Statusrapport. Beslutsfattande rörande bostadsanpassning

Transkript

1 Statusrapport Beslutsfattande rörande bostadsanpassning

2 R Wallin Telefon Innehåll 1 Uppdrag Bakgrund Kostnader Ursprunglig ansökan Ärendehanteringen Reglemente och delegationsordning Kontakt med kommunalråd Olika minnesbilder Utbetalning av fakturor Analys Slutbedömning...6

3 1 Uppdrag Kommunrevisionen har uppmärksammats på att beslut om utanordning av bostadsanpassningsbidrag kan ha skett utan stöd av gällande delegationsordning. Beslut om bostadsanpassningsbidrag är ett myndighetsbeslut som formellt tas av socialnämnden. Mot den bakgrunden har kommunrevisionen gett EY i uppdrag att utreda omständigheterna i ärendet. 2 Bakgrund Personen NN ansökte om bostadsanpassningsbidrag. Förenklat kan sägas att ansökan bestod av tre delar. Socialförvaltningen beviljade en del och avslog två i maj NN var inte nöjd med socialnämndens avslag utan överklagade beslutet till förvaltningsrätten. I inlagan till förvaltningsrätten kompletterade NN sin anmälan. Förvaltningsrätten beslutade att NN skulle beviljas de två delar som kommunen avslagit. Kommunen överklagade förvaltningsrättens dom till kammarrätten. I kammarrättens dom fastställdes förvaltningsrättens dom, dvs. kommunens besvär lämnades utan bifall. Kommunen valde att överklaga kammarrättens beslut till högsta förvaltningsrätten som i juni 2012 meddelade att den inte beviljade kommunen prövningstillstånd. Därmed fastställdes kammarrättens beslut. Enligt lagstiftningen skall bostadsanpassningsåtgärder hanteras skyndsamt. Det aktuella ärendet är komplicerat och besår av flera olika insatser spridda över tid. Det är dessutom flera inblandade i frågan. Det är handläggning av ärendet efter kammarrättens dom som granskas närmare i denna promemoria. 3 Kostnader I granskningen framkommer att bostadsanpassningsåtgärder hos NN uppgår totalt till närmare Skr exkl. moms, varav ca Skr avser kostnader hänförliga till det första beslutet och resten avser kostnader efter högsta förvaltningsrättens beslut. Det som följs upp särskilt i denna granskning är hanteringen av besluten efter högsta förvaltningsrättens utslag, dvs. insatser motsvarande ca Skr inkl. moms. 4 Ursprunglig ansökan NN ansökte om bostadsanpassningsbidrag för följande insatser: kök, badrum, utemiljö och förvaringsutrymme för elrullstol. slutversion 2.docx 1 (1)

