtalet. Om kön är full A B C Vidarekoppling Standardmeddelande vid full kö Eget meddelande vid full kö 8-53

248 Gör inställningar för samtalshantering vid full kö på följande sätt: Högerklicka på den svarsgrupp som du vill göra inställningar för och välj Köinställningar på snabbmenyn. Du kan även visa fliken Kö i dialog rutan Svarsgruppsadministration. Öppna listrutan Kö Full och ange hur ett samtal ska hanteras när kön är full (samt då kön inte är aktiverad, och ingen medlem kan svara). Du kan välja mellan följande alternativ: A. För att vidarekoppla samtalet väljer du något av följande alternativ: 3Svar Huvudnummer Nummer Svarsgrupp Samtalet kopplas direkt till svarsgruppens 3Svar. Samtalet kopplas vidare till det huvudnummer som du väljer i listrutan till höger. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan till höger. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i list rutan till höger. B. För att låta den som ringer få höra ett uppläst standardmeddelande väljer du Uppläst meddelande. C. För att låta den som ringer få höra ett företagsanpassat meddelande väljer du Uppläst meddelande. Spela in ett eget meddelande enligt avsnittet Meddelande vid full kö på sidan 8-29 Klicka på Spara. Använd inte alternativet Ingen, då det ger ett felmeddelande då kön är full. 8-54

249 Visa svarsgruppsnummer För att användarna ska kunna välja om de vill visa svarsgruppsnumren måste administra tören (eller telefonisten) först aktivera denna funktion. Högerklicka på den svarsgrupp du vill ändra inställningar för och välj Köinställningar på snabbmenyn. Nu visas fliken Kö i dialogrutan. Markera rutan Visa svarsgruppsnummer. Klicka på Spara. För att svarsgruppens nummer ska visas måste användaren ange detta under Min information. Läs mer i avsnittet Min information på sidan 8-34 eller i kapitlet Personliga inställningar. Stänga och öppna svarsgrupper Som administratör (eller telefonist) kan du stänga och öppna de olika svars grupp erna som finns i företaget. Numret stängs och eventuella samtal går direkt till 3Svar. Markera Svarsgrupper i översikts - fönstret. Högerklicka på svarsgruppen som du vill stänga och välj Stäng på snabbmenyn. För att öppna svarsgruppen igen väljer du Öppna på samma meny. 8-55

250 Administrera svarsgrupper via mobilprogrammet Som telefonist kan du göra vissa inställningar för svarsgrupperna via mobilprogrammet. Du kan se vilka svarsgrupper en person är medlem i, avaktivera/aktivera användarens medlemskap i svarsgrupperna samt stänga och öppna svarsgrupperna. Markera personen i katalogen. Välj Val följt av Inställningar. Välj Svarsgrupp. Välj den svarsgrupp du vill avaktivera användaren från. Endast telefonisten kan administrera svarsgrupper via mobilprogrammet. Du väljer samma svarsgrupp igen för att aktivera medlemskapet i den igen. 8-56

251 Stänga och öppna svarsgrupp Som telefonist kan du stänga och öppna de olika svarsgrupper som finns till företaget. Numret stängs och samtalen går direkt till 3Svar. Visa huvudmenyn och välj Katalog. Har du många användare och kontakter i katalogen kan du söka efter svarsgruppen. I rutan Namn eller nummer skriver du dess namn eller del av namnet. Markera Hela katalogen. Välj Sök. Markera svarsgruppen som du vill stänga. Välj Val följt av Stäng. Välj Tillbaka två gånger för att återgå till huvudmenyn. För att öppna svarsgruppen igen gör du på samma sätt, men väljer i stället Öppna på menyn. 8-57

