Arrangörshandbok Svenska Cheerleadingförbundet

Transkript

1 Arrangörshandbok Svenska Cheerleadingförbundet 1

2 Förord Detta dokument, arrangörshandboken, är till för de föreningar som ska arrangera en av SCF:s tävlingar. För att arrangera en av SCF:s tävlingar måste arrangören följa gällande regler i Tävlingsbestämmelserna (TB) samt detta dokument. Handboken är, förutom ett dokument som Ni måste efterfölja vad gäller regler, ett tänkt hjälpmedel för att underlätta arbetet som Ni gör som arrangör. På finns mallar på dokument och blanketter som kan tänkas behövas under processen. Dessa kan användas som komplement till arrangörshandboken. Dokumentet är framtaget av Tävlingskommittén (TK) och skrivet för att en arrangör ska förstå vad denne behöver tänka på inför, under och efter ett mästerskap. Läs igenom dokumenten Om Ni som förening funderar på eller redan har bestämt Er för att arrangera en tävling, så är tipset att läsa TB samt detta dokument grundligt redan från början. Att läsa detta dokument när Ni redan är mitt uppe i planeringen kan medföra extra arbete för Er. Att läsa dokumenten kan alltså spara Er tid eftersom mycket redan är uppstyrt gällande hur saker och ting ska fungera och Ni som arrangör kan inte välja själva i dessa fall. Det kan även vara bra om de flesta funktionärerna också läser detta dokument så att de får större förståelse för vad de kan förvänta sig och därmed är mer förberedda. Förkortningar Följande förkortningar förekommer frekvent i dokumentet: DM = Distriktsmästerskap FS = Förbundsstyrelsen RM = Riksmästerskap SCF = Svenska Cheerleadingförbundet SM = Svenskt mästerskap TB = Tävlingsbestämmelserna TK = Tävlingskommittén TR = Tävlingsreglerna 2

3 Inledning Dokumentet är ett levande dokument vilket medför att varje år uppdateras dokumentet för att förbättras. Längst bak i denna handbok (Bilaga 1) finns en enkät där TK gärna ser att Ni som arrangör fyller i och därmed hjälper till med uppdaterandet och förbättrandet av denna handbok. Enkäten består av ett antal frågor men har ni mer Ni vill skriva eller om Ni önskar att skriva ett eget dokument så går det också bra. TK är tacksam för vilka synpunkter ni än har på denna handbok och ser fram emot er respons. BÖR- och SKALL-krav Denna arrangörshandbok är till för att underlätta arbetet för arrangörer som ska arrangera en av SCF:s tävlingar. En del av informationen i handboken är sådan att det mer kan ses som information eller tips. Annan information i handboken är BÖR-krav vilket medför att det inte är ett krav att det måste finnas eller genomföras men det skulle underlätta för de som tävlar och arbetar på tävlingen om det genomförs. Bör-kraven är även sådana som uppskattas mycket av de inblandade och som erfarenhet har visat att det finns ett behov av. Det är dock inte av den karaktären att de kan skrivas som skallkrav. Den sista informationstypen är SKALL(ska)-krav. Dessa krav måste genomföras exakt som det anges i handboken. För att få göra avsteg från dessa behövs TK:s godkännande. Skall-krav är även sådana som kan ses i TB. Dokumentets uppbyggnad Dokumentet är uppbyggt i olika kapitel som kan ses i innehållsförteckningen. 3

4 Innehåll Förord... 2 Inledning... 3 Översikt Ansvar som arrangör Mästerskapens syfte Före tävling Ansökan och budget Inbjudan Startordning Andra utskicket Licenskontroll Boka boende och resor till personal på tävling Reseersättning/utlägg Biljettförsäljning Informationsmappar Deltagarkort (frivilligt) Programblad Personal på tävling Domarstaben Tävlingsdomare Bedömningsdomare Regeldomare Bisittare Övrig domarpersonal domarfunktionärer Spotters Huvudspotter TK-representant Sjukvårdare Funktionärer Domare- och spottervärdinna/värd In- och utspring Ljudansvarig Speaker Sekretariat

5 3.5.6 Övriga funktionärer Hallens utformning Säkerhet Inspring och utspring Möblering Dekoration av hall Backdrop Domar- och spottersbord Prisbord Prispall Dekoration vid inspring och utspring Övrig dekoration Utrymmen och utrustning för personal Domare och Spotters Domarfunktionärer Sjukvårdare Funktionärer Sekretariatet Ljudansvarig Under tävling Exempel på tävlingsdag Första förberedelserna i hallen Ankomst av lagen Arrangörspersonal på plats Registrering Uppvärmning Förträning (endast DM) Arrangörspersonal på plats Förträning går till enligt följande: (Endast DM) Tränarmöte Arrangörspersonal på plats Tränarmötet går till enligt följande: Lunch Invigning Arrangörspersonal på plats

