C Stfge 161. Stadsledningens verksamhetsplan 2017

Transkript

1 C Stfge 161 Stadsledningens verksamhetsplan

2 De övergripande målen för mandatperioden utgör politiska åtaganden och fullmäktiges uppdrag till nämnderna. Genom att anta målen har stadens fullmäktige ålagt stadens förtroendevalda att göra sådana prioriteringar i verksamheterna som krävs för att målen skall förverkligas. Målen har fastställts genom stadsfullmäktiges beslut om budget Med hållbarhet avses de av Ålands lagting antagna hållbarhetsprinciperna. Ekonomisk hållbarhet Mål Staden stärker sin position som bosättningsort och plats för företagande. Indikatorer Antalet företag med hemort i Mariehamn ska öka jämfört med indexåret Befolkningstillväxten i staden ska öka till i genomsnitt 1 procent eller 116 personer per år. Staden ska ha en stabil ekonomi. Invånarnas betyg på staden som plats att leva på ska förbättras. 1 2 Stadens lånebörda ska minska till att underskrida 25 miljoner euro. 2 Stadens resultat före avskrivningar (årsbidrag) ska i genomsnitt, sett över mandatperioden, vara högre än investeringsnivån. Skattebasen 3 år 2019 i Mariehamn ska efter inflationsjustering ha ökat med minst 6 procent jämfört med indexåret Staden ska vara en attraktiv arbetsgivare. Medarbetarindex för staden som helhet ska öka till att överstiga Ledarskapsindex för staden ska öka till att överstiga Sjukfrånvaron inom stadens verksamheter ska minska till högst 4 %. 6 1 Nöjd-Region-Index 77,9 år 2015, Medborgarundersökning Mariehamn, ÅSUB 2015:6 2,9 miljoner euro Den massa av förvärvsinkomster som är föremål för kommunal inkomstbeskattning. 4 Medarbetarindexet är resultatet av stadens medarbetarundersökning och visar personalens uppfattning om arbetsuppgift, arbetssituation, samarbete och påverkansmöjligheter, information, fysisk arbetsplats, företagshälsovård samt personalförmåner. År 2015 uppmättes index 79,2. 5 Ledarskapsindex är ett delresultat av stadens medarbetarundersökning och visar medarbetarnas uppfattning om sina ledare och ledarnas förmåga att lyssnar på medarbetare, visa respekt, ge konstruktiv återkoppling och utveckla verksamheten tillsammans med sina medarbetare. År 2015 uppmättes index till 73,66. 6 År 2015 uppgick sjukfrånvaron till 5,02%. 2

3 Social hållbarhet Mål Staden tillhandahåller en god kommunal service och är attraktiv samt välkomnande för alla. Indikatorer Invånarnas bedömning av stadens verksamheter ska förbättras från 68,5 år Antal undanröjda fysiska hinder skall vara fler än under indexåret Antalet e-tjänster som staden erbjuder ska öka jämfört med år Delaktigheten och engagemanget i staden ska vara högt. Valdeltagandet i kommunalvalet 2019 ska öka i förhållande till 64,4 % i valet Invånarnas bedömning av sina möjligheter till inflytande på stadens verksamheter och beslut ska förbättras. 7 Antal tvärsektoriella samarbeten inom staden och samarbeten med andra kommuner, föreningar och näringsliv. Staden skapar förutsättningar för trygghet, god hälsa och välbefinnande. Den öppna arbetslöshetsgraden bland ungdomar under 25 år i Mariehamn ska minska jämfört med år Det upplevda hälsotillståndet bland eleverna i grundskolan ska förbättras. 8 Andelen elever som upplever att de är utsatta för mobbing ska minska. 9 Invånarnas värdering av trygghet 1011 i staden skall förbättras. 6 Nöjd-Medborgar-Index 68,5 år 2015, Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6 7 Nöjd-Inflytande-Index 54,1 år 2015, Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6 8 År 2013 upplevde 23 % av stadens högstadieelever sitt hälsotillstånd som medelmåttligt eller dåligt. Hälsa i skolan, Institutet för hälsa och välfärd, År 2016 upplevde 9 % av 1-6 eleverna respektive 8 % av 7-9 eleverna i Strandnäs skola, 14 % av 1-6 eleverna respektive 8 % av 7-9 eleverna i Övernäs skola samt 7 % av eleverna i Ytternäs skola att de är utsatta för mobbing. KIVA Bedömningen sammanväger invånarnas bedömning av hur tryggt och säkert det är att vistas utomhus på kvällar och nätter, hur trygg och säker känner sig mot hot, rån och misshandel samt hur trygg och säker man kan känna sig mot inbrott i hemmet. Bedömningen år 2015 var 81,2. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6 11 Bedömningen sammanväger; tillgång till parker, grönområden och natur; möjligheter att utöva sport, musik, kultur, frilufts- och föreningsliv; tillgång till idrottsevenemang; tillgång till kulturevenemang. Bedömningen år 2015 var 77,9. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6 3

