Ansvars- och delegationsordning

Transkript

1 Ansvars- och delegationsordning Forum Syds förtroendeorganisation och generalsekreterare Beslutad av: Forum Syds styrelse Beslutsdatum: , kompletterad av årsmötet , senast uppdaterad Giltighetstid: Ansvarig: Forum Syds styrelse Publiceras: Intranätet 1(22)

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Inledning... 3 Medlems- och årsmöte... 4 Valberedning... 5 Styrelse... 6 Arbetsutskott (AU)... 9 Ordförande Generalsekreterare Bilaga 1: Vägledande information inför planering av styrelse- och AU möten Bilaga 2: Ekonomiskt ansvar på Forum Syd Appendix B to the decision-making principles (22)

3 Inledning Forum Syd styrs av dess stadgar där föreningens syfte, kriterier för medlemskap och organisering fastställs. Ansvars- och delegationsordningen ska möjliggöra en tydlig styrning och bidra till att synliggöra hur ansvaret är fördelat inom Forum Syd, dess förtroendeorganisation och generalsekreterare. Detta dokument är beslutat av Forum Syds styrelse. Arbetsordningen för medlems- och årsmötet regleras dock av föreningens stadgar och är beslutade av medlemsmötet. Som bilaga finns en definition av ekonomiskt ansvar som avser generalsekreterare samt övriga chefer inom Forum Syd (se bilaga 2). 3(22)

4 Medlems- och årsmöte Ansvar och arbetsordning för medlems- och årsmöte regleras i detalj i föreningens stadgar. Medlemsmöte Medlemsmötet är ett tillfälle att behandla frågor som är av intresse för medlemsorganisationerna och Forum Syds utveckling. Medlemsmötet kan behandla ett specifikt tema eller vara del av en process som organisationen arbetar med. Ett annat syfte med medlemsmötet är att stärka identiteten och gemenskapen inom Forum Syd. Innehållet på medlemsmötet beslutas av årsmötet eller av styrelsen. Medlemsmötet kan ta beslut i frågor som årsmötet eller styrelsen tagit initiativ till. Årsmöte Årsmötet är Forum Syds högsta beslutande organ där medlemsorganisationerna kan delta med högst två representanter en ordinarie och en suppleant. Årsmötet sammanträder en gång om året, före maj månads utgång, med uppgift att fatta övergripande beslut om Forum Syds utveckling och ledning. Årsmötet beslutar om övergripande inriktning och vision för Forum Syd. Årsmötet beslutar om övergripande verksamhetsplan, uppföljning av verksamheten samt verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning. Årsmötet förrättar val väljer styrelse, väljer in nya medlemmar, hanterar inkomna motioner samt övrigt som anges i föreningens stadgar. Det är årsmötet som beslutar om förändringar av stadgar (måste dock ske vid två på varandra följande möten, varav ordinarie årsmöte är ett, och med två tredjedels majoritet). Det är också årsmötet som utser valberedning och nivå på ersättning till ledamöter. Alla medlemsorganisationer kan lämna in motioner till årsmötet. Motionerna bereds av styrelsen och årsmötet beslutar. 4(22)

5 Valberedning Vid årsmötet utses valberedningen. Det är också årsmötet som fastställer valberedningens uppdrag. Forum Syds valberedningen ska bestå av minst fyra ledamöter. Årsmötet utser även valberedningens ordförande som tillika är sammankallande. Uppgift Valberedningens arbete ska präglas av ett systematiskt tillvägagångssätt där föreningens medlemmar får möjlighet att påverka styrelsens sammansättning. Valberedningen ska sträva efter att styrelsens sammansättning återspeglar den sammansättning av organisationer som utgör Forum Syds medlemskrets samt att intressen för de olika verksamhetstyper organisationen bedriver finns representerade i styrelsen. De ska även sträva efter jämn könsfördelning och mångfald i styrelsen. Valberedningen ska se till att styrelsens ledamöter har erfarenheter som är nödvändiga för det arbete som organisationen beslutat att genomföra samt att ledamöterna är medvetna om det personliga ansvar som styrelseuppdraget innebär. Valberedningen ska upplysa de personer som de föreslår vad det innebär att ingå i Forum Syd styrelse, vilket ansvar och uppgift som åläggs dem. Valberedningen föreslår ledamöter till följande poster inom föreningen och presenterar dem på årsmötet; Styrelsens ordförande Ordinarie ledamöter till styrelsen Suppleanter till styrelsen Ordinarie revisor Förtroendevald revisor Suppleanter till revisorerna Eventuella övriga förtroendeposter som hör till Forum Syds verksamhet. I valberedningens uppdrag ingår att föreslå årsmötet vilka villkor och arvoden som ska gälla för styrelsen. 5(22)

