Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Erik Hedberg Justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Dagordning 1. Formalia Diskussion: Förbundssekreterare kontra kansli Diskussion: Kommande års ekonomi Beslut: Ett nytt ekonomiarbete Beslut: Framtagande av löpande statistik Beslut: Huvuddirektiv för personal i Sverok Beslut: Policy för styrelsens arbete Beslut: Projekt Internetbaserade föreningar Beslut: Ratificering av attestlista Beslut: Remissrunda Beslut: Rädda Sverok Beslut: Sammanställning av styrdokument Beslut: Spelveckan Beslut: Styrdokument för Arrangemangsbidrag Beslut: Styrdokument för Hemsidesarbetsgruppen Beslut: Styrdokument för Politik och påverkan Beslut: Sverok 20 år Beslut: Särskilt bidrag till Vampire: Elder Kindred Network Beslut: Särskilt bidrag till Svarta Galten Beslut: Särskilt bidrag till Föreningen Interaktiv Historia Rapport: Brytpunkt Rapport: Ekonomi Rapport: Finansiering Rapport: Förbundskansliet Rapport: Försäkringen Rapport: Förbundssekreterare Rapport: Föreningsansvar Rapport: Hemsidesarbete Rapport: Internetbaserad organisering (slutrapport) Rapport: Interninformation Rapport: Introduktionsmöten Rapport: Marknadsföring Rapport: Ordförande Rapport: Organisationsutveckling Rapport: Politik och påverkan Rapport: SECO-samarbetet Rapport: Slag Rapport: Spelveckan Rapport: Spelveckoarbetsgruppen Rapport: Studiefrämjande-samarbetet Rapport: Stöd till arvoderade... 84

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande. Christoffer Fogelström, ledamot Daniel Andersson, ledamot David Karlsson, ledamot Erik Hedberg, ledamot (förbundssekreterare) Jesper Berglund, ledamot Frånvarande Dan Sivnert, ledamot (vice ordförande) Maria Rodén, ledamot Tobias Lehto, ledamot

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Jesper Berglund Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Erik Hedberg

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, sakkunnig Karl Lampinen, föredragande Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 2. Diskussion: Förbundssekreterare kontra kansli Av Daniel Andersson När denna fråga ska diskuteras har min och Jespers arvodering upphört sedan en vecka tillbaka, och den ordinarie förbundssekreteraren har hunnit tillträda. Nu när det börjar bli dags att finna relativt permanenta former för förbundssekreterarens roll i styrelsen vill jag därför passa på att väcka en diskussion kring detta. Jag tror att de flesta har ungefär samma bild av det, men jag tror även att den bilden är ganska abstrakt och att vi kan tjäna en del på att prata lite kring det. Jag har, som flera av er vet, haft en del funderingar kring uppdragets roll i förbundet i stort, hur den kan finna ett eget syfte och större ansvar, något som jag tror är nödvändigt för att uppdraget ska bli attraktivt och för att den som innehar uppdraget ska känna sig motiverad till att ständigt prestera bättre inom sitt område. Men jag vill tillfälligt släppa det ämnet i den här diskussionen och istället fokusera på en annan frågeställning: gränsdragningen mellan förbundssekreterarens och förbundskansliets styrelsestöttande funktion. Under sommaren har jag själv sökt efter bollplank som har haft en bra helhetsbild av förbundet och av arbetet, och som har haft tid att diskutera frågor. Det har naturligt blivit Chrisp, Molle och Aimée, beroende på vem som har varit tillgänglig. Även i vissa frågor där det inte varit nödvändigt med deras respektive spetskompetens har jag gått till dem, just pga. Tillgängligheten och tryggheten. Någonstans här ska det rimligtvis vara förbundssekreteraren som kliver in, som ersättare till kanslirävarna, men kanske även för att ersätta delar av förbundsordförandens samordnande och stöttande roll. Riktigt hur detta vardagliga stödjande ska se ut vet jag inte riktigt, men jag vill väldigt gärna veta inför höstens samarbete med Erik. I vilken utsträckning kan/ska småuppgifter man själv inte vill/orkar/hinner göra delegeras till sekreteraren? I vilken utsträckning ska sekreteraren ersätta ordföranden som samordnande motor för styrelsen? Ska det ske överhuvudtaget? I vilken utsträckning ska sekreteraren vara vardagligt bollplank till ledamöterna i småfrågor? I vilken utsträckning ska sekreteraren åta sig lite större uppgifter, som tidigare kanske har delegerats till den tidigare utvecklingschefen? I vilken utsträckning ska vissa större politiska driftsområden som idag inte nödvändigtvis ligger under ett enskilt ansvarområde, exempelvis föreningsbidragsnivåer, hamna på förbundssekreteraren? Jag misstänker att Aimée och Erik kommer att ta ett par längre samtal kring detta snarast, troligen redan före det möte där vi kommer att diskutera det här, men jag tror likväl att det är en diskussion som vi behöver ta.

