IP Office Använda one-x Portal for IP Office Utgåva 09b - (02 May 2014)

Transkript

1 Utgåva 09b - (02 May 2014)

2 2014 AVAYA Avaya Inc. Med ensamrätt. Meddelande Rimliga ansträngningar har gjorts för att säkerställa att informationen i detta dokument är korrekt och fullständig vid tryckningen men Avaya påtar sig inget ansvar för eventuella fel. Avaya förbehåller sig rätten att utan föregående meddelande till någon person eller organisation göra ändringar och rättelser i informationen i detta dokument. Mer support hittar du i det fullständiga dokumentet Avaya Support Notices for Hardware Documentation (Avaya supportmeddelanden för maskinvarudokumentation), dokumentnummer Mer support hittar du i det fullständiga dokumentet Avaya Support Notices for Software Documentation (Avaya supportmeddelanden för programvarudokumentation), dokumentnummer Du hittar det här dokumentet på vår webbplats på adressen Sök efter dokumentnumret i sökrutan. Friskrivning avseende dokumentationen Dokumentation innebär information publicerad av Avaya i olika medier, bland annat produktinformation, bruksanvisningar och specifikationer som Avaya gör tillgängliga för sina produktanvändare. Dokumentationen omfattar inte marknadsföringsmaterial. Avaya ansvarar för ändringar, tillägg eller strykningar i ursprungsversionen av detta dokument enbart om dessa har gjorts av Avaya. Slutanvändaren samtycker till att gottgöra och hålla Avaya, Avayas representanter och anställda skadeslösa från alla yrkanden, stämningar, krav och domar som uppstår utifrån, eller i samband med, efter detta document följande ändringar, tillägg eller borttagningar, i den mån de görs av slutanvändaren. Friskrivning avseende länkar Avaya ansvarar inte för innehållet i, eller tillförlitligheten hos, länkade webbplatser som nämns på denna webbplats eller i dokument som tillhandahålls av Avaya. Avaya ansvarar inte för att information, framställningar eller innehåll som ges på dessa webbplatser är riktiga och stödjer inte nödvändigtvis produkterna, tjänsterna eller informationen som beskrivs och tillhandahålls på dem. Avaya garanterar inte att dessa länkar alltid fungerar och har ingen kontroll över tillgängligheten för de länkade sidorna. Garanti Avaya tillhandahåller en begränsad garanti på sina maskin- och programvaru( produkter ). Villkoren för den begränsade garantin beskrivs i försäljningsavtalet. Avayas standardgarantivillkor samt information angående support för produkten under garantitiden finns tillgänglig för Avayas kunder och andra parter på Avayas supportwebbplats: Observera att om du köpte produkten hos en auktoriserad Avaya-återförsäljare utanför USA och Kanada, tillhandahålls garantin av återförsäljaren och inte av Avaya. Med Programvara avses datorprogram i objektkod, levererade av Avaya eller en Avayakanalpartner, antingen som fristående produkter eller förinstallerade i maskinvara, samt eventuella relaterade uppgraderingar, uppdateringar, felkorrigeringar eller ändrade versioner. Licenser VILLKOREN FÖR PROGRAMVARA SOM FINNS PÅ AVAYAS WEBBPLATS, GÄLLER ALLA SOM HÄMTAR, ANVÄNDER OCH/ELLER INSTALLERAR AVAYA-PROGRAMVARA SOM KÖPS FRÅN AVAYA INC., DOTTERBOLAG TILL AVAYA ELLER AUKTORISERADE AVAYA-ÅTERFÖRSÄLJARE (BEROENDE PÅ DET SOM ÄR TILLÄMPLIGT) I ENLIGHET MED AFFÄRSAVTAL MED AVAYA ELLER MED EN AUKTORISERAD AVAYA-ÅTERFÖRSÄLJARE. OM INGET ANNAT SKRIFTLIGEN AVTALATS MED AVAYA, ÖVERFÖR INTE AVAYA DENNA LICENS, OM PROGRAMVARAN ANSKAFFADES FRÅN NÅGON ANNAN ÄN AVAYA, ETT AVAYA-DOTTERBOLAG ELLER EN AUKTORISERAD AVAYA-ÅTERFÖRSÄLJARE. AVAYA FÖRBEHÅLLER SIG RÄTTEN ATT VIDTA RÄTTSLIGA ÅTGÄRDER MOT DIG ELLER NÅGON ANNAN SOM ANVÄNDER ELLER SÄLJER PROGRAMMET UTAN EN LICENS. GENOM ATT INSTALLERA, HÄMTA ELLER ANVÄNDA PROGRAMVARAN ELLER TILLÅTA ANDRA ATT GÖRA DETTA GODKÄNNER DU, FÖR EGEN DEL OCH FÖR DEN ENHET FÖR VILKEN DU INSTALLERAR, HÄMTAR ELLER ANVÄNDER PROGRAMVARAN (SOM NEDAN MED SAMMA INNEBÖRD KALLAS DU ELLER SLUTANVÄNDAREN ), DESSA VILLKOR OCH INGÅR ETT BINDANDE AVTAL MELLAN DIG OCH AVAYA INC. ELLER ETT TILLÄMPLIGT AVAYA-DOTTERBOLAG ( AVAYA ). Avaya ger dig en licens som omfattas av de licenstyper som beskrivs nedan, med undantag för Heritage Nortel-programvaran, för vilken licensens omfattning beskrivs nedan. När ingen licenstyp anges explicit i orderdokumentationen, så är licensen en Licens för avsedda system. Det antal licenser och enheter för vilka licensen ges är en (1), såvida inte ett annat antal licenser eller enheter anges i dokumentationen eller annat material du har tillgång till. Angiven processor innebär en enda fristående datorenhet. Server innebär en avsedd processor som är värd för en programvara som flera användare har åtkomst till. Licenstyper Licens för avsedda system (AS). Slutanvändare får endast installera och använda varje kopia av programmet på upp till det antal processorer som anges i ordern. Avaya kan kräva att en angiven processor identifieras i ordern med typ, serienummer, funktionsnyckel, plats eller specific tilldelning, eller att de här uppgifterna tillhandahålls av slutanvändaren elektroniskt på sätt som bestäms av Avaya för detta ändamål. Samtidig användarlicens (CU). Slutanvändaren får installera och använda programmet på flera angivna processorer eller på en eller flera servrar, förutsatt att endast det licenserade antalet enheter ansluter och använder programmet vid en given tidpunkt. En Enhet är en enhet på vilken Avaya, enligt eget gottfinnande, baserar sin prissättning av licenser och kan utan begränsning vara en agent, port eller användare, ett e-post- eller röstbrevlådekonto för en person eller en företagsbefattning (t.ex. webbmaster eller support), eller en katalogpost i den administrative databasen som används av programmet som tillåter att en användare använder programmet. Enheter kan länkas till en specifik, identifierad server. Databaslicens (DL). Slutanvändaren får installera och använda varje kopia av programmet på en eller flera servrar förutsatt att var och en av servrarna på vilka programmet är installerat kommunicerar med endast en instans av samma databas. Sida 2

3 CPU-licens (CP). Slutanvändaren får installera och använda varje kopia av programmet på ett antal servrar upp till det antal som anges i ordern, förutsatt att servrarnas prestanda inte överskrider de prestanda som har angetts för Programmet. Slutanvändaren får inte ominstallera eller använda programmet på servrar med högre prestanda utan Avayas tillstånd och betalning av en uppgraderingsavgift. Namngiven användarlicens (NU). Du får: (i) installera och använda programmet på en angiven processor eller server per auktoriserad namngiven användare (termen definieras nedan), eller (ii) installera och använda programmet på en server förutsatt att endast namngivna användare använder programmet. Namngiven användare betyder en användare eller enhet som uttryckligen har auktoriserats av Avaya att använda programmet. En namngiven användare kan, enligt Avayas gottfinnande och utan begränsning, anges med namn, företagsbefattning (t.ex. webbmaster eller support), ett e-post- eller röstbrevlådekonto för en person eller företagsbefattning, eller en katalogpost i den administrativa databasen som används av programmet och som tillåter att en användare använder programmet. Förpackningslicens (Shrinkwrap License) (SR). Du får installera och använda programmet enligt villkoren i tillämpliga licensavtal, t.ex. förpacknings- eller klicklicenser som medföljer eller gäller programmet ( shrinkwraplicens ). Heritage Nortel-programvaran Heritage Nortel-programvaran avser den programvara som Avaya anskaffade som ett led i deras köp av företaget Nortel Enterprise Solutions i december Heritage Nortel-programvaran som för närvarande licensieras av Avaya är den programvara som finns med i listan över Heritage Nortel-produkter under länken Heritage Nortel Products på adressen För Heritage Nortel-programvaran ger Avaya kunden en licens att använda den Heritage Nortel-programvara som tillhandahålls i enlighet med det här avtalet endast upp till nivån för den auktoriserade aktiveringen eller auktoriserade användningen, endast i de syften som anges i dokumentationen och endast inbäddat i, för körning på eller (om den gällande dokumentationen tillåter installation på utrustning från andra leverantörer än Avaya) för kommunikation med utrustning från Avaya. Avgifter för Heritage Nortelprogramvaran kan baseras på den omfattning av aktivering eller användning som auktoriserats i enlighet med en order eller faktura. Upphovsrätt Om ingenting annat uttryckligen anges får materialet på denna webbplats, i dokumentationen, programvaran eller maskinvaran som tillhandahålls av Avaya inte användas. Allt innehåll på denna webbplats, i dokumentationen och produkten som tillhandahålls av Avaya, inklusive urval, organization och utformning av innehållet, ägs av Avaya eller dess licensgivare och skyddas av upphovsrätt och andra lagar om immateriell egendom inklusive sui generis-rättigheter som avser skydd av databaser. Det är inte tillåtet att ändra, kopiera, reproducera, ompublicera, ladda upp, anslå, överföra eller på något annat sätt distribuera innehållet, inklusive programkod och programvara, såtillvida detta inte uttryckligen tillåts av Avaya. Otillåten reproduktion, överföring, spridning, lagring eller användning utan uttryckligt tillstånd från Avaya kan medföra straff- eller civilrättsliga påföljder. Virtualisering Varje vappliance-enhet har ett eget beställningsnummer. Observera att varje instans av en vapplianceenhet måste beställas separat. Om en slutkonsument eller Affärspartner vill installera två stycken av samma typ av vappliance-enhet, måste två vappliance-enheter av den typen beställas. Varje Produkt har ett eget beställningsnummer. Observera att varje instans av en Produkt måste licensieras och beställas separat. Med Instans avses en unik kopia av Programvaran. Exempel: om en slutkonsument eller Affärspartner vill installera två instanser av samma typ av Produkt, måste två Produkter av den typen beställas. Tredjepartskomponenter Tredjepartskomponenter avser viss programvara eller delar därav som ingår i programvaran och som kan innehålla programvara (inklusive programvara med öppen källkod) som distribueras enligt tredjepartsavtal ( Tredjepartskomponenter ), som innehåller villkor avseende rättigheter att använda vissa delar av programvaran ( Tredjepartsvillkor ). Information angående distribuerad Linuxkällkod (för de produkter som har distribuerad Linuxkällkod) och identifiering av tredjepartskomponenternas upphovsrättsinnehavare och de tredjepartsvillkor som gäller finns i dokumentationen eller på Avayas webbplats på: Du godkänner tredjepartsvillkoren för alla sådana tredjepartskomponenter. Anmärkning till tjänsteleverantörer Produkten kan innehålla tredjepartskomponenter med tredjepartsvillkor som inte tillåter värdtjänster, och som kan behöva licensieras var för sig för användning i sådana syften. Förhindra telefonkapning "Telefonkapning" avser obehörig användning av ditt telekommunikationssystem av en obehörig användare (t.ex. en person som inte är anställd, representant eller underleverantör eller som inte arbetar åt ditt företag). Var uppmärksam på att det finns risk för telefonkapning på ditt system. Om detta inträffar kan det leda till en avsevärd ökning av avgifterna för telekommunikation. Avayas åtgärder mot telefonkapning Om du misstänker att du utsätts för telefonkapning och behöver teknisk hjälp eller support, ring Technical Service Center Toll Fraud Intervention Hotline på i USA och Kanada. Du hittar ytterligare supporttelefonnummer på Avayas supportwebbplats: Misstänkta säkerhetsproblem med Avaya-produkter ska rapporteras till Avaya. Skicka ett e-postmeddelande till: securityalerts@avaya.com. Varumärken Varumärkena, logotyperna och tjänstemärkena ( märken ) som visas på denna webbplats, I dokumentationen och på produkten som tillhandahålls av Avaya, är registrerade eller icke-registrerade märken som tillhör Avaya, dess dotterbolag eller tredje part. Användare får inte använda sådana märken utan föregående skriftligt medgivande från Avaya eller sådan tredje part som kan äga märket. Inget på denna webbplats, i dokumentationen och på produkten ska tolkas genom implikation, rättegångshinder eller på något annat sätt som ett tillstånd till en licens eller annan rättighet till märkena utan uttryckligt skriftligt tillstånd från Avaya eller den tredje parten. Avaya är ett registrerat varumärke som tillhör Avaya Inc. Alla varumärken som inte tillhör Avaya tillhör sina respektive ägare. Linux är ett registrerat varumärke som tillhör Linus Torvalds i USA och andra länder. Hämta dokumentation De aktuella versionerna av dokumentationen finns på Avayas supportwebbplats: Sida 3

4 Kontakta Avayas support Besök Avayas supportwebbplats på för att få produktmeddelanden och artiklar eller för att rapportera ett problem med Avaya-produkten. Om du vill ha en lista över supporttelefonnummer och kontaktadresser kan du besöka Avayas supportwebbplats på bläddra till botten av sidan och välja alternativet Contact Avaya Support. Sida 4

5 Contents Innehåll 3.18 Agentstyrning Kontroll för tvillingbildningssamtal one-x Portal for IP Office 4. Konferenssamtal 1.1 Hur gör jag för att Logga in Logga... in med externa klienter 1.3 Logga ut 1.4 Din närvaro och status Visa... närvarostatus 1.5 Kommentarer om telefonen 1.6 Snabbdelning Ändra layout 2.1 Välja ett skal 2.2 Ändra kolumnbredden 2.3 Visa/dölj gadgetar 2.4 Lägg till externa gadgetar 2.5 Maximera en gadget 2.6 Ändra storlek på en gadget 2.7 Flytta gadgetar 2.8 Standardlayout 2.9 Lägga till en anpassad flik 2.10 Ta bort en anpassad flik Konfigurera en konferens 4.2 Identifiering av ledare i konferensen 4.3 Identifiering av talare i konferensen 4.4 Göra om väntkopplade samtal till en konferens 4.5 Lägga till ytterligare ett samtal till en konferens 4.6 Stänga av ljudet för konferensdeltagare 4.7 Lägga på en deltagare i en konferens 4.8 Lägga på alla deltagare i en konferens 4.9 Låsa en Möt mig-konferens 4.10 Parkera ett konferenssamtal 4.11 Väntkoppla en konferens 4.12 Kontroller för konferenssamtal 4.13 Gruppkonferenssamtal 4.14 Konfigurera ditt konferensnummer Privat Möt mig-konferens Samtalslogg Med samtalsloggen Ringa ett samtal från samtalsloggen Lägga till en uppringare i din adressbok Söka efter snabbmeddelandesamtal Ringa och besvara samtal Samtalsuppgifter Samtalsknappar Samtalsikoner Ringa ett samtal från gadgeten Samtal med knappsatsen från adressboken från samtalsloggen från röstbrevlådan 3.5 Besvara ett samtal 3.6 Hämta ett samtal 3.7 Obesvarade samtal 3.8 Avsluta ett samtal 3.9 Stänga av ljudet för ett samtal 3.10 Väntkoppla samtal Väntkoppla ett samtal Återta ett väntkopplat samtal Avsluta ett väntkopplat samtal 3.11 Växla mellan samtal 3.12 Spela in ett samtal 3.13 Överföra samtal Göra en oövervakad överföring Göra en övervakad överföring Överföra samtal med adressboken 3.14 Parkera samtal Konfigurera dina parkeringsfack Parkera ett samtal Återuppta ett samtal 3.15 Skicka DTMF-toner 3.16 Skicka snabbmeddelande till andra användare Gå vidare från ett snabbmeddelande till röstsamtal Stör ej Adressböcker 6.1 Visa adressböckerna 6.2 Adressboksikoner 6.3 Söka i adressböckerna 6.4 Ringa ett samtal 6.5 Överföra ett samtal 6.6 Lägga till en ny kontakt i den privata adressboken Lägga... till en kontakt från systemadressboken Lägga... till en uppringare från samtalsloggen Lägga till en röstbrevlådeuppringare i adressboken Redigera en privat kontakt 6.8 Ta bort en kontakt i den privata adressboken 6.9 Lägga till en privat kontaktgrupp Outlook-grupp Exportera/importera privata adressböcker 6.11 Skicka e-post till en kontakt 6.12 Skicka snabbmeddelande till en kontakt 6.13 Lägga till en kontakt i konferensbryggan Möt mig Profiler 7.1 Profilen Upptäckt 7.2 Välja profil 7.3 Redigera en profil 7.4 Lägga till en profil 7.5 Profilinställningar Samtalshämtning Mobilitet... - Använd ordinarie bordstelefon Mobilitet... - Vidarekoppla Mobilitet... - Mobil tvillingkoppling Mobilitet... - TeleCommuter-läge Röstbrevlåda Sida 5

6 8. Röstbrevlåda 8.1 Röstmeddelandefiltrering 8.2 Kontrollera röstmeddelanden 8.3 Ringa till någon som har lämnat ett meddelande 8.4 Växla mellan telefon- och datoruppspelning 8.5 Lägga till en uppringare i din privata adressbok 8.6 Ändra röstbrevlådekod 8.7 Spela in hälsningar i röstbrevlådan 8.8 Välj hälsning i röstbrevlådan mybuddy Kommandot hjälp Kommandospråket för mybuddy Aviseringar Samtalshantering Spara hem- och mobilnummer 9.5 Följa en annan användare 9.6 Styra en konferens 9.7 Hitta en kontakt Konfiguration 10.1 Snabbtangenter 10.2 Parkeringsfack 10.3 Ljudkonfiguration Undantag för proxyserver 10.4 Snabbmeddelande/närvaro Meddela samtalsstatus Ladda upp en avatarbild Konfigurera snabbmeddelanden/samlad närvaro... med Google Talk 10.5 Stör ej-undantag 10.6 Gadgeten Världstid 10.7 Språk 10.8 Aviseringar Aktivera aviseringar i Google Chrome Aktivera skrivbordsaviseringar för... snabbmeddelanden i Firefox Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden... i Internet Explorer 10.9 Säkerhet Terminaltjänster 12. one-x Call Assistant 12.1 Systemkrav för one-x Call Assistant Maskinvarukrav Programvarukrav 12.2 one-x Call Assistant-ikoner 12.3 Installera one-x Call Assistant 12.4 Starta one-x Call Assistant 12.5 Starta one-x Portal for IP Office 12.6 Inställningar för one-x Call Assistant Anslutning Uppringning med snabbknapp Skärm-popup Loggning Meddelandeinställningar Meddelandealternativ Konfigurera uppringningsregler Extrafunktioner för one-x Call Assistant Hjälpmedel för one-x Call Assistant one-x Call Assistant-meddelanden Röstmeddelanden Missade samtal Funktioner för flera språk Hjälpmenyn Meddelande om ny version Terminaltjänster Säker kommunikation Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook 13.1 Systemkrav för Avaya IP Office Plug-in Maskinvarukrav Programvarukrav Microsoft Outlook -versioner 13.2 Installera Avaya IP Office Plug-in 13.3 Logga in 13.4 Logga ut 13.5 Inställningar för Avaya IP Office Plug-in Anslutning Användare Loggning Konfigurera uppringningsregler Profiler 13.6 Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Visa adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Ikoner i adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Söka i adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Ringa samtal från adressböcker i Avaya IP... Office Plug-in Skicka snabbmeddelanden till en kontakt i Avaya... IP Office Plug-in Skicka e-post till en kontakt Visa senaste kommunikationer Lägga till en ny kontakt i den privata adressboken i Avaya IP Office Plug-in Redigera en kontakt i den privata adressboken... i Avaya IP Office Plug-in Ta bort en kontakt från den privata adressboken... i Avaya IP Office Plug-in Lägga till en grupp i den privata adressboken... i Avaya IP Office Plug-in 13.7 Ringa ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Ange namn eller nummer Använda knappsatsen Lägga till en kontokod och ett ämne Ringa upp en kontakt med klickuppringning 13.8 Samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in Integrera samtal med Outlook-funktioner Besvara ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Stänga av ljudet för ett samtal Väntkoppla eller återuppta ett samtal Överföra ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Avsluta ett samtal Sida 6

7 Contents Starta ett konferenssamtal 13.9 Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Klickuppringning Avatar Samtalslogg Kontaktadressbok Kontaktsynkronisering i Outlook Närvaroinformation Röstbrevlådealternativ Funktioner för flera språk Skicka ett snabbmeddelande Terminaltjänster Säker kommunikation Systemadministratör Small Community Network Övervakad överföring Oövervakad överföring 180 Index Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 14.1 Systemkrav för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 14.2 Installera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 14.3 Starta Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 14.4 Integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Säker kommunikation Hantera Call Center-användare 14.5 Skärm-popupfunktion Skärm-popupinställningar Skärm-popup 14.6 Logga in i one-x Portal for IP Office 14.7 Logga ut från one-x Portal for IP Office 14.8 Ringa ett samtal Använda knappsatsen Söka bland kontakter Skriva numret 14.9 Samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Besvara ett samtal Stänga av eller slå på ljudet för ett samtal Väntkoppla eller återuppta ett samtal Avsluta ett samtal Överföra ett samtal Ordlista 15.1 Ad hoc-konferens 15.2 Visningsknappar 15.3 Auto Hold (Väntkoppla automatiskt) 15.4 Upptagen 15.5 Konferensledare 15.6 Stör ej 15.7 Vidarekoppla vid inget svar 15.8 Vidarekoppling vid upptaget 15.9 Vidarekoppla till Snabbdela Grupp IP Office Logga in/logga ut Möt mig-konferens Parkera Primär telefon Sida 7

8 Kapitel 1. one-x Portal for IP Office Sida 8

9 one-x Portal for IP Office: 1. one-x Portal for IP Office one-x Portal for IP Office är ett program som körs på en webbserver som är ansluten till IP Office-telefonsystemet Med en webbläsare kan du komma åt one-x Portal for IP Office och använda det till att utföra åtgärder som att: 179. Styra din telefon och telefonsamtal. Visa uppgifter om samtal och adressböcker för kontakter. Konfigurera inställningar som påverkar hur dina samtal behandlas av telefonsystemet. Konferenssamtal. I den här dokumentationen beskrivs användningen av one-x Portal for IP Office version 9.0. Sida 9

10 1.1 Hur gör jag för att... Logga in 11 /Logga ut 17 Ändra layout för one-x Portal for IP Office Välja ett skal Ändra kolumnbredden 25 Lägg till externa gadgetar Flytta en gadget Maximera en gadget 26 Visa/dölja en gadget Ändra storlek på en gadget 26 Ange standardinställningar för layout Lägga till en anpassad flik Ta bort en anpassad flik 27 Ringa och besvara samtal Ringa ett samtal Besvara ett samtal 34 Obesvarade samtal Väntkoppla samtal Överföra samtal 30 Avsluta ett samtal 38 Parkera samtal 42 Skicka snabbmeddelande till andra användare (chatt) 48 Aktivera mobil tvillingkoppling Omvandla väntkopplade samtal till ett konferenssamtal 57 Använda min samtalslogg Använda samtalsloggen Stänga av ljudet för konferensdeltagare 59 Låsa en Möt mig-konferens 60 Använda konferenssamtalskontroller Väntkoppla ett konferenssamtal Gå med i en privat Möt migkonferens Ringa ett samtal från samtalsloggen Visa adressböckerna 47 Identifiera konferenstalaren 56 Lägga till ytterligare en part till en konferens Använda adressböckerna Skicka DTMF-toner 54 Lägga på en deltagare i en konferens Lägga på alla deltagare i en 59 konferens 60 Konfigurera konferensnumret 42 Använda agentstyrning 49 Identifiera konferensledaren 54 Parkera ett konferenssamtal Spela in ett samtal Starta och hantera konferenssamtal Konfigurera en konferens Välja Stör ej 37 Stänga av ljudet för ett samtal 38 Växla mellan samtal 39 Hämta ett samtal Lägga till ett samtalsloggnummer i min adressbok Visa användarstatus i adressboken 71 Söka i adressböckerna Ringa samtal från adressboken Redigera en adressbokskontakt Skicka e-post till en kontakt Lägga till en adressbokskontakt Överföra ett samtal från adressboken 74 Ta bort en adressbokskontakt Lägga till en kontaktgruppsflik Skicka snabbmeddelande till en kontakt 80 Skapa och använda profiler Använda profilen 'Upptäckt' Lägga till en ny profil Välja en aktiv profil 85 Konfigurera profilen 86 Redigera en profil 85 Sida 10

11 one-x Portal for IP Office: Hur gör jag för att... Få åtkomst till och använda röstbrevlådan Aktivera/inaktivera röstmeddelandefiltrering Kontrollera röstmeddelanden Lägga till en röstbrevlådeuppringare i min adressbok 96 Välja röstbrevlådehälsningar Spela in röstbrevlådehälsningar Ringa till någon som har lämnat ett meddelande 95 Ändra min röstbrevlådekod Använd kommandot Hjälp 100 Få aviseringar Följa en annan användare 102 Styra en konferens Konfigurera min one-x Portal for IP Office Ändra mina snabbtangenter 107 Konfigurera snabbmeddelande/ närvaro 108 Välja språk Växla mellan telefon och datoruppspelning 95 Använda mybuddy 94 Hantera samtal Kommandospråket för mybuddy Konfigurera parkeringsfack Ställa in Stör ej-undantag Aktivera ljud Konfigurera världstiden Använda one-x Call Assistant (endast Windows-datorer) Kontrollera systemkraven för one-x Call Assistant 121 Visa ikoner för one-x Call Assistant Starta one-x Call Assistant Starta one-x Portal for IP Office 123 Installera one-x Call Assistant Konfigurera one-x Call Assistant Använda extrafunktioner för one-x Call Assistant 130 Använda Avaya IP Office Plug-in för Microsoft Outlook Kontrollera systemkraven för Avaya IP Office Plug-in 136 Logga ut från Avaya IP Office Plug-in 141 Använd samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in Installera Avaya IP Office Plug-in 137 Konfigurera Avaya IP Office Plug-in 141 Använd extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Logga in i Avaya IP Office Plug-in 138 Ringa ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Använda Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Kontrollera systemkraven för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Installera Avaya IP Office Plug-in for Starta Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 169 Salesforce.com Använd skärm-popupfunktionen Integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com med one-x Portal for Ringa ett samtal 174 IP Office 169 Logga ut från one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Logga in i one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 173 Använda samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Logga in one-x Portal for IP Office är licensierat via de licenser som systemadministratören 180 angett i IP Office-systemet 179. De konfigurerar också vilka IP Office-användare som tillåts använda one-x Portal for IP Office. Om du är licensierad att använda one-x Portal for IP Office behöver du följande för att logga in: Dator Du behöver en dator med nätverksanslutning till one-x Portal for IP Office-servern. Webbläsare one-x Portal for IP Office har testats med följande webbläsare: Google Chrome 23 Internet Explorer 8.0/9.0/10.0 Sida 11

12 Mozilla Firefox 16/17 Safari 6.0 Webbläsaren bör ha Javascript aktiverat. Obs!Som standard är Javascript aktiverat i Internet Explorer. Om du vill använda ljud, exempelvis ringsignaler när du har samtal som väntar, eller uppspelning av röstmeddelanden på datorn, måste en mediespelare som Windows Media Player eller Quick Time vara installerad. Om du använder Internet Explorer kontrollerar du att alternativet Spela upp ljud i webbsidor är aktiverat ( Verktyg Internetalternativ Avancerat Multimedia). För alternativet Kom ihåg mig på den här datorn som visas på inloggningsmenyn krävs att webbläsaren tillåter cookies. IP Office Extension one-x Portal for IP Office kan användas på de flesta telefoner med stöd för telefonsystemet Avaya IP Office. Användarnamn Du behöver det användarnamn för IP Office som administratören har ställt in. Observera att detta inte nödvändigtvis är samma namn som visas i telefonens teckenfönster. Lösenord Ditt IP Office-lösenord. Observera att detta kan skilja sig från din telefoninloggningskod också. 180 om du har en sådan IP-adress Du behöver IP-adressen eller FDQN för one-x Portal for IP Office-servern. one-x Portal for IP Office 9.0 har stöd för brasiliansk portugisiska, nederländska, engelska (brittisk och amerikansk), franska, tyska, italienska, latinamerikansk spanska, polska, ryska, förenklad kinesiska, svenska och turkiska. Du kan ställa in önskat språk på inloggningssidan för användare. Ställ bara in språket när du öppnar one-x Portal första gången i en webbläsare. Så här ställer du in önskat språk: 1. Logga in som användare. 2. Välj språk i listan Språk. 3. Klicka på Logga in. Obs!Det språk du har ställt in gäller bara för one-x Portal. Den här inställningen påverkar inte språket på andra webbplatser som du når via webbläsaren. Logga in 1. I webbläsaren går du till där <servernamn> är namnet eller IP-adressen för servern och <serverport> är det portnummer som tilldelats för one-x Portal for IP Office. Obs! one-x Portal for IP Office 9.0 har fortsatt stöd för URL-adressen inyama.html Inloggningssidan visas. Om sidan är tom är din webbläsare inte konfigurerad för stöd för Javascript och kan inte användas för one-x Portal for IP Office. Kontakta systemadministratören för att aktivera Javascript. 2. Ange ditt Användarnamn och Lösenord. 3. (Valfritt) Om du vill spara användarnamnet och lösenordet i datorn markerar du kryssrutan Kom ihåg mig på den här datorn. Markera bara det här alternativet om du är den enda personen som använder datorn. 4. Om du vill använda one-x Portal for IP Office till att logga in på en anknytning i telefonsystemet, din hemtelefon eller mobiltelefon klickar du på Logga in på telefon. Om du vill logga in på en anknytning i telefonsystemet markerar du kryssrutan Logga in min telefon och anger anknytningsnumret i fältet Grundanknytning. Mer information finns i Mobilt skrivbord 21. Obs! Se till att SIP SoftPhone är aktiv. Sida 12

13 one-x Portal for IP Office: Logga in Om du vill logga in på din hemtelefon eller mobiltelefon markerar du kryssrutan Logga in via TeleCommuter och anger telefonnumret i fältet TeleCommuter-nummer. Mer information finns i TeleCommuter Klicka på Logga in. Om inloggningen misslyckas visas ett av följande meddelanden i one-x Portal for IP Office: "Ogiltiga användaruppgifter" innebär att användarnamnet eller lösenordet är felaktigt. "Din telefon har loggats ut. Logga in din telefon och försök igen" innebär att du inte är inloggad på en IP Officetelefon för närvarande. "Ingen licens kunde tilldelas dig. Kontakta din administratör" innebär att du antingen inte har licens för att använda one-x Portal for IP Office eller att one-x Portal for IP Office inte kunde ansluta dig till telefonsystemet. Sida 13

14 "Csta-resurs är inte tillgänglig" innebär att din webbläsare saknar stöd för one-x Portal for IP Office Logga in med externa klienter Du kan logga in i one-x Portal for IP Office även när du är på resande fot om du är konfigurerad som en användare av one-x Portal for IP Office Du kan logga in i one-x Portal for IP Office med hjälp av externa snabbmeddelandeklienter som Pidgin i en Microsoft Office- och Linux-miljö, One Team på en iphone, och Adium i en Apple Macintosh-miljö. Innan du börjar: 1. Hämta och installera: a. Pidgin i en Microsoft Office- och Linux-miljö. B. One Team på en iphone. C. Adium i en Apple Macintosh-miljö. 2. one-x Portal for IP Office användarnamn och lösenord. Undantag för inloggningsuppgifter på en extern XMPP-klient Användarnamn: Om ditt användarnamn för one-x Portal for IP Office innehåller blanksteg så är användarnamnet på den externa klienten utan blanksteg. Lösenord: Om lösenordet inte angetts för one-x Portal for IP Office så är lösenordet på den externa klienten ditt anknytningsnummer Huvudsidan one-x Portal for IP Office består av två flikar eller sidor; huvudfliken och Konfigurera huvudfliken beskrivs nedan. Namnlist 107. Elementen som visas på 18 I namnlisten visas information om dig själv. Verktygsfält Verktygsfältet längst ned används för att komma åt kontroller för one-x Portal for IP Officesutseende ikoner för minimerade gadgetar 25. Samtalsgadget 25 och för att visa 30 I gadgeten Samtal visas uppgifter om dina nuvarande samtal, med en underflik för varje samtal. Textrutorna längst upp i gadgeten kan användas för att ringa nya samtal. Sida 14

15 one-x Portal for IP Office: Logga in Samtalslogg 66 I gadgeten Samtalslogg visas samtalsloggen som sparas i telefonsystemet. Adressbok 71 I gadgeten Adressbok visas ett antal olika adressböcker. Adressboken Privat är dina egna privata kontakter. Adressboken System innehåller delade adressbokskontakter som sparas i telefonsystemet samt uppgifter om andra användare och grupper 179 i telefonsystemet. I adressboken Extern kan du söka i andra adressböcker. Åtkomsten till den har konfigurerats av systemadministratören 180. Sida 15

16 Meddelanden 94 I gadgeten Meddelanden visas uppgifter om meddelanden i din röstbrevlåda. Du kan använda gadgeten för att spela upp meddelanden via telefonen eller via webbläsaren om den har funktioner för multimedia. Världstid 112 I gadgeten Världstid visas aktuell tid i olika tidzoner som du valt. Du kan välja att visa tidszoner i en bandvy eller en klockvy. Sida 16

17 one-x Portal for IP Office: Logga in Agentstyrning 49 Om du också är Customer Call Reporter-agent visas den här gadgeten. Du kan använda den för att visa ditt aktuella agentläge och för att ändra läget. Du kan också använda den till att ändra ditt medlemskap i de olika Customer Call Reporter-köer du tillhör. 1.3 Logga ut När du inte längre vill använda one-x Portal for IP Office ska du klicka på länken Logga ut som visas i längst upp till höger. Då avslutas din one-x Portal for IP Office-session och webbläsaren återgår till inloggningsskärmen 11. Detta frigör också licensen som används av din one-x Portal for IP Office-session. Om du är Customer Call Reporter-agent eller om du använder one-x Portal for IP Office för att logga in till en anknytning får du också en fråga om du vill logga ut från telefonen du använder. Om du bara går till en annan webbplats kan du använda webbläsarens tillbaka-, framåt- och historikfunktioner för att återgå till din one-x Portal for IP Office-session utan att behöva logga in igen. Även om detta är praktiskt för dig kan det innebära en risk om du använder one-x Portal for IP Office från en delad dator eller på en plats som är allmänt tillgänglig. När du har slutat använda one-x Portal for IP Office ska du alltid använda kontrollen Logga ut och stänga webbläsaren. Sida 17

18 Om du bara stänger webbläsaren eller går till en annan webbplats frigörs licensen som din one-x Portal for IP Officesession använder först efter 6 timmar. 1.4 Din närvaro och status I namnlisten längst upp till höger på skärmen visas din aktuella status och ger dig åtkomst till en rad olika funktioner. Objekten till vänster i namnlisten visar: Din närvaro Den här ikonen anger din aktuella närvaro i one-x Portal for IP Office-gränssnittet. Närvaron ändras efter hand som du använder telefonen, loggar in eller loggar ut. Ikonerna liknar dem som visas i adressboksgadgeten för andra användare. Kolumnen till vänster är den ikon du ser. Kolumnen till höger är den ikon som visas för andra one-x Portal for IP Office-användare i deras adressbok i one-x Portal for IP Office. Det finns två närvarotyper: 1. Telefoninärvaro: Den här närvaron är relaterad till telefonens status. 2. XMPP-närvaro: Den här närvaron är relaterad till statusen för den användare som associeras med snabbmeddelandet. Telefoninärvaron associeras med en anknytning i one-x Portal for IP Office. Följande statusar finns: Närvaroi kon Närvarosta Beskrivning tus Tillgänglig Anger att du är tillgänglig och kan ringas upp. Upptagen Anger att du har ett pågående samtal. Stör ej Anger att du har aktiverat Stör ej i telefonsystemet. Samtal till dig omdirigeras till röstbrevlådan, om en sådan finns. I annat fall hör uppringaren en upptagetton. Detta gäller inte för samtal från nummer som du lagt till i listan med Stör ej-undantag 112. Utloggad Statusen anger att du inte loggat in på anknytningen i telefonsystemet. Samtal till dig omdirigeras till röstbrevlådan, om en sådan finns. I annat fall hör uppringaren en upptagetton. Du kan inte ringa samtal. Du kan dock fortfarande använda one-x Portal for IP Office för att ändra dina konfigurationsinställningar. Ringer Den här statusen anger att telefonen ringer och du har ett inkommande samtal. Okänd Den här statusen anger att din närvaro i telefonsystemet är okänd. Närvaron kan inte fastställas eftersom telefonnumret inte är en anknytning i IP Office XMPP-närvaron anger statusen för en post i adressboken med avseende på snabbmeddelanden. Följande statusar är möjliga: Närvaroi kon Närvarosta Beskrivning tus Tillgänglig/ Anger att du är inloggad på snabbmeddelandeservern och tillgänglig på chatten. online Stör ej Anger att du har aktiverat Stör ej i snabbmeddelanden Offline Anger att du inte loggat in på servern. Du vill fortsätta använda one-x Portal for IP Office. Om du väljer att aktivera Offline kommer andra one-x Portal for IP Office-användare inte att kunna skicka snabbmeddelanden 48 till dig med one-x Portal for IP Office. Borta Anger att du är inloggad i snabbmeddelanden, men för tillfället borta från ditt skrivbord. Okänd Den här statusen anger att din närvaro i snabbmeddelanden är okänd. Utöver de ovan nämnda närvaroikonerna visas även följande ikoner i den vänstra kolumnen i one-x Portal for IP Officegränssnittet: Sida 18

