Styrdokument. Syfte: Dokumentet beskriver föreningen Avesta BK:s organisation med roller och ansvarsfördelning

Transkript

1 Styrdokument Säsongen 2013/2014 Uppdaterad 8 dec 2013 Syfte: Dokumentet beskriver föreningen Avesta BK:s organisation med roller och ansvarsfördelning Målgrupp: Dokumentet är internt för anställda och idéellt arbetande personer i föreningens organisation Dokumentet uppdateras årligen och ansvarig är sekreterare i styrelsen

2 Intern struktur inom Avesta BK I Avesta BK framgår det tydligt hur organisationen är uppbyggd I Avesta BK framgår det tydligt föreningens syfte och målbild på kort och lång sikt I Avesta BK framgår det tydligt hur ansvarsområdena är fördelade I Avesta BK finns en sund målsättningskurva från ungdom till seniorlag I Avesta BK satsar vi att ha rätt kompetens på rätt position

3 Innehåll Föreningens verksamhetsidé Beskrivning av lagen Organisation och arbetsbeskrivningar - Styrelse, kansli, övriga arbetsområden - A-lag - Juniorer - U15/16 - U13/14 Policy Rutiner ekonomi

4 Verksamhetsidé Avesta BK vill genom sin verksamhet skapa ett livslångt intresse för ishockey som spelare, ledare, domare, funktionär eller supporter Verksamheten ska skapa engagemang och vara en meningsfull sysselsättning för alla i en god miljö Deltagarna i ishockeyutbildningen ska känna glädje inför sin idrott och ges möjlighet att utvecklas som spelare och individer

5 Beskrivning av de seriespelande lagen A-laget Juniorerna U14-16 A-laget spelar i Div 2A Västra. Truppen består av 23 spelare, ett ungt lag med en medelålder på 21,5 år. Målet på sikt är att bli ett etablerat lag i division 1.. I juniortruppen finns 30 spelare fördelade mellan J18 och J20. J18 spelar i Div 1B Västra och J20 i J20 Elit Västra. Målsättningen är att ha minst ett av lagen i Elit divisionen.. Truppen spelar i flera serier, U15/16 samt U16 Div1 Grupp B. Målsättningen är att vara stabila lag i seriespelet. Viktigt att få behålla och utveckla spelarna och förbereda för steget upp till juniornivån. Spelarna och även ledarna i U13/14 har till årets säsong tagit steget upp från Skogsbo SK. Man spelar i två serier, U13/14 samt U14.

6 Ekonomiansvarig Sekreterare Organisation Ordförande Styrelsen Suppleant Vice. Ordförande Ledamot Kansli Klubbchef Arbetsområden med ansvariga Sportkommitté Marknadsgrupp A-lag J-20 J-18 U15-16 U14 Skogsbo Organisations- SK struktur, övrigt

7 Styrelsen 2013/2014 Ordförande: Olle Rudström Ledamöter: Stefan Holm (vice ordförande), Eva Lundqvist (sekreterare), Christina Eriksson (ekonomiansvarig), vakant Suppleanter: Håkan Bängs, Mikael Liljekvist Adjungerade personer: Mikael Erixon (klubbchef), Hans Eriksson (kansli) Styrelsen leder och styr verksamheten, budgeterar och tar fram förutsättningar för att verksamheten ska kunna bedrivas. Styrelsen sammanträder ca 10 gånger per år. För varje möte finns ett antal punkter på dagordningen såsom genomgång av ekonomin, det sportsliga läget, marknadsaktiviteter och diverse övriga frågor. Årsmötet hålls vanligen i maj varje år då styrelsen lämnar verksamhetsberättelse med resultat- och balansräkning samt att nödvändiga val för kommande verksamhetsår görs. Styrelsen består av 4 st ledamöter, en ordförande och två suppleanter. Suppleanter inbjuds att delta i alla styrelsemöten för att ha goda möjligheter att följa med i vad som pågår. Suppleant ersätter ledamot som avslutar sitt uppdrag under verksamhetsår. Ordförande är personalansvarig för de anställda i föreningen.

