Landstinget Västernorrland

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Landstinget Västernorrland"

Transkript

1 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2014 Landstinget Västernorrland Granskning av diarieföring

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Definition Styrning Nationella styrdokument Lokala styrdokument Hanteringen av allmänna handlingar Organisation Diarie- och ärendehanteringsprocessen Roller och ansvar för ärendehanteringen Ärendehanteringen vid verksamheten Landstingsarkivet Riktlinjer och rutiner Bedömning Uppföljning och samverkan Granskning av landstinget diarieföring Uppföljning av ärendehanteringen Information och utbildning Extern samverkan Stickprovsgranskningen Bedömning Svar på revisionsfrågorna och bedömning Svar på revisionsfrågorna Sammanfattande bedömning...17 Bilaga 1 Begärda handlingar...18 Källförteckning

3 Sammanfattning Granskningen visar att diarie- och ärendehantering samt arkivering centraliserats inom landstinget. Diarie- och ärendehanteringen organiseras inom administrativa avdelningen vid landstingets kansli. Landstingsarkivet består av arkivdepån i Härnösand och skanningverksamheten i Sundsvall. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för landstingsarkivet med ansvar för tillsynen av landstingets arkivering. Arkivmyndighetens verkställande tjänsteman är landstingsarkivarien. Registrering av allmänna handlingar, både inkommande, utgående och inom landstinget upprättade, sker centralt av registratorerna vid landstingets kansli. Stickprovsgranskningen visar att allmänna handlingar lämnas ut skyndsamt. Systemstödet Platina används, för registrering av allmänna handlingar, och fungerar i regel tillfredsställande avseende tillgänglighet samt tillförlitlighet. Bevakning och uppföljning av ärenden sker veckovis genom ärendeberedningen. Det genomförs inga stickprovskontroller, av diarie- och ärendehantering eller landstingsarkivets arkivering, inom ramen för den interna kontrollen. I dagsläget genomförs ingen tillsyn av arkiveringen inom landstingets verksamheter. Det saknas en gallrings- samt dokumenthanteringsplan. Landstingsstyrelsen brister till viss del i sin uppgift att styra, leda och följa upp och kontrollera diarie- och ärendehanteringen samt arkivering inom landstinget. Styrelsen har inte i tillräckligt stor utsträckning tagit en samordnande roll. Flertalet av noterade brister från den granskningen 2009 har inte åtgärdats. Implementeringen av organisationen är i utvecklingskedet men det saknas en övergripande strategi för det fortsatta arbetet. Det finns inga framtagna styrdokument som tydliggör ansvar, roller och befogenheter för diarie- och ärendehantering samt uppdaterade riktlinjer för arkivering. En uppdragsbeskrivning för landstingsarkivet innefattande roller och ansvar har tagits fram. Hanteringen av handlingar sker inte fullt ut på ett ändamålsenligt sätt då det uppges finnas ett mörkertal avseende diarieföringen inom verksamheten. Det finns en rutinbeskrivning för diarie- och ärendeprocessen. Denna är dock inte förankrad i verksamheten vilket skapar otydlighet i roller och ansvar. Vidare framkom behovet av att öka kompetensen inom landstinget om utlämnande av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess som till stor del försvunnit med pensionsavgångar. Våra förslag till fortsatt utveckling är att styrelsen bör: Ta fram riktlinjer som förtydligar ansvar, roller och befogenheter för diarie- och ärendehanteringsprocessen Förankra arbetssätt inom den centraliserade organisationen för diarie- och ärendehantering samt arkivering i verksamheten Ta fram rutiner i verksamheten för diarie- och ärendehanteringsprocessen Uppdatera arkivreglementet för att roller, ansvar och befogenheter ska spegla den centraliserade organisationen samt förankra dess efterlevnad i verksamheten Säkerställ att tillsynen av landstingets arkivering genomförs Ta fram gallringsplan och dokumenthanteringsplan Säkerställ behovet av information och utbildning inom landstinget för hanteringen av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess 3

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Offentlighetsprincipen är central för den svenska förvaltningen inom stat, landsting och kommuner. Medborgarna har enligt Tryckfrihetsförordningen rätt att ta del av allmänna handlingar. Ytterligare bestämmelser i förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen skapar tillsammans med förordningen en långtgående skyldighet för myndigheter att upprätta rutiner för hantering och registrering av ärenden och handlingar. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns rutiner för diarieföring samt för att rutinerna tillämpas korrekt. Användningen av e-post och olika former av IT-stöd innebär ett ökat behov av struktur. Grunden för en väl fungerande diarieföring är att hela landstinget omfattas av regler och rutiner och att alla har kunskap om dem. En tidigare granskning av landstingets diarieföring (2009) visade att det fanns flera brister i landstingets system och rutiner för hantering av ärenden och allmänna handlingar. Landstingets organisation av diariefunktionen har därtill förändrats utifrån en ny sjukhusorganisation. För att klargöra om noterade brister från tidigare granskning har åtgärdats har revisorerna i Västernorrland läns landsting beslutat att åter granska landstingets diarieföring Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen av landstingets diarieföring är att bedöma om befintliga system och rutiner för ärendehantering och allmänna handlingar är ändamålsenliga och tillgodoser de krav som framgår av gällande lagstiftning respektive landstingets interna regelverk. Inom ramen för granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns aktuella styrdokument inom landstinget avseende diarieföring, offentlighet och sekretess? Hur är arbetet organiserat? Är ansvarsfördelning, befogenheter och organisation tydlig och i överensstämmelse med aktuell lagstiftning? Hur sker registrering av allmänna handlingar, både inkommande, utgående och inom landstinget upprättade? Vilket systemstöd används och hur upplever användarna systemets tillgänglighet och tillförlitlighet? Förekommer manuell diarieföring? Arkiveras och gallras handlingar på ett lämpligt sätt? Tillgodoses allmänhetens rätt till insyn i landstingets verksamhet? Bidrar system och rutiner för diarieföring till en effektiv och säker ärendehantering? Finns en systematisk uppföljning och kontroll av landstingets diarieföring? Har noterade brister från tidigare granskning åtgärdats? 4

