FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT AVSEENDE 2011

Transkript

1 FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT AVSEENDE 2011 HSB NORDVÄSTRA GÖTALAND HSB Kod för föreningsstyrning Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt riktlinjerna för föreningsstyrning som antagits av HSBs förbundsstämma Koden är utformad särskilt för HSB-rörelsen och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs värderingar. HSBs kod för föreningsstyrning började gälla den 1 januari Syftet med koden är att den ska bli ett verktyg för att i praktiken kunna verkställa en öppen demokratisk medlemskontroll av hur beslut fattas inom HSB. HSBs kod för föreningsstyrning omfattar HSB-föreningar, HSB nationella bolag samt HSB Riksförbund. Koncernerna för dessa verksamheter ska präglas av öppenhet och transparens i enlighet med kodens intentioner. Koden ska tillämpas enligt principen Följ eller förklara. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Begreppet förening i kodtexten innefattar även HSB-bolag. Koden innebär att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport som översiktligt beskriver hur föreningen tillämpat HSBs kod för föreningsstyrning under räkenskapsåret Föreningsstyrningsrapporten har granskats av föreningens revisor. Föreningsstämma Föreningsstämman är föreningens högst beslutande organ. Föreningsstämmans befogenhet utövas helt av fullmäktige. Föreningens fullmäktige uppgick år 2011 till 252 stycken. Föreningen informerade den 27 december 2011 att ordinarie föreningsstämma 2012 hålls den 24 maj i Vänersborg. Information om fullmäktiges rätt att få ett ärende behandlat på stämman och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste ha nått föreningen, för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen, har lämnats på HSB Nordvästra Götalands hemsida den 17 januari Dessutom har information skett via HSB Aktuellt och Styrelsenätet. Föreningsstämma 2011 Föreningsstämman hölls den 12 maj 2011 i Skara. Vid föreningsstämman deltog 92 fullmäktige. Vid föreningsstämman var nio av styrelsens nio ledamöter och en av föreningens revisorer närvarande. Efter förslag från valberedningen valdes Dan Nyberg till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs Bo Modéer, Vänersborg och Lars Johansson, Skövde. Inte någon av dem är styrelseledamot eller anställd i föreningen. Fullmäktige gavs möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut. Rapport från föreningsstämman fanns tillgänglig på hemsidan sedan den 17 maj

2 Valberedning Föreningens valberedning väljs på föreningsstämma. Beslut innefattar förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. Valberedningen har haft följande sammansättning: Namn Född Mandattid t.o.m. Kerstin Ahlin Ruth Jacobsson Arne Wilhelmsson Rolf Magnusson(sammankallande) Bo Björkenstam Valberedningen ska i enlighet med sin instruktion som fastställdes på föreningsstämman 2011: lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden. lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. lämna förslag till val och arvodering av revisor. lämna förslag på arvode för HSB-ledamot. lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Medlemmar har möjlighet att vända sig till valberedningen och lämna förslag på nomineringar. Förslaget kan skickas med e-post till rolf-magnusson@spray.se. Valberedningens förslag kommer att publiceras i kallelsen till 2012 års föreningsstämma och på föreningens hemsida. En redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete kommer samtidigt att publiceras. Styrelse Styrelsen består av 9 ledamöter och en suppleant, varav två ordinarie ledamöter och en suppleant är personalrepresentanter. VD ingår inte i styrelsen. Majoriteten av styrelsen är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen, enligt kriterierna i HSB Kod. Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning, där riktlinjerna för styrelsens arbete anges. Arbetsordningen reglerar bl.a. antalet ordinarie styrelsemöten, vilka ärenden som ska behandlas, arbetsfördelning inom styrelsen inklusive styrelseordförandens uppgifter samt VD:s instruktioner. Styrelsen beslutar också om lön och andra ersättningar till VD. Styrelsen har under år 2011 hållit nio ordinarie styrelsemöten och genomfört två styrelsekonferenser. 2