6 Styrelse Styrelsens sammansättning och arbetsformer Styrelsen utgörs av ordförande och minst åtta övriga ledamöter samt minst fem suppleanter i bestämd ordningsföljd. Styrelsen utser ledamöter till styrelsens arbetsutskott och vice ordförande. Styrelsen sammanträder minst fem gånger om året. Styrelsen är beslutsmässig om minst hälften av dess ledamöter eller suppleanter är närvarande. Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrätt. Styrelsens ledamöter representerar i styrelsearbetet alla medlemsorganisationer och inte sin egen organisation. Styrelseledamöterna ska bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram uppfattningar och göra ställningstaganden detta föranleder. Generalsekreteraren ska bistå styrelsen med relevant information och styrelseledamöterna ska begära den kompletterande information och tillägna sig den kunskap som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelsen ska upprätta en skriftlig arbetsordning för vilka befogenheter och ansvar som ska gälla för eventuella utskott eller andra grupper som styrelsen utser. Beslut om dessa utskott eller grupper ska protokollföras och redovisas på kommande styrelsemöte. Styrelsen kan delegera frågor till styrelsens arbetsutskott eller generalsekreteraren för behandling eller beslut. Beslut att delegera en fråga ska protokollföras. Generalsekreteraren deltar på styrelsemötena och har yttrande- och förslagsrätt, dock inte beslutsrätt. Organisationens personal har rätt att välja en representant samt suppleant till styrelsen. Personalrepresentanten har yttrande- och förslagsrätt, dock inte beslutsrätt. Brev ställda till styrelsen hanteras som anmälningsärenden på nästa kommande styrelsemöten. Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras. Styrelsens uppgift Styrelsen ska tillse att årsmötets beslut verkställs. Styrelsen är organisationens högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen ska till årsmötet lägga förslag till övergripande inriktning samt långsiktig finansiering av Forum Syds verksamhet. Styrelsen lämnar förslag på övergripande verksamhetsplan och budgetramar för kommande år samt avger verksamhetsberättelse och årsredovisning för föregående år. Styrelsen ska även till årsmötet redogöra för strategiska förändringsprocesser inom organisationen. 6(22)

