Revidering av anvisningar för finansverksamhet i Eskilstuna kommun samt bilaga med finansiella anvisningar

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2019:84 Nabil Mouchi (3) Kommunstyrelsen Revidering av anvisningar för finansverksamhet i Eskilstuna kommun samt bilaga med finansiella anvisningar Förslag till beslut Förslag till revideringar av anvisningar för finansverksamhet i Eskilstuna kommun samt bilaga med finansiella anvisningar, antas. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har sett över anvisningar för finansverksamheten i Eskilstuna kommun samt bilaga med finansiella anvisningar och föreslår revideringar. I samband med detta har kommunledningskontoret säkerställt att föreslagna förändringar verkar positivt ur etiskt-, ekonomiskt- och finansiellt perspektiv. Kommunledningskontoret har tagit fram förslag på hållbarhetskrav till anvisningarna. Det har också tagits fram förslag vad gäller grön lånefinansiering. Lånevolymen har ökat och förväntas att fortsätta öka. Det medför en ökad risk. Den tidigare tillåtna räntebindningen inom ett år uppgick till maximalt 60 procent av den totala portföljen, vilket var en acceptabel nivå när lånestocken var låg. I och med den ökade lånevolymen föreslår kommunledningskontoret att risken hanteras genom att minska den maximala andelen lån med räntebindning inom ett år till 40 procent. De huvudsakliga förändringarna i förslaget som föreslås är: - Ett nytt stycke i anvisningar för finansverksamheten Eskilstuna kommun avseende hållbara och ansvarsfulla placeringar samt finansiering genom gröna lån. - Revidering av bilaga 1 ramar för upplåning, utlåning och borgen i bilagor finansiella anvisningar Eskilstuna kommun. - Revidering av bilaga 2 strategier i bilagor finansiella anvisningar Eskilstuna kommun. Förändringarna består sammanfattningsvis av att: Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Eskilstuna kommun (3) - Finansförvaltningen integreras i kommunkoncernens övriga hållbarhetsarbete genom hållbara och ansvarsfulla placeringar. För att kommunledningskontoret ska medverka till att Eskilstuna kommun bidrar till en hållbar utveckling i Sverige och i världen ska placeringar bedömas utifrån såväl etiska som ekonomiska och finansiella faktorer. Därför införs nu krav på hållbara och ansvarsfulla placeringar i finansverksamhetens anvisningar. - För att kommunledningskontoret ska bidra till minskad klimatpåverkan från Eskilstuna kommun så ska kommunen bidra till marknaden för hållbara placeringar genom att internbanken undersöker om finansiering av investeringar kan ske med gröna lån. Numera kan Kommuninvest eller annan långivare erbjuda gröna lån som i sin tur finansieras av grön obligation. Genom att ta upp ett grönt lån från Kommuninvest eller annan långivare så bidrar kommunen till marknaden för gröna obligationer även om inte det är kommunen som ger ut den gröna obligationen. Därför införs nu krav på gröna lån om marknadsförhållandena tillåter i finansverksamhetens anvisningar. - Revidering av bilaga 1 så att mallen för upplåning, utlåning och borgen blir tydligare. - Revidering av bilaga 2 i syfte att hantera den ökade ränterisken med anledning av den ökade lånestocken. Hållbara och ansvarsfulla placeringar Eskilstuna kommunkoncern har fattat många strategiska beslut om insatser för att uppnå ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. Finansförvaltningen ska integreras i kommunkoncernens övriga hållbarhetsarbete genom hållbara och ansvarsfulla placeringar. Därigenom kan företag i Sverige och världen medverka till att Eskilstuna kommun bidrar till måluppfyllelserna inom ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. På detta sätt bidrar Eskilstuna kommun till en hållbar utveckling i Sverige och i världen, liksom till en ökad resiliens. Placeringar ska därför bedömas utifrån såväl etiska som ekonomiska och finansiella faktorer. Gröna lån För att Eskilstuna kommun ska bidra till minskad klimatpåverkan så ska kommunen bidra till marknaden för hållbara placeringar genom att finansiera investeringar med gröna lån. Detta kan ske bland annat i förnybar energi och utveckling av nya gröna stadsdelar och bostäder. På det viset kan finansiering erhållas från placerare som vill att deras förvaltade medel ska göra skillnad för miljön. För att bli godkänd för gröna lån måste projektet: - Främja övergången till ett klimattåligt samhälle med låga utsläpp. - Ingå i det systematiska miljöarbetet i kommunen. - Vara förenligt med Sveriges miljömål eller regionala mål. - Ha som mål antingen en minskning eller anpassning till klimatförändringen, eller vara ett projekt som handlar om miljöhantering inom andra områden än klimatförändring. Vi gör Eskilstuna tillsammans

3 Eskilstuna kommun (3) För gröna byggnader och energieffektivisering i byggnader gäller dessutom ett antal ytterligare krav. Genom gröna lån kan lägre ränta på löptider längre än tre år erhållas. Gröna lån leder även till att finansierings- och miljöfrågor integreras på ett tydligt sätt. Kommunledningskontoret föreslår därför att i samband med en investering ska det alltid undersökas om finansieringen kan ske med gröna lån om marknadsförhållandena tillåter det. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Eskilstuna kommun ska vara en förebild för landets kommuner i omställningen till ett hållbart samhälle. Åtgärderna ligger i enlighet med Eskilstuna kommuns klimatplan och stratregiska mål om ekologisk uthållighet. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tommy Malm Kommundirektör Pia Järnkvist Ekonomidirektör Beslutshandlingar: Förslag till anvisningar för finansverksamheten Eskilstuna kommun med ändringsmarkeringar. Förslag till finansiella anvisningar i Eskilstuna kommun bilaga 1-4 med ändringsmarkeringar. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, Ekonomi och kvalitet. Vi gör Eskilstuna tillsammans