252 Spärrlistor för utgående samtal Det finns olika typer av spärrlistor för inkommande och utgående samtal. När det gäller inkommande samtal kan användaren själv skapa sina listor. Som administratör kan du också göra inställningar för användarens inkommande listor, läs mer i avsnitt et Användarinställningar på sidan Vilka utgående listor som finns i företaget ser du om du klickar på plus-tecknet framför Utgående lista i översiktsfönstret och sedan markerar Vit lista eller Svart lista. Nu visas de olika list orna i katalogfönstret. Spärrar för utgående samtal hanteras endast av administratören. Du kan lägga till maximalt 20 telefonnummer på respektive lista, och du kan skapa maximalt 20 vita listor samt 20 svarta listor. Jokertecken Använder du jokertecknet * (asterisk) kan du spärra respektive tillåta hela nummerserier eller vissa riktnummer. Skriver du bara * innebär det alla telefonnummer. Nummer Spärrar/Tillåter * alla telefonnummer. 040* alla telefonnummer som har riktnummer * alla telefonnummer med landskoden +1 (bland annat USA). Skriver du 001* ändras det automatiskt till +1*. *1* alla telefonnummer som innehåller siffran * alla telefonnummer som börjar med , till exempel , och så vidare samtal till telefonnumret

253 Du kan till exempel välja att spärra alla samtal och endast tillåta exempelvis samtal från anställda inom företaget. På den svarta listan lägger du då till numret *, och på den vita listan företagets nummerserier för fasta och mobilnummer, till exempel * och *. Lägga till utgående spärrlista För att skapa en utgående spärrlista, det vill säga en svart lista som innehåller telefonnummer som inte är tillåtna eller en vit lista med tillåtna telefonnummer, gör du så här: Klicka på plus-tecknet framför Utgående lista i översiktsfönstret och markera Vit lista eller Svart lista. Öppna Åtgärder-menyn och välj Lägg till utgående spärrlista. Du kan även högerklicka på Vit lista eller Svart lista i översiktsfönstret och välja Lägg till utgående spärrlista på snabbmenyn. I rutan Namn skriver du ett namn för listan. I rutan Typ av spärrlista väljer du om du vill skapa en vit lista eller en svart lista. Klicka på Skapa. Högerklicka på den nya listan och välj Inställningar på snabbmenyn. 8-59

254 Klicka i rutan under Nummer och skriv det första telefonnumret som ska vara med i spärrlistan. Du kan samtidigt spärra/tillåta flera telefonnummer, läs mer i avsnittet Jokertecken på sidan Klicka på knappen Lägg till nummer (plustecknet) till höger om listan. Upprepa punkt 7 8 för att lägga till ytterligare nummer. Klicka på Spara. Har du en lista som innehåller ungefär samma nummer kan du importera den. Klicka på listpilen vid rutan Importerar nummer från, välj önskad lista och klicka sedan på knappen Importera till höger om rutan. 8-60

255 Ändra spärrlista Vill du ändra inställningarna för en spärrlista gör du så här: Högerklicka på listan och välj Inställningar på snabbmenyn. I rutan Namn kan du ge listan ett nytt namn om du vill. Lägg till telefonnummer genom att skriva numret i den tomma rutan under Nummer och klicka på knappen Lägg till nummer (plus-tecknet) till höger om listan. Ta bort ett telefonnummer genom att markera det och klicka på knappen Ta bort nummer (minus-tecknet) till höger om listan. Klicka på Spara. Det går inte att ta bort en spärrlista, däremot kan du döpa om den samt ändra inställningarna för den enligt ovan. 8-61

256 Välja spärrlista för användare Som administratör bestämmer du vilka spärrlistor som ska vara kopplade till olika användare. Du kan bara koppla en svart lista och en vit lista till varje användare. Användaren kan bara se vilken lista som används för honom/henne. För att koppla en spärrlista för utgående samtal till en specifik användare eller telefonist gör du enklast så här: Markera Katalog i översiktsfönstret och markera eventuellt en kategori. Högerklicka på användaren och välj Spärrlista för utgående samtal följt av Ange på snabbmenyn. Öppna listrutan Spärrlista för utgående samtal och välj önskad lista. Öppna listrutan Lista för tillåtna utgående samtal och välj önskad lista. Klicka på Spara. 8-62