5 1.3. Avgränsning Granskningen omfattar handlingar som ska registreras i landstingets diarier med undantag för hanteringen av patientjournaler eller andra typer av handlingar som t.ex. verifikationer. Granskningen avser landstingsstyrelsen Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policies och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Tryckfrihetsförordningen Förvaltningslagen Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlagen Landstingets arkivreglemente Övriga regler och riktlinjer framtagna inom landstinget 1.5. Metod Granskningen har baserats på intervjuer, dokumentstudier och en stickprovskontroll. Intervjuer har genomförts med följande: T.f administrativ chef vid landstingets kansli Landstingsarkivarie vid landstingets kansli Utvecklare av diarie- och ärendehanteringsprocessen vid landstingets kansli Registrator vid landstingets kansli Verksamhetschef för landstingsarkivet Verksamhetschef, Hälsocentralen Domsjö och Hälsocentralen Bjästa Sekreterare vid Hälsocentralen Domsjö Chefsekreterare/administratör vid medicinkliniken, Länssjukhuset Sundsvall-Härnösand Administratör vid psykiatriska kliniken, Länssjukhuset Sundsvall-Härnösand Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Dokumentgranskningen avser en genomgång av riktlinjer och rutiner för diarie- och ärendehanteringen i syfte att kontrollera om det finns aktuella och korrekta styrdokument. En stickprovkontroll har genomförts i syfte att kontrollera utlämnandet av allmänna handlingar samt hur offentlighetsprincipen tillämpas. Stickprovskontrollen omfattar tjugo handlingar som begärts ut från landstingets centrala diarium. Tjugo handlingar, varav fyra sekretessbelagda, har begärts från landstingets diarium. Begäran har skickats från anonyma e-postadresser och handlingen har ombetts sändas till densamma. Handlingarna har granskats utifrån följande frågor: Utlämnades handling? Hur lång tid tog handläggningen? Frågade handläggaren efter namn eller syfte med att begära ut handlingen? 5

6 Bifogas besvärshänvisning 1 i de fall något tagits bort med hänvisning till sekretess? Intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Definition För att en handling ska vara allmän krävs att handlingen förvaras hos, inkommit till eller upprättats hos en myndighet. En allmän handling kan vara en offentlig handling om den inte innehåller några uppgifter som sekretessbelagts enligt offentlighet- och sekretesslagen. En förvarad handling avser en handling som finns tillgänglig hos myndigheten. Handlingen är inkommen till en myndighet när den anlänt dit eller när en behörig befattningshavare tagit emot den. En handling anses upprättad när den expedieras till någon utanför den egna myndigheten eller när ärendet slutbehandlats. 2. Styrning 2.1. Nationella styrdokument Tryckfrihetsförordningen I tryckfrihetsordningen (1949:105) definieras en handling som: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handlingsbegreppet avser därmed informationsinnehållet snarare än den form som handlingen intar. Enligt tryckfrihetsförordningen är handlingen allmän om den förvaras hos en myndighet, är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upprättad handling avser att ärendet har behandlats av myndigheten eller expedierats till någon utanför myndigheter. En allmän handling kan vara offentlig eller belagd med sekretess. I tryckfrihetsförordningen föreskrivs att begäran om att få ta del av allmän handling ska behandlas skyndsamt. En allmän handling ska lämnas ut av den som förvarar handlingen. Tjänstemannen får inte efterfråga vem som ska ha handlingen eller för vilket syfte. I de fall någon del av handlingen eller hela handlingen inte lämnas ut med hänvisning till sekretess ska en besvärshänvisning bifogas i beslutet. Beslut att inte lämna ut en handling ska vara skriftligt och innefatta en besvärshänvisning. Beslutet ska fattas av myndigheten/nämnden eller av tjänsteman på delegation Förvaltningslagen Enligt förvaltningslagen (1986:223) ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning och råd till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Ärenden som inkommer till myndigheten ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. En handling anses ha inkommit till en myndighet den dagen då handlingen anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa. 1 Avser ett skriftligt avslag på begäran att få ut en sekretessbelagd handling samt en beskrivning hur man överklagar beslutet. 6

7 Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fastställer att allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter alltid ska registreras. Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras. De ska dock kunna fastställas om handlingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En myndighet ska ta hänsyn till allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar Arkivlagen Enligt arkivlagen (1990:782) ska det finnas en arkivmyndighet inom den kommunala förvaltningen. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet om fullmäktige inte beslutat något annat. Arkivmyndigheten ansvarar för den kommunala verksamhetens slutarkiv och har till uppgift att utöva tillsyn över att kommunens övriga myndigheter följer rådande lagstiftning och bestämmelser. Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv och är skyldig att upprätta en arkivbeskrivning över vilka handlingar som finns i arkivet och för hur arkivet är organiserat. Allmänna handlingar ska gallras efter beaktande av allmänhetens rätt att ta del av handlingar, behovet av information för rättskipning, för förvaltningen samt för forskningens behov. Gallring ska ske med hänsyn till det nationella kulturarvet Lokala styrdokument Landstingets arkivreglemente Landstingsfullmäktige antog november 2010 ett arkivreglemente för mandatperioden Av arkivreglementet framgår att landstingsstyrelsen är arkivmyndighet. Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar enligt lag. När myndigheten lämnat över allmänna handlingar till landstingsarkivet övergår ansvaret till arkivmyndigheten. Landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet ansvarar för tillsynen över hanteringen av allmänna handlingar inom landstinget. I tillsynen ingår en regelbunden inspektion av myndigheternas arkiv. Arkivmyndigheten har rätt att överta allmänna handlingar från en myndighet som står under dess tillsyn. Landstingsarkivarien är arkivmyndighetens verkställande tjänsteman och ansvarar för tillsyn och rådgivning. Arkivreglementet fastställer att varje myndighet ska utse en arkivansvarig som ansvarar för att gällande författningar och bestämmelser tillämpas inom myndighetens verksamheter. Den arkivansvariga ska se till att rutinerna inom myndigheten är uppbyggda för att underlätta rätten att ta del av allmänna handlingar. Därutöver att vara kontaktperson gentemot arkivmyndigheten. Myndigheterna ska samråda med landstingsarkivarien i viktigare frågor rörande hanteringen av allmänna handlingar. Enligt arkivreglementet ska varje myndighet ha en eller flera arkivredogörare som svarar för den praktiska hanteringen av verksamhetens arkiv. Arkivredogöraren ska tillse att gällande bestämmelser följs och svara för leveranser av handlingar till landstingsarkivet sker enlighet fastställda riktlinjer. Varje myndighet ska, enligt arkivreglementet, upprätta en gallrings- och dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen ska innehålla handlingens funktion, tidpunkt för gallring, avställning och arkivering samt uppgifter om lagringsmedium. Allmänna 7

