Utvärdering av SFIS vårkonferens 2013

Transkript

1 SFIS Utvärdering av SFIS vårkonferens 2013 Sammanställd av Elisabet Viktorsson på uppdrag av Konferenskommittén Lund 2013

2 Förord Vårkonferensen 2013 hölls på Malmö stadsbibliotek den 10 april och arrangerades i samarbete med biblioteket. Efter konferensen gjordes en enkätundersökning som skickades till samtliga deltagare i konferensen. Sedan enkäten avslutats samlades konferenskommittén den 23 april för en utvärdering. De som kunde komma den kvällen var: Anna Alwerud Annika Nilsson Elisabet Viktorsson Karin Ericson Lagerås Margareta Nelke Sara Kjellberg (Peter Almerud, Sofia Murray och Veronika Sarge Cech hade förhinder.) Vi gick igenom den respons vi fått efter konferensen och diskuterade resultatet. Jag antecknade vad vi kom fram till och sammanställde sedan. Dessutom finns resultatet från enkäten bifogat, samt respons från utställaren. Det är vår förhoppning att underlaget ska bidra till att kommande konferenser blir ännu bättre! Lund 15 maj 2013 Elisabet Viktorsson 2

3 Konferenskommitténs slutsatser Praktiska detaljer: lokal, wifi m.m. Kontrollera wifi ordentligt i förväg. Skylta tydligt med hashtag, wifi info o.dyl. direkt vid start. Undersök lokalen i förväg; försök hitta de svaga punkterna så att man kan bemöta dem. Lokalen måste vara tillräckligt stor för en heldag om man skulle få så många som 100+ anmälda. Kontaktuttag för laddning av datorer m.m. är en viktig service se till att det finns många. Se om man kan få sponsrat anteckningsmaterial uppskattas av deltagarna. Visa tydligt vilka som är funktionärer presentera gärna vid start. Ha snabba bensträckare vid byte av talare, gärna med en gympaledare så att man verkligen rör på sig. Ge inte en tid så att folk börjar lämna lokalen. Programmet ska också vara tillgängligt som pdf via konferenswebben. Om man ska skriva sina egna namnlappar behövs flera bord till detta. Det var lyckat att den som ställde upp med lokal också var med i konferenskommittén. Konferenskommittén var lagom stor (9 pers.). Uppdateringarna av konferenswebben har fungerat bra men det upplevdes som sårbart att vara så beroende av en person. Det vore bra om den som uppdaterar webben också var med i kommittén. Webbgruppen kunde ha kontaktats tidigare. Det är bra med skriftligt budgetunderlag. Program och paneler Avsätt extra tid för praktiska detaljer vid start, snarare 15 än 10 min. Det är bra med ett tydligt, nischat och aktuellt tema. Tänk på genussammansättningen redan vid planeringen. Om man har ett kompakt program är det viktigt att balansera upp med tillfällen till nätverkande; minglet kvällen före blir då extra viktigt. Diskussioner och bikupor Bikupor, med diskussioner i mindre grupper, fungerade bra. Men de måste göras genomtänkt, med mycket tydliga instruktioner och med en uppsamling efteråt. Var medveten om risken att deltagarna kan vara för trötta för att delta i en avslutande diskussion. Det är bra med en uppsamling men man behöver strategier för att bemöta detta. Förslag: o Låt moderatorn få sällskap av två personer som förberett inför diskussionen. o Ev. kan man ha två moderatorer. o Lyssna på diskussionsgrupperna under dagen, om sådana funnits, anteckna och återanknyt. Moderatorn bör inte också vara tidtagare, låt en annan person sköta det. Diskussionsgrupper kan skapa nya kontakter. Underlätta för att ta kontakt genom gruppindelning. Lunch, fika och mingel Ha gärna flera kaffestationer vid fika. Två var för få för 100 pers. Flera önskade kaffe efter lunchen. Förslag till underlag för framtiden Uppdatera konferenslotsen och gör den tillgänglig centralt, via webben. (Förslag till webbgruppen) Gör en mall för talarbekräftelse. 3