257 Välja spärrlista för flera användare Om en spärrlista ska användas för flera användare och/eller telefonister gör du så här: Markera Katalog i översiktsfönstret och markera eventuellt en kategori. Markera eventuellt de användare som ska tilldelas spärrlistan (använd Skift- eller Ctrl-tangenten för att markera flera användare). Öppna Åtgärder-menyn och välj Upprätta svart lista för utgående samtal eller Upprätta vit lista för utgående samtal. Du kan även högerklicka på någon av användarna i katalogfönstret och välja Spärrlista för utgående samtal följt av Upprätta svart lista för utgående samtal eller Upprätta vit lista för utgående samtal. I listrutan Namn på spärrlista väljer du vilken spärrlista som ska användas. Om du högerklickar i översiktsfönstret och väljer samma kommando kan du bara välja att tilldela spärrlistan till alla användare och/eller telefonister. Läs mer i avsnittet på nästa sida. De användare som du markerade innan du öppnade dialogrutan finns redan i listan Specifik användarlista. I rutan Tilldelning markerar du Alla om alla ska tilldelas samma spärrlista, Alla användare eller Alla telefonister för att alla användare respektive telefonister ska tilldelas spärrlistan. Vill du specificera vilka användare som ska tilldelas spärrlistan markerar du Specifik användarlista. 8-63

258 Klicka i rutan under Lägg till användare. Markera den eller de användare som du vill lägga till och klicka på Välj. Klicka på knappen Lägg till användare (plustecknet) till höger om listrutan. I listan Specifik användarlista ser du vilka användare som kommer att tilldelas aktuell spärr lista. Vill du ta bort en användare markerar du denne och klickar på Ta bort användare (minus-tecknet) till höger om listan. Klicka på Spara. Välja spärrlista för alla användare/telefonister Om en spärrlista ska användas för alla användare och/eller telefonister kan du högerklicka på kategorin Användare eller Telefonister i översiktsfönstret. Välj Upprätta svart lista för utgående samtal eller Upprätta vit lista för utgående samtal på snabbmenyn. I dialogrutan väljer du önskad spärrlista och vilken grupp som ska tilldelas listan. Bekräfta genom att klicka på Spara. 8-64

259 Tidsstyrningslistor Med hjälp av en tidsstyrningslista kan du styra vilka tider olika nummer ska vara tillgängliga. Du börjar med att skapa olika tidsstyrningslistor, därefter kan du applicera dem på huvudnummer, svarsgrupper och/eller på användare. Du kan lägga upp maximalt 20 stycken tidsstyrningslistor. För att visa de olika listor som finns markerar du Tidsstyrningslistor i översikts fönstret. Lägga till tidsstyrningslista När du skapar en tidsstyrningslista måste du ange inställningar för samtliga dagtyper samt hur samtalen ska vidarekopplas då telefonnumret inte är tillgängligt. Du kan göra inställningar för tio olika dagtyper. Gör så här för att skapa listan: Markera Tidsstyrningslistor i översiktsfönstret. Öppna Åtgärder-menyn och välj Lägg till tidsinställningslista. Du kan även högerklicka på Tidsstyrningslistor i översiktsfönstret och välja Lägg till tidsinställningslista på snabbmenyn. I rutan Namn skriver du ett namn för listan. Klicka på Skapa. Högerklicka på den nya listan och välj Inställningar på snabbmenyn. 8-65