8 handlingar ska förvaras så att de skyddas mot brand, fukt, vatten samt stöld och obehörig åtkomst. 3. Hanteringen av allmänna handlingar 3.1. Organisation Under 2013 omorganiserades landstinget genom sammanslagningen av tre sjukhusförvaltningar till en sammanhållen hälso- och sjukvårdsförvaltning. I samband med omorganisationen centraliserades landstingets diarieföring. Arkiveringen centraliserades vid årsskiftet 2012/2013. Diarie- och ärendehanteringen organiseras vid administrativa avdelningen inom landstingets kansli. Administrativa chefen är processägare för diarie- och ärendehanteringen. Vid avdelningen finns en utvecklare för diarie- och ärendehanteringsprocessen, tre registratorer samt landstingsarkivarien. Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet och huvudman för landstingsarkivet. Styrelsen ansvarar för att utöva tillsyn över hanteringen av allmänna handlingar i lanstinget. Vidare för att utfärda riktlinjer med syfte att säkerställa en god hantering av allmänna handlingar samt för att överta handlingar från landstingets myndigheter. Landstingsarkivet sorterar under Landstingsservice sedan januari 2013 och har till uppgift att vårda och tillhandhålla handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Landstingsarkivet består av arkivdepån i Härnösand och skanningverksamheten i Sundsvall. Arkivmyndighetens verkställande tjänsteman är landstingsarkivarien som utgör beställarfunktion till landstingsarkivet. Landstingsarkivariens uppdrag är att verkställa arkivmyndighetens regelbundna inspektioner av landstingets arkiv, ge råd och anvisningar i hanteringen av allmänna handlingar samt ta initiativ till åtgärder för att främja hanteringen av allmänna handlingar i landstinget Diarie- och ärendehanteringsprocessen Diarie- och ärendehanteringsprocessen har av landstingets kansli delats in i tjänstemannaärenden och nämndärenden. Den syftar till att säkra kraven på insyn och medinflytande som krävs i en politiskt styrd organisation. Ärenden kan initieras som en inkommen handling genom exempelvis brev, e-post eller telefonsamtal, eller som en upprättad handling framställd inom landstinget. Samtliga handlingar ska lämnas till registrator för diarieföring. Handlingar skannas in elektroniskt och fördelas till verksamheten. Nämndsekreterarna diarieför protokollsutdrag, beslutsunderlag i ärenden samt de yttranden som expedieras efter nämndsammanträden. Postöppningen ska ske centralt vid landstingets kansli. Verksamheten ska vidarebefordra samtlig post som ska diarieföras till diariet vid landstingets kansli vilket även omfattar personadresserade brev. I dagsläget finns ingen delegation för personliga brev enligt registrator. En postlista på samtliga handlingar upprättas dagligen och tillgängliggörs på landstingets hemsida. Postlistan innehåller handlingar som är inkomna och upprättade inom landstinget. 8

9 Utlämning av allmänna handlingar ska ske skyndsamt. Enligt registrator vid landstingets kansli sker detta i regel samma dag eller inom tre dagar beroende på uppdragets omfattning. Om handlingar tar längre tid att expeditera ska en återkoppling ske. Beslut om sekretessbelagda handlingar tas av administrativa chefen med stöd av jurist vid upphandlingsenheten. Rutinen kring handlingar som inte lämnas ut med hänvisning till sekretess är att ett skriftligt avslagsbeslut samt besvärshänvisning bifogas, enligt utvecklare vid landstingets kansli. Besvärshänvisningen omfattar tillvägagångssättet för att överklaga beslutet att inte lämna ut handlingen. Det uppges inte finnas någon standard för besvärshänvisningen. Istället formuleras den olika beroende av vem som avger svaret Roller och ansvar för ärendehanteringen Roller och ansvar för ärendehanteringen finns beskrivna i den landstingsgemensamma rutinen: Ärendehantering vem ansvarar för vad?. I rutinen framkommer att ärendeberedningen har uppdraget att tidsplanera och fördela ärenden. Ärendeberedningen består av tjänstemän utsedda av landstingsdirektören bland annat kanslichefen, administrativa chefen, ekonomidirektören, HR- direktören, enhetschefer samt sekreterare för nämnder och beredningar. Samtliga ärenden ska passera ärendeberedningen genom anmälan till funktionsbrevlådan. Kanslichefen har i uppdrag att leda ärendeberedningens arbete. Registratorerna ansvarar för att diarieföra inkomna, upprättade eller expedierade handlingar. Ansvaret för handläggningen av ärendet fördelas till ärendeansvarig chef i verksamheten. Den ärendeansvarige chefen kan därefter utse handläggare för behandling av ärendet. Samtliga ärenden samlas på en ärendebehandlingslista som uppdateras veckovis. Ärendeberedningen tar ställning till om underlag är färdigberedda efter handläggning. Ärendeansvarige chef ansvarar för att utse handläggare, kvalitetssäkra tjänsteutlåtandet och se till att tjänsteutlåtandet färdigställs inom beslutad tidsplan. Landstingsdirektören ansvarar för att fördela ärenden efter nämnd- och styrelsebeslut samt för uppföljning. Nämndsekreterarna har till uppgift att inhämta handlingar efter rådsberedningen, skicka ut kallelse och sammanträdeshandlingar och expeditera protokollutdrag till registrator för diarieföring. De har också ansvar för att uppdrag initierade av nämnd återförs till ärendeberedningen samt att efter nämndbeslut se till att alla handlingar diarieförs Ärendehanteringen vid verksamheten Det framgår av granskningen att postöppning, diarieföring och arkivering även sker vid verksamhetsnivå på kliniker och hälsocentraler. Postgången går via sekreterarna/administratörerna som öppnar, datumstämpar och fördelar ut posten till berörda medarbetare. Den inkommande posten består främst av fakturor, kursbjudningar, tidningar eller reklam. Begäran kan även inkomma från Patientförsäkringen LÖF avseende yttranden eller journalkopior. LÖF-ärenden skickas till landstingets kansli för diarieföring. Enligt intervjuade sekreterare vid psykiatriska kliniken och medicinkliniken har verksamheterna egna diarier och arkiv. Diariet vid psykiatriska kliniken omfattar handlingar som finns diarieförda i Platina som verksamhetsberättelser, budgetärenden och förhandlingsprotokoll. Medicinkliniken diarieför handlingar som mottagits och skickats iväg från kliniken. Ärendena diarieförs efter löpnummer, rubrik och årtal. 9