6 6.9 Tävling Arrangörspersonal på plats Pausunderhållning Prisutdelning Arrangörspersonal på plats Prisutdelning går till enligt följande: Slutet på tävlingsdagen Utlämning av bedömningsprotokoll Städning Efter tävling Pressmeddelande Rapport och ekonomisk redogörelse till TK Övrigt som kan/ska genomföras Videoupptagning Information som behövs för att skapa DVD Tidsplan redigering Försäljning av DVD Information till de som köper DVD Olika DVD paket Utskick av DVD Bilaga

7 Översikt Kapitel 1 Ansvar som arrangör Beskriver vilket ansvar en arrangör har mot publik och de tävlande. Kapitel 2 Före tävling Innan tävling kapitlet beskriver vad en arrangör behöver förbereda och arbeta med innan tävlingen hålls. De ger vägledning i kontakten med deltagande föreningar. Kapitel 3 Personal på tävling På en tävling finns ett antal roller som SCF bistår med andra måste arrangören själv ordna. Kapitlet tar upp vilka roller som finns och vad de har för uppgift på tävling. Kapitel 4 Hallens utformning Det första som tas upp i detta kapitel är säkerhet för att visa hur viktigt denna del är. Kapitlet beskriver också hur hallen bör möbleras och dekoreras utifrån ändamålet. Kapitel 5 Utrymmen och utrustning för personal Under tävlingsdagen behöver personalen någonstans att äta, gå på toaletten, ha möten etc. Vissa personalgrupper kräver mer och kapitlet beskriver vilka utrymmen som behövs. Vidare tar kapitlet upp vad vissa grupper av personal behöver för material och utrustning. Kapitel 6 Under tävling Kapitlet ger en kortfattad beskrivning vad en cheerleadingtävling är och vad en arrangör kan förvänta sig. Det finns beskrivningar av tävlingsdagen och hur den bör genomföras; från att lagen ankommer till att de lämnar hallen. Kapitel 7 Efter tävling Tar upp att arrangörens arbete inte är slut bara för att tävlingen är över. Kapitlet beskriver vilka möjligheter och skyldigheter som väntar arrangören då. Kapitel 8 Övrigt som kan/ska genomföras Kapitlet tar upp övrigt som kan göras i samband med tävling och beskriver bland annat vad som är viktigt att tänka på i samband med videoupptagning och försäljning. Bilaga 1 Enkät synpunkter på arrangörshandboken Här finns en enkät som TK önskar få svar på från arrangören efter genomförd tävling. 7

8 1. Ansvar som arrangör Att arrangera en cheerleadingtävling medför en hel del ansvar och skyldigheter, samtidigt som det är en spännande utmaning. Arrangören ska tillse att tävlande föreningar får det de behöver för att kunna prestera på topp när de ska tävla, men även ansvara för att publiken får en bra upplevelse. I detta arbete ingår att tävlingen ska ske på ett säkert sätt både för tävlande och för publik. Som arrangör har man även ett ansvar mot eventuella sponsorer eller bidragsgivare. Arrangören måste också följa de regler och riktlinjer som finns uppsatta. Ert arbete som arrangör börjar med en längre tids planering, fortlöper med genomförandet av själva tävlingen och avslutas sedan med efterarbetet som bland annat innehåller ekonomiska rapporter och utvärderingar. Ert åtagande är därmed inte slut förens allt efterarbete är genomfört. 1.2 Mästerskapens syfte Syftet med ett SCF mästerskap är att kunna utse en/flera vinnare. Detta fokus är något som ni som arrangör måste följa under hela arrangemanget, från planering till tävlingens slut. För er som arrangör innebär detta att ni ska ha mest fokus och lägga mest resurser på de saker, personal etc. som krävs för att kora en vinnare. Först när detta är uppfyllt kan ni ordna med annat, som visserligen är trevligt om det finns, men inte är nödvändigt för att utse en vinnare. 8