260 Visa fliken Dagtyp 1. Öppna listrutan Dagtyp och välj första dagtypen, till exempel Måndag. Markera första rutan och ange under vilken tidsperiod numret ska vara tillgängligt. Välj Ingen i listrutan till höger för att samtalen ska gå fram, och inte vidarekopplas på något sätt. Markera eventuellt ytterligare tidsperioder då numret ska vara tillgängligt. Du kan även välja en tidsperiod då samtalen vidarekopplas på ett speciellt sätt, till exempel vid lunch. Öppna listrutan Annars och välj hur samtalet ska vidarekopplas övrig tid. Visa fliken Dagtyp 2, öppna listrutan Dagtyp och välj nästa dagtyp, till exempel Tisdag. Upprepa punkt 8 10 för att ange tidsperioder och vidarekoppling då numret inte är tillgängligt. Upprepa punkt 11 för övriga flikar och övriga dagtyper. Helgdag innebär röda kalenderdagar samt aftnar, till exempel julafton, Dag före helgdag innebär dag före dagtypen helgdag). Klicka på Spara. 11 Att välja 3Svar i listrutan som alternativ för vidarekoppling vid tidsstyrningslista fungerar bara för användare. Om man vill att samtalet ska vidarekopplas till 3Svar i tidsstyrningslista för huvudnummer och svarsgrupp, måste man vidarekoppla till 3Svarets direktnummer. För att vidarekoppla till 3Svar för huvudnummer eller svarsgrupp väljer du att vidarekoppla till Nummer och anger följt av mobilnumret för huvudnumret eller svarsgruppen, till exempel

261 Ändra tidsstyrningslista Vill du ändra inställningarna för en tidsstyrningslista gör du så här: Högerklicka på listan och välj Inställningar på snabbmenyn. I rutan Namn kan du ge listan ett nytt namn om du vill. Ändra tidsperioder och vidarekopplingar på de olika flikarna, på samma sätt som när du lägger till listan. Klicka på Spara. Det går inte att ta bort en tidsstyrningslista, däremot kan du döpa om den samt ändra inställningarna för den enligt ovan. 8-67

262 Välja tidsstyrningslista för användare Som administratör bestämmer du vilka tidsstyrningslistor som ska vara kopplade till olika nummer (huvudnummer, svarsgrupper och användare). Du kan bara koppla en tidsstyrningslista till varje nummer. Användaren kan bara se vilken lista som används för honom/ henne, inte vilka inställningar listan har. För att koppla en tidsstyrningslista till en specifik användare gör du enklast så här: Markera Katalog i översiktsfönstret och markera eventuellt en kategori. Högerklicka på användaren och välj Vidarekoppling följt av Ange på snabbmenyn. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj önskad lista. Klicka på Spara. Viktigt! Det går inte att se att tidsstyrnings list an är aktiv via katalogfönstret. 8-68

263 Välja tidsstyrningslista för flera användare Om en tidsstyrningslista ska användas för flera användare och/eller telefonister gör du så här: Markera Katalog i översiktsfönstret och markera eventuellt en kategori. Markera eventuellt de användare som ska tilldelas spärrlistan (använd Skift- eller Ctrl-tangenten för att markera flera användare). Öppna Åtgärder-menyn och välj Tilldela tidsinställning. Du kan även högerklicka på någon av användarna i katalogfönstret och välja Vidarekoppling följt av Tilldela tidsinställning. I listrutan Namn på spärrlista väljer du vilken tidsstyrningslista som ska användas. Om du högerklickar i översiktsfönstret och väljer samma kommando kan du bara välja att tilldela tidsstyrningslistan till alla användare och/eller telefonister. Läs mer i avsnittet på nästa sida. De användare som du markerade innan du öppnade dialogrutan finns redan i listan Specifik användarlista. I rutan Tilldelning markerar du Alla om alla ska tilldelas samma tidsstyrningslista, Alla användare eller Alla telefonister för att alla användare respektive telefonister ska tilldelas listan. Vill du specificera vilka användare som ska tilldelas tidsstyrningslistan markerar du Specifik användarlista. 8-69