4 Sammanställning av ekonomin från vårkonferensen 2013 sammanställs så att det kan utgöra stöd för framtida konferenskommittéer. Det är viktigt med konsekventa uppgifter för utställare m.fl. 4

5 Bilaga A: Enkätsammanställning Den här undersökningen har totalt 58 respondenter och en svarsfrekvens på 50,0%.Undersökningen utfördes från till Har du förslag inför kommande konferenser? Svar Någon av bikuporna med tillfälliga ordförande som fått uppdraget i förväg. de kunde berätta om egna erfarenheter och sedan gå laget runt med "sina" gruppmedlemmar. mer strukturerat! Se till att lokalerna för mingel, fika och klädhängning är större, det blev trångt och bökigt i onödan. Avsluta något tidigare. Många var tvungna att gå för att hinna med tåg osv. Nej Det hade varit bra med lite fler andningspauser. Mycket intensivt program!saknade anteckningspapper på plats! Mer tid för fritt nätverkande, vet att kvällen innan är det men om man inte hinner vara med på den Gjerne noen flere korte pauser i løpet av dagen. Litt uheldig med plenumsdiskusjon som avslutning etter en intens og interessant faglig dag. Lite tidigt för det...är fullt upptagen med att smäta denna. Egentligen bara praktiska detaljer: måste vara enkelt att ansluta wifi. Framtidstrategier för bibliotekenbibliotekariens framtidsrollstrukturerad Omvärldsanalys/omvärldsbevakningHur ser våra anavändare på oss - utifrånperspektivnya arbetsområden - småföretag, politik... Mkt bra med bredd o människor även (delvis) utanför sektorn. Dubbelkolla tekniken. Denna konferens var oumbärlig för mig, jag lärde mig mycket, inspirerades och träffade kollegor!temaämnena för dagen är precis rätt just nu! Konferenser där man tar upp aktuella ämnen inom biblioteks och informationsområdet är bra. 5

6 2 Programmet: vad tyckte du om talarna? % Intressanta och relevanta. 84,91% Bra men inte helt intressanta/relevanta. 11,32% Ointressanta/irrelevanta. 0% Obesvarad 4% Ack. svar 53 3 Eventuella kommentarer rörande talarna: Svar Det sidste indlæg var ikke så relevant Höjdpunkt för mig personligen bibliotekarien från Odense och professorn från Ekonomihögskolan. Alltid spännande med influenser utifrån och dessa båda var riktiga höjdare.något svagare Thomas Eidenmark från SUB: tunt på substans och väl många klyschor. nogle af talerne var ikke så relevante for mig Mycket bra som sammanfattning Väldigt många bra och intressanta talare, programmet hängde ihop och blev en spännande helhet. Jättebra mix av bakgrund/teori och konkreta exempel! Varierande såklart, ovanstående svar på det hela taget... Generellt hög kvalitet på framförandena Flera deltagare hade svårt att förstå danskan tyvärr! Egentligen bra alla men paneldebatten blev inte intressant, danska är tyvärr svårt att hänga med på så har man dansk talare be hen att tala långsamt Mycket bra med det forskningspolitiska perspektivet kombinerat med biblioteksperspektivet. Alle de faglige innleggene var svært interessante, men de to produktpresentasjonene, særlig fra LM, kunne vært bedre. Eks. kunne vi fått vite mer om hvor Summon høster fra, dvs navn på utgivere.veldig bra hvordan dere delte dagen i to med klare faglige fokus. Genomgående mycket bra. Bra och inspirerande! mats benner brilliant. Övervägande mycket bra inslag. Gärna fler sådan som kommer utifrån och ger oss nya infallsvinklar på vår roll.någon talare var inte helt föreberedd. 6

