1. Allmän orientering

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig SKL Kommentus Inköpscentral AB - SKI Upphandling Rekryteringstjänster 2013, Vård och omsorg Annelie Dufva Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Allmän orientering 1.1. Information om upphandlingen Upphandlande myndighet - SKL Kommentus Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer , (fortsättningsvis SKI) är bildat med syftet att vara inköpscentral för kommuner, landsting, regioner och deras bolag och för att genom samordnad upphandling dels ingå Ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter och enheter (i den fortsatta texten kallade UM/UE), dels för att medverka vid en offentlig upphandling som ombud åt flera UM/UE. Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de UM/UE som uppräknas i Bilaga 01 - "Avropsberättigade parter". Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade Ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad part möjlighet att använda Ramavtalet. För att avropa från SKI:s Ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande Ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar Ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s Ramavtal under det egna gällande Ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från Ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från Ramavtalen under Ramavtalstiden. Löpande information om vilka UM/UE som anmält sig för avrop från Ramavtalen kommer att lämnas till Ramavtalsleverantörerna. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på Bakgrund Kommuner, landsting, regioner och dess bolag har stora rekryteringsbehov. Arbetssätt, värdegrunder och strategier för att attrahera olika personalkategorier till sin verksamhet varierar mellan UM/UE. I de flesta organisationer rekryteras personal i första hand av verksamhetschefer med stöd av den interna personalfunktionen. Externt Utskrivet: :17 Sida 1 av 36

2 rekryteringsstöd behövs i första hand för chefer på förvaltningsnivå, annan chefsnivå och vissa specialistfunktioner. UM/UE har i upphandlingsens förstudiefas angett följande faktorer som viktiga: - att det finns en erfaren rådgivande kontaktperson från Anbudsgivaren - personkontinuitet mellan enskilda uppdrag - senioritet är nödvändig för rekrytering av chefer - aktiv extern search är att föredra framför sökning i egna kandidatregister/databaser - att Anbudsgivaren tillhandahåller rekryteringsgarantier - att tester bygger på evidensbaserad metodik - att det finns hög kompetens och erfarenhet av de specialistområden som tillhandahålls - tydliga former för återrapportering av pågående uppdrag - att Anbudsgivaren har god lokal kännedom inom Ramavtalets anbudsområde - flexibilitet i utformning av processerna Upphandlingens omfattning Upphandlingen av rekryteringstjänster omfattar alla delar som en rekryteringsprocess vanligtvis utgörs av: 01. Upprättande av tidplan i samverkan med uppdragsgivaren 02. Upprättande av kravprofil i samverkan med uppdragsgivaren 03. Annonsförslag 04. Ansökningsadministration (registrering och sammanställning) 05. Aktiv search 06. Kandidatkontakter under hela processen 07. Första urval 08. Första intervju (leverantören) 09. Presentation av kandidater 10. Andra intervju (hos uppdragsgivaren) 11. Tester och referenser 12. Simuleringsövningar och strukturerade djupintervjuer 13. Återkoppling till kandidaterna 14. Återkoppling till uppdragsgivaren med rekommendation 15. Uppföljning av genomförda rekryteringar Upphandlingen avser externt rekryteringsstöd i första hand för chefer på förvaltningsnivå, annan chefsnivå och vissa specialistfunktioner. Detaljerad beskrivning av innehållet i uppdraget framgår av avsnitt 4, Kravspecifikation, i detta förfrågningsunderlag. Geografiskt är upphandlingen indelad i 21 geografiska anbudsområden (län). Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga geografiska anbudsområden Avgränsning Upphandlingen omfattar inte rekrytering av personer till högsta ledningsnivå som VD, Kommun- eller Landstingsdirektör. Upphandlingen omfattar inte annonsförmedling Volymer 2012 års omsättning uppgick till ca SEK. Ramavtalets årsvolym för denna upphandling uppskattas till ca SEK exklusive Utskrivet: :17 Sida 2 av 36

