Stadgar för Pinto Horse Association of Sweden

Transkript

1 Stadgar för Pinto Horse Association of Sweden 1. Denna ideella förening skall heta Pinto Horse Association of Sweden. Förkortningen är PtHAS. 2. Föreningen skall arbeta för Pinton i Sverige genom hästtävlingar, uteritter och andra aktiviteter såsom clinics och sociala tillställningar samt genom ett väl utarbetat ungdomsprogram. Föreningen skall verka för god hästhållning samt vara till hjälp med registrering av Pintohästar i USA. 3. Föreningen skall inte blanda sig i, eller ta ställning till, personliga konflikter mellan medlemmar såvida inte ett officiellt klagomål inlämnats till styrelsen där ett regelbrott föreligger. 4. Medlem kan den bli som är uppfödare, utställare, ägare samt de som är intresserade av att stödja och medverka till Pinton's spridning. 5. Styrelsemedlemmar skall vara medlemmar i föreningen samt i den Amerikanska moderföreningen. Varje styrelsemedlem är automatiskt en representant för Pinto Horse Association of America, Inc. 6. Styrelsen utses av årsmötet och skall bestå av Ordförande, Vice Ordförande, Sekreterare och Kassör. Dessa utgör den Exekutiva Kommittén och är ansvariga för den löpande administrationen och styrningen av föreningen. Varje styrelsepost gäller för 1 år, från den 1 januari till den 31 december eller tills dess att deras efterträdare är valda och godkända av Pinto Horse Association of America, Inc. 7. De nominerade (varje medlem kan nominera skriftligen till valberedning) skall sedan väljas på årsmötet som skall hållas varje år i november månad. Medlemmarna kan rösta via poströster och behöver inte närvara på årsmötet. Den nya styrelsen påbörjar normalt sitt arbete i december månad. En styrelsemedlem kan omväljas till ytterligare 1 år men aldrig mer än 2 år på samma position. Röstandet sker skriftligt i slutna kuvert. För att rösta måste en medlem vara 19 år eller äldre. Den person som fått flest röster för en viss styrelsepost skall anses vald.

2 8. Det skall finnas en styrelse som består av den Exekutiva Kommitten och Övriga Ledamöter valda av medlemmarna. Dessa skall väljas för ett år åt gången. Avgående Ordförande skall vara en fullgod medlem av styrelsen i ett år såvida han/hon inte blivit vald till en annan position i styrelsen. Styrelsen skall ha sammanträde minst 2 gånger per år och kallas av Ordföranden. 9. Förslag till ändringar till dessa stadgar skall lämnas in skriftligen på ett möte öppet för medlemmarna. Sådant förslag måste vara underskrivet av 3 medlemmar i föreningen. Förslaget läses därefter up för de närvarande av Sekreteraren. Förslaget skickas sedan (senast 15 dagar före nästa möte öppet för medlemmar) till alla medlemmarna i föreningen och på följande möte diskuteras förslaget och förslaget röstas på. En ändring i stadgarna kan bara göras om två-tredjedelar (2/3) godkänner förslaget. För att ändring skall genomföras måste förslaget röstas på av de medlemmar som är närvarande poströster godtas inte. 10. Medlemsavgift för år 2015: Ungdom (18 år eller yngre) SEK Vuxen (19 år eller äldre) SEK Familj Basic (2 personer) SEK Familj (mer än två personer samt barn under 18 års ålder) SEK Medlemsavgifterna gäller för kallenderår men medlemsavgift erlagd efter den 1 november gäller även för efterkommande år. Medlemsavgiften förfaller till betalning den 1 januari. De medlemmar som inte betalt sin medlemsavgift senast den 1 mars kommer att strykas från medlemsregistret och kan inte rösta eller delta i föreningens aktiviteter. Medlem som strukits från medlemsregistret måste fylla I en ny medlemsansökan för att återupptas som medlem. Alla medlemmar skall underrättas, antingen genom ett nyhetsbrev, hemsida eller via Sekreteraren om tid och plats för nästa möte senast 1 vecka före mötet. Personligt intresse i föreningens tillgångar (egendom eller pengar) innebär omedelbar uteslutning. Alla medlemsavgifter och ansökningar skall göras direkt till föreningens kassör.

