REGISTERBESKRIVNING

Transkript

1 REGISTERBESKRIVNING REGISTERBESKRIVNING 1. Datasystemets namn Datasystemet UMA 2. Huvudansvarig registerförare 3. Övriga registerförare Migrationsverket Postadress: PB 18, Helsingfors Huvudsakligt verksamhetsställe: Bryggerigatan 2 A, Helsingfors Kundtjänst: Brädgårdsgatan 10, Helsingfors Tfn , fax POLISSTYRELSEN Postadress: PB 302, HELSINGFORS Besöksadress: Berggatan 20, HELSINGFORS Telefon: (växeln) E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi STABEN FÖR GRÄNSBEVAKNINGSVÄSENDET Postadress: PB 3, Helsingfors Besöksadress: Högbergsgatan 21, Helsingfors Telefon Arbets- och näringsbyråerna och Arbetskrafts- och näringscentralerna Arbets- och näringsministeriet PB Statsrådet 4. Datasystemets och dess delregisters placering (Underhåll) Applikationsunderhåll Accenture Ltd Helsingfors Östersjögatan Helsingfors Finland Telefon: Underhåll av apparat- och systemprogram: Tieto Abp Aku Korhonens väg 2 6 PB HELSINGFORS Tfn

2 2 (9) 5. Ansvarsperson för registerföringen Migrationsverkets överdirektör Jorma Vuorio Tfn (växel) Ytterligare information om datasystemets innehåll ger projektdirektör Hilkka Vanhatalo Tfn Datasystemets användningsändamål Bestämmelser om utlänningsregistret finns i lag (1270/1997). Behandling av, beslut om och övervakning av ärenden som gäller utlänningars inresa och utresa samt vistelse och arbete för utlänningslagens (301/2004) del delregistret för ansökningsärenden personer som ansöker om uppehållstillstånd i Finland; personer vars uppehållsrätt registreras med stöd av utlänningslagen; personer vars arbetsuppgifter registreras med stöd av 73 i utlänningslagen; som ansökt om internationellt skydd eller som är föremål för utredning om de skall få komma till Finland inom ramen för flyktingkvoten eller på grund av humanitär invandring; personer som är familjemedlemmar och/eller mottagare i Finland till den person som avses ovan. Uppgifterna om familjemedlemmar och mottagare registreras när uppgifterna behövs för att avgöra ett ärende. delregistret för främlingspass eller resedokument för flykting personer som ansökt om främlingspass eller resedokument för flykting eller för vilka en finsk myndighet för verkställande av avlägsnande ur landet utfärdat ett resedokument för enkel resa; personer som beviljats betänketid enligt 52 b i utlänningslagen. delregistret för övervakning av inresa och utresa delregistret för examina personer som avlagt språkexamen som avses i 48 utlänningslagen (301/2004) eller deltagit i språkexamen; Beslut om förvärv, behållande och förlust av finskt medborgarskap samt om bestämmande av medborgarskapsstatus enligt medborgarskapslagen (359/2003). delregistret för medborgarskapsärenden personer som ansökt om finskt medborgarskap eller behållande av finskt medborgarskap eller befrielse från finskt medborgarskap eller som lämnat in en anmälan för förvärv av finskt medborgarskap, förlorat sitt finska medborgarskap eller vars medborgarskapsstatus man har bestämt eller försökt bestämma personer vilkas medborgarskapsstatus bestäms

3 3 (9) Framtagande av statistik för nationella och internationella behov med beaktande av personuppgiftslagens (523/1999) bestämmelser om behandling av personuppgifter. 7. Ansvariga för underhållet av datainnehållet i datasystemet Datasystemet uppdateras av Migrationsverket, polisen, gränsbevakningsväsendet, Finlands beskickningar, arbetskraftsbyråerna samt arbetskrafts- och näringscentralerna i enlighet med de uppgifter som fastställs i utlänningslagen (301/2004) och medborgarskapslagen (359/2003). 8. Ansvaret för information som har lagrats i datasystemet En registeransvarig som för in uppgifter i utlänningsregistret ansvarar vid skötseln av sina egna åligganden för att uppgifterna är korrekta samt för att registreringen och användningen har en laga grund. 9. Kontaktuppgifter för de övriga ansvariga för underhållet av uppgifterna i datasystemet För polisens uppgifter: Polisstyrelsen Registerföringschef Jari Råman PB Helsingfors För gränsbevakningsväsendets uppgifter: Kommendörkapten Ismo Siikaluoma Staben för gränsbevakningsväsendet Högbergsgatan Helsingfors För Arbets- och näringsbyråernas och Arbetskraftsoch näringscentralernas uppgifter: Närings-, trafik- och miljöcentralernas dataförvaltningsenhet/ Närings-, trafik- och miljöcentralen i Södra Savolax PB 164 Jääkärinkatu S:t Michel 10. Datasystemets användningsändamål I datasystemet registreras uppgifter om personer enligt följande: personer som ansöker om uppehållstillstånd i Finland; personer vars uppehållsrätt registreras med stöd av utlänningslagen; personer vars arbetsuppgifter registreras med stöd av 73 i utlänningslagen;

4 4 (9) som ansökt om internationellt skydd eller som är föremål för utredning om de skall få komma till Finland inom ramen för flyktingkvoten eller på grund av humanitär invandring; personer som ansökt om främlingspass eller resedokument för flykting eller för vilka en finsk myndighet för verkställande av avlägsnande ur landet utfärdat ett resedokument för enkel resa; personer som beviljats betänketid enligt 52 b i utlänningslagen. personer som är familjemedlemmar och/eller mottagare i Finland till den person som avses ovan. Uppgifterna om familjemedlemmar och mottagare registreras när uppgifterna behövs för att avgöra ett ärende. personer som ansökt om finskt medborgarskap eller behållande av finskt medborgarskap eller befrielse från finskt medborgarskap eller som lämnat in en anmälan för förvärv av finskt medborgarskap, förlorat sitt finska medborgarskap eller vars medborgarskapsstatus man har bestämt eller försökt bestämma personer vilkas medborgarskapsstatus bestäms personer som avlagt språkexamen som avses i 48 utlänningslagen (301/2004) eller deltagit i språkexamen; 11. Registrering av känsliga uppgifter För övervakningen av inresor, utresor och vistelse i landet samt beslutsfattandet angående finskt medborgarskap förs i systemet in uppgifter om personer, som: i Finland intagits i fängelse, frigetts från fängelse eller för att avtjäna straff sänts från en främmande stat till Finland eller från Finland till en främmande stat samt uppgift om åtgärden och tidpunkten för denna; gjort sig skyldiga till eller som med fog kan misstänkas ha gjort sig skyldiga till en sådan straffbar gärning som kan inverka på deras möjligheter att få resa in i eller vistas i landet eller att erhålla finskt medborgarskap samt referensuppgift om gärningen; har inlett eller som på grundval av sin tidigare verksamhet eller annars av grundad anledning kan antas inleda sådan verksamhet i Finland som äventyrar den nationella säkerheten eller Finlands förhållanden till en främmande stat samt referensuppgift om gärningen; ( /305) har avvisats eller utvisats eller som har meddelats inreseförbud samt uppgift om beslutet jämte motivering och verkställighet samt inreseförbudets giltighetstid och -område; har upprättat eller till en ansökan som de inlämnat till en finsk myndighet fogat förfalskade eller till innehållet missvisande dokument eller lämnat felaktiga uppgifter eller underlåtit att lämna uppgifter som är av betydelse för

5 5 (9) bedömningen av om visum, uppehållstillstånd eller arbetstillstånd skall beviljas samt uppgift om ärendet; samt har gjort sig skyldiga till eller som med fog kan misstänkas för ordnande av olovlig inresa. Andra känsliga personuppgifter som avses i den lagstiftning som gäller datasekretess för personuppgifter får föras in om den registrerade samtyckt eller om det för behandlingen av ärendet är absolut nödvändigt att registrera uppgiften. 12. Registrets datainnehåll Den registrerade ges ett klientnummer. Ett registrerat ärende ges ett ärende- dvs. diarienummer. I registret lagras ärendets behandlingsskeden jämte åtgärder och uppgift om avgörandet samt uppgifter om behandling och avgörande av ändringssökande. I utlänningsregistret får i den mån det är behövligt införas den registrerades namn, ansiktsbild, namnteckningsprov, utlåtande om DNA-test och jämförelser av fingeravtryck samt uppgift om kön, födelsedatum, födelseort och födelseland, personbeteckning och utländskt personnummer eller någon annan utländsk beteckning för identifiering av personen, uppgift om medborgarskap och nationalitet, yrke, utbildning, språkkunskaper, civilstånd och familjeförhållanden, hemkommun, adress och andra kontaktuppgifter samt uppgift om resedokument och det i 96 i utlänningslagen avsedda kort som visar att ett ansökningsärende är anhängigt. I den mån det är behövligt registreras uppgifter om ändamålet med vistelsen i landet och resan och vistelsens och resans längd samt resrutten, tidpunkten och platsen för inresa och utresa samt uppgifter om arbetsgivare och arbete samt uppgifter enligt 73 1 mom. i utlänningslagen som ska fogas till uppehållstillstånd för arbetstagare. I den mån det behövs registreras person- och kontaktuppgifter för familjemedlemmar och mottagare. I den mån det är nödvändigt registreras uppgifter som framgår av ansökan, anmälan eller förfrågan och som gäller ansökt tillstånd eller ärende, uppgifter om behandlingen av ärenden, om utredningar som gäller dem, om utlåtanden, avgörandet av ärendet och motiveringen till beslutet, om att ärendet förfallit samt om ändringssökande. 13. Regelmässiga datakällor De uppgifter som registreras fås i första hand genom den registrerades egna anmälningar i ansökningshandlingar och handlingar i syfte att anhängiggöra ett ärende, utredningar som erhållits i anslutning till behandlingen av ärendet samt från behöriga myndigheters behandling och beslutsfattande i ärenden. Vidare kan man utan hinder av sekretessbestämmelserna av andra myndigheter få sådan information som är nödvändig för utförande av lagstadgade uppgifter enligt följande:

6 6 (9) uppgifter om visum och hinder för inresa från delregistren för visumärenden och inreseförutsättningar som förs av utrikesministeriet som huvudansvarig registerförare; ur justitieförvaltningens datasystem uppgifter om brott som utlänningar misstänks ha begått och som är eller har varit föremål för åtalsprövning, om åklagarens beslut enligt vilka det i ärendet inte är fråga om ett brott eller inte finns bevis för brott, om strafforder som utfärdats, om brottmål som är anhängiga vid domstol och om domstolars lagakraftvunna avgöranden, även som uppgifter om sökandens underhållsskyldighet och fullgörandet av den samt uppgifter om beslut, delgivningar, utlåtanden och beslutens laga kraft; av vederbörande ministerium asylsökandes adressuppgifter; av förundersökningsmyndigheterna uppgifter som hänför sig till förundersökningen av ett brott och som gäller en person som avses i 5 1 och 2 mom. och 6 1 mom. 2 6 punkten i lagen om utlänningsregistret, i den mån det kan ske utan att förundersökningen äventyras; av förläggningarna uppgifter enligt 105 a i utlänningslagen vilka gäller födelsedatum för en minderårig asylsökande som saknar vårdnadshavare, hans eller hennes familjemedlemmar och deras vistelseort; ur befolkningsdatasystemet uppgifter om personuppgifterna beträffande en person som införts i utlänningsregistret och ändringar i dessa uppgifter samt om de handlingar som ligger till grund för anteckningarna i befolkningsdatasystemet; av Folkpensionsanstalten och kommunens socialmyndighet uppgifter om sökanden beviljats utkomststöd enligt lagen om utkomststöd (1412/1997) eller annan likartad förmån samt andra faktorer som kan vara av betydelse vid behandlingen av ett i utlänningslagen eller medborgarskapslagen (359/2003) avsett ärende som gäller personen i fråga; av socialmyndigheterna eller hälsovårdsmyndigheterna för ansökan om uppehållstillstånd på grund av familjeband uppgifter om anknytningspersonens sociala förhållanden och hälsotillstånd enligt 63 i utlänningslagen samt av Folkhälsoinstitutet eller institutionen för rättsmedicin vid Helsingfors universitet uppgifter om utlåtanden på basis av typbestämningen av DNA enligt 66 i utlänningslagen; av skattemyndigheterna uppgifter som gäller skattskyldigas inkomster och förmögenhet samt andra beskattningsuppgifter för utredning av förutsättningar för förvärv av eller befrielse från finskt medborgarskap samt av försörjningsförutsättningarna vid beviljande av uppehållstillstånd; ur polisens personregister uppgifter för identifiering av en person och uppgifter om resedokument; ur gränsbevakningsväsendets personregister gränskontrolluppgifter som avses i 7 i lagen om behandling av personuppgifter vid gränsbevaknings-

