Stadsdirektören och stadsledningens stads-, finans-, personal- och stadsarkitektkansli skall administrera, utveckla och leda stadens förvaltning.

Transkript

1 1

2 Verksamhetsområde och verksamhetsidé I stadsledningens budget ingår de kollegiala organen centralvalnämnden, stadsfullmäktige, revision, stadsstyrelse och äldreråd. Stadsdirektörens och stadsledningens uppgift är att bereda ärenden till stadsfullmäktige/stadsstyrelse, verkställa beslut, leda stadens förvaltning, ekonomi, personal, informationsteknik, närings- och bostadsfrågor, miljöfrågor, externa relationer samt handha annan centraliserad service som specificeras av beslutande organ. Stadsfullmäktige och stadsstyrelsen skall inom den kommunala självstyrelsen sträva efter att främja kommuninvånarnas välfärd och en ekonomisk och ekologisk hållbar utveckling inom kommunen. Stadsdirektören och stadsledningens stads-, finans-, personal- och stadsarkitektkansli skall administrera, utveckla och leda stadens förvaltning. Omvärldsanalys Den dominerande demografiska trenden visar att befolkningen blir allt äldre. Detta medför utmaningar för kompetensförsörjningen i arbetslivet, för planeringen av välfärdstjänster och för den fysiska samhällsplaneringen. Samtidigt tenderar detaljregleringen av servicens utformning och servicenivåer att öka. Ökad globalisering och internationalisering medför att information, idéer och trender rör sig snabbare mellan olika delar av världen. Informationssamhället med tillgång till kunskap och service dygnet runt påverkar individers förväntningar på hur samhällsservicen skall fungera. Till informationssamhällets baksidor hör risken för att bli utsatt för falsk eller missvisande informationsspridning samt nätmobbing Yngre generationer tenderar att i ökad utsträckning präglas av personlig individualism, avsaknad av auktoritetstro samt önskan om personlig utveckling samtidigt som de uppvisar tilltro till gemensamma lösningar på samhälleliga problem. För den som vill attrahera kompetent arbetskraft medför detta ett behov av förmåga att anpassa sig till nya förväntningar. Jobb karriärerna blir allt längre. Arbetsgivaren bör kunna anpassa arbeten och arbetsförhållanden med ett åldersperspektiv. I närområdena upplever man utmaningar som hänför sig till ökad segregation och minskad trygghet. Även om Mariehamn och Åland uppvisar relativt sett låga problem i dessa avseenden är det viktigt att man är uppmärksam på polariseringar i form av ökade inkomstklyftor, segregerat boende, ojämlikhet i hälsa mm. I en lokal kontext vägs individernas förväntningar på samhällsservicen mot lokalsamhällets förmåga att tillgodose detsamma. Av stor betydelse för den politiska dagordningen är utfallet av det pågående arbetet med reform av kommunstrukturen. Beroende på utfallet kan ett stort antal samarbetsavtal med andra kommuner komma att beröras. Därtill finns ett till reformarbetet relaterat förslag om att Järsö-Nåtö området skulle överföras till Mariehamn. År 2019 är det sista året av blir innevarande mandatperiod. Under 2019 arrangeras utöver lagtingsoch kommunalval även europaparlamentsval samt riksdagsval. Nästan två mandatperioder har gått sedan staden genomförde en betydande förvaltningsreform. 2