3 Medlemsavgifter inbetalade efter den 1 november skall också gälla för nästa år. Ansökan om medlemsskap skall av kassören läggs fram inför styrelsen efter det att avgiften emottagits för godkänande. Alla nya medlemmar kommer att presenteras på nästkommande medlemsmöte efter det att deras ansökan godkänts. Medlem i föreningen kan lämna in ett klagomål mot annan medlem för, enligt medlemmens uppfattning, brott mot hästhållning eller annat som bryter mot föreningens regler. Klagomålet måste vara skriftligt och den anklagade måste ges 30 dagar för att förbereda sitt försvar. Efter att styrelsen har gått igenom klagomålet kallar styrelsen ett medlemsmöte där röstning sker. Det krävs 2/3 av de närvarande medlemmarna för att en uteslutning skall genomföras. 11. Rätten att rösta gäller för medlemmar som löst medlemsskap som Vuxen, Bas- Familj eller Familj med barn och måste vara minst 19 år gamla. Medlemmar måste vara närvarande för att rösta förutom när det gäller valet av styrelse då poströster är godkända. 12. President/Ordförande skall vara ordförande vid alla möten med den Exekutiva Kommitten, Styrelsemöten och Medlemsmöten. Han/hon skall utöva översyn och ta del av alla affärer/intressen som involverar föreningen och skall verka som en Ej-Aktiv medlem av alla kommitteér och har bara rösträtt i händelse av att en utslagsröst är nödvändig. Detta gäller ej för Valberedningens arbete då de är utsedda att arbeta enskilt utan påverkan eller direkt insyn från styrelsen. 13. Vice President/Vice Ordförande skall vara ordförande vid alla möten då President/Ordförande inte är närvarande. Han/hon skall vara ordförande i finanskommitteén och ansvarar för att den årliga budgeten lämnas till styrelsen på utsatt tid. Han/hon skall också prestera den, av styrelsen, godkända budgeten på medlemsmötet I Januari månad för slutgiltigt godkännande. 14. Sekreterare skall ansvara för att alla protokoll från styrelsemöten, stående kommiteer, Exekutiva komitteen samt för alla andra protokollförda möten inom organisationen. Dessa dokument skall vara korrekta och är officiella dokument som visar föreningens arbete. Sekreteraren skall också arkivera och ansvara för alla ekonomiska dokument, månatliga ekonomiska rapporter från kassören inkluderat. Sekreteraren skall ha en konternuerligt uppdaterad medlemslista som visar namn, adress,position inom föreningen och skall publicera denna lista 2 gånger per år till medlemmarna. En kopia av denna medlemslista skall skickas till Pinto Horse Association of America efter den 1'a november men senast den 30'e

4 november varje år. Vidare skall sekreteraren förbereda all korrespondens, rapporter och rutindokument inom föreningen. Sekreteraren skall meddela alla medlemmar om medlemsmöten, vanliga föreningsmöten, sociala aktiviteter samt skicka ut information om möten med den exektutiva kommmitteen samt styrelsemöten. 15. Kassören skall handha alla föreningens tillgångar och se till att de kontanter som finns är insatta på föreningens konto eller annat som godkänts av den exekutiva kommitten. Ansvara för en uppdaterad och aktuell bokföring som visar inkomster och utgifter och på Årsmötet i november, före valet av ny styrelse, läsa upp en medlemslista med de som är berättigade att rösta på mötet. Kassören skall vara en medlem i Finanskommitten. 16. Val av styrelse: Styrelsemedlemmar skall väljas på 1 år och bör representera varje del av landet. Den avgående ordföranden skall sitta kvar i styrelsen i 1 år såvida han/hon inte blivit vald till en annan position inom den exekutiva kommitten eller i styrelsen. i händelse av att en styrelsemedlem behöver ersättas görs detta via ett extrainsatt årsmöte där val hålls och den nyvalda styrelsemedlemmen sitter under den kvarstående tiden tills dess att ordinarie årsmöte hålls. 17. Styrelsens uppdrag: Styrelsen anger inriktning och tar fram policys för föreningen samt handhar alla viktiga frågor som läggs fram inför av den exekutiva kommitten. Styrelsens beslut är slutgiltigt såvida inte ett veto läggs av minst 2/3 av medlemmarna som är närvarande på ett följande medlesmöte. Styrelsen skall godkänna den årliga budgeten framlagd av finanskommitten. Styrelsen skall också beordra en genomgång/audit av finanserna, inte mer än, 2 månader före medlemsmötet i januari. Uppläsningen av finansrapporten skall röstas för slutgiltigt godkännande. 18. Övriga kommitteer skall utses och deras arbetsuppgifter specificerade av Ordföranden. 19. Det skall finna fyra (4) sående kommitteer vars ordförande utses av föreningens ordförande på januarimötet. Dessa kommitteer är: 1. Valberedning: Denna kommitte skall bestå av 1 ordförande som utses av föreningens ordförande samt ytterligare 2 medlemmar som utses av kommittens ordförande. Valberedningens möte bestäms av kommittens ordförande och skall konstant söka efter tänkbara kandidater till styrelsen. Vid årsmötet i november skall valberedningen presentera sina förslag med minst 2 kandidater för varje position (om möjligt) vilket också inkluderar förslag till kommitteerna. Dessa förslag utesluter inte att förslag från de närvarande medlemmarna läggs och i så