7 7 (9) väsendet (579/2005) samt i 9 i nämnda lag avsedda uppgifter om övervakning av land- och sjögränsen samt personuppgifter i gränstrafiken; ur det internationella systemet Eurodac uppgift om vem fingeravtryck tillhör vid utredning av den stat som är ansvarig för asylsökande; av Utbildningsstyrelsen uppgifter om avlagda allmänna språkexamina som avses i lagen om allmänna språkexamina (964/2004) och om avlagda språkexamina för statsförvaltningen som avses i lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda (424/2003) samt uppgifter om antagning som studerande och mottagande av studieplats ur det antagningsregister som avses i lagen om antagningsregistret och studentexamensregistret; av läroanstalterna uppgifter om innehavare av studieplats och deras studieprestationer; av Riksarkivet uppgifter om arkiverade handlingar som den registeransvarige annars har rätt att få uppgifter om. 14. Utlämnande av uppgifter ur registren Utöver vad som bestäms i någon annan lag eller i internationella avtal som är bindande för Finland får, utan hinder av sekretessbestämmelserna och i den mån det är nödvändigt för att den mottagande myndigheten skall kunna utföra sina i lag bestämda uppgifter, ur utlänningsregistret utlämnas information till: försvarsmakten om ansökningar som gäller visum och uppehållstillstånd samt internationellt skydd och om beslut som gäller dessa ansökningar samt om registrering av uppehållsrätt, för handhavande av säkerhets- och tillsynsuppgifter, samt om medborgarskap, för behandlingen av värnpliktsärenden som avses i värnpliktslagen (452/1950); förundersökningsmyndigheterna för förebyggande och avslöjande av brott samt för förundersökning som görs på grund av brott; vederbörande ministerium för ordnande av mottagning av asylsökande och offer för människohandel; befolkningsregistercentralen och magistraterna om förvärv, förlust eller bibehållande av finskt medborgarskap samt för skötseln av åligganden enligt befolkningsdatalagen (507/1993) och lagen om hemkommun (201/1994); pensionsskyddscentralen för tillämpningen av lagen om pension för arbetstagare (395/1961) och lagen om pension för arbetstagare i kortvariga arbetsförhållanden (134/ 1962) samt för utredande av personkretsen i rådets förordning (EEG) nr 1408/71 om tillämpningen av systemen för social trygghet när anställda, egenföretagare eller deras familjer flyttar inom gemenskapen samt i de överenskommelser om social trygghet som Finland ingått; Folkpensionsanstalten och kommunernas socialmyndigheter för beslut och tillsyn som gäller utlänningars socialskydd och socialvård;

8 8 (9) en myndighet i en främmande stat om personer som förvärvat finskt medborgarskap för bestämmande av deras medborgarskapsstatus, ifall det kan ske utan att säkerheten äventyras för personen i fråga; Folkhälsoinstitutet och institutionen för rättsmedicin vid Helsingfors universitet som behövs för DNA-analyser enligt 65 i utlänningslagen; arbetarskyddsmyndigheten för övervakning av utländska arbetstagares anställningsvillkor och rätt att arbeta; nödcentralsverket i enlighet med 8 1 mom. 3 punkten i lagen om nödcentraler; läroanstalter om studerandes uppehållstillstånd. 15. Rätt till insyn i registeruppgifterna Rätten till insyn är begränsad. Personuppgiftslagen (523/1999) 26, 27, 28 ja 29 Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. Den som önskar kontrollera uppgifter om sig själv skall begära detta i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling eller begära detta personligen hos den registeransvarige. Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvarige rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett register och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Den registeransvarige får ta ut en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för utnyttjandet av rätten till insyn om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast fick utnyttja sin rätt till insyn i registret. 16. Verkställandet av insynsrätten Information om insyn i Migrationsverkets uppgifter ges av Migrationsverket. Den huvudsakliga registeransvariga kan för kontroll också ge uppgifter som registrerats av andra registerförare med den aktuella registerförarens tillstånd. En annan registerförare kan för sin del ge övriga uppgifter utom uppgifter som gäller Migrationsverkets befogenheter för kontroll på sitt verksamhetsställe. När en registrerad utnyttjar sin rätt till insyn ska han eller hon inställa sig personligen hos registerföraren, lämna en begäran som avser detta och bekräfta sin identitet. En begäran till Migrationsverket kan lämnas hos den lokala polisinrättningen eller på Migrationsverkets verksamhetsställen.

9 9 (9) 17. Avförande av uppgifter ur registret Uppgifterna om en person i utlänningsregistret avförs i sin helhet ett år efter det att denne har förvärvat finskt medborgarskap eller avlidit fem år efter det att uppgifter senast införts om uppehållstillstånd, registrering av uppehållsrätt eller beviljade resedokument, om uppehållstillståndet, uppehållsrätten eller dokumentet har upphört att gälla ett år efter att inreseförbudet för en person som meddelats inreseförbud har upphört att gälla fem år efter att ett beslut om utvisning och avvisning har fattats, om personen inte längre vistas i landet. En uppgift som har konstaterats vara felaktig får bevaras i fem år efter att den införts, om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som tillkommer den registrerade eller någon som tillhör den registeransvariges personal. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. Avförda uppgifter arkiveras. De uppgifter som arkiveras flyttas till en separat passiv databas som används som Migrationsverkets diariesystem.