3 Ordinarie styrelseledamöter Namn Född Invald Befattning Utbildning/ arbetslivserfarenhet Mötesnärvaro Lennart Niklasson Ordförande Ordf i socialnämnden, kommun-styrelsen, 100 % kommunfullmäktige, Ordf Vattenpalats, Ledamot AB Kungajaktsmuséet Daniel Karlsson Ledamot Nätverkstekniker HP 66 % Erik Berggren Ledamot NC-operatör, HSB-ledamot 100 % Magnus Frank Ledamot Chef för JAK medlemsbank 83 % Lars-Olof Ledamot Pensionär 100 % Gustafsson Ordförande i Brf Mården Patrik Rosén Ledamot Lönechef Skövde Kommun 55 % Sören Pettersson Ledamot Administrativ chef SLU, Skara 89 % Jan Torstensson 1949 Personalrep. HSB Teknik 100 % Unionen Anders Edgren 1958 Personalrep. Fastighets HSB Fastighetsservice 78 % Styrelsens arvode för styrelsearbetet har under året varit ett fast arvode, enligt stämmans beslut. Förutom de ordinarie styrelsemötena genomförs varje år en två- eller tredagars strategikonferens där föreningens utveckling diskuteras. Utvärdering av styrelsens arbete Styrelsens arbete utvärderas årligen. I utvärderingen identifieras utbildningsbehov hos såväl enskilda styrelsemedlemmar som styrelsen som helhet. En noggrann utvärdering görs av styrelsens och de enskilda styrelsemedlemmarnas arbete. Utvärdering av enskilda styrelsemedlemmar identifierar till vilken grad utbildningsbehov har uppfyllts och hur effektivt styrelsemedlemmen bidragit till styrelsens arbete. Utvärderingen 2011 gjordes i samband med styrelsemötet i december. Utvärderingen har inte dokumenterats. Utbildning Styrelseordföranden har utvecklat ett introduktionsprogram som är anpassat efter organisationen och enskilda ledamöters behov. Samtliga styrelseledamöter har beretts möjlighet att genomgå ett utbildningsprogram. Fortlöpande utbildningsprogram för styrelseledamöterna har inte fastställts. VD VD leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som fastställs för VD:s arbete, av styrelsen. VD skall svara för den löpande förvaltningen av koncernen. VD ansvarar också för att styrelsen erhåller ett så sakligt, utförligt och relevant beslutsunderlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. 3

4 Utbildning och bakgrund Per Sundequist var VD under perioden Roland Helmner var tillförordnad VD under perioden Dan Nyberg har varit VD för HSB Nordvästra Götaland sedan Dan är 60 år och bor i Brålanda. Han är utbildad eltekniker på gymnasienivå och kompletterat denna utbildning med Allmän elektrisk behörighet. Vidare studier inom juridik och ekonomi hos Statens skola för vuxna. Dan har genomgått HSB:s långa chefsutbildning och har därtill en fastighetsmäklarexamen. Dan har arbetat 16 år inom HSB Göteborg och suttit i ledningsgruppen under 14 av dessa år. De senaste åtta åren har Dan arbetat som chef för ABF Västra Götaland. När det gäller förtroendeuppdrag så är Dan HSB-ledamot i brf Fagerstrands styrelse. Andra men nu avvecklade uppdrag i bl a AB Vänersborgsbostäders styrelse, Thn/Vbg flygplats styrelse, ordförande i Vänersborgs kommunfullmäktige och byggnadsnämnd, kommunstyrelseledamot och ledamot i en av Västra Götalandsregionens primärvårdsstyrelser. Utvärdering Styrelsens utvärdering av VD sker genom regelbundna möten mellan ordförande och VD, där VD presenterar det aktuella läget. Ordförande och Vice ordförande genomför dessutom ett utvecklingssamtal med VD varje år. VD ingår också i den styrelseutvärdering som genomförs varje år, där samtliga styrelseledamöter ges möjlighet att ge sin syn på VD och VD:s arbete. Internt ingår också VD i den Nöjd Medarbetar undersökning som sker vartannat år, vilket innebär att VD:s närmaste chefer bedömer VD. Under 2011 har p g a VD-bytet någon utvärdering inte genomförts. Principer för ersättning och andra förmåner VD, vice VD och övriga chefer i företagsledningen har en fast månadslön. Bonus- och incitamentsprogram eller någon annan rörlig lön förekommer inte bland företagsledningen. Inga speciella pensionsförmåner utgår. Däremot är det upp till var och en att löneväxla (lön mot pension), om man så vill, såvida det är kostnadsneutralt för föreningen. Förmån av fri bil erbjuds VD och övriga företagsledningen. VD omfattas inte av lagen om anställningsskydd. Vid uppsägning från företagets sida lämnas avgångsvederlag om en årslön, utöver uppsägningslön. Kompetensutvecklingsplan för VD, företagsledning och övrig personal Den löpande kompetensutvecklingen för föreningens anställda tryggas genom årliga utvecklingssamtal med närmaste chef. Aktuell kompetensutvecklingsplan fastställs genom att kartlägga behov hos berörd person som också skall ligga i linje med verksamhetens mål. För VD sker detta i samråd med styrelseordförande. Utvecklingssamtalen sker utifrån en fastställd mall och dokumenteras. 4

