Kombinerad register- och datasystembeskrivning samt informationshandling för informationssystemet för förvaltningsärenden

Transkript

1 Dataskyddsbeskrivning ID (11) POL Kombinerad register- och datasystembeskrivning samt informationshandling för informationssystemet för förvaltningsärenden Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 18 Offentlighetsförordningen (1030/1999) 8 1. Informationssystemets namn Informationssystemet för förvaltningsärenden, som består av följande uppgiftskategorier: 1. Uppgifter om vapentillstånd 2. Uppgifter om identitetskort och pass 3. Bilduppgifter 4. Fingeravtrycksuppgifter i pass 5. Uppgifter för tillsynen över säkerhetsbranschen 6. Uppgifter för identifiering av utlänningar 7. Uppgifter för tillsynen över penninginsamlingar 8. Uppgifter om lotteritillstånd 9. Uppgifter om tillstånd för sprängämnesprekursorer 2. Registeransvarig Polisstyrelsen Postadress: PB 22, Helsingfors Besöksadress: Stinsgatan 14 Helsingfors Telefon: (växeln) E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 3. Kontaktpersoner i ärenden som gäller registret 4. Grund på vilken informationssystemet förs 5. Informationssystemets ändamål Polisstyrelsen, Polisens informationstjänstecentral Suvi Pato-Oja, överinspektör (Kontaktuppgifter: Se punkt 2) Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 3. Bestämmelser om informationen i och ändamålet för informationssystemet för förvaltningsärenden finns i: polislagen (872/2011), polisförordningen (1080/2013), personuppgiftslagen (523/1999), skjutvapenlagen (1/1998), lagen om skjutbanor (763/2015), lagen om identitetskort (663/2016), passlagen (671/2006), lagen om privata säkerhetstjänster (1085/2015), utlänningslagen (301/2004), överenskommelsen om upphävande av passkontrollen vid de internordiska gränserna (FördrS 10/1958), lagen om penninginsamlingar (255/2006), lotterilagen (1047/2001) samt lagen om saluföring och användning av sprängämnesprekursorer (653/2014) jämte i dessa senare gjorda ändringar. Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 3, 15, 16, 16 a Informationssystemet för förvaltningsärenden är ett permanent personregister som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Informationssystemet för POLISSTYRELSEN Stinsgatan 14, PB 22, HELSINGFORS kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi Tel , Fax polisen.fi

2 Dataskyddsbeskrivning ID (11) förvaltningsärenden kan innehålla personuppgifter som polisen måste behandla för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 2 mom. i polislagen. Ändamålet för uppgiftskategorierna i informationssystemet för förvaltningsärenden är följande: 1. uppgifter om vapentillstånd hanteras för skötseln av polisens uppgifter enligt skjutvapenlagen, 2. uppgifter om identitetskort och pass används för skötseln av polisens och finska beskickningars uppgifter enligt lagen om identitetskort och för skötseln av polisens, utrikesministeriets och finska beskickningars uppgifter enligt passlagen, 3. bilduppgifter hanteras för identifiering av en person och för utarbetande av en handling som styrker identiteten; med personens samtycke får bilduppgifterna även användas för något annat förvaltningstillstånd eller beslut som personen ansökt om än för den handling som uppgifterna har lämnats för, 4. fingeravtrycksuppgifter i pass används för skötseln av polisens, utrikesministeriets och finska beskickningars uppgifter enligt passlagen; fingeravtryck som sparats i fingeravtrycksuppgifterna får med personens samtycke också användas för en identitetshandling som personen ansöker om senare, 5. uppgifter för tillsynen över säkerhetsbranschen används för skötseln av polisens uppgifter enligt lagen om privata säkerhetstjänster, 6. uppgifter för identifiering av utlänningar används för att utföra de uppgifter som fastställs i 131 i utlänningslagen, 7. uppgifter från tillsynen över penninginsamlingar används för att utföra de uppgifter som fastställs i lagen om penninginsamlingar, 8. uppgifter om lotteritillstånd används för skötseln av uppgifter enligt lotterilagen, 9. uppgifter om tillstånd för sprängämnesprekursorer används för skötseln av polisens uppgifter enligt lagen om saluföring och användning av sprängämnesprekursorer. Polisen har rätt att använda uppgifterna i informationssystemet för förvaltningsärenden för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för, om uppgifterna behövs för: 1. tryggande av statens säkerhet, 2. avvärjande av allvarlig fara som omedelbart hotar den allmänna säkerheten, 3. förebyggande eller utredning av ett brott på vilket kan följa fängelse, 4. utredning av identitet i samband med ett visst uppdrag som hör till polisen och som nödvändigt kräver att identiteten styrks, 5. beslut eller utlåtande som gäller beviljande eller giltighet av ett tillstånd, när tillståndet enligt gällande bestämmelser är beroende av sökandens eller tillståndshavarens tillförlitlighet, lämplighet eller någon liknande egenskap, och det för bedömningen av egenskapen krävs uppgifter om sökandens eller tillståndshavarens hälsotillstånd, bruk av rusmedel, brottslighet eller våldsamma uppträdande. Uppgifter i polisens personregister får användas även för laglighetsövervakning samt forsknings-, planerings- och utvecklingsverksamhet.

3 Dataskyddsbeskrivning ID (11) Uppgifter får också användas för utbildningsverksamhet, om de är nödvändiga för att utbildningen skall kunna genomföras. Polisen får använda fingeravtrycksuppgifter i pass och fingeravtrycksuppgifter som hör till uppgifterna för identifiering av utlänningar för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för endast om det är nödvändigt för att identifiera ett offer för en naturkatastrof, storolycka eller någon annan katastrof eller för ett brott eller ett offer som annars förblivit oidentifierat. Uppgifter som tagits av registrerade för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i pass får användas endast när jämförelsen görs och skall därefter förstöras omedelbart. Uppgifter om skjutvapenanmälan i uppgifter om vapentillstånd får endast användas för behandling av uppgifter om vapentillstånd. 6. Informationssystemets innehåll och dess uppgiftskategorier Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 3 Av de uppgifter som gäller en persons identitet får man registrera följande uppgifter i informationssystemet för förvaltningsärenden: namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, medborgarskap, avsaknad av medborgarskap, nationalitet, hemstat, civilstånd, födelsestat, födelsehemkommun, hemkommun, yrke, adress och telefonnummer eller annan kontaktinformation, uppgift om att personen avlidit eller om dödförklaring av personen samt det klientnummer som en myndighet gett, i fråga om en utländsk person föräldrarnas namn och nationalitet, uppgifterna i ett resedokument samt övrig behövlig information som gäller inresa och passerande av gräns. I informationssystemet får även annan behövlig information som inhämtats för skötseln av de uppgifter som anges i 1 kap. 1 2 mom. i polislagen registreras enligt uppgiftskategori enligt följande: 1. i uppgifter om vapentillstånd information som avses i skjutvapenlagen om tillståndsansökan, tillstånd, polisens åtgärder, beslut, hinder, skjutvapenanmälan enligt 114, anmärkning, anmälan, inspektion och tidpunkten för lämplighetstestet, 2. i uppgifter om identitetskort och pass information som avses i lagen om identitetskort om tillståndsansökan, beslut, tillstånd, polisens och finska beskickningars åtgärder, hinder, anmärkning och anmälan samt uppgifter om passansökningar och beslut i passärenden, uppgifter om pass eller andra resedokument som har utfärdats av en finsk myndighet, uppgifter om pass som förkommit, blivit stulna eller omhändertagits samt uppgifter om hinder mot utfärdande av pass och anmärkningar som hänför sig till passärenden, 3. bland bilduppgifterna ett fotografi av personen och personens namnteckningsprov, som personen lämnat till polisen, utrikesministeriet eller till en myndighet inom utrikesförvaltningen vid ansökan om ett tillstånd eller beslut som fotografiet och namnteckningsprovet behövs för, 4. bland fingeravtrycksuppgifterna de fingeravtryck som tagits i samband med ansökningssituationen av den som ansöker om pass som avses i 6 a i passlagen,

4 Dataskyddsbeskrivning ID (11) 5. bland uppgifterna för tillsynen över säkerhetsbranschen information om ansökan, beslut, kort, polisens åtgärder, hinder, anmärkning, anmälan och inspektion som avses i lagen om privata säkerhetstjänster och noggrannare bestämmelser som getts på basis av denna, 6. bland identifieringsuppgifterna för utlänningar signalement samt uppgifter i resedokument för de utlänningar som avses i 131 i utlänningslagen, 7. bland uppgifter för tillsynen över penninginsamlingar uppgifter om tillståndsansökan, tillstånd, återtagande av tillstånd, varningar och redovisningar samt uppgifter om den som ansöker om tillstånd och tillståndshavare, de praktiska anordnarna av penninginsamlingen och ansvarspersonerna för dessa samt tillsynsåtgärder, 8. bland uppgifter om lotteritillstånd information om anmälningar, tillståndsansökningar, tillstånd, återkallade tillstånd, redovisningar och om dem som gjort anmälan samt om tillståndssökande och tillståndshavare, om dem som i praktiken anordnar lotterier och dessas ansvariga personer, om kontrollåtgärder samt om åtgärder som hänför sig till förbud och vitesförfarande, 9. bland uppgifter om tillstånd för sprängämnesprekursorer information om tillståndsansökningar, tillstånd, åtgärder av polisen, beslut och inspektioner enligt lagen om saluföring och användning av sprängämnesprekursorer. 7. Källor som i regel används för informationssystemet Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 3, 13, 14 Uppgifter om en persons identitet i informationssystemet för förvaltningsärenden samlas in för att polisen skall kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 2 1 mom. i polislagen. Annan nödvändig information samlas enligt uppgiftskategori in på följande sätt: 1. uppgifter om vapentillstånd erhålls i samband med tillståndsförvaltnings-, tillsyns- och inspektionsåtgärder som rör skjutvapen i verksamheten hos den myndighet som har hand om ärendet samt ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 2. uppgifter om identitetskort och pass erhålls i samband med tillståndsförvaltningsåtgärder som rör identitetskort och pass från de myndigheter som sköter ärendet och ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 3. bilduppgifter erhålls från de fotografier och namnteckningsprov som sökanden lämnat till polisen, utrikesministeriet eller till en myndighet inom utrikesförvaltningen i samband med ett tillstånds- eller beslutsärende. 4. fingeravtrycksuppgifter i pass tas av den som ansöker om pass i samband med ansökan av den myndighet som har hand om ärendet, 5. uppgifter om tillsynen över säkerhetsbranschen erhålls vad gäller privata säkerhetstjänster och ordningsövervakare i samband med

5 Dataskyddsbeskrivning ID (11) tillståndsförvaltnings-, tillsyns- och inspektionsåtgärder i verksamheten hos den myndighet som har hand om ärendet samt ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 6. uppgifter för identifiering av utlänningar inhämtas genom polisens och passkontrollmyndigheternas försorg ur de uppgifter som erhållits i samband med myndighetsåtgärder som utlänningar som söker asyl eller uppehållstillstånd, som avvisas eller utvisas är föremål för, 7. uppgifter om penninginsamling erhålls i samband med tillståndsförvaltnings- och tillsynsåtgärder genom försorg av de myndigheter som sköter ärendet och ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 8. uppgifter om lotteritillstånd erhålls i samband med tillståndsförvaltnings- och tillsynsåtgärder som rör lotterier i verksamheten hos den myndighet som har hand om ärendet samt ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 9. uppgifter om tillstånd för sprängämnesprekursorer erhålls i samband med tillståndsförvaltnings- och tillsynsåtgärder som rör sprängämnesprekursorer i verksamheten hos den myndighet som har hand om ärendet samt ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, Om polisens rätt att få uppgifter ur vissa register bestäms i 13 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Om uppgifter som andra myndigheter lämnar ut till polisen genom registrering vid direkt anslutning eller för registrering som en datamängd bestäms i 14 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Befolkningsregistercentralen överlåter åt polisen via teknisk anslutning de uppgifter i befolkningsdatasystemet som behövs för skötseln av polisens uppgifter eller för att polisen skall kunna upprätthålla sitt riksomfattande personregister. Lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) 29, 55 och 58 ; Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 13 1 mom. 13 punkten. 8. Normalt utlämnande och normal användning av uppgifterna i informationssystemet Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 15, 16, 16 a, 19, 19 a Polisen har rätt att använda informationen i informationssystemet för förvaltningsärenden för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 2 mom. i polislagen, om informationen behövs för skötseln av de uppgifter som den har samlats in och registrerats för. Rätt att använda fingeravtrycksuppgifterna i pass har endast den som oundgängligen behöver dem för skötseln av sina arbetsuppgifter. Polisen har rätt att använda uppgifterna i informationssystemet för förvaltningsärenden för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för på det sätt som fastställs i 16 och 16 a i lagen om

6 Dataskyddsbeskrivning ID (11) behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Uppgifter i informationssystemet för förvaltningsärenden lämnas ut via en teknisk anslutning eller som en datamängd med stöd av 19 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet: 1. till Nödcentralsverket, för utförande av de uppdrag som anges i 4 i lagen om nödcentralsverksamhet (692/2010), uppgifter som behövs för att säkerställa förberedande åtgärder eller arbetarskyddet, 2. till gränsbevakningsväsendet uppgifter för upprätthållande av gränssäkerheten och för förhindrande, avslöjande, förundersökning och annan undersökning av brott, för gränsbevakningsväsendets andra uppdrag som motsvarar de uppdrag för vilka uppgifterna samlats in och registrerats för samt för andra ändamål när det gäller de fall som avses i 16 1 mom., 3. till försvarsmaktens huvudstab för säkerhets- och övervakningsuppgifter och brottsutredning enligt lagen om militär disciplin och brottsbekämpning inom försvarsmakten (255/2014) samt för i säkerhetsutredningslagen (726/2014) avsedda säkerhetsutredningar, 4. till Tullen för tullövervakning, förhindrande, avslöjande och utredning av tullbrott samt för andra ändamål än de som uppgifterna samlats in och registrerats för när det gäller de fall som avses i 16 1 mom. samt för stämning och annan delgivning, 5. till utrikesministeriet och finska beskickningar för handläggning av ärenden som gäller pass eller något annat resedokument, visum, uppehållstillstånd för arbetstagare, uppehållstillstånd för näringsidkare eller något annat uppehållstillstånd och som hör till deras behörighet, 6. till Migrationsverket för behandling och avgörande av sådana ärenden avseende utlänningar och finskt medborgarskap som enligt lag eller förordning hör till Migrationsverket, 7. till en tjänsteman för fullgörande av de uppgifter som anges i 1 kap. 1 i polislagen när verkar utomlands och sköter uppdrag i egenskap av en av Finland utsänd kontaktperson för polisen; i fråga om utlämnande av uppgifter gäller mom. och 18 1 och 2 mom., 8. till Forststyrelsens jakt- och fiskeövervakare för jakt- och fiskeövervakning som hör till deras behörighet, Fingeravtrycksuppgifter i pass överlåts endast till gränsbevakningsväsendet, Tullen, utrikesministeriet och finska beskickningar samt Migrationsverket för styrkande av identitet och konstaterande av ett dokuments äkthet, när det behövs för behandling av ärenden som gäller en persons inresa, vistelse i landet eller utresa. Den som tar emot uppgifterna får använda uppgifter som tagits av dem registrerade för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i pass endast när jämförelsen görs och skall därefter förstöra uppgifterna omedelbart. Uppgifter överlåts också till andra myndigheter, samfund och enskilda, på det sätt som rätten till uppgifter föreskrivs i lag.

7 Dataskyddsbeskrivning ID (11) Om behandling av personuppgifter i samband med internationellt polissamarbete föreskrivs i kap. 6 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 9. Informationssystemets art samt principerna för sekretessen Personuppgiftslagen 32 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 10 a, 19 b Informationssystemet för förvaltningsärenden är ett permanent personregister som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Utomstående användning av informationssystemet är förhindrad. Användarna av polisförvaltningens informationssystem loggar in till sina arbetsdatorer med tjänstekortet och certifikatet med anknytning till tjänstekortet. Användaren har i sin arbetsuppgift personlig användningsrätt och ett personligt lösenord som har beviljats i enlighet med den registeransvariges anvisningar. Åtkomsträttigheter beviljas endast i den omfattning som tjänste- eller arbetsuppgifterna förutsätter. Användningen av informationssystemet för förvaltningsärenden övervakas i enlighet med tidigare överenskommen praxis. För att kontrollera lagenligheten i användningen följs systemet och hur informationen i det används liksom antalet användare upp bl.a. genom den logguppföljning som uppstår vid användning. Lagenligheten i användningen av informationssystemen övervakas också i samband med inspektioner med anknytning till polisens laglighetsövervakning och andra laglighetsövervakningsåtgärder. Polisens informationssäkerhetspolicy (2020/2010/4157) utgör grunden för polisens tekniska, administrativa och organisatoriska informationssäkerhet. I policyn fastställs målen och ansvaret för samt förverkligandet av informationssäkerheten inom polisförvaltningen. Informationssäkerhetspolicyn preciseras i skilda föreskrifter och anvisningar. 10. Registeruppgifternas förvaringstid och uppdateringsintervall Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 23 Uppgifterna i informationssystemet för förvaltningsärenden kompletteras fortgående i samband med att uppgifterna som avses i 1 kap. 1 2 mom. i polislagen utförs. Uppgifter utplånas enligt uppgiftskategori på följande sätt: 1. av uppgifter om vapentillstånd uppgifter om beslut då tjugo år har förflutit sedan beslutet fattades eller förföll eller den i beslutet angivna giltighetstiden gick ut, tillståndsuppgifter då tjugo år har förflutit sedan utgången av tillståndets giltighetstid, uppgifter om hinder och anmärkningar samt andra registrerade uppgifter då tjugo år har förflutit sedan uppgiften antecknades samt uppgifter om vapen då tjugo år har förflutit sedan vapnet gjordes varaktigt obrukbart, skrotades eller fördes varaktigt ut ur landet, 2. av uppgifterna om identitetskort och pass, av

8 Dataskyddsbeskrivning ID (11) fingeravtrycksuppgifterna i pass, av uppgifterna för tillsynen över säkerhetsbranschen och av uppgifterna för tillsynen över penninginsamlingar och lotterier, uppgifter om beslut då tio år har förflutit sedan beslutet fattades eller förföll eller den i beslutet angivna giltighetstiden gick ut, uppgifter om hinder, anmärkningar och kontroll samt andra registrerade uppgifter då tio år har förflutit sedan uppgiften antecknades, 3. bilduppgifter då tre år har förflutit sedan utgången av giltighetstiden för det tillstånd som polisen, utrikesministeriet eller en finsk beskickning beviljat eller det beslut som någon av dem fattat och för vars beredning fotografiet eller namnteckningsprovet av en person senast användes; om ett tidigare tillstånd eller beslut har en längre giltighetstid än det tillstånd eller beslut som senast tillkommit, skall uppgifterna utplånas då tre år har förflutit sedan utgången av giltighetstiden för det tillstånd eller beslut som har tillkommit tidigare men som har en längre giltighetstid, 4. uppgifter om identifiering av utlänningar då tio år har förflutit sedan registreringen; om den registrerade har beviljats finskt medborgarskap utplånas dock uppgifterna då ett år har förflutit sedan den registeransvarige fått kännedom om medborgarskapet. Alla uppgifter om en person skall dock utplånas ur informationssystemet senast ett år efter den registrerades död, om det inte finns särskilda skäl att fortfarande bevara dem. Senast fem år efter att behovet av att bevara uppgifterna undersöktes skall en ny kontroll av behovet göras och den nya kontrollen antecknas. Uppgifter som tagits av en registrerad för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i pass eller av fingeravtrycksuppgifter som hör till uppgifterna för identifiering av utlänningar i de situationer som avses i 16 a 1 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet får användas endast när jämförelsen görs och skall därefter förstöras omedelbart. 11. Uppgifternas offentlighet Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 Skjutvapenlagen 113 Personuppgiftslagen 7 Offentlig, innehåller sekretessbelagd information. 12. Rätt till åtkomst Personuppgiftslagen 26 och 27 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 44 och 45 Enligt 26 i personuppgiftslagen har var och en utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. Var och en har rätt kontrollera registeruppgifter även om ett barn han eller hon har vårdanden om. Även en minderårig, dvs. en person under 18 år,

