Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 1(73) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Lloyd Baltz Justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 2(73) Bilaga: Dagordning 60. Formalia Beslut: Ratificering av per capsulambeslut om uppstart av Sverok Admin AB Beslut: Träffbidrag Diskussion: Strategi Diskussion: Styrelsens motioner och Verksamhetsplan Beslut: Avskaffande av posten som förbundssekreterare Beslut: Projektplan: Bildningsprojektet Beslut: Uppdatering av representation Studiefrämjandet Beslut: Föreningsdirektiv Beslut: Policy för arbete med olika intäkter inom Sverok Beslut: Uppdatering av Förvaltningsorganisation Beslut: Uppdatering Grafisk profil för Sverok Beslut: Lokalbidrag Beslut: Handlingsplan mot diskriminering, mobbning och trakasserier Diskussion: Förslag på fastställande mötesordning på riksmötet Beslut: Hävning av antagningsstoppet för on-lineverksamhet Beslut: Nominera till LSUs styrelse Beslut: Äskande om budgettillskott till VoteIT Rapport: Ekonomi Rapport: Statistik, Rapport: Lokalbidrag och e-sporten... 70

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 3(73) 60. Formalia Mötet beslutade att 1... Fastställa röstlängden Förklara mötet beslutsmässigt Välja mötesfunktionärer Fastställa adjungeringar Fastställa dagordningen Anta nya medlemsföreningar Gå igenom beslut Verkställande utskott Ratificera PC-beslut Gå igenom årsplaneringen Gå igenom uppdragslistan Lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2). Bilaga: Antagna föreningar

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 4(73) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Andreas Ekeroot, ledamot David Gustavsson, förbundsordförande Emma Mellander, ledamot Johan Groth, vice ordförande Lloyd Baltz, ledamot Nina Högberg, ledamot (förbundssekreterare) Rebecka Prentell, ledamot Tobias Landén, ledamot Frånvarande Samuel Gyllenberg, ledamot

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 5(73) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Tobias Landén, ledamot Mötessekreterare Christer Pettersson, kanslichef Justerare Lloyd Baltz, ledamot

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 6(73) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Andreas Brodin, gäst Niklas Kärrstrand, sakkunnig Sanna Hedlund, sakkunnig Hanna Jonsson, sakkunnig Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 7(73) Bilaga: Antagna föreningar Av Cecilia Bergfasth, kansliadministratör Antagna föreningar Rad Namn Sätesort Län Distrikt 1 Döda nördars sällskap Hedemora Dalarnas län Sverok GävleDala 2 BRO Borlänge Dalarnas län Sverok GävleDala 3 KHP Gävle Gävleborgs län Sverok GävleDala 4 Klan Korp Vaggeryd Jönköpings län Sverok Jönköping-Kronoberg 5 Hjärter 11 Gnosjö Jönköpings län Sverok Jönköping-Kronoberg 6 Play for Success Jönköping Jönköpings län Sverok Jönköping-Kronoberg 7 Urshults Spelförening Tingsryd Kronobergs län Sverok Jönköping-Kronoberg 8 Upplands Paintballförening Uppsala Uppsala län Sverok Mälardalen 9 Enköpings film och spelförening Enköping Uppsala län Sverok Mälardalen 10 SSR Uppsala Uppsala län Sverok Mälardalen 11 Leaf Gaming Sala Västmanlands län Sverok Mälardalen 12 Da Wood! Västerås Västmanlands län Sverok Mälardalen 13 TCCU Arboga Västmanlands län Sverok Mälardalen 14 Överammers Paintballförening Ragunda Jämtlands län Sverok Nedre Norrland 15 C4 Figurspel Hässleholm Skåne län Sverok SKuD 16 Cthulhus Kultister Lund Skåne län Sverok SKuD 17 I Lome Nuro Malmö Skåne län Sverok SKuD 18 DC Staffanstorp Skåne län Sverok SKuD 19 Blodmåne Lund Skåne län Sverok SKuD 20 Crusadertards Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 21 Exil Sigtuna Stockholms län Sverok Stockholm 22 Snöstorm Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 23 Cupcake-kai Botkyrka Stockholms län Sverok Stockholm 24 Jazz N' Spaz Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 25 De Hämndlystna Alverna Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 26 Stvaspel Botkyrka Stockholms län Sverok Stockholm 27 Järna Medeltid och Lajv Förening Södertälje Stockholms län Sverok Stockholm 28 Sista Bossen Sundbyberg Stockholms län Sverok Stockholm 29 Smashing Gents of the Old World Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 30 Stockholms Pokémon-Förening Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 31 ÅSM Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 32 Shuukai Sentai R-Ranger Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 33 SMASH Huddinge Stockholms län Sverok Stockholm 34 Utumno Stockholm Stockholms län Sverok Stockholm 35 Sällskapet för Kreativ Verklighetsflykt Upplands Väsby Stockholms län Sverok Stockholm 36 Shayan & pöjkera Karlstad Värmlands län Sverok Svealand 37 Kartoffelstomp Torsby Värmlands län Sverok Svealand 38 Gräddhyllan Örebro Örebro län Sverok Svealand 39 Kungsbacka Game Party Kungsbacka Hallands län Sverok Väst 40 Galore Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst 41 Vänersborgs Exklusiva SpelSällskap Vänersborg Västra Götalands län Sverok Väst 42 Codex: Daemonhunters Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst 43 Spel å bös Skövde Västra Götalands län Sverok Väst 44 Gothenburg Boardgamers Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst 45 Board Smashers Gaming Guild Tibro Västra Götalands län Sverok Väst 46 KENDO Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 8(73) 47 GG Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst 48 PATRASK Göteborg Västra Götalands län Sverok Väst 49 The Gentlemen Game Association of the North Umeå Västerbottens län Sverok Västerbotten 50 Swedish HoN Association Umeå Västerbottens län Sverok Västerbotten 51 Storuman Warhammer Storuman Västerbottens län Sverok Västerbotten 52 Norrspel Skellefteå Västerbottens län Sverok Västerbotten 53 Vilhelmina Spelförening Vilhelmina Västerbottens län Sverok Västerbotten 54 Umeå Airsoft Förening Umeå Västerbottens län Sverok Västerbotten 55 UmeHFS Umeå Västerbottens län Sverok Västerbotten 56 Den Esoteriska Flocken Umeå Västerbottens län Sverok Västerbotten 57 Sibektärias rollspelsförening Linköping Östergötlands län Sverok Östergötland 58 Spelföreningen Manticore Motala Östergötlands län Sverok Östergötland 59 LiRMA Linköping Östergötlands län Sverok Östergötland 60 Ludendi Norrköping Norrköping Östergötlands län Sverok Östergötland

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 9(73) 61. Beslut: Ratificering av per capsulambeslut om uppstart av Sverok Admin AB Mötet beslutade att ratificera att 1... riva upp det tidigare Per Capsulam-beslutet om Uppstart av Sverok Admin AB ( ) 2... Sverok Admin AB startas enligt stiftelseurkund i det nya underlaget bolagsordning för Sverok Admin AB fastställs enligt det nya underlaget styrelsen avser att rekrytera och tillsätta en större bolagsstyrelse med ledamöter hämtade utanför förbundsstyrelsen på årsstämman för Sverok Admin AB i början av Handlingar i ärendet Bilaga: Stiftelseurkund Bilaga: Bolagsordning

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 10(73) Bilaga: Stiftelseurkund 1. Undertecknade stiftare kommer härmed överens om att bilda ett aktiebolag med företagsnamn och verksamhet i enlighet med bifogade bolagsordning (bilaga 1). Stiftare som tecknat sig för aktier ska betala 100 kronor för varje aktie senast den 30 juni Följande funktionärer ska ingå i bolaget: Styrelseordförande: David Gustafsson, , Barkvägen 28B, 54164, Skövde Styrelseledamöter Johan Groth, , Sigynvägen 3, , Djursholm Tobias Landén, , Linnégatan 37, , Göteborg Linköping den 19 juli 2011

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 11(73) Bilaga: Bolagsordning Organisationsnummer Fastställd av Bolagsverket den 9 augusti Företagsnamn Aktiebolagets företagsnamn är Sverok Admin AB. 2. Säte Styrelsen ska ha sitt säte i Linköpings kommun. 3. Verksamhet Aktiebolagets verksamhet ska vara erbjuda tjänster och produkter inom området föreningsadministration och föreningsstöd. Verksamheten riktar sig i första hand till nationella ungdomsföreningar. 4. Aktiekapital Aktiekapitalet ska vara lägst och högst kronor. 5. Antal aktier Antal aktier ska vara lägst 500 st och högst 2000 st. 6. Styrelse Styrelsen ska bestå av minst tre och högst fem styrelseledamöter. Styrelseledamöterna väljs årligen på årsstämma för tiden intill slutet av nästa årsstämma. 7. Kallelse Kallelse till bolagsstämma ska ske genom att kallelsen med brev eller e-post. 8. Ärenden på årsstämman På årsstämman ska följande ärenden behandlas. 1. Val av ordförande. 2. Upprättande och godkännande av röstlängd. 3. Val av en eller två justeringsmän. 4. Prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad. 5. Godkännande av dagordning. 6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen. 7. Beslut om följande: a) Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen. b) Dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen. c) Ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören. 8. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna. 9. Val till styrelsen och i förekommande fall av revisorer. 10. Annat ärende, som ska tas upp på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen. 9. Räkenskapsår Aktiebolagets räkenskapsår ska vara 1 januari 31 december.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 12(73) 62. Beslut: Träffbidrag 2012 Mötet beslutade att 1... träffbidraget 2012 renodlat fokuserar på att uppmuntra till aktiv marknadsföring av öppen föreningsverksamhet genom kommande Hitta 2.0-systemet Andreas Ekeroot uppdras att ta fram förslag på utformningen av ett träffbidrag för Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Träffbidrag 2012

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 13(73) Beslutsunderlag: Träffbidrag 2012 Av David Gustavsson, förbundsordförande De justeringar av träffbidraget som gjordes i början av året har slagit mycket fel. Många föreningar har kommit att tolka bidraget som ett aktivitetsbidrag och tror att det utgör det huvudsakliga stödet från förbundet. En del har helt missat att bidraget kretsar kring Hitta-systemet och upplagda spelträffar. Ett par föreningar har till och med skickat in redovisningar uppställda enligt den gamla kryssmodellen med datum och medlemmar reglerna för bidraget har skickat ett helt annat budskap än de ursprungliga avsikterna, vilket enligt mig är att få in och tillgängliggöra information om öppna spelträffar som kan ta emot nya medlemmar i spelhobbyn. Att försöka hålla kvar vid det gamla arrangemangsbidraget genom att koppla träffbidraget till antal deltagare anser jag var ett stort misstag. Dels är begreppet deltagare öppet för tolkning, men framförallt är ett sådant bidrag direkt kontraproduktivt för ambitionerna att fler föreningar ska söka stöd hos kommun och studieförbund då vi erbjuder ett mer lättillgängligt alternativ. Ett alternativ som enbart består i fördelningen av överskottsmedel från statsbidrag och som inte genererar något direkt underlag för framtida intäkter. De tekniska förutsättningarna för att göra omfattande ändringar i träffbidragsreglerna fanns inte i början av året och fick lösas genom stora ideella insatser av Andreas Ekeroot, som inte var den som utvecklade systemet från början. Överföringen av träffbidragsinformation från Hitta-systemet till ebas har trots flera försök till felsökning inte fungerat tillfredsställande. Detta har gett ett rörigt intryck av förbundet och skapat irritation bland många föreningar som flertalet gånger fått nya besked att bidragen snart ska nå deras konto. Situationen har inte underlättats av att ansökningsprocessen varit krånglig och att informationen om regeländringarna inte nått ut till alla. Administreringen av systemet har till stor del varit manuell och tagit mycket ideell tid i anspråk som kunde ha använts på bättre sätt. Bidragets regler har varit vaga kring hur de träffrapporter som ska skickas in ska vara utformade och framförallt vad de ska fylla för funktion. En hel del föreningar har trots detta skrivit mycket ambitiösa rapporter och genom detta belyst en stor potential. Om rapporterna skulle publiceras i anslutning till respektive förening i Hitta-systemet så skulle de utgöra mycket bra storytelling-marknadsföring, en ingångsport för potentiella medlemmar som genom rapporterna kan skapa sig en bild av föreningens verksamhet. Detta bör helt klart tas tillvara på i Hitta 2.0 och eventuella framtida varianter av träffbidraget. Bidragspotten för 2011 har nu tagit slut och inga fler träffbidrag kan sökas under resten av året. Med tanke på hur bidraget har kommit att tolkas i år anser jag det angeläget att vi omgående får fram regler för 2012 så att dessa tidigt kan kommuniceras och för att ge oss gott om tid att bygga fungerande system och rutiner. Jag föreslår att 1... träffbidraget 2012 renodlat fokuserar på att uppmuntra till aktiv marknadsföring av öppen föreningsverksamhet genom kommande Hitta 2.0-systemet xxx uppdras att ta fram förslag på utformningen av ett träffbidrag för 2012.

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 14(73) 63. Diskussion: Strategi 2016 Mötet diskuterade ärendet. Vision På egna villkor och genom vår ideella kraft - En stark och levande spelhobby Utifrån detta jobbar förbundet med tre uppdrag: Samla - Sverok ska samla spelare i en gemenskap präglad av spelglädje och demokratiskt medbestämmande. Utveckla - Sverok ska skapa möjligheter för sina medlemmar att utveckla sin verksamhet. Sprida - Sverok ska öppna nya vägar in i spelhobbyn så att fler får möjlighet att ta del av den. Utkast till Strategi 2016 Samla I Sverok startar och driver ungdomar sina egna föreningar på egna villkor. Sverok ska fortsätta att sänka trösklarna in i föreningslivet och genom stöd och tjänster göra det så enkelt som möjligt att leda en förening. Sverokföreningen ska vara den mest attraktiva samarbetsformen för engagerade inom spelhobbyn. Sverok som organisation ska förknippas med transparens och moderna metoder för medlemsinflytande. Sverok ska utgöra en plantskola för en stark och levande föreningsdemokrati. För att stärka spelhobbyns legitimitet och inflytande är det viktigt med starka föreningar som skapar lokal förankring. Sverok ska verka för att fler medlemsföreningar existerar längre och kan bli etablerade lokala samlingspunkter för sin hobby. Utveckla Sverok samlar hela spelhobbyn och alla hobbygrenar ska ha likvärdiga möjligheter att utveckla sin verksamhet. Utan att styra verksamheten ska Sverok skapa mötesplatser mellan föreningarna i syfte att främja kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Sverok ska bistå i arbetet med att söka nya arenor för de spelverksamheter som vuxit utanför hobbyn och som i högre grad identifierar sig med kultur eller idrott. Sverok ska bereda väg för spelhobbyns utveckling genom politiskt och medialt påverkansarbete. Sverok ska verka för en breddad och mer förutsägbar finansiering bland såväl föreningarna som förbundet. Förbundet ska utöka sin kommersiella verksamhet och föreningarna ska ges incitament till närmare kontakt med sina kommuner. I syfte att förbättra kontinuiteten inom förbundet ska Sverok verka för en utvecklande och positiv miljö där ideella kan och vill engagera sig längre. Genom Sverok och Studiefrämjandet ska medlemmar ha möjlighet att utveckla sina kunskaper som förtroendevalda, som arrangörer och som hobbyutövare. Sprida Den som vill utöva någon av Sveroks hobbygrenar ska enkelt kunna hitta den information som behövs för att bli medlem. Sverok ska hjälpa föreningarna att nå ut med information om sin verksamhet men även skapa incitament för inkludering och tillgängliggörande av hobbyn. Sverok ska vara den självklara startpunkten i sökandet efter spelverksamhet i Sverige. Sverok ska arbeta för att förbundets kommunikationskanaler breddas och kan förse alla intresserade medlemmar med aktuell information om förbundet. Sverok ska säkerställa att även tidigare aktiva har en uppdaterad bild av verksamheten. Sverok ska ge de enskilda medlemmarna möjlighet att vara ambassadörer för förbundet och spelhobbyn. Sverok ska vara ett välkänt namn som inger förtroende, öppnar dörrar och förknippas med seriös verksamhet. Varumärket Sverok ska fortlöpande stärkas i syfte att utgöra ett verktyg och mervärde för de anslutna föreningarna.

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 15(73) 64. Diskussion: Styrelsens motioner och Verksamhetsplan 2012 Mötet diskuterade ärendet.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 16(73) 65. Beslut: Avskaffande av posten som förbundssekreterare Mötet beslutade att 1... Johan Groth får i uppdrag att tillsammans med Nina Högberg att uppdatera förvaltningsorganisationen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Avskaffande av posten som förbundssekreterare

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 17(73) Beslutsunderlag: Avskaffande av posten som förbundssekreterare Av David Gustavsson, förbundsordförande När utformningen av rollen som förbundssekreterare påbörjades 2006 handlade det om att öka styrelsen verkställande kapacitet. En stor del av det arbete som idag flyttat ut till arbetsgrupper, projekt och anställda låg då direkt på styrelsen att hantera. Man såg också ett behov av att avlasta ordförande och möjliggöra för denne att arbeta mot en person som verkade under samma villkor. Man valde att gå på linjen med en arvoderad roll mot bakgrund att det fanns en stor misstro mot att anställa personal. Resonemanget var att det skulle vara lättare att byta ut en arvoderad förtroendevald som inte fungerade i rollen än det var att byta ut motsvarande anställd person. Sedan dess har förbundets organisation utvecklats långt och vi har idag en helt annan arbetsledning och målstyrning av anställda resurser där vi snabbt kan upptäcka och hantera anställningar som inte fungerar tillfredsställande. Även om intresset för att engagera sig i förbundsstyrelsen ökat kraftigt de senaste åren så är det en svår uppgift för valberedningen att hitta en ordförandekandidat. Det krävs gott om erfarenhet av organisationen, personen ska ha de personliga förutsättningarna att arbeta udda tider och vara bortrest under många av årets helger. Kandidaten ska också ha förutsättningarna att gå in i ett heltidsuppdrag med endast en månads varsel från att ha blivit vald. Detta ger totalt ett mycket litet utbud av möjliga kandidater. Med förbundssekreterarposten måste valberedningen klara samma uppgift två gånger utifrån samma underlag av personer. Ovanpå detta finns också en förhoppning om att de två kandidaterna ska vara kompatibla med varandra i arbetet. Utifrån erfarenheterna sedan försöket med förbundssekreteraren infördes kan vi se att detta är ett tämligen osannolikt scenario. Man har valt att inte skriva in valet av en förbundssekreterare i stadgarna. Möjligheten har hela tiden funnits att inte utse en förbundssekreterare när det varit brist på lämpliga kandidater. Detta är dock en svår och osannolikt väg att gå eftersom det är ett känsligt ämne att de facto underkänna de personer som anmält sitt intresse för posten. Jag vill se en förändring där vi avskaffar posten som förbundssekreterare och använder de ekonomiska resurserna som detta frigör till att bygga en ny arbetsordning. Detta är ingen lätt uppgift och det finns inga givna lösningar. I centrum står behovet av en jämlik arbetspartner till ordförandeposten för att denna ska fungera hållbart och effektivt. Jag föreslår att 1... styrelsen gör det till sin avsikt att inför Riksmötet 2011 utforma ett förslag på förändringar i förvaltningsorganisationen där rollen som förbundssekreterare avskaffas.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 18(73) 66. Beslut: Projektplan: Bildningsprojektet Mötet beslutade att 1... fastställa Projektplan: Bildningsprojektet. Handlingar i ärendet Projektplan: Bildningsprojektet

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 19(73) Projektplan: Bildningsprojektet Bakgrund Efter att Sverok blev medlem i Studiefrämjandet har förbundet arbetat aktivt med att öka kännedom och kunskap om hur studiecirklar fungerar bland sina anslutna föreningar. Parallellt har ett påverkansarbete och informationsarbete pågått gentemot Studiefrämjandet för att stärka kunskapen om Sverok och dess verksamheter i relation till folkbildningsidén. Under 2009 beslutade Sverok att genomföra detta projekt kopplat till denna process och ta fram ett studiecirkelmaterial som skulle tjäna dels som exempel för framtida studiecirkelskapare inom Sverok och utgöra grunden i en större samling av studiecirklar. Målet är också att få detta material accepterat av Studiefrämjandet, så att lokala föreningar, med dessa cirklar som utgångspunkt, enkelt kan starta egna studiecirklar. Projektet ska utöver det också vara ett stöd under en efterföljande period, med mål att upprätta en samling av studiecirkelmaterial skapat av användare inom Sverok självt. Syfte Syftet är att stärka förståelsen för fördelar med studiecirklar och folkbildning i Sveroks medlemskår, men också utveckla lärandet inom spelhobbyn/kulturen och föra Sverok och Studiefrämjandet närmre i en rent administrativ bemärkelse vad gäller hantering och förståelse. Både frekvens och kvalitet på cirkelverksamheten bör öka som ett långsiktigt resultat av arbetet. Mål Följande material ska tas fram: -En förstudie. -10 st färdiga cirkelmallar. -Handledningsmaterial och mallar för de som vill skapa egna cirkelmallar. Tids- och aktivitetsplan Steg 1, nov-dec 2010 Förstudie tas fram och levereras. Steg 2, Jan-Aug st cirkelmallar tas fram och levereras. Steg 3 - oktober-december 2011 Ytterligare 8-10 nya mallar tas fram av ideella aktörer med handledning och stöd från resursperson på GR. Personer Projektet genomförs i sin helhet efter ett upphandlingsförfarande av bolaget Pedagogiskt Centrum vid GR. Ansvarig beställare hos Sverok är Samuel Gyllenberg och projektledare David Gustavsson. Kostnader Steg kr Steg kr Steg kr Övrigt kr Totalt kr Kostnader i projektet belastar resultatenhet "49-Bildningsprojekt".

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 20(73) 67. Beslut: Uppdatering av representation Studiefrämjandet Mötet beslutade att 1... uppdatera dokumentet Representationen i Studiefrämjandet. Handlingar i ärendet Representation i Studiefrämjandet

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 21(73) Representation i Studiefrämjandet Se Representation Som medlemsorganisation inom Studiefrämjandet är vi (Sverok) röstberättigade och valbara på deras förbundskonferens (riksmöte), distriktsårsmöten och lokalkontorsårsmöten. Vem som får bli ombud på lokalkontors- och distriktsårsmötena bestäms av Sveroks Distrikt enligt tabellen nedan, vem som representerar Sverok på Studiefrämjandets förbundsstämma (riksmöte) beslutas av Sveroks förbundsstyrelse. För att kunna representera Sverok på ett Lokalkontors eller Distrikts årsmöte krävs ett beslut från Sveroks regionala distriktsstyrelse som kan uppvisas på mötet. Se ombudsfördelningstabellen nedan. Förtroendevalda inom Studiefrämjandet Studiefrämjandet är i grund och botten en ideell organisation som styrs av förtroendevalda styrelser på alla nivåer inom förbundet på samma sätt som Sverok. Valbara till styrelserna är representanter från Studiefrämjandets medlemsorganisationer där Sverok ingår. Studiefrämjandet är uppdelat i riksorganisationen, distrikt och lokalkontor. Samtliga delar åtnjuter en väldigt stor självständighet från de andra delarna av organisationen vilket ger de förtroendevalda styrelserna en väldigt stor domvärjo i både distriktens och lokalkontorens verksamhet. Lokalkontoren Lokalkontoren står för verksamheten inom Studiefrämjandet och fördelar majoriteten av Studiefrämjandets resurser. Styrelsen för lokalkontoret sätter budget, verksamhetsplan, projekt och inriktning för verksamheten på lokalkontoret samt granskar och godkänner folkbildningsverksamheten. Distrikt Studiefrämjandets distrikt samordnar ofta utbildningar och utveckling över hela distriktet samt måste godkänna verksamhetscheferna. (Arbetsledaren på lokalkontoren) Distrikten fördelar också delar av Lokalkontorens resurser mellan dem och har i varierande utsträckning möjlighet att stödja projekt. Riksorganisationen Studiefrämjandets förbundsstyrelse har inget direkt inflytande över lokalkontoren och distrikten men styr bland annat över vad som får rapporteras som folkbildning inom Studiefrämjandet utifrån Folkbildningsrådets och Studiefrämjandets egna regler.

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 22(73) Ombudsfördelning Ombud för Sverok på Studiefrämjandets distrikts- och avdelningsårsmöten utses enligt tabellen. SFR-distrikt och avdelningar Norrbotten Gällivare-Jokkmokk Södra Norrbotten Kalix - Haparanda Överkalix Kiruna Västerbotten Umeå Skellefteå Södra Lappland Mitt Södra Dalarna Gävle Dala Norr Sandviken-Ockelbo Hofors Västernorrland Jämtland/Härjedalen Uppsala län Stockholms län Stockholm Roslagen Norra Stor-Stockholm Söderort Sydöstra Stor-Stockholm Södermanland Nyköping - Strängnäs Nordvästra Södermanland Västmanland Sverok-distrikt Sverok Norrbotten Sverok Västerbotten Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok GävleDala Sverok Nedre Norrland Sverok Nedre Norrland Sverok Mälardalen Sverok Stockholm Sverok Mälardalen Sverok Mälardalen

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 23(73) Örebro & Värmland Värmland/Bergslagen Norra Värmland Sverok Svealand Örebro Södra Närke-Karlskoga-Degerfors Väst Halland Mölndal Södra Bohuslän Göteborg Bohuslän Norra Norra Älvsborg Mitten-Älvsborg Sjuhärad Lidköping-Skarabygden Södra Skaraborg & Ulricehamn Norra Skaraborg Östergötlands län Småland-Gotland Skåne & Blekinge SydOst Västra Skåne MittSkåne Malmö Sverok Väst Sverok Östergötland Sverok Jönköping-Kronoberg Sverok SKuD Sverok Kalmar-Blekinge Sverok SKuD Sverok SKuD Sverok SKuD

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 24(73) 68. Beslut: Föreningsdirektiv Mötet beslutade att 1... fastställa Direktiv för föreningar i Sverok. Handlingar i ärendet Direktiv för föreningar i Sverok

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 25(73) Direktiv för föreningar i Sverok Antaget Undantag från direktiven En förening kan hos förbundskansliet skriftligt ansöka om dispens från ett direktiv. Beslut fattas av förbundsstyrelsen. Föreningsdirektiven Sanktioner Föreningar som vid närmare granskning visar sig ha inte följa föreningsdirektiven äger ej rätt att ansöka och erhålla bidrag från Sverok. Vid allvarliga avvikelser ska styrelsen ta ställning till föreningens eventuella avstängning. Vid misstankar om allvarliga oegentligheter eller sabotage kan förbundsstyrelsen begära återbetalning av tidigare bidrag. Föreningen ska ha stadgar För att en förening ska kunna vara med i Sverok måste den ha stadgar som fungerar i förhållande till förbundets stadgar, det vill säga de får inte motsäga varandra. Ideell förening Endast ideella föreningar kan vara med i Sverok. Att föreningen är ideell ska framgå i föreningens stadgar. Öppenhet och transparens För att en förening ska få vara med i Sverok måste den vara öppen för alla som vill bli medlemmar. Skolföreningar kan begränsa öppenheten till skolans elever. Föreningar kan i stadgarna ha åldersgränser för medlemskap, till exempel en lägsta ålder eller högsta ålder. Föreningar har rätt att neka medlemskap till personer bosatta utomlands som inte är medborgare i Sverige. Föreningar får ej aktivt rekrytera medlemmar som inte får delta i verksamheten. Olika former för rekrytering av nya medlemmar får inte heller innebära att den enskilda medlemmen förväntas rekrytera nya personer för att få full tillgång till föreningens verksamhet. Medlemskap i en sverokansluten förening får inte medföra krav på medlemskap i en annan sverokansluten förening. Den enskilda medlemmen ska beredas insyn i föreningens verksamhet på ett sätt som motsvaras av föreningens verksamhet, rekryteringsformer och övrig informationsspridning. Om en förening huvudsakligen rekryterar on-line eller bedriver sin verksamhet där så skall även styrelse, stadgar, årsmötesprotokoll, ekonomiska redovisningar samt liknande dokument finnas tillgänglig för medlemmarna on-line. Demokratisk förening För att en förening ska få vara med i Sverok måste den vara demokratisk. Syfte För att en förening ska få vara med i Sverok måste den ha ett syfte som medverkar till att uppfylla förbundets syfte. En förening får inte ha något syfte som motverkar förbundets syfte. Syftet ska vara inskrivet i föreningens stadgar. Namn Sverok har rätt att neka medlemskap för föreningar med namn som kan uppfattas som stötande. Verksamhet En stor del av föreningens verksamhet måste utgöras av spel och spelrelaterad verksamhet. Hasardspel eller spel med inslag av ekonomisk spekulation omfattas ej inom ramen för Sveroks verksamhet. Poker är ej godkänd verksamhet. För att kunna få bidrag måste en förening årligen rapportera verksamhet. Säteskommun Alla föreningar i Sverok ska ha sin säteskommun i Sverige.

26 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 26(73) Religiöst och politiskt oberoende För att kunna vara med i Sverok måste en förening vara obunden, självständig och självbeslutande i förhållande till politiska ideologier samt religiösa åskådningar. Årsmöte eller motsvarande Föreningen måste hålla årsmöte, eller motsvarande, varje år. För att föreningen ska vara bidragsberättigad ett visst år ska årsmöte eller motsvarande ha genomförts det året, dit alla medlemmar kallats. Föreningen måste rapportera eventuella stadgeändringar som beslutades. Styrelse En förening måste ha en styrelse som består av minst tre personer. Föreningen måste rapportera sin aktuella styrelse till Sverok. Styrelsen ska väljas årligen av medlemmarna på ett beslutsmässigt årsmöte eller motsvarande. Inga andra organ ska kunna välja styrelse. Alla medlemmar i föreningen måste vara valbara till styrelsen. Mandatperioden kan vara högst två år. Föreningen ska hålla förbundet underrättat om aktuell styrelse och deras kontaktuppgifter. Medlemmar För att kunna få bidrag och rösta i riksmötesvalet måste föreningen varje år rapportera minst fem medlemmar. Föreningen ska för varje medlem rapportera namn, adress, postnummer, ort, telefonnummer, personnummer/samordningsnummer, juridiskt kön och datum för ställningstagandet. Med datum för ställningstagandet avses datumet då medlemmen betalat fastställd medlemsavgift för året eller utan att ha betalat sådan avgift inkommit med en skriftlig eller elektronisk ansökan om medlemskap i föreningen för året. Ställningstagandet ska ske tidigast första juli året före året då medlemskapet gäller och senast sista december året då medlemskapet gäller. Föreningen ska spara handling som kan bevisa medlemskapet i minst tre år. Uteslutning av medlem ska endast kunna ske på föreningens årsmöte eller motsvarande dit alla medlemmar är kallade och där alla medlemmar, även den uteslutningshotade medlemmen, har rösträtt. En styrelse kan ha rätten att på goda grunder kunna avstänga en medlem från föreningens verksamhet fram till nästa årsmöte, då avstängningen måste behandlas. Medlemsrättigheter Alla föreningsmedlemmar skall vara medvetna om att de tillhör en demokratisk förening samt ges möjlighet att förstå hur de kan påverka. Föreningsmedlem ska med enkelhet kunna ta kontakt med föreningens styrelse och revisorer. Alla föreningsmedlemmar ska bli kallade till årsmötet, ha rösträtt på årsmötet och vara valbara till förtroendeuppdrag. Föreningens revisor En förening ska ha minst en revisor. Revisorn ska vara vald av föreningens medlemmar på ett beslutsmässigt årsmöte eller motsvarande. Föreningen ska hålla förbundet underrättat om aktuell revisor/revisorer och deras kontaktuppgifter. Föreningen ska ha kontaktuppgifter Förbundet ska ha fungerande adress, telefonnummer och e-postadress till föreningen. Uppgifterna är offentliga. Registreringsår för nya föreningar För att en förening ska bli registrerad på ett visst år ska en ansökan med tillräckliga uppgifter ha skickats till förbundet innan årsskiftet det året. Ansökningar som skickats efter årsskiftet registreras på det nya året. Ansökan som inkommit efter första vardagen efter trettondagen registreras på det nya året även om den skickats före årsskiftet. Vuxenföreningar Föreningar som inte vill ha ungdomsföreningsbidrag eller som inte har minst 60 % unga medlemmar kan fortsätta att vara med i förbundet med en förenklad rapportering.

27 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 27(73) Bidragsdirektiven För att en förening ska kunna få bidrag utbetalda från Sverok måste den både uppfylla alla föreningsdirektiv och uppfylla alla bidragsdirektiv. Sanktioner Om det i efterhand framkommer att bidrag utbetalts på felaktiga grunder äger Sverok rätt att återkräva bidraget. Kontroll av underlag Bidragsgrundande uppgifter kontrolleras innan bidrag betalas ut. Oberoende styrelse För att få bidrag får en förenings styrelse inte vara för lik styrelsen i en annan förening. Oberoende medlemskår För att få bidrag får en förenings medlemskår inte vara för lik medlemskåren i en annan förening. Oberoende av företag För att få bidrag får en förening inte ha en förtroendevald som samtidigt företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Förbundstillhörighet och utträde För att få bidrag får inte föreningens verksamhet eller medlem ligga till grund för statsbidragsansökning till Ungdomsstyrelsen för något annat riksförbund än Sverok eller få verksamhetsbidrag från Riksidrottsförbundet. En förening kan lämna Sverok efter ansökan om utträde. Utträdet gäller från datum som föreningen och förbundet kommer överens om. Bidrag för underlag från föreningen som Sverok i och med utträdet inte kan använda i statsbidragsansökan, måste återbetalas till Sverok innan utträdet kan godkännas. Föreningar kan även avregistreras efter inaktivitet enligt förbundsstadgan 24. Konto Bidrag betalas endast ut till konton som innehas av den aktuella föreningen. Ansökningsperiod Ansökningsperioden för uppgifter som gällde ett särskilt underlagsår är den 1 januari under underlagsåret till den 31 maj året efter underlagsåret. Uppgifter för underlagsåret som når förbundet under perioden 1 juni 31 augusti året efter underlagsåret behandlas endast i mån av tid. Uppgifter som når förbundet senare behandlas inte alls. Medlemsbidrag För att vara bidragsberättigad för medlemsbidraget ett visst år måste en förening redovisa minst fem medlemmar varav minst 60 % av medlemmarna är i åldern 6-25 år. Föreningen får bidrag för medlemmarna som den 31 december underlagsåret är i åldern 6-25 år. Medlemmen ska fortfarande vara medlem den 31 december underlagsåret. Det går att få medlemsbidrag för svenska medborgare som bor i Sverige eller utomlands och för utländska medborgare som bor i Sverige. Dock krävs personnummer/samordningsnummer för att medlemmen ska kunna generera medlemsbidrag. Verksamhetsbidrag För att vara bidragsberättigad för verksamhetsbidraget för ett visst år måste en förening redovisa verksamhet och vara berättigad till medlemsbidrag enligt ovan. Övriga bidrag Övriga bidrag som söks på ett visst år betalas endast ut om föreningen rapporterat minst fem medlemmar, årsmöte och verksamhet. Om detta inte är rapporterat i ebas när inrapporteringen till det året stängs (normalt 31 maj året efter) går dessa bidrag förlorade. Granskning av demokrati En förening som rapporterar 200 eller fler medlemmar måste, för att vara bidragsberättigad, genomgå av förbundet anvisad utbildning i föreningskunskap. En förening som rapporterar eller fler medlemmar eller i huvudsak bedriver online-verksamhet måste för att vara bidragsberättigad kunna visa att de uppfyller höga krav på demokratisk mognad. Årsmötet i föreningen ska vara tillgängligt och anpassat till medlemsbasen. Styrelsens förvaltning av föreningen ska ge medlemmarna insyn och

28 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 28(73) medinflytande i föreningen. En föreningshemsida med tillräcklig föreningsinformation och goda kontaktvägar ska finnas och hållas uppdaterad. Revisor ska vara myndig och ej jävig. Granskning av ekonomisk redovisning En förening som rapporterar 200 eller fler medlemmar måste, för att vara bidragsberättigad, genomgå av förbundet anvisad utbildning i ekonomi. En förening som rapporterar eller fler medlemmar måste för att vara bidragsberättigad kunna uppvisa mognad i hanteringen av föreningsekonomin. Föreningen ska använda en vedertagen bokföringsmetod och ha sin ekonomiska redovisning i ordning, samt upprätta en hållbar budget för det nya året. Redovisningen ska vara granskad och godkänd av en kvalificerad revisor, en av Sverok godkänd lekmannarevisor eller en av Sverok anställd person för detta ändamål. Förskott på bidrag Förskott innan förbundet mottagit underlag från föreningen betalas enbart ut om ordinarie bidragssystem inte är funktionellt och en förening är i behov av pengar för att kunna genomföra sin verksamhet. Max 50 % av det estimerade bidraget kan betalas ut i förskott. Inga förskott betalas ut innan den 1a april respektive underlagsår. Felutbetalningar Vid felutbetalning till förening förbehåller sig Sverok rätten att återkalla pengarna när felet upptäcks. Sverok anser att föreningarna bär ansvaret för att kontrollera och rapportera om de får felutbetalning. Återbetalning dras i förstahand från kommande bidrag.

29 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 29(73) 69. Beslut: Policy för arbete med olika intäkter inom Sverok Mötet beslutade att 1... fastställa Policy för arbete med olika intäkter inom Sverok Handlingar i ärendet Policy för arbete med olika intäkter inom Sverok

30 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 30(73) Policy för arbete med olika intäkter inom Sverok Inledning Sverok ser flera skäl till att i framtiden mer aktivt arbete med nya och alternativa intäkter. Bland skälen finns bland annat en önskan om att minska beroendet av ett fåtal stora bidragsgivare och att skapa möjligheter för satsningar som inte täcks av nuvarande bidragsgivare. De alternativa intäkterna kommer sannolikt att vara av olika slag och från olika källor. För att skapa ramar för det fortsatta arbetet med nya intäkter ser förbundsstyrelsen det som angeläget att fastställa en policy för arbetet med nya intäkter inom Sverok. Avgränsning Denna policy gäller Sverok som riksförbund. Det står naturligtvis distrikt och lokalföreningar fritt att tillämpa samma regler om de så önskar. Riktlinjer Följande riktlinjer gäller för Sveroks arbete med olika intäktskällor: de intäkter som Sverok har ska bidra till att utveckla vår kärnverksamhet, dvs. spela spel nya och/eller alternativa intäktskällor ska inte riskera Sveroks relationer till stat, landsting och kommuner medlemmarnas integritet är av största vikt för Sverok och förbundets medlemsdata ska hanteras därefter Sverok ska agera på ett sätt som inte gynnar enskild kommersiell aktör Sverok ska inte ägna sig åt riskkapital och liknande verksamhet de intäktskällor Sverok har ska vara etiskt försvarbara

31 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 31(73) 70. Beslut: Uppdatering av Förvaltningsorganisation Mötet beslutade att 1... fastställa ändringarna i förvaltningsorganisationen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Uppdatering av Förvaltningsorganisation

32 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 32(73) Beslutsunderlag: Uppdatering av Förvaltningsorganisation Av David Gustavsson, förbundsordförande I och med tillkomsten av Sverok Admin AB bör följande text- och bilduppdatering göras under "Övergripande organisationsschema": Riksmötet är Sveroks högsta beslutande organ. Riksmötet bestämmer, på en övergripande nivå, vad Sverok ska göra under kommande år. Riksmötet utser varje år en förbundsstyrelse som ansvarar för och leder arbetet med förbundets centrala verksamhet fram till nästa riksmöte. Förbundsstyrelsen utser styrelse i det helägda bolaget Sverok Admin AB. Jag yrkar att 1... dokumentet "Förvaltningsorganisation" uppdateras enligt underlaget.

33 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 33(73) 71. Beslut: Uppdatering Grafisk profil för Sverok Mötet beslutade att 1... uppdatera den grafiska profilen enligt dokumentet Grafisk profil för Sverok. Handlingar i ärendet Grafisk profil för Sverok.

34 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 34(73)

35 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 35(73)

36 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 36(73)

37 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 37(73)

38 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 38(73) 72. Beslut: Lokalbidrag Mötet beslutade att 1... fastställa Styrdokument: Lokalbidrag. Handlingar i ärendet Styrdokument: Lokalbidrag

39 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 39(73) Styrdokument: Lokalbidrag Lokalbidraget är ett riktat bidrag som syftar till att skapa fler fasta mötesplatser inom spelhobbyn och genom det sänka tröskeln för nya medlemmar att komma in i verksamheten. Med "lokal" menas fysiskt utrymme/yta som används för att genomföra föreningens sverok-relaterade verksamhet, inte nödvändigtvis en inomhuslokal. Exempel på detta kan vara lajv- eller airsoftområde, spellokal eller egna separata ytor i ett större sammanhang t ex Spelens hus Lokalbidraget utbetalas per hyresår. Hyres- och driftsbidrag Föreningen kan få upp till 50 % av hyres- och driftskostnaden under det första året dock högst kr/år. Befintliga etablerade lokaler kan söka upp till 25 % av den årliga hyres- och driftskostnaden dock högst kr/år. Lokalköpsbidrag Om föreningen inte har en hyreskostnad utan köper lokal kan föreningen få 50 % av priset i bidrag eller högst kr. Grundläggande krav Lokalen ska vara en fast enskild lokal eller som föreningen disponerar och håller regelbunden verksamhet kring, inte en lokal som hyrs vid enskilda tillfällen. Bidraget räknas per lokal. En förening kan få flera bidrag om den har flera lokaler. Dessa ska då finnas på skilda platser; flera hus på samma verksamhetsområde ger inte flera bidrag. Om en förening ansöker för mer än en lokal kommer den första ansökan att behandlas normalt och de efterkommande att beviljas i mån av budgetutrymme vid årets slut. Flera föreningar som delar på en lokal får bara ett bidrag. Driftskostnader som berättigar till bidrag är till exempel försäkring, kostnad för värme, vatten och avlopp eller fastighetsskatt, men kan variera beroende på lokalen eller områdets förutsättningar. Kostnader för hushållsel, internet, toapapper eller liknande är generellt sett inte bidragsberättigande. Krav vid ansökan En förening som ännu inte har en lokal kan ansöka om bidraget utifrån en preliminär budget och få ett förhandsbesked. När föreningen tecknat ett lokalavtal kan bidraget betalas ut om avtalet överensstämmer med den utlovade budgeten. Det ska finnas en plan för medlemstillväxt. Potentialen att få in nya medlemmar är en av de viktigaste bedömningsgrunderna när det bedöms vilka föreningar som får bidraget. Det ska finnas en hållbar budget för lokal/områdeskostnaderna under året. Kommer föreningen klara ekonomin efter det att bidraget löpt ut? Hur ser marginalerna för oförutsedda händelser ut? Föreningen ska se till att lokalen har fasta öppettider eller reguljär verksamhet. Föreningen skall bedriva någon form av öppen reguljär verksamhet som är tillgänglig för potentiella medlemmar. Föreningen skall även hålla den publika informationen om sin lokal uppdaterad hos Sverok. Budget Under året kommer maximalt kr att delas ut i lokalbidrag. Ansökningarna kommer att hanteras i den ordning de inkommit till Sverok.

40 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 40(73) 73. Beslut: Handlingsplan mot diskriminering, mobbning och trakasserier Mötet beslutade att 1... fastställa handlingsplan mot diskriminering, mobbning och trakasserier Handlingar i ärendet Handlingsplan mot diskriminering, mobbning och trakasserier

41 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 41(73) Handlingsplan mot diskriminering, mobbning och trakasserier Inledning Sverok tar avstånd från alla former av diskriminering, mobbning och trakasserier och tolererar inte att sådana förekommer på arbetsplatsen. Med arbetsplatsen avses här dels Sveroks kansli, dels fysiska och virtuella miljöer där av Sverok anställd personal och/eller ideellt engagerade personer utför arbete på uppdrag av Förbundsstyrelsen i en arbetsgrupp, i ett av förbundet drivet projek etc. Diskriminering, mobbning och trakasserier är ett allvarligt hot mot arbetstagarnas arbetsglädje, hälsa och möjligheter till utveckling i arbetet. De leder också till ett sämre arbetsresultat och påverkar därigenom verksamheten. För att förebygga diskriminering, mobbning och trakasserier ska det hos Sverok inte förekomma kommentarer eller andra uttalanden grundade på kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder som kan upplevas som kränkande. Arbetsplatsen ska vara fri från bilder som kan upplevas som kränkande. Det är viktigt att framhålla att diskriminering, mobbning och trakasserier är en personalfråga för Sverok och inte en privat fråga för den som drabbas. Diskriminering, mobbning och trakasserier hör till de känsligaste problem som kan finnas på en arbetsplats. Det är därför viktigt att arbetsgivaren har beredskap att ta hand om problemet om det uppstår. Sverok har utarbetat denna handlingsplan för att motverka, förebygga och lösa problem på arbetsplatsen med alla slags diskriminering, mobbning och trakasserier. Sammanfattning av åtgärder Det är chefer och arbetsledare som ansvarar för att arbetsmiljön är sådan att den motverkar diskriminering, mobbning och trakasserier. Det innebär att språkbruk och attityder som kränker andra medarbetare, besökare, samarbetspartners etc. inte är tillåtna. Dessutom ansvarar chefer och arbetsledare för att bilder och andra föremål eller material som kan uppfattas som kränkande förbjuds på arbetsplatsen. Om det trots allt inträffar att en anställd blir utsatt för diskriminering, mobbning och trakasserier: är cheferna och arbetsledarna ansvariga för att handläggning av anmälan sker med största respekt för den utsatta, som ska ges möjlighet att också tala med någon utomstående är omplacering av den utsatta arbetstagaren inte tillåten ansvarar kanslichefen för att trakasserierna upphör om det gäller personal på förbundskansliet. Förbundssekreteraren har motsvarande ansvar om det gäller ideellt arbetande personer. Det är viktigt att ingen åtgärd vidtas utan att den som blivit trakasserad sagt ja till den. Vad är diskriminering, mobbning och trakasserier? Gemensamt för diskriminering, mobbning och trakasserier är att det handlar om beteenden och handlingar som riktas mot en anställd och som han eller hon upplever som ovälkomna eller förödmjukande. Exempel på sådana beteenden och handlingar är krav på sexuella tjänster eller att ett sexuellt förhållande uppenbart eller underförstått ställs som villkor för anställning ord eller handlingar med sådan innebörd att de skapar en kränkande eller hotfull arbetsmiljö, hindrar eller stör en anställd i arbetet tafsande eller annan ovälkommen medveten beröring ovälkomna anspelningar, blickar, gester eller tilltalsord ovälkomna kommentarer om utseende, klädsel eller privatliv generaliseringar som nedvärderar en individ eller en grupp Det kan även handla om mindre synliga och indirekta trakasserier som påverkar den anställdas arbetssituation negativt. Några av Berit Ås härskartekniker kan synliggöra sådana beteenden: osynliggörande att exempelvis inte lyssna på eller utestänga och förminska en anställd förlöjligande att exempelvis utsätta en anställd för kränkande skämt eller inte ta hennes/hans åsikter på allvar

42 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 42(73) undanhållande av information att exempelvis medvetet se till att den anställda inte får nödvändig information för att hon eller han ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt dubbelbestraffning dubbelbestraffning försiggår när det är fel både det som kvinnor eller män gör och det de inte gör. Tekniken tas ofta i bruk mot dem som man har fördomar mot påförande av skuld och skam sker ofta genom förlöjligande och dubbelbestraffning Vilka utsätts? Diskriminering, mobbning och trakasserier är i grunden en allvarlig form av maktmissbruk. Vem som helst kan utsättas för diskriminering, mobbning och trakasserier. Effekter Diskriminering, mobbning och trakasserier innebär att den drabbade utsätts för förödmjukande eller orättfärdiga handlingar som är svåra att värja sig mot. Diskriminering, mobbning och trakasserier kan orsaka psykiskt lidande och undergräva tryggheten hos den drabbade. Det kan leda till sjukskrivning och i sista hand till att den drabbade lämnar sin anställning. Det gäller inte enbart i det enskilda fallet utan också när det i själva arbetsmiljön finns nedlåtande eller kränkande attityder. Vad ska den drabbade göra? Steg ett är att säga ifrån till den som diskriminerar, mobbar och trakasserar. Tala om att beteendet upplevs som kränkande och kräv ett slut på det. Om den drabbade tycker att det är svårt att själva säga ifrån, kan han eller hon be någon på arbetsplatsen att hjälpa till. Man kan också göra det skriftligt. Resultatet blir ofta att den som trakasserar slutar. Steg två är att tala med andra. Om man har förtroende för närmaste chef på arbetsplatsen är det bra att tala med henne/honom. Parallellt med detta bör den drabbade föra dagbok. Det är viktigt att föra minnesanteckningar med datum, klockslag, plats, eventuella vittnen, vad som hänt, reaktioner och känslor. Dessa anteckningar kan vara ett bra stöd om händelserna behöver anmälas till arbetsgivaren. Anmälan till arbetsgivaren Om ovanstående inte hjälper bör den drabbade göra en anmälan till närmaste chef. Det är viktigt att Sverok får reda på vad som händer för att kunna vidta åtgärder. Arbetsgivaren är skyldig att ta itu med problemet så snart hon/han får kännedom om det (2 kap., 3, Diskrimineringslag, 2008:567). Handläggning Målsättningen är att snabbt och konfidentiellt se till att diskriminering, mobbning och/eller trakasserier upphör. Ingen åtgärd ska vidtas utan att den drabbade sagt ja till den. Ofta inleds arbetet med att arbetsgivaren talar med den anmälda enskilt och gör klart att beteendet inte bara är oacceptabelt utan också förbjudet. Om denna informella handläggning inte är tillräcklig för att sätta stopp för trakasserierna blir utredningen mer formell. Det innebär bl.a. att arbetsgivaren förhör eventuella vittnen. Alla inblandade parter har då rätt att ha någon person med som stöder dem under handläggningen. Anmälaren och den anmälda hålls underrättade om ärendets gång. Sanktioner Eventuella åtgärder ska alltid riktas mot trakasseraren och inte den som utsatts för trakasserierna. Arbetsgivaren avgör vad som ska ske med trakasseraren. Enligt LAS samt i förekommande fall kollektivavtal finns möjligheter till arbetsrättsliga påföljder. Innan den frågan väcks måste trakasserarens fackliga organisation kopplas in. Kontaktpersoner Om du blir utsatt för diskriminering, mobbning och trakasserier trakasserier ska du vända dig till kanslichefen eller den inom Förbundsstyrelsen som har ansvar för personalfrågor.

43 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 43(73) 74. Diskussion: Förslag på fastställande mötesordning på riksmötet Förbundsstyrelsen föreslår att 1... följande mötesordning fastställs. Förslag till mötesordning Inledning Sverok har under många år utarbetat en praxis för hur Riksmöten ska genomföras. Denna beslutsordning tar upp en del av denna praxis och finns för att tydliggöra hur Riksmötet i Sverok genomförs och möjliggöra att ändringar kan ske genom beslut om förändrad beslutsordning. Röstlängd Röstlängden är listan över vilka som har rösträtt på mötet. Röstlängden justeras vid punkten fastställande av röstlängd, inför en sluten omröstning samt på begäran. Friformsdebatt Efter att mötets inledande formalia och föregående års redovisningar genomförts gör mötet uppehåll för Friformsdebatt. Under friformsdebatten hålls öppna gruppdiskussioner i mötets centrala frågor under ledning av moderatorer. Frågorna behandlas i friformsdebatten tills dess de är färdigbehandlade eller tills dess schemat inte tillåter ytterligare debatt i friform. Mötesordförandena leder mötet även under debatten i friform. Debatt i plenum Vid debatt i plenum behandlar mötet en fråga i taget. Varje fråga inleds med att förslagsställaren får möjlighet att föredra sin fråga, följt av att ombuden har möjlighet att ställa frågor till förslagsställaren. Därefter sker debatt efter talarlista där var och en talar i turodning. Varje fråga har en begränsad debattid, se nedan. Den som önskar begära ordet i debatten håller upp sin nummerbricka tills mötesordföranden bekräftar att namnet är uppsatt på talarlistan. På Sveroks Riksmöte används första- och andratalarlista, vilket innebär att de som ännu inte har yttrat sig i den aktuella frågan får företräde framför dem som redan har fått ordet. Den person som står näst i tur efter den aktuella talaren behåller alltid sin plats, oberoende av talarlista. I tidsbegränsade frågor inleder mötesordföranden med att alla som vill tala får sätta upp sig på listan, därefter slumpas ordningen på de talande. Därefter kan ombuden löpande sätta upp sig på talarlistan och behandlas i tur ordning i mån av tid. Den som fått ordet har 3 minuter till sitt förfogande om inte mötet beslutar annat. Mötesordföranden påminner om att tiden närmar sig slutet efter ca 2,5 min. Talarlistan kan brytas av ordningsfråga, sakupplysning och replik efter mötesordförandens godkännande: Ordningsfråga påkallas genom att man håller upp sin nummerbricka med baksidan mot presidiet. Vid ordningsfråga får förslagsställaren föredra sin fråga kort, därefter går mötet direkt till beslut om sådant behövs. Exempel på ordningsfrågor är begäran om paus, önskemål om förtydligande från presidiet eller begäran om streck i debatten (att stänga talarlistan). Sakupplysning är en kort faktaupplysning där en person kan bryta talarlistan för att bidra med fakta som kan underlätta debatten. Replik är svar på tal som får användas från någon som känner sig personligt påhoppad av en debattör. Replik får pågå under maximalt 30 sekunder. Schemalagda pauser bryter plenumdebatten per automatik utan att mötet behöver besluta om paus. Schema för mötet, inklusive tider för pauser, måltider och sömn, anslås i möteslokalen. Fördelning av debattid Efter friformsdebatten blir ombuden tilldelade 10 pluttar. Dessa pluttar motsvarar sammanlagt den totala mängden debattid som finns att tillgå under mötet. Varje plutt är värd lika stor andel av debattiden, hur mycket tid detta är avgörs av presidiet. Ombuden får fördela sina 10 pluttar på de frågor som ska avhandlas under mötet. Mötespresidiet räknar sedan ut hur mycket debattid varje fråga ska ha, avrundat i 10-minutersintervall. I detta ingår inte tid för

44 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 44(73) föredragande, frågeställning eller beslutsprocess. Eventuell överbliven tid efter debatter som tar mindre tid än tilldelat används som bufferttid där presidiet finner det lämpligt. Budgetberedningstid Budgeten avhandlas under söndagen. Efter middagen på lördagen kan intresserade ombud välja att ingå i en budgetberedningsgrupp tillsammans med representanter från förbundsstyrelsen samt förbundets ekonom. Målet med denna budgetberedning är att producera ett eller flera jämkade helhetsförslag. Syftet är att mötet under budgetdebatten ska ha en eller flera uppdaterade helhetsbilder av förbundets ekonomi att ta ställning till, istället för många lösryckta ändringar med svårtolkade konsekvenser. Förslag under mötet Yrkanden ska lämnas genom det digitala yrkandesystemet som finns tillgängligt under mötet. Mötesordförandena kan välja att ta emot muntliga yrkanden i vissa fall. Yrkanden som innebär nya förslag måste vara inkomna klockan 12 på lördagen för att behandlas under mötet. Yrkanden som jämkar lagda förslag kan inkomma löpande. Övriga frågor måste vara inkomna klockan 12 på lördagen för att behandlas under mötet. Övriga frågor behandlas i mån av tid, och övriga frågor som ej behandlats söndag klockan 15:00 stryks. Beslut Beslut fattas enligt beslutad propositionsordning utslagsturnering. Alla vinnande förslag ställs automatiskt mot avslag, vilket innebär att det alltid finns möjlighet att rösta nej till ett förslag. Röstning sker med lappuppräckning. Först ombeds alla som är för ett förslag att hålla upp sina lappar, därefter ombeds alla som är mot ett förslag att hålla upp sina lappar. Mötesordföranden avgör vilken sida som har majoritet. Alla med rösträtt kan begära votering, då kommer rösträknarna att kallas upp för att räkna lapparna exakt. Det går även att väcka en ordningsfråga om sluten votering, hela omröstningen genomförs då genom det digitala omröstningssystemet. Förtroendeval Förtroendeval förrättas enligt den metod som beslutas i särskild motion. Om mötet väljer ett system som kräver tekniska förberedelser och inte finns tillgängligt för detta Riksmöte förrättas personvalet enligt tidigare system. Detta innebär: 1. Beslut fattas kring hur många poster som ska besättas. Detta tal betecknas i denna förklaring av systemet som Y. 2. Alla valbara kandidater listas på röstsedel. På denna röstsedel är valbara kandidater som är del av valberedningens förslag särskilt markerade. 3. Varje röstberättigad erhåller Y röster. Ingen röstberättigad behöver använda alla röster, man kan rösta på färre än Y kandidater, men inte fler. Ingen kandidat kan få fler än en röst från varje röstberättigad. Röstsedlar med fler än Y röster är ogiltig. 4. Rösterna sammanställs. För att bli vald krävs röster från en enkel majoritet av dem som avlagt giltiga röster. Det vill säga, om 100 röstande finns krävs 51 röster, om 101 röstande finns krävs också 51 röster. De kandidater med högst röstetal väljs, upp till Y kandidater, förutsatt att de lever upp till regeln om majoritetsstöd. 5. Kan inte tillräckligt antal kandidater utses i en första valomgång följer en andra valomgång. I den gäller samma procedur med skillnaden att krav om majoritetsstöd då inte beaktas, samt att i andra valomgången deltar enbart dubbelt så många som ska väljas. Reservationer Ombud som starkt motsätter sig ett beslut och vill ta avstånd från eventuella juridiska påföljder har rätt att reservera sig, vilket innebär att mötessekreteraren i protokollet noterar att ombudet tar avstånd från beslutet. Motivering till reservationen kan bifogas till protokollet under förutsättning att denna motivering är saklig, inte av debatterande karaktär och inte riktad mot person eller grupp av personer. Reservation ska lämnas till presidiet innan mötets avslutande. Motiveringen bör hållas kort och får ej överskrida 200 ord.

45 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 45(73) 75. Beslut: Hävning av antagningsstoppet för onlineverksamhet Mötet beslutade att 1... antagningsstoppet för föreningar med on-lineverksamhet hävs verkställande utskottet får mandat att återinföra antagningsstoppet om det bedöms som nödvändigt. Handlingar i ärendet Inga. Reservation Lloyd Baltz reserverar sig mot beslutet.

46 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 46(73) 76. Beslut: Nominera till LSUs styrelse Mötet beslutade att 1... Förbundsstyrelsen ger alla styrelseledamöter mandat att i förbundets namn nominera kandidater till LSUs styrelse och att Nina Högberg och David Gustavsson särskilt uppdras att göra detta. Handlingar i ärendet Inga.

47 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 47(73) 77. Beslut: Äskande om budgettillskott till VoteIT Mötet beslutade att 1... Styrelsen skjuter till kr extra för att avsluta år 2 och göra ansökningar för ett år Nina uppdras att inför nästa styrelsemöte utreda det uppstådda budgetproblemet runt VoteIT och hur vi kan undvika detta i framtiden. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Äskande om budgettillskott till VoteIT Jäv Johan Groth anmälde jäv och deltog inte i diskussionen och omröstningen.

48 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 48(73) Beslutsunderlag: Äskande om budgettillskott till VoteIT Av Nina Högberg, förbundssekreterare Som en av våra egeninsatser i projektet administrerar kansliet bokföringen för VoteIT. På grund av en kommunikationsmiss mellan kansliet och projektledaren har vi överskridit antalet budgeterade utvecklingstimmar. Vi har gjort en översyn av budget, minskat möjliga poster, omfördelat medel från Folkbildningsrådet och minskat projektets buffert till 0. Efter denna översyn saknar vi cirka kr för att avsluta projektet, motsvarande cirka 25% av den återstående utvecklingstiden fram till release. Planeringen inför projektslut är mycket tight och vi kommer inte att komma i mål utan dessa timmar. Att VoteIT fungerar bra vid release är kritiskt för projektets framtid. Flera samarbetspartners är intresserade av att använda systemet och Ungdomsstyrelsen har uttryckt intresse för att stötta en fortsatt utveckling om fler organisationer är involverade. Detta hänger dock på att vi kan visa upp en väl fungerande första version. Det saknas också budgetutrymme för att inom projektet hantera ansökningar inför ett eventuellt år 3. Jag yrkar att 1... Styrelsen skjuta till kr för att avsluta projektet, eller 2... Styrelsen skjuter till kr extra för att avsluta år 2 och göra ansökningar för ett år 3.

49 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 49(73) 78. Rapport: Ekonomi Av Jenny Petersson, ekonom Resultatrapport tom Denna rapport visar endast det ackumulerade resultatet tom eftersom resultatet för augusti skulle bli missvisande då en hel del korrigeringar kring olika budgetposters kostnader har skett i denna månad. Dessutom är månaden inte slut och skulle av den anledningen inte heller passa som jämförelsemånad med tidigare månaders utfall. Resultatrapport Intäkter Intäkter Budget 2011 Ackumulerat % Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Övriga Intäkter % Summa intäkter % Statsbidragen har periodiserats med kr varje månad, baserat på ungdomsstyrelsens beslut. Månadsrapporterna blir på så sätt mer rättvisande eftersom föreningsbidragen också kostnadsförs varje månad. Det positiva resultatet på räntor och utdelningar betyder att vi har fått ränteintäkter på våra placeringar i samband med försäljning. Vi har en del långa placeringar som kommer löpa ut i början av 2012 och i och med det kommer förhoppningsvis lite större vinster att realiseras. Kostnader Styrelsen Budget 2011 Ackumulerat % Arvoderingar FS % Styrelsearbete % Summa Styrelsen % Förvaltning Budget 2011 Ackumulerat % Personal % Personal visstid % Förvaltningskostnader % Kanslilokal % Revision % IT-drift % Summa förvaltning % Förvaltningskostnaderna är något högre än förväntat eftersom vi har köpt ett nytt ekonomisystem. Ca kr är för ekonomisystemet och gäller framförallt serviceavtal, driftsättning och utbildning något som inte fanns med i budgetberäkningarna från början. Medlemmarna Budget 2011 Ackumulerat %

50 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 50(73) Föreningsbidrag % Träffbidragen % Marknadsföringsprojekt % Lokalbidrag % Organisationsutveckling % Banktjänster % Förbundstidning % Föreningsförsäkringar % Bildningsprojekt % Summa Medlemmarna % Lokalbidragsbudgeten har ca kr kvar, Träffbidragsbudgeten är slut och har dragit över med ca kr. Distrikten Budget 2011 Ackumulerat % Distriktsstöd % Distriktskonferenser % Distriktsrevision % Distriktsutredning % Grundgaranti Distrikt % Summa Distrikten % I distriktsstöd ingår förutom ekonomihanteringsstödet även ett utskick som skickades ut till föreningarna. Grundgaranti till distrikt består av GDs projektbidragspott för Organisationen Budget 2011 Ackumulerat % Webben % LSU % Ideell Arena % Verksamhetskonferens % Summa Organisationen % Allmänheten Budget 2011 Ackumulerat % Marknadsföring % Eventgruppen Ingår i Marknadsf Spelveckan % Politik och påverkan % Omvärldsbevakning % Summa Allmänheten % Riksmötet Budget 2011 Ackumulerat % Riksmötet allmänt % Riksmötesresor Ingår i RM allmänt 811 Ombudsvalet % Riksmöteshandlingar % Valberedning % RM-teknik %

51 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 51(73) Summa Riksmötet % Budgeterat Resultat Budget 2011 Ackumulerat % Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat % Det beräknade resultatet i resultatrapporten stämmer inte alls överens med det beräknade resultatet i balansrapporten vilket beror på periodiseringar utanför ekonomisystemet, samt projektredovisningarna. Projekt Budget 2011 Ackumulerat % Vote IT Intäkt % Vote IT Kostnad % Vote It FBR Intäkt 0 0 Vote It FBR Kostnad Hitta Intäkt Hitta Kostnad

52 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok 52(73)