1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Upphandling Telge Inköp AB TI Städ-/Hygienprodukter/Handskar, Södertälje, Telge AB, Salem, Nykvarn, Katrineholm, Vingåker Ann-Christin Lindberg 14/24 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp administrerar även Nykvarns, Salems, Katrineholms/Vingåkers kommuns upphandlingar Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Telge i Södertälje AB Telge består av moderbolaget Telge AB samt ett antal dotterbolag. Hela Telgekoncernen ägs av Södertälje kommun. För mer information se Södertälje kommun Södertälje har ca invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se Nykvarns kommun Nykvarns kommun har ca 9000 invånare. Kommunen är geografiskt belägen ca 1,5 från Södertälje centrum. För mer information se Salems kommun Salems kommun har cirka invånare och ungefär anställda. Som en av Stockholms läns minsta kommuner har vi fördelen av närhet till storstaden samtidigt som kommunen kan erbjuda bra familjevänliga bostäder i vacker natur. För mer Utskrivet: :32 Sida 1 av 9

2 information se Katrineholms kommun Katrineholm är en av nio kommuner i Sörmland med ca invånare. Katrineholm ligger där västra och södra stambanorna möts, endast en timmes tågresa från Stockholm och två timmar från Göteborg. För mer info se Vingåkers kommun Vingåkers kommun har ca invånare och är kommunens största arbetsgivare med 700 anställda. För mer information se ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Upphandlingsform Upphandling sker genom öppet förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Omfattning Upphandlingen omfattar handskar och städ-hygienförbrukningsmaterial. Ramavtalet garanterar ingen volym. Anbud lämnas i enlighet med bifogad prisbilaga. Beställaren avser att teckna avtal med en eller flera anbudsgivare Avrop Beställning Beställaren avser att teckna avtal med en eller flera leverantörer. Beställning sker via successiva avrop som görs från respektive beställande enhet enligt kommersiella villkor/avtalsförslag. I det fall avtal tecknas med flera leverantörer så kan avsteg från rangordning ske i de fall redan i verksamheten tidigare tillhandahållna rengörings/hållningssystem såsom tvålhållare, handdukshållare, moppskaft osv kräver särskild förpackning/monteringsutformning osv. Om då inte leverantör nummer ett i rangordning kan tillhandahålla dessa särskilt produkter som anpassas till ex ovanstående så kan beställning ske till nummer två osv Kontaktperson Namn: Ann-Christin Lindberg E-post: Ann-christin.lindberg@telge.se Elektronisk anbudsgivning Samtliga avtalsområden Telge inköp strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elektronisk Utskrivet: :32 Sida 2 av 9

3 anbudsgivning genom Support för användning av systemen lämnas/ges av OPIC.com, tfn Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudslämnaren. Förfrågningsunderlag hämtas på Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Acrobat Reader. I de fall anbuden behöver kompletteras med annan information, typ tabell och grafisk illustration som inte kan skickas elektroniskt, skall informationen läggas i ett neutralt kuvert/paket, förseglat och tydligt märkt "TI " samt skickas till: Telge Inköp Ann-Christin Lindberg Box Södertälje Kompletterande information, paketerat enligt ovan, kan också lämnas till receptionen på Storgatan 42 öppet vardagar mellan kl och 16.30, fredagar till Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast Avtalsperiod Södertälje kommun, Telge i Södertälje AB, Salems kommun, Nykvarns kommun Katrineholms kommun och Vingåkers kommun ansluter till avtalet Utskrivet: :32 Sida 3 av 9

4 Möjlighet finns till förlängning i ett (1) + ett (1) år. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB, där prisförhandling får ske ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare uppmanas att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets anvisningar kan anbudet komma att förkastas. Samtliga krav skall accepteras och uppfyllas. Reservationer accepteras inte Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst sex månader efter anbudstidens utgång. Utskrivet: :32 Sida 4 av 9

5 Sekretess Enligt sekretesslagen offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp gör en annan sekretessbedömning PRISER Priser skall anges i kronor (SEK) exklusive moms, se prisbilaga. Samtliga gula fält skall fyllas per flik A-C i prisbilaga för nettoprissatta produkter i avtalet. Styckpris per produkt multipliceras med det angivna antalet för produkten som speglar förra årets behov av liknande produkt. Priserna är fasta under avtalstiden. Priser i flik A-C utvärderas. Rabattsats för övrigt sortiment inom avtalsområdet skall vara minst 15%. Anbudsgivaren anger i anbudet rabattsats för övrigt sortiment. Produkter i flik D skall offereras men prisutvärderas ej. Södertälje kommun Fasta priser gäller dock endast till dess leveranserna övergår till en för avtalsområdets gemensamma distributionscentral. Skulle detta ske har Beställaren rätt att påkalla förhandling av priset. Priset ska i detta fall minska i samma omfattning som säljarens kostnad för leverans minskar. Rabattsatsen för övrigt sortiment inom avtalsområdet skall vara minst 15%.Anbudsgivaren skall ange rabattsats för övrigt sortiment inom avtalsområdet. (Fritextsvar) 1.6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall vid avgivande av anbud samt under avtalstiden uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket i anbudskvalificering samt under löpande avtal har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Utskrivet: :32 Sida 5 av 9