10 Psykiatriska klinikens arkiv innehåller främst arbetsmaterial som sparats under tidigare år. Arkivet vid medicinkliniken omfattar ett diarium från tidigare verksamhetschef. Handlingarna sitter i pärmar och behöver packas ner i arkivlådor för att så småningom skickas iväg till landstingsarkivet enligt intervjuad chefssekreterare. Det kommer ytterst sällan förfrågningar om allmänna handlingar till verksamheterna. Förfråganingar avser främst patientärenden som rör frågor om behandling, tid för mottagning eller kopia av handlingar i den egna patientjournalen. De ärenden som inkommer från enskilda patienter noteras i patientjournalen och diarieförs manuellt på en papperslista vid verksamheten Landstingsarkivet Landstingsarkivet slutförvarar allmänna handlingar från landstingets/myndigheternas verksamhet. Västernorrlands läns landsting har tillsammans med Östergötlands-, Gotlands län samt Göteborgs kommun varit ett intensivdataområde vilket betyder att arkivhandlingar inom landstinget har bevarats i större utsträckning än i andra landsting/kommuner. Landstingsarkivet utgör en del av det nationella kulturarvet. I dag är råden för bevarande på samma nivå för samtliga landsting/regioner. Landstingsarkivets uppdrag är att ta emot handlingar, bevara och vårda arkivhandlingar, tillhandahålla och tillgängliggöra arkivhandlingar samt digitalisera restjournaler. Samtliga myndigheter inom landstinget har möjlighet att överlämna handlingar till arkivet. Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar. Vid överlämnandet av handlingar övergår det juridiska ansvaret till arkivmyndigheten. Landstingsarkivet har ett särskilt uppdrag att ta emot och digitalisera analoga journalhandlingar för aktuella patienter. Under 2013 har ett arbete påbörjats för att skapa ett E-arkiv. Landstingsarkivet har en arkivdepå för förvaring av allmänna handlingar. Vid arkivdepån i Härnösand samlas landstingets analoga handlingar och äldre journaler. I Sundsvall sker en löpande restjournalskanning. Restjournaler avser handlingar som tillhör aktuella digitala patientjournaljournaler. Av granskningen har det framkommit att en viss arkivering även sker vid verksamheterna. Enligt landstingsarkivets uppdragsbeskrivning ska överlämnade arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för förvaltningen och rättskipning samt forskningens behov. Arkiven ska skyddas mot förstörelse, skapa, tillgrepp och obehörig ankomst. Landstingsarkivets handlingar förvaras i enlighet med gällande lagar och föreskrifter enligt verksamhetschefen. Härnösands arkivdepå har specialbyggda arkivlokaler med rätt klimat, skydd mot brand, vattenskada och tillfredsställande skalskydd. Handlingarna i Sundsvall omfattas av ett skal-, vatten- och brandskydd. Verksamhetschefen för landstingsarkivet uppger att kommunikationen med verksamheten är situationsanpassad. Verksamheterna levererar handlingar till arkivdepån eller skickar handlingar till skanning. Avdelningshetscheferna eller sekreterarna/administratörerna är oftast kontaktpersoner för landstingsarkivet. Föreskrifter om gallring ska utfärdas av arkivmyndigheten enligt arkivreglementet. Det saknas fortfarande en gallringsplan vilket lett till att överflödiga handlingar sparas. Gallring sker dock till viss del men avser främst gamla pappersjournaler och restjournalhandlingar 10

11 som skannats in elektroniskt. Beslut om gallring tas informellt i samråd med landstingsarkivarien, utifrån SKLs gallringsråd och i jämförelse med andra landstings gallringsplaner enligt verksamhetschef vid landstingsarkivet. Vidare finns det behov av att ta fram en dokumenthanteringsplan som beskriver informationsflödet till arkivet. Något som enligt uppgift skulle underlätta planering och ge överblick för hur arkiveringsprocessen går till i verksamheten Riktlinjer och rutiner Det saknas framtagna och uppdaterade styrdokument för ärendehanteringen och arkivering samt riktlinjer avseende sekretess. Styrdokument för praktisk hantering av arkivering har tagits fram men inte fastställts vid tiden för granskningen. Administrativa avdelningen uppges, genom omorganiseringen av förvaltningen, ha fått ett större mandat att driva ärendehanteringsfrågorna inom landstinget. Administrativa chefen ingår idag i landstingsledningen bestående av landstingsdirektören, förvaltningschefer och avdelningschefer. Det saknas däremot en uppdragsbeskrivning som tydliggör ansvar, roller och befogenheter samt vem som ansvarar för upprättande av riktlinjer för ärendehanteringsprocessen. Ansvaret för upprättande av riktlinjer bör, enligt administrativa chefen, rimligtvis ligga hos administrativa avdelningen. Arkivreglementet, som antogs av landstingsfullmäktige november 2010, speglar inte dagens centraliserade organisation för arkivering. Reglementet utgår ifrån ett decentraliserat myndighetsansvar och att tillsynen av arkiven ska utövas därefter. Det saknas även utsedda arkivansvariga och arkivredogörare. Enligt verksamhetschef för landstingsarkivet är en generell kompetenshöjning i verksamheten avseende, allmänna handlingar, offentlighet, sekretess och arkivering, ett alternativ till att utse kontaktpersoner. Det finns en uppdragsbeskrivning för landstingsarkivet som innefattar roller och ansvar. Enligt landstingsarkivarien behöver rollerna tydliggöras avseende landstingsstyrelsens uppgifter som arkivmyndighet, landstingsarkivariens uppgifter som verkställande tjänsteman samt relationen däremellan. Därutöver saknas nedskrivna processbeskrivningar både för diarie- och ärendehanteringen samt för arkiveringen vilket gör organisationen sårbar när medarbetare slutar eller vid pensionsavgångar enligt landstingsarkivarien. Vidare saknas beslut om vem som bär ansvaret för framtagande av riktlinjer. Enligt intervjuade i verksamheten är ansvar och befogenheter för diarie- och ärendehanteringen otydliga. Det finns behov av övergripande styrdokument för rutiner samt för ärendehanteringen i verksamheten. Det uppges finnas en osäkerhet kring hur vissa ärenden ska hanteras. Verksamheterna har inte tagit del av information kring den centraliserade ärendehanteringen Bedömning Diarie- och ärendehantering samt arkivering har centraliserats under Diarie- och ärendehanteringen finns centralt på administrativa avdelningen vid landstingets kansli. Diariets tillgänglighet bedöms god utifrån att det finns flera funktioner och registratorer som är väl insatta i rutiner för diariet och som kan överta ansvar vid frånvaro eller semester. Vidare finns en tydligt definierad ärendehanteringsprocess övergripande för landstinget. Däremot saknas styrdokument samt fastställda riktlinjer för ansvar, roller och befogenheter 11

