1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Jönköpings kommun Upphandling Traktor (Vapenvallen) Peter Strandsäter 15/167 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1 Allmän orientering Inledning Vi har för avsikt att köpa en ny traktor till Vapenvallens idrottsanläggning Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar: - Administrativa föreskrifter - Krav på leverantören - Kravspecifikation - Avtalsvillkor - Specifikation - Bedömningsprotokoll Antal avtalsparter Beställaren har för avsikt att teckna avtal med en leverantör Upphandlingskontrakt Efter tid för avtalsspärr har förlupit tecknas upphandlingskontrakt med antagen leverantör. Avtalet utgörs av ett skriftligt kontrakt som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud Ersättning för upprättande av anbud Beställaren medger inte ersättning för upprättande av anbud Offentlighet och sekretess Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) råder det absolut sekretess i en offentlig upphandling fram tills att tilldelningsbeslut meddelas eller upphandlingen dessförinnan har avslutats. Trots att den absoluta sekretessen upphör innebär det inte att Beställaren kan lämna ut uppgifter om leverantörerna eller de anbud som kommit in utan att pröva om sekretess fortfarande föreligger enligt OSL. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna Utskrivet: :42 Sida 1 av 13

2 endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Leverantör som begär sekretess ska ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut. Varje gång en anbudshandling begärs ut kommer Beställaren att göra en självständig sekretessprövning enligt OSL. Om anbudet ska omfattas av sekretess, ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut. (Fritextsvar) 1.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med ett Förenklat förfarande 1.3 Elektronisk anbudsgivning Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Leverantör som vill lämna anbud registrerar sig och hämtar handlingar på Leverantören ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. Den leverantör som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via ovan angivna webbplats måste själv kontrollera om kompletterande information har distribuerats Kommunikation All kommunikation under anbudstiden ska ske via Tendsign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Alla frågor, svar och meddelanden kommer att distribueras via Tendsign till den e-postadress som angetts vid inlämnandet av anbudet. Innan anbud lämnas uppmanas därför leverantören att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Under utvärderingstiden kan Beställaren ställa frågor till Leverantören i Tendsign. Frågor besvaras även där. Om Leverantören har frågor om förfrågningsunderlaget eller upphandlingen är det viktigt att Beställaren kontaktas i ett tidigt skede. Kommer frågor in i god tid minskar risken för missförstånd och informationen kan spridas i god tid Lämnande av anbud Anbud ska lämnas elektroniskt via av behörig person. Leverantörer som saknar konto på tendsign.com måste registrera sig. OBS! Inkomna anbud i annan form än ovan nämnda förkastas Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska. Certifikat och intyg utfärdade på andra språk kan dock komma att accepteras om det framgår vem som utfärdat handlingen och vilken motsvarighet den har i förhållande till ett svenskt certifikat eller intyg. De svar som leverantören lämnar i sitt anbud är underlag för kvalificering, anbudsprövning och utvärdering. Det är därför ytterst viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter. Utskrivet: :42 Sida 2 av 13

3 Leverantören uppmanas att begränsa sitt anbud till att endast omfatta efterfrågade uppgifter. Svar ska lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Leverantören uppmanas att endast hänvisa till bilaga om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Bifogade filer ska vara läsbara i Office 2003 alternativt Acrobat Reader. Observera att möjligheten att komplettera anbudet med uteblivna handlingar är begränsad. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Kommentarer till frågor kan tolkas som reservationer, det kan innebära diskvalificering från fortsatt utvärdering Kontroll av uppgifter Innan inlämnande av anbud ska Leverantören kontrollera att organisationens, personens och ev. avdelningens uppgifter som är kopplade till kontot i Tendsign är uppdaterade. Exempel på uppgifter som ska kontrolleras är organisationens namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter etc. Personen som äger kontot blir automatiskt kontaktperson för upphandlingen och avtalet. Om en annan person ska vara Leverantörens kontaktperson, ange då detta i nedanstående fritextruta. Är uppgifterna som är kopplade till användarens konto i Tendsign uppdaterade? (/ svar) Om en annan person än kontots ägare ska vara Leverantörens kontaktperson, ange då detta i fritextrutan. (Fritextsvar) Anbud skrivet av konsult Observera att anbud ska lämnas av den organisation som kommer att stå för anbudet och även ansvara för fullföljande av eventuellt kontrakt. Kontakta VISMA support för handledning vid ansökans avgivning via konsult. Telefon: e-post: tendsignsupport@visma.com Underrättelse om beslut Underrättelse om vilken eller vilka leverantörer som kommer att tilldelas kontrakt och skälen för detta, lämnas via Tendsign till den e-postadress som angetts vid inlämnandet av anbudet till alla leverantörer i den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslutet utgör inte en avtalsrättslig accept av anbudet. Bindande avtal kommer till stånd först när upphandlingskontraktet undertecknats av båda parter. 1.4 Tidsfrister Frågor och svar Frågor rörande denna upphandling ska ställas senast Sista anbudsdag Anbud ska vara Beställaren tillhanda senast Anbudets giltighet Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudets giltighetstid fram till Utskrivet: :42 Sida 3 av 13