4 Kulturell hållbarhet Delmål Stadens invånare ska ha förutsättningar till personlig utveckling och ett innehållsrikt liv. Staden vårdar sin kulturhistoria och främjar det samtida kulturutövandet. Indikatorer Invånarnas bedömning av fritidsmöjligheter i staden skall förbättras. 12 Antal egna och samproducerade kultur- och kulturarvsfrämjande evenemang ökar jämfört med Antal insatser för vård av kulturarv och kulturturism ökar jämfört med Staden månar om värdefulla kontakter och samarbeten. Staden omvärderar sina externa kontakter i syfte att delta i samarbeten och evenemang som ger mervärde för staden utgående från övriga målsättningar. Miljömässig hållbarhet Delmål Staden arbetar målmedvetet och systematiskt med miljöfrågor. Indikatorer Fortsatt ISO certifiering samt godkänd årlig ISO auditering. Uppfyllda miljömål 13, genom verkställande av årliga miljöhandlingsplaner. Staden skapar förutsättningar för att invånarna ska kunna göra miljömedvetna val. Invånarnas bedömning av stadens insatser för att invånarna skall kunna leva miljövänligt skall förbättras Tom innebär det i korthet Minska koldioxidutsläppen. Öka inköpen av miljöanpassade varor och tjänster. Öka andelen livsmedel, som produceras enligt ekologiskt hållbara metoder och som staden tillhandahåller skola, dagis och äldreomsorg m.m. Optimera avloppsreningen. God inomhusmiljö med dokumenterat fungerande ventilation och radonnivåer inom av fullmäktige fastställda gränsvärden. 13 Bedömningen år 2015 var 60,8. Medborgarundersökning Mariehamn 2015, ÅSUB 2015:6. 4

