Ramavtal för betesmarksröjning i skyddade områden

Transkript

1 1 (15) Datum Sista anbudsdag Upphandlingsform Upphandling av ramavtal Anbudets giltighet Anbudsförfrågan Ramavtal för betesmarksröjning i skyddade områden i Blekinge Postadress Besöksadress E-post Telefon Karlskrona Skeppsbrokajen 4 blekinge@lansstyrelsen.se

2 LÄNSSTYRELSEN 2 (15) Innehållsförteckning 1. ANBUDSINBJUDAN UPPHANDLINGENS SYFTE UPPHANDLANDE MYNDIGHET KONTAKTPERSON FÖR UPPHANDLINGEN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETS INNEHÅLL ANNONSERING OCH TIDPLAN ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER OCH KRAV UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANBUDETS INNEHÅLL OCH FORM ALTERNATIVA ANBUD ANBUDSFORMULÄR INLÄMNANDE AV ANBUD ÖPPNING AV ANBUD ANBUDETS GILTIGHETSTID KOSTNADER FÖR ANBUD FRÅGOR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET (FRÅGOR OCH FÖRTYDLIGANDEN) FÖRTYDLIGANDEN OCH KOMPLETTERINGAR TILLDELNINGSBESLUT OCH AVSLUTANDE AV UPPHANDLING AVBRYTANDE AV UPPHANDLING KRAV PÅ ANBUDSGIVARE UTESLUTNINGSGRUNDER FRÅN DELTAGANDE I UPPHANDLINGEN REGISTRERINGSBEVIS SKATTER OCH SOCIALA AVGIFTER KOMPETENS OCH ERFARENHET UNDERENTREPRENÖRER ANBUDSGIVARENS MILJÖARBETE KRAV PÅ RÖJNINGSTJÄNSTERNA PLANER FÖR KOMMANDE BETESMARKSRÖJNINGAR RÖJNINGSBESKRIVNINGAR AV ENSKILDA UPPDRAG RAMAVTALEN SOM GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT FÖR KOMMANDE...13 RÖJNINGAR GENOMFÖRANDE PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD RAMAVTAL...15

3 LÄNSSTYRELSEN 3 (15) 1. Anbudsinbjudan 1.1 Upphandlingens syfte Syftet med upphandlingen är att tillgodose länsstyrelsens behov av betesmarksröjningar i skyddade områden under de närmaste åren. Målet är att röja hektar varje år. Länsstyrelsen i Blekinge driver i samarbete med länsstyrelserna i Västra Götaland, Halland och Stockholm ett LIFE+ projekt, GRACE. Projektet innebär restaurering av svårtillgängliga platser i skärgårdsmiljö genom röjning, gallring och betesdrift. Röjningsarbetena kommer i flera fall att gälla röjning och gallring av de 13 öar i Blekinge som ingår i GRACE-projektet. Upphandlingen syftar till ramavtal med minst tre utförare. Ramavtalen ska i sin tur utgöra grund för tilldelning av kontrakt avseende kommande enskilda uppdrag efter förnyad konkurrensutsättning. Avtalen ska gälla två år med möjlighet för länsstyrelsen att förlänga avtalen med ett år i taget i högst två år. 1.2 Upphandlande myndighet Myndighet: Länsstyrelsen i Blekinge, Postadress: Karlskrona Besöksadress: Skeppsbrokajen 4 Karlskrona Telefon: Telefax: e-post: blekinge@lansstyrelsen.se webbadress: organisationsnummer: Inom länsstyrelsen svarar avdelningen för kunskapsuppbyggnad för upphandlingen. Information om länsstyrelsen och arbetet med naturvårdsförvaltning finns på länsstyrelsens hemsida, välj ämnesområde djur och natur och sedan skyddade områden. Information om GRACE-projektet finns på hemsidan

