Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 7/2018 Gemensamma kyrkofullmäktige

Transkript

1 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 7/2018 Gemensamma kyrkofullmäktige Tid kl. 18:00-19:00 Plats Församlingarnas hus, Engel-salen Närvarande Kaisa Raittila, ordförande Kai Ahola Alli Ailio Susanna Airola Sonja Alanko Viivi Ali-Löytty Jukka Annala Juhani Lönnroth Anki Arpiainen Riitta Asikanius Sirpa Asko-Seljavaara Liisa Berghäll Johan Bärlund Liisa Elovainio Irja Eskola Leea Halmetoja Jorma Hentilä Miikka Hietaranta Juha-Pekka Hippi Pertti Hyvärinen Sirkku Ingervo Ville Jalovaara Raisa Jarkkola Jukka Rakemaa Ari Järvinen Juhani Nyyssönen Tarja Kantola Saimi Kautonen Leena Kontula Samuel Kopperoinen Lauri Kopponen Lauri Koski Anna Laine Marita Inberg Ami Lainela Johanna Laisaari Antti Lanamäki Sanna Lehtinen Raija Lehtonen Laura Leipakka Jarmo Leppiniemi Tiina Lintunen Hedvig Långbacka

2 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 2 (31) Pekka Majuri Anja Malm Petri Merenlahti Eero Minkkinen Hanna Mithiku Anna Munsterhjelm Liisa Mustajärvi Seija Muurinen Johanna Nuorteva Jaakko Ojala Jessi Orpana Matti Paavonen Risto Peltokorpi Matteus Pentti Christoffer Perret Tom Sundius Tuula Pontela Lea Purhonen Heikki Pynnönen Timo Raittinen Ilari Rantakari Jukka Relander Laura Rissanen Veronica Saarela Timo Sahi Leena Saastamoinen Kirsi Salo Pekka Salomaa Caroline Sandström Juha Saunamäki Maija-Liisa Seppä Petri Seppä Helena Seppälä Arja Sihvonen Juha-Pekka Sihvonen Maija Haavisto-Hyvärinen Anna-Maria Soininvaara Satu Sopanen-Helisalo Sini Suomalainen Juha-Matti Terämä Sini Terävä Liina Länsiluoto Eeva Tikka Ingmar Tollander Anhild Träskman Jukka Tuominen Diego Salvador Tuula Tynjä Sirpa Tyrkkö Paavo Untamala Eeva Vallisaari Minna Valtonen Sinikka Vepsä Arto Virkkunen

3 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 3 (31) Wiking Vuori Tuulikki Vuorinen Närvarande var 66 medlemmar av gemensamma kyrkofullmäktige och 8 ersättare. Övriga närvarande Sari Anetjärvi, jurist, sekreterare Margareta Back, tf.förvaltningsdirektör Stefan Forsén, vik. direktör för gemensamt församlingsarbete Risto Lehto, chef för begravningsväsendet, ersättare för fastighetsdirektören Juha Rintamäki, samfällighetens direktör Andakt Ordförande inledde mötet med en andakt. Kaisa Raittila framförde de närvarandes tack för ett gott och kreativt samarbete till direktören för gemensamt församlingsarbete Pentti Miettinen, som vid årsskiftet går i pension. Därefter tackade Miettinen tjänsteinnehavarna och de förtroendevalda för ett gott samarbete. Meddelande om mötet har jämte agendan varit framlagt till påseende den på de till samfälligheten hörande församlingarnas anslagstavlor och på samfällighetens anslagstavla. Mötet har också annonserats i Kirkko ja kaupunki den och Kyrkpressen Kallelse jämte föredragningslista har sänts till fullmäktiges samtliga medlemmar. Inga inlägg gjordes i följande ärenden: 5-7 och Ordförande gav besvärsanvisning. Protokollet finns framlagt till påseende i samfällighetens registratur, Tredje linjen 22 B, under 30 dagar, räknat från den sjunde dagen efter mötet, dvs den 21. november Mötet avslutades kl Efter mötet hålls frågetimme inlägg gjordes.

4 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 4 (31) Underskrifter Kaisa Raittila ordförande Sari Anetjärvi sekreterare Justering Protokollet granskat och godkänt. Helsingfors den Helsingfors den Jorma Hentilä Kai Ahola Protokollet framlagt Protokollet har varit framlagt till påseende i samfällighetens registratur. Om framläggandet meddelades på pastorskansliernas anslagstavlor samt på samfällighetens anslagstavla. Helsingfors Kirsi Wickström

5 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 5 (31) Ärenden Bilaga Ärende Sida 82 Mötets laglighet och beslutförhet 6 83 Val av protokolljusterare 7 84 Godkännande av föredragningslistan 8 85 Ordförandes meddelanden Domkapitlets beslut om ordförande för gemensamma kyrkorådet för åren Anvisningar gällande valet av direktör för samfälligheten Inkomstskattesatsen för Utveckling av upphandlingsväsendet Fastställande av gräns för övertagningsrätten i fråga om kyrkofullmäktiges beslut den gällande 41, anskaffningar och rekryteringar som görs med de medel som anslagits för 19 förändring av verksamhetskulturen 91 4 Anvisningar om uppvaktningar inom Helsingfors kyrkliga samfällighet Inrättande av förskolelledartjänst vid Herttoniemen seurakunta Försäljning av den i Malm belägna fastigheten till Helsingfors stad. Enligt detaljplanen utgör fastiheten gatuområde 26

6 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 6 (31) 82 Mötets laglighet och beslutförhet Konstaterades att mötet var lagligt sammankallat och beslutfört.