4 Socialutskottet beslutade bevilja anpassningsåtgärder avseende kök, badrum och installation av elstolpe, utemiljö och förvaringsutrymme för elrullstol. Den sammanlagda kostnaden för detta uppgick till Skr. I detta beslut avslogs nya väggskåp, vägghängd toalett, duschkabin med svängstol m.m. Det var detta beslut som NN överklagade och så småningom blev beviljad. 4.1 Ärendehanteringen Enligt de interna riktlinjer som finns för bostadsanpassningsbidrag är det en fråga för individ- och familjeomsorgens biståndshandläggare att handlägga. Biståndshandläggare inom IFO utreder inkommen ansökan om bostadsanpassningsbidrag och prövar den mot gällande lagstiftning. Samhällsbyggnadskontoret biträder med underlag för beslutsfattande, dvs. tar in offerter från entreprenörer som skall utföra insatserna för att insatsen skall kunna kostnadsberäknas. Utifrån ett sådant underlag tas sedan beslut om insatsen i socialutskottet utifrån funktion och kostnadsbedömning. 4.2 Reglemente och delegationsordning Enligt gällande reglemente hanteras frågor om bostadsanpassningsbidrag av socialnämnden. Beslutsordningen framgår av delegeringsordning inom socialnämnden. Enligt delegationsordning gäller följande: Beslut om bostadsanpassningsbidrag upp till ett prisbasbelopp tas av biståndshandläggare. Beslut om bostadsanpassningsbidrag upp till två prisbasbelopp tas av enhetschef inom individ- och familjeomsorg. Beslut om bostadsanpassningsbidrag därutöver tas av socialnämndens utskott. Socialförvaltningens princip är att bevilja insats för att tillgodose funktion, dvs. om den sökande vill ha en högre kvalitet än vad den enklaste funktionsanpassningen kräver får den sökande själv stå för merkostnaden. 4.3 Kontakt med kommunalråd Efter det att NN fått del av högsta förvaltningsrättens beslut i juni 2012 vände sig NN till kommunalrådet under början av september 2012 när, enligt NN, inget hade hänt. NN framförde klagomål och gav uttryck för att man övervägde att lämna in en JO-anmälan mot kommunen. Kommunalrådet uppfattade samtalet som besvärande för kommunen där den sökande hade framfört kritik mot handläggning, bemötande och att det hade tagit tid från det att högsta förvaltningsrättens beslut genomfördes. Kommunalrådet bad om ursäkt å kommunens vägnar och lovade att undersöka frågan. slutversion 2.docx 2 (2)

5 Enligt IFO-chefen tog biståndshandläggarna kontakt med samhällsbyggnadskontoret direkt efter förvaltningsrättens beslut för att få fram underlag till offerter. Ofullständig offert inkom i början av oktober Olika minnesbilder I intervju nu med kommunalrådet framhålls att han direkt efter samtalet med NN vände sig till ordförande i socialnämnden för att reda ut frågan. Ordförande i socialnämnden hänvisade till vice ordförande med motiveringen att hon ansåg sig jävig i frågan. Kommunalrådet hade sedan en inledande överläggning med vice ordförande i socialnämndens utskott om hur handläggningen skulle ske. Kommunalrådet fick då veta att kommunikationsprocessen inte fungerade smidigt mellan biståndshandläggare inom individ- och familjeomsorgen och personalen på samhällsbyggnadskontoret. Det är en uppfattning som personal och chefer inom de båda förvaltningarna tillbakavisar i intervjuer inför denna granskning. Enligt kommunalrådet enades parterna om att kommunalrådet skulle tala med samhällsbyggnadskontoret om att beviljade insatser skulle verkställas skyndsamt samtidigt som vice ordförande i utskottet skulle se till att utskottet tog nödvändiga formella myndighetsbeslut om insatserna. I intervju med vice ordförande i nämnden bekräftas att parterna hade ett samtal, men hon minns inte vad man kom överens om. Kommunalrådet träffade handläggaren på samhällsbyggnadskontoret för att diskutera ärendet. Handläggaren framförde att han inte fått kompletta offerter och att han väntade ytterligare någon offert. Kommunalrådet framhåller nu i intervjun att det kunde vara svårt att under rådande omständigheter då få fram fler offerter och att semestertider gjort att vissa leverantörer valt att inte lämna offert. Kommunen hade ramavtal. Dessa var att föredra framför att göra ny offertförfrågan med ytterligar tidsutdräkt som följd. Tjänstemannen uppfattade att frågan skulle verkställas direkt, dvs. upphandlas utan offertförfrågan. Det framgår även av ett mejl som tjänstemannen sände till biståndshandläggaren där insatsen beskrivs i termer av direktiv från kommunalrådet. Att tjänstemannen kunde uppfatta frågan så ifrågasätts i princip inte av kommunalrådet nu i samband med intervjun för granskningen. Kommunalrådet framhåller i sakgranskningen att han även vid samtalet med handläggaren på samhällsbyggnadskontoret hade informerat om att om det saknades formella myndighetsbeslut så skulle de tas fram via vice ordförande i socialnämnden. Enligt kommunalrådet handlade han utifrån att kommunen skulle verkställa de åtgärder som fastställdes av högsta förvaltningsrätten och att hanteringen behövde ske skyndsamt. slutversion 2.docx 3 (3)

