KB:s samverkansstruktur

Transkript

1 Handläggare Carina Heurlin Fernold Nationell bibliotekssamverkan Publik verksamhet Datum Dnr KB:s samverkansstruktur Förslag på ny form för nationell bibliotekssamverkan 1(19)

2 Innehåll 1. Nationella samverkans- och utvecklingsuppdraget Förslaget i korthet Övergripande analys KB:s uppdrag Styrdokument för KB Förordning och instruktion Ur bibliotekslagen Ur regleringsbrev för budgetåret Förslag på ny form för samverkan Strukturen Flexibilitet Avgränsningar NU-gruppen Två områden Grupper Gruppernas direktiv Tillsättning av ledamöter Gruppernas sammansättning Mandatperioder Mötesfrekvens Område 1: Infrastruktur för forskning och fri information De nationella biblioteksdatasystemen LIBRIS Metadata del av den underliggande infrastrukturen Vidareutveckling av databasen SwePub Samverkan mellan forskningsbibliotek och främjande av tillgång till vetenskaplig information Öppen tillgång till forskningsresultat och forskningsdata Frågor kring digitalisering och digitalt tillgängliggörande Plikt och strategisk insamling KB:s roll som forskningsbibliotek inom humanvetenskaperna Område 2: Nationell överblick Sveriges officiella biblioteksstatistik Uppföljning av biblioteksplaner Omvärldsbevakning, samverkan och utveckling på nationell nivå Tidplan (19)

3 1. Nationella samverkans- och utvecklingsuppdraget Utifrån KB:s nationella samverkansuppdrag ska KB ha en nationell överblick samt främja samverkan och utveckling inom det offentligt finansierade biblioteksväsendet. Som stöd i arbetet med att utföra detta uppdrag finns idag en inflytandestruktur 1 med representanter från den offentligt finansierade bibliotekssfären samt andra myndigheter, utbildnings- och forskningsinstitutioner inom fältet. I inflytandestrukturens grupper sitter representanter för Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Forum för Specialbibliotekschefer, Kulturrådet, Myndigheten för tillgängliga medier (MTM), Nationella skolbiblioteksgruppen samt utbildningsoch forskningsinstitutioner inom Biblioteks- och informationsvetenskap. Under 2014 har KB:s nuvarande inflytandestruktur utvärderats 2 av en extern utredare, Peter Almerud. Utifrån utredarens förslag presenterade KB, för nationella referensgruppen den 19 november 3, en skiss på en ny samverkansstruktur. Förslaget inkluderade då även uppdraget att ta fram en nationell biblioteksstrategi. Läget förändrades i och med att regeringens budget inte gick igenom och KB inte fick det förväntade uppdraget KB har dock fortsatt arbetet med att ta fram förslag på en ny struktur för samverkan med ambitionen att föra in modellen med nationella utvecklingslinjer 4 i strukturen. Liggande förslag på ny form för samverkan är också väl förberett för att inkludera arbetet med en nationell biblioteksstrategi, när det uppdraget kommer. I önskan om att hitta fruktbara samarbetsformer och även synliggöra desamma har KB tagit fram förslag på en ny struktur med fokus på samverkan. Förslaget har bearbetats av KB internt via NU-gruppen (gruppen för det nationella bibliotekssamverkansuppdraget) och KB:s ledningsgrupp. Förslaget kommer att skickas ut brett på remiss bl.a. till alla organisationer som idag utser ledamöter till nuvarande inflytandestruktur och till andra intressenter i bibliotekssfären t.ex. SUHF, SKL, Forum för Specialbibliotekschefer, Nationella skolbiblioteksgruppen, Kulturrådet, MTM, utbildnings- och forskningsinstitutioner inom Biblioteks- och informationsvetenskap och andra humanvetenskaper samt Sveriges Länsbibliotekarier (SLB). Förslaget kommer att 1 För mer information se: 2 Peter Almeruds rapport: Almerud%20237-KB% pdf Nationella utvecklingslinjer är den modell som ersätter tidigare modell med utlysning projektmedel. För mer information se: 3(19)

4 läggas ut publikt på KB:s webb och spridas vidare i så många kanaler som möjligt. Alla som vill skicka in synpunkter har möjlighet att göra det. Det är främst strukturen som sådan som är i fokus under remissgången. Eftersom strukturen i sig är flexibel kommer grupper att skapas och även läggas ner beroende på hur KB:s uppdrag förändras över tid. Vi önskar därför att följande aspekter särskilt beaktas: Strukturen med utgångspunkt i KB:s olika uppdrag Formalia mandatperioder, sammansättning av grupperna, hur ledamöter utses och av vilka organisationer/sammanslutningar/grupperingar etc. Gruppernas direktiv nivå, tydlighet etc. Observera att några av grupperna redan är formellt beslutade och tillsatta och inte kommer kunna påverkas av remissrundan. Det gäller t.ex. Forskarrådet och Kvalitetsdialog. 5 Remisstiden sträcker sig fram till den 15 maj Remissvar skickas till kungl.biblioteket@kb.se märkt dnr Nuvarande inflytandestruktur är förlängd fram till 30 juni Efter sommaren är det tänkt att den nya strukturen ska implementeras Förslaget i korthet I korthet föreslår KB följande: Den nya strukturen utgår från lagar och förordningar. Den nya strukturen får namnet KB:s samverkansstruktur. Utifrån KB:s uppdrag knyts skilda grupperingar som kan vara olika till sin karaktär beroende på uppdragets formulering och syfte. Varje grupp får tydliga direktiv anpassade efter KB:s uppdrag. 7 Alla grupper besätts utifrån direktivets utformning. Strukturen ska vara flexibel och mindre formaliserad än dagens inflytandestuktur. Grupper ska kunna tillsättas, tillika avslutas, löpande 5 Gäller inte de grupper som formerats på annat sätt, t.ex. Forskarrådet, gruppen för SwePub eller Kvalitetsdialog, som redan har givan direktiv: Organisering Kvalitetsdialog, Dnr: 161-KB , Råd för forskningsrelaterade frågor på KB samt Förändrat uppdrag och arbetsformer för Kungliga bibliotekets Forskarråd, Dnr: 234-KB Gäller inte de grupper som formerats på annat sätt, t.ex. Forskarrådet eller Kvalitetsdialog, som redan har givan direktiv: Organisering Kvalitetsdialog, Dnr: 161-KB , Råd för forskningsrelaterade frågor på KB samt Förändrat uppdrag och arbetsformer för Kungliga bibliotekets Forskarråd, Dnr: 234-KB (19)

5 efter behov beroende på de olika uppdragens karaktär och längd. Mandatperioderna kan variera mellan grupperna beroende på vilket uppdrag gruppen är knuten till. Arbetsgrupper/nätverk kan skapas för specifika arbetsuppgifter och områden på kort eller lång sikt. De organisationer som ska finns representerade i grupperna utser själva sina representanter på 3-4 års basis och riksbibliotekarien beslutar. Nomineringsförfarandet slopas. Nationella referensgruppen får nytt uppdrag, ny sammansättning och nytt namn det nationella samverkans- och utvecklingsrådet. Fokus ska ligga på strategisk nivå d.v.s på att ha nationell överblick och att främja samverkan och utveckling. Huvuduppgiften blir omvärldsbevakning och att peka ut och prioritera nationella utvecklingslinjer inom bibliotekssfären. Fler samarbeten, strukturer och nätverk för samverkan inkluderas i den nya samverkansstrukturen. Den nya strukturen ska gälla tills vidare. I frågor som rör KB är det endast riksbibliotekarien som kan fatta beslut Övergripande analys En förutsättning för att KB ska kunna utföra sina uppdrag är att arbetet sker i samverkan med biblioteksfären. Det är därför viktigt att formerna för samverkan anpassas efter de olika uppdrag som myndigheten har. Utvärderingen, som nämnts ovan, 8 visar bl.a. att inflytandestrukturen är viktig av flera olika skäl, inte minst för nätverkande och att hålla sig à jour med vad som händer inom bibliotekssektorn. KB har uppmärksammat de brister som framgått dels av utvärderingen av inflytandestrukturen, dels via styr- och expertgruppernas självutvärderingar. Ett flertal grupper har påpekat att de haft otydliga uppdragsbeskrivningar vilket har försvårat arbetet. Frågan om var gruppernas frågor och arbete hamnar inom KB har också tagits upp och utvärderingen visar att kommunikationen från KB inte varit optimal. Nationella referensgruppen har uttryckt en önskan om att arbeta mer strategiskt och samverka kring fler frågor på ett tidigare stadium än vad som sker idag. Relationen mellan KB:s ledningsgrupp och det som idag kallas för nationella referensgruppen bör stärkas. Det framgår med all tydlighet att det är viktigt att grupperna får konkreta, specifika och tydliga direktiv för att kunna utföra ett meningsfullt och effektivt 8 Peter Almeruds rapport: Almerud%20237-KB% pdf 5(19)

6 arbete. Att varje uppdrag har en tillhörande grupp istället för tvärtom. Utgångspunkten är uppdraget och inte gruppen som sådan. Att ta fram en flexibel struktur är därför viktigt KB:s uppdrag Styrdokument för KB KB:s uppdrag och verksamhet styrs av dess instruktion, regleringsbrev och särskilda regeringsuppdrag samt i lagar och förordningar liksom internationella åtaganden, bland annat gentemot EU. Regeringen beslutar om en instruktion som anger uppgifter och ledningsform för KB. Av det årliga regleringsbrevet framgår bland annat krav på mål och resultat för myndigheten samt hur stora anslag KB får Förordning och instruktion Förordning (2008:1 421) med instruktion för Kungl. biblioteket SFS nr: 2008:1421 Departement/myndighet: Utbildningsdepartementet Utfärdad: Ändrad: t.o.m. SFS 2013:1050 Källa: Regeringskansliet/Lagrummet Uppgifter 1 Kungl. biblioteket är nationalbibliotek och arkiv för ljud- och bilddokument och rörliga bilder samt fullgör dokumenterande uppgifter och serviceuppgifter. Myndigheten ska 1. ta emot, förvara, beskriva och tillhandahålla den svenska tryckproduktionen i dess helhet och sådana dokument för elektronisk återgivning som avses i 10 första stycket lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument. 2. ta emot, förvara och i enlighet med 6 förordningen (2008:1420) om pliktexemplar av dokument tillhandahålla pliktexemplar av filmer, fonogram, videogram, sådana dokument för elektronisk återgivning som avses i 14 tredje stycket lagen om pliktexemplar av dokument och upptagningar av ljudradio- och televisionsprogram, och 3. inom sitt verksamhetsområde vara en resurs för forskning i rollen som främst humanistiskt och samhällsvetenskapligt forskningsbibliotek och främja den svenska forskningens kvalitet genom att tillhandahålla en effektiv forskningsinfrastruktur. Förordning (2013:1050) (19)

7 2 Myndigheten ska även 1. fullgöra de uppgifter som följer av a. lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument, b. lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material, c. förordningen (2008:1420) om pliktexemplar av dokument och d. förordningen (2012:866) om pliktexemplar av elektroniskt material, 2. samla, förvara, beskriva och tillhandahålla utomlands utgivna publikationer med svensk anknytning, 3. samla, förvara, beskriva och tillhandahålla en representativ samling utländsk litteratur, särskilt inom samhällsvetenskap och humaniora, 4. vårda och förkovra bibliotekets äldre samlingar av böcker och annat tryck, handskrifter, kartor och bilder, 5. framställa nationalbibliografin, 6. svara för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek när det gäller digitalisering och digitalt tillgängliggörande, och 7. analysera utvecklingen inom forskningsbiblioteken i landet. Förordning (2012:867). 3 Myndigheten får som deposition eller gåva ta emot eller på annat sätt förvärva sådana dokument som avses i 2 2 och 4, andra upptagningar av ljud och rörlig bild än sådana som avses i 1 2 och sådana framställningar i skrift, ljud eller rörlig bild som är avsedda att användas tillsammans med upptagningarna. Förordning (2011:942). 4 Myndigheten ska i fråga om de dokument som avses i 1 2 och 3 1. vårda de samlingar som förvaras hos myndigheten samt förvara dem på ett betryggande sätt, och 2. gallra samlingarna i den utsträckning som behövs. Förordning (2011:942). 5 Myndigheten ska ha en nationell överblick över det allmänna biblioteksväsendet och främja samverkan och utveckling inom området. Myndigheten ska särskilt ansvara för 1. biblioteksstatistik enligt lagen (2001:99) om den officiella statistiken och förordningen (2001:100) om den officiella statistiken, 2. de nationella bibliotekssystemen LIBRIS, och 3. den uppföljning som myndigheten ska göra tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna av hur de biblioteksplaner som kommuner och landsting antar i enlighet med bibliotekslagen (2013:801) har utformats och hur de används. 3. Myndigheten ska också verka för utveckling och samordning av digitala tjänster och system inom biblioteksväsendet. Förordning (2013:1050). 7(19)

8 6 Myndigheten ska inom sitt verksamhetsområde främja internationellt samarbete och samverka med utländska institutioner och internationella organisationer Ur bibliotekslagen SFS 2013: Departement/myndighet: Kulturdepartementet Utfärdad: Tillämpningsområde 1 I denna lag finns bestämmelser om det allmänna biblioteksväsendet. Det allmänna biblioteksväsendet består av all offentligt finansierad biblioteksverksamhet och utgörs av: 1. folkbibliotek, 2. skolbibliotek, 3. regional biblioteksverksamhet, 4. högskolebibliotek, 5. lånecentraler, och 6. övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet. / / 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. / / 14 I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. 17 Kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. 18 Den myndighet som regeringen bestämmer ska ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet. Myndigheten ska tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna följa upp hur de biblioteksplaner som antagits har utformats och hur de används. / / (19)

9 Ur regleringsbrev för budgetåret Uppdrag / / Samverkansråd vid Statens kulturråd Kungl. biblioteket ska under 2015 delta i det samverkansråd vid Statens kulturråd som ska hantera frågor om statens roll och ansvar inom ramen för kultursamverkansmodellen. Bättre tillgång till forskningsresultat och forskningsdata Kungl. biblioteket ska stödja Vetenskapsrådet i rådets uppdrag med att utforma nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information (Open Access), särskilt när det gäller öppen tillgång till forskningsresultat. Den svenska databasen SwePub Kungl. biblioteket ska i samarbete med Vetenskapsrådet och med universitet och högskolor, genom Sveriges universitets- och högskoleförbund, vidareutveckla databasen SwePub för att möjliggöra och kvalitetssäkra bibliometriska analyser. / / 2. Förslag på ny form för samverkan 2.1. Strukturen Nedan följer en beskrivning av den förslagna strukturen. Fundamentet för förslaget är de lagar, instruktioner och regleringsbrev, enligt ovan, som KB verkar efter samt KB:s strategiska mål Förslaget tar även hänsyn till de formella överenskommelser som finns mellan KB och SUHF 14, KB och Kulturrådet 15 och KB och MTM Under 2014 med fortsättning under 2015 har KB arbetat med att tolka alla uppdrag som är kopplade till myndigheten. I början av 2014 tillsattes en intern utredning som gjorts i tre steg. Utredningen började sitt arbete på ett internt plan och samtalade med alla chefer och medarbetare inom organisationen. Nästa steg utgjordes av att lyssna in omvärldens synpunkter och samtal fördes med insynsrådet, nationella referensgruppen, Forskarrådet och ordföranden i inflytandestrukturen. Det sista steget har utgjorts av en rättslig analys och historisk genomgång av alla lagar, regleringsbrev och instruktioner som rör KB. Under våren 2015 bearbetas materialet från utredningen av KB:s lednings- och chefsgrupp. 14 Överenskommelse mellan SUHF och Kungl. biblioteket (KB) om samarbete, informationsutbyte och uppföljning, Dnr: Överenskommelse mellan Statens kulturråd och Kungl. biblioteket, Dnr: 122-KB Överenskommelse mellan KB och MTM, Dnr: 122-KB (19)

10 Flexibilitet En viktig ansats med den nya strukturen är att modellen ska vara flexibel. Om uppdrag försvinner avslutas även gruppernas arbete, om nya uppdrag tillkommer kan nya grupper skapas. KB kan därför tillföra nya områden eller ta bort befintliga, tillsätta nya grupper och även avsluta grupper vid behov. Det ska även vara enkelt att bemanna grupperna efter de önskemål om kompetens och/eller representation ett specifikt uppdrag kräver Avgränsningar Strukturens fokus är på samarbeten och samverkan där KB är den som administrerar samarbetet. Det finns även formaliserade samarbeten kring t.ex. Kultursamverkansmodellen, det s.k. Samverkansrådet, där KB medverkar. Här är det dock Kulturrådet som administrerar och äger gruppen, därför ingår inte den gruppen i den här strukturen trots att KB har ett direkt lagstadgat uppdrag inom det området. Förslaget på ny struktur är långt ifrån heltäckande vad gäller KB:s alla olika samarbeten, vilket heller inte är syftet. Idén om en struktur kring samverkan är sprungen ur den nuvarande inflytandestrukturen och det nationella uppdraget kring samordning och utveckling av det offentligt finansierade biblioteksväsendet. Ambitionen är dock att inkludera fler områden än de som idag ingår i dagens inflytandestruktur som bibliotekssverige på olika nivåer och sammanhang samverkar kring. Därför inkluderas t.ex. pliktområdet i detta förslag och framöver kan fler områden komma att bli en del av KB:s form för samverkan NU-gruppen Internt inom KB finns redan idag en grupp som är tvärfunktionell och spänner över flera avdelningar och enheter. Det gemensamma är arbetet med det nationella uppdraget för samverkan och utveckling, därav gruppens namn: NU-gruppen. Syftet är att inom KB säkerställa att arbetet med det nationella bibliotekssamverkansuppdraget samordnas inom KB på ett bra sätt. Gruppen är inget beslutande organ utan håller fördjupade diskussioner, bereder och ger 17 Det finns uppdrag som KB har haft under en viss period och som sedan inte har funnits med i 2015 års regleringsbrev, det gäller t.ex. uppdraget kring plattform för e-böcker. Regeringen gav i oktober 2013 Kungl. biblioteket i uppdrag att inleda en försöksverksamhet med att tillgängliggöra e-böcker via den nationella bibliotekskatalogen LIBRIS. Uppdraget har slutrapporterats under februari 2015, Det finns även andra områden, t.ex. kring insamling, bevarande och tillgängliggörande av audiovisuellt material där det idag inte förekommer något organiserat samarbete mellan KB och andra intressenter. Även delar av KB:s partners verkar inom områden som kan komma att bli inkluderas i kommande samverkansstruktur. 10(19)

11 förslag. NU-gruppen kommer att omformeras utifrån den nya samverkansstrukturen Två områden Den nya samverkansstrukturens fundament utgörs av, som tidigare sagts, KB:s uppdrag i lagar, instruktion och regleringsbrev. För att göra det hela mer överskådligt har KB:s uppdrag delats in i två områden, utan inbördes rangordning: infrastruktur för forskning och fri information nationell överblick Utifrån dessa områden formeras sedan relevanta grupper som är kopplade till specifika uppdrag. Alla grupper baseras såväl på operativt samarbete som strategiskt arbete, medan en grupp, det nationella samverkans- och utvecklingsrådet (f.d. nationella referensgruppen), får en specifik inriktning mot strategiska frågor på nationell nivå. I och med att alla gruppers arbete i den nya samverkansstrukturen utgår från KB:s olika uppdrag, kommer dessutom länken till riksbibliotekarien, KB:s ledningsgrupp och KB i övrigt att stärkas Grupper Gruppernas direktiv Alla grupper ska ha tydliga direktiv med beskrivningar som är direkt kopplade till KB:s olika uppdrag. En del av KB:s uppdrag är tidsbegränsade medan andra pågår över längre tid och därmed behöver mandatperioderna anpassas efter uppdragens karaktär och längd. Vad som är gemensamt för alla grupper och en viktig konkret uppgift för varje enskild ledamot i respektive grupp, är att omvärldsbevaka inom respektive fält. Några av gruppernas direktiv och sammansättning är redan beslutade, det gäller t.ex. Forskarrådet 18. Ytterligare en grupp som också redan är beslutad och formaliserad är Kvalitetsdialog 19. De flesta grupperna kommer att ha en tydlig länk till något av KB:s uppdrag medan andra har en svagare koppling. En grupp med något svagare explicit koppling till KB:s uppdrag, men som däremot har en stark tradition av samverkan under lång tid, är BIBSAM-konsortiet. Sedan mitten av 1990-talet har KB inom 18 Råd för forskningsrelaterade frågor på KB samt Förändrat uppdrag och arbetsformer för Kungliga bibliotekets Forskarråd, Dnr: 234-KB Organisering Kvalitetsdialog, Dnr: 161-KB (19)

12 ramen för BIBSAM-konsortiet- slutit avtal för e-resurser och KB hade under en period ett regeringsuppdrag gällande detta 20. Utifrån ovanstående resonemang kommer vissa grupper i den nuvarande inflytandestrukturen inte tas med i den nya strukturen. Grupper utan direkta uppdrag eller tradition kommer att avvecklas som Expertgruppen för utvärdering och kvalitetsutveckling och Expertgruppen för utbildning och lärande. De frågor som dessa två grupper idag hanterar kan istället komma att rymmas inom arbetet med nationella utvecklingslinjer och/eller inkluderas i en kommande biblioteksstrategi Tillsättning av ledamöter De organisationer/sammanslutningar som utser ledamöter är: Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Forum för Specialbibliotekschefer, Kulturrådet, Myndigheten för tillgängliga medier (MTM), Nationella skolbiblioteksgruppen, samt utbildningsoch forskningsinstitutioner inom Biblioteks- och informationsvetenskap och humanvetenskap 21. Om nya uppdrag tillkommer och annan komptens eller representativitet behövs inom ett specifikt område, kan det tillkomma organisationer/sammanslutningar/grupperingar som tillsätter ledamöter i de olika grupperna. Alla organisationer som tillsätter ledamöter meddelar registrator och ansvarig handläggare på KB om vilka som ska sitta med i respektive grupp, därefter beslutar riksbibliotekarien. Sekreterarrollen i varje grupp innehas av KB Gruppernas sammansättning Grupperna sätts samman utifrån direktivets syfte och karaktär. Det är inte representativitet som gäller när grupperna ska bemannas. Gruppernas sammansättning baseras istället på om och hur respektive bibliotekstyp berörs, t.ex. finns det endast representanter för regioner och kommuner med i gruppen för arbetet med biblioteksplanerna och endast representanter från SUHF och Vetenskapsrådet i gruppen för SwePub. Ordföranden utses av SUHF alternativt SKL beroende på vilken grupp som avses. Om önskan och behovet finns kan varje grupp tillsätta en vice ordförande, dock ska det nationella samverkans- och utvecklingsrådet utse en vice ordförande. Är 20 Prop. 1998/99:1, utg.omr. 16 och utg.omr. 17, bet. 1998/99:UbU1, rskr. 1998/99:98 och KrU1, rskr. 1998/99:55) och Prop. 2000/2001:3, Kap 9.1, s Detta gäller inte Forskarrådet och Kvalitetsdialog, som har formerats på annat sätt. Råd för forskningsrelaterade frågor på KB samt Förändrat uppdrag och arbetsformer för Kungliga bibliotekets Forskarråd, Dnr: 234-KB och Organisering Kvalitetsdialog, Dnr: 161-KB (19)

13 ordförande från SKL, är vice ordförande från SUHF och tvärtom. 22 För att upprätthålla god balans i grupperna kan ersättare träda in som tillfällig ledamot, om en ordinarie ledamot inte kan närvara vid ett specifikt möte. Grupperna är fria att efter behov tillsätta t.ex. arbets- eller referensgrupper på tillfällig basis eller under en längre tidsperiod. Dessa arbetsgrupper behöver inte tillsättas formellt utan bemannas efter de kompetenser som en specifik fråga kräver. Arbetsgrupperna behöver nödvändigtvis inte vara underordnade huvudgruppen inom ett område, men kan ändå rapportera till den sistnämnda. 23 Grupperna kan även tillfälligt eller under längre period adjungera ytterligare ledamöter vid behov t.ex. för att ta in kompetens som behövs för en specifik fråga Mandatperioder Mandatperioden är år, om inget annat anges Mötesfrekvens Mötesfrekvens är upp till varje grupp att besluta om Område 1: Infrastruktur för forskning och fri information De nationella biblioteksdatasystemen LIBRIS Direktiv: Gruppen ska ge KB stöd i strategiska frågor och vara rådgivande vad gäller bibliotekens behov av nationella lösningar som effektiviserar och stödjer deras verksamhet. Frågor som ska diskuteras är strategier för LIBRIS-systemen och de behov som biblioteken och deras användare har. I kraft av verksamhetens omfattning och betydelse för deltagande institutioner har gruppen en särställning och fungerar rådgivande till riksbibliotekarien. Ett prioriterat område på KB är att arbeta med en nationell infrastruktur för de offentligt finansierade biblioteken. I sina utvecklingsinsatser förespråkar KB en öppenhet och delandekultur i tjänster och teknik. Den tekniska infrastruktur som KB utvecklar bygger på öppna data för långsiktig hållbarhet. Målet är att tillsammans arbeta för gemensamma och flexibla lösningar som svarar upp mot de behov som användarna av systemen och tjänsterna har och som ger användarna fri tillgång till information. 22 Detta gäller inte de grupper som har formats på annat sätt och inte har representanter från SKL och/eller SUHF, som det t.ex. är i Kvalitetsdialog. 23 Ett flertal arbetsgrupper inom metadataområdet kommer att fortsätta sitt arbete i den nya strukturen, se 13(19)

14 Namn: Gruppen för LIBRIS nationella biblioteksinfrastruktur Sammansättning: SUHF (4 ledamöter, varav 1 ordförande), SKL (4 ledamöter), Forum för Specialbibliotekschefer (1 ledamot), MTM (1 ledamot), KB (1-2 adjungerade ledamöter) Metadata del av den underliggande infrastrukturen Metadata är en viktig del för den underliggande infrastrukturen, oavsett vilken verksamhet inom bibliotekssektorn man utgår ifrån. Metadata utgör byggstenarna för bibliotekens digitala tjänster och system. Metadata och metadatastandarder har också en nyckelroll i samarbeten mellan kulturinstitutionerna (arkiv, bibliotek, museer och föremålsvård) samt mellan institutionerna och dess användare (allmänhet eller forskare) eller dess leverantörer (förlag, mediaföretag m.fl.). Det internationella samarbetet kring metadatastandarder, auktoritetsinformation, identifikatorer och vokabulärer är avgörande för framtidens biblioteksverksamhet. Metadata är en viktig faktor för flera grupper i den föreslagna samverkansstrukturen. Det finns dock behov av en dedicerad grupp som hanterar metadatafrågor på en mer övergripande nivå oavsett om perspektivet är LIBRIS, SwePub, digitalisering eller plikt och insamling. Direktiv: Gruppens uppgift på ett övergripande plan blir att stödja och ge input till det praktiska arbete och de strategiska diskussioner som förs på KB. Det kan gälla frågor om samnyttjande av metadata (inkl. auktoritetsinformation), standarder och praxis för metadatahantering, klassifikation och ämnesord, länkade data, metadata inom digitalisering, digitalt bevarande, metadata från utgivare/distributörer och övriga metadatafrågor som berör verksamhet och system på bibliotek. Namn: Gruppen för metadata Sammansättning: SUHF (4 ledamöter, varav en ordförande), SKL (3 ledamöter), Forum för Specialbibliotekschefer (1 ledamot), MTM (1 ledamot), KB (1-2 adjungerade ledamöter) Vidareutveckling av databasen SwePub Direktiv: Gruppens uppgift på en övergripande nivå är att ge KB stöd i strategiska frågor och vara rådgivande vad gäller lärosätenas behov samt stödja och ge input i arbetet med att kvalitetssäkra metadata som insamlas till SwePub för att ge underlag till bibliometriska analyser. Mer specifika arbetsuppgifter kommer att vara avhängiga av regeringens fortsatta hantering av Vetenskapsrådets förslag till Forskningskvalitetsutvärdering i Sverige FOKUS. Namn: Gruppen för SwePub-projektet 14(19)

15 Sammansättning: SUHF (5 ledamöter varav 1 ordförande), Vetenskapsrådet (2 ledamöter), KB (1-2 adjungerade ledamöter) Mandatperiod: Nuvarande styrgrupp för projektet avslutar sitt arbete i juni Den nya gruppen för SwePub-projektet kommer enligt uppdrag att ta vid från och med hösten Samverkan mellan forskningsbibliotek och främjande av tillgång till vetenskaplig information Direktiv: För att främja tillgången till vetenskaplig information upphandlas avtal för tillgång till elektroniska tidskrifter, databaser och e-böcker på vägnar av svenska universitet, högskolor, myndigheter och statliga forskningsinstitut inom ramen för det s.k. BIBSAM-konsortiet. Gruppen arbetar med utveckling av strategier för upphandlingsverksamheten. I detta innefattas bl.a. principer för avtalens innehåll, avtalsformer, vem som ingår i avtalen m.m. I kraft av verksamhetens omfattning och betydelse för deltagande institutioner har gruppen en särställning och fungerar rådgivande till riksbibliotekarien, samt ska årligen göra en utvärdering av uppnådd kvalitet i avtalen och hur styrmodellen har fungerat. Utvärderingen rapporteras till SUHF:s styrelse och till KB. Namn: Gruppen för BIBSAM-konsortiet Sammansättning: SUHF (6 ledamöter, varav 1 ordförande som ska vara en rektor), Forum för Specialbibliotekschefer (1 ledamot), KB (1-2 adjungerade ledamöter) Öppen tillgång till forskningsresultat och forskningsdata Direktiv: Gruppens uppgift på en övergripande nivå är att stödja och ge KB input i arbetet med open access och publiceringsfrågor genom att främja öppen tillgång till forskningsresultat från svenska lärosäten, myndigheter och forskningsinstitut. Mer specifika arbetsuppgifter kommer att vara avhängiga av regeringens fortsatta hantering av Vetenskapsrådets förslag till nationella riktlinjer för öppen tillgång. En övergång till open access kommer att innefatta omfördelning av kostnader och ekonomisk omställning, där KB kan tilldelas uppgifter enligt Vetenskapsrådets förslag. I samband med detta kan samverkan med KB:s licensgrupp och gruppen för BIBSAM-konsortiet bli aktuell. Namn: Gruppen för OpenAccess.se och publiceringsfrågor Sammansättning: SUHF (5 varav 1 ordförande), Forum för Specialbibliotekschefer (1 ledamot), Vetenskapsrådet (1 ledamot), forskningsfinansiär (1 ledamot), KB (1-2 adjungerade ledamöter) 15(19)

16 Frågor kring digitalisering och digitalt tillgängliggörande KB ska, enligt instruktionen, svara för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek när det gäller digitalisering och digitalt tillgängliggörande. KB ska också, enligt instruktionen, verka för utveckling och samordning av digitala tjänster och system inom biblioteksväsendet. En grupp kommer att inrättas för att hantera dessa frågor. Nuvarande grupp för digitalisering har dock främst fungerat som en referensgrupp till Digisam och därför måste ett större omtag och prioritering ske. Direktiv, namn och sammansättning kommer därför att tas fram i ett senare skede Plikt och strategisk insamling KB och sex universitetsbibliotek (pliktbibliotek) ska enligt pliktexemplarslagstiftningen ta emot, förvara, beskriva och tillhandahålla den svenska tryckproduktionen i dess helhet samt kombinerat material, multimedia och elektroniska dokument. Sedan 1 juli 2012 ska KB också samla in allmänt spritt elektroniskt material från vissa typer av utgivare. Direktiv: Gruppen ska ge stöd till KB i pliktrelaterade frågor och vara en rådgivande resurs i frågor som rör strategisk insamling utifrån ett helhetsperspektiv med fokus på stöd till den humanistiska och samhällsvetenskapliga forskningen. Gruppen ska även vara drivande i frågor kring tillgängliggörande i syfte att främja den svenska forskningens kvalitet. Namn: Gruppen för pliktrelaterade frågor och strategisk insamling Sammansättning: Forskarrådet (se 2.3.8) utser 5-6 ledamöter (antingen ledamöter i Forskarrådet eller utomstående), pliktbiblioteken (en representant per bibliotek varav en ordförande som är bibliotekschef), KB (2-3 adjungerade ledamöter) KB:s roll som forskningsbibliotek inom humanvetenskaperna KB har av regeringen uppdraget att samla in och ge tillgång till fysiska och digitala medier för forskning och samhällsutveckling. Forskare är en av målgrupperna för KB:s verksamhet och KB eftersträvar en öppen dialog som säkrar att riktiga prioriteringar görs. För att stärka KB i rollen som forskningsbibliotek inom det humanvetenskapliga fältet (humaniora och samhällsvetenskap) och för att utveckla kontakterna med forskarsamhället inom ovan nämnda vetenskaplig fält, har en rådgivande grupp för forskningsrelaterade frågor för KB:s inrättats Råd för forskningsrelaterade frågor på KB samt Förändrat uppdrag och arbetsformer för Kungliga bibliotekets Forskarråd, Dnr: 234-KB (19)

17 Direktiv: Gruppens uppgift är att fånga upp aktuella och framtid forskningsrelaterade frågor och problemställningar med beröringspunkter för KB. Frågor som lyfts kan sedan ligga till grund för vidare beslut och prioriteringar i KB:s verksamhet. Gruppen har i uppdrag att ge råd och följa upp ansökningar kring forskningsrelaterade projekt som KB medverkar i. Gruppen ska även vara referensgrupp i nationella utvecklingsprojekt som har forskare som primär målgrupp och ge råd om hur KB ska öka kunskapen om samlingarna exempelvis genom publicering och olika evenemang. Namn: Forskarrådet 26 Sammansättning: Ledamöter inkl. ordförande (12-15 personer) utses av KB och ska representera en bred akademisk bas med geografisk och huvudmannamässig spridning. Mandatperiod: Tre år Område 2: Nationell överblick Sveriges officiella biblioteksstatistik KB har under 2014 utvecklat en ny samlad biblioteksstatistik för Sveriges offentligt finansierade bibliotek. I arbetet har ett nytt webbaserat system utvecklats som levererar verksamhetsrapporter till de svarande biblioteksorganisationerna. Verksamhetsrapporterna ska kunna utgöra ett verktyg för fortsatt kvalitets- och utvecklingsarbete av biblioteksverksamheterna i landet. Vidare ska de också kunna utgöra en del av det underlag som huvudmännen behöver för att följa upp verksamhetsplaner och/eller de lagstadgade biblioteksplanerna. Direktiv: Gruppens uppgift är att utveckla och föreslå olika metoder, produkter och informationsinsatser för att implementera en ökad användning av den officiella biblioteksstatistiken som verktyg i det fortsatta kvalitetsarbetet. Arbetet ska leda till en ökad förståelse för biblioteksstatistikens användningsområden hos huvudmän och biblioteksanställda. Det övergripande syftet med aktiviteterna ska vara att statistiken bidrar till att Sverige stärks som biblioteksnation. Namn: Gruppen för biblioteksstatistik Sammansättning: SKL (4 ledamöter, varav en ordförande), SUHF (4 ledamöter), Forum för Specialbibliotekschefer (1 ledamot), MTM (1 ledamot), KB (1-2 adjungerade ledamöter) 26 För mer information se beslut Dnr: 234-KB (19)

18 Uppföljning av biblioteksplaner KB, den regionala biblioteksverksamheten och den kommunala nivån samverkar kring uppdraget i bibliotekslagens 18:e paragraf att följa upp hur de biblioteksplaner som antagits av kommuner och landsting har utformats och hur de används. Beslut finns angående hur KB, den regionala biblioteksverksamheten, representanter för folkbiblioteken och Kulturrådet avser att organisera sig under Direktiv, sammansättning, mandatperiod: Direktivet utgår från och har bibliotekslagen och propositionen som styrande dokument. I bibliotekslagen SFS 2013:801 som trädde i kraft januari 2014 står bland annat följande: 17 Kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. 18 Den myndighet som regeringen bestämmer ska ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet. Myndigheten ska tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna följa upp hur de biblioteksplaner som antagits har utformats och hur de används. Uppdraget står också i KB:s myndighetsinstruktion: KB ska särskilt ansvara för den uppföljning som myndigheten ska göra tillsammans med de regionala biblioteksverksamheterna och kommunerna av hur de biblioteksplaner som kommuner och landsting antar i enlighet med bibliotekslagen (2013:801) har utformats och hur de används. Sammansättningen varierar över tid och representanter utses av regionerna/länen och kommunerna. KB och Kulturrådet har varsin representant i gruppen. Kvalitetsdialog för även samtal med SKL. Namn: Kvalitetsdialog Omvärldsbevakning, samverkan och utveckling på nationell nivå Direktiv: Gruppen har som uppgift att bidra till nationell överblick över bibliotekssfären genom bred strategisk omvärldsbevakning. Gruppen svarar för att peka ut och prioritera strategiska utvecklingsområden s.k. nationella utvecklingslinjer som är hållbara över tid. Dialogen mellan det nationella samverkans- och utvecklingsrådet och KB:s ledningsgrupp är den bärande principen i modellen de pekar gemensamt ut aktuella nationella utvecklingslinjer och i vilka former utveckling bör genomföras utredningar, förstudier, projekt, upphandling, uppdrag etc. 27 Organisering Kvalitetsdialog, Dnr: 161-KB (19)

19 Namn: Nationella samverkans- och utvecklingsrådet Sammansättning: SUHF (4 ledamöter, varav två rektorer), SKL (5 ledamöter varav 1 handläggare/skl, 2 folkbibliotek, 1 sjukhusbibliotek, 1 läns- /regionbibliotek), Forum för specialbibliotekschefer (1 ledamot), Kulturrådet (1 ledamot), MTM (1 ledamot), utbildnings- och forskningsinstitutioner inom Biblioteks- och informationsvetenskap (1 ledamot), riksbibliotekarien, KB (2-3 adjungerade ledamöter). Ordföranderollen respektive viceordföranderollen alterneras mellan representanter från SUHF och SKL. Är ordförande från SKL, är vice ordförande från SUHF och tvärtom. Ett arbetsutskott bildas, bestående av ordförande, vice ordförande, sekreterare och två representanter för KB. 3. Tidplan Efter att remisstiden har gått ut kommer KB beakta alla svar och sedan sammanställa ett förslag för beslut. Den nya strukturen beräknas kunna sjösättas efter sommaren mars 15 maj förslag på remiss Fr.o.m. 16 maj bearbetning utifrån remissvar Juni till KB:s ledningsgrupp, riksbibliotekarien beslutar, förfrågan och tillsättning av grupper September KB:s nya samverkansstruktur på plats Remissvar skickas till kungl.biblioteket@kb.se senast den 15 maj 2015 märkt dnr (19)