7 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 7 (31) 83 Val av protokolljusterare Till protokolljustarare valdes fullmäktige Jorma Hentilä och Kai Ahola.

8 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 8 (31) 84 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes.

9 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 9 (31) 85 Ordförandes meddelanden Till grund för behandlingen ligger gemensamma kyrkorådets förslag i ärendena nr Fullmäktige Katrianna Raunio som representerat Malmin seurakunta har mist sin valbarhet. Istället för henne har Laura Leipakka kallats till återstoden av mandatperioden.

10 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 10 (31) 596/ Domkapitlets beslut om ordförande för gemensamma kyrkorådet för åren Kyrkofullmäktige antecknar ärendet för kännedom. Anteckandes för känndeom. shistoria GKR Gemensamma kyrkorådet antecknar beslutet för kännedom och delger kyrkofullmäktige det för kännedom. Enligt förslaget. Redogörelse Helsingfors domkapitel har förordnat kyrkoherden i Vartiokylän srk, Jukka Pakarinen till ordförande för gemensamma kyrkorådet för perioden Bilagor 1 Tuomiokapitulin päätös yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajasta vuosiksi

11 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 11 (31) 743/ Anvisningar gällande valet av direktör för samfälligheten Gemensamma kyrkofullmäktige antecknar anvisningarna för kännedom. I slutet av mötet återgick ordförande till detta ärende och meddelade att gemensamma kyrkorådet utsett följande förtroendevalda till arbetsgruppen som bereder valet av direktör för samfälligheten: Jarmo Leppniemi till ordförande och till medlemmar Riitta Asikanius, Lauri Kopponen, Johanna Laisaari, Christoffer Perret, Kaisa Raittila, Veronica Saarela och Pekka Salomaa. Antecknades för kännedom. shistoria GKR Gemensamma kyrkorådet 1) godkänner de av stadgearbetsgruppen uppgjorda anvisningarna gällande förfaringssättet vid valet av direktör för samfälligheten och 2) delger gemensamma kyrkofullmäktige anvisningarna för kännedom. Enligt förslaget. Redogörelse Då gemensamma kyrkofullmäktige den valde direktör för samfälligheten för perioden godkändes också en kläm enligt vilken gemensamma kyrkofullmäktige förutsätter att gemensamma kyrkorådet före följande val av direktör för samfälligheten utarbetar anvisningar gällande valproceduren. Stadgearbetsgruppen som tillsatts av kyrkorådet har berett anvisningar gällande förfaringssättet vid val av direktör för samfälligheten. Syftet med anvisningarna är att göra valet öppnare och att säkerställa att de valbara får en jämlik behandling i valprocessen. I samfällighetens för-

12 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 12 (31) valtningsinstruktion ingår bestämmelser gällande förfaringssättet vid valet och de nu föreliggande anvisningarna kompletterar dessa. Enligt anvisningarna ska till medlemmar av den arbetsgrupp (valberedningsgruppen) som bereder valet i första hand väljas också medlemmar av gemensamma kyrkofullmäktige. Också i övrigt har man försökt säkerställa att arbetsgruppens sammansättning är representativ. Då arbetsgruppen tillsätts ska kyrkorådet definiera vilka särskilda behov samfällighetens blivande direktör förväntas uppfylla under den kommande mandatperioden. De valbara ska ges tillräcklig ansökningstid. Efter intervjuer sammanställer arbetsgruppen en motiveringspromemoria i vilken framför allt uppgiftens särskilda behov beaktas och ger den som föredrar ärendet ett förslag till vem som ska väljas. Gemensamma kyrkorådet bereder på basis av föredragningen sitt förslag till kyrkofullmäktige. Bilagor 2 Sääntötyöryhmä Luonnos_yhtymän johtajan valintaohjeeksi

13 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 13 (31) 24/ Inkomstskattesatsen för 2019 Gemensamma kyrkofullmäktige 1) fastställer samfällighetens skattesats för 2019 till 1 % och 2) meddelar skattestyrelsen detta beslut. et godkändes. shistoria GKR Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige 1) fastställer samfällighetens skattesats för 2019 till 1 % och 2) meddelar skattestyrelsen detta beslut. Enligt förslaget. Redogörelse Enligt 91 a paragrafen i lagen om beskattningsförfarande ska församlingen senast den 17 november året före skatteåret meddela Skatteförvaltningen vilken inkomstskattesats som ska tillämpas. Samfälligheten utgår från en oförändrad skattesats om 1 %. I bilagan presenteras samfällighetens skatteutfall för perioden och de uppskattade skatteredovisningarna för Per augusti detta år hade kyrkoskatteredovisningarna ökat med 5,2 % från fjolåret. Skatteförvaltningen har gett ett förhandsbesked gällande beskattningen för Enligt skatteförvaltningen är de samfälligheten tillkommande skatterna:

14 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 14 (31) muutos ennakkoilm. Kirkollisvero 80 78,5-1,9 % Budgetförslaget för 2019 utgår från kyrkoskatteintäkter på 80,7 mn, baserat på en skattesats om 1 % samt 12,5 mn statsbidrag. Skatteintäkterna beräknas tillsammans med avkastningen från placeringsverksamheten täcka samfällighetens beräknade verksamhetskostnader under 2019, avgiften till centralfonden samt kostnaderna för beskattningen. Årsbidraget med vilket en del av investeringskostnaderna finansieras beräknas 2019 uppgå till 7,8 mn. Efter planmässiga avskrivningar torde räkenskapsperioden uppvisa ett överskott om 0,98 mn. Bilagor 3 Verotilitykset

15 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 15 (31) 595/ Utveckling av upphandlingsväsendet Gemensamma kyrkofullmäktige preciserar inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen målsättningen för upphandlingsväsendet genom att i detta skede slopa uppgörandet av en upphandlingsstrategi och politik och i dess ställe gå in för att bereda praktiska riktlinjer och anvisningar. Behandling Under behandlingen gjordes 2 inlägg. et godkändes. shistoria GKR Direktören för samfälligheten Juha Rintamäki Gemensamma kyrkorådet 1) föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen preciserar målsättningarna för upphandlingsväsendet genom att i detta skede slopa uppgörandet av en upphandlingsstrategi och politik och i dess ställe gå in för att bereda praktiska riktlinjer och anvisningar och att 2) besluter att förvaltningsdirektören för att bereda arbetet för en viss tid tillsätter en projektgrupp bestående av representanter för församlingarnas och samfällighetens personal. Ärendet överfördes till följande möte. GKR Gemensamma kyrkorådet 1) föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen preciserar målsättningarna för upp-

16 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 16 (31) handlingsväsendet genom att i detta skede slopa uppgörandet av en upphandlingsstrategi och politik och i dess ställe gå in för att bereda praktiska riktlinjer och anvisningar och att 2) besluter att förvaltningsdirektören för att bereda arbetet för en viss tid tillsätter en projektgrupp bestående av representanter för församlingarnas och samfällighetens personal. Enligt förslaget. Redogörelse Helsingfors kyrkliga samfällighet är en evangelisk-luthersk samfällighet som består av samfällighetens förvaltning och 21 församlingar i Helsingfors. Personalstyrkan uppgår till ca och medlemsantalet till ca Samfälligheten har många verksamhetsställen, huvudsakligen i Helsingfors men också i grannkommunerna (främst lägergårdar). Vi är Finlands evangelisk-lutherska kyrkas största församlingsekonomi. Kyrkans verksamhetsmiljö genomgår en förändring. Det sjunkande medlemsantalet liksom det minskande statsbidraget återspeglas på skatteintäkterna. Kyrkan i Helsingfors söker djupare samhörighet och effektivitet mitt i den pågående kraftiga reformen av verksamhetskulturen och det allt mer skärpta ekonomiska läget. Organisationen har inte i tillräcklig grad öppnat upp upphandlingsväsendets riktlinjer, mål och ansvar så att verksamheten kunde förnyas systematiskt och enhetligt. Upphandlingsanvisningarna som kyrkofullmäktige godkände 2010 är i behov av en uppdatering. Redan tidigare har samfälligheten inlett planeringen av en gemensam upphandlingsfunktion genom att på viss tid tillsätta en arbetsgrupp. Som en fortsättning på arbetsgruppens arbete tillträdde våren 2016 en upphandlingschef i vars befattningsbeskrivning utvecklingen av upphandlingsväsendet inkluderades. Upphandlingschefen har arbetat med att utveckla samfällighetens upphandlingsfunktion bl a ett elektroniskt system för konkurrensutsättande som stöder enhetliga rutiner. Konsultering vid begärande av anbud, skapande av modelltexter och hjälp vid planeringen av olika upphandlingar har ingått i uppgifterna sedan starten. På initiativ av upphandlingschefen skapades också 2017 ett processchema för upphandlingsprocessen. Kompetensen hos dem som vid sidan av sina övriga uppgifter också sköter upphandlingar utvecklas med hjälp av rådgivning som de övriga samfälligheternas i närregionen och kyrkostyrelsens personal är välkomna att delta i. Samarbete med övriga upphandlingsorganisationer, bl a via nätverket Ekohankintaverkosto. Verksamhetsidén enligt strategin Kyrkan i Helsingfors 2020 definieras som verksamhet för mänskan, tron, kärleken och miljön. Mot bakgrund av denna tanke och förändringen av verksamhetsmiljön godkände kyrkofullmäktige den riktlinjerna för reformen av verksamhetskul-

