Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB

Transkript

1 Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation och ansvarsfördelning Internbankens verksamhet och risker Operativa risker Rapportering...10 Finansiella riktlinjer revisionshistorik Datum Beskrivning Finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen ( 26) Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen ( 81) Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen ( 20) Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen ( 100) 1

3 1 Inledning 1.1 Målsättningar med finansverksamheten De övergripande målsättningarna för finansverksamheten inom staden har fastställts av kommunfullmäktige i stadens finanspolicy. Dessa är att: a) säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital b) inom ramen för detta mål, och inom finanspolicyn och de finansiella riktlinjerna, eftersträva bästa möjliga finansnetto c) inom kommunkoncernen ta vara på skalfördelar och optimera finansiering, kapitalflöden, likviditetshantering, betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster. Finansverksamheten ska i enlighet med finanspolicyn bedrivas på ett betryggande sätt och i enlighet med på området gällande lagstiftning samt EU-rättsliga principer. Verksamheten ska kännetecknas av en hög kompetens, affärsmässighet och effektiva beslutsprocesser. 1.2 Finansiella riktlinjernas omfattning Kommunfullmäktige har delegerat till kommunstyrelsen att inom ramen för finanspolicyn fastställa finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB (HSF AB). De finansiella riktlinjerna ska förtydliga principerna i finanspolicyn samt ange hur målsättningarna med finansverksamheten ska uppnås. De finansiella riktlinjerna omfattar den finansverksamhet som bedrivs inom Helsingborgs stad. Med Helsingborgs stad avses stadens förvaltningar och koncernens moderbolag HSF AB. Med finansverksamheten avses finansiering, utlåning, borgen, skuldförvaltning, likviditetshantering, tillgångsförvaltning, valutahantering och därtill hörande likvidflöden. De majoritetsägda bolagen omfattas inte av dessa finansiella riktlinjer. 1.3 Syftet med de finansiella riktlinjerna Syftet med de finansiella riktlinjerna är att: a) ange hur de finansiella riskerna ska hanteras; b) ange hur de operativa risker som finansverksamheten är exponerad för ska hanteras; c) ange ansvarsfördelning; d) ange hur rapportering, uppföljning och kontroll ska ske. 1.4 Uppdatering av de finansiella riktlinjerna I enlighet med finanspolicyn ska kommunstyrelsen bevaka behovet av revideringar av de finansiella riktlinjerna. De finansiella riktlinjerna ska prövas och fastställas vid behov. 2

4 2 Organisation och ansvarsfördelning 2.1 Organisationsschema för stadens finansverksamhet Kommunfullmäktige Helsingborgs stads förvaltning AB (HSFAB) Kommunstyrelse Finansutskott Stadsdirektör Avdelningen för ekonomi och styrning Riskkontrollfunktion Internbank Finansadministration 2.2 Finansutskottet Kommunstyrelsen har i dessa finansiella riktlinjer delegerat vissa beslut för finansverksamheten till finansutskottet. Finansutskottet har det övergripande ansvaret för att hantera stadens finansiella risker och ska agera som en styrelse för internbanken. Finansutskottet ansvarar för att: a) bevaka att riskmandatet för internbanken enligt följs b) bevaka stadens och koncernens långsiktiga kapitalbehov enligt rullande 7 årsprognoser c) vid behov fatta beslut om stadens kapitalbindningsstrategi, d.v.s. strategi för hantering av stadens kapitalöverskott när sådant finns och lånestrategi när staden har ett underskott av kapital d) vid behov fatta beslut om räntesäkringsstrategi, d.v.s. strategi för hantering av stadens ränterisker när staden har underskott av kapital (lånar) och när staden har överskott av kapital (placerar) e) bevaka hur operativa risker som uppkommer i finansverksamheten hanteras f) löpande ta emot och följa upp rapporter från riskkontrollfunktionen 3

