2. Kravspecifikation ny

Transkript

1 Upphandlingsdokument Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Helena Thunblad Upphandling Bemanning av legitimerad sjukvårdspersonal 2019-O Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan besvaras av upphandlaren Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan är markerad för särskild uppföljning 2. ny 2.1 Tjänstepecifika krav på leverantören Arbetsgivaransvar Erbjuden konsult ska, vid tid för uppdrag, inneha anställning hos Leverantören eller eventuell underleverantör. På anmodan av Beställaren ska anställningsbevis kunna uppvisas. Om det vid kontroll visar sig att konsult saknar anställning, ska Leverantören snarast ersätta konsulten och registrera en avvikelse, se bilaga Avvikelsehantering. Leverantören bär ensam fullt ekonomiskt respektive juridiskt arbetsgivaransvar för erbjuden konsult och övrig egen personal. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader. På anmodan av Beställaren ska uppgifter därom kunna uppvisas. Region Skåne anser att en viktigt del i arbetsgivaransvaret är att tillse: att kunskap erhålls om huruvida erbjuden konsult har anställning i någon form hos annan arbetsgivare. Om så är fallet bör Leverantören förvissa sig om att denne arbetsgivare har godkänt bisyssla, se dock punkt nedan vid anställning inom Region Skåne. att erbjuden konsult följer arbetstidslagstiftningen och tillgodogör sig erforderlig veckovila/dygnsvila. att erbjuden konsult redovisar eventuella skattepliktiga förmåner, såsom t ex fri bostad, som löneförmån. Sida 1/12

2 2.1.2 Lex Maria ärenden Beställaren är fullt arbetsgivaransvarig för erbjuden personal i Lex Maria ärenden och anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) samt dessutom till patientnämnd eller motsvarande. Leverantören ansvarar för att samverka med Beställaren genom att delta i arbetet med händelseanalys och Lex Maria. Vid uppkomst av anmälningar från Beställares patientnämnd liksom vid ingripanden från IVO eller HOSP, äger Beställaren rätt att avbryta konsultens uppdrag Anställning inom Region Skåne Erbjuden konsult får ej vara eller ha varit anställd inom Region Skånes verksamheter, oavsett anställningsform, de senaste 12 månaderna före ett uppdrag hos beställaren. Vid timanställning gäller karensen från senast arbetat pass. Om Leverantören erbjuder konsult som omfattas av karens registreras en avvikelse, se bilaga Avvikelsehantering Leverantören ansvarar för att erbjuden konsult (inklusive vikarier, ersättare och underleverantörer) inte uppbär ersättning från lag (1993:1651) om läkarvårdsersättning, förordningen (1994:1121) om läkarvårdsersättning, lag (1993:1652) under den tid de är verksamma hos Leverantören och utför tjänster enligt detta avtal Leverantörens personal Region Skåne vill uppfattas som välkomnande, drivande, professionell och trygg. Medarbetare förväntas samarbeta och visa ömsesidig respekt, visa engagemang för människor och åstadkomma resultat. Den personal hos Leverantören som arbetar med att förmedla konsulter till Beställare inom Region Skåne ska vara insatt i Region Skånes förutsättningar och de villkor som fastställts i ramavtalet. Sida 2/12

