HANDBOK. Valberedningen

Transkript

1 HANDBOK FÖR Valberedningen ett sätt att arbeta som valberedning Arne Karlsson

2 INNEHÅLL 1. Handbokens syfte 2. Tidplan 3. Policy 4. Arbetsordning 5. Mandatperioder 6. Uppdragsbeskrivningar 6.1 Förbundets ordförande 6.2 Förbundsstyrelsen 6.3 Ungdomsombud 6.4 Revisorer 6.5 Valberedning

3 1. HANDBOKENS SYFTE Avsikten med denna handbok är att den ska vara ett hjälpmedel för Svenska Skolidrottsförbundets valberedning. Genom handboken får valberedningen tillgång till arbetsbeskrivningar av de uppdrag, som genom val ska förrättas på förbundsmötet Informationen till tilltänkta kandidater om uppdragets innehåll bör därmed underlättas. 2. TIDPLAN 1 november Valberedningen ska senast detta datum meddela distrikten om de val som ska förrättas vid kommandeförbundsmöte. 30 november Skriftliga nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast detta datum. Valberedningen har även efter denna tidpunkt rätt att föreslå kandidater. Ca 20 April Svenska Skolidrottsförbundets förbundsmöte

4 3. POLICY Förbundets helhet måste beaktas vid valberedningens förslag. Där ingår att ta hänsyn till geografisk fördelning, kön, ålder. Valberedningen ska därutöver se till de enskilda kandidaternas kunskaper och personliga engagemang. Persondiskussioner stannar inom valberedningen. Öppenhet och ärlighet måste råda. Personer som inte har föreslagits för omval av valberedningen ska kontaktas samt informeras om möjligheten till avsägelse. Valberedningen måste ha en långsiktig planering. Valberedningens ledamöter bör besöka/delta i förbundets kurser och konferenser för att därmed få personkännedom. Valberedningen bör delta, om möjligt med minst en ledamot, vid varje styrelsemöte för att få kunskap om styrelsens och styrelseledamöternas arbete. Avsägelse under mandatperioden från uppdrag, som valts på förbundsmötet, ska skriftligen meddelas till valberedningen. Krav att personer som tar på sig ett uppdrag ska ställa upp på att delta i tillgänglig utbildning. Uppgift om hur personer har nominerats lämnas inte ut. Om en ledamot i valberedningen kandiderar till styrelsen eller till posten som verksamhetsrevisor ska den personen omgående lämna valberedningen.

5 4. ARBETSORDNING Efter förbundsmötet kallar valberedningen till ett första sammanträde, där man gör en tillbakablick över det gångna året samt går igenom arbetsuppgifter under den kommande verksamhetsperioden. Därefter gör valberedningen upp en arbetsplan. Ordförande väljs på förbundsmötet. Valberedningen bör inom sig utse en ersättare för ordföranden. Valberedningen ska ha minst två protokollförda sammanträden per verksamhetsår. Valberedningen meddelar kansliet och styrelsen i god tid sina önskemål om deltagande i kurser och möten föranledda av sitt uppdrag. Valberedningens ledamöter ska få kallelse senast två veckor före valberedningsmöte. Valberedningens uppgift är att utarbeta förslag på kandidater till de val som ska förrättas vid förbundsmötet. Alla personer som har nominerats ska få veta tid och plats för mötet. I nominerings- och valfrågor där Svenska Skolidrottsförbundet har att föreslå ledamöter tjänstgör valberedningen under styrelsen och utarbetar förslag till nominering från styrelsen. Styrelsen svarar sedan för nödvändiga nomineringar. Valberedningen handlägger även andra nomineringar som delegerats från styrelsen. När ledamot i valberedningen inte är med på mötet ska ersättare kallas in om möjligt

6 5. MANDATPERIODER Antal Mandatperiod Förbundets ordförande 1 2 år Styrelseledamöter 4 4 år Ungdomsledamöter 2 2år Ersättare i styrelsen 2 2 år Ungdomsersättare i styrelsen 2 2 år Antalet ledamöter i styrelsen fastställs av förbundets stadgar. Verksamhetsrevisorer 1 2 år Verksamhetsrevisorsersättare 1 2 år Ordförande i valberedningen 1 2 år Ordinarie ledamöter i valberedningen 2 2 år Ungdomsledamot i valberedningen 1 2 år Antalet ledamöter i valberedningen fastställs av förbundets stadgar.