7 Styrelsen ansvarar för Forum Syds övergripande planering, rapportering och ska fastställa policyer som styr verksamhetens inriktning samt tillse att det sker inom ramen för årsmötets beslut. Styrelsen ansvarar för förvaltningen av organisationen samt avger verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning. Stora delar av verkställande och förvaltning sker dock genom delegering till Forum Syds huvudkontor i Sverige. Huvudkontorets ansvar- och delegationsordning anges i separat dokument. Styrelsen utser Generalsekreteraren att företräda arbetsgivaren. I ansvaret ingår även arbetsmiljöansvaret. Styrelsen fattar beslut i personalfrågor av policykaraktär som inte är reglerade genom arbetsmarknadslagstiftning. Styrelsen ska besluta om ansökningar till finansiärer på en övergripande nivå. Styrelsen hålls i god tid väl informerad om hur arbetet med rapportering går och beslutar om ramverk och upplägg. I synnerhet ska styrelsen se över måluppfyllelse och eventuella avvikelser. Styrelsen ska säkerställa att årsredovisningen är upprättad i överensstämmelse med lagstiftning, samt andra tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav. Det ska i den finansiella rapporteringen framgå vilka delar som har varit föremål för extern revision. Styrelsen ansvarar för att organisationen har ett formaliserat och transparent system som säkerställer att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen efterlevs samt att ändamålsenliga relationer med organisationens revisorer upprätthålls. Styrelsen ska regelbundet utvärdera organisationens interna styrning och kontroll, och därigenom säkerställa att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att de styrande dokument som antagits efterlevs inom organisationen. Styrelsen ska årligen redogöra för hur den interna styrningen och kontrollen är organiserad. 1 Styrelsen ska besluta om ansvars- och delegationsordning för generalsekreteraren. Styrelsen ska även besluta om firmateckningsrätt. Styrelsen tillsätter Generalsekreterare Styrelsen tillsätter generalsekreterare och ska årligen utvärdera generalsekreterarens arbete. Styrelsen definierar generalsekreterarens uppgifter och ansvarsområden. Därutöver ska styrelsen till generalsekreteraren lämna riktlinjer och anvisningar för den löpande förvaltningen. Styrelseledamöters andra uppdrag Styrelsen kan utse styrelseledamöter att fungera som referenspersoner med ansvar att hålla sig informerade om och driva specifika strategiska frågor i styrelsen, styrelsens arbetsutskott eller i 1 Med intern styrning och kontroll menas de system som ledningen infört för att, så långt det är praktiskt möjligt, säkerställa att verksamheten sköts väl och effektivt. Häri ingår rutiner för att säkerställa att de riktlinjer som ledningen lagt fast följs, att tillgångar skyddas, att oegentligheter och fel förhindras och upptäcks, att redovisningen är riktig och fullständig samt att tillförlitlig ekonomisk information upprättas i tid. 7(22)

8 andra tillfälliga eller permanenta grupper som tillsätts under mandatperioden för att utveckla verksamheten. Styrelsens ledamöter kan, i undantagsfall, ha uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget. När detta sker på reguljär basis ska arbetsfördelningen skriftligen klargöras till styrelsen och generalsekreteraren. Tillfälliga uppdrag ska beslutas av styrelsen och protokollföras. Uppgift om styrelseledamöternas arvode och andra ersättningar ska vara offentligt tillgängliga och inkludera ersättning för eventuella uppdrag i organisationen utöver styrelseuppdraget. Hantering av jäv Styrelseledamöterna och styrelseordföranden är skyldiga att redogöra för jävsituationer. Styrelseledamöterna är skyldiga att inte bereda ärenden, delta i beslut eller representera organisationen i frågor där jäv föreligger. 8(22)

9 Arbetsutskott (AU) Arbetsutskottets uppgift är att förbereda och följa upp styrelsemöten samt handha ärenden och ansvarsområden som delegerats av styrelsen. Sammansättning och arbetsformer Styrelsens arbetsutskott består av tre styrelseledamöter, samt Forum Syds ordförande och vice ordförande. Arbetsutskottet träffas mellan styrelsemötena. Generalsekreteraren deltar på sammanträdena och har yttrande- och förslagsrätt, men inte beslutanderätt. Arbetsutskottet är beslutsmässig om minst hälften av dess ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrätt Vid arbetsutskottets sammanträden ska föras protokoll. Alla beslut ska redovisas och protokollföras på nästkommande styrelsemöte. Arbetsutskottets uppgift Arbetsutskottets uppgift är att förbereda och följa upp styrelsemöten samt handha ärenden och ansvarsområden som delegerats av styrelsen. Arbetsutskottet ska identifiera viktiga och strategiska diskussionerna som behöver behandlas i styrelsen och medlemsorganisationerna under det kommande året. Arbetsutskottet har ett särskilt ansvar att följa upp Forum Syds interna styrning och kontroll och kvalitetssäkringssystem. Arbetsutskottet har ansvar för årsmötesförberedelserna enligt bilaga 1 Beslutsområden Arbetsutskottet fattar beslut i ärenden som är skriftligt delegerade av styrelsen och protokollförda vid styrelsemöte. Arbetsutskottet beslutar om lön, ersättning och anställningsvillkor för generalsekreteraren, vilket även inkluderar förordande samt förlängning av generalsekreterarens mandat Arbetsutskottet (AU) kan besluta om ändringar i firmateckningsrätt vid organisatoriska förändringar eller utnämning av nya enhets- eller landchefer som görs mellan ordinarie styrelsemöten. Alla ändringar som beslutas ska verifieras vid nästkommande ordinarie styrelsemöte.. 9(22)