5 g) följa utvecklingen inom finansverksamheten samt ta del av den löpande finansiella rapporteringen h) årligen till kommunfullmäktige avge en rapport som beskriver finansverksamheten och riskhanteringen i kommunkoncernen under året. 2.3 Stadsdirektören Stadsdirektören ansvarar för att: a) följa utvecklingen inom finansverksamheten som representant i finansutskottet och ta del av den fortlöpande finansiella rapporteringen b) besluta om tillfälliga avsteg från finansiella riktlinjer om särskilda skäl föreligger och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till finansutskottet c) utse riskkontrollfunktionen och utforma uppdragsbeskrivningen för denna funktion. 2.4 Ekonomidirektören Ekonomidirektören ansvarar i sin roll som ansvarig för finansenheten för nedanstående. a) rapportera koncernens långsiktiga kapitalbehov enligt rullande 7 årsprognoser till finansutskottet b) ta fram förslag till kapitalbindningsstrategi för staden åt finansutskottet c) ta fram förslag till räntesäkringsstrategi för staden åt finansutskottet d) ta fram förslag till uppdatering av finanspolicy och finansiella riktlinjer e) leda internbanken och säkerställa att systemstöd, processer, rutiner och kompetens finns så att de finansiella riktlinjerna kan följas f) avge skriftligt utlåtande för utlånings- och borgensramar samt för extern utlåning och borgensteckning g) tillhandahålla löpande rapportering och information till finansutskottet h) besluta om finansiell leasing inom koncernen 2.5 Riskkontrollfunktionen Riskkontrollfunktionen kan utgöras av en intern eller extern part. Riskkontrollfunktionen ansvarar för att: a) månadsvis kontrollera, följa upp och rapportera att den i finansiella riktlinjer fastställda riskhanteringen efterlevs. 2.6 Internbanken Internbanken är den centrala delen av finansverksamheten inom staden och utgör front office för alla de viktiga delarna i finansverksamheten som t ex utlåning, placering, inlåning och upplåning. 4

6 Internbanken ansvarar för att: a) hantera upplåning för koncernen b) hantera inlåning från bolagen c) hantera utlåning och borgen d) hantera placeringar e) matchning mellan tillgångsförvaltning (utlåning och placeringar) och skuldförvaltning (upplåning och inlåning) ryms inom uppsatt riskmandat enligt avsnitt 3.5 f) följa upp och löpande dokumentera utvecklingen av internbankens prissättning för utlåning. Dels för att styrka konkurrenskraftig finansiering gentemot bolagen, dels för att otillbörlig konkurrens enligt EG-rätten ej ska uppstå. Internbankens prissättning ska löpande redovisas till finansutskottet 2.7 Finansadministrationen Finansadministration utgör back office för administration av finansverksamheten. Funktionen rapporterar direkt till stadsdirektören. Finansadministrationen ansvarar för att: a) administrera de av internbanken genomförda affärstransaktionerna b) kontrollera att avräkningsnotan stämmer överens med underlag från internbanken c) redovisa de genomförda affärsavsluten och bokföra dessa d) löpande hantera all övrig finansadministration e) rapportera till riskkontroll om avvikelser uppstår f) omedelbart rapportera väsentliga avvikelser från finansiella riktlinjer och andra felaktigheter eller incidenter till stadsdirektören Finansadministrationen ansvarar vidare för att utarbeta arbetsprocesser, rutiner och instruktioner för att upprätthålla god intern kontroll för finansverksamheten i staden. 5

7 3 Internbankens verksamhet och risker 3.1 Upplåning All extern upplåning samordnas av stadens internbank och sker i stadens namn. I undantagsfall kan extern upplåning ske i annat namn, sådan upplåning sker i samråd mellan Internbanken, finansutskottet, HSF ABs styrelse och det berörda dotterbolaget. Följande upplåningsformer är tillåtna: a) utgivande av certifikat; b) utgivande av obligation eller annat löpande skuldebrev; c) banklån från svensk eller utländsk bank; d) reverslån från annan finansiell institution eller placerare; e) finansiell leasing jämställs med upplåning. Sker upplåning enligt a-d) i utländsk valuta ska valutarisken i största möjliga grad begränsas. Följande riktlinjer gäller vid upplåning: a) Staden ska eftersträva en god diversifiering avseende lånens förfallostruktur b) Internbanken ska i god tid ombesörja att låneprogram och lånefaciliteter finns så att kommunkoncernens kapitalbehov tillgodoses. 3.2 Inlåning Med inlåning avses inlånade medel i Internbanken ifrån bolag som ingår i kommunkoncernen. Inlåningen kan ske via konto i koncernkontostrukturen eller via separat tidsbestämt avtal. Inlåningsvillkoren ska vara marknadsmässiga. 3.3 Utlåning och borgensteckning Internbanken hanterar stadens utlåning Följande riktlinjer gäller generellt för utlåning och borgensteckning: a) utlåning får ske i enlighet med kommunstyrelsen beslutade utlånings- och borgensramar eller enligt separata beslut i kommunstyrelsen, se bilaga 1-3 b) all utlåning och borgensteckning ska vara belopps- och tidsbegränsad c) all utlåning ska dokumenteras i avtal mellan parterna d) utlåning eller borgensteckning till delägda bolag eller kommunalförbund får ske motsvarande stadens andel enligt konsortialavtal eller motsvarande avtal. I händelse att staden för andra delägares eller medlemmars räkning lånar ut medel ska borgen lämnas av andra delägare eller medlemmar Följande riktlinjer gäller vid borgensteckning: a) utlåning ska alltid prövas före borgensteckning b) borgensteckning ska ske i form av proprieborgen 6