3 2.1.5 Leverantörens kontroll av konsulten Innan Leverantören besvarar avropsförfrågan ska erforderliga kontroller av erbjuden konsult ha utförts. Leverantören garanterar därmed Beställaren att: Erbjuden konsult har svensk legitimation Erbjuden konsult har svenskt personnummer Erbjuden konsult inte har några aktuella begränsningar i yrkesutövandet såsom indragning av legitimation, begränsningar i förskrivningsrätt eller dylikt och inte heller har några pågående, icke avgjorda ärenden gentemot HOSP:s och IVO:s register. Kontrollen får inte vara äldre än sex (6) månader. Erbjuden konsult inte finns angiven i belastnings- och misstankeregister. Kontrollen får inte vara äldre än 12 månader. Erbjuden konsult får inte ha varit dömd eller åtalad för sexbrott, våldsbrott eller narkotikabrott. För erbjuden konsult till uppdrag som rör psykiatrisk sjukvård, vård av personer med funktionsnedsättning, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare ska kontroll gentemot belastnings- och misstankeregistret ska ha skett max tre (3) månader innan personen erbjuds för aktuellt uppdrag. Konsulten ska lämna utdraget i oöppnat skick till Leverantören, varefter de tillsammans öppnar utdraget Erbjuden konsult har genomgått, för uppdraget, relevant HLR-utbildning under de senaste 12 månaderna Erbjuden konsult har kunskap om svensk sjukvård, dess organisation samt de lagar, författningar och föreskrifter som äger tillämpning för svensk hälso- och sjukvårdsverksamhet samt eventuell annan lagstiftning med koppling till upphandlingens område. Leverantören ska ha träffat erbjuden konsult genom personligt möte. I undantagsfall kan videosamtal ersätta personligt möte. Dokumentation av kontroller, ska på Beställarens begäran överlämnas före konsultens tjänstgöring. Leverantören står för samtliga kostnader för ovanstående punkter. Anbudsgivaren ska i nedan textfält, alternativt i separat bilaga, beskriva rutinen för kontroll och uppföljning av konsulterna med utgångspunkt från punkterna ovan. Anbudsgivaren ska säkerställa att processen är känd, förstådd och accepterad i hela verksamheten och tillämpas på samtliga uppdrag hos Beställaren. Beställaren ska, genom beskrivningen, känna sig trygg med att Leverantörens personal är väl införstådd med viken av kontroll och uppföljning av konsulter för uppdrag hos Beställaren. Beskrivningen bör omfatta max två (2) A4-sidor med teckenstorlek 12. a. b. Anbudsgivarens beskrivning gällande rutinen för kontroll av konsulterna Fritext SITHs-kort Sida 3/12

4 Leverantören ansvarar för att erbjuden personal innehar ett personligt eid-kort med e-legitimation enligt SITHS konceptet ( Information om SITHS-kort inom Region Skåne finns på Vårdgivarwebben: Av säkerhetsskäl ska företagsnamn framgå av kortet. Kravet kan uppfyllas genom ett neutralt SITHSkort med tillfällig markering gällande aktuell Leverantör. Beställaren ansvarar för att ge konsulten aktuella behörigheter för uppdraget. Leverantören ska redovisa det fullständiga kortnumret senast 48 timmar innan påbörjat uppdrag. SITHS-kort ska innehas vid uppdragsstart. Om konsult saknar SITHS-kort vid uppdagsstart registreras en avvikelse, se bilaga Avvikelsehantering. SITHS kan under avtalsperioden komma att ersättas med annat koncept, vilket i så fall kommer att kommuniceras med Leverantörerna i skälig tid Smittskydd och hygien I syfte att förhindra smittspridning ska Leverantören förbinda sig att följa Region Skånes rutiner för kläder och för hygien. Leverantören ska ansvara för och säkerställa att erbjuden konsult är testad för tuberkulos, MRSA, Hepatit B, mässling och röda hund. Prover/tester ska vara negativa. Vid anmodan från Beställaren ska uppvisa hälsointyg som inte är äldre än 1 år. Leverantören och erbjuden konsult ska ha kunskap om multiresistenta bakterier och inte ha påvisade MRB-problem. Se Dessa riktlinjer kan komma att förändras i enlighet med smittskyddsmyndigheten och vårdhygien Skånes beslut. Leverantören ska hålla sig uppdaterad om dessa eventuella uppdateringar. Administrativa föreskrift Sekretess Leverantören ska förbinda sig att följa Offentlighet- och sekretesslagen och tillse att dess personal och eventuella underleverantörer gör motsvarande, som om de som utför uppdraget hade varit anställda i Region Skåne. Se Sida 4/12