3 Det allt ljusare läget för ekonomin i eurozonen är goda nyheter för Finland, som har en stor del av sina exportmarknader där och i förlängningen även för Åland vars ekonomiska välgång är beroende av den finländska. Den goda tillväxttrenden kan mycket väl komma att fortsätta att förstärkas ett par år till, även om risker på nedåtsidan finns i form av en global geopolitisk och handelsrelaterad osäkerhet. Ålands offentliga ekonomi är direkt beroende av avräkningsbeloppet från den finländska statsbudgeten, vilket innebär att en balanserad ökning av de offentliga utgifterna till stor del är beroende av en växande finländsk skattebas. Den effektiva skattegraden, de debiterade skatteinkomsterna i förhållande till förvärvsinkomsterna, påverkas av de olika avdrag som finns i beskattningen. Skillnaden mellan skattesatsen och den effektiva skattegraden blir större i kommuner med högre andelar låginkomsttagare och äldre. Den effektiva skattegraden skiljer sig från utvecklingen av skattesatserna. År 2008 låg samtliga åländska kommuner kring samma nivå på ca 11,5 procent medan det 2016 (efter skattehöjningar i Mariehamn) skiljde en dryg procentenhet mellan Mariehamn (ca 13 procent) och skärgården (ca 11 procent). Ekonomisk hållbarhet: Staden stärker sin position som bosättningsort och plats för företagande. Antalet företag med hemort Mariehamn ska öka jämfört med indexåret 2016 Befolkningstillväxten i staden ska öka till i genomsnitt 1 procent eller 116 personer per år. Invånarnas betyg på staden som plats att leva på ska förbättras. Nöjd-Region-index 77,9 år 2015, medborgarundersökning Mariehamn, ÅSUB 2015:6 Staden deltar i arbetet med det femte strategiska utvecklingsmålet "Attraktionskraft för boende, besökare och företag" inom ramen för Ålands utvecklings- och hållbarhetsagenda. Stadens synlighet och position inom ramen för den gemensamma varumärkesplattformen säkras. En utredning av vad som krävs för att staden ska bli årets stadskärna 2024 i Finland och hur det kan förverkligas genomförs. Utveckla gemensamma grundmallar till de olika upphandlingsformer som finns i stadens elektroniska upphandlingsverktyg. Möjlighet till elektronisk nätbetalning via stadens e-tjänster. Staden har beredskap att inleda anpassning av serviceproduktionen utgående från en ny befolkning i händelse av justering av kommungränsen. Staden ska vara en attraktiv arbetsgivare. Medarbetarindex för staden som helhet ska öka till att överstiga 80. Medarbetarindexet är resultatet av stadens medarbetarundersökning och visar personalens uppfattning om arbetsuppgift, arbetssituation, samarbete och påverkansmöjligheter, information, fysisk arbetsplats, företagshälsovård samt personalförmåner. År 2015 uppmättes index 79,2. 3

4 Ledarskapsindex för staden ska öka till att överstiga 77. Ledarskapsindex är ett delresultat av stadens medarbetarundersökning och visar medarbetarnas uppfattning om sina ledare och ledarnas förmåga att lyssnar på medarbetare, visa respekt, ge konstruktiv återkoppling och utveckla verksamheten tillsammans med sina medarbetare. År 2015 uppmättes index till 73,66. Sjukfrånvaron inom stadens verksamheter ska minska till högst 4 %. År 2015 uppgick sjukfrånvaron till 5,02%. Uppföljning av arbetsplatsernas åtgärdsförslag med anledning av medarbetarenkäten Seminarium för förtroendevalda och fackförbund avseende jämställd lönesättning arrangeras. Ibruktagande av ett HR-program Riktade ergonomiutbildningar tillsamman med företagshälsovården. Fortsatt förstudie av möjligheterna att ta i bruk ett tidsuppföljningsystem i stadens samtliga fastigheter. ( ) Företagshälsovårdens servicenivå och inriktning ses över. Uppföljning av övergången till systemet med friskvårdkuponger. Riktlinjer, rutiner och kanaler för internkommunikation såsom intranät ses över, uppdateras och dokumenteras. Efterlevnaden av dataskyddsbestämmelser i stadens system följs upp och eventuella brister åtgärdas. Påbörja övergång till en IT-miljö med förbättrat användargränssnitt och skapa processer för ökad driftssäkerhet. Efterlevnad av stadens grafiska profil i stadens samtliga verksamheter följs upp. Riktlinjer och rutiner för utformning av ffa. arbetskäder och fordon ses över. Staden ska ha en stabil ekonomi. Stadens lånebörda ska minska till att underskrida 25 miljoner euro. 30,9 miljoner euro Stadens resultat före avskrivningar (årsbidrag) ska i genomsnitt, sett över mandatperioden, vara högre än investeringsnivån. Skattebasen år 2019 i Mariehamn ska efter inflationsjustering ha ökat med minst 6 procent jämfört med indexåret Skattebasen är den massa av förvärvsinkomster som är föremål för kommunal inkomstbeskattning. 4