12 för diarie- och ärendehanteringen. Roller, ansvar och befogenheter finns framtagna för landstingsarkivet men uppges trots detta vara otydliga. Vi bedömer att det är av stor vikt att ta fram styrdokument för diarie- och ärendehanteringen samt för sekretessbelagda handlingar. Vidare att besluta vem som har ansvar och befogenhet för framtagandet av riktlinjer både för ärendehantering och för arkivering. Arkivreglementet som är styrande för landstingets arkivering speglar inte den centraliserade organisationen för arkivering. I dagsläget finns det ett krav i arkivreglementet avseende arkivansvariga och arkivredogörare vilket saknas i verksamheten. Vi anser att arkivreglementet bör uppdateras. Det bör övervägas om kravet om kontaktpersoner i verksamheten ska specificeras eller om en generell utbildningssatsning i verksamheten avseende allmänna handlingar, offentlighet, sekretess och arkivering täcker behovet av kompetens. Vidare har det framkommit ett behov av rutiner och information till verksamheten avseende roller och ansvar i organisationen. Det sker fortfarande en viss diarieföring och arkivering inom verksamheten. Sammantaget kan detta riskera att landstinget i förlängningen inte lever upp till krav avseende hanteringen av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. En bidragande är att det saknas resurser för att i tillräckligt stor uträckning stödja och informera verksamheten om ärendehantering. Det har heller inte upprättats någon projektorganisation för implementeringen av den centraliserade diarie- och ärendehanteringen. Arkivering sker enligt gällande lagar och föreskrifter för att säkerställa att handlingarna skyddas mot förstörelse, skada och obehörig ankomst. Handlingar förvaras centralt vid arkivdepåerna i Härnösand och Sundsvall. 4. Uppföljning och samverkan 4.1. Granskning av landstinget diarieföring 2009 År 2009 genomförde de förtroendevalda revisorerna en granskning av landstingets diarieföring. Syftet med granskningen var att ta reda på om allmänna handlingar hanterades och förvarades på föreskrivet sätt utifrån gällande lagstiftning samt regler och rutiner fastlagda inom landstinget. Granskningen visade brister i landstingets system och rutiner för hantering av ärenden och allmänna handlingar. Det fanns brister gällande landstingets beslutade regler, riktlinjer och fastställda rutiner. De framtagna riktlinjerna vid tiden för granskningen saknades eller var i behov av uppdatering. Rutinerna avseende ärendehanteringen sköttes inte på ett tillfredsställande sätt. Bristerna omfattade även efterlevnad av landstingets arkivreglemente. Det saknades arkivansvariga och arkivredogörare vid verksamheterna samt framtagna dokumenthanteringsplaner och aktuella gallringsföreskrifter. Vidare hade Arkivmyndighetens ansvar för tillsynen över hantering av allmänna handlingar inte fullgjorts. Av granskningen framgår att flertalet föreslagna åtgärder inte vidtagits. Förtydligande av organisationen och arbetssätt har till viss del genomförts genom framtagande av processbeskrivning för den centraliserade diarie- och ärendehanteringen. Vidare har förvaltningen av arkivering setts över. 12

13 4.2. Uppföljning av ärendehanteringen Diarie- och ärendehanteringen sker i systemstödet Platina. Systemstödet möjliggör bevakning av ärenden och ger överblick av ärendegången. Behörighetsnivåer för verksamhetschefer och handläggare kan fastställas i systemet. Handlingar som inte behöver diarieföras kan hanteras som arbetsmaterial i systemet. Patientjournaler hanteras i e- journalsystemet Systeam Cross. Platina innehåller, enligt intervjuade, bra funktioner men tenderar vara mindre användarvänlig, särskild för de som använder systemstödet sällan. Systemet har dock utvecklats senaste åren i samverkan med andra landsting (se avsnitt 3.7). En ny modul för avvikelsehantering kommer bland annat finnas tillgänglig under hösten Återsökningen av handlingar uppges fungera tillfredsställande. Bevakning och uppföljning av ärenden sker veckovis inom ramen för ärendeberedingen. Samtliga ärenden upprättas på en ärendeberedningslista (ÄB -lista) som uppdateras kontinuerligt. Varje måndag hålls möten med kanslichefen, nämndsekreterare, registratorer och representanter för verksamheten för att fördela och diskutera ärenden. Till följd av en stor arbetsbelastning, uppges registratorerna vid landstingets kansli, ha svårt att hinna kvalitetssäkra och återkoppla till handläggare i enskilda ärenden. Utvecklare vid landstingets kansli genomför stickprovskontroller av diariet dock utan dokumentering. Stickprovskontrollen genomförs heller inte strukturerat eller kontinuerligt. Landstingsstyrelsens tillsynsroll är enligt landstingsarkivarien svagt utvecklad. Det saknas tillämpningsanvisningar för hur landstingsstyrelsen ska fullgöra sitt tillsynsansvar. I dagsläget genomförs ingen tillsyn av arkiveringen inom landstingets verksamheter. Därutöver finns det behov av att hitta en modell för att följa upp hur landstingsarkivet genomför sitt uppdrag enligt landstingsarkivarien. Stickprovskontroller inom ramen för internkontrollplanen uppges kunna vara ett sätt att säkra regelbundna regelbunden uppföljning och kontroll. Landstingsstyrelsen tar inte del av någon återraportering av information kring diarieföring eller arkivering Information och utbildning Utvecklaren vid landstingets kansli anordnar utbildningsgrupper och stöttar verksamheten vid behov. Information om ärendehanteringsprocesen finns även vid intranätet. Därutöver får samtliga nyanställda introduktion i systemstödet Platina. Det uppges svårt att nå ut till verksamheterna för att bygga kompetens i den utsträckning som det finns behov av. Det saknas framför allt resurser i form av kompetens och personal enligt utvecklare vid landstingets kansli. Administrativa frågor tenderar hamnar vid sidan av den ordinarie verksamheten och prioriteras inte i samma utsträckning enligt landstingsarkivarien. Det saknas kunskap om diarieföring i systemstödet Platina, utlämnande av allmänna handlingar men även om lagar som offentlighet och sekretess. Det uppges finnas en tröskel att få handläggarna att gå över från pappershantering till elektronisk diarieföring. Samtliga intervjuade menar att mycket av kompetensen om utlämnande av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess har försvunnit med pensionsavgångar. Det uppges 13