3 moms per år eller ca SEK över Ramavtalsperioden. Någon garanti att erhålla viss volym ges ej Geografiska anbudsområden Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga geografiska anbudsområden. Landsting, regioner, förbund och liknande sammanslutningar som inte ryms inom kommunernas gränsdragning ska anses tillhöra det geografiska anbudsområde som sammanfaller med det län som dess säte är bestämt till. Ange vilket/vilka geografiska anbudsområden anbudet avser. Blekinge län (/ svar) Dalarnas län (/ svar) Gotlands län (/ svar) Gävleborgs län (/ svar) Hallands län (/ svar) Jämtlands län (/ svar) Jönköpings län (/ svar) Kalmars län (/ svar) Kronobergs län (/ svar) Norrbottens län (/ svar) Skåne län (/ svar) Stockholms län (/ svar) Södermanlands län (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 3 av 36

4 Uppsala län (/ svar) Värmlands län (/ svar) Västerbottens län (/ svar) Västernorrlands län (/ svar) Västmanlands län (/ svar) Västra Götalands län (/ svar) Örebro län (/ svar) Östergötlands län (/ svar) 1.2. Ramavtalsperiod Ramavtalet gäller för en tidsperiod om tre (3) år med möjlighet för SKI att förlänga avtalet med ett (1) år, dvs. sammanlagt högst fyra (4) år. Avtalet gäller fr.o.m. dagen för avtalets tecknande. Dock tidigast SKI ska påkalla förlängning av Ramavtalet senast tre månader innan Ramavtalet löper ut. Förlängning av Ramavtalet ska vara skriftlig och undertecknad av båda parter. Påkallar inte SKI förlängning upphör Ramavtalet utan föregående uppsägning Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Förhandling kan förekomma vid förenklat förfarande. Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling och det är därför av vikt att Anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar sitt bästa pris. Eventuella förhandlingar upptas på initiativ av SKI Antagande av anbud SKI kommer att anta fyra (4) anbud per geografiskt anbudsområde under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbud som uppfyller ställda krav. Anbuden kommer att rangordnas. Anbudsgivare med bäst anbud rangordnas som nummer ett, Anbudsgivare med näst bäst anbud rangordnas som nummer två osv Definitioner Annonserad rekrytering Utskrivet: :17 Sida 4 av 36