10 Ordförande Forum Syds ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordförandens uppgift Ordförande ska leda styrelsens arbete och skapa förutsättningar för att styrelsens arbete kan bedrivas effektivt. Ordförande har ett särskilt ansvar att, tillsammans med generalsekreteraren, se till att ledamöterna förstår styrelseuppdragets innebörd och att ledamöterna erhåller tillräcklig information om organisationen så de kan fullfölja sina åtaganden och bedriva styrelsearbetet effektivt. Ordförande ska se till att styrelsen erhåller tillfredsställande beslutsunderlag för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Ordförande är styrelsens kontaktperson för intressenter och ansvarar för att vidareförmedla informationen till styrelsen. Ordförande ska kontrollera att styrelsens beslut verkställs. Ordförande ska se till att styrelsens arbete årligen utvärderas och att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen. Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal vid sammanträden med styrelsen och arbetsutskottet. Samarbete med generalsekreteraren Ordförande ska hålla fortlöpande kontakt med och fungera som stöd till generalsekreteraren. Ordförande ska i samarbete med generalsekreteraren stärka Forum Syds profilering samt utveckla strategiska nätverk som stöd för Forum Syds långsiktiga utveckling och finansiering. Ordförande ska planera, koordinera och följa upp förtroendeorganisationens, styrelsens och arbetsutskottets arbete tillsammans med generalsekreteraren. Ordförande och generalsekreterare företräder Forum Syd när det gäller verksamheten och utvecklingsfrågor som organisationen arbetar med. Ordförande, eller vice ordförande och generalsekreterare i förening, kan besluta om ställningsfullmakt för enhets- och landchefer. Ställningsfullmakten ger rätt att ensam teckna avtal för löpande verksamhet inom ramen för respektive verkssamhetsområde och fastställd verksamhetsplan och budget. Kontakt med medlemsorganisationer 10(22)

11 Ordförande utgör kontaktperson för medlemsorganisationerna i medlemsärenden och har i sitt ansvar att vårda relationer till och stärka samverkan mellan och med medlemsorganisationer. 11(22)

12 Generalsekreterare Generalsekreterarens uppgift Generalsekreteraren är ansvarig för den operativa verksamheten, ska driva Forum Syds strategiska arbete samt ansvarar för Forum Syds långsiktiga finansiering. Generalsekreteraren leder och organiserar Forum Syds arbete inom ramen för gällande organisationsstruktur och verksamhetsplan. Generalsekreteraren har ansvar för att beslutade styrdokument tillämpas inom organisationen samt ska säkerställa och kontrollera att dessa efterlevs. Generalsekreteraren är ansvarig för intern styrning och kontroll och att Forum Syds system för detta efterlevs i organisationen. Generalsekreteraren ansvarar för att organisationen genomför den verksamhetsplan som årsmöte och styrelse beslutat om. Generalsekreteraren anställs av styrelsen och är ansvarig inför styrelsen för Forum Syds verksamhet. Generalsekreteraren ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens beslut. Generalsekreteraren kan besluta om mindre förändringar inom fleråriga verksamhetsplaner och budgetar. Generalsekreteraren beslutar om övergripande organisationsstruktur och arbetssätt för att öka ändamålsenligheten. Generalsekreteraren fastställer och ansvarar för ansvars- och delegationsordning samt beslutsoch attestordning för anställda inom organisationen. Generalsekreteraren och ordförande, eller vice ordförande i förening, kan besluta om ställningsfullmakt för enhets- och landchefer. Ställningsfullmakten ger rätt att ensam teckna avtal för löpande verksamhet inom ramen för respektive verkssamhetsområde och fastställd verksamhetsplan och budget. Generalsekreteraren kan besluta om rättigheter att teckna bank- och plusgirokonton. Generalsekreteraren beslutar om förordnande, villkor och kompetensutveckling för enhetschefer. Styrelsen utser Generalsekreteraren att företräda arbetsgivaren. I ansvaret ingår även arbetsmiljöansvaret. Generalsekreteraren har stående delegation från styrelsen att fatta beslut om förändringar av verksamhet (inklusive att söka finansiering för verksamhet) inom ramen för gällande verksamhetsinriktning. Detta gäller under förutsättning att förändringen avser ett belopp som understigen 1 miljon SEK och att verksamheten inte kommer att pågå under en längre tid än 1 år. Generalsekreteraren deltar på sammanträden med styrelsen och styrelsens arbetsutskott och har där yttrande- och förslagsrätt men inte beslutsrätt. Generalsekreterarens rapporterar till styrelsen om organisationens utveckling, är föredragande och förslagsställare i frågor som beretts av ledningen samt förser styrelsen med information som underlag för dess arbete. Generalsekreterarens ska se till att styrelsen får det 12(22)