14 finnas en betydande risk att landstinget inte lever upp till offentlighetsprincipen. I dagsläget finns ett stort mörkertal avseende handlingar som inte diarieförs. Enligt landstingsarkivarien finns det behov av att upprätta ett införandeprojekt för implementeringen av diarie- och ärendehantering och arkivering i större skala. Mycket skulle kunna åstadkommas med en mindre andel projektmedel som att ta fram en interaktiv utbildning, gemensamma dokumentmallar samt processkartläggning som stöd för verksamheten Extern samverkan Samverkan inom diarie- och ärendehanteringen sker med andra landsting inom flera projekt. Under 2009 genomfördes ett nationellt projekt på uppdrag av nätverket för Sveriges kanslichefer för att skapa en gemensam plattform för nämndadministrationen. Västernorrlands län landsting deltog i projektet tillsammans med Stockholms läns landsting, Landstinget Gävleborg, Landstinget Värmland, Örebro läns landsting och Landstinget Dalarna, Landstinget Sörmland, Landstinget Jönköpings län och Region Skåne. Projektet resulterade i framtagandet av en gemensam process för nämndärendehanteringen. Landstinget medverkade 2010/2011 i en projektgrupp för att möta landstingens behov kring diarie- och ärendehandläggning genom systemstödet Platina. Projektet omfattade Västernorrlands landsting, Stockholms läns landsting, Lanstinget Gävleborg, Landstinget Värmland, Örebro läns landsting och Västerbottens läns landsting. Inom ramen för projektet samlades önskemål in om utvecklingen kring diarie- och ärendehandläggning i Platina. Initiativet till projektet togs av kanslichefsnätverket. Landstinget samverkar kring projektet R7e-arkiv med åtta andra landsting. Projektet syftar till elektroniskt arkivering av information. Implementeringen sker inom den egna förvaltningen men kostnaderna för drift och förvaltning delas gemensamt mellan landstingen. Ett arbete har påbörjats med att överföra det gamla diariet till R7e-arkiv Stickprovsgranskningen Tillhandahållande av allmänna handlingar har undersökts genom att tjugo handlingar, varav fyra sekretessbelagda, har begärts ut ifrån det centrala diariet. Resultatet från stickprovsgranskningen visar att sjutton handlingar lämnades ut inom ett dygn efter begäran. Av dessa utlämnades femton handlingar inom en timma och tio handlingar inom trettio minuter. Vid begäran av journalhandlingar för forskningsprojekt dröjde det endast fem minuter innan handlingen inkom. Delårsrapporten 2013 för vårdområdet psykiatri och habilitering skickades ut inom fyra arbetsdagar. De aktuella lönenivåerna för kirurger inom vårdområde opererande skickades ut inom tre arbetsdagar. En handling som avsåg protokoll från senaste ledningssammanträdet inom vårdområde medicin lämnades inte ut trots påminnelse. Resultaten framgår av nedanstående tabell (se mer utförlig redogörelse i bilaga 1): Antal handlingar Antal utlämnade handlingar Antal handlingar inkomna inom ett dygn Antal handlingar inkomna inom en timme Antal handlingar inkomna inom trettio minuter 14

15 Av de fyra sekretessbelagda handlingarna utlämnades de avidentifierade versionerna inom ett dygn. Vid utlämning av de sekretessbelagda handlingarna bifogades inget skriftligt avslagsbeslut eller besvärshänvisning. Förfrågan efter allmänna handlingar från centrala diariet görs på landstingets hemsida. Den som begär ut handlingen uppmanas att lämna namn och epost för utskick av handlingen. Vid själva utlämnandet av handlingen har dock varken namn eller syfte med att begära ut handlingen efterfrågats Bedömning Flertalet av de noterade bristerna från granskningen 2009 har inte åtgärdats. Förtydligande av organisationen och arbetssätt har till viss del genomförts genom framtagande av processbeskrivning för den centraliserade diarie- och ärendehanteringen. Vidare har förvaltningen av arkivering setts över. En del av bristerna, som avsaknaden av arkivansvariga och arkivgörare, är inte lika aktuell i förhållande till centraliserade organisationen. Det sker dock fortfarande en viss del diarieföring och arkivering vid verksamheterna. Det finns ett tillfredställande systemstöd för diarie- och ärendehanteringen. Samtliga ärenden skannas in elektroniskt i systemstödet Platina medan patientjournaler hanteras i e- journalsystemet Systeam Cross. Bevakningen av ärenden sker veckovis inom ramen för ärendeberedningen. Vi bedömer att det finns en god struktur för uppföljning som säkerställer bevakningen av ärenden. Tillsynen samt kvalitetssäkringen bedöms dock vara två utvecklingsområden. Vidare har arkivmyndigheten inte fullföljt ansvaret att utöva tillsyn av allmänna handlingar inom landstinget. Stickprovsgranskningen visar att allmänna handlingar lämnas ut skyndsamt. Det bör dock säkerställas att besvärshänvisning bifogas i de fall någon del av handlingen eller hela handlingen inte lämnas ut med hänvisning till sekretess. Därutöver ser vi att det är av stor vikt att kunskapen avseende allmänna handlingar, offentlighet och sekretess säkerställs inom landstinget. 5. Svar på revisionsfrågorna och bedömning 5.1. Svar på revisionsfrågorna Finns aktuella styrdokument inom landstinget avseende diarieföring, offentlighet och sekretess? Det saknas styrdokument för diarieföring, offentlighet och sekretess. Vidare har roller, ansvar och befogenheter inte fastställts för den centraliserade av diarie-och ärendehantering. Det finns en uppdragsbeskrivning för landstingsarkivet innefattande roller och ansvar. Arkivreglementet beslutat av fullmäktige november 2010 har inte uppdaterats för att spegla den nya centraliserade organsationen. En framtagen rutinbeskrivning finns för diarie- och ärendeprocessen. Hur är arbetet organiserat? Under 2013 centraliserades landstingets diarie- och ärendehantering samt arkivering. Diarieoch ärendehanteringen organiseras inom administrativa avdelningen vid landstingets kansli. Inom administrativa avdelningen finns t.f. administrativ chef, utvecklare för diarie- och ärendehanteringsprocessen, tre registatorer samt landstingsarkivarien. Landstingsarkivet 15