5 2.1.9 Region Skånes Läkemedelsråds rekommendationer Leverantören ska arbeta för att läkemedelshanteringen sker på ett rationellt, säkert och kostnadseffektivt sätt med ett helhetsperspektiv där patientens och samhällets bästa beaktas. Erbjuden konsult ska följa Region Skånes Läkemedelsråds rekommendationer och dokumentera särskilda skäl för avvikelse när detta sker. Leverantören ska medverka i uppföljning av läkemedelsförskrivning på samma sätt som Region Skånes övriga verksamheter och ska kunna redovisa dokumentation avseende skäl vid avvikelser. Se Leverantörens konsulter Erbjuden konsult ska ha personlig lämplighet för aktuellt uppdrag, inkluderande erforderlig kompetens och erfarenhet samt ansvarskänsla och noggrannhet. Erbjuden konsult ska inte ha reservation om arbetsuppgifter som t ex jour- och beredskap, hembesök, arbetsplats eller begränsat antal patientbesök. Erbjuden konsult ska utan svårighet kunna tala, skriva och förstå svenska språket för god kommunikation med patienter, anhöriga och övrig personal. Erbjuden konsult ska uppfylla lägst nivå C1 enligt Europarådets nivåskala för språkkunskaper. Handledning är en naturlig del i tjänsten och ska i förekommande fall kunna utföras av konsulten. Erbjuden konsult ska följa de rutiner och behandlingsprinciper som gäller vid respektive verksamhet. Erbjuden konsult ska ha den försäkringsmedicinska kompetens som krävs för uppdraget. Erbjuden konsult ska använda personlig förskrivarkod. Erbjuden konsult ska, i förekommande fall, ha aktuell klinisk kompetens för jourtjänstgöring. Erbjuden konsult ska utföra tydliga journaldiktat samt skriftlig journal på svenska språket. Erbjuden konsult ska slutföra all medicinsk dokumentation innan avslutad tjänstgöring på så sätt att Beställaren inte förorsakas merarbete. Erbjuden personal ska ha generell kunskap om och obehindrat kunna använda datajournal och därtill kopplade elektroniska program för läkarbruk respektive vårdpersonal. Visar det sig vid introduktion att utbildning är nödvändig ska detta avräknas på fakturan, se punkt 2.3. Vid tidpunkten för fastställandet av detta förfrågningsunderlag används journalsystemet Melior för öppen- och slutenvård, dock med undantag för primärvård samt barnhälsovård som använder PMO (Profdoc Medical Office) Erfarenhet Nedan angivna krav på erfarenhet ska minst vara uppfyllda för att konsulten ska anses tillhöra aktuella Sida 5/12

6 priskategori, se bilaga Ersättning. Eventuella ytterligare krav på den efterfrågade konsultens erfarenhet anges av Beställaren vid avropstillfället Legitimerad läkare Erbjuden legitimerad läkare ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad läkare. Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden legitimerad läkare ska ha minst ett (1) års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad läkare under de senaste två (2) åren Legitimerad specialistläkare Erbjuden efterfrågad legitimerad specialistläkare ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som specialistläkare inom aktuell specialitet. Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden legitimerad specialistläkare ha minst ett (1) års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad specialistläkare inom dennes specialitet under de senaste två (2) åren Legitimerad sjuksköterska med grundutbildning Erbjuden legitimerad sjuksköterska med grundutbildning ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad sjuksköterska. Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden legitimerad sjuksköterska ha minst två års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad sjuksköterska under de senaste tre åren Legitimerad sjuksköterska med specialistutbildning Erbjuden legitimerad specialistsjuksköterska ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad specialistsjuksköterska inom aktuell specialitet. Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden legitimerad specialistsjuksköterska ha minst två års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad specialistsjuksköterska inom aktuell specialitet under de senaste fyra åren Legitimerad röntgensjuksköterska Erbjuden legitimerad röntgensjuksköterska ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad specialistsjuksköterska inom aktuell specialitet. Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden legitimerad röntgensjuksköterska ha minst två års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad röntgensjuksköterska inom aktuell specialitet under de senaste fyra åren Legitimerad barnmorska Erbjuden legitimerad barnmorska ska ha god klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad barnmorska inom aktuell specialitet. Sida 6/12