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 3. Diskussion: Kommande års ekonomi Av Daniel Andersson Bakgrund Förbundets inkomster baseras i viss utsträckning av medlemsbidrag, men framför allt av föreningsbidrag, båda från Ungdomsstyrelsen. Med dagens bidragsnivåer så betalar vi ut lika mycket per medlem som vi får in, men har en stor differens per förening, där vi får en väldigt stor summa per förening och betalar ut en betydligt lägre. Förändringar i medlemsantalet påverkar följaktligen inte förbundsekonomin i vare sig positiv eller negativ inriktning. Ett minskat antal aktiva och bidragsgrundande föreningar slår däremot direkt och kraftfullt mot förbundsekonomin och minskar resurserna till styrelse, kansli, arbetsgrupper, distriktsstöd, marknadsföring och mycket mer. Som kan ses i Beslutsunderlag: Rädda Sverok är det just vad som har hänt, vilket gör att styrelsen kommer att konfronteras med en kraftigt försämrad förbundsekonomi under det kommande året. Det är i det här skedet svårt att avgöra hur mycket pengar vi kommer att få nästa år. Sverok kommer att rapportera in sina medlemssiffror tidigast sista augusti och Ungdomsstyrelsen beslutar om bidragsnivåer först i december eller januari. Baserat på hur siffrorna ser ut i skrivande stund kan man dock göra en ungefärlig prognos. Mina prognoser av inkomsterna under 2008 landar på ca kronor, en summa som kan variera både en och två miljoner upp eller ner. Men mellan tretton och femton miljoner kronor kan vi förvänta oss i inkomster under Detta är nära tre miljoner under årets inkomster och mer än sju miljoner under årets budgeterade utgifter. Om man anpassar bidragsnivåerna så att de oriktade bidragen ligger kring 50 % och fördubblar de speciella bidragen så har vi, efter att bidrag, styrelse, förvaltning och riksmöte betalats, inga pengar kvar. Allt därutöver är ett rent underskott. Ett underskott kommer med största sannolikhet att ses som nödvändigt under nästa år, men med tanke på årets stora underskott och behovet av att anpassa sig till de sjunkande inkomsterna från toppåret 2006, ser jag det som svårt att försvara ett underskott på mer än ett par miljoner under Det innebär att förbundets utgifter bör minskas, eller inkomsterna ökas, med fem miljoner, ett beslut som ligger på oss att förbereda, arbeta utifrån och få riksmötets stöd för. Frågeställningar Är detta någonting vi uteslutande ska spara oss ur, eller finns det aspekter i detta som gör att vi tror oss kunna satsa oss ur svackan? Föreningsbidragen, gammal princip är att 50 % ska gå i oriktade bidrag. Men de tre specialbidragen kommer att äta upp en stor del av budgeten. Vill vi ändå hålla fast vid 50 %-principen? Vill vi föreslå att något av bidragen avskaffas redan i samband med årets riksmöte för att rädda resultatet? Septemberbonusen, vill vi ompröva beslutet och hålla inne pengarna för att rädda resultat/soliditet? Är vi beredda att spara in drygt en kvarts miljon genom att gå från sex till fyra nummer av Signaler? Är det värt att ha kvar två arvoderade i styrelsen? Kan vi ha kvar full personalstyrka när ekonomin försämras med över 30 % på två år? Är vi fortfarande intresserade av att betala slagen fullt ut, eller kan en deltagaravgift övervägas? Är dagens grundgarantinivå rimlig när förbundet själva har dåligt med pengar? Vilka delar av marknadsföringen är viktiga nog att satsa pengar på nästa år? Och kanske framför allt: vilka delar av verksamheten kan tänkas få sin finansiering från annat håll än statsbidragen? Huvudfråga Det som först och främst måste diskuteras är inte en ny budget eller hur många kronor som kan plockas från vilka resultatenheter, utan det större perspektivet. Vilka omstruktureringar behövs, vilka nya inkomster kan rörelsen få, vilka stora utgiftsposter kan vi tänka oss att röra eller vill vi ställa om Sverok helt till de nya förutsättningarna i sann Sverokanda?