9 2. Före tävling I detta kapitel beskrivs vad som behöver, bör och skall göras innan en tävling. 2.1 Ansökan och budget Om ni är intresserade av att arrangera ett mästerskap under kommande säsong behöver ni ansöka om godkännande. Ansökningshandlingar finner ni på Tänk på att det krävs ett visst förarbete och planering innan det går att fylla i ansökningshandlingarna. För att ansökningshandlingarna ska bli kompletta måste ni dessutom göra en budget. Detta är givetvis en preliminär budget, men det kan ändå krävas vissa efterforskningar innan den görs för att få fram rimliga prisuppgifter. På finns en mall för budget som kan användas för att inte glömma bort viktiga poster. Tänk dock på att det är just en mall och att ni själva behöver anpassa den för att den ska passa till just ert arrangemang. När ansökningshandlingarna är klara skickas dessa tillsammans med budgeten till TK som ser över samtliga ansökningar som kommit in. De beslutar sedan om att godkänna eller avslå ansökan. TK kan be föreningen som ansökt om ytterligare kompletteringar innan beslut om godkännande eller avslag tas. När TK godkänt ansökan kan det verkliga planeringsarbetet ta vid. 2.2 Inbjudan Första utskicket ska ut till samtliga föreningar som skulle kunna vara aktuella för tävlingen. Detta är en inbjudan som ska innehålla bland annat tid och plats för tävlingen samt information om vilka anmälningshandlingar de intresserade föreningarna ska skicka till arrangören. Ni som arrangörer kan hitta en mall för inbjudan på Kom dock ihåg att detta är en mall och ett förslag som ni måste uppdatera så att den passar ert arrangemang. I det första utskicket ska följande bilagor finnas med, även dessa finns på Deltagaranmälan för samtliga klasser och divisioner som är aktuella för tävlingen Föreningsanmälan Programskiss Domarprotokoll Lunchanmälan (om arrangören ordnar med lunch) Information om att de hittar Tävlingsreglerna (TR), tävlingsbestämmelserna (TB) och ordlistan på Var tydlig i inbjudan vilka bilagor som ska finnas med i fall att någon skulle fattas. OBS! Alla utskick som arrangören gör ska granskas av TK innan de skickas till berörda föreningar. TK:s handläggningstid för detta är upp till en vecka. Om TK har kommenterar på utskicket som ska ändras, är det viktigt att TK också får en kopia av den reviderade versionen som går ut till föreningarna. 2.3 Startordning Startordningen för tävlingen lottas av arrangemangsgruppen. De lag/anmälda som inkommit i tid skrivs på varsin lapp. Lapparna läggs i en skål och dras i turordning för start. Proceduren upprepas för samtliga klasser och divisioner. De som av någon anledning är efteranmälda/kommit in med anmälan efter utsatt sista dag för anmälan placeras sist i startordningen. Om mer än en anmälan kommit in för sent i en klass görs en lottdragning mellan dessa starter. Var noga med att skriva upp 9

10 tid och datum för lottning så att detta kan förmedlas till deltagande föreningar i samband med att startordningen offentliggörs. Det finns inga krav på i vilken ordning klasserna ska ligga, men nedan finns ett bra exempel att följa. Som regel ska tävling och förträning ske i samma ordning. Undantag kan göras för miniminior och dansklasserna. Stuntklasser förtränar ej. Läs mer om förträning i kapitel 6, punkt 5. Förträning Tävling Cheer minior Level 1 Miniminior Pom Cheer junior Level 1 Pom Minior Cheer senior Level 1 Förberedande Pom Cheer minior Level 2 Pom Freestyle (SM klass) Cheer junior Level 2 Mattbyte Cheer senior Level 2 Miniminior Cheer Cheer minior Level 3 Partner stunt, junior (SM klass) Cheer junior Level 3 Partner stunt, senior (SM klass) Cheer senior Level 5 Group stunt, junior (SM klass) Cheer junior Level 5 (SM klass) Group stunt, senior (SM klass) Cheer junior mixed Level 5 (SM klass) Group stunt mixed(sm klass) Cheer senior Level 6 (SM klass) Cheer minior Level 1 Cheer senior mixed Level 6 (SM klass) Cheer junior Level 1 Miniminior Cheer Cheer senior Level 1 Mattbyte Cheer minior Level 2 Miniminior Pom Cheer junior Level 2 Pom Minior Cheer senior Level 2 Förberedande Pom Cheer minior Level 3 Pom Frestyle (SM klass) Cheer junior Level 3 Cheer senior Level 5 Cheer junior Level 5 (SM klass) Cheer junior mixed Level 5 (SM klass) Cheer senior Level 6 (SM klass) Cheer senior mixed Level 6 (SM klass) 2.4 Andra utskicket Det andra utskicket går ut till de föreningar som anmält starter till tävlingen. I detta dokument finns kompletterande information om själva tävlingsdagen. Ni som arrangörer kan hitta en mall för inbjudan på Kom dock ihåg att detta är en mall och ett förslag som ni måste uppdatera så att den passar ert arrangemang. I det första utskicket ska följande bilagor finnas med, även dessa finns på Tävlingsschema Startordning Specifik info om förträningen Detaljerat tidsschema Lunchschema Var tydlig i inbjudan vilka bilagor som ska finnas med i fall att någon skulle fattas. 10