13 informationsunderlag som erfordras för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut samt hållas informerad om utvecklingen av organisationens verksamhet mellan styrelsens sammanträden. Generalsekreteraren kan delegera föredragning och förslagställande till annan person. Generalsekretaren utser en ställföreträdande vid frånvaro. Generalsekreteraren har ett förordnande på fem år. Samarbete med Forum Syds ordförande Generalsekreteraren ska i samarbete med Forum Syds ordförande stärka Forum Syds profilering samt utveckla strategiska nätverk som stöd för Forum Syds långsiktiga utveckling och finansiering. Generalsekreteraren ska planera, koordinera och följa upp förtroendeorganisationens, styrelsens och arbetsutskottets arbete tillsammans med Forum Syds ordförande. Generalsekreteraren och ordförande företräder Forum Syd när det gäller verksamheten och utvecklingsfrågor som organisationen arbetar med. Forum Syds styrelse tillsätter generalsekreterare och ska årligen utvärdera generalsekreterarens arbete. 13(22)

14 Bilaga 1: Vägledande information inför planering av styrelse- och AU möten Detta dokument är ett komplement till Ansvars- och delegationsordningen (antaget av styrelsen våren 2013). För att styrelsen ska kunna fatta välgrundade strategiska beslut om verksamheten krävs att ordförande i samarbete med generalsekreteraren löpande tillhandahåller styrelsen tillräcklig information om verksamheten: internationella programenheten; projektstödet; medlemsverksamheten samt relevanta beslut och förändringar hos UD, Sida samt andra finansiärer. Ärenden på styrelsemöten 1) Det ska tydligt framgå på dagordningen vad som är informations-, diskussions- och beslutsärenden. 2) Vid beslutsärenden: a) Beslutsärenden ska följa den mall som tidigare tagits fram där ett tydligt underlag, konsekvensanalys och förslag till beslut krävs. b) Beslutsärenden ska som huvudregel först tas upp som ett informationsärende och vid nästkommande möte som beslut. Underlagen ska vara styrelsen till handa i god tid innan mötet. c) Kansliet bör sträva efter att i möjligaste mån ha underlaget klart till AU-mötet för att planeringen av styrelsemöten ska bli så effektiv som möjligt. Projekt som styrelsen driver När styrelsen arbetar med ett större/längre projekt som t ex idéprogram, årsmöte, medlemsmöte gäller följande: 1) Styrelsen utser styrgrupp och tar fram tydliga direktiv för uppdraget. Styrgruppen ansvarar för att rapportera till AU inför varje styrelsemöte. 2) Kanslipersonal utgör arbetsgrupp/projektgrupp och utser en projektledare som rapporterar till AU, antingen direkt eller till GS, som i sin tur rapporterar till AU. 3) AU håller i sin tur styrelsen underrättad och inhämtar styrelsens synpunkter eller beslut. 4) Årsmötesförberedelser: a. AU är styrgrupp och ger kansliet i uppdrag att ta fram plan för allt praktiskt samt upplägg utifrån styrelsens önskemål om inriktning/tema. b. AU tar fram förslag på en tydlig arbetsfördelning mellan styrelseledamöter och kansliet, samt en ansvarig/sammankallande ledamot. c. AU ansvarar för att det tillsammans med styrelsen görs en uppföljning av årsmötet. 14(22)