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 4. Beslut: Ett nytt ekonomiarbete Mötet beslutade att 1...en ekonom tillsvidareanställs med en inledande provanställning på sex månader, förutsatt att en lämplig person söker tjänsten och förutsatt att facklig motpart inte har invändningar vid en eventuell MBL-förhandling. 2...Daniel Andersson ges i uppdrag att göra en förstudie av ekonomihanteringsstödet till distrikten. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Ett nytt ekonomiarbete

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Beslutsunderlag: Ett nytt ekonomiarbete Av Daniel Andersson Bakgrund Det finns enorma summor tillgängliga för den ideella sektorn som idag inte kommer Sverok till del, såväl på kommun- och landstingsnivå som nationellt. På kommunnivå rör det sig om uteblivet förenings- och lokalstöd, på landstingsnivå om avslagna eller till och med ej sökta bidrag, och på nationell nivå främst om fonder och stiftelser. Få av Sveroks föreningar erhåller idag bidrag från kommuner. Flera orsaker finns, men en konsekvens kan konstateras: föreningarna är idag i stor utsträckning beroende av förbundets bidrag för att finansiera sin verksamhet. För att öka föreningarnas intäkter och därmed göra föreningarna mindre känsliga för bidragsförändringar från förbundets sida, behöver fler föreningar beviljas kommunbidrag. Den ekonomirelaterade delen av förbundets insatser här bör vara att sänka föreningarnas tröskel för att bli registrerade i sin kommun. För distriktens del uppvisas olika problem under olika år, och även olika distrikt. Det som senast uppmärksammats är Sverok Västs avslagna bidragsansökningar, men även andra distrikt har problem med sina landsting. Flera problem finns: distrikten skickar in felaktiga ansökningar, distrikten misslyckats med att få fram godkända årsberättelser till sina årsmöten eller också finns problemet hos landstingen, bland annat genom retroaktiva regeländringar eller en ovilja att stödja spelhobbyn. Flera av dessa problem kan sökas tillbaka till bristande kompetens hos distriktsstyrelserna, men ännu oftare till bristande tid till planering, förberedelser och påverkansarbete. Arbetet utförs trots allt på ideell basis. När problem uppstår med bidragsansökningar landar problemet på två parter: dels förbundet som får gå in med grundgaranti och i vissa fall lån, dels föreningarna som inte får något stöd från distrikt som är för upptagna med att hålla sig flytande. Pengar och energi går till annat än att stödja spelhobbyn. På förbundsnivå har vi varit generösa med att finansiera olika projekt ur eget kapital och har gärna bedrivit verksamhet som ordinarie verksamhet snarare än i projektform. Detta är ekonomiskt olönsamt, och som 2008, när vi kan förvänta oss en väldigt svag förbundsekonomi, är utrymmet för projekt av olika slag minimalt. En ventil i förbundets ekonomi är att inkomster och utgifter regleras genom att den huvudsakliga utgiften, föreningsbidragen, baseras på de statsbidragsintäkter förbundet har. I och med fler arbetsgrupper i förbundet har viljan att skapa omfattande statsbidragsfinansierad förbundsverksamhet ökat. För att kunna upprätthålla den organisationsmodell som valts och bedriva den verksamhet som vi vill bedriva behöver vi söka oss till mer extern finansiering. Idag erbjuder kansliet, som en del av sitt distriktsstöd, att hålla i bokföring och liknande åt distrikten. Inget distrikt har idag nappat på det erbjudandet, men det finns inte heller kapacitet på kansliet att ge det stödet. Det nya ekonomiteamet Vår lösning på detta är att utöka förbundskansliet med en ekonom, och därmed skapa ett ekonomiteam som tillsammans kan arbeta med dagens ekonomiarbete, men även ta över huvudansvaret för ett utökat distriktsstöd, för föreningsfinansiering och för extern finansiering av nationell verksamhet. Distriktsstöd Huvudansvaret för förbundets distriktsstöd kommer att landa på teamet, och främst på ekonomen. Detta arbete kommer att vara mångfacetterat och innehålla uppgifter såsom att samordna och i stor utsträckning genomföra flera distrikts bidragsansökningar, hålla i bokföring och eventuellt även ekonomihantering åt distrikt, utbilda kassörer och styrelser i ekonomistyrning och mycket annat. För de distrikt som väljer att överlämna kritiska delar av sin administration till förbundet ska det alltid finnas korrekt bokföring, bidragsansökningar ska alltid skickas in i tid och med landsting som inte beviljar bidrag ska det finnas en löpande dialog med syfte att i framtiden få beviljade bidrag. Förhoppningen är att detta kommer att innebära sänkta kostnader inom områdena distriktsstöd och grundgaranti. Alternativ finansiering Denna tudelade punkt handlar dels om kommunbidragen. Vår tanke är att förbundet ska samla in regler och ansökningsblanketter för föreningsbidrag från alla landets kommuner och skicka ut dessa till föreningarna för att få så många som möjligt att skicka in en ansökan. Regler och ansökningsblanketter för aktuell kommun bör även finnas tillgängligt genom Midas och PDF-scannade och tillgängliga på hemsidan. Den andra delen av denna punkt handlar om fond- och stiftelsefinansiering av förbundsverksamhet. Som tidigare nämnt bör förbundet lägga över de delar av verksamheten som är möjliga från statsbidragsfinansierad till fondfinansierad. Syftet med detta är att skapa en mer stabil grund för förbundsverksamheten, där vi kan bedriva rolig verksamhet även om statsbidragen sjunker under ett år, exempelvis som under För ekonomiteamets del handlar detta arbete om att sammanställa ett register över vilka fonder och stiftelser som är intressanta och assistera vid skrivandet av bidragsansökningar från dessa.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Övriga vinster En förhoppning är att med detta kunna höja nivån på förbundets ekonomiarbete ett steg. Genom ett bättre arbete med framtidsprognoser och annat beredningsarbete kan förbundsstyrelsen ges ett bättre underlag för beslut och även varnas om orosmoln med bättre framförhållning än idag. Med den ökade arbetstiden borde det även kunna finnas utrymme för sådant som inventariehantering. Idag saknas koll på vilka inventarier som förbundet har, vilket medför att i vissa fall ganska dyra föremål försvinner från förbundets ägo utan att någon märker det. Genom ett register över detta bör förbundet på ett bättre sätt kunna erbjuda rätt personer rätt materiellt stöd i deras arbete. Nödutgång För att denna kombinerade förbundsekonom-/distriktskanslisttjänst ska kunna fungera bra krävs kompetens inom många områden, såsom ekonomi, administration, pedagogik men kanske framför allt en känsla för det ideella arbetet, då det kommer att innebära mycket förtroendeskapande kontakt med de distriktsaktiva. För att gå vidare med en anställning bör vi känna oss trygga i att personen verkligen kommer att klara av arbetsuppgifterna. Om ingen attraktiv kandidat söker tjänsten bör vi inte chansa, utan backa och överväga en rekrytering vid ett senare tillfälle. Ekonomi Inledningsvis kan berättas att en sådan här anställning skulle kosta ca kr per år. Dock är det troligt att tjänsten kommer att självfinansieras med god marginal så gott som varje år. Framför allt kan det förväntas ge en stor vinst till Sverok och spelhobbyn i stort, även om det kan komma år då förbundet förlorar på det. I en bilaga till underlaget finns statistik över kostnadsutvecklingen för personal under de senaste åren. Kort kan sägas att personalkostnaderna kommer att bli högre än vad de tidigare varit och det är en stor fast kostnad att binda sig till. Samtidigt blir personalkostnadens relativa storlek densamma som under , innan den stora medlemsökningen. Se mer i bilagan. Dessutom kan man förvänta sig effekter av denna förändring som gör att andra budgetposter kan sänkas. Nedan redovisas ett diagram över vinster och kostnader som följer på det beslut som detta beslutsunderlag föreslår. Siffrorna är självfallet väldigt ungefärliga och kan variera stort mellan åren beroende på vilka projekt som är intressanta och hur landstingen beter sig. Tidsplan Den förhoppning som har diskuterats är att få igång det nya distriktsstödssystemet till årsskiftet och därmed kunna ta över distrikts ekonomihantering i samband med skiftet av räkenskapsår. Detta ger följande tidsplan: 26/8 Förbundsstyrelsebeslut.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 27/8 Platsannons publiceras hos Arbetsförmedlingen, Sverok.se och i LSUs nyhetsbrev. 14/9 Stopp för ansökningar, genomgång av ansökningar och kallelser till intervju /9 Intervjuer med sökande. 1/11 Tillträde. 1/11-20/12 Inskolning, kontakt med distriktsaktiva, utformning av distriktsstödet. Jag yrkar att 1...en ekonom tillsvidareanställs med en inledande provanställning på sex månader, förutsatt att en lämplig person söker tjänsten och förutsatt att facklig motpart inte har invändningar vid en eventuell MBL-förhandling. 2...Daniel Andersson ges i uppdrag att göra en förstudie av ekonomihanteringsstödet till distrikten.

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Personalkostnadsutveckling

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 5. Beslut: Framtagande av löpande statistik Mötet beslutade att 1...Förbundsstyrelsen till varje möte ges en föreningsstatistisk rapport, med start när bra sådan finns. 2...Erik Hedberg ges i uppdrag att se över vad förbundsstyrelsen vill kunna få ut såväl löpande som situationsanpassad statistik på. 3...kanslichefen ges i uppdrag att säkra relevanta rutiner för att kvalitetssäkra statistiken. 4...kanslichefen ges i uppdrag att utveckla databasverktyg för att få fram statistik utifrån Erik Hedbergs översyn. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Framtagande av löpande statistik

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Beslutsunderlag: Framtagande av löpande statistik Av Daniel Andersson Att siffrorna för 2006 är dåliga och att inkomsterna för 2008 kan förväntas bli riktigt dåliga fick jag veta först den 7 augusti, trots att försämringen egentligen var uppenbar redan kring halvårsskiftet 2006 och fanns svart på vitt för flera månader sedan. Redan nu kan man tydligt se att siffrorna för 2007 är på väg att bli dåliga och att inkomsterna för 2009 följaktligen kan förväntas bli lägre än de för 2008, och om den trenden håller i sig och ingenting görs är det rimligt att anta att även siffrorna för 2008 (som börjar samlas in om ett drygt halvår tiden går fort) hamnar på samma nivå, ca 30-40% under toppnotering. Med detta vill jag peka på hur en förändring på färre nya föreningar per månad slår mot