11 OBS! Alla utskick som arrangören gör ska granskas av TK innan de skickas till berörda föreningar. TK:s handläggningstid för detta är upp till en vecka. Om TK har kommenterar på utskicket som ska ändras, är det viktigt att TK också får en kopia av den reviderade versionen som går ut till föreningarna. 2.5 Licenskontroll För att få tävla måste samtliga aktiva och tränare ha giltiga licenser. Arrangören har ansvar för att skicka in samtliga deltagarlistor för kontroll mot licensregistret. Deltagarlistor mailas till licensansvarig senast tre veckor innan tävling, gärna tidigare. Kontakta TK för att få mailadress till licensansvarig. 2.6 Boka boende och resor till personal på tävling Boende och resor ska bokas till de domare och spotters som behöver det. Det kan även behöva bokas till TK-representant samt representant från förbundet och eventuellt övriga. TK:s domar- och spotteransvariga, TK:s arrangemangsansvarig samt representanter från FS kommer att kontakta er för att meddela vilka som ni som arrangör ska boka resa och boende till. Arrangören är ansvarig att tillse att domare och spotters har boende och resa och ska boka detta om inte domare eller spottern själv väljer att göra detta. En domare/spotter ska därmed inte behöva lägga ut egna pengar för att ordna en resa. Arrangören står för resa och boende (helpension) för domare och spotters, men har rätt att fakturera FS för kostnader för TK-representant och övriga personer från förbundet. Domare och spotters ska erbjudas boende på samma hotell för att underlätta arbetet. De är viktigt att domare och spotters får bo avskilt från aktiva i så stor utsträckning som möjligt. Se TB för mer information på vilka krav som gäller. Vanligtvis behövs boende från dagen innan tävlingen fram till tävlingens sista dag. Om hemresa ej går att ordna samma dag som tävlingen avslutas så skall boende erbjudas till nästkommande dag. Frågor som domare/spotter/annan bör besvara gällande boende och resa: Boende Behöver du boende? Vilka dagar behöver du boende? Dagen innan tävling eller endast dagen/dagarna emellan eller annat alternativ? Resa tur och retur Behöver du resa? Vilken dag och tid önskar du resa från/till din hemadress? Vilket/vilka färdsätt skulle du önska helst/vad är bästa färdsättet att ta sig hemifrån och tillbaka till dig? (Buss, tåg, flyg) Vilken station/flygplats ska din biljett bokas ifrån och till var? Domare och spotters ska alltid erbjudas skjuts mellan hotell och tävlingshall, även om avståndet är kort. 11

12 2.6.1 Reseersättning/utlägg För de som bor relativt nära kan de välja att ta bil istället till arenan/hotellet. Reseersättning ska då utgå till dessa i form av milersättning. Om någon har varit tvungen att lägga ut pengar själv till resa ska reseersättning utgå. Reseersättningen/utläggen ska om möjligt utbetalas på tävlingen genom att den som ska få milersättning och den som har lagt ut pengar för resa fyller i en utläggsspecifikation med uppgifter och lämnar kvitton. Alternativt skall ersättning betalas till mottagarens konto inom 1 veckas tid från det att denne redovisar sitt utlägg till arrangören. Övrig information som kan behövs när en resa ska bokas eller biljetter ska skickas till den som ska resa är följande: Namn Fullständig adress Personnummer 2.7 Biljettförsäljning Biljettförsäljningen kan gå till på olika sätt. Ni som arrangör väljer själva om man endast ska kunna köpa biljetter på plats eller om det ska gå att förbeställa. Om det ska finnas möjlighet till förbeställning kan ni ta emot beställningar själva, eller lägga ut detta på entreprenad, exempelvis till Ticnet. FS har ett konto hos Ticnet, vilket underlättar denna process. Om ni vill använda er av Ticnet som biljettförsäljare fyller ni i mallen arrangemangsinformation till Ticnet som finns på Maila sedan denna till TK så hjälper representanter från FS er med kontakten med Ticnet. Tänk på att ni bör vara ute i god tid med denna process. Om möjlighet till förbeställning finns, kan överblivna biljetter säljas på plats. Personer som arbetar inom förbundet har rätt att gå in gratis på mästerskap. TK tillhandahåller in lista på dessa VIP-personer. Ni som arrangör har självklart rätt att lägga till ytterligare VIP-personer som ska få fritt inträde. I övrigt ska alla som tittar på tävlingen lösa biljett. 2.8 Informationsmappar Vid ankomst till tävlingen har de flesta föreningar redan bra koll på tidsschema och annan information som skickats ut i förväg. Detta gäller dock inte alla och därför kan det vara bra att serva föreningarna med information på plats. Detta sker förslagsvis genom en informationsmapp som varje start får med sig från registreringen. Dessa mappar behöver ni som arrangör förbereda innan tävling. Informationen i mappen liknar den som skickas ut i det andra kompletterande utskicket. Detta är exempel på information som kan vara bra att ha med i mappen: Tävlingsschema Startordning Specifik information om förträning Detaljerat schema för förträning och tävling Information om invigning inklusive uppställningsordning Information om prisutdelning inklusive uppställningsordning Karta över hallen Uppdelning av omklädningsrum Namn på domare och spotters 12