7 Om inte annat framgår av avropet ska erbjuden barnmorska ha minst två års dokumenterad klinisk yrkeserfarenhet som legitimerad barnmorska under de senaste fyra åren. 2.2 Avropsrutin Definitioner Kontinuitet innebär att Beställaren erbjuds samma konsult över tid som tidigare tjänstgjort på den avropande verksamheten. Giltigt avropssvar innebär att Leverantören fyllt i all information och bifogat samtliga efterfrågade bilagor. Erbjuden konsult uppfyller samtliga krav som ställts i avropsförfrågan. Avropssvar samt obligatoriska och övriga efterfrågade bilagor är inskickade enligt gällande rutin Inledande information Leverantören ska arbeta för att erbjuda Beställaren största möjliga kontinuitet vid varje enskilt avrop, men även vid olika avrop. Detta i syfte att dels uppnå hög patientsäkerhet och dels minimera negativa konsekvenser som byte av konsult kan medföra beställande verksamhet. Beställaren har rätt att förlänga pågående uppdrag en (1) gång för likvärdig tidsperiod utan förnyat avrop i syfte att upprätthålla god kontinuitet och hög patientsäkerhet. Leverantören ansvarar för att samtlig personal som arbetar med att erbjuda konsulter till Region Skåne känner till gällande avropsrutin och arbetar utefter denna. Leverantören ska inte kontakta Beställaren på central eller lokal nivå i syfte att erbjuda konsult. Vid behov av konsult kommer Beställaren att kontakta Leverantörerna via avropsförfrågan. Om en Leverantör trots detta kontaktar Beställaren i syfte att erbjuda konsult, registreras en avvikelse, se bilaga Avvikelsehantering Avropsrutin Beställaren gör avrop efter dispensförfarande enligt Region Skånes interna rutin. Avrop sker från respektive förvaltning eller verksamhet inom Region Skåne. Samtliga avrop som sker inom ramavtalets löptid ska levereras enligt avtalade villkor även om utförandet sker efter det att ramavtalet löpt ut. Beställaren beskriver uppdraget samt aktuella krav i utformad mall för Avropsförfrågan, se bilaga. Avropsmallen kan komma att ändras under avtalstiden. Region Skåne förbehåller sig även rätten att under avtalsperioden införa ett IT-system för att kommunicera avrop. Eventuella förändringar kommer att kommuniceras ut till samtliga leverantörer i skälig tid. Avropsförfrågan sker snarast möjligt i anslutning till känt bemanningsbehov, aktuell framförhållning kan således variera. Sida 7/12

8 Avropsförfrågan skickas till respektive Leverantör via e-post till angiven/angivna e-postadress/er. Leverantören ansvarar för god bevakning av angiven/angivna e-postadress/er samt att Beställaren erhåller uppdaterade kontaktuppgifter. Om inte annat framgår av Avropsförfrågan ska Leverantören inkomma med erbjudande om leverans senast inom fem (5) arbetsdagar alternativt fram tills dess att beställande verksamhet meddelat att uppdraget är tillsatt. Svar ska ske genom att Leverantören returnerar ifylld avropsmall samt obligatoriska och efterfrågade bilagor till den e-postadress som står angiven på avropsförfrågan. Inskickande av icke-komplett avropssvar eller om avropssvar inte inkommer enligt gällande rutin, registreras en avvikelse, se bilaga Avvikelsehantering. Följande bilagor ska alltid bifogas och skickas in tillsammans med avropssvar: Konsultens CV Detta ska vara på svenska språket, vara tydligt utformat och innehålla information om när konsulten erhöll svensk legitimation samt detaljerad information om vilka sjukhus och verksamheter konsulten tjänstgjort på. Två (2) referenser Respektive referent ska utgöras av chef på den avdelning/verksamhet där konsulten haft uppdrag under de senaste sex (6) månaderna. Utöver dessa obligatoriska bilagor kan Beställaren i avropsförfrågan eller vid stickprovskontroller, kräva att ytterligare information bifogas Tilldelningskriterier Avropsuppdrag kommer att tilldelas den Leverantör som först inkommer med giltigt avropssvar. Endast giltiga avropssvar kommer att utvärderas. Vid de tillfällen Beställaren angett övriga önskemål på konsultens kompetens/erfarenhet, kommer Leverantör som kan tillgodose dessa att tilldelas uppdraget, såtillvida att de i övrigt inkommit med giltigt avropssvar. Beställaren meddelar snarast den Leverantör som tilldelats uppdraget. I samband med tilldelning meddelar Beställaren via e-post snarast övriga Leverantörer som tagit del av Avropsförfrågan att uppdraget är tilldelat. Leverantören ska inte inkomma med svar efter att Beställaren skickat meddelande om att annan Leverantör tilldelats uppdraget. I de fall inget giltigt avropssvar inkommit, kan ett nytt avrop med justerade krav komma att skickas ut för samma uppdrag. Sida 8/12

