/2012/3737

Transkript

1 Polisstyrelsen INFORMATIONS- 1 (15) SKYDDSBESKRIVNING Kombinerad register- och informationsskyddsbeskrivning samt informationsdokument Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 Offentlighetslagen (621/1999) 18 Offentlighetsförordningen (1030/1999) /2012/ Datasystemets namn (datasystemet och dess uppgiftskategorier) INFORMATIONSSYSTEMET FÖR POLISÄRENDEN, som består av följande uppgiftskategorier: 1. Efterlysningsuppgifter 2. Uppgifter om efterspanade motorfordon 3. Egendomsuppgifter 4. Uppgifter om anhållna 5. Uppgifter om besöksförbud 6. Uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder 7. Uppgifter för förmedling av meddelanden 8. Uppgifter om tillvägagångssätt 9. Identifieringsuppgifter 10. Signalementsuppgifter 11. Uppgifter om undersökning och handräckning 12. Arkivuppgifter om undersökning och handräckning 13. Uppgifter om informationskälla Uppgifter i informationssystemet för polisärenden finns sparade i följande registerprogram: Informationssystemet för polisärenden (PATJA) - innehåller uppgifterna i alla ovan nämnda uppgiftskategorier med undantag för de kategorier som nämns nedan Dokumenthanteringssystemet för hemliga tvångsmedel (SALPA) - innehåller uppgifter från undersökning och handräckning om uppgifter i anslutning till ärendehantering för hemliga tvångsmedel samt uppgifter om informationskälla Automatisk trafikövervakning (LVS) - innehåller uppgifter från undersökning och handräckning om observationer och bilder i anslutning till automatisk trafikövervakning Precisionsalkometer (HALMI) - innehåller uppgifter från undersökning och handräckning om mätningar genomförda med precisionsalkometer Signalementsregistret (TUNT) - innehåller signalementsuppgifter för personer och fotografier enligt de signalementsuppgifter som avses i 6 kap. 4 i tvångsmedelslagen (450/1987) samt klassificeringsuppgifter i anslutning till dessa Registrerades signalement (RETU) - ett nytt program som ersätter signalementsregistret och som tas i användning 2013 Fingeravtrycksregister (AFIS) - innehåller signalementsuppgifter om finger- och handavtryck för personer enligt de signalementsuppgifter som avses i 6 kap. 4 i tvångsmedelslagen (450/1987) samt bilder- och klassificeringsuppgifter i anslutning till dessa DNA-register - innehåller signalementsuppgifternas DNA-profiler och

2 Polisstyrelsen 2 (15) klassificeringsuppgifter Skoavtrycksregistret - innehåller signalementsuppgifternas skoavtrycksprofiler, klassificeringsuppgifter och bilduppgifter Ljudregister - innehåller signalementsuppgifter för ljudprov som spelats in av personer som är misstänkta för brott eller oidentifierade personer i samband med brottsutredning enligt de signalementsuppgifter som avses i 6 kap. 4 i tvångsmedelslagen (450/1987) Polisens operativa intranät (SEITTI) - innehåller uppgifter för förmedling av meddelanden inom polisens interna kommunikation Tekniskt brottsutredningssystem (TEK) - innehåller uppgifter från teknisk brottsutredning i samband med undersökning och handräckning 2. Registeransvarig: POLISSTYRELSEN Postadress: PB 302, HELSINGFORS Besöksadress: Berggatan 20, HELSINGFORS Telefon: (växeln) E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 3. Ansvarsperson för registerföring 4. Datasystemets placering (Administration) Chef för registerföringen Jari Råman Polisstyrelsen, Teknikenheten, Ansvarsområdet för registerföring (Kontaktuppgifter ovan) Förvaltningens IT-central HALTIK Postadress: PB 56, ROVANIEMI Besöksadress: Rantavitikantie 33, Rovaniemi Telefon: (växeln) E-post: kirjaamo@haltik.fi CENTRALKRIMINALPOLISEN Postadress: PB 285, VANDA Besöksadress: Ånäsgränden 4, VANDA SALPA DNA-register fingeravtrycksregister skoavtrycksregister ljudregister 5. Person som sköter datasystemets registerärenden vid den registerförande enheten Servicechef Tiina Ronkainen Förvaltningens IT-central HALTIK (Kontaktuppgifter ovan) Överinspektör Esa Hankanen Centralkriminalpolisen (Kontaktuppgifter ovan)