organisationen och kanske främst mot spelhobbyns förmåga att bedriva mer omfattande projekt ett par år in i framtiden och därmed på behovet av att, om förbundsstyrelsen vill arbeta långsiktigt och bibehålla en hög resurstillgång för Sverok och spelhobbyn förutsätter tillförlitlig och aktuell statistik över hur förbundets medlemsutveckling ser ut. Att som i år, tre-fyra veckor före inlämning av statsbidragsansökan, inse problemet och fundera över hur det kan åtgärdas är alldeles för sent, dels kan åtgärderna inte förväntas bli bra och dels är tiden för knapp för att åtgärderna ska kunna bli tillräckligt omfattande för att få nödvändig effekt. Något som försvårar framtagandet av statistik är att saker görs olika under olika år. Riksmötesavregistreringarna görs vid olika tillfällen under året och årsmötesrapporterna dyker upp vid skilda tillfällen under året, för att ta två exempel. För att få fram statistik där man kan göra riktigt bra jämförelser för samma månad olika år krävs det att rutinerna ser ut någorlunda likadant mellan olika år. Denna årsplanering för statistiskt relevanta uppgifter bör kanslichefen upprätta för att underlätta styrelsens arbete. Det finns ett flertal uppgifter som kan vara intressanta att få fram. Antal antagna/avregistrerade föreningar, antal som skickat in underlag, antal bidragsberättigade, antal medlemmar, utvecklingen av antagna föreningar fördelat på verksamhetsområden... Det som behöver göras här är en översyn av dels vad förbundsstyrelsen behöver veta för att få en god överblick av läget och dels av vad vi kan komma att vilja få fram vid någon enstaka tillfälle per år i syfte att göra fördjupade uppföljningar. Jag yrkar att 1...Förbundsstyrelsen till varje möte ges en föreningsstatistisk rapport, med start när bra sådan finns. 2...Erik Hedberg ges i uppdrag att se över vad förbundsstyrelsen vill kunna få ut såväl löpande som situationsanpassad statistik på. 3...kanslichefen ges i uppdrag att säkra relevanta rutiner för att kvalitetssäkra statistiken. 4...kanslichefen ges i uppdrag att utveckla databasverktyg för att få fram statistik utifrån Erik Hedbergs översyn.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) 6. Beslut: Huvuddirektiv för personal i Sverok Mötet beslutade att 1...fatställa Huvuddirektiv: Personal i Sverok Handlingar i ärendet Huvuddirektiv: Personal i Sverok

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Huvuddirektiv: Personal i Sverok Senast ändrad av förbundsstyrelsen Kapitel 1: Syfte och mål Syfte Detta dokument syftar till att ge riktlinjer för hur uppdrag delegeras till anställda och hur de anställdas arbete i Sverok ska fungera och hanteras. Mål Synliggöra och tydliggöra vilka olika arbetsuppgifter de anställda utför. Underställt huvuddirektivet är alla personaldirektiv rörande anställdas arbetsuppgifter och annat som detaljstyrs. Alla dokument som påverkar personal och personalens uppdrag ska samlas som bilagor till detta huvuddirektiv. Definiera förhållandet mellan förbundsstyrelsen och de anställda. Beskriva beslutsprocesserna kring anställda, hur ansvar och beslutsrätt delegeras samt vilket rapportansvar som finns. Genom ett delegerande arbetssätt frigöra förbundsstyrelsen från detaljstyrande av, samt ansvaret för, de anställdas direkta och dagliga arbete inom Sverok. Istället ska förbundsstyrelsen styra verksamheten och arbetet för anställda på en strategisk nivå genom direktiv, prioriteringar och personaldirektiv; främst detta huvuddirektiv. Vision Genom detta huvuddirektiv införs ett