4 Förslag till reviderade anvisningar för finansverksamheten Eskilstuna kommun

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Ansvarsfördelning Likviditetshantering och placeringar Upplåning Utlåning och borgen till majoritetsägda bolag samt SEVAB Strängnäs Energi AB Utlåning och borgen till externa parter Finansieringsrisk Ränterisker Derivatinstrument Valutarisker Operativa risker Rapportering...16 Bilagor Bilaga 1 Sammanställning av ramar för upplåning, utlåning och borgen Bilaga 2 Strategier Bilaga 3 Rapporteringsstruktur Bilaga 4 Beskrivning av hur beräkning av marknadsmässiga borgensavgift och internbankspåslag genomförs Revisionshistorik 2

6 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige har fastställt riktlinjer för finansverksamheten för Eskilstuna kommunkoncern. Riktlinjerna för finansverksamheten omfattar Eskilstuna kommun med majoritetsägda bolag samt andra organisationer enligt separat beslut i Kommunfullmäktige, i fortsättningen kallat kommunkoncernen. Riktlinjerna för finansverksamheten anger att Kommunstyrelsen ska besluta om anvisningar för finansverksamheten för Eskilstuna kommun. De här reglerna omfattar således kommunens egen finansverksamhet. Majoritetsägt bolag ska, inom ramen för riktlinjer för finansverksamheten, besluta om finansiella anvisningar för bolaget. 1.2 Syfte med anvisningar för finansverksamheten Syftet med anvisningarna för finansverksamheten är att ange; hur kommunens finansiella risker ska hanteras mål och regler för hur kommunen ska driva sin finansverksamhet ansvarsfördelning hur rapportering, uppföljning och kontroll ska ske. 1.3 Mål med finansverksamheten Riktlinjerna för finansverksamheten anger att det övergripande målet för finansverksamheten i hela kommunkoncernen är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att; säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital inom ramen för ovanstående, eftersträva bästa möjliga finansnetto effektivisera och utnyttja stordriftsfördelar inom upplåning, kapitalflöden, likviditetshantering, betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster Riktlinjerna anger också att finansverksamheten inom kommunkoncernen ska bedrivas; effektivt och i enligt med på området gällande lagstiftning, kommunal rätt samt EUrättsliga principer betryggande med god riskkontroll och utan spekulativa inslag. Upplåning och utlåning vars enda syfte är att skapa räntevinster för kommunkoncernen ska inte förekomma. aktivt för att skapa möjligheter att rationellt hantera risker med hänsyn till kostnaden för att minska eller eliminera risker med etisk hänsyn och med hög kompetens. 3

7 1.4 Uppdatering av anvisningar för finansverksamheten Kommunstyrelsen ska löpande bevaka behovet av att revidera anvisningar för finansverksamheten. 2 Organisation Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Eskilstuna Kommunföretag AB Konsult och uppdrag Serviceförvaltningen Kommunledningskontoret Finansråd Ekonomi och Upphandling Ekonomi och kvalitet Intern eller extern riskkontrollfunktion Kassa (finansadministration) Finansfunktion (internbank) Finansverksamheten i kommunen är organiserad i tre från varandra avskilda enheter: 1. En internbank inom Ekonomi och kvalitet. Internbanken utgör front office för genomförandet av finansverksamheten och hanterar samtliga finansiella risker i Eskilstuna kommun (kommunen). 2. En funktion för finansadministration inom Konsult och uppdrag. Funktionen utgör back office för administration av finansverksamheten. Funktionen rapporterar direkt till chefen för Ekonomi och upphandling. 3. En funktion för riskkontroll av finansverksamheten som rapporterar till ekonomidirektören. Riskkontrollfunktionen ska utgöras av en intern eller extern part som utses och får sitt uppdrag av ekonomidirektören. I kommunkoncernen ska det finnas ett finansråd, som är ett samarbetsorgan för finansverksamheten i kommunkoncernen. Kommunens finanschef är sammankallande. Finansrådet ska vara ett rådgivande organ till internbanken och ska bestå av representanter från bolagskoncernen samt tjänstemän från kommunen. Finansrådet beslutar dessutom i frågor 4

8 rörande gemensam kortfristig upplåning (< 12 mån) inom de ramar som respektive styrelse beslutat. Minst fyra protokollförda möten ska hållas årligen. 3 Ansvarsfördelning Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens ansvar styrs av riktlinjer för finansverksamheten som beslutas av Kommunfullmäktige. En aktiv finansförvaltning ställer krav på korta handläggningstider och därigenom väl definierade delegationsuppdrag. Beslutanderätt enligt nedan framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Det operativa ansvaret för finansverksamheten inom kommunen fördelas enligt följande: 3.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar - utöver i finansiella riktlinjer fastställt ansvar - för att; a) besluta om regler för upplåningens förfalloprofil enligt kapitel 8 b) vid behov besluta om regler för hantering av ränterisker enligt kapitel 9 c) vid behov besluta om hur valutarisker i förvaltningar ska hanteras om motvärdet på exponeringen bedöms motsvara 5 miljon kronor eller mer, enligt kapitel Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande ansvarar dessutom för att; a) besluta om tillfälliga och mindre omfattande avsteg från anvisningarna för finansverksamheten om särskilda skäl föreligger och anmäla detta vid nästa möte i Kommunstyrelsen b) besluta om hur risker som inte omfattas av reglerna för finansverksamheten tillfälligtvis ska hanteras 3.3 Finanschefen Kommunens finanschef är tillika chef för internbanken och ansvarar för verksamheten på de sätt och inom de ramar som Kommunstyrelsen beslutar. För kommunen ansvarar finanschefen för att; a) säkerställa kommunens kapitalförsörjning b) bevaka och hantera kommunens finansiella risker c) bereda ärenden inom det finansiella området d) besluta om storleken på internbanks- och borgensavgift i anslutning till utlåning till eller borgen för majoritetsägda bolag e) verkställa extern upplåning, utlåning, derivat, placeringar och övriga för kommunen erforderliga finansiella transaktioner f) vid behov föreslå uppdatering av riktlinjerna för finansverksamheten och anvisningarna för finansverksamheten g) avge skriftligt utlåtande för extern utlåning och borgensteckning h) säkerställa att alla finansiella aktiviteter inom internbanken bedrivs med god intern kontroll 5