8 Arbetsområden med minst en huvudansvarig/sammankallande Isschema Garderob, Avesta teater Statistik Sekretariat Bingo Hemsidan Entrén Sponsorer Ismaskin Lagaktiviteter, lottförsäljning etc. Kiosk Publikstöd Grå = Områden med huvudansvar anställda Avesta BK Blå = Områden med ansvar av idéella

9 Kansli Ansvarig: Styrelsen Namn: Hans Eriksson Avesta BK är en förening med i huvudsak ideellt arbetande personer i styrelse eller som ledare och tränare. På kansliet har föreningen en person anställd för diverse administrativa arbetsuppgifter. Den anställde på kansliet är kontaktperson genetmot kommunen gällande ishallen som föreningen hyr av. Som anställd bygger arbetet på stort eget ansvar och initiativ förmåga, eftersom föreningen inte kan tillhandahålla en löpande arbetsledning och dialog som på en arbetsplats i normalt näringsliv. Befattningsbeskrivning:

10 Ansvarig: Styrelsen Namn: Mikael Erixon Klubbchef Klubbchefen har ett samlat ansvar för sport- och marknadsverksamheten, som är två av de viktigaste funktionerna i föreningen. Klubbchefen verkar för att verksamheten leds och styrs mot föreningens mål. Rollen är av strategisk karaktär och ska verka för föreningens uppbyggnad och löpande verksamhet. Klubbchefen delegerar arbetsuppgifter till Sportkommittén och Marknadsgruppen. Arbetsuppgifter Ansvar för att föreningens målsättning, beslut, och policys implementeras, kommuniceras, accepteras och följs av berörda parter Ansvar för den sportsliga utvecklingen i föreningen för spelare och ledare Ansvar för att avtal med tränare och spelare för A-lag tecknas Tecknar avtal med juniortränare Ansvarar för att organisation finns kring A-lag och övriga lag Hanterar sportfrågor med Skogsbo SK Deltar i seriemöte för Div 2 Ansvar för anmälan till serier och DM Har kontakter med andra klubbar gällande spelarövergångar och undertecknar dessa kontrakt Godkänner aktuella utbildningar för tränare/ledare Budgettilldelning och uppföljning för A-lag Ansvarig för eventuell sommarisvecka, upplägg och planering Ansvarar för att A-lagsavslutning blir arrangerad Kontaktansvarig mot hockeygymnasiet, Dalarnas och Svenska ishockeyförbundet, region Väst (deltar i årsmöten och andra viktiga arrangemang), SISU, Press/media.

11 Ansvarig: Klubbchef Resurser: Sportkommittén Sportkommittén jobbar i nära relation till klubbchefen. Inriktningen är operativ med huvuduppgift att få den sportsliga verksamheten att fungera och utvecklas i enlighet med treårsplanerna. Tränare och ledare ska ges styrning och ledning för att på bästa sätt utveckla föreningens ishockeyspelare. Sportkommittén ska jobba kontinuerligt med möten mellan tränare för att hantera den sportsliga dialogen. Arbetsuppgifter : Medverkar i avtalsarbetet med tränare och spelare för A-lag Tillsammans med klubbchef ansvara för att organisation finns kring A-lag Tillsammans med klubbchef ansvarar för att hjälpa övriga lag med tillsättning av organisation Ansvar för att föreningens policy följs Deltar i diskussioner och beslut om spelarövergångar Tar fram underlag/förslag till förbättringar som rör sportverksamheten Tillsammans med klubbchef hantera de sportsliga frågorna med hockeygymnasiet samt Skogsbo SK

12 Marknadsgruppen Ansvarig: Klubbchef Sammankallande: Stefan Holm, marknadschef och kommunikationsansvarig mot styrelsen Resurser: Mikael Erixon (träder ur när ytterligare resurser tillkommer) Arbetsuppgifter Ta fram sponsorpaket Jobba långsiktigt med aktiviteter för att få intäkter till föreningen Ha kontakten med större sponsorer Skapa goda relationer med företag och potentiella sponsorer som kan stötta föreningen Ansvara för att befintliga sponsorer kontaktas varje år om en fortsättning Jobba fram idéer och bjuda in företag till klubbens hemmamatcher och presentera föreningen Avesta BK. Arbeta med specifika aktiviteter såsom Hemvändarmatchen, Avesta BK-dagen etc.

13 A-laget Huvudtränare: Jan Hammar, Andreas Högosta Assisterande tränare/lagledare: Jonas Melin Material: Hans-Ove Strömberg, Erik Higårds Fysansvarig: Jan Hammar Målvaktstränare: Conny Elfsberg Massör/rehab: Lars-Åke Dickfors Arbetsuppgifter (främst lagledare men arbetet kan fördelas fritt inom ledarstaben): Skriva laguppställning Resultatrapportering efter matcher Ha kontakt med kansliet för administrativa uppgifter Ansvarar för lagets åtaganden vid försäljning av lotter och andra arbetsuppgifter Ha ett nära samarbete med J-20 ledarstab och sportkommittén Leda och utveckla A-laget enligt den plan som tagits fram Arrangera aktiviteter såsom cuper och läger Ansvar för att information kring laget uppdateras på hemsidan Utse ett spelarråd med lagkapten + 2 ytterligare personer som representerar spelarna gentemot ledarna Utvärderingssamtal med spelarna i A-truppen, se till att allt fungerar vid träningar och matcher Samordna med kansliet och stämma av att alla detaljer kring matcher är ordnade såsom bussar, mat, sekretariat, isspolning Boka träningsmatcher Kontaktperson mot gästande lag, att motståndarna och domarna blir väl mottagna i samband med hemmamatcherna Se till att SISU närvarorapportering för träningar och matcher blir gjorda och rapporterade till kansliet varje vecka

