Regler. Regler för uppstart av konton på sociala medier, bloggar och liknande

Transkript

1 Regler Regler för uppstart av konton på sociala medier, bloggar och liknande 1

2 Styrdokument Handlingstyp: Regler för uppstart av konton på sociala medier, bloggar eller liknande Diarienummer: KS/2016:261 Beslutas av: Fastställelsedatum: /Beslutdatum/ Dokumentansvarig: Kommunikatör, Näringsliv- och Strategisektionen Revideras: Vartannat år Följs upp av: Näringsliv- och Strategisektionen Tidigare versioner: Giltig längst t o m:

3 Innehåll 1 Inledning 4 2 Syfte 4 3 Regler för uppstart av konton på sociala medier, bloggar eller liknande 4 4 Implementering och tillämpning 5 5 Uppföljning 5 3

4 1 Inledning Reglerna är ett förtydligande till riktlinjerna för användning av sociala medier i Tranemo kommun, och avser uppstart av konton på sociala medier. 2 Syfte Syftet med reglerna är att tydliggöra vad de övergripande konton som finns för Tranemo kommun på sociala medier fyller för funktion, samt beskriva de skyldigheter som finns för verksamheter som vill starta upp egna konton. 3 Regler för uppstart av konton på sociala medier, bloggar eller liknande Huvudsyftet med Tranemo kommuns användning sociala medier är att möjliggöra kommunikation med kommuninvånare och andra på arenor där allmänheten finns. Genom att använda sociala medier ökar möjligheten att stärka vår attraktivitet som arbetsgivare samt skapar intresse för våra verksamheter. Genom medverkande på olika plattformar kan Tranemo kommun på ett tydligt och ärligt sätt sprida kunskap om vad vi gör, och på så sätt öka allmänhetens insyn i vår organisation. Sociala medier stärker också vår identitet som en samlad och bred organisation, för våra medborgare. I undantagsfall kan eget konto på sociala medier skapas i dialog med kommunikatörerna på Näringsliv- och Strategisektionen. Nedanstående checklista/regler skall innan uppstart av ett sådant konto vara uppfylld samt godkänd av kommunikatörer på Näringsliv- och Strategisektionen. Närmsta chef ska godkänna att ett konto skapas och inneha huvudansvaret för dess utformning och det som skrivs och kommenteras. Tillräckliga resurser för att verksamheten klarar av att driva kontot över tid ska finnas. Ett konto som inte dagligen/regelbundet uppdateras kan ge ett negativt intryck av Tranemo kommun. Det ska finnas ett tydligt syfte, mål och målgrupp med uppstartandet av kontot. Det ska finnas en långsiktig plan för hur kontot ska användas samt hur konton kan komma att utvecklas i framtiden. Tydlig beskrivning över vad ett särskilt konto uppfyller som inte Tranemo kommuns övergripande konton på sociala medier klarar av att uppfylla. Följa de riktlinjer som finns för sociala medier gällande diarieföring och tillvaratagande av inlägg/synpunkter. Följa de riktlinjer som finns för Tranemo kommun gällande svarstid på sociala medier. 4

5 Följa personuppgiftslaget (PUL) vid publicering av exempelvis bilder och filmer. Alla konton som startas upp utöver de övergripande konton som finns på sociala medier i Tranemo kommun ska anmälas till kommunikatörer på Näringsliv- och Strategisektionen. Samtliga användarnamn och lösenord skall också delges kommunikatörerna. Om ett konto startas av en verksamhet i Tranemo kommun ska det, förutom ovanstående punkter, tydligt framgå att verksamheten är en del av Tranemo kommun. Kontot skall också följa Tranemo kommuns grafiska profil. 4 Implementering och tillämpning Reglerna kommer att synliggöras för medarbetare i Tranemo kommun på intranätet och hemsidan. Reglerna kommer också att delges redaktörsgruppen för hemsida och sociala medier. 5 Uppföljning Uppföljning av reglerna sker vartannat år och följs upp i Tranemo kommuns kvalitetsledningsarbete. 5