delegerande arbetssätt. I och med att förbundsstyrelsen ger arbetsuppgifter till de anställda så delegeras ansvaret för dessa till kanslichefen som får uppdraget att skriva och föreslå personaldirektiv för dessa uppdrag efter de målsättningar som förbundsstyrelsen förmedlar vid delegeringen. Vid förbundsstyrelsemöte beslutas sedan om personaldirektiven. Genom personaldirektiven delegerar Förbundsstyrelsen ansvar, beslutsrätt och rapportansvar till kanslichefen, som i sin tur ansvarar för att personaldirektiven genomförs och efterlevs. Intentionen är att kanslichefen, i den mån det bedöms effektivt, kan delegera vidare personaldirektiven och ansvar till lämplig anställd eller ideell resurs. I och med delegerandet av arbetsuppgift har Förbundsstyrelsen avsagt sig det direkta ansvaret och kan fortsättningsvis påverka genom beslut om ändringar i personaldirektiven, inte styra direkt genom direkta order till kanslichefen eller andra anställda. Om Kanslichefen delegerar ett personaldirektiven vidare delegeras också ansvar, beslutsrätt och rapporteringsansvar vidare inom det begränsade området vilket personaldirektiven reglerar. Tillfälliga förändringar bör givetvis undvikas men kommer att även i framtiden behöva lösas. Småbeslut kan delegeras inom ett ansvarsområde med eget personaldirektiven. Utveckling Detta huvuddirektiv har inte till syfte att föreviga en ordning, snarare synliggöra vad som gäller och därmed öppna upp för förändringar. Detta dokument är således en plattform för förändringsarbete och alla förändringar som rör anställda i stort eller anställdas arbetsuppgifter ska skötas via detta dokument. Anställda uppmanas att individuellt eller via samverkansmöten medvetandegöra Kanslichefen om förbättringsområden. Även medlemmar ges möjlighet att förändra i den nuvarande ordningen och uppmanas att ta kontakt med Kanslichef eller förbundsstyrelse. För den löpande översynen av huvuddirektivet ansvarar Kanslichefen. Det är Kanslichefens ansvar att dokumentet är aktuellt. Begrepp För att reglera anställdas verksamhet har Förbundsstyrelse flera typer av styrmedel. Utöver dessa kan det även finnas rutinbeskrivningar som tagits fram av kanslichefen och enskilda medarbetare. Huvuddirektiv Huvuddirektivet är styrelsens sätt att reglera de anställdas sammantagna arbetsuppgifter samt att delegera beslutsrätt och rapportansvar. Målet är att huvuddirektiven inte ska behöva ändras ofta utan snarare ses över någon gång om året.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Personaldirektiv Genom personaldirektiv klargörs vad en arbetsuppgift omfattar samt syfte, mål och tidsplan. Det kan både vara löpande uppdrag eller tidsbegränsade uppdrag som det delegerats beslutsrätt och rapportansvar för. Arbetsuppgifterna förmedlas generellt till kanslichef men kan i fall där den anställda ska ledas av annan än kanslichefen också förmedlas direkt till den anställda, exempelvis till en projektanställd. Policydokument Genom policydokument beskriver Förbundsstyrelsen processer, policys och andra rutiner som sällan behöver förändras. Dessa omfattar vanligen alla i förbundet och då även anställda, men även sådant som enbart omfattar de anställda. Förbundsstyrelse kan också delegera beslutsrätt inom dessa nedåt i ordergången. Rutindokument Genom rutindokument beskriver kanslichefen processer, policys och andra rutiner som följer av uppdrag som definieras av personaldirektiv. Tjänstebeskrivningar Genom tjänstebeskrivningar beskriver förbundsstyrelsen respektive anställds huvuduppdrag.

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Kapitel 2: Beslutsprocess för delegering Ytterst ansvarig för att huvuddirektivet efterföljs är Kanslichefen, som också har tolkningsföreträde. Förändringar i huvuddirektivet och personaldirektiven kan endast göras av förbundsstyrelsen. De olika personaldirektiven kan ändras separat från huvuddirektivet och påverkar då de berörda anställda utan att huvuddirektivet behöver ändras. Förbundsstyrelsen beslutar om ändringar i personaldirektiv och huvuddirektiv. Alla personaldirektiv är bilagor till huvuddirektivet. Beslutsstruktur Verksamhetsplan beslutas av Riksmötet. Huvuddirektiv beslutas av Förbundsstyrelsen. Nya uppdrag beslutas av förbundsstyrelsen. Personaldirektiv beslutas av Förbundsstyrelsen. Hur personaldirektiven ska genomföras beslutas av kanslichef samt anställd inom delegerad arbetsuppgift. Övriga mindre ärenden beslutas av kanslichef samt anställd inom delegerad arbetsuppgift. Tillfälliga förändringar beslutas i ordning Förbundsstyrelsen, förbundsordförande och kanslichef. Personalbudget beslutas av riksmötet. Tillsvidareanställningar beslutas av förbundsstyrelsen, som genom firmatecknare tecknar anställningsavtal för dessa. Tidsbegränsade anställningar inom delegerade uppdrag beslutas av kanslichefen, som även äger rätt att teckna anställningsavtal för dessa. Flöde vid delegering av arbetsuppgifter Detta är arbetsflödet för hur en arbetsuppgift delegeras och utförs. Riksmötet beslutar om verksamhetsplan, budget och andra frågor. Dessa beslut förvaltas av förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen beslutar genom beslutsunderlag om ändring i Huvuddirektiv. Detta förvaltas av kanslichefen. Förbundsstyrelsen beslutar också om nya uppdrag. Kanslichef ger förbundsstyrelsen förslag på personaldirektiv. I undantagsfall kan även förbundsstyrelsen ge förslag på personaldirektiv. Kanslichefen beslutar om det dagliga arbetet. Förbundsstyrelsen beslutar om personaldirektiv. Kanslichefen förvaltar beslutade personaldirektiv och ansvarar för att dessa genomförs. Utförare, vilken kan vara anställd eller ideell, utför delegerade arbetsuppgifter och ansvarar för att rapportera om dessa till kanslichefen. Orderstruktur Denna orderstruktur finns för att identifiera vem som kan ta över rodret i situationer som inte är av normal natur, till exempel vid en kris. Denna form av nödbroms i orderstrukturen ska bara behöva användas i undantagsfall, men möjligheten ska finnas. Riksmöte tar beslut om verksamhetsplan, budget och andra förslag som riktats dit. Dessa beslut är normalt delegerade till förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelse tar beslut om huvuddirektiv och personaldirektiv. Förbundsordförande kan vid händelser som inte är av normal natur, till exempel kriser, mediastormar och liknande akuta fall prioritera och besluta utanför huvuddirektiv och personaldirektiv. Kanslichef har ansvar för långsiktig planering och styrning och styr inom huvuddirektiv och personaldirektiv. Enskild anställd och ideell beslutar inom delegerade ansvarsuppgifter.

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (84) Bilaga: Lista över personaldirektiv För att lösa de direktiv, uppdrag och rutiner som finns behöver Sverok ha anställda. Dessa samordnas genom Kanslichefens försorg. Varje anställd ska ha ett huvuduppdrag baserat på deras kompetens och de arbetsuppgifter de ska kunna lösa och regleras genom dennes tjänstebeskrivning. Dock kan anställda ges tillfälliga eller kontinuerliga uppdrag som inte har med deras huvudsysselsättning att göra. När förbundsstyrelsen beslutat om ett nytt personaldirektiv införs detta om bilaga utan att huvuddirektivet behöver ändras. Om ett personaldirektiv upphävs av förbundsstyrelsen tas det bort från denna lista utan att huvuddirektivet behöver ändras. Denna bilaga innehåller en lista över alla uppdrag som ingår i huvuddirektivet. I takt med att personaldirektiven beslutas läggs dessa till som bilaga till huvuddirektivet. Utvecklingsuppdrag Distriktsstöd (delansvar) Folkbildning Projektkoordinering Riksmöte (delansvar) Styrelsestöd Ekonomiuppdrag Arkivhantering Distriktsstöd Externfinansiering. Förbundets ekonomihantering Inventariehantering Riksmöte (delansvar) Specialbidragshantering Styrelsestöd Försäkringar Resebokning i ekonomiområdet Administrativa uppdrag Adressering Signaler Databas Föreningsadministration Hemsida Kanslilokal Kontaktnav Lagerhållning Personuppgiftsombud Pressklipp Riksmöte Statsbidragshanteringen Stora föreningar Styrelsestöd Utskick Övrig distriktshjälp