PROGRAMRAPPORT. Bra Mottagning omgång 13, VO Medicin, Lasarettet Trelleborg

Transkript

1 PROGRAMRAPPORT 1(10) Bra Mottagning omgång 13, VO Medicin, Lasarettet Trelleborg Syfte med deltagandet i förbättringsprogrammet: Ökad tillgänglighet Ökat resursutnyttjande Förbättrad arbetsmiljö Teammedlemmar: Anita Andersson, sjuksköterska Bodil Eckert, överläkare Ingela Fröjdh, enhetschef medicinska sekreterare Peter Jerntorp, verksamhetschef Anita Rosberg, medicinsk sekreterare Kontaktperson Enhetschef, Ingela Fröjdh Ingela.frojdh@skane.se Verksamhetschef Peter Jerntorp Peter.jerntorp@skane.se Bakgrund och problem: Verksamhetsområde medicin består av 3 vårdavdelningar och en palliativ avdelning med SAH (sjukhusansluten hemsjukvård) och PRT (palliativa rådgivningsteamet), akutmottagning och mottagningsavdelning som har i uppdrag att erbjuda närsjukvård och specialiserad medicinsk vård till befolkningen i närområdet. Mottagningsavdelningen omfattar specialiserad internmedicin med kardiologi, neurologi, endokrinologi, lungmedicin, hematologi, reumatologi och gastroenterologi med endoskopiverksamhet. Endoskopiverksamheten och reumamottagningen ligger i separata lokaler medan resterande av mottagningsverksamheten är samlad. Produktionsmål: läkarbesök inkl akutläkarbesök sjukvårdande behandling Upptagningsområde: cirka invånare Medarbetare hela mottagningsavdelningen Läkare: 12 överläkare och 12 ST-läkare som bemannar vårdavdelningar och akutmottagning Sjuksköterskor: 10 tjänster + 1 BMA (biomedicinsk analytiker) Undersköterskor: 5,5 tjänster Medicinska sekreterare: 10 tjänster Förbättringsområden Det allra största området rörde vår tillgänglighet. Många patienter stod på väntelista både för nybesök och återbesök. Framförhållningen i tjänstgöringsschema var alldeles för kort och många tider stod tomma. Patienterna kallades för sent, tiden passade inte och många avbokades därför. Ett arbetsmiljöproblem är att mottagningsverksamheten är ojämn. Lokalerna utnyttjas inte optimalt. Ett annat problem som också bör ses över är att ha rätt kompetens vid rätt tillfälle. Ett annat stort bekymmer som verksamheten haft, är brist på läkare, vilket gjort att verksamheten minimerats. Bl a saknar vi neurolog, lungmedicinare. Vi har också under en längre tid saknat reumatolog. Slutenvården och akutmottagningen har prioriterats.

2 2(10) PATIENTER MEDARBETARE Mål och delmål: Vision Att alltid kunna erbjuda patienten en konkret tid. Våra mål Längre framförhållning i tjänstgöringsschema Bättre mottagningsschema i förhållande till efterfrågan Jämnar mottagningsverksamhet Utnyttja lokalerna bättre Rätt kompetens till rätt arbete Delmål Halvera ryggsäcken till 30 april 2008 Påbörja förbättringsarbetet inom kardiologi, en del av vår verksamhet. Mätperiod 11 april 24 april 2007 Balansräkning för läkargruppen och specialistsjuksköterskor Mätning av intern och extern efterfrågan gjordes under 11 april 24 april 2007 för alla läkare, hjärtsjuksköterskor, diabetessjuksköterskor och BMA. Framtagning av ryggsäckar och bevakningslistor för alla läkare, hjärtsjuksköterskor, diabetessjuksköterskor och BMA. Balansräkningen sammanställdes dels på alla läkare i en balansräkning och dels varje specialitet för sig själv. Efter denna sammanställning togs gruppen beslut om att börja arbete med kardiologi. Detta för att grundförutsättningarna med 3 kardiologer, en BMA och 3 hjärtsjuksköterskor gav goda förutsättningar för förbättringsarbete. Andra mätningar som gjordes: - T3-mätningar (tredje tillgängliga tiden) börjades mätas för alla läkare. - Telefonmätningar gjordes vid tidbokningstelefonerna och rådgivningstelefonerna och

3 3(10) Balansräkning för hela läkargruppen Denna mätning visade att av vår planerade mottagningskapacitet för läkare som var 250 h på 2 v så blev utfallet endast 117 h. I ryggsäcken fanns 720 patienter och på bevakningslistan fanns 1110 patienter.

4 4(10) Balansräkning för kardiologi Balansräkningen visade planerade tider för kardiologläkarna på 70,5 timmar under 2 veckor och endast 47 timmar utnyttjades. I ryggsäcken för läkarna fanns 287 patienter och på bevakningslistan fanns 387 patienter. För hjärtsjuksköterskorna visade balansräkningen planerade tider på 102 timmar under 2 veckor och 57,3 timmar av dessa utnyttjades. För BMA (biomedicinsk analytiker) visade balansräkningen balans i planerad och utnyttjad tid men efterfrågan visade sig vara större än planerad kapacitet.

5 Balansräkning för hela hjärtsjuksköterskor 5(10)

6 Balansräkning för BMA(biomedicinsk analytiker) 6(10)

7 T3- mätningar (tredje tillgängliga tid) T3 började mätas i mars Topparna avspeglar när schemat inte varit klart i tid. Bättre framförhållning i tjänstgöringsschema har bidragit till att vi inte fick en topp under hösten. 7(10) Kartläggning vid tidbokningstelefonerna och rådgivningstelefonerna - se diagram nedan. Kommentarer: Patienternas samtal hamnar ofta hos fel mottagare, t ex tidbokningen får förfrågningar om rådgivning och recept. För att samtalen ska kunna styras rätt föreslår gruppen synkronisering av öppettiderna för tidbokning och rådgivning.

8 Ryggsäckar/bevakningar Hur ser det ut nu jämfört med april Mottagningsveckor utan avdelningsarbete, planeras för kardiologerna under 2008 för att bättre matcha efterfrågan och för att arbeta bort ryggsäcken. 8(10)

9 9(10) Hur gjordes mätningarna? Balansräkningen genomfördes under 2 veckor enligt mall. Kartläggning vid alla telefoner enligt mall. Resultat: Se mätningar ovan Vi har genomfört följande förändringar: Längre framförhållning i tjänstgöringsschema, 6 månadersintervall. Framtagande av rutiner kring vad som gäller vid avbokning/ombokning av patienter. 4 v ska vara bokade och 5:e veckan släpps varje fredag. Nytt mottagningsschema för hjärtsjuksköterskor är gjort. Pågående aktiviteter Mottagningsschema för i första hand kardiologerna som ska matcha efterfrågan och arbeta med att få bort ryggsäcken. Ändring av bevakningslistor för ST-läkare till teambaserade listor t ex ST-kard, STlung etc. Ny balansräkning i november är planerad för samtliga läkare, hjärtsjuksköterskor, BMA. Genomgång av ryggsäckar, bevakningslistor för alla läkare kontinuerligt. Rutiner för att hitta äldre UKG (ekokardiografi) i Melior ska tas fram. Rutiner för rätt indikation för inneliggande UKG (ekokardiografi) ska tas fram. Förändringar som testats: Då vi är mitt uppe i förändringsarbetet kan vi ännu inte göra en utvärdering. Arbetet med kardiologi har hittills resulterat tre möten, ett första möte i juni där genomgång av balansräknaren för kardiologi gjordes. Frågor som diskuterades vid detta möte var bl a tjänstgöringsschema, mottagningsschema, prioritering av inneliggande eko, jämnare mottagning, bevakningslistor, behov av kort-varsellista. Ytterligare två möten har gruppen haft med kardiologi vilket resulterat i att kardiologerna ska ta fram förslag på mottagningsschema, rutiner för indikation av inneliggande UKG (ekokardiografi), lathund för att hitta UKG-svar (ekokardiografi) i Melor ska tas fram, Bra mottagningsgruppen har haft genomgång av simuleringsprogram för att se hur många mottagningstider som behövs för att matcha efterfrågan. Vid nästa schemaläggning ska mottagningsveckor för kardiologerna prioriteras. Varje kardiolog behöver i genomsnitt ha två mottagningsveckor/termin med 40 patienter/vecka. Förslag på nytt mottagningsschema är framtaget, men matchar inte efterfrågan. Fortsatt arbete med detta pågår. Nytt mottagningsschema har också gjorts för hjärtsjuksköterskorna. Ny balansräkning ska göras i november för kardiologerna och hjärtsjuksköterskorna och BMA (biomedicinsk analytiker). Nytt möte med kardiologteamet är planerat till 11 december. Aktiviteter: Det absolut viktigaste framgångsfaktor tycker vi är att medarbetarna är delaktiga och positiva till förändringsprogrammet. På detta område behöver vi lägga mycket tid framöver. Detta kan göras med bl a: Återkommande information, Stående punkt på alla arbetsplatsträffar Mandat och engagemang av ledningen Tillgång till bra underlag och siffror som är korrekta

10 10(10) Sammanfattning kring måluppfyllelse: Detta känns mer som en delrapport än en slutrapport. Vi har kommit en bit på vägen men har en långt kvar tills vi ser resultat. Längre framförhållning i tjänstgöringsschemat har förbättrat villkoren. Vi behöver dock sätta måldatum på våra delarbeten, t ex att effektivisera mottagningsschema. Diskussioner har startats inom flera områden inom vår verksamhet och detta skapar delaktighet. Att ha stöd och mandat från högsta ledning är viktigt. Det har varit svårt att hitta gemensam tid att arbeta under programmets gång. Att arbeta med Bra Mottagning i korthet - Fördelar tydlig kartläggning av vår verksamhet - Nackdelar tidskrävande med små resurser - Mest givande - bättre utnyttjande av befintliga resurser - Svårast att hitta gemensam tid för arbetet - Lärdomar kräver uthållighet, tidsplan nödvändig, alla delaktiga, våga förändra Framtiden: Vi jobbar ständigt med att öka vår tillgänglighet. Vi har förbättrat läkarbemanningen på mottagningen Vi hittar sätt att beta av vår ryggsäck Uppföljande mätningar sker kontinuerligt Vi jobbar vidare med de förbättringsområdena som inte tidigare prioriterats, t ex rätt kompetens till rätt arbete. PATIENTER MEDARBETARE