19 one-x Portal for IP Office: Din närvaro och status Närvaroik Beskrivning on Den här ikonen visar att du är tillgänglig på bordstelefonen och på chatten. Den här ikonen visar att du är tillgänglig på bordstelefonen men inte tillgänglig på chatten. I det här läget kan andra one-x Portal for IP Office-användare inte skicka snabbmeddelanden till dig 48. Den här ikonen visar att du är utloggad från bordstelefonen, men inloggad i snabbmeddelanden. Din profil Din nuvarande aktiva profil 84. Med profiler kan du förkonfigurera uppsättningar med telefoninställningar och sedan tillämpa dem när som helst genom att välja vilken profil som är aktiv. Du kan välja aktuell profil och redigera profiler på sidan Konfigurera 84. Objekten till höger i namnlisten visar: Namn och nummer Ditt namn och nummer visas i one-x Portal for IP Office-gränssnittet. Din status I den här listrutan visas din aktuella status och du kan välja mellan följande statusar: Status Beskrivning Tillgänglig Normalläget där du kan ringa och ta emot samtal. Stör ej När du är i det här läget omdirigeras samtal till dig till röstbrevlådan, om en sådan finns, och i annat fall hör användaren en upptagetton. Detta gäller inte för samtal från nummer som du lagt till i listan med Stör ej-undantag 112. I det här läget kan du fortfarande ringa samtal. Offline Du kan välja det här läget om du vill fortsätta använda one-x Portal for IP Office men inte vill att andra one-x Portal for IP Office-användare ska kunna skicka snabbmeddelanden 48 till dig med one-x Portal for IP Office. Obs! I one-x Portal for IP Office-klienten finns en närvaroväljare i avsnittet för status. Den närvaro som användaren väljer återspeglas på lämpligt sätt på telefonen och XMPP-servern. Om exempelvis användaren väljer Stör ej växlar telefonen och snabbmeddelanden till läget Stör ej (ingen kan ringa eller chatta med användaren). Om användaren däremot loggar ut från one-x Portal for IP Office och loggar in via en tredjepartsklient blir telefoninärvaron Stör ej, men Snabbmeddelande/närvaro är Online. Därmed kan användaren bara använda snabbmeddelandefunktionen. Du kan också ange ett anpassat meddelande som status i one-x Portal for IP Office. Som standard är statusmeddelandet tomt. Klicka på listrutan Din status i huvudet i one-x Portal for IP Office. Följande två fält är tillgängliga: Närvaro:Välj typ av närvaro, det vill säga Tillgänglig, Stör ej eller Offline i listrutan. Status:Skriv önskat meddelande. Andra användare som använder one-x Portal for IP Office-klienten eller tredjepartsklienter ser meddelandet. Meddelandet visas bara om du är inloggad i one-x Portal for IP Office-klienten. När du loggat ut visas inte meddelandet för andra användare. Obs! Om du väljer Offline som närvaro visas inte meddelandet för andra användare. Däremot lagras det meddelande du angett på one-x Portal for IP Office. Nästa gång du loggar in i one-x Portal for IP Office-webbklienten visas meddelandet för andra användare. Det egna meddelandet är klientberoende och associeras med one-x Portal for IP Office-klienten. Du kan skriva ett eget meddelande som är högst 50 tecken långt. Sida 19

20 Hjälp Använd den här länken för att öppna hjälpen i one-x Portal for IP Office i en ny flik eller ett nytt fönster i webbläsaren. Logga ut 17 Använd den här länken när du vill sluta använda one-x Portal for IP Office. Då kommer du tillbaka till inloggningsskärmen 11 för one-x Portal for IP Office. Version Här visas versionsnumret för den one-x Portal for IP Office du använder för närvarande Visa närvarostatus Du kan visa närvarostatus för kontakter i gadgetarna Samtalslogg 66, Meddelanden 92 och Adressbok 70. Närvaroikonerna visas till vänster om namnkolumnen i gadgeten. Eftersom en användares närvaro visas i gadgeten Adressbok återspeglas även kalenderinformationen. 1.5 Kommentarer om telefonen Den telefon du använder parallellt med one-x Portal for IP Office påverkar vissa aspekter av hur one-x Portal for IP Office fungerar. I det här avsnittet hittar du kommentarer om denna växelverkan. Samtalslogg för one-x Portal for IP Office Samtalsloggen som one-x Portal for IP Office visar lagras i telefonsystemet som en del av dina användarinställningar. Upp till 30 poster (10 på IP Office IP406 V2- och IP412-systemen) lagras, där nya poster ersätter de gamla när gränsen är nådd. För poster för återuppringda samtal till eller från samma nummer uppdateras däremot den befintliga posten och antalet samtal som ingår i posten ökar. Systemadministratören konfigurerar vilka samtal som loggas. Exempelvis kommer de samtal du inte besvarar men som besvaras av röstbrevlådan eller av en anknytning som täcker upp för dig vanligtvis inte att loggas som missade samtal, såvida inte systemadministratören konfigurerat att så ska ske. Gruppsamtal loggas inte såvida du inte besvarar det specifika samtalet. Återigen kan systemadministratören konfigurera din samtalslogg till att inkludera missade gruppsamtal. Telefonsamtalslogg Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien med knappen Samtalslogg eller Historik, eller en telefon i M-serien eller T-serien, visas som standard samma samtalslogg på telefonen som one-x Portal for IP Office visar. Du kan sedan använda och redigera samtalsloggen från telefonen eller från one-x Portal for IP Office. Båda två ändras parallellt. Om du använder någon annan typ av telefon som har en samtalslogg är det en samtalslogg som sparas av själva telefonen och matchar därför inte samtalsloggen som visas i one-x Portal for IP Office. Samtal som till exempel ringts med one-x Portal for IP Office visas inte i telefonens samtalslogg och vice versa. Samtalsloggen i one-x är begränsad till att visa 255 poster. Privat adressbok Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien som har knappen Kontakter, eller en telefon i Mserien, T-serien eller T3-serien, kan du också använda kontakterna i adressboken Privat via telefonen och redigera dem med hjälp av telefonen. 1. När kontakter i adressboken Privat läggs till lagras de både av programmet one-x Portal for IP Office och av telefonsystemet och hålls synkroniserade. Programmet one-x Portal for IP Office och telefonsystemet kan bara lagra upp till 100 kontakter i adressboken Privat per användare (beror på systemets begränsningar). 2. Kontakterna kan redigeras via telefonen eller via one-x Portal for IP Office. 3. Kontakter i adressboken Privat som visas i one-x Portal for IP Office kan innehålla flera nummer där ett är valt som aktuellt nummer för Primär telefon 180. Matchande post i telefonsystemet innehåller bara ett nummer, vilket ändras så att det matchar det aktuellt valda numret för Primär telefon i one-x Portal for IP Office om valet ändras. Antal samtal one-x Portal for IP Office har ingen begränsning för antalet samtal du kan ringa och ta emot. Du kan bara ha ett uppkopplat samtal åt gången, men du kan ha flera väntkopplade samtal samtidigt. Däremot begränsar telefonsystemet antalet inkommande samtal du kan ta emot. Telefoner med visningsknappar Många Avaya-telefoner har programmerbara knappar som systemadministratören 180 konfigurerat som visningsknappar 179. När du använder en av dessa telefoner används normalt en visningsknapp för varje samtal du ringer eller tar emot, och som kan styras med hjälp av den knappen (tryck för att väntkoppla, återta, visa information osv.). För ett inkommande samtal visas samtalet med en lämplig visningsknapp, om det finns en sådan. Om ingen lämplig visningsknapp finns behandlar telefonsystemet samtalet som om du är upptagen 179 för ytterligare inkommande samtal. Sida 20

21 one-x Portal for IP Office: Kommentarer om telefonen För utgående samtal kan du använda one-x Portal for IP Office för att ringa ytterligare utgående samtal, även när alla telefonens visningsknappar används. Om du gör det kommer vissa samtal inte att visas av, och därför inte styras av, en visningsknapp på telefonen. Telefoner utan visningsknappar Om den telefon du använder inte har visningsknappar är det inställningen Samtal väntar på, som systemadministratören ställt in, som styr antalet samtal du kan ta emot. Om inställningen Samtal väntar på är aktiverad kan du använda one-x Portal for IP Office för att besvara ytterligare ett inkommande samtal. När du hanterar två samtal kommer telefonsystemet vid ytterligare inkommande samtal att behandla dig som upptagen 179. Men med one-x Portal for IP Office kan du fortfarande ringa ytterligare utgående samtal. Om inställningen Samtal väntar på inte är aktiverad och du har ett uppkopplat samtal som du talar med behandlar telefonsystemet dig som upptagen 179. Men med one-x Portal for IP Office kan du fortfarande ringa ytterligare utgående samtal. Obs! 1. Du kan bara ha ett uppkopplat samtal åt gången. Om du kopplar upp ett annat samtal (genom att ringa ett samtal, besvara ett samtal, återuppta ett samtal, återta ett samtal som väntkopplats osv.) kommer det tidigare uppkopplade samtalet automatiskt att väntkopplas. Detta kallas Auto Hold (Väntkoppla automatiskt). Systemadministratören 180 kan inaktivera Auto Hold (Väntkoppla automatiskt) för hela systemet. Om detta görs och du kopplar upp ett samtal kommer det aktuella samtalet att kopplas från. 2. Samtal som har parkerats ingår inte. Till skillnad från pausade samtal parkeras de i telefonsystemet istället för att pausas på telefonen. Inkommande samtal De samtal som visas för dig via one-x Portal for IP Office styrs fortfarande helt av systeminställningarna i IP Office. Exempelvis dina inställningar för samtal som väntar, antal visningsknappar osv. Detta gäller både samtal direkt till dig och samtal till grupper du är medlem i. Problem med inkommande samtal som inte visar one-x Portal for IP Officeanvändaren beror på konfigurationsinställningar i IP Office-systemet. Utgående samtal Vilka utgående samtal du kan ringa beror på konfigurationsinställningarna i IP Office. Den enda skillnaden från att ringa samtal med din telefon är att du kan använda one-x Portal for IP Office till att ringa ytterligare samtal. När till exempel alla dina visningsknappar på telefonen används kan du ändå använda one-x Portal for IP Office för att ringa ytterligare samtal. På vissa telefoner använder samtalsloggen som telefonen visar och återuppringningsfunktionen information som lagras på telefonen. Vanligtvis omfattar detta inte samtal som ringts med one-x Portal for IP Office. Knappar i gadgeten Samtal I underfliken som visas för varje pågående samtal eller väntkopplat samtal finns ett antal knappar. Knapparna anger åtgärder du kan utföra och skiljer sig åt beroende på faktorer som typ av telefon, samtalets aktuella läge, om du redan har andra samtal uppkopplade eller parkerade osv. Det är viktigt att förstå att det inte är programmet one-x Portal for IP Office som styr vilka knappar som visas. Vilka åtgärder som för närvarande går att utföra på varje samtal visas för one-x Portal for IP Office som en del av informationen från telefonsystemet. När användaren använder en telefon som IP Office-systemet inte kan tvinga i läget "luren av" är följande skillnader tillämpliga. Detta gäller för analoga telefoner och de flesta SIP-telefoner. När ett inkommande samtal visas medan luren är på aktiverar inte one-x Portal for IP Office knappen Svara. Du måste manuellt lyfta på luren för att besvara samtalet med telefonens egna kontroller. När du ringer ett samtal från one-x Portal for IP Office och luren är på (t.ex. efter att du angett ett nummer och klickat på Ring eller valt att spela upp ett röstmeddelande) ringer telefonsystemet upp dig och ringer det utgående samtalet när du svarar. Vissa telefoner tillåter åtgärder som att ange numret du vill ringa utan att luren lyfts. Detta kallas för en-blocuppringning. IP Office-systemet, och därmed one-x Portal for IP Office är omedvetet om sådan aktivitet tills de förberedda siffrorna skickas från telefonen. Detta gäller vanligtvis för telefoner i ett DECT-system och för SIP-telefoner. Telefonerna Avaya 1400, 1600, 9500, 9600, M-serien och T-serien kan ställas in för att använda en-blocuppringning. Obs! Status för avlagd lur för telefoner i 1100-serien visas inte i one-x Portal for IP Office. 1.6 Snabbdelning Vanligtvis finns en permanent telefonanknytning kopplad till ditt anknytningsnummer. Den telefonanknytningen kan användas för att ringa och besvara samtal oavsett om one-x Portal for IP Office körs eller inte. Med snabbdelning kan du ta kontroll över en annan telefonanknytning så att den använder ditt anknytningsnummer och dina inställningar för telefonsystemet. Sida 21

22 När du loggar in på en annan anknytning krävs normalt att du slår ett särskilt nummer samt din inloggningskod, som skiljer sig från lösenordet som du använder för IP Office-program. Du kan dock använda inloggningsmenyn i one-x Portal for IP Office både till att logga in i one-x Portal for IP Office och för att ange den telefon du vill vara inloggad på. När du använder den här metoden för att logga in i både one-x Portal for IP Office och en telefon kommer du även att loggas ut från telefonen när du loggar ut från one-x Portal for IP Office. Ditt anknytningsnummer återförs till din vanliga telefonanknytning om du har en sådan och den inte används av en annan snabbdelningsanvändare. Om du inte har en vanlig anknytning eller om den inte är tillgänglig behandlas du som utloggad från telefonsystemet och dina samtal skickas till röstbrevlådan om en sådan finns, eller så hörs en upptagetton. Sida 22

23 one-x Portal for IP Office: Snabbdelning Sida 23

24 Kapitel 2. Ändra layout Sida 24

25 Ändra layout: 2. Ändra layout Den layout som tillämpas på one-x Portal for IP Office-gadgeten kan justeras på en rad olika sätt. Alla ändringar du gör sparas av one-x Portal for IP Office i dina användarinställningar och återställs när du loggar in igen. Ändra layout för one-x Portal for IP Office Välja ett skal Ändra kolumnbredden 25 Lägg till externa gadgetar Flytta en gadget Maximera en gadget Visa/dölja en gadget 25 Ändra storlek på en gadget Ange standardinställningar för layout Lägga till en anpassad flik Ta bort en anpassad flik Välja ett skal Du kan ändra skal för one-x Portal for IP Office. De stilar som är tillgängliga är skalen standard och svart. Du kan ändra stil på menyn Utseende. 1. Klicka på Utseende. Systemet visar olika typer av skal. Grundinställnin g Svart 2. Klicka på önskat skal. Systemet ändrar gränssnittet för one-x Portal for IP Office till önskat skal. 3. Klicka någonstans i programmet one-x Portal for IP Office för att avsluta inställningarna. 2.2 Ändra kolumnbredden Det område där gadgetar visas är i själva verket två kolumner. Som standard har kolumnerna samma bredd (50:50). Du kan också välja att ha ett förhållande på kolumnbredden som är 60:40 eller 40: Klicka på Utseende. Systemet visar olika typer av skal. Klicka på någon av ikonerna Layouter för att välja det förhållande på kolumnbredden som ikonen representerar. 40:60-förhållande 50:50-förhållande 60:40-förhållande 2. Klicka på önskat skal. Systemet ändrar gränssnittet för one-x Portal for IP Office till önskat skal. 3. Klicka någonstans i programmet one-x Portal for IP Office för att avsluta inställningarna. 2.3 Visa/dölj gadgetar Dölj/minimera en gadget Du kan minimera alla gadgetar som visas på huvudfliken genom att välja ikonen Gadgeten minskas i storlek och bara namnlisten visas. längst upp till höger i gadgeten. Obs! Om du vill minimera en gadget som är maximerad bör du först återställa den. När gadgeten är minimerad ersätts den också av en ikon i verktygsfältet längst ned i one-x Portal for IP Office. Gadgeten Samtal 30 Observera att om du får ett nytt samtal medan gadgeten Samtal är minimerad återställs den automatiskt för att visa information om uppringaren. Gadgeten Meddelanden 92 Den här ikonen visar också antalet olästa meddelanden i din brevlåda. Sida 25

26 Gadgeten Samtalslogg 66 Den här ikonen visar också antalet missade samtal i samtalsloggen. Gadgeten Adressbok 70 Den här ikonen visar adressböcker med namn och tillhörande telefonnummer. Gadgeten Världstid 112 Den här gadgeten visar aktuell tid i olika valda tidszoner. Gadgeten Agentstyrning 49 Den här gadgeten visas för Customer Call Reporter-agenter som även använder one-x Portal for IP Office. Visa/återställ en gadget Om du vill återställa en gadget kan du antingen klicka på ikonen i verktygsfältet längst ned på skärmen eller klicka på ikonen i gadgetens namnlist. 2.4 Lägg till externa gadgetar one-x Portal for IP Office I 9.0 kan du lägga till och använda externa gadgetar utan att starta ett separat program för varje gadget. Några av de gadgetar som kan vara användbara när du använder one-x Portal for IP Office är: Projektledning, Kalender, Valutaomvandlare, Google Översätt, Nyheter, Google Kartor och andra. Systemet visar endast de gadgetar som administratören för one-x Portal for IP Office har aktiverat för användaren. Obs! När du lagt till en extern gadget visar systemet gadgeten även om du loggar ut och sedan loggar in igen. Du kan bara lägga till en extern gadget på huvudfliken och på anpassade flikar. Du kan inte lägga till en extern gadget på fliken Konfigurera. Så här lägger du till en extern gadget: 1. Klicka på den flik där du vill lägga till externa gadgetar. 2. Klicka på Gadgetar, i verktygsfältet. one-x Portal for IP Office visar en lista med kategorier som ALLA, KOMMUNIKATION, FINANS, PRODUKTIVITET, TEKNIK med flera. 3. Välj en kategori. 4. Aktivera den gadget du vill lägga till. Systemet visar gadgeten i den panel där det finns minst antal gadgetar. Så här tar du bort en extern gadget: Du kan bara ta bort externa gadgetar från one-x Portal for IP Office. Du kan inte ta bort standardgadgetarna i one-x Portal for IP Office från huvudfliken. Klicka på Stäng i namnlisten i den externa gadgeten. Klicka på Ja som bekräftelse på att du vill ta bort gadgeten från one-x Portal for IP Office. 2.5 Maximera en gadget Du kan maximera alla gadgetar som visas på huvudfliken genom att välja ikonen namnlist. längst upp till höger i gadgetens Obs! Om du vill maximera en gadget som minimerats bör du först återställa den. Om du vill maximera en gadget som är minimerad bör du först återställa den. Systemet visar bara inställningarna för den maximerade gadgeten så länge du är inloggad. Om du loggar ut och sedan loggar in i one-x Portal for IP Office visas inte inställningarna för den maximerade gadgeten. När en gadget är maximerad visar systemet andra gadgetar som ikoner i verktygsfältet längst ned i one-x Portal for IP Office. Gadgeten Samtal 30 Observera att om du tar emot ett nytt samtal medan någon av de andra gadgetarna är maximerade visas indikatorn för inkommande samtalet i huvudet. Gadgeten Meddelanden 92 Den här ikonen visar antalet olästa meddelanden i din brevlåda. Sida 26

27 Ändra layout: Maximera en gadget Gadgeten Samtalslogg 66 Den här ikonen visar antalet missade samtal i samtalsloggen. Gadgeten Adressbok 70 Den här ikonen visar adressböcker med namn och tillhörande telefonnummer. Gadgeten Världstid 112 Den här gadgeten visar aktuell tid i olika valda tidszoner. Gadgeten Agentstyrning 49 Den här gadgeten visas för Customer Call Reporter-agenter som även använder one-x Portal for IP Office. Visa/återställ en gadget Om du vill återställa en gadget klickar du på ikonen i gadgetens namnlist. 2.6 Ändra storlek på en gadget Utöver att ändra förhållandet mellan de två kolumnbredderna som används för gadgeten kan du också ändra höjd på varje gadget. Om du vill ändra höjden på en gadget klickar du på och drar ändra storlek i gadgeten. Obs! Du kan inte ändra storlek på en gadget som är maximerad. 2.7 Flytta gadgetar Du kan flytta gadgetar mellan kolumnerna och ändra ordning på gadgetarna i en kolumn. Det gör du genom att klicka på och dra gadgetens namnlist till önskad kolumn och plats. 2.8 Standardlayout Om du har ändrat layouten i one-x Portal for IP Office kan du återställa layouten till standardutförandet med följande alternativ. 1. Klicka på Utseende. Systemet visar olika typer av skal. 2. Klicka på Återställ till fabriksinställningar IP Office-gränssnittet till standardlayouten.. Systemet ändrar one-x Portal for 3. Klicka någonstans i programmet one-x Portal for IP Office för att avsluta inställningarna. 2.9 Lägga till en anpassad flik Utöver de två befintliga standardflikarna kan du lägga till två anpassade flikar. Så här lägger du till en anpassad flik: 1. Klicka på 'Lägg till flik' i fönstret one-x Portal for IP Office. 2. Skriv namnet på den anpassade fliken i dialogrutan Lägg till flik. Se till att namnet på den anpassade fliken inte överskrider 20 tecken. Obs! Du kan inte ändra namnet på den anpassade fliken efter att du lagt till den. 3. Klicka på Lägg till Ta bort en anpassad flik Så här tar du bort en anpassad flik: Obs! Du kan bara ta bort anpassade flikar. Du kan inte ta bort standardflikar. 1. Klicka på den anpassade flik du vill ta bort i fönstret one-x Portal for IP Office. 2. Klicka på Ta bort på den anpassade fliken. 3. Klicka på Ja för att bekräfta att du vill ta bort den anpassade fliken och de gadgetar som du lagt till på den anpassade fliken. Sida 27

28 Sida 28

29 Kapitel 3. Ringa och besvara samtal Sida 29

30 3. Ringa och besvara samtal I det här avsnittet beskrivs hur du kan använda one-x Portal for IP Office för att ringa och besvara samtal. Med hjälp av gadgeten Samtal visas uppgifter om varje samtal på separata flikar. Vilka knappar anger i allmänhet åtgärder som du kan utföra på det samtal som visas för närvarande. Ringa och besvara samtal Ringa ett samtal Väntkoppla samtal Överföra samtal som visas varierar, men de 30 Besvara ett samtal 34 Obesvarade samtal 32 Avsluta ett samtal 38 Parkera samtal 42 Skicka snabbmeddelande till andra användare (chatt) 48 Välja Stör ej Hämta ett samtal 37 Stänga av ljudet för ett samtal 38 Växla mellan samtal 39 Aktivera mobil tvillingkoppling Spela in ett samtal 42 Skicka DTMF-toner 47 Använda agentstyrning Samtalsuppgifter I den nedre delen av samtalsgadgeten visas uppgifter om samtalet. Samtalsflikar Samtalsflikarna till höger visar en flik för det aktuella uppkopplade samtalet och en flik för varje samtal som väntkopplats och som aviseras. Varje flik har en samtalsstatusikon 33 för samtalet med uppringarens nummer eller tillhörande namn. Du kan klicka på flikarna för att välja vilket samtal du vill visa uppgifter om i mittrutan utan att påverka det aktuella uppkopplade samtalet. Sida 30

31 Ringa och besvara samtal: Samtalsuppgifter När ett nytt samtal ankommer markeras fliken automatiskt för att visa uppgifter om det nya samtalet. På motsvarande sätt väljs fliken automatiskt när du ringer ett nytt samtal. Samtalsuppgifter för ett nytt samtal visas också om det har kommit via en annan användare. Om ett samtal har överförts visas namnet på den överförda personen följt av källan för överföringen inom parentes.\ Om ett samtal har vidarekopplats till dig visas namnet på den som ringer följt av > och namnet på den person som vidarekopplade samtalet till dig. Det här används också för gruppsamtal och visar uppringaren och gruppen. Samtalsknappar Knapparna som visas till vänster används för att utföra åtgärder på samtalet vars uppgifter visas i mittrutan, dvs. den valda fliken. Knapparna är nedtonade när de inte kan användas. Samtalsuppgifter Samtalsuppgifterna i mittrutan visar följande: Uppringarens namn och nummer Den översta raden visar uppringarens nummer. Om telefonsystemet kan associera ett namn med numret visas namnet och sedan numret inom parentes. Telefonsystemet kan associera ett namn genom att matcha numret mot poster i systemadressboken eller i din personliga adressbok. Samtalsnot/kontokod Mittenraden visas inte alltid eftersom där visas information som inte alltid finns tillgänglig om samtal. Om det finns en kontokod associerad med samtalet visas kontokoden. Med hjälp av one-x Portal for IP Office kan en kontokod anges när du ringer ett samtal 34, eller så kan telefonsystemet för inkommande samtal automatiskt associera en kontokod baserat på uppringarens nummer. Om det finns en not associerad med samtalet visas noten. Om det även finns en kontokod associerad med samtalet åsidosätter noten kontokodsvisningen. Beroende på vilken telefon som används kan noten även visas på telefonen. En samtalsnot är ett kort textmeddelande som kan associeras med ett samtal. Du kan använda one-x Portal for IP Office för att ange en samtalsnot när du ringer eller överför ett samtal. Noten visas för dig och även för den andra parten, om parten är en annan intern användare och har en passande telefon eller också använder one-x Portal for IP Office. Telefonsystemet kan också lägga till noter för ett samtal i vissa situationer. Samtalstimer Systemet visar samtalstimern i one-x Portal for IP Office för alla telefontyper. När du ringer startas samtalstimern från det att du initierar samtalet. När en användare besvarar samtalet återställs samtalstimern för användaren, dvs. när samtalet kopplas. Samtalstimern visas tills du avslutar eller bryter samtalet. Sida 31

32 3.2 Samtalsknappar Knapparna som visas längs den vänstra kanten i samtalsfönstret används för att få åtkomst till funktioner för det samtal som för närvarande visas. Ikon Åtgärd Beskrivning Besvara samtal Besvara ett samtal som ringer. Den här knappen visas inte när du använder en telefon där du först måste lyfta luren för att besvara ett samtal. Avsluta samtal Ett för närvarande uppkopplat samtal kopplas från när du trycker på. Omdirigera samtal När ett samtal ringer och du trycker på omdirigeras samtal med din inställning för Vidarekoppla vid inget svar om den ställts in eller annars till röstbrevlådan om en sådan finns. Du kan inte lägga på ett samtal som returneras efter att det pausats eller fått vänta för länge. Spela in samtal Starta inspelning av pågående samtal. Stoppa inspelning Stoppa inspelning av pågående samtal. Väntkoppla samtal Väntkopplar samtalet. Återta väntkopplat samtal Ta tillbaka ett samtal som väntkopplats. Slutför överföring Med ett väntkopplat samtal och ett annat samtal som pågår överför du det väntkopplade samtalet till aktuell uppkopplad part. Konferenssamtal Med ett väntkopplat samtal och ett annat samtal som pågår kan du placera samtalen i en konferens. Stäng av ljud Stäng av ljudet för ett uppkopplat samtal. Stäng av ljud för alla För konferenser som du initierat kan du med den här kontrollen stänga av ljudet för alla andra konferensdeltagare. Slå på ljud Slå på ljudet för ett uppkopplat samtal. Slå på ljud för alla För konferenser som du initierat kan du med den här kontrollen slå på ljudet för alla andra konferensdeltagare. Obs! Knappen Avsluta samtal är aktiverad. Men om du klickar på knappen Avsluta samtal avslutas inte samtalet. Sida 32

33 Ringa och besvara samtal: Samtalsikoner 3.3 Samtalsikoner Samtalsikoner används av gadgeten Samtal för att visa aktuell status för ett samtal. En stor ikon visas också längst upp till höger för att visa statusen för aktuellt uppkopplat samtal, om du har ett sådant. På fliken till höger för varje samtal finns också en liten version av ikonen som visar status för det samtal som fliken representerar. Sida 33

34 Ikon Beskrivning Inaktiv/luren pålagd Den här ikonen anger att du för närvarande inte har något samtal uppkopplat. Aviserar/ringer Den här ikonen anger att ett samtal som visas för dig ska besvaras. 37 Beroende på andra telefoninställningar kan telefonen också ge ifrån sig en ljudsignal och blinka med en lampa eller ikoner. Ringer upp Den här ikonen visas när du håller på att ringa ett samtal som ännu inte ringer eller är uppkopplat, du håller till exempel fortfarande på att slå numret. Utgående samtal ringer Den här ikonen anger att det samtal du slagit nu ringer. Observera att för analoga telefonlinjer behandlas samtal som att de besvarats direkt eftersom dessa linjer inte avger någon signal för samtalsförloppet till telefonsystemet, utan bara en ljudsignal som du hör. Det gick inte att koppla upp Ikonen anger att samtalet du ringde av någon anledning inte gick att koppla upp. Uppkopplad Den här ikonen anger det samtal som du för närvarande deltar i. Väntkopplat samtal Den här ikonen anger ett samtal där du har väntkopplats. Väntkopplat Den här ikonen anger ett samtal du har väntkopplat. Konferens Den här ikonen visas när du deltar i ett konferenssamtal du har startat. 3.4 Ringa ett samtal Du kan använda one-x Portal for IP Office på flera sätt för att ringa samtal: Från gadgeten Samtal 34 Använda knappsatsen 153 Från adressboken 35 Från samtalsloggen Från röstbrevlådan från gadgeten Samtal Textrutorna och knapparna längst upp i gadgeten 1. Använd textrutan längst upp i gadgeten Samtal kan användas för att ringa ett samtal. Samtal och ange ett nummer. För externa samtal ska du komma ihåg att lägga till eventuellt externt uppringningsprefix som telefonsystemet använder. Du kan också ange ett namn. Om det matchar en kontakt i adressboken Privat eller System kommer det primära telefonnumret 180 som sparats för kontakten att slås. Du kan också lägga till ett ämne och/eller en kontokod till ett samtal. Klicka på Mer... Använd textrutorna för att ange önskad information. När du vill dölja textrutan klickar du på Mindre... Sida 34

35 Ringa och besvara samtal: Ringa ett samtal Om du anger ett ämne läggs det till i samtalsuppgifterna. Om du ringer en intern användare visas det på deras telefon eller i deras one-x Portal for IP Office-samtalsfönster. Om du anger en kontokod inkluderas den i utmatningen av logguppgifter för samtalet från telefonsystemet efter samtalet. För vissa användare krävs att de anger en giltig kontokod för att ringa externa samtal. 2. När uppgifterna är inställda efter dina önskemål klickar du på Samtal. Om du redan har ett annat samtal som pågår kommer samtalet automatiskt att väntkopplas 179. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten Samtal med knappsatsen I gadgeten Samtal har du tillgång till en knappsats med siffror. 1. Använd gadgeten Samtal och klicka på knappsatsikonen. 2. Med hjälp av knappsatsen anger du det nummer du vill ringa. För externa samtal ska du komma ihåg att lägga till eventuellt externt uppringningsprefix som telefonsystemet använder. 3. Om du vill ta bort den sista angivna siffran klickar du på borttagningsikonen. 4. Vid behov kan du när som helst stänga knappsatsen för att fortsätta ange information om samtalet i de andra fälten. Klicka på knappsatsikonen för att dölja knappsatsen. 5. När uppgifterna är inställda efter dina önskemål klickar du på samtalsikonen samtal som pågår kommer samtalet automatiskt att väntkopplas 179. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten. Om du redan har ett annat Samtal från adressboken 1. Använd gadgeten Adressbok på huvudfliken och leta upp önskat namn i adressboken. 2. Om du vill filtrera namnen som visas börjar du skriva ett namn eller nummer i textrutan längst upp på fliken. Medan du skriver ett namn döljs de kontakter i adressboken som inte matchar det du skriver. 3. Om du vill ringa till kontakten som visas för du pekaren över kontakten. Adressboksikoner adressboksfunktioner som du kan utföra visas. 71 för de Sida 35

36 4. Om du vill ringa till kontaktens primära nummer klickar du på ikonen för att ringa. Om ikonen klicka på den för att visa kontaktens alternativa nummer och klicka på ett av dessa nummer. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten visas kan du Samtal från samtalsloggen Du kan använda numren i samtalsloggen för att göra en återuppringning eller ringa tillbaka. 1. Använd gadgeten Samtalslogg på huvudfliken och hitta den kontakt du vill ringa upp. 2. Klicka på namnet eller numret för att ringa ett samtal. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten Samtal från röstbrevlådan Du kan ringa tillbaka till en person som har lämnat ett röstmeddelande. 1. Använd gadgeten Meddelanden på huvudfliken och hitta meddelandet från den person du vill ringa tillbaka till. Sida 36

37 Ringa och besvara samtal: Ringa ett samtal 2. Klicka på uppringarens namn- eller nummeruppgifter för att ringa tillbaka. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten Samtal. 3.5 Besvara ett samtal När ett nytt samtal aviseras på telefonen visar one-x Portal for IP Office uppgifter om samtalet i gadgeten Om du har dolt samtalsgadgeten öppnas den automatiskt igen. Samtal. Som standard ringer nya samtal i 15 sekunder på telefonen innan inställningarna för att vidarekoppla vid inget svar 179 följs eller samtalet skickas till röstbrevlådan. Om du redan har ett samtal uppkopplat och du besvarar det nya samtalet med one-x Portal for IP Office kommer det befintliga samtalet automatiskt att väntkopplas I gadgeten Samtal, på huvudfliken, visas information om det aviserade samtalet, bland annat uppringarens nummer och namn, om de finns. Om du redan är upptagen i ett eller flera samtal väljer du fliken med ikonen för en ringande telefon. 2. Om du vill besvara samtalet använder du antingen telefonen eller klickar på knappen för att besvara samtalet. Om du redan har ett annat samtal som pågår kommer samtalet automatiskt att väntkopplas 179. Om du trycker på knappen för att lägga på samtalet omdirigeras det med hjälp av dina inställningar för vidarekoppling vid inget svar, om du ställt in dessa, eller till röstbrevlådan om en sådan finns. För att kunna lägga på ett samtal måste du ha konfigurerat röstbrevlådan på bordstelefonen. När du loggar in i one-x Portal for IP Office och får ett inkommande samtal visas samtalet i samtalsgadgeten. Om du har konfigurerat röstbrevlådan kan du klicka på Avsluta för ett inkommande samtal. Samtalet överförs då automatiskt till röstbrevlådan. Här kan uppringaren lämna ett meddelande till dig som du kan lyssna på. Om du emellertid inte har konfigurerat röstbrevlådan och har ett inkommande samtal kan du inte lägga på det. Även om knappen för att lägga på samtalet är aktiverad i samtalsgadgeten så kommer samtalet inte att kopplas bort när du klickar på Avsluta. Samma princip gäller även för bordstelefonen. Knappen för att besvara samtal visas inte för telefoner där samtal inte kan besvaras utan att luren först lyfts eller någon annan telefonstyrning används. För sådana telefoner besvarar du samtalet genom att lyfta luren eller använda telefonens egna styrningar för att besvara samtal. Gadgeten Samtal kan visa en rad andra knappar 32 som anger de åtgärder du kan utföra. 3.6 Hämta ett samtal Varje one-x Portal for IP Office-användare, inklusive du själv, har en aktiv profil som innehåller en inställning för Samtalshämtning 85. När den här inställningen är aktiverad kan andra one-x Portal for IP Office-användare besvara dina samtal när de ser att du har ett samtal som väntar på att besvaras. Observera att detta inte gäller alla väntande samtal, exempelvis används det inte för gruppsamtal. När en användare har aktiverat samtalshämtning så visas ikonen tillsammans med deras namn på en röd bakgrund., som normalt används för att ange att de ringer, Sida 37

38 Så här hämtar du ett samtal 1. En röd bakgrund anger att kontakten har ett eller flera samtal som väntar på att besvaras och har aktiverat samtalshämtning. 2. Klicka på ikonen för att visa information om de samtal som väntar på att besvaras. 3. Om du vill hämta ett samtal klickar du på numret. 3.7 Obesvarade samtal Hur obesvarade samtal behandlas beror både på dina telefoninställningar och typen av samtal. För samtal direkt till dig Med systemkonfigurationen i IP Office 179 har du en angiven Tidsgräns vid inget svar (standardvärdet är 15 sekunder). För samtal direkt till dig som du inte besvarar inom den tiden gör IP Office ett antal saker. Om du har aktiverat Vidarekoppla vid inget svar 179 omdirigeras samtalet till det numret och ringer ytterligare en gång under tidsperioden i Tidsgräns vid inget svar innan det skickas vidare till röstbrevlådan, om en sådan finns. Om destinationen för Vidarekoppla vid inget svar är ett externt nummer försöker telefonsystemet hämta samtalet och skicka det till röstbrevlådan om det fortfarande är obesvarat. Det här är dock inte möjligt i alla fall. Du kan aktivera/inaktivera vidarekoppling och ändra destinationsnumret med en one-x Portal for IP Office-profil 84. Om du kan använda röstbrevlådan hör uppringaren din brevlådehälsning. Du kan aktivera eller inaktivera röstbrevlådan med en one-x Portal for IP Office-profil 84. Om inget av ovanstående är tillgängligt fortsätter samtalet att ringa. Om samtalet besvaras av någon annan eller av röstbrevlådan registreras det i din samtalslogg samtal. 66 som ett missat För samtal till en grupp som du är medlem i Grupper 179 har en egen inställning för Tidsgräns vid inget svar. Om du inte besvarar samtalet presenteras det vanligtvis för nästa tillgängliga medlem i gruppen. 3.8 Avsluta ett samtal Du kan avsluta ett samtal genom att klicka på knappen som visas med samtalsuppgifterna i gadgeten Samtal. 3.9 Stänga av ljudet för ett samtal one-x Portal for IP Office I 9.0 kan användaren stänga av ljudet för ett samtal. Obs! När en användare stänger av ljudet för ett samtal är det bara användarens ljud som är avstängt, inte den andra partens ljud. Stänga av ljudet för en one-x Portal for IP Office-användare i ett aktivt samtal Du kan stänga av ljudet för en one-x Portal for IP Office-användare i alla typer av aktiva samtal, till exempel ett överfört aktivt samtal och ett aktivt frågesamtal. Om du vill stänga av ljudet för en användare klickar du på Stäng av ljud i gadgeten Samtal. Om du vill slå på ljudet för en användare klickar du på Slå på ljud i gadgeten Samtal. Parkerade samtal En användare kan inte stänga av ljudet för ett parkerat samtal. Om du vill stänga av ljudet för en användare i ett parkerat samtal måste du först återuppta samtalet. Väntkopplat samtal Om du stänger av ljudet för en användare och sedan väntkopplar samtalet kommer systemet inte att behålla användaren i läget med avstängt ljud när du återtar samtal. Men om den andra parten väntkopplar samtalet så kan one-x Portal for IP Office-användaren stänga av ljudet för samtalet, och då behåller systemet läget med avstängt ljud även efter att samtalet hämtats. Sida 38