5 Annonserad rekrytering (selection), används när UM/UE har behov att rekrytera medarbetare och samtidigt vill profilera sig i olika media för att även marknadsföra sig för potentiella kunder och/eller de egna medarbetarna. Används när branscherfarenheten spelar mindre roll och när det finns många kvalificerade/stort intresse. Rekryteringsmetod där kandidater attraheras att söka en ledig position genom införande av annons i press och/eller andra media såsom radio/tv/internet. Metoden omfattar ofta annonsutformning, mediaval, mottagande och besvarande av annonssvar, information till sökande, sortering och rangordning av ansökningar samt urval för att finna de bästa kandidaterna bland dem som sökt. Assessment center Ett assessment center är en sammansättning av flera metoder som man använder när man bedömer en individs kompetens och förmågor. Metoden anses vara den som bäst förutsäger hur en individ kommer fungera i en framtida roll. Ofta används också flera bedömare för att garantera största objektivitet. Assessment center används både på en individ och på grupper av flera individer. Evidensbaserad metodik Är metoder baserade kring vetenskapliga belägg som tjänar till att antingen stödja eller gå emot en vetenskaplig teori eller hypotes. Resultat från systematiska forskningsöversikter och så kallade meta-analyser, samt bevis som erhållits genom noggrant kontrollerade studier som använt randomiserade urval, kontrollgrupper, kontroller för placebo, dubbel-blind förfaranden, före- och eftermätningar samt relevanta statistiska analyser väger tyngre än bevis baserade på egna eller andras erfarenheter, intuition, eller expertutlåtanden. Sammanslagen anbudssumma Sammanslagen anbudssumma är en sammanslagning av den anbudssumma som Anbudsgivaren lämnar i sitt anbud. Jämförelsesumma Jämförelsesumma är den summa som räknas ut vid utvärderingen. Utvärderingskriterier (bör-krav) ges ett mervärde i SEK. Den sammanslagna anbudssumman reduceras med det sammanslagna mervärdet för bör-kraven och summeras till en jämförelsesumma. Kompetensbaserad intervjuteknik En särskild sorts strukturerad intervju, där intervjuaren strävar efter att på ett konkret sätt utvärdera en kandidats förmåga i relation till ett antal specifika kompetenser som är relevanta för ett visst jobb. Intervjuarens frågor är helt fokuserade på i vilken mån kandidaten i konkreta situationer har uppvisat det beteende som efterfrågas för den aktuella tjänsten. På så sätt kan man få fram viktig information som är direkt relaterad till arbetet som ska utföras. Kompetensbaserad intervjuteknik gör anspråk på att främja mångfald genom fokus på efterfrågade kompetenser istället för personkemi eller parametrar som ålder eller kön. Främjandet av mångfald är dock beroende av rekryterarens förmåga att hantera eventuell personkemi som uppstår mellan denne och den sökande. Mångfaldskompetens och kulturförståelse är viktiga verktyg i hanteringen av personkemin. För att främja mångfald bör sökandes mångfaldskompetens utvärderas med större fokus. Dessa egenskaper bör underhållas genom kontinuerlig utbildning i intervjuteknik. Kompentensbaserad rekrytering Rekryteringen utgår från de kompetenser som krävs för att fungera väl i en viss befattning Utskrivet: :17 Sida 5 av 36

6 vilket är en del av kravprofilen, utöver utbildning, erfarenhet och specialistkunskaper. Kompetenserna blir också i fokus när man går igenom och värderar de sökande, både när man läser ansökningar och intervjuar, när man tar referenser och gör en fördjupad personbedömning. Search Av Ramavtalsleverantören intern sökning i register och databaser efter för tjänsten passande kandidater. Ett begrepp som ofta har olika definition är Search. För att särskilja de båda två metoderna Search respektive Executive Search åt föreslår HRK att begreppet Search används i de fall då rekryteringsföretaget endast söker efter kandidater i det egna nätverket eller i den egna kandidatbasen. Simuleringsövningar Simuleringsövningar är framtagna för att likna realistiska arbetssituationer. Det ska tydligt framgå vilka färdigheter som kommer att bedömas under övningen. Simuleringsövningar kan exempelvis omfatta gruppövningar, presentationer och rollspel Förfrågningsunderlaget och disposition Upphandlingsunderlaget består av följande avsnitt: 1. Allmän orientering 2. Administrativa krav 3. Krav på leverantören 4. Kravspecifikation 5. Kommersiella villkor för Ramavtalet 6. Kommersiella villkor för Kontraktet 7. SKI Administrativa villkor Till förfrågningsunderlaget hör följande bilagor: Bilaga 01 - Avropsberättigade parter Bilaga 02 - Anbudets underskrift Bilaga 03 - Prisbilaga Utskrivet: :17 Sida 6 av 36