7 Det var för låg nivå överlag, speciellt förmiddagen. Det gav mycket lite om man redan är engagerad i denna fråga, innehållet vände sig mer till personer som inte är insatta i tematiken. Hade velat ha mer nytt, detta har jag hört mkt av. Men för alla är det svårt hitta rätt nivå. Intressant med talare som inte hade direkt bbilioteksbakgrund. Kändes inte relevant med reklam för Summon. Fungerade väldigt bra, de var duktiga och höll tiden bra. Bra disposition. Synd att förmiddagen bestod av enbart män och en manlig panel och eftermiddagen av enbart kvinnor.men jag förstår att ett annat upplägg av det som presenterades hade stört den goda ordningen som föredragen kom i. Det var väldigt intressant att höra folk från andra kategorier än bara bibliotekarier. Alltid intressant och givande med "forskarperspektiv". Genomgående bra föredrag. Tove Faber var lysande, kunde exakt beskriva vad de arbetade med, hur och varför. Talaren därefter kontrasterade med att famla i mörket men med samma frågor - samarbete över sundet? Hanna Voog var annars rolig även om alla eh och öh framför varje mening stör flödet liksom ett ngt lättsinnig hållning till svenska språket. Flertalet talare höll mycket relevanta och intressanta föredrag, som dessutom levererades på ett pedagogiskt och bra sätt. Thomas var lite oplanerad, svårt att följa hans presentation. fantastiskt program, intressanta ämnen och bra talare 7

8 4 Vad tyckte du om diskussionerna? % Givande och intressanta. 28,3% Delvis bra. 52,83% Fungerade dåligt. 13,21% Obesvarad 6% Ack. svar 53 5 Eventuella kommentarer rörande diskussionerna: Svar Av någon anledning fick jag aldrig pappret med frågorna. Min "granne" hade dock det, vi diskuterade de sista tre frågrona och missade de första två. Bra frågor i övrigt. Se förslag första frågan.jag tyckte att auditoriet var lite för tyst, roligare med fler inlägg... Frågorna som delades ut sista, var lite underligt formulerade. "Bikupor" passande beteckning på det som uppstår om man stänger in 100 bibliotekarier på tjugo kvadrat, serverar kaffe och sätter ett antal diskussionsfrågor i hand på dem... Trång och surrigt, funkar kanske för bin, myror osv, men vi andra djur är ofta i större behov av ordnade former/lugn och ro! Det blev inte så mycket diskussion under uppsamlingen av bikuporna på slutet. Det var inte så många som ville dela med sig av vad grupperna hade diskuterat, kombinerat med den sena tidpunkten och att många var tvungna att gå. Själva bikuporna var givande och intressanta. För kort tid! Paneldebatten som sagt inte givcande. De diskussioner jag var med i smågrupp var intressanta men som ni märkte orkade ingen med det sista på eftermiddagen då vi skulle berätta vad vi kommit fram till i smågrupperna, luften och orkan var slut För stora frågor för så kort tid.vore bra med någon form av gruppering av deltagarna utifrån typ av verksamhet/storlek på bibliotek/erfarenhet... Den første bikope-pausa tror jeg ikke ble benyttet til diskusjon fordi deltakekerne trengte å slappe av. Vanskelig å sette sammen spontane grupper på eget initiativ. Bedre den andre pausa med diskusjon. Under plenumsdiskusjonen kom det tydelig fram at det var konkrete ting fra innleggene som en ønsket å diskutere. Fungerade bra under profetionell och påläst ledning. hade varit intressant med längre paneldiskussion Kan vara bra om några från arrangörgruppen förbereder några frågor ifall diskussionen inte går igång direkt. Då blir det inte pinsam tystnad. jag var inte med Intensiva diskussioner - kanske bra om man inte sparar allt till slutet efter denna fullmatade dag. Jättebra med bikupor! 8