4 LÄNSSTYRELSEN 4 (15) 1.3 Kontaktperson för upphandlingen Frågor rörande upphandlingen eller detta dokument ställs till (företrädesvis via e-post): Lotta Bergström lotta.bergstrom@lansstyrelsen.se Tfn: Förfrågningsunderlagets innehåll Det är viktigt att anbudsgivaren noga läser igenom hela förfrågningsunderlaget. Detta förfrågningsunderlag är indelat i följande avsnitt: 1. Anbudsinbjudan 2. Administrativa bestämmelser och krav 3. Krav på leverantören 4. Krav på röjningstjänsterna 5. Prövning och utvärdering av anbud Till förfrågningsunderlaget hör följande bilagor. 1. Anbudsformulär 2. Förlaga ramavtal 3. Beskrivning och intyg Utfört uppdrag 4. Exempel på Åtgärdsbeskrivning Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständig anbudsförfrågan enligt förteckning ovan erhållits. 1.5 Annonsering och tidplan Underlaget för denna upphandling har publicerats via och lagts ut på länsstyrelsens hemsida under Upphandlingar. Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan (reservationer för oförutsedda förseningar) Denna anbudsförfrågan är tillgänglig samt annonsering sista dag att inkomma med frågor Sista dag att inkomma med anbud Anbudsöppning Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut skickas ut Avtalsspärr

5 LÄNSSTYRELSEN 5 (15) Ramavtal tecknas Anbudet giltigt tom

6 LÄNSSTYRELSEN 6 (15) 2. Administrativa bestämmelser och krav 2.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt bestämmelserna i Lagen om Offentlig Upphandling, SFS 2007:1091. Upphandlingsförfarandet medger förhandling med en eller flera anbudsgivare. Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling. Länsstyrelsen avser att teckna ramavtal med minst tre leverantörer under förutsättning att tillräckligt antal anbud uppfyller förutsättningarna för att kunna antas. I det fall endast ett (1) anbud uppfyller förutsättningarna för att tilldelas ramavtal kommer ramavtalet inte att omfatta möjligheten till förnyad konkurrensutsättning. Med de leverantörer som länsstyrelsen tecknat ramavtal tillämpas en andra konkurrensutsättning för tilldelning av enskilt kontrakt. Vid den andra konkurrensutsättningen gäller att kontrakt tilldelas den leverantör som avlämnat det anbud som har lägst pris. 2.2 Anbudets innehåll och form Av anbudet skall framgå: o att anbud avgivits på de villkor och förutsättningar som beskrivs i förfrågningsunderlaget, och i förekommande fall tillhörande bilagor, samt att hänsyn tagits till eventuella tilläggsskrivelser, samt o uppgifter om företagets namn, adress, organisationsnummer/ personnummer, telefonnummer, e-postadress och vem som besvarar förfrågningar angående anbudet. Anbudet skall avges skriftligen på svenska. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att firmatecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket eller motsvarande skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. Om anbudet inte är undertecknat av behörig firmatecknare är det inte giltigt. Komplett anbud skall lämnas i ett pappersoriginal. Notera att meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas till anbudsgivarna med e-post till den e-postadress som anbudsgivaren kommer att ange Enligt ovan. I de fall anbudsgivaren saknar e-postadress kommer tilldelningsbeslutet att skickas till angiven postadress.

7 LÄNSSTYRELSEN 7 (15) 2.3 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras inte. 2.4 Anbudsformulär Länsstyrelsen ser gärna att anbud lämnas på bifogat anbudsformulär (bilaga 1) eller är uppställt med samma rubriker och samma innehåll som anbudsformuläret. Till anbudsformuläret bifogas de beskrivningar, intyg etc. som anges i anbudsformuläret. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna samtliga i anbudsformuläret angivna uppgifter på sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar uppfylls. Det gäller såväl uppgifter som avser kraven på utföraren och kraven på röjningstjänsterna samt avtalsvillkoren. Anbud som lämnas på anbudsformulären får gärna föregås av ett kort följebrev. 2.5 Inlämnande av anbud Anbud: skall lämnas i ett kuvert som i sin tur innehåller ett annat kuvert. Det inre kuvertet ska märkas Ramavtal betesmarksröjning dnr skall vara beställaren tillhanda senast måndagen den 22 oktober. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Beställaren har inte möjlighet att pröva ett anbud som kommer in för sent. Av sekretesskäl accepteras inte anbud via fax eller e-post. Anbudet sänds till nedanstående adress alternativ lämnas personligen eller genom bud. Länsstyrelsen i Blekinge Län Naturvårdsförvaltningen Karlskrona Anbud som lämnas personligen eller med bud kan lämnas i länsstyrelsens reception på Skeppsbrokajen 4, mellan kl och 15.00, med undantag för lunchen mellan och då receptionen är stängd. Övrig tid går det att använda brevlådan till höger om entrén på Skeppsbrokajen 4.