39 Ringa och besvara samtal: Stänga av ljudet för ett samtal Obs! När du trycker på ljudavstängningsknappen på telefonen visar inte one-x Portal for IP Office 9.0 statusen för samtalet som att ljudet är avstängt Väntkoppla samtal Du kan använda one-x Portal for IP Office till att väntkoppla samtal och sedan återta väntkopplade samtal. Under väntkoppling hör uppringaren musik eller vanliga toner för påminnelse om väntkoppling Väntkoppla ett samtal 1. Använd gadgeten Samtal på huvudfliken och välj samtalsfliken för det uppkopplade samtalet. Det är fliken med ikonen för två uppkopplade lurar till vänster. 2. Klicka på knappen till vänster för att väntkoppla samtal. Samtalsikonen ändras till. 3. Om du inte är uppkopplad till ett annat samtal kommer du efter en angiven tid att automatiskt få ett meddelande igen om det väntkopplade samtalet. Obs! 1. Uppringare som väntkopplats hör musik, om sådan finns. Vilken musik som hörs beror på telefonsystemets konfiguration. Om ingen musik konfigurerats hör uppringaren en dubbel pipsignal var 4:e sekund. 2. Hold Timeout (Tidsgräns för väntkoppling) för alla väntkopplade samtal ställs in av systemadministratören 180. Standardvärdet är 15 sekunder, men det kan ändras eller stängas av. För ett återkommande väntkopplat samtal ignoreras eventuell inställningar om vidarekoppling eller stör ej 179. Du kan inte lägga på en påminnelse om väntkoppling. 3. Om systemadministratören har konfigurerat Busy on Held (Upptagen vid väntkopplat samtal) för dig kommer telefonsystemet, under tiden du har väntkopplade samtal, att behandla dig som upptagen 179 för fler inkommande samtal. Sida 39

40 Återta ett väntkopplat samtal 1. Med gadgeten 2. Klicka på knappen Samtal på huvudfliken väljer du samtalsfliken för det parkerade samtalet. Då visas ikonen för att återta ett väntkopplat samtal till vänster. Samtalsikonen ändras till ikonen.. 3. Om du var uppkopplad till ett annat samtal ändras det automatiskt till ett väntkopplat samtal Avsluta ett väntkopplat samtal 1. Med gadgeten 2. Klicka på knappen Samtal på huvudfliken väljer du samtalsfliken för det parkerade samtalet. Då visas ikonen. till vänster för att avsluta samtal. Det väntkopplade samtalet kopplas från. Sida 40

41 Ringa och besvara samtal: Växla mellan samtal 3.11 Växla mellan samtal Du kan ha flera samtal som pågår samtidigt. Det inkluderar samtal som aviseras och samtal som är väntkopplade. Du kan dock bara ha ett uppkopplat samtal åt gången. Varje samtal visas med en flik till vänster och ikonen anger läge för samtalet 33 (uppkopplat, parkerat, aviserar osv.). Om du vill visa uppgifter om ett samtal klickar du på fliken för det samtalet. Att bara visa samtalsuppgifter besvarar inte samtalet eller påverkar det på något annat sätt. Om du vill växla till ett annat samtal klickar du på knappen besvara samtalet eller på 179. för att för att hämta ett väntkopplat samtal. Det uppkopplade samtalet väntkopplas automatiskt Antal samtal one-x Portal for IP Office har ingen begränsning för antalet samtal du kan ringa och ta emot. Du kan bara ha ett uppkopplat samtal åt gången, men du kan ha flera väntkopplade samtal samtidigt. Däremot begränsar telefonsystemet antalet inkommande samtal du kan ta emot. Telefoner med visningsknappar Många Avaya-telefoner har programmerbara knappar som systemadministratören 180 konfigurerat som visningsknappar 179. När du använder en av dessa telefoner används normalt en visningsknapp för varje samtal du ringer eller tar emot, och som kan styras med hjälp av den knappen (tryck för att väntkoppla, återta, visa information osv.). För ett inkommande samtal visas samtalet med en lämplig visningsknapp, om det finns en sådan. Om ingen lämplig visningsknapp finns behandlar telefonsystemet samtalet som om du är upptagen 179 för ytterligare inkommande samtal. För utgående samtal kan du använda one-x Portal for IP Office för att ringa ytterligare utgående samtal, även när alla telefonens visningsknappar används. Om du gör det kommer vissa samtal inte att visas av, och därför inte styras av, en visningsknapp på telefonen. Telefoner utan visningsknappar Om den telefon du använder inte har visningsknappar är det inställningen Samtal väntar på, som systemadministratören ställt in, som styr antalet samtal du kan ta emot. Om inställningen Samtal väntar på är aktiverad kan du använda one-x Portal for IP Office för att besvara ytterligare ett inkommande samtal. När du hanterar två samtal kommer telefonsystemet vid ytterligare inkommande samtal att behandla dig som upptagen 179. Men med one-x Portal for IP Office kan du fortfarande ringa ytterligare utgående samtal. Om inställningen Samtal väntar på inte är aktiverad och du har ett uppkopplat samtal som du talar med behandlar telefonsystemet dig som upptagen 179. Men med one-x Portal for IP Office kan du fortfarande ringa ytterligare utgående samtal. Obs! Sida 41

42 1. Du kan bara ha ett uppkopplat samtal åt gången. Om du kopplar upp ett annat samtal (genom att ringa ett samtal, besvara ett samtal, återuppta ett samtal, återta ett samtal som väntkopplats osv.) kommer det tidigare uppkopplade samtalet automatiskt att väntkopplas. Detta kallas Auto Hold (Väntkoppla automatiskt). Systemadministratören 180 kan inaktivera Auto Hold (Väntkoppla automatiskt) för hela systemet. Om detta görs och du kopplar upp ett samtal kommer det aktuella samtalet att kopplas från. 2. Samtal som har parkerats ingår inte. Till skillnad från pausade samtal parkeras de i telefonsystemet istället för att pausas på telefonen Spela in ett samtal Om telefonsystemet har ett Voic Pro-röstbrevlådesystem kan du spela in samtal. Som standard hör uppringaren en varning om samtalsinspelning. Om du släpper in andra parter i ett samtal som spelas in, t.ex. genom att starta en konferens, hörs varningen igen. Systemadministratören 180 kan slå av varningsmeddelandet om samtalsinspelning. Detta kan dock vara förbjudet eller vara underställt juridiska krav. Som standard läggs inspelningen i din egen röstbrevlåda. Systemadministratören kan ändra vilken brevlåda dina samtalsinspelningar läggs i. Inspelningen fortsätter medan du är uppkopplad till samtalet. Om du överför samtalet till en annan användare eller ett annat nummer avslutas inspelningen. Så här startar du samtalsinspelning 1. Använd gadgeten Samtal på huvudfliken och välj samtalsfliken för det uppkopplade samtalet. Det är fliken med ikonen för två uppkopplade lurar till höger. 2. Starta inspelning av samtalet genom att klicka på inspelningsknappen så är inspelningen av någon anledning inte tillgänglig. till höger. Om knappen visas som en ikon 3. När inspelningen startat ändras knappen till ikonen. Klicka på den för att avsluta inspelningen. Samtalsinspelning avslutas också automatiskt om du parkerar, överför eller omvandlar samtalet till en konferens. Om du väntkopplar samtalet, pausas samtalsinspelning så länge samtalet är väntkopplat Överföra samtal Du kan använda one-x Portal for IP Office för att överföra samtal. Det finns flera typer av överföring: Oövervakad överföring Vid en oövervakad överföring slutför du överföringen efter att du slagit numret till överföringsdestinationen utan att vänta på att samtalet besvaras. Övervakad överföring Vid en övervakad överföring pratar du (eller försöka prata) med överföringsdestinationen innan du slutför överföringen. Ditt första samtal till överföringsdestinationen kallas för ett överläggningssamtal eller ett frågesamtal. Med den här metoden för att överföra samtal kan du bekräfta om målet för överföringen är närvarande och vill ta emot samtalet. Sida 42

43 Ringa och besvara samtal: Överföra samtal Konferensöverför Du kan också överföra ett samtal genom att starta en konferens ing lämna konferensen. 57 mellan alla parter och sedan Obs! 1. Systemadministratören 180 kan aktivera en Returneringstid vid överföring för dig. När den ställts in och ett överfört samtal inte besvaras inom den tiden ringer samtalet upp dig igen. 2. Möjligheten att överföra ett externt samtal till ett annat externt nummer kan begränsas av systemadministratören Göra en oövervakad överföring Vid en oövervakad överföring slutför du överföringen efter att du slagit numret till överföringsdestinationen utan att vänta på att samtalet besvaras. 1. Använd gadgeten Samtal på huvudfliken och välj samtalsfliken för det samtal du vill överföra. Klicka på att återta samtalet från väntkopplat läge. 2. Använd textrutan längst upp i gadgeten knappen Överföring. för Samtal, ange det nummer du vill överföra samtalet till och klicka på 3. Samtalet överförs. Obs! 1. Systemadministratören 180 kan aktivera en Returneringstid vid överföring för dig. När den ställts in och ett överfört samtal inte besvaras inom den tiden ringer samtalet upp dig igen. 2. Möjligheten att överföra ett externt samtal till ett annat externt nummer kan begränsas av systemadministratören Göra en övervakad överföring Vid en övervakad överföring pratar du (eller försöka prata) med överföringsdestinationen innan du slutför överföringen. Ditt första samtal till överföringsdestinationen kallas för ett överläggningssamtal eller ett frågesamtal. Med den här metoden för att överföra samtal kan du bekräfta om målet för överföringen är närvarande och vill ta emot samtalet. 1. Använd gadgeten Samtal på huvudfliken och välj samtalsfliken för det samtal du vill överföra. Klicka på att återta samtalet från väntkopplat läge. för Sida 43

44 2. Använd textrutan längst upp på gadgeten knappen Fråga. Samtal, ange det nummer du vill överföra samtalet till och klicka på 3. Det aktuella samtalet väntkopplas. Du hör förloppet för samtalet till överföringsdestinationen. Då det besvaras kallas det för ett frågesamtal eller ett överläggningssamtal. Om den andra parten godtar överföringen:klicka på fliken knappen för det parkerade samtalet. Klicka på för att slutföra överföringen. Om den andra parten inte svarar eller inte vill godta överföringen:klicka på knappen frågesamtalet. Klicka på fliken väntkopplat samtal. för det väntkopplade samtalet. Klicka på knappen för att avsluta för att återta ett Växla mellan samtal:du kan växla mellan samtal med hjälp av knappen på fliken för det för närvarande parkerade samtalet. Du kan dock bara slutföra överföringen genom att väntkoppla det ursprungliga samtalet och sedan klicka på på dess flik för att slutföra överföringen. Obs! 1. Systemadministratören 180 kan aktivera en Returneringstid vid överföring för dig. När den ställts in och ett överfört samtal inte besvaras inom den tiden ringer samtalet upp dig igen. 2. Möjligheten att överföra ett externt samtal till ett annat externt nummer kan begränsas av systemadministratören Överföra samtal med adressboken Du kan överföra ett samtal till en kontakt i din adressbok istället för att själv ange destinationsnumret. 1. Använda gadgeten Adressbok för att hitta den part som du vill överföra samtalet till. Klicka på namnet för att visa uppgifter om numret. Sida 44

45 Ringa och besvara samtal: Överföra samtal 2. Eftersom du redan har ett uppkopplat samtal visas fler alternativ när du för pekaren över en adressbokskontakt. Använd överföringsikonen Använd frågeikonen Använd konferensikonen en konferens. för att göra en enkel oövervakad överföring för att starta en övervakad överföring till kontaktens primära nummer. till kontaktens primära nummer. för att ta med dig själv, det parkerade samtalet och kontaktens primära nummer till Om ikonen visas har kontakten alternativa nummer. Du kan klicka på ikonen och välja samma alternativ som ovan för dessa nummer Parkera samtal När du väntkopplar ett samtal kan vanligtvis bara du återta det samtalet. Att parkera ett samtal är ungefär samma sak som att pausa ett samtal. Ett parkerat samtal kan däremot hämtas av andra användare om de känner till parkeringsfacknumret eller -namnet som använts för att parkera samtalet. I one-x Portal for IP Office finns 4 parkeringsknappar. Du kan konfigurera vilket parkeringsfacknummer eller -namn som används för knapparna. Sedan kan du använda knapparna för att parkera ett samtal i ett visst parkeringsfack, se när ett samtal har parkerats i parkeringsfacket av dig eller någon annan och återuppta ett samtal som parkerats i det facket. Du kan parkera och återuppta ett parkerat samtal på ett telefonnätverk för flera platser som ett Small Community Network. Om du till exempel parkerar ett samtal i parkeringsfack 1 så kan både användarna i det lokala telefonnätverket och Small Community Network-användarna återuppta samtalet. Samtalet som är parkerat i fack 1 visas för de användare som är konfigurerade i ett lokalt telefonnätverk eller ett Small Community Network med samma fack. Obs! 1. Om du parkerar ett samtal och lämnar det parkerat för länge kommer du att bli uppringd igen. Standard är att återuppringning sker efter 5 minuter, men systemadministratören 180 kan ändra detta. Du kan inte lägga på ett parkerat samtal som ringer upp din telefon igen. 2. Parkera och återuppta samtal mellan olika telefonsystem i ett Small Community Network Konfigurera dina parkeringsfack Det finns fyra parkeringsfacksknappar i one-x Portal for IP Office. Du kan konfigurera telefonsystemets parkeringsfack till knapparna. Om numren eller namnen du använder matchar de som andra användare använder kan du visa samtalen i parkeringsfacken som andra användare parkerat. Du kan använda knapparna för att återuppta samtalen. På samma sätt kan andra användare visa och återuppta samtal du har parkerat. 1. På fliken Konfigurera väljer du Telefoni. 2. I avsnittet Parkeringsfack anger du numret eller namnet på parkeringsfacket. Som standard namnges parkeringsfacken 1 till 4. Obs!Se till att namnet på parkeringsfacket inte överskrider nio tecken. Namnet på parkeringsfacket kan vara alfanumeriskt och innehålla specialtecken. 3. Klicka på Spara. Sida 45

46 Parkera ett samtal 1. Använd gadgeten Samtal på huvudfliken och välj fliken för det samtal som du vill parkera. 2. Klicka på en av parkeringsknapparna som finns mitt på gadgeten Samtal. 3. Samtalet parkeras och knappen anger nu att systemets parkeringsfack används. Obs! 1. Om du parkerar ett samtal och lämnar det parkerat för länge kommer du att bli uppringd igen. Standard är att återuppringning sker efter 5 minuter, men systemadministratören 180 kan ändra detta. Du kan inte lägga på ett parkerat samtal som ringer upp din telefon igen. Sida 46

47 Ringa och besvara samtal: Parkera samtal Återuppta ett samtal 1. Med gadgeten Samtal i huvudfliken visar parkeringsknapparna på mitten om det finns ett parkerat samtal. 2. Om du placerar pekaren över knappen visas namn och nummer för den parkerade uppringaren, om sådan information finns. 3. Klicka på knappen för parkerat samtal så återupptas samtalet Skicka DTMF-toner Du kan skicka DTMF-signaler (Dual Tone Multi- Frequency) med one-x Portal for IP Office. Välj alternativet Ange knapptoner på knappsatsen om du vill skicka DTMF-signaler med one-x Portal for IP Office, annars ringer systemet ett nytt samtal. Obs!Du kan bara skicka DTMF-signaler för ett aktivt samtal eller ett aktivt konferenssamtal. Du kan inte skicka DTMFsignaler när du väntkopplar ett samtal eller när den person du ringer upp använder en SIP-terminal. Så här aktiverar du alternativet Knapptoner: 1. Klicka på knappsatsen i gadgeten Samtal. 2. Välj alternativet Ange knapptoner. 3. Klicka på siffrorna och tecknen på knappsatsen för att skicka DTMF-signalerna. Så här inaktiverar du alternativet Knapptoner: När du skickat DTMF-signalerna stänger du knappsatsen. Systemet återställer alternativet Knapptoner. Sida 47

48 Obs! Systemet visar inte knappsatsen när någon aktivitet sker. Exempelvis när du tar emot ett samtal eller när ett samtal avbryts Skicka snabbmeddelande till andra användare I one-x Portal for IP Office kan du ha chattsessioner med andra användare som använder one-x Portal for IP Office. Du känner igen dem på den gröna ikonen i adressboken. Du kan använda en chattsession även när du ringer ett samtal till samma användare som du skickar meddelande till. Om du inte vill att andra användare ska kunna starta chattsessioner med dig när du använder one-x Portal for IP Office ställer du in din närvarostatus 18 på Offline. 1. Leta upp den andra one-x Portal for IP Office-användaren i gadgeten 2. När du för pekaren över kontakten anger chattikonen chattikonen Adressbok. att personen är tillgänglig för att chatta. Klicka på för att öppna ett chattfönster. 3. Popup-fönstret för snabbmeddelande visas i din one-x Portal for IP Office och i den andra användarens one-x Portal for IP Office. 4. Du kan börja skriva ditt meddelande och de kan svara. 5. Du kan starta chattsessioner med andra one-x Portal for IP Office-användare samtidigt. Var och en visas i ett separat popup-fönster Gå vidare från ett snabbmeddelande till röstsamtal Ibland kan en snabbmeddelandesession vara otillräcklig för att föra fram en idé till den andra personen, eller så är ett telefonsamtal ett snabbare sätt att nå önskat resultat. Du kan ringa upp personen i ett snabbmeddelandefönster med Sida 48

49 Ringa och besvara samtal: Skicka snabbmeddelande till andra användare Obs! Du kan bara gå vidare från ett snabbmeddelande till röstsamtal när du håller på med en snabbmeddelandekonversation med en kontakt i adressboken System i one-x Portal for IP Office. Du kan gå vidare från ett snabbmeddelande till ett röstsamtal även när du använder Avaya one-x Mobile Preferred for IP Office eller en extern snabbmeddelandeklient. Så här går du vidare från snabbmeddelande till röstsamtal: 1. När som helst under en snabbmeddelandekonversation med en kontakt som finns i adressboken System i one-x Portal for IP Office skriver 2. Tryck på Enter. Systemet startar ett samtal mellan din telefon och den andra personen. Systemet visar ett meddelande där det står: " <användarnamn> vill tala med dig, din telefon kommer att ringa inom kort" där<användarnamn> är namnet eller anknytningen för den användare som initierat samtalet. Obs!Snabbmeddelandekonversationen avslutas inte för att du går vidare från ett snabbmeddelande till ett röstsamtal. Du kan kommunicera både via telefon och snabbmeddelande samtidigt Stör ej När du väljer det här läget kan du bara ta emot samtal från utvalda nummer som du har angett genom att lägga till dem i listan över Stör ej-undantag. 112 Alla övriga samtal skickas till röstbrevlådan, om en sådan finns, och i annat fall hörs en upptagetton. Du kan fortfarande ringa samtal när du är i läget Stör ej. Så här aktiverar du Stör ej 1. Klicka på statusväljaren längst upp till höger. 2. Välj Stör ej. 3. Statusikonen ändras till Stör ej. Så här avaktiverar du Stör ej 1. Klicka på statusväljaren längst upp till höger. 2. Välj Tillgänglig eller Offline. 3. Statusikonen ändras till Tillgänglig eller Offline Agentstyrning Om du också är Customer Call Reporter-agent visas den här gadgeten i one-x Portal for IP Office. Du kan använda den för att visa ditt aktuella agentläge och för att ändra läget. Du kan också använda den till att ändra ditt medlemskap i de olika Customer Call Reporter-köer du tillhör. De ändringar du gör med gadgeten, t.ex. den tid du tillbringar i varje agentläge, ingår i de rapporter som skapas av Customer Call Reporter. De kan ses av din Customer Call Reporter-arbetsledare och kan i vissa fall åsidosättas av arbetsledare. Sida 49

50 Ändra agentläge Det agentläge som visas styrs både av dig och av telefonsystemet. Efter varje samtal ändras exempelvis läget automatiskt till Samtal efter arbete under en kort period och ändras sedan automatiskt tillbaka till Tillgänglig. Om det behövs har du dock möjlighet att ändra den. När du till exempel avslutat ditt samtal efter arbetet kan du manuellt ändra läget tillbaka till Tillgänglig. Tillgänglig I det här läget är du tillgänglig för att ta emot och besvara samtal i kön när du inte redan är upptagen i ett samtal. Observera att det här inte är samma som den tillgängliga närvarostatusen one-x Portal for IP Office använder. Medan det här läget visas i din one-x Portal for IP Office kan Customer Call Reporter-skärmen visa ytterligare lägen för dig när du får och besvarar samtal (till exempel Ringing (Ringer) och Busy (Upptagen)). Samtal efter arbete Det här läget används efter kösamtal så att du kan utföra åtgärder som att avsluta samtalsinspelningar. Den är tänkt att vara ett tillfälligt läge och avbryts automatiskt av telefonsystemet efter en viss tid som ställts in av systemadministratören. Upptagen, ej tillgänglig Välj det här läget när du vill fortsätta vara inloggad men inte kan ta emot kösamtal. Du ombeds att ange en orsakskod till att du använder läget Upptagen, ej tillgänglig från den uppsättning med koder som finns i telefonsystemet. Dina köer I avsnittet Mina grupper visas de Customer Call Reporter-köer där du konfigurerats som medlem. Du kan använda listan för att aktivera eller inaktivera ditt nuvarande medlemskap. Du tar bara emot samtal från köer för vilka ditt medlemskap är aktiverat. Med kryssrutan längst upp i listan kan du aktivera/inaktivera ditt medlemskap i alla köer där du har behörighet att ändra medlemskap. När du inaktiverar ditt medlemskap i alla köer redovisas det i Customer Call Reporter som ett särskilt läge kallat Present (Närvarande). Vilka köer kan jag styra? Telefonsystemadministratören kan konfigurera vilka köer du kan ändra ditt medlemskap i, som standard är det ingen. Mer information finns i installationshandboken för one-x Portal for IP Office. Om du inte kan styra medlemsstatusen för gruppen är gruppnamnet nedtonat Kontroll för tvillingbildningssamtal Med mobil tvillingbildning kan du få aviseringar om inkommande samtal både på din vanliga anknytning och på ett annat nummer. Systemadministratören styr vilka användare som kan använda den här funktionen. Om du har möjlighet att använda mobil tvillingbildning kan du aktivera eller inaktivera den och ställa in destinationsnumret som en del av din aktuella one-x Portal for IP Office-profil 87. Den kan också konfigureras åt dig av systemadministratören eller via menyn på bordstelefonen. När mobil tvillingbildning är aktiverad visas ytterligare två knappar på samtalsgadgeten: Sida 50

51 Ringa och besvara samtal: Kontroll för tvillingbildningssamtal Överföring till tvilling När du har besvarat ett samtal på din vanliga anknytning kan du överföra det till tvillingnumret genom att klicka på den här knappen. Telefonsystemet försöker överföra samtalet till numret. Om samtalet inte besvaras återgår samtalet till din vanliga anknytning. Samtalet återgår också om det besvaras för fort, t.ex. om samtalet går direkt till en mobiltelefons röstbrevlåda eftersom mobiltelefonen är upptagen eller avstängd. Hämta från tvilling När du har ett tvillingbildat samtal som du besvarat på det tvillingbildade anknytningsnumret kan du göra så att det överförs tillbaka till din vanliga anknytning genom att klicka på den här knappen. Sida 51

52 Sida 52

53 Kapitel 4. Konferenssamtal Sida 53

54 4. Konferenssamtal Du kan använda one-x Portal for IP Office för att starta och hantera ett konferenssamtal. Konferensparterna visas i gadgeten Samtal. Obs! 1. Det högsta antalet deltagare i en viss konferens är 64. Det här begränsas dock av antalet deltagare i andra konferenser som redan pågår. Det begränsas också av andra funktioner. Till exempel samtalsinspelning, som också använder telefonsystemets konferensmöjligheter. 2. Beroende på inställningar i telefonsystemet kan en konferens automatiskt avslutas om alla interna användare lämnar konferensen och bara externa användare finns kvar. 3. Konferenskontrollerna kan inte användas av användare som befinner sig i ett annat telefonsystem än det där konferensen startade. Starta och hantera konferenssamtal Konfigurera en konferens 54 Identifiera konferensledaren 54 Omvandla väntkopplade samtal till ett konferenssamtal 57 Identifiera konferenstalaren 56 Lägga till ytterligare en part till en konferens 58 Lägga på en deltagare i en konferens Lägga på alla deltagare i en 59 konferens 60 Parkera ett konferenssamtal Konfigurera konferensnumret Väntkoppla ett konferenssamtal 56 Stänga av ljudet för konferensdeltagare 59 Låsa en Möt mig-konferens 60 Använda konferenssamtalskontroller Gå med i en privat Möt migkonferens Konfigurera en konferens Du kan använda adressböckerna i one-x Portal for IP Office för att välja och ringa upp de parter som du vill inkludera i konferensen och sedan starta konferensen. 1. I adressboksgadgeten letar du upp och för pekaren över den kontakt som du vill lägga till och starta en konferens med. Klicka på ikonen. Då startas ett samtal till kontakten där samtalsgadgeten använder skärmen med konferensinformation istället för den vanliga skärmen med samtalsinformation. Sida 54

55 Konferenssamtal: Konfigurera en konferens 2. När parten svarar meddelar du att du vill inkludera dem i en konferens. Om de inte svarar eller inte vill delta i konferensen för du pekaren över parten i samtalsgadgeten och klickar på ikonen för att lägga på. Det finns också ikoner för att väntkoppla eller spela in samtalet. 3. Leta upp och för pekaren över nästa kontakt som du vill lägga till i konferensen. Klicka på ikonen tidigare lagts till väntkopplas medan du lyssnar på samtalet till den nya kontakten. 4. När du har lagt till alla kontakter klickar du på konferensikonen. Den part som i samtalsgadgeten för att starta konferensen. Sida 55

56 4.2 Identifiering av ledare i konferensen När du initierar en Ad hoc-konferens från din bordstelefon kan one-x Portal for IP Office identifiera dig som konferensledare. Du ringer exempelvis Extn 202 och Extn 203. Om du trycker på knappen Konferens på bordstelefonen blir du ledare för konferensen. Som konferensledare har du alla särskilda privilegier. 1. Du kan stänga av ljudet för dig själv eller stänga av ljudet för alla deltagare i konferensen. 2. Du kan lägga på dig själv eller lägga på alla deltagare i konferensen. 4.3 Identifiering av talare i konferensen Gränssnittet i one-x Portal for IP Office visar den som talar högst i en konferens med en grön ikon visas bara i en Möt mig-konferens. Ikonen anger att talaren har den högsta tonen bland övriga deltagare i konferensen. Ikonen deltagare till deltagare efter ljudstyrkan i konferensen.. Ikonen växlar från Exempel: Det finns tre deltagare Extn203NC, Extn201NC och Extn205NC i ett Möt mig-konferenssamtal. Ikonen visas för Extn205NC vilket anger att Extn205NC för närvarande är den som talar högst i konferensen. Sida 56

57 Konferenssamtal: Identifiering av talare i konferensen Under konferenssamtalet växlar ikonen till Extn203NC efter ljudstyrka. 4.4 Göra om väntkopplade samtal till en konferens Om du har flera väntkopplade samtal, eller väntkopplade samtal och ett uppkopplat samtal, kan du göra om dem till ett konferenssamtal. 1. När du har flera väntkopplade samtal, eller ett pågående samtal och andra väntkopplade samtal, visar samtalsgadgeten en konferensikon 2. Klicka på konferensknappen.. Alla samtal läggs till i en konferens. Sida 57

58 4.5 Lägga till ytterligare ett samtal till en konferens Du kan lägga till ytterligare en part i konferensen. 1. Ange det nummer du vill ringa och klicka på Samtal. Du kan också använda adressboken för att ringa en kontakt. 2. Din anslutning till konferensen väntkopplas, men övriga deltagare kan fortfarande tala med varandra. Sida 58

59 Konferenssamtal: Lägga till ytterligare ett samtal till en konferens Om den andra parten samtycker till att delta i konferensen klickar du på. Om den andra parten inte svarar eller inte vill delta i konferensen klickar du på konferenssamtalet och klicka på. Gå sedan till fliken för för att återgå till konferensen. 4.6 Stänga av ljudet för konferensdeltagare Ljudet för parterna i konferensen kan stängas av. Det här kan förbättra konferenssamtalets ljud, speciellt om det finns parter med analoga anslutningar eller som använder högtalartelefoner. När ljudet för en parts anslutning till konferensen är avstängt visas det med ikonen för part med avstängt ljud. Observera att ljudavstängningsfunktionerna som beskrivs här utförs av telefonsystemet. De slår inte på eller av någon ljudavstängningsfunktion som tillhandahålls av telefonen. Stänga av ljudet för dig själv 1. Klicka på knappen Stäng av ljud på konferensfliken. Din ikon ändras till att visa att ljudet för dig är avstängt. Så här stänger du av ljudet för en annan part i konferensen 1. När du för pekaren över en deltagare i konferensen visar systemet en lista med åtgärder du kan utföra. Alternativen varierar beroende på om du är konferensledare 179 och på deltagarnas aktuella läge. Om du vill lägga på en deltagare i konferensen klickar du på deltar i konferensen. Avsluta. Om du vill stänga av ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på för deltagaren är avstängt. Om du vill slå på ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på anger att deltagarna inte längre Stäng av ljud. anger att ljudet Slå på ljud. Så här stänger du av alla andra parter i konferensen Om du kan göra detta visas knappen alla parter i konferensen utom för dig. längst ned i gadgeten Medan ljudet för alla andra parter är avstängt visas knappen Samtal. När du klickar på den stängs ljudet av för i gadgeten Samtal. 4.7 Lägga på en deltagare i en konferens I egenskap av konferensledare 179 kan du lägga på andra parter i en konferens. Det här är användbart om du av misstag lägger till ett samtal som ska skickas till en röstbrevlåda eller en extern deltagare väntkopplar ett samtal. När en extern deltagare väntkopplar ett samtal i konferenssamtalet hörs musik. Sida 59

60 Systemet visar konferensledaren 179 för en Ad hoc-konferens och ett Möt mig-konferenssamtal längst upp på konferensfliken i gadgeten Samtal. Konferensledaren visas när konferensen initieras på en telefon och när konferensen initieras med one-x Portal for IP Office. När en deltagare har lagts på i konferensen visar systemet en ikon för pålagt samtal. Lägga på sig själv 1. Klicka på knappen Avsluta i konferensfliken. Lägga på andra parter i konferensen 1. När du för pekaren över en deltagare i konferensen visar systemet en lista med åtgärder du kan utföra. Alternativen varierar beroende på om du är konferensledare 179 och på deltagarnas aktuella läge. Om du vill lägga på en deltagare i konferensen klickar du på deltar i konferensen. Avsluta. anger att deltagarna inte längre Om du vill stänga av ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på för deltagaren är avstängt. Om du vill slå på ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på Stäng av ljud. anger att ljudet Slå på ljud. 4.8 Lägga på alla deltagare i en konferens I one-x Portal for IP Office 9.0 kan du lägga på alla deltagare i en Ad hoc-konferens 179 eller en Möt mig-konferens 180. Systemet visar konferensledaren 179 för en Ad hoc-konferens och Möt mig-konferens längst upp på konferensfliken i gadgeten Samtal. Konferensledaren visas när konferensen initieras på en telefon och när konferensen initieras med onex Portal for IP Office. Obs! Bara en konferensledare 179 kan lägga på alla deltagare i ett konferenssamtal. Om du vill lägga på alla deltagare i ett samtal klickar du på Avsluta alla i gadgeten Samtal. 4.9 Låsa en Möt mig-konferens Om du är konferensledare 179 kan du låsa en Möt mig-konferens 180. När du låst ett konferenssamtal kan nya deltagare inte gå med i konferenssamtalet. Om du vill inkludera nya deltagare måste du låsa upp konferenssamtalet. Obs! I en Ad hoc-konferens kan inte ens konferensledaren låsa en konferens. Den här funktionen är bara tillgänglig i en Möt mig-konferens. Om du vill låsa ett konferenssamtal klickar du på Lås konferens i gadgeten Samtal. Om du vill låsa upp ett konferenssamtal klickar du på Lås upp konferens i gadgeten Samtal. Obs! En låst konferens låses upp om en konferensledare 179 avslutar konferensen Parkera ett konferenssamtal Om du är konferensledare 179 kan du parkera ett konferenssamtal. Bara en konferensledare kan parkera ett konferenssamtal i något av de tillgängliga parkeringsfacken. Vilken deltagare som helst kan dock återuppta ett konferenssamtal som parkerats. Obs! Det är bara konferensledaren som behåller ägandeprivilegierna för ett konferenssamtal även om någon annan deltagare återupptar ett konferenssamtal. Om du vill parkera ett konferenssamtal ska du i gadgeten Samtal välja det parkeringsfack där du vill placera samtalet. Om du vill återuppta ett konferenssamtal ska du i gadgeten Samtal välja det parkeringsfack där du parkerade samtalet och sedan klicka på knappen Återuppta Sida 60

61 Konferenssamtal: Väntkoppla en konferens 4.11 Väntkoppla en konferens Du kan väntkoppla ett konferenssamtal. De andra parterna i konferensen kan fortfarande prata med varandra. Din status i konferensfönstret uppdateras och visar att du är väntkopplad. Om du vill återgå till konferensen klickar du på Återta.! VARNING Observera att detta bara gäller konferenssamtal i ditt eget telefonsystem och som visas som konferenssamtal i one-x Portal for IP Office. Om du placerar uppkopplingen mot någon annan typ av konferens, till exempel i ett annat telefonsystem, kan deltagare i konferensen höra musik från ditt telefonsystem Kontroller för konferenssamtal När du har ett konferenssamtal som pågår visas ett antal kontroller på konferenssamtalsfliken. Konferensknappar Knapparna på konferensfliken kan användas på följande sätt: Ikon Åtgärd Beskrivning Avsluta samtal Ett för närvarande uppkopplat samtal kopplas från när du trycker på. Spela in samtal Starta inspelning av pågående samtal. Stoppa inspelning Stoppa inspelning av pågående samtal. Väntkoppla samtal Väntkopplar samtalet. Återta väntkopplat samtal Ta tillbaka ett samtal som väntkopplats. Stäng av ljud Stäng av ljudet för ett uppkopplat samtal. Stäng av ljud för alla För konferenser som du initierat kan du med den här kontrollen stänga av ljudet för alla andra konferensdeltagare. Slå på ljud Slå på ljudet för ett uppkopplat samtal. Slå på ljud för alla För konferenser som du initierat kan du med den här kontrollen slå på ljudet för alla andra konferensdeltagare. Lägg på alla Lägg på alla deltagare i ett konferenssamtal. Lås konferens Lås ett Möt mig-konferenssamtal. Sida 61

62 Använda ikonerna för en konferenspart Genom att klicka på ikonerna för parterna i konferensen kan du utföra åtgärder på den parten. 1. När du för pekaren över en deltagare i konferensen visar systemet en lista med åtgärder du kan utföra. Alternativen varierar beroende på om du är konferensledare 179 och på deltagarnas aktuella läge. Om du vill lägga på en deltagare i konferensen klickar du på deltar i konferensen. Avsluta. anger att deltagarna inte längre Om du vill stänga av ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på för deltagaren är avstängt. Om du vill slå på ljudet för en deltagare i konferensen klickar du på Stäng av ljud. anger att ljudet Slå på ljud Gruppkonferenssamtal Förutsättningar För att kunna starta en gruppkonferens för en grupp måste du vara medlem i gruppen. Så här startar du en gruppkonferens: 1. På fliken System i gadgeten adressbok väljer du gruppen i listrutan. Obs! Systemet visar endast de XMPP-grupper som systemadministratören 180 för IP Office-systemet har skapat. 2. Klicka på ikonen för Starta gruppkonferens. En gruppkonferens startas på din konferensbrygga för Möt mig-konferenser Konfigurera ditt konferensnummer För konferenser du har startat visar konferensfönstret i one-x Portal for IP Office funktioner för att stänga av ljudet och lägga på andra parter, eller att stänga av ljudet för alla parter. Varje konferens som IP Office är värd för får ett ID. Systemadministratören kan konfigurera metoder för att komma åt eller starta en konferens med ett visst ID. Om inställningen för ditt konferensnummer i one-x Portal for IP Office matchar konferens-id:t kommer du att ha samma konferenskontroller för att stänga av ljudet och lägga på andra parter som du har för en konferens som du startar själv. 1. I fliken Konfigurera väljer du Telefoni. 2. I avsnittet Konferensnummer anger du ditt privata nummer för konferensbryggan. Som standard används ditt anknytningsnummer som konferensnummer. Om din anknytning t.ex. är 201 ställs konferensbryggan in som Klicka på Spara Privat Möt mig-konferens Privata Möt mig-konferenser är konferenser med ett konferensnummer som ett befintligt anknytningsnummer för en IP Office-användare. För att gå med i en privat Möt mig-konferens med en kortkod ska samma Konferens Möt mig-kortkod konfigureras på alla IP Office-telefoner i inställningen för SCN (Small Community Network). Om till exempel IPO-A och IPO-B finns i SCN måste samma Konferens Möt mig-kortkod konfigureras i både IPO-A och IPO-B för att en användare ska kunna gå med i en privat konferens. Så här ringer du upp numret för en användares Möt mig-konferens med en kort kod: 1. Använd gadgeten Samtal och klicka på knappsatsikonen.. 2. Skriv den korta kod som din IP Office-administratör har ställt in i IP Office Manager med hjälp av knappsatsen. T.ex. kan den korta koden för Möt mig-konferenser vara *#N#, där N är numret till användarens Möt mig-konferens. 3. Klicka på ikonen. Ringa upp din Möt mig-konferensbrygga: När du ska ringa upp din Möt mig-konferensbrygga klickar du på ikonen Ring in till min brygga i sidhuvudet i one-x Portal for IP Office. Sida 62