9 Dumt att 1 ha stora grupper, utan ledare som vet att de ska redovisa och 2 så sent på dagen. Mindre gruppdisk funkade fint! Det kunde ha varit lite mer uppstyrt med diskussionerna, t ex uppdelning i grupper. Det kom aldrig igång diskussioner. Talarna fick tyvärr nöstan inga frågor från publiken. Publiken var svår att få information ur.paneldebatten som leddes av Sara var bra, men synd att bara bibliometri hann avhandlas. Jag tror att vi var för många för att få igång en givande disskusion, den delen anser jag att man skulle kunna skippat. For få pauser lite ostrukturerat Diskussionerna fördes mest mellan talarna, vilket delvis var avsikten. Detta fungerade bra. Dock deltog inte auditoriet i någon störr utsträckning. Kanske ska man lägga diskussionspass lite tidigare på dagen, det var trögt att få igång diskussionerna och jag undrar om det inte beror på att alla var trötta. Jag var så pass trött efter sista föredraget att jag faktiskt avvek men tänkte innan lunch att det var väldigt bra att det var en kortare diskussion redan på förmiddagen så att man fick reflektera över förmiddagens innehåll, annars är det lätt att man "glömmer bort" det mot slutet av dagen. Konferensen var så pass fullpackad att den hade kunnat sträcka sig över två dagar med mer tid för diskussion i mindre grupper. Kanske inte så uttömande. Slutdiskussionen blev lite lam. Kanske var deltagarna för trötta eller för blyga. 6 Övriga kommentarer rörande programinnehållet: Svar Fint arrangeret og god frokost Tack för en bra konferens, den gav både energi och vägledning! Mycket bra och varierat program! Mycket bra och intressant kombination av olika perspektiv. Mycket bra att inleda med en icke biblioteksperson som gav det övergripande landskapet och ga tankeställare inför resten av dagen. Bra inbördes ordning på presentationerna. Flera punkter riktigt intressanta Som sagt, lite mer luft i programmet hade varit bra, mikropauser för bensträckning etc Bra! Se tidligere kommentarer. Mycket intressant och bra avvägt. bra planerat, smidigt program Överlag en högkvalitativ och mycket fullmatad dag. En eloge till konferenskommittén! Det borde i programmet ha framgått att man mer vände sig till personer som vill starta upp forskarstöd, inte om man redan har denna verksamhet. 9

10 Bra med panel, mer sånt. Produktpresentationer nödvändigt ont. Hade en av Mendeleygrundarna i november, det var bra. Kan kanske kombineras med att någon som använt tjänsten pratar? Hög kvalitet Bra arrangemang Bra. lagom långt, lagom mycket Jättebra och relevant Mitt i prick! Lite väl många ansvariga inblandade vilket rör till information och vem som är kontaktperson Det enda som jag reagerade negativt över var valet av lokal. Den var i och för sig väldigt fin m en många vill kunna anteckna, på dator, padda eller på papper. Då är det mkt bättre att boka en mer traditionell föreläsningslokal där man sitter i "bänkar" - väldigt mycket mer bekvämt. Det fanns dessutom väldigt få eluttag vilket gjorde det svårt om man behövde ladda mobil eller dator. Bra med både övergripande teman kring forskningens situation idag och den praktiska tillämpningen på biblioteken 10

11 7 Hur ser du på möjligheter och tillfällen till nätverkande? % Det fanns gott om tillfällen att nätverka. 51,92% Det fanns för få tillfällen att nätverka. 15,38% Jag gjorde många nya bekantskaper. 26,92% Det var ett bra tillfälle att träffa kolleger som jag redan kände. 32,69% Det kan vara svårt att ta kontakt i en stor grupp. 17,31% Obesvarad 6% Ack. svar 52 8 Eventuella kommentarer kring nätverkande: Svar Casinot var ett bra ställe för lunchen. Ljust och fint, då är det enkelt att nätverka. Lite bättre fikalokal hade gjort det enklare att mingla runt. bra med gott om tid för lunch och social samvaro. Bra med kombinerad kaffepaus och bikupor. Första kaffepausen hade jag stort behpv att prata med tidigare kollegor så de frågorna missade jag helt. Lunchen var bra för nätverkande faktiskt. Kom in lite sent i kaffepaus två så missade vad de personerna kom ifrån men det var en bra diskussion.förstår att det är bra att det är uppstyrt lite gran, men programmen blev lite väl uppstyrt utan chans att hämta andan eller bara morsa på folk man kände Jeg hadde trolig blitt kjent med flere og nettverket bedre om jeg deltok på middagen kvelden før, men det hadde jeg ikke mulighet til. Derfor ble det lite tid i løpet av konferansedagen til å nettverke, men jeg ble kjent med flere, noe som var positivt. Vi kan bli ännu bättre på det...det finns stor bredd och djup av kompetens om vi bara får syn på den. nätverkandet försvårades lite av akustiken i lokalen Lite mer tid till nätverkande, men å andra sidan får man mindre tid till föreläsningar då. Det var ingen optimal lokal för att mingla. Petitesser, men viktiga saker, som bord som möjliggör att man kan fika samtidigt som man minglar saknades. Bra att folk bytte plats i salen mellan sessionerna. Det var lite för trångt i utrymmet där registrering och fika ägde rum.konferensen hade nog tjänat på att ha aktiviteter mellan föredragen. Exempelvis en poster-session under en längre fikastund, där andra presenterar hur de arbetar med forskarservice. Ska det ske ett effektivt nätverkande (vilket faktiskt inte alltid behöver ske) ska det nog vara arbete i ngt mindre grupper. Personligen tycker jag att det kan vara skönt att någon gång slippa nätverka. 11