9 2.2.5 Avropsavtal Efter tilldelning utgör ifylld Avropsförfrågan parternas Avropsavtal och är därmed bindande. Om förändring av Avropsavtalet sker under uppdragstiden ska dessa dokumenteras skriftligt. Kommersiella villkor framgår av ramavtalet. Leverantören ansvarar för att dessa villkor gäller även om hänvisning inte sker vid avropet. Eventuella kommersiella villkor som Leverantören bifogar sitt svar på avropet ska vara utan verkan. Behörig beställare har rätt att omdisponera konsulter i dialog med leverantören till annan verksamhet inom den avropade förvaltningen om behov uppstår. 2.3 Introduktion Vid anlitande av konsult som inte tidigare arbetat eller haft uppdrag vid aktuell verksamhet, finns behov av viss introduktion. Chefen på verksamheten ansvarar för att introduktionen genomförs av personal på enheten. Leverantören ansvarar för att engagerade konsulter deltar i introduktionen. Om inte annan introduktionstid framgår av avropet, ska avdrag motsvarande uppdragets första fyra timmars arvode framgå av fakturan. 2.4 Införande av SDV (Skånes digitala vårdmiljö) Region Skåne står inför en stor och spännande omställning gällande våra IT system för vårdmiljön. Arbetet med planera införandet av SDV startade under 2018 och går igång Målsättningen är att Region Skåne fullt ut ska jobba i det nya systemet under SDV kommer att ersätta både Melior och PMO, samt en hel del andra vårdsystem. Leverantörens konsulter kommer med stor sannolikhet därmed under avtalsperioden att arbeta med SDV. Leverantören ansvarar för att konsulten har kunskap och kan använda SDV vid uppdragsstart. Region Skåne kommer att erbjuda någon form av utbildning i SDV. I skrivande stund är utbildningsform ännu inte fastställd. Kostnaden för att utbilda konsulterna i SDV kommer att belasta Leverantören. 2.5 Ersättning Sida 9/12