3 Polisstyrelsen 3 (15) SALPA Brottskemist Teppo Talka Centralkriminalpolisen (Kontaktuppgifter ovan) DNA-register fingeravtrycksregister skoavtrycksregister ljudregister 6. Grund på vilken datasystemet förs Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 2. Därtill följande lagar och förordningar som bestämmer om informationen i och användningsändamålet för polisens informationssystem: polislagen (493/1995), polisförordningen (1112/1995), personuppgiftslagen (523/1999), förundersökningslagen (449/1987), tvångsmedelslagen (450/1987), förordningen om förundersökning och tvångsmedel (575/1988), häktningslagen (768/2005), lagen om besöksförbud (898/1988), lagen om näringsförbud (1059/1985), lagen om verkställighet av böter (672/2002), lagen om fordonstrafikregistret (541/2003), lagen om behandlingen av personer i förvar hos polisen (841/2006) jämte i dessa senare gjorda ändringar. 7. Användningssyftet med datasystemet Informationssystemet för polisärenden är ett permanent informationssystem som är avsett för polisens riksomfattande bruk och som förs med hjälp av automatisk databehandling. Informationssystemet har inrättats för skötseln av de uppgifter som anges i 1 1 mom. i polislagen och det består av den information som är avsedd för gemensam användning och de uppgiftskategorier som nämns ovan i punkt ett (1). Användningsändamålet för de uppgifter i informationssystemet för polisärenden som är avsedda för gemensam användning är följande: information som är avsedd för gemensam användning används för att utföra de uppgifter som bestäms i 1 1 mom. i polislagen samt för att trygga en persons säkerhet eller polisens säkerhet i arbetet. Användningsändamålet för uppgiftskategorierna i informationssystemet för polisärenden är följande: 1. efterlysningsuppgifter används för att påträffa, övervaka, observera och skydda personer som är efterlysta eller har meddelats närings-, besöks-, eller reseförbud eller som är villkorligt frigivna samt personer som ett besöksförbud avses skydda eller som är föremål för observation. 2. uppgifter om efterspanade motorfordon används för att hitta fordon och registerskyltar som tillgripits eller efterspanas av någon annan orsak, för att de ska kunna återställas till ägaren eller innehavaren samt för att personer som är efterspanade eller föremål för observation och som rör sig med motorfordon ska kunna påträffas. 3. egendomsuppgifter används för att hitta egendom som någon har förlorat genom brott, som har omhändertagits av polisen, som har förkommit eller innehafts av en försvunnen person, för att den ska

4 Polisstyrelsen 4 (15) kunna återställas till ägaren eller innehavaren och för att utreda försvinnanden. 4. uppgifter om anhållna används för att tiden för frihetsberövande ska kunna följas och övervakas samt säkerheten vid förvaring tryggas i fråga om personer som har gripits, anhållits eller häktats med stöd av förundersökningslagen, tvångsmedelslagen, polislagen eller någon annan författning. 5. uppgifter om besöksförbud används för att upprätthålla ordning och säkerhet för personer, som enligt 7 kap. 5 i lagen om behandlingen av personer i förvar hos polisen meddelats besöksförbud. 6. uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder används för en samlad sökning av registrerade anmälningar om brott. 7. uppgifter för förmedling av meddelanden används för att polisenheterna ska kunna underrättas och övervakningen inriktas, i situationer då det är nödvändigt att särskilt informera på grund av att saken är brådskande, att det är fråga om en farosituation, för att brott ska kunna förebyggas eller av skäl som har samband med utredningen. 8. uppgifter om tillvägagångssätt används för klassificering och analys av tillvägagångssättet vid misstänkta brott. 9. identifieringsuppgifter används för att personer som anmälts försvunna ska kunna hittas och för att okända avlidna ska kunna identifieras. 10. signalementsuppgifterna används för identifiering av personer som misstänks för brott, för utredning av brott och för registrering av gärningsmän. 11. uppgifter om undersökning och handräckning används för utförande och registrering av undersökningar och handräckningsuppdrag. 12. arkivuppgifter om undersökning och handräckning används för sökning av en handling i polisens datorarkiv. 13. uppgifter om informationskälla används för att hindra, avslöja och utreda brott. Polisen har rätt att använda uppgifterna i polisens personregister för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för, om inte något annat föreskrivs nedan och om uppgifterna behövs för: 1. tryggande av statens säkerhet, 2. avvärjande av fara som omedelbart hotar liv eller hälsa eller avvärjande av en betydande egendomsskada, 3. förebyggande eller utredning av ett brott på vilket kan följa fängelse, 4. utredning av identitet i samband med ett visst uppdrag som hör till polisen och som nödvändigt kräver att identiteten styrks, 5. beslut eller utlåtande som gäller beviljande eller giltighet av ett tillstånd, när tillståndet enligt gällande bestämmelser är beroende av sökandens eller tillståndshavarens tillförlitlighet, lämplighet eller någon liknande egenskap, och det för bedömningen av egenskapen krävs uppgifter om sökandens eller tillståndshavarens hälsotillstånd, bruk av rusmedel, brottslighet eller våldsamma uppträdande. Uppgifter i polisens personregister får användas även för polisens forsknings- och planeringsverksamhet. Uppgifter får också användas för

5 Polisstyrelsen 5 (15) polisens utbildningsverksamhet, om de är nödvändiga för att genomföra utbildningen. Dokumenthanteringssystemet för hemliga tvångsmedel (SALPA) är ett program som används för ärendehantering och laglighetsövervakning av hemliga tvångsmedel. I programmet sparas uppgifter som gäller: hemliga tvångsmedel, teletvångsmedel och teknisk observation, teleövervakning och teletvångsmedel som genomförs med stöd av polislagen, inhämtning av information enligt lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (561/2004) annan inhämtning av information från teleföretag enligt 36 i polislagen. Sådana handlingar är bl.a. yrkande i domstol, materialbeställningar och protokoll över användning av tvångsmedel. 8. Datasystemets innehåll och dess uppgiftskategorier I polisens informationssystem får, av de uppgifter som gäller identiteten i fråga om en person som är misstänkt för brott eller är föremål för förundersökning, polisundersökning, polisens åtgärder eller tvångsmedel, registreras fullständigt namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, nationalitet, civilstånd, födelsestat, födelsehemkommun, hemkommun, yrke, adress och telefonnummer eller annan kontaktinformation, uppgift om att personen avlidit, uppgifterna i en utländsk persons resedokument samt sådana uppgifter om personen som påverkar hans eller hennes egen säkerhet eller polisens säkerhet i arbetet. I informationssystemet får även annan behövlig information som inhämtats för skötseln av de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen registreras enligt följande:i efterlysningsuppgifterna orsaken till åtgärden, de begärda åtgärderna, den myndighet som har hand om efterlysningen, preskription av efterlysningen och andra uppgifter som behövs vid övervakningen av efterlysningar. 2. i uppgifter om efterspanade motorfordon identifieringsuppgifter om dem samt uppgifter som behövs för att de ska kunna återställas till ägaren eller innehavaren, samt uppgifter som behövs för att personer som är efterspanade eller föremål för observation och som rör sig med motorfordon ska kunna påträffas. 3. i egendomsuppgifter identifieringsuppgifter om egendomen samt uppgifter som behövs för att den ska kunna återställas till ägaren eller innehavaren och uppgifter som behövs för utredning av försvinnanden. 4. i uppgifter om anhållna uppgifter enligt 22 i förordningen om förundersökning och tvångsmedel som gäller anhållande, uppgifter som hänför sig till anmälningar om brott och gripande samt i enskilda fall uppgifter som påverkar säkerheten vid förvaring i fråga om den som varit berövad sin frihet. 5. i uppgifter om besöksförbud identifieringsuppgifter om dem som meddelats besöksförbud enligt 7 kap. 5 i lagen om behandlingen av personer i förvar hos polisen samt uppgifter om innehållet i och grunden för besöksförbudet samt dess giltighetstid.i uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder i fråga om personer misstänkta

6 Polisstyrelsen 6 (15) för brott anmälans nummer, gärningsdagen och gärningsplatsen, brottsbeteckning, tidpunkten för åtalspreskription samt straff och andra påföljder för brottet. 7. i uppgifter för förmedling av meddelanden av polisen registrerade uppgifter som ska tillkännages särskilt på grund av att saken är brådskande, att det är fråga om en farosituation, för att brott ska kunna förebyggas eller av skäl som har samband med utredningen. 8. i uppgifter om tillvägagångssätt vid misstänkta brott uppgifter som baserar sig på anmälan om brott och undersökningsprotokoll, uppgifter om målsägande, uppgifter om den som misstänks för brott, uppgifter som gäller specificering av brott och beskrivning av händelseförloppet, uppgifter om egendom som har åtkommits genom brott, uppgifter som beskriver klassificeringen av gärningsmannen, händelsen eller gärningen samt uppgifter som behövs för sammanlänkning och teknisk undersökning av brott. 9. i identifieringsuppgifter för att personer som anmälts försvunna ska kunna hittas nödvändiga uppgifter om försvunna personer och för att okända avlidna ska kunna identifieras för identifieringen nödvändiga uppgifter om okända avlidna.i signalementsuppgifter i fråga om personer som misstänks eller har blivit dömda för brott signalement enligt 9 kap. 3 1 mom. i tvångsmedelslagen och DNA-profiler enligt 4 i det kapitlet, videobilder på en person och skoavtryck, uppgifter om ett misstänkt brott samt uppgifter som gäller registrering samt klassificering av en person. 11. i uppgifter om undersökning och handräckning uppgifter som erhållits vid förundersökning enligt förundersökningslagen, vid undersökning enligt polislagen, i samband med polisåtgärder eller vid ett handräckningsuppdrag eller vid tillämpning av tvångsmedelslagen enligt följande: a. om personer som misstänks för brott samt personer som gjort anmälan, uppträder som vittnen eller målsägande eller som har något annat samband med anmälan, b. om rubriceringar i anmälningar om brott och övriga anmälningar, tvångsmedel, polisens åtgärder samt olika faser i förundersökning och polisundersökning, c. om andra nödvändiga beskrivningar, omständigheter och specificeringar som hänför sig till polisens uppgifter, åtgärder eller händelser. 12. i arkivuppgifter om undersökning och handräckning uppgifter om undersökningen och handräckningen och identifikationsuppgifter i fallet samt sammandrag av redogörelsen. i uppgifter om informationskälla uppgifter om en person som inte hör till polisförvaltningen och som har använts som informationskälla samt uppgifter om hur informationskällan har använts samt om tillsynen. 9. De källor som i regel används för datasystemet Uppgifter om en persons identitet i informationssystemet för polisärenden samlas in för att polisen ska kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen. Annan nödvändig information samlas enligt uppgiftsklass in på följande sätt: 1. efterlysningsuppgifter produceras av polisen, tullverket, gränsbevakningsväsendet, militärmyndigheterna, länsstyrelserna,

7 Polisstyrelsen 7 (15) justitieförvaltningsmyndigheterna, kriminalvårdsmyndigheterna, fångvårdsväsendet, rättsregistercentralen och Forststyrelsens jaktoch fiskeövervakare. 2. information som rör motorfordon och registerskyltar erhålls i fråga om bilar som registrerats i Finland ur Fordonsförvaltningscentralens fordonstrafikregister och Ålands landskapsregerings fordonsregister. Undantag utgörs av motorfordon som finns upptagna i försvarsmaktens register samt exportskyltar utgivna av Fordonsregistercentralen, för vilka informationen erhålls från respektive myndighet. Övriga uppgifter registreras på basis av brottsanmälningar. Från tullverket, gränsbevakningsväsendet och Forststyrelsens jakt- och fiskeövervakare fås uppgifter om att motorfordon hittats och om återkallelse. 3. egendomsuppgifter erhålls ur anmälningar som gjorts till polisen, anmälningar om hittegods samt andra anmälningar som gäller egendom som omhändertagits av polisen. Från tullverket, gränsbevakningsväsendet och Forststyrelsens jakt- och fiskeövervakare fås uppgifter om att egendom upphittats eller om återkallelse. 4. uppgifter om anhållna produceras av polisen samt av de myndigheter genom vars beslut om gripande, anhållande och tagande i förvar personer hålls i förvar i lokaler för gripna och anhållna. 5. som källa för uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder används uppgiftskategorin systemet för undersökning och handräckning i informationssystemet för polisärenden. Information om brottspåföljder erhålls från åklagar- och rättsmyndigheterna. 6. som källor för uppgifter för förmedling av meddelanden används i regel uppgiftskategorierna i informationssystemet för polisärenden. 7. uppgifter om tillvägagångssätt produceras av förundersökningsmyndigheterna i samband med förundersökningens utredningsarbete. 8. identifieringsuppgifter erhålls ur uppgiftskategorierna i systemet för undersökning och handräckning och från de källor som där nämns. 9. signalementsuppgifter produceras av polisen, tullen och fångvårdsmyndigheterna med hjälp av de uppgifter om signalement, DNA-profiler, videobilder av personen och skoavtryck, på de grunder som anges i 6 kap. 4 och 5 i tvångsmedelslagen och som tas i fråga om personer som misstänks för brott samt motsvarande upptagningar för oidentifierade personer i samband med brottsutredning. 10. uppgifter om undersökning och handräckning inhämtas och registreras i samband med förundersökning, polisundersökning, polisåtgärder eller handräckningsuppdrag. Uppgifterna produceras av förundersökningsmyndigheterna. 11. som källa för arkivuppgifter om undersökning och handräckning används undersöknings- och handräckningssystemet i informationssystemet för polisärenden. Gränsbevakningsväsendet överlåter de uppgifter i sina personregister och system som polisen behöver för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen. Lagen om behandling av personuppgifter vid gränsbevakningsväsendet (579/2005) 28 ; Lagen om behandling av

8 Polisstyrelsen 8 (15) personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 14. Tullstyrelsen överlåter den information i tullens personregister åt polisen som är nödvändig för att hindra och utreda brott. Tullagen (1466/1994); Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 14 1 mom. 2 punkten. Befolkningsregistercentralen överlåter åt polisen via teknisk anslutning de uppgifter i befolkningsdatasystemet som behövs för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen eller för att polisen ska kunna upprätthålla sitt riksomfattande personregister. Lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) 29, 55 och 58 ; Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 13 2 mom. 8 punkten. Fordonsförvaltningscentralen överlåter uppgifter i fordonstrafikregistret. Lagen om fordonstrafikregistret (541/2003) 15 och 17. Om polisens rätt att få uppgifter ur vissa register bestäms i 13 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Om uppgifter som andra myndigheter lämnar ut till polisen genom registrering eller för registrering i maskinläsbar form bestäms i 14 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 10. Normal användning och normalt utlämnande av uppgifterna i datasystemet En polisenhet och en person som hör till polispersonalen har rätt att använda uppgifterna i informationssystemet för polisärenden på det sätt som bestäms i i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Polisen rätt att använda informationen i informationssystemet för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen, om informationen behövs för skötseln av dessa uppgifter. Uppgifter i informationssystemet för polisärenden överlåts via en teknisk anslutning eller i maskinläsbar form på basis av 19 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet åt: 1. Fordonsförvaltningscentralen för upprätthållande av fordonsregistret inom informationssystemet för vägtrafiken och för tillverkning av körkort, 2. försvarsmaktens huvudstab för i lagen om fullgörande av polisuppgifter inom försvarsmakten (1251/1995) avsedda säkerhetsoch övervakningsuppgifter samt för brottsutredning och för i lagen om säkerhetsutredningar (177/2002) avsedda säkerhetsutredningar, 3. gränsbevakningsväsendet när det är fråga om i 2 avsedda uppgifter som ska behandlas för utförande av de åligganden enligt 1 kap. 1 1 mom. i polislagen som föreskrivs för gränsbevakningsväsendet, i gränsbevakningslagen eller någon annanstans i lag, och i 3 i denna lag avsedda uppgifter som ska behandlas för utförande av de åligganden enligt 1 kap. 1 2 mom. i polislagen som föreskrivs för gränsbevakningsväsendet i gränsbevakningslagen eller någon annanstans i lag, samt uppgifter

9 Polisstyrelsen 9 (15) som behövs för gränsövervakning, genomförande av gränskontroller och övervakning av personers inresa och utresa, 4. tullverket för övervakning av utlandstrafiken, för förebyggande och utredning av tullbrott samt för övervakning av personers inresa och utresa, 5. domstolarna för behandling av ärenden som gäller skjutvapen, vapendelar, patroner eller särskilt farliga projektiler,domstolarna för uppföljning av efterlysningar, kriminal- och fångvårdsmyndigheterna för uppföljning av efterlysningar och beslut om besöksförbud som gäller personer som dömts till straff som riktar sig mot friheten samt för behandling av tillståndsärenden och övervakning av att tillståndsvillkoren iakttas samt till justitieministeriet och militärmyndigheterna för uppföljning av deras egna efterlysningar, 7. utrikesministeriet och Finlands beskickningar för handläggning av ansökan om pass, visum och uppehålls- eller arbetstillstånd, 8. Migrationsverket för behandling av ärenden som gäller finskt medborgarskap, utlänningars inresa, vistelse och arbete i landet samt flyktingar och asyl, 9. åklagare i den utsträckning som föreskrivs i 25 i lagen om åklagarväsendet (439/2011). 10. en tjänsteman som har särskilda polisbefogenheter, för utförande av uppgifter som avses i 1 kap. 1 i polislagen; i fråga om utlämnande av uppgifter gäller mom. och 18 1 och 2 mom. i denna lag, 11. en tjänsteman som nämns i 1 eller 6 i lagen om stämningsmän (505/1986) för stämning till en rättegång för bestämmande av förvandlingsstraff, 12. Forststyrelsens jakt- och fiskeövervakare vid jakt- och fiskeövervakning som hör till deras behörighet. Nödcentralsverket enligt vad som avses i 19 i lagen om nödcentralsverksamhet (692/2010) för utförande av de uppgifter som avses i lagen Huvudstabens värnpliktsavdelning på basis av 96 1 mom. i värnpliktslagen för att de uppgifter som avses in 91 i lagen ska kunna genomföras samt uppgifter för bedömning av en persons lämplighet att tjänstgöra inom försvarsförvaltningen enligt 6 1 mom. 6 punkten i lagen om fullgörande av polisuppgifter inom försvarsmakten (1251/1995). Uppgifter överlåts också åt andra myndigheter, samfund och privatpersoner, på så sätt som rätt till uppgifter föreskrivs i lag. Om behandling av personuppgifter i samband med internationellt polissamarbete bestäms i kap. 6 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 11. Datasystemets art samt principerna för sekretessen Informationssystemet för polisärenden är ett permanent personregister som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Utomstående användning av informationssystemet är förhindrad.

10 Polisstyrelsen 10 (15) Användaren har i sin arbetsuppgift personlig användningsrätt och ett personligt lösenord som har beviljats i enlighet med den registeransvariges anvisningar. Användningsrätten beviljas i den omfattning som tjänste- eller arbetsuppgifterna förutsätter. Användningen av polisens informationssystem övervakas i enlighet med tidigare överenskommen praxis. Systemet och hur informationen i det används liksom antalet användare följs upp bl.a. genom den logguppföljning som uppstår vid användning, för att kontrollera lagenligheten i användningen. Lagenligheten i användningen av informationssystemen övervakas också i samband med lagenlighetsgranskningar. Polisens datasäkerhetspolitik (2020/2010/4157) utgör grunden för polisens tekniska, administrativa och organisatoriska informationssäkerhet. I policyn fastställs målen och ansvaret för samt förverkligandet av informationssäkerheten inom polisförvaltningen. Datasäkerhetspolitik preciseras i skilda föreskrifter och anvisningar. 12. Sökvillkor 1) Efterlysningsuppgifter: personbeteckning, förnamn, efternamn och födelsedatum 2) Uppgifter om efterspanade motorfordon registerbeteckning och tillverkningsnummer 3) Egendomsuppgifter identifierare 4) Uppgifter om anhållna personbeteckning, förnamn, efternamn och födelsedatum 5) Uppgifter om besöksförbud ingen möjlighet att söka 6) Uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder personbeteckning, förnamn, efternamn och födelsedatum 7) Uppgifter för förmedling av meddelanden fri textsökning i meddelandets rubrik, högst 20 tecken 8) Uppgifter om tillvägagångssätt fri textsökning 9) Identifieringsuppgifter fri textsökning 10) Signalementsuppgifter personbeteckning, förnamn, efternamn, födelsedatum, klassificeringsuppgifter och fri textsökning 11) Uppgifter om undersökning och handräckning personbeteckning, förnamn, efternamn, födelsedatum och fri textsökning 12) Arkivuppgifter om undersökning och handräckning personbeteckning, förnamn, efternamn, födelsedatum och födelsestat namn på juridisk person och namn på verksamhetspunkt härad, typ av anmälan, anmälans nummer, och år för anmälan 13) Uppgifter om informationskälla ingen möjlighet att söka

11 Polisstyrelsen 11 (15) 13. Datasystemets storlek 14. Den tid registeruppgifterna bevaras och uppdateringsintervall Riksomfattande informationssystem Kompletteras fortgående för skötsel av de polisuppgifter som avses i 1 1 mom. i polislagen. Ur informationssystemet för polisärenden ska uppgifter enligt uppgiftskategori utplånas på följande sätt: 1. av efterlysningsuppgifterna uppgifter om näringsförbud då fem år har förflutit sedan näringsförbudet upphörde, uppgifter om besöksförbud då två år har förflutit sedan besöksförbudet upphörde och andra efterlysningsuppgifter då tre år har förflutit sedan efterlysningen återkallades, 2. uppgifter om efterspanade motorfordon då ett år har förflutit sedan efterlysningen återkallades, dock senast då tio år har förflutit sedan efterlysningen antecknades, 3. egendomsuppgifter då ett år har förflutit sedan egendomen återställdes till ägaren eller innehavaren eller såldes på auktion eller förstördes, dock senast då tio år har förflutit sedan uppgiften antecknades, 4. uppgifter om anhållna då tio år har förflutit sedan den sista uppgiften antecknades, i fråga om en person som gripits med stöd av 11 polislagen dock senast då fem år har förflutit sedan uppgiften antecknades, 5. uppgifter om besöksförbud fem år efter att förbudet upphört. 6. uppgifter ur brottsanmälningsindexet och uppgifter om påföljder då ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det misstänkta brottet preskriberades; uppgifter om anmälan om brott med åtföljande uppgifter om straff eller andra påföljder utplånas dock från det beslutet vann laga kraft enligt följande: a) uppgifter om böter eller samfundsbot, ungdomsstraff eller avsättning då fem år har förflutit, b) uppgifter om fängelsestraff på högst två år och om samhällstjänst då tio år har förflutit, c) uppgifter om fängelsestraff på över två och högst fem år samt om dom genom vilken någon lämnats obestraffad med stöd av 3 kap. 3 strafflagen (39/1889) då tjugo år har förflutit. 7. uppgifter om förmedling av meddelanden då två år har förflutit sedan meddelandet har förmedlats 8. uppgifter om tillvägagångssätt och om signalement då ett år har förflutit a) sedan förundersökningen avslutats då den visat att inget brott begåtts, b) sedan förundersökningsmyndigheten med stöd av 2 2 mom. i förundersökningslagen beslutade avstå från åtgärder för att få den som gjort sig skyldig till ett brott ställd under åtal, c) sedan åtalsrätten för det misstänkta brottet preskriberats då förundersökningen har visat att ingen kan åtalas,sedan den registeransvarige fått kännedom om åklagarens beslut med stöd av 1 kap. 7 eller 8 i lagen om rättegång i brottmål (689/1997) eller något annat lagrum om åtalseftergift för den

12 Polisstyrelsen 12 (15) som har gjort sig skyldig till ett brott eller om åklagarens beslut om att det i saken inte är fråga om ett brott eller inte finns bevis för brott, e) sedan den registeransvarige fått kännedom om en domstols lagakraftvunna avgörande om att åtal som väckts förkastas på grund av att åtalsrätten preskriberats, 9. identifieringsuppgifter då ett år har förflutit sedan en person påträffades eller en okänd avliden identifierades 10. av undersöknings- och handräckningsuppgifterna brottsanmälningsuppgifter då ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det misstänkta brottet preskriberades och övriga anmälningsuppgifter då fem år har förflutit sedan anmälningen registrerades; om en anmälan om brott gäller flera brott utplånas uppgifterna då ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det senast misstänkta brottet preskriberats; om endast en tidsintervall under vilken brottet har begåtts har kunnat fastställas, beräknas tiden för utplåning av uppgifter från och med den senaste tidpunkten. 11. uppgifter om informationskälla då tio år har förflutit sedan den senaste uppgiften har markerats. DNA-profiler (del av uppgiftsinnehållet i signalementet) som registrerats i polisens personregister med stöd av 6 kap. 5 i tvångsmedelslagen ska utplånas ur registret då ett år har förflutit sedan den registeransvarige fick kännedom om åklagarens beslut om att det i saken inte varit fråga om ett brott eller det inte funnits bevis för brott eller om att åtalet mot den registrerade genom en lagakraftvunnen dom har förkastats eller straffet undanröjts. Om en profil inte har utplånats tidigare ska den utplånas senast då 10 år har förflutit från den registrerades död. De förvarade proven ska förstöras samtidigt som motsvarande DNA-profiler utplånas. Utan hinder av bestämmelserna i 22 1 och 2 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet utplånas ur informationssystemet anteckningar om personer under 15 år som misstänks för brott när ett år har förflutit sedan den registrerade fyllde 18 år, om inte en kortare tid för utplåning av uppgifterna föreskrivs. Uppgifterna ska dock inte utplånas på denna grund om:anmälan gäller andra misstänkta för brottet och uppgifterna om dem ännu inte utplånas, 2) någon av anteckningarna gäller en brottslig gärning för vilken inte förskrivs någon annan påföljd än fängelse, eller 3) det för en person under 15 år som registrerats som misstänkt för brott införs nya anteckningar om misstanke om brott innan personen har fyllt 18 år. Utan hinder av bestämmelserna i 22 1 och 3 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet ska alla uppgifter om en person utplånas ur informationssystemet senast ett år efter den registrerades död. Utan hinder av bestämmelserna i mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet om undersöknings- och handräckningsuppgifter, egendomsuppgifter och uppgifter om efterspanade fordon, utplånas dock inte uppgifterna om de fortfarande behöver bevaras med tanke på undersökning eller övervakning som hänför sig till anmälan i

13 Polisstyrelsen 13 (15) fråga. Personuppgifter ska inte heller utplånas om de inbegriper uppgifter som hänför sig till en persons egen säkerhet eller polisens säkerhet i arbetet. Senast tre år efter att behovet av att bevara uppgifterna undersöktes ska en ny kontroll av behovet göras och den nya kontrollen antecknas. Oberoende av de förvaringstider som anges i mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet utplånas dock arkivuppgifter som gäller undersökning och handräckning när 50 år har förflutit sedan anmälningen registrerades. 15. Uppgifternas offentlighet Författningsgrund: Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 1 mom. 4 punkten Personuppgiftslagen (523/1999) 7 De register som upprätthålls av polisen för hindrande och utredning av brott är sekretessbelagda. Informationen i informationssystemet är därtill begränsad med användarrättigheter. 16. Rätt till insyn Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26 och 27 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44 och 45 Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) kapitel 3 Enligt 26 i personuppgiftslagen har var och en utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan denne meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om denne. Var och en har rätt kontrollera registeruppgifter om ett barn denne har vårdanden om. Även en minderårig, dvs. en person under 18 år, har rätt att kontrollera uppgifter om sig själv. En person under 15 år har dock rätt att kontrollera uppgifter om sig själv endast om personen med hänsyn till sin ålder, utvecklingsnivå och ärendets art förstår sakens betydelse. Den minderåriges självbestämmanderätt och huruvida de ovan nämnda kriterierna uppfylls baseras i första hand på den registeransvariges bedömning. I sista hand avgörs ärendet av domstol. Även en intressebevakare har rätt att kontrollera uppgifter om sin huvudman om utövandet av rätten till insyn ingår i det uppdrag som anförtrotts intressebevakaren (källa: Publikationen Henkilörekisteriin talletettujen tietojen tarkastaminen, uppdaterad , som getts ut av dataombudsmannens byrå). Rätten till insyn gäller dock enligt 27 i personuppgiftslagen inte om: 1. informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott, 2. informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter, 3. de personuppgifter som ingår i registret används uteslutande för

14 Polisstyrelsen 14 (15) historisk eller vetenskaplig forskning eller statistiskföring, eller om 4. de personuppgifter som ingår i registret används för tillsyns- och kontrolluppgifter och vägran att lämna information är nödvändig för att trygga ett viktigt ekonomiskt eller finansiellt intresse för Finland eller Europeiska unionen. Enligt 45 1 mom. 5 punkten i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet gäller rätten till insyn inte alls: andra uppgifter om klassificering, observation, tillvägagångssätt eller informationskälla i fråga om en person eller gärning som har registrerats i polisens personregister. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att de uppgifter om den registrerade som nämns ovan är lagenliga. 17. Hur begäran om rätt till insyn ska framställas och genomföras Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26 och 28 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44 En registrerad som vill utöva sin rätt till insyn ska framställa en personlig begäran om detta till polisen samt styrka sin identitet. Personen kan ha ett biträde. För att underlätta tillgodoseendet av rätten till insyn har särskilda blanketter sammanställts. Att blanketterna används är emellertid ingen ovillkorlig förutsättning för tillgodoseendet av rätten till insyn. Begäran kan även göras med något annat dokument. Den som mottar blanketten eller motsvarande dokument vid polisenheten ska försäkra sig om identiteten på den som framställer begäran och införa en anteckning om detta i dokumentet. Uppgifter lämnas på begäran skriftligen. Om den registeransvarige vägrar lämna uppgifterna, ska han ge den registrerade ett skriftligt intyg om detta. I intyget ska också nämnas skälen till att insyn har förvägrats. Om den registeransvarige inte inom tre månader efter att begäran framställts har gett den registrerade ett skriftligt svar, jämställs detta med att insyn har förvägrats. Den registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. Den registeransvarige kan uppbära en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för utövandet av rätten till insyn om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast utövade sin insynsrätt i registret i fråga. 18. Rättelse av en uppgift och hur rättelsen ska genomföras Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 29 och 40 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 27 Den registrerade har rätt att fordra att den registeransvarige rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett register och som med hänsyn till ändamålet är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad.

15 Polisstyrelsen 15 (15) Ett detaljerat yrkande om rättelse ska riktas till den registeransvarige (adress ovan) eller personligen framläggas hos den registeransvarige. Även andra polisenheter tar emot yrkanden som gäller rättelse av uppgifter i polisens riksomfattande personregister och som framställs av en registrerad. I sådana fall ska den polisenhet som tagit emot yrkandet utan dröjsmål sända yrkandet och uppgifter om den som framställt det samt material som eventuellt behövs för att avgöra ärendet och som finns tillgängligt till den registeransvarige (Polisstyrelsen, teknikenheten), som direkt svarar åt den som framlagt yrkandet. Om den registeransvarige inte godkänner den registrerades yrkande på rättelse av en uppgift, ska denne ge ett skriftligt intyg om detta. I intyget ska också nämnas skälen till att yrkandet inte har godkänts. Den registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. En uppgift som har konstaterats vara felaktig ska antecknas som felaktig och den får bevaras, om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till polispersonalen har. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. En uppgift som konstaterats vara felaktig ska utplånas genast när den inte längre behövs för att trygga rättigheterna, dock senast då fem år har förflutit sedan den föreskrivna tiden för utplåning av uppgiften gått ut. 19. Hur informationsskyddsbeskrivningen ska hållas tillgänglig 20. Anmälan till dataombudsmannen Registerbeskrivningen över informationssystemet för polisärenden hålls allmänt tillgänglig på den registeransvariges verksamhetsställe och hos polisinrättningen. Informationsskyddsbeskrivningen finns också allmänt tillgänglig i polisens riksomfattande datanät ( Författningsgrund: Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 8 Personuppgiftslagen (523/1999) 36 Ingen anmälningsplikt. 21. De bestämmelser som gäller ibruktagandet av och innehållet i informationssystemet samt de föreskrifter, anvisningar och beslut som meddelats av den registeransvarige Den registeransvarige har gett en föreskrift om förande av register vid polisen (2020/2011/1423, trätt i kraft ) Den registeransvarige har gett en anvisning om genomförande av den registrerades rättigheter hos polisen (2020/2012/66, trätt i kraft ) Den registeransvarige har gett ut en anvisning om anhållan om användarrättigheter och allmän praxis för användning i polisförvaltningen (SM /Tu-44, trätt i kraft )