6 Tjänstemannen på samhällsbyggnadskontoret vände sig till en leverantör med en beställning om att utföra uppdraget. När biståndshandläggarna fick information om att kommunalrådet hade tagit över handläggningen tog de upp frågan med den tillförordnade socialchefen och påtalade att de inte kunde ta ansvar för den fortsatta handläggningen eftersom ärendet inte skulle komma att handläggas i överensstämmelse med gällde riktlinjer. Den tillförordnade socialchefen uppges ha vänt sig till kommunchefen och informerat om att beslut om insatser tagits på oriktig grund och att förvaltningen så småningom skulle vägra betala fakturan. Enligt daganteckning inom socialförvaltningen skedde detta samtidigt som tjänstemannen på samhällsbyggnadskontoret meddelade att kommunalrådet givit direktiv om handläggningen av frågan. Kommunchefen uppges ha lovat att kommunledningsförvaltningen skulle ta över frågan. Enligt kommunchefen har hon bara kommit i kontakt med frågan i förbigående via ett hastigt möte med två biståndshandläggare i korridoren och där biståndshandläggare sagt att kommunalrådet lovat köksluckor i ett annat utförande än traditionellt vita enligt funktionsbedömning. Kommunchefen uppger i intervjun vid granskningen att hon inte i övrigt har varit involverad i denna fråga. Insatsen utfördes. Företaget fakturerade först en a-contofaktura motsvarande Skr exkl. moms i december Denna faktura attesterades av IFOchefen med motiveringen att den uppfattades höra till det första beslutet. Slutfakturan sändes till kommunen i slutet av oktober 2013, dvs. ett år efter det att arbetet inleddes. Kostnaden då uppgick netto till ca kr inkl. moms. 1 Fakturan överlämnades till kommunalrådet en vecka före förfallodag för attestering, med hänvisning till det tidigare fattade beslutet om handläggningen. Kommunalrådet uppger i intervju vid granskningen att han levde i tron att nödvändiga myndighetsbeslut hade tagits i vederbörlig ordning inom socialutskottet, i enlighet med den överenskommelse han anser ha skett med vice ordförande. När fakturan kom insåg han att så inte var fallet. Attestering av fakturan skedde av kommunalrådet. Det finns bara en beslutsattestering, ingen mottagningsattest, dvs. ingen som undersökt att de genomförda insatserna överensstämmer med beställningen. I sakgranskningen framhåller kommunalrådet att han gjorde en avstämning med handläggaren på samhällsbyggnadskontoret om att leverans skett i 1 Detta finns dokumenterat i en tjänsteanteckning av socialchefen den 25/11. Kommunalrådet har en annan bild av detta skeende. slutversion 2.docx 4 (4)