16 utgör ett centraliserat arkiv för landstingets handlingar som sorterar under Landstingsservice. Landstingsarkivarien utgör en beställarfunktion till landstingsarkivet. Är ansvarsfördelning, befogenheter och organisation tydlig och i överensstämmelse med aktuell lagstiftning? Roller, ansvar och befogenheter behöver tydliggöras för att spegla den nya centraliserade organisationen samt för att vara i överenstämmelse med aktuell lagstiftning. Ansvarsfördelning, roller och befogenheter saknas för diarie- och ärendehantering. En uppdragsbeskrivning innehållande roller och ansvar finns för landstingsarkivet. Det saknas kunskap i verksamheten om ansvarsfördelning, befogenheter och organisation för diarie- och ärendehanteringen. Hur sker registrering av allmänna handlingar, både inkommande, utgående och inom landstinget upprättade? Registrering av allmänna handlingar, både inkommande, utgående och inom landstinget upprättade sker centralt av registratorerna vid landstingets kansli. Samtliga handlingar skannas elektroniskt in i systemstödet Platina. Vid verksamheten sker viss manuell diarieföring och arkivering. Vilket systemstöd används och hur upplever användarna systemets tillgänglighet och tillförlitlighet? Förekommer manuell diarieföring? Landstinget använder systemstödet Platina som i regel fungerar tillfredställande avseende tillgänglighet och tillförlitlighet. Systemstödet uppges dock svårtillgängligt för de personer som använder systemet sällan. Arkiveras och gallras handlingar på ett lämpligt sätt? Landstingsarkivet består av arkivdepån i Härnösand och skanningverksamheten i Sundsvall. Handlingarna förvaras och skyddas mot brand, fukt, vatten, stöld eller obehörig åtkomst enligt gällande lagar och föreskrifter. Det saknas en gallrings- samt dokumenthanteringsplan. Gallring sker i dock till viss del informellt i samråd mellan verksamhetschefen vid landstingsarkivet och landstingsarkivarien, utifrån SKLs gallringsråd och i jämförelse med andra landstings gallringsplaner. Tillgodoses allmänhetens rätt till insyn i landstingets verksamhet? Den stickprovsgranskning som genomfördes visar att allmänhetens rätt till insyn till stor del tillgodoses av landstingets verksamhet. Stickprovsgranskningen visar att utlämnandet av allmänna handlingar sker i huvudsak skyndsamt. En handling lämnades dock inte ut trots påminnelse. Bidrar system och rutiner för diarieföring till en effektiv och säker ärendehantering? System och rutiner bidrar inte fullt ut till en effektiv och säker ärendehantering. Det sker till viss del manuell diarieföring och arkivering i verksamheten. Det saknas framtagna styrdokument för ansvar, roller och befogenheter för diarie- och ärendehanteringen. Informationen och kunskapen om allmänna handlingar uppges vara begränsad hos verksamheten. Finns en systematisk uppföljning och kontroll av landstingets diarieföring? Det saknas en systematisk uppföljning och kontroll av landstinget diarieföring och arkivering. Det förekommer ingen fortlöpande och dokumenterad stickprovskontroll/ tillsyn av diarieföringen eller arkivering. Landstingsstyrelsen tar inte del av någon särskild information kring diarieföring eller arkivering. Har noterade brister från tidigare granskning åtgärdats? Flertalet av noterade brister från den granskningen 2009 har inte åtgärdats. Förtydligande av organisationen och arbetssätt har till viss del genomförts genom framtagande av 16

17 processbeskrivning för den centraliserade diarie- och ärendehanteringen. Vidare har förvaltningen av arkivering setts över. En del av bristerna som avsaknaden av arkivansvariga och arkivgörare är dock inte lika aktuell i förhållande till centraliserade organisationen. Det sker fortfarande till viss del diarieföring och arkivering vid verksamheterna Sammanfattande bedömning Granskningen syftar till att bedöma om befintliga system och rutiner för diarieföring och hanteringen av allmänna handlingar är ändamålsenliga och tillgodoser de krav som framgår av gällande lagstiftning respektive landstingets interna regelverk. Vår sammanfattande bedömning är att centrala diariets tillgänglighet är god utifrån att det finns flera funktioner och registratorer som är väl insatta i rutiner för diariet. Det finns en tydligt definierad rutin för den övergripande ärendehanteringsprocessen för landstinget. Denna är dock inte förankrad i verksamheten vilket skapar otydlighet i roller och ansvar. Vi bedömer att landstingsstyrelsen till viss del brister i sin uppgift att styra, leda och följa upp och kontrollera diarie- och ärendehanteringen samt arkivering inom landstinget. Styrelsen har inte i tillräckligt stor utsträckning tagit en samordnande roll. Implementeringen av organisationen är i utvecklingskedet men det saknas en övergripande strategi för det fortsatta arbetet. Det saknas framtagna styrdokument som tydliggör ansvar, roller och befogenheter för diarie- och ärendehantering samt uppdaterade riktlinjer för arkivering. Hanteringen av handlingar sker inte fullt ut på ett ändamålsenligt sätt då det uppges finnas ett mörkertal avseende diarieföringen inom verksamheten. Det är av vikt att det finns välfungerande fastställda rutiner även för verksamhetens hantering av allmänna handlingar. Det finns ett grundläggande system för uppföljning som omfattar systemstödet Platina och ärendeberedningen som möjliggör bevakningen av ärenden. Tillsynen av diarie- och ärendehantering samt för arkivering bör dock säkerställas. Därutöver ser vi det angeläget att styrelsen vidtar åtgärder för att säkerställa kunskapen om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess inom landstinget. Våra förslag till fortsatt utveckling är att landstingsstyrelsen bör: Ta fram riktlinjer som förtydligar ansvar, roller och befogenheter för diarie- och ärendehanteringsprocessen Förankra arbetssätt inom den centraliserade organisationen för diarie- och ärendehantering samt arkivering i verksamheten Ta fram rutiner i verksamheten för diarie- och ärendehanteringsprocessen Uppdatera arkivreglementet för att roller, ansvar och befogenheter ska spegla den centraliserade organisationen samt förankra dess efterlevnad i verksamheten Säkerställ att tillsynen av landstingets arkivering genomförs Ta fram gallringsplan och dokumenthanteringsplan Säkerställ behovet av information och utbildning inom landstinget för hanteringen av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess Härnösand den 5 mars 2014 Anders Hellqvist Certifierad kommunal revisor Katja Robleto Verksamhetsrevisor 17