8 LÄNSSTYRELSEN 8 (15) 2.6 Öppning av anbud Öppning av anbud är planerat att genomföras på länsstyrelsen tisdagen den 23 oktober. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt (bindande) till och med Bekräftelse av detta skall lämnas i anbudet. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått ett tilldelningsbesked. Bundenheten upphör antingen sedan upphandlingskontrakt tecknats med annan eller giltighetstiden har gått ut. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs antaget/antagna anbuds giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.8 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 Frågor om förfrågningsunderlaget (Frågor och förtydliganden) Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för myndigheten att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under anbudstiden skriftligen, per e-post, riktas till blekinge@lansstyrelsen.se. Eventuella frågor kommer att besvaras av Lotta Bergström. Frågor om varför ett visst krav ställs besvaras ej. Fråga ställs genom att tydligt uppge vilket avsnitt som frågan gäller, rubrik samt i förekommande fall bilagenummer. Frågor som kan besvaras med en hänvisning till förfrågningsunderlaget besvaras bara till den som ställt frågan.

9 LÄNSSTYRELSEN 9 (15) Eventuella frågor som leder till komplettering eller förtydligande av förfrågningsunderlaget kommer att skickas till samtliga som beställt underlaget Förtydliganden och kompletteringar Anbudsgivare har att se till att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Länsstyrelsen har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. Länsstyrelsen har heller ingen rätt att begära detta annat än i undantagsfall, under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivare kan få rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat fel i anbudet om länsstyrelsen så tillåter Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling Så fort länsstyrelsen fattat beslut om vem som avses tilldelas ramavtal och skälen till det kommer samtliga anbudsgivare att meddelas via e-post. Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas till anbudsgivarna med e-post till den e-postadress som ska ha angetts i anbudet enligt avsnitt 2.2 Anbudets innehåll och form. Det är anbudsgivarens ansvar att angiven e-post bevakas för inkommande meddelande. I de fall anbudsgivaren saknar e-postadress kommer tilldelningsbeslutet att skickas till angiven postadress. Observera att ett tilldelningsbeslut inte är ett civilrättsligt avtalsbindande beslut/besked. Ramavtal kommer att utformas enligt förlagan i bilaga 2. Avtal kommer att undertecknas av länsstyrelsen tidigast efter det att tio (10) dagar har gått från det att länsstyrelsen har lämnat underrättelse om tilldelningsbeslutet. De anbudsgivare som tilldelats ramavtal ska vara beredd att underteckna avtal snarast och senast inom tio dagar efter att tilldelningsbeslut fattats Avbrytande av upphandling Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

10 LÄNSSTYRELSEN 10 (15) 3. Krav på anbudsgivare För att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som leverantör gäller nedanstående för anbudsgivaren. 3.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Anbudsgivaren kommer att uteslutas om länsstyrelsen får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som stadgas 10 kap. 1 LOU. I de fall anbudsgivaren är en juridisk person kommer anbudsgivaren att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudsgivare kommer också att uteslutas från upphandlingen om denne enligt 10 kap. 2 LOU; är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord- eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Anbudsgivare intygar genom att anbud undertecknas av behörig firmatecknare, att förhållanden under denna punkt inte föreligger vid anbudslämnandet. Notera att länsstyrelsen kan komma att kontrollera att anbudsgivaren inte har gjort sig skyldig till under denna punkt angivna omständigheter. 3.2 Registreringsbevis Till anbudet skall bifogas en kopia av registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande bevis avseende registrering i det land där verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolags, handelsregister eller liknande register. Är anbudsgivaren en enskild näringsidkare som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall en kopia av registreringsbevis från Skatteverket bifogas. Beviset skall visa de förhållanden som gäller när anbudet lämnas in.