5 Stadens upplåningsstrategi ses över och dokumenteras. En förstudie om införskaffande av systemstöd för planering och uppföljning av lån genomförs. Förvaltningsövergripande upphandlingar genomförs för arbetskläder, matvaror, företagshälsovård, juristtjänster, försäkringar och annonsering. Stadens systemstöd för schemaläggning implementeras i hela organisationen. Åtgärder utgående från stadens digitaliseringsstrategi och databokslut prioriteras och genomförs. Koncerndirektivens konkreta innebörd och förutsättningar till samordning diskuteras med koncernbolagen. Uppföljning av övergång till ärendehanteringssystemet Hilda med dokumentation av gemensamma förvaltningsrutiner. Social hållbarhet: Staden tillhandahåller en god kommunal service och är attraktiv samt välkomnande för alla. Invånarnas bedömning av stadens verksamheter ska förbättras från 68,5 år Nöjd-Medborgar-Index 68,5 år 2015, Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6 Antal undanröjda fysiska hinder skall vara fler än under indexåret Antalet e-tjänster som staden erbjuder ska öka jämfört med år En ny arkivplan utarbetas. Intern handledning av stadens arbetsplatser för att lyfta fram positiva nyheter från stadens verksamhet. Delaktigheten och engagemanget i staden ska vara högt. Valdeltagandet i kommunalvalet 2019 ska öka i förhållande till 64,4 % i valet Invånarnas bedömning av sina möjligheter till inflytande på stadens verksamheter och beslut ska förbättras. Nöjd-Inflytande-Index 54,1 år 2015, Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6. Antal tvärsektoriella samarbeten inom staden och samarbeten med andra kommuner, föreningar och näringsliv. Inför kommunalvalet genomförs allmänna och målgruppsanpassade insatser i syfte att öka valdeltagande. 5

6 Handledning av stadens arbetsplatser i demokrati- och delaktighetsarbete. Rutiner och verktyg för systematisk inhämtning, hantering och uppföljning av synpunkter utarbetas och implementeras. Staden skapar förutsättningar för trygghet, god hälsa och välbefinnande. Den öppna arbetslöshetsgraden bland ungdomar under 25 år i Mariehamn ska minska jämfört med år Det upplevda hälsotillståndet bland eleverna i grundskolan ska förbättras. År 2013 upplevde 23 % av stadens högstadieelever sitt hälsotillstånd som medelmåttligt eller dåligt. Hälsa i skolan, Institutet för hälsa och välfärd, Andelen elever som upplever att de är utsatta för mobbing ska minska År 2016 upplevde 9 % av 1-6 eleverna respektive 8 % av 7-9 eleverna i Strandnäs skola, 14 % av 1-6 eleverna respektive 8 % av 7-9 eleverna i Övernäs skola samt 7 % av eleverna i Ytternäs skola att de är utsatta för mobbing. KIVA Invånarnas värdering av trygghet i staden skall förbättras. Bedömningen sammanväger invånarnas bedömning av hur tryggt och säkert det är att vistas utomhus på kvällar och nätter, hur trygg och säker känner sig mot hot, rån och misshandel samt hur trygg och säker man kan känna sig mot inbrott i hemmet. Bedömningen år 2015 var 81,2. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6. Ungdomar erbjuds sommararbete inom stadens förvaltningar Sommararbetssedlar erbjuds till privatföretagare för att fler ungdomar ska få möjlighet till sommararbete. Översyn av stadens rutiner och principer för att kunna erbjuda arbete åt långtidsarbetslösa personer. Kulturell hållbarhet: Stadens invånare ska ha förutsättningar till personlig utveckling och ett innehållsrikt liv. Invånarnas bedömning av fritidsmöjligheter i staden skall förbättras. Bedömningen sammanväger; tillgång till parker, grönområden och natur; möjligheter att utöva sport, musik, kultur, frilufts- och föreningsliv; tillgång till idrottsevenemang; tillgång till kulturevenemang. Bedömningen år 2015 var 77,9. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6. Staden vårdar sin kulturhistoria och främjar det samtida kulturutövandet. Antal egna och samproducerade kultur- och kulturarvsfrämjande evenemang ökar jämfört med Antal insatser för vård av kulturarv och kulturturism ökar jämfört med