7 6. UPPDRAGNINGSBESKRIVNINGAR 6.1 STYRELSENS ORDFÖRANDE Väljs vid förbundsmötet. Mandatperiod: Två år Styrelseordförandens uppgift Leder styrelsens arbete. Kallar till styrelsesammanträde och ansvarar ytterst för styrelsens arbete. Ingår i styrelsens arbetsutskott och kallar till dess möten. Representerar och företräder förbundet 6.2 STYRELSEN Väljs vid förbundsmötet Mandatperiod: Ordinarie ledamot fyra år och ersättare två år. Styrelsen består av ordförande, sex ordinarie ledamöter (varav två ungdomar) och fyra ersättare (varav två ungdomar), som föreslås av valberedningen och fastställs av förbundsmötet. I styrelsen ingår dessutom en representant för förbundets personal samt ersättare. Ersättarna kallas till styrelsens sammanträden och har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt.

8 Tidsåtgång: Cirka tio sammanträden/år plus inläsningstid för möteshandlingar, arbetsgruppsmöten samt eventuell utbildning och extra uppdrag. Styrelsens uppgift Styrelsens ledamöter har gemensamt ansvar för förbundets förvaltning. Styrelsen leder förbundets verksamhet. Styrelsen är mellan förbundsmötena förbundets högsta beslutande organ. 6.3 UNGDOMSLEDAMÖTER Väljs vid förbundsmötet. Mandatperiod: Två år. Två ordinarie ungdomsledamöter och två ersättare väljs. Ungdomsledamöter ska vara under 26 år. Ungdomsledamöternas ersättarna har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt vid samtliga möten med styrelsen, men inte rösträtt. Tidsåtgång: Cirka tio sammanträden/år plus inläsningstid för möteshandlingar samt eventuell utbildning och extra uppdrag. Deltagande på olika ungdomsforum tillkommer. Ungdomsledamöternas uppgift Ungdomsledamöter driver unga medlemmars intressen samt deltar i och är delaktig på olika ungdomsforum och på styrelsens möten.

9 6.4 VERKSAMHETSREVISORER Väljs vid förbundsmötet. Mandatperiod: Ordinarie revisor två år och ersättare två år. En ordinarie revisorer och en ersättare. Revisorerna fungerar som verksamhetsrevisorer. Revisorernas uppgift Granskar löpande styrelsens förvaltning och verksamhet. Till- eller avstyrker ansvarsfrihet för styrelsen i sin årliga berättelse över granskningen av styrelsens förvaltning och verksamhet. Granskningsrapporten ska föreligga senast den 15 mars. Vid viktig anmärkning mot förvaltningen ska revisor snarast underrätta förbundsstyrelsen

10 6.5 VALBEREDNING Väljs vid förbundsmötet. Mandatperiod: Fyra ordinarie ledamot två år varav minst en ungdom Antalet ledamöter fastställs av förbundets stadgar. Tidsåtgång: Valberedningen sammanträder efter behov. Mötena kan vara fysiska möten eller telefonmöten. Valberedningens uppgift Utarbetar förslag på kandidater till de val som ska förrättas vid förbundsmötet. Valberedningens ledamöter bör besöka/delta i förbundets kurser och konferenser för att få personkännedom. Valberedningen har rätt och bör närvara med en ledamot vid samtliga styrelsemöten. Valberedningen ska ha handlingarna före styrelsesammanträdet.