11 LÄNSSTYRELSEN 11 (15) 3.3 Skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller de i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Länsstyrelsen kommer att kontrollera detta genom att ta in erforderliga uppgifter från Skatteverket. 3.4 Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren skall inneha sådana resurser och kompetens som krävs för att genomföra uppdraget enligt de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren skall disponera minst en person, arbetsledare, med erfarenhet av betesmarksröjning. Denna person skall delta i arbetet och vara ansvarig för uppdragets genomförande. Personen skall efter den 1 januari 2005 ha genomfört minst två liknande uppdrag vilka är väl genomförda. Vad gäller de andra personer som genomför betesmarksröjningen skall minst hälften av dessa ha erfarenhet av betesmarksröjning. Dessa personer skall efter den 1 januari 2005 ha genomfört minst ett liknande uppdrag vilket är väl genomfört. Anbudsgivaren skall styrka förhållandena under denna punkt genom att till anbudet bifoga beskrivning av tilltänkt arbetsledares erfarenhet samt övriga personers erfarenhet av röjningarna. Beskrivningen ska vara styrkt av tidigare uppdragsgivare och bör lämnas enligt bifogad förlaga Utfört uppdrag - Beskrivning och intyg, bilaga Underentreprenörer Anbudsgivaren kan för delar av uppdraget använda underentreprenörer. Anbudsgivaren ska styrka underentreprenörernas erfarenhet av betesmarksröjningar på samma sätt som övriga personer som utför röjningarna, se under punkt 3.4. Om anbudsgivaren i dagsläget inte vet vilka personer som kommer att anlitas utöver det egna företagets insatser för att utföra röjningarna alternativt om personer nyanställs då ramavtalet löper kan beskrivning och intyg av aktuella personers erfarenhet lämnas vid varje enskilt avrop. De kommer då att prövas på samma sätt som sker vid prövningen av ramavtalet. 3.6 Anbudsgivarens miljöarbete De maskiner som används vid röjningar/gallringar drivs med miljögodkända drivmedel och oljor.

12 LÄNSSTYRELSEN 12 (15) 4. Krav på röjningstjänsterna Nedan anges de krav och de förutsättningar som gäller för den tjänst som ska utföras. 4.1 Planer för kommande betesmarksröjningar Länsstyrelsen kommer efter hand att ta fram planer för de kommande årens betesmarksröjningar/gallringar. Under hösten-vintern kommer beskrivningar av de planerade röjningar/gallringar som ska genomföras under nästkommande sensommar-vinter att tas fram och skickas till de utförare som länsstyrelsen tecknar ramavtal med. För vissa områden kan begränsningar i tiden sättas t.ex. så att arbetena inte stör häckande eller rastande fåglar. 4.2 Röjningsbeskrivningar av enskilda uppdrag Länsstyrelsen kommer att för varje enskilt uppdrag upprätta en arbetsbeskrivning av det område som ska åtgärdas. Arbetsbeskrivningen kommer att innehålla följande. Ägarförhållanden Ungefärlig areal Kort beskrivning av området/naturreservatet Mål för röjningen/gallringen Lokalisering, karta Ett eller flera fotografier som visar typiska förhållanden i området (utseenden) Åtgärdsbeskrivningen kan också innehålla särskilda krav för det aktuella uppdraget, till exempel avseende följande. Provröjning av en mindre del av området och besiktning innan arbetena fullföljs. Begränsningar i tiden då arbetet kan genomföras Särskilda krav på slutresultatet vad avser växtlighet som ska lämnas kvar och dylikt. Särskilda förutsättningar för röjningsarbetet, till exempel restriktioner vad gäller metoder, utrustning, transporter, eldningsplatser, särskilda miljökrav och dylikt. I bilaga 4 finns exempel på en Åtgärdsbeskrivning, området är representativt för de åtgärder som kommer att vara aktuella inom Life+ projektet GRACE kommande år.