5 Verksamhetsområde och verksamhetsidé I stadsledningens budget ingår de kollegiala organen centralvalnämnden, stadsfullmäktige, revision, stadsstyrelse och äldreråd. Stadsdirektörens och stadsledningens uppgift är att bereda ärenden till stadsfullmäktige/stadsstyrelse, verkställa beslut, leda stadens förvaltning, ekonomi, personal, informationsteknik, närings- och bostadsfrågor, miljöfrågor, externa relationer samt handha annan centraliserad service som specificeras av beslutande organ. Stadsfullmäktige och stadsstyrelsen skall inom den kommunala självstyrelsen sträva efter att främja kommuninvånarnas välfärd och en ekonomisk och ekologisk hållbar utveckling inom kommunen. Stadsdirektören och stadsledningens stads-, finans-, personal- och stadsarkitektkansli skall administrera, utveckla och leda stadens förvaltning. Omvärdsanalys Den framtida kommunstrukturen, ett förnyat landskapsandelssystem samt hur kommunernas socialtjänst organiseras är centrala frågor för stadens och de övriga kommunerna på Ålands del. Arbetet med kommunstrukturen och det förnyade landskapsandelssystemet pågår alltjämt och vilka konsekvenser dessa utredningar och reformer i slutändan kommer att resultera i är i dagsläget okänt. Utredningen kring den framtida kommunstrukturen på Åland väntas presenteras under Att vara en attraktiv arbetsgivare och skapa en attraktiv arbetsmiljö är viktigt i konkurrensen om kompetenserna både nu och i framtiden. Finlands arbetsmarknadsparter utarbetar ett samhällsfördrag, som om det verkställs på Åland innebär betydande förändringar i arbetsvillkoren för stadens medarbetare. Kommunala sektorns avtal upphör att gälla i början på år De nya avtalens innehåll är oklara. Mål Ekonomisk hållbarhet Staden stärker sin position som bosättningsort och plats för företagande. Samarbete med Ålands Näringsliv och City Mariehamn. Samarbete kring attraktionskraft för boende, besökare och företag (mål 5) i Utvecklings- och hållbarhetsagenda för Åland. Samarbete med Åland Living kring mässmaterial, information samt ev. famtrips. Varumärkes- och destinationsarbete i samverkan med Samordningsgruppen för turismstrategin m.fl. Konserngemensamma kriterier för sponsring utarbetas. Analys av vilken typ av bostäder som staden bör planera för (bostadsproduktionsprogram). Internt revisions/handledningsarbete avseende varumärke, information och medborgardialog. Förverkligande av nyårsfirande. Staden ska ha en stabil ekonomi. Övergripande (inkl. politisk) översyn av vilka nyckeltal och trender som skall redovisas i stadens budget respektive bokslut. Samordning av Mariehamns energi Abs och Mariehamns elnät ABs verksamheter i ett gemensamt bolag utreds. Utvärdering och översyn av koncerndirektiven. xx Kontinuerlig uppföljning av stadens likviditet, lånebörda, resultat, skatteintäkter och investeringsnivå. Införa system och utbilda användarna i processlösningarna för budget-, uppföljning och bokslut samt upphandling. Minska stadens checkräkningskreditnivå vid införande av kommuncertifikat. Riskanalysera, utarbeta modell och direktiv för borgensåtaganden. Staden ska vara en attraktiv arbetsgivare. Stöda verksamhetera i arbetet att förbättra resultaten i nästa medarbetarenkät. Fortsätta att erbjuda coachning till chefer och medarbetare. 5

6 Handha de åtgärder som finns i jämställdhets- och likabehandlingsplanen samt stöda verksamheterna i deras arbete med dessa åtgärder. Handha de åtgärder som finns i det personalstrategiska programmet samt stöda verksamheterna i deras arbete med dessa åtgärder. Stöda verksamheterna i arbetet att förbättra resultatet i nästa medarbetarenkät för ledarskapsindex. Ordna ledarskapsutbildning. Handha de åtgärder som finns i det nya hälsoprojektet, vilket omfattar såväl den fysiska som den psykiska och sociala hälsan. Revidera Bry Sig Om programmet för tidigt ingripande och utbilda ledarna i arbetet med att förebygga ohälsa. Ergonomiutbildning ordnas för kansliets kost- och lokalservicepersonal Social hållbarhet Staden tillhandahåller en god kommunal service och är attraktiv samt välkomnande för alla. Gemensam strategi för brukarundersökningar/ kvalitetsutvärderingar. Kunskapshöjande insatser avseende genusperspektiv på informationsinsatser. Kunskapshöjande insatser gällande tillgänglighetsarbete. Ibruktagande av e-formulär-modul på hemsidan samt lämpliga e-tjänstmoduler som hör till i stadens befintliga system. Internt revisions/handledningsarbete avseende hantering av post och arkivering. Informera och stödja ökad användning av e-fakturering. Utveckla elektronisk internfakturering. Uppdatera stadens upphandlingsanvisningar, främst med tanke på nya EUdirektiv. Uppdatera intranätets ekonomihandbok kontinuerligt med bl.a. anvisningar för intern kontroll och riskkartläggning. Vid behov införskaffa gemensam programvara för e-tjänstplattform. Utveckla och kvaltitétssäkra den digitaliserade avtalshanteringen. Åtgärder vidtas för att under år 2017 ta i bruk e-tjänster i samband med rekrytering. Ibruktagning av ett HR- och löneprogram inleds under året. Delaktigheten och engagemanget i staden ska vara högt. Utarbetande av Handbok för delaktighet jämte information och handledning till chefer och nämnder utgående från handboken. Första insats för undervisningsmaterial för förstagångsväljare inför kommunalvalet TV-sändningar från stadsfullmäktige fortsätter enligt avtal. Workshop för politiker kring varumärke och förtroendekapital. Aktivt deltagande i strategiskt viktiga samarbeten och projekt (City Mariehamn, Åland Convention Bureau, Samordningsgruppen för turismstrategin, bärkraft.ax, Visit Åland, Ålands maritima nätverk, Modern ports in historic waters, YOUTHEQ, TSR2021) Resultatet av brukarenkäter gällande kost och lokalvård tas i beaktande då verksamheten utvecklas. Staden skapar förutsättningar för trygghet, god hälsa och välbefinnande. Arbete utgående från den av stadsstyrelsen tillsatta trygghetskommittén. Verka för förbättrad krisinformation på hemsidan Översyn av stadens rutiner för hantering av personuppgifter. Sommararbetssedlar erbjuds för att flere ungdomar ska få sommararbete. Ungdomar erbjuds sommararbete inom stadens förvaltning. 6

7 Kulturell hållbarhet Invånarna ska ha förutsättningar till personlig utveckling och ett innehållsrikt liv. Traditionella maträtter tas in på matsedlarna som som en del av matkulturarvet. Staden vårdar sin kulturhistoria och främjar det samtida kulturutövandet. Inlämnande av ansökan för Tall Ships Race Utarbetande av tematiserade stadsvandringar (digitalt + folders) Staden månar om värdefulla kontakter och samarbeten. Miljömässig hållbarhet Staden arbetar målmedvetet och systematiskt med miljöfrågor. Omcertifiering enligt ISO Samordna och följa upp åtgärder enligt stadens miljöhandlingsplan. Andelen ekologiska livsmedel höjs. Åtgärder vidtas för att matsvinnet ska bli ännu mindre än i dagsläget. Staden skapar förutsättningar för att invånarna ska kunna göra miljömedvetna val. Utarbeta anvisningar och ordna en fungrade sophantering inomhus. Intern workshop för att identifiera lämpliga projekt som kan finansieras med externa medel. 7

8 Nyckeltal/statistik Stadskansliet Bokslut Budget Budget Avvikelse Unika sidvisningar mariehamn.ax Antal besvarade samtal av telefonist Finanskansliet Antal leverantörsfakturor via attestprogrammet därav antal e-fakturor Antal fakturor från finanskansliet därav antal e-fakturor Personalkansliet Anställda i staden/årsarbetare på personalkansliet Antal löneutbetalningar Kostprestationer totalt i stadens kosthåll Andel i % ekologiska livsmedel Antal m² som städas (per 31.12)

9 Personal Av stadsfullmäktige inrättade tjänster/platser Ändring i årsarbeten Antal Benämning Årsarbeten 2017 Stadskansliet Ordinarie 1 Stadsdirektör 1,00 1 Kanslichef 1,00 1 Bitr. kanslichef 1,00 1 Byråsekreterare 1,00 2 Kanslist 2,00 1 Verksamhetsutvecklare för information o. 1,00 näringslivskontakter 1 Webbmaster 1,00 1 Led. receptionist 1,00 3 Receptionist 2,40 1 Miljökontroller 1,00 1 Torgvärd 0,17 S:a 12,57 0,00 Finanskansliet Ordinarie 1 Finanschef 1,00 1 Redovisningsekonom 1,00 1 Projektledare (nuvarande systemutvecklare) 1,00 2 Ekonom 2,00 1 Upphandlingsledare 1,00 2 Ekonomiadministratörer 2,00 1 Finansieringsadministratör 1,00 2 Administratör 2,00 1 Stadskassör 1,00-1,00 indragen S:a 12,00-1,00 Personalkansliet Personaladministration Ordinarie 1 Personalchef 1,00 1 Handl.av personalärenden 1,00 1 Ansvarig löneredovisare 1,00 4 Löneadministratör 4,00 1 Arbetarskyddschef 0,50 S:a 7,50 0,00 Kost- och lokalservice Ordinarie 1 Kostservicechef 0,50 1 Lokalservicechef 1,00 1 Kostchef 1,00 11 Husmor/Köksföreståndare 11,67-0,89 1 Ansvarig matutdelare 1,00 12 Kock 10,78 0,57 19 Köksbiträde 14,75 0,21 1 Städarbetsledare 1,00 52 Lokalvårdare 45,87 8 Vaktmästare 8,00 S:a 95,57-0,11 Av totalt 127,64 inrättade årsarbeten förverkligas 123,34 S:a totalt 127,64-1,11 9