Ordlista. Användare Personer som använder sig av musei-, biblioteks- och arkivsamlingar.

Transkript

1 Ordlista Användare Personer som använder sig av musei-, biblioteks- och arkivsamlingar. Benchmark Ett överenskommet påstående mot vilket något kan mätas. Sådana påståenden används här för att definiera och mäta olika områden inom skötsel av samlingarna. Bevarande (preservation) I Benchmark används begreppet bevarande för all den verksamhet i samlingarna som syftar till att reducera nedbrytning, förebygga skador och utöka dess livslängd. Bevarande innefattar att upprätta och implementera policys och rutiner för att hantera alla aspekter på samlingarnas skötsel inkluderat inomhusmiljön, fysiskt skydd, konservering och katastrofplanering. Fastighetsförvaltningsplan (Building Management Plan)Syftet med en fastighetsförvaltningsplan är i Benchmarksammanhang, att identifiera var samlingar förvaras, upprätta planer och ansvar för skötsel och underhåll. Inomhusmiljö styrning (enviromental control): Åtgärder som vidtas för att styra miljön som omger objekten i en samling så att skador begränsas. Åtgärder kan vara enkla som att stänga dörrar eller flytta på ljuskällor eller vara mer avancerade som att installera ett automatiskt avstängnings- och påsättningssystem. Inomhusmiljö övervakning: (enviromental monitoring): Rutiner för att mäta och dokumentera de faktorer i miljön som kan skada objekten i en samling, till exempel ljus och luftfuktighet. IPM (Integrated Pest Management) Syftet med IPM är att tillhandahålla praktiska, säkra och kostnadseffektiva metoder för att förhindra samlingar och byggnader från att skadas av skadedjur. IPM är ett begrepp som används om organisationens hantering av skadedjur, inte för att göra punktinsatser utan för att titta på helheten. Det finns fem steg i IPM: Identifiera vilka skadedjur man har artbestämning, tecken på förekomst, förstå dess livscykel Bedöma problemet genom inspektioner, fällor, identifiera risker för samlingarna och byggnaderna. Undvika och förebygga angrepp ta bort bra livsmiljöer, utveckla rutiner inrätta karantänområden. Lösa problem med skadedjur ändra inomhusmiljön, genomför lämpliga behandlingar. Revidera rutiner regelbundna utvärderingar av rutiner för skadedjurshantering för att göra förbättringar. Katastrofberedskap (Emergency prepardness) Policys, planer och rutiner som förbereder och utrustar personalen för att kunna hantera en katastrof som hotar samlingen. Detta inkluderar till exempel evakueringsövningar, sammanställning och uppdatering av kontaktuppgifter och ha akutlådor innehållande moppar, hinkar och polyetenpåsar. Katastrofplan (Emergency plan) En skriftlig plan som identifierar risker för organisationen, beskriver hur riskerna kan undvikas och hur effekterna av en eventuell katastrof kan minimeras samt hur personalen bör agera.

2 Konservator En person som är utbildad och har erfarenhet av konservering och bevarande av objekt i samlingar. Konservering I Benchmark används konservering om aktiva åtgärder som utförs på musei-, biblioteks- och arkivobjekt i syfte att stabilisera deras skick och förlänga deras livslängd. Kopia (Surrogate) En kopia av ett original, ibland i en annan form än originalet (t ex digital kopia av ett dokument) med syfte att skydda originalet från slitage vid användning. Kurir En anställd eller annan utbildad person som ansvarar för transporten av samlingsobjekt mellan organisationer. Luftburna föroreningar (Airborne pollution) Gas eller partiklar i luften som omger samlingen som kommer antingen från utsidan eller från objekten själva. Läs och forskarsal (Reading and researchroom) I Benchmark används detta begrepp för att beskriva områden där samlingar hanteras och studeras av användare. Dessa områden kan vara läsesalar, undersökningsrum, magasin, studie- eller undervisningssalar eller speciella områden i utställningshallar. Magasin (Storage) Den fysiska förvaringsplatsen för föremål som inte är utställda. Ibland har plats där föremål förvaras använts på svenska. Metadata Data som innehåller information om annan data och som kan användas för att hantera dokumentation, återanvändning och användning av information. Information i en katalog kan ses som metadata. Objekt (Item) I Benchmark så används ordet objekt för att beskriva enskilda objekt/föremål i en samling. Dessa kan vara fysiska, digitala, 2D eller 3D. Organisation (organisation) I Benchmark används ordet organisation om ett museum, bibliotek eller arkiv som håller och hanterar fysiska och digitala samlingar för att uppfylla ett visst syfte. Personal (staff) I Benchmark används begreppet personal för att beskriva alla som arbetar i en samlingsorganisation, även eventuella volontärer. Plan för att återgå till det normala efter en katastrof (recovery plan) De åtgärder som följer efter en katastrof med syfte att återgå till det normala. Detta kan vara en lång process, beroende på typ och storlek på katastrof. Till exempel kan personal efter en katastrof spendera månader med att ställs iordning shopen och kasta bort skadade föremål eller sortera samlingen och utföra nödvändig rengöring. Planeringscykel (planning cycle) Processen med att utveckla, implementera, utvärdera och förbättra en organisations planer med utgångspunkt i syften och policys. Processer (processes) Processer är dagliga aktiviteter som utförs av personalen när de hanterar samlingen. Dessa processer inkluderar till exempel konservering, registrering, packning eller flytta av objekt.

3 Relativ luftfuktighet (Relative humidity, RH) Relativ luftfuktighet är ett mått på hur mycket vattenånga det finns i luften räknat i procent. Vi kan känna fuktighet och torrhet i luften, men vi behöver instrument för att kunna mäta RH. Temperaturen påverkar RH. När varm luft kyls ned så ökar RH, när kall luft värms upp så sjunker RH. Olika samlingar påverkas på olika sätt av RH beroende på vilka material som ingår. Fluktuationer i RH är särskilt skadligt. Samlingsorganisationer mäter, hanterar och styr RH för att minimera dess påverkan på samlingarna. Riskanalys (risk assessment) Processen som innefattar att identifiera alla risker i alla moment och också bedöma den potentiella påverkan varje risk kan ha. Rutiner (procedures) En rutin är ett överenskommet sätt, ofta nedskriven, som organisationen har för att utföra processer. Till exempel så kan det finnas skriftliga rutiner för hur objekt flyttas inom organisationen. Råd (advice) På flera ställen i Benchmark frågar man om organisationen har inhämtat råd om en speciell del av samlingarnas skötsel. Det finns många källor för råd till exempel från konservatorer, kollegor, andra museer, specialistnätverk, informationssidor och frågeforum på nätet (till exempel Collection links och Samling Fler objekt som en organisation har tillsammans med information om dem. Objekten kan vara fysiska, digitala, 2D eller 3D. Alla objekt och föremål som är införlivats i den permanenta samlingen på en organisation. När det gäller till exempel en studiesamling eller rekvisita står det tydligt utmärkt i texten. Samlingens information (Collections information policy) En policy om information bör innehålla: En beskrivning av hur organisationen får tag i, dokumenterar, upprätthåller och tillgängliggör information samlingarna och objekten de innehåller. De juridiska krav som organisationen har som målsättning att följa när information registreras En förbindelse att tillhandahålla och upprätthålla en databas En förbindelse att identifiera och skydda viktig dokumentation Samlingens tillgänglighet (Collection access policy) En policy om tillgänglighet bör innehålla: En beskrivning av hur organisationen tänker tillgängliggöra sina samlingar och informationen om dem (t ex genom fysisk-, sinnes- och intellektuell tillgänglighet, in- och utlån, utställning, tillverkning av kopior, hantering och användning.) De juridiska krav som organisationen har som målsättning att följa när samlingen tillgängliggörs. I hur stor utsträckning och på vilket sätt som kommersiell tillgänglighet tillåts

4 En försäkran om att de motstridiga kraven på tillgänglighet och långsiktigt bevarande hanteras genom riskbedömningar. Det är viktigt att samlingsförvaltningspolicyn är proportionerlig mot verksamheten. Den behöver inte vara lång utan bör anpassas till organisationens storlek och verksamhet. Under policyn ligger mål, Samlingens utveckling (Collection development policy) Samlingsförvaltningspolicyn bör innehålla en redogörelse över utvecklingen av samlingen. I museisammanhang kan denna även kallas för riktlinjer för förvärv, insamlings och/eller gallringspolicy. En policy om utveckling bör innehålla: Beskrivning av den nuvarande samlingens omfattning De juridiska krav som organisationen har som målsättning att följa när samlingen utvecklas En redogörelse för hur potentiella förvärv bedöms innan de införlivas i samlingen En redogörelse för vilka krav organisationen har när de tar över ansvaret för objekt. En beskrivning av förvärvsprocessen. En beskrivning av hur organisationen gallrar och avyttrar objekt. Samlingens vård och bevarande (Collection care and conservation policy) En policy om vård och bevarande bör innehålla: Ett åtagande för ett riskhanterande synsätt för samlingarnas vård, skötsel och bevarande. De juridiska krav som organisationen har som målsättning att följa när samlingen vårdas och konserveras En beskrivning av hur vård- och konserveringsfrågor kommuniceras till anställda, användare och övriga. Samlingsförvaltning (Collection management) Hantering av de aktiviteter som har med samlingarnas vård och skötsel att göra så att de passar och möter de mål som organisationen har när det gäller samlingarna. Samlingsförvaltningspolicy (Collection Management Policy) Tydliga redogörelser och policys är ett viktigt steg mot god samlingsförvaltning. Dessa beskriver syftet och målet för organisationen. Samlingsförvaltningspolicyn utgår från organisationens uppdrag och bör omfatta delar om samlingens utveckling; insamling, gallring, informationshantering, tillgänglighet, vård och bevarande.

5 Samlingsutvärdering (Collection Care assessment) En skriftlig utvärdering av kvaliteten på samlingens vård och skötsel som görs av organisationen. Skadedjur (pest) I Benchmark används begreppet skadedjur för: Insekter som husbock, klädesmal, boklöss och silverfisk Större skadedjur som råttor, möss, ekorrar, sparvar, starar, duvor, kaniner och vildkatter Skickbedömning En analys av en samlings eller delar av en samlings skick. Bedömningen kan utföras genom bedömning av skicket hos enskilda objekt eller som stickprov i en stor samling. Resultatet används för att besluta hur resurser ska riktas och hur prioriteringar ska göras när konserveringsplaner upprättas. Standard Kriterier som kan användas som regler eller vägledning för att säkerställa att material, produkter, rutiner och tjänster passar för vad de är ämnade för. Verksamhetsidé eller uppdrag (mission statement) En kort skriftlig redogörelse över syftet med organisationen. Verksamhetsidén styr organisationens arbete, vägleder i olika frågor och stakar ut en riktning. I Benchmark förutsätts det att verksamhetsidén tar upp samlingarna och dess långsiktiga skötsel och bevarande. Vård, bevarande och skötsel (en. care) De aktiviteter som syftar till att skydda en samling. Det kan innebära skapande av policys, planering och rutiner för till exempel säkerhet, städning och skadedjurskontroll och övervakning av inomhusmiljön. Det engelska ordet care har i svenska Benchmark översatts med både vård, bevarande och skötsel beroende på sammanhanget.