8 c) borgensteckning får inte avse generell borgen d) vid borgensteckning ska borgensavgift tillämpas e) underliggande kreditavtal ska i dess helhet granskas innan borgen tecknas. Utlåning eller borgensteckning till externa bolag och organisationer får ske endast om det kan anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till stadens kompetensområde. För extern utlåning och borgensteckning till bolag och organisationer beslutar kommunstyrelsen i varje enskilt fall. Fastställda ramar för extern utlåning och borgensteckning för externa bolag och organisationer finns i bilaga 3. Internbankens prissättning ska baseras på marknadsmässiga villkor, vilket innebär att internbankens villkor inte ska vara sämre än de villkor låntagaren skulle kunna uppnå på egna meriter. Prissättningen ska inte vara så fördelaktig att EUs krav på konkurrensneutralitet för bolag som verkar på konkurrensutsatta marknader äventyras eller så ofördelaktig att det finns anledning att befara förtäckt utdelning. 3.4 Placeringar För att effektivt kunna hantera och förränta likviditetstoppar kan Internbanken placera i externa räntebärande värdepapper. Placeringar ska göras i tillgångar med god kreditvärdighet. Placeringar i externa värdepapper begränsas enligt nedanstående tabell. Kategori 1 Maximal exponering per emittent Maximal exponering per kategori Svenska Staten Ingen begränsning Ingen begränsning AAA 500 MSEK Ingen begränsning AA 200 MSEK 500 MSEK K1 50 MSEK 200 MSEK 3.5 Likviditetshantering Med likviditetshantering avses här matchningen av in- och utbetalningar samt kortfristiga låneoch placeringsbehov i kommunkoncernen. Internbanken ska upprätthålla en likviditetsreserv för att möta oförutsedda händelser. Den ska i normalläget uppgå till minst 300 miljoner plus stadens upplåningsbehov innevarande och kommande två kalendermånader. I likviditetsreserven inräknas medel på bank, innehav av korta värdepapper med en löptid understigande 3 månader, outnyttjad del av certifikatsprogrammet samt kreditlöften till fast pris. 1 Rating enligt Standard & Poor's eller motsvarande 7

9 3.6 Derivatinstrument Internbanken ansvarar för hanteringen av derivatinstrument i staden. Derivatinstrumenten används främst för att hantera och eliminera de finansiella riskerna som uppstår i utlåningsverksamheten, men även för att säkra framtida gynnsamma nivåer i de finansiella marknader där kommunkoncernen har exponeringar. Det vanligaste derivatinstrumentet är ränteswappen som kan användas för att säkra en räntenivå, både som låntagare eller som placerare. Swappen används också för att omvandla ett fastförräntat lån (obligation) till ett rörligt lån och vice versa. Andra förekommande derivatinstrument är terminer, optioner, FRA-kontrakt eller kombinationer av dessa instrument. Internbanken ska ha avtal om handel med derivatinstrument med minst tre motparter och ingångna derivataffärer ska fördelas på minst två motparter. All användning av derivatinstrument förutsätter goda kunskaper om produkten och varför användandet är lämpligt samt noggrann dokumentation vid affärer. 3.7 Riskhantering Kreditmarknadsrisk Internbankens riskmandat för kreditmarknadsrisk: Summan av ränterisken och kreditmarginalrisken får ej överstiga 20 miljoner kronor vid en omedelbar ofördelaktig ändring av räntan på 1 procentenhet. Förklaring av riskmandat: För att kunna tillhandahålla en effektiv allokering av kapital måste ett visst mått av risk tillåtas mellan Internbankens tillgångar (utlåning och placeringar) och skulder (upplåning och inlåning). Riskmandatet begränsar storleken på denna risk till 20 miljoner. Kreditmarginalrisken avspeglar den prisrisk som förknippas med tillgång till kapital. Den påverkas av stadens rating men också av kapitaltillgången på kreditmarknaden. Ränterisken avspeglar prisrisken vid förändringar i allmänt ränteläge. För att hantera risker använder Internbanken derivatinstrument. Riskerna från derivataffärer ingår vid beräkning av riskmandatet Valutarisk Målsättningen är att valutarisker inom förvaltningarnas verksamheter och finansverksamheten i möjligaste mån ska begränsas enligt nedan: a) valutarisker i förvaltningarnas verksamheter ska säkras om summan av valutaexponeringarna för förvaltningarna överstiger 50 miljoner kronor. De enskilda förvaltningarna ansvarar för att identifiera och till internbanken rapportera valutarisker i verksamheten om motvärdet på hela valutaexponeringen bedöms motsvara 10 miljoner kronor eller mer. b) valutarisker som uppkommer i finansverksamheten ska säkras med derivatinstrument. 8

