Migrera från KI Box till KI Cloud

Transkript

1 Sid 1 av 8 Migrera från KI Box till KI Cloud KI Box [1] är en filsynkroniseringstjänst som synkroniserar filer mellan ett antal klienter (datorer, telefoner, plattor) och ett stort antal servrar (molnet). Servrarna driftas av Box Inc. [2] och är placerade runtom i världen. Med KI Box kan man dela filer med andra som har konto hos Box Inc. 1 : 2 : KI Box & GDPR Tyvärr är det inte helt enkelt att använda tjänsten KI Box och samtidigt uppfylla reglerna i dataskyddsförordningen GDPR [3]. Problemet har att göra med att servrarna är placerade i länder utanför EU. Utanför EU gäller andra lagar. Det är inte säkert att dessa erbjuder liknande skydd som GDPR. Vill man fortsätta använda KI Box för hantering av personuppgifter krävs det att man med dokumentation kan visa att man följer GDPR:s bestämmelser om överföring av personuppgifter utanför EU. Detta är inte något specifikt för KI Box. Liknande begränsningar finns för andra molntjänster där servrar används utanför EU. För att undvika onödigt arbete och för att hantera personuppgifter på ett säkrare sätt rekommenderar vi att KI Cloud [4] används istället för KI Box. 3 : 4 : Migrering från KI Box till KI Cloud Om KI Box enbart används för att dela filer med medarbetare som alla har KI-konton bör man migrera till KI Cloud. Med KI Cloud används enbart KI:s servrar. Alla uppgifter stannar inom KI.

2 Sid 2 av 8 Följ stegen nedan för att migrera från KI Box till KI Cloud. Gör dessa steg för vardera mapp som ska migreras. 1. Informera berörda medarbetare om att mappen kommer att migreras till KI Cloud. 2. Se till att alla medarbetares enheter har synkroniserats. 3. Logga in på KI Box webbgränssnittet genom att surfa till < Detta bör göras av den som äger filerna i KI Box. 4. Markera den mapp som ska migreras.

3 Sid 3 av 8 5. Klicka på Sharing och ändra varje medarbetares roll till Viewer. Detta gör att medarbetare fortfarande kommer åt filer, men att ändringar inte kan göras.

4 Sid 4 av 8 6. Logga in i webbgränssnittet till KI Cloud genom att surfa till < Detta måste göras av den som ska äga mappen i framtiden. 7. Skapa en ny mapp i KI Cloud som ska innehålla de filer som ska migreras. Skapa mappen genom att klicka på plus-tecknet och sedan välja Folder.

5 Sid 5 av 8 8. Markera mappen och klicka på Sharing. 9. Bjud in de medarbetare på KI som ska ha åtkomst till mappen. Skriv in förnamn och efternamn. Har de KI-konto bör de dyka upp i rullisten.

6 Sid 6 av Se till att användarna har de rättigheter de behöver. 11. Se till att mjukvaran Box Sync [5] och Owncloud [6] är installerade på din dator. Se till att både mappen i KI Box och KI Cloud synkroniserats till datorn. Hör med din IT-support om du saknar dessa verktyg på din dator. 12. Öppna mappen för KI Box i din dator.

7 Sid 7 av Öppna mappen för KI Cloud i din dator.

8 Sid 8 av Du bör nu ha två fönster med Windows Explore. En för KI Box och en för KI Cloud. Kopiera filerna i den mapp i KI Box som ska migreras till den nyskapade mappen i KI Cloud. 15. Verifiera att dina medarbetare kommer åt innehållet via KI Cloud. Upprepa proceduren ovan för alla mappar som ska migreras. Observera att det kan vara olika personer som behöver göra ändringar i webbgränssnittet till KI Box jämfört med webbgränssnittet i KI Cloud. 5 : 6 :