4 dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst tre månader efter angiven giltighetstid Avtalsspärr Avtalsspärr om 10 dagar gäller. Utskrivet: :42 Sida 4 av 13

5 2. Krav på leverantören 2.1 Prövning av underleverantör Med Leverantören avses den aktör som ensamt eller tillsammans med redovisade underleverantörer ska leverera till Beställaren. Om någon av angivna underleverantörer inte uppfyller krav som ställs på dessa i detta avsnitt, får underleverantören ifråga inte användas vid genomförandet av avtalat åtagande. Anbudsgivande företag kan dock ändå tilldelas kontrakt i denna upphandling om samtliga övriga krav i förfrågningsunderlaget ändå uppfylls. Avser Leverantören anlita underleverantör för hela eller delar av uppdraget? Om ja, ange bolagsnamn, organisationsnummer och kontaktperson i kommentarsfältet. Ange även i vilken omfattning underleverantören avses användas. (/ svar) 2.2 Uteslutningsgrunder Leverantör kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne eller företrädare för denne (om anbudsgivaren är en juridisk person) är dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt definition i 10 kap. 1 LOU Vidare kan en Leverantör även komma att uteslutas om: den 1. leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. leverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. leverantören eller företrädare för denne (om leverantören är en juridisk person) är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4. leverantören eller företrädare för denne (om leverantören är en juridisk person) har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5. leverantören inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige, eller 6. leverantören i något väsentligt hänseende underlåtit att lämna begärda upplysningar, eller lämnat felaktiga upplysningar, som begärts med stöd av grunderna redovisade i detta avsnitt eller som bevis på att övriga krav på Leverantören uppfylls. Leverantören äger heller inte rätt att anlita underleverantör som är föremål för uppräknade omständigheter. Se 10 kap. 1-2 LOU för fullständiga definitioner av uteslutningsgrunderna. Leverantören ska bekräfta att den och eventuella underleverantörer inte är föremål för ovan uppräknade uteslutningsgrunder. (/ svar) 2.3 Registrering Leverantören och eventuell underleverantör ska vara registrerad i aktiebolags-, handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där verksamheten är etablerad. Utskrivet: :42 Sida 5 av 13

6 Leverantören och underleverantören ska bekräfta att de uppfyller kravet på registrering i aktiebolags-, handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där verksamheten är etablerad. (/ svar) 2.4 Ekonomisk ställning Ekonomisk ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning. Kravet är uppfyllt om Leverantören har en rating om lägst 40 "kreditvärdig" enligt Creditsafe eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut. Beställaren kommer att kontrollera Leverantörens rating i Creditsafe och därför behöver inte intyg om detta bifogas anbudet. Har Leverantören lägre eller ingen riskklass/rating kan den ändå anses uppfylla kravet om anledningen till den lägre klassificeringen/ratingen redovisas i anbudet och inte är hänförlig till faktorer som inverkar på Leverantörens ekonomiska stabilitet. Förklaring till lägre eller ingen rating görs i en bilaga till anbudet. I det fall Leverantörens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant ska namnet på denne anges i anbudet och Beställaren förbehåller sig rätten att inhämta intyget efter anbudstidens utgång. Intyget ska vara undertecknat av garantens behöriga företrädare. Uppfyller Leverantören kraven avseende de ekonomiska förutsättningarna? (/ svar) 2.5 Leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet Leverantörens resurser, erfarenhet och kompetens Presentation Leverantören ska presentera sin förmåga och kapacitet att utföra uppdraget i den omfattning och helhet som avtalet omfattar. Bevis som styrker tillgång till andra företags tekniska och yrkesmässiga kapacitet ska vid anmodan kunna visas upp. Leverantören ska kortfattat beskriva sin organisation och kompetens. (Fritextsvar) Utskrivet: :42 Sida 6 av 13