7 överensstämmelse med faktura. Kommunalrådet hade också en överläggning med ekonomichefen om hur attesteringen skulle gå till för att på så sätt hålla entreprenören skadefri och inte låta kommunen drabbas av dröjesmålsavgifter. Kommunledningsförvaltningen har tills vidare valt att bokföra kostnaden på ett balanskonto i väntan på utredning om hur kostnaderna skall fördelas i kommunen. 5 Utbetalning av fakturor Totalt har insatser motsvarande närmare Skr exkl. moms betalats ut för de aktuella anpassningsåtgärderna. Kommunalrådet har attesterat fakturor motsvarande ca Skr inkl. moms. Detta i strid med delegationsordning och beslutanderätt. Resterande fakturor har attesterats inom IFO. Formellt finns beslut om att bevilja bidrag för anpassningsåtgärder för sammanlagt ca Skr exkl. moms. Reellt har IFO betalat fakturor motsvarande ca Skr utöver beslutad ram utan formellt beslut i utskottet, d.v.s. nästan dubbelt så mycket. Socialförvaltningen framhåller i sakgranskningen att de efterlevt de rutiner som fanns för hantering av bostadsanpassningsåtgärder vid tillfället. Tidsutdräkt och kostnadsfördyring, uppfattar socialförvaltningen inte att de haft möjlighet att påverka i just detta ärende. 6 Analys Socialnämnden har till uppgift av fullmäktige att ansvara för myndighetsbeslut rörande bostadsanpassningsåtgärder. Det är både en rättighet och skyldighet. Det finns ingen annan instans som har den rätten i kommunen. Socialnämnden har också antagit en tydlig delegationsordning som klart anger att det är socialnämndens utskott som skall besluta om insatser över två basbelopp. Inför beslut i utskottet skall ärenden beredas av förvaltningen. Ärendet var dessutom av sådan art att högsta förvaltningsrätten fastställt att NN hade rätt till ansökta insatser. Insatserna skall åtgärdas skyndsamt enligt lagstiftningen. Det aktuella ärendet består av tre delar. Bara del ett kan sägas vara beslutad i formell ordning inom utskottet, i enlighet med gällande reglemente och delegationsordning. Resterande insatser är inte formellt beslutade av utskottet, inte heller av någon annan part i form av dokumenterat beslut. Å andra sidan skall de åtgärderna verkställas i konsekvens med högsta förvaltningsrättens beslut. Kommunalrådet har beslutsattesterat fakturor hörande till de två andra insatserna. Beslutsattesteringen är taget i strid med gällande delegationsordning. Det finns inget som visar att socialnämndens utskott hänskjutit frågan till kommunalrådet för avgörande. slutversion 2.docx 5 (5)

8 Beslutet av kommunalrådet kan inte anses förenligt med kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Uppsiktsplikten ger inte stöd för kommunstyrelsen att ta över myndighetsbeslut eller att lägga sig i en nämnds handläggning av sina ärenden. Beslutsfattandet får därmed anses felaktigt. Ansvaret för felaktigheten ligger formellt på kommunalrådet. 2 Besluten inom IFO om verkställighet av insatserna har heller inte varit helt förenliga med gällande formella beslut. IFO har attesterat fakturor till ett belopp av sammanlagt ca Skr. exkl. moms när det endast finns beslut om insatser motsvarande ca Skr. En effekt av hur frågan kom att hanteras blev dessutom att delar av insatsen blev dyrare för kommunen än den skulle ha behövt bli om man följt gällande regelverk. I samband med ändringar av köket sattes något dyrare lösningar in än vad ett normalt biståndsbeslut tar sikte på att motsvara. 6.1 Slutbedömning Handläggningen av bostadsanpassningsåtgärderna har i detta fall två formella brister. Nämnden har inte tagit följdbeslut för de kostnadsfördyringar som gjorts inom ramen för det första beslutet. Kommunalrådet har inte haft rätt att beslutsattestera åtgärderna på det sätt som skett. Dessa åtgärder är dessutom inte formellt beslutade i någon instans. Båda bristerna bedöms som anmärkningsvärda. Socialnämnden kan inte frånsäga sig ett ärende bara för att kommunalrådet agerar i frågan. Den har en skyldighet och rättighet att agera och säkerställa att beslutsfattandet blir förenligt med korrekta myndighetsbeslut. Kommunen hade vidare en skyldighet att skyndsamt ombesörja anpassningsåtgärderna efter högsta förvaltningsrättens ställningstagande. Mot bakgrund av detta har insatser verkställts, även om handläggningen inom kommunen blivit bristfällig. Socialnämnden rekommenderas att se över och dokumentera sina rutiner. 2 Kommunalrådet delar inte denna beskrivning. Han framhåller att han hjälpt utskottet att efterkomma ett myndighetsbeslut och att han hela tiden levt i tron att myndighetsbeslut fattats av utskottet. slutversion 2.docx 6 (6)

9 slutversion 2.docx 7 (7)