9 i) rapportera till Kommunstyrelsen enligt anvisningar för uppföljning j) upprätta rapporteringsstruktur som bilägges i bilaga 3 k) leda internbanken och tillse att systemstöd, processer, rutiner och kompetens finns så att de finansiella målen kan uppfyllas. För kommunkoncernen ansvarar finanschefen för att; l) samordna finansverksamheten i kommunkoncernen m) ansvara för kommunkoncernens kontostruktur och samordning av betalningsflöden, likviditetshantering och andra banktjänster n) samordna kontakter med banker och andra finansiella institutioner o) sammankalla och leda finansrådet p) bevaka utvecklingen på de finansiella marknaderna och av tjänster som kan vara till nytta för kommunkoncernen q) tillgodose kommunkoncernens behov av finansiell kompetens, genom att erbjuda kommunkoncernen intern och extern rådgivning. 3.4 Chefen Ekonomi och Upphandling Chefen för Ekonomi och Upphandling ansvarar för att: a) utarbeta arbetsprocesser, rutiner och instruktioner för att upprätthålla god intern kontroll för finansadministrationen (back office) i kommunen b) administrera och redovisa internbankens affärstransaktioner c) kontrollera att internbankens finansiella transaktioner överensstämmer med beslutsunderlag från internbanken d) omedelbart rapportera avvikelser från anvisningar för finansverksamheten och andra felaktigheter eller incidenter till chefen för Konsult och uppdrag samt chefen för Ekonomi och kvalitet. 3.5 Riskkontrollfunktionen Riskkontrollfunktionen ansvarar för att a) månatligen kontrollera, följa upp och rapportera att den i anvisningar för finansverksamheten fastställda riskhanteringen efterlevs b) årligen, eller vid begäran från Kommunstyrelsen, utvärdera marknadsmässigheten i internbankens prissättning till majoritetsägda bolag. 4 Likviditetshantering och placeringar 4.1 Allmänt Med likviditetshantering avses matchningen av in- och utbetalningar samt hantering av kortfristiga låne- och placeringsbehov. Internbanken svarar för samordning, planering och förvaltning av kommunkoncernens hela likviditet. 6

10 Likviditetshanteringen ska bedrivas med målet att samordna kapitalströmmarna i kommunkoncernen och att sänka räntekostnaderna genom effektiva betalningsrutiner och god likviditetsplanering. 4.2 Likviditetsplanering Koncernens likviditetsbehov ska sammanställas av internbanken. Majoritetsägda bolag och förvaltningar rapporterar likviditetsprognoser enligt anvisningar från internbanken. Likviditetsplaneringen ska vara till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort (< 12 mån) och lång sikt (1 3 år) samt utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 4.3 Koncernkonto Inom kommunkoncernen ska det finnas ett koncernkontosystem för samordning av betalningsflöden. Endast internbanken får öppna bank- och valutakonton. 4.4 Likviditetsreserv Med likviditetsreserv avses medel som kan användas för att säkra kommunens kortsiktiga betalningsförmåga. I likviditetsreserven räknas in obundna bankmedel, marknadsvärdet på placeringar som kan frigöras på tre bankdagar, outnyttjade kreditlöften och framtida positiva netto av kassaflöden inom två dagar. Likviditetsreservens storlek specificeras i kapitel 8 Finansieringsrisker. Majoritetsägda bolag ansvarar, inom ramen för riktlinjer för finansverksamheten, för att teckna avtal med internbanken om verksamhetens behov av checkräkningskredit och övriga kreditfaciliteter för respektive majoritetsägt bolags likviditetsreserv. 4.5 Anvisningar för intern utlåning av överskottslikviditet Överskottslikviditet ska i första hand placeras i internbanken för vidareutlåning inom kommunkoncernen. Följande regler gäller för intern placering av kommunens överskottslikviditet; a) placeringarnas löptider ska anpassas till vilken placeringshorisont som gäller i förhållande till framtida betalningar (matchningsprincipen) b) all placering ska ske till marknadsmässiga villkor c) interna placeringar ska ur internbankens perspektiv riskmässigt mätas och likställas med extern upplåning. 4.6 Anvisningar för extern placering av överskottslikviditet Om kommunkoncernen har överskottslikviditet som inte behövs för att upprätthålla likviditetsreserven eller som inte kan utnyttjas för att matcha upplåningsbehov inom kommunkoncernen får den placeras enligt reglerna nedan.; a) placeringarnas löptider och risktagande ska anpassas till vilken placeringshorisont som gäller i förhållande till framtida betalningar (matchningsprincipen) 7