7 3. Kravspecifikation 3.1 Krav på varan/tjänsten Anbudsprövning Anbudsprövning Beställaren förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att Leverantörens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden Accepterande av Avtalsvillkor Samtliga krav i enlighet med förfrågningsunderlagets bilaga Avtalsvillkor ska accepteras och efterlevnaden ska upprätthållas under avtalstiden. Samtliga krav i enlighet med förfrågningsunderlagets bilaga Avtalsvillkor accepteras och kommer att upprätthållas under avtalstiden. (/ svar) Obligatoriska krav Service Det skall finnas en etablerad anläggning för service, reparationer och underhåll lokalt i Jönköping, samt att servicepersonal skall kunna infinna sig hos Beställaren inom ett dygn efter anmälan om skada/fel. Vi uppfyller kravet på Service. (/ svar) Serviceavtal Serviceavtal ska kunna presenteras. Vi uppfyller kravet på Serviceavtal (/ svar) Provkörning Ett likvärdigt med erbjudet fordon ska kunna provköras av oss lokalt i Jönköping eller i dess närhet. Vi uppfyller kravet på Provkörning. (/ svar) 3.2 Utvärdering Utvärderingsgrund Utvärderingsgrund Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Utskrivet: :42 Sida 7 av 13

8 Utvärderingsprocess Utvärderingen sker i följande steg: - Rättelse och nollställning - Vid prövning av anbuden sker kontroll av samtliga uppgifter endast hos de anbudsgivare som efter simulering/sammanställning bedöms ha möjlighet att erhålla upphandlingskontrakt. - Prövning av anbudet efter muntlig redovisning, demonstration, vid behov. - Prövning efter eventuell förhandling Utvärderingsmodell Linjärskalemodellen Viktningsrapport 70% Pris 30% Förarbedömning Provkörning I samband med utvärderingen kommer vi att provköra fordon och göra en bedömning av förarmiljö, funktionalitet mm samt en bedömning av plog enligt bifogade bedömningsprotokoll Pris Pris Ange pris på traktor enligt Specifikation Traktor 15_167. Ange pris enligt Specifikation Traktor 15_167. (Linjär skala) 70,00 % , ,00 sek Expanderad skala Förarbedömning I samband med provkörning genomför vi en förarbedömning enligt bifogat protokoll "Bedömning Traktor 15_167". Samlad poäng i samband med provkörning enligt protokoll Bedömning Traktor 15_167. (Linjär skala) 16,00-48,00 Poäng : 16,00 30,00 % Utskrivet: :42 Sida 8 av 13

9 4. Avtalsvillkor 4.1 Parter Beställaren Jönköpings kommun Organisationsnummer: Nedan kallad Beställaren Leverantören Redovisas i det slutliga avtalet. Nedan kallad Leverantören. 4.2 Allmän orientering Omfattning Vi har för avsikt att köpa en ny traktor till Vapenvallens idrottsanläggning Utförande Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Beställaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4.3 Handlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. För det fallet att de visar sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning: 1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till avtalet inklusive bilagor i omvänd datumordning 2. Avtalet inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inklusive kompletteringar och förtydliganden 4. Leverantörens anbud inklusive bilagor samt eventuella förtydliganden 5. ALOS 05 - Allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor 4.4 Leverans Leveransvillkor Leverans ska ske DDP enligt Incoterms 2010 inkl. lossning till av Beställaren angiven leveransadress. Leverans ska ske mellan kl Följesedel ska åtfölja levererade varor där avroparens namn, leveransdatum och leveransadress framgår Leveranstid 2016 vecka Vite Vid försening ska Leverantören betala en ersättning på 1 % av det totala pris som anges i beställningen, per påbörjad vecka. Detta oavsett om delleveranser gjorts på utsatt tid. Den totala summan av vitesersättningen för förseningen ska dock inte överstiga 10% av det totala priset. Utskrivet: :42 Sida 9 av 13

10 4.6 Ersättning Pris Pris ska anges i SEK exklusive moms Ersättning Såvida inte annat skriftligen avtalats mellan parterna ska ersättning anses inkludera samtliga kostnader och utlägg som Leverantören haft för leveransernas utförande. 4.7 Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura. Fakturering görs till beställaren efter att beställda varor levererats. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Fakturareferens, som uppges vid beställning, ska anges på fakturan. Minst åtta tecken ska vara möjligt att uppge. Eventuella pappersfakturor ska skickas till vid beställningen angiven adress. Korrekta fakturor betalas 30 dagar efter det att fakturan kommit beställaren tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger beställaren betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd till Leverantören och ej till tredje part. Leverantörens organisationsnummer och uppgifter gällande F-skatt ska alltid vara angivet på fakturan. Beställaren är redovisningsskyldig för mervärdesskatt. Mervärdesskatten ska därför alltid anges separat på fakturan, både med belopp och med procentsats. Leverantören ska skicka fakturan senast 9 månader efter slutleverans. Har så ej skett äger Leverantören ej rätt till betalning för senare översänd faktura Faktureringsadresser Fakturan adresseras till : Jönköpings kommun Box JÖNKÖPING. OBS! Ange på fakturan vilken förvaltning fakturan avser samt referens Dröjsmålskostnader Beställarens ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. I det fall dröjsmålsränta (referensränta) ändå blir aktuell godtar beställaren endast sådan i enlighet med svensk räntelagstiftning. 4.8 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Utskrivet: :42 Sida 10 av 13