13 LÄNSSTYRELSEN 13 (15) På ortofotokartorna i exemplet är gränserna för åtgärdsområdet inritat. I åtgärdsbeskrivningarna anges ungefärlig areal som ska åtgärdas. Länsstyrelsen kommer att besöka området under arbetets gång för att i samråd med utföraren komma överens om mer exakta åtgärdsgränser, till exempel mindre utökningar eller anpassningar i syfte att ge en viss siktlinje, att underlätta för djur att ta sig mellan olika öppna områden eller dylikt. Den faktiska areal som ska röjas kan därmed komma att bli något större eller mindre än den som anges i beskrivningen. Efter avslutad arbete ska utföraren och länsstyrelsen gemensamt GPS-mäta det åtgärdade området. Mätningen ska ligga till grund för den slutliga ersättningen, som baseras på det pris per hektar som entreprenören lämnat för respektive enskilda uppdrag. 4.3 Ramavtalen som grund för tilldelning av kontrakt för kommande röjningar Tilldelning av kontrakt för kommande röjnings/gallringsuppdrag kommer att gå till på följande sätt. 1. Länsstyrelsen avropar från ramavtalet genom att skicka en begäran om anbud till samtliga utförare som tilldelats ramavtal. Begäran skickas med brev. Begäran om anbud innehåller följande: - Åtgärdsbeskrivning av uppdraget. - Uppgift om möjlighet till visning av området. - Uppgift om när svar på förfrågan senast ska lämnas. Svarstiden kommer normalt att vara en månad. - Förlaga avtal om enskilt uppdrag. - Anbudsformulär för det enskilda uppdraget. - Utfört uppdrag beskrivning och intyg för eventuella tillkommande personer som är tänkta att delta i åtgärden. Begäran om anbud kan också innehålla begäran om att anbudsgivaren ska lämna en genomförandeplan eller en tidplan för det enskilda uppdraget. 2. Utförare lämnar senast den angivna dagen anbud med samtliga begärda uppgifter, inklusive bekräftelse på att villkoren i avtalsförlaga accepteras. Anbud ska vara på papper och lämnas i förslutet kuvert. 3. Länsstyrelsen öppnar anbuden samtidigt. Länsstyrelsen kan ta upp förhandling med anbudsgivarna. Förhandlingen kan avse alla villkor i avtalet. När förhandlingarna är slutförda fattar beställaren ett tilldelningsbeslut. Kontraktet för det enskilda uppdraget tilldelas den utförare som lämnat anbudet med lägst pris per hektar. 4. Länsstyrelsen lämnar upplysningar till samtliga ramavtalsparter om tilldelningsbeslutet och skälen till det.

14 LÄNSSTYRELSEN 14 (15) 5. Länsstyrelsen upprättar avtal i två exemplar och skickar båda exemplaren till utföraren för undertecknande. 6. Utföraren undertecknar båda exemplaren och skickar båda till länsstyrelsen. 7. Länsstyrelsen undertecknar båda exemplaren. Därmed föreligger ett upphandlingskontrakt och ett civilrättsligt bindande avtal. Undertecknandet kommer att göras tidigast 10 dagar efter att upplysningar om tilldelningsbeslutet lämnades. 8. Länsstyrelsen skickar ett av originalen till utföraren. 4.4 Genomförande Åtgärderna skall genomföras med beaktande av att det är fråga om känslig och skyddsvärd natur. Åtgärderna skall genomföras manuellt (motorsåg, röjsåg) eller i vissa fall kan andra maskiner, fordon eller häst användas vilka kommer att anges i åtgärdsbeskrivningen. Buskar och träd ska tas av så lågt som möjligt för att underlätta för betesdjur. Stubbhöjden ska vara 5-6 centimeter eller lägre. I varje uppdrag ingår också att hantera röjningsriset. Röjningar/gallringar på öar innebär att utföraren skall kunna hantera nödvändiga sjötransporter. Vid oklarheter om hur åtgärderna ska genomföras ska utföraren samråda med den ansvarige på länsstyrelsen och följa dennes instruktioner. Länsstyrelsen genomför slutbesiktning inom två veckor efter det att utföraren meddelat att åtgärden är avslutad.

15 LÄNSSTYRELSEN 15 (15) 5. Prövning och utvärdering av anbud 5.1 Ramavtal Prövning av inkomna anbud avseende ramavtal sker i två steg. Först prövas att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts på utföraren (avsnitt 3). Anbud som i steg 1 inte visat sig uppfylla kraven på utföraren prövas inte vidare. De anbud som visat sig uppfylla krav på utföraren går vidare till steg 2, i vilket en prövning görs av att anbudsgivaren bekräftat att kraven på röjningstjänsterna uppfylls (avsnitt 4 med tillhörande bilagor). I detta steg prövas också att avtalsvillkoren enligt Förlaga ramavtal (bilaga 2) accepteras. Anbud som i steg 2 inte visat sig uppfylla kraven på röjningstjänsterna går inte vidare till anbudsutvärderingen. De anbud som uppfyller båda stegen tilldelar länsstyrelsen ramavtal.