13 Utvärdering Eventuella matbiljetter Det kan vara en bra idé att även domare, spotters och TK-representanten får en mapp vid ankomst. 2.9 Deltagarkort (frivilligt) Det kan ibland vara en bra att dela ut deltagarkort till aktiva och tränare för att begränsa att obehöriga rör sig i området för de aktiva. Detta är frivilligt, det är dock att rekommendera att tränare och reserver bär ett deltagarkort. De aktiva syns tydligt på klädseln att de är behöriga. Kortet kan se ut lite olika. Det är bra om det går att hänga runt halsen i plastficka alternativt att man kan fästa det på klädseln med nål eller magnet Programblad Om ni som arrangör vill går det bra att i förväg trycka upp programblad för försäljning. Programbladet bör innehålla: Startordning och ungefärliga tider för klasser och pauser Namn på domare och spotters Inledningsord från arrangören, TK eller FS Kort information om deltagande föreningar Sponsorer 13

14 3. Personal på tävling På tävling behövs ett flertal roller och personal. Det behövs förutom domare och spotters ett flertal olika funktionärer. Funktionärer är alla de som inte är domare, spotters eller förbundspersoner. Funktionärer tillsätts av arrangören. Med personal menas samtliga personer som jobbar på en tävling. 3.1 Domarstaben Inom domarstaben behövs ett antal olika roller för att bedömningen ska fungera. Det behövs även ett antal domarfunktionärer som arbetar nära domarna. Kontakta i god tid Domaransvarig i TK för information om vilka domare som tillsatts till ert arrangemang. Domarnas arbetsdag startar när de anländer till hallen då ett domarmöte hålls. Det är viktigt att domarna tilldelas ett rum där de kan arbeta ostört redan från och med domarmötet på morgonen. Domarna arbetar alltså under hela tävlingsdagen, inte bara när de tävlande står på tävlingsgolvet. Under förträningen gör bedömningsdomarna en bedömning av programmens svårighetsgrad och regeldomarna gör en bedömning om det sker regelbrott. Den riktiga bedömningen med protokoll sker enbart under tävling och det är alltså själva framförandet under tävlingen som poängsätts och rankas. Det är viktigt att domarna inte störs under tiden det finns tävlande på mattan, detta gäller både under förträning och tävling. Det innebär att inga personer/funktionärer osv. får passera framför och inte heller bakom domarbordet i detta moment. Om en person behöver passera får denne vänta tills tävlande är klara på tävlingsgolvet. Under tävling ska springet bakom domarna minimeras då de annars kan störas i sitt arbete och risken är då större för att bedömningen inte blir korrekt. För att detta verkligen ska efterföljas av alla under tävlingsdagen är det viktigt att arrangören informerar samtlig personal. Det är viktigt att domarna blir tilldelade ett rum och en toalett som är separerat ifrån aktiva, publik och övriga funktionärer. Detta är framförallt viktigt av respekt för bedömningens rättssäkerhet. Många diskussioner behöver föras i enrum som rör bedömning, avdrag och placering och då är det viktigt att inte information riskerar att hamna i orätta händer Tävlingsdomare Tävlingsdomaren är den domaren som har ansvaret för domarna och domarnas funktionärer är på plats. Det är den domaren som styr arbete inom domarstaben och leder domarkonferensen. Tävlingsdomaren har rätt att avbryta ett pågående tävlingsprogram om denne anser att det krävs för att säkerheten inte uppehålls. Tävlingsdomaren är den som går på tränarmötet innan tävling samt svarar på frågor efter tävling med TK-representanten. Tävlingsdomaren har också ansvar för att domarprotokollen överlämnas till sekretariatet efter tävling. Tävlingsdomaren kan även fungera som bedömningsdomare eller regeldomare, men om möjligt bör tävlingsdomaren inte ha några andra åtaganden under tävlingen Bedömningsdomare En bedömningsdomare bedömer de tävlandes program och poängsätter programmen efter domarprotokoll som finns att hämta på Det krävs minst tre (3) bedömningsdomare vid ett mästerskap Regeldomare Regeldomare är den domaren som kontrollerar att de som tävlar uppfyller och följer gällande regler. Denne domare har ansvaret för de avdrag som görs. Regeldomarens avdrag markeras på 14