11 Valberedning kommitté med stort ansvar Det är angeläget att Förbundets viktigaste möte Förbundsmötet är väl förberett. Valberedningen är en förtroendevald arbetsgrupp vars uppdrag är att förbereda förbundets val av ordförande, styrelseledamöter, styrelsesuppleanter samt revisorer och revisorssuppleanter. Valberedningen är distriktens viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt hanterar förbundets verksamhet. Valberedningen går att nå via: Information om vilka som ingår i valberedningen ges på förbundets hemsida Syftet med en valberedning Varje förbundsmöte ska, med valberedningens förslag som underlag, tillsätta ledamöter i styrelsen som ska vara balanserad vad gäller erfarenhet och nytänkande. De nominerade ska ha förmåga att, i samverkan med andra, åstadkomma det bästa möjliga för förbundet. Valberedningen är fri att nominera personer under förutsättning att denne uppfyller kraven i stadgarna. En god dialog bör upprättas mellan valberedningen och styrelsen. Valberedningen bör i denna dialog hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar och om styrelsens sammansättning, utifrån kompetens och engagemang, ger rätt förutsättning att hantera de frågor som förbundet står inför. Valberedningen bör sträva efter att kontakta distrikt och personal för att skapa sig en uppfattning hur de förtroendevalda utför sina uppdrag. Valberedningen ska vara beredd att pröva varje styrelse- och suppleantplats och inte tveka att föreslå förändringar. Detta gäller även om ingen avsägelse föreligger. Valberedningen ska vara objektiv och se till förbundets och distriktens bästa. Vilka krav ställs på ledamot i en valberedning? Ledamöterna ska vara beredda att seriöst arbeta med valberedningsarbetet. Ledamöterna ska ha god kunskap om organisationen, styrelsearbetet och de krav som ställs på en förtroendevald. Ledamöterna ska ha god personkännedom. Ledamöterna bör inte stå i beroendeställning, eller ha familjeband, till de nominerade. Ledamöterna ska vara öppna för synpunkter och förslag från medlemmarna.

12 Varför ska valen vara förberedda? Det kan vara tidskrävande att få kandidater till olika poster. De kandidater som föreslås ska veta vad som förväntas och krävs av dem så att de aktivt kan arbeta i styrelsen. Undvika oförberedda val. Vem utser en valberedning? Valberedningen utses enligt stadgarna av förbundsmötet. Valberedningen ska inte nominera sina efterträdare. Är det möjligt vore avgående styrelseledamöter lämpliga till valberedningen. Hur många ledamöter består valberedningen av? Valberedningen består av 4 ledamöter varav minst en ungdom.. Det är viktigt med rotation inom valberedningen, annars finns det risk för styrning. Valberedningens arbete Ett distrikt bör inte vara överrepresenterat i styrelsen. Valberedningen bör informera sig om styrelsens verksamhetsplan, ska ha tillgång till alla protokoll och vara väl förtrogen med föreningens stadgar. Valberedningen ska ta reda på vilka poster som ska bemannas. Valberedningen kan även närvara vid styrelsesammanträden för att se hur styrelsen fungerar. Göra en sammanställning av ledamöternas och suppleanternas närvaro vid styrelsemöten under året. Förslag och synpunkter som kommer till valberedningen ska behandlas med sekretess. Styrelsen får inte leda eller påverka valberedningens arbete. Valberedningens arbete är ett lagarbete som till stor del sker via mail, telefonsamtal eller personliga kontakter. Valberedningen ska svara för att en nomineringslista upprättas. Denna lista är ett internt arbetsmaterial. Nomineringarna svarar en enig valberedning för. Distrikten ska upplysas om möjligheten att komplettera eller komma med nya förslag.

13 De nominerade De nominerade ska ha accepterat nomineringen och vara beredda att seriöst arbeta för förbundets bästa. De nominerade ska ha olika ålder, god geografisk spridning och representera olika kompetensområden. Tidplan Valberedningens arbete pågår parallellt med styrelsens arbete under de år den är vald. För att inkomna förslag ska hinna behandlas ska dessa vara valberedningen tillhanda senast 30 november Valberedningens förslag ska vara förbundets kansli tillhanda en månader innan årsstämman för att hinna postas tillsammans med förbundsmötesutskicket. Styrelsemedlems avhopp under mandatperiod Valberedningen ska undersöka orsak till avhopp under löpande mandatperiod så att valberedningen kan redovisa detta för distrikten. Val av ledamöter på Förbundsmötet Valberedningen ska redovisa hur de har arbetat under året och motivera nomineringarna. Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de nominerade är närvarande vid stämman för en kort presentation.