14 J20, J18 Huvudtränare: Anders Modig Assisterande tränare: Jan Björk Lagledare: Carina Gustavsson / Afsun Kashani Material: Per Hellstrand, Tomas Sjögren Fysansvarig: Målvaktstränare: Jan Dahlström Arbetsuppgifter (främst lagledare men arbetet kan fördelas fritt inom ledarstaben): Ha ett nära samarbete med A-laget, U15/16 ledarstaber och sportkommittén Leda och utveckla juniorerna enligt den framtagna planen Kontaktperson mot gästande lag, att motståndarna och domarna blir väl mottagna i samband med hemmamatcherna Boka träningsmatcher Ansvarig för att information kring laget uppdateras på hemsidan Utse ett spelarråd med lagkapten + 2 ytterligare personer som representerar spelarna gentemot ledarna Ansvarar för lagets åtaganden vid försäljning av lotter och andra arbetsuppgifter Skriva laguppställning Resultatrapportering efter matcher Samordna med kansliet och stämma av att alla detaljer kring matcher är ordnade såsom bussar, mat, sekretariat, isspolning Ha kontakt med kansliet för administrativa uppgifter Arrangera aktiviteter såsom cuper och läger Se till att SISU närvarorapportering för träningar och matcher blir gjorda och rapporterade till kansliet varje vecka

15 U14-16 Huvudtränare: Stefan Lundqvist Assisterande tränare: Mikael Hurtig, Johan Åman, Patrik Persson Lagledare: Stefan Klinga Material: Magnus Boman, Mattias Andersson Fysansvarig: Målvaktstränare: Jan Dahlström Arbetsuppgifter (främst lagledare men arbetet kan fördelas fritt inom ledarstaben): Ha ett nära samarbete med juniorena, Skogsbo SK och sportkommittén Leda och utveckla ungdomarna enligt den framtagna planen. Kontaktperson mot gästande lag, se till att motståndarna och domarna blir väl mottagna i samband med hemmamatcherna Stämma av att alla detaljer kring matcher är ordnade såsom bussar, mat, sekretariat, isspolning Boka träningsmatcher Skriva laguppställning Resultatrapportering efter matcher Ansvarig för att information kring laget uppdateras på hemsidan Utse ett spelarråd med lagkapten + 2 ytterligare personer som representerar spelarna gentemot ledarna Ansvarar för lagets åtaganden vid försäljning av lotter och andra arbetsuppgifter Ha kontakt med kansliet för administrativa uppgifter Arrangera aktiviteter såsom cuper och läger Se till att SISU närvarorapportering för träningar och matcher blir gjorda och rapporterade till kansliet varje vecka

16 Veteranlaget Lagansvarig: Thomas Hagelin Veteranlagets medlemmar ska betala den spelaravgift som är beslutad av styrelsen Arbetsuppgifter: Bemanna sekretariatet vid A-lagets matcher Åtagande att sälja lotter eller annan av styrelsen beslutad försäljning Bemanna garderoben vid Avesta Teater enligt schema som görs av kansliet

17 Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Isschema Arbetsuppgifter: Schemaplanering för istider i Avesta ishall Schemat planeras utifrån lagens önskemål. Vid situationer om önskemål om samma tid har ansvarige mandat att prioritera i samråd med berörda ledare. Ha kontakt med Avesta Kommun/fritid, för avstämning om tider för skolan och allmänheten Listan uppdateras på föreningens hemsida Uppsatta utskrifter i ishallen hålls uppdaterade.