5 fall, ställs medlemmarnas förslag mot valberedningens förslag. 2. Aktiviteteskommitte: Denna kommitte skall bestå av 1 ordförande som utses av föreningens ordförande samt ytterligare minst (4) medlemmar som utses av kommittens ordförande. Kommitten träffas på tid och plats som bestäms av kommittens ordförande och förbereder ett program som skall genomföras av föreningen minst en aktivitet per månad under kommande kallenderår. Detta programförslag presenteras för den Exekutiva kommitten i januari. Den Exekutiva kommitten går igenom programmet och presenterar det sedan för medlemmarna på medlemsmötet i januari för slutgiltigt godkännande. Detta aktivitetsprogram bör inkludera bl.a närvaro på tävlingar, tillställningar coh andra evenemang där föreningen kan sprida information om verksamheten. 3. Medlemskommitte: Denna kommitte skall bestå av en ordförande och två medlemmar som utses av föreningens ordförande. Kommitten skall träffas på kallelse från förenignens ordförande och skall publicera krav för medlemsansökningar baserat på föreningens värdegrunder. Kommittens skall vidare arbeta för att skaffa nya medlemmar som de anser skulle vara en tillgång för föreningen. 4. Finanskommitte: Föreningens Vice Ordföande är ordförande för denna kommitte. 3 ytterligare medlemmar skall ingå vilka utses av föreningens ordförande- en av dem skall vara föreningens kassör. Kommitten skall förbereda en årlig budget för kommande år vilken skall presenteras för den Exekutiva kommitten och styrelsen inför det årliga medlemsmötet i januari. Denna budget, efter godkännande av styrelse och medlemsmötet kommer att utgöra föreningens plan för handhavande av föreningens medel. Kommitten skall arbeta I nära samarbete med föreningens revisor (enligt Svensk lag) 20. Styrelsen skall ha minst två möten per och minst 2 medlemsmöten skall utlysas, varav det ena är årsmötet/award Banquet vilket hålls i november månad samt Januarimötet. Röstberättigade medlemmar behöver inte närvara på Award Banquet. Under årsmötet kommer alla rapporter från styrelse och kommitteer att presenteras dessa kommer sedan att slutgiltigt godkännas på medlemsmötet i januari. Den nyvalda ordföranden skall efter mötet hålla ett konstituerande möte med gamla och nya styrelse och kommittemedlemmar tidigt i december månad då allt ansvar och alla dokument överförs till efterträdarna. 21. Extrainsatta möten kallas av den Exekutiva Kommitten eller av styrelsen. Dessa

6 möten bör inte ersätta ett tidigare bestämt möte såvida inte extraordinära omständigheter gör detta nödvändigt. 22. De medlemmar som är närvarande på ett möte utgör en beslutsfattande grupp. 23. Alla möten, förutom årsmötet, skall följa denna ordning: 1. Mötets öppnande 2. Närvarolista läses 3. Föregående mötesprotokoll läses och godkänns 4. Kassörens rapport 5. Kommitteernas ordförandes rapporter 6. Inkomna skrivelser/ny medlemmar 7. Uppskutna frågor/beslut 8. Nya frågor/aktiviteter 9. Övriga frågor 10. Mötets avslutande Föreningens ordförande leder mötet och föreningens sekreterare protokollför mötet. Vid frånvaro av ordförande eller sekreterare fyller Vice Ordförande denna funktion. 24. Årsmötet hålls I november månad och öppnas av sittande ordförande och skall följa följande ordning: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av sekreterare för mötet 4. Beslut om årsmötets utlysande 5. Val av två protokolljusterare jämte rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Behandling av verksamhetsberättelse 8. Revisorernas berättelse 9. Beslut om godkännande av styrelsens förvaltning 10. Uppläsande av budget för nästa år slutgiltigt beslut tas i januari 11. Fastställande av medlemsavgift för kommande år 12. Inkomna motioner 13. Fastställande av antal styrelsemedlemmar för kommande år 14. Val av President/Ordförande på 1 år 15. Val av Kassör på 1 år 16. Val av övriga styrelsemedlemmar 16. Val av Revisor och Revisorsuppleant för 1 år

7 25. Om dessa stadgar skulle komma i konflikt med de regler som är fastställda i Pinto Horse Association of America gäller PtHA's regler. Vid konflikt med Svensk Lag gäller Svensk Lag. Grunden för föreningens verksamhet baseras på Roberts Rules of Order, Revised, för de delar som ej återfinns i dessa stadgar eller i PtHA's regelbok. 26. Tillägg till dessa stadgar kan föreslås vid varje möte. Om det föreslagna godkänns av en majoritet av de närvarande kommer förslaget att röstas på vid nästa medlemsmöte.