63 Konferenssamtal: Konfigurera ditt konferensnummer Sida 63

64 Sida 64

65 Kapitel 5. Samtalslogg Sida 65

66 5. Samtalslogg Gadgeten Samtalslogg innehåller information om de samtal du ringer upp, tar emot och missar. I gadgeten Samtalslogg visas även historik för konversationer med andra kontakter. Du kan använda samtalsloggen till att ringa samtal 34, lägga till uppgifter om uppringaren i den privata adressboken 67 eller till att söka efter snabbmeddelandesamtal. Samtalslogg för one-x Portal for IP Office Samtalsloggen som one-x Portal for IP Office visar lagras i telefonsystemet som en del av dina användarinställningar. Upp till 30 poster (10 på IP Office IP406 V2- och IP412-systemen) lagras, där nya poster ersätter de gamla när gränsen är nådd. För poster för återuppringda samtal till eller från samma nummer uppdateras däremot den befintliga posten och antalet samtal som ingår i posten ökar. Systemadministratören konfigurerar vilka samtal som loggas. Exempelvis kommer de samtal du inte besvarar men som besvaras av röstbrevlådan eller av en anknytning som täcker upp för dig vanligtvis inte att loggas som missade samtal, såvida inte systemadministratören konfigurerat att så ska ske. Gruppsamtal loggas inte såvida du inte besvarar det specifika samtalet. Återigen kan systemadministratören konfigurera din samtalslogg till att inkludera missade gruppsamtal. Telefonsamtalslogg Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien med knappen Samtalslogg eller Historik, eller en telefon i M-serien eller T-serien, visas som standard samma samtalslogg på telefonen som one-x Portal for IP Office visar. Du kan sedan använda och redigera samtalsloggen från telefonen eller från one-x Portal for IP Office. Båda två ändras parallellt. Om du använder någon annan typ av telefon som har en samtalslogg är det en samtalslogg som sparas av själva telefonen och matchar därför inte samtalsloggen som visas i one-x Portal for IP Office. Samtal som till exempel ringts med one-x Portal for IP Office visas inte i telefonens samtalslogg och vice versa. Samtalsloggen i one-x är begränsad till att visa 255 poster. Använda min samtalslogg Använda samtalsloggen 66 Ringa ett samtal från samtalsloggen Lägga till ett samtalsloggnummer i min adressbok Med samtalsloggen I Samtalslogg visas uppgifter om samtal som du ringt upp, tagit emot och missat. Du kan använda samtalsloggen för att ringa ett samtal 34 eller lägga till uppgifter om uppringaren i adressboken Privat 67. Varje samtal av en viss typ, till eller från ett visst nummer, visas bara som en enda post i samtalsloggen. För alla ytterligare samtal av samma typ och nummer som en befintlig post i samtalsloggen kommer uppgifter (Tid och Längd) som visas för den befintliga posten att uppdateras och antalet för Samtal räknas upp. Tabb Beskrivning Alla På den här fliken visas alla poster från de andra underflikarna. På den här fliken visas poster för samtal direkt till ditt anknytningsnummer som du har besvarat. Inkommande Uppgifter om de 10 senaste uppringarna ingår. Utgående Missade På den här fliken visas poster för samtal som du ringt. Uppgifter om de 10 senaste uppringarna ingår. På den här fliken visas poster för samtal som ringts till din telefon men som inte besvarats där. De inkluderar samtal som skickades till din röstbrevlåda, samtal som vidarekopplats och samtal som hämtats av annan användare. Uppgifter om de 10 senaste samtalen ingår. På den här fliken kan du söka efter konversationer med kontakten. Snabbmeddel ande Gruppsamtal Systemadministratören 180 kan konfigurera ifall samtalsloggen med missade samtal ska innehålla missade samtal för valda grupper 179. Missade gruppsamtal är samtal som inte besvarats av en medlem i gruppen. De behöver i själva verket inte ringa upp dig och de besvaras av en icke-gruppmedlem eller röstbrevlådan; om så är fallet anges det i uppgifterna om det missade samtalet. När det här alternativet gäller i samtalsloggen ändras etiketten för kolumnen Namn till Från och dessutom visas kolumnen Till så att du kan skilja mellan dina egna samtal och samtal till en grupp. Sida 66

67 Samtalslogg: Med samtalsloggen Sortera Du kan sortera posterna i samtalsloggen genom att klicka på kolumnrubriken. Den kolumn som för närvarande används för sortering anges av en nedåtpil eller en uppåtpil. Om du klickar på samma kolumnrubrik igen ändras sorteringsordningen. Lägga till uppgifter om uppringaren i adressboken Privat Du kan lägga till namn och nummer i adressboken Privat. 67 Rensa loggen Ta bort alla poster från den flik som visas för närvarande. Namn 67 Posterna i namnkolumnen är understrukna och går att klicka på för att ringa tillbaka till det nummer som lagras i samtalsloggen. 5.2 Ringa ett samtal från samtalsloggen Du kan använda numren i samtalsloggen för att göra en återuppringning eller ringa tillbaka. 1. Använd gadgeten Samtalslogg på huvudfliken och hitta den kontakt du vill ringa upp. 2. Klicka på namnet eller numret för att ringa ett samtal. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten Samtal. 5.3 Lägga till en uppringare i din adressbok Du kan lägga till uppgifter om uppringaren som visas i samtalsloggen i den privata adressboken. 1. Hitta samtalet i samtalsloggen. 2. Klicka på ikonen Lägg till. 3. Systemet visar fönstret Lägg till ny kontakt med uppgifter om kontakten i samtalsloggen. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara. Sida 67

68 5.4 Söka efter snabbmeddelandesamtal Du kan söka efter snabbmeddelandekonversationer med andra kontakter. Obs! Alla fält är valfria. Fält Beskrivning Deltagare Skriv namnet på kontakten som deltar i snabbmeddelandesamtalet. Nyckelord Skriv nyckelord för snabbmeddelandesamtalet. Start Välj det datum som konversationerna ska visas från. Om du inte väljer något datum sker visningen från det tidigaste samtal som finns lagrat i systemet. Slut Välj det datum som konversationerna ska visas till. Om du inte väljer något datum sker visningen till det senaste samtalet. 1. Öppna gadgeten Samtalslogg och klicka på fliken Snabbmeddelande. 2. Klicka på Sök. Systemet visar listan med alla konversationer baserat på din sökning. Om inga konversationer matchar kriterierna visas ett meddelande om det. 3. Klicka på det samtal du vill öppna. Samtalet öppnas. Sida 68

69 Kapitel 6. Adressböcker Sida 69

70 6. Adressböcker I one-x Portal for IP Office kan flera adressböcker med namn och tillhörande telefonnummer visas. Det görs i gadgeten Adressbok. När du för pekaren över en kontakt visas ikoner för olika åtgärder. Var och en av adressböckerna som anges nedan visas i en separat flik. Dessutom kan du skapa upp till 4 extra flikar som du kan lägga till valda kontakter på. Privat På den här fliken visas dina privata kontakter som sparas i telefonsystemet. Om du använder en Avaya-telefon är kontakterna också tillgängliga på telefonen. Du kan ordna de privata kontakterna i upp till 5 grupper. System På den här fliken visas kontakter som sparas i telefonsystemet och som kan användas av alla användare samt uppgifter om andra användare och grupper. Extern På den här fliken kan du söka i en extern adressbok med kontakter om administratören konfigurerat detta. Sök alla Den här fliken visas när sökrutan överst i gadgeten har använts för att söka i alla adressböcker. Resultatet av sökningen visas på fliken. Uppringning efter namn När du ringer samtal med gadgeten Samtal 34 kan du ange ett namn istället för ett nummer. Om namnet matchar en kontakt i den privata adressboken eller systemadressboken slås det primära numret för kontakten. Namnvisning för inkommande samtal När du tar emot ett samtal och uppringarens nummer matchar en kontakt i den privata adressboken eller systemadressboken visar one-x Portal for IP Office namnet på kontakten. Använda adressböckerna Visa adressböckerna 70 Visa användarstatus i adressboken 71 Söka i adressböckerna Ringa samtal från adressboken Redigera en adressbokskontakt Skicka e-post till en kontakt Lägga till en adressbokskontakt Överföra ett samtal från adressboken 74 Ta bort en adressbokskontakt Lägga till en kontaktgruppsflik Skicka snabbmeddelande till en kontakt 80 Sida 70

71 Adressböcker: Visa adressböckerna 6.1 Visa adressböckerna I one-x Portal for IP Office kan du visa flera adressböcker (System, Privat och Extern) med namn och tillhörande telefonnummer. Privat adressbok Det här är din egen adressbok med namn och nummer. Du kan koppla flera nummer till ett namn och välja vilket nummer du ska använda när du ringer ett samtal. Du kan redigera och ändra kontakterna i adressboken med one-x Portal for IP Office. Du kan även konfigurera undergrupper med valda kontakter. För vissa typer av telefoner (se nedan) kan du också få åtkomst till, använda och redigera adressboken Privat från telefonen. Systemadressbok Den här adressboken innehåller namn och nummer från telefonsystemet samt alla användare och grupper 179 i telefonsystemet. Din one-x Portal for IP Office-administratör kan lägga till kontakter i systemadressboken. Du kan inte ändra dessa kontakter. Du kan dock kopiera en kontakt i systemadressboken till din privata adressbok 75. Obs! Som standard visas endast grupper som CCR agent-grupper och centraliserade grupper vilka systemadministratören 180 för IP Office-systemet har skapat. Systemet visar inte en XMPP-grupp som skapats av systemadministratören 180 för IP Office-systemet. Om systemadministratören 180 har aktiverat alternativet "Ext. adressbok"för en grupp i IP Office Manager, visas inte den gruppen. De grupperna visas endast om du är konfigurerad som medlem i den specifika gruppen. Systemadministratören 180 kan konfigurera så att one-x Portal for IP Office har åtkomst till en extern adressbok. Om din one-x Portal for IP Office-server har konfigurerats för detta kan du söka i den externa adressboken. Resultatet av sökningen visas här. Sök alla Med det här alternativet kan du visa resultatet av en adressbokssökning 73. Privat adressbok Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien som har knappen Kontakter, eller en telefon i Mserien, T-serien eller T3-serien, kan du också använda kontakterna i adressboken Privat via telefonen och redigera dem med hjälp av telefonen. 1. När kontakter i adressboken Privat läggs till lagras de både av programmet one-x Portal for IP Office och av telefonsystemet och hålls synkroniserade. Programmet one-x Portal for IP Office och telefonsystemet kan bara lagra upp till 100 kontakter i adressboken Privat per användare (beror på systemets begränsningar). 2. Kontakterna kan redigeras via telefonen eller via one-x Portal for IP Office. 3. Kontakter i adressboken Privat som visas i one-x Portal for IP Office kan innehålla flera nummer där ett är valt som aktuellt nummer för Primär telefon 180. Matchande post i telefonsystemet innehåller bara ett nummer, vilket ändras så att det matchar det aktuellt valda numret för Primär telefon i one-x Portal for IP Office om valet ändras. 6.2 Adressboksikoner I adressboken används en rad olika ikoner för att ange läget för både en kontakt och åtgärder som du kan utföra med hjälp av kontakten. Några av dessa visas bara när du för pekaren över kontakten. Sida 71

72 Samtalsåtgärder Åtgärd Ikon Beskrivning Samtal Ring upp kontakten med deras primära kontaktnummer. Alternativ Om kontakten har alternativa nummer ringer du upp kontakten genom att visa och välja ett av de alternativa numren. Överför När ett samtal redan är uppkopplat kan du överföra samtalet till den här kontakten. Fråga När ett samtal redan är uppkopplat kan du göra en överföringsförfrågan till den här kontakten. Konferens När ett samtal redan är uppkopplat kan du starta en konferens mellan dig, det aktuella samtalet och den här kontakten. Ring in till min brygga Lägg till kontakten i din Möt mig-konferensbrygga. Chatt Starta en chattsession i one-x Portal for IP Office med en annan one-x Portal for IP Office-användare eller en kontakt som finns på Google Talk och OCS. Adressboksåtgärder Åtgärd Ikon Beskrivning Lägg till Lägg till en kontakt som visas i adressboken System eller Extern i adressboken Privat. Detaljer Visa uppgifter om en adressbokskontakt. Redigera För kontakter i adressboken Privat kan du redigera kontaktinformation. Ta bort För kontakter i adressboken Privat kan du ta bort kontakten. Kontaktikoner one-x Portal for IP Office anger kontaktens aktuella status på XMPP och OCS med hjälp av olika ikoner. För kontakter med flera telefonnummer baseras statusen på arbetstelefonnumret. Läge Tillgänglig Ikon Beskrivning Normalläget för en användare som visar att arbetsanknytningen är tillgänglig och inte används. Grå ikon innebär att one-x Portal for IP Office inte används eller att närvaron 18 i portalen angetts som offline. Ikonen är grön om användaren även är inloggad i one-x Portal for IP Office (såvida inte närvaron angetts som offline). Upptagen Normalläget status för en användare som visar att arbetsanknytningen är upptagen med ett pågående samtal. Stör ej Användaren har ställt in Stör ej 18. Samtal till användaren skickas till röstbrevlådan om den aktiverats, annars hörs en upptagetton såvida du inte finns med på användarens lista med Stör ej-undantag 112. Utloggad Användaren har loggat ut 180 från sin telefon. Samtal till användaren skickas normalt till röstbrevlådan om den är tillgänglig. Övrigt Den här ikonen används när statusen inte är känd, till exempel för externa nummer. Ringer Den här ikonen används för en intern kontakt som ringer. Sida 72

73 Adressböcker: Söka i adressböckerna 6.3 Söka i adressböckerna När du tittar i en adressbok visas antalet kontakter den innehåller längst ned till höger i adressboksgadgeten, tillsammans med en sammanfattning av vilka kontakter som finns på den aktuella sidan. Varje adressbok har sina egna sökalternativ som du kan använda för att minska antalet träffar du behöver bläddra igenom för att hitta önskad kontakt. Dessutom har adressboksgadgeten ett eget sökalternativ som söker efter och visar resultat från alla adressböcker. Söka i adressböckerna Privat och System I adressböckerna Privat och System kan du använda textrutan längst upp för att ange ett namn eller nummer. De adressbokskontakter som fortfarande visas är de kontakter där namnet eller numret matchar. När det finns flera matchningar kan du använda sidikonerna längst ned till vänster för att flytta mellan sidor. Alternativt kan du lägga till mer information i söktermen för att förbättra sökningen och på så sätt minska antalet kontakter som visas. Söka i adressboken Extern Om du vill söka i adressboken Extern anger du ett namn eller ett nummer i textrutan längst ned och klickar på knappen Kör. one-x Portal for IP Office skickar då en sökförfrågan till den externa adressboken och visar resultatet. Söka i alla adressböcker Om du vill söka i alla adressböcker klickar du på etiketten Sök alla. Då visas en ny flik. Ange söknamn eller -nummer i sökrutan längst upp och klicka på knappen Sök. 6.4 Ringa ett samtal 1. Använd gadgeten Adressbok på huvudfliken och leta upp önskat namn i adressboken. 2. Om du vill filtrera namnen som visas börjar du skriva ett namn eller nummer i textrutan längst upp på fliken. Medan du skriver ett namn döljs de kontakter i adressboken som inte matchar det du skriver. 3. Om du vill ringa till kontakten som visas för du pekaren över kontakten. Adressboksikoner adressboksfunktioner som du kan utföra visas. 71 för de Sida 73

74 4. Om du vill ringa till kontaktens primära nummer klickar du på ikonen för att ringa. Om ikonen klicka på den för att visa kontaktens alternativa nummer och klicka på ett av dessa nummer. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten visas kan du Samtal. 6.5 Överföra ett samtal Du kan överföra ett samtal till en kontakt i din adressbok istället för att själv ange destinationsnumret. 1. Använda gadgeten Adressbok för att hitta den part som du vill överföra samtalet till. Klicka på namnet för att visa uppgifter om numret. 2. Eftersom du redan har ett uppkopplat samtal visas fler alternativ när du för pekaren över en adressbokskontakt. Använd överföringsikonen Använd frågeikonen Använd konferensikonen en konferens. för att göra en enkel oövervakad överföring för att starta en övervakad överföring till kontaktens primära nummer. till kontaktens primära nummer. för att ta med dig själv, det parkerade samtalet och kontaktens primära nummer till Om ikonen visas har kontakten alternativa nummer. Du kan klicka på ikonen och välja samma alternativ som ovan för dessa nummer. Sida 74

75 Adressböcker: Lägga till en ny kontakt i den privata adressboken 6.6 Lägga till en ny kontakt i den privata adressboken Du kan lägga till en ny kontakt i den privata adressboken. Du kan också lägga till information om uppringaren från ett röstmeddelande 96, samtalsloggen 67 eller systemadressboken 75 i din privata adressbok. 1. I gadgeten Adressbok, på huvudfliken, väljer du fliken för den privata adressboken. 2. Ange det namn eller nummer du vill lägga till och klicka på ikonen. 3. Systemet visar fönstret Lägg till ny kontakt. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara. Privat adressbok Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien som har knappen Kontakter, eller en telefon i Mserien, T-serien eller T3-serien, kan du också använda kontakterna i adressboken Privat via telefonen och redigera dem med hjälp av telefonen. 1. När kontakter i adressboken Privat läggs till lagras de både av programmet one-x Portal for IP Office och av telefonsystemet och hålls synkroniserade. Programmet one-x Portal for IP Office och telefonsystemet kan bara lagra upp till 100 kontakter i adressboken Privat per användare (beror på systemets begränsningar). 2. Kontakterna kan redigeras via telefonen eller via one-x Portal for IP Office. 3. Kontakter i adressboken Privat som visas i one-x Portal for IP Office kan innehålla flera nummer där ett är valt som aktuellt nummer för Primär telefon 180. Matchande post i telefonsystemet innehåller bara ett nummer, vilket ändras så att det matchar det aktuellt valda numret för Primär telefon i one-x Portal for IP Office om valet ändras Lägga till en kontakt från systemadressboken Du kan lägga till en kontakt som finns i systemadressboken i den privata adressboken. Kopian förblir kopplad till systemadressboken. Du kan inte redigera den, men ändringar i systemadressboken uppdateras i den privata adressboken. 1. I gadgeten Adressbok, på huvudfliken, väljer du fliken för systemadressboken. 2. Leta rätt på den kontakt du vill lägga till i den privata adressboken. För pekaren över kontakten och klicka på ikonen Lägg till. 3. Du kan inte ändra kontaktinformationen men du kan välja de privata kontaktgrupper systemkontakten i. 77 du vill lägga till 4. Klicka på Lägg till för att lägga till kontakten i den grupp du har valt. Tips Om du vill lägga till en kopia av en systemkontakt som du sedan kan redigera och lägga till annan kontaktinformation i, t.ex. fler nummer och e-postadresser, använder du den vanliga metoden för att lägga till en kontakt i din privata adressbok. Om arbetstelefonnumret matchar en systemanvändares anknytningsnummer visar den privata kontakten användarstatus för den användaren. Sida 75

76 6.6.2 Lägga till en uppringare från samtalsloggen Du kan lägga till uppgifter om uppringaren som visas i samtalsloggen i den privata adressboken. 1. Hitta samtalet i samtalsloggen. 2. Klicka på ikonen Lägg till. 3. Systemet visar fönstret Lägg till ny kontakt med uppgifter om kontakten i samtalsloggen. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara Lägga till en röstbrevlådeuppringare i adressboken Du kan lägga till information om uppringaren som lämnat ett röstmeddelande i den privata adressboken. 1. Klicka på huvudfliken. 2. Visa gadgeten Meddelanden. 3. Klicka på ikonen Lägg till i meddelandedetaljerna. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara. 6.7 Redigera en privat kontakt 1. Använd gadgeten Adressbok på huvudfliken och leta upp önskat namn i adressboken. 2. Om du vill filtrera namnen som visas börjar du skriva ett namn eller nummer i textrutan längst upp på fliken. Medan du skriver ett namn döljs de kontakter i adressboken som inte matchar det du skriver. 3. För pekaren över adressbokskontakten. Obs! Du kan inte redigera en kontakt som lagts till i din privata adressbok från systemadressboken. Sådana kontakter förblir länkade till motsvarande post på adressboksfliken System. Klicka på redigera. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara. Sida 76

77 Adressböcker: Ta bort en kontakt i den privata adressboken 6.8 Ta bort en kontakt i den privata adressboken Observera att om samma kontakt finns med på flera privata flikar kommer den här åtgärden bara att ta bort kontakten från den flik som visas för närvarande. Om du vill se vilka flikar en privat kontakt finns med på väljer du Redigera istället för Ta bort. 1. Använd gadgeten Adressbok på huvudfliken och leta upp önskat namn i adressboken. 2. Om du vill filtrera namnen som visas börjar du skriva ett namn eller nummer i textrutan längst upp på fliken. Medan du skriver ett namn döljs de kontakter i adressboken som inte matchar det du skriver. 3. För pekaren över adressbokskontakten. 4. Klicka på borttagningsikonen. 6.9 Lägga till en privat kontaktgrupp Du kan lägga till upp till fem grupper i din privata adressbok utöver standardgruppen Alla. En privat personlig kontakt kan finnas med i fler än en grupp. När du redigerar den privata kontakten 76 väljer du den grupp där den privata kontakten finns med. Obs! Du kan inte lägga till, ändra namn på eller ta bort en grupp som heter Outlook i den privata kontaktgruppen. Mer information finns i Outlook-grupp 77 och Outlook-kontaktsynkronisering 162. Lägga till en privat kontaktgrupp 1. Välj fliken Privat i gadgeten 2. Klicka på ikonen Adressbok. lägg till. 3. Ange ett namn för den nya fliken. 4. Klicka på Lägg till. Systemet visar en ny flik i den privata adressboken. Ändra namn på en grupp Så här ändrar du namn på en grupp: 1. Välj gruppen på fliken för den privata adressboken. 2. Klicka på Redigera. Systemet visar dialogrutan Redigera grupp. 3. Skriv det nya namnet i textrutan. 4. Klicka på Ändra. Tar bort en grupp Så här tar du bort en grupp: 1. Välj gruppen på fliken för den privata adressboken. 2. Klicka på 3. Klicka på Ja Ta bort. för att bekräfta att du vill ta bort gruppen Outlook-grupp Du kan synkronisera och ladda upp kontakter från Microsoft Outlook till one-x Portal for IP Office. Efter kontaktsynkroniseringen 162 i Microsoft Outlook skapas en Outlook-grupp automatiskt i gadgeten Adressbok. Så här visar du importerade kontakter: I gadgeten Adressbok klickar du på Privat > Outlook. Sida 77

78 Obs!Du kan uppdatera eller ta bort kontakten från Outlook-gruppen. Du kan dock inte lägga till en kontakt i Outlookgruppen. Så här uppdaterar du uppgifterna om en kontakt i Outlook-gruppen: 1. Klicka på Redigera. 2. I dialogrutan Redigera kontakt ändrar eller uppdaterar du uppgifterna om kontakten. 3. Klicka på Spara. Sida 78

79 Adressböcker: Lägga till en privat kontaktgrupp Så här tar du bort en kontakt från Outlook-gruppen: 1. Klicka på Ta bort. 2. I dialogrutan Bekräfta klickar du på Ja för att ta bort en kontakt från listan. Obs!Alla ovan nämnda ändringar som görs för kontakter i Outlook-gruppen skrivs över under omsynkronisering från Microsoft Outlook tillone-x Portal for IP Office Exportera/importera privata adressböcker Du kan exportera och importera privata adressböcker i one-x Portal for IP Office. Förutsättningar. Du kan bara exportera och importera.csv-filer. Se till att du avaktiverar popupblockeraren i webbläsaren för one-x Portal for IP Office. Så här exporterar du en privat adressbok: Obs! Du kan bara exportera kontakterna i gruppen Alla. 1. Klicka på Exportera på fliken Privat adressbok. Kontakterna i den privata adressboken exporteras till standardplatsen för hämtningar i webbläsaren. Dessutom visas antalet poster som exporterats. I den sista kolumnen för varje post i den.csv-fil som exporteras lägger systemet till de grupper som skapats i one-x Portal for IP Office. Så här importerar du en privat adressbok: Obs! Du kan inte lägga till fler än 100 kontakter i en privat adressbok. Om det totala antalet poster överstiger 100 när du importerar kontakterna visas ett felmeddelande. Obs! Om en eller flera poster inte uppfyller systemkraven när.csv-filen importeras så visas ett felmeddelande med information om felet. Du kan exportera fellistan som ett HTML-dokument. Du kan välja att fortsätta importera övriga poster som validerats i systemet eller att avbryta importen av posterna. Obs! När du importerar en.csv-fil i Outlook-format, t.ex. filer som skapats vid export av kontakter från Gmail, Yahoo, Outlook eller andra system, läggs alla kontakter till i gruppen Alla. 1. Klicka på Importera på fliken Privat adressbok. Fönstret Välj fil att importera visas. 2. Klicka på Bläddra och välj den.csv-fil du vill importera. 3. Klicka på Importera. De kontakter du importerade visas i den privata adressboken Skicka e-post till en kontakt Kontakter i adressboken Privat och Extern kan innefatta e-postadresser. Du kan klicka på dessa för att skicka e-post till kontakten. 1. Använd gadgeten Adressbok på huvudfliken och leta upp önskat namn i adressboken. 2. Om du vill filtrera namnen som visas börjar du skriva ett namn eller nummer i textrutan längst upp på fliken. Medan du skriver ett namn döljs de kontakter i adressboken som inte matchar det du skriver. 3. För pekaren över kontakten och klicka på uppgiftsikonen. Sida 79

80 4. Klicka på den e-postadress du vill använda. Vissa kontakter kan ha fler än en e-postadress att välja bland. 5. Ett nytt e-postmeddelande startas med datorns standardprogram för e-post och med vald e-postadress i fältet Till Skicka snabbmeddelande till en kontakt I one-x Portal for IP Office kan du ha chattsessioner med andra användare som använder one-x Portal for IP Office. Du känner igen dem på den gröna ikonen i adressboken. Du kan använda en chattsession även när du ringer ett samtal till samma användare som du skickar meddelande till. Om du inte vill att andra användare ska kunna starta chattsessioner med dig när du använder one-x Portal for IP Office ställer du in din närvarostatus 18 på Offline. 1. Leta upp den andra one-x Portal for IP Office-användaren i gadgeten 2. När du för pekaren över kontakten anger chattikonen chattikonen Adressbok. att personen är tillgänglig för att chatta. Klicka på för att öppna ett chattfönster. 3. Popup-fönstret för snabbmeddelande visas i din one-x Portal for IP Office och i den andra användarens one-x Portal for IP Office. Sida 80

81 Adressböcker: Skicka snabbmeddelande till en kontakt 4. Du kan börja skriva ditt meddelande och de kan svara. 5. Du kan starta chattsessioner med andra one-x Portal for IP Office-användare samtidigt. Var och en visas i ett separat popup-fönster. Sida 81

82 6.13 Lägga till en kontakt i konferensbryggan Möt mig Du kan lägga till en kontakt i din Möt mig-konferens med one-x Portal for IP Office. 1. Öppna gadgeten konferensen. Adressbok och leta rätt på den one-x Portal for IP Office-kontakt du vill lägga till i Möt mig- 2. Klicka på ikonen Ring in till min brygga. Systemet lägger till kontakten i din Möt mig-konferens när kontakten besvarar samtalet. Popupfönstret för mybuddy visas när kontakten deltar i eller lämnar din Möt mig-konferens. Du kan också lägga till en kontakt i din Möt mig-konferens med hjälp av mybuddy. Mer information finns i Kontrollera en konferens 103. Sida 82

83 Kapitel 7. Profiler Sida 83

84 7. Profiler Med one-x Portal for IP Office kan du skapa profiler som innehåller en uppsättning inställningar för telefonsystemet. Genom att välja vilken av dina sparade profiler som är aktiv tillämpar du motsvarande inställningar på telefonsystemet. Genom att använda profiler kan du enkelt styra var dina samtal dirigeras och hur de behandlas. Som standard har du 3 profiler, nämligen Kontor, Mobil och Hem. Du kan redigera profilerna men inte ta bort dem. Du kan dock lägga till ytterligare 4 profiler som du kan redigera och ta bort. En särskild profil som heter Upptäckt 85 visas också. Den visas när inställningarna i ditt nuvarande telefonsystem inte matchar någon av dina profiler. Profilinställningar Samtalshämtning Mobilitet Samtalshämtning på/av 86 Ordinarie bordstelefon 86 Vidarekoppla samtal. Mobil tvillingkoppling. TeleCommuter. Röstbrevlåda Röstbrevlåda på/av. 88 Återringning för röstbrevlåda på/av. Uppringning från röstbrevlåda på/av. Lyssna på telefonen/lyssna på datorn. Välj vilken röstbrevlådehälsning som du vill använda. Exempel Genom att använda en uppsättning profiler kan du snabbt växla mellan olika vidarekopplingsplatser och olika samtal som tas emot. Du kan exempelvis konfigurera en uppsättning profiler enligt följande: Den här användaren har konfigurerat profilerna för att fungera på följande sätt: Profilen Kontor är inställd för att skicka samtal till användarens bordsanknytning. Röstbrevlådan är aktiv om samtal ringer obesvarade, vilket också gäller för samtalshämtning, så att andra one-x Portal for IP Officeanvändare kan hämta samtal. Profilen Mobil är inställd för att använda mobil tvillingbildning för att ringa upp både användarens bordsanknytning och ett annat nummer. Både röstbrevlådan och samtalshämtning är fortfarande aktiva. Profilen Hem är inställd för att vidarekoppla samtal till ett externt nummer. Röstbrevlådan är aktiv men samtalshämtning är inaktiv. Skapa och använda profiler Använda profilen 'Upptäckt' Lägga till en ny profil Välja en aktiv profil 85 Konfigurera profilen 86 Redigera en profil 85 Sida 84

85 Profiler: Profilen Upptäckt 7.1 Profilen Upptäckt Om inställningarna i telefonsystemet inte matchar någon av dina profiler visar one-x Portal for IP Office dig med profilen Upptäckt. Den här profilen innehåller dina aktuella inställningar som lästs in från telefonsystemet. Profilen Upptäckt visas igen även efter att du har valt en aktiv profil. När du väljer att en profil ska vara aktiv tillämpas den profilens inställningar på dina inställningar i telefonsystemet. Men många av dessa inställningar kan också ändras med andra metoder, som att slå kortkoder. Om du gör det överensstämmer inte inställningarna i telefonsystemet med din profil och du ändras tillbaka till profilen Upptäckt. Ändra röstbrevlådeinställningar med andra gränssnitt one-x Portal for IP Office läser in dina röstbrevlådeinställningar när du loggar in. Om du sedan ändrar dina röstbrevlådeinställningar med en annan metod, t.ex. via din telefon, kan informationen som finns i one-x Portal for IP Office vara fel. Om du ändrar röstbrevlådeinställningar med en annan metod än via one-x Portal for IP Office bör du logga ut från one-x Portal for IP Office och logga in igen. 7.2 Välja profil Den aktiva profilen visas i statusraden 18 överst till höger på one-x Portal for IP Office-skärmen. 1. I fliken Konfigurera väljer du Profiler. Profillistan visas. 2. I listan med profiler väljer du den profil du vill att telefonen ska använda. Obs! När du väljer eller redigerar en aktiv profil sker en kort fördröjning medan profilinställningarna tillämpas på dina inställningar i telefonsystemet. En orange bakgrund anger att profiländringarna ännu inte har genomförts fullt ut av telefonsystemet. En grön bakgrund anger att ändringarna för den aktiva profilen nu har genomförts fullt ut. 7.3 Redigera en profil Du kan redigera standardprofilerna och de profiler du har skapat. Så här redigerar du en profil: 1. På fliken Konfigurera väljer du Profiler. Listan med profiler visas. 2. I listan med profiler klickar du på Redigera bredvid den profil du vill redigera. 3. Välj de olika inställningar som är tillgängliga för användning i dina profiler. 4. När du ställt in profilen klickar du på OK. 5. Klicka på Spara. Obs! När du väljer eller redigerar en aktiv profil sker en kort fördröjning medan profilinställningarna tillämpas på dina inställningar i telefonsystemet. En orange bakgrund anger att profiländringarna ännu inte har genomförts fullt ut av telefonsystemet. En grön bakgrund anger att ändringarna för den aktiva profilen nu har genomförts fullt ut. 7.4 Lägga till en profil Utöver de tre standardprofilerna kan du lägga till ytterligare fyra profiler. 1. I fliken Konfigurera väljer du Profiler. Profillistan visas. 2. Klicka på Lägg till en ny profildefinition. 3. Ange ett namn på profilen. 4. Välj de olika inställningar som är tillgängliga för användning i dina profiler. 5. När du ställt in profilen klickar du på OK. 6. Klicka på Spara. Obs! Du kan inte ta bort standardprofilerna utan bara redigera dem. Du kan dock redigera och ta bort de extra profiler du har skapat. Sida 85

86 7.5 Profilinställningar I det här avsnitt sammanfattas de olika inställningar som ingår i en profil. Profilinställningar Samtalshämtning Mobilitet 86 Samtalshämtning på/av Ordinarie bordstelefon 86 Vidarekoppla samtal. Mobil tvillingkoppling. TeleCommuter. Röstbrevlåda Röstbrevlåda på/av. Återringning för röstbrevlåda på/av. Uppringning från röstbrevlåda på/av. Lyssna på telefonen/lyssna på datorn. Välj vilken röstbrevlådehälsning som du vill använda Samtalshämtning Med det här alternativet kan du ställa in om andra one-x Portal for IP Office-användare ska kunna hämta dina samtal när den här profilen är din aktiva profil. 37 I andra one-x Portal for IP Office-användares Adressbok-gadget visar din kontakt när du har samtal som väntar på att besvaras och tillåter dem att hämta samtalet Mobilitet - Använd ordinarie bordstelefon I det här läget ringer dina samtal på den IP Office-anknytning du använder. Det här läget har inga ytterligare mobilitetsinställningar Mobilitet - Vidarekoppla I det här läget kan du få dina samtal vidarekopplade till ett annat nummer som du har ställt in. Samtalen kan antingen vidarekopplas utan att det ringer på anknytningen som du använder eller bara efter att först ha ringt på anknytningen utan att besvaras. Det är bara inkommande externa samtal som vidarekopplas. Interna samtal och gruppsamtal vidarekopplas bara om det konfigurerats på annat håll av systemadministratören eller med kontroller på telefonen. Sida 86

87 Profiler: Profilinställningar De här alternativen styr när dina samtal vidarekopplas medan profilen är aktiv: Vidarekoppla alltid Om du väljer det här alternativet vidarekopplas samtalen direkt utan att det ringer på IP Office-anknytningen. Den här funktion kallas också 'skicka alla samtal' eller 'vidarekoppla alla'. Vidarekoppla vid inget svar Om du väljer det här alternativet vidarekopplas inkommande samtal bara om samtalet har ringt utan att besvaras under en viss tid. Mer information finns i Obesvarade samtal 38. Vidarekoppla vid upptaget När du ställer in ett nummer och aktiverar det här alternativet vidarebefordras samtal som kommer in när du är upptagen till numret du ställt in för Vidarekoppla vid upptaget. Numret kan vara internt eller externt. Vidarekopplingsnummer Det nummer du vill att samtal vidarekopplas till. Du kan ange ett internt eller externt nummer. Om numret är externt ska du komma ihåg att lägga till eventuellt externt uppringningsprefix som telefonsystemet använder. Du kan också använda IP Office-telefonmenyerna för att välja inställningar för vidarekoppling. Om dessa inställningar skiljer sig från de du angett i din profil ändrar one-x Portal for IP Office profilen till Upptäckt Mobilitet - Mobil tvillingkoppling Med mobil tvillingkoppling ringer dina inkommande samtal både på din IP Office-anknytning och på ett annat nummer du har angett. Möjligheten att använda mobil tvillingkoppling är inte tillgänglig för alla användare. Aktivera mobil tvillingkoppling Om du väljer det här alternativet aktiveras användningen av mobil tvillingkoppling för samtal och aktuellt nummer för tvillingkoppling visas. Dessutom aktiveras knapparna för tvillingkopplingssamtal i gadgeten Samtal. Du kan använda knapparna till att överföra tvillingkopplingssamtal 50 mellan ditt vanliga anknytningsnummer och tvillingnumret och vice versa. Nummer Ställer in numret dit dina tvillingkopplingssamtal skickas utöver att de ringer på bordstelefonens anknytning Mobilitet - TeleCommuter-läge Med TeleCommuter-läget kan du ringa och ta emot samtal med en telefon på en annan plats, där alla samtal startas av och går via telefonsystemet. Du måste också ha en dataanslutning från platsen via vilken du kan ansluta en webbläsare till företagets one-x Portal for IP Office-server. Det här läget är inte tillgängligt för alla användare. Du använder one-x Portal for IP Office för att slå numret. Telefonsystemet ringer till ditt konfigurerade TeleCommuter-nummer, och när samtalet besvaras ringer systemet till det slagna numret som om det hade slagits från din vanliga interna anknytning, hemtelefon eller mobil. De nummer du kan ringa lyder fortfarande under dina vanliga begränsningar, om du har sådana. Inkommande samtal till den vanliga anknytningen omdirigeras till TeleCommuter-numret och motsvarande samtalsuppgifter visas i one-x Portal for IP Office. Medan TeleCommuter-läget är valt är du utloggad från din vanliga anknytning. När du avslutar TeleCommuterläget återförs ditt anknytningsnummer till din vanliga telefonanknytning om du har en sådan och den inte används av en annan person som använder snabbdelning 21. Om du inte har en vanlig anknytning eller om den inte är tillgänglig behandlas du som utloggad från telefonsystemet och dina samtal skickas till röstbrevlådan om en sådan finns, eller så hörs en upptagetton. Om du loggar in med din interna anknytning och mobiltelefon och sedan ändrar din närvarostatus och ditt statusmeddelande via någon av klienterna så synkroniseras ändringen med den andra klienten. Telefonen på TeleCommuter-platsen antas vara en telefon med en enda linje. Om Samtal väntar är aktiverat i IP Office-konfigurationen kan den användas för ett ytterligare samtal när ett befintligt samtal via IP Office kopplas upp. Sida 87