17 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 17 (31) turen. De innefattar många synpunkter av vilka en lyder: Vi låter arbetet som görs i församlingarna och tillsammans närma sig varandra. Som en åtgärd godkändes därför en utveckling av upphandlingsfunktionen. Arbetsfördelningen mellan församlingarna och samfälligheten i fråga om upphandling preciseras. Vi skapar en enhetlig upphandlingspolitik och strategi. För att göra det splittrade upphandlingsväsendet till en enhetlig, effektiv och funktionell del av vardagen måste arbetet som redan inletts få fortgå och effektiveras. Samfälligheten har insett behovet av att utveckla den gemensamma upphandlingen. För att kunna agera tillsammans på ett optimalt vis måste det finnas gemensamma spelregler och gemensamma tyngdpunktsområden för verksamheten. Därefter är det möjligt att implementera riktlinjerna vid planeringen och förverkligandet av verksamheten och i anvisningarna (bl a anskaffningsanvisningarna). Detta kunde leda till såväl ekonomisk som funktionell nytta för organisationen. Genom att fortsätta att satsa på personalens kunnande och kompetens med hjälp av fortbildning uppnås djupare insikt i vad det innebär att arbeta med upphandling till ett offentligt samfund. För att utveckla verksamheten tillsatte ICT-styrgruppen vid årsskiftet ett projekt inom vilket man bekantade sig med de elektroniska system för upphandling som finns på marknaden och med övriga upphandlingsenheters beställningsrutiner. Man strävade också efter att utreda och beskriva samfällighetens nuläge och idealsituation. Projektet genomfördes under januari-april, slutrapporten överlämnades till ICTledningsgruppen i maj och avslutades i augusti De följande utvecklingsstegen var: 1) tillsvidare går vi inte vidare med anskaffandet av ett elektroniskt upphandlingssystem. Under ledning av upphandlingschefen utreds hur nuvarande system kunde utnyttjas effektivare i processen från upphandling till betalning och 2) för samfällighetens ledningsgrupp föreslås att en projektgrupp direkt underställd förvaltningsdirektören och bestående av upphandlingssakkunniga från församlingarna och enheterna tillsätts med uppgift att utveckla samfällighetens upphandlingsfunktion. Inom ICT-enhetens ledningsgrupp framfördes då slutrapporten för förundersökningen gällande elektronisk upphandling presenterades, att man inte upplevde att det inte är realistiskt att tänka sig en upphandlingsstrategi för samfälligheten i vilken den beskrivna gemensamma viljeyttringen uppfylls. Snarare borde man sträva efter att skapa konkreta delmål för utvecklingen. Man borde dra upp riktlinjer och besluta vilka varor och tjänster som upphandlas centraliserat och vilka som upphandlas lokalt samt hur detta sker. Utgående från detta borde diskussionen föras i husets ledningsgrupp. Man önskade att den högsta ledningen skulle ta ställning till om och i vilken form för gemensamma kyrkorådet föreslås en precisering av verksamhetsreformen så att man i stället för strategi och politik satsar på praktisk styrning av verksamheten. På basis av de förda diskussionerna uppgjordes för samfällighetens ledningsgrupp ett förslag till riktlinjer för utvecklingsprocessen. Samfällighetens ledningsgrupp behandlade utvecklingen av upphandlingsväsendet den Ärendet behandlades på basis av ett för-

18 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 18 (31) slag från ICT-enhetens ledningsgrupp. I enlighet med beslutsförslaget tillsätts för viss tid en projektgrupp som är direkt underställd förvaltningsdirektören. Gruppen som består av upphandlingssakkunniga från enheterna och församlingarna ska på ett praktiskt plan utveckla samfällighetens upphandlingsfunktion. Projektgruppen bereder för samfällighetens ledningsgrupp ett förslag om de frågor som beträffande upphandlingsfunktionen längre fram ska koncentreras till samfällighetens förvaltning. Förundersökningen gällande en övergång till elektroniska tjänster inom ramen för konceptet från upphandling till betalning framskrider i den takt som ICT-ledningsgruppen som äger projektet har tagit ställning till frågan i sitt eget beslutsfattande. Detta innebär att man i detta skede effektiverar utnyttjandet av de befintliga systemen. I fråga om införandet av ett separat beställningssystem framskrider man inte förrän en modell för konceptet från upphandling till betalning utarbetats och personalresurs anvisats. Projektgruppen som ska tillsättas för som en del av sitt arbete vidare uppdateringen av samfällighetens upphandlingsanvisningar. Sedan samfällighetens ledningsgrupp behandlat riktlinjerna och anvisningarna kommer dessa att framläggas för gemensamma kyrkorådet för godkännande och för gemensamma kyrkofullmäktige för beslut. Ledningsgruppen godkände beslutspunkterna i ICTledningsgruppens förslag.

19 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 19 (31) 635/ Fastställande av gräns för övertagningsrätten i fråga om kyrkofullmäktiges beslut den , 41,anskaffningar och rekryteringar som görs med de medel som anslagits för förändring av verksamhetskulturen Gemensamma kyrkofullmäktige besluter att inte utnyttja sin rätt att överta ett ärende i fråga om kyrkofullmäktiges beslut av den , 41, anslaget för projekt inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen i fråga om 1) anskaffningar vars värde utan mervärdesskatt högst uppgår till , 2) rekryteringar då arbetstagaren anställs på viss tid som får vara högst tre år. Behandling Under behandlingen gjordes 4 inlägg. Under behandlingen gjorde fullmäktige Mithiku understödd av fullmäktige Ali-Löytty och Vuori ett förslag om att ärendet remitteras. Ordförande avslutade diskussionen och gjorde följande omröstningsproposition: De som understöder en fortsatt behandling av ärendet röstar Ja och de som understöder förslaget om att ärendet remitteras röstar Nej. Ordförande meddelade följande resultat, 15 Ja röster, 51 Nej röster, 4, tomt och 21 borta. Fullmäktige Mithikus förslag om att ärendet remitteras godkändes. Ärendet remitterades för beredning.

20 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 20 (31) shistoria GKR Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige: inte utnyttjar sin rätt att överta ett ärende i fråga om kyrkofullmäktiges beslut av den , 41, anslaget för projekt inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen gällande 1) anskaffningar vars värde utan mervärdesskatt högst uppgår till , 2) rekryteringar då arbetstagaren anställs på viss tid som får vara högst tre år. Behandling Noterades att föredraganden till beslutsförslaget under punkt 1) lade till utan mervärdesskatt. Gemensamma kyrkorådet föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige: inte utnyttja sin rätt att överta ett ärende i fråga om kyrkofullmäktiges beslut av den , 41, anslaget för projekt inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen gällande 1) anskaffningar vars värde utan mervärdesskatt högst uppgår till , 2) rekryteringar då arbetstagaren anställs på viss tid som får vara högst tre år. Redogörelse Den beslöt kyrkofullmäktige under 41 a. att inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen stärka effekten av församlingarnas och de gemensamma arbetsformernas verksamhetsförutsättningar och beviljade ett tilläggsanslag för ändamålet. Enligt beslutet fastställde kyrkofullmäktige den första budgetändringen för b. reservera 2,5 mn på kostnadsstället för förändring av verksamhetskulturen, anslaget ska användas för de i föredragningen separat presenterade ändamålen under perioden , c. konstatera att de i föredragningen upptagna förslagens detaljerade innehåll separat ska framläggas för beslut. et kan tolkas så att alla anskaffningar och rekryteringar till som ingår i detaljinnehållet också ska föras till fullmäktige för beslut innan de kan verkställas. Detta innebär att t e x en anskaffning värd 500 inte kan göras om inte fullmäktige fattat beslut om upphandlingen. För att ärendena ska löpa smidigt vore det motiverat att i fråga om dessa an-

21 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 21 (31) skaffningar begränsa den rätt till övertagande av ärende som kyrkofullmäktiges förbehållit sig. I 10 i reglementet för gemensamma kyrkorådet fastställs: Följande uppgifter som hänför sig till gemensamma kyrkofullmäktiges beslutanderätt överförs till gemensamma kyrkorådet eller något annat förvaltningsorgan som angivits i ett reglemente eller en instruktion eller till en tjänsteinnehavare: 3) att med undantag för tjänsten som samfällighetens direktör och tjänsterna som avdelningsdirektör, anställa samfällighetens tjänsteinnehavare och arbetstagare i arbetsavtalsförhållande 9) att fastställa det högsta belopp i euro till vilket de förvaltningsorgan eller tjänsteinnehavare som nämns i ett reglemente eller en instruktion har rätt att besluta om anskaffningar och köp av tjänster 4) 10) att besluta om sådana anskaffningar och köp av tjänster vars värde överstiger det belopp som nämns i punkt Den övre gränsen för anskaffningar som delegerats till tjänsteinnehavarna är för förvaltningsdirektören och direktören för det gemensamma församlingsarbetet. Vidare har bestämts att kyrkorådet inte utnyttjar sin rätt att överta ärendet då det gäller anskaffningar vars värde utan mervärdesskatt högst uppgår till Punkt c) i kyrkofullmäktiges beslut av den , 41, kan tolkas så att den i 10 reglementet för gemensamma kyrkorådet avsedda övertagandet av beslutanderätten upphävs i fråga om de 2,5 mn som reserverats på kostnadsstället för reformen av verksamhetskulturen. Med tanke på att ärendena ska kunna hanteras smidigt vore det motiverat att kyrkofullmäktige definierade gränserna för rätten att överta ett ärende. Då kunde anskaffningar och rekryteringar som underskrider gränsen för rätt till övertagande genast verkställas sedan tjänsteinnehavaren fattat sitt beslut. sförteckningen delges fullmäktige för kännedom. Föreslås att gemensamma kyrkofullmäktige inte utnyttjar sin rätt att överta kyrkofullmäktiges beslut av den , 41, anslaget för projekt inom ramen för förändringen av verksamhetskulturen i fråga om 1) anskaffningar vars värde utan mervärdesskatt högst uppgår till , 2) rekryteringar då arbetstagaren anställs på viss tid som får vara högst tre år.

22 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 22 (31) 588/ Anvisningar gällande uppvaktningar inom Helsingfors kyrkliga samfällighet Gemensamma kyrkofullmäktige antecknar anvisningarna för kännedom. Behandling Under behandlingen gjordes 6 inlägg. Antecknades för kännedom. shistoria GKR , 327 Gemensamma kyrkorådet 1) godkänner anvisningarna gällande uppvaktningar inom Helsingfors kyrkliga samfällighet och fastställer att dessa träder i kraft den ) delger gemensamma kyrkofullmäktige anvisningarna för kännedom 3) sänder anvisningarna för behandling till helsingforsförsamlingarnas församlingsråd 4) ber församlingsråden rapportera till samfällighetens enhet för internrevision då anvisningarna godkänts och om eventuella förändringar som församlingsrådet gjort i anvisningarna. Behandling Antecknades att Anvisningar gällande uppvaktningar utdelades på bordet. I texten har responsen från samarbetskommitténs möte den beaktats. Enligt förslaget Redogörelse I samband med specialrevisionen som under januari-mars 2018 genomfördes i samfälligheten konstaterades ett behov av att skapa enhetliga anvisningar för uppvaktningar som sker i olika situationer. En arbets-

23 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 23 (31) grupp utarbetade anvisningar om gott uppförande samt en uppförandekod (Code of Conduct) för samfälligheten. Med ett beslut av direktörskollegiet tillsattes en arbetsgrupp (Soile Rusanen och Heli Harkko [förvaltningsavdelningen], Riitta Maatiala [Malmin srk], Anne Liimatainen [gemensamt församlingsarbete] och Outi Välimäki [fastighetsavdelningen]) för att utarbeta anvisningar gällande uppvaktningar inom samfälligheten. Arbetsgruppen föreslog att man inom samfälligheten och församlingarna övergår till en gemensam praxis i fråga om gåvor och uppvaktning av personalen. Anvisningarnas syfte är att säkerställa att samfälligheten har en enhetlig praxis i fråga om uppvaktningar. Kyrkans anvisningar bygger på den kristna etiken och anvisningarna återspeglar samfällighetens värdegrund: sanningsenlighet, rättvisa och ansvarstagande. Anvisningarna upphäver den gamla rekommendationen från år Bilagor 4 Muistamista koskeva ohjeistus syksy 2018

24 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 24 (31) 10/ Inrättande av förskolledartjänst vid Herttoniemen seurakunta Gemensamma kyrkofullmäktige inrättar en förskolledartjänst vid Herttoniemen seurakunta f o m den et godkändes enhälligt. shistoria GKR , 298 Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige inrättar en förskolledartjänst vid Herttoniemen seurakunta f o m den Enligt förslaget Redogörelse Församlingsrådet vid Herttoniemen srk beslöt den föreslå att en tjänst för en förskolledartjänst inrättas i församlingen. Församlingsrådet konstaterar att det nu är ekonomiskt möjligt att inrätta tjänsten. Delvis på grund av sparkampanjen har antalet barnarbetare reducerats från fem till två. Församlingens barnarbete har de senaste åren genomgått en kraftig förändring. De traditionella dagklubbarna har haft svårt att rekrytera tillräckligt många deltagare för att göra verksamheten meningsfull. Däremot har församlingens familjeevenemang och -klubbar varit populära. Församlingens personal har också ordnat program i samband med invånarevenemang på området och på så sätt knutit kontakt med barnfamiljerna. Bl a av dessa orsaker är det motiverat att flytta tyngdpunkten i verksamheten från statisk klubbverksamhet till mer dynamiska insatser. Teamet som hittills bestått av barnarbetsledare och präst kompletteras med en förskolledartjänst (utan arbetstid). Förskolledaren ska skapa och upprätthålla kontakt med övriga aktörer och familjerna på området koordinera barn- och familjeverksamheten och tillsammans med den övriga personalen arrangera gemensamma fester och evenemang. Förskolledartjänsten hör till kravgrupp 503.

25 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 25 (31) Bilagor 5 Päätös Herttoniemen seurakunnan seurakuntaneuvosto

26 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 26 (31) 55/ Försäljning av den i Malm belägna fastigheten till Helsingfors stad. Enligt detaljplanen utgör fastigheten gatuområde Gemensamma kyrkofullmäktige 1. säljer den i Malm belägna 613 m 2 stora fastigheten till Helsingfors stad. Fastigheten är enligt detaljplanen gatuområde. Enligt stadens taxa uppgår inlösningspriset för gatuområde till 45 /m 2 och helhetspriset till 45 /m 2 x 613 m 2 = ger fastighetsdirektör Kai Heinonen fullmakt att underteckna köpebrevet och att vid behov göra smärre preciseringar i detta. et godkändes. shistoria GKR Gemensamma kyrkorådet föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige 1. säljer den i Malm belägna 613 m 2 stora fastigheten till Helsingfors stad. Fastigheten är enligt detaljplanen gatuområde. Enligt stadens taxa uppgår inlösningspriset för gatuområde till 45 /m 2 och helhetspriset till 45 /m 2 x 613 m 2 = ger fastighetsdirektör Kai Heinonen fullmakt att underteckna köpebrevet och att vid behov göra smärre preciseringar i detta. Enligt förslaget. Redogörelse Helsingfors stadsmiljösektors enhet för markanvändning och stadsstruktur ska förverkliga de i stadens strategi avsedda regionala målsättningarna. Enheten strävar till att förvärva den mark som enligt gällande detaljplan anvisats för staden som allmänna områden. Gator, parker och andra grönområden hör till denna kategori. Enligt 96 i markanvändnings- och bygglagen får kommunen på detaljplanerat område utan särskilt tillstånd lösa in ett sådant allmänt område samt en sådan

27 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 27 (31) tomt enligt detaljplanen för en allmän byggnad som i detaljplanen avsetts för en kommunal inrättning eller för kommunens övriga behov. Bilagor 6 kauppakirjaluonnos Malmin katualue 7 karttaote

28 FÖRBUD MOT ÖVERKLAGANDE Ändring gällande beredning och verkställighet Paragrafer i protokollet: Enligt 24 kap. 5 i kyrkolagen och enligt 5 1 mom. i förvaltningsprocesslagen kan ändring inte sökas i ovan nämnda beslut som endast gäller beredning eller verkställighet. Enligt i lagen om offentlig upphandling får besvär inte anföras över ett beslut om offentlig upphandling, eftersom beslutet enbart gäller beredningen av upphandlingsförfarandet. Intern order Upphandlingsärende Paragrafer i protokollet: Besvär kan inte enligt 5 2 mom. i förvaltningsprocesslagen anföras över en order som har utfärdats internt inom förvaltningen och som gäller utförande av ett uppdrag eller vidtagande av någon annan åtgärd. Paragrafer i protokollet: Med stöd av kyrkolagen får ändring inte sökas genom rättelseyrkande eller kyrkobesvär i ett upphandlingsärende, om ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15. De nationella tröskelvärdena är (moms 0%): för varor och tjänster, för hälsovård och socialtjänster och för byggentreprenader och byggkoncessioner. Annan grund, vilken? Paragrafer i protokollet: BESVÄRSANVISNING Ändring kan sökas med skriftligt besvär i fråga om följande beslut som fattats av gemensamma kyrkofullmäktige. Besvärsrätt Besvärsgrund Kyrkobesvär, paragrafer i protokollet: 88, Förvaltningsbesvär, paragrafer i protokollet: Den som beslutet gäller eller vars rätt, skyldighet eller intresse direkt påverkas (part) kan besvära sig i likhet med samfällighetens medlemsförsamlingar eller medlemmar av dessa. Besvär får anföras på den grund att beslutet uppstått i fel ordning, myndigheten som fattat beslutet överträtt sina befogenheter eller beslutet i övrigt är lagstridigt. Besvär som gäller ett beslut som fattats av en församling eller samfällighet kan också motiveras med att beslutet inte är ändamålsenligt. Besvärsmyndighet Besvärstid Delfående Helsingfors förvaltningsdomstol. I fråga om underställningsärenden är besvärsmyndigheten domkapitlet eller kyrkostyrelsen. Besvär ska göras inom 30 dagar räknat från delfående av beslutet. Om inte annat kan påvisas anses en part ha fått vetskap om beslutet då sju dagar gått, räknat från det beslutet sänts. Vid elektronisk delgivning anses handlingen ha getts för kännedom den tredje dagen räknat från det meddelandet sändes, om inte annat kan påvisas. En församlingsmedlem anses ha fått vetskap om beslutet då protokollet eller fastställelse - eller besvärsmyndighetens beslut framlagts till allmänt påseende.

29 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 2 (31) Besvärsskriftens innehåll Delfåendedagen eller den dag då beslutet framlagts till påseende inräknas inte i besvärstiden. Av besvärsskriften som ska adresseras till besvärsmyndigheten ska framgå - vilket beslut man söker ändring i - vilka delar av beslutet man söker ändring i och vilka ändringar man yrkar på - på vilka grunder man yrkar på ändring - den ändringssökandes namn och hemort - postadress och telefonnummer till vilken meddelanden som hänför sig till ärendet kan tillställas den som anfört besväret. Rättegångsavgift Inlämnande av besvärsskrift Besvärsskriften ska undertecknas personligen av besvärsställaren, dennes rättsliga företrädare eller ombud. Om besvärsställarens yttranderätt används av hans/hennes rättsliga företrädare eller ombud eller om besvärsställaren är någon annan person ska också denna persons namn och hemort anges i besvärsskriften. Till besvärsskriften ska fogas - beslutet som man söker ändring i. et bifogas i original eller som kopia - intyg över vilken dag beslutet delgetts eller annan utredning över när besvärstiden inletts samt - dokument som besvärsställaren åberopar om dessa inte redan tidigare tillställts myndigheten. Om ombudet inte är advokat eller offentligt rättsbiträde ska han/hon till besväret bifoga en fullmakt. Av den som anfört besväret uppbärs en rättegångsavgift med stöd av lagen om (1455/2015). Helsingfors förvaltningsdomstol, registraturen 88, Banbyggarvägen 5, Helsingfors Telefon: Fax: E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Öppettid: Underställningsärenden Domkapitlet i Helsingfors stift, paragrafer i protokollet: Besöksadress: Bulevarden 16 B, V våningen, Helsingfors Postadress: Bulevarden 16 B, Helsingfors Fax: (09) E-post: helsinki.tuomiokapituli@evl.fi Domkapitlet i Borgå stift, paragrafer i protokollet: Besöksadress: Gymnasiegränd 2, Borgå Postadress: PB 30, Borgå Fax: (019) E-post: borga.domkapitel@evl.fi Kyrkostyrelsen, paragrafer i protokollet: Besöksadress: Södra kajen 8, Helsingfors Postadress: PL 210, Helsingfors Fax: (09) E-post: kirkkohallitus@evl.fi ANVISNING GÄLLANDE UPPHANDLINGSRÄTTELSE Paragrafer i protokollet: En part som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan framställa en skriftlig upphandlingsrättelse till den upphandlande enheten Tidsfrist för framställandet av upphandlingsrättelse Myndighet Delgivning Upphandlingsrättelse ska göras inom 14 dagar, räknat från delfåendet av beslutet. Upphandlingsrättelsen riktas till den instans eller tjänsteinnehavare som fattat upphandlingsbeslutet. Om inte annat kan påvisas anses delgivningen ha skett då sju dagar förflutit räknat från det beslutet avsänts. Vid elektronisk delgivning anses meddelandet ha nått sin mottagare den dag då det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Som sådan tid-