15 Övrig information gällande ärenden på dagordningen 1) Årscykel för när olika ärenden ska tas upp i styrelsen under året beslutas av AU och informeras om i styrelsen. Datum för styrelsemöten beslutas av styrelsen. 2) Rättsfall tas upp som obligatorisk punkt i GS-rapporten. GS ber controller om information inför varje styrelsemöte. Vid stora förändringar eller känsliga fall tas dessa upp som enskild punkt på dagordningen. 3) Rapporter om riskanalyser och korruptionsrapport diskuteras i samband med tertialrapporteringen. 4) Bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen varit betryggande under året görs i samband med årsrapportering till styrelsen. 5) Under ärendet Övriga frågor på dagordningen kan kortare informationsärenden tas upp. Om man har en längre rapport från t.ex. ett evenemang ska ledamöten anmäla i förväg att punkten bör föras upp på dagordningen. Inga beslut tas under punkten Övriga frågor. 15(22)

16 Bilaga 2: Ekonomiskt ansvar på Forum Syd Beslutad: , uppdaterad Beslutas av: generalsekretaren. Enligt Ansvars- och delegationsordningen för Forum Syds huvudkontor och landkontor, har enhetschefer verksamhets-, personal- och utvecklingsansvar samt ekonomiskt ansvar för enheten. Alla landchefer har ansvar för verksamhet, ekonomi och personal inom respektive land/program. Nedanstående definition är att betrakta som en bilaga till gällande Ansvars- och delegationsordning. Ekonomiskt ansvar för enheten/landet innebär: Göra budget för den verksamhet som man ansvarar för i enlighet med instruktioner och tidplan fastställda av chefen för ekonomienheten. Löpande följa upp det ekonomiska utfallet i förhållande till budget. Löpande innebär normalt minst månadsvis. I uppföljningsansvaret ligger dels att göra en rimlighetskontroll av att intäkter och kostnader för enheten är korrekt, dels att kontrollera att/om utfallet följer budget. Leverera revideringar av budget enlig tidsplan och instruktioner från chefen för ekonomienheten. Leverera prognos över ekonomiskt utfall enlig tidplan och instruktioner från chefen för ekonomienheten. Vidta lämpliga åtgärder vid avvikelser i budget. Vara väl insatt i avtal och andra villkor som berör finansiering av enhetens verksamhet och ansvar för att dessa efterlevs. Ansvara för att beslutade system och rutiner i ekonomirelaterade frågor följs inom enheten. Ansvara för att Forum Syds regelverk för upphandling följs vid inköp av varor och tjänster. Ansvara för att finansiella resurser som tilldelats enhetens verksamhet används på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt och i enlighet med avtal med finansiär. Enhetschefen har attesträtt för kostnader som avser enhetens verksamhet. Innebörden av det och begränsningar av attesträtten framgår av attestinstruktionen. 16(22)

17 Ta fram finansiella rapporter till finansiär (som ska kvalitetsgranskas av Ekonomienheten innan de lämnas för revision). Om rapporten täcker flera delar av Forum Syd, ansvarar enhetschefen för att ta fram underlag för den egna enheten. Försäkra att personalen har relevant och tillräcklig kompetens i finansiella frågor för att uppfylla kraven inom enheten. Arbetsuppgifter kan fördelas och delegeras till medarbetare inom enheten, men varken budget- eller attestansvaret kan delegeras. 17(22)

18 Appendix B to the decision-making principles Application for new funding, programme funding in a new country or with a new thematic focus Approved by: The Board of Forum Syd Approval date: 21/08/2013 Period of validity: 30/06/2014 Manager responsible: General Secretary Published: Intranet This annex to the decision-making principle is subordinate to the general decision-making principle. The board decides on applications relating to programme funding in a new country or with a new thematic focus. Decisions for other applications are delegated to the Secretary General, provided that the application is quality assured according to the attached checklist. The checklist template is approved by the board. All applications shall be signed in accordance with the ordinary instructions for authority to sign for Forum Syd. 18(22)