88 Aktivera TeleCommuter Om du väljer det här alternativet aktiveras användningen av TeleCommuter-läget och aktuella TeleCommuterinställningar visas. Nummer Ange det TeleCommuter-nummer dit du vill att samtal till dig ska dirigeras. Det måste vara ett nummer som går att slå direkt från telefonsystemet. Ring ett testsamtal Om det här alternativet är valt ringer telefonsystemet till TeleCommuter-numret när du aktiverar den här profilen. Observera att om du loggar in i one-x Portal for IP Office när den här profilen redan är aktiv kommer inte något testsamtal att ringas. Var god vänta Den här inställningen styr hur du använder anslutningen från telefonsystemet till TeleCommuter-numret. Om ej vald I det här läget ringer telefonsystemet bara TeleCommuter-numret när det behövs, dvs. när det ringer eller tar emot samtal åt dig. När du exempelvis ringer ett samtal med one-x Portal for IP Office ringer telefonsystemet upp TeleCommuter-numret, och först när samtalet besvaras så ansluter systemet och ringer ett samtal till det nummer du slog i one-x Portal for IP Office. Du kan avsluta samtalet antingen genom att använda one-x Portal for IP Office eller genom att lägga på luren. I det här läget kan TeleCommuter-numret också ta emot och ringa samtal som inte är TeleCommuter-samtal. Du känner igen TeleCommuter-samtal eftersom de visas i one-x Portal for IP Office. Samtal kommer inte att lyckas om telefonsystemet upptäcker att fel typ av trunk används (analog loop-start eller analog loop-startemulering). Söksamtal omdirigeras inte till TeleCommuter-numret. Snabbtelefon- eller direktuppringningssamtal omdirigeras men som vanliga samtal. Om vald I det här läget ringer telefonsystemet till TeleCommuter-numret när du aktiverar profilen. När du svarar ska du lämna anslutningen öppen (luren av). Sedan använder du one-x Portal for IP Office för att ringa, besvara och styra samtal utan att lägga på luren mellan samtalen. Det här alternativ bör användas när analoga loopstarttrunkar eller analoga loopstartemuleringstrunkar är inblandade eller du misstänker att de är inblandade. Det här inkluderar mobiltelefoner anslutna till mobilgateways i analoga trunkar. I det här läget och om kontinuerliga samtal avslutas medan det finns parkerade eller pausade samtal fungerar det inte alltid att upprätta ett nytt samtal när one-x Portal for IP Office används för att återuppta samtalen Röstbrevlåda Följande profilinställningar kan användas för att ändra din röstbrevlådeåtgärd. Observera att vissa alternativ bara kan användas om röstbrevlådeservern är ett Voic Pro-system, de inaktiveras om systemet använder inbäddade röstmeddelanden. Sida 88

89 Profiler: Profilinställningar Aktiv hälsning (endast Voic Pro) Om röstbrevlådan tillhandahålls av Voic Pro kan brevlådan innehålla upp till 9 hälsningar som du har spelat in 96. I var och en av dina profiler i one-x Portal for IP Office kan du använda inställningen Aktiv hälsning för att välja vilken hälsning som ska användas i brevlådan när profilen är aktiv. Röstbrevlåda Den här inställningen styr om röstbrevlådan används för att ta emot röstmeddelanden när du inte kan besvara samtal. Återringning för röstbrevlåda När det här alternativet är aktiverat och det finns nya röstmeddelanden kommer röstbrevlådeservern nästa gång du använder din telefonanknytning att efter det aktuella samtalet ringa upp dig för att avisera dig om meddelanden. Uppringning från röstbrevlåda (endast Voic Pro) Om du konfigurerat utgående samtal för din röstbrevlåda kan du använda den här profilinställningen för att aktivera eller inaktivera användningen av utgående samtal. Lyssna på meddelanden på Med den här inställningen kan du välja ifall one-x Portal for IP Office, när du använder gadgeten spela upp dina meddelanden på telefonen eller webbläsaren. Meddelanden, ska Om du använder Internet Explorer kontrollerar du att alternativet Spela upp ljud i webbsidor är aktiverat ( Verktyg Internetalternativ Avancerat Multimedia). En lurikon visas i meddelandegadgeten när uppspelningen sker på telefonen. En headsetikon visas på meddelandegadgeten när uppspelningen sker på webbläsaren. Uppspelning på webbläsare fungerar bara med Voic Pro. Ändra röstbrevlådeinställningar med andra gränssnitt one-x Portal for IP Office läser in dina röstbrevlådeinställningar när du loggar in. Om du sedan ändrar dina röstbrevlådeinställningar med en annan metod, t.ex. via din telefon, kan informationen som finns i one-x Portal for IP Office vara fel. Om du ändrar röstbrevlådeinställningar med en annan metod än via one-x Portal for IP Office bör du logga ut från one-x Portal for IP Office och logga in igen. Sida 89

90 Sida 90

91 Kapitel 8. Röstbrevlåda Sida 91

92 8. Röstbrevlåda Om det finns en Avaya-röstbrevlådeserver knuten till telefonsystemet kan du kontrollera meddelanden i din röstbrevlåda med gadgeten Meddelanden. Få åtkomst till och använda röstbrevlådan Aktivera/inaktivera röstmeddelandefiltrering 94 Kontrollera röstmeddelanden Lägga till en röstbrevlådeuppringare i min adressbok 96 Växla mellan telefon och datoruppspelning 95 Spela in röstbrevlådehälsningar Välja röstbrevlådehälsningar Ringa till någon som har lämnat ett meddelande 95 Ändra min röstbrevlådekod Ändra röstbrevlådeinställningar med andra gränssnitt one-x Portal for IP Office läser in dina röstbrevlådeinställningar när du loggar in. Om du sedan ändrar dina röstbrevlådeinställningar med en annan metod, t.ex. via din telefon, kan informationen som finns i one-x Portal for IP Office vara fel. Om du ändrar röstbrevlådeinställningar med en annan metod än via one-x Portal for IP Office bör du logga ut från one-x Portal for IP Office och logga in igen. 8.1 Röstmeddelandefiltrering Du använder one-x Portal for IP Office-gränssnittet för att styra bordstelefonen för att filtrera samtal. Du kan aktivera eller inaktivera röstmeddelandefiltrering via one-x Portal for IP Office-gränssnittet. Som standard är alternativet för röstmeddelandefiltrering inaktiverat. Så här aktiverar du alternativet för röstmeddelandefiltrering: 1. I one-x Portal for IP Office-gränssnittet klickar du på Konfigurera > Röstbrevlåda. 2. I fliken Röstbrevlåda går du till Konfiguration för röstmeddelandefiltrering 3. Markera Aktivera hämtning/avlyssning av röstmeddelanden. Sida 92

93 Röstbrevlåda: Röstmeddelandefiltrering Om du nu har ett pågående samtal och får ytterligare ett inkommande samtal kommer det andra samtalet att filtreras. Det andra samtalet skickas till din röstbrevlåda. Du har möjlighet att lyssna på röstmeddelandet eller att hämta samtalet i ett aktivt läge. Via samtalsgadgetens gränssnitt kan du byta från endast lyssning till tvåvägskommunikation med alternativet hämta. Om du väljer att ignorera tas röstmeddelandeaviseringen bort eller visas inte i samtalsgadgetens gränssnitt. Alternativen Lyssna, Hämta eller Ignorera visas längst upp till höger i samtalsgadgetens gränssnitt. Sida 93

94 Exempelvis har Extn 106 för närvarande ett pågående samtal med Extn 104. Om nu Extn 105 ringer upp Extn 106 går samtalet till röstbrevlådan som tillhör Extn 106. Extn 106 får en avisering om meddelande under inspelning i samtalsgadgeten. Lyssna: Om du klickar på det här alternativet kan du spela upp röstmeddelandet från Extn 105 på bordstelefon för Extn 106. Hämta: Om du klickar på det här alternativet upprättar du ett samtal mellan Extn 105 och Extn 106. Ignorera: Om du klickar på det här alternativet tar du bort röstmeddelandeaviseringen från Extn 105 från samtalsgadgetens gränssnitt för Extn Kontrollera röstmeddelanden Du kan visa och få åtkomst till dina meddelanden med gadgeten 1. På huvudfliken visar Meddelanden. gadgeten Meddelanden antalet nya eller olästa meddelanden i röstbrevlådan. 2. Du kan klicka på en kolumnrubrik för att sortera meddelandena. Obs! du kan sortera meddelandena till din anknytning och till postlådan för din grupp med hjälp av rubrikentill. 3. Du kan använda rutansök längst upp för att filtrera meddelanden som visas så att de matchar namn eller nummer i kolumnen Från. 4. Om du vill ringa upp det nummer som hör ihop med meddelandet klickar du på den understrukna informationen i kolumnen Från. 5. Du kan klicka på kryssrutorna för att välja ett eller flera meddelanden och sedan: Klicka på Spara Om du vill markera meddelanden som sparade. Ikonen för meddelandena (se nedan) ändras till en skivikon. Klicka på Ta bort Om du vill ta bort meddelandena. Spela upp meddelandet Medan det spelas upp kan du använda de andra kontrollerna nedan. Det här fungerar bara för ett enda valt meddelande. Du kan också välja att spela upp meddelandet genom att klicka på meddelandeikonen. Stoppa Pausa Spola framåt Spola bakåt Den här ikonen anger att din nuvarande profil 84, eller är inställd för att spela upp meddelanden till din anknytning. Sida 94

95 Röstbrevlåda: Kontrollera röstmeddelanden Den här ikonen anger att din nuvarande profil 84 är inställd för att spela upp meddelanden via datorn. Meddelandeikoner Oläst meddelande Läst meddelande Observera att som standard tas ett läst meddelande bort permanent från brevlådan efter 30 dagar, såvida det inte ändras till ett sparat meddelande. Sparat meddelande Att ange ett meddelande som sparat gör att det inte tas bort automatiskt efter en viss tid. Prioriterat meddelande Den här ikonen läggs till meddelandeikonen för att ange att uppringaren har angett meddelandet som ett prioriterat meddelande. Privat meddelande Den här ikonen läggs till meddelandeikonerna ovan för att ange att uppringaren har angett meddelandet som ett privat meddelande. Privata meddelanden kan vidarekopplas till en annan röstbrevlåda. 8.3 Ringa till någon som har lämnat ett meddelande Du kan ringa tillbaka till en person som har lämnat ett röstmeddelande. 1. Använd gadgeten Meddelanden på huvudfliken och hitta meddelandet från den person du vill ringa tillbaka till. 2. Klicka på uppringarens namn- eller nummeruppgifter för att ringa tillbaka. Samtalets förlopp visas på en flik i gadgeten Samtal. 8.4 Växla mellan telefon- och datoruppspelning Med gadgeten Meddelanden kan du spela upp dina meddelanden på telefonen eller datorn. Den inställning som används är en del av dina röstbrevlådealternativ för de nuvarande aktiva profilerna 84. Sida 95

96 8.5 Lägga till en uppringare i din privata adressbok Du kan lägga till information om uppringaren som lämnat ett röstmeddelande i den privata adressboken. 1. Klicka på huvudfliken. 2. Visa gadgeten Meddelanden. 3. Klicka på ikonen Lägg till i meddelandedetaljerna. Ange information om kontakten i fönstret Lägg till ny kontakt. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan använda listan Grupp för att välja vilka av dina privata kontaktflikar 77 som kontakten ska visas på. Du kan lägga till gmail-adress och Office Communications Server-adress (OCS) för kontakten. När du lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande 79 eller starta en chatt från adressboken i one-x Portal for IP Office. När du är klar klickar du på Spara. 8.6 Ändra röstbrevlådekod Med gadgeten Meddelanden kan du få åtkomst till dina röstmeddelanden 94 utan någon speciell kod eftersom du loggat in i one-x Portal for IP Office med namn och lösenord. Om du däremot vill få åtkomst till din röstbrevlåda via andra metoder, t.ex. via telefon, kan du skydda åtkomsten med ett lösenord för röstbrevlåda. Du kan använda one-x Portal for IP Office till att ställa in och ändra din röstbrevlådekod. 1. På fliken Konfigurera väljer du Röstbrevlåda. Avsnittet Lösenord för röstbrevlåda visas. 2. Ange den nya kod du vill använda och bekräfta koden. Röstbrevlådekoden är alltid en numerisk kod. 3. Klicka på Spara. Ändra röstbrevlådeinställningar med andra gränssnitt one-x Portal for IP Office läser in dina röstbrevlådeinställningar när du loggar in. Om du sedan ändrar dina röstbrevlådeinställningar med en annan metod, t.ex. via din telefon, kan informationen som finns i one-x Portal for IP Office vara fel. Om du ändrar röstbrevlådeinställningar med en annan metod än via one-x Portal for IP Office bör du logga ut från one-x Portal for IP Office och logga in igen. 8.7 Spela in hälsningar i röstbrevlådan Du kan använda one-x Portal for IP Office för att spela in upp till 9 hälsningsfiler som du använder i din röstbrevlåda. Du kan sedan använda inställningen Aktiv hälsning 88 i dina profiler för att välja vilken hälsning som ska användas för varje profil. Endast Voic Pro Det här alternativet fungerar endast om systemet använder en Voic Pro-röstbrevlådeserver. Det fungerar inte om telefonsystemet använder inbäddade röstmeddelanden. Ändra röstbrevlådeinställningar med andra gränssnitt one-x Portal for IP Office läser in dina röstbrevlådeinställningar när du loggar in. Om du sedan ändrar dina röstbrevlådeinställningar med en annan metod, t.ex. via din telefon, kan informationen som finns i one-x Portal for IP Office vara fel. Om du ändrar röstbrevlådeinställningar med en annan metod än via one-x Portal for IP Office bör du logga ut från one-x Portal for IP Office och logga in igen. 1. I fliken Konfigurera väljer du Röstbrevlåda. 2. Klicka på Redigera personliga hälsningar. Ett samtal rings till din anknytning. 3. I namnfältet anger du ett namn för hälsningen. 4. Använd ikonen Spela in för att börja spela in och ikonen Stoppa för att avsluta inspelningen. 5. När en hälsning laddats upp kan du använda ikonerna Spela och också ta bort filen genom att klicka på borttagningsikonen. 6. Om du vill spara inspelningen klickar du på ikonen Stoppa för att spela upp hälsningen. Du kan för att spara. En signal hörs när filen har sparats. 8.8 Välj hälsning i röstbrevlådan Om röstbrevlådan tillhandahålls av Voic Pro kan brevlådan innehålla upp till 9 hälsningar som du har spelat in 96. I var och en av dina profiler 84 i one-x Portal for IP Office kan du använda inställningen Aktiv hälsning för att välja vilken hälsning som ska användas i brevlådan när den profilen är aktiv. Sida 96

97 Röstbrevlåda: Välj hälsning i röstbrevlådan Endast Voic Pro Det här alternativet fungerar endast om systemet använder en Voic Pro-röstbrevlådeserver. Det fungerar inte om telefonsystemet använder inbäddade röstmeddelanden. Sida 97

98 Sida 98

99 Kapitel 9. mybuddy Sida 99

100 9. mybuddy mybuddy är en interaktiv funktion i one-x Portal for IP Office som fungerar som en virtuell assistent och svarar på de kommandon du skriver. mybuddy fungerar tillsammans med alla XMPP-baserade meddelandeklienter. mybuddy kan användas på en dator, surfplatta eller smarttelefon där one-x Portal for IP Office inte körs. Med exempelvis Google-federation kan en användare lägga till mybuddy@<domän> som en Google Talk-kontakt eller -vän på sådana enheter. Du kan använda mybuddy till att utföra en rad olika funktioner som konferenssamtal, ta emot aviseringar när uppringare lämnar meddelanden i din röstbrevlåda, skicka kommandon via mybuddy för att antingen lyssna på eller besvara meddelandet medan uppringaren lämnar det. Så här öppnar du mybuddy: 1. I gadgeten Adressbok klickar du på fliken System. 2. Klicka på Avaya-ikonen Använda mybuddy. mybuddy-fönstret visas. 66 Använd kommandot Hjälp 100 Få aviseringar Följa en annan användare 102 Styra en konferens Hantera samtal Kommandospråket för mybuddy Kommandot hjälp När du skriver hjälp i mybuddy-chattfönstret visar systemet en lista med kommandon som det finns hjälp för. För att få mer information om de parametrar som kan användas med varje kommando skriver du hjälp följt av ett kommando till exempel hjälp ring. mybuddy visar en lista med de parametrar som är relevanta för kommandot och en översikt över hur kommandot fungerar. Du kan även köra ett kommando genom att skriva kortformen för det. Istället för att skriva "konferens" kan du bara skriva "konf" eller någon annan kortform för kommandot. 9.2 Kommandospråket för mybuddy Kommandospråket för mybuddy är baserat på det språk som administratören har konfigurerat för en viss användare i IP Office Manager. 9.3 Aviseringar mybuddy underrättar dig om röstmeddelanden och konferenshändelser när snabbmeddelandeklienten är öppen. Obs! mybuddy underrättar dig om händelser bara om du konfigurerat statusen Snabbmeddelande/närvaro till att meddela dig om händelserna. Mer information om hur du konfigurerar statusen Snabbmeddelande/närvaro finns i Snabbmeddelande/närvaro 108. Konferenshändelser är enbart informativa. används bara i samband med chattrum. Om en användare till exempel i snabbmeddelandet och skickar det till dig meddelar mybuddy dig att du blivit inbjuden till ett konferenssamtal. Om du är konferensledare 179 meddelar mybuddy dig när deltagare kommer och går under samtalet. Röstmeddelandehändelser: Du kan lyssna på röstmeddelanden när du får ett meddelande och du kan också bryta in och hämta samtalet när en uppringare lämnar ett röstmeddelande. Så här lyssnar du på röstmeddelanden: 1. Skriv lyssna i mybuddy-konversationsfönstret. 2. Tryck på Enter. Telefonen som konfigurerats till one-x Portal for IP Office ringer. 3. Svara i telefonen och lyssna på röstmeddelandet. Om du väljer att hämta samtalet när en uppringare lämnar ett röstmeddelande vidarekopplar systemet inte meddelandet till din brevlåda utan initierar ett samtal mellan dig och uppringaren. Så här hämtar du samtalet: 1. Skriv hämta i mybuddy-konversationsfönstret. 2. Tryck på Enter. Telefonen som konfigurerats till one-x Portal for IP Office ringer. 3. Svara i telefonen och lyssna på röstmeddelandet. Sida 100

101 mybuddy: Samtalshantering 9.4 Samtalshantering MyBuddy har funktioner för kommandon för samtalshantering. Du kan spåra ett missat samtal, söka efter en kontakt, ställa in samtalsplatsen, ringa ett samtal och spela in ett samtal. Spåra ett missat samtal Du kan spåra missade samtal eller samtal som har överförts till röstbrevlådan i din frånvaro. Systemet visar en lista med missade samtal, uppringaren, tiden för samtalet och uppringarens närvarostatus. Så här spårar du missade samtal: 1. Skriv missade i MyBuddy-konversationsfönstret. a. Skriv till exempel missade 2 för att spåra missade samtal under de senaste 2 dagarna 2. Tryck på Enter. Söka efter en kontakt Du kan söka efter en kontakt i IP Office-adressbokslistan med för- eller efternamn. Om kontakten finns i adressbokslistan visar systemet för- eller efternamn, kontaktens nummer eller anknytning och kontaktens närvarostatus. Så här söker du efter en kontakt: 1. Skriv sök i MyBuddy-konversationsfönstret följt av namnet a. Om du till exempel vill hitta John skriver du sök John 2. Tryck på Enter. Ställa in samtalsplatsen Du kan ange din plats. Systemet ringer först upp din plats och kopplar sedan samtalet till det angivna numret. Kommandot på ställer bara in ett standardnummer för samtal som rings av MyBuddy. Det påverkar inte routing av inkommande samtal eller hur samtal utanför MyBuddy rings. Så här ställer du in samtalsplatsen: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du på följt av numret eller platsen. a. Skriv till exempel på hem om du arbetar hemifrån. 2. Tryck på Enter. Systemet svarar med meddelandet: Med kommandona ring, konferens, lyssna och hämta blir du uppringd hemma. Obs!En Basic-användare som har ställt in ett externt nummer som hem- eller mobiltelefonnummer kan inte ringa ett samtal till ett annat externt nummer från MyBuddy. Den här funktionen är bara tillgänglig för Power- ochmobileanvändare. Ringa ett samtal Så här ringer du ett samtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du ring "nummer eller namn" från "nummer eller namn". a. Skriv till exempel ring från Tryck på Enter. Systemet ringer ett samtal till och överför sedan samtalet till det angivna numret, dvs Via kommandot ring rings samtalet från det nummer eller den plats som ställts in via kommandot på. Spela in ett samtal Du kan spela in och stoppa inspelningen av samtal. Som standard sparas inspelningen i din brevlåda. Så här spelar du in ett samtal: 1. Skriv spela in i MyBuddy-konversationsfönstret. 2. Tryck på Enter. Så här stoppar du inspelningen av ett samtal: 1. Skriv stopp i MyBuddy-konversationsfönstret. 2. Tryck på Enter. Sida 101

102 9.4.1 Spara hem- och mobilnummer Du kan ange ditt hem- och mobiltelefonnummer i one-x Portal for IP Office. Om du till exempel är hemma skriver du på hem i mybuddy-fönstret. Systemet svarar med meddelandet: Med kommandona ring, konferens, lyssna och hämta blir du uppringd hemma. Nu kan du ringa upp en kontakt hemifrån. Skriv det angivna namnet eller kontaktnumret i mybuddy-fönstret. Systemet ringer först upp hemnumret och kopplar sedan samtalet till det angivna numret. Hem- och mobiltelefonnummer sparas i avsnittet Privata nummer. Så här sparar du hem- och mobiltelefonnummer: 1. Klicka på fliken Konfigurera > Telefoni. 2. I avsnittet Privata nummer anger du nummer i fälten för hem- och mobiltelefonnummer. Som standard är båda fälten tomma. Om du inte vill visa ditt nummer kan du lämna fälten tomma. 3. Klicka på Spara. Obs! Användaren måste lägga till ett uppringningsprefix till hem- och mobiltelefonnumren. Exempelvis uppringningsprefix Följa en annan användare Du kan följa en annan one-x Portal-användare i one-x Portal for IP Office med mybuddy-fönstret. I mybuddy-fönstret skriver du följ för att visa en lista med de kontakter du följer för närvarande. Systemet skickar ett meddelande när tillgängligheten för den följda kontakten förändras. Tillgängligheten påverkas av närvaro, telefon- och kalenderstatus för den följda kontakten. Systemet skickar ett meddelande när kontakten: Avslutar ett möte Kopplar från ett pågående samtal Ändrar närvaron från Borta, Stör ej eller Offline till Tillgänglig. Obs! Om den kontakt du följer inte valt att publicera närvaroinformation i kalendern eller telefonen skickar inte systemet något meddelande. Sida 102

103 mybuddy: Följa en annan användare Så här följer du en kontakt: 1. I mybuddy-konversationsfönstret skriver du följ följt av ett namn eller en anknytning. a. Till exempel följ John 2. Tryck på Enter. När tillgängligheten för John förändras skickar systemet ett meddelande till dig. Så här gör du för att sluta följa en kontakt: 1. I mybuddy-konversationsfönstret skriver du SlutaFölja följt av ett namn eller en anknytning. a. Till exempel SlutaFölja John 2. Tryck på Enter. Även om tillgängligheten för John förändras kommer systemet inte att skicka ett meddelande till dig. 9.6 Styra en konferens Du kan initiera en Möt mig-konferens 180 och styra åtgärderna för var och en av deltagarna i konferensen. När var och en av deltagarna ansluter till konferensen visar systemet deltagarens inmatade snabbmeddelande och deltagarnummer. Om exempelvis John Smith går med i konferensen visar systemet: (11:00:01) MyBuddy: John Smith (200) gick med i din konferens som deltagare [1] torsdag 14 juli :00 Systemet tilldelar ett deltagarnummer till varje deltagare inom hakparentes. Initiera en konferens Om du vill initiera en konferens på: En mobiltelefon, skriv konferens mobil Ett hemnummer, skriv konferens hem Ett telefonnummer, skriv konferens <telefonnummer>. Mer information om hur du ställer in ditt hem- och mobilnummer i one-x Portal for IP Office finns i Spara hem- och mobilnummer 102. Så här initierar och deltar du i en konferens: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du konferens följt av mobil, arbete, hem eller telefonnummer. 2. Tryck på Enter. Systemet ringer ett samtal och lägger till dig i konferensen när du besvarar samtalet. Via kommandot konferens initieras konferensen från det nummer eller den plats som ställts in via kommandot på. Obs! Samtalet misslyckas om det externa numret och one-x Portal for IP Office använder en trunk utan svarsövervakning. Stänga av ljud, slå på ljud eller koppla från en deltagare Så här stänger du av ljudet för en deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du StängAvLjud följt av deltagarnumret. Exempel: Det finns 4 deltagare i konferensen. Om du vill stänga av ljudet för deltagarnummer 3 skriver du StängAvLjud Tryck på Enter. Ljudet för deltagarnummer 3 stängs av. Så här slår du på ljudet för en deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du SlåPåLjud följt av deltagarnumret. Exempel: Det finns 4 deltagare i konferensen och ljudet för deltagarnummer 3 är avstängt. Om du vill slå på ljudet för deltagarnummer 3 skriver du SlåPåLjud Tryck på Enter. Ljudet för deltagarnummer 3 slås på. Så här kopplar du bort en deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du KopplaFrån följt av deltagarnumret. Sida 103

104 Exempel: Det finns 4 deltagare i konferensen. Om du vill koppla bort deltagarnummer 3 från konferenssamtalet skriver du KopplaFrån Tryck på Enter. Deltagarnummer 3 kopplas från. Använda stäng av ljud för alla, slå på ljud för alla eller koppla från alla deltagare Så här stänger du av ljudet för alla deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du StängAvLjud Alla. 2. Tryck på Enter. Om det finns 4 deltagare i konferensen kommer ljudet för alla 4 deltagare att stängas av. Så här slår du på ljudet för alla deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du SlåPåLjud Alla. 2. Tryck på Enter. Om det finns 4 deltagare i konferensen vars ljud är avstängt kommer ljudet för alla 4 deltagare att slås på. Så här kopplar du bort alla deltagare i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du KopplaFrån Alla. 2. Tryck på Enter. Om det finns 4 deltagare i konferensen kommer alla 4 deltagare att kopplas bort. Obs! Funktionerna StängAvLjud Alla, SlåPåLjud Alla eller KopplaFrån Alla fungerar för alla deltagare i en konferens, utom konferensens ägare. Låsa och låsa upp en deltagare från konferensen Du kan också låsa konferensen för att begränsa andra deltagare från att gå med. Om du vill ta med nya deltagare kan du låsa upp konferensen. Så här låser du ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du lås. 2. Tryck på Enter. Du kan begränsa nya uppringare från att gå med i konferenssamtalet. Så här låser du upp ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du LåsUpp. 2. Tryck på Enter. Du kan bevilja nya kontakter åtkomst till konferenssamtalet. Så här visar du deltagarna i ett konferenssamtal: 1. I MyBuddy-konversationsfönstret skriver du vem. 2. Tryck på Enter. Systemet visar uppringarens namn eller nummer och antalet deltagare. Systemet visar också vem som talar för tillfället. Sida 104

105 mybuddy: Styra en konferens 9.7 Hitta en kontakt Du kan leta rätt på en kontakt i one-x Portal for IP Office med hjälp av mybuddy-fönstret. Skriv hitta i mybuddy-fönstret för att söka efter kontakten. Datum och tidpunkt för visas för GPS-signalen till kontaktens telefon. Dessutom visas en URL-adress till en karta där användaren är utmärkt. Adressen visas på det språk som kontakten har ställt in på telefonen. Obs! Användaren måste ställa in platsinformationen i Android-telefoner på maximal GPS-precision om det ska gå att visa positionen på en karta. Markörens färg indikerar användarens närvarostatus, när du hovrar med musen över markören visas användarens namn och anknytning. Obs! Om den kontakt du vill hitta inte har publicerat sin GPS-plats visas följande meddelande: Ingen publicerad GPSplats. Så här hittar du en kontakt: 1. I mybuddy-konversationsfönstret skriver du följ följt av ett namn eller en anknytning. a. Till exempel hitta John 2. Tryck på Enter. Kontaktens adress och URL-adress visas med följande format: Kungsgatan 23, Stockholm, Sverige: Onsdagen den 3 april, 2013, GMT+110:03 IP-adress> :8444/IM/maps/scsimbot Sida 105

106 Kapitel 10. Konfiguration Sida 106

107 Konfiguration: 10. Konfiguration På fliken Konfigurera kan du ställa in och styra en rad olika inställningar för one-x Portal for IP Office. Spara-knappar är nedtonade tills du gör ändringar som kräver att du sparar dem (det behövs inte för alla ändringar). Ändringar som kräver att du sparar anges med * i fliketiketten Konfigurera. Konfigurera min one-x Portal for IP Office Ändra mina snabbtangenter 107 Konfigurera snabbmeddelande/ närvaro 108 Välja språk 107 Konfigurera parkeringsfack Ställa in Stör ej-undantag Aktivera ljud 107 Konfigurera världstiden Snabbtangenter Du kan använda följande standardsnabbtangenter i one-x Portal for IP Office. Du kan även ändra dem om det behövs. Besvara ett samtal: Ctrl+Alt+A Ringa ett samtal: Ctrl+Alt+C Väntkoppla aktuellt samtal: Ctrl+Alt+H Avsluta aktuellt samtal: Ctrl+Alt+D Ändra snabbtangenterna Du kan ändra snabbtangenterna till din egen uppsättning av tangenter. VIKTIGT Webbläsarens egna snabbtangenter har företräde framför de som one-x Portal for IP Office använder. Om du till exempel försöker ange Ctrl+Q kommer det förmodligen att leda till att din webbläsare stängs. Läs i hjälpen till webbläsare för mer information om vilka snabbtangenter som använda. 1. I fliken Konfigurera väljer du Telefoni. 2. I avsnittet Snabbtangenter klickar du på den genväg som du vill ändra. 3. Tryck på den tangent eller tangentkombination du vill använda som genväg. Om tangenten eller tangentkombinationen är tillgänglig att användas läggs tangentsträngen till. 4. Klicka på Spara Parkeringsfack Det finns fyra parkeringsfacksknappar i one-x Portal for IP Office. Du kan konfigurera telefonsystemets parkeringsfack till knapparna. Om numren eller namnen du använder matchar de som andra användare använder kan du visa samtalen i parkeringsfacken som andra användare parkerat. Du kan använda knapparna för att återuppta samtalen. På samma sätt kan andra användare visa och återuppta samtal du har parkerat. 1. På fliken Konfigurera väljer du Telefoni. 2. I avsnittet Parkeringsfack anger du numret eller namnet på parkeringsfacket. Som standard namnges parkeringsfacken 1 till 4. Obs!Se till att namnet på parkeringsfacket inte överskrider nio tecken. Namnet på parkeringsfacket kan vara alfanumeriskt och innehålla specialtecken. 3. Klicka på Spara Ljudkonfiguration Om datorn och webbläsaren konfigurerats för ljud kan one-x Portal for IP Office ge ljudaviseringar för händelser som ringande samtal eller ett nytt röstmeddelande. Det här kräver att webbläsaren har funktioner för en mediespelare som t. ex. Windows Media Player[1] eller Quick Time. Om du använder Internet Explorer kontrollerar du att alternativet Spela upp ljud i webbsidor är aktiverat ( Verktyg Internetalternativ Avancerat Multimedia). Sida 107

108 Undantag för proxyserver För att röstmeddelanden ska spelas upp på datorn krävs att IP-adressen för röstbrevlådeservern anges i webbläsarlistan med undantag för proxyserver. Internet Explorer Välj Verktyg Internetalternativ Anslutningar LAN-inställningar Avancerat. Ange IP-adressen för röstbrevlådeservern i listan Undantag. Google Chrome Klicka på ikonen Anpassa och välj Alternativ. Välj Under huven och klicka på Ändra proxyinställningar. Välj Anslutningar LAN-inställningar Avancerat. Ange IP-adressen för röstbrevlådeservern i listan Undantag. Firefox Välj Verktyg Alternativ Nätverk Inställning Manuell inställning av proxy. Ange IP-adressen för röstbrevlådeservern i listan Ingen proxy för Snabbmeddelande/närvaro Du kan konfigurera Snabbmeddelande/närvaro i one-x Portal for IP Office. Obs! Om du är konfigurerad som IP Office-användare och ditt användarnamn är Admin så kan du inte konfigurera snabbmeddelande/närvaro i one-x Portal for IP Office. Användarnamnet Admin är ett reserverat namn för snabbmeddelande-/närvaroservern. 1. Klicka på Snabbmeddelande/närvaro i fliken Konfigurera. 2. Ställ in de olika alternativen som Skicka snabbmeddelande vid inträde i konferens, Skicka snabbmeddelande vid utträde ur konferens, Snabbmeddelande om inlett röstmeddelande, Snabbmeddelande om avslutat röstmeddelande, Alternativt snabbmeddelande-id, Meddela samtalsstatus 109 och Meddela kalenderstatus. Obs! Du kan ställa in Meddela samtalsstatus och Meddela kalenderstatus så att de visar Endast meddelande, Närvaro och meddelande eller Ingen. 3. Klicka på Spara när du har gjort dina ändringar. Obs! Om du loggar in med din interna anknytning och mobiltelefon och sedan ändrar din närvarostatus och ditt statusmeddelande via någon av klienterna så synkroniseras ändringen med den andra klienten. Fält Alternativ Snabbmeddelande/ Skicka närvaro snabbmeddelande vid inträde i konferens Beskrivning mybuddy skickar ett snabbmeddelande till dig när någon går med i din Möt mig-konferens. Skicka snabbmeddelande vid utträde ur konferens mybuddy skickar ett snabbmeddelande till dig när någon lämnar din Möt mig-konferens. Snabbmeddelande om inlett röstmeddelande mybuddy skickar ett snabbmeddelande till dig när någon börjar lämna ett meddelande i din röstbrevlåda. Snabbmeddelande om avslutat röstmeddelande mybuddy skickar ett snabbmeddelande till dig efter att någon lämnat ett meddelande i din röstbrevlåda. Alternativt mybuddy skickar meddelanden om Skicka snabbmeddelande vid inträde snabbmeddelande- i konferens, Skicka snabbmeddelande vid utträde ur konferens, ID Snabbmeddelande om inlett röstmeddelande och Snabbmeddelande om avslutat röstmeddelande till det alternativa snabbmeddelande-id du anger i det här fältet. Om server till server-federation för snabbmeddelande har ställts in kan detta ID vara ett externt ID, t.ex. ett Google Talk-ID. Du kan då få ett meddelande på din google talk-klient.aviseringar till det alternativa snabbmeddelande-id:t skickas utöver meddelanden till mybuddy via one-x Portal for IP Office. När det alternativa snabbmeddelande-id:t definierats måste Google Talkanvändaren lägga till eller bjuda in mybuddy till Google Talk-vännerna eller vänlistan. På Google Talk-klienten måste alltså användaren klicka på knappen +Lägg till och ange mybuddy@<xmpp_domain> (till exempel mybuddy@talk. acme.com) och följ anvisningarna. Sida 108

109 Konfiguration: Snabbmeddelande/närvaro Fält Alternativ Meddela samtalsstatus Beskrivning Du kan ställa in status i det här fältet till att visa din samtalsstatus: 109 Om du ställt in status i det här fältet på Närvaro och meddelande ändras din närvaro till Stör ej och ditt statusmeddelande ställs in för att visa att du har ett pågående samtal. Om du ställt in status i det här fältet på Endast meddelande uppdaterar systemet ditt statusmeddelande så att det visar att du talar i telefon. Du kan inte ställa in eller ändra statusmeddelandet talar i telefon. Om du ställt in status i det här fältet på Ingen ändrar inte systemet ditt statusmeddelande eller närvaroindikatorn medan du talar i telefon. Obs! När du anger en frånvarotext med en telefon eller något annat gränssnitt uppdateras frånvarotexten även för status för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office. Men one-x Portal for IP Office visar endast de 16 första tecknen i frånvarotexten du anger. Meddela kalenderstatus Du kan ställa in statusen för det här fältet till att visa din kalenderstatus: Om du ställt in status i det här fältet på Närvaro och meddelande uppdaterar systemet ditt statusmeddelande så att det visar att du sitter i ett möte. Dessutom ställer systemet in din närvaro på Stör ej. Om du ställt in status i det här fältet på Endast meddelande visar systemet bara ditt kalendermeddelande. Om du ställt in status i det här fältet på Ingen ändrar inte systemet ditt statusmeddelande eller närvaroindikatorn medan du sitter i ett möte. Avatar Du kan ladda upp en avatarbild 111 till Openfire-servern. Avataren för en kontakt visas bara när den har överförts till Openfire-servern och du loggar in via en XMPP-klient som Pidgin eller Flare Experience. Maximal bildstorlek är 20 kb. Bildformat som kan användas är bmp, gif, jpeg och png Meddela samtalsstatus Du kan meddela din XMPP-närvarostatus och visa att du är upptagen i ett samtal. 1. Gå till Konfigurera > Snabbmeddelande/närvaro >Konfiguration för snabbmeddelande/närvaro. 2. Under Meddela samtalsstatus väljer du alternativet Närvaro och meddelande. Det här är alternativet är inställt som standard. Sida 109

110 Om du är upptagen i ett samtal visas XMPP-närvarostatusen som Upptagen och Talar i telefon för alla andra kontakter. Obs!Om du har ställt in Meddela samtalsstatus som Närvaro och meddelande ser du inte närvarostatusen Upptagen längst upp till vänster eller systemadressboken för one-x Portal for IP Office. När du är upptagen i ett samtal visas emellertid din status som Upptagen och Talar i telefon för andra användare. Sida 110

111 Konfiguration: Snabbmeddelande/närvaro Ladda upp en avatarbild 1. Klicka på Konfiguration för snabbmeddelande/närvaro. 2. Gå till avsnittet Avatar. 3. Klicka på Bläddra för att söka efter avatarbilden från datorn. 4. Välj bild. 5. Klicka på Öppna. Bildens sökväg visas i rutan Bläddra. 6. Klicka på Ändra avatar. Den valda bilden laddas upp. Ta bort en avatarbild Klicka på Återställ avatar. Systemet laddar upp standardbilden på Openfire-servern. Ändra en befintlig avatarbild 1. Klicka på Bläddra för att söka efter den nya avatarbilden från datorn. 2. Välj bild. 3. Klicka på Öppna. 4. Klicka på Ändra avatar. Den nya bilden laddas upp Konfigurera snabbmeddelanden/samlad närvaro med Google Talk Så här startar du ett chattsamtal mellan en Google Talk-användare och en one-x Portal for IP Office-kontakt: Lägg till Google Talk-användaren i one-x Portal for IP Office 1. Logga in på one-x Portal for IP Office. Sida 111