12 Utrymmet för kaffet var lite trångt, därför svårt att röra sig runt i församlingen och nätverka. Jag tycker att minglet och middagen gav tillfällen till nätverkande, för min del var inte det en prioriteringsfråga vid denna konferens. Däremot njöt jag av att träffa ex-kollegor samt kursare. Minglet dagen innan var ett bra sätt att nätverka. Under själva konferensdagen blev tiden lite för kort mellan talen för att man skulle hinna. 9 Finns det något i konferensupplägget som kunde göras bättre? Svar Måske kunne man bede oplægsholderne bevæge sig lidt mere på gulvet, os der sad til venstre havde lidt svært ved at se dem der holdt sig ved talerstolen Jag jobbar själv med konferensarrangemang och är därför (sjukligt?) intresserad av detaljer. Därför bidrar jag med följande oerhört petiga tips (inget väsentligt alls): 1. Aningens olyckligt med höga buketter på podiet, en av dem skymde nedre högra hörnet av alla presentationer där logotyper normalt ligger. Själv föredrar jag alltid blommor i låga krukor, de skymmer inte heller sikten när man har sittande diskussionspanel.2. Det är nästan regel att det krånglar med mikrofoner på seminarier. Tips att dubbelkolla att det är fräscha batterier i alla handmikrofoner och att beställa en extra mikrofon att ha i reserv. Generellt sett en mycket välordnad, trevlig och intressant konferens på alla sätt!för att korta dagen något och få ut mera av bikuporna skulle man kanske nöjt sig med en bikupa. Tror man hade hunnit prata igenom alla frågor ändå. Och på något vis gjort mera av diskussionen i plenum efteråt.bra med inslag av produktpresentationer. hade varit intressant om något bibliotek som har implementerat Summon hade kompletterat säljarens presentation med kundens perspektiv. Se tidigare svar: mer luft i programmet. Se tidigare fråga om nätvekandet Se tidligere kommentarter. Inget uppenbart. wifi Bikuporna fungerade mindre bra. Svårt med "frivilliga" bikupor, de uppstår i så fall spontant. kaffe efter lunchen ett måste med hänsyn till talare efter lunchen Upplägget var fint men med lite mer pauser. Registreringen blev lite kaotisk när vi var så många. Viktigt med tillräckligt med kaffe och te. Tydligare program där det framgår vem man vänder sig till, bättre lokal och trådlöst nätverk. Skulle gärna se att man filmar och lägger ut presentationer och inte minst paneldebatter! Mer stimulans under fika som skapar möten mellan deltagarna. Ex postersession. Att diskutera frågor leder lätt undan. Ibland fungerar påståenden som mer stimulerande än frågor. Det hade varit bra om det fanns en wifi-lösning som funkat för alla direkt när man kom på plats. kanske hade varit bra med diskussionsgrupper. frågorna var väldigt relevanta. Eventuellt fler små pauser. Det var långa upplägg och det var svårt att gå ifrån för jag ville gärna höra vad som blev sagt. Eftersom många av oss reser och ändå måste övernatta hade det varit bra om man gick efter principen "halvdag till 12