15 domarprotokollen. På förträning tittar regeldomaren ifall de tävlande följer de gällande reglerna. Regeldomaren har rätt, men ingen skyldighet, att informera om den/de tävlande begår regelbrott under förträningen. En (1) regeldomare krävs för alla mästerskap arrangerade av SCF. Dock rekommenderas två (2) stycken regeldomare Bisittare Bisittare är domare under utbildning som träningsdömer. Deras bedömning räknas inte i resultatet. Arrangören är inte skyldig att kopiera upp protokoll till dessa och de får inte hjälp med poängräkning etc. av domarfunktionärerna. Om arrangören ändå avser att bistå regeldomarna med någon av dessa tjänster bör arrangören meddela TK:s Domaransvarige Övrig domarpersonal domarfunktionärer Domarfunktionärerna tillhandahålls av arrangören och de instrueras av tävlingsdomaren i samband domarmötet innan tävling. Domarfunktionärerna har stor insyn i domarnas arbete och har därmed tystnadsplikt med vad de ser och hör. Arrangören har ett stort ansvar i att placera personer som klarar av detta ansvar på dessa poster. Det är ej tillåtet för domarfunktionärerna att ha mobiltelefoner med sig vid domarbordet Poängräknare Poängräknare räknar ihop domarnas poäng, inklusive de bestraffningspoäng som eventuellt förekommer, och summerar dessa, under pågående tävling. Det krävs minst två (2) stycken poängräknare och båda två ska räkna samtliga protokoll. Poängräknarna arbetar enbart under tävlingen, inte under förträningen Poängsammanställare Poängsammanställaren för över alla poäng i ett Excel-ark under tävling, samt kontrollera att alla siffror stämmer. Mallar för ett förprogrammerat Excel-ark finns att hämta på Det krävs minst en (1) poängsammanställare. Poängsammanställaren arbetar enbart under tävlingen, inte under förträningen. Poängsammanställaren lämnar sedan datorn med Excel-arket till TKrepresentanten som använder sig av detta under domarkonferensen Springare Springaren hämtar färdigbedömda protokoll från bedömningsdomarna till poängräknaren samt återlämnar de färdigsummerade protokollen, upp och ner, till bedömningsdomarna. Springaren får inte stå/springa i vägen för domarna under tiden de tävlande framför sitt program på tävlingsytan. Springaren arbetar enbart under tävlingen, inte under förträningen. Det krävs minst en (1) springare Tidtagare Tidtagare är den som tar tiden på tävlingsprogrammen för att se att de tävlandes program håller sig inom programtiden. Olika tider gäller för olika typer av klasser. Se exakta tider i TR. På förträningen informerar tidtagaren de starter som gör överträdelser mot tidsgränsen. Om en start inte håller sig inom den tillåtna programtiden på tävling överlämnar tidtagaren den informationen till regeldomaren. Det krävs två (2) stycken tidtagare som båda tar tid på samtliga starter. Under dansklasserna klockar den ena tidtagaren programmets längd och den andra tiden för hur läge laget använder pompons. Under förträning håller tidtagaren dessutom koll på hur länge varje start haft på mattan. 15

16 3.2 Spotters Spotters är de personer som fungerar som extra säkerhet för de byggande lagen. Spotters ska gå in och fånga ifall personerna i det egna laget skulle missa att fånga. Förträning och tävling får inte starta förrän spotters är på plats. Spotters arbetsdag startar när de anländer till hallen då ett spottersmöte hålls. Spotters arbetar sedan under hela tävlingsdagen, inte bara när de tävlande står på tävlingsgolvet. Det ska finnas minst fyra (4) stycken spotters på en tävling. Kontakta i god tid Spotteransvarig i TK för information om vilka som ska arbeta som spotters på ert arrangemang Huvudspotter Huvudspottern är den spottern som är ansvarig för spotterteamet och som är länken mellan spotters och arrangören under tävling. Det är denna spotter som leder arbetet ute på mattan och tillser att arbetet fungerar bra och säkert. Huvudspottern är med på tränarmötet. 3.3 TK-representant På SCFs tävlingar ska det alltid finnas en representant från TK. Denna representant finns till för att lösa eventuella problem på plats. TK-representanten har rätt att ändra något om tävlingen och dess utrymmen och utrustning inte följer gällande regeldokument. TK-representanten är med på tränarmötet samt svarar på frågor efter tävling tillsammans med Tävlingsdomaren. 3.4 Sjukvårdare Sjukvårdare, läkare eller medicinskt utbildad personal, är de som hjälper till om skador uppstår under tävlingsdagen, både under förträning och under tävling. Det bör finnas fyra (4) stycken sjukvårdare på mästerskap. Förträning och tävling får inte starta förrän sjukvårdare är på plats i tävlingshallen. Om sjukvårdare måste lämna sin post av någon anledning, exempelvis för att ta hand om någon skadad utövare, kan inte förträningen eller tävlingen fortsätta innan någon sjukvårdare finns på plats igen. 3.5 Funktionärer Domare- och spottervärdinna/värd En domare- och spottervärdinna/värd är inget krav att ha men är en betydelsefull hjälp för domare och spotters. En värdinna/värd är till för att hjälpa domare/spotters med vad det än kan vara, en hjälpreda. Eftersom domare/spotters är i tävlingshallen under hela förträningen och tävlingen och där emellan är på tränarmöte samt lunch så har dessa två grupper väldigt liten möjlighet att själva ordna saker. Uppgifter kan vara att ex. hämta papper, ta kontakt med någon de söker osv. Om det är möjligt så är det bra om det är en värdinna/värd för spotters och en för domare. Värdinnan/värden bör finnas tillgänglig för domare/spotters under hela dagen, under samma arbetstider som domarna och spotters själva In- och utspring In- och utspringpersonal är något som är en hjälp för de tävlande men även en extra säkerhetsfunktion. Inspringspersonal ser till att rätt tävlande är beredda att gå in till förträning och tävling. De har kontakt med domare och speaker under förträning och tävling för att se när nästa tävlande ska komma in. Utspringspersonalen är de som visar vägen var de tävlande ska springa ut efter tävling. 16

17 3.5.3 Ljudansvarig Ljudansvarig är den som tillser att tävlingen har bra ljud och anläggning för att kunna ha en cheerleadingtävling. Denne ska tillse att en ljudanläggning finns som klarar inspelade CD skivor och önskvärt mp3 format. Ljudanläggningen ska kunna klara av en ljudnivå som uppfattas professionell av både tävlande och publik. De ska ha med sig en mick som ska användas av speakern Speaker Speakern är den som påannonserar de tävlande och sköter allt som behöver sägas under tävlingsdagen till publiken och de tävlande i tävlingshallen. Speakern ska vara en person som kan representera SCF på ett professionellt sätt och med det vara insatt i vad SCF står för Sekretariat Sekretariatet ska vara bemannat hela tiden och har som uppgift att ge information till tävlande och publik om vad som händer under tävlingsdagen samt om eventuella förändringar. Från sekretariatet sköts registrering och ID-kontroll av de aktiva och det är också hos dem som förändringar i laguppställningar och programskisser samt strykning av starter anmäls. Sekretariatet ansvarar sedan för att berörda personer får del av den informationen. Efter tävling är det personalen i sekretariatet som kopierar upp domarprotokollen samt poängsammanställningen och delar ut till respektive förening. Det kan vara bra att ha minst en funktionär i sekretariatet som är insatt i cheerleading då de kan komma en del knepiga frågor och problem dit Övriga funktionärer Utöver de poster som tas upp ovan behövs fler funktionärer till diverse uppgifter för att tävlingsdagen ska flyta på. Det kan röra sig om funktionärer till följande uppgifter: Informations- och tidskoordination Hantering av mattan/mattorna Träningshallar Biljettkassor Publikfrågor Försäljning Mat och fika för domare, spotters och funktionärer Hämta och lämna domare och spotters Vakta obevakade in- och utgångar Oväntade händelser Se funktionärsinfo för ledning i vilka posters som kan behöva fyllas och deras arbetsuppgifter. Se till alla funktionärer har kontaktuppgifter till varandra om det skulle uppstå situationer då de behöver få tag på varandra. Mallar för detta finns i funktionärsinfon. 17

18 4. Hallens utformning I detta kapitel tas det viktigaste sakerna om hallens utformning upp. Vad som är måsten men även rekommendationer för att optimera tävlingen. 4.1 Säkerhet En av de viktigaste faktorerna att tänka på är att säkerheten upprätthålls under hela tävlingsdagen. Säkerhet innebär bland annat att nödutgångar inte är blockerade och att utrymmen där tävlande och publik ska vara på är säkra. Av säkerhetsskäl bör takhöjden i tävlings- och träningshallen vara minst nio (9) meter. Där de tävlande rör sig måste sladdar vara tejpade, utrustning får inte vara i vägen så de tävlande snubblar eller ramlar. Runt om hela tävlingsgolvet/mattan ska det vara en säkerhetsyta på två (2) meter. Där ska det inte finnas någonting. Det får heller inte finnas saker och utrustning placerad precis i närhet av säkerhetsytan. Säkerhetsytan är till för ifall de tävlande skulle ramla ut, volta ut eller på annat sätt hamna utanför tävlingsgolvet/mattan. Det ska då vara fritt utrymme. Det kan behövas avdelningsband eller snören för att hålla publik eller aktiva utanför områden som inte ska beträdas. 4.2 Inspring och utspring Inspring och utspring bör inte vara samma då det blir trångt när de tävlande ska mötas. Det kan också vara skönt för de tävlande som ska in att inte störas av andra tävlande som precis har utfört sitt program. 4.3 Möblering Domare, domarfunktionärer och spotters behöver tillgång till bord och stolar på tävlingsgolvet. Dessa bord ska placeras rakt framför mattan, nedanför läktarna. Tänk på att det ska vara tillräckligt säkerhetsavstånd från mattan, men också rimligt avstånd från publiken så att publiken inte kan se det domarna skriver. För att inte domare ska störas i sitt arbete får det inte finnas publik bakom tävlingsmattan från domarna sett, alltså på läktaren mitt emot domarna. Om det inte finns ett inbyggt mixerbord i hallen, måste även ljudansvarig ha tillgång till bord att ställa utrustningen på samt stolar att sitta på. Även sjukvårdare behöver stolar reserverade till sig i både i tävlingshallen och i träningshallen. Det är också viktigt att samtliga funktionärer som arbetar på själva tävlingsgolvet har tillgång till en stol i tävlingshallen, dels för att de ska slippa stå hela dagen, dels för att de måste kunna komma undan då det visas program på mattan. Se till att alla funktionärer på tävlingsgolvet vet var deras plats är. Under förträning och tävling behöver tränarna och reserver stolar att sitta på. Dessa ska vara placerade vid ena hörnan av mattan, utanför säkerhetsytan. Det bör vara minst fyra stolar. 4.4 Dekoration av hall Hallen får dekoreras för att göra den fin för tävlingens ändamål. Då tävlingarna ska representera SCF och arrangemanget är SCF:s ansikte utåt för publik och media ska dekoration ske på ett smakfullt och professionellt sätt. TK-representant på plats har rätt att ändra, flytta eller ta bort dekoration som inte är inom ramen för detta Backdrop En Backdrop är ett stort tygstycke eller liknande som hänger/står bakom det som visas på scen. Inom cheerleadingen handlar det att man får en jämn bakgrund bakom tävlingsmattan/golvet. Om 18

19 backdrop används ska den vara enfärgad och i en färg som inte påverkar tävlingsutövandet på ett negativt sett. Bra färg är ex. svart. Backdroppen måste självklart vara en bra bit ifrån säkerhetsytan Domar- och spottersbord Det ser trevligt ut om det ligger enfärgade dukar/tyg på dessa bord. Borden kan även dekoreras med blommor etc. men de kan inte var för stora då de då är i vägen för domare och spotters arbete Prisbord Ett prisbord, där samtliga pokaler och medaljer är placerade, är fint att ha. Bordet bör ha en enfärgad duk och kan dekoreras med band i Svenska färger eller dylikt. Medaljer kan placeras på fina brickor eller brickor med foliepapper på, för att göra dem enhetliga Prispall Prispall är något som är valfritt att ha. Prispallen ska även den vara dekorerad på ett smakfullt och professionellt sätt Dekoration vid inspring och utspring Där de tävlande springer in och ut kan det dekoreras. Viktigt är att säkerheten uppfylls. Dekoration kan ske genom ex. ballonger Övrig dekoration Hallen kan utsmyckas med blommor, ballonger osv. Tänk dock på att säkerheten alltid måste vara i beaktande. Då en tävlingshall är relativt stor krävs det att dekorationerna inte är för små som ex. en liten blomkruka, då detta inte ger den effekten som är tänkt. 19

20 5. Utrymmen och utrustning för personal I detta kapitel finns beskrivet vad som behöver ses över när det kommer till utrymmen och utrustning för främst domare och spotters men även annan personal på tävlingen. 5.1 Domare och Spotters Domare och Spotters utför två mycket viktiga arbetsuppgifter för att en tävling ska kunna ske. Dessa två grupper finns inne i tävlingshallen från förträningens start till tävlingens slut. Som arrangör kan du hjälpa dem att göra ett bättre arbete genom att ha deras arbetsplatser tip-top från början till slut. Nedan följer en redogörelse över vad de två olika grupperna behöver för utrymmen och utrustning. Domare och spotters behöver ha tillgång till varsitt rum, separat från övriga funktionärer och tävlande. Det ska finnas tillgång till egen toalett och dusch i närheten. Efter tävling ska domare få tillgång till en råkopia av den inspelade tävlingen för att underlätta bedömningen. TV samt video/dvd alternativt dator ska därför finnas tillgänglig för domarnas räkning. Domarstaben, domarfunktionärerna och spotters behöver dessutom stolar och bord i tävlingshallen. Dessa grupper arbetar redan under förträning, så denna utrustning skall vara klar då. Domarna behöver tillgång till följande material: Bedömningsprotokoll. Varje bedömningsdomare ska ha en uppsättning var. Dessa ska ligga klara i domarrummet så att domarna kan använda sig av dessa under domarmötet på morgonen. De ska ligga i startordning och vara förifyllda med domarens namn, tävlingens namn, datum, klass samt namn på starten Startordning till alla. Programskisser. Varje regeldomare ska ha en uppsättning var. De ska ligga i startordning. Tomma bedömningsprotokoll ska finnas både i domarrummet och på domarbordet. Pennor och kollegieblock ska finnas både i domarrummet och på domarbordet. Spotters behöver följande utrustning: Programskisser. Varje spotter ska ha en uppsättning var. De ska ligga i startordning. Startordning till alla. Denna ska gärna skrivas ut i färg där de olika klasserna markeras tydligt med olika färger. Pennor och kollegieblock ska finnas både i spotterrummet och på spotterbordet. Breda mjuka sopborstar/moppar till dansmattan. Både domare och spotters behöver fylla på med energi under dagen och önskar därför att detta finns både på/vid deras bord i tävlingshallen samt i domar- och spotterrummen: Frukt (inga nötter pga. allergier) Godis Vatten (med och utan kolsyra) Kaffe och te 20