11 Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl.a. att Leverantören själv har skyldighet att ansvara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. 4.9 Underleverantör Med underleverantör avses samtliga juridiska personer, företag och/eller organisationer som Leverantören använder för att utföra förpliktelser i enlighet med detta avtal. Leverantören har rätt att, efter på förhand inhämtat skriftligt godkännande från uppdragsgivaren, anlita underleverantör för att utföra hela eller delar av avtalet. Underleverantör ska uppfylla de krav som stadgas i 10 kap. 1 2 LOU och i övrigt fullgjort sina skyldigheter avseende lagstadgade avgifter. Leverantören svarar för underleverantör såsom för egen del, såväl avseende utfört arbete som villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Finner Beställaren vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom en (1) månad räknat från och med det att Beställaren påkallade felet eller från det att Leverantören och/eller underleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har Beställaren rätt att besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Om felet är väsentligt äger Beställaren rätt att med omedelbar verkan besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Ovanstående gäller även förhållandet underleverantör till underleverantör o.s.v. Eventuellt byte och/eller tillägg av underleverantör under avtalsperioden får endast ske efter skriftligt godkännande från Beställaren. Ett sådant byte får inte drabba Beställaren ekonomiskt eller påverka kvaliteten på produkten. Byte eller tillägg av underleverantör får inte innebära en väsentlig förändring av avtalet Försäkring Leverantören ska på egen bekostnad teckna giltig ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets art och omfattning. Försäkringen ska tecknas och vidmakthållas så att den gäller vid avtalets ikraftträdande och ska gälla under hela avtalsoch ansvarstiden. Leverantörens försäkring ska även omfatta eventuella underleverantörer. På begäran av Beställaren ska Leverantören lämna bestyrkt kopia av gällande försäkringsbrev samt bevis på att försäkringspremier erlagts F-skatt Under avtalstiden ska Leverantören inneha F-skattsedel Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja sekretessbelagd uppgift som Leverantören får del av genom tillkomsten eller genomförandet av avtalet. Leverantören har inte rätt att utan Beställarens uttryckliga skriftliga tillåtelse publicera eller på annat sätt offentliggöra rapporter eller annat material eller information Utskrivet: :42 Sida 11 av 13

12 som Leverantören upprättat, erhållit eller tagit del av genom avtalet. Leverantören innefattar alla personer som denne på något sätt involverar, för att fullgöra sina åtaganden mot Beställaren och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Leverantören förbinder sig att göra de medarbetare som kommer att sysselsättas med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser rörande sekretess, samt även i övrigt hantera uppdraget med den diskretion som är nödvändig. Leverantören ansvarar för att även underleverantörer iakttar vad som stadgats ovan. Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört Hävning Part har rätt att omedelbart häva avtalet om motparten gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott. Som väsentligt avtalsbrott anses: 1. Part gör sig skyldig till väsentliga brister i sina förpliktelser och inte vidtar rättelse inom skälig tid efter skriftlig anmodan. 2. Part lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen. 3. Part försätts i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4. Part är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 5. Maximalt vite till följd av avtalet är uppnått. 6. Leverantören inte uppfyller de obligatoriska kraven i förfrågningsunderlaget. 7. Det föreligger omständighet som medför att Leverantören uppfyller någon av uteslutningsgrunderna i 10 kap. 1 2 LOU. 8. Det föreligger ett immaterialrättsligt intrång i tredje mans rättighet som inte kan undanröjas på tillfredsställande sätt och som medför olägenhet för Beställaren. 9. Part bryter mot sekretesskyldigheten enligt detta avtal. Avtalet hävs omedelbart om förvaltningsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från Leverantören till Beställaren. Hävning av avtalet ska ske skriftligen Överlåtelse Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person, ej heller får Leverantören pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan Beställarens skriftliga medgivande Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. I andra hand ska tvisten prövas och slutligt avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. Att tvist med anledning av avtalet hänskjutits till rättsligt avgörande befriar inte parterna från skyldigheter enligt detta avtal. Part är således förpliktigad att fullgöra skyldigheter enligt avtalet till dess att frågan slutligen prövats och dom vunnit laga kraft Avtalsbilagor - Bilaga Förfrågningsunderlag - Bilaga Leverantörens anbud Utskrivet: :42 Sida 12 av 13

13 - ALOS 05 - Allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor - Bilaga Pris (tillkommer vid avtalstecknandet) Utskrivet: :42 Sida 13 av 13