7 2. Administrativa krav 2.1. Avrop Avropsförfarande Avrop sker genom avropsförfarandet rangordning. För varje geografiskt anbudsområde finns en fastställd rangordning. Avrop görs i första hand från den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) för respektive geografiskt anbudsområde. Väljer den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) att avböja uppdraget, ställs förfrågan till den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer två (2), osv. Ramavtalsleverantören ska lämna svar på avropsförfrågan inom en arbetsdag. SKI kommer att anta fyra (4) anbud per geografiskt anbudsområde under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbud som uppfyller ställda krav. Avrop genomförs med principen alla villkor fastställda i Ramavtalet. Avrop kan ske av hela eller delar av rekryteringsprocessen. Avropsförfrågan kan skickas ut till och med sista dag för Ramavtalets giltighetstid Avropsförfrågans innehåll och omfattning Avropsförfrågan kan bland annat innehålla följande delar: - Specificering av tidsplan. - Specificering av uppdragets innehåll. - Specificering av vilka delmoment/delprocesser som ska ingå i uppdraget. - Specificering av krav avseende konsulternas erfarenhet och kompetens Frågor om upphandlingen Kontaktuppgifter SKI kommer under upphandlingens genomförande att ställa frågor och skicka tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för Anbudsgivarens räkning i upphandlingssystemet Visma TendSign. Kontakt kan ske genom e-post, telefon och frågeoch svarsfunktionen i upphandlingssystemet Visma TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som ansvarar för anbudet är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter som anges när registrering sker i upphandlingssystemet Visma TendSign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Kontrollera gärna att det är konsekvent korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där uppgifter ska registreras Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlaget Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är Utskrivet: :17 Sida 7 av 36

8 orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att SKI kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma TendSign anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska vara ställda genom Visma TendSigns anbudstjänst. Sista dag att inkomma med frågor är nio (9) dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än 9 dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras. Svar som lämnas av SKI utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget Förutsättningar för anbudsinlämningen Elektronisk anbudsgivning I denna upphandling accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. För Anbudsgivare är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma TendSigns support på telefon eller e-post tendsignsupport@visma.com. Supporten har öppet helgfria vardagar måndag-fredag kl , med undantag för dag före röd dag då den stänger kl Observera att maximal storlek för uppladdning av filer är 50 megabyte. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta Visma TendSign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Om en Anbudsgivare inte registrerar sig på Visma TendSigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer Anbudsgivaren tillhanda Förutsättning för att anta anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Det är därför av största vikt att Anbudsgivaren tillser att beskrivningar och svar på ställda krav innehåller all information som krävs för att kunna avgöra att aktuellt krav uppfylls. I samband med prövningen av anbudet och en eventuell förhandling kan SKI komma att kontrollera de av Anbudsgivaren lämnade uppgifterna Anbudets form, innehåll och språk Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ansvarar för beskrivningar och svar på ställda krav innehåller all information som krävs för att SKI ska kunna avgöra om ett aktuellt krav är uppfyllt. I samband med prövningen av anbudet kan SKI komma att kontrollera de av Utskrivet: :17 Sida 8 av 36

9 Anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Det är av vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter och/eller handlingar är begränsade. Frågor besvaras på anvisade platser i Visma TendSign eller i anvisade svarsmallar. Anbud ska vara skrivet på svenska. Undantag får göras för tekniska beskrivningar, förkortningar, intyg eller dylika handlingar. Anbudsgivaren ska på begäran av SKI ombesörja och bekosta översättning av handlingar från annat språk till svenska. Uppfylls krav på anbudets form, innehåll och språk? (/ svar) Uppgifter om Anbudsgivaren Anbudsgivaren ska fylla i uppgifterna nedan. Anbudsgivare har rätt att lämna anbud i samverkan (konsortium). Anbudsgivare som lämnar anbud i samverkan (konsortium) ska vid antagande bilda ett registrerat bolag som utgör Ramavtalspart. Företagsnamn: Organisationsnummer: Underskrift av anbudet Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för Anbudsgivaren undertecknar Bilaga 02 - Anbudets underskrift, skannar in den och bifogar den med anbudet som elektronisk fil. Har bilaga 02 - Anbudets underskrift ifyllts av behörig företrädare och bifogats anbudet? (/ svar) Reservationer och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om Anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas Sista anbudsdag Sista anbudsdag är För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Anbudsöppning Anbudsöppning sker på SKL Kommentus Inköpscentral AB, Hornsgatan 15, Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om Anbudsgivaren begär, kommer en Utskrivet: :17 Sida 9 av 36