14 Mall för nominering av Ledamot i Skolidrottsförbundets styrelse Nominera en person som du tycker skulle kunna bidra till Skolidrottsförbundets utveckling och kommunicera vår verksamhet och förbundets värderingar. Nominerad person Verksam (yrke, studier) Adress Telefon E-postadress Din motivering Vad har han/hon gjort, vad har personen för starka sidor, har den nominerade någon koppling till Skolidrottsförbundet, idrottsrörelsen eller skolan? Mål och visioner. Vad tror du att han/hon skulle kunna och vilja åstadkomma under sin mandatperiod? Engagemang är det någon speciell fråga personen brinner för?

15 Nominerad av Telefon E-post Datum Personen jag föreslår är tillfrågan Ja Nej Skickas till Arne Karlsson i Valberedningen via e-post: arne.kar@bredband.net Nomineringar inför Förbundsmötet 2011 ska vara inlämnade senast den 30 november 2011 men självklart helst så snart som möjligt.

16 Presentationsunderlag a) Nuvarande anställning/sysselsättning. b) Utbildningsbakgrund. c) Tidigare skolidrottsuppdrag. d) Nuvarande skolidrottsuppdrag. e) Övriga uppdrag/erfarenheter som kan vara till nytta för mitt uppdrag i SSIF. f) Frågor jag vill driva/brinner för.

17 g) Jag är stolt över. h) Bästa egenskaper. i) Mina utvecklingsområden. Skickas åter till senast 16 januari 2012 Vi vill också att du skickar med ett fotografi som vi använder i vår presentation inför förbundsmötet

18 Frågeställningar inför valberedningens arbete 2012 Hur vill du kommentera styrelsearbetet under senaste åren? Hur ser du på din egen roll under år som gått? Vad har varit positivt respektive negativt? Finns det något särskilt kompetensområde som du känner att du behöver mer kunskaper om för att på ett bra sätt kunna fullgöra dina uppgifter i styrelsen? Tycker du att det saknas någon kompetens inom styrelsen? I så fall vänligen specificera. Hur ser du att ledningsfunktionen inom styrelsen har fungerat? Vad har varit positiv respektive negativt?

19 När blev du invald i styrelsen? Vill du sitta kvar nästa mandatperiod? Hur ser du på samarbetet mellan styrelse och kansli? Hur ser du på samarbete mellan styrelse och distrikten, och vilken respons har enligt dig styrelsens arbete fått från distrikten? Övriga synpunkter Med bästa hälsningar från valberedningen

20 Frågeställningar till tjänstemän inför valberedningens arbete 2012 Hur vill du som tjänsteman kommentera styrelsearbetet under senaste åren? Hur ser du på kansliets roll under år som gått? Vad har varit positivt respektive negativt? Finns det något särskilt kompetensområde som du känner att du behöver mer kunskaper om för att på ett bra sätt kunna fullgöra dina uppgifter i samarbete med styrelsen? Tycker du som tjänstman att det saknas någon kompetens inom styrelsen? I så fall vänligen specificera. Hur ser du att ledningsfunktionen inom styrelsen har fungerat? Vad har varit positiv respektive negativt?

21 Hur ser ut som tjänsteman på arbetet i arbetsgrupperna. Beskriv gärna vilken/ vilka arbetsgrupper du arbetar med. Hur upplever du rekryteringen in i arbetsgrupperna? Arbetsgruppernas kompetens nivå? Hur ser du på samarbetet mellan kansli och styrelse? Hur ser du som tjänsteman på samarbete mellan styrelse och distrikten, och vilken respons har enligt dig styrelsens arbete fått från distrikten? Övriga synpunkter Med bästa hälsningar från valberedningen