19 DECISIONS ON PROGRAMME DEVELOPMENT Terms of Reference on feasibility study/concept note (or similar) Approval of recommendations from feasibility study DECIDES Head of department Head of department PROPOSES Program manager/ program officers /Project officers DECISION ON DEVELOPMENT OF PROPOSAL Impact of new application for the organization (according to appendix) Planning and elaborating programme document Approve development of programme proposal for new country or programme with new thematic focus DECIDES Secretary General Head of department The Board PROPOSES Head of department Program manager/ Program officer/ Project officers Head of department Approve programme proposal Secretary General Program manager/ Program officers/ Project officers ON-GOING PROGRAMME DECIDES PROPOSES IN CONSULTATION WITH Decision on extension, already approved budget Annual plans and budgets Country manager / Program manager / Head of Department Continuous planning and monitoring according to systems Fund Requisitions Progress reports, development and decision Head of department Program manager / program officers / Project officers Country manager / Program manager / Head of Department Country manager or Head of Department Country manager or Head of Department Program officers / Project officers Program manager / program officers / Project officers Program manager / program officers / Project officers Progress reports approval Head of department Program manager / program officers / Project officers Audit Head of department Program manager / program officers / Finance department Finance department Finance administrator/ Financial controller at 19(22)

20 Project officers Changes in Agreements Secretary General Country manager / Head of Department head office ENDING OF PROGRAMME DECIDES PROPOSES IN CONSULTATION WITH Planning and elaborating final report Head of department Program manager / program officers / Project officers Final report, approval Head of department Program manager / program officers / Project officers Audit Head of department Program manager / program officers / Project officers Finance administrator/ Financial controller at head office 20(22)

21 Appendix Quality assurance for applications This file is attached to the proposed application and handed to the Secretary General. This document, and a copy of the signed application, should be submitted to the registry and receive a program ID. Date: Responsible Head of Department: All fields below are checked and can be met = Forum Syd may submit the application to the funder directly. One or more fields below are seen as problematic whether Forum Syd can meet. = decision is referred to the Board 21(22)

22 Kvalitetssäkring av program Ansökan avser nytt land och styrelsen har beslutat att ansökan kan göras. Forum Syd har kontrollerat att det inte föreligger några formella hinder för etablering i landet (inkl legala enligt gällande ngo-lagstiftning) Programmet/projektet ligger i linje med Forum Syds vision och syfte samt kvalitetssäkringssystem Finansiären är samstämmig med Forum Syd värderingar Personalresurser finns eller är möjliga att hitta för programmet. HR och administrationsenheten på huvudkontoret är informerad och har bedömt att adekvat stöd kan ges till chef för programmet. Ekonomienheten är informerad om programmet och har bedömt att det är möjligt att införliva programmet i den ordinarie budgetmodellen samt att adekvat stöd kan ges till programmet. Kommunikationsenheten är informerad om programmet och har bedömt att adekvat stöd kan ges till programmet utifrån enheten ansvarsområden Budget, revision och egeninsats Plan finns för att hur egeninsats ska samla in Om egeninsats ej samlas in enligt plan tar aktuell enhet ansvar för alternativ finansiering. Det är möjligt att erhålla bidrag för ekonomi/administrativa resurser inom programmet. Administrationsbidrag kan användas för central administration vid huvudkontoret och/eller för programadministration vid landkontoret. De krav som ställts upp för revision av finansiären kan Forum Syd möta Finansiering för moms ingår i programbudget? Alternativt kan Forum Syd erhålla momsbefrielse i det aktuella landet. Om concept note beviljas från EU så konsulterar ansvarig handläggare omedelbart Sida angående bidrag till egeninsats. Potential till fortsatt finansiering är utredd Metod för uppföljning och rapportering är identifierad och dokumenterad. Ansvarsfördelning med eventuell samarbetspartner är klargjord. Mall för avtal med samarbetspartner kommer att följa avtal med finansiären. Riskbedömning Styrelsen är medveten om att Sida ej lämnar skriftligt besked om ersättning för egeninsats förrän ett underskrivet avtal finns med EU. En riskanalys och riskhanteringsplan finns framtagen för programmet 22(22)