6 Anbudsgivaren skall till Anbudet bifoga Blankett SKV 4820 "Upplysningar vid offentlig upphandling" ifylld av skattemyndigheten, inte äldre än 2 månader vid anbudets inlämningsdatum. Om anbudsgivare är från ett annat land än Sverige, som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifoga kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Efterfrågad dokumentation bifogad till anbudet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Revision Beställaren har rätt att under avtalsperioden låta genomföra förvaltningsrevision samt granskning av Anbudsgivarens debiteringsunderlag. Förvaltningsrevision innebär att Beställarens revisorer, i enlighet med lag, ska granska all verksamhet som Beställarens och dess leverantörer bedriver. Beställarens revisorer eller de som revisorerna utser att företräda dem ska få ta del av handlingar och uppgifter som är nödvändiga för granskning av Anbudsgivarens fullgörande av avtalet. Beställaren svarar för ersättning till den som utför den revision som Beställaren beställt. Företrädare för Beställaren, såsom revisorer och andra tjänstemän, har rätt att under avtalstiden följa upp och kontrollera verksamheten och att villkoren i avtalet följs. Anbudsgivaren förbinder sig att bereda Beställaren tillträde och insyn i sådan utsträckning att Beställaren kan genomföra sitt uppdrag Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet ev genom säkerhet. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. Om nej, Anbudsgivaren skall förklara lägre risklassificering än 3. (Fritextsvar) Anbudsgivare som har nystartat företag eller som ej kan visa rating av annan orsak Anbudsgivaren skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat ex kundunderlag alt säkerhet tills rating är uppnådd Anbudsgivarens svar: (Fritextsvar) Teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet Utskrivet: :32 Sida 6 av 9

7 Anbudsgivaren skall ha god kännedom om avtalsområdet. Anbudsgivaren skall förbinda sig att vid genomförandet av uppdrag använda avtalsenligt personalstyrka som uppfyller kompetenskrav och övriga krav på personal ställda i upphandlingen. Anbudsgivaren skall beskriva sin verksamhet, resurser tilltänkta för uppdraget, leveranssäkerhet, specialkompetens, mm, som visar att man har förutsättningar att genomföra uppdraget. (Fritextsvar) Underleverantörer Endast av Beställaren godkända underleverantörer får användas till uppdraget. Anbudsgivaren är ansvarig för ev underleverantörens arbete såsom för sitt eget dvs samtliga krav i upphandlingen avseende utförare gäller även ev underleverantörer. Anbudsgivaren skall förvissa sig om att underleverantörens personal kän-ner till och följer avtalade villkor. Anbudsgivaren skall förvissa sig om att samtliga underleverantörer som anlitas inom avtalet betalar skatt, moms och arbetsgivaravgifter genom att kontrol-lera SKV Anbudsgivaren skall beställa och fakturera samtliga insatser i avtalet. Tilltänkta underleverantörer för uppdraget skall redovisas i anbudet samt redovisas vid ev byte av underleverantör under avtalsperioden. Redovisning av ev tilltänkta underleverantörer med namn och organisationsnummer. (Fritextsvar) Företagetspresentation Anbudsgivaren skall i anbudet presentera sin organisation. Anbudsgivaren skall beskriva sin organisation. (Fritextsvar) Arbetsgivaransvar/Arbetsmiljöansvar Anbudsgivaren har det fulla och odelbara arbetsgivaransvaret för den personal som ingår i uppdraget. Anbudsgivaren får inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lag eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom Beställarens och Anbudsgivarens verksamhetsområde. Utskrivet: :32 Sida 7 av 9

8 Anbudsgivaren skall i anbudet presentera hur man på ett strukturerat sätt arbetar med systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:1. (Fritextsvar) Försäkringsbevis Antagen Leverantör skall teckna och under avtalstiden upprätthålla erforderliga ansvarsförsäkringar för verksamheten så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot Beställaren. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Anbudsgivarens bekostnad Uppförandekod för Leverantörer Södertälje kommun och dess bolag arbetar för en hållbar utveckling och har därför infört en uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden för leverantörer specificerar de minimistandarder som Södertälje kommun och dess bolag förväntar sig av sina leverantörer. Genom att godkänna uppförandekoden för leverantörer binder anbudgivaren sig att sträva efter att leva upp till dessa minimistandarder. Bilaga: Uppförandekoden för leverantörer Bilaga: Enkätfrågor Underskrift av anbudet och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling och intygar att vårt anbud uppfyller samtliga ställda krav i förfrågningsunderlaget samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Accepterar och uppfyller Anbudsgivaren samtliga ställda krav i förfrågningsunderlagets alla delar inklusive samtliga bilagor och de kommersiella villkoren? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Namn på behörig företrädare för leverantören: (Fritextsvar) 1.7. KRAV PÅ VARA/TJÄNST Mer detaljerad beskrivning finns i separat dokument som följer med underlaget ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar- representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter PRÖVNING AV ANBUD Utskrivet: :32 Sida 8 av 9

9 Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att krav på anbudsgivare är uppfyllda samt de krav som framgår av LOU 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU kap Kontroll av krav på tjänst Kontroll av att de krav som ställs på tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud. Reservationer accepteras ej. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan Utvärdering Det anbud som har det lägsta totalpriset priset kommer att antas enligt nedanstående utvärderingsmodell som rangordnad nummer ett i ramavtalet, näst vinnande som rangordnad nummer två osv. Handskar vikt 50%, flik A i prisbilaga Förbrukn vikt 30%, flik B i prisbilaga Städ/hygienkem 20%, flik C i prisbilaga AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut) TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna. Utskrivet: :32 Sida 9 av 9