11 b) placering av överskottslikviditet får ske i instrument enligt punkt 4.7 med en maximal löptid om 12 månader c) ingen enskild motpart, svenska staten exkluderad, får svara för mer än 50 procent av samtliga placeringar. Dock får alltid upp till 100 miljoner kronor placeras hos en enskild motpart. Undantag medges dock även för tillfällig överskottslikviditet på koncernkontot där maximal inlåning får uppgå till 500 miljoner kronor. 4.7 Tillåtna instrument Överskottslikviditet får, utöver utlåning inom av Kommunfullmäktige fastställda ramar, placeras i följande instrument.; a) kontoinlåning/deposit i bank som innehar en rating om lägst A-1 (S&P) eller P-1 (Moody s) b) penningmarknadsinstrument som innehar lägst A-1/K-1-rating (S&P) c) skuldebrev utgivna av svenska staten, svenska kommuner och landsting d) Sparbank med tillstånd från Finansinspektionen 4.8 Hållbara och ansvarsfulla placeringar Eskilstuna kommunkoncern har fattat många strategiska beslut om insatser för att uppnå ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. Finansförvaltningen ska integreras i kommunkoncernens övriga hållbarhetsarbete genom hållbara och ansvarsfulla placeringar. Därigenom kan företag i Sverige och världen medverka till att Eskilstuna kommun bidrar till måluppfyllelserna inom ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. På detta sätt bidrar Eskilstuna kommun till en hållbar utveckling i Sverige och i världen, liksom till en ökad resiliens. Placeringar ska därför bedömas utifrån såväl etiska som ekonomiska och finansiella faktorer. Förvaltare ska följa: FN:s principer för ansvarsfulla investeringar (RPI, Principles for Responsible Investments). UN Global Compacts grundläggande principer om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption för ett ansvarsfullt företagande. Dessa principer baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna. ILO:s grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet. Rio-deklarationen. FN:s konvention om korruption. Placeringar ska inte ske i företag vars omsättning huvudsakligen härrör från produktion, distribution, prospektering, exploatering eller utvinning av tobak, alkohol, droger, kommersiell spelverksamhet, krigsmateriel, pornografi och fossila bränslen. 1 Placeringar i statspapper är undantagna ovanstående begränsningar. 1 Finansmarknaden behöver ställa om för att möjliggöra ett större utbud av fossilfria investeringsmöjligheter. Under en övergångsperiod accepteras därför investeringar där fossila bränslen får utgöra en mindre andel av innehavet. Undantag medges vid placering i fonder förutsatt att det inte finns tillgängliga alternativ inom ramen för önskad placeringsinriktning. 8

12 Förvaltning av indirekta placeringar, såsom innehav i fonder ska eftersträvas att fondens placeringsinriktning så långt som möjligt uppfyller de krav som anges ovan. Vid placeringar i strukturerade produkter och derivat gäller att emittenten av instrument ska uppfylla ovanstående krav. Som en ansvarsfull investerare har kommunen ansvar att se till att ovanstående krav efterlevs vid direktplaceringar. För indirekta placeringar åligger det på kapitalförvaltaren att föreskrifterna följs. Kommunen lägger vikt vid att tydligt kommunicera sina riktlinjer och anvisningar, sina placeringsbeslut samt resultatet av dialogen med bolag och förvaltare i syfte att bidra till en ökad transparens och utveckling inom hållbara och ansvarsfulla placeringar. Om det kommer till kommunens kännedom att dessa föreskrifter inte efterlevs kommer detta att leda till att kapitalförvaltaren uppmanas att göra en utvärdering av den enskilda placeringen. Baserat på tillgänglig information gör Eskilstuna kommun en helhetsbedömning av placeringens och kapitalförvaltarens lämplighet, varvid bl.a. beaktas olika åtgärder företaget eller kapitalförvaltaren har vidtagit för att rätta till missförhållandena och företagets/kapitalförvaltarens agerande i etiska och miljömässiga frågor i övrigt. Resultatet av detta kan innebära att Eskilstuna kommun väljer en annan placering, avyttrar en placering eller inleder dialog med företag och/eller förvaltare i syfte att bidra till en positiv utveckling. Uppföljningen av placeringarna utifrån fastställd riktlinje/anvisning ska avrapporteras årligen från kommunledningskontoret till kommunfullmäktige i samband med årsredovisningen. 5 Upplåning 5.1 Allmänt All upplåning i kommunkoncernen ska inrymmas inom de av Kommunfullmäktige beslutade ramarna och samordnas genom internbanken. Med upplåning avses alla former av finansiering och kreditlöften. Finansiell leasing i kommunkoncernen jämställs med upplåning. Hantering av finansiell leasing i kommunen regleras i kommunfullmäktiges riktlinjer för ekonomistyrning. Internbanken ska förvalta kommunens låneportfölj på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt med hänsyn tagen till risker och andra faktorer. 5.2 Regler Följande regler gäller vid upplåning; a) internbankens upplåning ska uppfylla kraven på en låg finansieringsrisk, hög kvalitet på lånedokumentation och en enkel administration b) upplåning och utlåning, vars enda syfte är att skapa räntevinster för kommunen, ska inte förekomma 9

13 c) internbanken ska arbeta med god framförhållning vid upplåning d) låneförfall i anslutning till årsskiften ska i möjligaste mån undvikas e) upplåning ska i möjligaste mån ske så att enskilda lånebelopp inte understiger 100 miljoner kronor f) godkända motparter vid tecknande av kreditlöften är skandinavisk bank med rating om minst A- (S&P) eller A3 (Moody s) eller annan motpart med rating om minst AA- (S&P) eller Aa3 (Moody s). Samt Sparbank med tillstånd från Finansinspektionen. Anvisningar för hantering av finansieringsrisker finns beskrivna i kapitel Upplåningsformer Följande upplåningsformer är tillåtna; a) upplåning får ske genom utgivande av obligation eller annat löpande skuldebrev b) upplåning får ske genom banklån från svensk eller utländsk bank c) upplåning får ske genom tecknade av skuldebrev med annan finansiell institution eller placerare Kommunstyrelsen ska besluta separat om publika låneprogram som certifikatsprogram och obligationsprogram. 5.4 Finansiering vid gröna lån I samband med en investering ska det alltid undersökas om finansieringen kan ske med gröna lån om marknadsförhållandena tillåter det. 6 Utlåning och borgen till majoritetsägda bolag samt SEVAB Strängnäs Energi AB 6.1 Allmänt Utlåning och borgen får endast ske i enlighet med Kommunfullmäktiges utlånings- och borgensramar, vilka framgår av sammanställning enligt mall i bilaga 1. Internbanken ska erbjuda marknadsmässiga finansieringslösningar till de majoritetsägda bolagen. Kommunkoncernens externa transaktioner i finansverksamheten ska som huvudregel göras av internbanken i Eskilstuna kommuns namn. Om verksamhetsspecifika förutsättningar i bolagen möjliggör för kommunkoncernen förmånliga alternativa finansieringsformer ska upphandling ske i samråd med Internbanken. Detta sker då med kommunal borgen eller med annan säkerhet. 6.2 Regler Följande regler gäller för utlåning och borgen; a) all utlåning ska ske så att kommunens finansiella risker begränsas b) all utlåning och borgen ska vara belopps- och tidsbegränsad c) all utlåning ska dokumenteras i avtal mellan parterna d) vid utlåning ska aktuell internbanksavgift tillämpas 10

14 e) borgen ska vara specifik och gälla en enskild transaktion (ej generell borgen) f) underliggande kreditavtal ska i dess helhet granskas och godkännas av finanschefen innan borgen tecknas g) all borgen ska registerföras och alla borgenshandlingar tillsammans med underliggande kreditavtal ska arkiveras h) vid borgen ska aktuell borgensavgift, motsvarande internbanksavgiften, belasta borgenstagaren 6.3 Internbankens avgifter vid utlåning och borgen till majoritetsägda bolag Internbankens prissättning ska vara transparent och eftersträva marknadsmässiga villkor. Internbankens villkor ska inte vara sämre eller bättre än de villkor en låntagare som verkar i konkurrens med privata bolag skulle kunna uppnå på egna meriter. Med marknadsmässiga villkor avses det pris som är resultatet av en bedömning av följande tre delar där summan av punkt 2 och 3 utgör internbanksavgiften: 1. Kommunens finansieringskostnad Basen för marknadsmässiga villkor är kommunens verkliga eller bedömda finansieringskostnad. När kommunen lånar för att vidareutlåna till majoritetsägda bolag är de externa lånevillkoren basen. När kommunen använder egen likviditet eller samordnar olika behov inom kommunkoncernen gäller en bedömning av aktuella lånevillkor. För löpande kortfristig utlåning utgör kommunens vid var tid gällande villkor för kortfristig upplåning basen. 2. Administrativ avgift Avgiften ska täcka kommunens kostnader för finansverksamheten som personal, datasystem, rådgivning, eventuell rating mm. Avgiften ska revideras löpande utifrån verkliga kostnader. 3. Internbankens påslag för att åstadkomma marknadsmässiga villkor Påslaget syftar till att uppfylla lagbestämmelser om konkurrensneutralitet för de verksamheter som verkar i konkurrens med privata bolag. Vid borgen ska en motsvarande marknadsmässighet eftersträvas. Internbanken beslutar årligen om storleken på internbanks- och borgensavgift för kommande år, senast 31 augusti. Vid stora förändringar i marknaden kan avgiften komma att förändras under innevarande året. Internbanken ska följa och löpande dokumentera utvecklingen av sin prissättning, dels för att styrka konkurrenskraftig finansiering gentemot majoritetsägda bolag och dels för att otillbörlig konkurrens inte ska uppstå. Förändring av internbanks- och borgensavgift ska anmälas till Kommunstyrelsen samt redovisas i finansrådet och till riskkontrollfunktionen. 6.4 Administration av utlåning Utlåning dokumenteras som huvudregel i reversavtal. Räntekostnader aviseras bolaget och betalning erlägges genom att internbanken debiterar bolagets konto i koncernkontostrukturen. För att uppnå en effektiv administration kan koncernkontosystemet utnyttjas som plattform i de fall kommunkoncernens kortfristiga upplåning (< 12 mån) sker i en gemensam portfölj. 11

15 Koncernkontosystemet loggar aktuellt saldo för respektive bolag och ränteberäknar det dagligen. Kvartalsvis debiteras respektive bolag genom att kvartalets räntekostnader dras från kontot. Beräkning av aktuell räntesats sker av internbanken enligt 6.3. Underlag för ränteberäkning skickas till respektive bolag månadsvis. 7 Utlåning och borgen till externa parter 7.1 Allmänt Utlåning eller borgen till externa bolag och organisationer får ske endast om det kan anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till kommunens kompetensområde. För utlåning och borgen till externa parter beslutar Kommunfullmäktige i varje enskilt fall. Internbanken lämnar i samband med ett skriftligt utlåtande om utlåningen eller borgen en rekommendation av uttag och storlek på internbanks- eller borgensavgiften. Kommunfullmäktige beslutar om uttag och storlek på internbanks- eller borgensavgift i samband med beslut om utlåning eller borgen. 8 Finansieringsrisk 8.1 Allmänt Med finansieringsrisk avses risken att vid någon tidpunkt inte ha tillgång till, eller endast mot en ökad kostnad ha tillgång till medel för betalningar. Finansieringsrisk uppstår även om kommunens upp- och utlåning inte sker med matchade villkor för kapitalbindning. Målet är att uppnå en låg finansieringskostnad samtidigt som kommunens betalningsförmåga säkerställs på såväl kort som lång sikt. 8.2 Regler För att begränsa finansieringsrisken ska följande regler följas.; a) internbanken ska vid var tidpunkt ha en likviditetsreserv motsvarande 50 procent av kommunens finansieringsbehov likviditetsbehov de kommande 2 månaderna, dock lägst 100 miljoner kronor vid varje givet tillfälle b) externa kreditlöften som får räknas med i likviditetsreserven ska ha en avtalad räntemarginal och en återstående löptid om minst 6 månader c) högst 50 procent av kommunens totala upplånings- och kreditlöftesvolym får förfalla under en enskild 12-månadersperiod d) Kommunstyrelsens beslutar om en strategi och riskmandat för kommunens förfalloprofil på upplåningen som ska biläggas i bilaga 2 e) internbanken ska sträva efter att ha upplånings- och kreditlöftesvolymen fördelad på minst tre olika upplåningsformer eller långivare 12

16 f) internbanken ska eftersträva att minst 25 procent av upplåningen, i genomsnitt under en flerårig period, sker från annan kreditgivare än Kommuninvest förutsatt att det kan ske på jämbördiga eller bättre villkor g) Internbanken ska i alla nya avtal matcha upp- och utlåningsvillkor i syfte att minimera finansieringsrisken. Undantag medges för utlåning av belopp som understiger 25 miljoner kronor med en löptid kortare än 5 år. Summan av denna omatchade utlåning får dock ej vid vart tillfälle uppgå till mer än 200 miljoner kronor. 9 Ränterisker 9.1 Allmänt Med ränterisk avses risken för att en snabb förändring av marknadsräntorna påverkar kommunens finansnetto negativt. Ränteriskhantering ska syfta till att undvika stora och snabba genomslag i finansnettot. Internbanken kan låna ut till majoritetsägda bolagen samt göra transaktioner i räntederivat med dessa. Ränterisken i kommunen uppstår till följd av extern upplåning, externa räntederivat, placeringar, utlåning samt interna räntederivat med majoritetsägda bolag. Målet med ränteriskhanteringen är att långsiktigt åstadkomma bästa möjliga finansnetto inom ramen för de risktaganden som fastställs i dessa regler för finansverksamheten. 9.2 Regler Följande regler gäller för hanteringen av ränterisker.; a) det ska finnas en tydligt definierad strategi för ränteriskhanteringen som tillsammans med metoder för uppföljning, utvärdering och ett riskmandat för internbanken beslutas av Kommunstyrelsen. Strategin ska biläggas anvisningar för finansverksamheterna i bilaga 2. Strategin ska uttryckas som en bestämd förfallostruktur för räntebindningen och motiv för valet av strategi ska dokumenteras. b) all reversutlåning ska matchas avseende upp- och utlåningsvillkor för att minimera ränterisken. Undantag medges för utlåning av belopp som understiger 15 miljoner kronor med en löptid kortare än fem år. Summan av denna omatchade utlåning får dock inte vid vart tillfälle uppgå till mer än 100 miljoner kronor. c) i alla derivattransaktioner med motparter inom kommunkoncernen ska som huvudprincip ränterisken elimineras genom matchning av räntevillkor i ett externt eller internt derivat. undantag medges för derivattransaktioner med ett belopp understigande 15 miljoner kronor med en löptid kortare än fem år. Summan av omatchade derivat får dock inte vid vart tillfälle uppgå till mer än nominellt 100 miljoner kronor. 10 Derivatinstrument 10.1 Allmänt För att hantera riskerna i finansverksamheten förekommer olika derivatinstrument i marknaden. All användning av derivatinstrument förutsätter att internbanken har god förståelse för 13

17 instrumentets funktion, prissättning och tillhörande risker och har administrativa rutiner som kan hantera dessa affärer Motpartsrisker Med motpartsrisker avses risken för att motparten i derivattransaktioner inte kan fullfölja de förpliktelser som avtalet innebär. Internbanken ska sträva efter att sprida externa motpartsrisker. Bedömning av motpartsrisk ska ske inför varje transaktion. Bedömningen ska avse nettoexponering och beakta kommunens hela engagemang med motparten. För flexibilitet och handlingsberedskap ska internbanken så långt det är möjligt se till att kommunen har outnyttjade limiter för derivattransaktioner hos aktuella motparter Regler Följande regler gäller för derivatinstrument och motpartsrisker; a) derivatinstrument får användas endast till att hantera finansiella risker i underliggande uppoch utlåning, placeringsportfölj eller underliggande valutaexponeringar b) kommunen får använda derivatinstrument i form av terminer, FRA-kontrakt, swapar, optioner och kombinationer av dessa instrument för att hantera ränte- och valutarisker c) riskbedömning och konsekvensanalys av en derivattransaktion ska alltid genomföras före affärsavslut. Konsekvensanalysen ska för varje ny typ av derivatinstrument innehålla en modell för derivatinstrumentets påverkan på förfallostrukturens räntebindning d) samtliga derivatinstrument ska registreras i finanssystemet och marknadsvärderas i månadsrapporteringen e) alla koncerninterna derivattransaktioner ska dokumenteras i avtal mellan parterna f) i externa derivatavtal tecknade för majoritetsägda bolags räkning ska kommunen teckna avtal med bolaget så att motpartsrisken i underliggande derivatkontrakt överförs till bolaget. g) kommunen ska ha ramavtal för derivathandel eller motsvarande ramavtal med minst tre externa motparter h) godkända externa motparter vid derivataffärer är skandinavisk bank med rating om minst A- (S&P) eller A3 (Moody s) eller annan motpart med rating om minst AA- (S&P) eller Aa3 (Moody s) 10.4 Internbankens avgifter Internbankens prissättning för derivattransaktioner ska vara marknadsmässiga och utan påslag Administration av interna derivat Interna derivat ska dokumenteras i avtal mellan kommunen och bolaget. Till det interna avtalet ska som huvudregel bifogas affärsbekräftelsen på kommunens underliggande affärstransaktion. 14

18 11 Valutarisker 11.1 Valutarisk För varje betydande finansiell risk ska det finnas en tydligt angiven strategi med ett tillhörande riskmandat. Med valutarisk avses risken för att kommunen drabbas av ökade kostnader till följd av valutakursförändringar. Valutakursrisker kan uppstå inom verksamheten. I finansverksamheten uppkommer valutarisker om internbanken lånar eller placerar i utländsk valuta. I förvaltningarna uppkommer valutarisker om kommunen upphandlar varor eller tjänster i utländsk valuta eller får bidrag i utländsk valuta. Valutarisker i förvaltningarnas verksamheter kan vara komplexa och inte alltid möjliga att säkra. Det åligger förvaltningarna att identifiera och omedelbart till internbanken rapportera valutarisker i verksamheten om motvärdet på exponeringen bedöms motsvara 1 miljoner kronor eller mer. Målet är att valutarisker inom förvaltningarnas verksamhet i möjligaste mån ska begränsas. Valutarisker i finansverksamheten ska omedelbart säkras Regler Följande regler gäller för hanteringen av valutarisker.; a) valutarisker i finansverksamheten ska omedelbart säkras med derivatinstrument b) valutarisker i förvaltningarnas verksamheter ska säkras enligt beslut i Kommunstyrelsen om motvärdet på exponeringen bedöms motsvara fem miljoner kronor eller mer c) för valutarisker i förvaltningarnas verksamheter med ett motvärde på exponeringen som bedöms motsvara mindre än fem miljoner kronor beslutar nämnden efter samråd med internbanken hur valutarisken ska hanteras. 12 Operativa risker 12.1 Allmänt Med operativ risk avses risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer, fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktiga system. De operativa riskerna ska begränsas genom uppdaterade och väl dokumenterade rutinbeskrivningar och arbetsinstruktioner. Varje transaktion ska administreras så att risken för fel och eventuell skada minimeras. En person som gjort affärsavslut och registrerat denna i finanssystemet får inte godkänna samma affär. Detta hanteras praktiskt genom olika behörighetsnivåer i finanssystemet, vilket säkerställer att annan person än den som genomfört affären kontrollerar och godkänner den. Målet med hanteringen av de operativa riskerna är att minimera förluster på grund av fel i processer, system eller bristande kontroll. 15

19 12.2 Regler Följande gäller för att säkerställa att god intern kontroll upprätthålls; a) alla affärstransaktioner och betalningar ska utföras enligt delegationsordning, fullmakter eller attestordning b) alla transaktionsverifikationer ska vid transaktionstillfället kompletteras med en handelsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen c) alla affärstransaktioner ska registreras i finanssystem, affärssystemets reskontra eller på annat sätt registreras i redovisningen d) alla affärstransaktioner ska kontrolleras mot interna beslutsunderlag och externa affärsbekräftelser e) alla affärstransaktioner och mellanhavanden mellan kommunen och bolagen ska löpande och månadsvis stämmas av och bekräftas. Differenser ska omedelbart utredas och klaras upp. Vid oenighet ska chefen för Ekonomi och kvalitet informeras. 13 Rapportering Rapporter ska upprättas med syfte dels att utgöra underlag för planering och beslut, dels att vara ett styr- och kontrollmedel över hur väl finansverksamheten följer riktlinjerna för finansverksamheten och regler för finansverksamheten. Utöver nedanstående rapportering ska den rapportering som Kommunfullmäktige eller Kommunstyrelsen efterfrågar ske enligt deras instruktioner Incidentrapportering All finansiell verksamhet är förknippad med ett risktagande. Att förutse alla risker är omöjligt. Varje medarbetare inom Kommunstyrelsens förvaltningsområde är skyldig att omedelbart rapportera avvikelser och incidenter till chefen för Ekonomi och kvalitet Månadsrapportering Rapporteringen ska innehålla de basfakta för upp- och utlåning, likviditetshantering samt placeringar som visar att finansverksamheten bedrivs inom de ramar för risktagande som är specificerade i riktlinjerna för finansverksamheten och anvisningar för finansverksamheten. Rapporteringen ska på en aggregerad nivå visa bokförda värden och förändringen av dessa för all upplåning, utlåning och placeringar i kommunen. För de positioner där marknadsvärdet avviker från bokfört värde ska även detta visas. Rapporteringsstruktur framgår i bilaga 3. Månadsrapporteringen ska levereras till Kommunstyrelsen senast den 10:e vardagen i varje månad (med juli undantaget) Rapportering från majoritetsägda bolag och förvaltningar till Internbanken Det åligger förvaltningarna och styrelserna i majoritetsägda bolag att ge internbanken den information som behövs för en effektiv finansiell samordning inom kommunkoncernen. Internbanken ska löpande från förvaltningarna och majoritetsägda bolag begära in rapportering för likviditetsplanering och planering av internbankens upplåning. Majoritetsägda bolag ska även 16

20 rapportera bolagets finansiella positioner i syfte att sammanställa en koncerngemensam rapport enligt rapporteringsstrukturen i bilaga Rapportering från internbanken till finansråd Internbanken ska rapportera verksamheten till finansrådet. Rapporteringen ska bl.a. baseras på senaste månadsrapporteringen till Kommunstyrelsen samt sammanställning av likviditetsprognoser och kapitalförsörjningsplaner för kommunkoncernen. Internbanken ska i finansrådet även rapportera och redovisa internbankens prissättning Rapportering från Internbanken till majoritetsägda bolagen Rapportering till majoritetsägda bolag ska bestå av en engagemangsrapport samt en koncerngemensam rapport enligt rapporteringsstruktur i bilaga 3. 17

21 Förslag till reviderade bilagor Finansiella anvisningar Eskilstuna kommun

22 Bilagor - Finansiella anvisningar Eskilstuna kommun Bilaga 1 Ramar för upplåning, utlåning och borgen Kommunfullmäktiges ram för kommunkoncernens externa upplåning Av Kommunfullmäktige beslutad ram för kommunkoncernens externa upplåning år 2012 uppgår till X Mkr. Av denna ram avser X Mkr kommunens egen upplåning. Kommunfullmäktiges beslutade ram för kommunkoncernens externa upplåning år 20XX uppgår till X mnkr. Av denna ram avser X mnkr kommunens egen upplåning. Kommunfullmäktiges ram för utlåning till och borgen för helägda bolag Av Kommunfullmäktige beslutad ram för total utlåning till och borgen för majoritetsägda bolag samt SEVAB år 2012 framgår i nedanstående tabell. Kommunfullmäktiges beslutade ram för total utlåning och borgen för majoritetsägda bolag samt SEVAB år 20XX framgår i nedanstående tabell. Bolag Ram Mkr KF beslut datum/ärendenr Bolag Bedömd lånevolym *) 20XX (mnkr) Bedömd nyupplåning 20XX Total limit Summa *Inklusive beviljad intern checkkredit.

23 Bilagor - Finansiella anvisningar Eskilstuna kommun Bilaga 2 Strategier Kapitalbindningsstrategi för upplåning - normportfölj och riskmandat Den av Kommunstyrelsen fastställda normportföljen anges som andel av kommunens totala upplånings- och kreditlöftesvolym med kapitalbindning inom följande tidsintervall: Intervall < 1 år > = 1 år < 3 år > = 3 år < 5 år > = 5 år Andel förfall 40 % 25 % 25 % 10 % Riskmandatet specificeras som maximal respektive minimal andel av låneportföljen i respektive tidsintervall. Intervall < 1 år > = 1 år < 3 år > = 3 år < 5 år > = 5 år Max andel 50 % 50 % 50 % 30 % 50 % Min andel 20 % 10 % 10 % 0 % Om verklig portfölj avviker från den ovanstående maximala respektive minimala andelen förfall i något löptidsintervall ska finanschefen utan onödigt dröjsmål återställa låneportföljen inom riskmandatet. Strategi och riskmandat för ränteriskhanteringen Den av Kommunstyrelsen fastställda normportföljen anges som andel av kommunens låneportfölj med räntebindning inom följande tidsintervall: Intervall < 1 år > = 1 år< 3 år > = 3 år< 5 år >=5 år<7 år >=7 år< 10 år > 10 år Andel förfall 45 % 15 % 25 % 15 % 25 % 15 % 20 % 10 % 0 % 20 % Riskmandatet specificeras som maximal respektive minimal andel av portföljen i respektive tidsintervall. Intervall < 1 år > = 1 år< 3 år > = 3 år< 5 år >=5 år<7 år >=7 år< 10 år > 10 år Max andel 60 % 40 % 30 % 30 % 30 % 20 % 30 % 10 % 30 % Min andel 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Den del av lånestocken som understiger 1 mdr får vid gynnsamma tider ligga helt rörligt. Den del som överstiger 1 mdr ska ligga inom intervallen. Om verklig portfölj avviker från den ovanstående maximala respektive minimala andelen förfall i något löptidsintervall måste finanschefen utan onödigt dröjsmål återställa låneportföljen inom riskmandatet.

24 Bilagor - Finansiella anvisningar Eskilstuna kommun Bilaga 3 Rapportstruktur Mottagare Innehåll Mottaga re Frekvens Framställs av Tidpunkt Kommunstyrelsen/ Ekonomidirektör Månatligen Internbanken Senast 10e bankdagen efterföljande månad Portföljdata Finansiell Statusrapport Räntenetto Ränte- och kapitalbindning Snitträntor (ny) Internbankens prissättning och marknadspåslag Förfallostruktur Lån + Derivat Marknadsvärde av utestående derivat Nyckeltalsrapport Känslighetsanalys Riskanalys Månatligen Internbanken Periodens genomförda affärer Senast 10e bankdagen efterföljande månad Riskkontrollfunktion Bolag i kommunkoncernen Utestående skuld/fordran Månatligen Internbanken Specifikation lån och derivat Upplupen ränta Internbankens prissättning och marknadspåslag Periodens genomförda affärer Senast 10e bankdagen efterföljande månad

25 Bilagor - Finansiella anvisningar Eskilstuna kommun Bilaga 4 Beskrivning av hur beräkning av marknadsmässiga borgensavgift och internbankspåslag genomförs Avgiften består av två delar: 1. Skillnaden i räntenivå mellan Kommuninvest och mest förmånliga affärsbank. 2. Skillnaden i kreditmarginal mellan kommunal borgen och andra säkerheter. 1. Skillnaden i räntenivå mellan Kommuninvest och bästa affärsbank tas fram genom att förfrågningsunderlag skickas ut till Kommuninvest och affärsbanker i samband med extern upplåning. Den här delen består av ett snitt av det senaste årets externa anbud, som dokumenteras hos internbanken. 2. Skillnaden mellan kommunal borgen och pantbrev samt borgen och annan säkerhet än pantbrev. För att uppskatta den här delen stämmer internbanken av med affärsbanker eller konsulter verksamma i finansbranschen. Grundtanken är att internbanken särskiljer avgiften på kort (mindre än ett år) och lång kapitalbindning. Vid tillfällen då skillnaden mellan dessa löptider är mindre än 0,10 % fastställs en avgift oavsett löptid.

26

27

28