112 2. Gå till Adressbok, öppna fliken Privat och klicka på ikonen Lägg till kontakt. Dialogrutan Lägg till ny kontakt visas. 3. Skriv en giltig Gmail-adress till Google Talk-användaren i fältet Gmail-ID. Ange ytterligare kontaktinformation för Google Talk-användaren i de andra fälten. 4. Klicka på Lägg till. En prenumerationsbegäran skickas till Google Talk-användaren. 5. Google Talk-användaren måste godkänna prenumerationsbegäran. Google Talk-användaren läggs till i one-x Portal for IP Office och du kan visa närvaroinformation för användaren i one-x Portal for IP Office. Lägga till en one-x Portal for IP Office-kontakt i Google Talk 1. Logga in på Google Talk med inloggningsuppgifterna för Gmail. 2. Lägg till one-x Portal for IP Office-kontakten med följande format: <xmpp_anknytningsnummer>@<xmpp_domännamn>. one-x Portal for IP Office-kontakten läggs till i Google Talk och du kan visa närvaroinformation för one-x Portal for IP Office-kontakten i Google Talk. Obs! Du kan inte visa närvaroinformation för one-x Portal for IP Office-kontakten i Google Talk om du inte lägger till användaren i one-x Portal for IP Office Stör ej-undantag Samtal från nummer i listan kan fortfarande ringa till din telefon även när Stör ej aktiverats 49. Det här gäller bara för samtal direkt till din anknytning. Det gäller inte för samtal till någon grupp 179 du är medlem i. Du kan lägga till nummer i listan med Stör ej-undantag på olika sätt. Du kan använda one-x Portal for IP Office för att lägga till nummer från adressböckerna Privat och System i en befintlig lista med Stör ej-undantag. Nummer som läggs till på andra sätt, till exempel av systemadministratören, kan visas och tas bort med one-x Portal for IP Office. 1. På fliken Konfigurera väljer du Stör ej-undantag. 2. Listan med undantag visas då numret i listan med undantag matchar ett nummer i adressboken Privat eller System. Även namnet visas i listan med undantag. Lägga till ett nummer från adressboken Klicka antingen på fliken Privat eller System. Välj de kontakter du vill lägga till i Undantag. För kontakter i adressboken Privat är det kontaktens nummer för Primär telefon 180 som läggs till. Ta bort ett nummer Om du vill ta bort ett nummer från listan med undantag klickar du på X bredvid numret. 3. Klicka på Spara. Obs! 1. Namn lagras inte i listen med undantag, utan bara nummer. Namnen som visas i listan är mappade från matchande one-x Portal for IP Office-nummer i listan med undantag enligt adressbokskontakternas nummer för Primär telefon 180. Om adressbokskontakten inte längre matchar numret i listan med undantag visas inget namn. 2. För närvarande är det inte möjligt att i one-x Portal for IP Office ange jokertecknen N och X, där N är valfritt nummer och X är valfri enstaka siffra. Om du till exempel vill tillåta alla nummer från till lägger du till undantagsnumret som antingen 55510XX eller 55510N. Dessa kan anges av systemadministratören Gadgeten Världstid Gadgeten Världstid visar tiden i valda tidzoner som du lagt till i gadgeten. Du kan lägga till upp till 5 tidszoner i världstiden. Klockan kan visas i två olika lägen, Tidzoner eller Klockor, som du väljer genom att klicka på motsvarande flik. Tidszoner I den här vyn anges varje tidszon som ett band som visar aktuell tid och dagtid. Om du för pekaren över någon av tidsbanden visas aktuellt datum och tid i den aktuella tidszonen. Sida 112

113 Konfiguration: Gadgeten Världstid Klockor I den här vyn visas varje tidszon som en klocka. 12/24 timmar Det här alternativet visas i vyn Tidszoner. Klicka på de här knapparna för att växla mellan 24- och 12timmarsvisning. Det här påverkar både tidsomfånget som banden visar och klockformatet som används under varje band. + Lägg till Klicka på ikonen + Lägg till för att lägga till ytterligare ett tidszonband i vyn. En lista med världstidszoner visas där du kan välja önskad tidszon för det nya bandet. Använd rutan längst upp för att filtrera listan med tidszoner efter namn. Du kan lägga till upp till 5 tidszoner i världstiden. Ersätt/Ta bort Om du för pekaren över namnet på en tidszon visas ikoner för att ersätta eller ta bort tidszonen. Sida 113

114 10.7 Språk one-x Portal for IP Office 9.0 har stöd för brasiliansk portugisiska, nederländska, engelska (brittisk och amerikansk), franska, tyska, italienska, latinamerikansk spanska, polska, ryska, förenklad kinesiska, svenska och turkiska. Du kan ställa in önskat språk på inloggningssidan för användare. Ställ bara in språket när du öppnar one-x Portal första gången i en webbläsare. Så här ställer du in önskat språk: 1. Logga in som användare. 2. Välj språk i listan Språk. 3. Klicka på Logga in. Obs!Det språk du har ställt in gäller bara för one-x Portal. Den här inställningen påverkar inte språket på andra webbplatser som du når via webbläsaren. Sida 114

115 Konfiguration: Språk 10.8 Aviseringar one-x Portal for IP Office uppmärksammar dig på snabbmeddelanden du får i skrivbordsklienten. one-x Portal for IP Office har stöd för aviseringar om snabbmeddelanden i följande webbläsare och operativsystem: Webbläsare Operativsystem Google Chrome version 10 eller senare Windows XP och Windows 7 Firefox version 4.0 eller senare Windows XP och Windows 7 Internet Explorer version 9 eller senare Windows 7 Obs! Om du inte använder en webbläsare eller ett operativsystem som stöds visas en lista med de webbläsare och operativsystem du kan använda. Obs! Meddelandeinställningarna är webbläsarspecifika, och du måste aktivera inställningarna varje gång du byter webbläsare eller rensar cacheminnet Aktivera aviseringar i Google Chrome Så här aktiverar du skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i Google Chrome: 1. Öppna fliken Konfigurera och klicka på fliken Meddelanden. 2. Välj Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. En dialogruta visas där du ombeds att ge behörighet för skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen. 3. Klicka på Tillåt. Ett välkomstmeddelande visas och du får nu skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Obs!Om du nekar behörighet för skrivbordsaviseringar behålls de befintliga inställningarna i systemet, och du får då inga aviseringar om snabbmeddelanden även om du har markerat Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Om du vid ett senare tillfälle vill tillåta skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen gör du så här: 1. I Chrome-webbläsare skriver du chrome://chrome/settings/contentexceptions#notifications. 2. Välj IP-adressen för one-x Portal for IP Office-domänen. Den kan t.ex. vara 3. Klicka på X till höger på den markerade raden. 4. Klicka på OK. 5. Logga in på one-x Portal for IP Office 6. Öppna fliken Konfigurera > Meddelanden. 7. Välj Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. En dialogruta visas där du ombeds att ge behörighet för skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen. 8. Klicka på Tillåt. Ett välkomstmeddelande visas och du får nu skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Resultat Om du får ett snabbmeddelande när du har minimerat one-x Portal for IP Office visas ett meddelandefönster. Obs! Avataren för kontakten som skickat snabbmeddelandet till dig visas också i meddelandefönstret. När du klickar på meddelandefönstret visas fönstret för one-x Portal for IP Office Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i Firefox Om du inte har installerat något pluginprogram visas följande meddelande: Sida 115

116 Du behöver hämta och installera ett plugin-program från tredje part för att kunna aktivera skrivbordsaviseringar för Firefox. Installera plugin-programmet från <link>här</link>. När du har installerat plugin-programmet markerar du kryssrutan och klickar på knappen Tillåt för att tillåta aviseringarna. När du har installerat plugin-programmet måste du starta om webbläsaren och logga in på one-x Portal for IP Office. Så här aktiverar du skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i Google Chrome: 1. Öppna fliken Konfigurera och klicka på fliken Meddelanden. 2. Välj Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. En dialogruta visas där du ombeds att ge behörighet för skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen. 3. Klicka på Tillåt. Ett välkomstmeddelande visas och du får nu skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Obs: Om du nekar behörighet för skrivbordsaviseringar behålls de befintliga inställningarna i systemet, och du får då inga aviseringar om snabbmeddelanden även om du har markerat Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Om du vid ett senare tillfälle vill tillåta skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen gör du så här: 1. Välj Verktyg > Tillägg i webbläsaren. En lista med alla tillägg visas. 2. Välj Tillägg i den vänstra rutan. 3. Välj Tab Notifier I Tab Notifier 2.1 klickar du på Alternativ. 5. Öppna fliken Undantag. En lista med undantag och behörigheter för meddelanden visas. 6. Välj IP-adressen för one-x Portal for IP Office-domänen. Den kan t.ex. vara 7. Klicka på Remove Selected (ta bort markerad). 8. Klicka på Stäng. 9. Logga in på one-x Portal for IP Office 10. Öppna fliken Konfigurera > Meddelanden. 11. Välj Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. En dialogruta visas där du ombeds att ge behörighet för skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i one-x Portal for IP Office-domänen. 12. Klicka på Tillåt. Ett välkomstmeddelande visas och du får nu skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Resultat Om du får ett snabbmeddelande när du har minimerat fönstret för one-x Portal for IP Office visas ett meddelandefönster. Obs! Avataren för kontakten som skickat snabbmeddelandet till dig visas också i meddelandefönstret. När du klickar på meddelandefönstret visas fönstret för one-x Portal for IP Office Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i Internet Explorer Obs! Du kan inte fästa one-x Portal for IP Office i säkert HTTPS-läge. Procedur Så här aktiverar du skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden i Internet Explorer: 1. Öppna fliken Konfigurera och klicka på fliken Meddelanden. 2. Gör något av följande: Om du inte redan har fäst one-x Portal for IP Office i Internet Explorer visas instruktioner för hur du fäster one-x Portal for IP Office. Om du redan har fäst one-x Portal for IP Office i Internet Explorer väljer du Aktivera skrivbordsaviseringar för snabbmeddelanden. Sida 116

117 Konfiguration: Aviseringar Resultat Om du får ett snabbmeddelande när du har minimerat one-x Portal for IP Office i den fästa webbläsaren så visas i aktivitetsfältet Säkerhet När administratören för IP Office anger statusen för ditt lösenord till Force New Password (tvinga nytt lösenord) i IP Office Manager, uppmanas du att ändra lösenordet och logga in igen när du loggar in. Obs! Basic-användare som inte konfigurerats som användare av one-x Portal for IP Office kan också ändra lösenordet genom att klicka på länken Byt lösenord på inloggningssidan. De Basic-användare som inte kan logga in på one-x Portal for IP Office kan endast ändra lösenordet. Du kan byta lösenord med hjälp av one-x Portal for IP Office. Så här byter du lösenord: 1. Klicka på Säkerhet. 2. Ange det nuvarande lösenordet i fältet Aktuellt lösenord. 3. Ange det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord. 4. Ange det nya lösenordet igen i fältet Bekräfta nytt lösenord. 5. Klicka på Bekräfta. Lösenordet ändras. Obs! Om det nya lösenord du anger inte uppfyller kriterierna för komplexitet som administratören ställt in i systemet visas följande meddelande: Det aktuella lösenordet matchar inte, eller så uppfyller inte det nya lösenordet komplexitetskraven. Försök igen. Kontakta administratören om du behöver hjälp med komplexitetskraven. När du har bytt lösenord uppmanas du att logga in igen. Sida 117

118 Kapitel 11. Terminaltjänster Sida 118

119 Terminaltjänster: 11. Terminaltjänster one-x Portal for IP Office har stöd för terminaltjänster via terminaltjänstklienter från Citrix och Microsoft. Sida 119

120 Kapitel 12. one-x Call Assistant Sida 120

121 one-x Call Assistant: 12. one-x Call Assistant Du kan använda programmet one-x Call Assistant för att utföra en rad olika samtalsstyrningsfunktioner utan att logga in i one-x Portal for IP Office. När du ringer och tar emot samtal visar one-x Call Assistant meddelanden på Windows-skrivbordet även om du inte har one-x Portal for IP Office igång. Du kan använda one-x Call Assistant för att: Visa information om samtal. Visa motsvarande kontakt i Microsoft Outlook om du kör Outlook samtidigt som one-x Call Assistant. Välja och ringa upp ett nummer som ett annat Windows-program visar. Starta one-x Portal for IP Office. Använda one-x Call Assistant (endast Windows-datorer) Kontrollera systemkraven för one-x Call Assistant 121 Visa ikoner för one-x Call Assistant Starta one-x Call Assistant Starta one-x Portal for IP Office 123 Installera one-x Call Assistant Konfigurera one-x Call Assistant Använda extrafunktioner för one-x Call Assistant Systemkrav för one-x Call Assistant Se till att följande systemkrav är uppfyllda innan du installerar one-x Call Assistant: Maskinvarukrav 121 Programvarukrav Maskinvarukrav Följande maskinvarukrav gäller: 1 GHz processor 1 GB RAM-minne 1 GB+ ledigt diskutrymme för 32-bitars operativsystem eller 2 GB+ ledigt diskutrymme för 64-bitars operativsystem Programvarukrav Följande operativsystem kan användas: Windows 7 Ultimate x32 Windows 7 Ultimate x64 Windows 7 Enterprise x32 Windows 7 Enterprise x64 Windows 7 Professional x32 Windows 7 Professional x64 Windows 8 x32 Windows 8 x64 Windows XP Professional x32 Ytterligare programkrav Sida 121

122 Microsoft Internet Explorer 8.0/9.0/10. Fire Fox 16/17 Chrome 23 Safari 6.0 Windows Installer 3.1 eller senare. Microsofts talplattform Microsofts talmotor (språkspecifik) 12.2 one-x Call Assistant-ikoner one-x Call Assistant-ikoner visas i Windows-systemfältet (vanligtvis nere till höger på skärmen). Du kan högerklicka på ikonen för att visa tillgängliga kommandon och annan information. När du för muspekaren över one-x Call Assistant-ikonen visas status och hur många röstmeddelanden du har fått. Inte ansluten En stor röd prick anger att one-x Call Assistant inte är ansluten till one-x Portal for IP Office-servern. Den här ikonen visas bara medan programmet one-x Call Assistant startar. Om ikonen fortsätter att visa en stor röd prick kontrollerar du inställningarna 124. Ansluten En stor grön prick anger att one-x Call Assistant är ansluten till one-x Portal for IP Office-servern. Missade samtal Ett utropstecken i ikonen anger att du har missade samtal i samtalsloggen. När du för muspekaren över ikonen visar systemet antalet missade samtal. Nya röstmeddelanden utan missade samtal En liten röd prick anger att du har nya röstmeddelanden. När du för muspekaren över ikonen visar systemet antalet nya meddelanden. Nya röstmeddelanden med missade samtal Indikatorerna för missade samtal och nya röstmeddelanden kan visas samtidigt. När du för muspekaren över ikonen visar systemet mer information Installera one-x Call Assistant Du kan installera one-x Call Assistant version 9.0 från one-x Portal for IP Office-servern. Obs!Om one-x Call Assistant version 7.0 redan är installerat måste du manuellt avinstallera programmet one-x Call Assistant. Installationen av one-x Call Assistant version 9.0 uppgraderar inte och tar inte bort den tidigare installationen. Förutsättningar: Se till att port nummer 8069 (webbsocket) är öppen på one-x Portal for IP Office-servern. Så här installerar du one-x Call Assistant: 1. Logga in i one-x Portal for IP Office. 2. På fliken Konfiguration väljer du Skrivbordsintegrering. 3. Klicka på Installera one-x-skrivbordsklienter. 4. Nästa steg varierar beroende på din webbläsare: Internet Explorer eller Safari Hämtningsmenyn för filen visar alternativ som du kan utföra på filen setup.exe. Välj Kör. Google Chrome eller Firefox a. När webbläsaren uppmanar dig till det väljer du Spara. Webbläsaren hämtar installationsfilen. b. När hämtningen är klar dubbelklickar du på den hämtade filen och väljer Kör. Systemet packar upp installationsprogrammet och förbereder sig för att installera programvaran one-x Call Assistant. 5. På välkomstskärmen klickar du på Nästa. Om du redan har installerat one-x Call Assistant visar systemet följande alternativ Ändra, Reparera och Ta bort. Välj Ändra om du vill installera den här versionen över den befintliga. Om en annan version redan är installerad uppmanar systemet dig att uppgradera. Sida 122

123 one-x Call Assistant: Installera one-x Call Assistant 6. Välj Jag accepterar villkoren i licensavtalet. 7. Klicka på Nästa. 8. Ange ditt namn och den organisation du arbetar för. Systemet visar dialogrutan Konfigurationstyp. a. Välj Fullständig för att installera både one-x Call Assistant och Avaya IP Office Plug-in. b. Välj Anpassad för att bara installera en av skrivbordsklienterna. 9. Klicka på Nästa. 10.Välj de programfunktioner som du vill installera. 11.Välj en mapp där programmet ska installeras och acceptera standardfrågorna. 12.Klicka på Installera. Systemet visar installationsförloppet. 13.Klicka på Slutför. Obs! Beroende på vilken miljö one-x-skrivbordsklienterna installerats i uppmanar installationsguiden dig att starta om systemet. 14. I meddelandefältet klickar du på one-x Call Assistant. Systemet visar dialogrutan Allmänna inställningar. 15. I avsnittet Serverinformation a. Ange IP-adressen för one-x Portal for IP Office i fältet Programserver. b. Ange serverporten för one-x Portal for IP Office i fältet Serverport. Som standard är serverporten I avsnittet Inloggningsuppgifter anger du det användarnamn och lösenord du använder för att logga in i one-x Portal for IP Office. 17. Klicka på OK. Systemet visar Ansluten i meddelandefältet och ett meddelande när den ansluts till one-x Portal for IP Office. Om det inte går att ansluta till one-x Portal for IP Office visar systemet Inte ansluten. Om du vill kontrollera anslutningens inställningar högerklickar du på ikonen och väljer Inställningar Starta one-x Call Assistant Som standard startar one-x Call Assistant automatiskt när du startar datorn. Du kan även starta programmet manuellt. Så här startar du one-x Call Assistant manuellt: 1. Klicka på Start. 2. Välj Program. 3. Välj IP Office. 4. Klicka på one-x-skrivbordsklienter. Obs! För att se till att du får meddelanden från servern måste du ha administratörsbehörighet. Om du använder Windows 7 eller Windows Vista högerklickar du på one-x-skrivbordsklienter och väljer Kör som administratör. Om du vill köra one-x Portal for IP Office som administratör varje gång du startar one-x Portal for IP Office gör du så här: a. Högerklicka på one-x-skrivbordsklienter och välj Egenskaper. b. I fönstret Egenskaper för one-x-skrivbordsklienter väljer du fliken Kompatibilitet. c. I avsnittet Privilegienivå väljer du Kör det här programmet som en administratör. d. Klicka på OK. När du startar one-x Call Assistant första gången visas dialogrutan Allmänna inställningar. Obs! Om du inte har uppdaterat följande fälts programvaruinstallation ska du uppdatera fälten. a. I avsnittet Serverinformation: i. Ange IP-adressen för one-x Portal for IP Office-servern i fältet Programserver. ii. Ange serverporten för one-x Portal for IP Office i fältet Serverport. Som standard är serverporten b. I avsnittet Inloggningsuppgifter: i. Ange användarnamnet som ställts in för one-x Portal for IP Office i fältet Användarnamn. Sida 123

124 ii. Ange lösenordet som ställts in för one-x Portal for IP Office i fältet Lösenord. c. Klicka på OK. Om one-x Call Assistant inte är ansluten till one-x Portal for IP Office-servern visas Inte ansluten i meddelandefältet. Efter några sekunder visas ett meddelande som anger om one-x Call Assistant är ansluten till one-x Portal for IP Office eller inte. Om one-x Call Assistant är ansluten till one-x Portal for IP Office-servern visas Ansluten eller Missade samtal om du har några missade samtal. När du för muspekaren över ikonen i meddelandefältet visas hur många missade samtal du har och även antalet röstmeddelanden. Om one-x Call Assistant inte är ansluten till one-x Portal for IP Office-servern beror det på att inställningarna för one-x Call Assistant är fel. Högerklicka på Inte ansluten och välj Inställningar Starta one-x Portal for IP Office När du kör one-x Call Assistant kan du använda one-x Call Assistant till att starta one-x Portal for IP Office och logga in på portalen. Om du redan kör one-x Portal for IP Office i ett webbläsarfönster och om webbläsarsessionen loggats ut, se Tips! nedan. 1. Om du vill logga in med one-x Call Assistant högerklickar du på Ansluten. 2. Välj Öppna one-x Portal. Tips! Använda one-x Call Assistant för att logga in Obs! Om du har aktiverat skärmpopupen fungerar systemet på följande sätt: 1. När du har loggat in på one-x Call Assistant och besvarar ett samtal med one-x Call Assistant meddelanden 130 : a. Om one-x Portal for IP Office är öppet stängs det befintliga fönstret och one-x Portal for IP Office öppnas i ett nytt fönster. b. Om du har loggat ut loggar systemet in dig direkt igen med de cachade inloggningsuppgifterna. Obs! När du ringer inkommande eller utgående samtal och numret matchar numret för en kontakt i adressboken i Outlook så visas Outlook-kontaktkortet förutom one-x Call Assistant meddelanden Om du använder en webbläsare till att logga in på one-x Portal for IP Office och besvarar samtal med one-x Call Assistant meddelanden 130 loggas du ut från den aktuella sessionen, och ett nytt fönster öppnas istället Inställningar för one-x Call Assistant Du kan ställa in Anslutning 124, Snabbknapp 125 och Skärm-popup 126 för one-x Call Assistant Anslutning Så här ställer du in anslutningsuppgifter för one-x Call Assistant: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandefältet. 2. Välj Inställningar. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar väljer du Anslutning. 4. I avsnittet Serverinformation: a. Ange IP-adressen för one-x Portal for IP Office-servern i fältet Programserver. b. Ange serverporten för one-x Portal for IP Office i fältet Serverport. Som standard är serverporten Obs! Om du markerar Använd säker kommunikation ska du ställa in portnumret för servern i säkert läge. Mer information finns i Säker kommunikation 134. När du väljer Använd säker kommunikation använder popupfunktionen i webbläsaren som öppnar webbklienten för one-x Portal for IP Office också säkert läge (HTTPS). 5. I avsnittet Inloggningsuppgifter: a. Ange användarnamnet som ställts in för one-x Portal for IP Office i fältet Användarnamn. b. Ange lösenordet som ställts in för one-x Portal for IP Office i fältet Lösenord. 6. Klicka på OK. Sida 124

125 one-x Call Assistant: Inställningar för one-x Call Assistant Uppringning med snabbknapp Du kan skapa snabbknappskombinationer för olika funktioner, som att ringa samtal, spela upp senaste meddelande, stänga av ljudet för meddelanden, ställa in telefonstatus, räkna upp alla snabbknappar, öppna inställningarna, öppna one-x Portal for IP Office, avsluta programmet, logga in på och ut från one-x Call Assistant, besvara samtal, väntkoppla samtal och bryta samtal. Standardkombinationerna för snabbknappar är: Funktion Beskrivning Snabbknappskombination Ringa ett samtal Ringer upp det nummer som är kopierat till urklipp. Ctrl+Skift+C Spela upp senaste meddelande Spelar upp det senaste meddelandet efter att det aktuella meddelandet spelats upp. Ctrl+Skift+P Stäng av ljudet för meddelanden Stänger av ljudet för meddelanden. Ctrl+Skift+M Visa aktiva aviseringar Spelar upp aviseringar som är aktiva Ctrl+Skift+N Samtalsstatus Spelar upp samtalets status Ctrl+Skift+Ingen Telefonstatus Spelar upp alla telefonstatusvärden du har valt. Ctrl+Skift+S Avisera alla snabbknappar Spelar upp alla snabbknappskombinationer du har Ctrl+Skift+K ställt in. Öppna inställningsfönstret Öppnar fönstret Inställningar. Ctrl+Skift+O Avsluta one-x Call Assistant Stänger one-x Call Assistant. Ctrl+Skift+E Öppna one-x Portal for IP Office Öppnar one-x Portal for IP Office. Ctrl+Skift+X Logga ut eller Logga in Loggar ut eller in dig på one-x Call Assistant. Ctrl+Skift+L Besvara ett samtal Besvarar det samtal som systemet visar i meddelandet Inkommande samtal. Ctrl+Skift+A Väntkoppla ett samtal eller återta ett väntkopplat samtal Väntkopplar samtalet eller återtar ett väntkopplat Ctrl+Skift+H samtal Avsluta ett samtal Bryter aktuellt samtal. Ctrl+Skift+Q Obs! När du har installerat one-x Call Assistant visar inte systemet standardsnabbkommandon för Spela upp senaste meddelande, Stäng av ljud för meddelanden, Telefonstatus och Avisera alla snabbknappar förrän du aktiverar meddelanden i Meddelandeinställningar 128. När du har aktiverat meddelanden och senare avaktiverar dem behåller däremot systemet standardsnabbkommandona för meddelanden. Exempel: Om du inte har aktiverat meddelanden i Meddelandeinställningar 128 och tilldelar standardkombinationerna för Spela upp senaste meddelande, Stäng av ljud för meddelanden, Telefonstatus och Avisera alla snabbknappar till andra funktioner, och därefter aktiverar meddelanden, så använder systemet de kortkommandon du har ställt in för andra funktioner. Systemet använder inte standardkombinationerna för snabbknappar för Spela upp senaste meddelande, Stäng av ljud för meddelanden, Telefonstatus och Avisera alla snabbknappar. Obs! Du kan inte ställa in samma snabbknappskombination för två olika funktioner. Systemet visar då ett meddelande där det står: Snabbknapp med angivet värde finns redan. Så här anpassar du snabbknappskombinationer för one-x Call Assistant: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandeområdet. 2. välj Inställningar. Sida 125

126 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar väljer du Snabbknapp. 4. Välj vilken snabbknappskombination du vill använda. 5. Klicka på Uppdatera snabbknapp. 6. Klicka på OK. Använda kortkommandon Om du vill besvara, väntkoppla, återta eller avsluta ett samtal i one-x Call Assistant meddelanden kortkommandon måste du se till att motsvarande knapp är i fokus. 130 med Obs! Du sätter knappen i fokus genom att trycka på tabbtangenten upprepade gånger. Exempel på knappen Bryt i fokus:. Ringa upp med snabbknappskombinationer: 1. Välj eller markera numret i Windows-programmet. 2. Ring upp genom att trycka på snabbknappskombinationen i one-x Call Assistant. Obs! Om ett externt uppringningsprefix används i telefonsystemet ska du se till att det finns med i numret. Du kan inte redigera numret innan du ringer upp det. Om den snabbknappskombination du ställer in för one-x Call Assistant är samma som för en funktion som används i programmet så har programfunktionen företräde framför snabbknappskombinationen du ställer in i onex Call Assistant Skärm-popup Du kan använda den här funktionen till att öppna one-x Portal for IP Office-klienten i ett inbyggt fönster, så att du kan utföra andra åtgärder med samtalet eller visa ytterligare information. Du kan även ställa in att systemet ska visa en Outlook-kontakt baserat på nummerpresentatören eller det nummer du ringer upp. Systemet har stöd för visning av Outlook-kontakter på följande plattformar: Outlook-versioner (endast 32 bitar) Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 Operativsystem Windows XP, Windows 7 (32 och 64 bitar), Windows 8 (32 bitar) one-x Call Assistant söker efter kontakter i Microsoft Outlook och visar kontaktinformation utifrån samtalsinformationen. Du kan ställa in skärm-popupen i Outlook baserat på de samtal du tar emot och/eller baserat på de samtal du ringer. Systemet visar bara kontaktkortet om Outlook är igång. Skärm-popupinställningar 1. I aktivitetsfältet högerklickar du på Ansluten. 2. Välj Inställningar. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar väljer du Skärm-popup. 4. Aktivera de inställningar du vill ställa in. 5. Klicka på OK. Fält Aktivera popup från Call Assistant Beskrivning I one-x Call Assistant aktiveras popupmeddelanden på skärmen baserat på de fält du väljer. Du måste aktivera funktionen innan du kan välja vilka popupmeddelanden som ska visas i systemet. Sida 126

127 one-x Call Assistant: Inställningar för one-x Call Assistant Popup för uppringningsidentitet one-x Call Assistant visar one-x Portal for IP Office-fönstret vid inkommande samtal med nummerpresentation. Obs! Systemet visar bara kontaktkortet om nummerpresentationen matchar en kontakt i Outlook-adressboken och du har aktiverat alternativet Outlookpopup. Uppringningspopup one-x Call Assistant visar one-x Portal for IP Office-fönstret vid utgående samtal du ringer med nummerpresentation för samtalet. Obs! Systemet visar bara kontaktkortet om det nummer du ringer upp matchar en kontakt i Outlook-adressboken och du har aktiverat alternativet Outlook-popup. Outlook-popup Systemet visar kontaktkortet i Outlook-adressboken baserat på om du har valt alternativet Popup för uppringningsidentitet eller Uppringningspopup Loggning Systemet skapar loggar över allt som händer i one-x Call Assistant. Dessutom sparas felsökningsinformation i loggfilerna. Loggfilerna innehåller tidsstämplar och kan användas som hjälp vid felsökning. Loggningsinformation Fält Beskrivning Aktivera händelseloggning Skapar loggfiler för händelser som inträffar i one-x Call Assistant. Du kan visa loggfilerna i händelse visaren med hjälp av alternativet Administrationsverktyg i Windows. Obs! I IP Office version 9.0 kan du inte visa loggfilerna i händelse visaren med alternativet Administrationsverktyg i Windows även om du aktiverar det här alternativet. Aktivera loggning Loggar alla händelser som inträffar i one-x Call Assistant. Aktivera händelseloggning av meddelanden Skapar loggfiler för händelser som inträffar i one-x Call Assistant. Obs! I IP Office version 9.0 kan du inte visa loggfilerna i händelse visaren med alternativet Administrationsverktyg i Windows även om du aktiverar det här alternativet. Aktivera loggning av meddelanden Loggar alla händelser som inträffar i one-x Call Assistant. Maxstorlek på loggfil (kb) Anger maximal storlek på loggfilen. Det här alternativet visas bara om du har valt Aktivera loggning. Maxlängd för logg Anger maximal varaktighet för loggen. Det här alternativet visas bara om du har valt Aktivera loggning. Konfigurera inställningar för loggning: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandeområdet. 2. Välj Inställningar. 3. Gå till navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar och välj Loggning. 4. Välj alternativ för att skapa loggfilerna i avsnittet Loggningsinformation. 5. Klicka på OK. Systemet skapar loggfiler i katalogen C:\Documents and Settings\<användare>\Application Data\Avaya\IP Office\Avaya Call Assistant\Logging. Obs! <användare> är namnet på den användare som är inloggad i Windows. Så här kommer du åt loggfilerna som skapats: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandeområdet. 2. Välj Loggar. Sida 127

128 Meddelandeinställningar Du kan ställa in röst, talhastighet och volym för meddelanden. Fält Beskrivning Aktivera meddelanden aviserar olika händelser, som de systemhändelser, telefonhändelser, skärmnavigering och samtalshändelser du väljer. Välj röst du kan välja vilken röst systemet ska använda för olika händelser i listrutan. Obs! Du kan bara välja de Microsoft-röster som one-x Call Assistant har stöd för på 13 språk. Rösthastighet du kan ställa in röstens hastighet. Obs! Systemet visar värdet när du flyttar reglaget. Volym du kan ställa in volymen för meddelanden. Exempel spelar upp ett exempelmeddelande med de inställningar du har valt. Tips: Är till hjälp när du ska höra hur meddelanden låter med de inställningar du har valt. Så här konfigurerar du meddelandeinställningar: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandeområdet. 2. Välj Inställningar. 3. Gå till navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar och välj Meddelandeinställningar. 4. Välj Aktivera meddelanden. 5. Välj inställningar för meddelanden. 6. Klicka på OK Meddelandealternativ Du kan välja olika händelser, som systemstatus, samtalshändelser, skärmnavigering och telefonstatus. Fält Beskrivning Systemstatus aviserar systemstatushändelser du väljer, som systemfel och systemaviseringar. Telefonstatus aviserar de telefonstatuslägen du väljer, som telefonanknytning, vidarekoppla vid upptaget, vidarekoppla vid inget svar, vidarekoppla alla, vidarekoppla gruppsamtal, vidarekopplingsnummer, omdirigerat nummer, stör ej, åsidosättning av Stör ej, röstbrevlåda aktiverad, återuppringning från röstbrevlåda aktiverad, antal olästa meddelanden, externa samtal blockerade, frånvaromeddelande-id, frånvaromeddelande visas, frånvarotext, ringtid innan inget svar och inloggningskod konfigurerad. Samtalshändelser aviserar de samtalshändelser du väljer, som nytt inkommande samtal, samtal från, väntkopplat, återta, besvarat, lägg på, utgående samtal, linjen är ledig, samtal överfört, konferens påbörjad och samtalsstatus. Skärmnavigering aviserar skärmnavigeringsåtgärder, såsom öppna avslutsskärmar och -meny, och kryssruta för ändring av fokus och värde. Prioritet för meddelanden Systemstatus: Hög Samtalshändelser: Hög Telefonstatus: Medel Sida 128

129 one-x Call Assistant: Inställningar för one-x Call Assistant Skärmnavigering: Låg Om t.ex. one-x Call Assistant spelar upp ett telefonstatusmeddelande och ett systemfel inträffar så avbryter one-x Call Assistant aviseringen av telefonstatusmeddelandet och spelar upp systemfelsmeddelandet. När one-x Call Assistant har spelat upp systemfelsmeddelandet återupptar one-x Call Assistant uppspelningen av telefonstatusmeddelandet. Så här konfigurerar du val av meddelanden: 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandeområdet. 2. Välj Inställningar. 3. Gå till navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar och välj Val av meddelanden. 4. Välj de alternativ du vill att systemet ska avisera. 5. Klicka på OK Konfigurera uppringningsregler Du måste konfigurera uppringningsregler för dirigering av utgående samtal. Systemet tillämpar uppringningsreglerna automatiskt när du ringer med hjälp av one-x Call Assistant. Procedur 1. Högerklicka på Ansluten i meddelandefältet. 2. Välj Inställningar. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar väljer du Uppringningsregler. 4. Ställ in uppringningsregler i dialogrutan Uppringningsregler. Mer information finns i Uppringningsregler för one-x Call Assistant Klicka på OK när du har ställt in uppringningsreglerna Uppringningsregler för one-x Call Assistant Fältbeskrivningar Fält Beskrivning Ingen Systemet tillämpar inte någon av de uppringningsregler du har ställt in. Använd systemregler för uppringning (TAPI) Systemet tillämpar standardreglerna för uppringning i systemet. Använd anpassade uppringningsregler Systemet tillämpar de anpassade uppringningsregler du har ställt in. Systemet anger prefixet för utgående samtal automatiskt. Nummer att slå för att komma ut på De siffror du måste slå för att komma ut på en extern linjen linje. Ditt landsnummer Ditt riktnummer Växelprefix Nummer för rikssamtal Nummer för utlandssamtal Landskoden för ditt land. Riktnumret till telefonservern. Huvudnumret till telefonväxeln eller telefonservern. De siffror du måste slå för att kunna ringa rikssamtal. De siffror du måste slå för att kunna ringa utlandssamtal. Nummerlängd för intern anknytning Antalet siffror i interna anknytningar. Längd för nationella nummer (inklusive riktnummer) Ta bort riktnumret vid lokalsamtalsuppringning Antalet siffror du måste slå inklusive riktnummer kod för lokala samtal. Obs! För länder med flera telefonnummer kan du avgränsa dem med kommatecken. Systemet tar bort riktnummer när du ringer lokala samtal. Obs!Det här fältet är bara aktivt när du har angett ett värde i fältet Ditt riktnummer. Sida 129

130 12.7 Extrafunktioner för one-x Call Assistant Det finns en rad olika funktioner som kan användas i programmet one-x Call Assistant. one-x Call Assistant-meddelanden Röstmeddelanden Missade samtal Funktioner för flera språk Hjälpmenyn Meddelande om ny version Terminaltjänster Hjälpmedel för one-x Call Assistant Med hjälpmedelsfunktionen för one-x Call Assistant kan användaren få information om systemstatus, telefonstatus, samtalshändelser och skärmnavigering via datorns högtalare eller ett headset. Du kan navigera i användargränssnittet förone-x Call Assistant med hjälp av tangentbordet. Du kan välja mellan ljudsignaler och visuella aviseringar för specifika telefonhändelser, t.ex. för inkommande samtal. Den funktion som tillhandahålls beror av vilken typ av meddelande du ställer in när du konfigurerar programmet. När du använder tabbknappen i samtalsfönstret för att välja knappar såsom svara, lägg på, stäng, väntkoppla och återta, aviserar systemet åtgärderna. När du använder tabbknappen för att välja uppringarens namn eller nummer i samtalsfönstret markeras knapparna så att du även kan kopiera och klistra in uppringarens namn eller nummer. När du ska konfigurera ljudmeddelanden och ange prioritet för meddelanden kan du läsa Meddelandeinställningar Välja meddelanden och Du kan också ställa in "kortkommandon" på tangentbordet för samma funktioner. "Kortkommandon" är fördefinierade sekvenser på tangentbordet som fungerar som "genvägar" till de åtgärder du utför ofta. Mer information finns i Uppringning med snabbknappar one-x Call Assistant-meddelanden När du ringer och tar emot samtal visar one-x Call Assistant samtalsförloppet. Systemet visar namnet eller bara numret för parten i den andra änden. Meddelande för inkommande samtal När du har ett väntande samtal som ska besvaras visar one-x Call Assistant information om uppringaren. Klicka på Svara för att besvara samtalet. När du besvarar ett samtal i systemet och har aktiverat meddelanderutan så stängs det befintliga one-x Portal for IP Officefönstret och ett nytt öppnas. Om du vill ringa upp med snabbknappar trycker du på tabbtangenten till systemet markerar svarsknappen snabbknappskombinationen Ctrl+Skift+A. och trycker sedan på Systemet visar det här meddelandet när samtalet kopplas upp. Om du vill väntkoppla ett samtal eller återta ett väntkopplat samtal trycker du på tabbtangenten tills systemet markerar knappen för att väntkoppla/återta och trycker sedan på snabbknappskombinationen Ctrl+Skift+U. Meddelanden för utgående samtal Sida 130