7 Förberedande arbete inför Tall Ships Races Staden månar om värdefulla kontakter och samarbeten. Staden omvärderar sina externa kontakter i syfte att delta i samarbeten och evenemang som ger mervärde för staden utgående från övriga målsättningar. Miljömässig hållbarhet: Staden arbetar målmedvetet och systematiskt med miljöfrågor. Fortsatt ISO certifiering samt godkänd årlig ISO auditering. Uppfyllda miljömål, genom verkställande av årliga miljöhandlingsplaner. Tom innebär det i korthet: Minska koldioxidutsläppen. Öka inköpen av miljöanpassade varor och tjänster. Öka andelen livsmedel, som produceras enligt ekologiskt hållbara metoder och som staden tillhandahåller skola, dagis och äldreomsorg m.m. Optimera avloppsreningen. God inomhusmiljö med dokumenterat fungerande ventilation och radonnivåer inom av fullmäktige fastställda gränsvärden. Extern Miljörevision enligt nya ISO genomförs i April. Interna Miljörevisioner i enlighet fastställd revisionsplan Implementering av nytt miljöprogram inklusive integrering i stadens ordinarie verksmahetsplaneringsprocess. Slemmern prioriteras med åtgärder för att säkra att vatten som härrör från staden håller sådan kvalitet att det bidrar till uppnåendet av god ekologisk status. Cykelstrategi med åtgärder för att främja cykeln som transportmedel både internt och externt. Bilanvändningen i stadens verksamhet kartläggs och förslag utarbetas till gemensamma principer och eventuell pool-lösning. Staden skapar förutsättningar för att invånarna ska kunna göra miljömedvetna val. Invånarnas bedömning av stadens insatser för att invånarna skall kunna leva miljövänligt skall förbättras. Bedömningen år 2015 var 60,8. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6. Månatliga informationsinsatser med miljötips efter säsong. 7

8 NYCKELTAL Titel Bokslut 2017 Budget 2018 Budget 2019 Unika sidvisningar mariehamn.ax Besvarade samtal av telefonist Leverantörsfakturor totalt via attestprogrammet därav e- leverantörsfakturor Fakturor totalt därav e-fakturor Löneutbetalningar Personer som slutat sin anställning Varav ålderspension 25 Kostprestationer totalt i stadens kosthåll Ekologiska livsmedel andel i % Yta m² som städas (per 31.12) Personal ,0% 30,0% 30,0% Nämndens personalbudget bygger på att 122,44 årsarbeten skall förverkligas. Jämfört med år 2018 innebär detta en sänkning med 0,5 årsarbeten. Planerade uppföljningar och utvärderingar Stadens tredje medborgarundersökning genomförs och analyseras. Rapporteringsplan till nämnden Följande rapporter och rapporteringsmånad planeras: 35 Bokslut 2018 i juni, Tertialuppföljning 1 t.o.m. april 2019 i juni, Tertialuppföljning 2 t.o.m. augusti 2019 i oktober, Medborgarundersökningen i december och den interna kontrollen utvecklas, innefattande bland annat; - tydlig ansvarsfördelning - riskbedömning och riskhantering 8

9 - faktiska kontrollaktiviteter av olika slag - information och kommunikation - uppföljning och utvärdering för lärande och förbättring 9