Ett ERP-system (Enterprise Resource System) Garp används för att gå igenom flödet för en verksamhetsprocess (business process flow).

Transkript

1 1(8) Ann Svensson, Institutionen för ekonomi och IT Uppgift - moment 10 Ansvarig lärare: Suzana Ramadani Läsanvisning Kapitel 12: Information Systems in Business Innehåll och genomförande Denna uppgift genomförs i grupp om två personer. Ett ERP-system (Enterprise Resource System) Garp används för att gå igenom flödet för en verksamhetsprocess (business process flow). Inledning Syftet med denna övning är att ge studenten en grundläggande förståelse i hur ett modernt affärssystem kan se ut samt att lägga grunden till kommande fördjupningslaborationer. Tanken med laborationen är inte att ni skall bli experter på Garp, utan att ni skall få se vad ett modernt affärssystem kan erbjuda. Case Bästa Lampan AB etablerades 1997 och är ett tillverkande företag som bedriver handel med produkter och tjänster inom områden så som belysningsarmaturer, elinstallationer, möbler samt försäljning av övriga inredningsartiklar. De varor som säljs är såväl egentillverkade som köpta produkter. Företaget har 20-talet anställda som arbetar med alltifrån försäljning, ekonomi, mottagning av order, ingående logistik, utgående logistik, lagerhantering och produktion. Försäljning sker främst i form av grossistförsäljning till detaljister men privatkunder och företagskunder förekommer även. Privatkunder handlar främst i den lagershop som Bästa Lampan tillhandahåller i Borås 6 mil utanför Göteborg. Bästa Lampan AB använder sig av affärssystemet Garp för att upprätthålla bokföring, lagerkontroll, personal, lön, ekonomi, leverantörsregister, kundregister, fakturahantering, inkommande och utgående leveranser, materialplanering och materialåtgång, ja kort sagt för samtliga delar av verksamheten så används Garp. Du ska följa tågordningen genom systemet genom att skapa en kundorder, kontrollera om varan finns på lagret, leverera varan och skicka faktura, dvs. en sammanfattning av de moment som beskrivs med skärmbilder i den fortsatta texten.

2 2(8) Inloggning för grupp A och B Systemet i sig är åtkomligt via Remote Desktop Connection. På grund av begränsade antal användare i systemet, delas studenterna i två grupper. Grupp A loggar in på en server och grupp B på en annan. Instruktioner ges på handledningstillfället. Serveruppgifter och inloggningen: Remote Desktop Connection: Mother Från Start-menyn välj Remote Desktop Connection (Fjärrskrivbord) Under rutan Computer skriv in följande adress (läraren tilldelar studenten en adress): o gate01.cfa.handels.gu.se:4055 (eller :4055) o gate01.cfa.handels.gu.se:4077 (eller :4077) Klicka på Options. Under User name skriv: hvuser. Klicka på Connect Ange följande lösenord: Juta8Rar När du har kommit in i systemet, välj Garp06 eller Garp07 från skrivbordet. Man måste logga in på en ny server. Logga in med: Användarnamn: CFA01 Lösenord: L4bb41. Därefter loggar ni in på Garp06 / Garp07 med användarnamn: SYS lösenord: SYS. Under System -> Byte av bolag, välj bolag 101- Garp02 Bästa Lampan AB.

3 $ 3(8) $ $ Enter sales Purchasing order Book and schedule Customer Service Manufacturing Satisfy demand Allocate inventory Warehouse Sales orders can be entered manually or imported from external legacy systems. Validates item, customer and pricing. Specify tax, shipping, constraints, invoicing constraints and sales credits. Booking Validates customer available credit limit. Legal binding between the customer and supplier. Scheduling Assign fulfillment warehouse. Assign a shipment schedule date to meet requested date. Provide manufacturing visibility and consume forecast. Produce product make to order. Provide services Procure product Drop shipment (shipment from supplier to end consumer) Inventory allocation as per predefined organizational rules and policies, preferred customers, e.g, FIFO for perishable goods with limited shelf life or LIFO for products with regular price increases in raw materials. Warehouse Management inventory allocation rules to improve picking effiency. Pick confirmation Quality Assurance Confirm Shipping shipment Generate invoice Mail Room Customer Service follow up Generate pick slips. Pick material as per customer and regulatory requirements. Resolve inventory discrepancies. Stage material for shipping. Generate shipping document for domestic and export compliances. Capture freights costs and surcharges. Relieve inventory Ship products and send an ASN to customer. Generate customer invoice. Recognize revenue as per industry per industry specific norms and GAAP. Send invoice to customer. Customer calls Issuing dunning letters Customer disputes Customer reciepts and cash application MICROSOFT CORPORATION Finance Financial reconciliation Accounts Receivable Recieve payments from customers. Apply recieved payments against corresponding invoices. Reconcile shipments with invoicing. Reconcile invoices with customer payments.