264 Klicka i rutan under Lägg till användare. Markera den eller de användare som du vill lägga till och klicka på Välj. Klicka på knappen Lägg till användare (plustecknet) till höger om listrutan. I listan Specifik användarlista ser du vilka användare som kommer att tilldelas aktuell tidsstyrningslista. Vill du ta bort en användare markerar du denne och klickar på Ta bort användare (minus-tecknet) till höger om listan. Klicka på Spara. Välja tidsstyrningslista för alla användare/telefonister Om en tidsstyrningslista ska användas för alla användare och/eller telefonister kan du högerklicka på kategorin Användare eller Telefonister i översiktsfönstret. Välj Tilldela tidsinställning på snabbmenyn. I dialogrutan väljer du önskad tidsstyrningslista och vilken grupp som ska tilldelas listan. Bekräfta genom att klicka på Spara. 8-70

265 Välja tidsstyrningslista för huvudnummer För att koppla en tidsstyrningslista till huvudnumret gör du så här: Markera Huvudnummer i översiktsfönstret. Högerklicka på huvudnumret och välj Mobilt växelnummer. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj önskad lista. Klicka på Spara. Viktigt! Har du aktiverat IVR för ett huvudnummer, kan du inte samtidigt använda en tidsstyrningslista på samma huvudnummer. 8-71

266 Välja tidsstyrningslista för svarsgrupp För att koppla en tidsstyrningslista till en svarsgrupp gör du så här: Markera Svarsgrupper i översiktsfönstret. Högerklicka på svarsgruppen och välj Svarsgruppsinformation. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj önskad lista. Klicka på Spara. 8-72

267 Samtalsstatistik Med hjälp av funktionen Samtalsstatistik i 3Växel Endast administratören kan skapa Max kan ni enkelt ta fram statistik över samtal rapporter. inom företaget. Statistiken kan skapas för enskilda eller för samtliga användare/telefonister/huvudnummer/svarsgrupper. Stati stiken skickas till administratörens epostadress. Du kan kontrollera vilken epostadress som är angiven genom att öppna Inställningar-menyn och välja Mina inställningar följt av Min information. Markera Samtalsstatistik i översiktsfönstret för att visa de rapporter du kan skapa. 1. Rapport - användare Rapporten visar antal inkommande och utgående samtal per användare. 2. Rapport - telefonister Samma rapport som ovan, men för telefonister. 3. Rapport - huvudnummer Rapporten visar inkommande och utgående samtal för huvudnummer. 4. Rapport - svarsgrupper Rapporten visar antal samtal till svarsgrupper. 5. Samtalshändelser för användare och telefonister 6. Genomsnittligt antal telefonister inloggade 7. Genomsnittligt antal med lemmar per svarsgrupp inloggade 8. Genomsnittligt inloggade i växelprogram Rapporten visar antal inkommande samtal för användare och telefonister. Rapporten visar genomsnittligt antal inloggade telefonister. Rapporten visar genomsnittligt antal inloggade medlemmar per svarsgrupp. Rapporten visar genomsnittligt antal inloggade i 3Växel Max-program i dator eller mobil. 8-73

268 Skapa en rapport För att skapa en rapport gör du så här: Markera Samtalsstatistik i översiktsfönstret. Markera den rapport som du vill skapa. Högerklicka på den och välj Inställningar. I dialogrutan som visas gör du önskade inställningar för rapporten. I rutan Noggrannhet väljer du hur noggrann du vill ha rapporten. Väljer du Timmar kan du skapa rapporten för de senaste 31 dagarna, väljer du Dagar för de senaste 12 månaderna och väljer du Månader kan du skapa rapporten för de 24 senaste månaderna. I rutorna Från och Till anger du för vilken period rapporten ska skapas. Öppna listrutan Nummer och välj för vilket nummer rapporten ska skapas. Om du inte väljer något alternativ skapas rapporten för alla inom vald kategori. För rapport 8 beräknas genomsnittet alltid på hela växeln. Klicka på Skapa. Nu visas ett meddelande om att förfrågan bearbetas, klicka på Ok. 8-74