13 halvdag". D v s ena dagen eftermiddagsprogram + mingel, andra dagen från morgon till lunch. Det blev lite massivt med ett helt förmiddagspass utan avbrott. Dessutom var kanske dagen ca 1 h för lång, det var många som försvann då. Men å andra sidan, om skulle dagen varit slut kanske lika många hade försvunnit redan kl kolla upp wifi direkt, och skriv upp anslutningsuppgifter i utskick eller på blädderblock direkt när deltagarna kommer. Man kan nog utgå från att många har laptops och plattor som de vill ansluta till nätverk med, det tar onödig energi och fokus när sådant inte är kommunicerat direkt. Bensträckare Se tidigare kommentar Jag har skrivit tidigare att konferensen var så pass "fullpackad" att den för diskussionernas skull kunde sträckt sig över minst en dag. Mer praktiska exempel på hur man arbetade med forskarservice Diskussionen på slutet hade man kunnat ta bort efter så många presentationer och så mycket diskuterande så orkar man inte mer. 10 Hur fick du först information om konferensen? % SFIS medlemsinformation 34,62% Internet 3,85% Personlig kontakt 17,31% Biblist eller annan mejllista 23,08% Min chef 3,85% Blev ombedd att hålla i presentation 3,85% Genom arbete i SFIS 3,85% Annat 1,92% Obesvarad 8% Ack. svar 52 13

14 11 Hur tycker du att information och administration har fungerat? % Bra - enkelt & smidigt! 82,69% Godkänt - men kan bli bättre! 9,62% Inte bra alls! 0% Obesvarad 8% Ack. svar Eventuella kommentarer rörande information och administration: Svar Två viktiga mejl kom fram "helt blanka" dvs med endast ärenderad synlig. Det var bekräftelsen av att jag var anmäld och sista mejlutskicket med praktisk information för konferensen (rubrikrad Kompletterande information...). Lyckades få ut info genom att vidaresända till gmail-konto och lyckades då hjälpligt uttyda informationen. Ser ut som att spam-filtret på min mejlserver har svårt för just dessa två mejl. Övrig info från SFIS går fram fint. Bättre med förskrivna namnlappar, blev en flaskhals Bra jobbat konferenskommittéen! Bra om lokalen, där jag satt hade jag väldigt svårt att se talarna, det hade varit trevligt att se dem bättre.och så var det trångt, men det kan jag leva med! Lite märkligt att det inte fanns någon fri nättillgång för konferensdeltagare. Alt fungerte bra, bortsett fra at tilgangen vi fikk til wi-fi ikke virket. Allt fungerade smidigt. Skickligt genomförd vilket tyder på bra planering. smidigt Jättebra information och marknadsföring! Det hade varit önskvärt att det i informationen tydligare framgått målgruppen på vem man vände sig till. När jag kom in i stadsbiblioteket fanns ingen skylt mot registreringen. Behövde fråga mig fram, men det var ok. Jag tycker programmet skall ligga ute på SFIS websajt i PDF-format.Jättebra med twittermöjligheterna under konferensen! Antal svar: 58 Antal inbjudna respondenter (via e-post): 116 Procentandel svar: 50,0% 14

15 Bilaga B: Respons från utställare Från ProQuest: Jag är väl inte helt nöjd med placeringen vi placerades inne vid presentationsrummet och fika pausen var utanför. Visst vi fick bra exponering inne vid presentationen med banderoll, men personligen tycker jag det är bäst utanför vid fika/kaffe. Det var inga större problem för varken mig eller Ian vi gick också ut och minglade där istället, men alltid bra att ha marknadsmaterialet utanför. För övrigt är vi nöjda med konferensen det var givande presentationer. [..] svårt för mig att motivera de kostnader som inkluderas vid ett sponsor sammanhang. Sammanställarens kommentar: Utställaren är nöjd med själva konferensen men inte med placeringen. Kanske borde man ta in utställarperspektivet mer i planeringen? Det finns ju en risk för att den typen av närvaro annars inte upplevs som tillräckligt givande. 15