4 4(8) Business Process Flow Följande laboration är tänkt att ge en holistisk överblick kring hur ett affärsflöde kan se ut i Garp. Ta skärmdump på orderbekräftelse, plocksedel, följesedel och faktura, eftersom ni inte kan skriva ut eller spara de filerna på er dator. En skärmdump tar du i Windows genom att ha programmet Garp aktivt, och sedan trycka ALT+PrintScreen. Lägg in alla skärmdumpar i ett dokument (ex word) som ska laddas upp på DisCo. Läs uppgiften först för att få förståelse för vad som sker i processen. Gör uppgiften sedan. Systemet är multi-user-system, många studenter kan vara i systemet samtidigt och arbeta i samma databaser. Det kan hända att ex. lampa Eskil är slut när ni ska lägga order. Då väljer ni en annan lampa eller någon annan produkt. Ta inte bort produkterna, inte ändar namn, pris osv för dessa, för då blir det svårt att utföra uppgiften. Saknas något i systemet, är det inte omöjligt att någon av flera hundra studenter, har ändrat informationen (oftast omedvetet). Glöm inte att Avsluta programmet när du är klar med uppgiften och stänga av fjärrskrivbordet. Introduktion Som nyanställd är det viktigt att snabbt få en överblick av ett företags processer. Det företag där du anställts säljer lampor av flera modeller till återförsäljare och slutkunder och har nyligen infört lean i såväl produktion som administrativa processer. Mån om att tillämpa detta koncept fullt ut, vilket bland annat innebär att möjliggöra arbetsrotation, har dina överordnade beslutat att du skall lära dig grundläggande rutiner inom såväl försäljning och lager som ekonomi. Du kommer därför i följande laboration följa flödet från det att en order tas emot och manuellt läggs in i systemet, till lagerplockning och slutligen fakturering. Försök skapa dig en så klar förståelse som möjligt för vad som händer i varje steg genom att följa nedanstående manualer. Lycka till! Laboration Öppna orderformuläret med knappen i snabbmenyn.

5 5(8) Du skall lägga upp en order till Belysningsmatadoren AB (1001) på 1 st Lampa Eskil (1040) och 5 st Lampa INGRID (1530). För att skapa en ny order, använd plustecknet i nedre delen av fönstret när du står i Orderfältet. Välj Belysningsmatadoren AB i Kundfältet. Tabba dig därefter till Orderfältet. Ordernumret som står i den rutan är det senaste ordernummer som registrerats för den specifika kunden. Lägg märke till att ordernumret nu uppdateras samt att 4 flikar försvinner. Detta beror på att det inte skall bli för rörigt och att man bara skall se de flikar man kan tänkas behöva. Välj exempelvis August Strindberg som säljare och att produkterna skall flygas till kund. Du kan nu börja mata in artiklarna till ordern. Detta gör du genom samma procedur som du tillämpade för att skapa en ny order, det vill säga genom att använda plustecknet (pekaren måste stå i Radfältet).

6 6(8) När båda orderraderna är lagda skall en tillgångskontroll genomföras för att se så att varorna finns på lager. Detta görs lättast genom att trycka F8 när Ordersedelfönstret är aktivt. Gå sedan tillbaka till fliken Orderfliken och sätt leveranstiden en vecka framåt i tiden. Innan ett ordererkännande kan skrivas ut och skickas till kund måste du beakta att Belysningsmatadoren är en lång och trogen kund. Ändra därför orderrabatten i fliken Faktura till 10 %. Därefter kan du skriva ut orderbekräftelsen i fliken Order. För att få utskriften till skärmen, högerklicka på utskriftsknappen och välj Utskriftsdialog (Medium = Terminal). Glöm inte att ta en skärmdump.

7 7(8) P.s. Om du vill öppna en order eller något annat dokument vid ett senare tillfälle, välj siffran 3 i dialogrutan, där 3 betyder en kopia av redan skapat dokument. Använd därefter fliken leverans för att leverera ut varorna. Skapa en Plocksedel och tryck sedan på Leverera alla rader. Lägg märke till att det nu skapas en följesedel. Skriv ut denna precis som du skrev ut orderbekräftelsen samt skriv ut fakturan. Ta en skärmdump för alla dessa tre dokument. Ordern är nu slutlevererad och fakturan skickad.

8 8(8) Har du redan skapat ex. plocksedel men inte tagit en skärmdump på den, kan du enkelt högerklicka på knappen Plocksedel, välj Utskriftsdialog Medium: Terminal och ange att du vill ha en kopia (skriv nr 3 i rutan) och klicka på Starta. Ifall ordern kan, och skall skickas samma dag, kan man istället använda sig av knappen Direktfaktura för att slutleverera produkterna. Examination Redovisning av utförd laboration vid handledningstillfället eller skriftlig inlämning. Inlämning av ETT dokument som innehåller skärmdumpar på de olika momenten i processen. Inlämning senast söndagen den 6 oktober via DisCo. Betyg U eller G.