131 one-x Call Assistant: Extrafunktioner för one-x Call Assistant När du ringer ett samtal med telefonen, one-x Portal for IP Office eller one-x Call Assistant 125 visar systemet information om samtal som du ringer och samtalsförloppet. Du kan använda alternativet Bryt för att avsluta samtalet. Om du vill bryta samtalet med ett kortkommando trycker du på tabbtangenten tills systemet markerar avsluta-knappen och trycker sedan på snabbknappskombinationen Ctrl+Skift+D. Systemet visar det här meddelandet när du ringer ett samtal som ska besvaras. För vissa typer av externa samtal, till exempel analoga telefonlinjer, hittar inte systemet samtalsförloppet och visar samtalet som uppkopplat trots att samtalet fortfarande ringer. Systemet visar det här meddelandet när samtalet kopplas upp. Det här meddelandet anger att uppringningsförsöket av någon anledning misslyckades. Sida 131

132 Åtgärdsmeddelanden för one-x Call Assistant Systemet visar det här meddelandet när one-x Call Assistant startar och loggar in på one-x Portal for IP Office-servern för att skicka och ta emot information om dina samtal. Systemet visar det här meddelandet om one-x Call Assistant inte är ansluten till one-x Portal for IP Office. Om detta inträffar kontrollerar du att du kan logga in i one-x Portal for IP Office med hjälp av webbläsaren. Om det lyckas högerklickar du på Ansluten och väljer Inställningar. Kontrollera att uppgifterna i dialogrutan Anslutning är rätt och klicka på OK. Systemet visar det här meddelandet om one-x Call Assistant kan ansluta till one-x Portal for IP Office-servern, men användarnamnet eller lösenordet inte matchar dina inställningar för en one-x Portal for IP Office-inloggning. Högerklicka på Ansluten och välj Inställningar. Kontrollera att uppgifterna i dialogrutan Anslutning är rätt och klicka på OK. Systemet visar det här meddelandet om du högerklickar på och väljer Logga ut. Ansluten Röstmeddelanden När du fått nya röstmeddelanden i brevlådan visar systemet Nya röstmeddelanden. Om du för muspekaren över ikonen visar systemet information om antalet nya röstmeddelanden Missade samtal När du har missade samtal i samtalsloggen i one-x Portal for IP Office visar systemet Missade samtal i meddelandefältet. Om du för muspekaren över ikonen visar systemet information om antalet missade samtal. Du rensar missade samtal från samtalsloggen i one-x Portal for IP Office på följande sätt. I meddelandefältet högerklickar du på Missade samtal och väljer Radera missade samtal Funktioner för flera språk I one-x Call Assistant finns funktioner för flera språk. Utifrån dina språkinställningar i Regionala inställningar på datorn väljs lämpligt språk för programmet one-x Call Assistant. Obs! Om språket i Regionala inställningar inte kan användas i one-x Call Assistant väljs engelska (standard) som visningsspråk. one-x Call Assistant har funktioner för följande språk: 1. Engelska (amerikansk) 2. Kinesiska 3. Holländska 4. Engelska (brittisk) 5. Franska 6. Tyska 7. Italienska 8. Portugisiska (Brasilien) 9. Polska 10. Ryska 11. Spanska (Latinamerika) Sida 132

133 one-x Call Assistant: Extrafunktioner för one-x Call Assistant 12. Svenska 13. Turkiska Hjälpmenyn En hjälpmeny har lagts till i snabbmenyn för one-x Call Assistant. 1. Högerklicka på snabbmenyn. 2. Klicka på hjälpmenyn. Ett popup-fönster visas som förklarar hur CA fungerar. Obs! Hjälpfilen visas endast på engelska Meddelande om ny version När du loggar in i one-x Portal for IP Office får du ett meddelande ifall en ny serverversion hittats. one-x Call Assistant meddelar dig automatiskt om en ny version finns tillgänglig. Du hämtar den nya versionen manuellt från one-x Portal for IP Office och installerar den. Sida 133

134 Terminaltjänster one-x Call Assistant har stöd för terminaltjänster via terminaltjänstklienter från Citrix och Microsoft Säker kommunikation Systemet krypterar all information du skickar och tar emot mellan one-x Portal for IP Office och one-x Call Assistant med hjälp av den säkra porten. Obs! Det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Windows är 8443, och det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Linux är Du kan konfigurera systemet så att säkert läge används. Mer information finns i Anslutning 124. Sida 134

135 Kapitel 13. Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook Sida 135

136 13. Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook Du kan använda Avaya IP Office Plug-in med Microsoft Outlook. När du har ett möte inlagt i din Outlook-kalender och behöver ringa ett samtal, kan du logga in direkt på one-x Portal for IP Office och ringa ett samtal, svara i telefon, eller vidarekoppla ett samtal. Du behöver inte öppna one-x Portal for IP Office i en webbläsare och sen ringa samtalet. Använda Avaya IP Office Plug-in för Microsoft Outlook Kontrollera systemkraven för Avaya IP Office Plug-in Installera Avaya IP Office Plug-in Logga ut från Avaya IP Office Plug-in Använd extrafunktioner för Avaya IP Använd samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in 137 Konfigurera Avaya IP Office Plug-in 136 Office Plug-in Logga in i Avaya IP Office Plug-in 138 Ringa ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Systemkrav för Avaya IP Office Plug-in Se till att följande systemkrav är uppfyllda innan du installerar Avaya IP Office Plug-in: Maskinvarukrav 136 Programvarukrav 136 Microsoft Outlook -versioner Maskinvarukrav Följande maskinvarukrav gäller: 1 GHz processor 1 GB RAM-minne 1 GB+ ledigt diskutrymme för 32-bitars operativsystem eller 2 GB+ ledigt diskutrymme för 64-bitars operativsystem Programvarukrav Följande operativsystem kan användas: Windows 7 (x32 och x64) Windows 8 (x32 och x64) Windows XP Professional (x32) Ytterligare programkrav: Microsoft Internet Explorer 8.0/9.0/10.0. FireFox 16/17 Chrome 23 Safari 6.0 Windows Installer 3.1 eller senare Microsoft Outlook -versioner Följande versioner av Microsoft Outlook kan användas: Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 (x32 och x64) Microsoft Outlook 2013 (x32 och x64) Sida 136

137 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Installera Avaya IP Office Plug-in 13.2 Installera Avaya IP Office Plug-in Du kan installera Avaya IP Office Plug-in från one-x Portal for IP Office-servern. Förutsättningar: Se till att port nummer 8069 (webbsocket) är öppen på one-x Portal for IP Office-servern. Så här installerar du Avaya IP Office Plug-in: 1. Logga in i one-x Portal for IP Office. 2. På fliken Konfiguration väljer du Skrivbordsintegrering. 3. Klicka på Hämta one-x-skrivbordsklienter. 4. Nästa steg varierar beroende på webbläsare: Internet Explorer eller Safari På menyn för filhämtning får du olika alternativ som du kan utföra på filen setup.exe. Välj Kör. Google Chrome eller Firefox a. När webbläsaren uppmanar dig till det väljer du Spara. Webbläsaren hämtar installationsfilen. b. När hämtningen är klar dubbelklickar du på den hämtade filen och väljer Kör. Systemet packar upp installationsprogrammet och förbereder sig för att installera programvaran Avaya IP Office Plug-in. 5. På välkomstskärmen klickar du på Nästa. Om du redan har installerat one-x Call Assistant visar systemet alternativen Ändra, Reparera och Ta bort. a. Välj Ändra om du vill installera den här versionen över den befintliga. Om en annan version redan är installerad uppmanar systemet dig att uppgradera. 6. Välj Jag accepterar villkoren i licensavtalet. 7. Klicka på Nästa. 8. Ange ditt namn och den organisation du arbetar för. Systemet visar dialogrutan Konfigurationstyp. Välj Fullständig för att installera både one-x Call Assistant och Avaya IP Office Plug-in. Välj Anpassad för att bara installera en av skrivbordsklienterna. 9. Klicka på Nästa. 10. Välj de programfunktioner som du vill installera. 11.Välj en mapp där programmet ska installeras och acceptera standardfrågorna. 12.Klicka på Installera. Systemet visar installationsförloppet. 13.Klicka på Slutför. Obs! Beroende på one-x-skrivbordsklienternas miljö uppmanar installationsguiden dig att starta om systemet. 14. Öppna Microsoft Outlook. Knappen Avaya IP Office Plug-in visas i verktygsfältet i Microsoft Outlook. 15. Klicka på Avaya IP Office Plug-in. Avaya IP Office Plug-in öppnas i den högra rutan i Microsoft Outlook. Sida 137

138 13.3 Logga in Du kan logga in i one-x Portal for IP Office med hjälp av Avaya IP Office Plug-in. Så här loggar du in i Avaya IP Office Plug-in: 1. Välj Start > Program > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook. Obs! För att se till att du får meddelanden från servern måste du ha administratörsbehörighet. Om du använder operativsystemet Windows 7 eller Windows Vista gör du sedan följande: a. Leta upp exe-filen för Microsoft Office Outlook. Den finns vanligtvis i Den här datorn > C: > Program > Microsoft Office > Office14. b. Högerklicka på filen Outlook.exe och välj Kör som administratör. Om du vill köra Microsoft Office Outlook som administratör varje gång du startar Microsoft Office Outlook gör du följande: a. Högerklicka på Microsoft Office Outlook och välj Egenskaper. b. I fönstret Egenskaper för Microsoft Office Outlook väljer du fliken Kompatibilitet. c. I avsnittet Privilegienivå väljer du Kör det här programmet som en administratör. d. Klicka på OK. 2. Klicka på Avaya IP Office Plug-in i verktygsfältet. Dialogrutan Logga in visas. Sida 138

139 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Logga in 3. I avsnittet Logga in: a. Skriv användarnamnet för den one-x Portal for IP Office du vill ansluta som i fältet Användarnamn. b. Skriv lösenordet för det användarnamn som ställts in i one-x Portal for IP Office i fältet Lösenord. Obs! Om Automatisk inloggning är aktiverad kommer Avaya IP Office Plug-in automatiskt att logga in på one-x Portal for IP Office-servern när Microsoft Outlook startar. Du kan också välja det här alternativet i Inställningar. 4. Klicka på Logga in. Avaya IP Office Plug-in en lista med systemkontakter visas på huvudskärmen. Från huvudskärmen i Avaya IP Office Plug-in kan du utföra följande uppgifter: Visa användares närvaro: Om du vill visa telefonnärvaro för en användare håller du musen över cirkelikonen bredvid användarnamnet som visas. Om du vill visa närvaro för snabbmeddelanden för en användare håller du musen över bubbelikonen bredvid användarnamnet som visas. Du kan även ändra närvaron för snabbmeddelanden genom att klicka på bubbelikonen och välja en status från listan. Mer information om användares närvaro finns i Närvaroinformation 162. Sida 139

140 Visa kontakter: Du kan visa systemkontakter eller privata kontakter i adressbokslistan. Du kan även söka efter kontakter genom att skriva namn i sökfältet och klicka på ikonen Sök. Mer information finns i Adressbok för kontakter 161. Visa olästa meddelanden och samtal i röstbrevlådan. Om du hovrar över ikonen för röstmeddelanden visas antalet olästa meddelanden i röstbrevlådan. Om du vill visa din samtalslogg klickar du på ikonen Samtalslogg. Mer information om hantering av röstmeddelanden och samtal finns i Alternativ för röstmeddelanden 164 och Avaya IP Office Plug-in samtalsfunktioner 154. Snabbåtgärder: Du kan anpassa inställningar för Avaya IP Office Plug-in, importera kontakter från Outlook, visa loggen och läsa hjälpinnehåll för användning av Avaya IP Office Plug-in genom att klicka på nedåtpilen. Mer information finns i Anslutning 141. Sida 140

141 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Logga in 13.4 Logga ut Så här loggar du ut från one-x Portal for IP Office: 1. Längst upp till höger i Avaya IP Office Plug-in-fönstret högerklickar du på 2. Välj Logga ut Alternativ.. Systemet visar dialogrutan Logga ut. 3. Klicka på Logga ut Inställningar för Avaya IP Office Plug-in Du kan ange inställningar för Anslutning 141, Användare 142 och Loggning 142 för Avaya IP Office Plug-in Anslutning Så här ställer du in anslutningsuppgifter för Avaya IP Office Plug-in: 1. Klicka på Avaya IP Office Plug-in. Systemet visar Avaya IP Office Plug-in till höger om Outlook-programmet. 2. Längst upp till höger klickar du på. I listrutan visas alternativen Minimera och Inställningar. 3. Klicka på Inställningar. 4. I navigeringsrutan väljer du Anslutning. 5. I avsnittet Serverinformation: a. Skriv IP-adressen för den one-x Portal for IP Office du vill ansluta till i fältet Programserver. b. Ange serverporten för one-x Portal for IP Office i fältet Serverport. Som standard är serverporten Obs! Om du markerar Använd säker kommunikation ska du ställa in portnumret för servern i säkert läge. Mer information finns i Säker kommunikation Klicka på OK. Sida 141

142 Användare Så här konfigurerar du användarinställningar: 1. Klicka på Avaya IP Office Plug-in. Systemet visar Avaya IP Office Plug-in till höger om Outlook-programmet. 2. Längst upp till höger klickar du på. I listrutan visas alternativen Minimera och Inställningar. 3. Klicka på Inställningar. 4. I navigeringsrutan väljer du Användare. 5. I avsnittet Användarinformation: a. Ange konferensnumret för den one-x Portal for IP Office du vill ansluta till när du vill använda en Möt migkonferensbrygga som värd för ett möte. Obs! Om Automatisk inloggning är aktiverad kommer Avaya IP Office Plug-in automatiskt att logga in på one-x Portal for IP Office-servern när Microsoft Outlook startar. Du kan också välja det här alternativet i Inställningar. 6. Klicka på OK Loggning Konfigurera inställningar för loggning: 1. Klicka på Avaya IP Office Plug-in. Systemet visar Avaya IP Office Plug-in till höger om Outlook-programmet. 2. Längst upp till höger klickar du på. I listrutan visas alternativen Minimera och Inställningar. 3. Klicka på Inställningar. 4. I navigeringsrutan väljer du Loggning. 5. I avsnittet Loggningsinformation kan du a. Välja alternativet Aktivera händelseloggning. b. Välja alternativet Aktivera loggning. c. Ange att Maxstorlek på loggfil (kb) ska tillåtas. d. Ange Maxlängd för logg i minuter, timmar, dagar, veckor, månader, år och midnatt i listrutan 6. Klicka på OK. Loggfilerna skapas i C:\Documents and Settings\Current User\Application Data\Avaya\IP Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft Outlook\Logging. Obs! Aktuell användare är namnet på den användare som för närvarande är inloggad i Windows. Så här kommer du åt loggfilerna som skapats: 1. Klicka på Start > Kör. 2. I dialogrutan Kör skriver du %appdata%\avaya\ip Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft Outlook\Logging 3. Klicka på OK Konfigurera uppringningsregler Du måste konfigurera uppringningsregler för dirigering av utgående samtal. Systemet tillämpar uppringningsreglerna automatiskt när du ringer med hjälp av Avaya IP Office Plug-in. Procedur 1. Klicka på i det övre högra hörnet av Avaya IP Office Plug-in. Alternativen Minimera och Inställningar visas i listrutan. 2. Klicka på Inställningar. Dialogrutan Allmänna inställningar visas. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar klickar du på Uppringningsregler. 4. Ställ in uppringningsregler i dialogrutan Uppringningsregler. Mer information finns i Uppringningsregler Klicka på OK när du har ställt in uppringningsreglerna. Sida 142

143 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Inställningar för Avaya IP Office Plug-in Uppringningsregler Fältbeskrivningar Fält Beskrivning Verkställ uppringningsregler Systemet tillämpar de uppringningsregler du har ställt in. Systemet anger prefixet för utgående samtal automatiskt. Nummer att slå för att komma ut på De siffror du måste slå för att komma ut på en extern linjen linje. Ditt landsnummer Ditt riktnummer Växelprefix Nummer för rikssamtal Nummer för utlandssamtal Landskoden för ditt land. Riktnumret till telefonservern. Huvudnumret till telefonväxeln eller telefonservern. De siffror du måste slå för att kunna ringa rikssamtal. De siffror du måste slå för att kunna ringa utlandssamtal. Nummerlängd för intern anknytning Antalet siffror i interna anknytningar. Längd för nationella nummer (inklusive riktnummer) Ta bort riktnumret vid lokalsamtalsuppringning Antalet siffror du måste slå inklusive riktnummer kod för lokala samtal. Obs! För länder med flera telefonnummer kan du avgränsa dem med kommatecken. Systemet tar bort riktnummer när du ringer lokala samtal. Obs!Det här fältet är bara aktivt när du har angett ett värde i fältet Ditt riktnummer Profiler Du kan skapa profiler som innehåller en uppsättning inställningar för telefonsystemet i Avaya IP Office Plug-in. När du anger att en profil ska vara aktiv används inställningarna i profilen för telefonsystemet. Med profiler kan du enkelt styra var dina samtal dirigeras och hur de behandlas. Som standard visas tre profiler i systemet, Kontor, Mobil och Hem. Du kan redigera profilerna men inte ta bort dem. Du kan dock lägga till ytterligare fyra profiler som du kan redigera och ta bort. En särskild profil vid namn Upptäckt 143 visas när de aktuella telefonsysteminställningarna inte matchar någon av dina profiler. Exempel Genom att använda profiler kan du snabbt växla mellan olika vidarekopplingsplatser och olika samtal som tas emot. Du kan exempelvis konfigurera en uppsättning profiler enligt följande: Profilen Kontor: för att skicka samtal till skrivbordsanknytningen. Röstbrevlådan är aktiv om samtal ringer obesvarade, och samtalshämtning är aktiv så att andra one-x Portal for IP Office-användare kan hämta samtal. Profilen Mobil: för mobil tvillingkoppling så att det ringer både vid skrivbordsanknytningen och på mobilen. Röstbrevlåda och samtalshämtning är aktiverade. Profilen Hem: för vidatrekoppling av samtal till ett externt nummer. Röstbrevlåda är aktiv och samtalshämtning inaktiv Profilen Upptäckt Om inställningarna i telefonsystemet inte matchar någon av dina profiler visar Avaya IP Office Plug-in profilen Upptäckt. Profilen innehåller de aktuella inställningarna i telefonsystemet. Profilen Upptäckt visas igen även efter att du har valt en aktiv profil. När du t.ex. väljer en profil som aktiv tillämpas inställningarna i profilen i telefonsystemet. Om du däremot ändrar någon inställning med någon annan metod, som att ringa upp med korta koder, matchar inte inställningarna i telefonsystemet din profil längre, och då visas profilen Upptäckt Välja profil Så här ställer du en profil som aktiv: Procedur 1. Klicka på i det övre högra hörnet av Avaya IP Office Plug-in. Sida 143

144 Alternativen Minimera och Inställningar visas i listrutan. 2. Klicka på Inställningar. Dialogrutan Allmänna inställningar visas. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar klickar du på Profiler. 4. Välj profilen i avsnittet Val av profil. Mer information finns i Profiler Klicka på OK Redigera en profil Du kan redigera standardprofilerna och de profiler du har skapat. 1. Klicka på i det övre högra hörnet av Avaya IP Office Plug-in. Alternativen Minimera och Inställningar visas i listrutan. 2. Klicka på Inställningar. Dialogrutan Allmänna inställningar visas. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar klickar du på Profiler. 4. Välj profilen i avsnittet Val av profil. Mer information finns i Profiler Klicka på Redigera. Redigera profilinställningarna. Mer information finns i Profilinställningar Klicka på OK Lägga till en profil Utöver de tre standardprofilerna kan du lägga till ytterligare fyra profiler. 1. Klicka på i det övre högra hörnet av Avaya IP Office Plug-in. Alternativen Minimera och Inställningar visas i listrutan. 2. Klicka på Inställningar. Dialogrutan Allmänna inställningar visas. 3. I navigeringsrutan i dialogrutan Allmänna inställningar klickar du på Profiler. 4. I avsnittet Val av profil klickar du på Lägg till profil. 5. Ange ett namn för profilen i fältet Namn i avsnittet Lägg till profil. 6. Välj de olika inställningar som är tillgängliga i dina profiler. Mer information finns i Profilinställningar När du ställt in profilen klickar du på Spara. 8. Klicka på OK. Obs! Du kan inte ta bort standardprofilerna utan bara redigera dem. Du kan dock redigera och ta bort de extra profiler du har skapat Profilinställningar Här följer olika inställningar som ingår i en profil: Samtalshämtning Mobilitet Röstbrevlåda Samtalshämtning När du aktiverar det här alternativet kan andra one-x Portal for IP Office-användare besvara dina samtal. I one-x Portal for IP Office för den andra användaren visas att du har ett samtal som väntar på att besvaras. Obs! Du kan inte aktivera det här alternativet för alla samtal som väntar på att besvaras. Exempelvis gruppsamtal. Sida 144

145 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Inställningar för Avaya IP Office Plug-in Mobilitet I det här läget vidarebefordras samtal till ett annat nummer du har ställt in. Du kan vidarekoppla samtal på följande sätt: Utan att det ringer vid anknytningen. Endast om samtalet inte besvaras vid anknytningen. Systemet vidarebefordrar bara inkommande externa samtal. Interna samtal och gruppsamtal vidarebefordras endast i följande fall: Din systemadministratör har konfigurerat det här alternativet. Du själv har konfigurerat alternativet med kontrollerna på telefonen. Mobilitet Använd ordinarie bordstelefon Ditt samtal vidarebefordras till IP Office-anknytningen. Vidarekoppla alltid Samtalet vidarekopplas omedelbart utan att det ringer vid din IP Office-anknytning. Den här funktionen kallas även för skicka alla samtal eller vidarekoppla alla. Vidarekoppla vid inget svar Inkommande samtal vidarebefordras bara om samtalet inte har besvarats inom en viss tid. Aktivera mobil tvillingkoppling Inkommande samtal vidarebefordras till din IP Office-anknytning och ditt mobiltelefonnummer. Du kan växla samtalet mellan anknytningen och mobiltelefonen. Tvillingnummer Ställ in mobiltelefonnumret. Aktivera TeleCommuter Systemet aktiverar TeleCommuting. Det här alternativet visas bara om du är Poweranvändare för one-x Portal for IP Office. TeleCommuter-nummer Ställ in TeleCommuter-numret. Du kan ställa in ett internt eller externt nummer. När du anger ett externt nummer måste du lägga till prefixet för extern uppringning i telefonsystemet. Ring ett testsamtal Systemet ringer ett testsamtal till det TeleCommuter-nummer du har ställt in. Var god vänta Kontrollerar anslutningen från telefonsystemet till TeleCommuter-numret Röstbrevlåda Du kan ändra följande inställningar för din röstbrevlåda. Obs! En del av de här alternativen kan du bara ändra om servern för röstmeddelanden är ett Voic Pro-system. De inställningarna är inaktiverade om inbäddade röstmeddelanden används. Röstbrevlåda Aktiv hälsning Om röstmeddelanden hanteras av Voic Pro kan din brevlåda innehålla upp till nio hälsningar som du har spelat in. I varje profil kan du använda inställningen Aktiv hälsning till att välja den hälsning som systemet ska använda för brevlådan när prodilen är aktiv. Som standard visas Systemhälsning. Röstbrevlåda Systemet tar emot röstmeddelanden när du inte kan besvara samtal. Återringning för röstbrevlåda När du har nya röstmeddelanden får du en avisering om det från servern för röstmeddelanden nästa gång du använder din telefonanknytning. Uppringning från röstbrevlåda Det här alternativet visas bara om röstmeddelanden hanteras via Voic Pro. Om du konfigurerat utgående samtal för din röstbrevlåda kan du använda den här inställningen till att aktivera eller inaktivera det utgående samtalet Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in I Avaya IP Office Plug-in visas adressböcker med namn och tillhörande telefonnummer på fliken du hovrar med musen över en kontakt visas ikoner för olika åtgärder. Adressbok. När De olika adressböckerna i Avaya IP Office Plug-in är: Sida 145

146 Privat Här visas privata kontakter som lagras i telefonsystemet. Om du använder en Avaya-telefon är kontakterna också tillgängliga på telefonen. Du kan ordna de privata kontakterna i upp till 5 grupper. System Här visas kontakter som lagras i telefonsystemet och som alla användare kan använda, samt uppgifter för andra användare och grupper. Använda adressböckerna Visa adressböckerna 70 Visa användarstatus i adressboken 146 Söka i adressböckerna Ringa samtal från adressboken Redigera en adressbokskontakt Lägga till en adressbokskontakt 147 Ta bort en adressbokskontakt Skicka snabbmeddelande till en kontakt 147 Lägga till en kontaktgruppsflik Visa adressböcker i Avaya IP Office Plug-in I Avaya IP Office Plug-in kan du visa adressböcker med namn och tillhörande telefonnummer. Privat adressbok Du kan koppla flera nummer till ett namn och välja vilket nummer du ska använda när du ringer ett samtal. Du kan redigera och ändra kontakterna i adressboken med Avaya IP Office Plug-in. Du kan även konfigurera undergrupper med valda kontakter. För vissa typer av telefoner (se nedan) kan du också få åtkomst till, använda och redigera adressboken Privat från telefonen. Systemadressbok Den här adressboken innehåller namn och nummer från telefonsystemet samt alla användare och grupper i telefonsystemet. Din one-x Portal for IP Office-administratör kan lägga till kontakter i systemadressboken. Du kan inte ändra dessa kontakter. Du kan dock kopiera en kontakt i systemadressboken till din privata adressbok 149. Privat adressbok Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien som har knappen Kontakter, eller en telefon i Mserien, T-serien eller T3-serien, kan du också använda kontakterna i adressboken Privat via telefonen och redigera dem med hjälp av telefonen. 1. När kontakter i adressboken Privat läggs till lagras de både av programmet one-x Portal for IP Office och av telefonsystemet och hålls synkroniserade. Programmet one-x Portal for IP Office och telefonsystemet kan bara lagra upp till 100 kontakter i adressboken Privat per användare (beror på systemets begränsningar). 2. Kontakterna kan redigeras via telefonen eller via one-x Portal for IP Office. 3. Kontakter i adressboken Privat som visas i one-x Portal for IP Office kan innehålla flera nummer där ett är valt som aktuellt nummer för Primär telefon 180. Matchande post i telefonsystemet innehåller bara ett nummer, vilket ändras så att det matchar det aktuellt valda numret för Primär telefon i one-x Portal for IP Office om valet ändras Ikoner i adressböcker i Avaya IP Office Plug-in När du hovrar med musen över en kontakt visas en serie ikoner för de olika åtgärder du kan utföra. Samtalsåtgärder Åtgärd Ikon Beskrivning Samtal Ringa upp kontakten. Starta snabbmeddelan den Skicka ett snabbmeddelande till en kontakt. Sida 146

147 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Adressboksåtgärder Åtgärd Ikon Beskrivning Lägg till Lägga till en kontakt från systemadressboken i den privata adressboken. Visa information Visa uppgifter om en adressbokskontakt. Uppdatera kontakt För kontakter i adressboken Privat kan du redigera kontaktinformation. Radera kontakt För kontakter i adressboken Privat kan du ta bort kontakten. Kontaktikoner one-x Portal for IP Office anger kontaktens aktuella status på XMPP och OCS med hjälp av olika ikoner. För kontakter med flera telefonnummer baseras statusen på arbetstelefonnumret. Läge Ikon Tillgänglig Beskrivning Normalläget för en användare som visar att arbetsanknytningen är tillgänglig och inte används. Grå ikon innebär att one-x Portal for IP Office inte används eller att närvaron 18 i portalen angetts som offline. Ikonen är grön om användaren även är inloggad i one-x Portal for IP Office (såvida inte närvaron angetts som offline). Upptagen Normalläget status för en användare som visar att arbetsanknytningen är upptagen med ett pågående samtal. Stör ej Användaren har ställt in Stör ej 18. Samtal till användaren skickas till röstbrevlådan om den aktiverats, annars hörs en upptagetton såvida du inte finns med på användarens lista med Stör ej-undantag 112. Utloggad Användaren har loggat ut 180 från sin telefon. Samtal till användaren skickas normalt till röstbrevlådan om den är tillgänglig Söka i adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Så här söker du efter en kontakt i adressboken 1. Ange namn eller nummer för kontakten i sökfältet. 2. Klicka på sökikonen. Systemet visar kontakten som matchar de kriterier du angav Ringa samtal från adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Så här ringer du upp en kontakt: 1. Hovra med musen över kontakten. 2. Klicka på. Systemet ringer upp kontaktens primära telefonnummer. Obs! Om du vill använda ett annat nummer klickar du på listrutan Mer information. Listrutan Mer information visas bara om kontakten har en alternativ e-postadress eller ett alternativt telefonnummer Skicka snabbmeddelanden till en kontakt i Avaya IP Office Plug-in Så här skickar du ett snabbmeddelande till en kontakt i Avaya IP Office Plug-in. 1. Sök efter kontakten i Avaya IP Office Plug-in. 2. Klicka på Starta snabbmeddelanden. Sida 147

148 Fönstret Samtal visas. Sida 148

149 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Skicka e-post till en kontakt Så här skickar du e-post till en kontakt: 1. Hovra med musen över kontakten. 2. Klicka på. Systemet skickar e-post till adressen för kontaktens primära telefonnummer. Obs! Om du vill skicka till en annan adress klickar du på listrutan Mer information. Listrutan Mer information visas bara om kontakten har en alternativ e-postadress eller ett alternativt telefonnummer Visa senaste kommunikationer Systemet visar information om senaste kommunikationer baserat på informationen i samtalsloggen. Du kan bara visa senaste kommunikationer med en kontakt om du har haft kommunikation med kontakten. Om du aldrig har kommunicerat med en kontakt visas inte listrutan Senaste kommunikationer. Så här visar du senaste kommunikationer för en kontakt: 1. Leta rätt på kontakten. 2. Hovra med musen över kontakten. 3. Klicka på listrutan Senaste kommunikationer Lägga till en ny kontakt i den privata adressboken i Avaya IP Office Plug-in Du kan lägga till en ny kontakt i den privata adressboken. Du kan också lägga till information om uppringaren från ett röstmeddelande 96, samtalsloggen 67 eller systemadressboken 75 i din privata adressbok. 1. Gå till fliken Adressbok och välj Privat. 2. Ange det namn eller nummer du vill lägga till och klicka på ikonen. 3. Fönstret Kontaktinformation visas. Ange information om kontakten i fönstret Kontaktinformation. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan välja i vilken Grupp din privata kontakt ska visas. Du kan lägga till kontaktens gmail-adress. När du har lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande eller starta en chatt från adressboken i Avaya IP Office Plug-in. 79 När du är färdig klickar du på Lägg till. Privat adressbok Om du använder en telefon i 1400-, 1600-, eller 9600-serien som har knappen Kontakter, eller en telefon i Mserien, T-serien eller T3-serien, kan du också använda kontakterna i adressboken Privat via telefonen och redigera dem med hjälp av telefonen. 1. När kontakter i adressboken Privat läggs till lagras de både av programmet one-x Portal for IP Office och av telefonsystemet och hålls synkroniserade. Programmet one-x Portal for IP Office och telefonsystemet kan bara lagra upp till 100 kontakter i adressboken Privat per användare (beror på systemets begränsningar). 2. Kontakterna kan redigeras via telefonen eller via one-x Portal for IP Office. 3. Kontakter i adressboken Privat som visas i one-x Portal for IP Office kan innehålla flera nummer där ett är valt som aktuellt nummer för Primär telefon 180. Matchande post i telefonsystemet innehåller bara ett nummer, vilket ändras så att det matchar det aktuellt valda numret för Primär telefon i one-x Portal for IP Office om valet ändras Lägga till en kontakt från systemadressboken i Avaya IP Office Plug-in Du kan lägga till en kontakt som finns i systemadressboken i den privata adressboken. Kopian förblir kopplad till systemadressboken. Du kan inte redigera den, men ändringar i systemadressboken uppdateras i den privata adressboken. 1. Gå till fliken Adressbok och välj adressboken System. Sida 149

150 2. Leta rätt på den kontakt du vill lägga till i den privata adressboken. Håll markören över kontakten och klicka på ikonen. 3. Du kan inte ändra kontaktinformationen men du kan välja de privata kontaktgrupper systemkontakten i. 77 du vill lägga till 4. Klicka på Lägg till för att lägga till kontakten i den grupp du har valt. Tips Om du vill lägga till en kopia av en systemkontakt som du sedan kan redigera och lägga till annan kontaktinformation i, t.ex. fler nummer och e-postadresser, använder du den vanliga metoden för att lägga till en kontakt i din privata adressbok. Om arbetstelefonnumret matchar en systemanvändares anknytningsnummer visar den privata kontakten användarstatus för den användaren Lägga till en uppringare från samtalsloggen för Avaya IP Office Plug-in Du kan lägga till information om uppringaren som lämnat ett röstmeddelande i den privata adressboken. 1. Klicka på fliken Röstmeddelanden. 2. Klicka på ikonen Lägg till i meddelandedetaljerna. Ange information om kontakten i fönstret Kontaktinformation. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan välja i vilken Grupp din privata kontakt ska visas. Du kan lägga till kontaktens gmail-adress. När du har lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande eller starta en chatt från adressboken i Avaya IP Office Plug-in. 79 När du är färdig klickar du på Lägg till Lägga till en uppringare i röstbrevlådan i adressboken för Avaya IP Office Plug-in Du kan lägga till information om uppringaren som lämnat ett röstmeddelande i den privata adressboken. 1. Klicka på fliken Röstmeddelanden. 2. Klicka på ikonen Lägg till i meddelandedetaljerna. Ange information om kontakten i fönstret Kontaktinformation. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan välja i vilken Grupp din privata kontakt ska visas. Du kan lägga till kontaktens gmail-adress. När du har lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande eller starta en chatt från adressboken i Avaya IP Office Plug-in. 79 När du är färdig klickar du på Lägg till Redigera en kontakt i den privata adressboken i Avaya IP Office Plug-in Obs! Du kan inte redigera en kontakt som lagts till i din privata adressbok från systemadressboken. Sådana kontakter förblir länkade till motsvarande post på adressboksfliken System. 1. Söka efter kontakten i adressboken. 2. Klicka på Uppdatera kontakt. Ange information om kontakten i fönstret Kontaktinformation. Om inställningen för Arbetstelefon överensstämmer med anknytningsnumret i ett telefonsystem visas användarstatus 71 för användaren i adressbokens kontakter. Detta gäller även om ett annat nummer är valt som Primär telefon 180. Du kan välja i vilken Grupp din privata kontakt ska visas. Du kan lägga till kontaktens gmail-adress. När du har lagt till adresserna kan du starta ett e-postmeddelande eller starta en chatt från adressboken i Avaya IP Office Plug-in. 79 När du är färdig klickar du på Lägg till. Sida 150

151 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Ta bort en kontakt från den privata adressboken i Avaya IP Office Plug-in Observera att om samma kontakt finns med i flera privata grupper kommer den här åtgärden bara att ta bort kontakten från den grupp som visas för närvarande. Om du vill se vilka grupper en privat kontakt finns med på väljer du Visa information istället för Radera kontakt. Om du tar bort en kontakt från Alla grupper tar systemet även bort kontakten från alla andra grupper. Ta bort en kontakt från en grupp 1. Söka efter kontakten i adressboken. 2. Hovra med musen över kontakten. 3. Klicka på ikonen Ta bort. 4. I dialogrutan Bekräfta klickar du på Ja för att ta bort kontakten från listan. Ta bort flera kontakter från en grupp 1. Välj kontakterna i gruppen. Obs! Du kan använda vanliga urvalsalternativ som Skift eller Ctrl till att välja kontakterna. 2. Klicka på ikonen Ta bort bredvid listrutan Adressbok. 3. I dialogrutan Bekräfta klickar du på Ja för att ta bort kontakten från listan Lägga till en grupp i den privata adressboken i Avaya IP Office Plug-in Du kan lägga till upp till fem grupper i din privata adressbok utöver standardgruppen Alla. En privat personlig kontakt kan finnas med i fler än en grupp. När du redigerar den privata kontakten 150 väljer du den grupp där den privata kontakten finns med. Obs! Du kan inte lägga till, ändra namn på eller ta bort en grupp som heter Outlook i den privata kontaktgruppen. Mer information finns i Outlook-grupp 152 och Outlook-kontaktsynkronisering 162. Lägga till en privat kontaktgrupp 1. Välj Privat på fliken Adressbok. 2. Klicka på Lägg till grupp. 3. Ange ett namn för den nya fliken. 4. Klicka på Lägg till. Systemet visar en ny flik i den privata adressboken. Ändra namn på en grupp Så här ändrar du namn på en grupp: 1. Välj gruppen i den privata adressboken. 2. Klicka på Redigera grupp. 3. Skriv det nya namnet i textrutan. 4. Klicka på Uppdatera. Tar bort en grupp Sida 151

152 Så här tar du bort en grupp: 1. Välj gruppen i den privata adressboken. 2. Klicka på Ta bort grupp Outlook-grupp i Avaya IP Office Plug-in Du kan synkronisera och ladda upp kontakter från Microsoft Outlook till one-x Portal for IP Office. När Microsoft 162 Outlook har synkroniserat kontakter skapas en Outlook-grupp automatiskt i gadgeten Adressbok. Så här visar du importerade kontakter: Välj Adressbok > Privat > Outlook. Obs!Du kan uppdatera eller ta bort kontakten från Outlook-gruppen. Du kan dock inte lägga till en kontakt i Outlookgruppen. Så här uppdaterar du uppgifterna om en kontakt i Outlook-gruppen: 1. Klicka på Uppdatera kontakt. 1. Ändra eller uppdatera uppgifterna i dialogrutan Kontaktinformation. 2. Klicka på Uppdatera. Sida 152

153 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Adressböcker i Avaya IP Office Plug-in Så här tar du bort en kontakt från Outlook-gruppen: 1. Klicka på Radera kontakt. 2. I dialogrutan Bekräfta klickar du på Ja för att ta bort en kontakt från listan. Obs!Alla ovan nämnda ändringar som görs för kontakter i Outlook-gruppen skrivs över under omsynkronisering från Microsoft Outlook tillavaya IP Office Plug-in Ringa ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Du kan ringa samtal direkt med hjälp av Avaya IP Office Plug-in genom att: Ange namn eller nummer Använda knappsatsen Lägga till en kontokod och ett ämne 153 Obs! Du måste lägga till det externa uppringningsprefix som telefonsystemet använder till numret när du ringer ett externt samtal Ange namn eller nummer Du ringer upp en kontakt genom att skriva namnet eller numret för en person i Avaya IP Office Plug-in. Så här ringer du: 1. Skriv namnet eller numret på kontakten i fältet Ange namn eller nummer. 2. Tryck på Enter eller klicka på Samtal. Mer information om hur du lägger till en kontokod och ett ämne till ett samtal finns i Lägga till en kontokod och ett ämne Använda knappsatsen Du kan ringa upp en kontakt genom att använda knappsatsen i Avaya IP Office Plug-in. Så här ringer du: 1. Klicka på knappsatsen. 2. Ange numret för den kontakt du vill ringa upp. 3. Klicka på Samtal. Mer information om hur du lägger till en kontokod och ett ämne till ett samtal finns i Lägga till en kontokod och ett ämne Lägga till en kontokod och ett ämne Du kan också lägga till kontokod och ämne till ett samtal. Förutsättningar: Du behöver en giltig kontokod för att ringa externa samtal. Så här lägger du till ämne och kontokod för ett samtal: 1. Klicka på Mer. 2. Ange ämnet i fältet Samtalets ämne. Systemet visar ämnet i avsnittet för samtalsuppgifter. Om du ringer till en intern kontakt visar systemet ämnet på telefonen eller i samtalsfönstret för one-x Portal for IP Office. 3. Ange kontokoden i fältet Kontokod. Systemet lägger till kontokoden i samtalsloggen efter samtalet. 4. Klicka på OK. Sida 153

154 Ringa upp en kontakt med klickuppringning Du kan ringa upp samtal till telefonnumret i e-postmeddelandet med funktionen för klickuppringning 159. Förutsättningar: Se till att du är inloggad på Avaya IP Office Plug-in. Telefonnumret är i ett format som kan bearbetas i systemet. Mer information finns i Telefonnummerformat 160 Microsoft Outlook Öppna e-postmeddelandet. 2. Gör något av följande: Om du har öppnat ett e-postmeddelande i läsläge hovrar du musen över telefonnumret som är markerat som smarttagg. Systemet visar smarttaggsikonen. Om du har öppnat ett e-postmeddelande i redigeringsläge skriver du ett blanksteg efter telefonnumret. Systemet visar smarttaggsikonen. Mer information finns i Smarttaggar Klicka på Samtal. Microsoft Outlook 2010 och Högerklicka på telefonnumret i e-postmeddelandet som systemet har markerat som en smarttagg. Mer information finns i Smarttaggar Välj Additional Actions (ytterligare åtgärder). 3. Klicka på Samtal Samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in I Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook finns en rad olika samtalsfunktioner. Integrera ett samtal Besvara ett samtal Stänga av ljudet för ett samtal 155 Väntkoppla eller återuppta ett samtal Överföra ett samtal Avsluta ett samtal Starta ett konferenssamtal Integrera samtal med Outlook-funktioner Uppringningsfunktionen finns i outlook plugin-rutan. Du kan ringa ett samtal från snabbmenyn. Uppringningsfunktionen finns i Outlook 2007 och Outlook Obs! Outlook 2003 har ingen uppringningsfunktion. Ringa från kontaktkort: 1. Högerklicka på kontakten. Kontaktnumren visas i menyn. 2. Klicka på IP Office - Samtal. 3. Klicka på önskat nummer i menyn för att ringa ett samtal. Ringa till e-postmottagare: 1. Högerklicka på mottagaren av e-postmeddelandet.kontaktens nummer måste finnas på Exchange-servern. 2. Klicka på IP Office - Samtal. 3. Klicka på önskat nummer i menyn för att ringa ett samtal. Obs! Den här funktionen finns i Outlook Ringa från mötesförfrågan: 1. Högerklicka på mötesförfrågan. Mötesförfrågans ämne måste innehålla kontaktnumren. 2. Klicka på IP Office - Samtal. Sida 154

155 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in 3. Klicka på önskat nummer i menyn för att ringa ett samtal Besvara ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Om du vill besvara ett inkommande samtal klickar du på. När du besvarar ett inkommande samtal öppnas ett samtalsfönster där samtalet visas som ett aktivt samtal i Avaya IP Office Plug-in. När du är upptagen i ett samtal och får ytterligare ett samtal så väntkopplar systemet det första samtalet Stänga av ljudet för ett samtal Stänga av ljudet för en one-x Portal for IP Office-användare i ett aktivt samtal: Du kan stänga av ljudet för en one-x Portal for IP Office-användare i alla typer av aktiva samtal, till exempel ett överfört aktivt samtal och ett aktivt frågesamtal. Om du vill stänga av ljudet för en användare klickar du på Stäng av ljud. Om du vill slå på ljudet för en användare klickar du på Slå på ljud. Obs! När en användare stänger av ljudet för ett samtal är det bara användarens ljud som är avstängt, inte den andra partens ljud. Väntkopplat samtal: Om du stänger av ljudet för en användare och sedan väntkopplar samtalet kommer systemet inte att behålla användaren i läget med avstängt ljud när du återtar samtal. Men om den andra parten väntkopplar samtalet så kan one-x Portal for IP Office-användaren stänga av ljudet för samtalet, och då behåller systemet läget med avstängt ljud även efter att samtalet hämtats. Obs! När du trycker på ljudavstängningsknappen på telefonen visar inte systemet statusen för samtalet som att ljudet är avstängt Väntkoppla eller återuppta ett samtal Du kan väntkoppla ett samtal och senare återuppta samtalet som väntkopplats. När ett samtal väntkopplas spelar systemet musik, eller så hör uppringaren vanliga toner för påminnelse om väntkoppling. När ett samtal upprättats mellan dig och kontakten visar systemet uppgifter om samtalet. Så här väntkopplar du ett samtal: 1. På skärmen med samtalsuppgifter klickar du på. Så här återupptar eller hämtar du ett samtal: När du väntkopplar ett samtal visar inte systemet samtalsuppgifter. 1. Om du vill hämta ett samtal du har väntkopplat klickar du på Återuppta Överföra ett samtal med Avaya IP Office Plug-in Du kan överföra ett inkommande samtal till en annan person som använder Avaya IP Office Plug-in. Göra en övervakad överföring 155 Göra en oövervakad överföring Göra en övervakad överföring När du pratar med en kontakt innan samtalet överförs kallas det en övervakad överföring. Ditt första samtal till kontakten kallas för ett konsultations- eller frågesamtal. I en övervakad överföring kan du bekräfta om kontakten är närvarande och vill ta emot samtalet. Så här gör du en övervakad överföring: 1. Besvara det inkommande samtalet. 2. Klicka på Fråga. I fältet Ange namn eller nummer visas alla användare som konfigurerats i adressböckerna System och Privat i one-x Portal for IP Office. 3. Välj kontakten, eller skriv namnet eller numret, du vill överlägga med i fältet Ange namn eller nummer. 4. Klicka på Kör. Det inkommande samtalet väntkopplas när du överlägger med en person. Sida 155

156 När du frågat personen och om personen vill ta emot samtalet: 5. Klicka på Slutför överföring. Mer information om hur du lägger till en kontokod och ett ämne till ett samtal finns i Lägga till en kontokod och ett ämne Göra en oövervakad överföring När du slår numret till kontakten och överför ett samtal utan att vänta på att samtalet besvaras kallas det en oövervakad överföring. Så här gör du en oövervakad överföring: 1. Besvara det inkommande samtalet. 2. Klicka på Överför. I fältet Ange namn eller nummer visas alla användare som konfigurerats i adressböckerna System och Privat i one-x Portal for IP Office. 3. Välj kontakten, eller skriv namnet eller numret, du vill fråga i fältet Ange namn eller nummer. 4. Klicka på Kör. Mer information om hur du lägger till en kontokod och ett ämne till ett samtal finns i Lägga till en kontokod och ett ämne Avsluta ett samtal När ett samtal upprättats mellan dig och kontakten visar systemet uppgifter om samtalet. Om du vill avsluta ett samtal klickar du på Avsluta samtal Starta ett konferenssamtal Du kan använda Avaya IP Office Plug-in för att välja och ringa upp de parter du vill inkludera i konferenssamtalet och sedan starta konferensen. Det finns två typer av konferenssamtal som kan startas via Avaya IP Office Plug-in: Ad hoc-konferenssamtal 157 Möt mig-konferenssamtal 158 Om du vill starta en konferens klickar du på ikonen. Sida 156

157 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in Ad hoc-konferenssamtal I en Ad hoc-konferens ringer en användare upp de olika deltagarna och ställer sedan in samtalet i konferensläge. Den som initierat ett Ad hoc-konferenssamtal är konferensledare. Det finns två typer av användare i en Ad hoc-konferens, nämligen konferensledaren och övriga deltagare i konferensen. Sida 157

158 Konferensägare: Du kan visa alla deltagare i en konferens. Eftersom du har initierat konferensen kan du välja att lägga på en deltagare eller lägga på alla deltagare i konferensen. Du kan stänga av ljudet för en eller alla deltagare samt slå på ljudet för deltagarna. Du kan välja att väntkoppla konferensen samt att återuppta eller hämta ett konferenssamtal som väntkopplats. Du kan visa väntkopplings- eller återtagningsstatus för alla deltagare. Du kan överföra konferenssamtalet till en annan part. Du kan fråga den andra parten och sedan slutföra överföringen av konferenssamtalet. Deltagare: Du kan visa alla andra deltagare i konferensen. Du kan visa statusen aktiv eller pålagd, avstängt ljud eller påslaget ljud samt väntkopplad eller återtagen för andra deltagare i konferensen. Du kan väntkoppla eller återuppta konferenssamtalet. Du kan överföra konferenssamtalet till en annan part. Du kan fråga den andra parten och sedan slutföra överföringen av konferenssamtalet Möt mig-konferenssamtal I en Möt mig-konferens ringer alla deltagare in till ett visst konferensnummer vid en viss tidpunkt. Ägaren av konferensnumret i ett Möt mig-konferenssamtal är konferensledare. I ett Möt mig-konferenssamtal finns ungefär samma funktioner som i ett Ad hoc-konferenssamtal. Systemet visar den aktiva talaren i en Möt mig-konferens 13.9 Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Systemet behåller den flik du använder även om du stänger ned Avaya IP Office Plug-in. Om du t.ex. använder fliken Adressbok i Avaya IP Office Plug-in när du stänger Avaya IP Office Plug-in visas fliken Adressbok när du startar Avaya IP Office Plug-in igen. Det finns en rad olika funktioner som kan användas i programmet Avaya IP Office Plug-in. Klickuppringning Samtalslogg Kontaktadressbok 161 Kontaktsynkronisering i Outlook Närvaroinformation 162 Röstbrevlådealternativ 164 Funktioner för flera språk Avatar Terminaltjänster 166 Sida 158

159 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Klickuppringning Du kan ringa upp från e-postmeddelanden via funktionen för klickuppringning i Avaya IP Office Plug-in. Obs! Avaya IP Office Plug-in har endast stöd för funktionen för klickuppringning i 32 bitarsversionerna av Microsoft Outlook 2007, 2010 och Följande Microsoft Office-komponenter krävs för klickuppringning: Microsoft Word Microsoft Outlook med.net Programmability Support Office-verktyg -Actions.NET Programmability Support (för installationer av Outlook 2010, 2013) -Smart Tag.NET Programmability Support (för installationer av Outlook 2007) -Microsoft Forms 2.0.NET Programmability Support Som standard installeras alla Microsoft -komponenter du behöver för klickuppringning när du installerar Microsoft Office Suite. Om du däremot anger egna alternativ när du installerar Microsoft Office Suite och inte tar med de här komponenterna kan du inte använda klickuppringning. Du kan inte använda klickuppringning om du installerar Microsoft Office Suite med standardalternativen och sedan tar bort de här alternativen. Obs! Om du bara har installerat Microsoft Outlook med installationsprogrammet för Microsoft Outlook installerar inte systemet samtliga komponenter, och då kan du inte använda klickuppringning. När du ringer samtal med klickuppringning och använder inställningar för utgående samtal så tillämpas reglerna även vid klickuppringning. Smarttaggar När du aktiverar smarttaggar bearbetas vissa typer av data i dokument. Till exempel så bearbetas datum och namn så att de understryks och markeras som smarttaggar. När du klickar på en smarttagg visas de olika åtgärder du kan utföra med datatypen. Obs! Telefonnummer markeras bara som smarttaggar om du har installerat Avaya IP Office Plug-in Aktivera smarttaggar Microsoft Outlook In the Tools menu, select Options. 2. Click the Mail Format tab. 3. Click Editor Options. 4. Click Proofing, and then click AutoCorrect Options. 5. Click the Smart Tags tab. 6. Enable Label text with smart tags check box. 7. Select Avaya IP office smart tag listed in Recognizers. 8. Enable Show Smart Tag Actions buttons check box. 9. Click OK. Microsoft Outlook 2010 och Select File > Outlook Options. 2. Click Mail. 3. Click Editor Options. 4. Click AutoCorrect Options. 5. Click the Actions tab. 6. Select Enable additional actions in the right-click menu check box. 7. Select Avaya IP office smart tag listed in Available actions. 9. Click OK. Sida 159

160 Telefonnummerformat När du ska använda klickuppringning måste numret vara avgränsat från kringliggande text i meningen med hjälp av ett tecken som inte är alfanumeriskt, t.ex. ett blanksteg, kommatecken, :, ::, ->, - eller liknande. Systemet kan t.ex. inte hantera följande format: Telefonnummer Systemet kan inte hantera telefonnummer i hyperlänkar. Exempel på format som kan användas i systemet: Telefonnummer Telefonnummer: Telefonnummer-> Telefonnummer Telefonnummerformat som kan användas i systemet: (10) (954) (800) (+91) Avatar Systemet visar den avatar som är konfigurerad i one-x Portal for IP Office på följande skärmar: 1. Bredvid användarnamnet. 2. När du hovrar med musen över en kontakt i systemadressboken, för användare som konfigurerat sin avatar i one-x Portal for IP Office. Mer information finns i Överföra en avatarbild 111. Obs: Om en systemkontakt läggs till som en privat kontakt visas avataren även för den privata kontakten. 3. I inkommande samtal. 4. I aktiva samtal. 5. I konversationer med snabbmeddelanden. 6. För deltagare i konferenser. 7. När du spelar upp röstmeddelandet för en kontakt. När du ändrar avataren i one-x Portal for IP Office visas den uppdaterade avataren i Avaya IP Office Plug-in. Om du inte ställer in någon avatar visar systemet standardbilden för kontakten Samtalslogg Samtalsloggen i Avaya IP Office Plug-in visar och kategoriserar samtalsposterna baserat på samtalstypen Alla, Inkommande, Utgående ochmissade. I samtalsloggen kan du: 1. Visa poster för samtalen och information. 2. Rensar poster för samtalen. 3. Lägga till ett okänt nummer som en privat kontakt i adressboken från samtalsposterna. 4. Ringa ett nummer från samtalsposterna. 5. Sortera samtalsposterna efter samtal, namn, nummer, längd och tid för samtalet genom att klicka på huvudet i stigande eller fallande ordning. Sida 160

161 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Kontaktadressbok Åtgärder: 1. Du kan få information om kontakten från adressböckerna System och Privat. Följande information är tillgänglig från one-x Portal for IP Office-servern. Namn, Arbetstelefon, Mobiltelefon, Annan telefon, Arbete e-post, Privat e-post, Annan e-post, Gmail-ID, OCS-ID och Primär telefon. 2. Du kan lägga till, redigera och ta bort kontakten. Obs! Kontaktposten kan inte redigeras från Outlook-pluginprogrammet. 3. Du kan ringa upp en kontakt från Outlook-pluginprogrammet. När du hovrar med muspekaren över kontakten visas epost-id och telefonnummer i en ruta. Sida 161

162 4. Du kan lägga till en kontakt från adressboken System i adressboken Privat. 5. Om kontaktadressboken uppdateras på one-x Portal for IP Office kan du synkronisera och uppdatera Avaya IP Office Plug-in-kontaktlistan. 6. Du kan visa kontaktuppgifterna när du väljer eller läser ett e-postmeddelande. Kontaktuppgifterna är markerade i adressboken. 7. Du kan visa kontakternas närvaro 162 i Avaya IP Office Plug-in Kontaktsynkronisering i Outlook Du kan ladda upp kontakter från Microsoft Outlook till kontaktadressboken i one-x Portal for IP Office. Kontakterna visas i gadgeten Adressbok > Privat> Outlook-grupp 77. I tabellen visas fälten för en Outlook-kontakt och motsvarande fält med kontaktinformation i one-x Portal for IP Office. Outlook one-x Portal for IP Office Fullst. namn Namn E-post Arbete e-post E-post 2 Privat e-post E-post 3 Annan e-post Arbetstelefonnummer Arbetstelefon Hemtelefonnummer Annan telefon Mobiltelefonnummer Mobiltelefon Så här laddar du upp kontakter från Microsoft Outlook till one-x Portal for IP Office: 1. Längst upp till höger i Avaya IP Office Plug-in-fönstret högerklickar du på Alternativ. 2. Klicka på Överför Outlook-kontakter. Systemet visar ett meddelande där det står: Outlook-kontakter har överförts till one-x Portal. 3. Klicka på OK. Med one-x Portal for IP Office kan du skapa, synkronisera och ladda upp kontakterna från Microsoft Outlook i Outlookgruppen. Obs! Avaya IP Office Plug-in startar inte kontaktsynkronisering automatiskt när du lägger till, tar bort eller ändrar en kontakt i Microsoft Outlook Närvaroinformation Systemet visar närvaroinformation tillsammans med kontakter i adressboken. Du kan också visa telefoninärvaro för användare i adressboken. Användarnärvaro Användarnärvaron anger din aktuella närvaro i one-x Portal for IP Office-gränssnittet. Du kan se den här närvaron i onex Portal for IP Office-gränssnittet. Närvaron ändras efter hand som du använder telefonen, loggar in eller loggar ut. Ikonerna liknar dem som visas i adressboksgadgeten för andra användare. Sida 162

163 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in Närvaroik Beskrivning on Den här ikonen visar att du är tillgänglig på bordstelefonen och på chatten. Den här ikonen visar att du är tillgänglig på bordstelefonen men inte tillgänglig på chatten. I det här läget kan andra one-x Portal for IP Office-användare inte skicka snabbmeddelanden till dig 48. Den här ikonen visar att du är utloggad från bordstelefonen, men inloggad i snabbmeddelanden. Telefoninärvaro Telefoninärvaron associeras med en anknytning i IP Office. Närvaroik Närvarost on atus Beskrivning Tillgänglig Anger att du är tillgänglig och kan ringas upp. Upptagen Anger att du har ett pågående samtal. Stör ej Anger att du har aktiverat Stör ej i telefonsystemet. Samtal till dig omdirigeras till röstbrevlådan, om en sådan finns. I annat fall hör uppringaren en upptagetton. Detta gäller inte för samtal från nummer som du lagt till i listan med Stör ej-undantag 112. Utloggad Statusen anger att du inte loggat in på anknytningen i telefonsystemet. Samtal till dig omdirigeras till röstbrevlådan, om en sådan finns. I annat fall hör uppringaren en upptagetton. Du kan inte ringa samtal. Du kan dock fortfarande använda one-x Portal for IP Office för att ändra dina konfigurationsinställningar. Ringer Den här statusen anger att telefonen ringer och du har ett inkommande samtal. Okänd Den här statusen anger att din närvaro i telefonsystemet är okänd. Närvaron kan inte fastställas eftersom telefonnumret inte är en anknytning i IP Office. XMPP-närvaro XMPP-närvaron anger statusen för en post i adressboken. Närvaroi Närvarosta Beskrivning kon tus Tillgänglig /online Anger att du är inloggad på snabbmeddelandeservern och tillgänglig på chatten. Stör ej Anger att du har aktiverat Stör ej i snabbmeddelanden. Offline Anger att du inte loggat in på servern. Du vill fortsätta använda one-x Portal for IP Office. Om du väljer att aktivera Offline kommer andra one-x Portal for IP Office-användare inte att kunna skicka snabbmeddelanden 48 till dig med one-x Portal for IP Office. Borta Anger att du är inloggad i snabbmeddelanden, men för tillfället borta från ditt skrivbord. Okänd Den här statusen anger att din närvaro i snabbmeddelanden är okänd Ställa in ett statusmeddelande Du kan ställa in ett statusmeddelande med hjälp av Avaya IP Office Plug-in. Procedur: 1. Hovra med musen över etiketten Skriv ett statusmeddelande. Klicka här så ställs ett statusmeddelande in visas. 2. Klicka på etiketten Skriv ett statusmeddelande. 3. Skriv statusmeddelandet i textfältet. 4. Tryck på Enter eller på Esc. Statusmeddelandet visas under användarnamnet och närvarostatusen. Sida 163

164 Röstbrevlådealternativ Avaya IP Office Plug-in röstmeddelandefunktion: 1. Du får en lista med alla röstmeddelanden. 2. Du har möjlighet att lyssna på, tar bort, pausa samt spola röstmeddelanden framåt och bakåt. 3. Du kan sortera röstmeddelanden i stigande eller fallande ordning genom att klicka på rubriken i varje kolumn. Du kan till exempel ordna röstmeddelanden efter läge, namn, tid eller längd. 4. Du kan ringa ett samtal genom att klicka på namnet för den kontakt som lämnat ett röstmeddelande. 5. Du kan lägga till kontakten som lämnat ett röstmeddelande i adressboken Privat. Obs! Röstmeddelanden kan bara spelas upp på bordstelefonen Funktioner för flera språk I Avaya IP Office Plug-in finns funktioner för flera språk. Utifrån dina språkinställningar i Regionala inställningar på datorn väljs lämpligt språk för programmet Avaya IP Office Plug-in. Obs! Om språket i Regionala inställningar inte kan användas i Avaya IP Office Plug-in väljs engelska (standard) som visningsspråk. Avaya IP Office Plug-in har funktioner för följande språk: 1. Engelska (amerikansk) 2. Kinesiska 3. Holländska 4. Engelska (brittisk) 5. Franska 6. Tyska 7. Italienska 8. Portugisiska (Brasilien) Sida 164

165 Avaya IP Office Plug-in for Microsoft Outlook : Extrafunktioner för Avaya IP Office Plug-in 9. Polska 10. Ryska 11. Spanska (Latinamerika) 12. Svenska 13. Turkiska Sida 165

166 Skicka ett snabbmeddelande Du kan skicka ett snabbmeddelande till valfri kontakt eller sända ut ett meddelande till samtliga systemkontakter med hjälp av Avaya IP Office Plug-in. Du kan även använda funktionen mybuddy. Mer information finns i mybuddy Skicka ett snabbmeddelande till en kontakt Du kan skicka ett snabbmeddelande till valfri kontakt med hjälp av Avaya IP Office Plug-in. Så här skickar du ett snabbmeddelande: 1. Klicka på fliken Kontakter. En lista med alla kontakter visas. 2. Hovra med musen över kontakten. 3. Klicka på Snabbmeddelande. Ett samtalsfönster visas. Namnet på deltagaren visas, samt ikoner för att ringa upp, skicka e-post, spara konversation, spara teckensnitt och att rensa konversation. 4. Skriv meddelandet i meddelanderutan. 5. Tryck på Enter när du vill skicka meddelandet. Obs! Om du får ett nytt snabbmeddelande när du samtalar med en kontakt. Namnet på den nya kontakten blinkar till i kontaktlistan för snabbmeddelanden Skicka ett snabbmeddelande till alla systemkontakter Du kan skicka ett snabbmeddelande till alla systemkontakter. Så här sänder du ut ett snabbmeddelande: 1. Klicka på fliken Snabbmeddelande. Systemet visar ett samtalsfönster och en lista med alla meddelandekontakter. 2. Välj alla. 3. Skriv meddelandet i meddelanderutan. 4. Tryck på Enter när du vill skicka meddelandet Använda mybuddy Så här använder du funktionen mybuddy: 1. Klicka på fliken Snabbmeddelande. Systemet visar ett samtalsfönster och en lista med alla meddelandekontakter. 2. Välj mybuddy. 3. Skriv kommandot i meddelandefältet. Mer information finns i kommandospråket för mybuddy Tryck på Enter när du vill skicka meddelandet Terminaltjänster Avaya IP Office Plug-in för Microsoft Outlook 2010 och Microsoft Outlook 2013 har stöd för terminaltjänster via terminaltjänstklienter från Citrix och Microsoft. Obs! Avaya IP Office Plug-in för Microsoft Outlook 2007 saknar stöd för terminaltjänster Säker kommunikation Systemet krypterar all information du skickar och tar emot mellan one-x Portal for IP Office och Avaya IP Office Plug-in med hjälp av den säkra porten. Obs! Systemet krypterar inte snabbmeddelanden. Det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Windows är 8443, och det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Linux är Du kan konfigurera systemet så att säkert läge används. Mer information finns i Anslutning 141. Sida 166

167 Kapitel 14. Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Sida 167

168 14. Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Du kan integrera Salesforce i ditt telefonsystem som ett telefonprogram i one-x Portal for IP Office. Systemet visar poster för samtalshändelserna som skärm-popuper eller så kan du ringa upp kontakterna direkt med Salesforce. Om du använder IP Office som telefonprogram kan du använda Avaya IPO Adapter for Salesforce för att styra samtalet från Salesforce-portalen. Obs! Det finns inga lokaliserade versioner av Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com. Använda Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Kontrollera systemkraven för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Installera Avaya IP Office Plug-in for Starta Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 169 Salesforce.com Använd skärm-popupfunktionen Integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com med one-x Portal for Ringa ett samtal 174 IP Office Logga in i one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 173 Använda samtalsfunktioner för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 175 Logga ut från one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Systemkrav för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Salesforce.com CTI toolkit R4.x. Microsoft.NET 4.0 framework. Operativsystem som stöds Windows 7 (64 bitar) Webbläsare som stöds Internet Explorer 8 (64 bitar) Internet Explorer 9 (64 bitar) Firefox 3.5 eller senare Chrome 10 eller senare Windows 7 (32 bitar) Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Firefox 3.5 eller senare Chrome 10 eller senare Windows XP Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Firefox 3.5 eller senare Chrome 10 eller senare Obs! Ett varningsmeddelande visas i FireFox och Chrome med texten: Please keep this window open. Your CTI adapter is communicating with Salesforce. If you close this window, your SoftPhone might not work. (Stäng inte det här fönstret. Din CTI-adapter kommunicerar med Salesforce. Om du stänger fönstret kan det hända att ditt telefonprogram inte fungerar.) Obs! Om följande varningsmeddelande visas i Internet Explorer 8: Do you want to view only the webpage content that was delivered securely? (Vill du endast visa det webbsideinnehåll som levererats säkert?) gör du något av följande: Klicka alltid på No (nej) för att läsa in plugin-programmet korrekt. Avaktivera varningsmeddelandet genom att välja Verktyg > Internetalternativ > Säkerhet > Anpassad nivå. Under Övrigt aktiverar du alternativet Visa blandat innehåll. Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com fungerar med följande Salesforce-utgåvor: a. Professional Edition (med API-åtkomst aktiverad). b. Enterprise Edition. c. Unlimited Edition. Sida 168

169 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Systemkrav för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com d. Developer Edition. Du kan hämta Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com på one-x Portal for IP Office-servern Installera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com 1. Logga in i one-x Portal for IP Office. 2. I fliken Konfiguration väljer du Skrivbordsintegrering. 3. Klicka på Installera one-x-skrivbordsklienter. 4. Nästa steg varierar beroende på webbläsare: Internet Explorer eller Safari Hämtningsmenyn för filen visar alternativ som du kan utföra på filen setup.exe. Välj Kör. Google Chrome eller Firefox a. När webbläsaren uppmanar dig till det väljer du Spara. Webbläsaren hämtar installationsfilen. b. När hämtningen är klar dubbelklickar du på den hämtade filen och väljer Kör. Systemet packar upp installationsprogrammet och förbereder sig för att installera programvaran Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com. 5. På välkomstskärmen klickar du på Nästa. Om du redan har installerat Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com visar systemet följande alternativ Ändra, Reparera och Ta bort. a. Välj Ändra om du vill installera den här versionen över den befintliga. Om en annan version redan är installerad uppmanar systemet dig att uppgradera. 6. Välj en mapp där programmet ska installeras och acceptera standardfrågorna. 7. Klicka på Nästa. 8. På skärmen Bekräfta installation klickar du på Nästa. Systemet visar installationsförloppet. 9. Klicka på Stäng. Obs! Beroende på one-x-skrivbordsklienternas miljö uppmanar installationsguiden dig att starta om systemet Starta Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Så här startar du Avaya Salesforce CTI Adapter: 1. Klicka på Start. 2. Välj Program. 3. Välj Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com. 4. Klicka på SalesforceCTI.exe. Systemet visar Salesforce i meddelandefältet Integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Obs! För att använda Salesforce SoftPhone behöver du bara integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com med one-x Portal for IP Office första gången du loggar in. Förutsättningar: Användarkonto på Installationssökväg till Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce. Se till att port nummer 8069 (webbsocket) är öppen på one-x Portal for IP Office-servern. Så här integrerar du Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com med one-x Portal for IP Office: 1. Logga in på 2. I fältet Links (Länkar) klickar du på <username> (användarnamn), där <username> (användarnamn) är ditt Salesforce-inloggningsnamn. 3. Klicka på Setup (Konfigurera). 4. I navigeringsrutan klickar du på Customize (Anpassa) som visas under App Setup (Programkonfiguration). 5. Klicka på Call Center. Sida 169

170 6. Välj Call Centers. Om webbsidan Introducing Salesforce CRM Call Center visas (Inledning till Salesforce CRM Call Center) klickar du på Continue (Fortsätt). 7. På skärmen All Call Centers (Alla Call Centers) klickar du på Import (Importera). 8. Bläddra till den sökväg där Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce är installerad. 9. Välj Avaya one-x Portal IPOffice Settings.xml. 10.Klicka på Import (Importera). Systemet visar skärmen Avaya IP Office Adapter for Salesforce. 11.Klicka på Edit (Redigera). 12. Gör följande i avsnittet Serverinformation för one-x Portal for IP Office: a. Skriv in IP-adressen till one-x Portal for IP Office i fältet Server IP Address (Serverns IP-adress). b. Skriv in portnumret i fältet Port. Som standard är serverporten Obs: Om du ställer in Använd säker kommunikation på J så ska du ställa in portnumret för servern i säkert läge. Mer information finns i Säker kommunikation Klicka på Save (Spara). Om du vill hantera call center-användare klickar du på Manage Call Center Users (Hantera Call Center-användare) Säker kommunikation Systemet krypterar all information du skickar och tar emot mellan one-x Portal for IP Office och Avaya IP Office Plug-in med hjälp av den säkra porten. Obs! Det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Windows är 8443, och det säkra portnumret för one-x Portal for IP Office i Linux är Du kan konfigurera systemet så att säkert läge används. Mer information finns i Integrera Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com Hantera Call Center-användare 1. Klicka på Manage Call Center Users (Hantera Call Center-användare). 2. Klicka på Add More Users (Lägg till fler användare) eller Remove Users (Ta bort användare). 3. På sidan Avaya IP Office Adapter for Salesforce: Search for New Users (Sök efter nya användare) anger du ditt namn. 4. Klicka på Find (Sök). 5. Välj den post som visas. 6. Klicka på Add to Call Center (Lägg till i Call Center) för att lägga till posten i Call Center Skärm-popupfunktion På skärm-popupen för Avaya IP Office Plugin for Salesforce.com visas uppgifter om ett inkommande samtal till ett Salesforce CRM Call Center. När det inkommande samtalet tas emot visas kontaktinformation på en angränsande skärm om ANI (automatisk nummeridentifiering, dvs. det nummer som uppringaren ringer från) för det inkommande samtalet matchar telefonnumret i en befintlig Salesforce-post. Så här konfigurerar du skärm-popupen för Avaya IP Office Plugin for Salesforce.com: 1. Logga in på Salesforce-webbsidan 2. Klicka på Name (Namn). 3. I listrutan väljer du Setup (Konfiguration). 4. I Apps Setup (Programkonfiguration) klickar du på Customize (Anpassa). 5. Klicka på Call Center > Call Centers. 6. På sidan All Call Centers (Alla Call Centers) klickar du på Edit (Redigera) för befintligt konto. 7. På sidan Call Center Edit (Redigering av Call Center) går du till avsnittet ScreenPop (Skärm-popup). Sida 170

171 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Skärm-popupfunktion 8. I avsnittet ScreenPop (Skärm-popup) skriver du följande för varje fält: a. Pop on Transfer and Conference (Popup vid överföring och konferens) - Y (ja). b. ANI - Phone (telefon). c. Show Digits (Visa siffror) - N (nej). d. UUI 1 - Account.AccountNumber (Konto.Kontonummer). e. UUI Separator (UUI-avgränsare) - : (dvs. ett kolon) f. UUI Data (UUI-data) - : (dvs. ett kolon) g. Show UUI Data (Visa UUI-data) - Y (ja). h. Show Full UUI (Visa fullständig UUI) - N (nej). i. UUI Label (UUI-etikett) - IVR Data (IVR-data). Resten av fälten kan lämnas tomma. 9. Klicka på Spara. 10.Gå sedan till Call Center > SoftPhone Layouts (Layouter för telefonprogram). 11.I SoftPhone Layouts (Layouter för telefonprogram) klickar du på Edit (Redigera) om ett konto redan finns. 12.Om inte klickar du på New (Nytt). 13.Gå till avsnittet Skärm-popupinställningar Skärm-popupinställningar Du kan konfigurera skärm-popupinställningar efter dina önskemål. I avsnittet Screen Pop Settings (Skärm-popupinställningar) (för inkommande samtalstyper) klickar du på Edit (Redigera) bredvid varje rad med matchande poster för att ange vilka skärmar som ska visas när uppgifterna för ett inkommande samtal matchar eller inte matchar befintliga poster i Salesforce. Sida 171

172 Följande alternativ för skärm-popupar finns för varje rad med matchande poster: Screen pops open within (Skärm-popupar öppnas i) Du kan ställa in var skärm-popupar visas. 1. Existing browser window (Befintligt webbläsarfönster): Välj det här om skärm-popupar ska visas i ett öppet webbläsarfönster. 2. New browser window or tab (Nytt webbläsarfönster eller ny flik): Välj det här om skärm-popupar ska visas i ett nytt webbläsarfönster eller i en ny flik. Undantag I Internet Explorer 7 visas skärm-popupar utifrån vad användaren valt i webbläsarens flikinställningar. No matching records (Inga matchande poster) Du kan ställa in alternativ för skärm-popupar när uppgifterna om ett inkommande samtal inte matchar några befintliga Salesforce-poster. 1. Don t pop any screen (Visa inte någon skärm-popup): Välj det här om du inte vill att några skärm-popupar visas. 2. Pop to new (Visa ny):välj det här om du vill visa en ny postsida. Du anger om det är konto, kampanj, fall och så vidare i listrutan. 3. Pop to Visualforce page (Visa på Visualforce-sida): Välj det här om du vill visa en särskild Visualforce-sida. Obs!CTI-adaptern skickar vidare data från samtalet till Visualforce-sidan via en URL-adress. Detta inkluderar åtminstone ANI (samtals-id) och DNIS (numret som uppringaren slog). Vid behov kan URL-adressen skicka vidare ytterligare data till Visualforce-sidan Single-matching record (Post med en enda matchning) Du kan ställa in alternativ för skärm-popupar när uppgifterna om ett inkommande samtal matchar en befintlig Salesforcepost. 1. Don t pop any screen (Visa inte någon skärm-popup): Välj det här om du inte vill att några skärm-popupar visas. 2. Pop detail page (Visa uppgiftssida): Välj det här om du vill visa den matchande postens uppgiftssida. 3. Pop to Visualforce page (Visa på Visualforce-sida): Välj det här om du vill visa en särskild Visualforce-sida. Multiple-matching records (Poster med flera matchningar) Du kan ställa in alternativ för skärm-popupar när uppgifterna om ett inkommande samtal matchar fler än en befintlig Salesforce-post. 1. Don t pop any screen (Visa inte någon skärm-popup): Välj det här om du inte vill att några skärm-popupar visas. 2. Pop to search page (Visa på söksida): Välj om du vill visa en söksida 3. Pop to Visualforce page (Visa på Visualforce-sida): Välj det här om du vill visa en särskild Visualforce-sida. Sida 172

173 Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Skärm-popupfunktion Skärm-popup Här följer exempel på skärm-popupfunktioner för Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: Skärm-popup för inkommande samtal Skärm-popupen visar kontouppgifter för det inkommande samtalet, t.ex. samtals-id Om det inte finns någon befintlig post för det inkommande samtal visas ett fönster för att skapa ett nytt konto. Skärm-popup för inkommande samtal som matchar flera kriterier Skärm-popupen visar matchande kontakt och konto för det inkommande samtalet, dvs. från samtals-id Du kan välja att öppna antingen Kontakt eller Konto Logga in i one-x Portal for IP Office Du kan logga in i one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com. Förutsättningar: Användarkonto Kontrollera att Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce körs på skrivbordet. Så här loggar du in i one-x Portal for IP Office med Avaya IP Office Plug-in for Salesforce.com: 1. Logga in på Systemet startar telefonprogrammet och visar inloggningsskärmen för one-x Portal for IP Office. 2. Skriv ditt användarnamn för one-x Portal for IP Office i fältet Username (Användarnamn). 3. Skriv ditt lösenord för one-x Portal for IP Office i fältet Password (Lösenord). Sida 173