18 Bilaga 1 Begärda handlingar Typ av handling Tidpunkt för begäran Handling utlämnad 1. Aktuella lönenivåer för kirurger inom kl.15: kl.16:42 vårdområde opererande 2. Delårsrapport 2 för år 2013 för kl.16: kl.10:10 vårdområde psykiatri och habilitering 3. Protokoll från senaste kl. 16:43 Ej utlämnad ledningssammanträdet inom vårdområde medicin 4. Aktuell lönenivå för landstingets kl. 15: kl. 07:55 ekonomidirektör och personaldirektör 5. Annons rekrytering av AT-läkare till kl. 08: kl. 10:09 Landstinget Västernorrland 6. Rekrytering av sjuksköterska natt till kl. 09: kl. 10:09 ortopedkliniken, Sundsvall 7. Avtal gällande samarbetsprojektet kl. 10: kl. 10:32 Produktion av konst 8. Medling beträffande lokalhyresgästs kl. 10: kl. 10:42 besittningsskydd 9. Annons rekrytering av psykolog till kl. 10: kl. 10:54 psykiatriska mottagningen, Härnösand 10. Begäran om journalhandlingar för kl. 10: kl. 11:00 forskningsprojekt (sekretess) 11. Skrivelse (sekretess) kl. 16: kl. 07: Remiss: Vägledning för att upptäcka våld 13. Meddelande om beviljat bygglov för fastighet 14. Överenskommelse om uppdragsbeskrivning för en länsövergripande Hjälpmedelskommitté 15. Begäran av journal i enskilt klagomålsärende (sekretess) 16. Rekvisition av medicinsk utredning (sekretess) 17. Angående bestridande av faktura nr Beslut i mål om betalningsföreläggande 19. Rapport om fysisk informationssäkerhet i IT utrymme 20. Rekvisition av medicinsk utredning (sekretess) kl. 14: kl. 15: kl. 15: kl. 15: kl. 15: kl. 15: kl. 15: kl. 16: kl. 13: kl. 14: kl. 13: kl. 13: kl. 13: kl. 14: kl. 13: kl. 14: kl. 13: kl. 14:15 18

19 Källförteckning Arkivreglementet, Mandatperioden Landstingsfullmäktige Landstinget Västernorrland Arkivmyndigheten, presentation för landstingsstyrelsen, Landstinget Västernorrland Landstingsplan Landstingsfullmäktige Landstinget Västernorrland Landstingsplan Landstingsfullmäktige Landstinget Västernorrland Uppdragsbeskrivning Landstingsarkivet Landstinget Västernorrland Ärendehantering- vem ansvarar för vad? Landstinget Västernorrland Överenskommelse om interna tjänster. Serviceområde - Landstingsarkiv Landstinget Västernorrland 19

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5 Granskning av ärendehanteringsprocessen inom Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6.

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Landstinget Gävleborg Revisionsrapport Oktober 2010 Ove Axelsson Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING.........3 INLEDNING......4

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 Ärendehanteringsprojektet 2011-01-01 infördes en ny organisation i kommunen för såväl politiker som tjänstemän. Det innebär bland annat att samtliga kommunsekreterare

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Utvecklingsplan för god och jämlik vård. Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Utvecklingsplan för god och jämlik vård. Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret Utvecklingsplan för god och jämlik vård Revisionspromemoria LANDSTINGETS REVISORER 2014-04-09 14REV9 2(7) Sammanfattning Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutade i december 2011 om en utvecklingsplan för

Läs mer

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Granskning av nämndernas beredningsrutiner

Granskning av nämndernas beredningsrutiner Revisionsrapport Granskning av nämndernas beredningsrutiner Marks kommun 2010-06-23 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 1.1 Uppdrag och syfte... 3 1.2 Revisionsfråga... 3 1.3 Kontrollmål...

Läs mer

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 1(7) AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 2(7) AVTALSMALL, LÅN AV PATIENTJOURNALER 3 3.10.1 Bakgrund och syfte 3 3.10.2 Tillträde 4 3.10.3 Kontaktpersoner 4 3.10.4 Utlånade

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna 2013. Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna 2013. Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna 2013 Revisionspromemoria LANDSTINGETS REVISORER 2014-04-09 14REV33 2(10) Sammanfattning Landstinget Västernorrland har fyra fullmäktigeberedningar: Arvodeskommittén,

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun Hemuppgift 5 Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Karlstads kommun Motivering för den valda processen Hela flödet för ärendehanteringsproccessen på kommunledningskontoret har kartlagts. Ärendehanteringsprocessen

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015 www.pwc.se Revisionsrapport Hans Gåsste Juli 2015 Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Sandvikens kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1.

Läs mer

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport Revisionsrapport Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete Region Halland Rebecca Andersson, revisionskonsult Kerstin Sikander, Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stensson, Cert.

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Beslut efter tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204)

Beslut efter tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Beslut Dnr 2006-12-12 1896-2005 Landstingsstyrelsen Landstinget i Värmland 651 82 Karlstad (er beteckning LK/052693) Beslut efter tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Datainspektionens beslut

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation

Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation Sid 1(5) Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation Inledning Hantering av patientinformation inom Region Skåne ska ske utifrån patientdatalagen (SFS 2008:355), Socialstyrelsens

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Riktlinjer för social dokumentation

Riktlinjer för social dokumentation Riktlinjer för social dokumentation Februari 2011 1 Juni 2011 Inledning Omvårdnadsförvaltningens Riktlinjer för social dokumentation reglerar hur genomförandet av beviljade insatser till äldre personer

Läs mer

Tjänstebeskrivning Slutarkivering

Tjänstebeskrivning Slutarkivering Landstingsarkivet 2013-06-11 Tjänstebeskrivning Version 1.1 LA 2012-7351 Tjänstebeskrivning Slutarkivering Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Landstingsarkivets organisation... 3 2 Slutarkivering... 3 2.1.1

Läs mer

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Dagar om lagar 4 5 november 2014 Bo Thalén Vem äger patientjournalerna? (I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Kan patientjournaler överlämnas från en vårdgivare

Läs mer

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet. Detta är den senaste internetversionen av författningen. Här presenteras föreskrifter och allmänna råd i konsoliderad form, det vill säga med alla gällande bestämmelser och rekommendationer från grundförfattningen

Läs mer

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun 1(5) 4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun Nedanstående lagar, förordningar allmänna råd ligger till grund för omvårdnadsdokumentationen.

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING I 1. Styrdokument inom kommunikationsområdet 1

Läs mer

Uppföljande granskning av tillgänglighet

Uppföljande granskning av tillgänglighet SLUTDOKUMENT 1(2) 2013-01-28 För kännedom; Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Uppföljande

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Registrering och dokumenthantering

Registrering och dokumenthantering Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Tjänsteskrivelse 2015-03-20 KFN 2014.0043 Handläggare: Annelie Henriksson Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden är arkivmyndighet i Karlskoga

Läs mer

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Granskning av LSS. Kvalitetssäkring av genomförandeplaner. Emmaboda kommun. 9 oktober 2012

REVISIONSRAPPORT. Granskning av LSS. Kvalitetssäkring av genomförandeplaner. Emmaboda kommun. 9 oktober 2012 REVISIONSRAPPORT Granskning av LSS Kvalitetssäkring av genomförandeplaner Emmaboda kommun 9 oktober 2012 Jard Larsson, certifierad kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Uppdrag, revisionsfråga

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer