Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE

Transkript

1 STYRELSEPROTOKOLL 1(22) TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE Närvarande John Glas, ordförande Jan Andersson, vice ordförande Kjell Lindgren, ledamot Bertil Moberg, suppleant Staffan Holmberg, suppleant Nils Erik Anderson, suppleant Eva Sandgren, suppleant tjg. Fackliga repr Hans Lekberg, arbetstagarrepresentant SKTF Rolf Thäpp, arbetstagarrepresentant KOMMUNAL Övriga deltagande: Johnny Näsholm, VD Mats Johanson, v VD, ekonomichef Bo Andersson, fastighetschef Sven-Ove Andersson, byggchef Hannele Heikkinen, sekreterare Underskrifter:... Hannele Heikkinen, sekreterare... John Glas, ordförande... Jan Andersson, justerare

2 STYRELSEPROTOKOLL 2(22) 1 Sammanträdet öppnas Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar sammanträdet öppnat.

3 STYRELSEPROTOKOLL 3(22) 2 Val av justeringsperson Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Jan Andersson..

4 STYRELSEPROTOKOLL 4(22) 3 Godkännande av dagordning FÖRSLAG TILL DAGORDNING Styrelsemöte TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge 1. Val av justeringsman 2. Godkännande av dagordning Rapporter 3. Nyval av styrelse (utsändes) 4. Balanslista (utsändes) 5. Pågående investeringar (muntligt) 6. Upphandlingsärenden (utsändes) 7. Årsta slott (muntligt) 8. Skaderapport (utsändes) 9. VD-rapport (muntligt) Beslutsärenden 10. Bokslut (utsändes) 11. Investeringsbudget 2010 med plan (utsändes) Övrigt 12. Ev. övrigt Styrelsen godkänner dagordningen.

5 STYRELSEPROTOKOLL 5(22) 4 Nyval av styrelse och revisorer (bilagor) Anteckning om Haninge kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter och suppleanter samt revisorer Enligt bolagsordningen utses styrelseledamöter och suppleanter samt revisorer av kommunfullmäktige. Styrelse för Tornberget Fastighetsförvaltnings AB (KS: 5/2008) Ledamöter John Glas (fp), ordf Jan Andersson (s) Kjell Lindgren Britta Engström Jakobsson Suppleanter Staffan Holmberg (s) Bertil Moberg (m) Eva Sandgren Nils-Erik Andersson Lekmannarevisorer Rolf Brehmer (m) Bo Malmsten (s) Bilaga: 244 Val av styrelse och revisorer till Tornberget Fastighetsförvaltnings AB Företagsledningen hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan.

6 STYRELSEPROTOKOLL 6(22) 5 Balanslista Inget att anteckna. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.

7 STYRELSEPROTOKOLL 7(22) 6 Pågående investeringar Byggchef Sven-Ove Andersson redogör för pågående investeringar. Gruppboende Söderbymalm Etapp 1: Nytt gruppboende på sex lägenheter. Produktionen pågår. Gruppboendet på Söderbymalmsvägen 15 ska vara klart den 30 oktober Budget: 14,5 mkr. Fastigheten ägs av kommunen. Etapp 2: Ytterligare sex lägenheter på samma tomt. Budget: 13 mkr. Färdigställande: april Produktionen pågår. Ribby förskola i Västerhaninge Västerhaninge folkhögskola byggdes om till förskola innehållande sju avdelningar. Delad utförande entreprenad. Inflyttningen är klar. Budget 28,2 mkr. Fastigheten ägs av kommunen. Förskolan Skeppet, återuppbyggnad Totalentreprenad. Återuppbyggnad av förskola på sex avdelningar efter brand. Budget 27 mkr (försäkringsersättning ca 17 mkr). Produktionen pågår. Förskolan ska färdigställas till början av november Fastigheten ägs av Tornberget. Förskolan Segelkobben upprustning Genomgripande upprustning. Ny ventilationsanläggning och nytt fläktrum. Samtliga golv rivs och byggs om med ventilering, fuktskador. Utbyte delar av maskinpark i kök. Ny belysning. Tilläggsisolering av vind. Ny takpapp. Nya ytskikt i stort sett i hela bygganden. Utförande ntreprenad. Budget 7 mkr. Färdigställande: februari Produktionen pågår. Fastigheten ägs av Tornberget. Kastanjen rivning/nybyggnation förskola Totalentreprenad. Projektering pågår. Budget 28 mkr. Färdigställandetid maj Fastigheten ägs av Tornberget. Ribbybergsskolan i Västerhaninge Reinvesteringsbeslut om 50 mkr taget. Avvaktar KF-beslut om budgeten. Bedömd byggstart: hösten Fastigheten ägs av Tornberget. Fredrika Bremerskolan, hus C Reinvestering: Bygg (målning, mattläggning, snickeri), vent, VVS, el/styr, mark. Projektering pågår. Färdigställandetid: sommaren Kostnad: ca 5 6 mkr. Fastigheten ägs av Tornberget. Förskolan Alen Reinvestering Delad utförande entreprenad. Ny ventilationsanläggning och nytt fläktrum. Samtliga golv rivs och byggs om med ventilering, fuktskador. Utbyte delar av maskinpark i kök. Ny belysning. Tilläggsisolering av vind. Ny takpapp. Nya ytskikt i stort sett i hela byggnaden. Budget 7,5 mkr. Ska bli klart januari Produktion pågår. Fastigheten ägs av Tornberget.

8 STYRELSEPROTOKOLL 8(22) forts. 6 Utredning av Fredrik yrkesskola Utredning av lokal- och verksamhetsbehov är avslutad. Gruppen föreslår en nybyggnation söder om Fredrika Bremer. Fastigheten ägs av Haninge kommun. Torvalla träningshall Totalentreprenad. Produktionen klar. Budget 16,8 mkr. Handbollsplan 40*20m med fyra omklädningsrum ska färdigställas innan årsskiftet. Fastigheten ägs av kommunen. Fredrika Bremer Hus D Upprustningsarbeten och anpassning för mottagande av fler elever. Budget 2,5 mkr. Arbetet är klart. Syskonstugan I samband med förändringar inom Skolverksamheten med indelning F-5 samt 6 9 ska dagens skolverksamhet på Lidaskolan flyttas till Syskonstugan. Anpassningsarbeten framförallt med markanpassning till större barn. Projektering pågår. Lidaskolan, anpassningsarbeten för ombyggnad av F5-skola till förskola Delad utförande entreprenad. Åtta förskoleavdelningar iordningställs. En inomhusgång mellan avdelningar och matsal. Utemiljön anpassas och inhägnas för verksamheten. Evakueringspaviljonger på plats. Förskoleverksamheten pågår i paviljongen och i skollokalerna. Förslagshandling är framtagen och är kostnadsberäknad till 8,4 kr. Fastigheten ägs av Tornberget. Mullebo, f d Hackspetten Reinvestering: Bygg, el/styr, vent, VVS, mark samt tillbyggnad på 70 kvm. Privat verksamhet. Projektering pågår. Färdigställandetid: sommaren Kostnad: ca 6 8 mkr. Fastigheten ägs av Tornberget. Projektplan skolstruktur Jordbro Grovkalkylering av en ny modern F-9-skola (ev. 4-parallellig). Runstensskolan i Handen, köksombyggnad Köket byggs om med anledning av anmärkning från Arbetsmiljöverket. Projekteringen klar. Upphandlas under mars Budget 8,4 mkr. Fastigheten ägs av Tornberget. Diverse projekt -Dalarö skola / Kök Klart 1,5 mkr -Rodret / Kök Tillbyggnad ca. 150 kvm 6,0 mkr -Evakuering Skansvägen 3,5 mkr -Rivning fastigheter i Tungelsta 0,5 mkr -Ungdomens hus i Handen - -Utredningen Ungdomens hus i Haninge -Bergvärmeanläggning i Tungelsta syskonstuga 8,0 mkr -Revinvesteringar på Torvalla simhall

9 STYRELSEPROTOKOLL 9(22) forts. 6 Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen.

10 STYRELSEPROTOKOLL 10(22) 7 Upphandlingsärenden (bilagor) Byggchef Sven-Ove Andersson redogjorde för investeringar. Upphandling elentreprenör för ombyggnad av Lidaskolan Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 2 stycken anbud avgivits. Efter utvärdering av anbud kontrakterades Elektro Ohm AB till en kostnad av kr. Upphandling ventilationsentreprenad för ombyggnad av Lidaskolan Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 5 stycken anbud avgivits. Efter utvärdering av anbud kontrakterades Miljöinstallationer AB till en kostnad av kr. Upphandling Byggentreprenad för ombyggnad av Lidaskolan Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 2 st. anbud avgivits. Efter utvärdering av anbud kontrakterades Borgkärnan Holding AB Sollentuna till en kostnad av kr. Upphandling rörentreprenör för ombyggnad av Lidaskolan Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 2 stycken anbud avgivits. Efter utvärdering av anbud kontrakterades Vendelsö VVS AB till en kostnad av kr. Upphandling ventilationsentreprenad för ombyggnad av förskolan Alen Anbudsförfrågan annonserades. Vid anbudstidens utgång hade 3 stycken anbud avgivits. Efter utvärdering av anbud kontrakterades Miljöinstallationer till en kostnad av kr. Företagsledningen hemställer att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen.

11 STYRELSEPROTOKOLL 11(22) 8 Årsta slott John Glas informerar om arbetsgruppens senaste möte den 29 januari Skyltarna kommer när som helst. Förhandlingarna om parkens gestaltning med stadsträdgårdsmästaren Petra Lindvall från Stadsbyggnadskontoret pågår medan Fredrika Bremersällskapet ska precisera sina synpunkter i en ny skrivelse. På nästa möte ska förvaltaren Hans Hasselmark från Tornberget upplysa om hur parken såg ut på Fredrika Bremers tid. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.

12 STYRELSEPROTOKOLL 12(22) 9 Skaderapport (bilagor) Fastighetschef Bo Andersson rapporterar om utsänt ärende. Rapport - Glaskross och skadegörelse 2008 Enligt bilaga redovisas totala kostnader för glaskross och skadegörelse under 2008 uppdelat per objekt, kostnadssammanställning för åren samt brev till hyresgäster. Glaskross och skadegörelse 2008 Kostnaderna för 2008, tkr, blev något högre än 2007 (2 305 tkr). Skadegörelse är ett inte lättlöst problem, det är svårt att förutsäga och exakt veta var och när och varför skadegörelse sker och det verkar som skadegörelsen tenderar att överlag öka i samhället. Basen i skadeförebyggande arbetet är som tidigare år samarbetet med och de insatser som kommunen gör tillsammans med Securitas och polisen. Under 2007 startade kommunen ett projekt gällande yttre kameraövervakning, då också de första yttre kamerorna monterades upp på ett objekt och med ett gott resultat för minskning av skadegörelsen på det objektet. Projektet har avstannat något i väntan på klarläggande av lagliga förutsättningarna, detta efter att Datainspektionen gjort inspektioner med förelägganden i andra kommuners byggnader/skolor. Kommunen såg också till att konceptet Lugna Gatan startade upp med verksamhet i kommundelen Jordbro och i Jordbromalmsskolan. På Kommunens initiativ har under hösten en överenskommelse tecknats mellan fastighetsägare, SL, och kommunen samt Tornberget gällande samarbete avseende klotterborttagning på gångstråken mellan pendeltågsstationer och centrum (Handen, Jordbro, Västerhaninge och Tungelsta) Kommunen har också initierat till uppstart av ett nätverk mot klotter med Södertörns kommuner. I samarbete med objektens fastighetsansvariga görs löpande riktade insatser i t ex belysningsförbättringar vid de byggnader som är utsatta för skadegörelse. Det objekt som under 2008 har de högsta kostnaderna är Kulturhuset som med sina mycket stora fönsterytor på baksidan mot busshållplatsen och parken har varit utsatt. Fredrika Bremergymnasiet, Tungelsta skola och Åbyskolan har också höga kostnader. Förskolorna Trombonen och Tärningen har förhållandevis höga kostnader. Redovisningen avser internhyres- och Tornbergets ägda fastigheter dock endast Tornbergets del, d v s yttre skadegörelse och glaskross. Kostnaderna för glaskross är betydligt större än för klotter.

13 STYRELSEPROTOKOLL 13(22) 9 forts. Kostnadssammanställning för åren bifogas. Sammanställningen är justerad/rensad för objekt som ej längre ägs eller förvaltas av Tornberget. Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten.

14 STYRELSEPROTOKOLL 14(22) 10 VD-rapport VD Johnny Näsholm informerade styrelsen om aktuella händelser. Kommunens ekonomi: Den rådande konjunkturförsämringen har ännu inte föranlett några budgetändringar eller sparåtgärder för Kommunen bättre rustad inför denna kris än nittiotalets. Jag är kallad till kommunstyrelsens budgetmöte den 9 mars för att föredra vår bedömning om kostnadsutvecklingen/hyresförändringen 2010, 2011 och Styrelseärende den 3 mars. Beslut om 2010 års hyresuttag fattas av ks/kf i april/maj. NKI-undersökningen kommer åter på nästa möte. Vi informerar ägaren, förvaltningscheferna, verksamhetsansvariga och lokalplaneringsgruppen samt kommunens infoavdelning om resultatet. Analysarbete och planering av åtgärder genomförs nu på avdelningarna. Personal: Tre av våra kontorsrum fortfarande under reparation. Ännu ingen åtgärdsplan från hyresvärd eller fastighetsägare. Personalstrategen sjukskriven. Avgift på P-platserna fr.o.m Kompenserat de med bilavtal. Förberedelser igång inför lönerevisionen. Nya löner fr.o.m. 1 april. Sammanträdeslokaler i kommunhuset Namnbyten på anläggningar: Svarat på sk. internremiss från stadsbyggnadskontoret om barnoch utbildningsnämndens förslag på namnbyte av Lidaskolan och Tungelsta syskonstuga. Stadsbyggnadsnämnden beslutade enligt Tornbergets förslag, dvs. att de nuvarande namnen består. Markörgatan: Bud finns. Diskussioner förs. Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan samt beslutar att VD till nästa möte förbereder förslag till åtgärder för att ställa krav på hyresvärden och fastighetsägaren.

15 STYRELSEPROTOKOLL 15(22) 11 Bokslut Ekonomisk rapport dec samt årsredovisning 2008 Vice VD ekonomichef Mats Johanson redovisar utsända ärenden. Ekonomisk rapport Utfall 2008 Utfallet för år 2008 blev tkr före skatt. Uppställning redovisas i bilaga 1. Underskottet beror på att pensionskostnaderna ökat dramatiskt. Osäkerheten kring pensionsskuldens storlek aviserades vid föregående styrelsemöte. Bolaget har under flera år kalkylerat med ett PO-pålägg på 48% (jfr kommunen: 40-42%) för att finansiera arbetsgivaravgift, pensionskostnader och arbetsmarknadsförsäkringar års verkliga kostnad blev 72,8% för bolaget. Större avvikelse från prognosen är annars att investeringsutgifterna och därmed aktiverat arbete, bilaga 2b, inte kommit upp till den volym som prognosen angav. De största orsakerna är redovisningtekniska avvikelser. För Söderbymalmsvägens gruppboende har vi fått beslutat frivillig skattskyldighet varvid momsen lyfts av och utgiften minskat. För Skeppet har vi erhållit försäkringsersättning om ytterligare 7,8 mkr som redovisas som övrig intäkt istället för aktiverat arbete. Båda fallen är bra eftersom anskaffningskostnaden blivit lägre. Värdet på Skansvägen har inte justerats. Finansiering Inga nya externa lån har upptagits, bilaga 3a och 3b. Lån som sätts om upplånas till rörlig ränta alternativt tremånaders bindning. Detta för att kommunen lättare ska kunna överta den externa upplåningen. Överenskommelse med Haninge kommuns ekonomidirektör har träffats innebärande att Tornberget inte tar upp nya lån i år utan finansierar investeringarna genom att utnyttja medel på företagskontot. Därav följer att vi får en lägre ränteintäkt och en lägre räntekostnad än vi tidigare bedömt. Det medförde också att bolaget fick ett underskott på företagskontot och utnyttjade (intern- )krediten. Redan den 2 januari var likviditeten god igen då kommunen betalat första kvartalets hyror. Skatter Företagets skatter är betalda. Utdrag från skattekontot bifogas, bilaga 4. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner den ekonomiska rapporten. Styrelsen godkänner rapporten men beslutar att presidiet ska närvara slutrevisionsmötet den 9 februari 2009.

16 STYRELSEPROTOKOLL 16(22) 11 forts. Årsredovisning Enligt Aktiebolagslagen ska styrelsen och verkställande direktören framlägga årsredovisning för det gångna räkenskapsåret för årsstämman. Årsredovisningen innehåller förvaltningsberättelse, resultatoch balansräkning samt kassaflödesanalys. I förvaltningsberättelsen ska bl a framgå styrelsens och verkställande direktörens förslag till vinstdisposition. Årsstämman som är ett aktiebolags högsta beslutande organ fastställer resultat- och balansräkningarna samt beslutar om vinstdisposition, mm. Årsredovisningen för 2008 innehåller en ofullständig transaktion avseende förvärv av Ribby förskola. Förvärvet är beslutat av kommunfullmäktige och Tornbergets styrelse. Förvärvet är emellertid inte verkställt i skrivande stund. Tornberget redovisar en förlust med tkr för 2008 som uppkommit genom oväntat höga pensionskostnader. Föreslås att den ansamlade förlusten överförs i ny räkning. Företagsledningen hemställer att styrelsen godkänner bilagda årsredovisning samt att årsstämman föreslås besluta att bolagets ansamlade förlust överförs i ny räkning. Styrelsen beslutar enligt ovan.

17 STYRELSEPROTOKOLL 17(22) 12 Investeringsbudget 2010 med plan Tornbergets redovisning av investeringsbudgetförslaget för år 2010 med plan för Direktiv från kommunstyrelseförvaltningen Den objektsindelade investeringsbudgeten för 2010 kommer att fastställas av kommunfullmäktige den 8 juni. Enligt tidplanen ska investeringsbudgetförslagen vara kommunstyrelseförvaltningen tillhanda senast I direktiven från kommunstyrelseförvaltningen och i kommunfullmäktiges beslutade Mål och budget angivs att det sammanlagda investeringsutrymmet, inkl Tornbergets investeringar, för 2010 och 2011 till ca 130 Mkr per år, exkl. VA-investeringar. Stadsbyggnadsförvaltningens reinvesteringar, mark och va, i Tornbergs ägda fastigheter kommer redovisas under Tornberget i den beslutade investeringsbudgeten. I förutsättningarna för investeringarna ingår att innan investering påbörjas ska samråd ha skett med berörd förvaltning och kommunstyrelseförvaltningens kommunövergripande lokalfunktion. Investeringsförslaget. Bakgrund Tornberget färdigställde en omfattande och grundlig fastighetsinventering under Den uppdateras årligen och innebär att Tornberget har en mycket bra uppfattning om fastigheternas status och behov av underhållsåtgärder. Behovet av reinvesteringar och underhåll är stort och medför om inga åtgärder vidtas en onödig och kostsam kapitalförstöring. Det är viktigt att det även ges utrymme för reinvesteringar när kommunen beslutar om sina årliga investeringsbudgetar. Om enbart nyproduktion prioriteras blir följderna att reinvesterings- och underhållsbehovet ökar. Reinvesteringsbehovet beräknas till närmare mkr per år. Skolinvestering, De specifika objekt som Tornberget efter samråd i lokalplaneringsgruppen prioriterat högst i reinvesteringsplanen är Fredrika Bremerskolan Fredrik inkl elevhem och Lundaskolan. Efter dessa så prioriterar vi en upprustning av Lyckebyskolan. Oavsett vilken skola som kommunen beslutar upprusta så avser Tornberget, efter beslutet om vilken skola, starta upp en förprojektering under 2009 för att mer i detalj utreda åtgärder och dess kostnader både vad gäller reinvesterings- och underhållsbehovet samt eventuella anpassningar som verksamheten önskar genomförda i samband med reinvesteringen. Innan byggstart återredovisas projektet till kommunstyrelsen.