10 representant utsedd av Stockholms Handelskammare att på Anbudsgivarens bekostnad närvara vid anbudsöppningen. Anbudsöppning är planerad till Tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med e-post till den e-postadress som registrerats i TendSign i samband med anbudsinlämningen. Tilldelningsbeslutet utgör inte en accept i avtalsrättslig mening. Bindande avtal uppkommer först när båda parter skriftligen undertecknat Ramavtalet. Upphandlingen är avslutad först när Ramavtal undertecknats eller upphandlingen avslutats på annat sätt. Ramavtal kan tecknas tidigast då tio (10) dagar förflutit från det att underrättelse om tilldelning skickades ut till anbudsgivarna Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för Anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till krav och tilldelningskriterier komma att offentliggöras (t.ex. prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ på frågan. Om sekretess begärs - svara JA på frågan. I fritextfältet intill frågan preciseras för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskrivning om vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut. Begär Anbudsgivaren sekretess på hela eller delar av sitt anbud? (/ svar) Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner, e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av Ramavtal mellan Ramavtalsleverantören och SKI. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna Ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på Ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av SKI. Utskrivet: :17 Sida 10 av 36

11 En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan Stockholm Publicering av avtalsdokument Ramavtalet med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. kommer att publiceras på Internet (SKI:s avtalsdatabas och SKI:s webbplats). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropande UM/UE. Anbudsgivaren ska acceptera att priser, rabatter, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på Internet? (/ svar) 2.4. Kommersiella villkor Ramavtal Ramavtalet kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor, Anbudsgivarens anbud samt eventuella förhandlingsresultat. Ramavtalet innehåller detaljerade villkor avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information m.m. Administrativ ersättning utgår med 2,0% av den fakturerade summan exklusive mervärdesskatt. Ersättningen ska utbetalas månadsvis om inte parterna överenskommer om annan period och baseras på Ramavtalsleverantörens försäljning på Ramavtalet, se avsnitt Kommersiella villkor för Ramavtalet, för ytterligare information. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i det strukturerade dokumentet Kommersiella villkor för Ramavtalet. Accepteras de kommersiella villkoren i det strukturerade dokumentet Kommersiella villkor för Ramavtalet? (/ svar) Pris Pris anges i bilaga 03 - Prisbilaga. Priserna är fasta för samtliga uppdrag som påbörjas inom tolv (12) månader från Ramavtalsstart Prövning och utvärdering Stegvis prövning Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg Kvalificering Vid det första steget prövas om anbudet är korrekt inlämnat, om anbudet uppfyller förfrågningsunderlagets administrativa krav samt ställda kvalificeringskrav på leverantören. Utskrivet: :17 Sida 11 av 36

12 Anbud som är korrekt inlämnade och kompletta genomgår därefter en prövning av att Anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav, dvs. krav på Leverantören, avsnitt 3 nedan. Dessa är angivna som ska-krav. Ett ska-krav kan vara "uppfyllt" eller "ej uppfyllt". De anbud och Anbudsgivare som uppfyllt kraven ovan går vidare till steg två, övriga förkastas Övriga ska-krav Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller övriga ska-krav utöver kvalificeringskraven, dvs. ska-krav kopplade till upphandlingsföremålet (rekryteringstjänster), avsnitt 4 nedan. Ett ska-krav kan vara "uppfyllt" eller "ej uppfyllt" Utvärdering I steg tre utvärderas kvarvarande anbud enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud". Varje geografiskt anbudsområde utvärderas separat. SKI kommer att anta fyra (4) anbud per geografiskt anbudsområde under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbud som uppfyller ställda krav. Rangordning sätts per geografiskt anbudsområde. Anbudsutvärderingen sker enligt mervärdesmodellen vilket innebär att utvärderingskriterier bedöms i utvärderingen. Utvärderingskriterierna (bör-krav) ges ett mervärde i SEK. Den sammanslagna anbudssumman reduceras med det sammanslagna mervärdet för bör-kraven och summeras till en jämförelsesumma. Anbud med lägst jämförelsesumma rangordnas som nummer ett (1), anbud med näst lägst jämförelsesumma rangordnas som nummer två (2) osv. Om två anbud får samma jämförelsesumma antas det anbud som har lägst faktisk anbudssumma högst i rangordningen. Därefter sker lottning av tredje part utsedd av SKI. Utskrivet: :17 Sida 12 av 36