9 Dataskyddsbeskrivning ID (11) har rätt att kontrollera uppgifter om sig själv. En person under 15 år har dock rätt att kontrollera uppgifter om sig själv endast om denne med hänsyn till sin ålder, utvecklingsnivå och ärendets art förstår sakens betydelse. Den minderåriges självbestämmanderätt och huruvida de ovan nämnda kriterierna uppfylls baseras i första hand på den registeransvariges bedömning. I sista hand avgörs ärendet av domstol. En intressebevakare har också rätt att granska sin huvudmans uppgifter om rätten till insyn ingår i förordnandet som intressebevakaren fått (källa: dataombudsmannens kanslis publikation Kontroll av uppgifter som ingår i ett personregister uppdaterad ). Enligt 27 i personuppgiftslagen gäller rätten till insyn dock inte om 1. informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott, 2. informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter, 3. de personuppgifter som ingår i registret används uteslutande för historisk eller vetenskaplig forskning eller statistikföring, eller om 4. de personuppgifter som ingår i registret används för tillsyns- och kontrolluppgifter och vägran att lämna information är nödvändig för att trygga ett viktigt ekonomiskt eller finansiellt intresse för Finland eller Europeiska unionen. Enligt 45 1 mom. 4 punkten i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet gäller rätten till insyn inte alls andra uppgifter om klassificering, övervakning, tillvägagångssätt eller informationskälla i fråga om en person eller gärning som har registrerats i polisens personregister. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att de uppgifter om den registrerade som nämns ovan är lagenliga. 13. Framställande och tillgodoseende av begäran om rätt till insyn Personuppgiftslagen 26 och 28 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 44 En registrerad som vill utöva sin rätt till insyn skall framställa en personlig begäran om detta till polisen samt styrka sin identitet. Personen kan ha ett biträde. För att underlätta tillgodoseendet av rätten till insyn har särskilda blanketter sammanställts. Att blanketterna används är emellertid ingen ovillkorlig förutsättning för tillgodoseendet av rätten till insyn. Begäran kan även göras med något annat dokument. Av begäran skall emellertid alltid med tillräcklig noggrannhet framgå beträffande vilket av polisens informationssystem eller övriga personregister personen vill utöva sin rätt till insyn. Den som mottar blanketten eller motsvarande dokument vid polisenheten skall försäkra sig om identiteten på den som framställer begäran och införa en anteckning om detta i dokumentet. Uppgifter lämnas på begäran skriftligen. Om den registeransvarige vägrar att lämna ut uppgifterna skall den registrerade ges ett skriftligt intyg över detta. I intyget nämns orsakerna till att tillgång till de

10 Dataskyddsbeskrivning ID (11) registrerade uppgifterna har förvägrats. Om den registeransvarige inte inom tre månader efter att begäran framställts har gett den registrerade ett skriftligt svar, jämställs detta med att insyn har förvägrats. Den registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. Enligt 26 i personuppgiftslagen får den registeransvarige uppbära en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för lämnande av information om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast fick kontrollera uppgifterna i registret. Enligt inrikesministeriets förordning om polisens avgiftsbelagda prestationer 2017 (1426/2016) är ersättningens storlek 62 euro. Polisstyrelsen har utfärdat en anvisning om tillgodoseendet av den registrerades rättigheter hos polisen (2020/2012/66). I anvisningen ges en detaljerad beskrivning av förfarandena med anknytning till utövandet av rätten till insyn och andra frågor i anslutning till den registrerades rättigheter. Anvisningen kan läsas i polisens riksomfattande datanät ( och är tillgänglig för alla. 14. Rättelse av en uppgift och hur rättelsen ska genomföras Personuppgiftslagen 29 och 40 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 27 Den registrerade har rätt att fordra att den registeransvarige rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett register och som med hänsyn till ändamålet är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Ett detaljerat yrkande om rättelse ska riktas till den registeransvarige (kontaktuppgifter: se punkt 2) eller personligen framläggas hos den registeransvarige. Även andra polisenheter tar emot yrkanden som gäller rättelse av uppgifter i polisens riksomfattande personregister och som framställs av en registrerad. Om den registeransvarige inte godkänner den registrerades yrkande på rättelse av en uppgift ska han eller hon ge ett skriftligt intyg om detta. I intyget ska också nämnas skälen till att yrkandet inte har godkänts. Den registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. En uppgift som har konstaterats vara felaktig ska antecknas som felaktig och den får bevaras i anslutning till den korrigerade uppgiften, om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till polispersonalen har. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. En uppgift som konstaterats vara felaktig ska utplånas genast när den inte längre behövs för att trygga rättigheterna, dock senast då fem år har förflutit sedan den föreskrivna tiden för utplåning av uppgiften gått ut. 15. Hur dataskyddsbeskrivninge n ska hållas tillgänglig Personuppgiftslagen 10 Dataskyddsbeskrivningen över informationssystemet för förvaltningsärenden är tillgänglig för allmänheten vid registerförarens

11 Dataskyddsbeskrivning ID (11) verksamhetsställe, polisinrättningarnas kundserviceställen och i elektronisk form i polisens riksomfattande datanät (