18 STYRELSEPROTOKOLL 18(22) 12 forts. Reinvesteringar ej objektsbestämda. Det är viktigt att utrymme för reinvesteringar ges där Tornberget har/får möjlighet att tillsammans med förvaltningarna, i lokalplaneringsgruppen prioritera vilka mindre objekt, typ förskola, eller vilka andra åtgärder, som under året skall genomföras. Energideklarationer F.n. genomförs den lagstadgade energideklarationen av TB:s fastigheter. Energideklarationen innehåller förslag på energieffektiviseringsåtgärder, beräknas vara klar till halvårsskiftet 09 och först då kan en budget och tidplan utarbetas för genomförandet av åtgärderna. En mycket grov uppskattning av investeringsbehovet för 2010 är 5 mkr. Enkelt avhjälpta hinder Projektet Enkelt avhjälpta hinder färdigställs och avslutas under 2009, därmed har lagkravet uppfyllts för de byggnader Tornberget äger och förvaltar. Lagkravet omfattar alla publika lokaler (till exempel skolor, sjukhem, butiker, kursgårdar, idrotts- och fritidsanläggningar samt bibliotek), gäller sedan 2001 och går i korthet ut på att enkelt avhjälpta hinder i offentliga lokaler och på allmänna platser skall vara åtgärdade Tornberget har genomfört beslutade åtgärder för 2007 och 2008 och slutför projeket med genomförandet av beviljade åtgärder för Plan 2011/2012 Vi prioriterar att nästa stora objekt, efter Ribbybergskolan, som står på tur att totalupprustas är Tornbergsägda Lundaskolan, eller kommunägda Fredrika Bremerskolan Fredrik inkl elevhemmet. Möjlig byggstart 2010/2011 och produktion över ett par år. Efter dessa så prioriterar vi en upprustning av Lyckebyskolan. Under 2008 har Barn- och utbildningsförvaltningen genomfört utredningar gällande både Fredrik och Jordbroskolorna, redovisning sker i början av Reinvesteringar ännu ej objektsbestämda, bedömer vi att behovet kvarstår om ca mkr/år utöver de specifika namngivna totalupprustningarna. Konsekvenserna i form av investeringsbehov till följd av de kommande strävansmålen att minska energiförbrukningen i kommunens fastigheter kan i dagsläget inte överblickas. TB förutsätter att om

19 STYRELSEPROTOKOLL 19(22) 12 forts. KF kommer att ange tvingande mål för energiminskning i TB:s fastigheter, KF också avsätter erforderliga investeringsmedel för att uppnå målen. Förslaget för 2010 biläggs objektsvis/projektsvis, inkl. kostnadsredovisningar, beskrivning och åtgärder. Kostnader för lokalanpassningar ej är medräknade, dessa tas upp av respektive förvaltning. Förslag till beslut: Företagsledningen för Tornberget hemställer att bilagda investeringsbudget för år 2010 med plan för godkännes. Styrelsen beslutar enligt ovan. Omedelbar justering Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.

20 STYRELSEPROTOKOLL 20(22) 13 Övrigt Inget tas upp under Övrigt.

21 STYRELSEPROTOKOLL 21(22) 14 Nästa möte äger rum den 3 mars 2009 kl

22 STYRELSEPROTOKOLL 22(22) 15 Avslutningen Ordföranden förklarar mötet för avslutat.