10 Fast timersättning till Leverantören kommer att tillämpas. Se bilaga Ersättning för respektive delområde. Prisjustering sker enligt punkt i avtalsmallen. 2.6 Tillgänglighet och kontaktuppgifter Beställaren ska kunna komma i kontakt med Leverantören via jourtelefon dagtid, kvällar samt helger kl för de fall avropad personal uteblir eller annat problem uppstår. Planerade kontaktuppgifter ska anges i Bilaga Kontaktuppgifter. Leverantören ansvarar för att kontaktuppgifterna hålls uppdaterade under ramavtalets giltighetstid. 2.7 Avbokning, uppsägning och reklamation Oplanerad frånvaro Vid oplanerad frånvaro, som t ex sjukdom, ska Leverantören utan oskäligt dröjsmål tillhandahålla lämplig ersättare. Ersättare ska dock finnas på plats senast det tredje tjänstgöringstillfället i det tidigare överenskomna schemat. Utebliven ersättare ska utgöra sådan grund som innebär att Beställaren har rätt till vite med anledning av oplanerad frånvaro, se Avtalsmall Reklamation Beställaren har rätt att meddela Leverantören att viss konsult inte visar sig lämplig för uppdraget. Det ska skriftligen och tydligt framgå varför reklamationen görs. Leverantören ska snarast ersätta reklamerad konsult. Beställaren har dock rätt att fastställa en sluttid för ersättandet. Efter reklamation ska Leverantören inte erbjuda denna konsult till uppdrag inom avropande enhets verksamhet. Vid allvarlig förseelse har Beställaren rätt att avsluta uppdraget med omedelbar verkan. Efter reklamation vid allvarlig förseelse ska Leverantören inte erbjuda denna konsult till uppdrag inom Region Skåne. Reklamation ska utgöra sådan grund som innebär att Beställaren har rätt till vite med anledning av försening och fel, se Avtalsmall Uppsägning efter uppdragsstart Beställaren har rätt att säga upp pågående avropsuppdrag med 14 dagars varsel, om behov av konsulten inte längre föreligger. Leverantören har rätt att begära full ersättning under denna tid, under förutsättning att Leverantören inte erhållit annat uppdrag. Ersättning utgår inte vid uppsägning som beror på reklamation. Sida 10/12

11 2.7.4 Byte av konsult Leverantören kan byta avropad konsult efter skriftligt godkännande av Beställaren. Byte av avropad konsult ska skriftligt meddelas Beställaren snarast, dock senast 48 timmar före aktuell tjänstgöring. Ersättning till Leverantören utgår ej för den tid som ersättare till ursprunglig personal behöver lägga ner för att sätta sig in i uppdraget respektive behöver introduceras till arbetsplatsen, se punkt 2.3. Detta ska framgå genom avdrag på fakturan Återtagande av avrop Beställaren ska ha rätt att återta avrop utan kostnad fram till dess att tilldelning skett Avbokning av konsult Avropsavtal utgörs av tilldelad Avropsförfrågan och innebär att Leverantören inte har rätt att avboka uppdraget. Se vidare i Bilaga Avropshantering. 2.8 Avbokning innan uppdragsstart Beställaren ska ha rätt att avboka avropad konsult utan kostnad fram till 14 dagar innan planerad uppdragsstart. Sker avbokning senare än 14 dagar innan planerad uppdragsstart har Leverantören rätt att begära ersättning motsvarande 20% av timpriset från och med den timme som uppdraget skulle ha påbörjats. Ersättning utgår i max 14 dagar samt under förutsättning att Leverantören inte erhållit nytt uppdrag. 2.9 Statistik och uppföljning Avtalad Leverantör ska, utan kostnad, senast inom 10 dagar efter varje avtalshalvår, inkomma med statistik kring leveransförmåga till Region Skånes kontaktperson för Avtalet. Statistiken ska således inkomma senast 10/3 respektive 10/9 varje avtalsår. Särskild mallar ska användas enligt instruktion från Beställaren, se bilaga Statistik Uppföljningsmöten Leverantören ska på begäran, utan kostnad, medverka i upp till två uppföljningsmöten per avtalsår. Beställarens kontaktperson för Avtalet alternativt Uppdraget är sammankallande. Vid uppföljningsmötet kommer särskild fokus ligga kring Leverantörens leveransförmåga. Vidare sker en avstämning av det aktuella läget samt även en genomgång av nya och förändrade rutiner, samt uppföljning av kvalitet, statistik mm. Leverantören ska på begäran av Beställaren lämna övriga uppgifter om det Uppdrag som avtalet omfattar Kommande förmedling respektive rekrytering Beställaren ska, efter genomfört uppdrag enligt detta avtal, ha fri möjlighet att boka erbjuden konsult via Sida 11/12

12 annan leverantör. Ersättning ska ej utgå till Leverantören. Om erbjuden konsult anställs av Beställaren ska detta inte innebära att Leverantören har rätt till rekryteringsarvode eller motsvarande ersättning. Sida 12/12