13 3. Krav på leverantören 3.1. Uteslutning av leverantör Uteslutning enligt 10 kap 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i organiserad brottslighet, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om en Anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar Anbudsgivaren för att underleverantörerna är fri från hinder enligt 10 kap. 1. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Bekräftelse på att Anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 1 LOU. (/ svar) Frivilliga uteslutningsgrunder Enligt 10 kap. 2 LOU kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker eller, 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avse i första stycket 4. Om en Anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar Anbudsgivaren för att underleverantörerna är fri från hinder enligt 10 kap. 2. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Bekräftelse på att Anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 2 LOU. (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 13 av 36

14 Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Denna skyldighet omfattar även eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ska vara registrerad för mervärdesskatt. Som en del av leverantörsprövningen kommer SKI att kontrollera att Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen görs hos Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare/underleverantörer ska bevis som visar att företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet biläggas anbudet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Uppfyller Anbudsgivaren och ev. underleverantörer krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (/ svar) Uppfylls kravet på registrering för mervärdesskatt och F-skatt? (/ svar) 3.2. Juridisk ställning Krav på registrering Anbudsgivaren ska bedriva näringsverksamhet och ska uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för Anbudsgivaren och som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Denna skyldighet omfattar även underleverantörer. SKI kommer att kontrollera Anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare/underleverantörer ska bevis som visar att företaget är registrerat i aktiebolags- eller handelbolagsregister eller liknande register som gäller i det egna landet biläggas anbudet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Uppfylls kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags eller liknande registrering? (/ svar) Uppfylls kravet på registrering för mervärdesskatt och F-skatt? (/ svar) Ekonomisk ställning och finansiell stabilitet Anbudsgivaren ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan Utskrivet: :17 Sida 14 av 36

15 upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av leverantörens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe. Utdraget ska visa att Anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet. Ratingintervall och beskrivning enligt CreditSafe Mycket god kreditvärdighet God kreditvärdighet Kreditvärdig Kredit mot säkerhet 0-14 Kredit avrådes Om lägre riskklassificering än kreditvärdig påvisas ska Anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och/eller b) nedan är uppfyllda. a) Anbudsgivaren på begäran inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. b) Garanti lämnas på begäran gällande Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag ska redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning eller revisorsintyg. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet för Anbudsgivaren genom "kreditvärdig" enligt Creditsafe? (/ svar) Har tillfredsställande förklaring avseende skälet till lägre kreditvärdighet lämnats? (/ svar) 3.3. Underleverantör Underleverantörer Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida Anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. För det fall underleverantörer kommer att anlitas, ska organisationsnummer på underleverantör(-er) lämnas i fritextfältet nedan för respektive geografiskt anbudsområde. Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i Ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen och inte de leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till Ramavtalsleverantören. Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, i denna upphandling är att betrakta som underleverantör till Ramavtalsleverantören om bolagen har olika organisationsnummer. Underleverantörer har dock ingen möjlighet att ta emot avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med de UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete. Utskrivet: :17 Sida 15 av 36

16 Ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat Ramavtals löptid, ansöka hos SKI om förändringar avseende underleverantörer. Tillägg eller byte av underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av SKI. De svar som lämnas i fritextfält i strukturerade dokument i TendSign kan extraheras till Excel för vidare hantering. För att underlätta granskningen önskar SKI att Anbudsgivaren kommaseparerar mellan uppgifter vid uppräkningar utan mellanslag. Organisationsnummer ska anges med bindestreck, t.ex Exempel: , Blekinge län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Dalarnas län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Gotlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Gävleborgs län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Hallands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Jämtlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Jönköpings län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Kalmar län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Kronobergs län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Norrbottens län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Skåne län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Stockholms län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Södermanlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Uppsala län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Utskrivet: :17 Sida 16 av 36

17 Värmlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Västerbottens län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Västernorrlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Västmanlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Västra Götalands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Örebro län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Östergötlands län, kommaseparera,mellan,organisationsnumren: Underleverantörer och samarbetsavtal På begäran av SKI ska en Anbudsgivare, som åberopar underleverantör för utförande av uppdraget, genom intyg eller avtal kunna påvisa ett samarbetsförhållande med underleverantören som gäller under hela Ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningsperioder. Om Anbudsgivaren inte kan påvisa ett samarbetsförhållande kommer anbudet i dess helhet att uteslutas. Anbudsgivaren kan på begäran av SKI påvisa ett etablerat samarbetsförhållande med underleverantör/er. (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 17 av 36

18 4. Kravspecifikation 4.1. Krav Rekryteringsuppdrag Med rekrytering av chefer avses chefer förekommande på olika nivåer men företrädesvis på ledningsgruppsnivå, dock ej VD, kommun- eller landstingsdirektör. Med rekrytering av specialister avses rekrytering av nyckelpersoner med specifik kompetens eller personer på strategiska poster. Tjänsterna ska kunna avse både annonserad rekrytering och search. Upphandlingen omfattar alla delar som en rekryteringsprocess vanligtvis utgörs av: 01. Upprättande av tidplan i samverkan med uppdragsgivaren 02. Upprättande av kravprofil i samverkan med uppdragsgivaren 03. Annonsförslag 04. Ansökningsadministration (registrering och sammanställning) 05. Aktiv search 06. Kandidatkontakter under hela processen 07. Första urval 08. Första intervju (leverantören) 09. Presentation av kandidater 10. Andra intervju (hos uppdragsgivaren) 11. Tester och referenser 12. Simuleringsövningar och strukturerade djupintervjuer 13. Återkoppling till kandidaterna 14. Återkoppling till uppdragsgivaren med rekommendation 15. Uppföljning av genomförda rekryteringar Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla samtliga delprocesser ovan. Avrop kan ske av hela eller delar av rekryteringsprocessen. Anbudsgivare kan tillhandahålla samtliga ingående delar som ingår i rekryteringsprocessen. (/ svar) Anbudsgivaren accepterar att avrop kan ske av hela eller delar av rekryteringsprocessen. (/ svar) Marknadskännedom Anbudsgivaren ska ha kännedom om den lokala marknaden inom de geografiska anbudsområden som Anbudsgivaren lämnar anbud på. Anbudsgivaren ska beskriva sin kännedom om den lokala marknaden i bilaga 04 Beskrivning av marknadskännedom för var och en av de geografiska anbudsområden anbudet avser. Bilagan ska bifogas Anbudsgivarens anbud. geografiska anbudsområdet Blekinge län: Utskrivet: :17 Sida 18 av 36

19 geografiska anbudsområdet Dalarnas län: geografiska anbudsområdet Gotlands län: geografiska anbudsområdet Gävleborgs län: geografiska anbudsområdet Hallands län: geografiska anbudsområdet Jämtlands län: geografiska anbudsområdet Jönköpings län: geografiska anbudsområdet Kalmars län: geografiska anbudsområdet Kronobergs län: geografiska anbudsområdet Norrbottens län: geografiska anbudsområdet Skåne län: geografiska anbudsområdet Stockholms län: geografiska anbudsområdet Södermanlands län: geografiska anbudsområdet Uppsala län: geografiska anbudsområdet Värmlands län: geografiska anbudsområdet Västerbottens län: geografiska anbudsområdet Västernorrlands län: geografiska anbudsområdet Västmanlands län: geografiska anbudsområdet Västra Götalands län: geografiska anbudsområdet Örebro län: geografiska anbudsområdet Östergötlands län: Anbudsgivarens arbetsprocess Anbudsgivaren ska lämna en övergripande beskrivning av hela sin arbetsprocess. Anbudsgivaren bör beskriva sin arbetsprocess i rekryteringsprocessen (delmoment 0-15) enligt punkt ovan. Arbetsprocessen bör säkerställa att rekryteringsprocessen utförs på ett strukturerat, opartiskt och icke-diskriminerande sätt. Anbudsgivaren bör ha en arbetsprocess som tydligt anger vilken ansvars- och befogenhetsfördelning som gäller i Anbudsgivaren verksamhet. Anbudsgivarens svar kommer att bedömas i skalan väl godkänd, godkänd och ej uppfyllt. Utskrivet: :17 Sida 19 av 36