30 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 3 (31) punkt betraktas dagen då meddelandet avsändes, om inte tillförlitlig redogörelse ges om att det elektroniska meddelan-det nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Dagen för delgivningen inräknas inte in i tiden för rättelseyrkandet. Upphandlingsrättelsens innehåll Upphandlingsrättelsen anhängiggörs skriftligt genom att anmäla: - den rättelsesökandes namn samt erforderliga kontaktuppgifter - uppgifter om det beslut upphandlingsrättelsen gäller - vad slags rättelse den sökande yrkar på - på vilka grunder den sökande yrkar på rättelse i beslutet Till upphandlinsrättelsen ska fogas de handlingar som åberopas, om dessa inte redan är den upphandlande enheten redan har dem till sitt förfogande. Inlämnande av upphandlingsrättelse Upphandlingsrättelsen ska inlämnas till nedanstående adress under tjänstetid och före utgången av tiden för rättelseyrkande. Till posten ska upphandlingsrättelsen lämnas i så god tid att den hinner fram till Helsingfors kyrkliga samfällighets registratur senast på rättelsetidens sista dag och inom registraturens öppettid. Upphandlingsrättelsen kan också på eget ansvar, under tjänstetid och före utgången av rättelsetiden lämnas in per e- post. Registraturens adress: Besöksadress: Tredje linjen 22 B, Helsingfors Öppettid: 9-15 Postadress: Tredje linjen 22 B, Helsingfors E-post: kirjaamo.hsrky@evl.fi BESVÄR TILL MARKNADSDOMSTOLEN Paragrafer i protokollet: Besvärsrätt Besvärsgrund Besvärstid Besvär som gäller upphandlingsärende kan anföras till marknadsdomstolen av den som beslutet berör. Besvär till marknadsdomstolen kan endast anföras i fråga om upphandlingar som överskrider det i 25 i lagen om offentlig upphandling avsedda nationella gränsvärdet. et strider mot rättsnormerna som gäller offentligt upphandlingsförfarande. Besvär ska lämnas in skriftligt inom 14 dagar, räknat från den dag då den anbudssökande eller anbudsgivaren skriftligen fått del av de avgöranden som påverkar dennes ställning eller om anbudsförfarandets utgång och grunderna för dessa avgöranden samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan föras till marknadsdomstolen (besvärsanvisning). Om den upphandlande enheten efter upphandlingsbeslutet med stöd av 130 punkterna 1 eller 3 i lagen om offentlig upphandling ingått ett upphandlingsavtal utan att beakta väntetiden, ska besväret anföras inom 30 dagar räknat från det anbudsgivaren delgivits beslutet jämte besvärsanvisning. Besvär till marknadsdomstolen ska göras senast inom sex månader räknat från upphandlingsbeslutet i de fall då kandidaten eller anbudsgivaren delgetts upphandlingsbeslutet jämte besvärsanvisning och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen uppvisat väsentliga brister. Delfående Besvärsskriftens innehåll Om inte annat kan påvisas anses en part ha fått vetskap om beslutet då sju dagar gått, räknat från det beslutet sänts. Vid elektronisk delgivning anses meddelandet ha nått mottagaren den dag då det elektroniska meddelandet är tillgängligt för mottagaren i dennes mottagningsapparat i sådan form att meddelandet kan behandlas. Som sådan tidpunkt betraktas dagen då meddelandet avsändes, om inte tillförlitlig utredning presenteras över att det elektroniska meddelandet nått mottagaren vid en senare tidpunkt handlingen ha getts för kännedom den tredje dagen räknat från det meddelandet sändes, om inte annat kan påvisas. Dagen för delfåendet eller den dag då beslutet lagts till påseende beaktas inte vid beräknandet av besvärstiden. I besvärsskriften ska anges: - besvärsställarens namn och hemort - postadress och telefonnummer där meddelanden om behandlingen av ärendet kan lämnas till den som anfört besväret - vilket beslut man söker ändring i

31 Helsingfors kyrkliga samfällighet PROTOKOLL 4 (31) - vilken del av beslutet man söker ändring i och vilka förändringar man yrkar på - på vilka grunder ändringen söks. Vid upphandling som baserats på ett ramavtal ska av besvärsskriften framgå varför handläggningrätt ska beviljas. Besvärsställaren, dennes rättsliga företrädare eller ombud ska underteckna besvärsskriften. Om besvärsställarens yttranderätt används av dennes rättsliga företrädare eller ombud eller om den som formulerat besväret är en annan person ska också denna persons namn och hemort anges i besvärsskriften. Till besvärsskriften ska fogas: - beslutet som man söker ändring i. et bifogas i original eller som kopia - intyg över vilken dag beslutet delgetts eller annan utredning över när besvärstiden inletts - dokument som besvärsställaren åberopar om dessa inte redan tidigare tillställts myndigheten. Om ombudet inte är advokat eller offentligt rättsbiträde ska han/hon till besväret bifoga en fullmakt. Genom besvär kan till marknadsdomstolen föras beslut som den i upphandlingslagen avsedda upphandlande enheten fattat eller annat beslut som den upphandlande enheten under upphandlingsprocessen fattat och som har inverkan på kandidatens eller anbudsgivarens ställning. Om beslutet eller lösningen enbart gäller den upphandlande enhetens beredning, beslut att inte spjälka upp upphandlingen, eller att enbart det lägsta priset ska tjäna som beslutskriterium kan besvär inte anföras till marknadsdomstolen. Rättegångsavgift Inlämnande av besvärsskrift Av den som yrkar på rättelse uppbärs en rättegångsavgift enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015). Besväret ska tillställas marknadsdomstolen på följande adress: Postadress: Banbyggarvägen 5, Helsingfors Telefon: Fax: E-post markkinaoikeus@oikeus.fi Öppettid: En detaljerad besvärsanvisning bifogas protokollsutdraget.