10 4 Operativa risker Med operativ risk avses risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer, fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktiga system. De operativa riskerna ska begränsas genom uppdaterade och väl dokumenterade rutinbeskrivningar och arbetsinstruktioner. Finanspolicyn anger att de operativa riskerna ska begränsas genom en organisation med en ansvarsfördelning där dualitetsprincipen alltid upprätthålls. Varje transaktion ska administreras så att risken för fel och eventuell skada minimeras. En person som gjort affärsavslut och registrerat denna i finanssystemet får under inga omständigheter godkänna samma affär. Detta hanteras praktiskt genom olika behörighetsnivåer i finanssystemet vilket säkerställer att annan person än den som genomfört affären kontrollerar och godkänner den. Målet med hanteringen av de operativa riskerna är att minimera förluster på grund av fel i processer, system eller bristande kontroll. Följande gäller för att säkerställa att god intern kontroll upprätthålls: a) alla transaktioner och betalningar ska utföras i enlighet med upprättade fullmakter enligt attestordning eller andra delegeringar; b) alla transaktionsverifikationer ska vid transaktionstillfället kompletteras med ett dokument som anger viktiga villkor för transaktionen; c) alla transaktioner ska registreras i finanssystem samt i affärssystemets huvudbok utan dröjsmål; d) alla transaktioner ska kontrolleras mot interna beslutsunderlag och externa affärsbekräftelser; e) alla transaktioner och mellanhavanden mellan staden/internbanken och stadens bolag ska löpande och minst i samband med tertialbokslut stämmas av och bekräftas. Differenser ska omedelbart utredas och klaras upp. 9

11 5 Rapportering 5.1 Allmänt Rapporter upprättas i syfte att utgöra underlag för planering och beslut, samt att vara ett styroch kontrollmedel över hur finansverksamheten följer finanspolicyn och de finansiella riktlinjerna. Utöver nedanstående rapportering ska den rapportering som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen efterfrågar utföras i enlighet med deras instruktioner. 5.2 Månadsrapport Internbankens månatliga rapportering ska innehålla basfakta för upp- och utlåning, derivat samt externa placeringar och visa att Internbanksverksamheten bedrivs inom det i finansiella riktlinjer specificerade riskmandaten. Månadsrapporteringen ska levereras till finansutskottet, kommunstyrelsen samt till stadsrevisionen senast den 9:e bankdagen i varje månad. 5.3 Incidentrapportering All finansiell verksamhet innebär risker. Att förutse alla risker är omöjligt. Varje medarbetare inom staden är skyldig att omedelbart rapportera avvikelser och incidenter till stadsdirektören. Stadsdirektören har befogenhet att besluta om temporära avvikelser från de finansiella riktlinjerna och att besluta om hur risker som inte omfattas av riktlinjerna tillfälligtvis ska hanteras. 5.4 Riskrapport Riskkontrollfunktionen skall kontrollera och följa upp att den i finansiella riktlinjer fastställda riskhanteringen efterlevs. Riskrapporten ska innehålla en incidentlogg över alla inträffade incidenter i finansverksamheten under de senaste två åren. Riskrapporten ska levereras till finansutskottet och stadsrevisionen månadsvis. 5.5 Årsrapport Finansutskottet ska årligen till kommunfullmäktige avge en rapport med en redogörelse av finansverksamheten i staden. 10

12 Bilaga 1 - Limit för utlåning och borgen för helägda bolag Limit för utlåning och borgen (kr) AB Helsingborgshem Helsingborg Arena och Scen AB Helsingborgs Hamn AB Kuriren 6 AB Sobeln 28 AB Tegskiftet 2 AB Vårdfastigheter i Helsingborg AB Öresundskraft AB ( ) Helsingborgs Stads Förvaltning AB Total utlåning och borgenslimit (exkl. HSFAB) Bilaga 2 - Limit för utlåning och borgen för delägda bolag samt kommunalförbund Limit för utlåning och borgen (kr) Nordvästra Skånes Renhållnings AB* Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB Nöjesparken Sundpärlan AB Räddningstjänsten Skåne Nordväst Sjökrona Exploatering AB Sydvatten AB Total utlåning och borgenslimit * Utöver borgensåtagandet finns en ansvarsförbindelse avseende miljöfarlig verksamhet på Filborna, vilken uppgår till 73 mnkr. 11

13 Bilaga 3 Limit för utlåning och borgen för externa föreningar och bolag Limit för utlåning och borgen (kr) Riksbyggen Brf Helsingborgshus nr Påarps Scoutkår Helsingborgs Simsällskap Ramlösa Södra IF H K S D Croatia IFK Helsingborg Stiftelsen Gymnastikens Hus Vasatorps Golfklubb Stiftelsen Göta-Drottninglundens Tennishall Stiftelsen Olympiahallen Helsingborgs Tennisklubb Råå Hamnförening Total utlåning och borgenslimit