20 Väl godkänd Processen är väl beskriven och Anbudsgivaren kan visa att processen är känd, förstådd och accepterad i hela sin verksamhet och tillämpas på samtliga uppdrag. Godkänd Processen är övergripande beskriven. Anbudsgivaren har inte tydligt visat att processen är känd, förstådd och accepterad i hela sin verksamhet och tillämpas på samtliga uppdrag. Ej uppfyllt Beskrivning saknas, eller håller sådan kvalitet att poäng inte kan utgå. Anbudsgivaren ska lämna kompletta och fullständiga svar i nedanstående fritextfält. Beskrivning av Anbudsgivarens arbetsprocess lämnas i detta fritextfält. Processbeskrivning har lämnats. (/ svar) Bedömning av Anbudsgivarens arbetsprocess. (Fasta svarsalternativ) % 100 Väl godkänd % 50 Godkänd % 0 Ej uppfyllt SEK , Huvudansvarig kontaktperson För avrop som gäller för flera uppdrag krävs att Anbudsgivaren tillhandahåller en kvalificerad kontaktperson för Kontraktet. Kontaktpersonens roll är att stödja UM/UEs personalfunktion och rekryterande chefer inför kommande uppdrag, utgöra ett stöd i personalfunktionernas strategiska arbete rörande rekrytering och ansvara för Kontraktet gentemot UM/UE. Det är viktigt att kontaktpersonen är senior, har egen erfarenhet av rekrytering, arbetsgivarfrågor och ledarskapsfrågor samt har goda kunskaper om offentlig verksamhet och har fullgod kännedom om Anbudsgivarens aktuella processer, tester och konsulter. Anbudsgivaren bör beskriva en arbetsmetodik som säkerställer att kontaktpersonen har den erfarenhet som krävs för att kunna utföra uppdrag enligt ovan. Arbetsmetodiken bör beskriva att - vid personalbyten - ny kontaktperson ges den introduktion som är nödvändig för ett effektivt utförande av uppdraget som kontaktperson. Anbudsgivarens svar kommer att bedömas i skalan väl godkänd, godkänd och ej uppfyllt. Väl godkänd Anbudsgivaren kan visa på en arbetsmetodik som säkerställer att kontaktpersonen har den erfarenhet som önskas enligt Ramavtal och Kontrakt och att samma kontaktperson tillhandahålls UM/UE vid varje nytt uppdrag enligt detta Ramavtal. Anbudsgivaren har lämnat förslag till arbetsmetodik som beskriver hur kontaktperson kan fungera som bollplank gentemot UM/UE i rekryteringsprocessens olika delmoment och som strategiskt stöd i rekryteringsfrågor och som stöd och rådgivande vad gäller frågor in Anbudsgivarens egen organisation. Godkänd Anbudsgivaren erbjuder kontaktperson med den erfarenhet som krävs enligt Ramavtal och Kontrakt. Beskrivningen av arbetsmetodik ger kontaktpersonen en mer begränsad roll och ett mer begränsat stöd i rekryteringsprocessen. Utskrivet: :17 Sida 20 av 36