5 Intern kontroll En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruktionen syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Var tredje år fastställs huvudmål avseende en treårsperiod. Varje år upprättas därefter en verksamhetsplan där huvudmålen bryts ner i mindre enheter. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. Rapportinstruktioner, i enlighet med arbetsordning, samt attest- och placeringsreglemente finns, och beskriver vilket ansvar och befogenheter som styrelsen delegerat till VD. VD ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Internrevision Internrevisioner sker kontinuerligt av egen personal som genomgått särskild utbildning för internrevisorer, enligt upprättat revisionsprogram. Detta innebär bl.a. att hela företaget revideras under en treårsperiod. Dessa internrevisorer har som uppgift att kontrollera att varje enhet uppfyller kraven i föreningens verksamhetssystem. Finansiell rapportering Styrelsen erhåller månadsrapporter med ekonomiskt utfall samt prognoser för innevarande verksamhetsår. Vid varje styrelsemöte behandlas det ekonomiska läget. Föreningens revisor medverkar från och med 2009 på minst ett styrelsemöte under året och informerar om sina iakttagelser avseende bolagets interna rutiner och kontrollsystem. Likviditet och aktuella placeringar redovisas tertialvis. Information och kommunikation För företagets kommunikation finns en kommunikationsplan. Den interna kommunikationen sker företrädesvis genom företagets intranät Knutpunkten, e-post och månatliga arbetsplatsträffar. Samtliga policies, riktlinjer och övriga instruktioner finns tillgängliga via företagets intranät. Den externa kommunikationen sker främst via företagets hemsida, styrelsenät, tryckt material samt personliga möten. Föreningens revisorer Vid föreningsstämman valdes Sune Eliasson till revisor i föreningen. HSB Riksförbund har utsett Ingvar Albrektson, BoRevision. Namn Född Invald Utbildning/arbetslivserfarenhet Oberoende Sune Eliasson Gymnasieekonom, Ekonomiska specialkurser, Ja högskolestudier, Revisorsexamen 2002, Ansvarig för revisionsbyrån KPMG i Skövde 5

6 Föreningens avvikelser Enligt HSB Kod ska principen Följ eller förklara tillämpas. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Vid revisorns, Ingvar Albrektssons, granskning har följande avvikelse noterats: Styrelsens utvärdering av VD:s arbete har inte gjorts under Styrelsens egen utvärdering 2011 har inte dokumenterats. Styrelsens ledamöter saknar fortlöpande utbildningsprogram. 6