18 Sekretariat Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Bemanningsansvar: A-laget: Håkan Bängs (speaker), Thomas Nyberg (speaker, utv./statistik), Kjell Segerbäck (klocka), Mikael Blixt (klocka), Rolf Laki (reserv) J-20: Carina Gustafsson, Christina Eriksson J-18: Carina Gustafsson, Christina Eriksson U15-16: Carina Gustafsson Arbetsuppgifter: Sekretariatet ska sköta klocka, musik, speakerfunktion, matchprotokoll Ansvariga för respektive lag schemalägger en bemanningsplan med resurser till sina lags matcher, listan ska finnas tillgänglig på kansliet och hemsidan. De som bemannar ska vara på plats 1h före matchstart. Eventuella förändringar meddelas kansliet De personer som bemannar sekretariatet ska ha nödvändig utbildning. Valet av musik och volym ska vara anpassad för dem som befinner sig i ishallen på isen såväl som för ledare och publik. Musiken ska vara igång senast 1h innan matchstart.

19 Entré Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) A-laget: Tage Larsson J20 Elit: Arbetsuppgifter: Bemanna entrén vid hemmamatcher Redovisa kassan till kansliet

20 Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Resurser: Publikstöd Arbetsuppgifter: Att ansvara för aktiviteter runt matcherna såsom lotteriförsäljning och liknande

21 Ismaskin Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Bemanning: A-laget: Micke Blixt, Sven-Erik Hassel, Anders Karlsson J-20: Sven-Erik Hassel, Christer Blom, Conny Lang J-18: Conny Lang, Tomas Bäcklin U15/16: Conny Lang, Tomas Bäcklin Veteraner: Anders Karlsson Arbetsuppgifter: Ansvarig för respektive lag schemalägger en bemanningsplan med resurser Listan med bemanningsplanen ska finnas på hemsidan Spolning av isen i samband med träningar och matcher görs av de som är uppsatta på bemanningslistan En lista med aktuella ismaskinförare och kontaktuppgifter ska finnas på anslagstavlan i spelar korridoren.

22 Kiosken Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Bemanningsansvar: J-20: Marita Pettersson J-18: Marita Pettersson U15/16: Maria Jansson, Camilla Godlund U13/14: Maria Jansson, Camilla Godlund Arbetsuppgifter: Ansvarig för kioskverksamheten i samband med matcher och cuper under tiden 1 oktober till 31 mars Rutinerna som finns beskrivna i pärmen i kiosken ska hållas uppdaterade och följas av de som bemannar kiosken Ansvarige för respektive lag schemalägger en bemanningsplan med resurser till sina lags matcher, listan ska finnas i kioskpärmen samt uppdateras på hemsidan Juniorerna och U15/16 delar på A-lagets matcher Inför varje säsong se över sortiment Se till att varor beställs och fylls på vid behov Grovstädning ska göras vid säsongens slut Se till att rutin för nyckel fungerar

23 Hemsidan Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Resurser: Arbetsuppgifter: Att hålla hemsidan uppdaterad med generell information gällande föreningen Målgruppen är både extern och intern och ska därför utformas utifrån ett kundperspektiv Att komma med idéer för att göra hemsidan attraktiv Kommunicera med marknadsgrupp och andra gällande innehållet Tilldela behörigheter för de som ska kunna lägga in eller uppdatera innehåll

24 Ansvarig: Kansli (Hans Eriksson) Statistik Arbetsuppgifter: Att sammanställa statistik från säsongen som sparas i arkiv samt ligger till grund för utmärkelser i samband med säsongsavslutning

25 Policy Länk till hemsidan: Ishockey/Foreningen/Policydokument/

26 Ekonomi - rutiner Löneunderlag attesteras av Olle Rudström eller Christina Eriksson. Ekonomiansvarig (Christina Eriksson) är ansvarig för att utbetalning av lön görs samt lämnar rapport till berörda myndigheter. Kundreskontran samt leverantörsreskontran attesteras av ekonomiansvarig. A-laget: Klubbchef ansvarar för att budgeten följs och godkänner lagets utgifter. Uttag av material för spelare kräver rekvisition utställd av materialare A-lag som får lista från klubbchef över ursprungssumma. Listan hålls uppdaterad av materialare. Ingenting får inhandlas för föreningens pengar utan överenskommelse med Christina Eriksson eller Olle Rudström. Vissa undantag finns beskrivna i befattningsbeskrivningar för klubbchef samt kansli. Varje lag har sin del av intjänade cup-pengar på ett sparkonto i Avesta BK. Dessa pengar får användas av laget till cuper eller andra lagaktiviteter. Alla intjänade pengar från egna cuper inklusive lottförsäljning etc. ska sättas in på detta konto, 70% av intäkterna tillfaller det egna laget och 30% föreningen. Undantag är resultat från kioskförsäljning som sätts in på Avesta BK:s ordinarie konto. En grov struktur över föreningens intäkter och utgifter visas på föräldramöten samt den detaljerade årsredovisningen visas i samband med årsmötet.